GERENCIA DE LOGSTICA Y TECNOLOGAS

M.Sc. NELSON RODRGUEZ MONTAA

GESTIN INTEGRAL
DE COMPRAS
Planificacin del Manejo del abastecimiento
abastecimiento
LA IMPORTANCIA DE LAS
COMPRAS DENTRO DE LA
COMPETITIVIDAD

Quien compra bien

vende bien
LAS COMPRAS:
ESLABN CLAVE DENTRO DEL
MUNDO DE LA LOGSTICA E INSUMO
PARA LA COMPETITIVIDAD
 INSTRUMENTOS DE INFLUENCIA
SOBRE LOS MERCADOS
Instrumentosde
Instrumentos de
influencia
influencia

Polticadel
Poltica del
Polticade
Poltica de Polticade
Poltica de Polticade
Poltica de Polticade
Poltica de
programade
programa de
adquisicin
adquisicin comunicacin
comunicacin condiciones
condiciones financiamiento
financiamiento
adquisicin
adquisicin

Poltica
Poltica Poltica
Poltica Poltica
Poltica
de
de dede de
de
cantidad
cantidad calidad
calidad fechas
fechas

MarketingMix
Marketing Mix
 Mercadotecnia de ventas vs.
Mercadotecnia de compra
RelacionesPblicas
Relaciones Pblicas
Polticade
Poltica de
Promocinde
Promocin deventas
ventas
comunicacin
comunicacin
Publicidad

adquisicin
Publicidad

de adquisicin
ventas
de ventas

M ee rr cc aa dd oo
Polticade
Poltica dedistribucin
distribucin Polticade
Poltica deseleccin
seleccin
Estrategia de

Estrategia de
Polticade
deprecio
precio Polticade
deprecio
precio
Estrategia

Poltica Poltica

Estrategia
Polticade
decalidad
calidad
M
Poltica
Polticade
Poltica deproductos
productos
Polticade
Poltica decantidad
cantidad

Investigacinde
Investigacin de Investigacinde
Investigacin de
mercado
mercado mercado
mercado
FUNCIONES DE LA INVESTIGACIN DE
MERCADOS
EN EL RAMO DE LAS COMPRAS
Disponibilidad
Disponibilidaddedeinformaciones
informacionesprecisas
precisassobre
sobrelalaestructura
estructurayylos
los
cambiosen
cambios enlos
losmercados
mercadosdedecompras
compras

Apertura
Aperturade
defuentes
fuentesde
desuministro
suministrofavorables
favorables

Pronsticos
Pronsticossobre
sobreprobables
probablesinterferencias
interferenciasen
enelelmercado
mercado(cuellos
(cuellosde
de
botellaen
botella enelelsuministro
suministrode
demateriales)
materiales)

Investigaciones
Investigacionessobre
sobreposibles
posiblesmateriales
materialesde
desustitucin
sustitucinfavorables
favorables
encuanto
en cuantoaasus
suscostos
costos

Informacin
Informacinsobre
sobrenuevas
nuevasvas
vasde
desuministro
suministro

Apoyos
Apoyosargumentativos
argumentativospara
paranegociaciones
negociacionesde
decompras
compras

Soluciones
Solucionesalternativas
alternativaspara
paralalaAdministracin
Administracin

Propuestas
Propuestaspara
paraelelreciclaje
reciclajede
deproductos
productosde
dedesecho
desecho
SISTEMA DE COMPRAS EN LA
ESTRATEGIA DE LA EMPRESA

Propsito:
Propsito: apoyar
apoyar los
los objetivos
objetivos corporativos
corporativos yy
funcionales.
funcionales.
Objeto:
Objeto: componente
componente del
del plan
plan estratgico
estratgico yy del
del
proceso operativo
proceso operativo global
global de
de una
una empresa.
empresa.

Gestin:
Gestin: adquisicin
adquisicin yy entrega
entrega de
de bienes
bienes yy servicios
servicios
necesarios.
necesarios.
Accin:
Accin: relaciones
relaciones estables
estables con
con proveedores.
proveedores.
RESPONSABILIDAD DE LA
PLANEACIN DEL
ABASTECIMIENTO
Se fundamenta
Se fundamenta en en elel compromiso
compromiso de
de lala Direccin
Direccin con
con
los objetivos
los objetivos corporativos
corporativos yy funcionales
funcionales (formales
(formales ee
informales), incluye:
informales), incluye:
La asignacin
La asignacin de
de los
los recursos.
recursos.
La infraestructura.
La infraestructura.
El ambiente
El ambiente de
de trabajo.
trabajo.
La satisfaccin
La satisfaccin de
de las
las expectativas.
expectativas.
Exigencias del
Exigencias del mercado.
mercado.
 Decisiones HACER O COMPRAR:
ventajas de cada alternativa
Criterio Posibles ventajas
HACER
Costos Reduccin de costos de distribucin
Posibles economas de escala
Eliminacin de mrgenes de intermediarios
innecesarios
Oportunidades de financiamiento
Calidad La fabricacin en casa puede garantizar
una mejor calidad.
Consecuencias Los residuos y subproductos pueden ser
vendidos rentablemente si su calidad es
para las ventas adecuada.
Riesgos y Los proveedores de materias primas e
insumos condicionan la elaboracin de
dependencias nuestros productos. RIESGO
Necesidades de Es necesario invertir en Activos Fijos
(maquinaria, instalaciones, etc). RIESGO
capital
Posibles ventajas
COMPRAR
Reduccin de costos de almacenamiento
(especialmente cuando se compra Justo-a-
tiempo)
Por mayores cantidades el proveedor puede
llegar a precios de produccin ms bajos que
pueden llevar a precios bajos de compra
(especialmente cuando estandariza los
productos)
Por mayores cantidades el proveedor puede
emplear mquinas muy buenas para producir
mejor calidad a bajo costo
Si la imagen de calidad del proveedor es
buena, esto puede ser un argumento de compra
para el producto final.
Una adecuada amplitud de oferentes, puede
eliminar riesgos y conducir a adecuados procesos
de seleccin.
Menos inversiones necesarias en maquinaria.
DECISIN DE HACER O COMPRAR

Factor: Mtodo:
Costo de Evaluar el costo de oportunidad
oportunidad. Presentar especificacin precisa
Capacidad e Analizar capacidad existente
Idoneidad propias. Calcular el costo de compra
Costo diferencial. Analizar ofertas de proveedores
Calcular el comportamiento de los
Disponibilidad de
costos
proveedores. Ponderar la capacidad propia y de
Impacto general. proveedor y costos diferenciales
 MAQUILAS
Se denomina
Se denomina MAQUILA
MAQUILA aa la la
empresa que
empresa que se
se encarga
encarga de
de
hacerlela
hacerle laproduccin
produccinaaotra.
otra.
Ejemplo:
Ejemplo:
Levis:Expofaro
Levis: Expofaro
Abercombrie && Fitch,
Abercombrie Fitch, Patagonia,
Patagonia, Liz
Liz
Clairbone, Lands
Clairbone, Lands End,
End, Hanes,
Hanes, Nautica,
Nautica,
Levis, Adidas,
Levis, Adidas, Arena,
Arena, Structure,
Structure, Tommy
Tommy
Hilfiger, Polo-Ralph
Hilfiger, Polo-Ralph Lauren,
Lauren, Nike,
Nike, Perry
Perry
Ellis, Andrew
Ellis, Andrew Fezza,
Fezza, Kenneth
Kenneth Cole,
Cole, Hush
Hush
Puppies,Kickers,
Puppies, Kickers,Green
GreenDog.
Dog.
 OFERTA DE MAQUILAS
C.I. MAQUILA Y EMPAQUES CONFECCIONES MARIA
LTDA. PAULA
LOGIPACK S.A. CONFECCIONES MAQUILA
CONSORCIO DE MAQUILA LTDA
S.A. NECOLEX LTDA.
SERVICIOS INDUSTRIALES FRAMERIK
DE MAQUILA PHARMACEUTICAL &
CAFE UNIVERSAL S.A. COSMETICS LTDA.
AVICOLA QUILICHAO S.A. LABORATORIOS ROBBIN
PHARMALACTEOS S.A LABORATORIOS LINCOLN
S.A.
TEXTILES MALIB LTDA.
COSMETICOS FAWY
GOTEX UNIFORMES
PRODUCTOS PARA EL
ASEO LIMPIA-MAX
COMPONENTES DEL PROCESO
DE COMPRAS
PRINCIPIOS DE ADQUISICIN

1. Definicin
1. Definicin de
de los
los criterios
criterios para
para lala seleccin,
seleccin, evaluacin
evaluacin yy
re-evaluacin de
re-evaluacin de proveedores.
proveedores.
2. Cumplimiento
2. Cumplimiento de
de especificaciones
especificaciones yy requisitos
requisitos de
de compra
compra ..
3. Relacin
3. Relacin del
del tipo
tipo yy alcance
alcance del
del control
control aplicado
aplicado alal
proveedor con
proveedor con elel impacto
impacto en
en elel producto.
producto.
4. Evaluacin
4. Evaluacin de de lala capacidad
capacidad de
de los
los proveedores
proveedores para
para
cumplir los
cumplir los requerimientos.
requerimientos.
5. Elaborar
5. Elaborar yy mantener
mantener Documentacin
Documentacin formal
formal de
de los
los
resultados de
resultados de las
las evaluaciones.
evaluaciones.
PRINCIPIOS DE ADQUISICIN

6. Informacin
6. Informacin estructurada
estructurada con
con respecto
respecto aa requisitos
requisitos para
para lala
aprobacin de
aprobacin de materiales,
materiales, procedimientos,
procedimientos, procesos
procesos yy
equipos.
equipos.
7. Inspeccin
7. Inspeccin yy actividades
actividades afines
afines necesarias
necesarias establecidas
establecidas ee
implementadas.
implementadas.
8. Aplicacin
8. Aplicacin de
de mtodos
mtodos apropiados
apropiados para
para elel seguimiento
seguimiento de
de
los procesos
los procesos dede compras.
compras.
9. Medicin
9. Medicin yy evaluacin
evaluacin de
de lala capacidad
capacidad de
de los
los procesos.
procesos.
10. Decisin
10. Decisin yy ejecucin
ejecucin de
de acciones
acciones correctivas
correctivas yy
preventivas.
preventivas.
 QU COMPRAN LAS EMPRESAS?
COMPRAS PRODUCCIN:
MATERIAS PRIMAS, COMPONENTES Y PRODUCTOS PARA
LA FABRICACIN.
VERTICAL: SUMINISTROS ESPECFICOS PARA CADA
SECTOR INDUSTRIAL

COMPRAS NO PRODUCCIN
PRODUCTOS INDIRECTOS.
COMPRAS MANTENIMIENTO, REPARACIONES Y
OPERACIONES.
SERVICIOS.
PARA LLEVAR A CABO LAS ACTIVIDADES
EMPRESARIALES.
HORIZONTAL Y COMN A TODOS LOS SECTORES DE
ACTIVIDAD.
 COMPRAS PARA FINES DIFERENTES
A LA PRODUCCIN
VIAJES COMUNICACIN SERVICIOS DE TRANSPORTE
Agencia de viajes Publicidad OFICINA (mercancas)
Lneas Areas Agencia Publicidad Flota coches Areo
Hotel Agencia publicaciones Copiadoras Martimo
Alquiler coche Impresos Impresos Camin
Tren Servicios Multimedia Procesos/documentos/Catlog. Auto-tren
Taxis Regalos Traducciones Correo urgente
EDIFICIO Ferias Suministros de oficina Proveed. Logstico
Comedor Seminarios/conferencias Papel Embalajes
Limpieza TRABAJO (Servicios) Muebles HARD/SOFTWARE
Jardinera Consultora Libros y suscripciones PC
Mantenimiento Bases de datos Obras/reparaciones Mantenimiento
Seguridad Control SERVICIOS DE Licencias Software
Mdicos Educacin/formacin FABRICA Software desarrollo
Correo Trabajo especializado Electricidad Consultora
Aire Acondicionado Estudios/ Anlisis Gas EQUIPOS
Ascensores Trabajo temporal Gases industriales Instrumentacin
Recogida desperdicios TRANSPORTE Prod. Petrolferos Medida
Mudanza oficinas (personal) Agua Herramientas
Autobs Equipo Almacn Maquinaria
Otros Estructuras Repuestos de maquinaria y
Obras/instalaciones equipo
 MATRIZ DE KRALJIC

Alto Materiales
Especializados

Impacto en el
negocio ($)

Materiales Materiales
Bajo No Crticos Cuello de Botella

Baja Alta

Complejidad del Mercado

 MATRIZ DE KRALJIC
Modelo bidimensional
Modelo bidimensional utilizado
utilizado para
para clasificar
clasificar los
los
productos comprados
productos comprados por por una
una empresa
empresa yy los los efectos
efectos
que estos
que estos tienen
tienen sobre
sobre las
las compras
compras yy las
las finanzas
finanzas dede
la empresa.
la empresa.
Permite clasificar
Permite clasificar el
el proceso
proceso logstico
logstico de
de compras
compras en en
cuatro categoras
cuatro categoras definidas
definidas aa partir
partir del
del criterio
criterio ABC.
ABC.
Impacto en el
negocio ($)

Categoras:
Categoras:
1. Materiales Especializados.
1.Materiales Especializados.
2. Materiales Estratgicos.
2.Materiales Estratgicos.
3. Materiales no
3.Materiales no Crticos.
Crticos.
4. Materiales Cuello
4.Materiales Cuello de
de Botella.
Botella.
Complejidad del Mercado
 MATRIZ DE KRALJIC
Anlisis de
Anlisis de Escenarios:
Escenarios:

1.Materiales
1. Materiales Especializados:
Especializados: SeSe utiliza
utiliza el
el poder
poder de de compra,
compra,
cuya estrategia
cuya estrategia es
es el
el objetivo
objetivo del
del precio
precio para
para reducir
reducir
costos, pues
costos, pues no
no son
son productos
productos crticos
crticos yy la
la negociacin
negociacin
mediantecontratos
mediante contratoscorporativos
corporativos.. Ejemplo:
Ejemplo: ElElacero.
acero.

2.Materiales
2. Materiales Estratgicos:
Estratgicos: SonSon los
los ms
ms importantes
importantes enen el
el
proceso de
proceso de compra
compra yy aa la
la vez
vez los
los de
de mayor
mayor complejidad
complejidad yy
riesgo en
riesgo en el
el proceso
proceso del
del suministro,
suministro, sese deben
deben manejar
manejar
planes de
planes de contingencia,
contingencia, Logstica
Logstica yy control
control de
de Inventarios.
Inventarios.
Ejemplo:Las
Ejemplo: Lasturbinas.
turbinas.
 MATRIZ DE KRALJIC
3.Materiales no
3.Materiales no Crticos:
Crticos: Son
Son menos
menos complejos
complejos en en elel
suministro yy la
suministro la estrategia
estrategia utilizada
utilizada es
es reducir
reducir costes,
costes, ya
ya
sea comprndole
sea comprndole ms ms aa un un proveedor
proveedor oo haciendo
haciendo ms ms
competitiva la
competitiva la lucha
lucha entre
entre ellos,
ellos, se
se debe
debe disear
disear una
una
lnea-base de
lnea-base de costes
costes aa la
la cual
cual sese debe
debe dede llegar
llegar en
en cada
cada
negociacin. Algunas
negociacin. Algunas empresas
empresas determinan
determinan un un precio
precio
objetivo el
objetivo el cual
cual deben
deben alcanzar
alcanzar los los proveedores
proveedores para para
calificar yy poder
calificar poder vincularse
vincularse aa competir
competir bajo
bajo otras
otras variables
variables
como financiamientos,
como financiamientos, estandarizacin
estandarizacin de de productos,
productos,
reducir la
reducir la logstica,
logstica, volmenes
volmenes de de entrega,
entrega, uso uso dede
herramientas yy e.commerce;
herramientas e.commerce; etc. etc. Ejemplo:
Ejemplo: Materias
Materias
Primas.
Primas.
 MATRIZ DE KRALJIC
4.Materiales Cuello
4.Materiales Cuello dede Botella:
Botella: Se Se debe
debe garantizar
garantizar la la
continuidad en
continuidad en elel suministro,
suministro, analizando
analizando elel riego
riego yy la
la
seguridad de
seguridad de los
los inventarios,
inventarios, as
as como
como elel diseo
diseo dede
planes de
planes de contingencia,
contingencia, igualmente
igualmente investigando
investigando
productos alternos.
productos alternos. Reduciendo
Reduciendo la la dependencia
dependencia de de
muchos proveedores
muchos proveedores aa algunos
algunos proveedores
proveedores nicos,
nicos, ya
ya
sea haciendo
sea haciendo contratos
contratos aa largo
largo plazo
plazo oo aumentando
aumentando el el
portafolio de
portafolio de proveedores
proveedores seleccionados.
seleccionados. Ejemplo:
Ejemplo:
Partes Electrnicas.
Partes Electrnicas.
MATRIZ DE KRALJIC

Principio de Pareto

Los artculos Estratgicos y los

Especializados representan
usualmente el 80% del
presupuesto de compras.

Los artculos No Crticos

representan usualmente el 20%
del presupuesto de compras y
utilizan el 80% de los recursos.
 RELACIN ENTRE MATERIALES
ESTRATGICOS Y NO ESTRATGICOS

Materiales
80% 80% 20% 80% 80%
No Estratgicos

Materiales
20% 20% 80% 20% 20%
Estratgicos

Diversidad Valores Compra

Costos Operativos
Proveedores Tiempo de Compra
 RELACIN ENTRE COMPRAS
Y EL COSTO TOTAL
Aproximadamente entre el 30-75% del costo total de
las empresas lo controlan proveedores externos...
100% 100% 100% 100%

Valor Agregado
+ Margen

Compras
60-70% ~75% 40-50% 30-40%
Externas

Automotriz Contratacin Farmacutica Consumo

Ingeniera Masivo
 OBJETIVO DE UN SISTEMA
DE COMPRAS
Proveer y dar seguimiento a los procesos de compra
(nacionales e internacionales), desde el momento en que
un departamento de la empresa (usuario) realiza una
solicitud de compra, hasta que el producto ha sido
recibido por ste.

Se tendrn en cuenta los siguientes factores:

Recepcin de bodegas en inventario
Evaluacin de costos
Proveedores
Tiempos de entrega de pedidos
Necesidades del usuario
 OBJETIVOS ESPECFICOS DE
COMPRAS
1. MANTENER CONTINIUDAD EN EL ABASTECIMIENTO.
2. INVERSION MINIMA COMPATIBLE CON:
SEGURIDAD.
PROVECHO ECONOMICO.
3. EVITAR DUPLICACIONES, DESPERDICIOS,
INUTILIZACIONES
4. OBTENER COSTOS BAJOS ACORDES CON: CALIDAD Y
SERVICIO
5. MANTENER NIVELES DE CALIDAD
6. MANTENER POSICION COMPETITIVA DE LA EMPRESA
FUNCIONES DE UN SISTEMA DE
COMPRAS
1.Crear y mantener un registro actualizado de proveedores.

2.Generar y dar seguimiento a las solicitudes de Compra.

3.Recibir las solicitudes de compra provenientes de los usuarios y

encargados de otros departamentos

4.Elaboracin de cotizaciones por proveedor, para la actualizacin de

tiempos de entrega y costos de los artculos.

5.Generar y dar seguimiento a las rdenes de compra.

6.Generar las rdenes de compra.

FUNCIONES DE UN SISTEMA DE
COMPRAS
7.Realizar rdenes de compras utilizando mltiples monedas.

8.Agilizar la recepcin de la mercadera,

9.Realizar los procedimientos de Costeo de las rdenes de compras

(costeo estimado y costeo real).

10.Realizar la planeacin de compras para un perodo dado.

11.Permitir la elaboracin de un plan de compras.

 COMPONENTES DEL
PROCESO DE COMPRAS

Estrategia
de
Procesos de Aprovisionamiento
Direccionamiento
Organizacin y personal

Procesos de Bsqueda de Gestin y

Gestin mercados/ desarrollo de Da-a-Da
proveedores proveedores

Procesos de
Apoyo Gestin de desempeo Informtica
 ETAPAS BSICAS EN EL
SISTEMA DE COMPRAS
Inicio Recepcin e
inspeccin de
Determinacin de
los artculos
precios y trminos
Reconocimiento
de Liquidacin de la
una necesidad factura y pago
Preparacin y
al proveedor
asignacin de la
Descripcin de
Orden de Compra
la necesidad Mantenimiento
de registros
Determinacin y Seguimiento y/o
anlisis Fuentes expedicin de la
de Abastecimiento Orden de Compra Fin
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
1. Inicio

El origen del proceso de compra en las empresas est determinado

por la necesidad de satisfacer una solicitud o demanda del cliente
interno (cualquier rea de la empresa, pero principalmente el rea
productiva o la que desarrolla la actividad econmica de la
empresa), ya sea de bienes o servicios.

Igualmente, se puede generar el proceso cuando dentro de las

polticas de la empresa est establecido que debe mantenerse un
nivel de inventario predeterminado por los consumos calculados. En
este caso las empresas deben contar con una Programacin de
Compras y Adquisiciones a corto, mediano y largo plazo.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
2. Formalizacin de la solicitud

Generalmente las empresas tienen ya establecidos los requisitos

formales que deben cumplir las solicitudes de bienes o servicios.

Especficamente, se puede considerar un formato de requisicin,

en donde deben identificarse perfectamente los tems solicitados, la
cantidad o frecuencia (en caso de servicios), y las aprobaciones
correspondientes.

En este punto, es muy importante verificar que las solicitudes

cuenten con una asignacin presupuestal, o en caso contrario con
la debida autorizacin
 REQUISICIN DE COMPRA
La requisicin
La requisicin de
de lala compra
compra es
es elel formato
formato oo registro
registro en
en elel cual
cual elel
cliente interno
cliente interno identifica
identifica yy define
define las
las caractersticas
caractersticas yy
especificaciones requeridas
especificaciones requeridas para
para cumplir
cumplir con
con los
los objetivos
objetivos del
del
proceso y/o
proceso y/o elel producto
producto
REQUISICIN DE COMPRA
Requisicin de compra Fecha elaboracin:___________ N_______
Dependencia solicitante: Cuenta Presupuesto:_________

Cantidad requerida Unidad Descripcin y especificaciones

Fecha requerida:_________
Notifquese en caso de problema a________________________________
Instrucciones especiales de envo:_________________________________
Elabor:________________________Aprob________________________
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA

3. Anlisis de Proveedores

Una de las etapas ms fundamentales del proceso de compras se

refiere a un estudio detallado de los proveedores que ofrecen los
bienes o servicios requeridos.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
4. Solicitud de Cotizaciones

Una vez seleccionados los proveedores que cumplen con los

requisitos de calidad, cumplimiento y capacidad productiva, se
hace una solicitud formal para cotizar los productos o servicios
requeridos.

Sin embargo, la prctica ms comn consiste en que se llega con

el proveedor a acuerdos, convenios o contratos de suministros o
abastecimiento gracias a los cuales se concretan precios de
venta, trminos de negociacin y condiciones de despacho
aplicables para periodos de tiempo determinados. En este caso,
no se requiere solicitud de cotizacin sino de la elaboracin de un
pedido con cargo al convenio o contrato establecido.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
5. Aprobacin de cotizacin o Factura Pro Forma

Cuando se ha evaluado debidamente la cotizacin recibida o la

factura pro forma remitida por el proveedor, con base en las polticas
adoptadas por la empresa, y stas cumplen con los requisitos, se
formaliza la aceptacin de las mismas mediante la generacin de una
Orden de Compra, que debe conservar las caractersticas y
condiciones de la cotizacin o la factura pro forma.

Por lo general las empresas cuentan con formatos establecidos para

detallar las especificaciones de los tems, los precios, cantidades,
firmas de aprobacin y autorizacin, especificacin de trminos de
negociacin y de entrega.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
6. Procesamiento de la Orden de Compra y
Despacho

El proveedor de acuerdo a sus polticas internas y a los acuerdos

preestablecidos, debe evaluar y tramitar las rdenes de compra
recibidas y preparar los despachos correspondientes.

Al igual que en los puntos anteriores, es fundamental garantizar la

calidad de las comunicaciones entre comprador y proveedor, y la
agilidad y eficiencia en el sistema de respuesta de ambas partes.
(Retroalimentacin permanente).
 COMPONENTES DE LA ORDEN
DE COMPRA
Precio Devolucin
Cantidades Calificacin y
Nmero de orden de certificacin de
compra proveedores
Fechas de entrega Facturacin
Sitio o lugar de entrega Cdigos EAN
Empaque Nmero de entregas
Trminos comerciales Reclamos
Pago Firmas Responsables
Garanta de inspeccin
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
7. Gestin Logstica

El entorno cada vez ms competitivo del mercado ha hecho que el

xito de la gestin en las reas de compras y adquisiciones no slo
dependa de la capacidad de respuesta de los proveedores, sino
tambin de los sistemas de distribucin fsica y la logstica aplicados
para que los bienes o servicios lleguen de su origen a su destino en
el menor tiempo posible y en las condiciones requeridas.

La empresas pueden optar por la creacin de un rea interna que

asuma sta funcin, o por utilizar los servicios de intermediarios
especializados.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
8. Aspecto Financiero

En los puntos anteriores se ha mencionado que proveedor y

comprador deben haber llegado a un acuerdo en cuanto a los trminos
comerciales.

Esto se refiere bsicamente a definir si se efectan pagos anticipados,

contra entrega, crditos a cierto plazo; si se requieren documentos que
soporten o garanticen los pagos, los trminos de validez de las ofertas,
descuentos especiales, y todos aquellos puntos que incidan en la
negociacin, que deben estar contemplados previamente en las
polticas de las empresas.
 PROCESO TRADICIONAL DE COMPRAS
DE MATERIALES NO ESTRATGICOS

Almacenes
Usuario

Materiales

Factura
Solicitud del Pedido

Req. de Compra Solicitud de Ofertas

Autorizacin de Compra
Ofertas
Comprador Pedido

Supervisor
Proveedores
Pagos

Cuentas x Pagar
 PROCESO IDEAL: COMPRAS
Catlogo
Autorizadores
Catlogo reas Tcnicas Contratos
Productos y Compras Corp. Marco
Servicios

Procedimientos Ciclo de
de Elabora aprobacin
Compra requisicin Orden de
compra Proveedores
Certificados

Necesidad

Atencin del
Entrega al proveedor
usuario
Envo
Recepcin
Pago y Almacn
conciliacin

Informacin
Destinatario
Pago en Lnea Recepcin en Lnea
 EVALUACIN DE OFERTAS
Las
Las ofertas
ofertas de de proveedores
proveedores no no
seleccionados
seleccionados previamente
previamente deben
deben
evaluarse yy calificarse
evaluarse calificarse previamente
previamente para
para
participar en
participar en elel proceso
proceso de
de adquisiciones
adquisiciones

Participacin
Participacin en
en Preparacin
Preparacin de
de ofertas:
ofertas:
Ingeniera, Calidad,
Ingeniera, Calidad, Ventas,
Ventas, Administrativa,
Administrativa,
Compras yy Financiera
Compras Financiera

Aspectos
Aspectos que
que debe
debe contemplar:
contemplar:
Especificaciones, dibujos,
Especificaciones, dibujos, hojas
hojas dede datos,
datos,
requisitos de
requisitos de entrega,
entrega, planes
planes de
de inspeccin
inspeccin
yy prueba
prueba
 SUMINISTRO DE PLIEGOS DE
OFERTAS

Elaboracin
Elaboracin yy entrega
entrega del
del paquete
paquete de
de
propuestas, pliegos
propuestas, pliegos oo licitaciones
licitaciones

Revisin
Revisin para
para verificar
verificar integralidad
integralidad yy
exactitud
exactitud

Presentacin
Presentacin uniforme
uniforme con
con un
un ndice
ndice
estndar
estndar
 EVALUACIN DE OFERTAS

Asignacin
Asignacin dede personal
personal idneo
idneo dede
las reas
las reas administrativa,
administrativa, jurdica,
jurdica,
ingeniera, compras
ingeniera, compras yy calidad
calidad

Supervisin
Supervisin por
por elel rea rea de
de
aseguramiento de
aseguramiento de lala calidad
calidad
oo los
los auditores
auditores internos
internos
correspondientes
correspondientes
 EVALUACIN DE OFERTAS

Revisar
Revisar yy calificar
calificar las
las propuestas
propuestas de
de conformidad
conformidad con
con los
los
criterios, factores
criterios, factores

Caractersticas
Caractersticas yy especificaciones
especificaciones definidas
definidas en en las
las
condiciones de
condiciones de las
las requisiciones
requisiciones de
de lala compra
compra yy los
los
paquetes de
paquetes de oferta
oferta
 EVALUACIN TCNICA

ISO 9000:
ISO 9000: Proveedores
Proveedores de
de Industria,
Industria,
comercio yy servicios:
comercio servicios:

-- Sistema
Sistema de
de gestin
gestin de
de Calidad
Calidad

-- Responsabilidad
Responsabilidad de
de lala Direccin
Direccin

-- Gestin
Gestin de
de los
los recursos
recursos

-- Realizacin
Realizacin del
del producto
producto

-- Medicin,
Medicin, anlisis
anlisis yy mejora
mejora
 EVALUACIN TCNICA
Requisitos generales
Requisitos generales para
para lala competencia
competencia
tcnica de
tcnica de laboratorios
laboratorios de
de inspeccin
inspeccin yy
ensayo:
ensayo:
-- Equipos
Equipos yy mtodos
mtodos de de inspeccin
inspeccin para
para
determinar caractersticas
determinar caractersticas del
del material
material

-- Organizacin,
Organizacin, Sistema
Sistema de
de Calidad
Calidad

-- Personal
Personal administrativo
administrativo

-- Equipos,
Equipos, mtodos
mtodos yy procedimientos
procedimientos de
de
medicin, ensayo,
medicin, ensayo, manejo
manejo de
de muestras
muestras

-- Gestin
Gestin ambiental
ambiental
 EVALUACIN TCNICA
AFNOR ((Association
AFNOR Association Francaise
Francaise de Normalisation) --
de Normalisation)
NF- X50-102:
NF- X50-102: aptitud
aptitud potencial
potencial yy cualitativa
cualitativa
de un
de un proveedor:
proveedor:

-- Informacin
Informacin sobre
sobre lala empresa,
empresa, organizacin,
organizacin,
personal yy productos.
personal productos.

-- Operaciones
Operaciones previas
previas como
como proveedores
proveedores yy
trmite de
trmite de pedidos.
pedidos.

-- Fabricacin
Fabricacin yy aspectos
aspectos relacionados.
relacionados.

-- Operaciones complementarias.
Operaciones complementarias.

-- Aseguramiento de
Aseguramiento de lala calidad
calidad yy su
su
organizacin.
organizacin.
SELECCIN DE
PROVEEDORES
CANALES DE ADQUISICIN

1. Seleccin
1. Seleccin

2. Calificacin
2. Calificacin
 CANALES DE ADQUISICIN
1. Seleccin
1. Seleccin

1.1. Listado
1.1. Listado de
de proveedores
proveedores potenciales
potenciales

1.2. Informacin
1.2. Informacin dede proveedores
proveedores // productos
productos oo
servicios: datos
servicios: datos administrativos,
administrativos, financieros
financieros yy
tcnicos.
tcnicos.
1.3. Identificacin
1.3. Identificacin de
de los
los factores
factores de
de evaluacin
evaluacin en
en
comit compuesto
comit compuesto por por Mercadeo,
Mercadeo, Ventas,
Ventas,
Logstica, Ingeniera,
Logstica, Ingeniera, Administracin,
Administracin, Calidad,
Calidad,
Finanzas yy Compras.
Finanzas Compras.
REAS DE ACCIN
PARA LA
PRE-SELECCIN DE
PROVEEDORES
REAS DE ACCIN PARA LA PRE-
SELECCIN DE PROVEEDORES
1. REA DE CALIDAD

A. Caractersticas de la calidad
(Especificaciones)
B. Certificaciones de Calidad (Respaldo)
C. Garantas de Calidad (Responsabilidades)
D. Especificaciones Tcnicas (Normas
Tcnicas)
REAS DE ACCIN PARA LA PRE-
SELECCIN DE PROVEEDORES
2. REA FINANCIERA

A. Fortaleza Financiera
(Manejo econmico y estabilidad financiera)

B. Fluidez Financiera (Razn

Corriente, Capital de Trabajo)
REAS DE ACCIN PARA LA PRE-
SELECCIN DE PROVEEDORES
3. REA TECNOLGICA

A. Manejo de la Tecnologa
(tiempos y calidad)
REAS DE ACCIN PARA LA PRE-
SELECCIN DE PROVEEDORES
4. REA DE TIEMPOS Y RESPUESTA

A. Tiempos y Movimientos
(a mayor tiempo menor eficiencia)

B. Tiempos Pactados
(relacin de tiempo de cubrimiento y tiempo
comprometido)
REAS DE ACCIN PARA LA PRE-
SELECCIN DE PROVEEDORES
5. REA DE PRECIOS

A. Precios Pactados

B. Precios Competitivos
REAS DE ACCIN PARA LA PRE-
SELECCIN DE PROVEEDORES
6. REA ADMINISTRATIVA
A. Normatividad y legislacin
B. Actitud Gerencial
C. Modelo de Comunicacin
D. Experiencia y pericia gerencial
E. Proyeccin a Largo Plazo
F. Disponibilidad de Instalaciones
REAS DE ACCIN PARA LA PRE-
SELECCIN DE PROVEEDORES
7. REA DE INVENTARIOS

A. Establecimiento de parmetros de
control de inventarios

B. Especificaciones de manipulacin de los

inventarios
REAS DE ACCIN PARA LA PRE-
SELECCIN DE PROVEEDORES
8. REA DE MERCADEO

A. Tradicin e imagen de la marca

B. Tradicin e imagen de la empresa
C. Inversiones en publicidad
 CRITERIOS PARA LA SELECCIN
DE PROVEEDORES (I)
Grupo de criterios Criterios
Nivel de precios
Desarrollo de precios (fidelidad de precios)
1. Criterios de precios
Crditos de proveedores
y condiciones
Aceptacin de costos de flete y transporte
Posibilidad de negocios recprocos
Calidad tcnica
2. Criterios de calidad
Normas
de materiales
Garantas de calidad
Plazos de entrega
Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de plazos)
3. Criterios de tiempo
Periodicidad de las entregas
Notificacin en la demora / suspensin de entregas
Asesora
Disposicin de cooperacin / Facultad comunicativa
4. Criterios de servicio Elaboracin de reclamos
Ofertas de capacitacin de los proveedores
Gama de productos
 CRITERIOS PARA LA SELECCIN
DE PROVEEDORES (II)
Grupo de criterios Criterios
Poltica de medio ambiente del proveedor
5. Criterios sobre el Transporte y Manipulacin
Medio Ambiente Empaque
Desechos

Retiro de la ubicacin del proveedor

Conexiones de transporte
6. Criterios de
ubicacin Riesgos de suministro (nacionalidad y ubicacin del proveedor)
Fuentes de compra del proveedor

Investigacin y Desarrollo (know-how tcnico)

Capacidades productivas y financieras
7. Criterios relativos a
Participacin en anlisis de valores
la empresa
Encargarse del almacenaje y control de calidad
Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.)
 EVALUACIN DE OFERTAS
2. Calificacin
2. Calificacin

2.1. Calidad:
2.1. Calidad: Especificacin,
Especificacin, lotes
lotes recibidos
recibidos --
rechazados, %
rechazados, % de
de aceptacin,
aceptacin, ndice
ndice de
de calidad
calidad

2.2. Precio:
2.2. Precio: Unitario,
Unitario, descuentos,
descuentos, transporte,
transporte, costos
costos //
defectos, costo
defectos, costo total,
total, ndice
ndice de
de precio.
precio.

2.3. Servicio:
2.3. Servicio: Cantidad
Cantidad pedida
pedida -- entregada,
entregada, porcentaje
porcentaje
de cumplimiento,
de cumplimiento, ndice
ndice de
de servicio.
servicio.

2.4. Atencin:
2.4. Atencin: Nmero
Nmero de de visitas,
visitas, esperadas,
esperadas, porcentaje
porcentaje
de cumplimiento,
de cumplimiento, ndice
ndice de
de atencin
atencin

2.5. Calidad
2.5. Calidad consolidada:
consolidada: total
total de
de ndices.
ndices.
 PONDERACIN DE CRITERIOS
(I) Peso del Peso del
Peso del
Criterios grupo
criterio criterio
absoluto relativo
1. Criterios de precios y condiciones 0,20
1.1. Nivel de precios 25 5,0
1.2. Desarrollo de precios (fidelidad de precios) 20 4,0
1.3. Crditos de proveedores 20 4,0
1.4. Aceptacin de costos de flete y transporte 15 3,0
1.5 Posibilidad de negocios recprocos 20 4,0
Suma 100
2. Criterios de calidad de materiales 0,25
2.1. Calidad tcnica 40 10,0
2.2. Normas 20 5,0
2.3. Garantas de calidad 40 10,0
Suma 100
3. Criterios de tiempo 0,20
3.1. Plazos de entrega 20 4,0
3.2. Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de plazos) 30 6,0
3.3. Disposicin de entregas 20 4,0
3.4. Notificacin en la demora / suspensin de entregas 30 6,0
Suma 100
4. Criterios de servicio 0,10
4.1. Asesora 25 2,5
4.2. Disposicin de cooperacin / Facultad comunicativa 30 3,0
4.3. Elaboracin de reclamos 20 2,0
4.4. Ofertas de capacitacin de los proveedores 10 1,0
4.5. Gama de productos 15 1,5
Suma 100
 PONDERACIN DE CRITERIOS
(II)
Peso del Peso del
Peso del
Criterios grupo
criterio criterio
absoluto relativo

5. Criterios sobre el Medio Ambiente 0,15

5.1. Poltica de medio ambiente del proveedor 30 4,5
5.2. Transporte 10 1,5
5.3. Empaque 40 6,0
5.4. Desechos 20 3,0
Suma 100
6. Criterios de ubicacin 0,05
6.1. Retiro de la ubicacin del proveedor 20 1,0
6.2. Conexiones de transporte 20 1,0
6.3. Riesgos de suministro (nacionalidad del proveedor) 40 2,0
6.4. Fuentes de compra del proveedor 20 1,0
Suma 100
7. Criterios relativos a la empresa 0,05
7.1. Investigacin y Desarrollo 10 0,5
7.2. Capacidades 20 1,0
7.3. Participacin en anlisis de valores 20 1,0
7.4. Encargarse del almacenaje y control de calidad 20 1,0
7.5. Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.) 30 1,5
Suma 100
 MATRIZ DE CRITICIDAD DE
PROVEEDORES
PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3
CRITERIO 1 40%
Precio 0.5 15 20 12
Crdito 0.4 12 15 16
Negocios Recprocos 0.1 4 3 2
TOTAL 31 38 30

CRITERIO 2 35%
Calidad 0.4 14 12 8
Normas 0.3 9.5 6 10
Garanta 0.3 10.5 8 8
TOTAL 34 26 26

CRITERIO 6 25%
Ubicacin 0.35 7.5 8.75 6.5
Conexiones de Transp. 0.15 3.75 2.5 3
Riesgos de suministro 0.20 4 2 5
Fuentes de compra 0.30 2 4 6
TOTAL 17.25 17.25 20.5
 MEDICIN DEL ALCANCE DE
OBJETIVOS
Categora 1 Categora 2 Categora 3 Categora 4 Categora 5
Criterios Excelente Bueno Aceptable Deficiente Muy mal
n = 20 n = 15 n = 10 n=5 n=0

1.1. Nivel de precios abajo de todos los abajo de algunos igual que los de- arriba de algunos arriba de todos
competidores competidores ms competidores competidores los competidores

2.3. Garantas de calidad absoluto con pequeas normal insignificante apenas

restricciones

3.3. Disposicin de entregas muy bien bien satisfactorio mal muy mal

4.4. Ofertas de capacitacin muy bien bien satisfactorio existe se puede no existe
de los proveedores desarrollar

5.4. Desechos se pueden regre- la mayora de las parcialmente de vez en cuando ninguno
sar los desechos, veces
reciclaje completo

6.2. Conexiones de muy bien (tren, bien (casi todos no todos muy pocos solo uno
transporte avin, bus) los medios de
transporte)

7.2. Capacidades muy alto alto suficiente poco muy escasas

7.5. Flexibilidad (suministros adaptacin muy sin problemas con dificultades pesado ninguna
al detal, cambios, etc.) rpida adaptacin
 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR
EL ANLISIS DEL VALOR TIL
Pasos fundamentales Descripcin global de medidas

1. Definicin y Seleccin de los criterios tomados como base para el juicio.

estructuracin de Los criterios definidos se derivan del sistema objetivo, bajo
criterios definidos cuya base est el problema

2. Importancia de los Con ayuda de factores de peso correspondiente se evalan los

criterios definidos criterios definidos. La importancia muestra el significado de
los criterios individuales

3. Determinacin de las Para cada alternativa se examina en qu medida sta

ventajas parciales satisface los criterios. Grfica de las alternativas en el sistema
de valores

4. Emisin del valor til Para cada alternativa se indaga el valor til; a esto sigue un
para cada alternativa resumen de las utilidades parciales emitidas (sntesis de
valores)

5. Juicio de los Seleccin de la alternativa con el mximo valor til

beneficios
 ESQUEMA DE CLCULO DEL
ANLISIS DEL VALOR TIL
Alternativa A1 Alternativa A2
Puntos segn Puntos segn
Valores tiles Valores tiles
Criterio Peso evaluacin (ver
ponderado
evaluacin (ver
ponderado
categora) categora)

1.1. Nivel de 5 15 75 20 100

precios

3.3. Disposicin 4 10 40 5 20
de entregas

5.3. Empaque 6 5 30 5 30

Puntos totales 145 150

CUANTO DEBO
COMPRAR?
 ESTADO DE RESULTADOS
VENTAS TOTALES 100
Bienes y servicios adquiridos 50
Costos de M.O.D. 30
Gastos Generales 15

Beneficios antes de impuestos 5

SI USTED DESEA DUPLUCAR LAS UTILIDADES
DE ESTA EMPRESA, QUE PODRA HACER?
 SOLUCIONES
AUMENTAR LAS VENTAS TOTALES EN UN
100%

AUMENTAR LOS PRECIOS EN UN 5%

DISMINUIR LOS SALARIOS EN UN 16,6%

DISMINUIR LOS COSTOS GENERALES EN UN

33,3%

DISMINUIR EL COSTO DE LOS BIENES Y

SERVICIOS ADQUIRIDOS EN UN 10%
 TALLER 4
Taller Seleccin de Proveedores:
Comercializadora de Calzado La Huella S.A.

http://us.cdn2.123rf.com/168nwm/dimdimich/dimdimich1205/dimdimich120500030/13803476-
wooden-toolbox-with-tools-isolated-on-white.jpg