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Todo lo que

necesita saber
para comenzar a
utilizar Microsoft
Excel

MÓDULO 1:
Introducción
a Excel

VIRGINIA CACCURI

Capacitación en @ProfCaccuri
/CapacitacionEnInformatica
INFORMÁTICA
Capacitación en CURSO DE EXCEL – NIVEL INICIAL
MÓDULO 1: INTRODUCCIÓN A EXCEL 2007
INFORMÁTICA

Contenidos del Módulo 1


¿Qué es Excel?
3 La interfaz de Excel
4 La Cinta de opciones 5
¿Qué encontramos en cada ficha de la Cinta de opciones? 6
Fichas contextuales 8 Selector de cuadro de diálogo 9
El Botón de Office (2007)
10 Barra de herramientas de acceso rápido
11 EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN 13
Barras inferiores 13
Barra de estado
13 Vistas de la hoja de cálculo
15 Zoom
15 EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN 16
Elementos de una hoja de cálculo
16 El área de trabajo 17
Modificar la estructura de un libro 19
Insertar hojas de cálculo
19 Eliminar hojas de cálculo
21 Personalizar las etiquetas de las hojas de cálculo
22 Ocultar hojas de un libro
24 Ocultar un libro completo
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Mover hojas de cálculo dentro del mismo libro


27 Copiar hojas de cálculo dentro del mismo libro
29 Mover o copiar hojas de cálculo a otro libro
30 EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN 31
Modificar la estructura de una hoja de cálculo 32 Seleccionar filas y columnas 32
Insertar filas y columnas 34
Eliminar filas y columnas
34 Ocultar filas y columnas
35 Modificar el tamaño de las filas y las columnas
36 Ocultar las líneas de la cuadrícula de una hoja de cálculo
37 Inmovilizar filas o columnas
38 EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN 40

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¿Qué es Excel?
Excel 2007 es un programa para crear hojas de cálculo, integrada en la suite ofimática
Microsoft Office. Se utiliza para calcular, analizar y gestionar datos.

Con Excel podemos crear planillas de cálculo, para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre
los mismos. Excel nos resultará de utilidad para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para
analizarlos, escribir fórmulas para realizar cálculos y presentarlos a través de una amplia variedad de
gráficos, con aspecto profesional.

FORMATOS DE ARCHIVOS
Los archivos de Excel 2007, 2010 y 2013 se guardan de forma predeterminada con el formato .XLSX, todos los
archivos que creamos en cualquiera de estas tres versiones se pueden abrir sin problemas en cualquiera de
ellas.

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Los escenarios de aplicación de Excel son muy diversos. Por ejemplo, podemos aprovechar la
distribución de la hoja de cálculo –en filas y columnas- para organizar datos personales
o laborales de forma rápida y sencilla, como por ejemplo, las comidas de la semana,
planificar nuestras vacaciones, o llevar un control de gastos familiares; pero también
podremos utilizar las potentes herramientas de cálculo para crear informes contables y
financieros, como estados de flujo de efectivo, balances de ingresos o estados de resultados;
también podremos elaborar presupuestos, realizar un control de ingresos y egresos,
administrar fácilmente datos de ventas y facturación, o resumir datos de planillas extensas
para enfocarnos solo en las variables que necesitamos analizar.

Y estos son solo algunos ejemplos. Excel es un programa potente y versátil que provee
las herramientas necesarias para resolver todas las necesidades relacionadas con problemas de
cálculo y análisis de datos.

Con Excel podemos trabajar con hojas de cálculo que están integradas en libros. Un libro
es un archivo de Excel formado por un conjunto de hojas de cálculo, que pueden
contener diferentes tipos de elementos y datos.

La interfaz de Excel
A partir de su versión 2007 Microsoft Office ha presentado un cambio importante en
su interfaz. De una organización de comandos en menús –propios de la versión 2003-
ha pasado a la interfaz Microsoft Office Fluent.

Excel 2007, 2010 y 2013 presentan la interfaz Microsoft Office Fluent –también conocida como
Ribbon, por su denominación en inglés- que organiza y agrupa a los comandos en fichas y
grupos lógicos en una banda horizontal denominada Cinta de opciones; este entorno, sencillo
e intuitivo facilita la rápida localización de las herramientas del programa.
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La Cinta de opciones
Cada ficha de la Cinta de opciones está dividida en grupos que contienen a los comandos específicos
que están relacionados con un tipo de procedimiento, actividad o elemento seleccionado.
Algunos
grupos tienen un pequeño indicador en la esquina inferior derecha, denominado Selector de cuadro
de diálogo, que nos permite abrir un cuadro de diálogo similar al de las versiones anteriores de Excel,
donde podemos encontrar comandos y otros parámetros que no aparecen en la Cinta de opciones.

CINTA DE OPCIONES DE EXCEL 2007


FICHAS

GRUPOS

SELECTOR DE CUADRO DE
DIÁLOGO

CINTA DE OPCIONES DE EXCEL


2010

FICHAS

GRUPOS

SELECTOR DE CUADRO DE
DIÁLOGO

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CINTA DE OPCIONES DE EXCEL


2013

FICHAS

GRUPOS

SELECTOR DE CUADRO DE
DIÁLOGO

ATAJOS DE TECLADO
AdemATáAs JOdeSl DmEo TuEs Ce,LpAoDdOemos también acceder a la Cinta de opciones desde el teclado. Si

presionamos la tecla [ALTS] ivperreme s ioonsainmdoicsaldaotreecslaco[AnLlTe]trvaesreomnoúsmqeuroe sejnunlatoCainltaas

dficehoaps,cigorunepsossey caoctmivaanndleo tsr.aAsl yprneúsmioneraor slaqtueecla o el númneoros

pacecr emditeemn oasccaelda eorpacilóans fcicohrraess, pgruonpdoiesnytec.omandos utilizando el teclado en lugar del
FICHA INICIO
mouse.
Muestra grupos y comandos
relacionados con los
formatos
¿Qué de las celdas yen
encontramos concada ficha de la Cinta de opciones?
su alineación; las opciones
para copiar, cortar y pegar y
otras funciones asociadas
con la búsqueda y con el
ordenamiento de datos.

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FICHA INSERTAR
Encontramos herramientas
para insertar tablas, tablas
dinámicas, gráficos e
imágenes. También
podremos agregar cuadros
de texto o encabezados de
página, entre otras
opciones.
FICHA DISEÑO DE PÁGINA
El grupo principal de esta
ficha es Configurar página,
donde encontramos los
comandos para definir el
tamaño de la hoja para la
impresión, ajustar los
márgenes o cambiar la
orientación, entre otras
opciones.
FICHA FÓRMULAS
El grupo más importante de
esta ficha es Biblioteca de
funciones, donde
encontraremos las distintas
funciones, agrupadas por
categorías.
FICHA DATOS
Contiene comandos
relacionados con el
ordenamiento y el manejo
de datos de datos, como
por ejemplo, filtros
validaciones y las
consolidaciones.
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FICHA REVISAR
Incluye las herramientas
destinadas al control de la
ortografía y de la traducción,
además de herramientas
relacionadas con la inclusión
de comentarios en las celdas
y con la protección de la
información.

FICHA VISTA
Contiene grupos relacionados
con las distintas formas de
visualizar datos de las hojas
de cálculo; también
encontraremos comandos que
nos permitirán administrar las
ventanas, cuando trabajamos
con varios libros abiertos al
mismo tiempo.

Fichas contextuales
Las fichas contextuales son fichas especiales que solo aparecen en la Cinta de opciones
cuando insertamos o seleccionamos determinados objetos en una hoja de cálculo, como por
ejemplo
gráficos, tablas, tablas dinámicas, imágenes o formas. Al igual que las fichas comunes, están divididas
en grupos lógicos que contienen comandos relacionados con el objeto seleccionado y que solo son
necesarios para ese objeto.

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Selector de cuadro
de diálogo
El selector de cuadro de diálogo
nos permite acceder a un cuadro
de diálogo similar al de versiones
anteriores de Excel, para utilizar
comandos que no aparecen en la
Cinta de opciones o para configurar
otros parámetros. Por ejemplo, si hacemos clic en el selector de cuadro de diálogo del grupo Número
de la ficha Inicio se abre el cuadro de diálogo Formato de celdas en la solapa Número.

OCULTAR COMANDOS
Si hacemos doble clic sobre cualquiera de las fichas de la Cinta de opciones, automáticamente se ocultarán los
grupos y comandos, quedando visibles solo las pestañas de las fichas. Al hacer clic sobre una ficha, se expandirá
su contenido. Si volvemos a hacer doble clic sobre cualquiera de las fichas, restauramos la Cinta de opciones.

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El Botón de Office (2007)


Los comandos para administrar archivos se encuentran ahora en el Botón de Office
de Excel 2007.

El Botón de Office es el círculo con el logo de


Microsoft Office que vemos en la
parte superior izquierda de la Cinta de
opciones. Al
hacer clic en este botón se despliega un
rectángulo dividido en dos paneles: el panel izquierdo
muestra los comandos relacionados con el manejo
de archivos, como por ejemplo, [Nuevo], [Abrir],
[Guardar] o [Imprimir], entre otros. Los
comandos del panel izquierdo que tienen una
flecha abren nuevas opciones en el panel derecho.

De forma predeterminada, cuando hacemos clic en el Botón de Office, el panel derecho


muestra la lista de los últimos libros de Excel que utilizamos en ese equipo.

LA FICHA ARCHIVO
Excel 2010 y Excel 2013 han reemplazado el Botón de Office de Excel 2007 por la ficha [Archivo]. Aquí
encontraremos los mismos comandos que en el Botón de Office, pero cuando hacemos clic en esta ficha se
despliega una ventana a pantalla completa denominada Vista Backstage, que permite configurar distintas
opciones del comando seleccionado.

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Barra de herramientas de acceso rápido


La Barra de herramientas de acceso rápido agrupa un conjunto de comandos que
necesitamos utilizar de forma frecuente.

La Barra de herramientas de acceso rápido contiene un conjunto de comandos independientes de la


ficha activa en la Cinta de opciones. De forma predeterminada se encuentra por encima de la Cinta
de opciones, a la derecha del Botón de Office y muestra el acceso directo a los comandos [Guardar],
[Deshacer] y [Rehacer]. Pero podemos personalizarla cambiando su ubicación o agregando
y quitando comandos, de acuerdo a nuestras necesidades.

Para cambiarla a una nueva ubicación, debemos


desplegar la flecha que se encuentra a la derecha de
esta barra –al acercar el puntero del mouse
veremos la etiqueta Personalizar barra de
herramientas de acceso rápido- y seleccionamos la
opción [Mostrar debajo de la cinta de opciones].
Automáticamente, esta barra de herramientas se
ubicará por debajo de la Cinta de opciones , más
cerca de la hoja de cálculo. Para restablecerla a
su ubicación original, desplegamos nuevamente
la flecha que aparece a la derecha de la
barra y
seleccionamos la opción [Mostrar encima de la cinta de opciones].

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Para agregar o quitar comandos de la Barra


de herramientas de acceso rápido, desplegamos
el menú Personalizar barra de herramientas de
acceso rápido y hacemos clic para marcar o
desmarcar los comandos que deseamos mostrar
o quitar de esta barra.

AGREGAR COMANDOS A LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO


Una forma rápida de agregar nuevos comandos a esta barra es haciendo clic con el botón secundario del mouse
sobre el comando que deseamos agregar desde la Cinta de opciones y en el menú contextual hacemos clic en
la opción [Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido].

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EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN
1. Agregue los comandos [Nuevo], [Abrir] e [Impresión rápida] a la Barra de
herramientas de acceso rápido.
2. Coloque la Barra de herramientas de acceso rápido por debajo de la Cinta de
opciones.
3. Quite el comando [Abrir] de la Barra de herramientas de acceso rápido.

Barras inferiores
Aunque suelen pasar desapercibidas, las barras que se encuentran en la parte
inferior de la ventana de Excel 2007 ofrecen opciones interesantes que vale la pena
descubrir.

Barra de estado
Esta barra es la pequeña banda horizontal que podemos observar en parte inferior de la ventana de
Excel, debajo de las celdas y de los nombres de las hojas, y que muestra diferente tipo de
información.
Entre otras opciones, la Barra de estado informa si tenemos activado el BLOQ MAYÚS de
nuestro
teclado o el teclado numérico. Además, podremos activar algunas operaciones básicas para que, al
seleccionar un grupo de celdas en la hoja de cálculo, aparezcan resultados de manera automática,
como por ejemplo, el promedio o la suma de los datos (si son numéricos), o el recuento de la cantidad
de celdas seleccionadas.

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Para modificar las opciones de información que se mostrarán en


la Barra de estado debemos hacer clic con el botón secundario del
mouse sobre ella. Accederemos al menú contextual Personalizar
barra de estado, donde podremos activar o desactivar diferentes
operaciones de cálculo, así como agregar otras opciones
de información.

LISTO!
En la parte izquierda de la Barra de estado vemos información sobre el estado de una celda seleccionada: Listo cuando no
realizamos ninguna acción; Introducir, si estamos ingresando datos en una celda vacía; o Modificar, cuando estamos editando
el contenido de una celda.

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Vistas de la hoja de cálculo


A la derecha de la Barra de estado encontramos la Barra de vistas, que nos permite ver la hoja de
cálculo en la que estamos trabajando de diferentes maneras. De izquierda a derecha, encontramos
las siguientes opciones de visualización:

Normal: es la
página: desde esta

en Excel, con
saltos de página, es
un porcentaje de
Diseño de página: nos decir, los lugares
zoom
permite visualizar la hoja donde se dividirá la
de cálculo en el formato hoja de cálculo al
de impresión. momento de realizar
una impresión.

Zoom
Desde la barra deslizante Zoom (a la derecha de la Barra de vistas) podemos controlar el porcentaje
de acercamiento o de alejamiento de la hoja de cálculo en la que estamos trabajando. Los niveles de
zoom se pueden establecer en un rango comprendido entre 10% y 400%. El control del zoom
se puede realizar haciendo clic en los indicadores (-) para alejar o (+) para acercar. También se
puede mover el deslizador con el mouse, hacia la izquierda para alejar o hacia la derecha para
acercar. En cualquier caso, el porcentaje de zoom se mostrará a la izquierda de la Barra de zoom.

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EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN
1. Escriba tres números en tres celdas consecutivas. Seleccione las tres celdas y
observe los resultados en la Barra de estado.
2. Escriba tres palabras en tres celdas consecutivas. Seleccione las tres celdas y observe los
resultados en la Barra de estado.
3. Haga clic con el botón secundario del mouse sobre la Barra de estado por y en el
menú Personalizar barra de estado tilde las opciones [Mínima] y [Máxima]. Vuelva a
seleccionar las
tres celdas en las que ingresó números y observe nuevamente los resultados.

Elementos de una hoja de cálculo


Muchas de las funciones que realizamos con Excel pueden realizarse con una
calculadora; sin embargo, la posibilidad de desplegar la información en la pantalla nos
permite comparar y analizar datos, establecer relaciones, realizar proyecciones y
estimaciones y, además, presentar en forma gráfica la información numérica, lo que
provoca un mayor impacto visual y facilita la comprensión de la información.

Al iniciar Excel 2007 accedemos a un nuevo libro que presenta, de forma predeterminada, 3 hojas de
trabajo, aunque esta cantidad de hojas se puede modificar eliminando las que no necesitamos
o agregando hojas adicionales. Cada una de las hojas de cálculo presenta una cuadrícula formada
por espacios verticales denominados columnas y espacios horizontales denominados filas. Para
facilitar nuestra ubicación en el espacio de trabajo, las columnas están identificadas con letras y las
filas, con números. La intersección de una columna y una fila es una celda. Por ejemplo, A1 es la
celda ubicada en la intersección de la columna A con la fila 1.

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El área de trabajo

COLUMNAS

INSERTAR BARRA DE
FUNCIÓN FÓRMULAS

CUADRO DE
NOMBRES
CELDA
FILAS ACTIVA
BARRAS DE
DESPLAZAMIENTO
CONTROLADOR
DE RELLENO

ETIQUETAS DE
HOJA DE CÁLCULO

FILAS Cada uno de los espacios horizontales en los que se divide una hoja de
cálculo. Se identifican con números, desde la fila 1 hasta la fila 1.048.576.

CUADRO DE NOMBRES Muestra la referencia a la celda activa, como por ejemplo, A1. Desde aquí
también podemos asignar nombres personalizados para identificar a las
celdas.

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COLUMNAS Cada uno de los espacios verticales en los que se divide una hoja de
cálculo. Se identifican con letras, desde la columna A hasta la columna
XFD.
INSERTAR FUNCIÓN Abre el cuadro de diálogo Insertar función, que nos permite acceder a las
diferentes categorías de funciones de Excel.
BARRA DE FÓRMULAS Muestra el contenido de la celda activa. Si el contenido de esa celda se
obtuvo a partir de una fórmula, muestra la fórmula. Desde aquí también
podemos escribir y editar fórmulas y funciones.
CELDA ACTIVA Es la celda seleccionada. Cada celda representa una posición específica
dentro de la hoja de cálculo que indica la intersección entre una
columna y una fila. La celda activa se identifica porque cuando está
seleccionada se muestra con un recuadro grueso.

CONTROLADOR DE Cuando seleccionamos una celda, en su esquina inferior derecha aparece


RELLENO un pequeño cuadrado, denominado controlador de relleno. Al acercar el
mouse, el puntero toma la forma de una cruz fina.
Utilizando este controlador podemos ingresar rápidamente datos,
copiando el contenido, rellenando series de datos o copiando la
fórmula de la celda activa en las celdas adyacentes.

ETIQUETAS DE HOJA DE Cada hoja de un libro de Excel se identifica con una etiqueta que, de
CÁLCULO forma predeterminada, recibe el nombre de Hoja1, Hoja2 y Hoja3,
respectivamente, aunque podemos modificar estos nombres, así como
agregar o eliminar hojas.

BARRAS DE Nos permiten desplazarnos por la hoja de cálculo, en sentido


DESPLAZAMIENTO vertical y horizontal.

Las celdas de la hoja de cálculo son unidades de información independientes entre sí, en
las que podemos escribir diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas, horas.
Las operaciones de cálculo se realizan a través de fórmulas y funciones que utilizan
operadores aritméticos como =, +, -, * (multiplicación) o / (división), y operadores lógicos
o de comparación, como por ejemplo, >, <, >=, entre otros.

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RANGO DE CELDAS
Un rango es un conjunto de celdas
seleccionadas. Para seleccionar un rango
hacemos clic en la primera celda
que queremos seleccionar y hacemos clic
con el botón principal del mouse
mientras arrastramos hasta seleccionar
la última celda. Luego, desde el
Cuadro de nombres podemos definir
un nombre específico para ese rango,
como por ejemplo, VENTAS, o aplicar
acciones en bloque, como cambiar
el formato simultáneamente a todas
las celdas del rango seleccionado.

Modificar la estructura de un libro


Cada libro de Excel 2007 tiene una estructura predeterminada, pero podemos
personalizarlo para ajustarlo a nuestras necesidades.

Insertar hojas de cálculo


Los libros de Excel 2007 contienen -de
forma predeterminada- 3 hojas
de
cálculo. Pero si nos
resultan insuficientes o solo
necesitamos utilizar
una sola hoja, podemos agregar o eliminar hojas. Para agregar hojas a un libro,
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el

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procedimiento más sencillo es utilizar la solapa [Insertar hoja de cálculo], que aparece a
la derecha de las etiquetas que identifican a las hojas. Al hacer clic con el mouse sobre
esta solapa, se insertará automáticamente una hoja nueva, a continuación de las existentes.

Otra forma para agregar nuevas hojas de cálculo es utilizar el


menú contextual que se despliega al hacer clic con el botón
secundario del mouse sobre alguna de las etiquetas de
las hojas. Desde la opción [Insertar] accedemos al cuadro
de diálogo Insertar, donde seleccionamos la opción [Hoja
de cálculo]. Con este procedimiento, la nueva hoja de
cálculo que agregamos se ubicará delante de la hoja
desde la cual accedimos al menú contextual.

Además de una nueva hoja de cálculo, a


través del cuadro de diálogo Insertar podemos
agregar otros elementos, como por ejemplo,
una nueva hoja para crear Gráficos o seleccionar
plantillas.

INSERTAR UNA HOJA DE SOLUCIONES DE HOJA DE CÁLCULO


Cuando accedemos al cuadro Insertar vemos dos solapas: la solapa [General] desde donde podemos insertar
una hoja de cálculo, una hoja de gráficos o una hoja de macros; y la solapa [Soluciones de hoja de cálculo] desde
donde podemos acceder a hojas prediseñadas que podemos completar con nuestros propios datos. Por
ejemplo, Amortización de préstamo o Informe de gastos, entre otras opciones.

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También podemos insertar


nuevas hojas de cálculo
desde la Cinta de opciones.
Para ello, vamos a la ficha
Inicio y en el grupo Celdas
hacemos clic en la flecha
que aparece a la derecha del comando [Insertar], y en el menú desplegable seleccionamos la opción
[Insertar hoja].

Eliminar hojas de cálculo

Para eliminar las hojas de cálculo que


no necesitamos, hacemos clic con el botón
secundario del mouse sobre la etiqueta de la
hoja que deseamos eliminar y en el menú
contextual elegimos la opción [Eliminar].

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También podemos eliminar hojas de


cálculo desde la Cinta de opciones. Para ello,
vamos a la ficha Inicio y en el grupo Celdas
hacemos clic en la flecha que aparece a la
derecha del comando [Eliminar]; en el menú
desplegable seleccionamos la opción
[Eliminar hoja].

Debemos ser cuidadosos en la selección de


la
hoja que vamos a eliminar, ya que este procedimiento no se puede recuperar. Si la hoja que
intentamos eliminar contiene datos, aparecerá un mensaje de advertencia. Podemos cancelar si nos
equivocamos en la selección o eliminar la hoja en forma definitiva.

Personalizar las etiquetas de las hojas de cálculo


De forma predeterminada, las hojas de cálculo de un libro de Excel 2007 se identifican como Hoja1,
Hoja2 y Hoja3, respectivamente. Pero podemos identificarlas con rótulos que nos informen
mejor acerca de su contenido. Para modificar el nombre predeterminado de la hoja, hacemos doble
clic con el botón principal del mouse sobre el rótulo de la etiqueta de hoja que queremos
cambiar y habilitamos el modo de edición de la etiqueta que nos permite escribir nuestro
propio texto. El nombre de una etiqueta de hoja puede contener hasta un máximo de 31
caracteres, incluidos los espacios. Se puede utilizar cualquier tipo de carácter, tales como
letras, números y caracteres especiales. El rótulo de etiqueta no admite la aplicación de estilos
tales como Negrita, Cursiva o Subrayado, ni modificar el color de la fuente del rótulo.

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Otra forma de modificar el rótulo de la etiqueta es


haciendo clic con el botón secundario del mouse sobre la
etiqueta de la hoja, y desde el menú contextual
seleccionamos la opción [Cambiar nombre].

También podemos personalizar las etiquetas


modificando su color. Para ello, hacemos clic
con el botón secundario del mouse sobre
la etiqueta de hoja a la que deseamos
cambiar de color y en el menú
contextual seleccionamos la opción
[Color de etiqueta]. Al acceder a la opción
[Color de etiqueta] se despliega una paleta
de colores desde la cual podemos seleccionar
el color que deseamos para nuestra
etiqueta.

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Ocultar hojas de un libro


Si tenemos muchas hojas en un libro y se nos dificulta el desplazamiento de una a otra,
podemos ocultar temporalmente las hojas que no estamos utilizando. Para ocultar una hoja
de cálculo
podemos elegir entre uno de estos dos procedimientos:

1. Con el botón secundario del mouse hacemos


clic sobre la etiqueta de la hoja que deseamos ocultar
y en el menú contextual seleccionamos [Ocultar].

2. Desde la ficha Inicio accedemos al grupo


Celdas y hacemos clic en [Formato]; en la
categoría Visibilidad seleccionamos [Ocultar
y mostrar>Ocultar hoja].

Ocultar una hoja no significa que la eliminaremos o que perderemos su contenido;


simplemente, la quitamos temporalmente de la vista. Cuando necesitamos volver a la hoja
que ocultamos, la mostramos.

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Para volver a mostrar una hoja de cálculo que ocultamos, hacemos


clic con el botón secundario del mouse sobre una de las etiquetas
de las hojas visibles, y elegimos la opción [Mostrar].

Otra forma de mostrar nuevamente la hoja


de cálculo que ocultamos es desde la
ficha Inicio; en el grupo Celdas hacemos
clic en Formato y en la sección Visibilidad
hacemos clic en [Ocultar y mostrar>Mostrar
hoja].

En ambos casos, cuando no


tenemos ninguna hoja oculta, la opción
[Mostrar hoja] o la opción
[Mostrar] aparecerán deshabilitadas,
ya que no cumplirían ninguna
función. Estos comandos solo se habilitan
cuando tenemos hojas ocultas.

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Ocultar un libro completo


Si estamos trabajando con varios libros (archivos) abiertos, puede resultarnos de utilidad
la posibilidad de ocultar temporalmente alguno de ellos. Para ocultar un libro de Excel vamos a la
ficha
Vista y en el grupo Ventana hacemos clic en el comando [Ocultar ventana]; el libro desaparecerá de
nuestra vista.

Nuevamente es importante recordar que al ocultar un libro no lo cerramos ni


lo eliminamos, simplemente lo quitamos temporalmente.

Para volver a mostrar el libro oculto, accedemos


nuevamente a la ficha Vista y en el grupo Ventana
hacemos clic en el comando [Mostrar
ventana]. Este comando aparecerá
deshabilitado si no tenemos ningún libro
oculto.

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INFORMÁTICA

Cuando hacemos clic en el comando [Mostrar ventana]


aparecerá un pequeño cuadro de diálogo en el que debemos
seleccionar el libro que deseamos volver a mostrar.

Mover hojas de cálculo dentro del mismo libro


Podemos cambiar el orden en el que se muestran las hojas, incluso luego de haber ingresado datos
en ellas. Excel nos ofrece dos procedimientos para ayudarnos a reordenar las hojas del libro, en el
orden que necesitemos.

1. Mantenemos presionado el
botón principal del mouse sobre la
hoja que
queremos desplazar mientras
arrastramos. Aparecerán dos
indicadores: una flecha hacia abajo y un
rectángulo que representa a una hoja.
Cuando soltamos la presión del mouse, la hoja se ubicará en su nueva posición, con todo su
contenido.

2. Hacemos clic con el botón secundario


del mouse sobre la etiqueta de la hoja que deseamos mover, y en el menú contextual seleccionamos
la opción [Mover o copiar]. En el cuadro de diálogo Mover o copiar seleccionamos la nueva ubicación
para la hoja que estamos desplazando. La hoja seleccionada se ubicará delante de la hoja que
seleccionemos en este cuadro de diálogo. También podemos ubicarla la final haciendo clic en la
opción [(mover al final)].

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SELECCIONAR VARIAS HOJAS SIMULTÁNEAMENTE


Para seleccionar varias hojas simultáneamente debemos utilizar la tecla [CTRL], si las hojas no son adyacentes,
o la tecla [MAYÚS], si las hojas son adyacentes. En ambos casos, mantenemos presionada la tecla que
corresponda en cada caso, mientras hacemos clic con el mouse sobre las etiquetas de las hojas que deseamos
seleccionar.

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INFORMÁTICA

Copiar hojas de cálculo dentro del mismo


libro
Si necesitamos copiar el contenido completo de una hoja de
cálculo, podemos seleccionarlo y luego utilizar los
comandos
[Copiar] y [Pegar], pero también es posible usar el cuadro
de diálogo Mover o copiar para copiar la hoja completa.
Para
acceder a este cuadro de diálogo hacemos clic con el
botón secundario del mouse sobre la etiqueta de la
hoja que
deseamos copiar, seleccionamos la opción [Mover o copiar]
en
el menú contextual, y en el cuadro de diálogo Mover o
copiar tildamos la opción [Crear una copia].
La hoja que copiamos se identificará con
el nombre de la hoja original, seguido por
un número entre paréntesis, que indica la
cantidad de copias de esa hoja.

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INFORMÁTICA

Mover o copiar hojas de cálculo a otro libro


También podemos mover o copiar hojas desde un libro en
el que estamos trabajando hacia otro libro de Excel. Para
ello,
hacemos clic con el botón secundario del mouse sobre la
etiqueta de la hoja que deseamos mover o copiar, y desde
el
menú contextual seleccionamos [Mover o copiar]. En el cuadro
de diálogo, desplegamos las opciones que aparecen debajo de
[Al libro] haciendo clic sobre la flecha de la derecha, y elegimos
alguna de las opciones. Luego de seleccionar el
libro, aparecerán las hojas del mismo, y procedemos de la
misma forma que lo hicimos para mover o copiar una hoja
dentro del mismo libro.

Si tenemos abiertos otros libros de Excel, aparecerán en este listado. También podemos hacer clic en
[(nuevo libro)] y automáticamente se abrirá un nuevo libro de Excel conteniendo a la hoja de cálculo
que movimos o copiamos desde el libro de origen.

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EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN
1. Inicie un nuevo libro de Excel 2007.
2. Inserte una nueva hoja de cálculo al final de las existentes.
3. Inserte una nueva hoja de cálculo delante de la Hoja2.
4. Elimine la hoja de cálculo que insertó al final (Hoja4).
5. Cambie el nombre de cada una de las hojas:
a. Hoja1 > PRESUPUESTO DEL MES DE MAYO
b. Hoja 5 > VENTAS
c. Hoja2 > INFORME DE GASTOS
d. Hoja3 > INGRESOS – EGRESOS
6. Cambie el color de las etiquetas de cada una de las hojas.
7. Mueva la hoja VENTAS al final de las existentes.
8. Copie la hoja INFORME DE GASTOS dentro del mismo libro
9. Copie la hoja VENTAS a un nuevo libro de Excel.
10. Oculte el libro.
11. Vuelva a mostrarlo.

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Modificar la estructura de una hoja de cálculo


Las hojas de cálculo tienen una estructura predeterminada, pero podemos
personalizarlas para ajustarlas a nuestras necesidades.

Cada hoja de cálculo de un libro de Excel 2007 tiene 1.048.576 filas y 16.384 columnas, lo
que nos da un total de 17.179.869.184 celdas. Evidentemente, es un gran espacio
para desarrollar nuestras planillas. Sin embargo, podemos ampliar aún más esta
capacidad agregando más filas y columnas, o también eliminar las filas y columnas que no
utilizamos. Otros procedimientos que podemos aplicar para modificar la estructura
predeterminada de una hoja de cálculo es variar el tamaño de las filas y las columnas
(el alto y el ancho, respectivamente), inmovilizar filas o columnas o dividir sectores en una
hoja de cálculo.
Seleccionar filas y columnas
Antes de aplicar alguno de los procedimientos para insertar o eliminar columnas,
debemos seleccionar una o varias filas o columnas, de acuerdo a nuestras necesidades. La cantidad
de filas o
columnas que se insertarán o eliminarán depende de la cantidad de filas o columnas
que seleccionemos.

Para seleccionar una única fila o columna, hacemos clic con el botón principal del mouse sobre el
encabezado de la fila o de la columna que deseamos seleccionar. Con este procedimiento se
seleccionará la totalidad de la columna o de la fila seleccionada, según corresponda.

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Para seleccionar más de una fila o una columna, podemos utilizar diferentes procedimientos, según
se trate de una selección adyacente o no adyacente. Para seleccionar con el mouse columnas o filas
adyacentes, debemos hacer clic sobre el encabezado de la primera columna o fila que deseamos
seleccionar y, manteniendo presionada la tecla [MAYÚS] (o SHIFT) hacemos clic en la última fila o
columna que queremos incluir en la selección. Para seleccionar columnas o filas no adyacentes,
debemos mantener presionada la tecla [CTRL] mientras hacemos clic sobre los encabezados de las
filas o columnas que deseamos incluir en la selección.

SELECCIÓN DE COLUMNAS SELECCIÓN DE COLUMNAS NO


ADYACENTES ADYACENTES
(tecla MAYUS) (tecla CTRL)

DESPLAZ ARNOS RÁPIDAMENTE POR UNA HOJA DE CÁLCULO


Si presionamos la combinación de teclas [CTRL]+[INICIO] nos posicionaremos en la celda A1; si presionamos
[CTRL]+[FIN] iremos a la celda XFD1048576. Si la hoja contiene datos, al presionar [CTRL ]+[FIN] iremos a la
última celda del rango de datos.

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Insertar filas y columnas


Para insertar filas o columnas, el primer paso es seleccionar la cantidad de las mismas que deseamos
agregar utilizando alguno de los procedimientos de selección que vimos en el apartado
anterior.
Luego de realizar la selección de filas o columnas podemos aplicar alguno de estos dos
procedimientos:

1. Con el botón secundario del mouse:


hacemos clic sobre la selección y en el menú
contextual elegimos la opción [Insertar].

2. Desde la Cinta de opciones: en la ficha


Inicio vamos al grupo Celdas y hacemos
clic en el comando [Insertar]; en el menú
desplegable seleccionamos [Insertar
filas de hoja] o [Insertar columnas de
hoja], según corresponda.

Eliminar filas y columnas


Para eliminar filas o columnas aplicamos p rocedimientos similares. Una vez seleccionadas las filas o
columnas que deseamos eliminar, podemos utilizar el botón secundario del mouse y en el
menú contextual elegimos [Eliminar]; o desde Inicio/Celdas desplegamos el menú [Eliminar] y
elegimos [Eliminar filas de hoja] o [Eliminar columnas de hoja], según corresponda.
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Ocultar filas y columnas


Si trabajamos con planillas de datos muy extensas,
podemos ocultar filas o columnas para visualizar
mejor los datos que nos quedan distantes entre sí. O
tal vez necesitamos ocultar momentáneamente datos
de algunas filas o columnas de nuestra hoja de
cálculo.
Los procedimientos son similares a los que utilizamos
para insertar o eliminar filas o columnas. El primer
paso es siempre seleccionar las filas o columnas que
deseamos ocultar.

1.Para ocultar filas o columnas utilizando el


botón
secundario del mouse, hacemos clic sobre la selección y en el menú contextual hacemos clic
en [Ocultar].

2.Para ocultar filas o columnas desde la Cinta de opciones, vamos a la ficha Inicio y en el grupo Celdas
hacemos clic en [Formato]; en el menú desplegable vamos a categoría Visibilidad y hacemos clic en
[Ocultar y mostrar > Ocultar columnas] u [Ocultar y mostrar > Ocultar filas], según la selección que
realizamos previamente.

Cuando ocultamos una columna aparece una línea negra gruesa


que nos indica que allí tenemos una columna oculta. Lo mismo
sucede cuando ocultamos una fila.

Para volver a mostrar las columnas o las filas ocultas seleccionamos las filas o las columnas anterior y
posterior a la que ocultamos; luego vamos a la ficha Inicio y en el grupo Celdas hacemos clic en
[Formato]; en el menú desplegable vamos a categoría Visibilidad y hacemos clic en [Ocultar y mostrar
> Mostrar columnas] u [Ocultar y mostrar > Mostrar filas], según corresponda.

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O podemos hacer clic con el botón secundario del mouse sobre la selección, y en el menú contextual
hacemos clic en [Mostrar].

Modificar el tamaño de las filas y las columnas


De forma predeterminada, cada celda de una hoja de cálculo de Excel 2007 tiene un alto
de fila de 15 puntos y un ancho de columna de 10,71 puntos. Este valor representa el
número de caracteres que se pueden mostrar en una celda con formato de fuente
estándar, es decir, con el tipo y tamaño de fuente predeterminados: Calibri, de 11 puntos.

Pero de acuerdo al diseño que deseamos para nuestra


planilla, podríamos necesitar modificar esos valores. La
forma más rápida de hacerlo es utilizando el
mouse; para cambiar el ancho de una columna,
debemos hacer clic con el botón principal del mouse
en el borde del lado derecho del encabezado
de columna y arrastramos hasta que la columna
tenga el ancho que deseamos.

Para cambiar el alto de una fila, hacemos clic con


el botón principal del mouse en el borde inferior
del encabezado de la fila, y arrastramos hasta que
la fila tenga el alto que deseamos.

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También podemos modificar el alto de las filas y el


ancho de las columnas desde la Cinta de opciones.
Para ello, en la ficha Inicio vamos al grupo Celdas y
hacemos clic en [Formato]; en la categoría Tamaño
de celdas del menú desplegable encontramos
las opciones que nos permitirán establecer
valores específicos.

AJUSTE AUTOMÁTICO DE COLUMNAS


AJUSTE AUTOMÁTICO DE FILAS
Para ajustar automáticamente el ancho de la
columna al contenido de la celda, hacemos doble Cuando aumentamos el tamaño de la fuente,
clic en el borde de la derecha del encabezado de el alto de la fila se ajusta automáticamente.
columna.

Ocultar las líneas de la cuadrícula de una hoja de cálculo


De forma predeterminada, cuando iniciamos un nuevo libro de Excel 2007 las hojas de cálculo
muestran las líneas de división de las celdas. Si deseamos ocultarlas, vamos a la ficha Vista y en
el
grupo Mostrar u ocultar quitamos la tilde de verificación de la opción [Líneas de cuadrícula]. Si
deseamos mostrarlas nuevamente, tildamos esta opción.

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Inmovilizar filas o columnas


En planillas extensas nos resultará útil inmovilizar ciertas filas o columnas para mantenerlas visibles
mientras nos desplazamos por el resto de la planilla. Para poder utilizar estas herramientas, debemos
dirigirnos a la ficha Vista y dentro del grupo Ventana hacemos clic en [Inmovilizar paneles]. En el menú
desplegable encontramos las siguientes opciones:

1. [Inmovilizar paneles]: permite visualizar


tanto filas como columnas que se
encuentren por encima y a la izquierda de
la selección actual. De esta forma,
podremos visualizar encabezados de filas
y de columnas cuando nos
estemos desplazando por otra parte de la
hoja.

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2. [Inmovilizar fila sólo


superior]: congela la primera fila
de la hoja.

3. [Inmovilizar primera columna]: sólo fija la columna A.

Para quitar las inmovilizaciones de filas o columnas que aplicamos, vamos a Vista/Ventana
y hacemos clic en [Inmovilizar paneles]; la primera opción del menú desplegable es ahora
[Movilizar paneles], y al hacer clic sobre esta opción la hoja de cálculo volverá a su estado
original.

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EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN

1. Inicie un nuevo libro de Excel 2007.


2. En la celda A1 escriba VENTAS DEL MES DE MAYO.
3. En las celdas A2, B2, A3 y B3 ingrese respectivamente los siguientes valores: 4560, 5670, 3200
y 2400.
4. Modifique el ancho de la columna A para que se ajuste a la extensión del texto de la celda A1.
5. Seleccione la columna B e inserte una nueva columna.
6. Seleccione la fila 3 e inserte una nueva fila.
7. Oculte la columna B y la fila 3.
8. Vuelva a mostrar la columna B y la fila 3.
9. Inmovilice la columna A.
10. Haga clic en la barra de desplazamiento horizontal y mueva la hoja de cálculo hacia la derecha.
Observe qué sucede.
11. Quite la inmovilización de paneles que acaba de aplicar.

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