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TOC Monoproyectos
TOC Monoproyectos
GERENCIA DE PROYECTOS
CASOS EXITOSOS
CASOS EXITOSOS
CASOS EXITOSOS
Empresa - Israeli Aircraft Industries, Wide Body Aircraft
Directorate
Proyecto Operacin Multi-Proyectos de
Mantenimiento
Historia
Tiempo promedio de revisin por aeronave : 3 meses
Trabajo futuro ya comprometido con pedidos : 2 meses
Un ao despus de aplicar la Cadena Crtica
Tiempo promedio de revisin por aeronave : 2 semanas
Trabajo futuro ya comprometido con pedidos : 1 ao
CASOS EXITOSOS
CASOS EXITOSOS
63%
Entregas a 44%
tiempo,
Disponibilidad
Tiemp
os de
Entreg
a 70%
Ingresos,
Truput
Tiemp
os de
Ciclo
73%
Resultados
Financieros
Nivel de
Inventarios 49%
65%
te: The World of Theory of Constraints, Vicky Mabin & Steven Balderstone, St. Lucie Press,
Algunas
Algunascompaas
compaasque
que
usan
usanTOC
TOC
QUEJAS COMUNES EN LA
ADMINISTRACION DE PROYECTOS
Incumplimiento
UN ENTORNO DE PRODUCCIN
1 - QU CAMBIAR?
2- HACIA QU CAMBIAR?
3- CMO INDUCIR EL CAMBIO?
4- CMO MEJORAR
CONTINUAMENTE?
La Incertidumbre y la Seguridad
Por qu es tan difcil planear y controlar en
incertidumbre, para que los proyectos terminen a
tiempo, dentro del presupuesto, manteniendo el
alcance y la calidad?
Un proyecto es un conjunto de actividades necesarias para lograr sus
objetivos (resultados tangibles). Algunas de las actividades deben ser
realizadas en secuencia y algunas en paralelo.
Todas las actividades estn sujetas a fluctuaciones estadsticas!
Un entorno que no comprenda completamente el IMPACTO de la
combinacin de las fluctuaciones estadsticas y la dependencia entre
actividades, y cmo manejar la INCERTIDUMBRE, va a tener.... muchos
problemas!
La Incertidumbre y la Seguridad
Consideremos un proyecto simple; la duracin est en das.
10
10
16
20 das
Inicio
10
16
Final
La Incertidumbre y la Seguridad
La realidad La Duracin de la Tarea
Tiempo de Duracin
de la Tarea con una
probabilidad del 50 %
Frecuencia
Tiempo de Duracin
de la Tarea con una
probabilidad del 80 %
tiempo
La Incertidumbre y la Seguridad
El Sndrome del Estudiante
X
Murphy
Tiempo
Tarea / Punto de la fecha
de Inicio Programada
La Incertidumbre y la Seguridad
La realidad La Duracin de la Tarea
Tiempo de Duracin
de la Tarea con una
probabilidad del 50 %
Frecuencia
Tiempo de Duracin
de la Tarea con una
probabilidad del 80 %
tiempo
La Incertidumbre y la Seguridad
La realidad La Duracin de la Tarea
Lo que sucede si se toma ms de 10 das
Plan
10
Actual
> 10 (15)
10
16
10
16
10
10
16
Actual
<10 (6)
10
16
La Incertidumbre y la Seguridad
La realidad : La Duracin de la Tarea
LA RAZON: El recurso que tiene el plan de trabajar en la
segunda tarea ya est ocupado. Como estn orientados por el
cumplimiento de metas volantes, no hay el incentivo, o es muy
poco, para comenzar tan pronto como el primero ha terminado.
Con frecuencia el recurso ya est sobrecargado de trabajo,
de todas formas!
La Incertidumbre y la Seguridad
La Realidad : La Integracin
Plan
16
20
Final
16
....Si alguna de las tareas de 16 das se atrasa, entonces
Actual
> 16 (25)
20
Final
16
!!! Se retrasa la integracin
La Incertidumbre y la Seguridad
Cual es la probabilidad de que el proyecto se termine a
tiempo, si las personas trabajan para cumplir fechas de entrega?
Asumamos que cada tarea, aislada, tiene una probabilidad
del 80% de terminar en su fecha de entrega.
10
10
16
Inicio
20
10
Final
16
La Incertidumbre y la Seguridad
La probabilidad de terminar a tiempo de este proyecto individual es
del 26.2%
Qu sucede en un entorno de multiproyectos?
Adicionemos dos elementos ms de la realidad:
Malas multitareas entre proyectos, y
La no disponibilidad de los recursos
ENTONCES, las posibilidades de terminar a tiempo pueden ser
cercanas
A CERO!!!
La Incertidumbre y la Seguridad
La dependencia entre las Tareas
Tarea A
5 3 Das
Tarea B
5 Das
Tarea D
10 Das
Tarea C
5 8 Das
La Incertidumbre y la Seguridad
As que, si la posibilidad de terminar a tiempo es cercana a cero,
cul va a ser la reaccin de las personas?
Del gerente de Recursos?
Del gerente de Proyectos?
De la Alta Gerencia?
Del consumidor?
La Incertidumbre y la Seguridad
CONCLUSION:
El tiempo estimado actual no es suficiente
para cubrir las fluctuaciones en el desempeo
de las tareas, y por tanto, necesitamos
incorporar tiempo de contingencia / de
seguridad, en todo lugar que podamos.
ESTA ES LA SOLUCION?
La Incertidumbre y la Seguridad
Cuando se estima la duracin de las tareas, las personas (bien
sea el gerente de recursos o de proyectos) tienden a agregar
seguridad (contingencia para lo inesperado), dentro de cada
tarea para tener una alta probabilidad de completar cada tarea
individual a tiempo (con una probabilidad del 80%)
SIN EMBARGO
La seguridad de pierde de muchas formas:
El Sndrome del estudiante
La Ley de Parkinson
Las Multitareas
La dependencia entre las Tareas
El fenmeno de integracin
HACIA QU CAMBIAR?
Metodologa que nos permita cumplir
con lo planeado, administrando la
incertidumbre!
RUTA CRITICA?: la cadena ms larga
de tareas dependientes
UN PROYECTO TPICO...
B
10
20
30
E
H
40
50
60
70
LA RUTA CRTICA
B
10
20
30
E
H
40
50
60
70
Y LOS RECURSOS?
B
F
A
NO !
B
J
10
20
30
40
50
60
70
EL VERDADERO PROYECTO
B
10
20
30
40
50
60
70
EL VERDADERO PROYECTO
B
Cadena Crtica
J
10
20
30
J
40
50
60
70
EL ENFOQUE GENERAL
SISTMICO DE T.O.C.
1. Identificar la restriccin.
2. Explotar la restriccin.
EXPLOTANDO LA RESTRICCION...
B
10
20
30
40
50
60
70
EXPLOTANDO LA RESTRICCION...
A B C D
Proteja la
cadena crtica,
reduciendo
todos los
tiempos a la
mitad!
F B G H
A C I
F B J
J
G F
F J
10
20
30
40
50
60
70
EXPLOTANDO LA RESTRICCION...
A B C D
E AMORTIGUADOR FINAL
F B G H
Coloque el tiempo
que se ahorr, como
un amortiguador
A C I
F B J
J
Qu es? Para qu
sirve?
G F
F J
10
20
30
40
50
60
70
EXPLOTANDO LA RESTRICCION...
A B C D
E AMORT FINAL
F B G H
A C I
F B J
J
G F
F J
10
20
30
40
50
60
70
EL ENFOQUE GENERAL
SISTMICO DE T.O.C.
1. Identificar la restriccin.
2. Explotar la restriccin.
3. Subordinar el sistema a
restriccin.
E AMORT FINAL
B G H
Coloque ms
amortiguadores
para defender la
cadena crtica, sin
alargar ms el
proyecto
A C I
F B J
J
G F
F J
10
20
30
40
50
60
70
E AMORT FINAL
B G H
Coloque ms
amortiguadores
para defender la
cadena crtica, sin
alargar ms el
proyecto
A C I
F
@ B J
J
G F
F J
10
20
30
40
50
60
70
E AMORT FINAL
F @ B G H
Coloque ms
amortiguadores
para defender la
cadena crtica, sin
alargar ms el
proyecto
A C I
F
@ B J
J
G F
F J
10
20
30
40
50
60
70
E AMORT FINAL
F @ B G H
Coloque ms
amortiguadores
para defender la
cadena crtica, sin
alargar ms el
proyecto
A C @ I
F
@ B J
J
G F
F J
10
20
30
40
50
60
70
@ E AMORT FINAL
F @ B G H
A C @ I
F
@ B J
J
G F
F J
10
20
Coloque ms
amortiguadores
para defender la
cadena crtica, sin
alargar ms el
proyecto
@
30
40
50
60
70
% Consumo del
EJECUCIN Y CONTROL
GERENCIA DE
AMORTIGUADORES
Amortiguador de tiempo
Tiempo
Fecha de
Entrega del
Proyecto
EJECUCIN Y CONTROL
GERENCIA DE
AMORTIGUADORES
No haga nada
Planee
Expedite
Fecha de
Entrega del
Proyecto
Tiempo
EJECUCIN Y CONTROL
GERENCIA DE
AMORTIGUADORES
5 sem
5 sem
Faltan 10 sem
Faltan 5 sem
15 semanas
Tiempo
5 sem
Fecha de
Entrega del
Proyecto
% Consumo del
49
50
Proyecto A
Proyecto D
Proyecto F
Cadena Crtica
Cmo es una red de proyecto que es
suficientemente buena?
Es un diagrama de:
Las tareas que deben ser completadas para
lograr el objetivo del proyecto.
Las dependencias lgicas entre el objetivo y las
tareas, y entre cada tarea y las dems.
Los recursos asignados a cada tarea.
La duracin estimada de tiempo de cada tarea
Esto nos conduce a la pregunta
sobre la naturaleza de una tarea
Tarea
Resultado
Insumo
Insumo
Tarea
Resultado
Insumo
Insumo
Tarea
Tarea
Resultado
Insumo
Insumo
Tarea
Tarea
Resultado
Resultado
Tarea
Resultado
Resultado
Tarea
Tarea
Tarea
Tarea
Resultado
Resultado
Cadena Crtica
Bajo Cadena Crtica una red NO ES una lista
detallada de toda accin o actividad realizada
por un recurso que sea parte del proyecto; no
es una lista de lo que hay que hacer.
Es posible que esto lo requieran los recursos o
el control de calidad, pero el control del
proyecto bajo una red de Cadena Crtica no
requiere este nivel de detalle.
Cadena Crtica
Cada tarea est compuesta de dos partes:
El proceso de la tarea y el resultado de la
tarea generado por el proceso.
Tarea
El Proceso de
la Tarea
El resultado
de la tarea
Cadena Crtica
Por tanto, las redes de Cadena Crtica CC- no son
diagramas de flujo, en el sentido normal del trmino.
Son diagramas de dependencia.
Ello determina cmo se generan.
El flujo generalmente se dibuja desde el comienzo
hasta el final, pero las redes de CC generalmente se
generan desde el final hacia el comienzo.
Cadena Crtica
Recordemos que solamente existen tres tipos
de conexiones que podemos tener:
Simples
Tarea
Tarea
Integracin
Tarea
Tarea
Divergentes
Tarea
Tarea
Tarea
Tarea
Cadena Crtica
Cuando se construye o se revisa una red, existen dos
construcciones lgicas que nos ayudan a desarrollar las
dependencias:
Lo Necesario Para poder tener C debe estar primero B.
Esta conexin surge trabajando de derecha a izquierda.
Tarea A
Tarea B
Tarea C
Task B
Cadena Crtica
Cmo sabemos cundo las tareas son necesarias y
cundo son o no suficientes?
Lo sabemos debido a que tenemos intuicin. Si no
tenemos intuicin y no podemos utilizar la de los dems,
entonces no estamos hablando de un proyecto; estamos
hablando de un experimento.
La diferente intuicin de las personas debe ser
reconciliada mediante un esquema mental y un
mecanismo de consenso.
Lo cual significa que las redes de proyecto deberan ser
construidas y revisadas por personas con intuicin; para
que al utilizarla hagan que la lgica sea tanto necesaria
como suficiente.
Cadena Crtica
Pensemos en un proyecto
Agrupar Obstculos y Objetivos
Intermedios es una herramienta que se
puede utilizar en este caso.
Tambin puede ayudar a crear el
consenso de grupo y a persuadir a los
dems para que participen en el proyecto.
Construyendo un Proceso
Paso 1: Defina el objetivo tangible del proceso.
Paso 2: Identifique los resultados tangibles que
conforman el objetivo.
Un componente tangible es una condicin necesaria que el
proyecto debe generar para poder lograr el objetivo.
Verifique que todos los resultados estn realmente dentro del
alcance del proyecto.
Verifique que ha definido todos los criterios de xito para cada
resultado. Pueden ser del tipo no se pueden violar.
Asegrese que no hay ambiguedad al certificar cundo el
resultado est completo. Pregntese: Cmo s que se ha
completado? Cul es el resultado tangible?
Construyendo un Proceso
Paso 3: Determine las dependencias lgicas o hitos
entre los resultados tangibles.
Coloque el objetivo en el extremo derecho de una hoja
grande de papel.
Trabajando hacia atrs desde el objetivo (de derecha a
izquierda), secuencia todos los resultados tangibles,
preguntando: Para poder lograr Yo debo haber logrado
primero.
Indique las dependencias al arreglar los post-its de acuerdo
a ello (Se sugiere an no conectar con lneas los resultados)
Construyendo un Proyecto
DISEO
Paso 1: Defina el objetivo tangible del proceso.
Paso 2: Identifique los resultados tangibles que conforman
el objetivo
Paso 3: Determine las dependencias lgicas entre los
resultados tangibles
Paso 4: Divida cada resultado tangible en tareas lgicas
secuenciadas, comenzando desde el objetivo, trabajando de
derecha a izquierda. Critique el plan.
Construyendo un Proyecto
PLANEACIN
Paso 5: Adicione recursos, duraciones y critique el plan.
Paso 6: Grabe el plan en MS Project (o en Excel)
Paso 7: Revise los datos de la Red del Proyecto.
Paso 8: Aplique los pasos de la Cadena Crtica al
cronograma.
Construyendo un Proyecto
Paso 5: Adicione recursos, duraciones y critique el plan.
Recursos: Pueden ingresarse por nombre, funcin, habilidad, etc.
Cuando la tarea es realizada por un equipo es importante
asignarle a la tarea solamente el recurso que sea el crtico.
Idealmente, deberamos asignarle la tarea al lder del equipo.
Duracin Hay dos dimensiones para el tiempo que cada tarea
est consumiendo. Una es el contenido de trabajo y la otra es la
longitud de tiempo requerido hasta que se completa la tarea. A
veces, una tarea que necesita dos horas se toma un tiempo de
duracin transcurrido de dos semanas
En este punto es importante registrar el tiempo de duracin
transcurrido.
Construyendo un Proyecto
Paso 5: Adicione recursos, duraciones y critique el plan.
Crtica Sin embargo, si la relacin entre el tiempo para realizar la
tarea y el tiempo transcurrido es demasiado pequea, debemos revisar
la tarea o dividirla en componentes ms pequeos que tengan
relaciones mayores.
Por ejemplo, podemos tener una tarea que consiste en enviar folletos
al mercado y esperar por el resultado. La duracin puede ser de dos
semanas, pero el contenido de trabajo es de 4 horas (medioda). La
relacin 1:20 es muy pequea. Debiramos dividirla en tres
actividades:
Enviar correo: 1 da (3 horas de trabajo); relacin 3:8
Esperar: 8 das; no se asignan recursos.
Recibir el correo y registrar: 1 da (una hora); relacin 1:8
El resultado: mejor visibilidad de los recursos necesarios para la
tarea.
Construyendo un Proyecto
Paso 6: Grabe el plan en MS Project
Insumos para MS-Project
Cada tarea es un insumo para el programa, para la
asignacin de recursos, para la duracin.
Las tareas estn conectadas del final hacia el comienzo.
Imprima la red del proyecto y revsela.
Construyendo un Proyecto
Paso 7: Revise los datos de la Red del proyecto
Verifique que la red del proceso tenga lgica:
1 Hay un final para el proyecto; todas las actividades convergen
hacia el final del proyecto. Si usted encuentra que hay ms de un
final del proyecto, identifique los finales sueltos y conctelos a
los lugares adecuados en la red del proceso.
2 Verifique que todos los puntos de entrada (aquellos que no
dependen de ninguna otra actividad) son los correctos,
preguntndose: Puedo comenzar a trabajar en ellos maana? De
no ser as, encuentre cules tareas son sus predecesores, y haga
las correcciones adecuadas.
3- Verifique que estn completos los recursos, las duraciones y
las conexiones.
Construyendo un Proyecto
Resultados : Una red del Proyecto
Ahora ya tenemos una Red del Proyecto, que refleja el
diseo de las tareas, las secuencias y las dependencias. Esta
red le provee una mayor claridad y visibilidad de los
procesos que conducen a la terminacin del proyecto.
Sin embargo, una buena red del proyecto es necesaria, pero
an est lejos de ser suficiente!
Si tratamos de correr el proyecto de acuerdo con el buen
plan que acabamos de construir, estamos a punto de
experimentar todos los efectos negativos y los problemas
que sufren todos los gerentes de proyectos y ejecutivos!
Construyendo un Proyecto
Paso 8: Aplique los pasos de la Cadena Crtica a la
programacin del proyecto individual.
El anlisis del rea del gerente de proyectos, sugiere que
hay vacos significativos en la forma como el proyecto es
programado, y en la forma como se administra a lo largo de
su ejecucin.
Tenemos que actualizar la red del proyecto y prepararla para
que se convierta en un cronograma.
Que es un cronograma al Estilo de la TOC?
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