7 puntos para preparar el

Inventario Fsico
Anual

La fiabilidad de stocks mejora el

servicio a clientes
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Introduccin
El inventario fsico anual no debe contemplarse como una
obligacin legal sino como la oportunidad de controlar,
medir y mejorar la gestin de inventarios.
La realizacin de un inventario anual conlleva la
paralizacin de la actividad normal de la empresa y
costes extraordinarios.
Es importante que el recuento fsico se planifique
minuciosamente con el fin de evitar imprevistos y
conseguir que su resultado facilite a direccin la toma de
decisiones sobre la situacin de sus activos.
Esta breve gua pretende identificar aquellos puntos que
adquieren especial relevancia en la preparacin de un
inventario fsico anual y que no deben obviarse.
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1. Localizacin Demogrfica de los

Centros

El primer paso consiste en listar las localizaciones (almacenes,

puntos de venta, etc.) donde se llevar a cabo el recuento
fsico.

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2. Tipologa de Productos y
Estanteras
A continuacin clasificaremos el tipo de productos y
estanteras para detallar el nmero de ubicaciones que
deberemos contar por estantera, tipo de producto y centro.

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3. Recursos Humanos

Para conocer los Recursos Humanos de los que

disponemos, prepararemos un listado de todo el personal
que participar en el recuento, por centro, asignando las
siguientes funciones:
Responsable general del inventario
Supervisores por centro
Equipos de recuento
Equipos de introduccin de datos

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4. Equipamientos
En funcin de los productos
y tipo de estanteras a contar,
preveremos el equipamiento necesario, que en muchos
casos habr que alquilar:
Plataformas elevadoras
Bsculas para material a granel y/o productos
pequeos
Material bsico por equipo de recuento: calculadoras,
etc.
Lectores de introduccin de datos

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5. Software Inventario Fsico

La funcin del software para realizar un inventario fsico es

la generacin de listados recuento, introduccin de
recuentos, seguimiento y comparacin recuento final con
inventario terico.
Existen muchas aplicaciones en el mercado dedicadas a la
ejecucin de inventarios fsicos y su seleccin deber
basarse en las propias necesidades de la empresa.

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Manual deesInstrucciones
El Manual de 6.
Instrucciones
el documento mas
importante en la planificacin del inventario fsico.
En el se detallan todas las instrucciones que se debern
seguir para su correcta ejecucin: fechas, centros,
horarios, equipos, operativa, etc. , y resuelve cualquier
duda que pueda surgir durante su realizacin.
Este manual debe distribuirse con la suficiente antelacin
a todo el personal que intervenga directa indirectamente
en el recuento y es susceptible de mejora a travs de
posteriores revisiones como parte integrante del manual
de calidad de la empresa.

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Manual Instrucciones
Hora de Corte Operaciones
El manual de instrucciones informa de los das de
inventarios y establece la hora de corte operacional,
previamente acordada con direccin general.
Salvo que la empresa no pueda detener su actividad, la
hora de corte indica el momento a partir del cual todos los
productos almacenados han sido procesados en el sistema
y ya no se podr realizar ningn otro movimiento hasta
que se recupere la actividad normal.

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Manual Instrucciones
Horario Recuento
El horario de recuento debe planificarse en funcin del
nmero de ubicaciones a contar, equipos disponibles y
velocidad estimada de conteo (ubicaciones por hora).
En este apartado se detallan los horarios de recuento, las
pausas, el horario de comidas y la hora de finalizacin
prevista.
Es de suma importancia que todo el personal disponga de
esta informacin para evitar pausas no planificadas y
conseguir una gestin adecuada del tiempo disponible.

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Manual Instrucciones
Disponemos de dos equipos,
el que realiza el recuento
Equipos
fsico y el que introduce los recuentos en el sistema.
Normalmente, el equipo de recuento lo componen 2
personas.
Es importante que la composicin de cada equipo la
realice una persona que conozca el perfil de cada
individuo, habilidades y funciones dentro de la empresa
para que estos estn compensados.
Cada equipo de recuento es codificado (A,B,C) y el
nombre de sus componentes publicado en el manual de
instrucciones.

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Manual Instrucciones
Copias Seguridad
Antes de iniciar el recuento fsico es recomendable realizar
copias de seguridad de todas las bases de datos de stocks,
sobre todo en el caso de trabajar con aplicaciones que
actualizan directamente el inventario terico con el
inventario contado.

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Manual Instrucciones
Listados Recuento
Es necesario configurar listados de recuento por zonas y
equipos.
En el listado aparecer la informacin bsica del producto
a contar: ubicacin, cdigo artculo, descripcin, unidad de
medida, etc., y el equipo de recuento anotar la cantidad
contada en la ubicacin.
El nmero de ubicaciones por listado tiene que acotarse
para combinar el recuento fsico con la entrada de datos.
Por ejemplo, 100 ubicaciones por listado.
Estos listados se imprimen despus de la hora de corte.

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Manual Instrucciones

Existen 2 modos diferentes

configurar los segundos
Segundode
Recuento
recuentos:
1. Todo el inventario es recontado dos veces. En estos
casos el programa de inventarios selecciona el
recuento que ha sido mas favorable respecto del
inventario terico.
2. El primer recuento es sometido a un filtro de
diferencias por valor y/o unidades y, en funcin de la
desviacin, se solicita un segundo recuento.
Normalmente en estos casos se mantiene el ltimo
recuento realizado.

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Manual Instrucciones
Revisin Final y Cierre
Terminados los recuentos se genera un informe donde
aparecen ordenadas, de mayor a menor, las diferencias
absolutas encontradas, tanto por valor como por unidades.
Este listado es verificado por el supervisor de inventario, el
cual comprobar junto a los equipos de recuento que el
conteo de las mayores diferencias es correcto y dar el
inventario por finalizado.
Los posibles motivos de estas diferencias se analizarn
posteriormente para reportarlo en el informe general de
inventario.

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El informe final de inventario incluye los siguientes

7. Informe Final
documentos:
1. Cuadro diferencias indicando inventario inicial,
inventario final, diferencias y %, por valor y por
unidades
2. Listado de las 10 primeras diferencias absolutas
encontradas, indicando los posibles motivos que
provocaron estas diferencias.
3. Comparativa con resultados inventario anual anterior
4. Medidas propuestas para mejorar la gestin de stocks
5. 5 ltimas entradas/salidas antes y despus de la hora
de corte.

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Esta presentacin ha sido preparada por

arealogistica Consultoria Logstica
ubicada en Barcelona (Espaa)
especializada en Gestin de Inventarios.
Datos de contacto:
E-mail: consultoria@arealogistica.es

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