REVISION POR LA DIRECCION

2014

Vicerrectoría General
Abril 2015
Socialización de antecedentes y acervo documental que
respalda la creación de la Resolución de Rectoría 1602 de
2014
"Por la cual se otorga la denominación para el
Sistema de Gestión en la Universidad Nacional de
Colombia, se crea su Comité y se dictan otras
disposiciones "

Necesidad de contar con un

Dentro de la legislación
Desde el artículo 4 del Sistema Integrado de
actual se prevé la
Acuerdo 11 de 2005, desde Gestión Académica,
conformación de Comités
Administración de actos el año 2006se han Administrativa y Ambiental,
que faciliten la
administrativos de Rectoría y expidiendo actos cuyo esquema funcional
implementación de los
Vicerrectoría administrativos para la encamine y facilite la
nuevos ordenamientos
implementación del sistema realización de actividades de
jurídicos en las entidades
de gestión institucional. gestión de acuerdo con la
públicas
regulación vigente.
 Análisis de la Resolución de Rectoría No. 1602 de 2014
"Por la cual se otorga la denominación para el Sistema de Gestión en la Universidad
Nacional de Colombia, se crea su Comité y se dictan otras disposiciones "

Conformación del Comité

El Vicerrector General, quien lo presidirá. Participarán como invitados permanentes con voz pero sin voto:

El Vicerrector Académico, quien presidirá en a. El Director Nacional de Tecnologías de la Información y las

ausencia del Vicerrector General.
El Vicerrector de Investigación.
El Gerente Nacional Financiero y
Administrativo.
El Director Nacional de Planeación y
Estadística, quien ejercerá la Secretaría
Técnica.
Comunicaciones.
b. El Director Nacional de Bienestar.
c. El Director Nacional de la Unidad de Medios de Comunicación.
d. El Director Nacional de Personal Académico y Administrativo.
e. El Jefe de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental.
f. El Jefe de la Oficina Nacional de Control Interno.
g. El Coordinador del Comité Nacional de Gestión Ambiental.
Funciones del Comité

• Estudio de políticas en materia de gestión institucional

• Entregar lineamientos políticas de riesgo institucional,
estratégico y de procesos
• Conceptuar sobre los procesos y procedimiento
• Conocer y conceptuar sobre el ejercicio de auditorías
internas del SIGA
• Asesorar sobre la definición de la información clasificada y
reservada de la Universidad,
Comité Recomendación para los planes de desarrollo, políticas
para el desarrollo de la gestión – SIGA -
Directivo –SIGA- • Actividades unificadas de sensibilización a la comunidad
universitaria
• Entregar lineamientos y directrices unificadas sobre el
SIGA
• Informar a la comunidad universitaria sobre los avances
del SIGA
• Evaluar los resultados de su gestión y recomendar acciones
de mejora.
• Dictar su propio reglamento
 Resolución Vicerrectoría General
ARTÍCULO 4. La Vicerrectoría General, en el marco de lo dispuesto en el artículo 8 de la Resolución de
Rectoría 464 de 2014, a través de acto administrativo, establecerá los criterios fundamentales que encaminen
y faciliten la realización de actividades del "Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y
Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia - SIGA".

Finalidad: servir de instrumento para

procurar aplicar en forma continua las
políticas y normas existentes en materia de Ámbito de Aplicación. Todas las personas que,
gestión institucional. de una u otra forma, participan con su quehacer
Para dicho propósito, el Sistema Integrado cotidiano en el ejercicio de la gestión
institucional de la Universidad Nacional de
de Gestión Académica, Administrativa y
Colombia.
Ambiental de la Universidad Nacional de
Colombia – SIGA, articulará los elementos
comunes a todos los sistemas que lo
componen, minimizando la duplicidad de
información y la redundancia de
evaluaciones y acciones.
Resolución Vicerrectoría General

ARTÍCULO 4. La Vicerrectoría General, en el marco de lo dispuesto en el artículo 8 de la Resolución de

Rectoría 464 de 2014, a través de acto administrativo, establecerá los criterios fundamentales que encaminen
y faciliten la realización de actividades del "Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y
Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia - SIGA".

Objetivos:
• Dar cumplimiento a los objetivos misionales de la Universidad Nacional de Colombia, propendiendo
porque su actuar se desarrolle en el marco constitucional, legal y reglamentario inherente a la gestión
pública.

• Satisfacer las necesidades de información y los requerimientos presentados por los miembros de la
comunidad universitaria y usuarios de los servicios prestados por la Universidad Nacional de Colombia.

• Presentar de manera clara los procesos establecidos por la Universidad, incluyendo los aspectos que los
componen, como procedimientos, planes de mejoramiento, riesgos, etc.

• Garantizar la disponibilidad de herramientas de registro, control, autocontrol, medición y evaluación de los

procesos institucionales.

• Brindar herramientas y medios para la participación de la comunidad universitaria, usuarios de los

servicios e interesados en los procesos institucionales.

• Armonizar las acciones institucionales en materia académica, administrativa y ambiental, así como su
articulación en los Planes de Desarrollo Institucional.
 Avances del Sistema Integrado de Gestión, 2014
Optimización de la Gestión Redireccionamiento del
por Procesos Sistema de Gestión UN
• Fortalecimiento gestión • Conformación Sistema
por procesos (NN, Sede y Integrado de Gestión –
Facultad) SIGA -
• Simplificación de • Definición de
procesos (63 procesos a lineamientos y políticas
39 procesos) • Ejercicios técnicos de
• Avance en la coordinación y análisis de
actualización de componentes de calidad
documentación – (Sedes y dependencias)
(procedimientos, • Acompañamiento y
formatos, guías, asesoría a procesos
instructivos) • Avance actualización
• Priorización de procesos normativa del SIGA
• 19 buenas prácticas • Inclusión administración
Sistema PQR´s
• Armonización de normas
(Acreditación, GEL,
Planeación Gestión, MECI,
GP1000, Transparencia,
Anticorrupción, etc)
• Avance en la
actualización de la página
Web del SIGA
Apropiación del Sistema Autoevaluación y
Integrado de Gestión autocontrol
• Actualización de las •Reactivación ejercicio
metodologías y auditoria interna
componentes de Calidad • 34 procesos auditados
•Acciones •97 auditorias internas
•Auditorias Internas •Participaron 104 auditores
•Riesgos •69 auditores capacitados
•Revisión por la Dirección •Auditoria Externa de
•Control de Documentos renovación de la
•Servicio no conforme certificación – ICONTEC -
•Manual de Calidad 9 No Conformidades
• Fortalecimiento de la
Gestión del Riesgo
• Reactivación del
tratamiento de fallas en
la prestación del servicio
• Sensibilización y
capacitaciones
NTCGP1000 - Sistemas
de Gestión – Auditoria
• Actualización,
mantenimiento y
capacitación del
SOFTEXPERT
Objetivo de la Revisión por la Dirección

El Sistema de
La Dirección revisa el Gestión facilita el
Sistema de Gestión de la desarrollo de los
Universidad, a intervalos objetivos de la UN
planificados, para
asegurarse de su Se dispone de
conveniencia, adecuación, actividades
eficacia, eficiencia y planificadas y
efectividad continuas. cumplidas

Requisito 5.6 NTCGP 1000:2009 El Sistema de

Gestión se ajusta a
la realidad de la
Se da UN
cumplimiento a
requisitos,
políticas y
objetivos
Contenido
1. Gestión por Procesos

2. Retroalimentación del Usuario – PQRS

3. Medición de la Satisfacción del Usuario

4. Fallas en la Prestación del Servicio

5. Gestión del Riesgo por Proceso

6. Gestión Riesgos de Corrupción

7. Auditorías Internas

8. Acciones Correctivas de No Conformidades Menores de Auditoría Icontec 2014

9. Articulación de Normas Sistemas de Gestión

 GESTIÓN POR PROCESOS

PROPUESTA MAPA DE PROCESOS AJUSTADO

Planeación Agenciar las

Procesos relaciones Mejoramiento Gestión
Estratégica de la Gestión Ambiental
Estratégicos interinstitucionales

Comunicación
Divulgación Divulgación Divulgación de
de Producción Información Oficial
Información Académica* Universitaria
General
Procesos
Misionales
Formación
GESTIÓN DE LA
INVESTIGACIÓN Y GESTIÓN DE GESTIÓN DE LA APOYO GESTIÓN DE LA
REGISTRO Y
CREACIÓN PROGRAMAS ADMISIONES ACTIVIDAD VIRTUAL A LA EXTENSIÓN
MATRICULA
ARTÍSTICA CURRICULARES ACADÉMICA EDUCACIÓN

Procesos Seguridad Social en Seguridad Social en

Especiales Salud Pensiones

Continúa….
 GESTIÓN POR PROCESOS
(
……. PROPUESTA MAPA DE PROCESOS AJUSTADO

Procesos de Apoyo o Habilitadores

Bienestar
Planeación,
Acompañamien Gestión Y Atención Integral
Ejecucion, Actividad Física
to Integral Fomento En Salud Cultura
Seguimiento Y Y Deporte Egresados
Socioeconómico Estudiantil
Evaluación

Gestión De
Gestion De Gestión Gestion Gestion Del
Recursos Y Servicios Gestión Tic
Laboratorios Documental Juridica Talento Humano
Bibliotecarios

Gestión Administrativa y Financiera Servicios

Adquisición De Gestión De Generales y de
Coordinación Y
Bienes Y Gestión De Gestión De Procesos Espacios Físicos Apoyo
Presupuesto Tesorería Contable Administrativos Y Administrativo
Servicios Bienes
Financieros

Procesos de Evaluación Control

Evaluación y Control Independiente Disciplinario
 GESTION POR PROCESOS
CONTROL DE LA DOCUMENTACION DE PROCESOS REGISTRADA EN EL
MODULO DE DOCUMENTOS DEL SOFT EXPERT A DICIEMBRE DE 2014
Documentos Elaborados,
442, 19% revisados y actualizados en
156, 7% 2014
Documentos en tramite en
• Nivel de revisión y actualización del 1516, 65%
2014
35% del total de la documentación 207, 9% Documentos Cancelados en
registrada en Soft Expert, ya sea por 2014

elaboración, actualización o Documentos Vigentes sin

revision en 2014
cancelación de los mismos.

• Del 35% de documentación de DOCUMENTOS TOTAL

ELABORADOS, DOCUMENTOS DOCUMENTOS DOCUMENTOS
procesos gestionada, una mayor SEDE REVISADOS Y EN TRAMITE CANCELADOS GESTIONADOS
proporción corresponde al Nivel ACTUALIZADOS 2014 2014 2014
2014
Nacional coherentemente con su rol
NIVEL 237 102 66 405
de líder institucional de procesos. NACIONAL
BOGOTA 71 19 82 172
MEDELLIN 102 18 37 157
MANIZALES 9 0 6 15

PALMIRA 22 15 15 52

SPN 1 2 1 4
Fuente: Modulo de Documentos Soft
Expert, Fecha de corte: 31/12/2014 TOTAL 442 156 207 805
 GESTIÓN POR PROCESOS
(Fuente: Consolidado información Jefes Nivel Nacional Diciembre 2014 – Enero 2015)

DESEMPEÑO
LIDERAZGO
PROCESOS

Facilitador Comités Matrices de

por Actualización
de trabajo Riesgo –
proceso: Hoja vida
Planes de
entre sedes reuniones Indicadores
tratamiento
y facultades periódicas

Espacios de Actualizació
Liderazgo n de Simplificación
participación
de Caracterizac de Procesos
y
proyectos ión
capacitación

Promoción Actualización
toma de de Medición
Consolidación
Documentos conciencia documentos de la
Estratégicos sistema y planes satisfacción
integrado mejora
 GESTIÓN POR PROCESOS
(Fuente: Consolidado información Jefes Nivel Nacional Diciembre 2014 – Enero 2015)

Estandarización
de actividades Comités por
en todos los proceso:
niveles reuniones
periódicas
BUENAS
PRÁCTICAS
Uso Workflow
para el control Rediseños y
de actualización de
correspondencia: páginas web
Admisiones –
Evaluación
Independiente

Trabajo
interdisciplinario
entre Implementación
macroprocesos y herramientas de
procesos planeación

Implementación
de metodologías
Reestructuraci
para el
ón de Procesos
desarrollo de
proyectos
 GESTIÓN POR PROCESOS
(Fuente: Consolidado información Jefes Nivel Nacional Diciembre 2014 – Enero 2015)

MEJORA DE
PROCESOS

Cambios en el proceso de Rendición

de Cuentas por el diseño de página
web: comunidad universitaria y los
ciudadanos en general

Cambios y mejoras en el proceso

de Admisiones.

Elaboración de plantillas:
Elaboración de páginas web
institucionales. Carteleras
digitales con información
general y específica

Diseños de Interfaces entre

aplicativos que mejoran la eficiencia
y controles de los procesos.
 GESTIÓN POR PROCESOS
(Fuente: Consolidado información Jefes Nivel Nacional Diciembre 2014 – Enero 2015)

AUTOMATIZACIÓN

Actualización y mejora del sistema de

información que apoya los procesos
misionales como Extensión, Investigación y
Gestión de los Laboratorios . (HERMES)

Mejora de los procedimientos de soporte y

seguimiento tecnológico con la
implementación del proyecto de Gestión
basados en la metodología ITIL.

Mejora de módulos de los sistemas SARA y

QUIPU para prestar un mejor servicio a los
funcionarios y mejorar controles en los
procedimientos automatizados.
PROPUESTA DE SELECCIÓN DE
PROCESOS PRIORITARIOS
GESTIÓN POR PROCESOS
 RETROALIMENTACION DEL USUARIO
INFORME CONSOLIDADO 2014 PQRS

SEDES DE
% del Total
TEMAS RECURRENTES 2014 MAYOR Solicitudes por Tipo de usuarios
de Q y R
IMPACTO TIPO DE
%
SIA (Sistema de Información Académica) y Registro y USUARIO
41% (Todas las sedes) Estudiante 50%
Matrícula
Infraestructura física tales como estado de Orinoquía, Particular 16%
cafeterías, adecuación de espacios y servicio de 6.5% Palmira y Admitido 7%
internet y WIFI Medellín Aspirante 6%
Trato de funcionarios y contratistas en la prestación Medellín y Docente
5% 5%
del servicio Manizales
Inconformidad con Docentes 1% Manizales Administrativo
5%
Falta de cumplimiento en la publicación de las notas Egresado 4%
0.5% Bogotá
dentro de los plazos programados Anonimo 4%
Contratista 2%
Consumo de sustancias psicoactivas en los campus Palmira y
0.5% Exalumno 1%
universitarios Medellín
Pensionado 0%
 RETROALIMENTACION DEL USUARIO
INFORME COMPARATIVO 2013 - 2014 PQRS

RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

Disponer de un
Informes periódicos
Definir e implementar procedimiento
consolidados y
el Sistema de estandarizado
seguimiento trimestral
Información institucionalmente para
para la toma de
Institucional de PQRS la administración de
decisiones
PQRS
 RETROALIMENTACION DEL USUARIO
ANÁLISIS DIAGNÓSTICO SISTEMAS PQRS DE LA UN

Análisis realizado: Aplicativo recomendado:

• Informe elaborado por la • Aplicativo implementado en sede Bogotá:

Dirección Nacional de
Planeación y Estadística
(DNPE-272) de Noviembre de Implementado en
2014, sobre las Facultades y
Porcentaje de Solicitudes por Sede
SEDE %
Características técnicas Dependencias de sede Bogotá 45%
aplicativos PQRS en sedes Manizales 26%
• Informe diagnóstico Medellín 14%
elaborado por la Desarrollado en software Palmira 12%
Vicerrectoría General acerca libre y no requiere Caribe 1%
del funcionamientos del licenciamiento Orinoquia 1%
Amazonia 1%
aplicativo sede Bogotá para la
administración de PQRS y del
Soft Expert para el mismo fin.
Debilidades en cuanto a la seguridad de la
información (uso Interno)
 MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL USUARIO

Procesos con reporte de medición de la Resultados – Nivel de

En general durante 2014, los satisfacción a nivel institucional 2014 Satisfacción Promedio 2014
procesos en las Sedes
definieron el mecanismo de
• Gestión de Investigación y Creación Artística Calificación
medición de la satisfacción
del usuario y la pertinencia de • Gestión de Laboratorios VRI 66% de los
servicios
su aplicación. • Gestión de la Extensión del SIUN
• Divulgación de la Producción Académica
• Gestión de Recursos y Servicios Bibliotecarios 80%
Los resultados reportados por
las Sedes dan cuenta de • Admisiones 78%
niveles de satisfacción • Seguridad Social en Salud
superiores y no se generaron
planes de mejoramiento. Fuente: Presentación Direccionamiento Estratégico Vicerrectoría de Investigación 2015
Informe General Encuesta de Percepción SINAB 2014
Reporte Medición de la Satisfacción del Usuario Proceso Admisiones 2014

RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

Estrategia de divulgación,
Medición de la Satisfacción Tomar acciones a partir de
implementación y seguimiento
del Usuario de manera resultados de la Medición de
de la Medición de la
institucional y por proceso. la Satisfacción del Usuario
Satisfacción del Usuario
 FALLAS EN LA PRESTACIÓN DEL TRATAMIENTO DE FALLAS EN LA PRESTACIÓN DEL
SERVICIO 2014
SERVICIO 2014 MACROPROCESOS FALLAS MAS REPRESENTATIVAS
Intermitencia en el servicio WEB. Mejorar la
INVESTIGACIÓN, CREACIÓN capacidad de prestación de los servicios
6% ARTÍSTICA capacitando a los profesionales y personal de la
BIB que frecuentemente atiende público.

24% No disponibilidad del aplicativo para la

inscripción y consulta de resultados/ Errores en
FORMACIÓN
58% la programación académica - inscripción de
asignaturas.
7%
Incumplimiento en los tiempos de ejecución y
2% EXTENSIÓN compromisos adquiridos del producto y/o
3% servicio.

No se iniciaron oportunamente los programas de

INVESTIGACIÓN, CREACIÓN ARTÍSTICA E INNOVACIÓN cursos libres y selecciones deportivas
FORMACIÓN BIENESTAR UNIVERSITARIO establecidos en el area de actividad fisica y
EXTENSIÓN deportes / Pocos cupos para algunos talleres del
BIENESTAR UNIVERSITARIO programa de instrucción y promoción cultural
GESTIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
GESTION DE LABORATORIOS Se presentaron dificultades en la busqueda y
GESTIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS
recuperación de la informacion en la Biblioteca
BIBLIOTECARIOS Digital

380 Fallas Reportadas en 2014 en todas las Sedes en Sede Bogotá: Los equipos para la práctica clínica
GESTION DE LABORATORIOS
no funcionan adecuadamente (213 reportes)
los procesos misionales y de apoyo de cara al
estudiante
 FALLAS EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

MEJORAS ALCANZADAS 2014

Reactivación de la participación de los
procesos Misionales y de Apoyo en la
identificación y reporte de fallas en la
prestación del servicio.

Actualización de la metodología y del

procedimiento de Tratamiento de Fallas en la
Prestación del Servicio.

RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

Aplicación sistemática del Tratamiento de Fallas en los Iniciar Tratamiento de Fallas en procesos como:
procesos MISIONALES y de APOYO DE CARA AL Adquisición de bienes y Servicios, Agenciar las
USUARIO relaciones interinstitucionales y Gestión de las TICs.
 GESTIÓN DEL RIESGO POR PROCESO

14 Procesos con Matriz de Riesgo Institucional Actualizada

ESTADO ACTUALIZACION MATRICES DE En general los riesgos
RIESGOS POR PROCESO INSTITUCIONAL significativos están
• Gestión de la Extensión • Gestión Talento Humano 2014-2015 relacionados con:
• Admisiones • Divulgación de Información
39
• Gestión de Recursos y Servicios General
Bibliotecarios • Seguridad Social en Salud 14 18 • Incumplimiento de
• Gestión Editorial • Seguridad Social en 7
requisitos académicos,
• MP Gestión Administrativa y Pensiones
Financiera (6 procesos Matriz Matriz Matriz por Total
legales y contractuales
Completa Incompleta Actualizar Matrices
• Disponer de información
inoportuna e inexacta.

• Inestabilidad de Sistemas
El 50% (36) de los riesgos identificados en matrices de Información.
ESTADO CONSOLIDADO RIESGOS IDENTIFICADOS EN
MATRICES DE RIESGO ACTUALIZADAS POR PROCESO institucionales fueron calificados como significativos
INSTITUCIONAL 2014-2015 (Completas e Incompletas) (Incluyendo 2 riesgos de corrupción).
• Dificultades para
71
aplicación de la normativa.
Riesgos en
36 Riesgos en Riesgos
Zona
25 Zona de Alta
Extrema
Significativos • Insuficiencia de Recursos
10
Financieros .
Riesgos Riesgos No Riesgos No Total Riesgos - Alta probabilidad de ocurrencia o Alto Impacto en
Significativos Significativos Valorados
caso de ocurrencia.
- Controles no eficaces
 GESTIÓN DEL RIESGO POR PROCESO
MEJORAS ALCANZADAS 2014
Reactivación de la actualización de matrices de riesgos por
proceso para la vigencia 2014-2015 bajo los términos
definidos en la documentación actualizada: procedimiento y
guías.

Actualización del procedimiento de administración

del riesgo y sus formatos asociados, al igual que las
guías de administración y evaluación del riesgo.

Liderazgo de la Dirección
RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

- Actualización y promoción de la política de riesgos

- Seguimiento a la administración del riesgo

Definir estrategias de apropiación de la administración del riesgo

Implementación de la administración del riesgo en todos los procesos, de

manera institucional.

Planes de tratamiento ajustados a las capacidades y recursos disponibles

 GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Plan de Tratamiento Plan de Tratamiento
Riesgo 1 Riesgo 2
Formación: Mejoras en la transparencia de la
Formación: Reducir vulnerabilidad en la
asignación de becas, distinciones y estímulos
seguridad de la información de EDIFICANDO
Riesgo 1 académicos

Gestión de Investigación y Creación Artística

Incumplimiento de requisitos legales para
el desarrollo de procesos administrativos y
académicos favoreciendo intereses
particulares
selección objetiva de proyectos de inversión
Riesgo 2
Uso indebido de la información para
favorecer intereses particulares.
y Gestión de la Extensión: Estandarizar Gestión de TICs: Seguridad Informática
procedimientos, protocolos y políticas
Planeación Estratégica: Mecanismos de Tesorería: Mecanismos para el control de los
administradores bancarios
Planeación Estratégica: Mecanismos de
Divulgación de Información General: Promover
control y seguimiento de proyectos de
transparencia en la divulgación de la información
inversión

Gestión de TICs: Seguridad Informática

Gestión Talento Humano: Seguimiento al

cumplimiento de políticas y lineamientos de
la DNPAA en las Sedes

Adquisición de Bienes y Servicios: Manual de

Supervisión e Interventoría Contractual
 AUDITORIAS INTERNAS

OBJETIVO DEL PROGRAMA PROCESOS PROGRAMADOS

LOGROS ALCANZADOS
DE AUDITORIAS INTERNAS PARA AUDITORIA INTERNA

9 Macroprocesos auditados
Comunicación/ Extensión/ Reactivar en la
Bienestar Universitario/ Universidad la experiencia
Gestión Talento Humano/ de la implementación y
Gestión de recursos y mantenimiento del
Determinar la servicios bibliotecarios/
Sistema de Gestión con
eficacia, Gestión Administrativa y
base en la NTCGP 1000:
implementación y Financiera/ Gestión Jurídica/
Evaluación, Medición, 2009.
mantenimiento del Control y Seguimiento/
Sistema de Gestión e Desarrollo Organizacional
identificar para éste
oportunidades de
mejora 34 Procesos auditados Nivel de cumplimiento del
98% de lo programado

87 Auditorias realizadas en
la UN

RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

Realizar programación de auditorias internas de

Realizar programación unificada de
auditorias de calidad por proceso
institucional.
calidad articulada con auditorias de Control
Interno, Entes de Control y Acreditación
Institucional
 AUDITORIAS INTERNAS

OBJETIVO DE AUDITORIAS CÓMO SE EJECUTARON LAS

INTERNAS AUDITORIAS INTERNAS
TOTAL AUDITORES INTERNOS
CAPACITADOS POR VIGENCIA
300 265
104 auditores internos 247
Verificar el 250
(Empleados y Contratistas)
cumplimiento de los participaron en el ejercicio
requisitos 200
en toda la Universidad 136
establecidos en la 150
NTCGP1000 en cada 100 69
proceso.
50
69 funcionarios fueron 0
capacitados como 2010 2011 2012 2013 2014 2015
auditores internos en el
año 2014.

RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

Realizar auditorías internas

Respaldo de la Dirección para la Institucionalizar la figura de
documentales solicitadas por medio
participación de los funcionarios auditor interno y los incentivos
de oficios con el fin de verificar los
como auditores internos pertinentes.
registros antes de la visita en campo.
 AUDITORIAS INTERNAS

LOGROS ALCANZADOS CON LA

EJECUCION DE AUDITORIAS INTERNAS

Evidenciar conformidad del 69% de los requisitos de la NTCGP

1000 en los procesos auditados (8.2.3 Seguimiento y medición de
los procesos; 8.4 Análisis de Datos ; 8.5.1 Mejora continua).

- 85 no conformidades y 159 observaciones del Sistema .

- El requisito con mayor número de no conformidades es el
CONTROL DE DOCUMENTOS (4.2.3).

Preparación para la recepción de la Auditoria Externa por parte del

Ente Certificador.

RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

Generar informes de auditoría interna por Definir planes de mejoramiento

proceso institucional y no por sede. institucionales por proceso
 ESTADO ACCIONES CORRECTIVAS NO CONFORMIDADES MENORES
AUDITORIA ICONTEC 2014
RESPONSABLES
1. Evaluación Gestión del Riesgo Todos los procesos

2. Desarrollo desigual del Sistema de Gestión en Vicerrectoría General

todas las Sedes
Vicerrectorías de Sedes
3. Revisión por la Dirección no soportada en
CONVENCIONES hechos y datos
Líderes de Procesos
< 50% Ejecución
4. Toma de Conciencia del Sistema de Gestión
DNPAA - DNBU
Entre 50% y 99%
Ejecución Vicerrectoría General
100% Ejecución
5. Condiciones no controladas en la prestación del
servicio de Extensión Sede Palmira Dir. Extensión Sede Palmira

6. No calibración o verificación de equipos de

medición en Laboratorios Dir. Nal Laboratorios
Dir. Laboratorios Sedes
7. Control de fallas en la prestación del servicio Procesos Misionales y de
Apoyo de Cara al Estudiante
8. Medición y análisis de indicadores de gestión DNPE
Todos los Procesos
9. Gestión de acciones correctivas, preventivas y de
mejora
Todos los procesos
 ARTICULACIÓN DE NORMAS DE SISTEMAS DE GESTION

LEYES DECRETOS NORMA TÉCNICA GUÍAS

Ley de Gobierno en Línea Gestión de Calidad NTCGP Guía para la Creación e

Transparencia Decreto 2693 de 2012 1000:2009 Implementación de
Ley 1712 de 2014 MTIC Códigos de Buen
Gobierno
Modelo Estándar de Gestión ambiental NTC-
Control Interno - MECI ISO 14001:2004
Ley Antitrámites Decreto 943 de 2014
Ley 962 de 2005 DAFP Responsabilidad Social
Salud ocupacional NTC-
OHSAS 18001: 2007 Guía Técnica 180
Modelo Integrado de
Planeación y Gestión
Laboratorios de ensayo y
Decreto 2482 de 2012 calibración
NTC-ISO 17025:2005
Plan Anticorrupción y de
Gestión de la Seguridad de
Atención al Ciudadano
la Información
Decreto 2641 de 2012
NTC-ISO-IEC 27001
 » PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL ARTICULACION DE NORMAS

Direccionamiento Institucional

Planeación, gestión y control

Talento Humano

Eficiencia Administrativa

Armonizar y articular diferentes Leyes, Decretos, Normas

Técnicas y Guías orientados al cumplimiento de las diferentes
Mejoramiento del servicio
solicitudes de información relacionadas con la gestión de la
UN, por parte de distintos entes de gobierno.
Comunicaciones

Administración de Riesgos

189 ACTIVIDADES
calidad_nal@unal.edu.co
Ext: 18218