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CARRERA: ADMINISTRACION INDUSTRIAL

CURSO: ORGANIZACIÓN Y DIRECCION DE EMPRESAS


SEMESTRE III

TEMA: MAPRO INSTRUMENTOS DE GESTION

INSTRUCTOR: Lic. Javier Centeno Velásquez


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MAPRO
FLUJOGRAMA
Un flujograma, también denominado diagrama de flujo, es una muestra
visual de una línea de pasos de acciones que implican un proceso
determinado. Es decir, el flujograma consiste en representar gráficamente,
situaciones, hechos, movimientos y relaciones de todo tipo a partir de
símbolos.
Básicamente, el flujograma hace que sea mucho más sencillo el análisis
de un determinado proceso para la identificación de, por ejemplo, las
entradas de los proveedores, las salidas de los clientes y de aquellos
puntos críticos del proceso.
Normalmente, el flujograma es empleado para: comprender un proceso e
identificar las oportunidades de mejorar la situación actual; diseñar un
nuevo proceso en el cual aparezcan incorporadas aquellas mejoras;
facilitar la comunicación entre las personas intervinientes; y para difundir
de manera clara y concreta informaciones sobre los procesos.
Una de las características de los flujogramas es la utilización de símbolos
para representar las diversas etapas del proceso, las personas o sectores
implicados, la secuencia de las operaciones y la circulación de
documentos y de datos.
Una Poderosa Herramienta Gráfica
para el Análisis e Interpretación de
los Procesos
Proceso
 Es un conjunto de actividades que interactúan
sinérgicamente para obtener un resultado.
 Características:
 Toma una serie de insumos para transformarlos hasta
obtener un resultado.
 Es cambiante, se adapta a la realidad de la empresa.
 Debe adecuarse a las especificaciones y necesidades de los
clientes.
 Sirve como puntos de control, para detectar posibles fallas.
 Debe ser medibles.
Definición Diagrama

Son la representación gráfica de los


procesos en un sistema.

PROCESO
Necesidades Servicio

Información Entrada Salida Información

Insumos Producto
Carateristicas Diagramas de Flujo
 Permiten una representación gráfica de los procesos de un
sistema y sus interrelaciones.
 Con el debido conocimiento son más fáciles de interpretar
para la ejecución y la toma de decisiones.
 Muestran el enfoque más amplio posible de entradas,
procesos y salidas de un determinado sistema.
 Definen de manera sistemática el procedimiento con las
actividades en orden cronológico que se deben seguir
para obtener un determinado producto
 Tienen gran cantidad de usos.
¿Para qué se usan?
 Sirve para aclarar cómo funcionan las cosas y cómo
pueden mejorarse.
 Ayuda a buscar los elementos clave de un proceso.
 Facilita el conocimiento general del proceso.
 Sirve para identificar los responsables del proceso.
 Permite establecer áreas importantes para la
observación o recopilación de datos.
 Facilita la identificación de áreas a mejorar.
 Facilita la generación de hipótesis sobre las causas de
los problemas del proceso.
Diagramas de Flujo de Proceso

Son vitales para el desarrollo de manuales.


Con el enfoque por niveles se permite un
detalle escalonado de los procesos.
En el diseño de estos es importante velar
por la simplicidad y el orden lógico.
Se pueden emplear para el diagnóstico y el
rediseño.
Tipos de diagramas de flujo
• Flujogramas de primer nivel o de dirección
descendente.
• Flujograma de segundo nivel o detallado.
• Flujograma de ejecución o matriz.
Flujograma de primer nivel
 Muestra los pasos principales de un proceso y puede
incluir también los resultados intermedios de cada
paso (el producto o servicio que se produce) y los
subpasos correspondientes.
 Se usa para obtener un panorama básico del proceso
e identificar los cambios que se producen en el
proceso.
 La mayoría de las veces pueden graficarse en 4 ó 5
recuadros que representan los principales pasos o
actividades del proceso.
Flujograma de primer nivel

VERIFICACIÓN
PRESENTACIÓN EMISIÓN ENTREGA DEL
DE DATOS Y
DE DE CERTIFICADO
ELABORACIÓN
SOLICITUD CERTIFICADO AL CLIENTE
DE BOLETA
Flujograma de segundo nivel
Indica los pasos o actividades de un
proceso, incluye además: puntos de
decisión, períodos de espera, insumos y
resultados.
Se utiliza para examinar áreas del proceso
en forma detallada y para buscar
problemas o aspectos ineficientes.
• FLUJOGRAMA DE SEGUNDO NIVEL

CLIENTE EN
VENTANILLA PRESENTACION VERIFICACION
DE SOLICITUD CORRECTO NO
DE DATOS
ENVIO DE SI
FAX

VERIFICACION ALIMENTACION ELABORACION PREPARACION


EN PANTALA DEL SISTEMA DE TARJETA DE BOLETA

EMISION DE
EMISION DE FIRMA Y TITULO DE
CERTIFICADO AUTENTICACION PROPIEDAD

CORRECCION ENTREGA AL
DE DATOS INTERESADO
Flujogramas de ejecución o matriz
 Representa en forma gráfica el proceso en
términos de quién se ocupa de realizar los pasos.
 Tiene forma de matriz e ilustra los diversos
participantes y el flujo de pasos entre esos
participantes.
 Es muy útil para identificar quién proporciona los
insumos o servicios a quién, así como aquellas
áreas en las que algunas personas pueden estar
ocupándose de las mismas tareas.
Simbología: Flujo de Procesos
(Según la Normas Iso 10013:2000)

Proceso - Procedimiento- Actividad


S
i Revisión de transacción, documento o tarea
m
b Decisión Base de Datos
o Transporte Diskette
l Documento
Demora
o
g Almacenamiento transacción o documento
í
a Atención al Público
Partes importantes
Título
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES NIVEL 3

Proceso : DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO Cod: DNYDI -DRH Elaborado por:

Procedimiento: CAPACITACIÓN DEL Cod: DRH - CA 1 de 2 Fecha: Mayo 2000


PERSONAL.

Descripción del Proceso


Tiemp RESPONSABLES
Aprox.
Código Descripción de la Actividad. AC Dir UI UG UT AR URN ULN Est GEMC Observaciones
Utilizando indicadores y
Elaboración del Plan para la detección de necesidades
CA - 01 mecanismos definidos en la
de capacitación en cada nivel de gestión. Evaluación del Desempeño.

Aprobación de Plan para la detección de necesidades NO


CA- 01 Con los Plazos
CA - 02 SÍ
de capacitación. correspondientes.

Mediante el mecanismo que la


Comunicación de Plan para la detección de
CA - 03 Unidad de Información defina
necesidades de capacitación a cada nivel de gestión. como más efectivo.

Detectar las necesidades de capacitación del personal


CA - 04
en todos los niveles de gestión.

Dentro del plazo definido en el


Emitir un informe de necesidades priorizadas con la
CA - 05 Plan para la detección de
debida justificación para cada una de ellas. necesidades.

Elaborar un consolidado de necesidades priorizadas y La priorización debe tener como


CA - 06
justificadas. base los objetivos de la DNYDI.

Comunicación del consolidado de necesidades a la


CA - 07 Dirección y al Grupo Estrtégico de Mejora
Continua.(GEMC)

CA - 08 Evaluación del presupuesto para capacitación.

Contenido: tipos de capacit.,

Nivel de detalle
Elaboración del Plan Semestral de Capacitación y
CA - 09 responsables y propuestas para el
comunicación del mismo a nivel central. seguim. y la evaluac.

Elaboración de consolidado del Plan Semestral de


CA - 10
Capacitación.

NO
CA - 11 Aprobación del Plan Consolidado de Capacitación. CA- 09

A todos los niveles de gestión, por


CA - 12 Comunicación del Plan Semestral de Capacitación. medio del mecanismo más
efectivo posible.

Involucra todos los niveles de


CA - 13 Implementación del Plan Semestral de Capacitación.
gestión.

Seguimiento y evaluación de la efectividad de la


CA - 14
capacitación.

Elaboración de un informe de los resultados obtenidos Remitirlo a la Unidad de


CA - 15
en el seguimiento y la evaluación de la capacitación. Información.

Elaboración de consolidado de resultados obtenidos en


CA - 16
el paso anterior.

TOTAL:
AC: Administración Nivel Central. AR: Administración Regional.

Dir: Dirección de Nutrición y Desarrollo Infantil. URN: Unidad Regional de Nutrición.


UI: Unidad de Información. ULN: Unidad Local de Nutrición. 1 de 2
UG: Unidad de Gestión. Est: Establecimiento.
UT: Unidad Técnica Especializada. GEMC: Grupo Estratégico de Mejora Continua.
Etapas de desarrollo
 Defina el proceso a levantar.
 Haga una lista en orden cronológico de diferentes
actividades y sus responsables.
 Sintetice las actividades en forma clara y concisa.
 Incluya las observaciones.
 Aplique la simbología definida
 Utilice el formato preestablecido.
Simbología Utilizada
A continuación se detallan los símbolos a utilizar y una lista de términos
comunes para cada una de ellas.

Actividad descrita: Operación, actividad o tarea

Símbolo empleado:

Términos comunes: Abrir expediente

 Actualizar archivo, formulario


 Anexar
 Anotar
 Aprobar
 Asignar
 Brindar
 Calcular, sumar, dividir, multiplicar, etc.
 Clasificar
 Cobrar
 Colocar (se debe definir si existe un almacenamiento)
 Consultar
 Depositar
 Desglosar
 Designar
 Distribuir
 Divulgar
Actividad descrita: Revisión

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 Analizar
 Chequear
 Corroborar
 Evaluar
 Revisar
 Verificar

Actividad descrita: Transporte

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 Enviar
 Llevar
 Remitir
 Transportar
 Trasladar
Actividad descrita: Decisión

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 ¿El documento cumple con los requisitos?


 ¿El documento a sido aprobado?

Actividad descrita: Almacenamiento

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 Almacenar
 Archivar
 Colocar (se debe definir si existe almacenamiento)
Actividad descrita: Cualquier punto de contacto con el cliente o atención al
público

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 Brindar (al cliente)


 Entregar (al cliente)
 Informar (al cliente)
 Presentar solicitud o formulario
 Recibir (del cliente)
 Solicitar (al cliente)
 Avisar (al cliente)

Actividad descrita: Generación de documento (escrito)

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 Llenar formulario
 Elaborar reporte (escrito)
 Confeccionar (nota, reporte, etc.)
 Redactar
Actividad descrita: Demora

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 Esperar (notificación, documento, reporte, etc.)

Actividad descrita: Información en Base de Datos (informatizada)

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 Introducir (datos, información) en base de datos


 Actualizar base de datos
Actividad descrita: Información en sistema de información

Símbolo empleado:

Términos comunes:

 Introducir (datos, información) al sistema


 Digitar (en el sistema)
 Registrar (en el sistema)
 Actualizar sistema

Conectores

A Se utiliza en aquellos casos que el diagrama necesite más de una página para ser levantado. Se coloca
después de la última actividad diagramada en una página y al principio de la siguiente, para denotar
continuidad. Es conveniente utilizar una letra para rotularlo.

FIN Se utiliza para identificar el último paso de un procedimiento. Se coloca después (abajo) de la última
actividad diagramada.

A
COPIA TRASNFERIBLE
• EJERCICIO:
• PROCESO DE FACTURACION Y GUIA REMISION

1. LA PRIMERA VENTA DE SU PRODUCTO SEGÚN SU EMPRESA, SIRVACE


CONFECCIONAR LA FACTURA CORRESPONDIENTE CON LOS SIGUIENTES
DATO:
1. UD. VENDE A LA EMPRESA MAS PROXIMAS
2. EL VALOR TOTAL INCLUIDO IGV ES POR S/. 8250.35
3. ENVIA CON GR LA MERCADERIA CORESPONDIENTE
4. DESCRIBIRA EL PROCEDIMIENTO DE COMO LO REALIZO.