UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES

FACULTAD DE INGENIERIA
E.A.P. INGENIERIA DE SISTEMAS Y COMPUTACIN

Gestin de Proyectos de Ingeniera de

Sistemas
ING. CIP ALEJANDRO ARBILDO GRNDEZ

GESTION DE PROYECTOS
INTRODUCCIN
QU ES UN PROYECTO?
Conjunto de actividades interdependientes orientadas
a un fin especfico, con una duracin establecida.
Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear
un producto, servicio o resultado nico. La naturaleza
temporal de los proyectos indica un principio y un
final definidos.
El final se alcanza cuando se logran los objetivos del
proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus
objetivos no se cumplirn o no pueden ser cumplidos o
cuando ya no existe la necesidad que dio origen al
2
proyecto.

Ejemplos de proyectos:
Lanzamiento de un nuevo producto.
Construccin de una nueva Planta
Realizacin de un viaje.
Desarrollo de un programa de entrenamiento.
Instalacin de un nuevo software.

QU ES LA DIRECCION DE PROYECTOS?
Aplicacin
de
conocimientos,
habilidades,
herramientas y tcnicas a las actividades del
proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
Se logran mediante la aplicacin
e integracin
adecuadas de procesos de la direccin de proyectos,
agrupados lgicamente , que conforman los 5
grupos de procesos , que son:
INICIACION, PLANIFICACION, EJECUCION,
SEGUIMIENTO Y CONTROL, CIERRE.

DIRIGIR UN PROYECTO IMPLICA

Identificar requisitos.
Abordar las diversas necesidades, inquietudes y
expectativas de los interesados segn se planifica y
efecta el proyecto.
Equilibrar
las restricciones contrapuestas del
proyecto que se relacionan, entre otros aspectos, con:
EL
ALCANCE,
CALIDAD,
CRONOGRAMA,
PRESUPUESTO, LOS RECURSOS , RIESGO.

GESTIN DEL PORTAFOLIO

El trmino portafolio se refiere a un conjunto de proyectos o
programas y otros tipos de trabajos que se agrupan para
facilitar la direccin eficaz de ese trabajo para cumplir con
los objetivos estratgicos del negocio.
Los proyectos o programas
del portafolio no son
necesariamente interdependientes ni estn directamente
relacionados.
Ejemplo : un portafolio puede estar conformado por
proyectos en el mbito del petrleo y gas, energa, los
caminos, ferrocarriles y aeropuertos.
La gestin del portafolio se refiere a la gestin centralizada
de uno o ms portafolios, que incluye identificar, establecer
prioridades, autorizar, dirigir y controlar proyectos,
programas y otros tipos de trabajos relacionados para
alcanzar los objetivos especficos y estratgicos del negocio. 6

GESTION DE PROGRAMAS
Un programa se define como un grupo de proyectos
administrados de forma coordinada para obtener
beneficios
y control, que no se obtendran si se
gestionaran en forma individual.
Ejemplo: Un nuevo sistema de comunicaciones va
satlite con proyectos para el diseo y construccin del
satlite y las estaciones terrestres, la integracin del
sistema y el lanzamiento del satlite.
La direccin de programas se define como la direccin
coordinada y centralizada de un programa para lograr
los objetivos y beneficios
estratgicos de la
organizacin.
7

PROYECTOS Y PLANIFICACIN ESTRATGICA

Los proyectos se utilizan como el medio para cumplir con
el plan estratgico de una organizacin.
Por lo general, los proyectos se autorizan como resultado de una o
ms de las siguientes consideraciones estratgicas:
Demanda del mercado
Oportunidad estratgica/necesidad comercial.
Solicitud de un cliente.
Adelantos tecnolgicos.
Requisitos legales.
Dentro de programas o portafolios, los proyectos resultan un medio
para alcanzar las metas y los objetivos de la organizacin, a menudo
en el contexto de un plan estratgico.

OFICINA DE DIRECCIN DE
PROYECTOS PMO
Una oficina de direccin de proyectos es un cuerpo o entidad
dentro de una organizacin que tiene varias responsabilidades
asignadas con relacin a la direccin centralizada y coordinada
de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdiccin.
Las responsabilidades de una oficina de gestin de proyectos
pueden abarcar desde proveer funciones de apoyo para la
direccin de proyectos hasta la responsabilidad de dirigir
proyectos directamente.
Una funcin fundamental de esta oficina es brindar apoyo a los
directores del proyecto de diferentes formas, entre ellas:
9

Gestionar recursos compartidos por todos los proyectos

dirigidos por la oficina de direccin de proyectos;
Identificar y desarrollar una metodologa, mejores prcticas y
normas para la direccin de proyectos;
Instruir, orientar, capacitar y supervisar;
Vigilar el cumplimiento de las polticas de normas,
procedimientos y plantillas de la direccin de proyectos
mediante auditoras del proyecto;
Desarrollar y gestionar polticas, procedimientos, plantillas y
otra documentacin compartida del proyecto.
Coordinar la comunicacin entre proyectos.

10

Existen diferentes tipos de estructuras de PMOs en las organizaciones,

en funcin del grado de control e influencia que ejercen sobre los
proyectos en el mbito de la organizacin. Por ejemplo:
De Apoyo. Las PMOs de apoyo desempean un rol consultivo para
los proyectos, suministrando plantillas, mejores prcticas,
capacitacin, acceso a la informacin y lecciones aprendidas de
otros proyectos. Este tipo de PMO sirve como un repositorio de
proyectos. Esta PMO ejerce un grado de control reducido.
De Control. Las PMOs de control proporcionan soporte y exigen
cumplimiento por diferentes medios. Este cumplimiento puede
implicar la adopcin de marcos o metodologas de direccin de
proyectos a travs de plantillas, formularios y herramientas
especficos, o conformidad en trminos de gobierno. Esta PMO
ejerce un grado de control moderado.
De Directiva. Las PMOs directivas ejercen el control de los
proyectos asumiendo la propia direccin de los mismos. Estas PMOs
ejercen un grado de control elevado.
11

EL DIRECTOR DEL PROYECTO

El director del proyecto es la persona asignada por la
organizacin ejecutante para alcanzar los objetivos del
proyecto.
Segn la estructura de la organizacin, el director del
proyecto puede estar bajo la supervisin de un gerente
funcional.
En otros casos, el director del proyecto puede formar parte de
un grupo de varios directores de proyecto que rinden cuentas
a un director del programa o del portafolio, quien en ltima
instancia es el responsable de los proyectos de toda la
empresa.

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CARACTERISTICAS DEL DIRECTOR DE

PROYECTO
Adems de las habilidades especficas a un rea y de las
competencias generales en materia de gestin requeridas
para el proyecto, la direccin de proyectos efectiva
requiere que el director del proyecto cuente con las
siguientes caractersticas:
Conocimiento. Se refiere a lo que director del proyecto
sabe sobre la direccin de proyectos.
Desempeo. Se refiere a lo que el director del proyecto
puede hacer o lograr si aplica los conocimientos en
direccin de proyectos.
13

Personal. Se refiere a la manera en que el director del

proyecto se comporta cuando ejecuta el proyecto o actividades
relacionadas. La capacidad personal abarca actitudes,
caractersticas bsicas de la personalidad y liderazgo (la
capacidad de guiar al equipo de un proyecto mientras se
cumplen los objetivos del proyecto y se equilibran las
restricciones del mismo).

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FACTORES AMBIENTALES DE LA
EMPRESA
Los factores ambientales de la empresa se refieren a elementos
tangibles e intangibles, tanto internos como externos que rodean
el xito de un proyecto o influyen en l. Los factores ambientales
de la empresa pueden aumentar o restringir las opciones de la
direccin de proyectos, y pueden influir de manera positiva o
negativa sobre el resultado.
Procesos, estructura y cultura de la organizacin;
Normas de la industria o gubernamentales (por ej., regulaciones
del organismo de control, cdigos de conducta, normas de
producto, normas de calidad y normas de fabricacin);
Infraestructura (por ej., instalaciones existentes y bienes de
capital);
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Recursos humanos existentes (por ej., habilidades, disciplinas

y conocimientos como los relacionados con el diseo, el
desarrollo, las leyes, las contrataciones y las compras);
Administracin de personal (por ej., pautas de retencin y
manejo de personal, revisin del desempeo de los empleados
y registros de capacitacin, poltica de horas extras y registro
de horas trabajadas);
Canales de comunicacin establecidos en la organizacin;

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INTERESADOS O STAKEHOLDERS
Los interesados son personas u organizaciones (por ejemplo, clientes,
patrocinadores, la organizacin ejecutante o el pblico), que
participan activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse
afectados positiva o negativamente por la ejecucin o terminacin del
proyecto.
Los interesados tambin pueden ejercer influencia sobre el proyecto,
los entregables y los miembros del equipo.
Los interesados tienen diferentes niveles de responsabilidad
y autoridad cuando participan en un proyecto y stos pueden
cambiar durante el ciclo de vida del mismo. Su
responsabilidad y autoridad pueden variar desde una
participacin ocasional en encuestas y grupos de opinin,
hasta el patrocinio total del proyecto, lo cual incluye
proporcionar apoyo financiero y poltico. Los interesados
17
pueden tener un impacto adverso en los objetivos del
proyecto.

ALGUNOS DE ELLOS SON :

Clientes/Usuarios. Los clientes/usuarios son las personas u
organizaciones que usarn el producto, servicio o resultado del
proyecto. Los clientes/usuarios pueden ser internos o externos
a la organizacin ejecutante. Incluso puede haber diferentes
niveles de clientes.
Por ejemplo, los clientes de un nuevo producto farmacutico
pueden incluir a los doctores que lo recetan, a los pacientes
que lo consumen y a las aseguradoras que pagan por l. En
algunas reas de aplicacin, clientes y usuarios son sinnimos,
mientras que en otras, clientes se refiere a la entidad que
adquiere el producto del proyecto y usuarios hace referencia
a aqullos que usan el producto del proyecto directamente.
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Patrocinador. Un patrocinador es la persona o grupo que

proporciona los recursos financieros, en efectivo o en especie,
para el proyecto.
Cuando se concibe inicialmente un proyecto, el patrocinador es
quien lo defiende. Esto incluye servir de portavoz frente a los
altos niveles de direccin, para reunir el apoyo de la
organizacin y promover los beneficios que aportar el
proyecto.
El patrocinador gua el proyecto a travs del proceso de
contratacin o seleccin hasta que est formalmente autorizado
y cumple un rol significativo en el desarrollo inicial del alcance
y del acta de constitucin del proyecto.
NO SON LOS NICOS STAKEHOLDERS

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INFLUENCIAS DE LA ORGANIZACIN
EN LA DIRECCIN DE PROYECTOS
La cultura, estilo y estructura de la organizacin influyen en la
forma en la que los proyectos son ejecutados. El grado de
madurez de la direccin de proyectos de una organizacin, as
como sus sistemas de direccin de proyectos, tambin pueden
influenciar el proyecto.
Cuando en el proyecto participan entidades externas, como
resultado de una unin temporal de empresas o de un convenio
para un proyecto determinado, el proyecto recibir la
influencia de ms de una empresa. En las siguientes secciones,
se describen caractersticas y estructuras de la organizacin
dentro de una empresa, capaces de influenciar el proyecto.

20

CULTURAS Y ESTILOS DE LA
ORGANIZACIN
Las culturas y estilos pueden tener una fuerte influencia en la
capacidad del proyecto de alcanzar sus objetivos.
Muchas organizaciones han desarrollado culturas nicas que se
manifiestan de diferentes maneras, entre las que se incluyen:
Visiones,
valores, normas, creencias y expectativas
compartidas,
Polticas, mtodos y procedimientos,
Percepcin de las relaciones de autoridad, y
tica laboral y horario de trabajo.
21

ESTRUCTURA DE LA
ORGANIZACIN

La estructura de la organizacin es un factor ambiental de la

empresa que puede afectar la disponibilidad de recursos e
influir en el modo de dirigir los proyectos.

22

23

24

25

26

CMO NACEN LOS PROYECTOS ?

A partir de un problema, oportunidad, necesidad se
genera una IDEA
Debemos Transformar esa idea en un OBJETIVO
Luego alcanzar ese objetivo obteniendo un
PRODUCTO
Ese producto debe dar solucin al problema u
oportunidad original.
Esto lo haremos travs de la realizacin de un
proyecto
dentro
el
marco
de
las
ORGANIZACIONES involucradas.

27

GESTION DE PROYECTOS
CMO NACEN?

idea

OBJETIVO
Expresin concreta del resultado
a obtener en trminos de :
Alcance, desempeo, tiempo y costo.

Problema, necesidad,
oportunidad

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CUANDO TUVO XITO UN PROYECTO?

Cuando Cumpli con los objetivos dentro

de las especificaciones tcnicas, de costo y
de plazo de trmino
3 DIMENSIONES DE XITO DEL PROYECTO
DESEMPEO:

el producto del proyecto cumple

con lo esperado.
TIEMPO: Se completa en el tiempo requerido.
COSTO: Se completa dentro del presupuesto
29
asignado

s
Co

Ti
em
po
s

TRIPLE RESTRICCIN

s
to

Calidad

Alcance

30

GESTION DE PROYECTOS
TRIPLE RESTRICCIN EXTENDIDA

31

PROYECTOS EXITOSOS!!!

Qu

tienen en comn los proyectos

exitosos?
Definieron una misin acorde a la visin
Fijaron OBJETIVOS (claros, medibles)
Implementaron una ESTRATEGIA
ADMINISTRACIN EFICIENTE => Plan

Definir
el
problem
a

Misin
Objetivo
s
Metas

Plan
Estratgico
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 QU ES PMBOK ?
Es una gua de fundamentos especializados para
la direccin de proyectos
Es el documento donde esta reflejado toda una
metodologa para administrar cualquier clase de
proyectos, el mismo que es entregado por Project
Management Institute (PMI) que es una
organizacin mundial sin fines de lucro que
asocia a profesionales relacionados con la gestin
de proyectos
www. pmi.org (Pagina Oficial)
www.pmi.org.pe (Per)

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ESTRUCTURA COMPONENTES DEL PMBOK

El PMBOK describe Procesos de Gestin de Proyectos, los cuales pertenecen
a reas de Conocimiento de Gestin de Procesos y se ejecutan como parte de
Grupos de Procesos de Gestin.

rea de
Conocimiento

Grupo de
Procesos

10 reas de
Conocimiento
Integracin

5 grupos de procesos

Alcance

Inicio

Tiempo

Planificacin

Costos

Ejecucin
Seguimiento y control
Cierre

Calidad

Proceso de
Gestin

R.H.
Comunicacin
Riesgo
Adquisiciones

( Stakeholders )

Entradas
Herramientas
Salidas

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PMBOK - GRUPOS DE PROCESOS

Etapas del Proceso de gestin

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GESTION DE PROYECTOS
PMBOK - GRUPOS DE PROCESOS
Iniciacin
Planificacin
Control
Ejecucin

Error fatal: pensar

que esto es el proyecto

Cierre

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GESTION DE PROYECTOS
PMBOK - GRUPOS DE PROCESOS-INTERACCIN
Inicio

Planificaci
n

Ejecucin

Control

Cierre

Nivel de Actividad

Interaccin entre los procesos del

Proyecto

Ejecucin
Planificaci
n
Inicio

Contro
l

37

Tiemp

PMBOK CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Los proyectos varan en tamao y complejidad. Todos los

proyectos, sin importar cun pequeos o grandes, o cun
sencillos o complejos sean, pueden configurarse dentro
de la siguiente estructura del ciclo de vida
inicio,
organizacin y preparacin,
ejecucin del trabajo y
cierre.
Esta perspectiva general puede proporcionar un marco
de referencia comn para comparar proyectos, incluso si
son de naturaleza diferente
38

GESTION DE PROYECTOS
PMBOK CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

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Niveles tpicos de costo y dotacin de personal durante

el ciclo de vida del proyecto

GESTION DE PROYECTOS
REAS DE CONOCIMIENTO
Las

reas de Conocimiento de la Gestin de Proyectos

Las reas de Conocimiento de la Gestin de Proyectos, describe el
conocimiento y la prctica de la gestin de proyectos en trminos
de sus procesos integrados. Estos procesos se han organizado en
nueve reas de conocimiento, como se describe ms abajo.
Gestin de Integracin del Proyecto
Gestin del Alcance del Proyecto
Gestin de Tiempos del Proyecto
Gestin de Costos del Proyecto
Gestin de la Calidad del Proyecto
Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto
Gestin de las Comunicaciones del Proyecto
Gestin de Riesgos del Proyecto
Gestin de las Adquisiciones del Proyecto
(Gestin de los STAKEHOLDERS) 5TA EDICIN 2013

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REAS DE CONOCIMIENTO

Interaccin de las reas del conocimiento

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REAS DE CONOCIMIENTO

Gestin de Integracin de Proyectos, describe los

procesos requeridos para asegurar que se coordinen
adecuadamente los distintos elementos del proyecto. Esta
consiste en el desarrollo de un plan de proyecto, la ejecucin
del plan de proyecto y en el control integrado de cambios.
Gestin del Alcance del Proyecto, describe los procesos
requeridos para asegurar que el proyecto incluya todo el
trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, a fin de
completar el proyecto exitosamente. Esta consiste en la
iniciacin, planificacin del alcance, definicin del alcance,
verificacin del alcance y control de cambios en el alcance.
42

REAS DE CONOCIMIENTO

Gestin de Duracin (Tiempo) del Proyecto, describe los procesos

requeridos para asegurar el trmino a tiempo del proyecto. Esta
consiste en la definicin de las actividades, la secuencia de las
actividades, estimacin de la duracin de las actividades, desarrollo
del programa y control del programa.
Gestin de Costos del Proyecto, describe los procesos requeridos
para asegurar la ejecucin total del proyecto dentro del presupuesto
aprobado. Esta consiste en la planificacin de los recursos, estimacin
de los costos, preparacin de presupuestos de costos y control de costos.
Gestin de Calidad del Proyecto, describe los procesos requeridos
para asegurarse de que el proyecto satisfar las necesidades para las
cuales fue ejecutado. Esta consiste en la planificacin de la calidad,
aseguramiento
de
la
calidad
y
control
de
calidad.

43

REAS DE CONOCIMIENTO

Gestin de Recursos Humanos del Proyecto, describe los procesos

requeridos para realizar un uso ms eficiente y eficaz de las personas
involucradas con el proyecto. Esta consiste en la planificacin organizacional,
la adquisicin de personal, y en el desarrollo del equipo.
Gestin de Comunicaciones del Proyecto, describe los procesos
requeridos para asegurar la generacin, recopilacin, diseminacin,
almacenamiento y disposicin final de la informacin del proyecto en forma
adecuada y a tiempo. Esta consiste en la planificacin de las comunicaciones,
distribucin de la informacin, reporte del rendimiento / desempeo y cierre
administrativo.
Gestin de Riesgos del Proyecto, describe los procesos que tienen que ver
con la identificacin, anlisis y respuesta al riesgo del proyecto. Esta consiste
en la planificacin de la gestin de riesgos, identificacin de los riesgos,
anlisis cualitativo de los riesgos, anlisis cuantitativo de los riesgos,
planificacin de las respuestas a los riesgos, y monitoreo y control de los
riesgos

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REAS DE CONOCIMIENTO

Gestin de Abastecimiento de Proyectos,

describe los procesos requeridos para adquirir
bienes y servicios desde fuera de la organizacin
ejecutante. Esta consiste en la planificacin de la
adquisicin, planificacin del requerimiento,
requisicin, seleccin de la fuente, administracin
del
contrato
y
trmino
del
contrato.

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GESTION DE PROYECTOS
REAS DE CONOCIMIENTO - RESUMEN
La gestin de proyectos con las reas de conocimiento segn PMBOK

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GESTION DE PROYECTOS
REAS DE EXPERIENCIA DEL EQUIPO LDER

reas de experiencia que necesita el equipo de direccin del proyecto

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GESTION DE PROYECTOS
FRACASOS DE PROYECTOS
Las estadsticas recogidas desde hace aos
por diferentes analistas, mantienen ao
tras ao altsimos ratios en los ndices de
proyectos fracasados en tecnologas de la
Informacin

El 70% de lo proyectos no alcanzan las metas de plazos,

costos y calidad (Gartner)
El 50% de los proyectos de TI exceden su presupuesto
(Gartner)
En general, el 66% de los proyectos de TI fracasan, el 52%
se cancela, el 82% se entrega fuera del plazo
Menos del 40% alcanzan sus objetivos comerciales un ao
despus (KPMG)

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GESTION DE PROYECTOS
FRACASOS DE PROYECTOS

RAZONES DE FRACASO
1.
2.
3.
4.

Planificacin Inadecuada
Problemas con Recursos Humanos
Controles Inapropiados
Factores Externos
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GESTION DE PROYECTOS
FRACASOS DE PROYECTOS
Planificacin Inadecuada

at
M
ia
er
s
le

Personas
RECURSOS
Tecnologa

os
nd
Fo

No incluir todos los recursos necesarios para cumplir

con los objetivos y alcance.
Eq
ui
po
s

No participan en la planificacin los responsables de

implementar las tareas.

Ed
ifi
ci
os

Objetivos o agendas irreales. No comprender la

restriccin triple.

50

GESTION DE PROYECTOS
FRACASOS DE PROYECTOS
Problemas con recursos humanos

El rol del administrador del proyecto no est

bien definido. Falla de autoridad.
Falta de comunicacin y coordinacin para
trabajar en equipo.
Rotacin excesiva de personas en las
actividades de trabajo. Menor especializacin

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GESTION DE PROYECTOS
FRACASOS DE PROYECTOS

3. Controles inadecuados

No realizar informes de avance

peridico.
El administrador del Proyecto pierde la
visin de conjunto al controlar
detalles minuciosos.
No comparar el estado del proyecto con
el plan original. Anlisis del valor
ganado

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GESTION DE PROYECTOS
FRACASOS DE PROYECTOS
4. Factores exgenos

Riesgo programtico
Originado por factores fuera del
control del administrador.

Riesgo de soporte
Asociado al mantenimiento
de sistemas que estn en
desarrollo.
Cmo mitigarlos
=> Gestin de Riesgo
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El riesgo no se puede eliminar pero si administrar

GESTION DE PROYECTOS
CONCLUSIONES
Leer PMBOK no sirve, hay que llevarlo a la
prctica.
Difcil su implementacin de una vez, debe ser
gradual.
Una buena intuicin soportada por experiencia
documentada (informacin histrica) puede ser
ms precisa que cualquier modelo.
Reflexin sobre Metodologas giles.

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