ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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 BIENVENIDOS

ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL
JORGE WILLIAM TRIANA TORRES
Profesional Especializado AGN
Bogotá, D.C. 17 y 18 de abril de 2013

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 Agenda a tratar:
• Objetivos
• Subtemas:
Consideraciones preliminares
Clasificación
Análisis y valoración
Elaboración TRD
Metodología de elaboración
Identificación, conformación y denominación de series
Aprobación TRD
Ejemplos
Actualización TRD
Taller práctico
• Reseña bibliográfica
• Preguntas

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 Objetivos:
• Facilitar la comprensión metodológica de elaboración de las TRD
con el propósito de brindar los elementos necesarios que
contribuyan al desarrollo e implementación de la herramienta en
las entidades e instituciones.

• Desarrollar un taller práctico que favorezca la aplicación de la

metodología propuesta y la aprehensión de los conceptos
expuestos.

• Validar la conceptualización del ejercicio mediante el desarrollo

de exposiciones grupales a cargo de los participantes

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 CONSIDERACIONES
PRELIMINARES

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PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

PRESIDENCIA

DIRECCIÓN
DIRECCIÓN DIRECCIÓN
JURÍDICA
ADMINISTRATIVA TÉCNICA

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 Noviembre 18 5

Octubre 25 4

Junio 02 3

Febrero 15 2

Enero 22 1
Bogotá, enero22 de 20

Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE

Carpeta No.__________Caja No.__________

Respetado Doctor
DIRECCION TECNICA
Atyentamente
Con el fin 300.24 INFORMES
Padarjj
jhaf0
300.24.02 Informes de Actividades
Fechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12
Folios: 155

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¿Qué es una Tabla de Retención
Documental?
Instrumento que permite establecer
cuales son los documentos de una
institución, que tiempo deben
permanecer en cada etapa del ciclo
vital y que debe hacerse con ellos una
vez finalice su uso o utilidad

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 Formato Tabla de Retención Documental
Entidad productora:
Oficina productora:

RETENCIÓN Disposición Final

CODIGO Serie y Tipos Documentales A.Gestión A.Central C.T M S E OBSERVACIONES

CONVENCIONES:
CT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:............................
M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo
Fecha:...............................................

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 UNIDAD ADMINISTRATIVA

Unidad técnico-operativa de una institución

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 TIPO DOCUMENTAL

 Unidad documental simple.

 Unidad mínima que reúne todas las características

necesarias para ser considerada documento.

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 UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización

documental. La unidad documental puede ser simple cuando este
constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen
varios, formando un expediente.

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 ¿Qué es una serie documental?

Es el conjunto de unidades documentales de

estructura y contenido homogéneos,
producidos por una Unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones

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h
Historia Laboral
Formato único de hoja de vida
Hoja de vida con anexos
Decreto o Resolución de
nombramiento
Acta de posesión
Antecedentes
Disciplinarios
Fotocopia de pasado
judicial
Certificado de antecedentes
fiscales
Declaración de bienes y rentas
Actuaciones
administrativas
(vacaciones, licencias, ascensos,
investigaciones, evaluación)
Acto administrativo de
aceptación de renuncia
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 ¿Qué nombre darle a las series
documentales?

El nombre dado a las series documentales debe guardar directa

relación con una o varias funciones de la dependencia, lo mismo que
con los tipos documentales que se generan en relación con un asunto.
Ejemplo: Contratos Estatales, Historias Laborales, Ordenes de pago,
Proyectos de Inversión, Resoluciones, Decretos, Licencias de
Funcionamiento, Conceptos Técnicos, Constancias y Certificaciones,
Actas, Actas de Junta Directiva, Actas de Comité de Archivo, Etc.

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 Lo que no se debe hacer....

Por ningún motivo pueden denominarse

series como por ejemplo: Oficios enviados,
Oficios Recibidos, Gobernación, Presidencia,
Contraloría, Ministerio, Documentos
personales, Memorandos, Notas internas,
Recibos de caja, Salida de elementos,
Pedidos, Cotizaciones, Bancos, Solicitudes
de la comunidad, Etc.

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 CLASIFICACIÓN

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ESTRUCTURA ORGÁNICO-FUNCIONAL

PRESIDENCIA

DIRECCIÓN DIRECCIÓN
DIRECCIÓN
TÉCNICA JURÍDICA
ADMINISTRATIVA

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 EMPRESA COLOMBIA

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ANÁLISIS Y VALORACIÓN

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 VALORACION DOCUMENTAL

• “Proceso por el cual se determinan los valores

primarios y secundarios de los documentos con el fin
de establecer su permanencia en las diferentes fases
de archivo”

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 VALORACION EN EL CICLO VITAL

ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO

GESTION CENTRAL HISTORICO

VALORES VALORES
PRIMARIOS SECUNDARIOS

ADMINIST.
LEGAL CULTURAL
FISCAL HISTORICO
CONTABLE CIENTIFICO
TÉCNICO

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VALORACION PRIMARIA A PARTIR DE LA CARACTERIZACIÓN DE VIGENCIA DE
LOS PROCESOS QUE SOPORTAN LOS DOCUMENTOS

VALORES PRIMARIOS: CRITERIOS ADMINISTRATIVOS, FISCALES,

CONTABLES, JURÍDICOS Y TÉCNICOS

ACCIONES DISCIPLINARIAS? 5 AÑOS? ACCIONES FISCALES?

ACCIONES CIVILES 10 AÑOS? ACCIONES CONTABLES

ACCIONES PENALES + 20 AÑOS? LESA HUMANIDAD

ACCIONES LABORALES + 80 AÑOS? INTIMIDAD PERSONAL?

AG AC

Permanencia V/r x Según utilidad Vigencia (menos) Permanencia AG

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 VALORACIÒN SECUNDARIA

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 METODOLOGÍA DE
ELABORACIÓN

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 PASOS METODÓLOGICOS
PARA LA ELABORACIÓN DE LAS TRD
1o. 2o. 3o.
Compilación de Entrevista con los Análisis e
información productores de interpretación de
institucional los documentos la información
Normas sobre  Aplicación de Identificación y
creación y cambios Encuesta Estudio conformación de
estructurales. Unidad series
Manuales de Documental Valoración
procedimientos. documental
Funciones de las
dependencias
Organigrama
actualizado

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 CODIFICACIÓN

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 ORGANIGRAMA MODELO

CONCEJO DESPACHO PERSONERIA

MUNICIPAL ALCALDÍA MUNICIPAL

SECRETARÍA
SECRETARÍA SECRETARIA OFICINA DE
GENERAL Y UMATA
HACIENDA BIENESTAR PLANEACIÓN
DE GOBIERNO
SOCIAL Y OBRAS
PÚBLICAS
INSPECCIÓN
DE POLICÍA TESORERÍA
UNIDAD DE
COMISARÍA EDUCACIÓN
DE FAMILÍA
CASA DE
LA CULTURA

UNIDAD
DE SALUD
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 CODIFICACIÓN – ESTRUCTURA MUNICIPAL

CONCEJO DESPACHO
PERSONERIA
MUNICIPAL ALCALDIA
MUNICIPAL
100 200
300

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 CODIFICACIÓN – ESTRUCTURA MUNICIPAL

CONCEJO DESPACHO PERSONERIA

MUNICIPAL ALCALDÍA MUNICIPAL
100 200 300

SECRETARÍA OFICINA DE
SECRETARÍA UMATA SECRETARIA
GENERAL Y PLANEACIÓN
HACIENDA 230 DE BIENESTAR
DE GOBIERNO Y OBRAS
220 SOCIAL
210 PÚBLICAS
240
250
INSPECCIÓN TESORERÍA UNIDAD DE
DE POLICÍA 221 EDUCACIÓN
211 241
CASA DE
COMISARÍA
LA CULTURA
DE FAMILIA
242
212
UNIDAD
DE SALUD
243 30
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 CODIFICACION

FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN

200 - 210 - 211 -

Alcaldía Secretaría Inspección de

Municipal General y de Policía
Gobierno

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 CODIFICACIÓN DOCUMENTAL

SERIE SUBSERIE Unidad

DOCUMENTAL
211- 01 211 - 01.01

Contravenciones Expediente
CONTRAVENCIONES
Ordinarias
211 - 01.02

Contravenciones Expediente
Especiales

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 IDENTIFICACIÓN Y
CONFORMACIÓN DE SERIES

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 Identificación, conformación
y denominación de series

OFICINA CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

PRODUCTORA

NORMAS Ley 734 de 2002

Adelantar los Procesos Internos

Disciplinarios a que haya lugar de
FUNCIÓN acuerdo con la Ley 734 de 2002

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TRÁMITE Por oficio o a solicitud de parte se instaura
denuncia
Manuales de procedimientos Jefe de CID cita al presunto Investigado a rendir
versión libre
Funcionario rinde versión libre sobre los hechos
que se le imputan
Jefe de CID recauda pruebas testimoniales o
físicas
Si hay mérito, se expide auto de apertura
Se reaudan nuevas pruebas
Se dicta fallo absolutorio o sancionatorio
PROCESO DISCIPLINARIO
UNIDAD Denuncia
DOCUMENTAL Citación
Versión libre
Testimonios
Pruebas documentales
Auto de apertura o preclusión
Testimonios y pruebas documentale
Fallo

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Entidad Productora: EMPRESA XXX
Oficina productora: Oficina de Control Interno Disciplinario
RETENCIÓN Disposición Final
CODIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS
101-01 PROCESOS DISCIPLINARIOS
-Denuncia
-Citación
-Declaración libre
-Pruebas documentales 5 20 X
-Auto de apertura
-Pruebas documentales
y testimonios
-Fallo
CONVENCIONES
CT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:......................................
M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo
Fecha:.................................................

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 CONFORMACION DE LA SERIE DOCUMENTAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

101.01PROCESO DISCIPLINARIO DE:
Eustacio Rodríguez
2004-04-28 - _______________

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

101.01 PROCESO DISCIPLINARIO DE:
Nepomuceno Reyes Carrero
2004-04-28 - _______________
folios_____________

PROCESOS DISCIPLINARIOS
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 Republica de Colombia
• Disposición final Archivo General de la Nación
– Señalan CTFactores que Impiden la Aprobación
y E simultáneamente
– Los documentos de CT se microfilman y se destruyen.
– No contemplan la selección (S) para ninguna serie.
– Señalan CT para todas la series
– Señalan E para todas las series
– Señalan S y E simultáneamente
– Señalan S y CT simultáneamente
– Señalen solo M
• Procedimientos
– No son coherentes con la disposición final
– No sustentan la eliminación
– No Señalan la modalidad de muestreo aplicada en la selección
– Señalan Aspectos relativos a la retención

Preparado por: División de Clasificación y Descripción

Clara Inés Casilimas, María Imelda López,
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 APROBACIÓN TRD

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 ESTUDIO Y AVAL DE LAS TRD POR
EL COMITÉ DE ARCHIVO

Reglamento General De Archivos, Art. 19: Cada

entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado
mediante el acto administrativo correspondiente, como
un grupo encargado de definir las políticas, los
programas de trabajo y de la toma de decisiones en los
procesos administrativos y técnicos de los archivos.

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4. PRESENTACIÓN ANTE LA INSTANCIA EXTERNA COMPETENTE

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 ACTUALIZACION
DE LA
TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
(TRD)

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 METODOLOGIA PARA AJUSTES

1. Identificar Organigramas y Actos administrativos que reflejen

la estructura y funciones de las dependencias, dentro del
proceso de reestructuración.

2. Definir cada una de las alternativas a seguir de acuerdo con los

resultados obtenidos del Cuadro entre estas tenemos:

 Creación de una nueva dependencia en la

Estructura Orgánica.
 Asignación de nuevas funciones
conservando el Acto Administrativo
Anterior.
 Traslado de una función a otra dependencia
 Supresión de funciones
 Cambio de denominación de la dependencia
 Cambio de jerarquía de la estructura
orgánica

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 METODOLOGIA PARA AJUSTES
3. Diligenciar el Cuadro

CUADRO

DEPENDENCIA: ___________________________

ACTO ADMINISTRATIVO ACTO ADMINISTRATIVO DOCUMENTOS QUE

ANTERIOR Y FUNCIONES GENERA
ACTUAL Y FUNCIONES

ACTO ADMINISTRATIVO: __________ ACTO ADMINISTRATIVO: __________

FUNCIONES FUNCIONES

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 METODOLOGIA PARA AJUSTES

4. Con base en los resultados del Cuadro, se pueden llevar

acabo las siguientes acciones:

 Identificar los nuevos

documentos.

 Según se determine, conformar

las nuevas series documentales, o
suprimir las que no procedan

5. Modificar o actualizar el Cuadro de Clasificación Documental,

con la codificación respectiva.

6. Efectuar la valoración documental y ajustar la Tabla de

Retención Documental
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METODOLOGIA PARA AJUSTES
 Es importante tener en
cuenta que la asignación
de una nueva función, no
siempre genera una
nueva serie documental

 El cuadro, debe
elaborarse por
dependencia para mayor
claridad e interpretación
de los datos.

 Si es necesario asignar
nuevos códigos, deben
ser congruentes con la
codificación existente.

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 Reseña bibliográfica recomendada:

• Archivo General de la Nación-AGN.

AGN. Ley 594 de 2000
Acuerdo No. 004 de 2013
Mini-manual de TRD.

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 GRACIAS

Con gusto atenderemos sus inquietudes:

contacto@archivogeneral.gov.co
Teléfonos: 3282888 Ext. 278 y 266
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