PROCESO

DE
LEGALIZACIO
N DE VIAJES
ALKOSTO
 Objetivo

Establecer y estandarizar el proceso de

legalización de las entrega a clientes a
nivel nacional y realizar un seguimiento
diario y controlar el proceso de entrega
de los transportadores.
 Seguimiento
Este proceso estará a cargo desde el área de legalización Alkosto y mesas
de control de cada tienda.
• Diariamente se descargara el Query CK_IN_PPEN_RETAIL nos trae todas
las facturas despachadas que aun no ha sido confirmadas ni soportadas
con entrega a satisfacción.
• Este informe se descargara con 4 meses de anterioridad.
• El legalizador debe recibir y certificar que entregue la totalidad de las
facturas.
• El legalizador debe validar el ppen y certificar que no tiene viajes
pendientes por legalizar.
• El transportador debe tener pendiente por legalizar únicamente el viaje
cargado el día anterior.
• De presentar novedad se debe validar el motivo y guiar para que le de la
solución a la novedad.
 Seguimiento
• Ejemplo.
1. Perdida debe poner denuncio e ir a firmar la factura del cliente
nuevamente en (urbano), si es provincia se debe apoyar en S.A.C o
mesas de control para llamar al cliente y confirmar la entrega.
2. No terminación ruta. Debe terminar de entregar o coordinar el
reenvió y se especifica en la planilla de viaje
• No dar vía libre hasta no tener un aval o claridad de dicha entrega.
• De no presentar novedad se da vía libre al transportador.
 Proceso people soft

En el proceso de legalización de estas facturas utilizaremos

únicamente las siguiente condiciones.

• Factura Firmada Factura f

• Devolución Total Devolución
• Devoluciones Parciales No entregada
• Re despachos
• Futuras
• Averias etc.
Paso 1
Proceso people soft

se legaliza por el panel Legalización de viajes, todas las facturas

firmadas a satisfacción únicamente
Ruta en P.S
 Proceso people soft

• Unidad de negocio: se utiliza nombre de la unidad de

despacho
• ID Envió: Se coloca el consecutivo del ID de envió
• Se da buscar.

Nos arroja al siguiente pantallazo

Panel de legalización
Legalización con scanner
Escogemos la condición que le daremos a la factura según el proceso.
Factura Firmada: Esta condición se da a todas las facturas
entregadas a satisfacción sin novedad y deben venir firmadas con nombre
claro, fecha de recibido, numero de identificación, y parentesco del cliente,

Adicional: obligatoriamente debe venir diligenciados los datos del

transportador con firma o sello del transportador donde debe tener nombre
cedula placa y numero de celular.
Devoluciones totales: Esta condición se da a todas las
facturas confirmadas por .S.A.C, que no se les dará devolución de dinero a
los clientes, RMA y o cambio de referencia.

Pendiente y/o no entregada: Esta condición se da a

todas las facturas reportadas por el transportador con un re despacho, una
entrega posfechada, una avería y /o un hurto.

Estas 2 condiciones deben de ser soportadas con el siguiente documento.

• Corrección de error en la
legalización
• Nos envía al siguiente pantallazo
• Escogemos la pestaña corrección legalización.

Nos envía al siguiente pantallazo

• Corregimos la condición

• Luego volvemos al pantallazo corrección rechazo y caja

Nuevamente vamos al panel de legalización y colocamos la
condición correcta
• Se continua con el proceso de liquidación de viaje para el respectivo pago
del transportador.
• Diariamente se realiza el respectivo proceso de envió de facturas a
administración documental.
• Llevando un control de cada unidad en Excel.
 Cambios.
• La legalización automática con la información de web service de las
planillas de Coordinara y ENVIA
• Procedimiento de despacho con vía libre
• Establecer y difundir el procedimiento de envió de notas de
embalaje a DW.
• Activar los permisos para los usuarios de las tiendas y puedan
legalizar 1 viaje de cualquier unidad.
• Pendiente Query para las realizar el seguimiento por unidad y
nacional del PPEN
• Seguimiento nacional de PPEN.
• S.A.C debe realizar la retroalimentación de las facturas canceladas
por los clientes diariamente y entregar las notas de embalaje
físicas.
• El área de legalización debe colocar un sello de cancelado a todas
las facturas canceladas.