Taller 2

Fondo Acumulado
Hotel Tequendama
1. ¿QUÉ ASPECTOS SE DEBEN TENER
ENCUENTA PARA REALIZAR UN DIAGNÓSTICO
DE ARCHIVO?

 Conocer la documentación que produce la empresa.

 Identificar las tipologías, series y categorías documentales.
 Medición del fondo acumulado en metros lineales
 Implementar formatos de diagnostico
 Evaluar y estipular las condiciones físicas de los documentos.
 Comité de archivo
 Reconstrucción De La Historia
Institucional?

 Historia institucional
 El organigrama actual de la empresa
 Documento de constitución de la empresa
 Otros documentos relacionados con diagnostico
archivístico
 Toma de fotos
Historia
Organigrama
Documento de
constitución
Registro Fotográfico
3. ¿Qué es el plan de trabajo archivístico?

 Ubicación de los depósitos en donde hay documentos a intervenir

 Implementación del inventario en estado natural
 Adquisición del mobiliario que garantice la seguridad y
almacenamiento de la Documentación.
 Adquisición de cajas x-100, x-200, x-300 y x-500
 Adquisición de carpetas
 Adquisición de ganchos legajadores plásticos
 Personal calificado para realizar la labor; Archivista profesional,
técnico archivista y auxiliar de archivo
4. ¿Formas de medir un fondo acumulado?
MEDICIÓN DE ARCHIVOS EN metros
MEDICIÓN DE ARCHIVOS EN unidades de
conservación
¿Cómo saber cuántos folios hay en un metro
lineal? Ntc 5029
 ¿Pero qué es PFM?

PFM= PROMEDIO
DE FOLIOS POR
METRO LINEAL
MEDICIÓN EN METROS CÚBICOS
Y EN FIN… MUCHAS OTRAS
EN EL CASO DEL HOTEL
TEQUENDAMA
Nos corresponde este tipo de medición debido al
desconocimiento de lo que hay dentro de cajas,
no podemos hablar de metros lineales ya que no
están dentro de una estantería ni están
organizados de acuerdo a ninguna norma
archivística, es decir en este caso debemos
hablar de un factor PFM33 y tratar de determinar el
número de folios que tenemos en este fondo
acumulado, como lo propuso el profesor Mario
Farid, y como lo indica la norma NTC 5029, es
decir Dimensionar volúmenes, a través de una
figura geométrica asi:
EN EL CASO DEL HOTEL
TEQUENDAMA
EN EL CASO DEL HOTEL
TEQUENDAMA

YY sería
sería de
de esta
esta manera,
manera, ya ya que
que lo
lo visto
visto en
en la
la fotografía
fotografía
no corresponde
no corresponde nini aa un
un trapecio
trapecio ni
ni aa un
un cubo
cubo yaya que
que el
el
cubo debe
cubo debe tener
tener todos
todos sus
sus lados
lados iguales
iguales
EN EL CASO DEL HOTEL
TEQUENDAMA
Para esto
Para esto podemos
podemos tomar
tomar en
en consideración
consideración las
las dimensiones
dimensiones de
de una
una caja
caja
X300
X300
ASÍ PODREMOS
SABER LO QUE
TENEMOS EN
METROS
CÚBICOS A
CUÁNTO
CORRESPONDE
EN METROS
LINEALES
NTC 5029
Debemos convertirlos
Debemos convertirlos en
en folios
folios para
para
entregar un
entregar un dato
dato más
más entendible
entendible al
al Hotel,
Hotel,
de acuerdo
de acuerdo aa la
la NTC
NTC 5029
5029 sería:
sería:
 Fondo acumulado Hotel
Tequendam=
123,48 mts lin x 96 PFM =
11.854.080 folios
aproximadamente.
5. Describa un proceso de alistamiento

 Se debe registrar en la base de datos correspondiente, el inventario de cada uno de

los expedientes, con sus respectivos metadatos, el cual debe estar directamente
relacionado con cada serie documental.
 Verificar la foliación del expediente.
 Quitar los dobleces y aquellos materiales que no hacen parte de la documentación.
 Realizar la descontaminación biológica de los expedientes que presenten
contaminación biológica activa.
 Eliminar todo elemento o material metálico.
 Unir aquellas rasgaduras o fragmentos que no superen los 10 cm de largo. En caso de
que el deterioro sea mucho más grave, se deberá realizar una fotocopia para ser
utilizada en el escáner.
 En caso de requerirse, se hará uso de cinta mágica para primeros auxilios en la cara
posterior del documento.
6. Como debe ser la organización
documental

 Consiste en agrupar los documentos de acuerdo a sus características. Existen cuatro

posibilidades de clasificar:
 la clasificación funcional
 la clasificación orgánica
 la clasificación mixta de carácter funcional estructural
 la clasificación temática
 Posteriormente se procede a la ordenación que es la disposición
física de los documentos en los depósitos, determinando el
criterio por el que se va a ordenar (numérico, cronológico,
alfabético o mixto); se continúa con la asignación de una
notación de identificación que individualice al documento, y
luego se ubica en la instalación física. Luego, se procede a
describir los documentos, que consiste en analizarlos, dando
como resultado una serie de notas que expresan el contenido del
documento. Por último, se realiza la indización, que es la
operación mediante la cual se asegura la ordenación de los
términos que se pueden recuperar de forma rápida, y, expresar
los conceptos que satisfacen las necesidades de los usuarios,
creando puntos de acceso al contenido de los documentos