Organización en

Proyectos
Informáticos
José Onofre Montesa Andrés
Universidad Politécnica de
Valencia
Escuela Superior de
Informática Aplicada
2003-2004
 Índice
• Introducción
• La estructura de los Equipos
• La comunicación en el proyecto
Informático

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 1

 Introducción
• Aprobada la realización del proyecto, la
gestión de éste se centra en dos temas:
– Crear un equipo de trabajo.
– Hacer un seguimiento de lo planificado.
• Ahora trataremos el: ¿cómo organizar un
equipo de trabajo?”

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 2

Visión global del desarrollo.

Clientes y
Desarrolladores
Usuarios
Personas, Equipos, Organizaciones software
objetivo
Ideas…Especificación… Diseño… Código Maquina

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 3

 Estructura de la empresa y el
equipo de proyecto
• En el equipo hay dos tipos de personas:
– Las que provienen de la organización
receptora del subsistema informático, quien
lo explotará.
– Los técnicos cuya labor es la construcción
del subsistema.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 4

 Estructura de la empresa y el
equipo de proyecto
• El equipo puede utilizar un modelo
organizativo diferente al de la empresa
receptora.
• Hay que enlazar las dos organizaciones
de modo que no se produzcan conflictos
entre ellas.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 5

 ¿Porque crear una
Organización para el proyecto?
• En la planificación se fracciona las
actividades de modo que resulte fácil la
realización y control de cada tarea.
• Hay que crear las condiciones que:
• faciliten la coordinación: puesta en marcha , toma
de decisiones, seguimiento y finalización de
tareas.
• facilite comunicarse a las personas encargadas de
cada tarea, con las personas que realizan la misma
u otras tarea asociadas a la suya.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 6

 Diferentes ámbitos del
proyecto
• El proyecto Informático, nace con el
objetivo de proporcionar un subsistema
informático a una organización.
• La organización del equipo de
desarrollo puede ser independiente de
la empresa a la que le construye el
sistema.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 7

 Podemos encontrarnos con
diferentes coyunturas:
• El equipo del proyecto forma parte de la
división a la que le desarrolla el SI.
• El equipo del proyecto forma parte de la
organización pero no depende de los
mismos directivos que los usuarios. (en
organizaciones grandes).
• El equipo de proyecto es externo a la
organización.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 8

El equipo forma parte de la
división cliente del SI.
• Se tendrá muy pocos grados de libertad
para organizar el equipo (los disponibles).
• Si la dirección de la división apoya el
proyecto:
– todas las personas involucradas llegarán a
cotas altas de acuerdo.
– El objetivo del equipo y el de la organización
anfitriona son exactamente el mismo.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 9

El equipo sólo forma parte de
la organización.
• El equipo del proyecto dependerá
fundamentalmente del CPD y podrá utilizar
recursos (personas) especialistas en temas,
que se justifican como consecuencia del
tamaño de la organización anfitriona.
• Es posible que los objetivos del CPD no sean
los mismos que los del departamento cliente.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 10

 El equipo de proyecto es
externo a la organización.
• El equipo del proyecto se forma con
personal externo a la organización.
– Tiene mucha libertad a la hora de
seleccionar a los miembros,
– depende del tamaño de la suministradora.
• Los objetivos se comparten desde una
perspectiva de Cliente-Suministrador.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 11

 La estructura de las
Organizaciones
• Dado que la estructura de la organización
usuaria del futuro SI estará involucrada en los
problemas del desarrollo, vamos a ver los tipos
de organizaciones que existen y sus
características.
• Las estructuras típicas son:
– La estructura Departamental
– La organización por Proyectos
– La organización Matricial

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 12

 La estructura de las
organizaciones asigna:
• Tareas y actividades a grupos de
personas.
• Objetivos a cada grupo.
• Responsabilidades a grupos y
coordinadores
• Autoridad entre grupos o miembros de
éstos.
• Canales de comunicación formal.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 13

 La estructura Departamental
(I)
• Es la estructura más difundida (militar,
iglesia,...)
• Es la estructura piramidal típica. Cada nuevo
nivel que se introduce supone una cierta
especialización ya sea por:
– tipo de trabajo (funcional),
– localización geográfica (Territorial),
– tamaño de los clientes (Orientada al Cliente),
– producto (Orientada al Producto).

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 14

 La estructura Departamental
(II)
• La comunicación se suele permitir entre:
– personas al mismo nivel, bajo el mismo jefe.
– entre jefe y subordinado.
• La comunicación formal entre dos
personas en diferentes áreas supone un
recorrido del mensaje...
– de jefe a superior hasta un punto en la
pirámide, donde el mensaje comienza su
descenso.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 15

La estructura Departamental
(III) Ejemplo:
Ejemplo de Estructura Funcional

Dirección general

Secretaría General

Dirección Dirección Almacén

Compras Ventas

Alicante Castellon Valencia Alicante Castellon Valencia Alicante Castellon Valencia

A-1 C-1 V-1 A-3 C-3 V-4 A-5 C-5 V-6

A-2 C-2 V-2 A-4 C-4 V-5 A-6

V-3 A-7

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 16

 La estructura Departamental:
Ventajas
• Centralización de recursos similares.
– Especialistas del mismo tema están juntos.
• Mejora las posibilidades de carreras
profesionales
• Cooperación entre especialistas del mismo tema.
– Menor necesidad de expertos técnicos.
– Mayor flexibilidad en la asignación de
personal.
• Mayores niveles de estandarización
GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 17
 La estructura Departamental:
Inconvenientes
• Hay grietas en áreas ínter-funcionales
con lo que se crean conflictos de:
– Responsabilidad: “esto no me incumbe”
– Poder, varios desean tomar decisiones, de
forma independiente, sobre un mismo tema.
– Comunicación, “Yo finalice mi tarea”, “Nadie
me dijo que se pudiera continuar”, ...
• Diferentes Funciones pueden tener
objetivos contrapuestos.
GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 18
 La organización por Proyectos
(I)
• Se centra en la consecución de objetivos
independientes de forma rápida.
• La estructura de la empresa es función de los
proyectos que están realizando.
• Cada proyecto tiene asociado su equipo de
desarrollo y dispone de los recursos
necesarios para realizar el proyecto.
• Hay un director de proyecto con mucha
capacidad de decisión sobre su proyecto.
• El equipo es temporal, dura lo que el proyecto.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 19

 La organización por Proyectos
(II), Ejemplo:
Dirección General

Secretaría General

Proyecto A Proyecto B Proyecto C

Director A Director B Director C

Ingeniería Ventas Producción Ingeniería Ventas Producción Ingeniería Ventas Producción

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 20

La organización por Proyectos:
Ventajas.
• Unidad de objetivos (objetivo claro)
• Unidad de mando. Todos los relacionados
con el proyecto dependen de un mismo
jefe.
• Sencillez de la comunicación.
• Responsabilidades claras.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 21

La organización por Proyectos:
Inconvenientes
• Estructura variable de la empresa.
• Recursos duplicados e ineficiencia de éstos.
• Es difícil el comentar temas con especialistas.
• Gestión de personal muy compleja
– ¿Seguridad en los puestos de trabajo?
– Gestión de los currículums y carrera profesional.
– Tiempos muertos.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 22

 La organización Matricial (I)
• Es una estructura multidimensional
• Intenta tomar lo mejor de las otras.
• Se crea una estructura funcional, sobre
la que se superpone ortogonalmente una
estructura de proyecto

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 23

La organización Matricial (II)

Dirección General

Director General Director de Director de Director de Director de

de Proyectos Ventas Producción Finanazas Ingeniería

Director
Projecto A

Director
Projecto B

Director
Projecto C

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 24

 La organización Matricial:
Ventajas
• Equilibra los objetivos de los proyectos y
los departamentos.
• Provee de estabilidad a las personas de
la organización.
• Los especialistas se encuentran juntos,
se pueden consultar.
• Facilita las carreras profesionales.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 25

 La organización Matricial:
inconvenientes
• Los empleados tienen dos jefes o más en
el caso de recursos compartidos por
varios proyectos.
• Los directores de proyecto se sienten
con poca autoridad. (sólo son jefes de
sus subordinados mientras dure el
proyecto)

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 26

 La estructura de los Equipos
• El desarrollo de los proyectos
informáticos suele requerir:
– un equipo pequeño, por lo que las
estructuras clásicas sólo nos sirven de
marco de referencia.
– especialistas en diferentes áreas:
• conocimiento técnico informático
• conocimiento en el área del S.I. en estudio.
– (Equipos Multifuncionales).

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 27

 Estructura de los equipos
informáticos
• Se han clasificado las estructuras de los
equipos en tres tipos diferentes:
– Equipo no egoísta (Weinberg)
– Equipo de Programador Jefe.
– Equipo Controlado Descentralizado.
» Marilyn Mantei (1981)

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 28

 Equipo no Egoísta (Weinberg)
• Son equipos pequeños (< 10 personas)
• Las personas del equipo comparten el
código desarrollado. Examinando
mutuamente lo desarrollado.
• Las metas se marcan por consenso.
• El liderazgo del grupo es una función
rotativa, tratando de pasársela al
individuo más apropiado en cada
momento.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 29

 Equipo no Egoísta. Estructura
de Dirección.
• Las personas están en diferentes áreas
de conocimientos y niveles de
experiencia.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 30

Equipo no Egoísta. Sistema de
Comunicación.
• Todo el mundo puede comunicarse con
todo el mundo.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 31

 Equipo de Programador Jefe.
• Se trata de equipos pequeños.
• Hay un Jefe Técnico (el
programador jefe) que:
– Reparte las tareas a realizar. El se
queda con las más complejas.
– Recibe información del trabajo
realizado por cada miembro del
equipo.
– Toma todas las decisiones
importantes.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 32

 Equipo de Programador Jefe.
Estructura de Dirección.
• Es una estructura autocrática y
centralizada

Programador Jefe

Programadores Especialistas Consultores

Bases de Datos

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 33

 Equipo de Programador Jefe.
Sistema de Comunicación.
• Todas las comunicaciones pasan
necesariamente por el programador jefe.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 34

 Equipo Controlado
Descentralizado.
• Los equipos pueden ser grandes.
• Del líder del proyecto dependen una
serie de programadores expertos y
estos a su vez gestionan cada uno un
grupo de programadores.
• Trata de nutrirse de las mejores
características de los equipos
anteriores.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 35

 Equipo Controlado-descentralizado
Estructura de Dirección.
• La responsabilidad es del líder y los
programadores expertos.

Líder del Proyecto

Programador
Experto

Programador

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 36

 Equipo Controlado Descentralizado.
Sistema de Comunicación.
• Los grupos formados por
personas a un mismo nivel
y su superiores se
comunican de forma
descentralizada

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 37

 Comparación entre los
diferentes tipos de Equipos:
Dific Tam Dura Mod Fiabi Dura Soci
ultad año ción ulari lidad ción abili
dad dad
Estructura del equipo A B G P C L A B A B E L A B
l a r e o a l a l a s a l a
t j a q r r t j t j t x t j
a a n u t g a a a a r a a a
d e a a i
e ñ c
o .
No Egoísta X X X X X X X
Controlado X X X X X X X
Descentralizado
Programador Jefe X X X X X X X

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 38

La comunicación en el proyecto
Informático.
• Comunicación en Armonía
• La incapacidad de la gente para
comunicarse de forma efectiva es uno de
los obstáculos más comunes para la
obtención de productos de calidad así
como para la productividad.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 39

 Mejorar la comunicación
entre los miembros del
proyecto mejora la moral,
productividad, calidad y la
relación coste-beneficio.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 40

 Si se detectan problemas de
comunicación deberemos:
• Comprender las causas de problema.
• Poner en marcha acciones correctivas.
• Forzar hacia un entorno de trabajo
comunicativo.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 41

 Facilita la comunicación.
• Cuando estas equivocado admítelo.
• Ejercita la tolerancia.
• Habla con la gente.
• Ayuda a los demás.
• Pide ayuda a los demás.
• Utiliza el tacto; haz tus comentarios
desde una perspectiva correcta.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 42

 Facilita la comunicación.
• Mantén informados a los demás; No
Sorprendas.
• Cierra los problemas.
• Muestra aprecio.
• Escucha con atención.
• Saluda a la gente; Recuerda sus nombres.
• Alcanza compromisos.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 43

 Facilita la comunicación.
• Debes estar deseoso de romper la
tradición.
• Ten claro lo que debes esperar de los
demás.
• Respetar a las personas.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 44

Respeta a las demás personas.
• No existe mejor recomendación para
trabajar en grupo que la de tratar a los
otros como te gustaría que te tratasen a
ti.
• La gente tiende a tratarte del mismo
modo en que la tratas.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 45

Cuando estas equivocado admítelo.
• Admitir que estas equivocado puede
cambiar el modo desde la confrontación
a la cooperación.
• Si sabes que te has equivocado, no
construyas muros a tu alrededor.
• No es cierto el dicho: “Admitir que
estas equivocado es signo de debilidad”
• Aumentaras el respeto hacia ti.
• La tensión tiende a desaparecer.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 46

 Ejercita la tolerancia.
• La tolerancia con que trates a los demás
enseñara a los otros a ser tolerante
cuando lo requieran tus acciones.
• De forma especial cuando alguien esta
aprendiendo.
• Recuerda las veces en que te has
equivocado.
– En un caso en el que no fueron tolerantes
– En un caso en que lo fueron

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 47

 Habla con la gente.
• La comunicación interactiva todavía es la
mejor.
• Es mas fácil criticar a las espaldas de uno,
sobre todo cuando no lo conoces.
• Sal de tu puesto para hablar con tus
superiores, inferiores y compañeros.
• Habla por teléfono, en lugar de enviar notas.
• Cuando tengas una reunión, plantéate quienes
se podrían beneficiar.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 48

 Ayuda a los demás.
• Ayuda a los demás cuando puedas.
• Cuida de no hacer el trabajo de los
demás. (Se te mide por tu trabajo).
• No crees dependencias.
• Enseña como hacerlo. Sugiere caminos
para aprender.
• Se respeta a los que ayudan.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 49

 Pide ayuda a los demás.
• Acudiendo al potencial de otros lleva a
los dos a ganar de la experiencia.
• Todo el mundo tiene cosas que aportar.
• Te sorprenderás no solo de la
respuesta, sino que también de la
mejora en tus resultados.
• Las personas a las que se les pide ayuda
se sienten bien.
• Busca al combinación “Ganar-Ganar”

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 50

 Utiliza el tacto; haz comentarios
desde una perspectiva correcta.
• Tacto, es el arte de hacer una puntualización
sin hacer un enemigo.
• Ponte en la piel de los demás:
– ¿Como reaccionaria si me dijeran esto?
• Deja claro que quieres trabajar con los demás
y añadir valor al proyecto.
• Los mensajes que envías no se escuchan por lo
alto que lo envíes.
• Deja las emociones aparte :-( | :-) | ;-)

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 51

 Mantén informados a los
demás; No Sorprendas.
• Esfuérzate por no sorprender con
noticias malas.
• Las noticias malas son como la basura;
cuando mas tardes en actuar sobre ellas,
mayor será el mal olor.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 52

 Cierra los problemas.
• Los problemas prolongados entre
personas o grupos tienen efectos
negativos para la comunicación.
• Ojo si escuchas:
– Veremos que pasa,
– No se que es lo que voy ha hacer
– Trabajare en esto más adelante
– Todavía no he entrado a este asunto
– No me he olvidado de esto, pero...

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 53

 Muestra aprecio.
• Una de las frases más importantes que
puedes pronunciar es “Gracias”
• Cuando la gente haga algo por ti, muestra tu
aprecio.(aceptación)
• Estará deseoso de ayudarte otra vez.
• Si muestras tu gratitud en publico, será
mayor la percepción.
– Recuerda situaciones en las que tras hacer un
buen trabajo fuiste elogiado o no.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 54

 Escucha con atención.
• Escuchar beneficia a ambas partes.
• En la comunicación se envía y recibe
información.
– Escuchar es la parte fundamental de la recepción.
– El emisor rara vez tiene problemas de
concentración
– El receptor puede estar distraído por otros
pensamientos.
• Preparando la respuesta a lo dicho hace 2 minutos.
• Contando los segundos hasta que termine de hablar para
irse.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 55

 Escucha con atención.
• Técnicas para aumentar la atención.
– Hacer preguntas sobre el tema,
– Reafirmar lo dicho
• Ganaras en conocimientos, y ganara el
proyecto.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 56

Saluda a la gente; recuerda sus
nombres.
• Es una forma importante de implicarse con
los demás.
• Recordar situaciones en las que algún
superior se dirigiera a vosotros por nombre.
• Recordar otra situación en la que algún
superior se cruzase con vosotros, pero que
no os saludara.
• Los 30 segundos del ascensor
• ¿Que situación hace que trabajéis mas duro?

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 57

 Alcanza compromisos.
• Una solución de compromiso, es
frecuentemente la mejor.
• Es fácil que dos partes se encuentren en
desacuerdo.
– Es posible que las dos partes tengan la
razón.
– Si todos tienen que trabajar para el tema lo
mejor será ponerse de acuerdo
• (Unir los objetivos por los que se trabajara)

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 58

 Alcanza compromisos.
• Es un signo de fuerza el concentrarse en
los aspectos que uno cree mas
importantes, dando menos importancia a
los otros.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 59

 Esta deseoso de romper la
tradición.
• No permitas que los hábitos pasados
impidan el progreso positivo.
• Mucha gente utiliza los hábitos como
razones de peso para no mejorar.
• Vivimos en un mundo muy cambiante.
– Debemos estar abiertos a nuevas ideas y
formas de pensar.
– Lucha por hace las cosas que tienen más
sentido.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 60

Ten claro lo que debes esperar
de los demás.
• Si queremos que se forme un equipo
efectivo, los miembros de un proyecto
deben entender el papel de los demás.
• Las expectativas que tenemos de los
demás pueden causar problemas.
• Esperamos ciertas cosas de la gente con
la que trabajamos.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 61

Ten claro lo que debes esperar
de los demás.
• Asumimos que los demás saben lo que
esperamos.
• Las expectativas han de estar
documentadas:
– Documentadas, Aprobadas y ser Medibles
(para medir el cumplimiento)

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 62

 Bibliografía
• de Cos Castillo, M. Teoría General del Proyecto.
Síntesis 1995.
• Mantei, M. “The effect of Programming Team
Structures on Programming Task”. CACM Marzo 1981.
Reimpreso en “Tutorial: Software Engineering Project
Management de R. Thayer, IEEE Computer Society
Prees, 1988.
• Whitten, N., Managing Software Development
Projects - 2nd de.. John Whiley & Sons Inc. 1995.

GPI-3A. Organización en Proyectos Informáticos . 63