LEGISLACIÓN DOCUMENTAL EN EL

ENTORNO LABORAL
PRESENTADO POR :

DOCENTE: ANGELICA MARIA AGUILAR ORTIZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

2018
 PRINCIPIO

 Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y
archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El
resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento. (Concepto artículo 5
Decreto 2609 de 2012)
 IMPORTANCIA DEL PRINCIPIO DE
PLANEACIÓN
• Etapa inicial del proceso de planeación que consiste en un análisis crítico de la entidad o
dependencia y de su entorno a partir de la recolección, clasificación y análisis de los elementos
que los conforman, con el objetivo de identificar sus logros, necesidades y problemas. Para el
entorno, estos suelen interpretarse como amenazas u oportunidades, y para la entidad o
Dependencia, como fortalezas o debilidades.
• La planeación es el primer paso de todo lo que implica el procesos administrativos de un
archivo, es quien da pie a que se realicen las demás etapas de ésta, de tal forma que es medular su
aplicación correcta basada en datos cualitativos y cuantitativos, es decir mediciones verídicas,
objetivas y reales.
• En amplio sentido, esta etapa del proceso administrativo aplicado a las actividades de un archivo
debe ser diseñada para anticiparnos a problemas que puedan poner en riesgo la estabilidad laboral
del mismo, previendo de ser posible en su totalidad los errores.
 PLANEACIÓN DE UN ARCHIVO
• Planear en un archivo dependerá de su clase, trámite, concentración o histórico, en cualquier caso la
finalidad de la planeación archivística en su conjunto, será el establecimiento de un sistema integral de
archivo. 
• Se debe identificar los objetivos del archivo y consigo las acciones para alcanzarlos, estableciendo líneas
de acción y alternativas, considerando en todo momento la innovación administrativa. En este sentido se
deben considerar en una planeación elementos como “Propósitos, Estrategias, Políticas, Procedimientos,
Reglas y Programas”
• Actividades sujetas al procesos de planeación archivística serían, en el caso del archivo de tramite; la
recepción, gestión, clasificación, glosa, expedientación, catalogación, ordenación, préstamos, expurgo, y
transferencia primaria, en el caso de archivo de concentración; recepción de transferencia primaria,
clasificación, ordenación, integración, disposición, consulta, resguardo precaucionar, valoración,
depuración, transferencia secundaria. Etc. y para el archivo histórico de los procesos de recepción de
transferencia secundaria, ordenación topográfica, conservación, restauración, consultas, difusión, etc., no
obstante la cantidad de procesos archivísticos realizados en un archivo con independencia de su tipo, son
susceptibles de ser planeadas en determinado tiempo de acuerdo con la complejidad de cada proceso.
• Planear es la elaboración de instrumentos archivísticos de descripción, como son los catálogos,
inventarios, cuadros de clasificación, calendarios de caducidades, guía, catálogos de disposición
documental, etc., fehacientemente estos instrumentos son el resultado de una adecuada
organización documental previa, basada en la práctica y teoría archivística, puesto que, se
garantiza un acceso a los documentos y por ende a su información por parte de sus usuarios a
través de un servicio oportuno cuyo objetivo es cubrir las necesidades de información que se
presenten. 

Para aplicar la planeación archivística se deben de contemplar las actividades del archivo además
de forma específica contemplemos; como, cuando y quien realizara las actividades planeadas y
que sean con base a un plan de trabajo, en este sentido algunos de los aspectos a considerar son
volumen y tipo de documentos a trabajar pero sobre todo los recursos que se utilizarán.
 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SATENA
DESARROLLO DEL PRINCIPIO DE PLANEACIÓN

• PLANEACIÓN DOCUMENTAL OBJETIVO: Establecer los mecanismos y acciones que el

personal debe implementar para el correcto manejo, almacenamiento y preservación de la
información y de los soportes que la contienen; concienciar sobre la importancia del Sistema
Integrado de Conservación; sensibilizar al personal en cuanto a que el archivo, es un asunto y
responsabilidad de toda la entidad.
• Planeación: Formular los documentos que reflejan la planeación del proceso de Gestión
Documental e implementar los planes para alcanzar el objetivo y para asegurar el cumplimiento a
las actividades que han sido asignadas.
• Recepción: conjunto de operaciones de verificación y control que la institución debe realizar para
la admisión de los documentos que son remitidos por cualquier dirección o dependencia.
• Distribución: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destino.
• Trámite: Recorrido del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimento de su
función administrativa.
• Organización: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación
documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
• Consulta: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información
que contiene.
• Valoración Documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del
ciclo vital según la Tabla de Retención Documental.
• Disposición Final: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de
los documentos registrada en las TRD. Con miras a su conservación total, eliminación, selección
y/o reproducción.
 CONCLUSIÓN

• Es una herramienta de gestión

• Es el ordenamiento del quehacer
• Es la priorización de objetivos
• Es un compromiso compartido
• Es la oportunidad de identificar la necesidad de cambio como oportunidad no como amenaza.
• Es administrar los recursos de manera eficiente, eficaz y efectiva.
• Para brindar acceso a la información de forma pertinente y oportuna
• Para identificar oportunidades y amenazas del entorno