Trámites y documentación

«El pesimista se queja del viento. El optimista espera que cambie.

El realista ajusta las velas.»

WILLIAM GEORGE W ARD, teólogo y matemático.

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 #Emprendedores

Llongueras: de botones a empresario

 Abre su primer salón de peluquería y, desde entonces, el negocio no ha parado de creer, incluso
fuera de España. Revolucionó la peluquería con el primer salón unisex; luego, con un salón
autoservicio; más tarde, con el servicio nocturno.
 En sus comienzos, Llongueras fue un empresario individual. Con este tipo de empresa, el
emprendedor asume de manera personal e individual todos los riesgos de su actividad
emprendedora, a la vez que los trámites de constitución resultan sencillos y rápidos.
 Más tarde, creó la academia de peluquería C&C Llongueras, como una sociedad limitada. Con esta
forma jurídica, todos los socios se conocen y solo pueden transmitir su participación en la empresa
a los otros socios o a familiares directos. Los trámites son más complejos, pero, a cambio las
deudas de la empresa solo se pagarán con el patrimonio de la compañía.
 Llongueras constituyó también una sociedad anónima: la empresa Peluquería y Maquillaje:
PEYMA, S. A. En esta figura societaria, el capital de la empresa se divide en acciones. Cada socio
posee un número proporcional al dinero aportado y, en función de ello, se reparten los beneficios
y el peso del voto cuando hay que tomar decisiones. Las acciones se pueden vender libremente.
 Por último, Llongueras se decidió a constituir una franquicia. Es una forma segura para los
principiantes de atraer clientela, reducir riesgos y generar beneficios, ya que el prestigio de la
marca respalda el negocio.

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Kukuxumuxu

 El inicio fue casual. Tres amigos intentaron conseguir algo

de dinero para disfrutar los sanfermines vendiendo
camisetas de recuerdo. Sin embargo, los plazos fallaron y no
pudieron distribuir su producto a través de las tiendas, por o
que decidieron vender ellos mismos las camisetas por la
calle. El éxito fue tan sorprendente que surgió la idea de
crear su propia empresa: un negocio al por mayor de
prendas textiles.
 Kukuxumusu registra cada uno de sus dibujos en el Registro
de la Propiedad Industrial. Un paso que encarece su
producto final, pero que les confiere ciertas garantías para
defenderse frente al plagio.

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 Conceptos básicos

En esta unidad profundizaremos en los siguientes conceptos:

1. Clasificación de las empresas

2. Trámites para la creación de la empresa

3. Trámites de constitución

4. Trámites de puesta en marcha

5. Otros trámites

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 Conceptos básicos
1. Clasificación de las empresas

Según su titularidad:
 Empresas públicas. Son aquellas empresas que están bajo el control del Gobierno, ya sea central,
autonómico o local. La Administración será, por tanto, titular de la compañía o de parte de ella.
 Empresas privadas. Son entidades creadas por individuos particulares para desarrollar una
actividad económica a fin de conseguir beneficios. Según el número de personas que las
constituyan, el capital social mínimo necesario y la responsabilidad de los socios, adquieren una
denominación u otra.

Según su forma jurídica:

 Empresario individual. Empresas constituidas por un socio. Es la forma jurídica más sencilla, ya
que solo hay un propietario. No puede tener socios, aunque sí puede contratar trabajadores.
 Sociedades. Empresas constituidas por uno o varios socios. Aunque sean unipersonales, la
característica que las diferencia de las anteriores es que sí pueden tener socios. Igualmente,
pueden contratar trabajadores..

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 Conceptos básicos
1.1. Franquicias

 El franquiciador ofrece es la marca y su prestigio, los productos apropiados, asesoramiento

sobre cómo «llevar el negocio» o know-how y acciones de marketing.
 El franquiciado, por su parte, deberá seguir las indicaciones del franquiciador y abonarle unas
cantidades periódicas, que se denominan regalías, canon o royalties.
 El acuerdo suele durar entre cinco y treinta años, con la posibilidad de cancelación anticipada
mediante un preaviso.
 En España, los empresarios que quieran hacer una franquicia con su marca deben inscribirse en
el registro de franquiciadores, bien sea en el registro autonómico o en el registro central.

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 Conceptos básicos

1.2. Elección de la forma jurídica

La elección de la forma jurídica es un aspecto fundamental, ya que implica exigencias en cuanto a:

 El número de socios
 El capital inicial mínimo o máximo necesario
 La protección del patrimonio personal de los socios en caso de deudas
 Los impuestos a pagar
 Los trámites exigibles para su constitución
 La mayor o menor facilidad a la hora de transmitir a terceros el porcentaje de participación en
la empresa
 La imagen ante los clientes

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 Conceptos básicos

1.3. Funcionamiento de una sociedad

 Cada socio aporta una cantidad de dinero para constituir la empresa y con ello adquiere una parte
de la propiedad de la empresa.

 Las normas que los socios acuerdan, como cuántas veces reunirse, si pueden vender su parte a
cualquier persona, etc., se recogen en los Estatutos.

 La Junta General de Socios es la reunión periódica de los socios donde se toman decisiones que se
recogen en un acta (similar a una Junta de vecinos); por ejemplo, dónde invertir los beneficios, si
es necesario aportar más capital, quién será el administrador, modificar los estatutos, etc.

 El Administrador se encarga de ejecutar las decisiones tomadas en la Junta General de Socios

(como el Administrador de una Comunidad de vecinos). También tiene la representación legal de
la empresa, lo que significa que es responsable ante los tribunales por las actuaciones
inadecuadas de la empresa.

Esto es así en todas las formas jurídicas menos en la Cooperativa.

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 Conceptos básicos

En la siguiente tabla se analizan los diferentes criterios de elección y sus implicaciones prácticas.

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 Conceptos básicos

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 Conceptos básicos

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 Conceptos básicos

Aclaraciones

La responsabilidad de los socios. Se refiere, en este contexto, a la manera de afrontar el pago

de deudas cuando estas superan los bienes que posee la empresa.

 Responsabilidad limitada: las deudas se cubren solo con los bienes de la empresa
(patrimonio mercantil). Si no fuera suficiente, la empresa no podría pagar a sus
acreedores.

 Responsabilidad ilimitada: las deudas se pagan con el patrimonio mercantil, es decir, los
bienes corporativos. Si no fuera suficiente, se cubrirían las deudas restantes con el
patrimonio personal del o los empresario/s. El riesgo que se asume es mayor.

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 Conceptos básicos

1.4. Carga fiscal

Todas las empresas pagan impuestos por los beneficios que obtienen, pero se diferencian en qué
impuesto pagan y en el tipo impositivo.

 Impuesto de Sociedades. El tipo es fijo, de manera que no cambia cuando la empresa tiene buenos
resultados, ni cuando obtiene pocos beneficios. Se liquida en julio, aunque hay que presentar una
declaración trimestral y pagos fraccionados en los meses de abril, octubre y diciembre.

 IRPF. El tipo impositivo se incrementa cuando el empresario tiene grandes beneficios, pero se
reduce cuando no está generando ingresos. Sin embargo, el tipo mayor es superior al del Impuesto
de Sociedades. Se liquida al hacer la declaración de la renta en el mes de mayo, pero hay que
presentar una declaración trimestral donde se abona el 20 % de los beneficios obtenidos hasta el
momento. Para empresas de reciente creación, este porcentaje trimestral es del 9 %.

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Para calcular los beneficios de su actividad empresarial, los empresarios individuales pueden optar por
dos regímenes:

 En la estimación directa, se suman ingresos y se descuentan deducciones para obtener los

beneficios conseguidos, de manera que el emprendedor debe llevar un registro minucioso de cada
pago e ingreso realizado.
 En la estimación por módulos, se tienen en cuenta las características de la empresa, como el
número de trabajadores, el tamaño del local, etc., de manera que se facilita el cálculo.
Los tipos impositivos que se aplican son los siguientes:
 En el Impuesto de Sociedades, se aplica con carácter general un 25 %. No obstante, las empresas
de nueva creación, tributarán al 15 % durante los dos primeros años que obtengan beneficios y las
cooperativas fiscalmente protegidas tendrán un tipo del 20 % .
 En el IRPF los tipos que se aplican dependen de los beneficios conseguidos, agrupados en tramos.
Actualmente hay cinco tramos, cuyos tipos impositivos son: 19 %, 24 %, 30 %, 37 % y 45 %.

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A. Formas jurídicas más habituales

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 Conceptos básicos

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B. Formas jurídicas menos habituales

 Sociedad Civil. Es un contrato de colaboración por el cual dos o más personas se obligan a poner
en común bienes o dinero (llamados socios capitalistas), trabajo o industria (llamados socios
industriales) con ánimo de repartir entre sí las ganancias.
 Comunidad de Bienes. Es una agrupación de varias personas que comparten la propiedad de una
cosa o derecho «pro indiviso», esto es, el objeto pertenece indistintamente a más de una persona.
 Sociedad Comanditaria. Sociedad que integra socios colectivos (aportan capital, trabajan y
responden personal, subsidiaria y solidariamente de las deudas sociales) y socios comanditarios
(aportan capital y tienen responsabilidad limitada a su aportación). Puede ser comanditaria simple,
si no está obligada a auditar sus cuentas anuales ni a depositarlas en el Registro Comercial, o
comanditaria por acciones, en caso contrario.
 Sociedad colectiva. Sociedad mercantil de carácter personalista en la que, al menos, dos socios
actúan en nombre colectivo. No requiere un capital social mínimo. La responsabilidad es ilimtada,
respondiendo subsidaria, personal y solidariamente de las deudas sociales. Además, la normativa
ha creado otro tipo de formas jurídicas, como la sociedad agraria de transformación, la sociedad de
garantía recíproca, las entidades de capital riesgo y la agrupación de interés económico, cuyo
estudio trasciende los objetivos de este libro.

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2. Trámites para la creación de una empresa

La Ventanilla Única Empresarial dispone de una red de centros presenciales de tramitación así
como de un servicio gratuito de asesoramiento on-line.
Asimismo, para facilitar la tramitación con otras Administraciones Públicas, hay dos recursos:
 Sistema RED. Cualquier empresa puede realizar aquí sus gestiones ante la Seguridad Social.
 Sistema contrat@. Trámites ante el SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal).

Recientemente, se ha creado la Ventanilla Única del Emprendedor, un nuevo recurso que no

debe confundirse con la Ventanilla Única Empresarial, enfocada a la información y
asesoramiento. Así, informa sobre ayudas y subvenciones, cuestiones legales y jurídicas y
permite tutelar el plan de negocio.

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 Conceptos básicos
En la siguiente tabla se presentan los trámites de constitución y puesta en marcha de la empresa.

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3. Trámites de constitución

Los trámites de constitución son los que hacen que la empresa tenga personalidad jurídica.
 El empresario individual no realizará ningún trámite de constitución, dado que ya es una persona
física.
 Las sociedades deben cumplir varios requisitos que se detallan a continuación.

3.1. Certificación negativa de la denominación social

La obtención de este certificado es necesaria para asegurarnos de que no existe ningún otro negocio
que lleve el nombre que queremos poner a nuestra razón social.

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3.2. Apertura de cuenta bancaria

 Los pagos y cobros que se realicen en nombre de la sociedad deben efectuarse a través de una
cuenta bancaria a nombre de dicha empresa.
 La cantidad mínima para abrir la cuenta será la determinada según el requisito legal de cada tipo
de sociedad. No obstante, deberían aportarse cantidades superiores, las que garanticen la
actividad empresarial durante los primeros meses, mientras no haya ingresos.

3.3. Elaboración de los estatutos y firma de la escritura de constitución

 Los estatutos sociales son las normas que van a regir la sociedad. Incluyen los datos de la
empresa, de los socios y los acuerdos adoptados entre ellos, es decir, nombre, objeto social,
capital social, domicilio social, régimen de participación de cada socio, etc.
 La escritura de constitución es el documento legal sobre los propietarios de la empresa y su
porcentaje de participación, el órgano de administración, los estatutos, etc. Se firma ante
notario, con el fin de darle autenticidad y validez legal.

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 Conceptos básicos
3. 4. Solicitud del NIF provisional

El NIF o Número de Identificación Fiscal (antes CIF) sirve para identificar la sociedad ante la Agencia
Tributaria. El NIF provisional será sustituido por el NIF definitivo una vez registrada la empresa.

3.5. Liquidación del impuesto ITP/AJD

Cuando se abre la cuenta bancaria, se ingresa el capital social inicial. Es una transmisión patrimonial,
por lo que se debe abonar el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos
Documentados (ITP/AJD), que será siempre el 1 % del dinero aportado. Una vez liquidado, la
empresa ya puede ser inscrita en el registro correspondiente.
En caso de disolución de la sociedad, los bienes se liquidan y, después de pagar las deudas, se
reparten entre los socios. En este caso, también se paga este impuesto, ya que los socios han
recibido una transmisión patrimonial.

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 Conceptos básicos
3. 6. Inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil

 Las empresas inscriben en el Registro Mercantil de la provincia correspondiente sus momentos

vitales: la constitución, la ampliación, la fusión, la escisión, la disolución…
 La creación de la figura del empresario de responsabilidad limitada obliga a que este comparezca
ante el notario y declare formalmente su voluntad de adquirir la condición de empresario de
responsabilidad limitada (ERL). El notario se encargará luego de los trámites oportunos para que
figure inscrito como ERL en el Registro Mercantil.
 Una vez inscritas, las sociedades están obligadas a hacer constar en toda la documentación que
generan los datos identificadores en el Registro Mercantil. El incumplimiento de esta norma puede
originar una multa de hasta 3 000 €.

3. 7. Inscripción de la sociedad en otros registros

Algunas empresas requieren de manera adicional estar inscritas en un registro especial.

Por ejemplo, las empresas de venta a distancia, franquiciadoras, empresas editoriales, empresas
cinematográficas, industrias y establecimientos alimentarios, centros de animales de compañía,
embotelladores y envasadores de vinos y bebidas alcohólicas, e industrias electrónicas, de
telecomunicación, informáticas o automovilísticas.

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 Conceptos básicos
4. Trámites de puesta en marcha

Los trámites de puesta en marcha son aquellos que la empresa debe realizar, una vez adquirida la
personalidad jurídica, para comenzar su actividad económica.

4. 1. Obligaciones con Hacienda

 Obtención del NIF definitivo. Recuerda que el NIF provisional debe reemplazarse por el NIF
definitivo.
 Alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores. La Administración Tributaria dispone
de un Censo de Obligados Tributarios dentro del cual se encuentra el Censo de Empresarios,
Profesionales y Retenedores, en el que deben darse de alta las personas o entidades que vayan a
desarrollar actividades empresariales o profesionales. Además, las personas jurídicas deben incluirse
en el Censo de Tributarios Obligados.
 Alta en el Censo de IVA. Es necesario para retener el IVA en las facturas que se emitan y deducirlo en
las que se abonen.
 Alta en el IAE. Es un tributo que grava el ejercicio de actividades empresariales, profesionales o
artísticas. Están exentos del pago los empresarios individuales y las sociedades que tengan una cifra
de negocios inferior a un millón de euros.

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4. 1. Obligaciones con Hacienda

Todos los trabajadores están obligados a darse de alta en la Seguridad Social y a cotizar
mensualmente. Los trabajadores asalariados abonan alrededor de un 7 % de su Base de Cotización,
mientras que la empresa está obligada al pago del 28 % restante, aproximadamente. Por el contrario,
los socios emprendedores abonan alrededor de un 30 % de la Base de Cotización.
Es preciso que la empresa esté inscrita en este organismo e identificada con un número propio,
teniendo en cuenta que debe informarse de todos los centros de trabajo de que dispone la compañía.
Los empleados, al ser trabajadores por cuenta ajena, se dan de alta en el Régimen General de la
Seguridad Social. Los socios, al ser trabajadores por cuenta propia, se dan de alta en un Régimen
Especial, el de los autónomos, más conocido como RETA (Régimen Especial de Trabajadores
Autónomos).

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 Conceptos básicos
Estas son las obligaciones que empresas y trabajadores tienen con Hacienda:

 Inscripción de la empresa. La inscripción de la empresa es el procedimiento por el que la Tesorería

General de la Seguridad Social asigna a la empresa un número para su identificación y para el control
de sus obligaciones con la Seguridad Social.
 Solicitud del libro de visitas. El libro de visitas es obligatorio para todas las empresas y autónomos,
aunque no tengan trabajadores a su cargo, y debe presentarse al inspector de trabajo siempre que se
solicite. Debe tenerse un libro por cada centro de trabajo.
 Alta de los socios en el RETA. Darse de alta en el RETA es obligatorio para los empresarios
individuales y para los socios, aunque algunos tipos de sociedades admiten la posibilidad de que los
socios estén encuadrados en el Régimen General. Es el autónomo el que elige la cantidad a abonar. A
estas bases se les aplica un porcentaje, que varía según se quiera estar más o menos cubierto en
situaciones de enfermedad o accidente.
 Alta de los trabajadores en el Régimen General de la Seguridad Social. El alta del trabajador en el
Régimen General genera el derecho a estar cubierto por este organismo y la obligación de cotizar
mensualmente. Estas cuotas son abonadas en un 6,7 % por el trabajador y entre el 25-35 % por la
empresa. Si fuera la primera vez que trabaja, previamente hay que solicitar la afiliación del trabajador.
 Una vez concertado el contrato o bien la prórroga de este, debe ser comunicado al Servicio Público de
Empleo en un plazo de diez días.

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 Conceptos básicos
5. Otros trámites

Además de los trámites en la Seguridad Social y en Hacienda, el emprendedor debe realizar unas
gestiones en el Servicio de Empleo, el Ayuntamiento y, a veces, en la Oficina de Patentes.

 Comunicación de las contrataciones al Servicio de Empleo. Debe ser entregada al Servicio Público
de Empleo una copia del contrato, firmado por el empresario y el trabajador, en un plazo de diez
días desde su firma.
 Solicitud de licencias municipales. El inicio de una nueva actividad en un local conlleva la
obligación de solicitar algunas licencias ante el Ayuntamiento:
– Licencia de actividades e instalaciones. Obligatoria antes de abrir un local al público por
primera vez.
– La llamada «auto licencia exprés» reduce las cargas administrativas para abrir un comercio al
por menor de reducidas dimensiones.
– Licencia de obras. Debe solicitarse en el supuesto de realizarse obras.
– Licencia por cambio de titularidad o de actividad.
 Registro de la Propiedad Industrial. Se puede registrar una patente de invención, un modelo de
utilidad, un diseño industrial, una marca o un nombre comercial en la Oficina Española de Patentes
y Marcas. Esto protege a la empresa frente a copias no autorizadas.

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 Simulación empresarial
Fase 1. Elegir una forma jurídica

La forma jurídica puede beneficiarnos o, por el contrario, convertirse en un hándicap al impedirnos,

por ejemplo, en una cooperativa contratar trabajadores si no se cuenta con un número concreto de
socios cooperativistas; o en una sociedad limitada nueva empresa resultaría imposible incorporar un
nuevo socio si la empresa ya está integrada por cinco.
Por ello, no solo deben tenerse en cuenta los aspectos fiscales o el desembolso inicial de capital
preciso, todos los criterios que son determinantes: como número de socios, el capital inicial mínimo o
máximo necesario, la protección del patrimonio personal de los socios, los impuestos, los trámites
exigibles para su constitución, la facilidad a la hora de transmitir a terceros el porcentaje de
participación en la empresa y la imagen ante los clientes.

Fase 2. Trámites de constitución o de puesta en marcha

Dado que se trata de una simulación, no podrás cumplimentar los formularios que se exigen, pero sí
podréis redactar los estatutos.
Ayuda práctica:
Cumplimentad el formulario correspondiente a la forma jurídica que elijáis para vuestra empresa.
Encontraréis los modelos en este enlace http:
www.crear-empresas.com/formularios-estatutos-contratos

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 Simulación empresarial
Fase 3. Registro de la propiedad intelectual

Una patente de invención es un título que reconoce a su titular el derecho de explotación en exclusiva
de un producto.

 Un modelo de utilidad protege modificaciones en la configuración, la estructura o la constitución

de un producto. La duración de la protección es de diez años improrrogables.
 Un diseño industrial supone una modificación en la apariencia del producto y no en su
funcionalidad o utilidad. La protección se otorga por cinco años y es renovable.
 El registro de marcas y nombres comerciales no es obligatorio para comenzar una actividad
empresarial. Se adquiere por medio de su inscripción en el Registro de Marcas de la Oficina
Española de Patentes y Marcas.
─ La marca alude a cualquier signo o denominación que identifica el producto o servicio.
─ El nombre comercial se refiere a la denominación que identifica a una empresa y que sirve
para distinguirla de la competencia.
─ La denominación social es el nombre con el que se inscribe la compañía en el Registro
Mercantil.
 La Marca de la Unión Europea solo puede ser solicitada en un país pero su protección abarca a la
totalidad de la Unión Europea.

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 Plan de empresa

Las actividades de simulación realizadas en esta unidad te han servido para conocer la multitud de
trámites que hay que realizar, los plazos, la documentación requerida y la utilidad de cada una de
estas fases.

Esta unidad didáctica no tiene un reflejo directo en el plan de empresa. Por ello, no hay que
incorporar nada de lo que hagáis al plan como tal.

Es una fase menos creativa que las anteriores, pero, sin duda, es muy importante, ya que la
tramitación correcta y a tiempo os posibilitará el inicio de vuestro negocio.

Para facilitar la planificación en el desarrollo de todos estos trámites, podéis elaborar un sencillo
calendario en el que señaléis qué trámites vais a llevar a cabo y en qué fechas. Será un dato
aproximativo y servirá como herramienta de gestión empresarial.

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