Tema:

TRABAJO EN EQUIPO

Ing. Juan C. Guajardo Macias

TURQUESA 225
PEDREGAL DE LINDA VISTA, GPE. NL
TEL: 1431 2038 CEL: 81 1211 6932
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 AGENDA

• OBJETIVOS
• ¿ PORQUE EL TRABAJO EN EQUIPO ?
• ¿ QUE ES UN EQUIPO ?
• OBJETIVOS DE LOS EQUIPOS
• CLASIFICACION DE LOS EQUIPOS
• CARACTERISTICAS DE UN EQUIPO EFECTIVO
• FUNDAMENTOS PARA LA EFECTIVIDAD DE LOS EQUIPOS
• ROLES Y RESPONSABILIDADES
• ETAPAS DE DESARROLLO
• PROCEDIMIENTOS DE OPERACION
• EVALUACION DEL PROCESO DEL EQUIPO
• HERRAMIENTAS PARA LAS JUNTAS EFECTIVAS
 TRABAJO EN EQUIPO

Objetivo del Tema:

Dar a conocer los conceptos y la manera
de operar de los equipos dentro de las
Organizaciónes.
 OBJETIVOS
• Comprender los pasos para la formación de los equipos.

• Conocer las herramientas mínimas necesarias para el trabajo en

equipo.

• Iniciar la integració n de equipos.

• Empezar un laboratorio de aprendizaje sobre los principios de

interacció n y trabajo en equipo.
¿POR QUE EL TRABAJO EN EQUIPO?
 CARACTERISTICAS DE ORGANIZACIONES DE CLASE
MUNDIAL
• Trabajo en Equipo.

• Aplicar permanentemente los principios de mejora contínua en

procesos, productos y servicios.

• Hacer bien a la primera las cosas correctas.

• Aprovechar al máximo el potencial individual de todo el personal de

la organización.

• Educación contínua a todo su personal.

• Conocer perfectamente a sus Clientes y a su Competencia.

 ¿QUE ES UN EQUIPO?
Conjunto de individuos que se relacionan y se
integran para el logro de un objetivo común.
Un equipo tiene una identidad, una firma. Un equipo
trasciende las personalidades individuales que lo
conforman, pero permite a cada integrante una forma
ú nica de expresió n que es imposible sin un equipo.
En las Organizaciones los equipos están enfocados
hacia los resultados y hacia la mejora consistente
de los Procesos Claves.
 CONDICIONES PARA EL DESARROLLO NORMAL DEL EQUIPO

• Número de participantes: Entre cuatro y doce.

• Objetivos claros: Misió n o Razó n de ser clara.

• Lugar adecuado: Sala de juntas con los materiales adecuados.

• Ubicación: Cercano y accesible.

• Composición del equipo: Conocimientos, habilidades,

destrezas y experiencias para lograr la tarea.

• Mecanismo para la recompensa y reconocimiento a los logros

del equipo.
 OBJETIVO DE LOS EQUIPOS:
En el inicio de la formació n de los equipos de trabajo habrá una tendencia a
pensar que el propósito es formar equipos (y por lo
tanto promover el trabajo en equipo) y/o resolver problemas. Pero se debe
establecer con constancia el entendimiento de que los equipos no son finalidades en
los medios... el camino... para la
sí mismos, sino simplemente
mejora de los procesos, aplicando los conceptos y técnicas de
calidad a sus tareas diarias.

El proceso de los equipos de mejora debe ser un Sistema para llevar a

cabo las tareas administrativas y productivas, y no un programa o proyecto.
Los Equipos de Trabajo se pueden clasificar en 2 tipos:

A. Equipos de Trabajo del mismo Departamento.

Son aquellos equipos formados por personas de una misma área o

depto., que se reú nen con periodicidad para solucionar problemas que tienen dentro de su
á rea, y aplicar el proceso, herramientas y técnicas de calidad a su trabajo diario.

B. Equipos de trabajo de diferentes Departamentos.

Son aquellos equipos formados por personas pertenecientes a dos o

más áreas de trabajo diferentes. Estos grupos generalmente se forman cuando la
resolució n de un problema, oportunidad o necesidad excede la capacidad del personal de una
á rea de trabajo.
 TRABAJANDO EN EQUIPO
Mejora de Procesos
Administrativos “LAS IDEAS SON
INDIVIDUALES, LAS
PROPUESTAS SON DEL
GRUPO Y LAS
DECISIONES DE LA
ORGANIZACION ”.

“Equipo Cien”
 Características de un Equipo Efectivo

• META PRINCIPAL
• COMUNICACION ABIERTA
• CONFIANZA
• PARTICIPACION TOTAL
• CONFRONTACION Y DIFERENCIAS
• RETO Y COOPERACION
• UNIDAD Y COHESION
• TAREA Y MANTENIMIENTO DE ACTIVIDADES
• COMPROMISO CON LAS DECISIONES Y LOS PLANES
• LIDERAZGO COMPARTIDO: EL SENTIDO COMUN MANDA
• EVALUACION DE LA EFECTIVIDAD
• DIFERENCIACION DE LA TAREA: EQUIPO VS. INDIVIDUO
 FUNDAMENTOS PARA LA EFECTIVIDAD DE LOS
EQUIPOS

RELACIONES DE TRABAJO POSITIVAS

• Expectativas comprendidas y compartidas.

• Habilidad para influenciarse mutuamente.
• Confianza :
– Percepció n de competencia.
– Percepció n de consistencia.
– Percepció n de integridad.
ROLES Y RESPONSABILIDADES
DENTRO DEL EQUIPO
 Responsabilidad de los integrantes

• Se debe de tener claridad en las

responsabilidades durante las reuniones de
trabajo y fuera de las reuniones de trabajo :

– La Administración.
– El Líder
– El Facilitador
– El Tomador de notas
– Los Miembros
 RESPONSABILIDADES DE LA ADMINISTRACION
• Responsabilidades generales:
– Entendimiento del concepto y operación.
– Compromiso y apoyo total
– Usar equipos para lograr las metas.
– Escuchar las presentaciones de los equipos.
– Comunicar y estar informados.
– Implantar las soluciones de los equipos si es posible.
– Dar sugerencias y retroalimentación.
– Dar reconocimiento por los logros obtenidos.
– Poner el ejemplo.
• Responsabilidades específicas:
– Asignar recursos para la capacitación.
– Dar tiempo al personal para que sea capacitado.
– Participar en el establecimiento de metas y objetivos.
– Adoptar el modelo para propiciar el cambio.
– Formar su propio equipo.
• Ocasionalmente:
– Asistir a juntas de equipos YA CAPACITADOS.
– Recibir reportes periódicos de avance.
 Los Roles del Equipo
ROL ENFOQUE
Líder Balance del progreso en la
tarea y un proceso saludable. Emitir la opinión por consenso.
Facilitador Proceso de interacción del
equipo.
Tomador de Notas Exposición precisa del
consenso del equipo.
Tomador de tiempo Recordar al equipo del
tiempo transcurrido.
Miembro Participación constructiva.
RESPONSABILIDADES
Utilizar comportamientos facilitativos.
Guiar sin dominar.
Observar el proceso.
 Negociar el rol.
 Utilizar comportamientos facilitativos.
 Llamar la atención hacia el proceso.
 Permanecer fuera de contexto.
 No hacer lo que el equipo puede hacer por si
mismo.
Captar las palabras clave.
Escribir con legibilidad.
Verificar la veracidad.
 Clarificar las expectativas.
 Anunciar con oportunidad el tiempo.
 Avisar cuando se termine el tiempo.
 Utilizar comportamientos facilitativos.
 Contribuir y escuchar
 Compartir el liderazgo.
 Responsabilidades del Lider

• Durante las juntas

– Mantener los roles y las responsabilidades dentro del equipo.
– Guiar sin dominar.
– Ser un participante activo.
– Contribuir con ideas.
– Hacer que todos participen.
– Invocar procedimientos de operación cuando sea necesario.
– Ser claro en cuanto a restricciones organizacionas.
– Apegarse a la agenda.
– Uilizar comportamiento de facilitación.
– Enfocar la energía del grupo a la tarea común.
– Proteger a las personas y a sus ideas contra ataques.
– Ayudar al grupo a alcanzar el consenso.
• Fuera de las juntas
– Dar seguimiento a las actividades.
– Medir y seguir los resultados con ayuda del equipo.
– Ofrecer apoyo sincero.
– Mantener informados a quienes no pertenecen al
equipo.
– Ayudar a capacitar a los miembros.
– Comunicarse con los directivos, a través de los canales
normales.
– Dar retroalimentación al encargado del acta y al
facilitador.
 Responsabilidades del Encargado del Acta
– Captar las ideas básicas en el rotafolio a la vista del equipo.
– No recortar las ideas, ni sentir el “poder de la pluma”
– Registrar lo suficiente de la idea mencionada, de tal manera que se
entienda posteriormente.
– No escribir cada palabra, sino registrar las palabras claves.
– No tomar posiciones si hay discusión.
– Si se atrasa, detener al equipo.
– Escribir rápido y con letra grande.
– No tener miedo de los errores de ortografía.
– Abreviar palabras.
– Usar varios colores, usar marcas, etc.
– Cuidar la limpieza.
– Numerar las hojas.
– Poner título a cada hoja.
 Responsabilidades del Registrador del Tiempo

• Recordar al equipo el tiempo transcurrido y

el tiempo de terminación de los temas
definidos en la agenda.
 Responsabilidades del Facilitador
• Durante las juntas.
– Es un ayudante neutral en el equipo.
– No evalúa ni aporta ideas técnicas.
– Sugiere métodos y procedimientos alternos.
– Promueve la participación.
– Ayuda al grupo a alcanzar el consenso.
– Refleja los sentimientos y preguntas del equipo.
– Ayuda, desde la parte posterior del salón, a que se lleve a cabo la
junta.
– Mantiene al equipo en el camino trazado.
– Ayuda al Líder cuando se requiere.
– No tiene miedo a cometer errores.
– No está a la defensiva.
• Fuera de las juntas
– Ayuda a orientar al personal.
– Instruye al equipo y al líder.
– Coordina las actividades del equipo.
– Observa y mide los resultados.
– Ayuda a la mejora contínua.
– Da retroalimentación al líder.
– Ayuda a la planeación.
– Programa las presentaciones a la dirección.
– Publica y expande el programa a otros turnos, equipos, etc.
– Localiza expertos cuando el equipo lo requiera.
– Coordina la logística de las juntas.
 Responsabilidades de los Miembros
– Ayudar al facilitador a ser imparcial.
– Ayudar al encargado de hacer el acta, a registrar la información
precisa.
– Utilizar comportamiento de facilitación.
– Enfocar la energía en el problema.
– Respetar y escuchar a otros miembros.
– Mantener una mente abierta.
– Cambiar lugares para evitar rutina.
– No ser negativo.
– Apoyar las ideas, no defenderlas.
– No interrumpir a otros, ni poner palabras en sus bocas.
– Aportar información necesaria para resolver el problema.
– Obtener información cuando sea necesario para ayudar a resolver el
problema.
 PUNTOS CLAVE PARA UN
DESARROLLO EXITOSO DEL EQUIPO

• Las condiciones son apropiadas

• Existe la necesidad.
• Expectativas claras entre los miembros
• Actitud abierta y compromiso
• Divertirse al tiempo de que se es productivo.
• Manejar positivamente conflictos y desacuerdos.
• Definir la misión básica y las metas.
• Establecer roles, responsabilidades y procedimientos.
• Reconocer por los logros como equipo.
 PROCEDIMIENTOS DE OPERACIÓ N DEL EQUIPO

Los procedimientos de operació n del equipo son reglas

que todos los miembros del equipo han estado de
acuerdo en seguir al interactuar con los demá s
miembros. Algunos equipos necesitan unas cuantas reglas
de juego. Sin embargo, para ser efectivo, todo equipo
necesita cuando menos de algunas expectativas
compartidas. El proceso de desarrollo de estos
procedimientos puede ser tan importante como los
mismos procedimientos.
 Procedimientos a definir en la primera reunió n

 Miembros del Equipo

 Nombre del Equipo

 Misión del Equipo

 Reuniones del Grupo

 Roles de los miembros

 Normas o políticas del Grupo

 Normas o Políticas de Grupo
• Agenda de la Reunión.- quié n o quié nes establecen la agenda de la
reunió n.
• Asistencia.- ausencias justificadas, retrasos, etc.
• Conducta dentro del Grupo.- escuchar, interrupciones, dar y
recibir retroalimentació n, etc.
• Invitados.- có mo son invitados para asistir a una junta y có mo
para abandonar la misma.
• Cumplimiento de tareas o compromisos.
• Evaluación del grupo.
• Toma de decisiones.- consensos, mayoría, etc.
• Actas.- responsable de hacer en limpio el acta o reportes.
• Confidenciabilidad.- lo que sale del grupo.
• Información.- a quié n se va a enviar informació n del avance del
trabajo del grupo.
• Apoyo.- facilitadores, asesores, coordinadores u otras á reas.
 Enunciado de la Misió n de un Equipo
• El enunciado de una Misión debe ser una frase breve y
concisa que proporciona un enfoque y dirección a los
esfuerzos de un equipo.
• Algunas consideraciones al enunciar una Misió n:
– Liberar energía, aliar, enusiasmar y hacer que los integrantes
piensen.
– Debe ser ambiciosa pero realista y ver hacia el futuro.
– Debe ser expresada claramente y fá cil de recordar.

• El proceso de formular la misión es más importante

que la misión que resulta del proceso.
 DESARROLLO DEL ENUNCIADO DE LA MISION DEL EQUIPO:
LA MEJOR MANERA

1. Escriban las ideas individualmente: Cada persona piensa acerca del propó sito o razó n de
existir del equipo y describe las palabras o frases que describan esto.
2. Escriban las frases clave en el rotafolio, tomando turnos hasta que todos hayan hecho sus
aportaciones.
3. Clarifiquen. Eliminen las frases idénticas. No hagan combinaciones.
4. Clasifiquen. (p.3) y discutan las razones de estas clasificaciones.
5. Redacten borradores de la misión individualmente. Cada persona en el equipo escribe un
breve enunciado de misió n.
6. Compartan todos los enunciados. Pidan a cada persona que lea su enunciado en voz alta, o
pídanles que escriban sus enunciados en el rotafolio.
7. Seleccionen una frase para modificar. Hagan otra clasificació n de ser necesario. La frase
seleccionada se convierte en el borrador del equipo para revisarla.
8. Escriban de nuevo la frase cuantas veces sea necesario hasta que el equipo alcance el consenso
sobre el enunciado de su misió n.
9. Adopten formalmente el enunciado de la misió n y celebren.
10. Concilien el enunciado de la misión con el equipo administrativo que designó a su equipo.
 EVALUACION DEL
PROCESO DEL EQUIPO
 ESTRUCTURA DE LOS EQUIPOS

ENTRADAS PROCESO SALIDA

- CONOCIMIENTOS
- CALIDAD DE
- HABILIDADES PROCESO DE
DECISION.
- EXPERIENCIAS INTERACCION
- DESEMPEÑO
- NORMAS DEL GRUPO
- COMPROMISOS
- COHERENCIA

RETROALIMENTACION
 Evaluació n del Proceso del Equipo
• El responsable del tiempo le señala al grupo el
momento para llevar a cabo una evaluación de su
proceso aproximadamente unos 5 minutos antes de
la hora anunciada para terminar la reunión de
trabajo.
1. Evaluar cada dimensión.
2. Registro de evaluaciones.
3. Calcular el rango y el promedio para cada dimensión.
4. Registrar los promedios en las tablas de evaluación
del proceso del equipo.
 EVALUACION DE LOS EQUIPOS
DENTRO
AMBIENTE DEL TEMA LIDERAZGO

CALIDAD DE
LA DECISION

PARTICIPACION ESCUCHAR
 DEFINICIONES

1. Dentro del tema.

2. Participación.
3. Escuchar
4. Liderazgo.
5. Calidad de la decisión.
6. Ambiente.
EVALUACION DE LOS EQUIPOS
DENTRO DEL TEMA:

OTORGUE UNA PUNTUACION DE EXCELENTE SI EL

EQUIPO HA SEGUIDO LA AGENDA .

SI EL EQUIPO NO FORMULA AGENDA ANTES DE

EMPEZAR LA REUNION, O SE DESVIA DE LA
AGENDA QUE HABIA TRAZADO, OTORGUE UNA
PUNTUACION BAJA.
 EVALUACION DE LOS EQUIPOS
PARTICIPACION:

ASIGNE UNA PUNTUACION ALTA SI TODOS LOS

MIEMBROS CONTRIBUYEN HACIA EL LOGRO DEL
OBJETIVO DE LA REUNION DE TRABAJO.

ASIGNE UNA PUNTUACION BAJA SI UNO O VARIOS

MIEMBROS DOMINAN LA MAYOR PARTE DE LA
DISCUSION O SI NO TODOS LOS MIEMBROS SE
INCLUYEN EN LAS DECISIONES DEL EQUIPO
 EVALUACION DE LOS EQUIPOS
ESCUCHAR:

OTORGUE UNA PUNTUACION ALTA CUANDO LOS

MIEMBROS DEL EQUIPO UTILIZAN LAS IDEAS DE
LOS DEMAS CONSTRUCTIVAMENTE Y BUSCAN
COMPRENDER LAS APORTACIONES DE LOS
DEMAS.

ASIGNE UNA PUNTUACION BAJA SI LOS MIEMBROS

DEL EQUIPO SE INTERRUMPEN UNOS A OTROS, SI
CAMBIAN EL TEMA, O SI USTED ESTA PENSANDO
EN LO QUE VA A DECIR CUANDO ALGUIEN MAS
ESTE HABLANDO.
 EVALUACION DE LOS EQUIPOS
LIDERAZGO:

EL LIDERAZGO SE DEBE DE CONSIDERAR ALTO

CUANDO EL LIDER DEL EQUIPO MANTIENE AL EQUIPO
EN MOVIMIENTO, SOLICITA APORTACIONES DE
TODOS LOS MIEMBROS DEL EQUIPO Y MANEJA
APROPIADAMENTE LA VARIEDAD.
EL LIDERAZGO TAMBIEN SE MANEJA POR LOS
MIEMBROS DEL EQUIPO. ES SU RESPONSABILIDAD
AYUDAR AL LIDER EN LAS ACTIVIDADES ANTES
MENCIONADAS ASI COMO EL MINIMIZAR LAS
INTERRUPCIONES.
 EVALUACION DE LOS EQUIPOS
CALIDAD DE LA DECISION:

OTORGUE UN VALOR ALTO CUANDO LOS

RESULTADOS DESEADOS SE CONSIGUIERON Y
LAS DECISIONES DEL EQUIPO SUPERAN LOS
JUICIOS INDIVIDUALES.

OTORGUE UNA CALIFICACION BAJA SI EL GRUPO

PIENSA MUCHO PERO NO TOMA DECISIONES, O SI
LAS DECISIONES TOMADAS SON POCO
ACERTADAS.
 EVALUACION DE LOS EQUIPOS
AMBIENTE:

OTORGUE UN VALOR BAJO SI SE PERCIBIO UN

AMBIENTE MUY TENSO Y DE MUCHO CONFLICTO
EN DONDE LOS MIEMBROS NO DISFRUTARON LA
SESION, POR EL CONTRARIO SI EL AMBIENTE FUE
DE CORDIALIDAD, BUEN HUMOR Y AMABILIDAD Y
LA GENTE DISFRUTO LA SESION CONSIDERE UN
VALOR FAVORABLE.
HERRAMIENTAS
HERRAMIENTASPARA
PARALA
LAADMINISTRACION
ADMINISTRACION
DE
DELAS
LASREUNIONES
REUNIONESDE
DETRABAJO
TRABAJO
(JUNTAS
(JUNTASEFECTIVAS)
EFECTIVAS)
 PROCESO
PROCESODE
DELAS
LASREUNIONES
REUNIONESDE
DETRABAJO
TRABAJO

DESARROLL
O

P H
PLANEACIO EVALUACIO
N A V N

SEGUIMIENTO
 HERRAMIENTAS
HERRAMIENTASPARA
PARALA
LAADMINISTRACION
ADMINISTRACION
DE
DELAS
LASREUNIONES
REUNIONESDE
DETRABAJO
TRABAJO

DESARROLLO

AGENDA

I ON

EV
EAC

AL N
L AN

UA
P FORMA DE
P H

CI
PLANEACION REVISION DEL

O
DE REUNION AV PROCESO

FORMA DE
REGISTRO DE
ACCIONES

SEGUIMIENTO
 PLANIFICACION DE LAS REUNIONES

• CON FRECUENCIA, EL EXITO DE LA REUNION

DEL EQUIPO SE DETERMINA ANTES DE QUE COMIENCE LA
REUNION, A TRAVES DE LA PREPARACION Y LA PLANEACION .
 HOJA
HOJADE
DEPLANEACION
PLANEACIONDE
DELA
LA
REUNION
REUNIONDE
DETRABAJO
TRABAJO

LIDER/COORD: RESP. DEL ACTA : TOMADOR DE TIEMPO:

ASUNTO : RESULTADOS DESEADOS: RESPONSABLE : TIEMPO :

 ¿ PORQUE ES NECESARIA UNA AGENDA ?
• AYUDA A LOS MIEMBROS DEL EQUIPO A PREPARARSE.

• AYUDA AL LIDER DEL EQUIPO A PLANEAR CON ANTICIPACION.

• PROPORCIONA UNA HERRRAMIENTA PARA CONTROLAR LA REUNION.

• REDUCE LA ANSIEDAD DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO.

LA AGENDA DEBE COMUNICAR A LOS MIEMBROS DEL EQUIPO QUE ES LO QUE SE VA A DISCUTIR, POR QUE SE VA A DISCUTIR Y QUE SE ESPERA LOGRAR.
 PROMOTORES DE LA CALIDAD

AGENDA DE REUNION

FECHA: 9 de MZO-1996 HORA : 10:00 A.M LUGAR :SALA APSA

TEMA : OBJETIVO : RESPONSABLE : TIEMPO :

LECTURA DEL ACTA ANT. ALFONSO F. 5 MIN.

CATEGORIA 1 AST J.C.G. 20 MIN.
SIST. DE SUGERENCIAS. J.C.G. 20 MIN.
COM. GENERALES TODOS 10 MIN.
EVALUACION TODOS 5 MIN.

OBSERVACIONES:
 SEGUIMIENTO A COMPROMISOS

REGISTRO DE ACCIONES

RESPONSABLE : ¿ QUE HARA ? : ¿PARA CUANDO ?: REQUERIM..

OBSERVACIONES: