Gestin de Operaciones

CEMA MADE Semana 10 Tablero de Comando en Operaciones

GESTION DE OPERACIONES Ing Pedro del Campo

De lo operativo a lo Estratgico
Organizar
conjunto de actividades
desarrollo de la estructura metodologas de trabajo

Operar
actividades generadores de resultados

Dirigir
actuar sobre
la organizacin la operacin

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Dirigir Mercado Laboral

Personas

Organizar
Estructura

Organi zacin

Sobre Provee dores

Recursos

En

Operar

Producto / Servicio

Clientes

Resultados de la Empresa
Accionistas

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Desarrollo Empresario y Posibilidad de Mejora

Entorno

Cultura

Elementos Organizacionales 4
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Planeando con el lado izquierdo y Gerenciando con el derecho Henry Mintzberg El Cerebro Izquierdo Lgico Lineal Secuencial Argumental Analtico Explcito Derecho Intuitivo Simultneo Relacional Visual Casustico Implcito

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Liderazgo

Visin Estratgica Capacidad de transmitir la visin Conferir poder Direccin y Gestin Innovadora Manejo del cambio y la Complejidad

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Direccin del Cambio

De afuera hacia adentro De arriba hacia abajo

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Misin Empresaria Ejemplos

Walt Disney: hacer feliz a la gente Mary Kay Cosmetics: dar a las mujeres oportunidades ilimitadas 3M : solucionar de manera innovadora los problemas no resueltos Cargill : mejorar el estndar de vida de todo el mundo Microsoft: poner una computadora en cada escritorio y en cada hogar

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Perspectivas

Estratgica

Impacto en la misin Impacto en los resultados empresarios Impacto en los procesos

Directiva

Operativa 9

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Primeras Conclusiones
Efectividad directiva Liderar Gestionar Obtener Resultados
alineados medibles comunicables

tecnologa indicadores
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Eleccin de la Estrategia
COHERENCIA

Instrumentos

Madurez del Estilo de Direccin

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Madurez Empresaria
Profesionalizacin de los Directivos Conocimiento
Empresa Negocio

Sistemas formales de direcccin Decisin de invertir

tiempo esfuerzos recursos en sistemas directivos

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En busca de la madurez
Elementos Organizacionales Caractersticas ms comunes El cambio se dirige hacia

Visin Estilo Direccin Sistemas Direccin Estructura Informacin sistemas

Financiera Operativa Informales Funcional Transacciones Baja 13

Misin Estratgica Formales Integrada Ejecutivos

Alta
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Caminos hacia la madurez 1. Incorporar sistemas de direccin formales que faciliten la delegacin Llevar a cabo proyectos de cambio cultural
1. 2. Calidad Empowerment

2.

3.

Disear la organizacin para balancear y complementar las visiones directivas y profesionales 14

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Proceso directivo Diagnosticar evaluar juzgar una situacin optar por una alternativa elegir el futuro deseado y el mejor modo de alcanzarlo asegurar el rumbo para alcanzar los objetivos 15
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Decidir Planear Controlar

Proceso de Madurez
Actividad
Perspectiva

Diagnosticar

Decidir

Planear

Controlar

Operativa

Directiva

Estratgica

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Proceso desarrollo y resultado estratgico

Est rate gia Inte nta da
Estrategia no realizada

Est De rateg ia libe rad a

Estrategia Real
te n e g r eme

ia g e t a Estr

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Consideraciones En los procesos estratgicos han sido tiles para la implementacin los sistemas de medicin de performance

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Sistemas de Inteligencia del Negocio Ayudan a la madurez de la Organizacin Permiten un mejor conocimiento de la situacin Focalizan los esfuerzos en las reas clave Integran y consolidan los resultados Realimentan la Funcin de Planeamiento Detectan oportunidades Permiten tomar mejores y ms oportunas decisiones
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Tablero de Comando Es una organizacin sistemtica de las informaciones, destinadas a facilitar el ejercicio de las responsabilidades dentro de la Organizacin Est estructurado bajo el concepto de responsabilidad por los resultados Es una sntesis de las actividades que se controlan Refleja la estructura de la organizacin y el grado de descentralizacin
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Tipos de Tablero
Tablero de Control Integral Tablero de Control Estratgico Tablero de Control Directivo Tablero de control operativo Agrupa la informacin ms relevante de las tres perspectivas anteriores destinado a la Alta Direccin Brinda informacin interna y externa respecto al posicionamiento y el largo plazo Monitorea los Empresa en su conjunto y de las diferentes reas clave. Resultados internos a corto plazo Permite el seguimiento del estado de situacin de un sector o proceso para tomar medidas correctivas

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Tablero de Comando

Indicadores Objetivos Tolerancias Alarmas Acciones Compromisos

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Caractersticas Deseables

Dinmico Proactivo En tiempo real Que habilite a tomar decisiones oportunas Sintaxis para los niveles directivos Especficos para los niveles operativos Diseo Uniforme

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Atributos de la Informacin
Orientada a los objetivos Relevante Confiable Oportuna Integrada Clara e inequvoca Rpida realimentacin

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Informacin que provee Estructural Situacional Evolutiva

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Sistematizacin del Tablero de Comando

Indicadores: Frecuencia: Apertura: Alcance: ndices expresados en su unidad de medida diaria, semanal, mensual cmo se piramidan para acceder a su desagregacin mensual, acumulado

Base de Comparacin Historia / Tendencia Parmetro de Alarma Grfico Responsable del monitoreo
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Tecnologa de Informacin y Tablero de Comando Fciles de comprender para presentarlos en reuniones de anlisis o discusin Permite ser compartido y discutido con rapidez Permite evaluar los escenarios asociados con los planes de accin sugeridos

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Tablero de Comando- Fase de Diseo 1 A partir de Objetivos estratgicos Rentabilidad Liderazgo Calidad de Servicio Productividad Recursos Humanos Determinar : Areas / subreas clave Estructura Organizacional Secuencia de Procesos 28
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Tablero de Comando- Fase de Diseo 2 Indicadores clave o factores crticos de xito Funciones o relaciones que miden el cumplimiento de los objetivos estratgicos enunciados Apertura o clasificacin por sectores / causas / responsables Forma de clculo Orgen de la informacin (quin provee) Datos a procesar (qu , cules ) Procedimiento a utilizar ( cmo ) Frecuencia de informacin (cundo) 29
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Tablero de Comando- Fase de Diseo 3 Establecer la base de comparacin Estndar de referencia Base para el clculo de variaciones Determinar puntos de alarma Formas de aviso cuando la tolerancia establecida ha sido superada Mostrar tendencias Indicar planes de accin 30
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 Mas importante que hacer las cosas como se debe, es hacer las cosas que deben hacerse

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1.-Transporte Interno

2.-Procesos

3.-Empaque 32

4.-Stocks
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Tableros de Comando en Operaciones

Productividad [unidades/hora] 3.-Empaque

dia acumu % ao ant % acum 6500 6500 5 4 6400 12900 5 4 6700 19600 5

Scrap Mat Empaque

33 3.-Empaque

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Cualidades de Resultados Satisfactorios Consistencia - Invariabilidad - Predictibilidad V= variabilidad de los factores Vi Vp INSUMOS PROCESOS Plan Actuar
REALESTNDAR= VARIACIONES

Hacer Medir

Aplicacin Ciclo Deming

ENTORNO Ve PERSONAL Vrh 34 EQUIPOS Ve

Vtotal

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Ejemplo 1
Factores Crticos de xito
Presupuesto

Resultado

Estndar

Variacin

Perodos

Tendencia

80000

78000

+ 2000

Baja

% entregas en tiempo % reclamos

98 %

99 %

-1%

Mantiene

3%

3%

-------

Mantiene

% scrap

1.5 %

0.5 %

+300 %

Alza

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Organizacin S.A.- Piramidacin Estructura e ndices

A C C IO N IS T A S

G e r e n c ia G e n e r a l S ta ff C o n tr o lle r

V en tas

A d m in is t r a c i n y F in a n z a s

O p e r a c io n e s

D is tr ib u c i n

M a n u fa ctu ra

D e p s ito

R e c e p c i n D esp acho

A lm a c e n e s

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Ejemplo 2
Responsable

F.C.E. % scrap

Responsable

F.C.E.
% scrap manipuleo % scrap carga % scrap transporte % scrap descarga % insatisfaccin uso % no coincide con folleto % bajo contenido llenado % producto interior roto

Resultado

Meta

Perodo

Tendencia

Positivo

N.O.Pino

J.P G.B. N.A. G.D.

A.Vatido

% devolucin

B.M. C.G. S.S. C.A.

Negativo Nivel 3

Nivel 4 37
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Indicadores

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Interfases Arquitectura tcnica

Procesos de interfase Tecnologas Pantallas Navegacin Seleccin Aperturas

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Tablero de ComandoFase de Implantacin 1 1.- Designacin del grupo de implantacin 2.- Validacin del diseo del tablero de comando con criterio: costo / beneficio. 3.- Desarrollo o adquisicin del software apropiado 5.- Puesta en marcha del Plan de Comunicaciones Documento inicial Reuniones por niveles de responsabilidad en cascada Recoger comentarios Dar respuesta a inquietudes 40
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Tablero de ComandoFase de Implantacin 2 5.- Plan de Puesta en Marcha a nivel organizacin o por etapas 5.1.-Tareas, actividades,secuencia y recursos 5.2.- Responsables 5.3.- Fechas de cumplimiento 5.4.- Rutina de informacin: controla quin autoriza participa debe ser informado 41
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Tablero de ComandoFase de Implantacin 3 6.- Ejecucin del Plan de Puesta en Marcha 7.- Monitoreo de los resultados obtenidos y sus efectos 8.1.- identificacin de causas de desviaciones 8.2.- planes de remocin de causas de problemas 8.3.- planes de mejora 8.- Evidencia de los comportamientos positivos 9.- Alerta a los cambios de las condiciones iniciales e introduccin de modificaciones consecuentes

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Ejemplo FCE 1 - Productividad

Indicador % Cumplimiento Programacin % Cumplimiento Presupuesto % Reduccin Costos % Horas Extras % Ausentismo Seguridad Descripcin % Producido vs Programado % Real vs Presupuestado % Cumplimiento de Programa Red Costos % Hex Presupuesadas vs Reales % Horas perdidas vs Horas Totales nro de accidentes Resultado Alarma

S O G N RA DE A M R A L A

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Ejemplo FCE 2 - Proveedores

Indicador Proveedores Certificados Desarrollo % entregas en fecha Calidad Entregas % Cumplimiento Presupuesto Plazo medio de Compras

Descripcin Cantidad de Proveedores que aprobaron certificacin Nro de nuevos proveedores incorporados % entregas en tiempo vs entregas totales % rechazos vs. entregas totales % Real vs Presupuestado Promedio ponderado lead time proveedores

Resultado

Alarma

S O G N RA DE A M R A L A

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Ejemplo FCE 3 - Inventarios

Indicador Faltantes Dias de Stocks Precisin Registros Diferencias Stocks Daos Errores Reposicin

Descripcin % Faltantes vs Ventas Totales Stocks Ventas diarias Items con diferencias vs Items inventariados % diferencias stock promedio % $ daos a mercadera $ movimientos nro de items transferidos con error vencimiento

Resultado

Alarma

S O G N RA DE A M R A L A

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Ejemplo FCE 4 - Distribucin

Indicador Eficacia Entregas Demoras Daos Accidentes Siniestralidad Mantenimiento

Descripcin % entregas reales vs entregas programadas Minutos demora totales Pedidos con demora % Pedidos daados vs Pedidos cargados Nro de acidentes vs nro de viajes Nro de siniestros % unidads activas vs. unidades totales

Resultado

Alarma

S O G N RA DE A M R A L A

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Tablero de Comando Balanceado

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GESTION DE OPERACIONES Ing Pedro del Campo

Introduccin al Tablero de Comando Balanceado 1 Visin Estratgica de la Informacin

Necesidades de la Organizacin Desarrollo de Acciones La Informacin como sistema de inteligencia del negocio

Tablero de Comando Balanceado

Herramienta avanzada creada por R.Kaplan y D.Norton Convierte la visin futura de la empresa en objetivos tangibles para su medicin consecuente Representa un balance entre las mediciones hacia el exterior de la organizacin: sus clientes, y las internas: procesos crticos, aprendizaje y desarrollo

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- GESTION DE OPERACIONES

Introduccin al Tablero de Comando Balanceado 2

Visin Futura Estrategia

Comunicacin

Tablero de Comando Balanceado

Medicin Realimentacin Aprendizaje

Planeamiento Objetivos 49
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Introduccin al Tablero de Comando Balanceado 3 Perspectivas

Financiera

Clientes

Tablero de Comando Balanceado

Aprendizaje Crecimiento

Procesos Internos 50
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Introduccin al Tablero de Comando Balanceado 4 Relacin causa - efecto Y mejores resultados para nuestra organizacin Esto provocar un efecto positivo en nuestros clientes Nos permitir mejorarlos Si logramos aprender ms de nuestros procesos 51
- GESTION DE OPERACIONES

Financiera

Clientes Procesos Internos

Aprendizaje Crecimiento

Beneficios de su Aplicacin Nueva forma de pensar Concentra en la visin futura Influencia en la comunicacin Indicadores del Tablero como apoyo a la Estrategia Discusin esencia proceso Contribucin individual al resultado Valor en el efecto producido
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- GESTION DE OPERACIONES

Visin Futura

Cul es nuestra visin del futuro? Si nuestra visin tiene xito, en qu seremos diferentes? Cules son los factores crticos de xito para alcanzar nuestras metas estratgicas? Cules son los indicadores crticos que indican nuestra direccin estratgica? Cul tendra que ser nuestro Plan de Accin para tener xito?

Perspectivas

Factores Crticos de Exito

Indicadores Estratgicos

Plan de Accin

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Mapas Estratgicos
Arquitectura que describe la estrategia y brinda el marco para su gestin Refleja el proceso de transformacin
de activos intangibles
conocimientos experiencias habilidades

a resultados tangibles

Relaciona los resultados deseados con los inductores que los generan
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- GESTION DE OPERACIONES

Metodologa del Relevamiento

Anlisis dinmico de la Informacin

Informes Observaciones Visitas

Inmersin en la Operacin

Comprensin Global del Negocio

Entrevistas

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Relaciones Causa Efecto

FINANCIERA ROCE

Perspectivas

CLIENTE Lealtad Cliente Entrega en Tiempo INTERNA Procesos Negocio

Calidad Procesos

Tiempo Ciclo

APRENDIZAJE Crecimiento

Habilidades Personal

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De la estrategia a la Accin
Cuestiones Estratgicas FINANCIERA -Beneficios netos ROCE - Venta anual CLIENTE Lealtad Cliente Entrega en Tiempo INTERNA Procesos Negocio - Lealtad Cliente Aumento Z% Fidelizacin Aumento Y% Aumento X% Programa gestin de activos Programa comercial Indicador Objetivos Planes de Accin

- Encuesta Satisfaccin

Aumento M%

Calidad Procesos

Tiempo Ciclo

- Defectos - Tiempos procesos

Reduccin N% Reduccin P% Ao 1: Q% Ao 2: R% Ao 3: S%

Gestin Calidad

APRENDIZAJE Crecimiento

Habilidades Personal

- % habilidades estratgicas disponibles

Programas desarrollo habilidades

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Generacin de Indices - Modelo

RUBRO INDICE PROPOSITO CALCULO CARACTERISTICAS DEL INDICE FRECUENCIA ORIGEN DE LOS DATOS PRESENTACION OBSERVACIONES DESARROLLO Siglas y denominacin Objetivo de la Medicin Frmula a utilizar para obtener el Indice Qu informacin brinda la evolucin del ndice Perodo de Revisin Area / archivo / sector donde pueden obtenerse los datos necesarios Perodos que cubre Grficos auxiliares Comentarios o consideraciones

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RUBRO ndice Propsito Clculo

DESARROLLO IPPI Plazo Promedio de Ingresos Monitoreo de los plazos en que se producirn los futuros ingresos

IPPI =

n 1 Montos.i

n 1

Montos.i * Plazos.i

Siendo i = 30, 60 , ... dias de plazo Caracterstica del Indice Frecuencia Origen de los Datos Presentacin Observaciones Una disminucin del ndice significa una mejora En las condiciones de la cobranza Mensual Administracin y Finanzas Mensual 1.- Al comparar este ndice con IPPPC (ndice plazo promedio de pago de compras ) se obtiene el Nro de dias en la calle o apalancamiento

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TABLERO DE COMANDO BALANCEADO File Ir a Periodo Actualizar ?

ABB
25

Financiera 50 75

100

Periodo Actual Objetivo

Procesos y Proveedores 50 25 75 25

Cliente 50 75

100

100

Personal 50 25 75

Innovacion y Desarrollo 50 25 75

60

100

- GESTION DE OPERACIONES

100

TABLERO DE COMANDO BALANCEADO File Ir a Periodo Perspectiva Actualizar ?

ABB

Procesos y Proveedores 50 25 75

79%

Periodo Actual Objetivo

100

Procesos y Proveedores Medicin Resultado Rotacin de Inventarios 10,0 Utilizacin de Materiales 92,5 Produccin 950,0 Utilizacin de la Capacidad 90,5 Objetivo

% 67 93 63 91 79

Procesos y Proveedores
120 100 80 60 40 20 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Real Objetivo Mximo

Visin 50 Se ha desarrollado un flujo de 25 75 Tareas orientado a que la Organizacin tome sus decisiones Localmente 0

Plan de Accin 50 25un lenguaje comn 75 Uso de Se promueve la rotacin de puestos Crear objetivos orientados a Equipos de Trabajo 0 100

61

100

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TABLERO DE COMANDO BALANCEADO

Indice IProMOD IEfMOD Descripcin Productividad MOD Eficiencia MOD

PERSPECTIVA:

OPERACIONES

MES MES Diferencia Diferencia ACUMULADO ACUMULADO Diferencia Diferencia Real Presupuesto Absoluta % Real Presupuesto Absoluta % 1.84 1.9 -0.06 -3.40 1.84 2 -0.16 -7.86

Productividad MOD 2.50 2.00 1.50 1.00 0.50 0.00

Ja n00 M ar -0 0 Ju l-0 0 00 M ay Se p00

IproMOD IproMODAc

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...2003 Lnea Base Acumulado Frecuencia

Perspectiva Objetivo Financiera Cash flow por Capital Empleado Rentabilidad Costo Mnimo Satisfacer los umbrales de crecimiento rentable

Cliente

Deleitar al cliente objetivo Mejorar la rentabilidad de nuestros asociados

Interna

Mejorar los resultados Desarrollo de productos, servicios y costes de beneficios alternativos Costos de produccin menores que la competencia Mejorar resultados hardware Gestin de Stocks Calidad

Aprendizaje Implicacin Organizacional Crecimiento Competencias clave y habilidades Acceso a la informacin estratgica

Indicador ROCE (%) Cash flow excluyendo dividendos (M$) Cash flow incluyendo dividendos (M$) Cuenta Ganancias y Perdidas (despus impuestos) Margen Neto (ctvs/galon) Gastos Totales de Explotacin (ctvs/galon) Crecimiento volumen ventas al por menor de gasolina [%] Crecimiento volumen ventas al por mayor [%] Crecimiento volumen ventas lubricantes [%] Cuota de segmento [%] % Grandes Conductores % Clasicos % Generacion Joven Comprador Misterioso Beneficio Bruto compartido con concesionarios Incidentes de seguridad ( dias sin trabajar) Incidentes ambientales Margen Bruto de beneficios alt / Establ/Mes ROCE de Refinera Indice fiabilidad de refinera Indice productividad refinera Incidentes de seguridad refinera Costo comparativo competencia-gas Costo comparativo competencia-distribucin Nivel de existencias (millones de barriles) Indice disponibilidad de producto Indice de Calidad Indice estudio de clima Disponibilidad de competencias estratgicas Disponibilidad de sistemas estratgicos

Mobil NAM&R

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Actual

Plan de Implantacin - Sistemas

GENERACION 1RA Generacin Generacin del Usuario Presentacin amigable Fcil acceso Compara unidades en el tiempo Datos de diferentes fuentes Textos y grficos presentados conjuntamente 2DA Generacin Sistema ejecutivo de Informacin Idem 1RA Recoleccin automtica de datos de diferentes fuentes 3RA Generacin Modelos de Simulacin Simular el desarrollo de la organizacin con hiptesis y datos histricos

Propsito

Caractersticas

Acceso a info. Interfase usuario Almacn de datos Comparacin entre ndices

Hiptesis de relaciones causa-efec Simulacin de diferentes alternativas estratgicas

Ejemplos

Visual Basic Excel Access

OLAP On line analytical processing

Stella Ithink

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Aprobacin

Difusin
Desarrollo Sistema
Primer Tablero Comando

Implementacin
Desarrollo Herramientas avanzadas de medicin
Tablero Comando Avanzado

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