JORNADA DE TRABAJO

SINACOES

Ciudad Bolvar, 12/06/2012

SINACOES
SINACOES, tiene como objetivo fundamental, cubrir las

necesidades educativas para el registro, control, evaluacin

de estudios y estadsticas educacionales, atendiendo los
requerimientos

de

los

Planteles

Educativos,

Distritos

Escolares y Zonas Educativas adscritas al Ministerio del

Poder Popular para la Educacin.

NORMATIVAS QUE RIGEN AL

SINACOES
Circular N 01 Sistema Nacional de Control de Estudio (SINACOES) de
fecha 15/09/2008 emitido por el Viceministerio de Participacin y
Apoyo Acadmico.
Circular N 0004 Matricula Inicial de fecha 23/06/2009 emitido por la
Direccin General de Registro y Control Acadmico.
Circular N 0005 Modificacin de Matricula de fecha 23/06/2009
emitido por la Direccin General de Registro y Control Acadmico.

NORMATIVAS QUE RIGEN AL

SINACOES
Circular N 000180 Lineamientos sobre la edad para ingresar a primer
grado de Educacin Primaria de fecha 17/03/2010 emitido por el
Despacho del Ministro.
NOTA IMPORTANTE
SINACOES TRABAJA EN MAYSCULAS, ASI QUE DEBE CONFIGURAR SU
TECLADO UNA VEZ QUE INICIE EL SISTEMA, PARA EVITAR ERRORES.

Definicin de Trminos
Matrcula Inicial
Modificacin de matrcula
Registro Escolar

Cdigos del plantel (DEA Estadstico Dependencia)

Prosecucin
Fsico Planillas (Mat. Inicial, Mod. Matricula, entre otras)

FECHAS DE APERTURA Y
CULMINACIN DE LOS PROCESOS
Solicitud de Cdigos DEA: finalizacin o inicio del ao escolar
Matrcula Inicial Regular: desde el inicio de las inscripciones
hasta el 30 de septiembre.
Modificacin de Matrcula: 1er lapso Octubre hasta Diciembre
2do lapso Enero hasta Marzo
3er lapso Abril Mayo

FECHAS DE APERTURA Y
CULMINACIN DE LOS PROCESOS
Matrcula Inicial Adulto: 1er Lapso Septiembre
2do Lapso Marzo
(no posee modificacin de matricula).
Entrega del Fsico:
Educ. Regular y Educ. Especial: Los primeros 10 das hbiles
despus de cerrado el proceso.
Educacin de Jvenes y Adultos: 1er Lapso antes del 30/10
2do Lapso antes del 30/04

FECHAS DE APERTURA Y
CULMINACIN DE LOS PROCESOS
Entrega del Fsico:
Modificacin de Matrcula:

Primer Lapso: entregar los diez primeros das hbiles del

mes de enero.
Segundo Lapso: entregar los diez primeros das hbiles del
mes de Abril.
Tercer Lapso: entregar los diez primeros das hbiles del mes
de Junio.

FECHAS DE APERTURA Y
CULMINACIN DE LOS PROCESOS
Resumen Final Regular: Circular N.06
15 das hbiles despus de finalizar la evaluacin
correspondiente.
Resumen Final Adulto: Circular N.09
15 das hbiles despus de finalizar la evaluacin
correspondiente.

CDULA REGISTRO ESCOLAR

Quin debe ser el Representante del alumno?
La Cdula de la madre siempre debe ser el numero para generar
cedula escolar.
Necesito generarle cdula escolar a un alumno que tiene cdula
de identidad?
Puedo hacer notas certificadas a un alumno que no tiene
cdula de identidad?
Qu hacer cuando un alumno con Registro Escolar obtiene su
cdula de Identidad?
Puedo cargar un alumno al que le aparezcan los datos
personales en blanco?

REGISTRO ESCOLAR
Cmo elaborar el Registro Escolar?
El Registro Escolar esta conformado por once (11) dgitos
distribuidos de la siguiente manera:
Los ltimos 8 dgitos son la cdula de la madre:
V.- XXX14289354
V.- XXX09469513

8
dgitos

V.- XXX00752520
Los dos siguientes dgitos son los dos ltimos nmeros del ao
de nacimiento del alumno:
V.- X0614289354
V.- x0609469513

REGISTRO ESCOLAR
El 1er dgito est representado por el parto de la madre;
Si es un parto sencillo debe ser as:
V.- 10614289354
Si son Morochos debe ser as:
V.- 10614289354
V.- 20614289354
Si son trillizos debe ser as:
V.- 10614289354
V.- 20614289354
V.- 30614289354

REGISTRO ESCOLAR
Si la madre tiene 3 hijos sus registros deben ser as:
V.- 10614289354
V.- 10214289354
V.- 19814289354
Puede darse el caso de que la madre tenga 2 hijos nacidos el mismo
ao y que sean por parto sencillo, el registro deben generarse como si
fueran morochos:
V.- 10614289354
V.- 20614289354

REGISTRO ESCOLAR
La Madre no tiene Cdula:
Se le coloca la cdula del Director o docente, siempre y
cuando no interfiera con registros de alguno de sus hijos.
El alumno solo tiene pasaporte, o la madre:
Se elabora el registro con el nmero del pasaporte, es decir,
se toman los ltimos 8 dgitos del nmero de pasaporte como si
fuesen la cdula de identidad del representante, y se arma el
registro escolar.

MODIFICACIN DEL REGISTRO

ESCOLAR POR LA CD. IDENTIDAD
Una vez que el alumno adquiera su cdula de identidad, el
plantel est en la obligacin de hacerle cambio de registro, sin
esperar a que comience un nuevo periodo escolar.
A INICIO DE UN PERIODO ESCOLAR SE DEBE VERIFICAR A
LOS ALUMNOS NUEVOS QUE TENGAN CDULA DE IDENTIDAD,
A FIN DE DETERMINAR SI FUERON CARGADOS EN SINACOES
CON REGISTRO ESCOLAR.
Muchos planteles no hacen prosecucin a las cdulas escolares.

QUE DEBO HACER PARA CAMBIAR LOS

DATOS DE IDENTIFICACION DEL
ALUMNO
Debo enviar a la oficina de SINACOES, (por correo o en
fsico) el informe detallado con el registro escolar y la cdula de
identidad de cada alumno, asi como codigo DEA y correo del
plantel.
Los datos acadmicos

y cdulas slo pueden ser modificados

por zona (debe indicar el error presente y la correccin

pertinente).Las correcciones de nombres, fechas de nacimiento
y sexo pueden ser modificados por el plantel.

LA CDULA DEL ALUMNO APARECE CON

OTRO NOMBRE Y EN OTRO PLANTEL
No se debe cambiar los datos personales al registro.
Debe proceder a cargar al alumno con el registro escolar para
que no quede fuera de la matricula.
Debe enviar el informe a SINACOES, con todos los datos a
modificar, ya no se necesita la constancia del SAIME. Puede
verificarlo por la pgina del CNE: http://www.cne.gov.ve

IMPRESIN DEL REGISTRO

ESCOLAR
Para la impresin del registro escolar, se debe consultar la
matrcula inicial, se presiona en la cdula del alumno y se abre
una nueva ventana que muestra el comprobante del registro
escolar.
Este puede ser utilizado como especie de carnet.
La repitencia de alumnos ocurre cuando se le oprime el botn
de guardar varias veces, este puede ser corregido por el mdulo
de modificar Eliminar alumnos repetidos de una seccin.

EDUCACIN INICIAL
Se debe respetar las edades para el ingreso a Educacin Inicial:
Maternal : 2 aos cumplidos hasta el 31/12
Preescolar: 3 aos cumplidos hasta el 31/12
1er grado: 6 aos cumplidos hasta el 31/12
No podr promover ningn nio a primer grado que cumpla en
enero o los meses siguientes.

EDUCACIN INICIAL
Los nios menores de 2 aos hasta el 31 de diciembre no se
cargan en Sinacoes ya que pertenecen a guardera, con
excepcin de los alumnos de las A.N.C. (Atencin Educativa No
Convencional).
Los alumnos pertenecientes a las A.N.C. deben ser cargados en
el plantel donde se encuentran articuladas las docentes, como
una seccin NC. Por Ejemplo: si se posee 3 comunidades
articuladas todos deben ser cargados por esa nica seccin.

EDUCACIN PRIMARIA
Un alumno no necesita haber cursado Educacin Inicial para
poder ingresar a Educacin Primaria.
Promociones Extraordinarias:
Deben realizarse en el primer lapso del ao escolar.
Las promociones extraordinarias se realizan hasta el 5to grado,
un alumno de 6to grado no puede ser promovido al grado
superior.

EDUCACIN PRIMARIA
Promociones Extraordinarias:

La misma debe ser solicitada de manera escrita por el

representante o docente al director de la institucin.
El director pauta la fecha para la elaboracin de la prueba de
los alumnos que opten para esta evaluacin, as como debe
notificar al representante, al supervisor y al docente para que
estn presente el da que se realice dicha evaluacin.
La prueba debe ser aprobada con literal A para que la
promocin tenga consecuencia.

EDUCACIN PRIMARIA
Promociones Extraordinarias:
Se debe levantar el acta en 2 originales con la informacin
pertinente al caso por cada alumno, la cual debe ser firmada por
todos los presentes.
Antes del 15 de diciembre, el acta original y todos los soportes
en copia, incluyendo la prueba, deben ser remitidos a la
Coordinacin de SINACOES para efectuar la promocin.
Pruebas de Ubicacin: Cuando el alumno no ha sido escolarizado
y tiene edad promedio.

EDUCACIN MEDIA, GENERAL Y

TCNICA
Los alumnos que estudien menciones tcnicas no pueden
solicitar cambio durante un periodo escolar para un plantel que
administre la mencin de ciencias y viceversa. Esto debe
solicitarse una vez culminado el ao escolar o al inicio del
mismo, como equivalencia o transferencia por la zona educativa.
El alumno que este activo en Educacin de Adultos, no puede
volver a la modalidad de Educacin Regular.

EDUCACIN MEDIA, GENERAL Y

TCNICA
EPNIMO AO ESCOLAR 2011 2012

Ao 2012:15 de Diciembre de 1812.

Bicentenario del Manifiesto de
Cartagena
Gaceta Oficial N 39940 de 08/06/12

EDUCACION DE JVENES Y
ADULTOS
En el espacio correspondiente a cada asignatura se escribir
una letra y dos dgitos: (Circular N 07 del 02/07/2003)
I: inscribi la asignatura
R: no tiene derecho a cursar la asignatura por prelacin.
N: tiene la asignatura aprobada y no es prelacin de otra
dentro del mismo plan.
Si tiene equivalencia o transferencia se debe colocar en los
renglones correspondientes.

EDUCACIN ESPECIAL
Los alumnos que pertenezcan a la matricula flotante de un
plantel de Educacin Especial no sern cargados en Sinacoes,
solo la matricula fija.
Sern cargados en los grados de acuerdo a sus edades, ya que
el sistema no maneja la modalidad de Educacin Especial como
esta estipulado este rgimen.

MATRICULA INICIAL
Se cargan por el mdulo de prosecucin (hasta el 30/09) y
nuevos ingresos respectivamente.
Deben indicar todos los nombres y apellidos sin guiones,
apostrofes ni acentos, es decir, ningn carcter especial.
Debe indicar si es venezolano, extranjero o posee carnet
diplomtico.
Verifique que su registro escolar contenga 11 dgitos y que
coincida con el ao de nacimiento.

MATRICULA INICIAL
En la casilla de observaciones solo debe aparecer materias
pendientes, un nombre que exceda los caracteres en su rengln,
datos

de

promociones

extraordinarias

convenios

de

legalizacin de documentos.
si el alumno posee un error no debe ser reflejado en esta
casilla, por el contrario debe enviar informe a SINACOES, ya que
no podr entregar su matricula hasta que no solvente el error.
Recuerde mantener el orden de las secciones.

CONSULTA E IMPRESIN DE
MATRICULA INICIAL
Para verificar si fue cargado debe ir al modulo de consulta;
puede visualizar el alumno por separado o por la planilla del
grado, esto evitar que el alumno se cargue varias veces.
Para la impresin debe configurar la pgina en oficio y verificar
la cantidad de alumnos por grado, ya que puede generar ms de
una hoja.
Recuerde que la cantidad mxima por seccin es de 38
alumnos.

MODIFICACIN DE MATRICULA

Las modificaciones en el sistema deben ser en la fecha en la

que el alumno ingresa o egresa del plantel y no en la que el
usuario hace el procedimiento por el sistema.
Junio, julio y agosto no son meses activos para la modificacin
de matricula.

MODIFICACIN DE MATRICULA
Egresos por Modificacin de Matricula: cuando el alumno por
cambio de domicilio u otro factor solicite retirarse de la
institucin, el director esta en la obligacin de emitirle su
boleta o constancia de retiro y egresarlo del sistema.
Por ningn motivo un estudiante puede ser retirado de la
institucin sin la solicitud formal por parte del representante. Si
esta inasistente se egresa el 31/05 con acta y dos testigos.

MODIFICACIN DE MATRICULA
Ingresos por Modificacin de Matricula: Cuando un alumno no
posee ingreso por matricula inicial durante el periodo escolar
en curso y solicita inscripcin a partir del mes de octubre, ste
debe solicitar una autorizacin de inscripcin por el Distrito
Escolar.

Para realizar este proceso el plantel debe llenar el

formato con todos los datos y sellarlo, y luego la pestaa debe

regresar al plantel sellada por el distrito escolar.

MODIFICACIN DE MATRICULA
Ingresos por Modificacin de Matricula: Cuando un alumno
posee ingreso por matricula inicial en otro plantel y solicita
inscripcin en su plantel, usted debe solicitarle la boleta de
retiro DEL PERIODO ESCOLAR EN CURSO, No debe solicitarle el
egreso por Sinacoes, si aun no ha sido retirado del sistema, el
plantel puede solicitar por medio de un escrito y la copia de la
boleta de retiro a la coordinacin de Sinacoes el egreso, este se
har de manera no formal.

MODIFICACIN DE MATRICULA
Los planteles no deben enviar a los representantes a la Zona
Educativa

para

hacer

procesos

administrativos

que

les

corresponden a los directivos, tales como:

Cambios de registros escolares por cdula de identidad
Cambios de Seccin
Egresos de otros planteles con sus boletas.
Deben informarlos oportunamente de los requisitos para los
convenios

autorizaciones

de

inscripcin.

Los

alumnos

extranjeros que cursan 1er grado no necesitan el convenio.

MODULO DE TITULOS
Los nombres de los funcionarios deben colocarse un solo
nombre y un solo apellido.
Deben estar pendientes de colocar las entidades federales.
Deben revisar detalladamente las hojas de registro antes de
imprimir y de iniciar la liquidacin de ttulos.

MODULO DE PLANTELES
Cambio de Director: copia del credencial y la cdula de
Identidad; debe colocar el Cdigo DEA en la parte superior.
Correccin de algn dato del plantel: oficio explicativo con
soportes. Ejemplo: asignacin de cdigo de dependencia,
cambio de nomenclatura o epnimo, cambio de direccin,
telfono o correo electrnico, prosecucin de aos de estudios,
graduacin de un NER, entre otros.

MODULO DE PLANTELES
Solicitud de plantel nuevo: Acta de designacin de Epnimo,
Acta del Jefe de Municipio, solicitud de cdigo DEA, Solicitud de
Clave de Sinacoes, copia del credencial, copia de la cdula.
Cambio de Usuario: solicitud de clave y oficio donde solicita
eliminar la clave del director anterior.
Cuando

un

plantel

es

cerrado

desactivado,

deben

comunicarlo a la Coordinacin de Estadsticas, Div. Acadmica,

Div. de Personal, DRCEE SINACOES.

TELFONOS Y CORREOS
ELECTRNICOS
Lic. Merydexis Aguilera
Coordinadora Regional de SINACOES Bolvar del MPPE.
Telf.: 0412-9873031
E-mail: sigedunbolivar@yahoo.es
Lic. Carlos Marcano
Jefe de la Divisin de Registro, Control y Evaluacin de Estudios del
Estado Bolvar del MPPE.
Telf.: 0285-2054060
E-mail: drceezonaedubolivar@gmail.com
Pgina Web: www.drceebolivar.com.ve