Taller de Aplicaciones Administrativas en Salud Clase 1: 26-11-2011

Marcelo Jara Curiln marcelojarac@gmail.com Temuco, Noviembre de 2011

GESTION DEL TIEMPO EN EL TRABAJO

Concepto de tiempo: - Duracin de las cosas. - Parte de una secuencia. - poca durante la cual sucede algo. - Estacin del ao. - Edad. - Clima.

REFRANES Y DICHOS
Al que madruga, Dios le ayuda.

Cada cosa a su tiempo.

Mas vale tarde, que nunca. No dejes para maana, lo que puedes hacer hoy. No por mucho madrugar, amanece mas temprano. Tiempo ido, tiempo perdido.

EJEMPLOS DE LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO

El tiempo es oro, y el oro es caro. En tiempo real. Hay que ganar tiempo.

El tiempo vuela.
Esclavos del reloj. El trabajo se cobra por horas. Comer comida rpida. Trenes de alta velocidad.

QUE ES GESTIONAR EL TIEMPO?

Es la gestin de nuestras propias actividades, para asegurarnos que se desarrollarn en el tiempo disponible o determinado, ya que el tiempo es un recursos escaso.

ALGUNAS CARACTERISTICAS DEL TIEMPO

Medible. Lineal. Limitado. Su importancia depende de la cultura. Irremplazable. No almacenable. No recuperable. Es el mismo para todos.

ALGUNAS CARACTERISTICAS DEL TIEMPO

Medible:
Esto es evidente, ya que los relojes inundan el mundo. Estn en nuestras casas, autos, celulares, computadores, etc.
La mayora de los trabajos se miden y se cobran en horas.

ALGUNAS CARACTERISTICAS DEL TIEMPO

Lineal:
Sin posibilidad de vuelta atrs. Es totalmente secuencial.

Limitado:
La cantidad de tiempo que dispones es limitada. Dispones de 24 horas al da. Todo proyecto tiene un numero de horas determinada.

ALGUNAS CARACTERISTICAS DEL TIEMPO

Su importancia depende de la cultura.
No en todas las culturas se vive tan rpido como en la nuestra. El ritmo de vida es diferente, incluso en el mismo pas. Lo que en algunos lugares se considera una prdida de tiempo, en otros no.

ALGUNAS CARACTERISTICAS DEL TIEMPO

Irremplazable:
Nada puede reemplazar el tiempo mal utilizado, ni por otro tiempo, ni por otro elemento, por ello es vital no perder el tiempo del que disponemos.

No almacenable:
El tiempo que perd ayer no lo puedo recuperar hoy. El mal uso del tiempo har incluso que el tiempo venidero sea mas complicado.

ALGUNAS CARACTERISTICAS DEL TIEMPO

Es el mismo para todos:
El tiempo es uno de los elementos de la vida que mas nos iguala. No se puede comprar el tiempo de otra persona. Todos tenemos 24 horas al da.

PRINCIPIO DE PARETO
El Sr. Vilfredo Pareto, economista italiano, realiz un estudio que determin que el 20% del tiempo se invierte en 80% de los resultados totales, y el 80% del tiempo, se invierte solo en el 20% de los resultados. Ejemplo: El 80% de nuestra productividad proviene del 20% de las tareas.

PRINCIPIO DE PARETO

LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO

El principal motivo de la mayora de las personas que quieren ser capaces de gestionar con eficacia su tiempo, es que ese tiempo se convierta de una u otra manera en dinero.

LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO

Cada vez que aparece un anlisis de relevancia sobre la situacin econmica, se comenta que la productividad es muy baja. Si a esto le sumamos que en general trabajamos Mas horas, podemos concluir que nuestro tiempo Trabajado produce menos. Por lo tanto la creencia que asocia productividad al Numero de horas de estancia en el trabajo, es FALSA.

LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO

La mayora de las personas, y de las organizaciones, persigue siempre conocer al menos: Que hacer? Cuando hacerlo? Cmo hacerlo?

LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO

Problemas que causa en las organizaciones una mala gestin de tiempo:
Baja productividad. Menor competitividad. Prdidas econmicas. Prdida de imagen.

LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO

Problemas que causa en las personas una mala gestin del tiempo:
Frustracin. Ansiedad. Estrs. Desmotivacin.

LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO

La inercia se puede definir como el dejarnos llevar por los acontecimientos. Si nos dejamos llevar, nunca encontraremos un momento para pensar en que mejorar la eficacia y eficiencia de en qu ocupamos el tiempo y no sabremos si es la manera mas adecuada.

LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO

El problema mas reiterado en los anlisis de gestin del tiempo de personas y de organizaciones, es sin duda, la mala organizacin.

LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO

No todos los trabajos son susceptibles a la misma Gestin de tiempo, ya que en ello influyen variables como:
Autonoma de la disposicin del tiempo. Tipo de trabajo que se realiza. Responsabilidad del trabajo realizado. Posibilidad de control de las interrupciones. La organizacin en la que se desempea el trabajo.

VENTAJAS QUE APORTA UNA BUENA GESTION DEL TIEMPO

Mayor control sobre el trabajo. Mejora la productividad. Mejora la calidad de vida. Mejora en la calidad del trabajo. Mejor ambiente de trabajo. Optimizacin de recursos. Aumento de la eficiencia y la eficacia.

HABITOS DE LA GENTE ALTAMENTE EFECTIVA.

1. 2. 3. 4. 5. Ser proactivo. Empezar con un fin o meta en mente. Establecer primero, lo primero. Pensar siempre en ganar. Procurar primero comprender y luego ser comprendido. 6. Utilizar la sinergia. 7. Afilar la sierra (o el hacha).

12 LEYES DEL TIEMPO

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Tener metas. Analizar como utilizas tu tiempo. Mantener una lista de tareas. Priorizar tu lista de tareas. Controlar las distracciones del entorno. Organizar tu espacio de trabajo. Aprende a delegar. Mejora tu flujo de trabajo. Saber decir que NO. Enfocarse. Mantener las pilas cargadas. Aprender a cuidarse a si mismo.

MITOS DESTRUCTORES DEL TIEMPO EFICAZ

El mito del activismo: el mas eficaz es el que mas se mueve. El ratn dentro de su jaula, realmente avanza? El mito del centralismo: Finalmente si quieres que las cosas salgan bien, tienes que hacerlas tu mismo. Tiene su base en un estilo de liderazgo autoritario y puede esconder inseguridad, afn de poder o desconfianza en las personas.

MITOS DESTRUCTORES DEL TIEMPO EFICAZ

El mito de la delegacin: Es el contrario al mito del centralismo e implica delegar TODAS las tareas en otros. La clave de una correcta direccin o liderazgo radica en saber cuando delegar y a quien. El mito de los datos completos: No podemos decidir porque no tenemos todos los datos. Implica perder la oportunidad y suele ser aliado de perfeccionistas o de inseguros.

MITOS DESTRUCTORES DEL TIEMPO EFICAZ

El mito de la energa y la cantidad del trabajo: Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido. El mito de solucionar problemas de manera urgente: Hay que centrarse en buscar soluciones inmediatas a los problemas. Siempre una correcta solucin proviene de un correcto planteamiento del problema, lo generalmente exige tiempo y reflexin.

MITOS DESTRUCTORES DEL TIEMPO EFICAZ

El mito de la simplificacin: Ahorraremos tiempo y dinero a travs de soluciones sencillas. Se considera el dinero como un gasto mas que una inversin y finalmente siempre lo barato cuesta caro. El mito del tiempo enemigo: El tiempo se me viene encima y me agobia. Es necesario poder visualizar el tiempo como un aliado.

FASES DE UN PROYECTO DE MEJORA DEL USO DEL TIEMPO

Reconocimiento. Anlisis del empleo del tiempo. Conocer tcnicas de Gestin. Elaborar un plan de medidas. Ejecutar el plan. Perfeccionar y mantener el plan.

EJEMPLO COTIDIANOS DEL MAL USO DEL TIEMPO

1. Llegar tarde a una cita o a una reunin. 2. Realizar un viaje sin ocupar el tiempo en algo productivo como leer.

3. Buscar un papel media hora en el escritorio.

4. Tener que repetir documentos por errores de ortografa o de forma. 5. Darle 10 vueltas a una compra u oferta.

EJEMPLO COTIDIANOS DEL MAL USO DEL TIEMPO

6. Retrasar una tarea que hay que realizar en ese momento. 7. Realizar primero el trabajo que mas nos gusta.

8. Delegar tareas sin importancia.

9. Tomar una decisin importante cansado o en estado de ansiedad. 10. Contesta indiscriminadamente todas las llamadas telefnicas.

MATRIZ DE ORGANIZACIN DEL TIEMPO

Tenemos tendencia a reaccionar mejor frente a la urgencia que frente a la importancia:
1. Clasifica tus tareas: encuadrar las tareas en cada uno de los bloques. 2. Disciplina: realizar las tareas en el orden correcto.

Importante
NO SI

Urgente

EVITA HACERLO

DECIDE CUANDO DEBES HACERLO

NO

DELEGA EN OTROS

HZLO AHORA MISMO

SI

SITUACIONES MAS FRECUENTES

Importante
NO SI

Urgente

Trivialidades
Pasatiempos Tareas improductivas Entretenimientos - juegos Cualquier otra cosa
NO

Prevencin Construccin de relaciones Planificacin y preparacin Desarrollos de sistemas Conocimiento profesional

SI

Interrupciones
Algunas llamadas telefnicas o mails Algunas reuniones Reuniones no preparadas Actividades populares

Situaciones de pnico
Asuntos estresantes Situaciones de crisis Proyectos con plazos marcados

HERRAMIENTAS A DESARROLLAR
1. No crear situaciones imposibles: Compatibilizar trabajo con tiempo libre.

Revisar las obligaciones externas. Existen tareas donde uno mismo gestiona el tiempo y otras en donde el tiempo es gestionado por factores externos.
Examinar de forma realista estas obligaciones.

HERRAMIENTAS A DESARROLLAR
2. Definir prioridades. Planificar, planificar y planificar Utilizar un calendario SEMANAL y una lista de tareas DIARIAS. Actualizar esta lista de tareas diariamente.

Utilizar la lista como recordatorio: escoger entre lo que puede y no puede esperar.
Visualizar los incumplimientos para planificar el siguiente da.

HERRAMIENTAS A DESARROLLAR
3. Evitar distracciones (ladrones de tiempo): Evitar la ETERNIZACION: acto deliberado (y esencial a la naturaleza humana) de posponer de forma excesiva los objetivos o tareas. Implica comportamientos perfeccionistas, pero tambin esconde inseguridad para desarrollar las tareas.

HERRAMIENTAS A DESARROLLAR
4. Sentirse sobrepasado por un objetivo o por un plazo: Las crisis nos dejan poco tiempo para una correcta rutina de actividades o incluso el disfrute de nuestra vida personal. Se pueden perder de vista los objetivos o enfoques principales. Desarrollar lista de tareas diarias, semanales, mensuales y de largo plazo.

HERRAMIENTAS A DESARROLLAR
5. Las barreras emocionales (dispersin, estrs, ansiedad, frustracin, etc.) afectan la productividad:

Buscar el bienestar fsico y mental nos aleja de estas barreras. El mejor antdoto para desconectarse es el ejercicio o alguna distraccin que relaje.

HERRAMIENTAS A DESARROLLAR
6. Asumir la responsabilidad sobre la gestin del tiempo: Buscar ambientes de trabajo propicios. Limitar las distracciones o ladrones de tiempo.

No permitir que otras personas (amigos, compaeros) pasen por encima de nuestras prioridades en trminos de tiempo.

PROPUESTA DE ORGANIZACIN DEL TIEMPO DE TABAJO

Proyectos

Objetivos

Planes de acciones

Listas de tareas

LADRONES DE TIEMPO
Sucede cuando por ejemplo: estamos realizando un trabajo muy concentrados y con un alto nivel de rendimiento, y se produce una interrupcin indeseada y casi siempre innecesaria y cuando se retoma la actividad, no conseguimos el nivel de productividad previo. Por esto es necesario conseguir que desaparezcan o por lo menos reducirlos.

CARACTERISTICAS DE LOS LADRONES DE TIEMPO

Son evitables. En la mayora de los casos, innecesarios. Muchas interrupciones son fruto de la amabilidad mal entendida. Afecta principalmente a quienes no saben decir que NO. Muchos ladrones son producto de burocracia mal entendida.

EFECTOS DE LOS LADRONES DE TIEMPO

Estrs y/o ansiedad. Baja en la productividad. Poco rendimiento del tiempo de trabajo. Crear malos hbitos. Alimentar el estado permanente de resolver urgencias. Ocultar la incompetencia de terceros.

ASPECTOS A VALORAR PARA UNA CORRECTA GESTION DEL TIEMPO

Los objetivos: A la hora de intentar gestionar correctamente el tiempo, es necesario tener claro cuales son nuestros OBJETIVOS. Cmo s en que tengo que ocupar mi tiempo, si no conozco qu es lo que quiero conseguir?

TIPOS DE OBJETIVOS A CONSIDERAR

Los objetivos marcados por las lneas estratgicas de nuestra empresa. Los objetivos de la unidad o rea a la que pertenecemos. Los objetivos personales asignados para nuestro cargo a corto, mediano y largo plazo. Las instrucciones de nuestros superiores y/o jefes.

TIPOS DE OBJETIVOS A CONSIDERAR

La unin de estos objetivos nos dar las pautas que debemos seguir y que nos permitirn saber hacia donde debemos orientar nuestros esfuerzos y por lo tanto mejorar la gestin de nuestro tiempo y el de la organizacin.

CARACTERISTICAS RELEVANTES DE LOS OBJETIVOS

Deben ser: Medibles. Flexibles (dentro de un orden). Realistas. Coherentes. Motivadores. Claros. Siempre constar por escrito.

ASPECTOS A VALORAR PARA UNA CORRECTA GESTION DEL TIEMPO

La Delegacin de tareas: Logramos mas de lo que podemos hacer de manera individual por medio de la delegacin, en tiempo y en otras personas. Si delegamos en tiempo, pensamos en trminos de eficiencia. Si delegamos en otras personas, pensamos en trminos de eficacia.

ASPECTOS A VALORAR PARA UNA CORRECTA GESTION DEL TIEMPO

Delegar en otros con efectividad es tal vez la actividad que por s sola potencia ms nuestra fuerza. Transferir la responsabilidad a personas aptas y adiestradas nos permite dedicar nuestras energas a otras actividades mas importantes.

La delegacin significa desarrollo, tanto para los individuos, como para las organizaciones.

ASPECTOS A VALORAR PARA UNA CORRECTA GESTION DEL TIEMPO

Las herramientas tecnolgicas: En la actualidad existen multitud de ayudas tecnolgicas, que nos van a permitir ayudarnos a mejorar en la gestin del tiempo y de las ideas. Ejemplos son: agendas, gestores de correo, intranet, telfonos mviles, notebooks, Internet, etc.

LAS REUNIONES Y EL TIEMPO

En funcin del puesto de trabajo que tengamos las reuniones, ya sean formales o informales son importantes y ocupan buena parte de nuestro tiempo.

Por lo tanto el tiempo ocupado antes, durante y despus las reuniones, debe ser gestionado con total esmero. Si en una reunin se pierde el tiempo, lo pierden todos los asistentes.

PLAN DE GESTION DE TIEMPO

Un plan de gestin de tiempo es el programa que mejor funciona para cada trabajador y para su empresa.

Incluye identificar las prioridades, fijar los objetivos y clasificarlos por orden de prioridad. Implica tambin comprender cual es el momento adecuado para ocuparse de cada objetivo.

NECESIDAD DE UN PLAN GLOBAL DE GESTION DE TIEMPO

Crear un plan global de administracin del tiempo nos permite saber cuales son las tareas principales y las secundarias. Permite determinar ms fcilmente qu reas de trabajo se tienden a desatender y en cuales se ocupa demasiado tiempo. Requiere establecer los objetivos y prioridades diaria, semanal e incluso mensualmente, por escrito. Minimiza el estrs, permite equilibrar intereses laborales y vida personal, aumenta la productividad y el logro de objetivos.

CONCLUSIONES
El tiempo es cada vez mas escaso, no lo malgastemos. Planifiquemos todas las actividades. Aprendamos a manejar los niveles de estrs que produce el manejo o gestin del tiempo. Organicemos lo mejor posible todo nuestro tiempo.

CONCLUSIONES
No hagamos cosas intiles. Aprendamos a definir prioridades. Utilicemos las herramientas que nos ayudan a administrar nuestro tiempo. No tengamos el hbito de eternizar las cosas. Evitemos la burocracia y el papeleo excesivo. Aprendamos a reconocer lo urgente. No nos comprometamos si no estamos seguros de poder cumplir.