COMPRAS DE BIENES MUEBLES Y

MATERIALES

JULIO, 2007

DIRECCIÓN GENERAL DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y SOPORTE TÉCNICO – ÁREA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

 COMPRAS DE BIENES MUEBLES Y MATERIALES

•“Requisición de Bienes Muebles y Materiales”.

•“Compras de Bienes Muebles y Materiales por Montos Menores o

Iguales a 1.100 Unidades Tributarias”.

•“Recepción de Compras”.

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 BASE LEGAL

•Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones.

•Reglamento Parcial del Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones, para la
Adjudicación Directa en caso de Contratación de Obras, Servicios o Adquisición de
Bienes.
•Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal.
•Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público.
•Reglamento N° 1 sobre el Sistema Presupuestario.
•Decreto 1.891 sobre la Creación de la Comisión Presidencial de Compras de la
Administración Pública.
•Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.
•Ley Orgánica de la Administración Pública.
•Ley Contra la Corrupción.
•Decreto Nº 3.798, mediante el cual se dictan las Medidas Temporales para el
Establecimiento de Montos y Categorías de Contratos Reservados para Empresas
Alternativas Fabricantes de Bienes, Prestaciones de Servicios y Ejecutoras de Obras.
•Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de Administración
Central y Descentralizada Funcionalmente.

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 NORMAS

DISPOSICIONES GENERALES
•La Oficina de Apoyo Administrativo, a través de la Dirección de Mantenimiento y
Suministros, es la dependencia responsable del proceso de adquisición de bienes
muebles y materiales en el Ministerio del Poder Popular para Ciencia y Tecnología,
con base en la programación de los requerimientos formulados por las diferentes
dependencias, necesarios para el funcionamiento de la Institución y la ejecución de
sus proyectos, al inicio del ejercicio presupuestario y posteriormente con la
periodicidad con la cual deba elaborarse la programación de las compras de bienes
muebles y materiales.

•Las Requisiciones de Compras no incluidas en la Programación, deberán ser

justificadas por la dependencia solicitante y analizadas por la Coordinación de
Servicios y Adquisiciones de la Dirección de Mantenimiento y Suministros, para su
autorización por el nivel correspondiente.

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 NORMAS

•Las dependencias del Ministerio deberán formular sus requerimientos de bienes

muebles y materiales ante a la Dirección de Mantenimiento y Suministros de acuerdo
a los procedimientos establecidos en el presente Manual y en el Manual de Normas y
Procedimientos del Almacén, a través del formulario “Requisición de Bienes y
Materiales” FORMA: MCT-DMS-01-03/07 (m), el cual debe ser autorizado por
la máxima autoridad de la dependencia solicitante, exceptuando aquellas
adquisiciones que se realicen de conformidad con las Normas para la Constitución,
Manejo y Finiquito de Fondos de Caja Chica.

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 NORMAS

DEL REGISTRO INTERNO DE CONTRATISTAS

•Para ofertar bienes muebles y materiales a este organismo los proveedores o
contratistas deberán estar inscritos en el “Registro Interno de Contratistas” del
Ministerio del Poder Popular para Ciencia y Tecnología, el cual se rige por las normas
y procesos definidos en el procedimiento vigente para la “Inscripción en el
Registro Interno de Contratistas”. En caso que la oferta exceda de 500 U.T
deberán estar además inscritos en el Registro Nacional de Contratistas.

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 NORMAS

DE LOS NIVELES DE AUTORIZACIÓN

•Para cada Ejercicio Presupuestario o cuando se considere pertinente modificar las
escalas, el (la) Director(a) General de la Oficina de Apoyo Administrativo presentará
un Punto de Cuenta al (a la) Ministro(a) del Poder Popular para Ciencia y Tecnología
referente al “ESQUEMA DE AUTORIZACIÓN EN LAS ETAPAS DEL GASTO DEL
MINISTERIO DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA”, por el cual se regirá la autorización
de las adquisiciones de bienes muebles y materiales en este Ministerio.

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 NORMAS

DE LAS COTIZACIONES U OFERTAS

•Las cotizaciones u ofertas deberán presentarse de acuerdo a las estipulaciones e
instrucciones que al respecto establezca el Ministerio a través de la Dirección de
Mantenimiento y Suministros.

•El número de cotizaciones requeridas en el proceso de selección de contratistas para

la adquisición de bienes y materiales cuyo monto sea inferior a 1.100 U.T. se regirá
por lo que al respecto establezca la Ley de Licitaciones, su Reglamento o en su
defecto en el ESQUEMA DE AUTORIZACIÓN EN LAS ETAPAS DEL GASTO del
Ministerio del Poder Popular para Ciencia y Tecnología, vigentes. A tal fin, cuando se
realicen comparaciones de más de una oferta, se deberá utilizar el formulario
“Análisis de Cotizaciones” MCT-DMS-02-09/04 (m), el cual formará parte del
expediente de la compra.

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 NORMAS
•En toda adquisición, deberán prevalecer para la selección de ofertas criterios
basados en precios justos y razonables y la comparación de los mismos deberá
efectuarse en igualdad de condiciones para los contratistas o proveedores oferentes.

• En ningún caso la Coordinación de Servicios y Adquisiciones aceptará cotizaciones

telefónicas.

•Ningún contratista podrá presentar más de una cotización u oferta para una misma
adquisición a realizarse por el Ministerio; en caso contrario, quedará excluido del
proceso de selección.

•Cuando las características de los artículos lo requieran, se solicitarán las

muestras de los mismos en el proceso de definición de las condiciones para la
presentación de las ofertas o cotizaciones, debiéndose especificar si es necesario su
uso con carácter de prueba y dejándose constancia de su recepción y devolución
por el Ministerio mediante oficio del (de la) Director(a) de Mantenimiento y
Suministros.
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 NORMAS
•Cuando la adquisición a efectuarse sea de equipos de computación o de piezas e
insumos informáticos, la Dirección de Mantenimiento y Suministros deberá solicitar
la opinión de la Dirección General de Sistemas de Información y Soporte Técnico, la
cual conformará la cotización que beneficie mas al Ministerio del Poder Popular para
Ciencia y Tecnología, en caso de que el monto de la compra corresponda a la
adjudicación directa.

•Toda cotización solicitada y presentada por la Analista del Área de Procesamiento de

la Coordinación de Servicios y Adquisiciones debe ser verificada por su Coordinador,
en cuanto que la misma haya sido emitida por la empresa respectiva; una vez
contactada su veracidad debe firmarlas y sellarlas. Con la finalidad de agilizar los
trámites relativos a la adquisición de bienes muebles y materiales, se podrán evaluar
o analizar aquellas cotizaciones que lleguen vía fax, pero para el momento del
otorgamiento al proveedor o contratista de la Orden de Compra la Coordinación de
Servicios y Adquisiciones de la Dirección de Mantenimiento y Suministros deberá
exigir el original de la cotización u oferta, debidamente firmada y sellada por el
contratista.
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 NORMAS

DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA LAS ADQUISICIONES

•Las adquisiciones de bienes y materiales cuyo monto sea menor o igual a 1.100
U.T. se regirán por lo establecido en la Ley de Licitaciones, su Reglamento, el
Esquema de Autorización en las Etapas del Gasto del MCT y por el procedimiento
de “Compras de Bienes Muebles y Materiales por Montos Menores o
Iguales a 1.100 U.T.”.

•Las adquisiciones de bienes muebles y materiales cuyo monto sea mayor de 1.100
U.T. se regirán por lo establecido en la Ley de Licitaciones, su Reglamento, el
Esquema de Autorización en las Etapas del Gasto del MCT y por los procedimientos
que contemple el “Manual de Normas y Procedimientos para Licitaciones”
del Ministerio.

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 NORMAS

DE LA ORDEN DE COMPRA

•Se entiende por ORDEN DE COMPRA el instrumento jurídico mediante el cual se

formaliza la relación o el compromiso entre el Ministerio del Poder Popular para
Ciencia y Tecnología y el contratista; de manera que, por una parte, el Ministerio
garantiza el cumplimiento de los trámites administrativos y presupuestarios, y por la
otra el contratista se compromete a entregar en el plazo acordado el material o el
bien solicitado, en las condiciones y características allí definidas.

• La ORDEN DE COMPRA solo tendrá validez si cuenta con la firma del funcionario
autorizado para comprometer al Ministerio del Poder Popular para Ciencia y
Tecnología, de acuerdo a los niveles de autorización del gasto de este órgano, y con
la del contratista o proveedor de los bienes muebles o materiales.

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 NORMAS

•La Coordinación de Servicios y Adquisiciones adscrita a la Dirección de

Mantenimiento y Suministros, es la dependencia responsable de preparar los
formularios “Orden de Compra” FORMA: MCT-DMS-03-03/06 (A,B) (m) y
“Modificación o Anulación de la Orden de Compra” FORMA: MCT-DMS-04-
03/06 (m).

•Las adquisiciones que se realicen conforme a las “Normas para la Constitución,

Manejo y Finiquito de Fondos de Caja Chica” no requerirán de “Orden de
Compra”.

•La Orden de Compra deberá elaborarse sin tachaduras ni enmiendas que pudieran
generar dudas respecto a su legitimidad y contenido. En caso de errores insalvables
en la transcripción de los datos deberá anularse y registrarse con la indicación
“ANULADO” y archivarse para controles posteriores.

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 NORMAS

•Toda Orden de Compra que se emita deberá describir detalladamente el bien u

objeto de la compra, costos unitarios, costo total, condiciones de pago y entrega.

•La Coordinación de Servicios y Adquisiciones, en el marco del sistema de control

interno, deberá llevar una relación de las Ordenes de Compra emitidas y realizará el
seguimiento respectivo a fin de que se cumplan las condiciones establecidas en la
misma y los plazos de entrega. Dicha relación deberá contener como mínimo la
siguiente información: Número correlativo de la Orden de Compra, fecha de emisión,
concepto, contratista, monto y los datos referentes a la anulación o modificación de
ser el caso.

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 NORMAS

•Toda Orden de Compra expedida deberá ser retirada por el contratista o en su

defecto por una persona debidamente autorizada por escrito. Dicha autorización
deberá reposar en el expediente de la compra.

•Cuando existan casos debidamente justificados se realizarán las modificaciones del

monto original de la Orden de Compra, mediante la elaboración del formulario
"Modificación o Anulación de la Orden de Compra” FORMA: MCT-DMS-04-
03/06 (m), e igualmente se procederá en caso de incumplimiento por parte del
contratista que amerite la anulación de la tramitación.

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 NORMAS

DE LA ENTREGA DE LAS COMPRAS

•La entrega de los bienes muebles y materiales deberá efectuarla el contratista en las
fechas indicadas en la Orden de Compra. El (la) Director(a) de Mantenimiento y
Suministros podrá acordar prórroga para la entrega respectiva, siempre que el
contratista lo solicite por escrito exponiendo las causas que la justifique.

•Cuando la mercancía no sea entregada en las fechas indicadas en la Orden de

Compra la Dirección de Mantenimiento y Suministros, dependiendo de las condiciones
de la adquisición, deberá notificarlo oportunamente a la Consultoría Jurídica a fin de
que tomen las acciones legales correspondientes, así mismo, la citada Dirección debe
realizar la notificación respectiva ante el Registro Nacional de Contratistas, en virtud
del perjuicio ocasionado al Ministerio.

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 NORMAS

DE LA RECEPCIÓN DE LAS COMPRAS

•Toda mercancía para recibirse del contratista deberá venir acompañada del original
de la Orden de Compra y de la respectiva Factura o Nota de Entrega cuando se
efectúen entregas parciales, a los fines de verificar que la mercancía recibida se
corresponda con las especificaciones allí indicadas.

•El control perceptivo, que deberá practicarse sobre la recepción de los bienes
muebles y materiales adquiridos, se ejercerá de acuerdo al monto de la compra de
conformidad con el autorizado por el(la) Ministro(a) en el ESQUEMA DE
AUTORIZACIÓN EN LAS ETAPAS DEL GASTO del Ministerio del Poder Popular para
Ciencia y Tecnología. De dicho control deberá dejarse constancia a través del
formulario “Control Perceptivo de Compras” FORMA: MCT-DMS-05-06/07
(A,B) (m), en el cual se certifica que la mercancía adquirida se ajusta totalmente a
las especificaciones de la “Orden de Compra” en cuanto a sus aspectos cuantitativos y
cualitativos, en caso contrario deberá hacerse la acotación en la casilla de
observaciones.

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 NORMAS

•Los bienes muebles y materiales que se adquieran se les deberá registrar su entrada
por el Almacén dependiente de la Coordinación de Almacén y Correspondencia de la
Dirección de Mantenimiento y Suministros, cumpliendo el procedimiento establecido
en el Manual de Normas y Procedimientos del Almacén vigente en el MPPCT.
Igualmente, en caso de tratarse de bienes nacionales intervendrá posteriormente a
este proceso la Coordinación de Bienes de la Dirección de Administración y Servicios,
para el registro correspondiente en el inventario de bienes nacionales.

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 NORMAS

DE LA TRAMITACIÓN DEL PAGO

•La tramitación del pago deberá iniciarse un vez que el contratista haya
efectuado la entrega de la mercancía y la misma sea recibida conforme. En tal
sentido, deberá conformarse el expediente de pago con los siguientes documentos:
•“Solicitud de Pago” FORMA: MCT-DAS-01-04/07 (m),
•Original del formulario Control Perceptivo de Compras.
•Factura original debidamente conformada por los responsables del control
perceptivo.
•Original del formulario “Modificación o Anulación de la Orden de Compra”, de ser el
caso, con sus respectivos anexos que justifiquen la modificación, presupuesto o
cotización según se trate.
•Original de la Orden de Compra.
•Análisis de Cotizaciones, de ser el caso.
•Cotizaciones o presupuestos.
•Original de la Requisición de Bienes y Materiales.

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 NORMAS

•Las Solicitudes de Pago para las adquisiciones cuyo monto oscile entre 0 y 1.000 U.T.
podrán cancelarse mediante cheque, con cargo a la Cuenta del Fondo en Anticipo y
los trámites a seguir se describen en el Procedimiento de “Pago con Cheque”.

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 NORMAS

•A los efectos del control posterior, todas las transacciones reguladas por el presente
Manual deberán estar respaldadas con la suficiente documentación justificativa, archivarse
siguiendo un orden cronológico u otro sistema de archivo que facilite su oportuna
localización y conservarse, durante el tiempo estipulado por la Ley, en la Coordinación de
Contabilidad de la Dirección de Administración y Servicios.

•Para la adquisición de refrigerios, se aplicará el procedimiento “Solicitud y

Suministro de Refrigerios por Montos Menores a 20 Unidades Tributarias”
autorizado en el Ministerio.

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