DOCUMENTOS EXTRAPROTOCOLARES

DOCUMENTOS EXTRA PROTOCOLARES

DEFINICION y CLASES.-

Son los diversos tipos de actas,

Los DOCUMENTOS
EXTRA certificaciones, constancias
PROTOCOLARES
administrativas, etc., que NO FORMAN
parte del protocolo.
 DOCUMENTOS EXTRA PROTOCOLARES

10.1.- DEFINICION y CLASES.-

CARLOS PELOSI

“Son los instrumentos públicos autorizados por el

Notario, en original fuera del protocolo, con las
formalidades de ley, en ejercicio de sus funciones y
dentro de los limites de su competencia, sin perjuicio
de la entrega del original”.
 DOCUMENTOS EXTRA PROTOCOLARES

10.1.- DEFINICION y CLASES.-

Los DOCUMENTOS EXTRA PROTOCOLARES son aquellos

que el Notario entrega a los interesados y circulan tal y como
han sido creados (sin necesidad de que para su validez legal
tengan que ser protocolizados y se otorgue un testimonio de los
mismos), sea en uno o más ejemplares

Así tenemos las actas, certificaciones, constancias, cargos, etc.

8.2.- LA CERTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS.-

Es la declaración personal de ser propia

EL
la firma que figura en un escrito o
RECONOCIMIENTO
documento, con independencia de las
(CERTIFICACION) reservas que se hagan en cuanto al texto
DE FIRMAS o a la forma de su obtención.
Ley de Abrev.Proc.y de Asist. Fliar. Arts. 16 al 18
 8.3.- PROCEDIMIENTO.-

El Notario tomará juramento a los comparecientes para establecer la

autenticidad de firmas y rúbricas estampadas en el doc. privado,
de acuerdo al sgte. procedimiento:

1.- Tras juramento y aceptación, se llena formulario único (Of. de Valores del Pod.
Jud.) con todos los datos indicados en dicho form. Comparecientes en la parte que
corresponda deben firmar, previa identificación con present. de las C.I. en vigencia.

2.- En parte. superior de form. se Consigna el Nº Correlativo correspondiente al

libro de registro de la gestión que lleva el Notario y en el doc. privado, se
consignará el Nº del form. cuando no sea en papel valorado.

3.- Cumplidas con estas formalidades el Notario en constancia de la autenticidad

de lo actuado firmará y sellará al pie del mismo.
 8.3.- PROCEDIMIENTO.-

REGISTRO

EL Notario de Fe Pública además llevará un registro de firmas y

rúbricas en cada gestión, en el que se consigne el número
correlativo, fecha, número de formulario, nombre de los
comparecientes, firma de los mismos y en caso de ignorar firmar,
impresiones digitales con la intervención de testigos a ruego.
8.4. SUJETOS Y OBJETOS DE LA CERTIFICACIÓN
DE FIRMAS

FIRMANTE CERTIFICANTE
8. 4. SUJETOS Y OBJETOS DE LA CERTIFICACIÓN
DE FIRMAS
FIRMANTE

Persona física, hábil según la ley, quienes actúan por sí, esto es, los
mayores de edad que tienen capacidad para todos los actos de la vida
civil.

Como / representantes: mandato o poder legitima la actuación del

representante con la comprobación de las facultades suficientes que debe
tener, para que esta persona estampe la firma por su poderdante.

Las personas jurídicas o ideales, el Notario además de certificar la firma

que inserte el representante voluntario o legal, debe legitimar su
personería, exactamente como lo hace en una escritura protocolar. (Debe
justificar la existencia de la sociedad o persona jurídica y su carácter en el
contrato social y/o con acta especial).
8.4. SUJETOS Y OBJETOS DE
CERTIFICACIÓN
DE FIRMAS

CERTIFICANTE

Es exclusivamente el Notario y no otro, el único certificante que da fé, de

identificación es él, pues bien, esa certificación de firmas que aparenta
ser pasiva y no tener mayores complicaciones, exige casi los mismos
actas de ejercicio que se desarrollan en una escritura.

Es necesario para que certifique la firma que el documento registre algo

lícito y si lo tratado exige instrumento público no puede ni debe certificar,
debe inhibirse en esos casos en que lo dicho esté fuera de su
competencia en razón de materia, de las personas o de territorio.
 8.5. CONTENIDO DEL DOCUMENTO.-

CARLOS PELOSI
La certificación notarial de firmas no autentica ni por
accesión, ni en forma directa o impropia el contenido del
documento.

El hecho de que la certificación notarial de firmas no sirva para lograr

el reconocimiento del documento, no significa que el Notario nada
tenga que ver con dicho contenido, el Notario tiene derecho a
examinar ese contenido, ese derecho es correlativo del deber que las
leyes le imponen aunque sea indirectamente.

El Notario no puede efectuar Certif. de las firmas de una minuta sino

existe la cláusula que señale que en caso de no elevarse a escritura
pública ese documento valdrá como documento privado.
EL ACTA. REDACCIÓN Y TIPOS.-

son los doc. notariales autorizados por

el Notario y cuyo fin es fijar hechos =
ACTAS
una situación concreta real y objetiva
que ha percibido con sus sentidos; que
comúnmente tratan de declaraciones,
sucesos, circunstancias y diligencias.
 DOCUMENTOS EXTRAPROTOCOLARES
(Segunda Parte)

10.2.1. EL ACTA. REDACCIÓN Y TIPOS.-

En actas el Notario no entra en el fondo del asunto,

adapta al derecho solamente la forma, narra el hecho
y deja como tal; no manipula ni altera, redacta el acta
traduciendo todo lo acontecido en el instante de su
actuación, relatando cada circunstancia y detalle
ACTAS
importante para los intereses lícitos de los
interesados.

En las escrituras públicas hay hechos y derechos y en

las actas sólo existen hechos.
REDACCION DE LAS ACTAS.-

1.- El requerimiento o rogación

2.- La narración del hecho o diligencia

3.- La autorización y firma.

CLASIFICACION DE LAS ACTAS.-

POR SU FORMA: Protocolares y

ACTAS extraprotocolares
SE
IDENTIFICAN

POR SU OBJETO: Variados

 CLASIFICACION DE LAS ACTAS.-

Actas de declaración, de comprobación, de

CLASIF. GENÉRICA
comunicación y de registro.
Actas de notificación, de interpelación y requerimiento; de
protesto de documentos mercantiles; de diligencias del
Notario; de fe de existencia; de fe de identidad; de fe de
RÍOS HELLIG
capacidad legal; de comprobación o reconocimiento de
firmas; de protocolización; de entrega de documentos; de
declaraciones; de fe o certificación de hechos.
Actas de notificación, de requerimiento e interpelación, de
PÉREZ FERNÁNDEZ protesto de documentos mercantiles; de fe de existencia; fe
de identidad; fe de capacidad legal; reconocimiento de
firmas; cotejos o compulsas de documentos; existencia y
detalles de planos, de fotografías, entrega de documentos.
 CLASIFICACION DE LAS ACTAS.-

ANTONIO RODRÍGUEZ a).- Actas de mera percepción o de comprobación de

ADRADOS hechos.
b).- Actas de hechos propios del Notario.
d).- Actas de notoriedad,
e).- Actas de manifestaciones.
f).- Actas de referencias.
g).- Actas de subsanación y certificación.
h).- Actas de protesto de documentos mercantiles.
i).- Actas de fe de existencia.
j). Actas de comprobación o reconocimiento de
firmas.
k).- Actas de manifestación de verdad.
 ESCRITURA Y ACTA.

ESCRITURA ACTA

-contiene decl. de voluntad -Acta implica un mero hecho-

-es un neg. juríd. entre hechos y derechos. El Notario sólo actividad de ver y oír
El Not. acomoda la voluntad y actividad de -no entra al fondo del asunto
partes al fondo del negocio. -Lo adopta al Derecho solamente en la forma
Es compleja, hay presencia de partes, hay -Narra el hecho y lo deja como es, no lo
actividad, manipula ni lo altera, es copia del natural,
hay declaración de voluntades, queda al desnudo, el Notario no lo viste
hay consentimiento después de la lectura -Firma de partes no es otorgamiento no
Notario deber de redactar de acuerdo a la ley consentimiento, es conformidad con lo narrado
de fondo a la de forma, a la voluntad de las y leído por el Notario que es relato de lo
partes, hace vivir simultáneamente documento sucedido en ese momento,
y contrato. Es sólo un medio de prueba.
Limitaciones del Notario en materia
de actas.
Prohibiciones legales y éticas de la función
del Notario en la elaboración de actas.

1).- Actuación del Notario no vaya contra leyes, orden público

ni de las buenas costumbres.

2).- No usurpe funciones que corresponden a otro

funcionario.

3).- Debe Mostrar Imparcialidad, independencia y libertad de

juicio.

4).- Abstención de asesoramiento.

 ACTA DE VERIFICACION O NOTORIEDAD
No. ___/2015
NUMERO: ____/DOS MIL QUINCE AÑOS
En la ciudad de Cochabamba, Estado Plurinacional de Bolivia, a horas __________, minutos, del día de
hoy, ____ de enero de dos mil quince años, yo el suscrito Notario de fe Publica número cuarenta y seis
de esta Capital, a requerimiento del(de la) señor(a) ________________________, con carnet de
identidad número _____ (C.I. ), boliviano(a), mayor de edad, ___soltero(a), de ocupación____,
domiciliado(a) en ______; habiendo debidamente acreditado su legítimo interés en su condición de
______ (Propietario(a), inquilino(a) u otra circunstancia), en mérito a _____(Testimonio de compra venta
No.__, Contrato de Arrendamiento de fecha_____, etc.) documentación que me fue expuesta; a objeto de
verificar hechos, me constituí en el inmueble ubicado en ________________________, con el fin de
certificar sobre ______(el estado de instalaciones, existencia de construcción u otras circunstancias); una
vez allí, encontrándose presentes además __________(Explicar si hubieron más personas que el
requirente), el(la) suscrito(a) notario(a), a su vez acreditando su condición, dio a conocer a los presentes
la naturaleza del acta y la solicitud de su intervención, para autorizar el presente instrumento público
extra protocolar; inmediatamente de esto, pasé a certificar/verificar ______la existencia de lo siguiente:- -
---------
-
--
En constancia de lo descrito visualmente, formarán parte ______(seis) fotografías impresas a fojas ____
en calidad de anexo al presente.- El acto concluyó allí, a horas _______________, DE TODO LO QUE
CERTIFICO Y DOY FE.-
 DECLARACIÓN JURADA VOLUNTARIA
No. ____/2015
NÚMERO: _________/ DOS MIL QUINCE AÑOS
En la ciudad de Cochabamba, estado Plurinacional de Bolivia, a horas _________ minutos, del día de
hoy ______ de enero de dos mil quince años, fue presente voluntariamente en mi despacho, ante mi
Dr.(a) ______________, Notario(a) de fe Pública Número _____, el (la) señor(a): _________________,
mayor de edad, ______, con carnet de identidad número _____ (C.I. ), boliviano(a), mayor de edad,
___soltero(a), de ocupación____, domiciliado(a) en ______; - Por su propio derecho,
- en su condición de ______________________ _________________(si lo hace como propietario de… o
en representación de… --detallar-- el notario debe además verificar dichos extremos con documentación,
y dirá:)______ aspecto que fue verificado por el suscrito notario;
participando el(la) rogante voluntariamente, ejerciendo su libertad de consentimiento, a mi juicio con
capacidad para suscribir el presente acto, sin que nada me conste en contrario, debidamente
identificado(a) en oficina con su documento de identidad anotado, requiriendo emitir la presente
declaración jurada voluntaria; para dicho efecto el(la) suscrito(a) notario(a) previo al acto, dio a conocer al
(a la) presente, la naturaleza del acta y la solicitud de su intervención, para autorizar el presente
instrumento público extra protocolar; con dicha exposición, el(la) nombrado(a) requirente, tras jurar
voluntariamente, haciéndose responsable de su declaración manifiesta y DECLARA QUE: ___________

Con lo que terminó el acto, el(la) emisor(a), deja constancia que presentará la presente declaración
__________________, ratificándose en el tenor íntegro de su declaración precedente, en los términos de
su redacción, suscribe, juntamente conmigo el(la) Notario(a), de todo lo que certifico y doy fe.-

___________________________
C.I. No. _______
EL DILIGENCIAMIENTO E INTIMACION
(ENTREGA DE LA CARTA NOTARIADA)

Es un documento extraprotocolar que mediante la

intervención del Notario acreditan la comunicación que el
requirente hace a una tercera persona, señalando el
lugar, fecha y hora de esa comunicación. Las copias de
estas diligencias deben ser archivadas cronológicamente
por el Notario y bajo numeración en un registro
extraprotocolar por seguridad.
Cuando la persona que remite la carta no se

presenta a la Notaría, se realiza un acta de

notariación colocando “Paso por ante mí”

Cuando la persona que firma lo hace en presencia del Notario,
se realiza el acta colocando que firmo ante mi la persona
__________, con CI. Nº___________

La entrega de la carta la debe realizar el Notario en persona, por

esto, en el acta de entrega este funcionario describe todas las
circunstancias de la entrega, día, hora, domicilio, aspectos
importantes como la negativa a recibir, las condiciones del lugar
de la entrega, las manifestaciones del requirente y la declaración
que le formulará el requerido o de la persona con la que se
practica la diligencia. y otros elementos necesarios por ejemplo
“rehusó firmar en constancia o recibir la carta”
 Tema Nº 8
DOCUMENTOS EXTRAPROTOCOLARES
(tercera Parte)

1. .-DILIGENCIAMIENTO O INTIMACIÓN
(ENTREGA DE CARTAS NOTARIADAS).

I.- Definición.-
Son documentos extraprotocolares que
.mediante la intervención del Notario acreditan
la comunicación que el requirente hace a una
tercera persona, señalando el lugar, fecha y
CARTAS hora de esa comunicación.
Las copias de estas cartas notariales deben
ser archivadas cronológicamente por el
Notario y bajo numeración en un registro
extraprotocolar por seguridad.
 2..- FORMAS DE RECEPCIÓN POR EL
NOTARIO
Las cartas notariadas
- se pueden realizar de tres
maneras de acuerdo a las circunstancias objetivas
en las que el Notario actúa:

1).- Cuando la persona que remite la carta no se presenta a

la Notaría, se realiza un acta de notariación colocando “Paso
por ante mí”;

2).- Cuando la persona que firma lo hace en presencia del

Notario, se realiza el acta colocando que firmo ante mí la
CARTAS persona XYZ, con CI. N………. de la entrega de la carta la
debe realizar el Notario en persona, por esto, en el acta de
entrega este funcionario describe todas las circunstancias de
la entrega, día, hora, domicilio, aspectos importantes como la
negativa a recibir, las condiciones del lugar de la entrega y
otros elementos necesarios como por ejemplo “rehusó firmar
en constancia o recibir la carta”;
 2 FORMAS DE RECEPCIÓN POR EL
NOTARIO

3).- Carta de otro distrito judicial, por ejemplo de Santa Cruz, no se

hace acta de notificación, sólo acta de entrega con las circunstancias
en las que se recibió y Como se procedió a notificar Cuando y como
aconteció la entrega. EXCEPCIONES

• La recepción de la cara notariada es personalísima

.

• En Cuanto en el acta de la entrega se afirma que el Notario se

constituyó en el domicilio x, con el objeto de hacer entrega
de la carta que antecede.
2.1 IMPORTANTE EN LA ENTREGA DE LA CARTA
.-

Se usa este instrumento jurídico (carta notarial), solamente para

actos menores y en todo lo que las personas requieren notificar.

La carta notariada requiere la actuación del Notario y como

requisito la entrega personal por parte del mismo, quien en
diligencia expresa indicará, día, hora, mes y año en que la entregó
y quien la recibió.

EN TODA NOTIFICACIÓN DEBE FIRMAR AL PIE DE LA

DILIGENCIA LA PERSONA QUE RECIBE LA CARTA
NOTARIADA, Y EN CASO DE QUE SE NIEGUE A FIRMAR,
DEBE INDICARSE: “REHUSÓ O SE NEGÓ A FIRMAR”.
 3.DE LAS COPIAS.-

Las copias de las Cartas Notariadas deberán llevarse

en un archivador para constancia de la actuación.

En consecuencia, podemos afirmar que la carta

notarial es un documento impuesto por la aplicación
práctica en nuestra realidad, a fin de dar mayor
validez y constancia legal a ciertas actuaciones
que interesan a las personas, mediante la
intervención del Notario de Fe Pública.
 4 NORMATIVA .-

LEY DEL NOTARIADO PLURINACIONAL

ARTÍCULO 70. (CERTIFICACIÓN DE ENTREGA DE CARTAS

NOTARIALES Y REGISTRO).-

I.La notaria o el notario certificará la entrega de cartas e

instrumentos que los interesados le soliciten, al domicilio del
destinatario o en el lugar que éste sea habido, dentro del ámbito
territorial de su nombramiento.

II. La notaria o el notario llevará un registro y anotará en orden

cronológico las cartas notariales.
 5-REGLAMENTO A LA LEY DEL
NOTARIADO

ARTÍCULO 83.- (DILIGENCIAMIENTO E INTIMACIÓN).

Los diligenciamientos e intimaciones se harán a la persona y en el

domicilio o sitio designado por el requirente.
-
ARTÍCULO 84.- (MODO DE EJECUTAR EL DILIGENCIAMIENTO E
INTIMACIÓN).

I. La persona con quien se cumple la diligencia será invitada a firmar

la constancia. Si se niega a firmar, bastará la mención de la notaria
o el notario de fe pública en el acta.
II. Si la persona a quien se debe diligenciar o intimar, no fuera
encontrada en el domicilio o sitio indicado por el requirente, se
practicará la diligencia con cualquier persona mayor de edad que
atienda a la notaria o el notario de fe pública. Si ésta se niega a dar
su nombre, a indicar su estado o su relación con el requerido, se
hará constar en el acta.
5-REGLAMENTO A LA LEY DEL NOTARIADO

III. La notaria o el notario de fe pública, deberá

consignar en el acta las manifestaciones del
requirente y la declaración que le formulará el
requerido o de la persona con la que se practica la
diligencia.

IV. Cuando la dirección proporcionada por el

requirente no fuera la correcta, se hará constar en el
acta que se levante al efecto.