ADMINISTRACIÓN

DEL TIEMPO.
Marco Antonio Gamarra Huaisara
Necesidad de administrar el
tiempo.
■ El tiempo es un recurso especial
■ Problemas y Causas
■ Organización
■ ¿Como conservar el equilibrio y control?
 ¿Qué es el tiempo?
■ Del latín tempus: magnitud física que mide la duración o

separación de acontecimientos sujetos a cambio, de los sistemas

sujetos a observación, esto es, el período que transcurre entre el

estado del sistema cuando éste aparentaba un estado y el instante

en el que dicho estado registra una variación perceptible para un

observador (o aparato de medida). La unidad básica de medida del

tiempo es el segundo y un día tiene 86.400 segundos.

 CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO
• Atípico. Diferente a los recursos que el hombre conoce y está
habituado a manejar.

• Equitativo. Todos disponemos de la misma cantidad: 24 horas.

• Inelástico. El tiempo no puede acumularse ni ahorrarse ni tomar

prestado.

• Indispensable. No hay acción humana que pueda realizarse sin

tiempo.

• Insustituible. No puede ser reemplazado por otro recurso.

• Inexorable. No conocemos modo de cambiar el sentido ni la

velocidad del tiempo.
El tiempo es un recurso especial

■ Todos tenemos el
mismo.
■ Una vez pasado ya
no se recupera.
■ Cualquier actividad
requiere tiempo.
¿Podemos controlar el
tiempo?
¡¡¡ NO !!!
■ Podemos controlar las actividades que realizamos.
■ De modo que podremos realizar:
– Más actividades ???
– Aquellas actividades que sean más importantes
■ Nos proporcionan mayor satisfacción
■ Nos llevan hacia nuestros objetivos
Problemas y Causas

■ Coyuntura
■ Actitudes
■ Causas del “stress”
■ Algunas Soluciones.
Coyuntura

■ Entorno tecnológico
– Cambios frecuentes ...
– necesidad de tiempo para responder
■ Economía global
– Menos barreras  downsizing,…
■ recortes de personal

■ Empleo
– Logrado por habilidad... Técnica
– Mantenido por habilidad Organizativa

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Habilidades Organizativas:

■ Capacidades
– Comunicación
■ Oral
■ escrita
– Trabajo en equipo
■ Control eficaz del
tiempo
 Actitudes
■ Pasiva: ir a remolque de los acontecimientos 
– “stress”, no tengo tiempo.

■ Activa: influir sobre el propio destino:

– Eficacia.
– Tengo tiempo.
 Síntomas del “stress”
■ Fase inicial ■ Fase aguda
– nerviosismo, – Hipersensibilidad,
– crisis de humor, – ansiedad,
– inseguridad/desconfianza – Desjerarquización de
– dificultad incremental / valores/ “Pasar”
fatiga mental,
■ Depresión/Infarto/Úlc
– neuralgias, eras...
– insomnio. – Apatía,
– sensación de fracaso,
– quejas constantes
 Causas del “stress”,
■
principales
Objetivos inalcanzables
“quita tiempos”
– tratar de hacer demasiado,
perfeccionismo,..
– Falta de planeación y
organización personal
– Falta de delegación eficaz
■ Tensiones del propio
trabajo
– Descontrol de
interrupciones,
– Reuniones excesivas o
ineficaces
– comunicación defectuosa
(incapacidad de decir “NO”)
■ Exceso vida sedentaria.
 Algunas Soluciones.
■ Vacaciones
■ Deporte
■ Cambiar de actividad
■ Verlo con perspectiva: Distanciarse
■ No dejarse llevar por sentimientos negativos
■ Administración del tiempo
– Planificación y Organización personal.
– Control de las interrupciones
Organización

1) La lista de cosas a hacer, El inventario

2) La matriz de prioridades.
3) Identificar las horas más y menos eficaces.
4) La realidad del tiempo controlable.
5) Usar un plan para organizarse.
6) Vivir con el plan diario
1) La lista de cosas a hacer

■ El inventario.
■ Origen de muchas urgencias de la lista...
■ Criterios de importancia.
1) La lista de cosas que hacer:
inventario de tareas.
Descripción Prioridad Tiempo
Importante Urgente Estimado
Resolver la inundación SÍ SÍ Hacer Ya
de la oficina
Plan estratégico SÍ NO Programar
nuevos productos
... NO SÍ Delegar/Org.
... NO NO No pasa nada
1) Lista de cosas que hacer:
Origen de muchas urgencias
■ 1. Tareas que encarga el
jefe.
– Ej.: Asigna 5 proyectos y
pide el 6º
■ Solución: Preguntar

■ 2. Tareas impuestas por

el sistema.
– Ej.: Llamadas de clientes
con quejas, ...
■ Solución: Reservar tiempo,
Organizar (núm. Errores)
1) La lista de cosas ha hacer:
Origen de muchas urgencias
■ 3. Acciones derivadas de subordinados
– Bola de nieve o bloqueo.
■ Solución: Comunicación
– El rebote del problema
■ Solución:
– ¿Cuál es el problema? ¿Cuales son las opciones? ¿Qué
recomienda? Y ¿Por qué? ¡Hagalo!
– ¡Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado
■ Salvo falta de cualificación
■ 4. Metas y actividades impuestas por uno
mismo: 1h/día
 1) Lista de cosas que hacer:
Criterios de importancia.
■ 2) Actividades que
■ 1) Principio de Pareto ley 80:20 Añaden Valor
– “lo más es menos y lo menos es
más” – En una fabrica:
– La mayoría de las actividades son ■  Proceso
simples y unas pocas: ■  Transporte
■ Causan la mayoría de resultados ■  Stock
■ Son importantes
■  Esperas
– El 20% de asuntos nos dan el 80%
del valor ■  Inspección
– El 20% de agencias venden el 80%
del producto
– El 20% de los clientes generan el
80% de quejas
 2) La matriz de prioridades.
Importancia
■ Tener la matriz a mano
Mucha  Poca
y actualizarla de vez en
Poca  Mucha

cuando.
 
Urgencia

■ Es clave haber
acabado el día
  habiendo hecho .
–  Hacer “Ya” ■ No planear más de 6
–  Planear a medio plazo actividades/día, lo
–  Interrupciones:
controlarlas
normal  3, pero  1
–  Trivial: socializar
 URGENTE E IMPORTANTE

Roles y
Urgente No urgente
actividades
Importante I) Bombero II) Realista
Son las tareas más difíciles de controlar: Son actividades que requieren de
problemas, crisis, imprevistos, planificación
reclamaciones… Posiblemente son evitables y preparación, tiempo adicional
con una planificación adecuada ahora a fin de evitar trabajo innecesario
Provocan: estrés, agotamiento, ansiedad... en el futuro.
El resultado es: visión, perspectiva,
control,
calidad de vida...
No III) Autoengañado IV) Frívolo
importante Aparentemente necesitan atención inmediata No son especialmente importantes para
pero tienen una importancia el trabajo o los objetivos y pueden
real mucho menor. realizarse en cualquier momento.
Son actividades como: llamadas, Son actividades como: mirar
correspondencia, propaganda,
memorándums, informes actividades de "escape" y trivialidades
y visitas espontáneas. en general.
Se puede reducir más del 50% de estas Se pueden eliminar todas estas
actividades. actividades
Suponen: interrupciones, prisas, demostrar y ganar un 30-40% de tiempo.
un carácter camaleónico y Generan: pérdidas de tiempo,
atento a la reputación, impotencia... irresponsabilidad,
despidos...

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3) Identificar las horas
más(E) y menos eficaces(D).
■ E: Período del día que uno rinde más.
– Para lo difícil, complejo / importante
■ D: Período del día que uno rinde menos
– Leer periódico, +50%

PRODUCTIVIDAD
– abrir correo

Seiwert, L.J., Su tiempo es dinero

– Telefonear

Paraninfo 1992
– Interrupciones 100%

– Entrevistas.

-50%

6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4
HORA 
4) La realidad del tiempo
controlable.
■ Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días
■ Permite identificar las interrupciones y tomar
medidas.
■ 5 preguntas clave:
■ ¿Qué estoy haciendo,
■ ... que en realidad no es necesario hacer?
■ … que pudiera encargar a otras personas?
■ … que pudiera hacerse con más eficiencia?
■ … que hace perder el tiempo a otros?
■ ¿Qué hice en mis mejores horas?
■ Buscar la eficiencia:
– eliminar… y añadir propio/importante
e) Usar un plan para
organizarse.
1) Preparar la lista de cosas que hacer.
2) Delegue lo que corresponda.
3) Considere sus horas E y D.
4) considere su tiempo controlable.
5) Elabore un plan diario.
Según las prioridades y
consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes.
6) Señalar las actividades terminadas
7) Reprogramar las actividades no terminadas
f) Vivir con el plan diario

“Ponerlo en práctica”
■ Revisar la matriz de vez en cuando.
■ Programar pocas cosas extra (3)

Toma 1
¿Como conservar el equilibrio
y control?
■ Equilibrio en la vida
■ Control de interrupciones
■ Delegar
■ Reuniones eficaces
Equilibrio en la vida

1º) Identificar los aspectos importantes de la vida

– ¿a qué dedico el tiempo?
– ¿a qué debería dedicar el tiempo?
 Como mantener el equilibrio de su vida

■ Social. ■ Cómo es
■ Salud.
■ Profesional.
■ Educativa.
■ Familiar.
■ Espiritual. ■ Cómo quiero que sea
■ Personal.
■ Económica.
■ De diversión.
Equilibrio en la vida ...

2º) Efectuar cambios para mantener el equilibrio.

3º) Fijar metas para equilibrar el pastel
– Procedimiento para fijar objetivos
1. ¿Qué...?  Declaración objetivos (especif.)
2. ¿Por qué...?  Razones (motivación)
3. ¿Cuándo...?  Fecha inicio/fin (tiempo)
4. ¿Cómo...?  Acciones requeridas/Camino
4º) Conecte las metas con el plan diario.
Control de interrupciones

1º) Planificar el espacio de trabajo

– Mesas en oficina: diagonal
– Reloj pared: espalda
– Mobiliario: mínimo.
2º) Utilizar señales/símbolos para que los
demás se enteren cuando está ocupado.
– El 70% de las personas acatan las señales.
Control de interrupciones

3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las prioridades máximas.

– Pedir a alguien que atienda las interrupciones (la hora
0)
4º) Anticiparse
– En el café de la mañana
– visitar, llamar….
Control de interrupciones

5º) Comunicar con eficacia

– Preguntar: ¿Por qué es tan importante?
– Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo, ¿qué
puedes hacer por mi?
– Saber “decir NO”: ahora no puedo, pero… (ofrecer
alternativas)
– Saber terminar una conversación
– Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de
pie, extender la mano, encaminar hacia la puerta,
agradecer
– si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie