CONTROL

QUINTA ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

 Equipo : Vianey Diego Jorge Rub Morales Gonzlez Juan Garca Alatorre Arqumedes Ramrez Jimon Esbeyda Albarado Solano Araceli Crdenas Rosas

Jhonnatan Obed Cruz Santos

ndice

1. concepto de control 2. elementos del concepto 3. importancia 4. principios 5. proceso de control 6. caractersticas 7. factores que comprende el control 8. el control y su periodicidad 9. control por reas funcionales 10. tcnicas de control

1.

HENRY FAYOL

TIENE COMO FIN SEALAR LAS DEBILIDADES Y ERRORES A FIN DE RECTIFICARLOS E IMPEDIR QUE SE PRODUZCAN NUEVAMENTE

BURT K. SCANLAN
EL CONTROL TIENE COMO OBJETO CERCIORARSE DE QUE LOS HECHOS VAYAN DE ACUERDO CON LOS PLANES ESTABLECIDOS

2. ELEMENTOS DEL CONCEPTO

3. IMPORTANCIA

4. PRINCIPIOS
La aplicacin racional del control debe

fundamentarse en los siguientes principios: Equilibrio De los estndares De la oportunidad De las desviaciones Costebilidad De excepcin De la funcin controlada

4.1. Equilibrio.
A cada grupo de delegacin conferido debe

proporcionarle el grado de control correspondiente.de la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte.

4.2. De los estndares

se refiere a que el control existe en funcin de

la identificacin de los estndares, que permiten la ejecucin de los planes dentro de ciertos lmites, evitando errores y, consecuentemente, prdidas de tiempo y de dinero.

4.3. De la oportunidad
El control , necesita ser oportuno , es decir,

debe de aplicarse antes que se efectu el error. De tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin.

4.4. De las desviaciones

Todas las variaciones o desviaciones que se

presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente .

4.5. Costeabilidad
El establecimiento de un sistema de control

debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero ,en relacin con las ventajas reales que este reporte.

4.6. De excepcin
El control debe aplicarse , preferentemente , a

las actividades excepcionales o representativas a fin de reducir costos y tiempos delimitando adecuadamente que funciones estratgicas requieren el control.

4.7. De la funcin controlada

La funcin controladora por ningn motivo

debe comprender a la funcin controlada.

5. PROCESO DEL CONTROL La funcin del administrador no solamente se concreta a la

formulacin de planes, sino tambin implementarlos y revisarlos de manera constante. Desde la posicin del control Administrativo el diseo o esquema pueden ser : Polticas Regla Objetivo Programas Procedimiento Organigrama Diagrama de flujo etc. Un estndar puede ser definido como unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control.

 (Esto nos servir para afirmar que lo determinado pasa a ser el modelo a

controlar.)

DE ESTANDARES DIRECCIN DEL PROCESO CONTROL ORGANIZACIN ADMINISTRATIVO EN CADA UNA DE LAS ETAPAS.
Misin Objetivos Polticas Procedimientos Etctera Organigrama Diagrama de flujo Descripcin de puesto Etctera Reglamento de conducta Programa de incentivos Programa de capacitacin Cdigo de tica Etctera Objetivo Organigrama Descripcin de puestos Reglamento de conducta Etctera

EJEMPLOS PLANEACION

SECUENCIA DE PASOS NECESARIOS PARA EFECTUAR EL CONTROL

Proceso de control
IDENTIFICACION DEL ESTNDAR

MEDICIN DE RESULTADOS

COMPARACIN

CONTROL

RETROALIMENTACIN

CORRECCIN

DETENCION DE DESVIACIONES

5.1. IDENTIFICACION DEL ESTNDAR

El administrador identifica el estndar que fue establecido y le va a servir como modelo de comparacin para evaluarlo. La identificacin de los estndares representa el estado de ejecucin deseado en su aplicacin. Ejemplos de identificacin del estndar que previamente se estableci como diseo (plan) ORGANIGRAMA G

OBJETIVO
Vender 1000

El trama de control ideal del Gerente(G) es:

Supervisor 1 (S1) Y

Unidades en mayo

S1

Supervisor 2 (S2).

S2

5.2. MEDICION DE RESULTADOS

Consiste en medir la ejecucin y los resultados, mediante la aplicacin de unidades de medida, que deben definirse de acuerdo con los estndares. Los modelos administrativos, de acuerdo con sus caractersticas propias, pueden ser: CUALINTATIVOS CUALITATIVOS. La efectividad del proceso de control depender directamente de la informacin recibida, misma que debe ser oportuna, confiable, vlida, con unidades de medida apropiada, y fluida. Medicin:
Objetivo

El tramo de control en la realidad de G es: A,B, S2 y no S1 Y S2

Ventas logradas, 925 unidades en mayo

S2 A B C D E

5.3 COMPARACION

Una vez efectuada la medicin y obtenida esta informacin, ser necesario comparar los resultados medidos en relacin con los estndares preestablecidos.

Ejemplo : comparaciones
OBJETIVO G ------------ Ideal ------------ Real

1000 Ventas programadas -925 ventas logradas

------------------75 S1 S2

5.4.DETECCIN DE DEVIACIONES
El resultado de la comparacin da la determinacin de las desviaciones entre el desempeo real y el estndar, mismas que debern reportarse inmediatamente.

Objetivo Las deviaciones en las ventas es de menos de 75 unidades

S1

La desviacin es que G no respeta la jerarqua de S1 B

5.5. CORRECCIN
La utilidad concreta y tangible del control esta

en la accin correctiva para integrar las desviaciones en relacin con los estndares. Es de vital importancia reconocer si la desviacin es un sntoma o una causa.

5.6. RETROALIMENTACIN
Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la informacin, depender el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.

5.7. Implantacin de un sistema de control

Por ultimo es necesario mencionar que antes de establecer

un sistema de control requiere: 1. contar con objetivos y estndares que sean estables. 2. que el personal clave comprenda y este de acuerdo con los controles. 3. que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relacin con los objetivos. 4. evaluar la efectividad de los contrales: Eliminando aquellos que no sirven Simplificndolos Combinndolos para perfeccionarlos.

6 CARACTERISTICAS
Puesto

que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, este debe reunir ciertas caractersticas para ser efectivo:

6.1.REFLEJAR LA NATURALEZA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Un sistema de control deber ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desee controlar.

6.2 OPORTUNIDAD Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan. 6.3. ACCESIBILIDAD Todo control debe establecer medidas sencillas y fciles de interpretar para facilitar su aplicacin.

6.4. UBICACIN ESTRATEGICA Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas reas de acuerdo con criterios de valor estratgico.

 Existen cuatro factores que deben ser considerados

7. Factores que comprende el control

al aplicar el proceso de control: Cantidad Tiempo Costo Calidad

8. El control y su periodicidad
Para que el control sea efectivo debe

desarrollarse como una unidad y aplicarse con todo tiempo a la empresa, pudiendo as clasificarse en: Control preliminar. Es aquel que se efecta antes de realizar las actividades. Control concurrente. Se ejerce de manera simultanea a la realizacin de actividades, como un proceso continuo. Control posterior. Se aplica despus de haber realizado las actividades planeadas.

9. CONTROL POR REAS FUNCIONALES

Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles

y reas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genrico como especifico, a fin de determinar la accin correctiva necesaria.

Control por reas funcionales

Control de produccin

Control de
mercadotecnia

Control de finanzas

Control de Recursos humanos

Evaluacin de reclutamiento y de seleccin Evaluacin de capacitacin y desarrollo

Control de calidad Control de inventarios Control de produccin Control de compras

Control de ventas

Control presupuestal
Control contable Costos

Evaluacin de la motivacin
Evaluacin de sueldos y salarios

Auditoria

9.1 CONTROL DE PRODUCCIN:

Esta rea busca el incremento de la eficiencia , la reduccin de costos y la uniformidad y mejorar la calidad del producto. *Control de calidad *control de inventarios * control de la produccin *control de las compras

9.2 CONTROL DE MERCADOTECNIA:

La evaluacin nos proporciona: Toma de decisiones de la organizacin en general acerca del desenvolvimiento de la empresa en el mercado. Desarrollo de planes a corto y mediano plazo. Evaluacin de la efectividad de los vendedores.

* control de ventas

9.3 CONTROL DE FINANZAS

Proporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y del rendimiento en trminos monetarios de los recursos departamentales y actividades que la integran. Establece lineamientos para evitar prdidas y costos innecesarios y para canalizar.

*Control de presupuestos
Los presupuestos se elaboran durante el proceso de planeacin, el control financiero al permitir comparar resultados reales en relacin con los presupuestos y proporcionar las bases para aplicar las medidas correctivas adecuadas.

*control contable
El objeto primordial del control contable consiste en identificar las causas de lo ocurrido en las operaciones financieras.

*costos
El costo real de un producto con base en el calculo y anlisis detallado de cada uno de los elementos que intervienen en su fabricacin

*auditoria
tiene como funcin primordial dictaminar si la informacin financiera presenta fidedignamente la situacin de la empresa y si su resultado son autnticos.

9.4.CONTROL DE RECURSOS HUMANOS

Es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de todos de todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los objetivos; se lleva a cabo a travs de la auditoria de recursos humanos.

*Auditoria de los recursos humanos

.

*Evaluacin de la actuacin * Evaluacin del reclutamiento y seleccin * Evaluacin de capacitacin y desarrollo * Evaluacin de la motivacin * Evaluacin de sueldos y salarios * Evaluacin sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones

10. TCNICAS DE CONTROL.

Son herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control.

Tcnicas de control mas usuales.

10.1. Sistemas de informacin. Comprenden todos aquellos medios atreves de los cuales el administrador se allega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organizacin.

Ejemplos de sistemas de informacin

-Contabilidad. -Auditoria (Financiera, Administrativa). -Presupuestos. -Reportes, informes. -Formas. -Archivos (memorias, expedientes, etc.)

10.2 Reportes e informes.

Se utilizan para el control directo de las operaciones.

10.2.1 Reportes de informacin.

Presentan datos mas extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes.

10.2.2.Clasificacin de los informes.

Informes de las operaciones.
-Informe de control corriente. Seala desviaciones ha tiempo de manera que se pueda actuar con prontitud. -Resumen de informes de control. Interviene un periodo determinado (usualmente un mes) Sirve como comprobacin del informe ya mencionado y como una indicacin de la efectividad.

10.2.3. Reportes de informacin.

Utilizados para planeacin y determinacin de normas, con una misma actividad. -Informes de tendencias. comparaciones verticales de los resultados durante un periodo. -Informes analticos. Comparaciones horizontales durante un periodo con diferentes actividades.

Informes sobre la apreciacin de renglones.

-Informes de actividad individual.

Coincidiendo el rengln y la responsabilidad. -Informes de actividad conjunta. Renglones bajo responsabilidad conjunta. -Informes estticos. Limitados a un anlisis de la fortaleza financiera y de la estructura con la fecha dada.

10.2.3 Informes dinmicos.

-Informes de control financiero.

Miden la condicin financiera real contra la planeada. (presupuestada) -Mediciones de la efectividad del uso de fondos.

Basada en la relacin entre las inversiones y distintas clases de activo y el uso que se haga de ellos.
-Informes de cambios y de condicin financiera. Resumen y analizan cambios en la condicin financiera durante un periodo dado.

10.2.4. Consideraciones para elaborar un informe.

-Unidad de tema.
-Concentracin sobre las excepciones. -Claridad y concisin. -Complementarse con presentaciones graficas, audiovisuales y verbales. -Equilibrio entre la uniformidad y la variedad. -Frecuencia de lo reportes. -Evaluacin de la informacin

10.3 formas
Las formas impresas son elementos indispensables para la trasmisin y registro desde datos relativos a las actividades que se desarrollan en cada departamento; existen multitud de formas que se utilizan en la empresa que van desde la tarjeta de control de asistencia hasta una pliza de contabilidad

10.4 Control interno.

Propsitos bsicos.
-La obtencin de informacin correcta y segura. -La proteccin de los activos de la empresa. -La promocin de la eficiencia en la operacin. Optimiza el manejo de todos los recursos a travs de la disminucin de desperdicios, aprovechamiento del tiempo y del establecimiento de polticas de operacin adecuadas, comprobacin de la exactitud de la informacin etc.