NOMBRE DE

ASIGNATURA
Taller de Herramientas
Informáticas
Docente: Ing. Saulo Carhuamaca
Zárate
Introducción a Excel
Clase 1:
- Celda
- Funciones
Trabajar en la ventana Excel
Celda
• Salto de línea y retorno de carro
• Ajuste de Texto
• Alt + Enter
• Nombre de una celda
• Ir a un celda específica ingresando el
valor de fila y columna en el cuadro de
“Nombre de celda”.
• Se puede asignar un nombre a la celda.
Luego se podrá ingresar referenciar a
la celda con el nombre asignado.
• Formato de un celda
• CTRL +1, muestra las opciones de
formato de celda.
• Estilos
Separadores de lista: En la fórmulas
En Panel de control Configuración regional y de idioma, luego configuración adicional y en separador de
listas escoger la coma o punto y coma.
OPERADORES
OPERADOR NOMBRE PRECEDENCIA
^ Potenciación 1
* Multiplicación 2
/ División 2
+ Suma 3
- Resta 3
& Concatenación 4
= Igual 5
<> No igual 5
> Mayor 5
>= Mayor Igual 5
< Menor 5
<= Menor Igual 5
Referencia Relativa
• Consiste simplemente en especificar la fila o la columna de la celda que
se requiere en la fórmula.
• Cuando una fórmula es copiada a otra celda, las referencias relativas se
modifican en el numero de la fila y de columnas correspondientes.
Referencia Absoluta
• La Referencia Absoluta a una celda se especifica anteponiendo el
símbolo $ a la fila y el símbolo $ a la columna.
• Cuando una fórmula es copiada a otra celda, las referencias absolutas
permanecen sin ninguna alteración.
Referencia Mixta
• La Referencia Mixta es aquella que hace referencia absoluta a la fila y relativa a la
columna, o referencia absoluta a la columna y relativa a la fila.
• Esto se logra anteponiendo el símbolo $ a la fila o a la columna.

Nota: Para cambiar de absoluta, mixta o relativa se puede posicionar en medio del
valor fila columna y presionar la tecla F4.
Referencia 3D
• Excel permite hacer referencia
a celdas de otras hojas
utilizando el siguiente formato.
• También es posible especificar
un rango de hojas
• Esta fórmula significa que
sumará o promediará la celda
B15 de la hoja BOLETA hasta la
hoja CARRO, incluyendo a las
hojas que se encuentren en
medio de ellas.
Errores en la Fórmulas
• Cuando Excel muestra un valor que comienza con el símbolo “#” significa que la fórmula
contiene algún error.
• A continuación se muestran algunos errores comunes que se puede encontrar durante la
ejecución de una fórmula.
• Si se conoce el significado se podrá corregir el error de la fórmula.
Errores en las fórmulas
• #¡DIV/0!: Se muestra cuando un número se divide por cero o entre una celda que no
contiene ningún valor.
• #¡N/A!: Se produce cuando un valor no está disponible para una función o una
fórmula.
• #¡NUM!: Se produce cuando se escriben valores numéricos no validos en una
fórmula o función.
• #¡REF!:Se produce cuando una referencia de celda no es válida. Por ejemplo se han
eliminado celdas a las que hacían referencia otras fórmulas.
• #¡VALOR!: Se produce cuando se utiliza un tipo de argumento o de operando
incorrecto.
• #¡NOMBRE!: Se produce cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula, u error en
el nombre de la función, un texto sin comilla, omisión de dos puntos (:), entre otras.
Funciones Lógicas
• =SI (condicional, expresión_verdad, expresión_falso)
• =Y(valor_lógico1, valor_lógico2,…..) // devuelve verdadero si todos son verdaderos
• =O(valor_lógico1, valor_lógico2,…..) // devuelve falso si todos son falsos
EJERCICIO:
- Alumnos con dos notas aprobadas
- Alumnos con al menos una nota aprobada.
 Fórmula: Definir nombres
• Una fórmula puede ser más fácil de entender si se utiliza nombres en vez de referencias de celda. Por
ejemplo:
=SI(H21 > 10000, H21*5% , 0)
=SI(Total > 10000, Total*5%, 0)
• Para crear un nombre bastará con seleccionar la celda o rango de celdas y escribir el nombre en el Cuadro
de nombres y luego presionar ENTER.
• Los nombres pueden contener hasta 255 caracteres ( letras, números, guión bajo), sin espacios, ni
comillas
 Fórmula: Definir nombres
• Para administrar los nombres del libro, use la ficha Fórmulas, grupo Nombres definidos, botón
Administrador de nombres.
• Con esta opción puede modificar, añadir o eliminar nombres.
EJERCICIO:
-Abrir la hoja Opera
-Poner el nombre Lote a las celdas (G2:G9)
-En la celda G11 realizar la suma utilizando este nombre de celda
 Fórmula: Convertir a valor
• Si alguna celda contiene una fórmula cuyo resultado nunca se modificará,
se puede hacer que el valor resultante se convierta en una constante, lo
que evitará que vuelva a calcularse.
• Seleccione la celda y presione F2 (o haga doble clic), para activar el modo
edición. Luego presione F9 y Enter.
Ejercicio 1: Referencias
Ejercicio 2: Referencias
Accesorios de Carro

Proyecciones
Producto Precio $ Cantidad Total $ Total Enero S/.
Total Feb. Total Mar.
Llantas 25 4 100
Plumillas 19 2 38
Vasos 8 4 32

Enero Febrero Marzo

Tipo de
cambio 3.51 3.43 3.49
Ejercicio 3. Condicional
Hallar la certificación de un alumno, de acuerdo al
promedio de sus notas.
Funciones lógicas
• sumar.Si, Contar.Si, promedio.Si
• suma.si.conjunto, contar.si.conjunto,
promedio.si.conjunto.

Ejercicio 4
• Ejercicio 5 – BuscarH
• Se busca el Nro. Telefónico (C2) dado un apellido (A2)
 Fórmulas Matriz
• Para Excel, una Matriz es un conjunto de
celdas que son tratadas como un todo, a
diferencia de las celdas que componen un
Rango, las cuales mantienen su
independencia.
• A las fórmulas de Matriz se las denomina así
porque utilizan matrices (en vez de celdas
individuales) para realizar cálculos que
pueden ser muy complejos o imposibles de
realizar con fórmulas simples.
• Asegura que todas las fórmulas son idénticas
no se pueden modificar o eliminar
individualmente.
• Excel no permite insertar / eliminar una fila
de la matriz. Para añadir se deberá modificar
la fórmula.
Fórmula Matriz
• Una fórmula de matriz también puede ocupar una sola celda: El resultado
es una celda, pero sus argumentos son matrices.
• En el siguiente ejemplo se ha utilizado una fórmula de matriz (en C10) para
calcular la suma total sin cálculos intermedios.
 Ejercicio 6: Fórmulas Matriz
• Ir a la hoja Matriz 2
• En A6:E6 escriba una fórmula de matriz para hallar los cinco números más
altos contenido en A1:E3
• Aplicar la función K.esimo.mayor.
RANGOS DINÁMICOS
Se entiende por rango a un conjunto de celdas adyacentes.
Si se aplica una fórmula a este rango y este varía es necesario editar la
fórmula para introducir el nuevo rango.
Por tanto al trabajar con rangos dinámicos estos hacen que nuestras
fórmulas se adapten automáticamente a la cantidad de datos en la hoja.
Funciones para trabajar con Rangos
Dinámicos
Función Conteo: CONTARA,
CONTAR.SI
Función DESREF() -> Devuelve una
referencia a un rango que es un
número de filas y de columnas de
una celda o rango de celdas. La
referencia devuelta puede ser una
celda o un rango de celdas. Puede
especificar el número de filas y el
número de columnas a devolver.

EJERCICIO 7.
 ¿Qué es una base de datos?
• Base de datos, es una serie de datos organizados y relacionados entre si, sobre
un tema en particular: Logística, personal, contabilidad, mantenimiento, etc.
• Existe sistemas de gestión de base de datos (software) tales como Access,
MySQL, PostGreSQL, entre otros, que están diseñados para organizar los datos
de manera relacional; es decir , los datos se organizan en archivos
relacionados entre si.
• Excel no maneja datos relacionados sino data plana ósea que no está
relacionada con otros datos, estas son fáciles de crear y también de mantener
mientras no exista demasiada información.
• Excel está diseñado para crear y mantener archivos planos, pero con muchas
de las funcionalidades para el análisis de datos y la automatización que
ofrecen sistemas de bases de datos más sofisticados y costosos.
Obtener Datos Externos
• Para obtener datos externos (importar) Excel dispone básicamente de dos opciones:
1. Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de una aplicación
externa, por ejemplo Word y pegarlos en una hoja de Excel.
2. Obtener datos externos de otro archivo, de formato diferente a Excel (Pueden ser:
desde archivo tipo texto, archivo Web entre otros)

Tipos de formatos Extensión Descripción Programa

Archivo de texto delimitado
Archivos de texto de valores
separados por coma
Texto con formato (delimitado
por espacios)
DIF
(.txt) En los que el carácter de tabulación Bloc de Notas, Word Pad
(ASCII 009) separa normalmente cada
campo de texto
(.csv) En los el carácter (,) separa cada SPSS, Outlook, Hojas de
campo de texto cálculo, base de datos
.prn Formato Lotus delimitado por
espacios
.dif Formato para intercambio de datos
Datos externos: DESDE
ACCESS
• Ir al pestaña Datos de la cinta de opciones, en el grupo Obtener datos externos y seleccionara
desde Access
• En el cuadro de diálogo: Seleccionar archivos de origen de datos, por defecto está colocado en
Base de datos de Access de tipo: mdb, mde, accdb, accde, podría cambiarlos a Todos los archivos.
• Ubicar el archivo y luego Abrir.
• Se mostrará un nuevo cuadro de diálogo con las Tablas y vistas disponibles de dicha Base de
Datos, seleccionar una y Aceptar
Datos externos: De tipo texto
• Ir al pestaña Datos de la cinta de opciones, en el grupo Obtener datos
externos y seleccionara desde Desde Texto.

• En el cuadro de diálogo: Importar archivo de texto, se puede seleccionar los

archivos de tipo: *.csv, *.prn, y desde luego los *.txt.
• Seleccionar el archivo deseado, pulsar Importar y seguir con el Asistente que
consta de 3 pasos:
Datos externos: De tipo texto – Paso 1
Elegir el tipo de datos del archivo original:
• DELIMITADOS: Si están separados por tabulaciones, espacios u otros caracteres. Es la opción que
normalmente tienen los datos
• ANCHO FIJO: Si los datos tienen las misma longitud (ancho), en todos los datos de una misma
columna, si es así en el siguiente paso del asistente deberá indicar el ancho de cada columna.
Datos externos: De tipo texto – Paso 2
Se tiene las siguiente opciones:
• SEPARADORES: Tabulación, Punto y
coma, Espacio, otro
• CONSIDERAR DELIMITADORES
CONSECUTIVOS COMO UNO SOLO:
Separador formado por varios
caracteres (dos puntos, por ejemplo)
entre los campos.
• CALIFICADOR DE TEXTO: Carácter en
el que están incluidos los valores del
archivo de texto, ejemplo: “”
(comillas)
Datos externos: De tipo texto – Paso 3
Se tiene las siguiente opciones:
• FORMATO DE LOS DATOS EN
COLUMNAS: Elegir el formato de
datos que más se asemeje a los datos
de la vista previa para que Excel pueda
convertir los datos importados
correctamente.
• POR EJEMPLO:
-Si la columna contiene una
combinación de formatos, como
caracteres alfabéticos y numéricos, Excel
convierte la columna a GENERAL
-O como la columna FECHA NAC, se le ha
colocada el tipo de dato FECHA(DMA),
de lo contrario lo mostrará en Excel
como un número.
Datos externos: De tipo texto – Finalizar
• Al presionar el botón
FINALIZAR, se muestra una
ventana para definir la
ubicación de estos datos
importados (por ejemplo la
celda A1)
• Al pulsar el botón ACEPTAR, el
resultado final se mostrará
como un conjunto de datos,
encajados en sus respectivas
celdas, como se muestra en la
siguiente imagen.
Ejercicio
• Importar el archivo Ventas.txt
Tabla de datos
• Una tabla de datos en Excel es un
conjunto de datos organizados en
FILAS o REGISTROS, en la que la
primera fila contiene las cabeceras
de las COLUMNAS (nombres de
campos) y las demás filas
contienes los datos almacenados
(base de datos o lista de datos)
• Las tablas son muy útiles porque
además de almacenar
información, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar
y administrar esos datos en forma
muy cómoda.
Tabla de datos
• Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las
tablas de datos tenemos:
Ordenar los registros por uno o más criterios
Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio
Utilizar fórmulas para la tabla añadiendo algún tipo de filtrado
Crear un resumen de los datos
Analizar la información por grupos
Crear una tabla de datos
• Crear una Tabla de datos con los datos de
la hoja, activará algunas características
particulares, por ejemplo: ordenar, filtrar
y extender las fórmulas a nuevas filas.
Además, la tabla tendrá un nombre.
• Par ello:
 Colocarse en una celda con dato, luego ir a
la ficha INSERTAR, grupo TABLAS botón
TABLA
 Indique el rango de la tabla ya creada o de la
futura tabla, el rango puede colocarse de
forma automática. Si la tabla lleva
encabezados, marque la casilla de
verificación.
 Selección de toda la tabla Crtl + shift + fin
Ordena datos por un nivel
• Con el botón Ordenar de A a Z se
realiza un ordenamiento ascendente
en base a los valores de la 1ra
columna de la Tabla de datos o del
rango seleccionado.
• Con el botón Z a A se realiza un
ordenamiento descendente
• Si en una Tabla de datos se requiere
ordenar por otra columna y no la
primera basta ubicarse en una celda
de la columna deseada y seleccionar
cualquiera de los 2 botones.
Ordenar datos – Varios niveles
• El botón Ordenar permite
especificar varios criterio
(niveles)de ordenamiento
(hasta 64)
• Se utilizar varios niveles
de ordenamiento cuando
en la data se encuentran
columnas con poca
repitencia de valores
Ordenas datos – Varios niveles: Ejemplo
El ordenamiento será por Facultad y por fecha de Nacimiento
Filtrar datos
• Filtros de texto
• Filtros de fecha
• Filtros de número
• Filtros de color // si el
usuario a personalizado
la tabla, mas no cuando
ha usado un estilo
predefinido
Filtros avanzados
• Permite filtrar los datos de una Tabla ubicando los datos resultantes, ya no como listas desplegables, sino en las celdas
indicadas por el usuario.
• Los criterios de filtrado se escriben en un rango diferente al de la tabla, con los mismos encabezados. De esta manera
se pueden especificar criterio más complejos.
• Criterio en la misma fila, se genera condicional “Y”
• Criterio en diferente fila, se genera condicional “O”
EJEMPLO: Se mostrará los alumnos que pertenecen a la Facultad de Agronomía pero ingresantes a partir del año 2013 y
también a todos los alumnos de la facultad de Química.
Fecha Ing. Facultad
>=01/01/2013 Agronomia
Quimica

Nº. Código Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Fecha Ing. Facultad Sexo Nota Parcial Nota Final N Laboratorio Promedio
1 3628906 CASTRO ROJAS STEPHANIE 19/06/2015 Agronomia F 14 13 17 14.7
4 2120526 DE LA CERDA CASTRO SARA 26/04/2014 Quimica F 8 12 14 11.3
5 3629317 DUCCI BOETSCH RAIMUNDO 07/05/2013 Agronomia M 15 17 15 15.7
6 3627888 ECHEVERRIA GALVEZ ANA MARIA 03/02/2017 Quimica F 16 14 12 14.0
9 5631815 FARAH CHANGKUON HUGO JOSE 08/11/2016 Agronomia M 15 17 10 14.0
14 2626101 GONZALEZ LARRAIN JOSE ANTONIO 27/03/2017 Quimica M 14 16 13 14.3
16 1626523 GUZMAN BARRIENTOS FRANCISCO 11/04/2014 Agronomia M 13 17 9 13.0
17 8627178 HERNANDEZ PALMA GUSTAVO 13/04/2017 Agronomia M 7 14 14 11.7
21 3629732 IRIGOYEN RUBIO JAVIER IGNACIO 19/08/2015 Agronomia M 11 12 8 10.3
23 1591502 MALDONADO UBALDE KARLA FLOR 07/02/2014 Quimica F 8 16 11 11.7
25 6693873 SALAS JUAREZ GONZALO MANUEL 18/11/2015 Quimica M 16 10 17 14.3
27 2290698 LAM TORRES ALEJANDRA MARIA 22/07/2017 Agronomia F 10 17 11 12.7
29 1379395 CHOY REATEGUI LUIS FERNANDO 30/11/2014 Agronomia M 6 10 9 8.3
Ejercicio 9
Del archivo “Ventas”, realice los siguientes Filtros avanzados:
Muestre los registros de la Categoría Plumón, Producto Jumbo, cuyos
montos de Total Final sean mayores que 300 y menores que 500.
En los mismos criterios coloque los valores para que también se muestren
los registros de la Categoría Lapicero, Producto Faber, cuyos montos de Total
Final sean mayores que 1000.
 FUNCIONES DE BASE DE DATOS
• Se utilizan para realizar cálculos sobre alguna columna de los datos que conforman la Tabla de
Datos, pero con la posibilidad de poder colocarle una condición o criterio a los datos
• Ejemplos de funciones de base de datos:
- BDCONTAR
- BDMAX
- BDMIN
- BDSUM
- BDEXTRAER
- BDPROMEDIO
- BDDESVEST
- BDDESVESTP
- BDVAR
- BDVARR
FUNCIÓN BDCUENTA
Cuenta el número de celdas que contienen números en la base de datos.
Su forma general es:
=BDCUENTA(base_datos,nombre_campo,rango_criterios)

Donde:
base_datos: Es el rango de celdas que componen la Tabla o base de datos.
nombre_campo: Indica el nombre del campo (columna) que se utiliza en la función (o
número_columna: indica el número de columna a comparar)
rango_criterios: Es el rango de celdas que contienen las condiciones que deben cumplir las
registros que entrarán en el cálculo.

Estos argumentos son los mismos para todas las funciones de base de datos, lo que cambia
es el nombre de la función y el rango de criterios.
Función BDCONTAR
• Ejemplo:
Se quiere saber la cantidad de empleados que son Secretarias y los analistas que ingresaron a trabajar desde
el 01 de febrero de 1990.
Función BDCONTARA
• Cuenta las celdas que no están en blanco de un campo (columna) de registros de una lista o base de datos
que cumplen las condiciones especificadas.
• Ejemplo: Saber el número de empleados por puesto.
Función BDMAX y BDMIN
• Devuelve el valor máximo o mínimo respectivamente, de las entradas seleccionadas de la base de datos:
• Ejemplo:
- Se quiere saber el sueldo máximo de los empleados que pertenecen al área de administración
- Se quiere saber el sueldo mínimo de los empleados que pertenecen al área de administración pero que tienen 2 hijos
Función BDSUMA
• Suma los números de la columna nombre de campo de los registros de la base de datos que
cumplen los criterios.
• Ejemplo: Se requiere la suma de sueldos de aquellos empleados cuyo Apellido empiecen con
la letra “O”.
Función BDPROMEDIO
• Ejercicio:
Se quiere saber el sueldo promedio de aquellos empleados que son Analistas
y que tienen 1 solo hijo.
Función BDDESVEST
• Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de entradas seleccionadas en la base
de datos.
• Ejemplo: Se quiere saber la Desviación Estándar del sueldo de los Gerentes y los Técnicos
como muestra de una población.
Ejercicio
• En el libro donde está desarrollando los ejercicios inserte una nueva hoja y
copie en ella todo el contenido.

En la hoja nueva escriba una fórmula usando funciones de base de datos que
deberá contar los registros de la categoría Plumón, Producto Jumbo, cuyos
montos de Total Final sean mayores que 200 y menores que 250
Agrupar datos
• Es frecuente la necesidad de analizar la información por grupos de datos: por región, por
especialidad, por vendedor, etc. Excel permite calcular SUBTOTALES por grupos de datos.
• Dado que los subtotales son filas incompletas, no pueden existir en una Tabla o Base de datos,
es decir, que si se tiene una Tabla de datos, la opción de Subtotales va estar deshabilitada.
• Por este motivo en caso de tener una Tabla de datos se va a tener que convertir en rango
normal de datos, para habilitar la opción de Subtotales.
- Ir a la ficha Diseño de las Herramientas de Tabla y en el grupo de Herramientas seleccionar la opción
“Convertir en rango”.
- Seleccione la opción SI en el cuadro de diálogo emergente.

• En la ficha Datos de la cinta de Opciones, en el grupo Esquema, se encuentran los comandos

de: Agrupar, Desagrupar y Subtotal.
Subtotales
• Para hallar subtotales automáticamente, los datos deben estar previamente
ordenados en función de la columna por la que se quieren los grupos.
• Ejemplo:
- En la siguiente imagen se muestra una relación de empleados ordenados por Área,
en la cual se ha sumado el Sueldo Básico por cada Área.
Ejercicio
• En el libro donde está desarrollando los ejercicios inserte una nueva hoja y copie en ella
todo el contenido.
En la hoja nueva muestre dos subtotales:
- Para cada ciudad, muestre la suma del Total Final.
- Para cada Almacén muestre el promedio del Total Final
Agrupar y desagrupar manualmente
• Excel permite hacer agrupamientos mas detallados para ocultar o mostrar grupos de filas. Para ello
se deben seleccionar las filas y utilizar la opción Agrupar de la cinta de opciones. Se pueden crear
hasta 8 niveles de agrupamiento.
• Ejemplo:
En la siguiente imagen se ha ordenado por Área y luego por Puesto y se ha creado un grupo con las
filas 8 y9 ( Analista II)