Basado en el libro Pasión por emprender y el programa Bogotá Emprende de la CCB.
• Lograr alianzas estratégicas • Para lograr clientes • Para atraer empleados clave • Para motivar el equipo gerencial y mantener el foco • Para conseguir financiamiento • Para autovendernos el proyecto En general un plan de negocios combina un trabajo académico e análisis de una actividad y un documento de ventas en el cual se transmite el entusiasmo por enfrentar un desafío. Muchos emprendedores se exceden en datos y otros son mucho más escuetos en los mismos, el reto es encontrar un punto medio entre la información y el afán de vender. Plan de Negocio Ejecutivo: Este generalmente se utiliza para bancos, inversores que se conocen, o cuando ya se tiene una gran trayectoria. Se resume en unas 10 o 15 páginas, se realiza en un formato de presentación como Power Point y va acompañado en casi todos los casos de la entrega de un plan de negocios completo, aunque no es la norma. Plan de Negocios Completo: Este es el formato más común, esta entre las 15 y 45 páginas e incluye todos los pasos normales de un plan de negocio como se verá en el contenido de esta presentación. Plan de Negocio Operativo: Este plan es útil cuando es necesario entrar en detalle en las operaciones, suele ser un documento de más de 45 páginas y contener gran información, pero resulta fundamental cuando el inversor necesita conocer las características técnicas para tomar la decisión, como por ejemplo proyectos de Biotecnología Esta es la última parte que se hace del plan de negocio, aquí se presenta el negocio que se quiere realizar y a las personas que lo promueven. Aquí aparecerá… • En qué va a consistir el negocio. • Dónde está el negocio, qué oportunidad se han identificado. • Quiénes son las personas que emprenden el negocio y su capacidad para llevarlo a cabo efectivamente. La primera impresión es la que más cuenta: de lo que aquí se escriba puede depender que un tercero se interese en el proyecto y continúe leyendo. Lo primero que se tiene que hacer a la hora de realizar un plan de negocio es explicar qué se quiere hacer. Cuando se haga, se debe tener en cuenta que esta es una primera descripción general del negocio. Por tanto, es importante que las explicaciones sean claras y concisas. Ya habrá tiempo, para después explicar con más detalle el proyecto y para demostrar su coherencia y su precisión. ¿Qué actividad se quiere realizar?. ¿Qué oportunidad de negocio se ha detectado? ¿Qué necesidad del mercado viene a cubrir este producto y/o servicio? Cuando se escriba esto, las personas que lo lean deberán ser capaces de tener una idea clara de lo que se quiere hacer, entender dónde está el negocio y de cómo va a ser la empresa. Es muy importante desde el primer momento ser consciente de que el principal capital del negocio van a ser las personas que lo integran. Por eso, cuando se defina quiénes van a ser los socios, se debe tener claro qué van a aportar al negocio: ¿Conocimiento del sector? ¿Experiencia? ¿Contactos? ¿Capital? Identificando las habilidades, la experiencia y la formación de los futuros socios o socias, se podrá valorar si sus perfiles profesionales se complementan, si va a ser fácil el trabajo en equipo y delimitar funciones y responsabilidades. Una parte fundamental del plan de empresa es la hoja de vida de todas las personas que forman parte del proyecto empresarial, se pueden adjuntar como anexos en el documento de tu plan de empresa. Hacer una valoración exhaustiva de los recursos humanos de tu empresa es un factor de éxito. ¿Quiénes son los emprendedores del proyecto? Si hay más de una persona implicada, hay que explicar qué se conoce de ellos y detallar cuál es la dedicación y/o aporte de cada uno. ¿Se tiene formación específica sobre el negocio o se ha trabajado anteriormente en él? • Cuáles son los productos y/o servicios que se piensa ofrecer. • Quiénes van a ser los clientes o usuarios. • Quiénes van a ser los posibles competidores. • Cuál será el costo y el precio de venta del producto y/o servicio. • Qué canales de distribución se usarán. Cómo se darán a conocer. Cuando se haya acabado de escribir esta parte del plan de empresa, se tendrá claro cuáles son y cómo son todos los productos y/o servicios que se quieres ofrecer, además de cómo funciona el mercado en el que se va a trabajar. Para empezar a elaborar la parte del plan de empresa correspondiente al área de mercadeo, se tendrá que hacer una definición clara y precisa del producto y/o servicio que se quiere ofrecer, destacando aquellos aspectos que se consideren más atractivos para captar la atención de los posibles clientes (precio, calidad, diseño, tecnología, tiempo de entrega...). También se deberá explicar las diferencias entre el producto y/o servicio propio y el de la competencia, así como las necesidades que se van a cubrir. Definir el producto y/o servicio va a resultar muy útil para: • Saber a qué mercado se dirige y quiénes son los posibles clientes. • Empezar a pensar cómo se van a dar a conocer los productos y/o servicios y cómo se van a distribuir. • Conocer mejor cuál es la competencia. • Saber a qué precio se está vendiendo el producto y/o servicio que se ofrece • Calcular los costos y los beneficios que se obtendrán. Descripción del producto o servicio: ¿Cuál es el producto y/o servicio a ofrecer? Si se tiene más de uno, hay que describirlos. Necesidades: ¿Qué necesidades cubre el producto y/o servicio? Aspectos diferenciales: ¿Qué aspectos se destacarían del producto y/o servicio? Nuevos productos y/o servicios: ¿Si se tiene intención de desarrollar nuevos productos y/o servicios en el futuro? Hay que describirlos. Conocer mejor quiénes serán los futuros clientes. Averiguar quiénes son, dónde están y por qué pueden estar interesados en el producto y/o servicio. Analizar las distintas personas que intervienen en el proceso de compra. Saber, en definitiva, a quién se tiene que convencer para que compre el producto y/o servicio. Hay que tener en cuenta que, a menudo, el comprador y la persona que tiene la necesidad o que va a usar el producto y/o servicio, no serán la misma persona. Cuál va a ser la tendencia del mercado: si es un mercado en crecimiento, si es estable o si se prevé un retroceso. • Ser consciente del volumen y dimensiones del mercado en el que se quiere entrar y de la competencia a la que se pretende vencer. Esto ayudará a dimensionar la empresa. Mientras se desarrolla esta parte es muy importante conseguir el máximo de información sobre el mercado y sobre los que serán los clientes. ¡Además, este trabajo también puede llegar a servir para contactar a los primeros clientes! Ámbito geográfico: ¿Dónde se va a ofrecer el producto y/o servicio? Hay que dar las razones. Público objetivo: ¿A quién se le venderá el producto y/o servicio? Cliente y consumidor: ¿La persona que compra y la que consume el producto y/o servicio son la misma? Describir el papel de cada una de ellas en la decisión de compra. Situación del mercado: ¿Cuál es el estado actual del mercado?: ¿en aumento?, ¿en retroceso?, ¿está estancado? ¿Cuál se cree que va a ser su evolución en el futuro? Conocer quién es y cómo actúa la competencia es tan importante como saber quién es el cliente. Es importante que se sepa quiénes son, cuántos son, cómo son, dónde están, con qué medios cuentan, qué productos y/o servicios tienen, qué estrategias de promoción utilizan, etc. Para realizar este análisis, lo fundamental es contactar personas del sector, con posibles clientes, e incluso dirigirse a la competencia, pero también se puede utilizar diferentes fuentes de información estándar Además, puede resultar muy útil analizar cuáles son las ventajas y los inconvenientes del negocio en relación con la competencia. Esto le permitirá identificar mejor los puntos fuertes y débiles. Esta información es fundamental para el éxito futuro de la empresa. Si se sabe aprovechar aquello que es único, diferente o mejor en el producto y/o servicio, se tendrán más posibilidades de éxito. Descripción de la competencia: ¿Cuál es su competencia? , se debe describir. Comparación con la competencia: ¿Cuáles son los puntos fuertes y débiles de la competencia respecto del producto y/o servicio propio? Una de las decisiones más importantes que se tienen que tomar es cuál va a ser el precio del producto y/servicio. Pero decidir el precio no siempre es fácil, hay que tener en cuenta muchos factores y es fundamental analizarlos correctamente. A menudo, el precio es uno de los criterios principales en la decisión de compra del consumidor. El precio es: Un factor clave de posicionamiento, ya que condiciona a qué tipo de clientes se dirige, cómo se sitúa en el mercado y cómo se relaciona con la competencia. Una variable que incide directamente sobre las ventas. Un factor determinante del beneficio y la rentabilidad. Aquí se deberá: Analizar la estrategia de precios más adecuada para incorporar el producto y/o servicio en el mercado en el que se quiere trabajar. Definir los sistemas para fijar los precios. Para ello, se tendrá que basar en la información sobre los costos, la demanda y la competencia. Variables para la fijación de precio: ¿Qué variables se tendrán en cuenta a la hora de fijar el precio del producto y/o servicio? Determinación del precio: ¿Cuál es el precio del producto y/o servicio? Si se tiene más de una línea, hay que especificar los precios de cada una de ellas. Definir los medios o instrumentos que se utilizarán para dar a conocer la empresa y el producto y/o servicio. Valorar el costo de estas acciones. Tener bien definidos estos dos aspectos es de gran importancia para que la empresa pueda conseguir los objetivos fijados en las proyecciones de ventas. Medios de Publicidad: ¿Qué medios se utilizarán para dar a conocer el producto y/o servicio? Explicar cuánto se calcula que se va a vender y en qué se basan esos cálculos. Numéricamente, estas proyecciones se deben incorporar en el área financiera, pero ahora es el momento de ver el razonamiento utilizado para elaborarlas. Por eso se deberá especificar qué temas se utilizarán para calcular la capacidad máxima de producción/prestación de servicios de la empresa y el porqué de las proyecciones de ventas en un determinado mes y no otras. Para ello es importante conocer las posibles fuentes de información, técnicas que se utilizan normalmente a la hora de abordar este tema y empezar a trabajar con aquellas que más se adapten a al negocio. Proyecciones de ventas anuales: ¿Cómo se calculan las proyecciones de ventas? Describir como se hace este proceso. Aquí se deben determinar aspectos tan importantes en el negocio como: • Definir cómo se debe elaborar el producto y/o servicio • Establecer sistemas de control de la calidad del producto y/o servicio • Planificar qué equipos e infraestructura se necesitan para desarrollar la actividad y calcular su costo. • Conocer las medidas obligatorias de seguridad e higiene en el trabajo. • Conocer las medidas de gestión medioambiental Describir el proceso de prestación de servicios y hacer una aproximación a los costos de dicho proceso. La descripción de este proceso es importante porque: • Determinará la viabilidad técnica de la empresa • Hará que el proceso sea más eficiente • Será un elemento clave para que el proyecto tenga más posibilidades de éxito. ¿Qué pasos se seguirán para prestar el servicio?
En caso de tener inventarios, ¿cómo se
gestionarán? ¿Cuáles son los costos de la prestación del servicio? Hay que tener en cuenta que la calidad de un producto y/o servicio es la capacidad que se tiene para satisfacer las exigencias para las cuales ha sido creado, y que el valor de esta calidad se mide por el grado de satisfacción de las personas que lo adquieren, usan o contratan. Para obtener información sobre estos aspectos, se realizan encuestas entre los clientes, se establecerán comparaciones permanentes con la competencia y se pedirá opinión a los empleados o colaboradores. ¿Cómo se podría realizar el control de calidad? La relación de los equipos y la infraestructura tendrá que coincidir necesariamente con las inversiones materiales del plan de inversiones del área financiera. ¿Qué se necesita para poner en marcha la empresa? ¿Cuánto puede costar? Aquí se determina qué tipo de medidas son necesarias adoptar, en la actividad que se va a desarrollar, respecto a la seguridad, higiene y medio ambiente. Se tendrá que consultar normativas sobre prevención de riesgos laborales relacionadas con la actividad y normativas sobre medio ambiente y residuos (en caso de que existieran). ¿Hay alguna normativa de prevención de riesgos laborales aplicable a la empresa? En caso afirmativo, explica cuál es. ¿Qué se debería hacer para prevenir riesgos de lesiones y enfermedades derivadas del trabajo? ¿Hay alguna normativa ambiental aplicable a la actividad? Explica cuál es. ¿Es contaminante el producto y/o servicio que se quiere ofrecer? ¿Y los residuos que se generan con la actividad? Si es así, ¿qué medidas se tomarán para evitar dañar el medio ambiente? En general aquí se define cómo se va a organizar la empresa. Además es interesante que se fijen los objetivos que puede asumir el negocio a lo largo de los tres primeros años. En la primera parte de esto, se determinará: • Qué objetivos puede asumir la empresa. • Cómo evaluar los resultados de estos objetivos. • Cómo puede influir el entorno exterior en la evolución del proyecto. • Cómo puede influir el emprendedor en la evolución del proyecto. Esto te será de gran utilidad para determinar aspectos, como: • Analizar necesidades de personal, es decir, si se es capaz de realizar todo el trabajo o hay que contar con un equipo. • Determinar el sueldo del emprendedor o emprendedores y el de los colaboradores, en caso de tenerlos. • Pensar en la formación que se necesita para llevar adelante el negocio. Se debe tener en cuenta que esto ha de estar en relación con otras áreas de la actividad empresarial, como el capital con el que cuenta la empresa, la situación del mercado y de la competencia, etc. Esta planificación servirá para realizar unas proyecciones que ayudarán a detectar y corregir las desviaciones que se produzcan en el desarrollo del negocio. • Se fijarán los objetivos a corto, medio y largo plazo • Se pondrá una fecha de realización • Se determinarán los criterios para evaluar el cumplimiento de los objetivos establecidos • Se debe diseñar un sistema de información que permitirá conocer en cada momento el funcionamiento de tu negocio. Para cumplir con estos objetivos, se deben utilizar los datos que están en la secciones de mercadeo, producción y organización. ¿En cuánto tiempo se cumplirán las proyecciones de ventas? A partir de esta proyección de ventas, hay que establecer los objetivos y el plazo del proceso de producción y/o prestación del servicio. Ahora, hay que determinar cuántas personas se necesita incorporar y cuándo. Finalmente, hay que calcular las inversiones que se deberán hacer. ¿Cómo se puede comprobar que se están cumpliendo las proyecciones iniciales? Aquí se define la manera en la que se organizará el trabajo, tanto si lo hace el o los emprendedores, como si se cuenta con un equipo de trabajo que respalde. • Se debe pensar en las necesidades de personal • Se debe pensar en cómo organizar el trabajo: cómo se distribuyen las diferentes funciones entre las personas que componen el equipo • Si se considera necesario, se puede elaborar también el organigrama de la empresa. Todo esto será de gran utilidad cuando la empresa se ponga en marcha, ya que, creando procesos o mecanismos que funcionen por sí mismos y fijando plazos, el emprendedor o los emprendedores se obligarán a trabajar en todos los ámbitos y aspectos del negocio sin dejar ninguno suelto o abandonado. ¿Con qué equipo se cuenta? ¿Se tienes previsto contratar a alguien? ¿En qué momento? ¿Cómo se va a organizar el trabajo? Hay que explicar cómo se va a distribuir el trabajo entre los diferentes miembros del equipo (emprendedores y personal contratado). Aquí se va a definir la manera en la que se gestionará el personal a cargo. • Se deben analizar los temas a tener en cuenta para realizar un buen proceso de selección • Se comentará de los conocimientos necesarios para la empresa y la forma de adquirirlos • Se debe hacer un análisis de los conceptos retributivos: de la manera en que el emprendedor o los emprendedores cobrarán. Lo que se defina en esta área será de gran utilidad más adelante, cuando se llegue al área jurídico-tributario y ayudará, también, a tener claros los números del área financiera. ¿Habrá que contratar a alguien? Si es así, hay que describir cómo será el procedimiento de selección. ¿Qué formación necesita la gente a cargo y el equipo emprendedor para mejorar el negocio? ¿Cuánto se cobrará? ¿De qué manera? ¿Cuánto cobrarán los trabajadores? Aquí se referencia a los aspectos legales que afectarán en el momento de constituir legalmente la empresa y en el transcurso de la actividad diaria. En primer lugar, es muy importante que se tenga en cuenta las diferentes posibilidades legales existentes a la hora de escoger la forma jurídica más adecuada para la empresa (¿se creará una sociedad limitada, una cooperativa o será un empresario independiente?). Una vez se haya elegido la forma jurídica, se deberá averiguar los trámites necesarios para la puesta en marcha y los costos asociados. En el caso de que se necesite un establecimiento de comercio, se deberá averiguar los trámites y costos de la apertura. También se deben analizar los aspectos fiscales de la empresa, es decir, los impuestos nacionales y distritales que se deberán pagar. Y, finalmente, se deberá considerar la posibilidad de proteger las marcas y patentes. Todo esto te servirá para: • Determinar la forma jurídica de la empresa • Conocer los trámites y cuantificar los costos para legalizar la empresa • Conocer los trámites y cuantificar los costos en el caso de que se tenga que utilizar un establecimiento de comercio • Prever los costos tributarios de la empresa. Lo primero que se debe hacer es, explicar qué forma jurídica se ha escogido para la empresa y explicar el porqué de esta elección. Para ello se deben analizar las ventajas e inconvenientes de cada modelo y encontrar el que mejor se adapte a las necesidades y características. Una vez se haya escogido una forma jurídica determinada, se deben averiguar los pasos necesarios para legalizarla. Se debe hacer explícito cada uno de estos pasos y hacer una primera aproximación del calendario para realizarlos. Se debe contar con información detallada sobre los pasos a seguir durante el proceso de creación de la empresa. Finalmente, es importante que se tenga en cuenta que la legalización de una empresa cuesta dinero, y calcular cuál será el costo de constitución de la empresa. Esta información será imprescindible a la hora de realizar el plan de inversiones en el área financiera. Se debe indicar a qué régimen de seguridad social se acogerá cada una de las personas que integran el equipo emprendedor. También se deberá explicar el porqué de esta elección La información incluida en esta parte ayudará a cuantificar en el área financiera el costo final que tiene la opción elegida. ¿Qué régimen de la seguridad social tendrán los socios? ¿Régimen general de ahorro individual con solidaridad, régimen de prima media con prestación definida, régimen contributivo o subsidiado en salud? Definir qué tipos de contratos de trabajo se utilizarán y explicar el porqué de cada elección. El punto de partida será la sección de organización del Plan de negocio, ya que es donde se ha definido si se necesita contratar a alguien, su perfil e incluso cuál será su sueldo. Luego hay que determinar el tipo de relación laboral que se establecerá con los posibles trabajadores del negocio. Los datos económicos se incluirán en el área financiera. Es muy importante hacer una relación exhaustiva de todos los tributos que se han de pagar. Saber cuánto dinero hay que pagar, permitirá planificar mejor la puesta en marcha de la empresa, y puede evitar posteriores sorpresas poco agradables. Por eso, al describir los tributos a que se hace frente, no hay que limitarse sólo a hacer una lista; es importante que se razone acerca de los motivos de la elección y se vayan determinando los criterios que permitirán calcular su costo en el área financiera, donde se deberá incluir todos los datos económicos Se debe analizar cuál es la documentación oficial que se necesita para establecer y abrir el negocio. Para redactar esta parte, se tendrá que averiguar qué permisos y licencias se necesitan para iniciar la empresa. Se pueden necesitar diferentes tipos de permisos, bien sean de apertura de local y/o establecimiento al público o por manipular alimentos, productos químicos o peligrosos, etc. En esta parte se explica cuáles y cómo van a ser los seguros que se contratarán para la empresa. Los seguros se pueden contratar porque legalmente esté establecido, o bien porque el emprendedor considere tener algo de prevención o seguridad (ejemplo asegurar carga que se mueve por las carreteras ). Se ha pensado en registrar algún elemento de la empresa?, como el nombre comercial, el producto, la marca del producto, etc. ¿Se ha pensado en proteger legalmente el producto o actividad? En ese caso, hay que calcular cuánto va a costar. ¿Se creará una página web? ¿Cómo se protegerá? ¿Cuánto costará? Esta es la parte más importante, aquí se evaluará la viabilidad financiera del proyecto. Aquí se cuantifica, ordena y evalúan todas las decisiones y variables que se han ido definiendo a lo largo del plan. Si se usa la herramienta en línea de Bogotá emprende, los emprendedores podrán introducir paso a paso todas las cifras necesarias para elaborar el plan financiero en una hoja de cálculo que provee la CCB. Una vez introducidos todos los datos -en el caso de Bogotá emprende-, podrás analizar la viabilidad de tu negocio. 1. El Plan de inversiones y el plan de financiación, ellos indican la cuantificación de las inversiones y los gastos necesarios para iniciar la actividad de la empresa, desglosado por conceptos (gastos de constitución, maquinaria, existencias, proyección de efectivo, etc.), y cuantificación de los recursos utilizados para cubrir las inversiones iniciales (aportes de los socios, préstamos, etc.). 2.El estado de resultados, es el resumen de todos los ingresos y los gastos de la empresa durante un ejercicio para conocer el resultado o utilidad obtenida por la empresa. 3. Plan de tesorería o flujo de caja, constituye el registro de las proyecciones de cobros y pagos de una empresa para poder prever los posibles déficits o superávits de tesorería (cuando no hay dinero en la empresa o cuando sí hay). 4. El Balance general, es el resumen de la situación patrimonial de la empresa, es decir bienes, derechos, recursos propios y deudas. 5. Cálculo del punto de equilibrio, indica el volumen mínimo de ventas que permite cubrir todos los costos fijos del negocio. 6. Análisis básico, consiste en el análisis de los principales valores obtenidos de los estados financieros que hacen parte del plan financiero. 7. Razones financieras, representan los cocientes entre dos valores de los estados financieros de una empresa de manera que proporcione una información significativa para el diagnóstico de dicha empresa. Independientemente del volumen de inversión inicial y de la posibilidad de financiación, el tráfico comercial generará para la empresa unos cobros y unos pagos cuya temporalidad se deberá gestionar de forma efectiva. Los clientes pueden pagar de varias maneras. Aquí se tendrá la posibilidad de estimar el porcentaje de los cobros que se van a recibir con T.C. y T.D. y los costos asociados. Además, se deberá planificar correctamente los cobros y los pagos , con el fin de detectar necesidades financieras y prever soluciones. Lo último que queda por hacer es resumir los datos financiero más importantes del plan. Se trata de reunir toda la información que a un posible socio o inversionista le interesará tener sobre el negocio. Para esto se deben tomar los datos de la información resultante del plan financiero que se acaba de elaborar. Todo lo que se hace en el plan financiero no puede estar en el plan de negocios, hay que tener en cuenta que el espacio es limitado. ¿Cuál es la inversión inicial? ¿Qué parte se financia con recursos propios? ¿Qué parte se financia con otros recursos (préstamos, créditos, leasing, etc.)? ¿Qué proyección de ingresos se tiene para el primer año? ¿Qué proyección de ingresos se tiene para el segundo año? ¿Qué proyección de ingresos se tiene para el tercer año? ¿Qué proyección de utilidades o pérdidas se tiene para el primer año? ¿Qué proyección de utilidades o pérdidas se tiene para el segundo año? ¿Qué proyección de utilidades o pérdidas se tiene para el tercer año? ¿Con qué cifra de negocios se llega al punto de equilibrio? ¿Cuánto tiempo se calcula que se tardará en recuperar la inversión (en años)? Este es el final. Aquí se debe hacer la valoración del proyecto. Este trabajo es fundamental, ya que de lo que se trata es de preparar argumentos para vender el proyecto a la hora de: • Presentarlo al banco al ir a buscar financiación. • Conseguir posibles socios. • Convencer a buenos profesionales del sector para que trabajen en la empresa. • Conseguir que proveedores confíen en los emprendedores y en la solvencia de tu empresa. Señalar los aspectos más positivos del negocio. Para cada una de las secciones del plan (mercadeo, producción y calidad, organización y gestión y financiera), se debe reflexionar sobre lo que pueden ser las principales ventajas. Pero no sólo se trata de que analizar los puntos fuertes, sino que también es necesario tener en cuenta los puntos débiles. Todos los proyectos tienen puntos débiles, nadie creerá que un proyecto no los tenga, lo importante es ser consciente de ellos. Conocer límites , esto será muy útil para detectar posibles problemas y buscar soluciones que permitan iniciar el negocio con más garantías. ¿Por qué el negocio puede tener éxito? Se deben destacar los aspectos más positivos del plan de empresa. ¿Cuáles son los puntos débiles del proyecto? ¿Qué medidas se tomarán para superarlos? ¿Cuáles son las oportunidades externas que pueden surgirle al proyecto? ¿Cuáles son las amenazas externas para el proyecto? ¿Cómo se reforzarán los puntos fuertes? ¿Cómo se evitarán los puntos débiles? ¿Cómo se aprovecharán las oportunidades? ¿Cómo se actuará frente a las amenazas?