MANUAL DE FISCALIZACIÓN - vff3

2011
MANUAL DE FISCALIZACIN / MN-CNEL-CORP-GT-01
CNEL - CORPORACIN NACIONAL DE ELECTRICIDAD
GERENCIA TCNICA 2011 - AGOSTO
Tipo de Documento: MANUAL Nombre del Documento: FISCALIZACIN Elaborado por Revisado por: GT/GCG GT/GCG
Aprobado por: GT/GG
Cdigo: MN-CNEL-CORP-GT-01 Revisin: 02 Fecha: 20/11/2011
MANUAL DE FISCALIZACIN
1. 1.1. 1.2. 2. 3. 4. 5. 6. 6.1. 6.1.1. 6.1.2. 6.1.3. 6.1.4. 6.1.5. 6.1.6. 6.1.7. 6.2. 6.2.1. 6.2.2. 6.2.3. OBJETIVOS ................................................................................................................................. 5 OBJETIVO GENERAL .................................................................................................................... 5 OBJETIVOS ESPECIFICOS ............................................................................................................. 5 ALCANCE .................................................................................................................................... 5 RECOMENDACIN INICIAL ......................................................................................................... 5 DEFINICIONES ............................................................................................................................ 6 CONCEPTUALIZACIN ................................................................................................................ 7 METODOLOGIA CONCEPTUAL SISTEMA DE INSPECCIN DE OBRAS ......................................... 9 INSPECCIN TCNICA DE OBRAS ................................................................................................ 9 OBJETIVOS DEL ESQUEMA DE INSPECCIN DE OBRAS .................................................................... 9 CARACTERISTICAS DEL SISTEMA DE INSPECCIN DE OBRAS ......................................................... 10 BENEFICIOS DEL SISTEMA DE INSPECCIN DE OBRAS ................................................................... 10 PREMISAS BSICAS DEL SISTEMA DE INSPECCIN DE OBRAS ....................................................... 11 ANLISIS METODOLGICO DEL SISTEMA DE INSPECCIN DE OBRAS ........................................... 12 CONTROL DE CALIDAD ................................................................................................................... 14 ESTRUCTURA PARA EL CONTROL TCNICO ADMINISTRATIVO DE LA INSPECCIN DE OBRA ..... 15 FISCALIZACIN - CARACTERISTICAS PRINCIPALES ..................................................................... 18 LA FUNCIN SEGN LOS REGLAMENTOS ...................................................................................... 18 ESQUEMA ORGANIZACIONAL PARA LA FISCALIZACIN DE CONTRATOS ...................................... 19 DEBERES Y FACULTADES DE LA FISCALIZACIN ............................................................................. 19
6.2.3.1. DEBERES DE LA INSPECCIN DE OBRA ....................................................................................... 20 6.2.3.2. ATRIBUCIONES DE LA FISCALIZACIN PARA EL EJERCICIO DE SUS FUNCIONES ............................ 26 6.2.4. 6.2.5. 6.2.6. 7. 7.1. 7.1.1. PROHIBICIONES .............................................................................................................................. 28 RESPONSABILIDADES DE LA FISCALIZACIN .................................................................................. 28 MISIN Y PERFIL DEL INSPECTOR TCNICO DE OBRAS .................................................................. 29 PLANIFICACIN Y PROCEDIMIENTOS GENERALES DE ADMINISTRACIN DE CONTRATOS ........ 31 DOCUMENTOS Y ANTECEDENTES DEL CONTRATO .................................................................... 31 CARPETAS DE ANTECEDENTES. ...................................................................................................... 31
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7.1.1.1. CARPETA ADMINISTRATIVA ........................................................................................................... 31 7.1.1.2. CARPETA TCNICA .......................................................................................................................... 32 7.2. 7.2.1. COMUNICACIONES ................................................................................................................... 33 CON EL CONTRATISTA Y AFINES ..................................................................................................... 33
7.2.1.1. OFICIOS .......................................................................................................................................... 33 7.2.1.2. LIBRO DE INSPECCIN (L.I.) ............................................................................................................ 34 7.2.1.3. LIBRO DE OBRAS (L.O.) ................................................................................................................... 35 7.2.2. CON OTROS PROFESIONALES Y FUNCIONARIOS ............................................................................ 36
7.2.2.1. LIBRO DE VISITA (L.V.) .................................................................................................................... 36 7.2.2.2. CARTILLAS DE CONTROL DE CALIDAD (C.C.)................................................................................... 37 7.2.3. CON LAS INSTANCIAS SUPERIORES DE FISCALIZACIN. ................................................................. 37
7.2.3.1. MEMORANDO ................................................................................................................................ 37 7.2.3.2. INFORME DE AVANCE (I.A.) ............................................................................................................ 38 7.3. 7.3.1. 7.3.2. 7.3.3. 7.3.4. 7.3.5. 7.3.6. 7.3.7. 7.3.8. 7.3.9. HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIN PARA LA ADMINISTRACIN DE CONTRATOS ................... 39 CUADRO DE CONTROL DE FECHAS Y PLAZOS................................................................................. 40 CRONOGRAMA DE PLAZOS CONTRACTUALES ............................................................................... 40 PROGRAMA DE TRABAJO DE OBRA (CARTA GANTT) ..................................................................... 41 PROGRAMACIN FINANCIERA ....................................................................................................... 41 LISTA DE MATERIALES, MARCAS Y TIPO ......................................................................................... 42 PLAN DE ENSAYOS DE LABORATORIO ............................................................................................ 42 CALENDARIO DE VISITAS Y REUNIONES EN OBRA ......................................................................... 43 CUADRO RESUMEN CONTROLES (CR) ............................................................................................ 44 LISTA DE EQUIPOS Y MAQUINARIAS / SUBCONTRATOS ................................................................ 45
7.4. GESTIN PARA EL CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS CONTRATOS DURANTE LA CONSTRUCCIN DE LA OBRA ................................................................................................................ 46 7.4.1. HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL FSICO Y ECONMICO DE LAS OBRAS ................................... 46
7.4.1.1. PROGRAMA DE TRABAJO DE LA OBRA (CARTA GANTT) ................................................................ 47 7.4.1.2. PROGRAMA Y CUADRO RESUMEN DE ESTADOS DE PAGO ............................................................ 47 7.4.1.3. CONTROL DE AVANCE POR PARTIDA ............................................................................................. 48 7.4.1.4. CUADRO Y CURVAS DE AVANCE PROGRAMADO Y REAL ............................................................... 48 7.4.2. PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIN O REGLAMENTARIOS .................................................... 49
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7.4.2.1. ENTREGA DE TERRENO AL CONTRATISTA Y/O PERMISOS SEGN EL CASO DE CADA OBRA (INICIO DE OBRA). 50 7.4.2.2. APORTES DE MATERIALES Y ELEMENTOS POR CNEL ..................................................................... 54 7.4.2.3. ESTADOS DE PAGO (E. de P.) .......................................................................................................... 54 7.4.2.4. COBROS EXTRAORDINARIOS DEL CONTRATISTA. JURDICO .......................................................... 61 7.4.2.5. RECEPCIN DE OBRAS.................................................................................................................... 61 7.4.2.6. CALIFICACIN DEL CONTRATISTA .................................................................................................. 66 8. 8.1. 8.2. 8.2.1. METODOLOGA PARA EL CONTROL TCNICO DE LA OBRA ........................................................ 72 GENERALIDADES ...................................................................................................................... 72 ESQUEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD ..................................................................... 74 HERRAMIENTAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL AUTOCONTROL FISCALIZADO .............................. 74
8.2.1.1. PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIN DE PARTIDAS ........................................................................ 74 8.2.1.2. CRITERIOS PARA LA GENERACIN Y ELABORACIN DE LAS CARTILLAS DE CONTROL................... 79 8.2.1.3. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DE OBRAS TERMINADAS .................................................. 81 8.2.2. 8.2.3. 8.3. 8.3.1. 8.3.2. 8.3.3. 9. 9.1. 10. 10.1. 10.2. CONTROL DE ENSAYOS DE LABORATORIO ..................................................................................... 82 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE ENSAYOS DE MATERIALES .............................................................. 83 CONTROL DE LOS ENSAYOS DE LABORATORIO ......................................................................... 85 PROGRAMA DE ENSAYOS DE LABORATORIO ................................................................................. 85 ENSAYOS DE LABORATORIO ........................................................................................................... 85 CUADRO CONTROL DE RESULTADOS DE ENSAYOS DE LABORATORIO .......................................... 86 APLICACIN PRCTICA DE LAS HERRAMIENTAS PARA CONTROL DE CONTRATOS .................... 87 GENERALIDADES ...................................................................................................................... 87 METODOLOGA DE INSPECCIN PARA OBRAS DE CONSTRUCCIN DE SUBESTACIONES .......... 97 GENERALIDADES ...................................................................................................................... 97 APLICACIN DE LA METODOLOGA DE INSPECCIN: ................................................................ 98
ANEXOS .............................................................................................................................................. 110 ANEXO 1: MTODO DE MUESTREO ..................................................................................................... 111 ANEXO 2: LEYES CONEXAS .................................................................................................................. 115 ANEXO 3: FORMATOS ......................................................................................................................... 146
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MANUAL DE FISCALIZACIN
1. OBJETIVOS
1.1. OBJETIVO GENERAL Brindar una gua sistematizada para las actividades precontractuales y contractuales en lo concerniente a la inspeccin de obras en instalaciones de Lneas de Alto Voltaje y Subestaciones as como el monitoreo y control en la ejecucin de las obras. 1.2. OBJETIVOS ESPECFICOS Establecer los lineamientos generales para los contratistas en el diseo, ejecucin y culminacin de las obras. Establecer el mecanismo de seguimiento y control para la ejecucin de las obras. Establecer los formatos respectivos para las diversas instancias de la planificacin, ejecucin, monitoreo y control y las acciones para prevencin y correccin. Delimitacin de las responsabilidades de los diferentes actores involucrados en el proceso de construccin de obras.
2. ALCANCE
El presente manual de fiscalizacin ha sido formulado para la regulacin de las actividades de inspeccin de obras en instalaciones de Lneas de Alto Voltaje, Subestaciones y cualquier obra de CNEL, en todas las empresas regionales que constituyen CNEL Corporacin Nacional de Electricidad.
3. RECOMENDACIN INICIAL
El presente Manual debe ser considerado como un instrumento ordenador y facilitador de la gestin de la Inspeccin Tcnica de Obra, se basa en la presentacin de procedimientos y sus respectivas herramientas de apoyo para el control. Este manual, conforme al objetivo general, no abarca todas las variantes existentes, pues cada obra contempla
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variables particulares; es decir, en cada caso se debe tomar las acciones necesarias para realizar la fiscalizacin adecuada y respectiva creando la documentacin pertinente que permitan realizar una fiscalizacin adecuada.
4. DEFINICIONES1
REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria. ESPECIFICACIN: Documento que establece los requisitos con los cuales un producto o servicio debe estar conforme. Una especificacin debera incluir dibujos, modelos u otros documentos apropiados y tambin indicar los medios y los criterios con los cuales se puede verificar la conformidad. INSPECCIN: Evaluacin de la conformidad por medio de observacin y dictamen, acompaada cuando sea apropiado por medicin, determinacin de una o ms caractersticas de acuerdo con un procedimiento o comparacin con patrones (mtricas / calibres). CONFIABILIDAD: Aptitud de un elemento para realizar una funcin requerida en las condiciones establecidas, durante un perodo establecido. El trmino confiabilidad se utiliza tambin como indicador que seala la probabilidad de xito o porcentaje de xito. CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos. Dicho de otra manera es el conjunto de propiedades y caractersticas de un producto o servicio, que le confieren la aptitud para satisfacer necesidades expresas o implcitas. CONTROL DE CALIDAD: Las tcnicas y actividades operacionales destinadas a mantener bajo control un proceso y eliminar las causas que generan comportamientos insatisfactorios en etapas importantes del ciclo de la calidad (espiral de la calidad) para conseguir mejores resultados econmicos. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD: Todas aquellas acciones planificadas y sistemticas necesarias para proporcionar la confianza adecuada de que un producto o servicio satisface los requisitos de calidad establecidos. CICLO DE LA CALIDAD (ESPIRAL DE LA CALIDAD): Modelo conceptual de las actividades interdependientes que influyen en la calidad de un producto o servicio en las distintas fases que van desde la identificacin de las necesidades hasta la evaluacin de que estas
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DEFINICIONES ACOGIDAS Y/O MODIFICADAS CONFORME A LA NORMA ISO 9000:2005 Sistemas de Gestin de la calidad - Fundamentos y Vocabulario.
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necesidades hayan sido satisfechas. Por ejemplo: Calidad atribuible al diseo, Calidad atribuible a la ejecucin. SUPERVISIN DE CALIDAD: El control y verificacin permanente del estado de los procedimientos, mtodos, condiciones, procesos, productos y servicios y anlisis de registros por comparacin con referencias establecidas para asegurar que se cumplan los requisitos de calidad especificados. No-CONFORMIDAD: El incumplimiento de requisitos especificados.
5. CONCEPTUALIZACIN
INSPECCIN DE OBRAS: Es el ejercicio o servicio profesional orientado a garantizar la mejor realizacin de la obra como objetivo fundamental, atendiendo a los objetivos generales derivados del inters colectivo y objetivos especficos de los variados intereses que intervienen en el proceso total de la obra. Objetivos: Prevenir las dificultades en la ejecucin de la obra, logrando la finalizacin de la misma con los parmetros de calidad acorde con las normas aplicables, y el diseo original. Estudiar cada obra objeto de la fiscalizacin y adaptar las herramientas de ayuda administrativas de control al caso particular, realizando los registros diarios y evaluacin correspondiente. Comprometer al contratista, en los antecedentes de la planificacin y control, dado que es el responsable de la ejecucin de la obra y beneficiario de la gestin de planificacin. Subsanar a travs del control y la planificacin todas las fallas repetitivas que en la construccin se presentaran, derivadas de la mala planificacin o prcticas de la construccin.
CONTRATOS: Acto o convenio, oral o escrito, entre partes que se obligan sobre materia o cosa determinada, y a cuyo cumplimiento pueden ser compelidas2. Para el caso de CNEL Corporacin Nacional de Electricidad, en los contratos de construccin se reconocen 2 partes esenciales: el mandante CNEL que establece las condiciones y requisitos que han de gobernar el cumplimiento de
REAL ACADEMIA DE LA LENGUA ESPAOLA, Vigsima segunda edicin.
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un contrato contra la cancelacin de una compensacin econmica, y el proveedor (contratista) que suministra bienes y servicios de conformidad a lo pactado y a satisfaccin del mandante.
Factores preponderantes del Contrato: El objeto del contrato debe quedar perfectamente definido, dado que slo as el mandante explicita claramente lo que adquiere y/o compra al proveedor y ste sabe exactamente lo que debe suministrar a cambio de una compensacin justa y equitativa. Los problemas de una falta o de la poca definicin podran acarrear atentados a la falta de equidad en la compensacin para alguna de las partes. El conocimiento que el mandante tiene respecto a los atributos, competencia y moral que posee el proveedor para llevar a cabo el contrato conforme a lo que se espera de l (confianza) es un factor imprescindible al momento de realizar un contrato. Viceversa, el proveedor debe poseer el conocimiento, respecto a que el mandante tiene claramente definido el objeto del contrato y que corresponde a sus necesidades. En un contrato el grado de confianza del mandante es directamente proporcional a la cantidad y calidad de los conocimientos que ste tiene del proveedor. En la medida que este conocimiento es menguado, incompleto o difcil de evaluar con certeza, lo suple o sustituye estableciendo ms o menos controles durante su desarrollo, que le permitan proteger sus intereses y alcanzar un nivel de satisfaccin aceptable.
En todo contrato se reconoce un compromiso, cuyo cumplimiento depende de la responsabilidad personal o empresarial con que se toma y que se traduce en la forma como cada parte asume las consecuencias de sus propios actos. El contrato debe establecer y asegurar todas las condiciones que hagan posible cumplir adecuadamente el compromiso y definir las responsabilidades y las sanciones cuando algunos actos lo contravienen. El compromiso se debilita cuando la responsabilidad es confusa, se diluye o se comparte, en desmedro del resultado. Para que la responsabilidad se mantenga correctamente en el Contratista, los controles que establezca el mandante deben ser tales que no afecten su naturaleza y localizacin. La cadena de conceptos contrato definido - reglamentacin clara - compromiso fuerte responsabilidad localizada - compensacin equitativa - satisfaccin mutua, permiten identificar en funcin de qu valores y elementos contractuales se debe definir un Sistema de Inspeccin, para que ste cumpla con los objetivos deseados.
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6. METODOLOGA CONCEPTUAL SISTEMA DE INSPECCIN DE OBRAS
6.1. INSPECCIN TCNICA DE OBRAS Se debe tener en cuenta en primera instancia que la funcin genrica del FISCALIZADOR es hacer cumplir cabalmente un contrato de construccin por parte del contratista. Para ello est investido de la necesaria autoridad y atribuciones que le permite controlar las diferentes actividades que ste realiza, con el propsito de verificar que los resultados se ajustan a las condiciones y requisitos definidos en el contrato. Es posible reconocer dos grandes grupos de exigencias sujetas a control durante el desarrollo de los trabajos y que se derivan de: Condiciones administrativas relacionadas con los aspectos financieros, plazos y normativas legales, que se producen como una consecuencia de la materializacin del proyecto y que en definitiva tienen un carcter circunstancial, puesto que pierden importancia una vez terminado el contrato. Condiciones tcnicas referidas directamente al proyecto y su ejecucin, objeto principal y directo del contrato y cuyos resultados tienen validez permanente respecto a su utilidad y destino.
El cumplimiento de las condiciones estipuladas en el contrato se basa en la forma de como las partes asumen el compromiso de llevarlo a cabo. Con el propsito de establecer un determinado contenido conceptual al sistema de inspeccin, es necesario explorar la naturaleza de algunos factores que juegan en el referido documento que los origina.
6.1.1.
OBJETIVOS DEL ESQUEMA DE INSPECCIN DE OBRAS
Para establecer la metodologa del control tcnico y administrativo de los contratos de construccin de CNEL, se ha tenido en cuenta dos objetivos de primer orden que se refiere a: Mejorar la calidad de las obras En estricto rigor su satisfaccin corresponde al mbito del proveedor o contratista como ejecutor de todos los procesos de construccin. Los procedimientos de control que aplique la FISCALIZACIN estarn dirigidos a que as se cumpla.
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Hacer ms eficientes los recursos que el CNEL asigna a las actividades de Inspeccin de las Obras.
6.1.2.
CARACTERSTICAS DEL SISTEMA DE INSPECCIN DE OBRAS
La metodologa esbozada para el control y fiscalizacin de obras de construccin tiene las siguientes caractersticas que es de inters destacar, en funcin de los objetivos que se persiguen y las acciones propuestas para alcanzarlos. ES UN SISTEMA PLANIFICADO Sobre la base de disponer de las actividades de control en forma sistematizada y programada con el fin de proporcionar la confianza necesaria de que los resultados finales van a satisfacer los requisitos establecidos en el proyecto. ES UN SISTEMA PREESTABLECIDO Sobre la base de herramientas de control que se mencionar ms adelante, destinadas a verificar el grado de cumplimiento de los procesos parciales de ejecucin y eliminar las causas que generan situaciones insatisfactorias en etapas importantes del desarrollo, afectando el ciclo de calidad (prevencin). ES UN SISTEMA DOCUMENTADO Basndose en procedimientos escritos para la inspeccin del autocontrol que efecta el contratista y ensayos que deben ser verificados en forma selectiva y aprobada por FISCALIZACIN, conformando un registro de calidad.
6.1.3.
BENEFICIOS DEL SISTEMA DE INSPECCIN DE OBRAS El sistema de inspeccin ofrece adicional y consecuentemente a las premisas planteadas, una serie de ventajas que se refieren a la responsabilidad de las partes, al carcter preventivo del esquema de control y a la contribucin formativa de los recursos humanos del sector. La informacin que recoge el sistema constituye la documentacin de respaldo para la FISCALIZACIN respecto a que las diferentes actividades efectuadas
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durante la ejecucin de la obra se han ajustado lo mejor posible a las definiciones del proyecto, las normas y tcnicas de construccin. Mantiene perfectamente localizada e identificada la responsabilidad que le corresponde a cada participante en el proceso, aspecto fundamental en un esquema de aseguramiento de la calidad. Permite tomar en cada momento de su desarrollo, las medidas de correccin preventivas cuando se producen situaciones subestndar o diferentes a las establecidas en el proyecto. Establece una herramienta de gestin, vale decir, una metodologa de trabajo interna para el Contratista, responsable de la materializacin de la obra, a travs de un sistema de autocontrol, que de todos modos debiera tener y cuya implementacin a la postre debe arrojar resultados econmicos favorables para l. Contribuye indirectamente y en todos los niveles a la capacitacin del trabajador de la construccin. En efecto, los procedimientos asociados a las Cartillas de Control son una gua y lista de verificacin de todas las actividades de un proceso, que obliga a realizarlas conscientemente en forma correcta (fijacin de estndares), transformndose stas rpidamente en una prctica de trabajo habitual para todos los que participan. Significa llevar un sencillo pero eficaz curso programado de construccin a los niveles de ejecucin de la obra.
6.1.4.
PREMISAS BSICAS DEL SISTEMA DE INSPECCIN DE OBRAS
La definicin de la metodologa de la Inspeccin de Obras que debe aplicar la FISCALIZACIN tiene en cuenta, al menos, las siguientes premisas principales: Plantear un modelo de inspeccin lo ms acorde posible con la realidad actual en cuanto a la cantidad de recursos humanos disponibles y a los volmenes de obra que contrata la CNEL. Concebir un sistema de inspeccin inserto en un esquema de control de calidad que integra el proceso completo de "produccin. Introducir una limitacin a las funciones de la FISCALIZACIN en cuanto a desligarla de las actividades que no le son propias (por ejemplo proyecto) centrando su accionar en hacer cumplir un contrato, adecuadamente definido en sus condiciones de ejecucin, obligaciones y responsabilidades.
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Proponer una modalidad de inspeccin selectiva, preventiva y planificada que se ajusta a las polticas de recursos humanos enunciados y a un esquema de trabajo ms tecnificado. Definir las responsabilidades de la FISCALIZACIN y del contratista reforzando las de este ltimo como ejecutor material de las obras. Plantear procedimientos de control tcnico que incorporen el concepto de aseguramiento de la calidad en cada etapa del desarrollo de las obras. Esto corresponde a introducir bsicamente actividades de autocontrol por parte del contratista, como una herramienta de gestin destinada a mejorar la calidad de los resultados, dotar a la FISCALIZACIN con herramientas de planificacin, control administrativo y tcnico, basado en herramientas computacionales, formularios, fichas y prototipos, para simplificar y hacer ms eficiente su labor, a la vez que permitir unificar criterios de fiscalizacin comunes.
6.1.5.
ANLISIS METODOLGICO DEL SISTEMA DE INSPECCIN DE OBRAS
La convergencia de los diferentes elementos de anlisis enunciados en acpites precedentes facilita el planteamiento de una metodologa para el ejercicio del control tcnico y administrativo de la FISCALIZACIN. Esto se puede observar grficamente en la esquematizacin de la Fig.6.1. basada en un enfoque sistmico.
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FINANCIERAS
CONDICIONES ADMINISTRATIVAS (MEDIOS)
COSTOS ASPECTOS LEGALES CANTIDAD DE OBRA
QU ES NECESARIO CONTROLAR?
CONDICIONES DEL PROYECTO
CALIDAD DE EJECUCIN AUTOCONTROL Y GESTIN CONTRACTUAL LABORAT. DE ENSAYOS PARA MATERIALES
CONTRATISTA
QUIN Y CMO SE CONTROLA?
INSPECCIN TCNICA
CONTROL, GESTIN, ADMINISTRACIN INSPECCIN SELECTIVA AUTOCONTROL SANITARIOS
OTROS SERVICIOS
MUNICIPALES MEDIO AMBIENTE
CON QU Y CUNDO SE CONTROLA?
HERRAMIENTAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO
PLANES PROGRAMAS PROTOTIPOS
HERRAMIENTAS CONTROL TCNICO CALIDAD
CUADROS FORMULARIOS
QU? QUIN? CMO? CUNDO?
METODOLOGA EN BASE A PLANIFICACIN Y SISTEMATIZACIN DE LOS PROCESOS DE CONTROL DE LA FISCALIZACIN Y DE AUTOCONTROL DE CONTRATISTA
Fig.6.1. ESQUEMA DE ANLISIS SISTMICO
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Cabe mencionar que la metodologa propuesta incorpora el concepto de autocontrol por parte del contratista, como procedimiento para el aseguramiento de la calidad de las obras en el origen, donde se producen los procesos y donde se radica la responsabilidad de su ejecucin. El sistema de autocontrol le es impuesto como una actividad contractual a travs del contrato y es supervisado por la FISCALIZACIN para verificarlo.
6.1.6.
CONTROL DE CALIDAD
Se reconocen bsicamente tres sistemas de control de calidad aplicables a las obras, estos son: Control de Calidad realizado por el Mandante Este esquema consiste en que el mandante CNEL asume la responsabilidad por el control de calidad de todas las actividades y materiales que son elaborados y/o aplicados en una obra de construccin, de cualquier tipo, Control de Calidad efectuado por el contratista En este caso el control de calidad de los productos elaborados en la obra y los materiales queda entregado totalmente al contratista, quin debe asegurar el cumplimiento de las especificaciones del proyecto (autocontrol). Control Mixto Este sistema combina los dos anteriores en el sentido de responsabilizar al contratista directamente por el control (autocontrol) de calidad de la obra y a la FISCALIZACIN de verificar que este control se efecta eficientemente.
De los tres sistemas descritos el que mejor se ajusta hoy en da a las polticas del CNEL, en trminos de recursos y escala de trabajo, es el sistema mixto. Sujeto a estos tipos de controles de la calidad pueden ser ejecutados tanto para las actividades de terreno as como para los materiales a ser utilizados. Para las Actividades de Terreno: El autocontrol de los diferentes procesos en que es posible dividir las obras de construccin est basado en cartillas de control que subdividen cada uno de estos procesos en actividades, de modo de cubrir ampliamente el cumplimiento de los requisitos de calidad establecidos en las bases, en cada fase de su desarrollo y en forma preventiva. En este esquema la FISCALIZACIN se responsabiliza de verificar, mediante un muestreo selectivo, la adecuada implementacin y funcionamiento del sistema de autocontrol,
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utilizando a su vez las mismas cartillas que emple el contratista, Es por consiguiente un sistema mixto de inspeccin. Para los Materiales (insumos): A su vez, la demostracin de calidad de los materiales que se utilizan en la obra, es solicitada por el contratista (o FISCALIZACIN en caso de duda) a los Laboratorios de Ensayo, para con la certificacin correspondiente y verificar su aplicabilidad conforme a especificaciones.
6.1.7. ESTRUCTURA PARA EL CONTROL TCNICO ADMINISTRATIVO DE LA INSPECCIN DE OBRA La estructura para el control tcnico administrativo de la inspeccin de obra se lo puede ver ilustrado en la Fig.6.2., de manera esquematizada. Sin embargo esta puede ser categorizada dentro en una estructura general de: Elementos de Planificacin Elementos para el Control Administrativo Elementos para el Control Tcnico
ELEMENTOS DE PLANIFICACIN Consiste en formular una coleccin de herramientas necesarias para ordenar y disponer en el tiempo los elementos y acciones que constituyen la ejecucin de las obras y su inspeccin, de modo que tanto el contratista como la FISCALIZACIN establezcan claramente su desarrollo en cuanto a plazos, programas, materiales, modalidad de control de calidad, etc. Tienen adems la finalidad de complementar y precisar aquellos aspectos no contemplados en el contrato al momento de su adjudicacin. Las herramientas generales de planificacin son: P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 = = = = = = = = = CUADRO CONTROL DE FECHAS Y PLAZOS. CRONOGRAMA DE PLAZOS CONTRACTUALES. PROGRAMA DE OBRA (CONTRATISTA). PROGRAMACIN FINANCIERA (CONTRATISTA). LISTA DE MATERIALES, MARCAS Y TIPOS. PLAN DE ENSAYOS DE LABORATORIO. CALENDARIO DE VISITAS A TERRENO. PROGRAMA DE CONTROL DE CALIDAD. LISTA DE EQUIPOS Y MAQUINARIAS/SUBCONTRATOS
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Tipo de Documento: MANUAL Nombre del Documento: Elaborado por GT/GCG FISCALIZACIN Revisado por: GT/GCG Aprobado por: GT/GG
ELEMENTOS DE PLANIFICACIN
ELEMENTOS PARA CONTROL ADMINISTRATIVO DURANTE LA CONSTRUCCIN
ELEMENTOS PARA CONTROL TCNICO
HERRAMIENTAS GENERALES
HERRAMIENTAS DE MEDICIN Y CONTROL M1= Programa de trabajo FISCALIZACIN M2= Programa y cuadro resumen de estados de pago. (Contratista) M3= Cuadro de avance por partidas M4= Cuadros de avance programado y real M5= Curvas de avance programado y real
PROCEDIMIENTOS REGLAMENTARIOS a) Entrega anticipo a Contratista b) Aporte de materiales y elementos por CNEL c) Formulacin Estados de Pago d) Cobros extraordinarios e) Recepcin de obra. f) Calificacin del contratista
HERRAMIENTAS PARA CONTROL DE PRODUCTOS ELABORADOS EN OBRA P8= Programa de control de calidad CC= Cartillas de control de partidas CR= Cuadro resumen de controles F= Cartilla de control recepcin final.
HERRAMIENTAS PARA CONTROL DE MATERIALES P5= Lista de materiales P6= Plan de ensayos de laboratorios E1= Cuadro control de resultados de ensayos
P1= Cuadro control fechas y plazos P2= Cronogramas de plazos contractuales P3= Programa de trabajo (Contratista) P4= Programacin Financiera P5= Lista de materiales, marcas y tipos P6= Plan de ensayos de Laboratorios P7= Calendario de visitas a terreno. P8= Programa de Control de Calidad P9= Lista de equipos y maquinarias/Subcontratos
Fig.6.2. ESTRUCTURA PARA EL CONTROL TCNICO- ADMINISTRATIVO DE LA INSPECCIN DE LA OBRA
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ELEMENTOS PARA EL CONTROL ADMINISTRATIVO Corresponde a la implementacin de herramientas para la medicin fsico-financiera de la obra referida a avance, cumplimiento de plazos y control financiero, como tambin los que se refieren a los procedimientos reglamentarios. Las herramientas de medicin y control son: M1 M2 M3 M4 M5 = = = = = PROGRAMA DE TRABAJO (FISCALIZACIN) PROGRAMA Y CUADRO RESUMEN ESTADOS DE PAGO CUADRO DE AVANCE POR PARTIDAS CUADRO DE AVANCE PROGRAMADO Y REAL CURVAS DE AVANCE PROGRAMADO Y REAL (GRAFICO)
Y aquellos procedimientos de administracin o reglamentarios son: ENTREGA DE TERRENO A CONTRATISTA APORTE DE MATERIALES Y ELEMENTOS POR CNEL FORMULACIN ESTADOS DE PAGO COBROS EXTRAORDINARIOS RECEPCIN DE OBRA CALIFICACIN CONTRATISTA
ELEMENTOS PARA EL CONTROL TCNICO Plantea procedimientos y herramientas para la verificacin de la calidad de las obras sobre la base de un esquema aplicado tanto a las actividades de terreno como a los materiales. Para ello postula un sistema de autocontrol impuesto al contratista y una inspeccin selectiva practicada por la FISCALIZACIN. La verificacin de calidad de los materiales, cuando corresponde, queda demostrada por los ensayos de laboratorio. Las herramientas para el control de productos (actividades de terreno) elaborados en obra son: P8 = PROGRAMA DE CONTROL DE CALIDAD (PLANIFICACIN). CC = CARTILLAS DE CONTROL POR PARTIDAS CR = CUADRO RESUMEN CONTROLES F = CARTILLAS PRE RECEPCIN Y RECEPCIN COMISIN (PILOTO Y FINAL)
Y aquellas herramientas para el control de materiales (insumos) son:
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P5 = LISTA DE MATERIALES, MARCAS Y TIPOS (PLANIFICACIN). P6 = PLAN DE ENSAYOS DE LABORATORIOS (PLANIFICACIN). E1 = CUADRO CONTROL RESULTADOS DE ENSAYOS.
6.2. FISCALIZACIN - CARACTERSTICAS PRINCIPALES 6.2.1. LA FUNCIN SEGN LOS REGLAMENTOS
En la actualidad la funcin de la FISCALIZACIN est definida por las disposiciones emanadas por la Contralora General del Estado: Segn NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL SECTOR PBLICO Y DE LAS PERSONAS JURDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONGAN DE RECURSOS PBLICOS Acuerdo 039 - CG - 2009 la FISCALIZACIN es: un sistema para asegurar la correcta ejecucin de la obra, mediante el control de la calidad, el avance fsico y el avance financiero de la obra
La CNEL asigna a la FISCALIZACIN una funcin de supervisor del Sistema de Inspeccin Tcnica de Obras a travs de este Manual que incorpora el acuerdo 039- CG -2009. En cuanto a la funcin genrica que describe un sistema para asegurar la correcta ejecucin de la obra esta se traduce en: disponer de facultades para cautelar, como un deber y compromiso ineludible, los intereses de CNEL (del Estado). En la forma que se establece, lo anterior significa que la definicin de la funcin de la FISCALIZACIN se basa en describir las principales tareas y deberes que involucran el cargo, con sus respectivas atribuciones y responsabilidades para desempearlas adecuadamente, con el propsito de alcanzar determinados objetivos en el control de obras. Examinados desde este punto de vista los correspondientes artculos de Acuerdo 039 - CG - 2009, definen la funcin del FISCALIZADOR, como el interlocutor vlido frente al Contratista en representacin del CNEL designado para ese efecto. Para ello le asigna y estipula deberes y atribuciones inherentes al cargo y con una herramienta de comunicacin propia para relacionarse con el contratista, el Libro de Inspeccin.
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El Acuerdo 039 - CG 2009, art. 418.16 deja a discrecin de la entidad duea del proyecto y la importancia del mismo el nominar un Administrador de Contrato con parte de las funciones del control administrativo y; el de FISCALIZADOR para todas aquellas que tienen relacin con el control tcnico de la obra (calidad). A su vez ambas dependen de una Jefatura formando parte de una estructura organizacional piramidal con sus respectivos departamentos de apoyo. En las regionales que constituyen CNEL. (Corporacin Nacional de Electricidad), las necesidades y posibilidades de gestin se ajustan a otras realidades que permiten fiscalizar los contratos de modo de distribuir las funciones mayoritariamente en la FISCALIZACIN de terreno (Director de la Obra) y en un Administrador de Contrato (jefatura), que se reserva las facultades para la administracin superior del contrato. Como consecuencia de lo mencionado anteriormente se desprende que la descripcin funcional de la FISCALIZACIN depende, entre otras, de la estructura organizacional que satisface las necesidades y objetivos de fiscalizacin.
6.2.2.
ESQUEMA ORGANIZACIONAL PARA LA FISCALIZACIN DE CONTRATOS
La estructura organizacional que se adopte para el control administrativo de los contratos depende mayoritariamente del volumen de contratos y de los recursos humanos disponibles. Desde el punto de vista de la eficiencia que es deseable alcanzar, la organizacin se debera inclinar por un esquema en que se favorece la especializacin. Sin embargo tambin es posible centralizar, en mayor o menor grado, las funciones en un FISCALIZADOR (Director de la Obra). En consideracin a ello el Manual se refiere en forma genrica a la "Inspeccin de Obras", dejando abierta la posibilidad de su desagregacin funcional, dependiendo de la incidencia de los factores locales y preferencias de modos de administracin superiores. En todo caso es motivo de un estudio particular ajeno a los objetivos del presente Manual. No obstante parece ms adecuado un sistema centralizado en un Inspector de Obras y unidades de apoyo especializadas, como por ejemplo, unidad administrativa de estados de pagos, unidad coordinadora proyecto, etc. integradas por una jefatura central en CNEL. 6.2.3. DEBERES Y FACULTADES DE LA FISCALIZACIN
En general la funcin reglamentaria de la FISCALIZACIN se refiere a un conjunto de actividades asociadas a un cargo. Mediante la descripcin de sus obligaciones o deberes se describe el campo de accin con el cual se hace responsable para alcanzar los objetivos. A travs de determinadas atribuciones o facultades se le delegan los
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indispensables derechos y mecanismos de gestin para poder desempear cabalmente su trabajo frente al contratista y CNEL. La definicin de los deberes y facultades de la FISCALIZACIN, aspectos inseparables de la funcin, se encuentran ms o menos detallados en la reglamentacin vigente en el Acuerdo 039 - CG 2009. La descripcin que a continuacin se exhibe recoge todo lo contemplado en estos reglamentos, agregando aquellos principales aspectos relacionados con la aplicacin del presente Manual con relacin al control de calidad de las obras y sus procedimientos. 6.2.3.1. DEBERES DE LA INSPECCIN DE OBRA
Los deberes de la Inspeccin de Obra en el desempeo de su funcin, en cada caso de no existir, por la magnitud o importancia de la obra, tomarn para si las funciones descritas en los cargos que faltaren mencionados a continuacin:
ADMINISTRADOR DEL CONTRATO El administrador del contrato velar porque la obra se ejecute de acuerdo con lo planeado y programado, pero sin tomar parte directamente en la ejecucin rutinaria de las tareas que aseguren su cumplimiento, antes bien, debe lograrlo mediante la delegacin y supervisin de esas tareas, la comunicacin constante con el personal encargado de llevarlas a cabo, la aplicacin de su autoridad para dirimir o resolver cualquier problema que no puedan manejar los niveles inferiores y motivar al personal con el fin de que brinde lo mejor de s para lograr el xito del proyecto. Son funciones del administrador de contrato entre otras: Velar y responsabilizarse porque la ejecucin de la obra se realice de acuerdo a lo programado. Coordinar con las dependencias estatales o privadas que, en razn de sus programas o campos de accin, tengan inters en participar en la etapa de construccin del proyecto Establecer un sistema para medir el logro de los objetivos definidos, de manera que oportunamente se obtenga informacin exacta sobre su estado y se comuniquen los resultados a las autoridades institucionales competentes.
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Velar porque se efecten evaluaciones peridicas del proyecto. Autorizar el inicio de la obra, (previa aceptacin de la autoridad competente) de cualquier trabajo no contemplado en los planos originales, que deba cargarse a los fondos destinados al proyecto. Coordinar su trabajo con el Jefe Fiscalizador del Proyecto que se encarga de la administracin cotidiana del proyecto. Establecer la estructura organizacional apropiada para la ejecucin de la obra, considerando todos los aspectos que intervienen en ella financieros, legales, de suministros, etc. aunque stos no sean constructivos y definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los participantes; asimismo, proporcionar el apoyo logstico requerido. En el caso de fiscalizacin realizada por contrato, el Administrador del Contrato debe realizar una supervisin responsable sobre todas las labores. Intervenir en las actas de entrega recepcin provisional, parcial, total y definitiva.
En cada caso de no existir, por la magnitud o importancia de la obra, uno de los cargos descritos a continuacin el existente tomar, para si las funciones descritas para los faltantes
JEFE DE FISCALIZACIN El jefe de fiscalizacin establecer un sistema para asegurar la correcta ejecucin de la obra, mediante el control de la calidad, el avance fsico y el avance financiero de la obra. Dichos controles conllevan una evaluacin peridica, de los aspectos mencionados y la comunicacin de resultados a los mandos superiores, incluyendo los problemas surgidos, especialmente cuando afectan las condiciones pactadas en relacin al plazo, presupuesto y calidad de la obra. Son funciones del jefe de fiscalizacin, entre otras: Proponer al administrador del contrato la organizacin e infraestructura necesaria, para administrar o inspeccionar el proyecto en el sitio donde ste se construir; definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los que la conforman, de modo que las labores de construccin o de inspeccin se realicen dentro del marco legal y reglamentario vigente. Planear, programar y aplicar los controles, de calidad, financiero y de avance fsico, que aseguren la correcta ejecucin de la obra.
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Vigilar y responsabilizarse porque la ejecucin de la obra se realice de acuerdo con los diseos definitivos, las especificaciones tcnicas, programas de trabajo, recomendaciones de los diseadores y normas tcnicas aplicables. Identificar la posible existencia de errores u omisiones o ambos en forma oportuna, que puedan presentarse en los planos constructivos o especificaciones, as como imprevisiones tcnicas, de modo que de inmediato se corrija la situacin. Resolver oportunamente los problemas tcnicos que se presenten durante la ejecucin de las obras. Justificar tcnicamente los trabajos extraordinarios o las modificaciones que se tengan que realizar durante la ejecucin de las obras e informar al administrador del contrato para adoptar las decisiones que correspondan. Obtener informacin estadstica en el proyecto sobre el rendimiento del personal, materiales, equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las condiciones climticas en el tiempo laborado, o sobre cualquier otro aspecto til para la preparacin de futuros proyectos. Velar porque los materiales, la mano de obra, equipos y maquinaria empleados en la ejecucin de la obra, sean adecuados y suministrados en forma oportuna y suficiente, y correspondan a lo estipulado en las especificaciones o en la oferta del contratista. Evaluar el avance del proyecto peridicamente, al menos una vez por mes, para determinar su estado, documentar los resultados obtenidos y mantener informados a los mandos superiores, sobre el avance de la obra, los problemas surgidos durante su ejecucin y las medidas aplicadas. Excepcionalmente, cuando se presenten problemas que afecten las condiciones pactadas en cuanto a plazos, calidad o presupuesto, comunicarlo al administrador del contrato para que resuelva. Asumir en nombre de la institucin, la relacin con las comunidades donde se ejecuten los proyectos, en los asuntos inherentes a stos. Coordinar las pruebas finales de aceptacin y la entrega de las obras para su entrada en operacin.
FISCALIZADORES En los casos en que la ubicacin, la magnitud o la complejidad de la obra lo ameriten, el jefe de fiscalizacin podr designar a uno o ms fiscalizadores con la formacin
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profesional necesaria, para que se encarguen de inspeccionar la obra o un rea especfica de sta. Las funciones de los fiscalizadores, cada uno en el rea de su competencia, son las siguientes: Revisar en conjunto con el jefe de fiscalizacin, los documentos contractuales con el fin de verificar la existencia de algn error, omisin o imprevisin tcnica, que pueda afectar la construccin de la obra y de presentarse este caso, sugerir la adopcin de medidas correctivas o soluciones tcnicas, oportunamente. Evaluar mensualmente, el grado de cumplimiento del programa de trabajo en el rea bajo su cargo y en caso de constatar desviaciones, identificar las causas y proponer soluciones para corregir la situacin. Ubicar en el terreno las referencias necesarias para la correcta ejecucin de la obra. Verificar la exactitud de las cantidades incluidas en las planillas presentadas por el contratista; adems, calcular los reajustes correspondientes a esas planillas, comparando la obra realizada, con la que deba ser ejecutada de acuerdo con el programa de trabajo autorizado. Obtener informacin estadstica en el proyecto sobre el rendimiento del personal, materiales, equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las condiciones climticas en el tiempo laborado, o sobre cualquier otro aspecto til para la preparacin de futuros proyectos. Verificar la calidad de los materiales, as como la de los elementos construidos, mediante ensayos de laboratorio o de campo, efectuados bajo su supervisin y siguiendo rigurosamente las especificaciones tcnicas. Resolver las dudas que surgieren de la interpretacin de los planos, especificaciones, detalles constructivos y cualquier otro aspecto tcnico relacionado con la obra. Anotar en el libro de obra, adems de una descripcin del proceso de construccin de las obras a su cargo, las observaciones, instrucciones o comentarios que a su criterio deben ser considerados por el contratista para el mejor desarrollo de la obra. Justificar tcnicamente la necesidad de efectuar modificaciones o trabajos extraordinarios en las obras bajo su supervisin. Coordinar con los diseadores de la obra cuando sea necesario efectuar modificaciones de los planos originales o haya que realizar obras adicionales.
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Realizar los clculos pertinentes para determinar los costos de las modificaciones u obras extraordinarias por realizar. Registrar en los planos constructivos todas las modificaciones realizadas durante el proceso de construccin, con el fin de obtener los planos finales de la obra ejecutada. Aprobar los materiales y equipos por instalar propuestos por el contratista, tomando como gua las especificaciones. Calificar al personal tcnico del contratista y recomendar el reemplazo de aqul que no satisfaga los requisitos necesarios. Velar porque los equipos y maquinaria en la obra se encuentren en buenas condiciones y en el caso de que la obra se realice por contrato, sean los especificados. Verificar que el contratista disponga de todos los diseos, especificaciones, programas de trabajo, licencias, permisos y dems documentos contractuales. Coordinar con el contratista las actividades ms importantes del proceso constructivo. Revisar las tcnicas y mtodos constructivos propuestos por el contratista y en caso necesario, sugerir las modificaciones que estime pertinentes. Exigir al contratista el cumplimiento de las leyes de proteccin ambiental, laborales, se seguridad social y de seguridad industrial. En proyectos de importancia, preparar memorias tcnicas sobre los procedimientos y mtodos empleados en la construccin de las obras, para que sean utilizados como fuentes de informacin en proyectos futuros. Preparar, mensualmente, informes sobre la obra que contengan como mnimo la siguiente informacin: a. Un anlisis del estado del proyecto desde el punto de vista econmico y del avance fsico, respaldado por los clculos correspondientes. b. Los resultados de los ensayos de laboratorio, con comentarios al respecto. c. Anlisis de la cantidad y calidad de los equipos y maquinaria dispuestos en obra, con recomendaciones al respecto, si es necesario. d. Estadsticas sobre las condiciones climticas del sitio donde se ejecuta el proyecto (especialmente de la precipitacin pluvial) y su incidencia en el desarrollo de los trabajos. e. Referencia sobre la correspondencia intercambiada con el contratista. f. Anlisis del personal tcnico del contratista
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Entregar la informacin producida para las recepciones. Efectuar el finiquito o liquidacin econmica de las obras a su cargo
Adems de estas labores se debe considerar que debe considerarse por parte de la fiscalizacin implementar los siguientes conceptos: a) Establecer un Libro de Inspeccin como medio de comunicacin oficial entre FISCALIZACIN, proyectistas y contratista. b) Documentos mnimos que deben permanecer en obra, ordenadamente y al da: Copia del contrato de construccin Los planos constructivos. Las especificaciones tcnicas, generales y especficas El programa de ejecucin autorizado, con indicacin de los recursos requeridos por actividad. El libro de inspeccin El libro de obra Correspondencia cruzada entre fiscalizacin y contratista Resumen del estado financiero de la obra, de las facturas tramitadas por avance de obra, reajustes, obras extraordinarias, etc. Estadstica del resultado de las pruebas del laboratorio.
c) Verificar que al trmino de las obras el contratista no tenga deudas pendientes por cualquier concepto, ejemplo: indemnizaciones, consumos de agua, electricidad, etc., que recaigan posteriormente en el CNEL. d) Estudiar el contrato y configurar el conjunto de herramientas preestablecidas de planificacin, control y verificacin, traspasando aquellas que corresponden al contratista e instruyndolo respecto a los procedimientos de su aplicacin. e) Dar facilidades y proporcionar informacin a los funcionarios visitadores del CNEL. y de la Contralora General de la Repblica. f) Verificar que las obras que ejecuta el Contratista corresponden al proyecto en cuanto a ubicacin, cantidad y caractersticas de calidad especificadas.
g) Velar porque el Contratista realice conforme a lo programado y ceido a procedimientos, las actividades de autocontrol a los materiales y obras de terreno. Comprobar que la informacin es valedera y se ajusta a la realidad, mediante una verificacin representativa (Inspeccin Selectiva).
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h) Verificar que el contratista solicite a laboratorios especializados y certificados con norma ISO, los ensayos convenidos, estudiar sus resultados y aprobar (o rechazar) su utilizacin en la obra. i) Tomar conocimiento, y confirmar si corresponde, las observaciones o notificaciones impartidas por los profesionales autores del proyecto, asesores, funcionarios del CNEL. y de otros servicios (Sanitarios, Servicio de Seguro Social, Ministerio de Electricidad, Laboratorios, etc.). j) Verificar el trmino de las obras, cuando el contratista lo solicite por escrito, e informar a la jefatura por memorando este hecho, para que designe la Comisin de Recepcin respectiva. Poner a disposicin de la Comisin los antecedentes de la obra y asesorarla.
k) Comprobar que el contratista dio cumplimiento a las observaciones indicadas en el Acta de Recepcin, en la forma y el plazo, e informar a la Jefatura del CNEL. para que ste lo comunique a la Comisin Receptora.
6.2.3.2.
ATRIBUCIONES DE LA FISCALIZACIN PARA EL EJERCICIO DE SUS FUNCIONES
Ordenar e instruir por escrito (Libro de Inspeccin) al contratista de cualquier aspecto que contravenga los trminos de las bases del contrato o que, a juicio de la FISCALIZACIN ponga en riesgo el buen resultado de la obra. Exigir al contratista el cumplimiento de la entrega de la informacin administrativa relativa al desarrollo de las obras y del cumplimiento de las actividades contenidas en el programa de ejecucin establecido, conforme a la planificacin y programacin acordada y definida por la FISCALIZACIN Aprobar o rechazar por escrito aquellas partidas de obra y materiales que no cumplen con los requerimientos establecidos en las especificaciones del contrato y/o contemplados en este manual. Solicitar, en caso de incertidumbre, ensayos de materiales adicionales a los programados, para verificar y autorizar su aplicabilidad en la obra. Autorizar el reemplazo temporal, por un plazo no superior a 15 das, del profesional encargado de la obra como representante del contratista en terreno. Poner a disposicin de la autoridad que corresponda a cualquier funcionario o persona natural de su dependencia que, a su juicio, no cumpla debidamente con sus obligaciones. Definir las obras extraordinarias y convenir precios con el contratista, cuando corresponda, informando con la debida antelacin a la jefatura para su autorizacin, sin la cual no puede ordenar su ejecucin.
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Ordenar la remocin de aquellas partes de la obra que no cumplan con las especificaciones establecidas en las bases del contrato. Requerir de la Jefatura la concurrencia e intervencin de un profesional experto para situaciones que ameriten una opinin o verificacin especializada. Representar al CNEL. frente a funcionarios de otros Servicios (Municipales, Servicios Sanitarios, IESS, etc.), que tengan injerencia en la obra, y requieran inspeccionar los trabajos efectuados y/o informacin pertinente de las mismas. Autorizar y firmar las planillas de Pago previa verificacin de que las cantidades corresponden al contrato (con autorizacin) y se encuentran efectivamente ejecutadas. Permitir, con la autorizacin previa de la autoridad que corresponda, el ingreso y trabajo a la faena de terceros contratistas, en casos de grave negligencia por parte del contratista principal o que los trabajos constituyan peligro; evaluar el costo del dao provocado, descontndolo del Estado de Pago ms prximo. Incluso podr suspender el trabajo en la seccin objetada, y solicitar a la autoridad correspondiente la resolucin administrativa con cargo del contrato. Receptar las partidas de obra definidas en el programa de actividades de control tcnico de calidad, dejando constancia de ello en el Libro de Inspeccin. Informar y/o solicitar oportunamente a la jefatura de aquellas situaciones, que a su juicio, recomiendan una paralizacin de la obra, para que sta oficie directamente al contratista su resolucin. Del mismo modo podr operar respecto a una medida de separacin, suspensin o sustitucin de un subcontratista, trabajador o encargado de la obra del contratista principal. Exigir al contratista, las instalaciones, equipamiento, elementos de trabajo y medio de transporte para el desempeo de su labor, conforme a lo establecido en las bases del contrato. Informar a la jefatura de las deudas que el contratista tuviera respecto a remuneraciones, imposiciones provisionales, del Seguro Social, para que sta autorice el pago y deduccin correspondiente, con cargo a las retenciones, garantas o estados de pago pendientes. Igual medida podr informar la FISCALIZACIN en los casos de liquidacin o terminacin anticipada del contrato, si el contratista no hubiera dado cumplimiento a los pagos mencionados.
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Tipo de Documento: MANUAL Nombre del Documento: FISCALIZACIN Elaborado por Revisado por: GT/GCG GT/GCG 6.2.4. PROHIBICIONES
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La FISCALIZACIN no podr suspender o eliminar, ni impartir rdenes directas, a empleados y obreros pertenecientes a la empresa contratista. Cuando estime que corresponde aplicar una medida de suspensin o cambio, deber solicitarlo a travs de la jefatura respectiva, quin oficiar su decisin directamente al contratista. A la FISCALIZACIN le est vedado mantener relaciones comerciales de cualquier naturaleza con el contratista o con empleados u obreros de ste. No podr tampoco recibir materiales ni encargarse del pago de operarios, proveedores y casas comerciales por cuenta o a peticin del contratista La FISCALIZACIN deber abstenerse de participar con fines de lucro en los contratos correspondientes a las obras que estn bajo su inspeccin; de recomendar al contratista determinadas firmas o personal; de mantener con ste una relacin de trabajo de cualquier ndole, y en general, de todo acto que pudiera restarle independencia en las actuaciones fiscalizadoras del contrato a su cargo. En el desempeo de su trabajo est impedido de paralizar la obra o de autorizar aumentos y disminuciones de obra u obras extraordinarias sin la respectiva autorizacin de la Jefatura correspondiente. La FISCALIZACIN no est facultada para introducir modificaciones durante el desarrollo de las obras en los planos de formas, disposicin y especificaciones tcnicas, que alteren los diseos de cualquier tipo, sin la autorizacin e instruccin expresa de la jefatura o en quin sta delegue las debidas atribuciones para efectuar dichas modificaciones. Adicionalmente este procedimiento mantiene para la FISCALIZACIN la obligacin de solicitar la autorizacin por los mayores o menores costos que se puedan producir por este concepto.
6.2.5.
RESPONSABILIDADES DE LA FISCALIZACIN
La responsabilidad de la FISCALIZACIN se deriva de las funciones inherentes al cargo. En trminos generales sta se refiere a fiscalizar, en representacin de CNEL un contrato de construccin y consiste en hacer cumplir todo lo establecido en los planos y especificaciones tcnicas que lo integran, en los plazos previstos, con materiales de la calidad definida y con una ejecucin e instalacin ajustada a las bases, normas y reglamentos pertinentes. En lo particular las funciones bsicas mnimas corresponden a todas aquellas que se encuentran definidas por la reglamentacin vigente. Para hacer cumplir el contrato, el CNEL. se reserva reglamentariamente el derecho a supervisar las obras y comprometer al contratista a proporcionar informacin y colaboracin a la FISCALIZACIN, con el fin de permitirle desempear cabalmente la
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fiscalizacin tcnica y administrativa de la misma a travs de algunas facultades precisas que los decretos mencionan y que forman parte de lo convenido contractualmente. Cabe tener presente que la labor de supervigilancia o supervisin que ejerce la FISCALIZACIN no libera al contratista de la responsabilidad contractual y tcnica que le cabe como constructor de la obra y, su labor no constituye en ningn caso, direccin ni aprobacin parcial o total de la ejecucin de las obras por parte del CNEL. La delimitacin de responsabilidades depende de 2 factores primordiales: Que cada participante del proceso (mandante y proveedor) en su funcin, sean responsables de sus propios actos y de las consecuencias de su incumplimiento. Que se defina adecuadamente el alcance de sus compromisos y obligaciones.
La mejor forma de delimitar los deberes y responsabilidades de la FISCALIZACIN es por consiguiente, proveyndola de una metodologa de inspeccin sistematizando la informacin y estableciendo procedimientos que definan su campo de accin. La responsabilidad de la Inspeccin Tcnica de Obras consiste en verificar que el contratista aplica adecuadamente sus capacidades y recursos, empleando para ello una metodologa de inspeccin que le permita asegurar que la gestin y procedimientos de autocontrol que el Contratista aplica a las obras son valederos y se ajustan ntegramente a las especificaciones y condiciones del contrato. Por su parte el contratista tiene la responsabilidad por el cumplimiento del contrato, poniendo a su disposicin las capacidades, recursos y procedimientos de autocontrol que permitan garantizar que la calidad de su gestin y resultados de la obra sern los especificados en los documentos contractuales.
6.2.6.
MISIN Y PERFIL DEL INSPECTOR TCNICO DE OBRAS
Para los contratos del CNEL., La Inspeccin Tcnica de la Obra estar a cargo de l o los funcionarios Arquitectos, Ingenieros Civiles, Ingenieros Mecnicos, Ingenieros elctricos, uno de los cuales ser designado Jefe de Fiscalizacin. Por definicin es la persona que, nombrada en forma competente, asume el derecho y la obligacin de fiscalizar el cumplimiento de un contrato de construccin. Complementariamente significa que es el ente de relacin entre la parte contratante CNEL y el proveedor o contratista de la misma, para una obra especfica. Como tal, su misin es velar por el fiel cumplimiento del contrato, cautelando los intereses de CNEL, con el propsito que los resultados de su gestin sean buenos y oportunos, ajustados a las disposiciones reglamentarias y de acuerdo a las polticas de
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calidad definidas por la autoridad superior. Su trabajo debe contribuir en forma honesta, leal y prolija a la materializacin de los proyectos de construccin que contrata el CNEL. Para el ejercicio de sus funciones el Inspector Tcnico de Obras ha de ser un profesional idneo, del rea y reunir las siguientes caractersticas: OBJETIVO Y VERAZ: Para ello debe tener perfecto conocimiento del proyecto, sus aspectos contractuales y la reglamentacin del CNEL., con el propsito que sus actuaciones y juicios sean reales y adecuadamente fundamentados. Frente a situaciones de conflicto sus planteamientos deben ser congruentes, claros y precisos, de modo que las instrucciones puedan sustentarse con firmeza. A travs de su forma de actuar debe ganarse el respeto y confianza del contratista. CREATIVO Y PREVISOR: Debe visualizar con antelacin los problemas que se pueden presentar en el transcurso de la construccin, de modo de evitar ser sorprendido y tener que improvisar soluciones que pueden significar mayores costos o ir en desmedro de la calidad de los resultados finales. Procediendo en forma anticipada es siempre ms fcil encontrar una mejor salida a un problema, cuyos efectos pueden ser potencialmente insospechados. COMPROMETIDO: Debe asumir como suyo el buen resultado de la obra, a travs de una actitud positiva de colaboracin en la gestin global interna del CNEL y del contratista. Sus mejores aliados sern una adecuada planificacin de las actividades de control tcnico y administrativos del contrato, teniendo siempre presente su condicin de representante del CNEL, protegiendo sus intereses en cuanto a calidad, costos y plazos de las obras, como polticas de accin generales de la Institucin.
Complementariamente es deseable una actitud imaginativa para practicar una inspeccin creativa orientada a obtener el mejor producto posible. Debe apoyarse en un sistema de inspeccin que sistematice la informacin y los procedimientos basndose en formularios, prototipos, fichas de control y otros, tiene el preciso objetivo de simplificar las tareas rutinarias para permitir una gestin ms enriquecedora y participativa en la obra.
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7. PLANIFICACIN CONTRATOS
PROCEDIMIENTOS
GENERALES
DE
ADMINISTRACIN
DE
7.1. DOCUMENTOS Y ANTECEDENTES DEL CONTRATO 7.1.1. CARPETAS DE ANTECEDENTES.
Para una adecuada supervisin del contrato de ejecucin de obra es primordial que la documentacin este completa en cuanto a la definicin absoluta del proyecto y dems antecedentes contractuales que lo integran, como ser, programas, certificados, aprobaciones, informes, etc., y toda la documentacin que se acopia durante el desarrollo de los trabajos. La documentacin se ordenar en carpetas con el siguiente contenido, segn corresponda: 7.1.1.1. CARPETA ADMINISTRATIVA Pliegos Generales Preguntas y Respuestas / Aclaraciones Convalidaciones Oferta Contrato Programacin de Avance Tcnico y/o Financiero Certificados de informaciones previas, derechos de paso, permisos ambientales, otros Presupuesto del contrato y anlisis de precios unitarios
Durante el desarrollo de la obra se incorporar: Actas de entrega de terreno Egreso de bodega de entrega de materiales Copia de Pago de anticipo Certificacin de garantas y de devoluciones (ejemplo, muestras) Solicitudes de recepcin parcial Solicitud de recepcin final Certificados de pago de remuneraciones y aportes al IESS Estado de Pago realizadas a la contratista Certificado de cancelacin de consumo de servicios usados por la contratista
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Cuadros de avance fsico, financiero, flujo de caja Informes a la autoridad CNEL. Todo documento que se genere durante el transcurso de la construccin desde la notificacin de adjudicacin al contratista hasta la liquidacin final del contrato. CARPETA TCNICA Planos de: los que fueran necesarios (por citar un ejemplo en construccin de Lneas) o o o o o o Tendido de lneas, perfil, construcciones, Estructuras. Obra civil rbol de esfuerzos otros
7.1.1.2.
Especificaciones Tcnicas generales Especificaciones Tcnicas particulares, sanitaria, elctrica, hidrulica, etc. Memoria de especialidades (hiptesis de diseo, estructural sanitario, elctrico, hidrulico, etc.) Cuadro de Materiales y tipos Colores de Terminaciones Informe de Mecnica de Suelos Programa de Ensayos de Laboratorio
Durante el transcurso de la obra se incorporar: Programa de Ensayos y Certificados. Fichas de control de calidad autocontrol (contratista). Planos y especificaciones complementarias. Modificacin y actualizaciones de la informacin grfica del proyecto. Planos ("as-built") como queda construido Informacin del Sistema de Control (fichas, formularios, y otros.). Otros.
Los antecedentes relativos a Bases Administrativas Generales de Contratos, Reglamentos de Contratos, Reglamento de Calificacin de Contratistas, Especificaciones Tcnicas Generales, Normas de diseo e instructivos corresponden a documentos permanentes de CNEL, que deben estar a disposicin de la FISCALIZACIN como documentos de consulta. Respecto a las tareas asociadas a esta documentacin, es recomendable para la FISCALIZACIN tener presente los siguientes aspectos:
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Verificar que los documentos requeridos estn completos y sean los correspondientes a la obra. Estudiar el diseo del proyecto, sus especificaciones tcnicas y particularidades solicitando a los proyectistas, contratista o autoridad que corresponda la complementacin o aclaracin de todas las omisiones, contradicciones, o dudas, estableciendo un listado y plazos para resolverlas. El inicio de un contrato debe ser la ltima y la mejor oportunidad para aclarar y definir bien el proyecto y evitar problemas futuros. Controlar que los planos correspondientes y los permisos necesarios estn debidamente, aprobados por los responsables respectivos y que el proyecto en general cuente con la aprobacin. Mantener actualizadas las carpetas con los planos y especificaciones tcnicas incorporando y exigiendo las modificaciones o correcciones debidamente subscritas por los proyectistas y contratista de la obra. Recordar que el diseo no es funcin ni responsabilidad de la FISCALIZACIN Requerir la firma del contratista y de los responsables en cada uno de los planos y documentos que forman el legajo de antecedentes oficiales con el cual se operar en la obra y que constituye el respaldo de la FISCALIZACIN, Habr 2 copias del legajo tcnico, una de las cuales ser para el Inspector Tcnico de Obras y la otra estar en poder del contratista para su consulta en terreno. Conservar en su poder y en buen estado el archivo de la obra, los documentos y dems antecedentes relacionados con la administracin, control tcnico y ejecucin de las obras, hasta el trmino de ellas. Mantener en obra debidamente ordenados los certificados de ensayos proporcionados por los laboratorios.
7.2. COMUNICACIONES 7.2.1. CON EL CONTRATISTA Y AFINES
El Inspector Tcnico de Obras es el interlocutor vlido designado por CNEL para todas las funciones inherentes al cargo. Para relacionarse con el contratista o su representante en terreno debe contar con los medios adecuados y claramente establecidos de acuerdo a la naturaleza de la informacin a transmitir. 7.2.1.1. OFICIOS
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Estn reservados para comunicar, (alternativamente al Libro de Inspeccin), informacin e instrucciones altamente relevantes o con carcter de oficial, provenientes de la autoridad superior. Tambin se utilizan con carcter de oficio conductor para remitir antecedentes, acuerdos, o convenios relativos a aumentos de obras, modificaciones importantes al proyecto, orden de reemplazo del profesional a cargo de la obra, paralizacin de faenas o grave incumplimiento por parte del contratista. 7.2.1.2. LIBRO DE INSPECCIN (L.I.)
Es el instrumento mediante el cual se establece la comunicacin habitual, permanente y oficial con el contratista, trasmitindose en l todas las instrucciones y observaciones que le merezca la marcha de los trabajos y las rdenes que se le impartan a ste. A su vez es el medio escrito en que tambin el contratista debe anotar sus observaciones, apelaciones, respuestas o requerimientos hacia la FISCALIZACIN El Libro de Inspeccin es de uso exclusivo para el Inspector Tcnico de Obras y el contratista o su representante legal y de los profesionales en terreno. El libro debe quedar bajo la custodia del contratista y este ser responsable de su extravo, enmendaduras, raspaduras, desglose de hojas o destrozos que contenga. Ser, asimismo obligacin mantener dicho libro en sitio adecuado, para los efectos de la anotacin oportuna de las rdenes o instrucciones que imparta la FISCALIZACIN. Las anotaciones llevarn la fecha y firma del funcionario fiscalizador y la del contratista, no siendo indispensable la de este ltimo para la validez del acto. El libro en referencia tendr sus hojas foliadas y dispuestas en forma de poder desprender una copia para la FISCALIZACIN y otra para el contratista. Al trmino de las obras el contratista debe entregar el libro a la Institucin y dejar constancia de este acto en el Acta de Recepcin. A continuacin se sealan a modo ilustrativo, los principales tipos de anotaciones que se han de realizar en el Libro de Inspeccin: Fecha y circunstancias relativas al acta de entrega de terreno, inicio de obra y materiales. Fecha y nmero de documentos que proporciona el contratista respecto a permisos municipales, certificados del IESS., certificados de la Inspeccin del Trabajo, etc. Fecha de recepciones de obras de otros servicios como ser obra civil, etc. Fecha de trmino de las obras, parciales o totales. Nombre del profesional a cargo de la obra y de su subrogante temporal para casos calificados y especficos.
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Solicitud de presupuesto para ejecucin de obras extraordinarias, indicando si la validacin de precios la har la FISCALIZACIN o la autoridad. Establecer la fecha de validacin de precios de cada obra extraordinaria, cualquiera que sea su origen, debiendo informar su monto y detalle para la aprobacin de quien corresponda, antes de iniciar la ejecucin de dichas obras. En casos en que la FISCALIZACIN est autorizada para convenir o acordar precios con el contratista y no hubiera acuerdo en el precio, la FISCALIZACIN deber remitir a la autoridad los estudios para su resolucin. Registrar orden de ejecucin de obras extraordinarias. Modificaciones de diseo o especificacin aprobadas por los proyectistas y la jefatura o unidad de estudio en que sta delegue. Refrendar y dar conformidad si corresponde, a instrucciones impartidas a travs de anotaciones realizadas por otros profesionales (proyectistas, funcionarios municipales de medio ambiente, y otros) en el Libro de Obra. Instruir toma de ensayos de laboratorio, en aquellos casos en que tenga dudas respecto a la calidad de los ensayos o materiales. Anotar resultado de ensayos de laboratorio no satisfactorios y su accin correspondiente. En general todo tipo de rdenes e instrucciones que se imparten al contratista. Fecha exacta y causas de las paralizaciones parciales o totales de las obras o de entorpecimiento que afecten al normal desarrollo de las mismas y pudieran dar motivo para una ampliacin de plazo. Fecha exacta en que desaparecen dichos hechos. Cualquier accidente de trabajo que se produzca, dando cuenta de inmediato a la autoridad que corresponda, en el caso de accidentes graves. En general se llevar registro sobre hechos y circunstancias especiales y anormales que se produzcan durante el desarrollo de la obra.
7.2.1.3.
LIBRO DE OBRAS (L.O.)
Asimismo se deber mantener en el lugar de la obra, en forma permanente y actualizada un Libro de Obras,
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Segn el artculo 408 -21 de la Norma de control interno para entidades Organismos del Sector Pblico y Personas Jurdicas acuerdo 039- CG - 2009 El libro de obra es una memoria de la construccin, que debe contener una resea cronolgica y descriptiva de la marcha progresiva de los trabajos de construccin y sus pormenores: sirve para controlar la ejecucin de la obra y para facilitar la supervisin de sta. Y permite: llevar un control de la ejecucin de la obra y facilitar su supervisin; tambin es contar con un documento oficial donde conste la gestin de la unidad de fiscalizacin de la construccin y la de todos aquellos profesionales que estn vinculados con ella en razn de su funcin o en cumplimiento de leyes y reglamentos especficos. Dicho documento se utilizar como respaldo de la actuacin de los profesionales, la descripcin de los mtodos constructivos, los resultados de las pruebas efectuadas, los problemas que se presentaren durante la construccin, las soluciones propuestas, as como los resultados obtenidos, etc. Este libro es de responsabilidad de la fiscalizacin. Su estructura es similar al libro de Inspeccin, e inicia debidamente fechado y firmado por el jefe de Fiscalizacin y el Residente de Obra del contratista.
7.2.2.
CON OTROS PROFESIONALES Y FUNCIONARIOS
Dado que el Inspector Tcnico de obra (FISCALIZADOR) es el nico funcionario que tiene responsabilidad en la relacin con el Contratista, a travs del Libro de Inspeccin como medio escrito, es conveniente su uso exclusivo. A fin de evitar confusiones, contradicciones y errores producto de anotaciones efectuadas por otras personal, sin la mencionada responsabilidad, es recomendable establecer en obra un segundo libro. 7.2.2.1. LIBRO DE VISITA (L.V.)
Destinado para efectuar anotaciones todas aquellas personas que de uno u otro modo tienen injerencia o intereses en la obra pero que no tienen responsabilidades en las tomas de decisiones. Las caractersticas fsicas, de mantencin y de uso son similares al Libro de Inspeccin. En este libro debern estampar sus constancias de visita, observaciones, rdenes, reclamaciones y comunicaciones en general, las siguientes personas: Proyectistas de la Obra Funcionarios e Inspectores de otros servicios (Medioambiente, IESS., Municipales, etc.) Funcionarios del CNEL Empleados del Laboratorio de ensayos Proveedores y otros
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Ser de particular conveniencia que los funcionarios de los laboratorios que van a tomar muestras para ensayos, registren hora, fecha, tipo de muestra y sector correspondiente a la muestra tomada. Este Libro de Visita es optativo, siendo su implementacin recomendable en obras de mayor magnitud en que es conveniente mantener separadas las relaciones contractuales FISCALIZACIN - contratista.
7.2.2.2.
CARTILLAS DE CONTROL DE CALIDAD (C.C.)
Corresponden a formularios, cartillas o fichas preestablecidas y que forman parte de los procedimientos de control del sistema de calidad que debe aplicar la FISCALIZACIN a las obras. Estos documentos son propuestos por el contratista, basndose en el modelo proporcionado por el Manual, los procesa y los entrega a la Inspeccin Tcnica, quien los aprueba, modifica o rechaza. La descripcin completa del sistema se encuentra en el captulo siguiente denominado METODOLOGA PARA EL CONTROL TCNICO DE LA OBRA.
7.2.3.
CON LAS INSTANCIAS SUPERIORES DE FISCALIZACIN.
Las comunicaciones formales con la propia FISCALIZACIN se refieren al envo o despacho de informacin a la jefatura de la cual depende el Inspector Tcnico y consisten en: 7.2.3.1. MEMORANDO
Es el instrumento habitual de comunicacin interna de Empresa, mediante el cual la FISCALIZACIN trasmite cualquier informacin de una situacin o evento establecido reglamentariamente para la decisin y autorizacin de la jefatura que corresponda o que merezca estar en su conocimiento. Generalmente tienen su origen en circunstancias no previstas y que constituyen problemas, como por ejemplo: Comunicar a la autoridad que corresponda los defectos, omisiones o inconsistencias del proyecto, durante su ejecucin, para que sta resuelva. Informar cualquier problema de terreno que dificulta la materializacin del proyecto. Comunicar los atrasos de avance de obra real contra el programado y que pudiera poner en peligro el cumplimiento del plazo total o parcial segn el caso.
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Remitir los antecedentes de estudio de costos de los aumentos de obra, cuando corresponda, solicitando su autorizacin con anterioridad a ordenar su ejecucin. informar fecha y circunstancias que hayan motivado una paralizacin total o parcial de las obras o de su entorpecimiento, que pudieran afectar el normal desarrollo de las mismas y dar motivo para una ampliacin de plazo. Informar en un plazo no superior a 7 das, las novedades referentes a: o o o o Obras Extraordinarias Ampliaciones de Plazo Modificaciones de Proyecto Otras alternativas establecidas por Contrato
Ello con el objeto de obtener la solucin y autorizacin correspondiente, proporcionando todos los antecedentes para la preparacin y despacho de la resolucin que los apruebe. Adems: Oficiar a la jefatura correspondiente, comunicando fecha en que el contratista dio trmino a las obras Comunicar a la jefatura cualquier incumplimiento, falta reiterada o grave por parte del contratista, que amerite la intervencin de la autoridad para ordenar la paralizacin de faenas, no cursar un Estado de Pago e incluso rescindir el contrato. Enviar a quien corresponda informes de avances (I.A.). INFORME DE AVANCE (I.A.)
7.2.3.2.
Consiste en un conjunto de documentos elaborados por la FISCALIZACIN con la informacin bsica relativa al estado de situacin de la obra en un determinado momento de su desarrollo. Esta informacin nica se realizar como mnimo cada mes para remitirla a la jefatura correspondiente, y su contenido se ajustar a la siguiente estructura: Identificacin de la obra, contratista e Inspector Tcnico. Fecha y perodo que abarca, tipo de contrato. Resumen de los hechos ms relevantes que se hayan producido en la obra. Extensin mxima una pgina. Enumeracin de aspectos pendientes y crticos para el normal desarrollo de la construccin.
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Control de avance fsico o o Control de Avance por Partida (partidas programado v/s real). Refirase al punto 7.4.1.3. Curvas de Avance Programado y Real. Refirase al punto 7.4.1.4.
Control de avance financiero o o o Programa y Cuadro Resumen de Estados de Pago a la fecha. Refirase al punto 7.4.1.2. Situacin financiera considerando el Cuadro y Curvas de Avance Programado y Real. Refirase al punto 7.4.1.4. Aumentos y disminuciones de obra, obras extraordinarias, etc.
Comentario final y juicio crtico respecto a cumplimiento de metas, calidad de las obras y comportamiento del contratista, extensin mxima media pgina.
7.3. HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIN PARA LA ADMINISTRACIN DE CONTRATOS La FISCALIZACIN como supervisor integral de la gestin del contratista, debe velar por el cumplimiento de las numerosas y variadas obligaciones que ste contrae al hacerse cargo de una obra de construccin. Con el propsito de mantener una visin general y expedita durante todo el proceso de desarrollo y facilitar el seguimiento de algunas actividades susceptibles de ser programadas, ser conveniente planificar y establecer sistemas de control de rpido acceso. La gran mayora de las actividades, ya sea administrativa o tcnica, se encuentran estrechamente relacionadas unas con otras: avance de obra con estados de pago, falta de cumplimiento de plazos con multas, recepciones de obra con permisos, programacin fsica con plazos, etc. La oportunidad en que se har la programacin ser al inicio de la obra de modo de clarificar y definir tempranamente el futuro desarrollo de los aspectos ms relevantes del contrato como tambin exigir al Contratista los antecedentes necesarios y/o faltantes. Para simplificar las labores de la FISCALIZACIN en esta materia, es necesario disponer de herramientas prcticas basndose en fichas y formularios prototipos a llenar. En el mbito de la programacin administrativa general comprende las siguientes actividades: Cuadro de Control de Fechas y Plazos Cronograma de Plazos Contractuales Programa de Trabajo de Obra (Carta GANTT) Programacin Financiera
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Lista de Materiales. Marcas y Tipos Plan de Ensayos de Laboratorio Calendario de Visitas y Reuniones en Terreno Programa de Control de Calidad Listado de Equipos y Maquinarias / Subcontratos
Para una eficiente gestin del control administrativo general ser necesario, como mnimo, implementar los elementos de planificacin y ordenamiento sealados, independiente de la naturaleza, envergadura y complejidad del contrato. A continuacin se hace una descripcin detallada de las herramientas:
7.3.1. OBJETIVO:
CUADRO DE CONTROL DE FECHAS Y PLAZOS (P1)
Disponer de una hoja resumen con el registro de las principales actividades, eventos, fechas y observaciones del contrato. Constituye la hoja de vida que encabeza la carpeta administrativa (A) conservndose actualizada hasta la liquidacin final. El listado es un ayuda memoria para revisar el estado de situacin de los compromisos contractuales que inevitablemente deben estar cumplidos durante y al trmino de las obras para su recepcin (FO-CNEL-CORP-GT-04). DESARROLLO: El prototipo auto explicativo que se adjunta en Excel en la base de datos computacional (P1) se debe adaptar a las necesidades particulares del contrato. Una copia es suministrada al contratista para ser completada por ste en la columna fecha programada y devuelta a la FISCALIZACIN, para completar la ficha original. Este cuadro debe mantener consistencia con todos los dems programas y cronogramas del proyecto, tanto inicialmente como cada vez que se hace una reprogramacin.
7.3.2. OBJETIVO:
CRONOGRAMA DE PLAZOS CONTRACTUALES (P2)
Contar con una representacin grfica de los plazos disponibles para realizar actividades asociadas a la reglamentacin y a las bases de contrato y cuya naturaleza es de tipo administrativo, vale decir, complementa en ese aspecto el programa de ejecucin de obras. Permite a la FISCALIZACIN detectar y proyectar, en forma simple, desviaciones de actividades e incluir elementos no contemplados habitualmente en los programas de obras (FO-CNEL-CORP-GT-05).
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Tipo de Documento: MANUAL Nombre del Documento: FISCALIZACIN Elaborado por Revisado por: GT/GCG GT/GCG DESARROLLO:
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El prototipo contenido en la base de datos computacional se completa necesariamente, de acuerdo a definiciones de las bases y, por el Contratista para aquellos puntos no precisados. Las fechas, hitos significativos y plazos correspondern a los mximos posibles dentro de un desarrollo normal y seguro del proyecto completo. Debern mantener correspondencia con la reglamentacin, bases y dems programas de control. Salvo que existan ampliaciones de plazo autorizadas, las reprogramaciones, prcticamente no son posibles sin contravenir disposiciones contractuales.
7.3.3. OBJETIVO:
PROGRAMA DE TRABAJO DE OBRA (CARTA GANTT - P3)
Es el programa de construccin que elabora en forma preliminar el contratista dentro de la presentacin de la propuesta para explicar cmo las diferentes partes de la misma se desarrollarn en el tiempo y plazo. Es el documento de programacin definitivo ms importante, puesto que de l se derivan todos los dems (FO-CNEL-CORP-GT-06). DESARROLLO: Tcnicamente corresponde a una Carta Gantt que en rigor debe estar apoyada en un programa de malla tipo PERT. Dependiendo de las exigencias de las bases y la iniciativa del contratista puede ser ms o menos completa. Cualquiera que sea la situacin, se le deber solicitar al Contratista una carta suficientemente desagregada en tems y etapas, para hacer de ella un instrumento de medicin y planificacin til. El modelo que se incluye en la base computacional, muestra algunos elementos gua al respecto (para obra de subestaciones). Este programa estar perfectamente conciliado con los dems y particularmente con la programacin financiera de estados de pagos y presupuesto entre los cuales existe una absoluta dependencia. Cada reprogramacin significar para el contratista emitir una nueva versin actualizada del programa, incluyendo adems si corresponde, obras extraordinarias y/o aumentos o disminuciones de obra.
7.3.4. OBJETIVO:
PROGRAMACIN FINANCIERA (P4)
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Es un documento contenido en la presentacin de la propuesta y corresponde a programar en el tiempo los pagos en conformidad a los avances de obra esperados. El propsito es planificar la disponibilidad y egreso de los recursos econmicos con los cuales la Empresa calcula su disponibilidad de caja mensual (FO-CNEL-CORP-GT-07). DESARROLLO: El formulario tipo se llena en las diversas columnas de acuerdo a los valores correspondientes a costos programados, porcentaje mensual y valores acumulados, incluyendo los anticipos y las cuotas de devolucin de los mismos. Las modificaciones estn sujetas a la autorizacin de la Jefatura.
7.3.5. OBJETIVO:
LISTA DE MATERIALES, MARCAS Y TIPO (P5)
Disponer de una lista de todos los materiales que se emplearn en la obra a fin de precisar su calidad tipo y necesidad de ensayo de laboratorio. El documento permite aclarar desde su inicio los materiales consultados para la obra, discutir la aceptacin en funcin de sus caractersticas y estimar la cantidad de ensayos a incorporar en el programa respectivo (FO-CNEL-CORP-GT-08). DESARROLLO: En base al estudio de los documentos tcnicos del proyecto la FISCALIZACIN elaborar una lista de materiales empleando para ello un formulario prototipo contenido en la base de datos. Es recomendable que se realice al inicio del contrato. La lista se proporcionar al contratista para que complete las columnas "Marca", "Tipo/Color" para devolverlo nuevamente a la FISCALIZACIN La lista debe ser confiable de modo que aquellos materiales respecto a los cuales no exista certeza de marca y tipo, se mantendrn en la columna observaciones como provisorios. La lista que se obtiene contribuye, en forma importante, a definir en esta etapa del proyecto en cuanto a la calidad de los materiales presupuestados por el contratista y abre de manera preventiva la discusin para aquellos que no cumplen con las especificaciones exigidas y/o ofrecidas. Cualquier cambio futuro tienen sentadas las bases de calidad en esta etapa del proceso de construccin.
7.3.6. OBJETIVO:
PLAN DE ENSAYOS DE LABORATORIO (P6)
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Consiste en establecer un programa de ensayos y muestreo de materiales de construccin de las obras (civil, mecnica, elctrica) para la verificacin de cumplimiento de las caractersticas de calidad especificadas en las bases del contrato y normas especificada. El control tcnico de calidad es una herramienta indispensable y objetiva que es conveniente emplear planificada mente en funcin de la incidencia (criticidad) en los resultados finales y de los costos a ella asociados (FO-CNEL-CORP-GT-09). DESARROLLO: Las bases de la propuesta deben definir el esquema de ensayos a practicar a los materiales. En ausencia de ello la FISCALIZACIN, conjuntamente con el Contratista, elaborarn un programa que defina y dimensione que materiales, tipo de ensayo, distribucin, cantidad y frecuencia de estos, de acuerdo a la envergadura del contrato de construccin. Las pautas a seguir para definir el plan son las expuestas, siendo los criterios los referidos a continuacin. Criterios para el Control Tcnico y Fiscalizacin de Obras: Para todo lo dems y en general sern vlidas las normas del INEN., u otras especificadas en la memoria tcnica. El programa se vaciar en el esquema prototipo que se exhibe en la base computacional, constituyendo un documento oficial, con copia para el Contratista, quien deber ceirse al plan y mantener un registro para verificar y hacer su seguimiento El empleado de laboratorio responsable de la toma de muestras dejar consignado los datos en el Libro de Obras o en su defecto en el Libro de Visitas en cada ocasin que visite las obras. Si la anotacin reviste importancia para la obra esta deber ser consignada por la FISCALIZACIN en el Libro de Inspeccin. Los resultados sern procesados por la FISCALIZACIN llenando un cuadro resumen de resultados segn lo sealado en el punto 8.3.3 CUADRO CONTROL DE RESULTADOS DE ENSAYOS DE LABORATORIO.
7.3.7. OBJETIVO:
CALENDARIO DE VISITAS Y REUNIONES EN OBRA (P7)
Contar con un esquema programado de visitas y reuniones mnimas en terreno, con el fin de controlar, con presencia del representante del contratista, la marcha de los trabajos y resolver o acordar puntos pendientes. Tiene el beneficio de optimizar el recurso tiempo, organizar a los asistentes y preparar el temario para hacer de ellas una actividad productiva (FO-CNEL-CORP-GT-10). Estas visitas son independientes de aquellas que sin aviso previo fueren necesarias para un adecuado control de la marcha del contrato.
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Tipo de Documento: MANUAL Nombre del Documento: FISCALIZACIN Elaborado por Revisado por: GT/GCG GT/GCG DESARROLLO:
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En funcin de la envergadura y complejidad de la obra, la FISCALIZACIN definir la cantidad de visitas programadas a terreno, fijando la cantidad semanal o mensual, segn el caso, en das y horario fijos. Estas visitas deben involucrar a todos aquellos que puedan recibir una retroalimentacin con la ejecucin real de la obra. En la programacin la FISCALIZACIN deber tener presente que tambin tendr que realizar visitas no programadas en el largo plazo y que son aquellas necesarias para efectuar recepciones provisorias de partidas y materiales u otros imponderables que requieran una accin inmediata en terreno. El programa establecido de comn acuerdo con el contratista o su representante se oficializar a travs del formulario prototipo respectivo. Entre el FISCALIZADOR y el Contratista se conviene el calendario de reuniones y visitas a obra que est en la base computacional. Cualquier cambio por va de excepcin, con causales acordadas, deber ser comunicado con al menos un da de anticipo para las visitas rutinarias y tres das para las reuniones conjuntas con proyectistas. Las reuniones no incluyen aquellas que requiera el contratista para la buena marcha de los trabajos, como tampoco las de otros representantes de servicios e instituciones. Entindase Contratista o su representante designado oficialmente a cargo de la obra.
7.3.8.
CUADRO RESUMEN DE CONTROLES (P8, CR-P8)
Corresponden a la informacin resumida de cada una de las cartillas de control asociadas a cada unidad de obra. La primera es de planificacin de lo que se va a controlar y la segunda en las columnas verticales sealan los controles efectuados, indicando adems, las inspecciones selectivas, lo cual permite visualizar su distribucin como en general el avance y cumplimiento del plan de control de calidad. Estos cuadros son administrados por la FISCALIZACIN en base a la informacin que proporciona el Contratista (cartillas) y las inspecciones selectivas efectuadas en terreno. El tipo y descripcin de Cartillas de Calidad y Cuadro Resumen Controles se encuentran detallados ms adelante en la seccin 8.2.1. "Metodologa para el Control Tcnico de Obras".
OBJETIVO:
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Planificar las actividades de control de calidad de las obras en el contexto de aplicar un sistema basado en el autocontrol practicado por el contratista y una inspeccin selectiva por parte de la FISCALIZACIN. Las principales herramientas de ayuda a la gestin son las cartillas de control (CC) destinadas a verificar la calidad, dentro de un estndar, de las diferentes actividades que componen la obra. Completan el sistema bsico de inspeccin tcnica los ensayos de laboratorio a materiales y la aceptacin de obra o soluciones tipo especficos, por ejemplo, montaje de torres. El sistema est soportado por los procedimientos de autocontrol convenidos al inicio de la obra con el contratista, mediante el empleo de las cartillas elaboradas por la FISCALIZACIN y el contratista, que FISCALIZACIN recupera una vez completado el proceso de autocontrol. Dentro de este esquema es posible la recepcin parcial de obras y rubros, recepcin provisoria de partidas que est absolutamente supeditada a la entrega de las cartillas por parte del contratista. DESARROLLO: La planificacin del esquema de control se implementa con 2 documentos: a. Programa de Control de Calidad - Lista de Actividades de Autocontrol (P8) Consiste en definir las actividades que son importantes y convenientes de controlar en funcin de los planteamientos expuestos en el modelo conceptual y del tipo de obra a supervisar (FO-CNEL-CORP-GT-11).
b. Cuadro Resumen Controles (CR P8) Corresponde a la informacin resumida de cada una de las cartillas de control asociadas a cada parte en la que se divide la obra. Las columnas verticales sealan los controles efectuados, indicando adems, las inspecciones selectivas, lo cual permite visualizar su distribucin como en general el avance y cumplimiento del plan de control de calidad (FO-CNEL-CORP-GT-11.1). Estos cuadros son administrados por la FISCALIZACIN basndose en la informacin que proporciona el Contratista (cartillas) y las inspecciones selectivas efectuadas en terreno.
7.3.9.
LISTA DE EQUIPOS Y MAQUINARIAS / SUBCONTRATOS (P9)
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Tipo de Documento: MANUAL Nombre del Documento: FISCALIZACIN Elaborado por Revisado por: GT/GCG GT/GCG OBJETIVO:
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Conocer las caractersticas, calidad y cantidad de maquinarias y equipos que dispondr el contratista para la construccin de la obra. Habitualmente es un antecedente solicitado en las bases de presentacin de la propuesta. Disponer de los tipos de Subcontratos que tendr el contratista, como un elemento ms de juicio, respecto a la estrategia que practica ste y permitir a la FISCALIZACIN adoptar una posicin con relacin a las exigencias de calidad y su cumplimiento (FO-CNEL-CORPGT-12). DESARROLLO: De acuerdo al prototipo propuesto, el contratista incluye la informacin solicitada y devuelve el formulario a la FISCALIZACIN para su verificacin durante el desarrollo de las obras.
7.4. GESTIN PARA EL CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS CONTRATOS DURANTE LA CONSTRUCCIN DE LA OBRA Este acpite se refiere a todas aquellas labores que debe realizar la FISCALIZACIN en cumplimiento de sus funciones fiscalizadoras de tipo administrativas y contables, vale decir, excluye todo lo que significa control tcnico de calidad de las obras. Para una mejor comprensin de las tareas stas se han agrupado, de acuerdo a su naturaleza, en los subconjuntos que a continuacin se detallan.
7.4.1.
HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL FSICO Y ECONMICO DE LAS OBRAS
Las herramientas de medicin y control fsico-econmico consisten en establecer instrumentos de trabajo para evaluar las cantidades de obra ejecutada y su costo correspondiente, en un determinado momento de su proceso de construccin. Los indicadores que se obtiene por esta va permiten visualizar y comparar la situacin de avance real de los trabajos respecto a la programada, medir el grado de cumplimiento, adelanto o atraso y tomar decisiones correctivas si corresponde. Estas herramientas son cuatro: Programa de Trabajo de la Obra (CARTA GANTT) Programa y Cuadro Resumen de Estados de Pago Cuadro de Avance por Partida Cuadro y Curvas de Avance Programado y Real (M1) (M2) (M3) (M4) y (M5)
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Se debe considerar que para la FISCALIZACIN estos antecedentes de anlisis son para la supervisin fiscalizadora de la marcha del contrato, no as para el Contratista que constituyen herramientas indispensables de trabajo, motivo por el cual su elaboracin necesariamente le es exigida.
7.4.1.1.
PROGRAMA DE TRABAJO DE LA OBRA (CARTA GANTT M1) )
Este programa corresponde a la clsica Carta Gantt o diagrama de barras tiempoactividad, que es solicitado como documento de planificacin de los trabajos dentro del proceso de licitacin a que se presenta el contratista. Adjudicado el contrato debe desarrollar el programa detallado y definitivo, en el plazo ms breve, dado que es el elemento base que resume la estrategia general de cmo se inician, prosiguen y finalizan las diferentes partes que integran la obra. Las actividades corresponden normalmente a las partidas de la lista de obra y mientras ms desagregada, tanto ms precisa y confiable es. Para las necesidades de la FISCALIZACIN su tamao ser el adecuado para permitirle controlar el cumplimiento de las fechas y plazos de las diferentes etapas, este formato es el mismo que (FO-CNELCORP-GT-06) y debe incluirse las barras de seguimiento real del trabajo en obra. La actualizacin o reprogramacin de la Carta Gantt puede ser necesaria cuando se modifica la estrategia de construccin de la obra o esta incurre en atrasos. La FISCALIZACIN exigir al contratista la reprogramacin de las obras cuando sta tenga un atraso de ms de 10 das en tres actividades simultneamente o en una actividad crtica de la ejecucin. Los costos que involucra realizar una reprogramacin de las obras debern ser absorbidos por el Contratista. El contratista dispone de un plazo mximo de 7 das, a contar de la fecha que la FISCALIZACIN se lo exija, para entregar el documento actualizado, el cual deber ser revisado y aprobado por la FISCALIZACIN, de lo contrario sta no dar curso a nuevos Estados de Pago. El Programa de Trabajo se lleva en dos barras para cada actividad, correspondiendo una a lo programado y la otra a los avances, los cuales debern actualizarse por la FISCALIZACIN al menos mensualmente o con cada Planilla de Pago.
7.4.1.2.
PROGRAMA Y CUADRO RESUMEN DE ESTADOS DE PAGO (M2)
Este cuadro tiene la finalidad de registrar todos los datos correspondientes al movimiento de los Estados de Pago durante el desarrollo de la obra (FO-CNEL-CORP-GT-03) u otro formato que con las mismas caractersticas permitan el seguimiento de los montos cancelados y devengados del anticipo.
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Contiene los datos de entrada de la Programacin Financiera (Refirase al 7.3.4) y la informacin pertinente, desagregada de los Estados de Pago reales. La Programacin Financiera es exigida en las bases de presentacin a la propuesta, con caractersticas de invariable, vale decir, se mantiene durante el desarrollo de la obra salvo que se autorice expresamente una modificacin de programa. El compromiso que establece el contratista es muy fuerte y adems es importante para CNEL, dado que en funcin de ste programa planifica la utilizacin de sus recursos financieros. La modificacin del calendario de Estado de Pago es motivo de reprogramaciones de varios otros programas encadenados. Para su autorizacin la FISCALIZACIN debe informar fundadamente a la Jefatura correspondiente, quien decidir al respecto e instruir a la FISCALIZACIN. El formulario tipo se llena en las diversas columnas de acuerdo a los valores correspondientes a costos programados, costos reales directos, devoluciones de anticipo, retenciones, valor neto y pago efectivo, conforme se van produciendo. El formulario es llenado por la FISCALIZACIN pudiendo perfectamente convenir su mantencin con el contratista.
7.4.1.3.
CONTROL DE AVANCE POR PARTIDA (M3)
Este cuadro tiene por base el itemizado de la Lista de Obra a la cual se le agregan las columnas con los datos de avance a la fecha, valor de trabajos efectuados y valor de Estados de Pago anterior (FO-CNEL-CORP-GT-01). Los datos de entrada se obtienen de medir en porcentaje el avance que han tenido las diferentes partidas en la obra. Es un procedimiento de respaldo indispensable para la formulacin de los Estados de Pago, por consiguiente la informacin es elaborada por el Contratista y la FISCALIZACIN verifica y autoriza las cantidades. Permite adems constatar el cumplimiento del Programa de Trabajo y adoptar medidas correctivas para situaciones de atraso.
7.4.1.4.
CUADRO Y CURVAS DE AVANCE PROGRAMADO Y REAL (M4)
Las cifras porcentuales de avance por partida se ponderan en costo respecto a su incidencia en el total del presupuesto, obtenindose un ndice de avance del contrato global, con el cual se confecciona una tabla de valores o cuadro de avance programado y real, a travs del tiempo, segn modelo (FO-CNEL-CORP-GT-02).
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Como herramienta de control y medicin cumple la misma funcin que el cuadro de control de avance por partidas pero con relacin al total del volumen de obra del contrato. La columna "avance real esperado prximos meses" permite asignar a futuro un porcentaje de avance, ya sea conforme a lo programado si no existe atraso, o proyectado corrigiendo posibles desviaciones. Para visualizar cuantitativamente la marcha de la obra, los datos de porcentaje de avance programado y real se pueden traducir en un grfico de curvas con las variables "avance acumulado-tiempo". La importancia del grfico estriba en que permite ver la tendencia que lleva la curva de avance real respecto a la programada, conforme se muestra en el modelo Curvas de Avance Programado y Real (FO-CNEL-CORP-GT-02). Con referencia a la gestin de control de avances de obra la FISCALIZACIN deber tener presente las siguientes recomendaciones: Estar consciente que en estas materias es el responsable de la informacin que emite. Mantener al da, conforme a los ltimos registros, el Programa de Trabajo y el Cuadro de Avance Fsico - Financiero de modo de conocer el porcentaje de obra ejecutada respecto al plazo transcurrido. Verificar que los avances indicados por el contratista correspondan lo ms fielmente posible a los reales. Informar a la Jefatura cuando el retraso de la obra exceda el 10% de lo programado. Confeccionar y entregar peridicamente a la Autoridad o Jefatura el informe de Avance de Obras conforme a lo estipulado en el inciso 7.2.3.2. del presente Manual.
7.4.2.
PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIN O REGLAMENTARIOS
Entre las mltiples actividades que tiene que desempear la FISCALIZACIN estn aquellas que se pueden agrupar como de Administracin Reglamentada. Se refiere a una serie de gestiones y trmites de ejecucin obligatoria y para los cuales existen formas y protocolos instituidos en la normativa pertinente, correspondiendo estos a: Entrega de terreno al contratista y/o permisos de paso y servidumbre Aportes de materiales y elementos por CNEL Formulacin Estados de Pago Cobros Extraordinarios Recepcin de Obras
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Tipo de Documento: MANUAL Nombre del Documento: FISCALIZACIN Elaborado por Revisado por: GT/GCG GT/GCG Calificacin del contratista
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La mayora de los procedimientos que a continuacin se describen se presentan en forma de cartas de proceso o grficos, utilizando la simbologa habitual para este tipo de esquemas, en funcin de los documentos y actividades que los respaldan. Los flujo gramas van acompaados de un texto explicativo de carcter general basado en la reglamentacin existente y en las formas de hacer actuales. Los procedimientos que se presentan son de aplicacin universal, independientemente del tamao, categora o tipo de obra, afectando la diversificacin solo a nivel de formularios o prototipos para cada caso con el objeto de uniformar criterios. A su vez, al estar organizados computacionalmente en una base de datos, permiten establecer un estndar y acceder a la realizacin de un trabajo gil y expedito.
7.4.2.1. ENTREGA DE TERRENO AL CONTRATISTA Y/O PERMISOS SEGN EL CASO DE CADA OBRA (INICIO DE OBRA). Este procedimiento es importante en obras de Subestaciones, y construccin de lneas con la comunicacin oficial al contratista de la fecha en que se deber realizar la entrega del terreno en aquellos casos en que el CNEL lo aporta; o los respectivos permisos de paso para la construccin de lneas y de la franja de servidumbre., as como permisos de autoridades ambientales, Tambin es recomendable efectuar este acto en aquellos casos en que el contratista aporta el Terreno o en obras de Lneas para dejar constancia de la constitucin FISCALIZACIN - Contratista y de las particularidades del lugar. A estos actos de entrega del terreno y/o permisos deber asistir un representante del CNEL (FISCALIZACIN) debidamente designado por la autoridad y el Contratista o en su defecto el representante legal de ste. Si este ltimo no se presentara dentro de los plazos que estipula el reglamento vigente, el CNEL podr resolver administrativamente el contrato. La Entrega de los terrenos se deber formalizar mediante un acta que ser suscrita por el funcionario que se designe para tal efecto y el contratista o representante legal, en la fecha que corresponda. En el Acta como en el Libro de Inspeccin se deber individualizar al profesional que en representacin de la firma Contratista que estar permanentemente a cargo de las obras en faena. Los principales documentos que se utilizan en este procedimiento son: el Acta de Entrega de Terreno, suscrito por el funcionario designado por la autoridad correspondiente
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(FISCALIZACIN) y el Libro de Inspeccin, en el que se registrar los actos iniciales de obra. Las actas estndar a ser empleadas en este procedimiento son aquellas denominadas: ACTA DE ENTREGA DE TERRENO (FO-CNEL-CORP-GT-13), ACTA DE INICIO DE OBRA (FOCNEL-CORP-GT-14) y ACTA DE ENTREGA DE PERMISOS (FO-CNEL-CORP-GT-15), las cuales se pueden encontrar en los anexos del presente Manual. En la Fig.7.1. se puede apreciar las actividades a realizarse para el inicio de la obra.
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SIMBOLOGA
1.- EXTRAER INFORMACION DE UN DOCUMENTO
2.- ARCHIVAR INFORMACION DE UN DOCUMENTO
3.- OPERACIN MANUAL
4.- SE REGISTRA INFORMACION EN UN DOCUMENTO.
5.- DOCUMENTO A CON COPIAS
5.1- DOCUMENTO A SIN COPIAS
6.- REFERENCIA A OTRA PAGINA
6.1- REFERENCIA EN LA MISMA PAGINA
7.- DEMORA O ESPERA DE UN DOCUMENTO O ACTIVIDAD
8.- DECISIN
PROCESO XX
9.- PROCESO EN GENERAL..
10.- LIBRO O CARPETA.
11.- INICIO - TERMINADOR
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INICIO DE OBRA
CNEL CONTRATISTA
RESOLUCIN ADJUDICACIN CNEL.
FIRMA DE CONTRATO
CONTRATISTA ESPERA HASTA 30 DAS PARA RECIBIR ANTICIPO
PAGO REALIZADO
NO
VENCIDO LOS 30 DAS PUEDE EXIGIR DEVOLUCIN DE GARANTAS Y REEMBOLSO DE GASTOS INCURRIDOS
SI COMUNICACIN DE ANTICIPO
CNEL COMUNICA ENTREGA DE ANTICIPO
SE DETERMINA FECHA DE INICO DE OBRA
NO PRESENCIA DE CONTRATISTA
SI SI NO SE PRESENTA EN EL PLAZO INDICADO SE DECLARA DISUELTO EL CONTRATO
SE ENTREGA ANTICIPO PERMISOS Y/O TERRENO
LIBRO DE INSPECCIN
CONTRATISTA INICIA EJECUCIN DE OBRA
FIN
Fig.7.1. INICIO DE OBRA
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Tipo de Documento: MANUAL Nombre del Documento: FISCALIZACIN Elaborado por Revisado por: GT/GCG GT/GCG 7.4.2.2.
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APORTES DE MATERIALES Y ELEMENTOS POR CNEL
Este procedimiento se refiere a los aportes de materiales y elementos que hace CNEL cuando as se especifica en el contrato. El procedimiento general se describe a continuacin: La FISCALIZACIN elaborar oportunamente un inventario de los materiales y elementos a ser aportados, inventario que estar disponible para el contratista. Los gastos de fletes de materiales que fuera necesario realizar sern realizados segn lo especifique el contrato. Si se requiriera una cantidad mayor de materiales o elementos a los indicados en el inventario se procurarn segn lo especifique el contrato. Para estos materiales si fueron proporcionados por el contratista y se produjera un sobrante, estos sern de propiedad del contratista. El Contratista no tendr derecho a ningn pago adicional ni reajustes por los materiales aportados por CNEL. CNEL ser propietario de todos los elementos y materiales que se encuentren en la Obra cuyo origen sea la aportacin de CNEL, al final se realizar una conciliacin de lo utilizado y entregado, realizando una acta en la que la FISCALIZACIN y el contratista acuerdan en cada rubro el uso del material utilizando el formato FO-CNEL-CORP-GT-16. El Contratista ser depositario de los materiales aportados por CNEL y de todo el material que llegue a la Obra. Los principales documentos utilizados en este procedimiento son los siguientes: Inventario de Aportes de Materiales, confeccionado por la FISCALIZACIN. Carta de reclamacin del contratista; confeccionada por el contratista, en caso de que el inventario no coincida con los materiales recibidos. Libro de Inspeccin o de Obras para estampar constancia de la entrega.
Habitualmente este procedimiento es muy particular para cada caso, por lo cual en general las bases administrativas del contrato detallan y reglamentan especficamente las condiciones de los aportes. La FISCALIZACIN se limitar a hacer cumplir stas instrucciones.
7.4.2.3.
ESTADOS DE PAGO (E. de P.)
Este procedimiento detalla la formulacin y tramitacin de los Estados de Pago (E. de P.) que consiste en la documentacin contra la cual se cancelan las obras ejecutadas durante el desarrollo del contrato. Los Estados de Pago sern considerados como abonos parciales que efecta CNEL durante el curso de los trabajos y tendrn slo el carcter de un anticipo al contratista a cuenta del valor de la obra. En ningn caso se estimar este anticipo como la aceptacin, por parte
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de CNEL, de la cantidad y calidad de obra ejecutada por el Contratista y a la cual corresponde dicho abono. CNEL podr otorgar al contratista, de acuerdo a la reglamentacin vigente, dos tipos de anticipos e incluso ambos en forma simultnea: Anticipo de Materiales y Anticipos de Dinero, siendo este ltimo el ms frecuente. Estos anticipos deben ser descontados de los estados de pago antes del trmino del plazo y/o ltimo Estado de Pago (Fig.7.2. a/b/c). Para fiscalizar el aspecto contable y financiero que representan los estados de pago, la FISCALIZACIN requiere de la implementacin de herramientas para su control. El Avance Financiero de la Obra se controla peridicamente mediante dos documentos principales: el Estado de Pago y el Informe de Avance de Obra. El Estado de Pago debe ser confeccionado por la FISCALIZACIN y el contratista. La FISCALIZACIN luego de su revisin y aprobacin, debe dar el pase (firma) para cursar su pago correspondiente. Mediante este documento se realiza un control de avance financiero pues se especifica en l, para cada partida a ejecutar, una comparacin entre el valor presupuestado y el valor acumulado a la fecha de acuerdo a su avance fsico. Para una mejor comprensin de este aspecto, importante para el control financiero de la obra, se presenta una descripcin de Estado de Pago. Puede distinguirse la siguiente informacin agrupada, segn su ubicacin en el formato, de la siguiente manera: CARTULA, CARA PRINCIPAL Identificacin y ubicacin de la obra Nombre del Contratista Fecha de iniciacin y de vencimiento del contrato Identificacin del contrato Valores de construccin, y ampliaciones Identificacin de Estado de Pago: Nmero y perodo Nmero de perodos (de nmero de das transcurridos) Situacin en cuanto a permisos Valor global de las obras ejecutadas hasta la fecha Valor global de las obras segn Estado de Pago anterior Diferencia (corresponde al valor del presente Estado de Pago) Retenciones Descuentos Reajustes en forma global
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Lquido a pagar Identificacin de certificados de Servicio de Seguro Social e Inspeccin del Trabajo
CARTULA, REVS Detalles y antecedentes sobre el clculo del reajuste cuando corresponda
Hoja con detalle del trabajo hecho hasta la fecha Se acompaa a cada Estado de Pago tantas hojas como sean necesarias para incluir el total de las partidas aunque stas no hayan tenido movimiento. Cada hoja considera la siguiente informacin: Nmero correlativo Partida (denominacin) Unidad de cada partida Cantidad total de la partida Precio unitario de la partida Valor presupuesto Cantidad ejecutada hasta la fecha en forma acumulada Valor de lo ejecutado, acumulado a la fecha Valor de lo ejecutado, segn Estado de Pago anterior
Por diferencia entre lo ejecutado a la fecha y el Estado de Pago anterior resulta el valor del presente Estado de Pago. Adems el hecho de tener el valor total de cada partida proporciona una visin inmediata del grado de avance detallado y global. OBSERVACIONES Segn la reglamentacin y modalidad de contratacin que determinen las bases, pueden existir algunas diferencias que afectan en el fondo de cmo se pagan los contratos y por consiguiente los estados de pago. La FISCALIZACIN deber conocer detalladamente estas disposiciones y ceirse estrictamente a las clusulas que gobiernan el contrato. La Controlara General de Estado segn norma de Acuerdo 039 CG 2009 determina que: 403-08 Control previo al pago: Las servidoras y servidores de las instituciones del sector pblico designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar pagos va electrnica, entre otros, previamente observarn las siguientes disposiciones: a) Todo pago corresponder a un compromiso devengado, legalmente exigible, con excepcin de los anticipos previstos en los ordenamientos legales y contratos debidamente suscritos;
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b) Los pagos que se efecten estarn dentro de los lmites de la programacin de caja autorizada; c) Los pagos estarn debidamente justificados y comprobados con los documentos autnticos respectivos; d) Verificacin de la existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al reconocimiento total o parcial de las obligaciones a pagar. e) Que la transaccin no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto. Para estos efectos, se entender por documentos justificativos, los que determinan un compromiso presupuestario y por documentos comprobatorios, los que demuestren entrega de las obras, bienes o servicios contratados.
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TRAMITACIN DE ESTADOS DE PAGO ORDINARIOS

CNEL CONTRATISTA FISCALIZACIN
PROGRAMACIN FINANCIERA
Programacin Financiera CNEL
PROGRAMACIN DE OBRAS
Programacin de Obras VERIFICA COINCIDENCIA DE PROGRAMACION DE OBRAS CON PROGRAMACION
CONTRATISTA PREPARA PROGRAMACION DE OBRAS QUE CUMPLA PROGRAMACION FINANCIERA ANTES DE PRESENTAR PRIMER ESTADO DE PAGO.
FINANCIERA
SI CUMPLE
NO
FISCALIZACIN PIDE MODIFICACIN EN PROGRAMA DE OBRA
Aprobacin de Programa de Obras
FISCALIZACIN APRUEBA PROGRAMA DE OBRAS
SE ARCHIVA EN OBRA
CNEL RECEPTA APROBACIN (CONOCIMIENTO)
CONTRATISTA RECEPTA APROBACIN (CONOCIMIENTO)
GENERACION DE ESTADO DE PAGO DE OBRAS
Estado de Pago de Obras Ordinarias
Estado de Pago FISCALIZACIN COMPARA CON ANTERIORES Y VERIFICA E. DE P. Anteriores
SI CUMPLE FISCALIZACION DA EL PASE PARA CURSAR ESTADO DE PAGO -CUANDO SE TRATA DEL PRIMER ESTADO DE PAGO SOLO SE DARA EL PASE SI EL CONTRATISTA HA PRESENTADO LA PROGRAMACION DE LA OBRA Y HA COLOCADO EL LETRERO INDICATIVO
FISCALIZACIN. REVISA ESTADO DE PAGO Y VERIFICA QUE ESTE REPRESENTE EL COBRO POR LAS OBRAS REALMENTE EJECUTADAS A LA FECHA
NO
Fig.7.2a. TRAMITACIN DE ESTADOS DE PAGO
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CNEL
1
CONTRATISTA
FISCALIZACIN
2 2
RECEPCIN DE ESTADOS DE PAGO
REALIZA OBSERVACIONES AL CONTRATISTA
OBSERVACIONES AL CONTRAT.
ESTADOS DE PAGO CON REVISIN
AUTORIDAD COMPETENTE REVISA Y FIRMA
UNIDAD CONTABLE REVISA Y CURSA E. DE P.
CONTRATISTA DISPONE DE 7 DIAS PARA RESPONDER POR ESCRITO OBSERVACIONES DESDE LA FECHA EN QUE LE NOTIFICA
ESTADO DE PAGO OBRAS ORDINARIAS
AJUSTES ESTADO DE PAGO DE OBRAS ORDINARIAS
ACEPTA LAS OBSERVACIONES
SI
NO RESPONDE Y ACLARA OBSERVACIONES OBSERVACIONES CONTRATISTA
AUTORIDAD QUE CORRESPONDA ESTUDIA Y DECIDE AL RESPECTO ESTADO DE PAGO DE OBRAS ORDINARIAS NO ACEPTA LAS ACLARACIONES Y OBSERVACIONES CONTRATISTA REALIZA MODIFICACIONES A E.de P.
SI
APROBACION A OBSERVACIONES (OBS. PROCEDEN)
FISCALIZACIN COMPARA CON ANTERIORES Y VERIFICA E. DE P.
ESTADO DE PAGO DE OBRAS ORDINARIAS
1
COMUNICADO A CONTRATISTA (OBS. NO PROCEDEN) ACEPTA LAS OBS. QUE NO PROCEDEN? SI
NO ELABORACION DE COMUNICADO NO ACPETACION DE MODIFICACIONES
Fig.7.2b. TRAMITACIN DE ESTADOS DE PAGO
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CNEL CONTRATISTA FISCALIZACIN
RECEPCIN DE ESTADOS DE PAGO
ESTADO DE PAGO REALIZACIN DE PAGO CHEQUE
ESTADO DE PAGO RECEPCION DE ESTADO DE PAGO Y CHEQUE
CHEQUE
RECEPCION DE DOCUMENTOS (ESTADO DE PAGO / CHEQUE / COPIAS)
PLAZO QUINCENAL PARA PREPARAR PROXIMO ESTADO DE CUENTA
FIN
Fig.7.2c. TRAMITACIN DE ESTADOS DE PAGO
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Tipo de Documento: MANUAL Nombre del Documento: FISCALIZACIN Elaborado por Revisado por: GT/GCG GT/GCG 7.4.2.4.
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COBROS EXTRAORDINARIOS DEL CONTRATISTA.
En general pueden justificarse cobros extraordinarios del contratista, basados en dos situaciones que los causen: Modificacin del proyecto, que signifiquen aumentos en las cantidades de obras. En este caso el CNEL podr autorizar aumentos de obras a valores de contrato. Imprevistos que ocurren durante la construccin del Proyecto, que signifiquen obras extraordinarias no previstas en el contrato. En este caso el monto de estas obras extraordinarias no podr exceder lo provisto en los artculos del 85 al 91 de la Ley Orgnica de Contratacin Pblica.
Si con aprobacin de la autoridad competente y a proposicin de la FISCALIZACIN., hubiese necesidad de ejecutar obras extraordinarias que correspondan a modificaciones o complementacin de la obra contratada, dentro de los porcentajes autorizados, siempre que previamente se haya suscrito el respectivo convenio que establezca las caractersticas y cantidad de obra, precios, plazos y reajustes, CNEL podr anticipar el pago a cuenta de un porcentaje segn la ley, del valor de las obras a ejecutar, cargando dichos pagos al contrato vigente, en calidad de anticipos. Una vez tramitada la Resolucin correspondiente el contratista deber entregar la garanta de las obras extraordinarias contratadas y todas otras aquellas estipuladas en la ley de Contratacin Pblica. Si no se llegase a acuerdo con el contratista, respecto a precios y plazos de obras extraordinarias y la ejecucin de los respectivos trabajos fueren necesarios, el CNEL podr contratar dichos trabajos con otra empresa, quedando obligado el contratista primitivo a dar todas las facilidades del caso para la realizacin de los trabajos.
7.4.2.5.
RECEPCIN DE OBRAS.
La recepcin de obras consiste en verificar y aprobar, una vez que se haya concluido totalmente la obra, que sta se ajusta a los trminos contractuales convenidos, en cuanto a plazo de ejecucin, calidad de los materiales empleados y su elaboracin, cantidad de obra realizada y cumpla con los requisitos de certificacin de instalacin de los servicios pblicos, Inspeccin del Trabajo, del Servicio de Seguro Social u otra entidad reguladora del sector. Adems deber comprobarse el cumplimiento de aquellos aspectos que no quedan reflejados en la obra, que se refieren al grado de eficiencia administrativa exhibida durante la construccin y no tener deudas pendientes que pudieran afectar con posterioridad a CNEL.
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Sin embargo el tema ms importante, como resultado perdurable, ser el de la calidad de la Obra. El cumplimiento de ese objetivo fundamental ser funcin directa de los procedimientos y medidas de control de calidad que el Contratista haya aplicado durante todo el desarrollo de la obra en cada una de sus partes. En este contexto se propone incluir un procedimiento de autocontrol, como actividad final, asociada a la recepcin de las obras y que a continuacin se describe.
a. PROCEDIMIENTO DE PRE RECEPCIN AUTO CONTROLADA. Consiste en que el contratista efecta la pre recepcin de las obras (que puede ser de una tarea inclusive) basndose en una ficha de verificacin que explora los diferentes elementos constructivos estableciendo su conformidad o rechazo. Tiene el doble propsito de fortalecer el compromiso de calidad asumido por el contratista y servir de base para la recepcin institucional de las obras. La ficha de control es elaborada por la FISCALIZACIN para cada unidad de recepcin, o tarea realizada (por ejemplo, obra civiles, lnea, subestacin), el contratista la debe devolver junto con la carta en que comunica el trmino de la obra y solicita la recepcin de la misma. Cuando Este trmite ser condicin indispensable para que el CNEL proceda a nombrar la comisin respectiva, previo informe de autorizacin de la FISCALIZACIN. Esta, a su vez, realiza una verificacin selectiva a travs de las fichas (CC), para comprobar la exactitud de su contenido. El procedimiento debe ser informado al contratista al inicio de las obras formando parte del sistema de autocontrol tcnico de calidad que se describe en la Seccin 7.2.2.2 y de los elementos de planificacin de las obras, descritos en la seccin 8.2.1 Programa de Control de Calidad.
b. RECEPCIN OFICIAL Se inicia con la solicitud escrita del contratista a la FISCALIZACIN, acompaada de las correspondientes cartillas de recepcin. Las recepciones pueden ser parciales o totales, aspecto que deber ser resuelto al inicio de la obra en funcin del tipo de obra, sus posibilidades de subdivisin y habilitacin, e intereses de planificacin estratgicas del CNEL. La recepcin de las obras se formaliza cuando la Comisin Receptora se constituye en la obra, nombrada previamente por el CNEL a solicitud de la FISCALIZACIN, concurriendo el contratista o su representante legal y el Inspector Tcnico. La comisin en referencia, una vez inspeccionadas las obras, en colaboracin con la FISCALIZACIN, podr recibir obras sin observaciones, con observaciones (con reservas) o rechazarlas por considerar que stas no han sido terminadas o porque existen defectos de
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consideracin en ellas, situacin que no debiera presentarse con el esquema de inspeccin auto controlada. Cuando la comisin formaliza una recepcin con reservas, la FISCALIZACIN deber hacer cumplir las rdenes indicadas en el acta dentro de los plazos que en la ley de Contratacin Publica se estipula. Los principales documentos obligatorios que deben estar reunidos al momento de constituirse la comisin, aparte de las carpetas administrativas y tcnicas, y segn la naturaleza de las obras, son los siguientes: Certificado de Recepcin de la obra as como: de vas, caminos, medio ambiente, expedidos por instituciones ajenas a CNEL. y que acepten conforme reglamentaciones vigentes la ejecucin de obra Certificado de la Inspeccin del Trabajo correspondiente y Seguro Social, que acredite que no existen reclamos pendientes de ndole laboral Certificado de consumos de servicios. Se hace presente que para acreditar que no existen deudas pendientes por dicho concepto, al trmino de las obras, el contratista deber presentar certificados de los servicios pertinentes, no aceptndose declaracin jurada Certificado en el cual conste que las obras complementarias, si existen el contrato, estn terminadas y han sido ejecutadas e inspeccionadas conforme con los planos, especificaciones y reglamentos vigentes
Los documentos que se emiten durante el proceso de recepcin de obras son bsicamente; Carta (y cartillas de autocontrol) del Contratista a la FISCALIZACIN solicitando la recepcin de la obra; Informe y solicitud de la FISCALIZACIN a la autoridad para que designe una Comisin Receptora; Oficio con nombramiento de la Comisin, confeccionada por la Autoridad; Actas de recepcin segn prototipo, confeccionada por la FISCALIZACIN y firmada por los integrantes de la comisin, Informe de calificacin final del Contratista, segn prototipo, confeccionada por el Inspector Tcnico de Obras y firmada por los integrantes de la Comisin. Se consignar en el Libro de Obras para dejar constancia de la recepcin;
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Memorndum de la FISCALIZACIN a la Autoridad correspondiente acompaando la documentacin de la obra para que se efecte la liquidacin contable del contrato. Para ello incluir el ltimo Estado de Pago con los ajustes finales de cantidades de obra, aumentos, obras extraordinarias.
Se incluye grfico con el flujo de actividades e informacin con el procedimiento para la liquidacin del contrato, como antecedente ilustrativo adicional, por cuanto esta labor no forma parte de las funciones de la FISCALIZACIN, la cual slo proporciona los antecedentes necesarios para que una unidad especializada formalice la liquidacin final. RECOMENDACIONES El proceso de recepcin, en cuanto a su desarrollo en el tiempo, se establece a continuacin (debera regularse como poltica interna) o ser segn el reglamento que lo gobierne. La FISCALIZACIN deber tener muy en cuenta lo relativo a fechas y plazos que se refiere a: Cumplimiento de los plazos contractuales (incluye posibles aumentos) y fecha de trmino de la obra. Plazos para la designacin de la Comisin Receptora. 15 das Constitucin de la comisin en la obra 15 das. Fecha Acta de Recepcin. Plazo dado al Contratista para superar defectos en caso de que estos existan , Plazo de reclamo del Contratista para formular su inconformidad con las observaciones de la Comisin 3 das Plazo de vigilancia y cuidado de la obra posterior a la recepcin que indique en la ley o contrato, Plazos de garantas y responsabilidades posteriores a la recepcin o segn lo establezca la garanta tcnica y las leyes, Plazo para reclamos por vicios ocultos, segn lo indique la ley, Multas asociadas al incumplimiento de los plazos, segn especifique el contrato, por da de atraso,
Plazos para la devolucin de garantas y liquidacin del contrato,
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Se debe armonizar lo que determina la Contralora GENERAL DEL ESTADO en Acuerdo 039 CG 9009.- 408-29; Recepcin de las obras Se llevarn a cabo dos tipos de recepcin: una provisional que se efectuar 15 das despus de que el contratista de la obra haya notificado por escrito la finalizacin de las obras de construccin y otra definitiva que no podr realizarse en un plazo menor a seis meses despus de la fecha de la recepcin provisional. En ambos casos, se elaborar un acta de recepcin, donde se indicar cmo se desarroll el proceso constructivo y la condicin en que se recibe la obra; para la recepcin provisional se indicar al menos, si sta se recibe a satisfaccin o con observaciones, en cuyo caso se sealarn las causas de ello, para que el constructor proceda a corregir los problemas. Las actas sealarn como mnimo lo siguiente: Los antecedentes contractuales de la obra. Condiciones generales de ejecucin, condiciones operativas. La calidad y cantidad de las obras ejecutadas. Liquidacin econmica que incluye el monto cancelado y el que falta por cancelar por concepto de avance de obra, reajuste de precios, obras extraordinarias y cualquier otro rubro contemplado, si la recepcin es provisional. Si sta es definitiva, las cuentas deben estar finiquitadas y no se admite reclamos pendientes de las partes. Liquidacin de plazos que incluye el plazo empleado en la ejecucin, incluyendo prrrogas. Se establecern las sanciones a las que hubiere lugar.
Si las obras se reciben a satisfaccin o con observaciones, y en este ltimo caso, las razones para que sea as. Cuando la obra se realice por administracin directa, las recepciones provisional y definitiva sern realizadas por una comisin de representantes de los futuros usuarios, en presencia del administrador de la obra y su equipo; cuando se ejecute por contrato, actuarn en la recepcin el contratista y los integrantes de la comisin designada por la mxima autoridad de la entidad contratista, integrada por el administrador del contrato y un tcnico que no haya intervenido en el proceso de ejecucin del mismo. El hecho de que la obra sea recibida a satisfaccin en el acto de recepcin oficial, no exime al constructor de su responsabilidad por vicios ocultos, si stos afloran durante los diez aos posteriores a la fecha de la recepcin definitiva. El constructor o contratista deber a comunicar por escrito, al jefe de fiscalizacin, la finalizacin de las obras a su cargo, para que proceda a su recepcin. Esta comunicacin formaliza la fecha de trmino de las obras y constituye una constancia de que este hecho fue oportuna y debidamente comunicado a la administracin. En forma
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previa a la recepcin del proyecto se efectuar una revisin de las obras a fin de consignar sus resultados en el acta de recepcin, especialmente si se detecta algn problema, en cuyo caso, ste deber sealarse al constructor para su correccin inmediata, o para que asuma las responsabilidades correspondientes. Durante la revisin de las obras para su recepcin, sea provisional o definitiva y hasta la suscripcin del acta correspondiente, deben estar presentes las partes interesadas en el proceso. Si la ejecucin se realiz por administracin directa, los representantes de los futuros usuarios recibirn la obra de parte del administrador de la obra previa revisin de sta, y al finalizar, los participantes suscribirn el acta elaborada, con las salvedades que consideren pertinentes. Si la obra se ejecut por contrato, el Jefe de fiscalizacin y fiscalizadores actuarn suministrando toda la informacin necesaria a la comisin de recepcin integrada por profesionales designados por la mxima autoridad. Los resultados se consignarn en el acta, la cual suscribir, haciendo las salvedades que estimen pertinentes. La recepcin provisional se efectuar para probar la obra en condiciones de servicio de manera que la entidad verifique su adecuada operacin o funcionamiento y, a la vez, dar oportunidad al constructor de corregir, en los seis meses comprendidos entre la recepcin provisional y la definitiva, los defectos detectados durante la revisin; dicho plazo se considera suficiente, pues si el constructor comunic formalmente la finalizacin de las obras fue porque consider que haba cumplido con lo especificado y con la totalidad de los trabajos. La recepcin definitiva por su parte, constituye el cierre oficial de la etapa de construccin y la terminacin del contrato, de manera que no deben quedar reclamos pendientes y cualquier reparacin que se hubiere hecho constar en el acta de recepcin provisional, en ese momento debe estar terminada. Se establecer una definicin clara del alcance de la labor de mantenimiento que deber efectuar el constructor durante el perodo comprendido entre la recepcin provisional y la definitiva, tema que, deber constar en las especificaciones tcnicas, considerando el mantenimiento como un rubro o actividad del contrato. Adems, deber definirse la forma en la cual ser pagado el servicio. No obstante se haya realizado la recepcin definitiva de la obra a satisfaccin, si durante los diez primeros aos de funcionamiento surgen o se manifiestan problemas que no pudieron detectarse durante o inmediatamente despus de la construccin, el Constructor debe responder por ello, segn las leyes vigentes en relacin con la responsabilidad por vicios ocultos.
7.4.2.6.
CALIFICACIN DEL CONTRATISTA
Este procedimiento se refiere a la calificacin del contratista de acuerdo a los siguientes parmetros: Se calificar al contratista al momento de la recepcin de las obras.
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La calificacin ser efectuada por la Comisin Receptora (3 profesionales) asesorada por el Inspector Tcnico de la Obra. Los antecedentes escritos que se aportan son las calificaciones parciales FISCALIZACIN - Comisin, los informes de avance de obra, las anotaciones en el Libro de inspeccin, los certificados de los ensayos y el conjunto de formularios, cuadros y cartillas que muestran la historia de la obra. La calificacin final es el resultado de aplicar una tabla de notas con puntajes que ponderan los diferentes aspectos a evaluar. (Se emplear la tabla que definan las bases administrativas especiales de cada contrato en particular.) Se efectuar al menos una precalificacin durante el desarrollo de la obra, o las que sealen las bases, al 50% del avance y la practicar el Inspector Tcnico de Obras y un profesional, de preferencia el mismo que participe en la calificacin final. Estas calificaciones parciales se anotarn en el Libro de Inspeccin y se remitirn al Jefe del Departamento respectivo. El contratista podr apelar dentro de un plazo de 20 das corridos a partir de la notificacin. Se dejar constancia de la calificacin y se acompaar los formatos con el detalle en el Acta de Recepcin realizada por la comisin. El contratista con la firma del acta se dar por notificado del resultado. El promedio de las calificaciones parciales tiene una ponderacin de un 30% en la calificacin que se consigna en el Acta de Recepcin Final. Acta de Recepcin y calificacin se remiten a la respectiva autoridad.
Cabe hacer notar que entre los antecedentes a tomar en cuenta por la comisin se han incluido los informes de avance de obra por contener stos valiosa informacin del perodo en que se desarrollaron las obras. Respecto a la calificacin propiamente tal, es importante destacar el alto porcentaje de ponderacin que se le asigna al rubro Exigencias Tcnicas, entre 60% y 80% del total, lo cual no hace sino corroborar la consistencia de ese criterio con una poltica que prioriza la calidad, concepto que debe tener permanentemente presente la FISCALIZACIN y trasmitirlo al contratista, as mismo la desagregacin de los factores a calificar pueden ser otros que el ejemplo. El sistema de autocontrol de calidad del contratista y los procedimientos de recepciones parciales debern contribuir a que los resultados finales de las obras, y por consiguiente las calificaciones, sean buenas y satisfactorias. A continuacin se presenta el grfico que muestra el flujo de informacin y actividades del procedimiento de calificacin de la obra y gestin del contratista (Fig.7.3. - 7.4 Y 7.4.1). Adicionalmente en los anexos respectivos
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se puede observar los prototipos de formularios de calificacin, precalificacin y calificacin final (FO-CNEL-CORP-GT-17 / FO-CNEL-CORP-GT-18).
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RECEPCIN Y CALIFICACIN A PROVEEDOR AL 50% DE EJECUCIN DE LA OBRA

CONTRATISTA
OBRA EJECUTADA REAL ALCANZA EL 50%
CNEL
SOLICITUD RECEPCIN DE OBRA A FISCALIZACIN ELABORACIN DE INFORME Y SOLICITUD DE RECEPCIN DE OBRA E INSPECCIN DE OBRA CORRESPONDIENTEMENTE
COMISION NO ELEVA ACTA DE RECEPCION POR CONSIDERAR QUE LAS OBRAS NO HAN SIDO TERMINADAS O DEBEN MODIFICARSE. NO SE CALIFICAR A CONTRATISTA HASTA QUE SE OTORGUE LA RECEPCION DE OBRAS
Solicitud de Inspeccin de Obra a autoridad Competente
AUTORIDAD DETERMINA COMISIN Y PRESIDENTE
COMISIN DESIGNA FECHA PARA CONSTITUIRSE EN TERRENO
COMISIN INSPECCIONA CON FISCALIZACIN Y CONTRATISTA
INFORME FISCALIZACION A COMISIN
NO CUMPLE INSPECCIN
SI
REALIZA EL ACTA DE RECEPCIN DE OBRAS
Acta de Recepcin de Obras
Calificacin
CALIFICACION DEL CONTRATISTA Y SUBCONTRATISTA
ESPERA A LA CALIFICACIN FINAL A LA ENTREGA TOTAL DE OBRA
FIN
Fig.7.3.: CALIFICACIN A PROVEEDOR AL 50% DE EJECUCIN DE LA OBRA
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RECEPCIN Y CALIFICACIN A PROVEEDOR AL FINAL DE EJECUCIN DE LA OBRA

CONTRATISTA CNEL
TERMINADOS LOS TRABAJOS EL CONTRATISTA SOLICITA RECEPCION DE OBRAS
Comunica a fiscalizacin
CONTRATISTA RESUELVE TEMAS PENDIENTES
FISCALIZAC. VERIFICA TRMINO ADECUADO
SI
SI
ACEPTA CONTATISTA
FISCALIZACIN ESPECIFICA PENDIENTES
HAY PENDIENTES?
NO
NO
REALIZA EL ACTA DE PEDIDO DE ACEPTACIN DE OBRAS
FISCALIZACIN PIDE COMISIN Y ESPECIFICA PENDIENTES AUTORIDAD COMPETENTE DESIGNA COMISIN Y PRESIDENTE
FISCALIZACIN ENTREGA DOCUMENTACIN DE OBRA
COMISIN DESIGNA FECHA DE CONSTITUCIN EN OBRA
COPIA CONTRATISTA
COMUNICA A FISCALIZACIN
FIG. 7.4: RECEPCIN Y CALIFICACIN AL FINAL DE LA OBRA
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CONTRATISTA
CNEL
2
COMISIN ANALIZA LA OBRA
SI ACEPTA LA OBRA
NO ESTA CONDICONADA?
SI
LA COMISIN ACEPTA CON RESERVAS DE REPARACIN
ACTA DE RECEPCIN DE OBRA CON RESERVAS
ACTA DE ACEPTACIN DE OBRA LIBRO DE INSPECCIN
NO SI LA COMISIN NO ACEPTA LA OBRA CONTRATISA ACEPTA? CERTIFICADO REPARACIN DE OBRA
LIBRO DE INSPECCIN INFORME DE RECHAZO DE COMISIN NO
LIBRO DE INSPECCIN
EL ACTA DE RECEPCION SERA FIRMADA POR LOS MIEMBROS ASISTENTES DE LA COMISION, EL DIERECTOR DE OBRAS Y EL CONTRATISTA SI LO DESEA, COMISION ELEVA A LA AUTORIDAD CORRESPONDIENTE INFORME RECHAZANDO RECEPCION EXPLICANDO SUS MOTIVOS.
SI CONTRATISTA NO REALIZA LAS REPARACIONES Y CAMBIOS ORDENADOS, CNEL PODRA LLEVAR A CABO LA EJECUCION DE ESTOS POR CUENTA DEL CONTRATISTA Y CON CARGO A RETENCIONES DEL CONTRATO U OTRAS GARANTIAS VIGENTES
PRESIDENTE DE COMISIN INSPECCIONA REPARACIONES DENTRO DEL PLAZO FIJADO POR LA COMISION
SE CALIFICA A CONTRATISTA DE ACUERDO A REGLAMENTACION VIGENTE.
INFORME CALIFICACIN FINAL
SE ESPERA EL TERMINO DE LEY PARA EL FINIQUITO DEL CONTRATO
FINALIZACIN DE CONTRATO
FIG. 7.4.1: RECEPCIN Y CALIFICACIN AL FINAL DE LA OBRA
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8. METODOLOGA PARA EL CONTROL TCNICO DE LA OBRA
8.1. GENERALIDADES La funcin ms importante de la FISCALIZACIN tiene que ver con la fiscalizacin tcnica de la obra. Sus acciones estn dirigidas principalmente en que cumpla el contratista, de la mejor forma posible y dentro de los plazos, el objeto del contrato. Para ello la FISCALIZACIN deber tener presente las siguientes premisas respecto a la responsabilidad que le cabe en su materializacin: La responsabilidad de la Inspeccin Tcnica de la Obra consiste en verificar que el contratista aplica adecuadamente sus capacidades y recursos, empleando procedimientos de control conforme a los cuales puede asegurar que la calidad de los resultados ser la especificada en los documentos tcnicos del contrato. La responsabilidad tcnica por el cumplimiento del contrato de calidad es del contratista, como ejecutor de los trabajos y hasta la Recepcin Final, independiente de los anticipos econmicos que se le proporcionan durante el desarrollo de los trabajos.
Las obras de construccin se caracterizan por ser productos que incorporan mltiples elementos con un alto componente de valor agregado. En su produccin intervienen numerosos factores que deben tenerse presentes para implementar un sistema de control de calidad entre los cuales se pueden distinguir los siguientes: Un gran nmero y variedad de materiales y procesos que las convierte en una actividad compleja de organizar y controlar. Una pronunciada interrelacin de procesos constructivos que se influyen, muchos de ellos, en actividades secuenciales y concatenadas. Una importante cantidad de elementos con potencial crtico respecto al conjunto. Un alto factor de riesgo relativo a las consecuencias que puede acarrear un defecto o falla en otras actividades. Una componente humana expresada en la importante cantidad de obra de mano que conlleva la construccin de las obras. Un nivel de complejidad y falta de madurez del diseo. Las frecuentes soluciones no probadas y las condiciones locales conspiran respecto al xito deseado.
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Un factor de costo que no evidencia fcilmente los beneficios de contar con los procedimientos de control de calidad respecto a no tenerlos.
El propsito del presente captulo es establecer un conjunto de procedimientos destinados a asegurar el control de calidad de las obras. El sistema consiste en implementar una serie de acciones planificadas y sistemticas, necesarias para proporcionar la confianza adecuada para que los trabajos resultantes satisfagan los requisitos especificados en el proyecto. El esquema de control de calidad que se propone corresponde a lo que se podra denominar Sistema Mixto por cuanto entrega la responsabilidad del control de la obra al contratista, en forma de procedimientos documentados. La FISCALIZACIN realiza una supervisin de sta mediante una inspeccin selectiva que tiene el objeto de verificar que las actividades de autocontrol que el contratista realiza y declara se efectan correctamente ajustadas a la realidad y son verdaderas. Es indudable que la aplicacin ptima del sistema de control compromete al conjunto de elementos que lo hacen posible, vale decir, la estructura organizacional del contratista, la definicin de responsabilidades, los procedimientos, los procesos y los recursos econmicos, los cuales debern adaptarse al esquema de aseguramiento de la calidad. Por tratarse de un sistema mixto, autocontrol e inspeccin selectiva, el diseo del Sistema de Control se objetivaba en forma prctica en el traspaso y definicin de la responsabilidad contractual de la calidad y de los procedimientos para lograrla, al contratista, partiendo de la base que dispone de la capacidad organizativa para su implementacin. Adicionalmente se parte de la premisa que el sistema de autocontrol lo beneficia directamente como una efectiva herramienta de gestin. Para que el sistema tenga xito es necesario tener en cuenta tres factores principales que inciden en su funcionamiento: Que el esquema de control de calidad sea bien comprendido, bien recibido por el contratista se aplique en forma completa y sea eficaz. Que los estndares de calidad proyectados satisfagan las exigencias y expectativas de los usuarios. Que se ponga un mayor nfasis en la prevencin de los problemas que en la deteccin de los mismos despus de que ocurran. El esquema de control completo tiene carcter de preventivo, dada la naturaleza de los trabajos de construccin. Los requisitos mnimos previos a la puesta en marcha de un sistema de control a aplicar en una obra especfica, se resumen en los siguientes tres puntos:
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Que el proyecto est completo y totalmente definido respecto a planos y especificaciones tcnicas, de modo que los estndares de formas, materiales y procesos constructivos describan y expliquen inequvocamente la calidad esperada. Que se conozca bien el proyecto en todos sus detalles para estar atento a los posibles factores de alteracin del mismo, y Que el contratista cuente con los recursos humanos suficientemente capacitados para aplicar cabalmente el sistema, particularmente los procedimientos de las cartillas de control de calidad.
En general, las partes deben percibir que la aplicacin del programa de control de calidad es prioritaria y que los beneficios que genera son tanto para el contratista como para CNEL. Los trabajadores de todos los niveles, deben estar conscientes de la ventaja de realizar un trabajo bien hecho y de los efectos negativos que un trabajo mediocre produce en otros trabajadores, hacia el mandante, en los usuarios finales, en los costos y en la economa social. Por el contrario una adecuada implementacin de un sistema de calidad se traduce en positivos resultados en la obra, y en la optimizacin de los recursos humanos, en los costos, en la ganancia de prestigio de imagen pblica de sus gestores y en la confianza y reconocimiento de los usuarios. 8.2. ESQUEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD El plan de calidad para el cumplimiento de los requisitos de la obra contratada est compuesto por 3 procedimientos y sus respectivas herramientas de control tcnico, que se refiere a: Procedimientos de autocontrol del contratista. Controles de Laboratorio de Ensayos de Materiales. Verificacin e Inspeccin selectiva de la FISCALIZACIN
El sistema de control tcnico de estos 3 elementos funciona sobre la base de un conjunto de formularios de planificacin y cartillas de control, tipificadas para cada tipo de obra, que obligatoriamente deben ser acordados entre el contratista o su representante y el Inspector encargado de la obra, formando parte del procedimiento de recepcin de partidas parciales de obra, de elementos piloto y de la recepcin final. 8.2.1. 8.2.1.1. HERRAMIENTAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL AUTOCONTROL FISCALIZADO PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIN DE PARTIDAS
El sistema consiste en la utilizacin de Cartillas de Control para cada una de las actividades en que es conveniente y factible dividir la obra, en funcin de la importancia relativa de
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sus resultados en el conjunto. Las cartillas (C.C.) son formularios que contienen una lista con diversos requerimientos o aspectos tcnicos que pueden ser verificados mediante casilleros en que se anota el cumplimiento correspondiente. Adicionalmente dispone de casilleros de uso exclusivo de la FISCALIZACIN para la verificacin selectiva en terreno, comprobando que los datos entregados por el contratista se ajustan a la realidad. Para la aplicacin de las cartillas su proceso ser el siguiente: a) Con el proyecto completo en su poder la FISCALIZACIN selecciona todas las actividades - partidas a controlar por parte del Contratista y configura con ellas el Programa de Control de Calidad segn punto 7.3.8, empleando el formulario prototipo inserto en la base de datos. b) Seguidamente escoge y adapta a las particularidades del proyecto las cartillas tipo contenidas en la base de datos computacional, incorporando los antecedentes repetitivos de identificacin de la obra. Confecciona as el grupo de cartillas de control, correspondientes al programa definido previamente, dndolas a conocer al encargado responsable de la obra y discutiendo su contenido para llegar a un acuerdo en que prime el control de los aspectos principales de la calidad, en la ejecucin de las actividades. c) Proporciona el listado de actividades y las cartillas de control al contratista o a su representante, inicindolo en el sistema de aseguramiento de la calidad. d) El contratista, a medida que se desarrollan los trabajos de construccin, aplica las cartillas de control a las diferentes actividades de cada parte de la obra, indicando con el visto bueno (V B) el cumplimiento conforme de todos los sub tems contenidos en la cartilla. La no-conformidad queda con casillero vaco hasta que se cumpla el requerimiento satisfactoriamente. e) Para solicitar la recepcin parcial de una partida y que necesariamente debe corresponder a una actividad con cartilla, el contratista debe solicitar por Libro de Inspeccin su recepcin y para cuyo procedimiento concurrir acompaando la(s) cartilla(s) llenadas con el nmero de hoja, nombre del responsable que verific el cumplimiento de los requerimientos con V B y la firma del encargado de la obra en calidad de representante del contratista. En esta etapa la cartilla no deber indicar fecha. f) La FISCALIZACIN concurre a la obra para proceder a la recepcin de una partida y autorizar de este modo la iniciacin de la siguiente actividad. Ser absolutamente indispensable que en ese momento el Contratista entregue a la FISCALIZACIN las cartillas de control debidamente llenadas, correspondientes a las partes de obras que solicita se le recepten.
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g) La FISCALIZACIN verificar el contenido de la cartilla practicando una inspeccin selectiva a algunas unidades o sectores para comprobar que el contenido especfico de estas se ajusta a lo que es posible visualizar en terreno, sealizndolas en la cartilla, en el espacio reservado para este fin. Se pueden producir 3 situaciones: RECEPCIN CONFORME Los elementos seleccionados cumplen satisfactoriamente existiendo coincidencia con lo que indica la cartilla de control. Consecuentemente la FISCALIZACIN da por recibida la partida asumiendo que todos los dems elementos tambin cumplen, pero responsabilizndose funcionalmente slo por los elementos verificados efectivamente. En este instante firma conjuntamente con el representante del contratista la cartilla, le pone fecha y deja constancia somera de la recepcin de la partida en el Libro de Inspeccin. RECEPCIN RECHAZADA Los elementos seleccionados no cumplen ampliamente con los requerimientos indicados en la cartilla. La FISCALIZACIN devuelve la cartilla al encargado de la obra y no procede a recibir la partida solicitada, escribiendo en el sector reservado para observaciones las causales identificables con la nomenclatura de lneas y columnas. En el Libro de Inspeccin u Obras dejar constancia del rechazo. En la misma ocasin se acuerda una nueva fecha para recibir la partida, una vez superadas las observaciones y empleando la misma cartilla. Llegada la fecha acordada la FISCALIZACIN efecta nuevamente una inspeccin selectiva, siendo recomendable realizarla a otros elementos y no a los rechazados inicialmente. RECEPCIN CON OBSERVACIONES Se produce cuando los elementos seleccionados son motivo de observaciones menores, parciales, no representan riesgos para el resultado final esperado y de fcil solucin. La FISCALIZACIN recibe con observaciones y el compromiso del contratista de efectuar las correcciones del caso e incorporarlas en las recepciones sucesivas similares. Si en una recepcin parcial futura se vuelven a producir las mismas observaciones deber rechazar las cartillas de plano y acordar una nueva oportunidad. Todas estas situaciones quedarn consignadas escuetamente en el Libro de Inspeccin y Obras. h) Con las cartillas de control aceptadas la FISCALIZACIN confecciona un registro llamado Cuadro Resumen Controles que consiste en un formato preestablecido para cada tipo de obra en el cual se indica en los respectivos casilleros las actividades receptadas para cada unidad o parte en que se divide la obra. La informacin que contiene permite visualizar las partidas ejecutadas y aquellas que fueron sometidas a inspeccin selectiva, ilustrando respecto al proceso de muestreo.
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En efecto, es de inters que los elementos que se elijan para la inspeccin selectiva, a travs del desarrollo de la obra, sean siempre diferentes de modo que se produzca una adecuada distribucin en el muestreo del conjunto. Es, por consiguiente, importante que la FISCALIZACIN porte el cuadro resumen en cada recepcin que practique. i) Al final de la obra la FISCALIZACIN dispondr de un grupo de cartillas encabezadas por el cuadro resumen, todo lo cual dar cuenta documentada del autocontrol practicado por el Contratista y de la fiscalizacin efectuada por la FISCALIZACIN Esta informacin servir como elemento de juicio a tomar en cuenta para la calificacin del contratista y como respaldo a la gestin de la FISCALIZACIN ante la posibilidad de algn futuro problema de calidad en la construccin. El sistema de control de calidad aplicado a las obras admite algunas variaciones y complementos para lo cual se tendr en cuenta los siguientes criterios: Cada elemento o parte de la obra sujeta a control deber verificarse con todos los requerimientos que figuran en la respectiva cartilla. Ser posible saltar elementos, no llevando necesariamente un orden correlativo cuando las circunstancias lo ameriten, postergando su control y recepcin para otra oportunidad. Los casilleros no ocupados de la cartilla se anularn con una raya al momento de la aceptacin por parte de la FISCALIZACIN Cuando en la inspeccin selectiva sobre algunos elementos se produce un rechazo por incumplimiento, no ser posible dejar fuera del grupo aquellos y sustituirlos por otro muestreo para alcanzar la aprobacin de la cartilla completa. Se proceder por la va de la excepcin slo cuando la relacin muestra-grupo permita inferir que la muestra que no cumple, no es representativa del conjunto. Es un caso aislado que no compromete a la totalidad ni en modo alguno a un proceso crtico. Puesto numricamente, 2 muestras sobre 8 con una deficiente, no es igual a 6 muestras sobre 24, tambin con una que no cumple. En este ltimo caso sera posible postergar y sustituir dicha muestra por otra, la cual, con un resultado conforme, permitira recibir la partida correspondiente. El sistema de control de calidad descrito requiere necesariamente de la implementacin de mecanismos que permitan su correcta aplicacin. RECOMENDACIONES: Incluir el sistema de control tcnico de las obras en las bases de las propuestas como un sistema oficial de cumplimiento obligatorio para las partes. Establecer los procedimientos reguladores para las situaciones de incumplimiento por parte del contratista, Estas se resumen bsicamente en que ste no acata la adecuada prctica de los procedimientos, que pueden variar desde un reiterado incumplimiento parcial detectado en los requerimientos por actividad definidos en las
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cartillas de control, hasta el abandono total del procedimiento de control, ejecutando partes de la obra omitiendo el procedimiento completo de fichas de recepcin. Sanciones por incumplimiento En las sanciones al contratista, las atribuciones de las personas encargadas de la administracin y la fiscalizacin del sistema debern ser claramente estipuladas en los pliegos de la contratacin, las que se regiran, en principio, por los siguientes criterios: Inconsistencia reiterada en las sub actividades de la cartilla: Se traduce en rechazo de la partida que repercute en los plazos parciales y/o finales, correspondiendo aplicar las sanciones establecidas para estas situaciones. El Inspector de Obras informa del hecho y sus consecuencias en el programa de construccin a la jefatura, para su conocimiento. La sancin final se traduce en ltimo trmino en multas pecuniarias por nocumplimiento de plazos y en una mala calificacin por este concepto y faltar a los procedimientos de control de avance de la partida de obra. Dependiendo de la actividad que no fue verificada corresponde una sancin ms o menos severa. As, todas aquellas que pertenecen al grupo de actividades de la obra civil con compromisos estructurales y posibles vicios ocultos, como ser hormigones, refuerzos estructurales de hierro, instalaciones embutidas, etc., para las cuales no es posible aplicar el procedimiento de control de calidad, dado que no es un proceso recuperable, se aplicar una sancin sobre la base de una multa en dinero. Esta multa en dinero representara el costo de tener que realizar una inspeccin a posteriori de cada elemento, aparte de los costos de ensayos de laboratorio, toma de testigos y verificaciones destructivas que pudieran requerirse, todos de costo del contratista. En funcin de la repeticin de la falta, la multa ser progresiva hasta la cantidad de n transgresiones que ms all de un lmite darn motivo para poner trmino anticipado al contrato. En cada caso el Inspector Tcnico de Obras notificar la ocurrencia de la falta a la jefatura para que sta tome conocimiento y apruebe o resuelva respecto a la sancin a aplicar al contratista. El incumplimiento en las actividades de las partidas de terminacin que se mantienen a la vista (grupo de contacto visual), y que son susceptibles de cambiar sin introducir perturbaciones y menoscabo a la obra, involucran un riesgo que asume el contratista. En efecto, una inspeccin rigurosa a posteriori podra significarle sustituir materiales y rehacer partidas de obra que no cumplen con las condiciones de calidad del proyecto.
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De todos modos, en los aspectos pertinentes y en cualquier caso de omisin de una cartilla de control y su procedimiento de verificacin por parte de la fiscalizacin se confeccionarn y suscribirn stas, consignando el hecho en el "Libro de Inspeccin" y en el Libro de Obras. Adicionalmente se aplicarn multas en dinero, progresivas en funcin de la cantidad de procedimientos omitidos y sancionadas por la jefatura previa notificacin por escrito de la fiscalizacin. Para definicin de la cantidad de elementos o unidades que sern motivo de una inspeccin selectiva, para cada inspeccin de recepcin de una partida parcial, corresponde a una tcnica de muestreo para control de calidad, que se describe segn el tipo de obra en los anexos. Se desarrolla parcialmente un ejemplo de aplicacin para construccin de subestaciones en el captulo 10 y que esperamos estos ejemplos crezcan de forma documentada a medida que se aplica el modelo a las diferentes obras Fiscalizadas, generando casos reales que sirvan de consulta. 8.2.1.2. CRITERIOS PARA LA GENERACIN Y ELABORACIN DE LAS CARTILLAS DE CONTROL Para la seleccin de las actividades de ejecucin de obras que requieren de cartillas de control, para asegurar un resultado de calidad, se tendr presente las siguientes consideraciones: a) El sistema de cartillas tiene el objetivo principal que los ejecutores de las actividades (empleados contratista) las utilicen como instrumentos de gua y de chequeo (autocontrol), para cerciorarse de que las partidas estn siendo bien ejecutadas y conforme a especificacin. b) Consecuentemente con lo antedicho, a mayor cantidad de actividades sometidas a un proceso de autocontrol, mejores sern los resultados particulares de cada una de ellas y el producto global, con la condicin que el esquema se aplique correcta y seriamente dentro del concepto para el cual se implementa. c) El nmero de cartillas o el volumen de papel no debe estar limitado por la cantidad de verificaciones que representa para la fiscalizacin su control: es preferible flexibilizar los criterios de inspeccin selectiva, en cuanto a disminuir la cantidad de muestras a verificar. Es posible identificar un grupo de actividades que renen la condicin de ser terminales puesto que no afectan o condicionan a otra partida, permanecen a la vista todas sus caractersticas, (sin vicios ocultos), son fciles de remover y sustituir y no son crticas para la estabilidad del conjunto, por consiguiente las verificaciones de fiscalizacin pueden ser postergadas y acumuladas. No obstante, el contratista debe cumplir oportuna y cabalmente con el procedimiento que le corresponde para cada actividad.
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d) No todas las actividades a controlar tienen el mismo peso. En funcin de la perdurabilidad de la obra en el tiempo, de la seguridad, estabilidad y usufructo por parte de los usuarios, as por ejemplo en el caso de lneas costeras es importante el chequeo de calidad en cuanto a materiales y su resistencia al ambiente salino. e) La desagregacin de cada actividad al interior de la misma, en sub actividades y elementos sujetos a control, debe concebirse tambin en la forma descrita en el punto a ms como una herramienta de exploracin de todos aquellos factores que tienen incidencia en la correcta ejecucin de la partida al momento de su ejecucin y autocontrol por parte del contratista, que solamente una herramienta de verificacin para la fiscalizacin. Las cartillas son Especificaciones Tcnicas de Procesos, que tanto ms completas sean, tanto mejores sern los resultados de calidad de las obras. f) Las cartillas de control deben ser concebidas en un contexto dinmico en cuanto a la flexibilidad para incorporar, complementar o modificar su contenido, conforme a la experiencia y defectos constructivos que puede surgir en forma generalizada o localmente y que por esta va son posibles de atender y superar (FOCNEL-CORP-GT-19). g) Los defectos de construccin reparables, por ejemplos flechas en el tendido de lneas, o empalmes de lnea, tendrn una cartilla especfica por ese concepto, en que se consignar el procedimiento de reparacin y sus elementos constitutivos. Estas cartillas sern propuestas por el contratista y aprobadas por la fiscalizacin, previo a su puesta en prctica, como una actividad ms de control y constancia, como elemento de respaldo. El esquema bsico a tener presente. A modo de referencia conceptual para construcciones ms complejas es la siguiente: REA VITAL PRIMARIA A este grupo de elementos pertenecen las estructuras, instalaciones, montajes, etc. Aseguran la perdurabilidad del bien. Constituyen la base de soporte del resto de la obra y sus reparaciones en casos de fallas, son costosas y traumticas. El control de calidad es prioritario en cuanto a que debe ser ms completo, riguroso y oportuno, incluyendo los ensayos a los materiales. REA DE VICIOS OCULTOS Conformado por aquellos elementos constitutivos de una partida, que una vez que se encuentran integrados quedan incorporados en forma no visible, por ejemplo, estructuras de hierro de refuerzo, impermeabilizaciones, aislaciones, anclajes, puesta a tierra, etc. Pueden simultneamente pertenecer al primer grupo, y de all derivar su nivel de importancia respecto a sus efectos y respectivos controles, sin embargo se
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caracterizan particularmente por la oportunidad en que debe verificarse su cumplimiento. REA DE CONTACTO VISUAL Corresponde a todos aquellos elementos y partidas que permanecen sobrepuestas y expuestas al examen visual y cuya reposicin es relativamente sencilla. A este grupo pertenecen las terminaciones en general y su inspeccin de verificacin consiste en controlar los materiales y su correcta aplicacin, pudiendo establecer un estndar de calidad o patrn (muestra, piloto) con el cual se mide el resto en cualquier momento, siempre que el autocontrol se haya efectuado oportunamente. Estos criterios elementales permiten discernir respecto a la administracin de la metodologa de inspeccin en cuanto a prioridades, alcances, grado de inspeccin selectiva, etc. As los tems que no tiene relevancia para la calidad final o no quedan incorporados a la obra, puede prescindir de cartilla, por ejemplo, el letrero indicativo de la obra, los cierros provisorios, etc.
8.2.1.3.
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DE OBRAS TERMINADAS
Este procedimiento aplica tanto para la recepcin final de obra o parcial de la misma, para el desarrollo de la recepcin de las obras al trmino de stas, se emplea una cartilla de control nica para cada unidad de obra (torre, tramo de lnea, estructura, etc.), designada Control Pre recepcin o Recepcin, cartilla cuyo propsito es someter las obras a examen una vez concluidas. El procedimiento es similar al de las cartillas de control de actividades: La FISCALIZACIN prepara la cartilla basndose en los elementos a verificar utilizando un prototipo; le proporciona al contratista quin debe practicar un auto chequeo y acompaar dichos documentos con la peticin de recepcin al momento de dar por concluida las obras conforme al plazo estipulado. La Comisin de Recepcin, (o FISCALIZACIN en el caso de recepcin parcial o finalizacin de una tarea) apoyada en las mismas cartillas efecta la verificacin correspondiente, estampando sus observaciones en el espacio reservado a ese fin. Las cartillas con observaciones (no-conformidad) se regresan al contratista para que ste las resuelva a travs del nmero de orden de las cartillas. Se deja constancia en el Libro de Inspeccin. Con este procedimiento se logra una entrega revisada comprometida y documentada de la obra por parte del Contratista y una constancia sistematizada de la recepcin realizada por la comisin. De cumplirse adecuadamente los procedimientos de control de las diferentes etapas y actividades durante el desarrollo de las obras, la recepcin final debiera producirse con ptimos y previsibles resultados.
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El aspecto formal de la cartilla, se lo ha ilustrado en el formato FO-CNEL-CORP-GT-20, este consiste en una hoja con la distribucin de contenido tpico de una obra, de forma parcial, debe recordarse que todo ste material es susceptible de modificacin, con el propsito de adaptarse al tipo de obra en cuestin. 8.2.2. CONTROL DE ENSAYOS DE LABORATORIO
Si en general las partidas elaboradas en terreno cuentan con un procedimiento de control de calidad sobre la base de cartillas por actividad (CC), los materiales que en ellos intervienen disponen, a su vez, del ensayo como una herramienta que permite verificar que sus caractersticas los hacen aptos para ser utilizados en las obras. Los materiales componentes de las obras son mayoritariamente productos elaborados de fbrica, que existen en un amplio rango de variedad respecto a sus caractersticas fsicas y costo. Algunos de ellos vienen provistos con un Sello de Calidad que significa que el proceso de fabricacin del producto cuenta con un cierto control de calidad y que sus caractersticas tcnicas corresponden a especificaciones conocidas y publicadas. Comparativamente estos materiales, respecto a aquellos que no tienen sello de calidad, son ms confiables. Habitualmente terminan siendo, adems, reconocidos por la marca de fbrica y el prestigio de seriedad que este hecho le imprime. En los proyectos de obras los materiales se definen genricamente especificando sus caractersticas tcnicas y formas de aplicacin, recurriendo en ocasiones a designar un producto especfico como tipo representativo del requerimiento. El contratista escoge del mercado el material que mejor se ajusta a lo exigido en las bases y a sus intereses econmicos para ubicarlo en obra y proponerlo a la FISCALIZACIN en la medida que no existan procedimientos de aceptacin, las probabilidades de incorporar un material inapropiado que no cumple los requerimientos, son relativamente altas. En los casos de dudas el ensayo de una muestra constituir una prueba y demostracin evidente tanto para la FISCALIZACIN como para el contratista, que el material cumple lo requerido. Un tema inscrito en estos procedimientos es el de control de calidad ejercido por terceros, los laboratorios, de los materiales elaborados en obra de los cuales los hormigones ocupan el primer lugar. Por su naturaleza, complejidad e importancia para la perdurabilidad de la construccin, no es posible que escapen a la verificacin de sus caractersticas mecnicas. Para estos materiales la FISCALIZACIN pondr especial nfasis en el cumplimiento de los procedimientos de autocontrol del contratista. Igualmente en el caso de recubrimientos metlicos de galvanizado en estructuras de torres, en lneas y sub estaciones.
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En el mismo contexto se encuentran otros elementos y procesos relativos al suelo, supeditados a ensayo como ser, resistencia de soporte del suelo, grado de compactacin, etc., que inevitablemente deben incorporarse a un sistema de control, puesto que sus caractersticas no se perciben a simple vista. As tambin la calidad de los materiales de las estructuras y su recubrimiento, igualmente los cermicos y los conductores todos estos esperan igual atencin el momento de colocarlos en obra, que no presenten daos visibles y que su calidad sea certificada. A continuacin se describe una metodologa para el control de calidad de los materiales y procesos, basados en ensayos de laboratorio, incluyendo las herramientas y procedimientos que permiten a la FISCALIZACIN su adecuada implementacin y seguimiento. 8.2.3. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE ENSAYOS DE MATERIALES
El funcionamiento de un plan de calidad referido a los ensayos de materiales forma parte de un conjunto de elementos cuyo alcance es necesario tener presente para su eficiente aplicacin y obtencin de resultados confiables. A) DEFINICIN DE LOS OBJETIVOS DE CALIDAD QUE SE QUIEREN ALCANZAR Estas definiciones forman parte del diseo, el cual debe establecer sin ambigedades la calidad esperada de los materiales, condicin sin la cual no ser posible hacer exigencias al contratista al momento de aprobarlos, como tambin todo lo relacionado con la medicin y ensayo de los mismos. Al respecto el proyecto deber considerar, al menos, los siguientes puntos: Caractersticas mensurables y que se pueden ensayar en los materiales. Generalmente corresponden a las especificaciones de fbrica del producto. En el caso de los materiales elaborados en terreno, como ser: Hormigones, morteros, y otros, se detallan las caractersticas fsico-mecnicas a travs de valores de comportamientos esperados, su rango de tolerancia y caractersticas de sus atributos. As tambin, ser conveniente considerar la aptitud de uso de los materiales, como la prevencin del mal uso, tema en el cual el almacenamiento juega un papel importante ejemplo los aisladores cermicos. En el caso de construcciones metlicas adems del material es importante el tipo de acabado superficial o recubrimiento. Especificacin de los mtodos de medicin y ensayo. Equivale a definir el tipo de ensayo normalizado que se ajusta a la medicin de los parmetros exigidos por el diseo. Descripcin de los criterios de aceptacin y rechazo de los materiales en funcin de los resultados de los ensayos.
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Requisitos de los equipos de ensayo, mtodos y procedimientos que permitan confiar en la exactitud y precisin de los resultados. Este aspecto afecta bsicamente a la idoneidad de los laboratorios comerciales. En el caso de ensayos o partes de ensayos realizadas por el propio contratista, el sistema debe tomar las debidas precauciones en la toma de muestras. Estas deben efectuarse conforme a procedimientos precisos establecidos en normas de ensayos, para alcanzar el necesario grado de confianza y disponer de la correspondiente cartilla de autocontrol propuesta por el contratista y aceptada por la FISCALIZACIN B) ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD En general la demostracin de la calidad de los materiales es del contratista quien adems, contractualmente, debe demostrar que posee la capacidad para controlar los procesos que determinan la aceptabilidad de los materiales conforme a definicin de proyecto. Mayoritariamente la responsabilidad se traslada al laboratorio en cuanto a procedimientos para la toma de muestras y ensayos de acuerdo a normas oficialmente vlidas. La FISCALIZACIN tiene la responsabilidad de establecer un plan de ensayos basado en los antecedentes tcnicos del contrato, controlar su ejecucin y dar su visto bueno de aceptacin a los materiales. En caso de dudas respecto a los resultados, ordenar ensayos adicionales al programa para verificar su autenticidad o error producido. Para ello el CNEL le entrega la autoridad de la gestin tcnica y administrativa del contrato. C) PROGRAMACIN DE LOS ENSAYOS, INSPECCIN Y EXAMEN DE MATERIALES Las actividades en torno a los ensayos de laboratorio deben quedar supeditadas a una planificacin, de acuerdo a la mayor o menor confianza que induzcan los productos propuestos por el contratista y a la naturaleza de los mismos. Objetivo principal es prevenir el uso de productos que no cumplen con los requerimientos especificados y disponer de un mecanismo de control para, en caso necesario, producir los cambios y modificaciones pertinentes. Adems, costear el gasto por concepto de ensayos de laboratorio.
D) CONTAR CON PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DEL PLAN DE ENSAYOS La puesta en prctica del plan requiere de la implementacin de procedimientos y sus correspondientes herramientas, a fin de permitir a la FISCALIZACIN un control y seguimiento expedito. El conjunto de documentos constituir un registro de calidad de los materiales, respaldo documentado de las actividades desarrolladas para cautelar el mencionado aspecto.
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8.3. CONTROL DE LOS ENSAYOS DE LABORATORIO Las actividades asociadas a los materiales y elementos motivo de ensayo, laboratorio, procesamiento y aceptacin conforme, se presentan estrechamente asociadas al establecimiento de herramientas concretas que facilitan su puesta en marcha y seguimiento tanto para la FISCALIZACIN como para el contratista. 8.3.1. PROGRAMA DE ENSAYOS DE LABORATORIO
Consiste en definir conjuntamente con el contratista una lista de ensayos a determinados materiales conforme a la naturaleza, caractersticas y procedencia de stos. El procedimiento y formulario tipo que para tal fin se implementar, forma parte de las tareas de planificacin de las actividades de ensayos incluidas en el Captulo 7: Plan de Ensayos de Laboratorios (7.3.6). Los ensayos se deducirn de la Lista de Materiales, Marcas, Tipo, en funcin de la confiabilidad de los materiales. Aquellos de reconocida calidad o Sello no requieren ser sometidos a ensayo, no as los hormigones, ensayos de suelo, aceros, recubrimientos, etc. que necesariamente contarn con dicho procedimiento de verificacin y examen. 8.3.2. ENSAYOS DE LABORATORIO
OBJETIVO: Someter a examen las caractersticas de un producto, elemento o material para verificar si rene los requisitos de calidad definidos en las especificaciones tcnicas del proyecto y aptitud para ser utilizado en la obra. En general, para que el ensayo sea objetivo, debe ser realizado por un tercero, normalmente un laboratorio declarado oficial por el INEN, OAE, u otra norma reconocida internacionalmente. Dado el carcter preventivo del sistema, los ensayos deben ser realizados previamente a su utilizacin en obra, excepto los correspondientes a productos elaborados en terreno (ejemplo hormigones). DESARROLLO: Definido el programa de ensayos, punto 7.3.6, el contratista adquiere el compromiso de aplicarlo integralmente. La extraccin de probetas y toma de muestras ser realizada por el laboratorio, cuyo encargado dejar constancia de la visita, fecha y objetivo en el Libro de Inspeccin o de visitas.
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En el caso que excepcionalmente el contratista tuviera que realizar probetas de ensayo (hormigones, aceros, revestimientos metlicos, etc.) deber solicitar autorizacin expresa a la FISCALIZACIN a travs del Libro de Inspeccin. Para cautelar la confiabilidad de la muestra, deber acompaar una cartilla de control del procedimiento de muestreo y confeccin de las Probetas, conforme a los requerimientos mnimos que establecen las normas para el ensayo especfico. Esta cartilla ser aprobada por la FISCALIZACIN. Para permitir el seguimiento de las probetas y su correspondiente ensayo y resultado, la FISCALIZACIN instruir al contratista o a su representante para que ste las numere en orden correlativo. Con esa numeracin sern traspasados los ensayos efectuados al Cuadro Control de Resultados de Ensayos. Conforme a las disposiciones contenidas en las bases del contrato, la FISCALIZACIN recibe en paralelo al contratista, directamente del laboratorio, los resultados de los ensayos. A su vez, traspasar la informacin al Cuadro Control de Resultados de Ensayos calificando el resultado segn que el material cumpla o no cumpla con los requerimientos especificados acuerdo a criterios de aceptacin y rechazo (Normas correspondientes o Especificacin Tcnica). All se definen los parmetros de tolerancia que permiten proceder a la aceptacin o rechazo de los mismos. La no-conformidad de un material, ya sea con o sin ensayo, se traduce en una instruccin al contratista va Libro de Inspeccin, para que ste proponga una solucin que satisfaga las exigencias definidas en las especificaciones del Contrato. Un nuevo material ser objeto de los respectivos ensayos salvo que su procedencia proporcione la necesaria confianza de calidad. A la aplicacin de un material no aprobado corresponde una sancin al contratista que va desde la remocin y sustitucin del material hasta una multa consistente en disminuir el precio en funcin de la menor calidad que se proporciona, (caso tpico de los hormigones), siempre que se site dentro del rango aceptable. En aquellas situaciones en que la FISCALIZACIN tenga dudas respecto a un material o resultado de ensayo, podr ordenar al contratista efectuar ensayos adicionales cuyos resultados predominarn por sobre los programados obligatorios. Estos ltimos sern a cargo del contratista. 8.3.3. CUADRO CONTROL DE RESULTADOS DE ENSAYOS DE LABORATORIO
OBJETIVO: Resumir en un documento todos los ensayos realizados por el contratista de acuerdo al Plan de Ensayos de Laboratorio indicando el tipo de ensayo, elemento o parte de la obra, fecha y resultado. Permite a la FISCALIZACIN el seguimiento de los ensayos y visualizar
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cuantitativamente, en un slo registro, lo efectuado respecto a esta actividad del sistema de control de calidad (FO-CNEL-CORP-GT-21). DESARROLLO: El formulario tipo lo proporciona la FISCALIZACIN al contratista, quien estar encargado de llevarlo al da durante el desarrollo de los trabajos, vaciando correlativamente en el tiempo los ensayos realizados. Mensualmente, acompaando un estado de pago prximo, deber proporcionar una copia a la FISCALIZACIN para mantenerla informada y confrontar dicha informacin con los resultados de los ensayos que obtiene directamente del laboratorio. Con el esquema de control de calidad a los materiales se debiera razonablemente tener fiscalizada la calidad de los mismos. La oportunidad de su aplicacin y elaboracin en la obra se produce a travs del empleo de las cartillas de control (Autocontrol e Inspeccin Selectiva) por actividad y en la recepcin final al trmino de los trabajos. 9. APLICACIN PRCTICA DE LAS HERRAMIENTAS PARA CONTROL DE CONTRATOS
9.1. GENERALIDADES La presente seccin tiene el propsito de presentar, a travs de una gua de utilizacin prctica, el empleo de las diferentes herramientas de ayuda para la gestin fiscalizadora de la FISCALIZACIN, descritos en los Captulos 7 y 8. A modo de documento de consulta rpida, su desarrollo se basa en ilustrar en forma simple, sobre la base de situaciones normales, formas de aplicacin para cada una de los documento, con el siguiente esquema por columna: HERRAMIENTA: Asociado a un cdigo se refiere a todas las herramientas para el control tcnico, administrativo y procedimientos reglamentarios que se disponen en prototipo. Aparte de stas existen 2 actividades, una de las cuales corresponde a los Estados de Pago con formulario establecido por el servicio y recepcin de obra para las cuales es muy difcil establecer una tipificacin por cuanto es funcin de variables propias de cada obra y las condiciones bajo las cuales se aprueban, sin embargo hay una gua. OBJETIVO: Resume la utilidad que presta cada documento de control a fin de conceptualizar la necesidad de su aplicacin. TIPO DE DOCUMENTO:
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Define el origen del formato tipo para bsicamente 2 posibles estados: a) Fotocopia tipo, corresponde a un modelo preestablecido para cada tipologa de obra y que ser posible llenar manualmente y mantener durante su vida til. En este caso podr haber tems no utilizables en un contrato especfico, los cuales simplemente no son considerados. b) Medios computacionales, que se traduce en disponer y aprovechar esa herramienta para permitir, en forma gil, llevar ordenadamente la informacin y ajustarla a los requerimientos precisos de los objetivos de control segn contrato (Ad-Hoc), por ejemplo, identificacin, tem, etc. En esta situacin ser posible proporcionar al contratista los formatos tipo en medios magnticos, para las operaciones de gestin y mantenimiento, como tambin disponer de ellos en paralelo a la FISCALIZACIN. OPORTUNIDAD DE IMPLEMENTACIN: Define en qu momento, plazo o relacionado con qu se debe preparar una herramienta de control. Como en todo proceso existe cierta flexibilidad en los tiempos a emplear para su implementacin, sin embargo, como criterio general, se favorecer todos aquellos que tiene mayor incidencia en la calidad de los resultados de la obra, teniendo presente el concepto que esta constituye el objetivo principal y perdurable del contrato y que los aspectos administrativos son un medio circunstancial que pierde importancia una vez ejecutada sta. GESTIN PASO 123: Describe sucintamente en tres pasos bsicos y secuenciales, las actividades relacionadas con cada formato y la participacin que le cabe en su implementacin tanto a la FISCALIZACIN como al contratista. Mayoritariamente se ha delegado en el Contratista la responsabilidad de completar, registrar y mantener la informacin contenida en los mismos, como ejecutor responsable de la obra y por consiguiente generador de la misma y beneficiado con su aplicacin. El papel de la FISCALIZACIN es verificar su cumplimiento y disponer, a travs de las diferentes herramientas de control con los suficientes elementos de juicio que le permitan prever situaciones que se apartan de las bases del contrato y advertirlas para que se apliquen medidas correctivas. En las definiciones planteadas, en solamente tres pasos elementales, no es posible incluir todas las alternativas, vaivenes y ajustes que necesariamente deben producirse hasta alcanzar los acuerdos o conformidades, respecto a aquellos datos o registros que constituyen compromiso y responsabilidad.
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HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIN
HERRAMIENTAS DE CONTROL A) CONTROL ADMINISTRATIVO FINANCIERO
RESULTADOS
P1 = CUADRO CONTROL DE FECHAS YPLAZOS M1 = CONTROL DE PROGRAMA DE TRABAJO S/F = ACTA DE ENTREGA DE TERRENO AL CONTRATISTA. Y/O INICIO OBRA S/F = CALIFICACION DEL CONTRATISTA M2 = PROGRAMA Y CUADRO RESUMEN ESTADOS DE PAGO S/F = FORMULACION ESTADOS DEPAGO.
P2 = CRONOGRAMA DE PLAZOSCONTRACTUALES P4 = PROGRAMACION FINANCIERA(CONTRATIS TA).
CUMPLIMIENTO DE LOS ASPECTOS CONTRACTUALES (ADMINISTRATIVOS Y ECONMICOS FINANCIEROS)
B) MEDICION FISICA Y CONTROL TECNICO P3 = PROGRAMA DE OBRA (CONTRATISTA) M3= CUADRO DE AVANCE POR PARTIDAS M4= CUADRO DE AVANCE PROGRAMADO VRS. REAL P6 = PLAN DE ENSAYOS YLABORATORIOS CC= CARTILLA DE CONTROL DE PARTIDAS P7 = CALENDARIO VISITAS A TERRENO CR= CUADRO RESUMEN DE CONTROLES
P5 = LISTA DE MATERIALES, MARCAS Y TIPOS
CUMPLIMIENTO DE AVANCE Y CONTROL DE CALIDAD DE OBRAS
P8 = PROGRAMA DE CONTROL DECALIDAD P9 = LISTA DE EQUIPOS Y MAQUINARIAS (SUBCONTRATOS
F= CARTILLA DE PRE RECEPCIN COMISIN
E1= CUADRO CONTROL DE RESULTADO DE ENSAYOS
Fig.9.1.: NOMENCLATURA DE HERRAMIENTAS
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GUA DE UTILIZACIN DE HERRAMIENTAS DE CONTROL TCNICO Y ADMINISTRACIN DE CONTRATOS

CD. HERRAMIENTAS OBJETIVO TIPO DE DOCUMENTO OPORTUNIDAD DE IMPLEMENTACIN Al inicio del contrato, en lo posible durante el proceso de trmite adjudicacin (resolucin) anunciado en compras pblicas GESTIN PASO-1 GESTIN PASO - 2 GESTIN PASO - 3
DE PLANIFICACIN
Programacin y registro de cumplimiento de plazos de actividades contractuales y administrativas. Hoja de vida del contrato; encabeza Carpeta Administrativa. Programa visual de plazos de actividades administrativas complementarias. Programa de trabajo. Formato de la FISC. como: a) fotocopia tipo b) medios computacionales ad -hoc FISC., conjuntamente con estudio de antecedentes llena el cuadro con datos disponibles y proporciona al contratista para establecer compromisos faltantes. FISC. Llena datos identificacin y proporciona documento a contratista para vaciar informacin. Fija plazos en funcin de programacin de obra. FISC. llena datos de identificacin y proporciona documento a contratista para ejecucin del programa definitivo, fija plazos de devolucin que ser plazo mximo para P1, P2, P3 y P4 FISC. Proporciona a contratista para su Elaboracin y fija plazo. Contratista recibe formato y completa con antecedentes de programacin de actividades. Saca fotocopia para su gestin y devuelve a FISC. . Contratista realiza diagrama de barras y define FISC. Con fechas, saca fotocopia para su gestin y devuelve a FISC. . FISC. Efecta seguimiento al cumplimiento de plazos y mantiene en archivo carpeta A Administrativa verifica consistencia con P2, P3 y P4. FISC. efecta seguimiento (actualizacin) y mantiene en archivo carpeta A Administrativa, verifica consistencia con P1, P3 y P4 FISC. verifica consistencia con P1, P2 y P4, efecta seguimiento y mantiene actualizado en carpeta A Administrativa
P1
Cuadro Control de Fechas y Plazos
P2
Cronograma Plazos Contractuales.
Formato de la FISC. como: a) fotocopia tipo b) medios computacionales ad -hoc
Al inicio del contrato y en lo posible durante proceso de trmite de adjudicacin (resolucin) anunciado en compras pblicas
P3
Programa de Trabajo.
Programar en el tiempo y plazo el desarrollo de la obra. Es el programa detallado de antecedentes de propuesta (Definitivo).
Al inicio del contrato y en lo posible durante proceso de trmite de adjudicacin (resolucin), contenido preliminar en licitacin
Contratista realiza programacin (barras), define FISC. Con fechas, saca fotocopia para su gestin y devuelve a FISC. .
P4
Programacin Financiera
Programar en el tiempo los pagos conforme a los avances de obras esperados. Programar los egresos CNEL.
Al inicio del contrato. Contenido preliminarmente en licitacin
Contratista traslada informacin de propuesta a documento, incluyendo anticipo y devoluciones, para luego devolver a FISC. .
FISC. Verifica consistencia con antecedentes propuesta (igual) y con programa de trabajo. Cada futuro Estado de Pago se archivar en la carpeta A administrativa
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CD. HERRAMIENTAS OBJETIVO
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OPORTUNIDAD DE IMPLEMENTACIN GESTIN PASO-1 GESTIN PASO - 2 GESTIN PASO - 3
TIPO DE DOCUMENTO
DE PLANIFICACIN
Definir los materiales consultados por el contratista en su oferta (Tipo, calidad, color, etc.) Formato de la FISC. como: a) fotocopia tipo b) medios computacionales ad -hoc Al inicio del contrato. Puede ir preliminarmente en Bases de contratacin FISC. proporciona ficha a contratista para que indique el mximo de materiales y caractersticas Contratista llena con informacin propuesta y devuelve a FISC. . FISC. Y contratista revisan la lista y acuerdan contenido. Los materiales dudosos pasan a integrar lista del plan de ensayes de laboratorio, P6. En terreno los materiales son verificados segn lista; archivo Carpeta B Tcnica. FISC. Y contratista conjuntamente revisan programa. FISC. Define basndose en Formulario de Materiales, Marcas y Tipo, P5, Ensayes a materiales no incluidos en las bases para convenir con contratista su ejecucin. FISC. Practica seguimiento y archiva en carpeta B Tcnica. Eventualmente modificaciones en casos especiales (pilotos, recepcin final, etc.). FISC. Archiva en carpeta A Administrativa.
P5
Lista de Materiales, Marcas y Tipo
P6
Plan de Ensayos de Laboratorio.
Programar ensayos a materiales para verificar cumplimiento de aptitud segn especificaciones tcnicas. Definir tipo de materiales.
Al inicio del contrato, definido en Bases de contratacin
FISC. proporciona ficha a contratista para que defina el programa de ensayos conforme a Bases de licitacin
Contratista confecciona lista con tipo y frecuencia de ensayes segn especificaciones tcnicas y recomendaciones FISC. , y devuelve a FISC. .
P7
Calendario de Visitas y Reuniones en Terreno.
Esquema programado de visitas y reuniones con participacin de autoridades y proyectistas en terreno para sensibilizar a todos los responsables del proyecto.
Al inicio del contrato.
FISC. Y contratista acuerdan un programa estable de visitas y lo formalizan con el documento, FISC. Puede realizar adicionalmente visitas no programadas si lo estima conveniente, FISC. Proporciona copia a Contratista.
FISC. Y contratista conforman visitas claves con jefaturas o proyectistas.
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CD.
HERRAMIENTAS
OBJETIVO
TIPO DE DOCUMENTO
OPORTUNIDAD DE IMPLEMENTACIN
GESTIN PASO-1
GESTIN PASO - 2
GESTIN PASO - 3
DE PLANIFICACIN
Planificar las actividades de control de calidad de las obras, aplicando un esquema de autocontrol del contratista e inspeccin selectiva por parte de la FISC. Formato de la FISC. como: a) fotocopia tipo b) medios computacionales ad -hoc Al inicio del contrato. Actividad anunciada en Bases de contratacin. FISC. Selecciona, basndose en la lista de obra y proyecto, aquellas actividades que sern sometidas a control escrito. Con cartilla, define listado y proporciona una copia a contratista. FISC. suministra ejemplar modelo a contratista para que complete informacin solicitada Contratista toma conocimiento y hace eventuales observaciones; suscribe el plan. Con el plan queda suscrito el compromiso del contratista para el seguimiento de las partidas que sern recibidas con las Cartillas de Control (CC.). FISC. Archiva documento en carpeta B Tcnica. FISC. Hace exigible la maquinaria y estudia partidas sub-contratadas en cuanto a verificar calidad, antecedentes en general. Archiva documentacin en carpeta B Tcnica
P8
Programa de Control de Calidad.
P9
Lista de Equipos y Maquinarias Subcontratos
Conocer caractersticas, tipos y antigedad de los equipos y maquinaria que pondr a disposicin de la construccin de la obra el contratista Conocer qu partidas ser motivo de sub-contrato y quien las ejecutar.
Se formaliza al inicio del contrato, puede ir en Bases de contratacin segn el tipo de obra.
Contratista completa formulario y devuelve a FISC.
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CD.
HERRAMIENTAS
OBJETIVO
TIPO DE DOCUMENTO
GESTIN PASO-1
GESTIN PASO - 2
GESTIN PASO - 3
DE CONTROL TCNICO
Especificacin tcnica de procesos dirigida a verificar la calidad de las partidas sujetas a autocontrol e inspeccin selectiva FISC. Formato de la FISC. como: a) fotocopia tipo b) medios computacionales ad hoc Formato de la FISC. como: a) fotocopia tipo b) medios computacionales ad hoc Formato de la FISC. como: a) fotocopia tipo b) medios computacionales ad hoc Se formaliza al inicio del contrato al menos las cartillas correspondientes a la obra civil, antes de iniciarse stas. Luego se confeccionan el resto. Se implementa al momento que la FISC. deba realizar la primera inspeccin de partida FISC. Selecciona cartillas conforme a lista Programa de Control de Calidad P8, y proporciona a contratista un ejemplar de cada una. FISC. anota en terreno el resultado inspeccin selectiva y lote que representa en el cuadro Contratista procede a aplicarlas en autocontrol de partidas y presentarlas con cada solicitud de recepcin a la FISC. en terreno Contratista, si lo desea puede solicitar copia de ficha tipo para seguimiento propio del proceso. Contratista aplica cartilla para autocontrol previo y acompaa sta a Inspeccin FISC. (solicitud), vale el mismo procedimiento para recepcin de obra terminada Contratista solicita fotocopia de prototipo para registro propio, y remite a FISC. mensualmente Verifica selectivamente cumplimiento. Con incumplimiento rechaza lote muestreado segn procedimiento, traspasa informacin a ficha resumen C1 (aceptado); archiva en carpeta B Tcnica FISC. Mantiene activa la ficha hasta que se completa, seguidamente se archiva en carpeta B Tcnica.
CC
Cartillas de Control (por actividad)
C1
Disponer de un registro grfico de los muestreos Cuadro Resumen de (inspeccin selectiva) Control practicados por la FISC. . Verificar la calidad de las obras con el establecimiento de un estndar de Control Pre construccin (piloto) recepcin y para la recepcin de las Recepcin Comisin obras terminadas
F1
Poner en conocimiento al contratista al inicio y proporcionar ejemplar por lo menos 30 das antes de recibir OBRA PILOTO. Para recepcin final valdr la misma cartilla.
FISC. Ajusta cartilla a tipo de obra y proporciona ejemplar a contratista.
FISC. Y miembros comisin receptora comprueban calidad utilizando cartillas para cada una de las unidades a recibir, dejan constancia de aceptacin o anotan observaciones devolviendo cartillas a contratista para reparacin. Se repite el ciclo hasta aprobacin total, las cartillas se archivan en carpeta B Tcnica Confrontar con registro de contratista (fotocopia) a medida que se completan las hojas se archivan en carpeta B Tcnica.
E1
Cuadro Control de Resultado de Ensayos
Resumir los ensayos efectuados indicando tipo, elemento, fecha y resultado en un documento nico y permitir su control (registro).
Formato de la FISC. como: a) fotocopia tipo b) medios computacionales ad hoc
Requerida al momento de FISC. Procede a llenar el obtener los primeros cuadro a medida que ensayos de laboratorio de recibe los resultados de parte del contratista los ensayos. El anlisis alimentar un procedimiento de rechazo o reparacin de elementos.
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CD.
HERRAMIENTAS
OBJETIVO
TIPO DE DOCUMENTO
GESTIN PASO-1
GESTIN PASO - 2
GESTIN PASO - 3
DE MEDICIN FSICA Y FINANCIERA

Medir y comprobar en forma gruesa el cumplimiento del avance fsico de la obra conforme a lo programado P3. Disponer en un documento de los valores de Estados de Pago programados y los valores reales que se producen durante el desarrollo de la obra, desagregados en diferentes conceptos Medir el avance fsico desagregado por partida del presupuesto detallado y traducirlo a moneda del contrato para formulacin de los Estados de Pago (valores a cuenta). Copia del programa de trabajo P3 (fotocopia). Se actualiza mensualmente con cada Estado de Pago. Contratista suministra a FISC. Copia de programa actualizado con barras programadas y barras de avance real (a fines de cada mes). FISC. traslada datos de Estados de Pago Programados P4, y completa las lneas siguientes con cada Estado de Pago que se produce hasta trmino contrato FISC. Estudia correspondencia con antecedentes de avance financiero y estimaciones de marcha general de la obra. Alternativamente FISC. Podr delegar en contratista la gestin de mantencin al da del cuadro y proporcionar con cada evento copia a FISC. FISC. Va archivando los programas de trabajo actualizados en Carpeta A Administrativa.
M1
Programa de Trabajo
Al momento de cursarse el primer Estado de Pago.
M2
Programa y cuadro de Estados de Pago.
intercambio de documento si es inters contratista Archiva documento en carpeta A Administrativa
M3
Cuadro de Avance por Partida.
Previo a la formulacin del FISC. proporciona primer Estado de pago. Se modelo en fotocopia o rehace con cada Estado de medio digital a contratista Pago (Dinmico). Procedimiento reglamentado
Contratista efecta estimacin de avance por partida y valores asociados para acompaar a Estado de Pago presentado a FISC. Procedimiento se repite con cada Estado de Pago.
FISC. Revisa (en terreno) validez de las estimaciones de avance y autoriza Estado de Pago. Archiva documento en carpeta A Administrativa
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CD.
HERRAMIENTAS
OBJETIVO
TIPO DE DOCUMENTO
GESTIN PASO-1
GESTIN PASO - 2
GESTIN PASO - 3
DE MEDICIN FSICA Y FINANCIERA

Medir globalmente el avance fsico expresado en % econmico (moneda del contrato) y compararlo con el programado. Adicionalmente proyectar avance esperado (correccin). Visualizar en un grfico la marcha del contrato en volumen de obra ejecutado real y compararlo con el programado. Formato de la FISC. como: a) fotocopia tipo b) medios computacionales ad -hoc previo primer E.P. luego va acumulando informacin FISC. Proporciona base a contratista para que registre los datos que se producen con cada Estado de Pago. Contratista registra informacin peridicamente con cada Estado de Pago y remite a FISC. . FISC. toma conocimiento y analiza informacin sobre estado de situacin del contrato (proyeccin de avance, plazo final) Archiva documento en carpeta A Administrativa.
M4
Cuadro y Curvas de Avance Programado y Real.
M5
Curvas de Avance Programado y Real.
En la primera oportunidad que el formato M4 concuerde con cada Estado de Pago
FISC. Confecciona el grfico sobre la base de datos aportados por ficha M4.
Alternativamente contratista confecciona grfico sobre la base de prototipos proporcionados por la FISC. Y devuelve a FISC. .
FISC. toma conocimiento y archiva en Carpeta "A" administrativa
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CD.
HERRAMIENTAS
OBJETIVO
TIPO DE DOCUMENTO
GESTIN PASO-1
GESTIN PASO - 2
GESTIN PASO - 3
DE GESTIN ADMINISTRATIVA
Acto que celebra en terreno FISC. y contratista para formalizar entrega de terreno fiscal al segundo y/o que determina la iniciacin del plazo contractual del contrato Medir el desempeo del contratista respecto a comportamiento y calidad de las obras durante su desarrollo y resultados finales. Formato tipo preestablecido en medios computacionales y que se llenar por esa misma va. Al concurrir a la entrega del FISC. concurre al acto de terreno. entrega con prototipo En terreno FISC. Y contratista completan manualmente el prototipo con datos correspondientes. FISC. Confecciona original para firma contratista y propia. Proporciona copia a contratista y archiva documento en carpeta A Administrativa
S/F
Acta de Entrega de Terreno. y/o inicio de obra
S/F
Precalificacin Comisin Receptora. Calificacin Comisin Receptora. Calificacin Final Contratista.
Formatos tipo preestablecidos en medios computacionales y que se llenar por esa misma va.
Al concurrir al acto segn el caso. a) Precalificacin al50%, del plazo total. b) Calificacin final contratista a la recepcin por la comisin
FISC. Concurre con prototipo al acto de Precalificacin o Calificacin.
En terreno FISC. Y comisin llenan manualmente prototipo (borrador) con datos respectivos.
I.A
Informes de Avance.
Conjunto de documentos que emite la FISC. con la informacin bsica del estado de situacin de la obra en determinado momento de su desarrollo a la jefatura
Elaborado ad-hoc por la FISC. integrando documentos existentes de medicin y control
Mnimo cada dos meses. Se FISC. Elabora informacin recomienda fecha fija para y agrega fotocopia de todas las obras en su formatos elaborados conjunto disponibles M2, M4 y M5.
Copia a contratista con autorizacin de la jefatura
FISC. confecciona original, lo firma y remite a presidente comisin para proseguir trmite (con borrador), de vuelta archiva copia en carpeta A Administrativa FISC. archiva fotocopia de informe de avance IA en carpeta A Administrativa
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Cabe hacer mencin que el tratamiento de esta gua por separado, tiene en cuenta la dinmica a que estarn expuestos en el futuro los diferentes procedimientos y herramientas, para los efectos de su actualizacin y mantenimiento expeditos.
10. METODOLOGA DE SUBESTACIONES
INSPECCIN
PARA
OBRAS
DE
CONSTRUCCIN
DE
10.1.
GENERALIDADES
Esta seccin tiene el propsito de plantear la metodologa especfica de inspeccin para las obras construccin y equipamiento de subestaciones conforme a lo descrito, desde un punto de vista general, en los captulos 7 y 8, del presente Manual. Para ello se ha considerado que constituya un instrumento gua, de consulta rpida, expedita y prctica, aplicable a las actividades fiscalizadoras que realiza la FISCALIZACIN de obra. Para la adecuada comprensin de la metodologa planteada es particularmente importante la seccin 7, que incluye una gua de utilizacin de herramientas de control tcnico y administrativo. La ptima aplicacin de la metodologa de inspeccin presupone 3 requisitos bsicos: Que los funcionarios encargados de aplicarla internalicen favorable y adecuadamente los elementos del sistema de control e inspeccin selectiva y autocontrol del Contratista como conceptos pertenecientes a los conceptos sistemticos de aseguramiento de calidad. Que preferentemente dispongan de herramientas computacionales que en su base de datos pueda alojar las diferentes fichas, prototipos y cartillas para facilitar su aplicacin. Que se aproveche la flexibilidad y versatilidad de los sistemas para ajustar las herramientas a las variables que pueden presentar las obras, de modo que en el corto plazo las Unidades de Inspeccin cuenten con una batera tipificada de elementos de control. OBJETIVOS: Exponer en formas secuencial los procedimientos de control y verificacin, asociados a las respectivas herramientas de ayuda, en la forma como se van produciendo en el proceso de construccin. Dadas las mltiples variables, circunstancias y actividades, el orden no es necesariamente taxativo, como tampoco se incluyen todas las actividades, sobre todo aquellas no relacionadas
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con un procedimiento y que en definitiva tienen escasa relevancia respecto a los objetivos bsicos que se persiguen. Adaptar cada formulario, ficha o prototipo a las necesidades particulares de la obra tipo; en aquellos casos en que se estime conveniente, presentarlos a travs de un modelo. Incorporar criterios de muestreo necesarios para practicar la Inspeccin Selectiva a los procedimientos de autocontrol que debe realizar el Contratista. Entregar las principales pautas y opciones orientadas a hacer ms amigable y liviana la aplicacin para la FISCALIZACIN.
Al respecto cabe tener presente que el sistema no tiene mayores precedentes de funcionamiento en el CNEL, que se inserta en el esquema reglamentario y de administracin vigente y que consecuentemente debe enriquecerse en el futuro como consecuencia natural de su puesta en marcha y acumulacin de experiencia. 10.2. APLICACIN DE LA METODOLOGA DE INSPECCIN:
El desarrollo del esquema de inspeccin de obras se plantea dividido en etapas consecuentes con la evolucin de los trabajos y la sistematizacin de los elementos que componen la metodologa, conforme a: Etapa de planificacin Etapa de Desarrollo y Seguimiento Etapa de Recepcin Final
En todas las fases el Contratista, como ejecutor de las obras y del contrato, es el principal protagonista y responsable, correspondiendo al Inspector de Obra el papel de establecer su cumplimiento empleando los adecuados y mnimos recursos de control para ese fin. Los cuadros que ms adelante se muestran, ilustran en detalle las diferentes etapas con su desglose paso por paso. En la segunda columna se indican las actividades de gestin de la FISCALIZACIN relacionadas con los elementos de inspeccin que a su vez, y cuando corresponde, llevan asociados los cdigos de las herramientas o formas. Finalmente en la ltima columna se hace referencia al captulo dentro del Manual que trata el procedimiento correspondiente.
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METODOLOGA DE INSPECCIN APLICADA A SUBESTACIONES

ETAPA / PROCESO ACTIVIDAD FISCALIZACIN FORMA REF. MANUAL
A.- ETAPA DE PLANIFICACIN GENERAL 1. INICIO CONTRATO CONSTRUCCIN 2. REVISIN CONTRATO 3. PLANIFICAR ELEMENTOS DE CONTROL AL INICIO DE LAS OBRAS Y ESTABLECER COMPROMISOS CON EL CONTRATISTA
Iniciar e instruir al Contratista en la programacin y planificacin de control de la obra Designacin FISCALIZADOR, recibe Carpeta de Antecedentes con Adjudicacin del Contrato Estudiar y analizar documentacin. En caso de omisiones o errores requerir informacin a Jefatura y/o Unidad de estudio que corresponda. Armar carpetas. CARPETA A CARPETA B 7.1.1 7.1.1
Coordinar y definir las condiciones y elementos del control administrativo y tcnico del Contrato
a) Recopilar conjuntos de fichas de planificacin y Control. b) Citar a Contratista para iniciacin en el Sistema de Planificacin, proporcionando: Cuadro de Control de Fechas y Plazos. Cronograma de Plazos Contractuales. Programa de Trabajo de Obra Programacin Financiera. Plan de Ensayos de Laboratorio. Calendario de Visitas a Terreno. Programa de Control de Calidad. Cuadro de Equipos y Maquinarias/Subcontratos. Entregar contratista para que lo llene con la informacin pertinente P1 P2 P3 P4 P6 P7 P8 P9 7.3. 7.3. 7.3. 7.3. 7.3. 7.3. 7.3. 7.3.
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c) Planificar conjuntamente con el Contratista las actividades de control de calidad de las obras e iniciarlo en el Sistema de Inspeccin Selectiva FISCALIZACIN y de autocontrol de actividades sobre la base de fichas Programa de Control de Calidad (completo) Cuadro Resumen Control Cartillas de control por actividad o partida (inicialmente al menos las correspondientes a la obra gruesa). P8 C.R. C.C. Para el control de calidad de los materiales, definir: d) Lista de materiales, marcas y tipo (segn antecedentes bases para completar por Contratista conforme a Especificaciones Tcnicas). e) Cuadro control de resultados de ensayos (slo modelo que completa durante la construccin) f) Establecer plazos para devolucin de Fichas y Programas P1 al P9, M1. g) Proporcionar modelos de fichas de Control de Calidad por actividad (C.C.) h) Identificar con el Contratista los elementos (Actividades y Plazos crticos para el normal desarrollo de las obras). i) Solicitar al contratista nombre y currculo de su representante en terreno a cargo de la Obra. j) Exigir al Contratista completar con antecedentes faltantes toda la informacin requerida para la programacin y control de actividades de la obra (materiales, fechas, C.C., etc.); para consolidar el sistema de autocontrol Contratista e Inspeccin Selectiva de FISCALIZACIN en un esquema preventivo. K) Acordar con el Contratista fecha para entrega o constitucin en terreno segn corresponda para inicio de obra (Esta actividad puede ser previa a la reunin de planificacin y coordinacin). CC 8.2.1 P5 E1 7.3. 8.3.3
Captulo 7 Captulo 8 7.4.2.
NOTA: La configuracin de las definiciones y llenado de fichas deber estar disponible a ms tardar a los 15 das de iniciado el contrato.
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B.- ETAPA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DURANTE EL DESARROLLO DE LAS OBRAS 1. ENTREGA DE TERRENO Y/O INICIO DE OBRA
Efectuar el Control Tcnico y Administrativo durante la construccin verificando el cumplimiento de compromisos administrativos, fechas, calidad de los trabajos y pagos Seguir procedimiento regular de entrega de terreno si es propiedad fiscal o constitucin en el mismo si es aportado por el Contratista a) Llevar modelo de acta de entrega de terreno pre hecha, completar y formalizar actividad. b) Fijar curso de acciones en caso de observaciones o entrega parcial. c) Fijar fecha de iniciacin contractual obras (si corresponde). d) Solicitar ensayos de calidad del terreno, instalacin oficina de la FISCALIZACIN, etc. e) Acta de entrega de materiales y elementos aportados por CNEL. en caso que as se establezca en el contrato. f) Hacer entrega del Libro de Inspecciones y de Obras.
ACTA/PROT OTIPO
7.4.2
L.I.
7.2.1 -7.4.2.2
2.- CONFIGURAR LOS ELEMENTOS PARA EL CONTROL FSICO Y FINANCIERO DE LA OBRA.
Comunicar al Contratista las herramientas asociadas a la medicin y pago de las obras ejecutadas en cada etapa de su desarrollo mediante: a) Programa de trabajo de obra. (Carta Gantt sobre la base de acordada con Contratista para seguimiento con segunda barra para control). b) Programa y Cuadro Resumen de Estados de Pago (seguimiento FISCALIZACIN). c) Cuadro de Avance por partida. (Para ser llenado por Contratista con cada Estado de Pago cuadro de Avance) Programado y Real (para control FISCALIZACIN). d) Curvas de Avances Programado y real. (Optativo para visualizar tendencia de la curva de avance real). M4,M5 7.4.1 M1 M2 M3 7.4.1 7.4.1 7.4.1
Copia de estos cuadros se remite al contratista para que efecte su propia gestin de control e informe a FISCALIZACIN. respecto a M1, M3 y M4 con cada Estado de Pago
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ETAPA / PROCESO ACTIVIDAD FISCALIZACIN FORMA REF.MANUAL
3. VERIFICAR CUMPLIMIENTO DEL ESQUEMA DE CONTROL DE CALIDAD
Aplicar durante el desarrollo de la obra los procedimientos de inspeccin selectiva a las diferentes actividades de terreno y a los materiales (procesos continuos). 3.1 Coordinar con Contratista para que se cia a la planificacin acordada en programa de punto A 3 a) Concurrir a terreno a solicitud de Contratista para recibir partidas. b) Aplicar tcnica de muestreo. c) Verificar en cartilla de control resultados inspeccin selectiva. d) Si conformidad autorizar actividad siguiente, sino rechazar y fijar fecha prxima inspeccin. e) Trasladar manualmente datos actividad inspeccionada a cuadro resumen. f) Anotar actividad en Libro de Inspeccin u Obras (autorizacin o rechazo). 3.2. Coordinar con Contratista los ensayos definidos en el plan punto A3 para control de materiales. a) Verificar cumplimiento programa de ensayos. (Copia de Laboratorio). b) Estudiar resultados de ensayos y verificar correspondencia con especificacin tcnica. c) En caso de duda solicitar al Contratista a travs de Libro de Inspeccin ensayos especficos no programado d) Anotar todos los ensayos efectuados en Cuadro de Control Ensayos. e) Comprobar calidad materiales definidos en Lista de Materiales, Marcas y Tipos, consultados en obra. f) Dejar constancia de rechazos y aceptacin de materiales en Libro de Inspeccin P6 L.I E1 P5 L.I. 7.3 7.2.1 8.3.3 8.3.2 7.2.1 C.C 8.2.1
P8 - P6
7.3
C.R. L.I.
8.2.1 7.2.1
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4. PROCESAR ESTADO DE PAGO
Autorizar el pago parcial producido por concepto de avance de las obras en un perodo de tiempo. a) Verificar cantidad y fecha respecto a programacin financiera. b) Verificar avance fsico en terreno, correspondencia con informacin del Contratista y de acuerdo a bases de medicin y pago contrato. c) Si est conforme, autorizar Estado de Pago con firma en documento. d) Procesar informacin correspondiente en Cuadro de Control de Estado de Pago y Avance Programado v/s Real, Grfico M3 - 4 M5 7.4.1 P4 M3 7.3 7.4.1
5. ESTABLECER ESTNDAR DE CALIDAD DE OBRA SOBRE LA BASE DE UNA PARTE QUE SE REPITA (ESTRUCTURA DE TORRE METLICA POR EJEMPLO) PARA EL CONJUNTO DE LA OBRA.
Comprobar mediante la presentacin de una PARTE DE OBRA QUE SE REPITA, la calidad esperada segn contrato a) Entregar cartilla pre recepcin OBRA piloto a Contratista. b) Coordinar visita a terreno con Contratista, y Jefatura o profesional delegado. c) Verificar cumplimiento de calidad aplicando cartilla de pre recepcin obra piloto con chequeo previo autocontrol Contratista. d) Acordar con Contratista, mejoramientos que correspondan anotndolos en cartilla y suscribir, con copia a Contratista. e) Dejar constancia de la actividad en Libro de Inspeccin y de Obras. L.I 7.2.1 F1 8.2.1 F1 8.2.1
103

6.- INFORMAR A LA JEFATURA EN FORMA PERIDICA ESTADO DE SITUACIN DE LA OBRA
Elaborar el informe de avance en base a las fichas y cuadros de control fsico-financiero y comentarios en base a estructura tipo definida en el Manual: a) Identificacin obra, perodo, tipo contrato. b) Resumen hechos relevantes c) Puntos pendientes y crticos d) Estado de avance fsico financiero. e) Comentario final y juicio crtico respecto a metas, calidad obras, desempeo Contratista, etc. f) Coordinar visita a Obra con Jefatura. P7 7.2.2 M2 A M5 I.A 7.2.3 7.4.1 7.4.1 7.4.1
7. EVALUAR CUMPLIMIENTO INTERMEDIO CONTRATO POR PARTE DEL CONTRATISTA
Reglamento del Registro de Contratistas (procedimiento normado), al 50% de avance. (Precalificacin). a) Solicitar a jefatura nombramiento Comisin Receptora para practicar precalificacin. b) Coordinar visita conjunta a terreno. c) Proceder a aplicar formulario tipo de precalificacin Contratista exhibiendo antecedentes (fichas, cuadro, etc.) d) Suscribir precalificacin (FISCALIZACIN - integrante Comisin) proporcionar copia resultado a Contratista. e) Consignar actividad y nota en libro de Inspeccin u Obras. L.I
7.4.2
7.2.1
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8. CONTROLAR CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS.
Efectuar el seguimiento a todas las actividades establecidas en las fichas y cuadros de planificacin y Control administrativo (plazos). a) Mantener al da la informacin y registrar datos en formularios b) Advertir a Contratista de atrasos, incumplimiento de actividades y fechas crticas P1 A P9 7.3
9...- MODIFICAR CONTRATO (SOLO SI CORRESPONDE REPROGRAMACIN CONTRATO).
Gestionar aumento y/o disminuciones de obra y plazo en casos calificados de acuerdo al reglamento a) Definir con contratista alcance de las modificaciones en cuanto a cantidades de obra, Costos y plazos. Recomendable solicitar la concurrencia de proyectistas b) Informar justificadamente a la jefatura para autorizacin correspondiente c) Preparar antecedentes base de modificacin y solicitar confeccin y tramitacin resolucin que aprueba. d) Autorizar a Contratista iniciar obras y/o variaciones del plazo con anotaciones en Libro de Inspeccin previa resolucin de la jefatura correspondiente. e) Introducir las modificaciones en la planificacin y reprogramacin fsica y financiera para controlar las nuevas actividades. f) Proceder al seguimiento de las modificaciones incorporadas 7.2.3.1 6.2.3
L.I P1 P9 M1 M5
7.2.1 7.3 7.4.1
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C. ETAPA DE RECEPCIN DE LAS OBRAS 1.1 Comprobar que una vez totalmente concluidas las obras, estas se ajustan a los trminos contractuales definidos en las bases y sus modificaciones posteriores. a) Definir y proporcionar al Contratista un ejemplar, para cada tipo de obra, de cartilla de Control y Recepcin Comisin. Instruir a Contratista de prerrequisitos de autocontrol para solicitud de recepcin de las obras en caso de trmino anticipado; en situacin normal slo las que cumplan con los requisitos terminadas. b) Verificar, a travs de inspeccin selectiva las cartillas de control informadas por el Contratista. c) Confirmar a Jefatura la fecha de trmino, con suficiente anticipacin (30 das) y solicitar constitucin Comisin Receptora. d) Ordenar y preparar carpetas con antecedentes iniciales y acumulados producidos durante el desarrollo de los trabajos. e) Verificar cumplimiento de todos los requisitos contractuales, especialmente los correspondientes a certificados de otros servicios. Advertir a Contratista. f) Participar en la preparacin de Actas de Recepcin de Obras. F1 8.2.1
C.C
8.2.1
P1 - P2
7.3
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C. ETAPA DE RECEPCIN DE LAS OBRAS
1.2 Verificar cumplimiento de calidad y elaboracin de los materiales empleados en la obra, cantidades de obra realizada, plazos, requisitos de certificacin, procedimientos aplicados, etc. (Segn reglamento). a) Comprobar la materialidad de las diferentes unidades de obra empleando las cartillas (previamente procesadas por Contratista) de control pre recepcin , por parte de integrantes de Comisin de recepcin, Asesorada por la FISCALIZACIN. Dejar constancia de incumplimiento y/u observaciones. b) Revisar antecedentes aportados por FISCALIZACIN, aplicacin de procedimientos de autocontrol, ensayos de materiales plazos, etc. c) Verificar existencia y calidad de certificados exigibles. d) Tomar nota de elementos faltantes, omisiones, incumplimiento de plazos. e) En caso de registrar observaciones devolver cartillas respectivas a Contratista para corregir defectos. f) Fijar plazo al Contratista para corregir defectos segn ley. g) Definir trminos y alcances de recepcin de las obras para una vez efectuadas las reparaciones h) Dejar constancia de las actividades efectuadas en el Libro de Inspeccin u Obras. i) Verificar FISCALIZACIN correccin de fallas observadas registrando en cartilla. j) Verificar cumplimiento de plazos y dejar constancia de multas que deben incorporarse al ltimo estado de pago o liquidacin final. k) Firmar el Acta de Recepcin. L.I. C.C 7.2.1 7.4.2.5 7.4.2 7.4.2 F1 8.2.1
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ETAPA / PROCESO
FISCALIZACIN Revisado por: GT/GCG
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FORMA REF. MANUAL
ACTIVIDAD FISCALIZACIN
2. EVALUAR EL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO
Medir al momento de la recepcin de Obras el desempeo del Contratista durante su desarrollo y el resultado final de esta. a) Preparar con antelacin formularios de calificacin Comisin y calificacin final (ponderada) b) Asesorar a la Comisin Receptora mediante antecedentes del Contrato, de recepcin parcial de las obras y precalificaciones, informes de avance, etc.
PROTOTIPO I.A L.I L.O P1 -P9 CALIFICACIN TIPO CALIFICACIN TIPO
7.4.2 7.2.1. - 7.2.3 7.3 7.4.2 7.4.2
C) comisin califica gestin de contratista d) Practicar la calificacin ponderada entre calificacin y precalificaciones Comisin, se obtienen nota final (resultado) que se incluye en Acta de Recepcin e) Presidente de la Comisin formaliza calificaciones conjuntamente con Acta de Recepcin y despacha a Jefatura para proceso reglamentario. f) Dejar constancia de calificacin en el Libro de Inspeccin y de Obras y entrega de un ejemplar a Contratista. g) Esperar plazo de apelacin Contratista. 3. CIERRE DEL CONTRATO (ETAPA DE CONSTRUCCIN)
L.I - L.O
7.2.1
Disponer las ltimas actividades relacionadas con la inspeccin en terreno a) Archivar y ordenar documentacin y antecedentes en carpetas correspondientes. b) Recoger Libro de Inspeccin u Obras con anotacin de cierre (fecha). CARPETAS A B L.I - L.O 7.1.1 7.2.1
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c) Instruir al Contratista respecto a vigilancia obra y su respectivo plazo (segn bases). d) Acordar con Contratista ltimo Estado de Pago para practicar la liquidacin contable final. e) Archivar copia boleta garanta por buena ejecucin de la obra (2 aos) f) Remitir a Jefatura documentacin para Liquidacin Final del contrato. Transcurrido plazo de garanta, dictar resolucin que aprueba el Acta de recepcin y liquidacin contable. 4. LIQUIDACIN DEFINITIVA DEL CONTRATO (FINIQUITO)
P1 - P2 E.P.
7.3 7.4.2
Proceder al finiquito del Contrato una vez cumplido el plazo de garanta por buena construccin. a) Verifica existencia de reclamos pendientes de usuarios. b) Remitir memorndum de consulta por comportamiento de obras de pavimentacin a registro respectivo. c) Con la configuracin de ningn reclamo pendiente, FISCALIZACIN propone se dicte resolucin que aprueba devolucin de boleta de garanta y finiquito contrato, a unidad que corresponda.
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ANEXOS
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Tipo de Documento: MANUAL Nombre del Documento: FISCALIZACIN Elaborado por Revisado por: GT/GCG GT/GCG ANEXO 1: MTODO DE MUESTREO
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CRITERIOS PARA EL MUESTREO DE INSPECCIN Y ENSAYOS GENERALIDADES La Inspeccin Tcnica de Obras est basada en procesos de Inspeccin Selectiva ampliamente descrita en su aspecto conceptual, procedimientos y herramientas prcticas de apoyo en los Captulos 3,4 y 5. En resumen consiste en verificar el autocontrol que efecta el Contratista a las diferentes partidas o actividades de terreno y ensayos de laboratorio a los materiales, se realiza adecuadamente y es valedero para permitir asegurar que los resultados esperados en cada etapa de desarrollo de los trabajos, van a satisfacer los requerimientos del Contrato. La labor de comprobacin de la FISCALIZACIN., de que el sistema se aplica adecuadamente, consiste en inspeccionar parcialmente los procesos aplicando para ello un procedimiento de muestreo que debe ser lo ms objetivo y representativo posible. DEFINICIONES ESTADSTICAS A continuacin se incluye algunas definiciones y conceptos estadsticos mnimos, necesarios para la comprensin del lenguaje. POBLACIN O UNIVERSO Se denomina as a todos los elementos de un tipo definido, sobre el cual se quiere investigar una caracterstica o propiedad. LOTE Corresponde a una poblacin de tamao finito, constituida generalmente por la produccin lograda en un tiempo determinado, o por un rea o sector determinado y que forma parte de una superficie o conjunto mayor. TAMAO DE LOS LOTES Es el nmero de unidades que pertenecen a una poblacin finita mayor y que es escogido para ser sometido a un proceso de inspeccin para asegurar su calidad. Para efectos de inspeccin el tamao del lote debe ser tal que no interfiera con el normal proceso de construccin. El tamao de los lotes debe ser escogido teniendo en cuenta un concepto de reversible o irreversible del proceso constructivo. Por proceso reversible se entiende todo aquel en el cual la operacin de construccin puede ser deshecha sin
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que los materiales utilizados sufran gran deterioro. Proceso irreversible se refiere a aquel en que ocurre lo contrario, como por ejemplo un hormign defectuoso. MUESTRA Equivale al subconjunto de elementos que se extrae al azar, en un lote sometido a un proceso de inspeccin. El nmero de elementos extrados de un lote se designa Tamao de la Muestra. MUESTRA CON RPLICA. Es la realizacin de dos o ms determinaciones (ensayos) iguales sobre un mismo elemento de la muestra. La calidad de una muestra con rplica es mayor que una sin rplica RANGO DE OBSERVACIN. Corresponde a la agrupacin (o entorno) de los valores (resultados o datos) limitados por los valores extremos producidos.
CRITERIOS PARA LA INSPECCIN SELECTIVA DE PARTIDAS DE OBRA Para la aplicacin de una tcnica de muestreo es preciso tener en cuenta 2 factores que conspiran un tanto en contra de un mtodo estadstico de orden cientfico para el caso de aplicacin a partidas de construccin. a) El tipo de verificacin que se practica a los elementos. En efecto la cartilla de control est descompuesta en una serie de sub-actividades y caractersticas, mayoritariamente cualitativas, producto de la naturaleza de las obras de construccin. La cartilla entregar al interior resultados mltiples y variados, con una alta probabilidad que no se produzcan en todos los puntos rechazos. Los criterios de aceptacin y rechazo definidos en la seccin 8.2.1, si bien permiten un grado de tolerancia, en general estn basados en cumplimiento inicial y final de requisitos: los malos resultados son corregidos. b) Adicionalmente, el muestreo siguiente (ejemplo rplica) no se practica sobre los mismos elementos iniciales, lo cual permite afirmar que al menos las muestras cumplen todas satisfactoriamente. Respecto a este hecho y al tipo de verificacin que se realiza no es posible aplicar un rigor estadstico valedero como herramienta de evaluacin y muestreo. c) El tamao de los lotes no es absolutamente previsible. Se conoce el tamao del universo o poblacin, pero no as los subconjuntos o lotes para cada actividad que se verifica durante el desarrollo de la obra.
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Idealmente sera deseable planificar los lotes, pero ello introducira con toda probabilidad problemas de produccin. Siendo as, el tamao de una muestra tomada de un lote pequeo, tender inevitablemente a ser mayor que lo necesario, en relacin con la poblacin, lo cual se traduce en una mejor confiabilidad de la muestra o visto de otra manera disminuye el riesgo. El tamao de una muestra crece en forma inversamente proporcional a la magnitud del lote al cual pertenece. De lo expuesto se desprende que, dada las caractersticas de las obras de construccin y de las variables no controlables que es necesario respetar, el diseo de un procedimiento de muestreo, basado en mtodos estadsticos prcticamente no es posible y ser la prctica, con factores y estrategias locales incluidos, los que en definitiva deber definir y corregir lo relativo al tamao de la muestra. TABLA DE MUESTREOS En la tabla que a continuacin se expone, se plantea la cantidad de muestras a tomar en funcin del tamao de los lotes a inspeccionar. La fuente est contenida en las recomendaciones del U.S. Department of Transportation Federal Highway Administration, Bureau of Public Roads, April 1967. Quality Assurance Through Process Control and Acceptance Sampling. Corresponde a un plan de inspeccin basado en el conteo de elementos defectuosos, en una muestra de tamao N y en la comparacin de dicho conteo con el nmero mximo de elementos defectuosos que se acepta para un nivel predeterminado por la inspeccin. La muestra se analiza por atributos. Conforme a los criterios de aceptacin y rechazo planteados (Captulo 4), el nmero mximo de elementos defectuosos considerados para la Inspeccin Selectiva es = 0. TAMAO DEL LOTE
2a8 9 a 15 16 a 25 26 a 50 51 a 90 91 a 150 151 a 280 281 a 500 501 a 1200 1201 a 3200
TAMAO DE LA MUESTRA
2 3 5 8 13 20 32 50 80 125
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Para aceptar lote = 100% de calificacin buena para la muestra.
CRITERIOS PARA EL ENSAYO DE MATERIALES DE CONSTRUCCIN Para el muestreo de los materiales que deben ser sometidos a ensayo de laboratorio para certificar sus caractersticas y calidad, es necesario reconocer que existen dos tipos: Materiales elaborados por el Contratista o subcontratistas a los cuales pertenecen los hormigones y morteros, estructuras metlicas, herrajes, postes Materiales manufacturados industriales, por ejemplo: aisladores, transformadores, alambre pinturas, revestimientos, etc. En el caso de los productos elaborados en base a cemento existen normas (INEN, ASTM) que describen los procedimientos de muestreo, toma de muestras y evaluacin de las mismas. Para los elementos claves, por ejemplo los hormigones estructurales, se define adicionalmente los criterios de aceptacin o rechazo, como tambin los mtodos de comprobacin, localizacin e identificacin de las partes defectuosas, con posterioridad a su ejecucin, igualmente torres y revestimientos galvnicos por ejemplo, la FISCALIZACIN, debe tomar cuenta de la naturaleza de los elementos constructivos con que cuenta la obra. El tema es complejo, de modo que cuando se produce una situacin de rechazo con resultados por debajo de los valores especificados, la FISCALIZACIN debe recurrir a la opinin de un profesional especialista dada la condicin de irreversible que tienen estos elementos y a la falta de informacin que habitualmente se tiene respecto a la memoria (hiptesis) de clculo. En estricto rigor, y en beneficio de los que tienen que licitar, materializar y fiscalizar las obras de edificacin, lo ptimo es que las bases tcnicas del proyecto definan claramente la cantidad de muestras a tomar durante su desarrollo, como un elemento de diseo elaborado por el profesional responsable del proyecto. Los ensayos a los que se someten los materiales manufacturados de tipo industrial, estn supeditados normalmente a la circunstancia de no conocer sus caractersticas, dudar de su veracidad o a falta de homogeneidad de los productos (lotes diferentes). Sin embargo, existen materiales que por la importancia y funcin que cumplen deben controlarse mediante un ensayo de todos modos como en el caso de los recubrimientos galvnicos. En general el muestreo se aplica sobre una partida, lote o suministro a emplearse en la obra y los procedimientos asociados quedan reservados al mbito de los laboratorios y las normas que regulan estos aspectos. La FISCALIZACIN solo debe definir cules materiales deben contar con certificado que acredite su aplicabilidad a la obra, conforme a lo expuesto en la Seccin 8.2.2 del Manual.
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Tipo de Documento: MANUAL Nombre del Documento: FISCALIZACIN Elaborado por Revisado por: GT/GCG GT/GCG ANEXO 2: LEYES CONEXAS
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A continuacin una seleccin de Leyes y reglamentos que tienen que ver, con las responsabilidades generadas tanto civil y penal, en el ejercicio de la FISCALIZACIN. CONSTITUCIN Art. 233.- Ninguna servidora ni servidor pblico estar exento de responsabilidades por los actos realizados en el ejercicio de sus funciones, o por sus omisiones, y sern responsables administrativa, civil y penalmente por el manejo y administracin de fondos, bienes o recursos pblicos. Las servidoras o servidores pblicos y los delegados o representantes a los cuerpos colegiados de las instituciones del Estado, estarn sujetos a las sanciones establecidas por delitos de peculado, cohecho, concusin y enriquecimiento ilcito. La accin para perseguirlos y las penas correspondientes sern imprescriptibles y, en estos casos, los juicios se iniciarn y continuarn incluso en ausencia de las personas acusadas. Estas normas tambin se aplicarn a quienes participen en estos delitos, aun cuando no tengan las calidades antes sealadas.
LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES Seccin 1 Generalidades Art. 38.- Presuncin de legitimidad.- Se presume legalmente que las operaciones y actividades realizadas por las instituciones del Estado y sus servidores, sujetos a esta Ley, son legtimas, a menos que la Contralora General del Estado, como consecuencia de la auditora gubernamental, declare en contrario. Art. 39.- Determinacin de responsabilidades y seguimiento.- A base de los resultados de la auditora gubernamental, contenidos en actas o informes, la Contralora General del Estado, tendr potestad exclusiva para determinar responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de responsabilidad penal. Previamente a la determinacin de responsabilidades administrativas y civiles culposas que se desprendan de los informes elaborados por las auditoras internas, la Contralora General del Estado examinar el cumplimiento de los preceptos legales y de las normas de auditora y proceder a determinarlas con la debida motivacin, sustentndose en los fundamentos de hecho y de derecho pertinentes. De existir indicios de responsabilidad penal, se proceder de acuerdo a lo previsto en los artculos 65, 66 y 67 de esta Ley. En todos los casos, la evidencia que sustente la determinacin de responsabilidades, a ms de suficiente, competente y pertinente, reunir los requisitos formales para fundamentar la defensa en juicio.
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La Contralora General del Estado efectuar el seguimiento de la emisin y cobro de los ttulos de crdito originados en resoluciones ejecutoriadas. Art. 40.- Responsabilidad por accin u omisin.- Las autoridades, dignatarios, funcionarios y dems servidores de las instituciones del Estado, actuarn con la diligencia y empeo que emplean generalmente en la administracin de sus propios negocios y actividades, caso contrario respondern, por sus acciones u omisiones, de conformidad con lo previsto en esta ley. Art. 41.- rdenes superiores.- Ningn servidor, funcionario o empleado de las instituciones del Estado, podr ser relevado de su responsabilidad legal alegando el cumplimiento de rdenes superiores, con respecto al uso ilegal, incorrecto o impropio de los recursos pblicos de los cuales es responsable. Los servidores pblicos podrn objetar por escrito, las rdenes de sus superiores, expresando las razones para tal objecin. Si el superior insistiere por escrito, las cumplirn, pero la Responsabilidad recaer en el superior. Esta disposicin se aplicar en armona con lo dispuesto en la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa. Art. 42.- Responsabilidad directa.- Los servidores de las instituciones del Estado, encargados de la gestin financiera, administrativa, operativa o ambiental, sern responsables, hasta por culpa leve, cuando incurrieren en acciones u omisiones relativas al incumplimiento de normas, falta de veracidad, de oportunidad, pertinencia o conformidad con los planes, programas y presupuestos y por los perjuicios que se originaren de tales acciones u omisiones. Art. 43.- Responsabilidad principal y subsidiaria por pago indebido.- La responsabilidad principal, en los casos de pago indebido, recaer sobre la persona natural o jurdica de derecho pblico o privado, beneficiaria de tal pago. La responsabilidad subsidiaria recaer sobre o los servidores, cuya accin u omisin culposa hubiere posibilitado el pago indebido. En este caso, el responsable subsidiario gozar de los beneficios de orden y excusin previstos en la ley. Art. 44.- Responsabilidad solidaria.- Habr lugar para establecer responsabilidad solidaria cuando dos o ms personas aparecieren como coautoras de la accin, inaccin u omisin administrativa que la origine. Art. 45.- Responsabilidad administrativa culposa.- La responsabilidad administrativa culposa de las autoridades, dignatarios, funcionarios y servidores de las instituciones del Estado, se establecer a base del anlisis documentado del grado de inobservancia de las disposiciones legales relativas al asunto de que se trate, y sobre el incumplimiento de las atribuciones, funciones, deberes y obligaciones que les competen por razn de su cargo o de las estipulaciones contractuales, especialmente las previstas en el Ttulo III de esta ley.
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Incurrirn en responsabilidad administrativa culposa las autoridades, dignatarios, funcionarios o servidores de las instituciones del Estado que, por accin u omisin, se encontraren comprendidos en una o ms de las causales siguientes: 1. No establecer ni aplicar indicadores de gestin y medidas de desempeo para evaluar la gestin institucional o sectorial y el rendimiento individual de sus servidores; 2. Cometer abuso en el ejercicio de su cargo; 3. Permitir la violacin de la ley, de normas especficas emitidas por las instituciones del Estado, o de normas de carcter generalmente obligatorio expedidas por autoridad competente, inclusive las relativas al desempeo de cada cargo; 4. Exigir o recibir dinero, premios o recompensas, por cumplir sus funciones con prontitud o preferencia, por otorgar contratos a determinada persona o suministrar informacin, sin perjuicio de la responsabilidad penal a que hubiere lugar; 5. No establecer o no aplicar con sujecin a la ley y normas pertinentes, los subsistemas de determinacin y recaudacin, presupuesto, tesorera, crdito pblico y contabilidad gubernamental; 6. No establecer o no aplicar con sujecin a esta Ley y ms normas pertinentes los subsistemas de control interno y control externo; 7. No establecer o no aplicar con sujecin a la ley y ms normas pertinentes, los sistemas de planificacin, administracin de bienes y servicios, inversiones pblicas, administracin de recursos humanos, de gestin financiera y de informacin; 8. Contraer compromisos y obligaciones por cuenta de la institucin del Estado, a la que representan o en la que prestan sus servicios, en contravencin con las normas respectivas y sin sujetarse a los dictmenes de la ley; o insistir ilegalmente en una orden que haya sido objetada por el control previo; 9. No tomar inmediatamente acciones correctivas necesarias en conocimiento del informe del auditor interno o externo; o de consultas absueltas por organismos de control; 10. No proporcionar oportunamente la informacin pertinente o no prestar la colaboracin requerida a los auditores gubernamentales, y dems organismos de control y fiscalizacin;
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11. Incurrir en ilegal determinacin o recaudacin de los ingresos del Gobierno Central, y dems instituciones del Estado; 12. No efectuar el ingreso oportuno de cualquier recurso financiero recibido; 13. Disponer o ejecutar, sin tener atribucin, el cambio de planes, programas y estipulaciones relativas a la ejecucin de los contratos; y, 14. Las dems previstas en otras normas y disposiciones legales vigentes. Art. 264.- Los empleados pblicos o las personas encargadas de un servicio pblico que se hubieren hecho culpables de concusin, mandando percibir, exigiendo o recibiendo lo que saban que no era debido por derechos, cuotas, contribuciones, rentas o intereses, sueldos o gratificaciones, sern reprimidos con prisin de dos meses a cuatro aos. La pena ser de prisin de dos a seis aos, si la concusin ha sido cometida con violencias o amenazas. Esta pena ser aplicable a los prelados, curas u otros eclesisticos que exigieren de los fieles, contra la voluntad de stos, diezmos, primicias, derechos parroquiales, o cualesquiera otras obligaciones que no estuvieren autorizadas por la Ley civil. Las infracciones previstas en este artculo y en los tres precedentes sern reprimidas, adems, con multa de cuarenta dlares de los Estados Unidos de Norte Amrica y con la restitucin del cudruplo de lo que hubieren percibido. Estas penas sern tambin aplicadas a los agentes o descendientes oficiales de los empleados pblicos y de toda persona encargada de un servicio pblico, segn las distinciones arriba establecidas. Nota: Inciso penltimo reformado por Ley No. 105, publicada en Registro Oficial 365 de 21 de Julio de 1998. Nota: Artculo reformado por Art. 62 de Ley No. 75, publicada en Registro Oficial 635 de 7 de Agosto del 2002.
CDIGO PENAL: el cohecho Art. 285.- Todo funcionario pblico y toda persona encargada de un servicio pblico que aceptaren oferta o promesa, o recibieren dones o presentes, para ejecutar un acto de su empleo u oficio, aunque sea justo, pero no sujeto a retribucin, sern reprimidos con prisin de seis meses a tres aos y multa de ocho a diecisis dlares de los Estados Unidos de Norte Amrica, a ms de la restitucin del duplo de lo que hubieren percibido.
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Sern reprimidos con prisin de uno a cinco aos y multa de seis a treinta y un dlares de los Estados Unidos de Norte Amrica a ms de restituir el triple de lo percibido, si han aceptado ofertas o promesas, o recibido dones o presentes bien sea por ejecutar en el ejercicio de su empleo u oficio un acto manifiestamente injusto; bien por abstenerse de ejecutar un acto de su obligacin. Art. 46.- Sancin por faltas administrativas.- Sin perjuicio de las responsabilidades civil culposa o penal a que hubiere lugar, los dignatarios, autoridades, funcionarios y dems servidores de las instituciones del Estado, as como personeros, directivos, empleados, trabajadores y representantes de las personas jurdicas y entidades de derecho privado con participacin estatal que incurrieren en una o ms de las causales de responsabilidad administrativa culposa previstas en el artculo anterior, originadas en los resultados de las auditoras, sern sancionados, con multa de una a veinte remuneraciones bsicas unificadas del trabajador del sector privado, al dignatario, autoridad, funcionario o servidor, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales a que hubiere lugar, de acuerdo a la gravedad de la falta cometida, pudiendo adems ser destituido del cargo, de conformidad con la ley. Las sanciones se impondrn gradundolas entre el mnimo y el mximo sealados en el inciso anterior de este artculo, debiendo considerarse los siguientes criterios: la accin u omisin del servidor; la jerarqua del sujeto pasivo de la sancin; la gravedad de la falta; la ineficiencia en la gestin segn la importancia del inters protegido; el volumen e importancia de los recursos comprometidos; el haber incurrido en el hecho por primera vez o en forma reiterada. Art. 47.- Sancin por contravencin.- Las personas naturales, los representantes legales de las personas jurdicas de derecho privado o terceros que contravinieren a su obligacin de comparecer como testigos, de exhibir documentos o registros, de proporcionar confirmaciones escritas sobre las operaciones y transacciones que efecten o hubieren efectuado con las instituciones del Estado sujetas a examen, que hubieren sido requeridos por los auditores gubernamentales debidamente autorizados, sern sancionados por la Contralora General del Estado con multa de diez a quinientos dlares, que ser recaudada por medio de la jurisdiccin coactiva conforme lo previsto en el artculo 57 de esta Ley. Dichas obligaciones les sern exigibles dentro de lo que la Constitucin Poltica de la Repblica y las leyes lo permitan.
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Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Pblico y de las Personas Jurdicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Pblicos Acuerdo 039 - CG - 2009 (16/11/2009) R.O. 78 (01-12-2009) Y SUPLEMENTO R.O. 87 (14/12/2009) NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL SECTOR PBLICO Y DE LAS PERSONAS JURDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONGAN DE RECURSOS PBLICOS
408-15 Contratacin Antes de iniciar el proceso de contratacin, la entidad debe cerciorarse de contar con toda la documentacin requerida y actualizada, para que los interesados tengan claro el objeto de la contratacin y puedan participar sobre las mismas bases. El tipo de concurso por realizar se determinar de acuerdo con el presupuesto referencial elaborado por la institucin promotora y segn lo estipulado al respecto en la normativa vigente. El concurso se difundir para propiciar una amplia participacin, adicionalmente, habr de seguirse rigurosamente todas las disposiciones previstas en la Ley y Reglamento del Sistema Nacional de Contratacin Pblica. Cuando la entidad decida ejecutar la obra por contrato, verificar que el proyecto haya concluido su etapa de diseo y que cuenta con todos los documentos requeridos para que el objeto de la contratacin resulte claro y los interesados puedan utilizar esa informacin para preparar sus ofertas, garantizando el principio de igualdad de oportunidad para los participantes. Bajo ningn concepto se iniciarn los procesos de contratacin si la entidad no cuenta con planos constructivos de detalle o si las especificaciones estn incompletas. Igualmente, se verificar que existan los diseos y ms documentos necesarios pues las condiciones supuestas al efectuar un diseo pueden cambiar radicalmente, sobre todo si la construccin de la obra se lleva a cabo algunos aos despus de la concepcin del proyecto. 408-16 Administracin del contrato y administracin de la obra Dependiendo de la entidad duea del proyecto y la importancia del mismo, se organizar la administracin del contrato o administracin de la obra segn se trate de la ejecucin mediante contrato o una ejecucin directa de la Entidad.
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Estas labores las puede realizar la entidad directamente o contratarla con una empresa consultora que se encargar de administrar por delegacin. A pesar de delegar estas labores, la entidad mantendr una supervisin rigurosa y estricta sobre la obra con el propsito de vigilar las tareas de fiscalizacin. En proyectos que involucren la ejecucin de obras civiles y equipamiento o la ejecucin de varias obras de la misma naturaleza se designar un Administrador del Contrato cuyas funciones, en trminos generales, consisten en velar por la calidad de la obra, el costo y el plazo. La ejecucin de la obra debe realizarse de acuerdo con las disposiciones legales, reglamentarias y tcnicas dictadas por los rganos rectores en el campo de la preservacin ambiental, la construccin, la salud, las relaciones laborales, el ordenamiento vial y urbano, el aprovechamiento de los recursos naturales y energticos, la normativa tributaria y el ejercicio profesional. Toda persona que tenga a su cargo la ejecucin o administracin de una obra tiene el deber de conocer las disposiciones legales y aplicarlas, tanto en lo que se refiere a los requisitos que dicha obra debe cumplir y los controles por ejercer, como en lo referente a las condiciones laborales de los trabajadores: salud, seguridad, higiene del sitio en que se ejecuta, proteccin de los trabajadores contra riesgos profesionales. Asimismo sern obligatorias todas aquellas normas que se dicten posteriormente a las mencionadas, ya sea para derogarlas, ampliarlas o introducir conceptos nuevos, siempre que entren en vigencia mientras el proyecto se lleva a cabo. En las organizaciones donde se cuenta con un Director de Obras Pblicas o un Jefe de la unidad, ste generalmente asume las funciones de administrador del contrato o administrador de la obra. En otras entidades, con muchos proyectos, el administrador del contrato puede asumir la supervisin o manejo de varias obras. 408-17 Administrador del contrato El administrador del contrato velar porque la obra se ejecute de acuerdo con lo planeado y programado, pero sin tomar parte directamente en la ejecucin rutinaria de las tareas que aseguren su cumplimiento, antes bien, debe lograrlo mediante la delegacin y supervisin de esas tareas, la comunicacin constante con el personal encargado de llevarlas a cabo, la aplicacin de su autoridad para dirimir o resolver cualquier problema que no puedan manejar los niveles inferiores y motivar al personal con el fin de que brinde lo mejor de s para lograr el xito del proyecto. Es funcin del administrador del contrato establecer un sistema que evale el logro de los objetivos, mediante el cual pueda obtenerse informacin sobre su estado. Esto con el fin de
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tomar oportunamente acciones correctivas o para informar a las autoridades de la entidad sobre el desarrollo del proyecto Corresponde al administrador del contrato establecer la estructura organizacional necesaria para que el proyecto se ejecute en forma ptima, dependiendo de la magnitud del proyecto, se organizar una estructura de varios niveles, con un Jefe de fiscalizacin y fiscalizadores en un rea especfica: calidad, avance fsico y avance financiero de la obra, cada uno de los cuales tendra su propio personal de apoyo y la formacin necesaria para atenderla o, si la complejidad de la obra ms bien requiere de profesionales con formacin en reas distintas, como: estructuras, arquitectura, suelos, electricidad, mecnica, etc., que se encarguen de controlar tanto la calidad como el avance fsico y financiero de las obras y rindan cuentas al jefe de fiscalizacin del proyecto. Adems, para la estructura que establezca debe definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los que la conforman y finalmente, obtener el apoyo logstico e instrumentos de medicin, requeridos para que la obra se ejecute conforme con los objetivos definidos. Son funciones del administrador del contrato, entre otras: a) Velar y responsabilizarse porque la ejecucin de la obra se realice de acuerdo a lo programado. b) Coordinar con las dependencias estatales o privadas que, en razn de sus programas o campos de accin, tengan inters en participar en la etapa de construccin del proyecto
c) Establecer un sistema para medir el logro de los objetivos definidos, de manera que oportunamente se obtenga informacin exacta sobre su estado y se comuniquen los resultados a las autoridades institucionales competentes. d) Velar porque se efecten evaluaciones peridicas del proyecto. e) Autorizar el inicio de la obra o de cualquier trabajo no contemplado en los planos originales, que deba cargarse a los fondos destinados al proyecto. f) Coordinar su trabajo con el Jefe Fiscalizador del Proyecto que se encarga de la administracin cotidiana del proyecto.
g) Establecer la estructura organizacional apropiada para la ejecucin de la obra, considerando todos los aspectos que intervienen en ella financieros, legales, de suministros, etc. aunque stos no sean constructivos y definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los participantes; asimismo, proporcionar el apoyo logstico requerido. En el caso de fiscalizacin realizada por contrato, el
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Administrador del Contrato debe realizar una supervisin responsable sobre todas las labores. h) Intervenir en las actas de entrega recepcin provisional, parcial, total y definitiva. 408-18 Jefe de fiscalizacin El jefe de fiscalizacin establecer un sistema para asegurar la correcta ejecucin de la obra, mediante el control de la calidad, el avance fsico y el avance financiero de la obra. Dichos controles conllevan una evaluacin mensual, de los aspectos mencionados y la comunicacin de resultados a los mandos superiores, incluyendo los problemas surgidos, especialmente cuando afectan las condiciones pactadas en relacin al plazo, presupuesto y calidad de la obra. Corresponde al jefe de fiscalizacin obtener informacin estadstica sobre los rendimientos de materiales, mano de obra, equipos y maquinaria, as como llevar un recuento de la incidencia de la lluvia en la paralizacin de labores en la obra. La informacin resultante es muy til para preparar futuros proyectos, pues permite prever los plazos de ejecucin, la influencia de la precipitacin sobre stos, la cantidad de materiales, mano de obra, equipos y maquinaria necesarios para llevar a cabo una obra, as como los posibles problemas que se podran suscitar El jefe de fiscalizacin, se asegurar de que la obra se ejecute de conformidad con las bases establecidas en los estudios de pre inversin, es decir, de acuerdo con el diseo definitivo, las especificaciones y dems normas tcnicas aplicables, para lograr obtener del proyecto los beneficios esperados. No obstante, antes de iniciar la construccin, debe revisar los pliegos con el fin de detectar oportunamente cualquier error u omisin, as como cualquier imprevisin tcnica que luego pueda afectar en forma negativa el desarrollo del proceso constructivo. Adicionalmente, es competencia del jefe de fiscalizacin resolver en forma oportuna los problemas tcnicos que se presenten durante el proceso constructivo, as como asegurar que el contratista disponga del personal tcnico con la suficiente preparacin, el empleo de materiales, equipos y maquinaria, en la cantidad y calidad estipuladas en los planos y especificaciones. Son funciones del jefe de fiscalizacin, entre otras: a) Proponer al administrador del contrato la organizacin e infraestructura necesaria, para administrar o inspeccionar el proyecto en el sitio donde ste se construir; definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los que la conforman, de modo que las labores de construccin o de inspeccin se realicen dentro del marco legal y reglamentario vigente.
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b) Planear, programar y aplicar los controles, de calidad, financiero y de avance fsico, que aseguren la correcta ejecucin de la obra.
c) Vigilar y responsabilizarse porque la ejecucin de la obra se realice de acuerdo con los diseos definitivos, las especificaciones tcnicas, programas de trabajo, recomendaciones de los diseadores y normas tcnicas aplicables. d) Identificar la posible existencia de errores u omisiones o ambos en forma oportuna, que puedan presentarse en los planos constructivos o especificaciones, as como imprevisiones tcnicas, de modo que de inmediato se corrija la situacin. e) Resolver oportunamente los problemas tcnicos que se presenten durante la ejecucin de las obras. f) Justificar tcnicamente los trabajos extraordinarios o las modificaciones que se tengan que realizar durante la ejecucin de las obras e informar al administrador del contrato para adoptar las decisiones que correspondan.
g) Obtener informacin estadstica en el proyecto sobre el rendimiento del personal, materiales, equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las condiciones climticas en el tiempo laborado, o sobre cualquier otro aspecto til para la preparacin de futuros proyectos. h) Velar porque los materiales, la mano de obra, equipos y maquinaria empleados en la ejecucin de la obra, sean adecuados y suministrados en forma oportuna y suficiente, y correspondan a lo estipulado en las especificaciones o en la oferta del contratista. i) Evaluar el avance del proyecto, al menos una vez por mes, para determinar su estado, documentar los resultados obtenidos y mantener informados a los mandos superiores, sobre el avance de la obra, los problemas surgidos durante su ejecucin y las medidas aplicadas. Excepcionalmente, cuando se presenten problemas que afecten las condiciones pactadas en cuanto a plazos, calidad o presupuesto, comunicarlo al administrador del contrato para que resuelva.
j)
k) Asumir en nombre de la institucin, la relacin con las comunidades donde se ejecuten los proyectos, en los asuntos inherentes a stos. l) Coordinar las pruebas finales de aceptacin y la entrega de las obras para su entrada en operacin.
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408-19 Fiscalizadores En los casos en que la ubicacin, la magnitud o la complejidad de la obra lo ameriten, el jefe de fiscalizacin podr designar a uno o ms fiscalizadores con la formacin profesional necesaria, para que se encarguen de inspeccionar la obra o un rea especfica de sta. La designacin de uno o varios fiscalizadores depende de la magnitud o complejidad del proyecto; as, puede haber un fiscalizador de calidad, uno de avance fsico de la obra y otro que controle el flujo de caja, o bien asignar un fiscalizador para cada rea especializada, como por ejemplo, para el sistema elctrico, el sistema mecnico, la parte estructural y otro para acabados, cada uno de los cuales debe controlar los tres aspectos mencionados, calidad, avance fsico, flujo de caja, correspondientes a las obras a su cargo. A su vez, si la importancia de la obra justifica, cada fiscalizador podra contar con el personal que sea menester para el desempeo de su cargo. Cuando los documentos de licitacin especifiquen determinados requisitos para el profesional responsable de la obra por parte del contratista, el fiscalizador deber reunir al menos esos mismos requisitos, con el fin de que pueda desempear una adecuada labor de control. La paridad de conocimientos tcnicos entre el fiscalizador y el profesional responsable de la obra por parte del contratista, es muy importante, pues de ello depende, en gran medida, que el primero pueda ejercer sobre el segundo un eficiente trabajo y efecte una correcta evaluacin de los trabajos realizados. Las funciones de los fiscalizadores, cada uno en el rea de su competencia, son las siguientes: a) Revisar en conjunto con el jefe de fiscalizacin, los documentos contractuales con el fin de verificar la existencia de algn error, omisin o imprevisin tcnica, que pueda afectar la construccin de la obra y de presentarse este caso, sugerir la adopcin de medidas correctivas o soluciones tcnicas, oportunamente. b) Evaluar mensualmente, el grado de cumplimiento del programa de trabajo en el rea bajo su cargo y en caso de constatar desviaciones, identificar las causas y proponer soluciones para corregir la situacin. c) Ubicar en el terreno las referencias necesarias para la correcta ejecucin de la obra. d) Verificar la exactitud de las cantidades incluidas en las planillas presentadas por el contratista; adems, calcular los reajustes correspondientes a esas planillas, comparando la obra realizada, con la que deba ser ejecutada de acuerdo con el programa de trabajo autorizado. e) Obtener informacin estadstica en el proyecto sobre el rendimiento del personal, materiales, equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las condiciones climticas en el tiempo laborado, o sobre cualquier otro aspecto til para la preparacin de futuros proyectos.
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f)
Verificar la calidad de los materiales, as como la de los elementos construidos, mediante ensayos de laboratorio o de campo, efectuados bajo su supervisin y siguiendo rigurosamente las especificaciones tcnicas.
g) Resolver las dudas que surgieren de la interpretacin de los planos, especificaciones, detalles constructivos y cualquier otro aspecto tcnico relacionado con la obra. h) Anotar en el libro de obra, adems de una descripcin del proceso de construccin de las obras a su cargo, las observaciones, instrucciones o comentarios que a su criterio deben ser considerados por el contratista para el mejor desarrollo de la obra.
i)
Justificar tcnicamente la necesidad de efectuar modificaciones o trabajos extraordinarios en las obras bajo su supervisin. Coordinar con los diseadores de la obra cuando sea necesario efectuar modificaciones de los planos originales o haya que realizar obras adicionales.
j)
k) Realizar los clculos pertinentes para determinar los costos de las modificaciones u obras extraordinarias por realizar. l) Registrar en los planos constructivos todas las modificaciones realizadas durante el proceso de construccin, con el fin de obtener los planos finales de la obra ejecutada.
m) Aprobar los materiales y equipos por instalar propuestos por el contratista, tomando como gua las especificaciones. n) Calificar al personal tcnico del contratista y recomendar el reemplazo de aqul que no satisfaga los requisitos necesarios. o) Velar porque los equipos y maquinaria en la obra se encuentren en buenas condiciones y en el caso de que la obra se realice por contrato, sean los especificados. p) Verificar que el contratista disponga de todos los diseos, especificaciones, programas de trabajo, licencias, permisos y dems documentos contractuales. q) Coordinar con el contratista las actividades ms importantes del proceso constructivo. r) Revisar las tcnicas y mtodos constructivos propuestos por el contratista y en caso necesario, sugerir las modificaciones que estime pertinentes.
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s) Exigir al contratista el cumplimiento de las leyes de proteccin ambiental, laborales, se seguridad social y de seguridad industrial. t) En proyectos de importancia, preparar memorias tcnicas sobre los procedimientos y mtodos empleados en la construccin de las obras, para que sean utilizados como fuentes de informacin en proyectos futuros. u) Preparar, mensualmente, informes sobre la obra que contengan como mnimo la siguiente informacin: Un anlisis del estado del proyecto desde el punto de vista econmico y del avance fsico, respaldado por los clculos correspondientes. Los resultados de los ensayos de laboratorio, con comentarios al respecto. Anlisis de la cantidad y calidad de los equipos y maquinaria dispuestos en obra, con recomendaciones al respecto, si es necesario. Estadsticas sobre las condiciones climticas del sitio donde se ejecuta el proyecto (especialmente de la precipitacin pluvial) y su incidencia en el desarrollo de los trabajos. Referencia sobre la correspondencia intercambiada con el contratista. Anlisis del personal tcnico del contratista
v) Entregar la informacin producida para las recepciones. w) Efectuar el finiquito o liquidacin econmica de las obras a su cargo . 408-20 Documentos que deben permanecer en obra En todos los proyectos u obras que se efecten con fondos pblicos, deben permanecer en el sitio de la construccin los siguientes documentos: Copia del contrato de construccin Los planos constructivos. Las especificaciones tcnicas, generales y especficas El programa de ejecucin autorizado, con indicacin de los recursos requeridos por actividad. El libro de obra Correspondencia cruzada entre fiscalizacin y contratista Resumen del estado financiero de la obra, de las facturas tramitadas por avance de obra, reajustes, obras extraordinarias, etc. Estadstica del resultado de las pruebas del laboratorio.
Los documentos citados permanecern en el lugar de ejecucin del proyecto, dado que contienen informacin sin la cual no sera posible ejecutar la obra, realizar las
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labores de control que aseguren el cumplimiento del contrato ni las de control externo que atae a la Contralora General del Estado. 408-21 Libro de Obra El libro de obra es una memoria de la construccin, que debe contener una resea cronolgica y descriptiva de la marcha progresiva de los trabajos de construccin y sus pormenores: sirve para controlar la ejecucin de la obra y para facilitar la supervisin de sta. Al iniciar la construccin el jefe de fiscalizacin o fiscalizador encargado de tal responsabilidad, escribir la fecha de inicio, el nombre, el cargo y la firma de los profesionales que participarn en la obra. Si durante el proceso hay algn cambio de profesionales, del contratante o contratista, ello deber constar en el libro. Siempre que un profesional autorizado vaya a hacer una anotacin en el libro de obra, deber iniciarla con la fecha y terminarla con su firma. De presentarse algn problema con la calidad de los materiales suministrados, los trabajos realizados, los resultados de las pruebas de laboratorio o de campo, los mtodos constructivos, o con cualquier otro aspecto, deber constar tambin en el libro de obra las acciones tomadas para corregirlo y los resultados de dichas acciones. Al concluir el proyecto, el fiscalizador anotar en el libro de obra la fecha de finalizacin e indicar las caractersticas principales de la construccin; adems, har constar que los equipos y sistemas electromecnicos incorporados a la obra funcionan correctamente. El objeto del uso del libro de obra es llevar un control de la ejecucin de la obra y facilitar su supervisin; tambin es contar con un documento oficial donde conste la gestin de la unidad de fiscalizacin de la construccin y la de todos aquellos profesionales que estn vinculados con ella en razn de su funcin o en cumplimiento de leyes y reglamentos especficos. Dicho documento se utilizar como respaldo de la actuacin de los profesionales, la descripcin de los mtodos constructivos, los resultados de las pruebas efectuadas, los problemas que se presentaren durante la construccin, las soluciones propuestas, as como los resultados obtenidos, etc . 408-22 Control del avance fsico El jefe de fiscalizacin velar por el cumplimiento del programa de ejecucin establecido. De presentarse atrasos con respecto al programa, tomar las acciones necesarias para ajustar las actividades, de manera que, tan pronto como sea posible, vuelvan a desarrollarse de acuerdo con lo programado. Sin embargo, cuando los atrasos afecten la ruta crtica del proyecto, informar de inmediato al administrador del contrato, para que ste resuelva el problema oportunamente.
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El contratista tiene que ejecutar el proyecto de acuerdo con el programa de ejecucin definitivo, aprobado por la administracin, sin embargo, cuando por razones imputables a l, alguna actividad que no sea crtica muestre un atraso que sobrepase la holgura total, el fiscalizador anotar el hecho en el libro de obra e instar al contratista a presentarle, en un lapso determinado o plazo definido en las condiciones generales, un nuevo programa de asignacin de recursos, que asegure la finalizacin de la obra en el plazo convenido. Si el contratista no cumple su propuesta, el fiscalizador aplicar las sanciones respectivas, las cuales estarn estipuladas en el contrato. El control del avance fsico de la obra es responsabilidad del jefe de fiscalizacin como representante de la entidad. Es su deber establecer el grado de avance del proyecto y evaluar peridicamente el proceso constructivo en relacin con lo programado. Deber tomar previsiones para poder evaluar ese avance en cualquier instante. El jefe de fiscalizacin efectuar el control del avance fsico por semana, pues de esta manera, al efectuar la medicin en conjunto con el contratista, cotejar los datos obtenidos, que servirn para la revisin de las planillas de avance de obra y de los documentos de respaldo. El jefe de fiscalizacin establecer las acciones a tomar cuando detecte atrasos con respecto al programa, pues de su oportuna aplicacin depende la ejecucin del proyecto en el plazo programado. Si el atraso es imputable al contratista y sobrepasa el lmite establecido, holgura total, deber advertirle mediante el libro de obra y comunicacin escrita para que dentro de un plazo determinado, presente las medidas correctivas que aseguren la finalizacin del proyecto en el plazo convenido. Si el atraso incide en la ruta crtica, el jefe de fiscalizacin aplicar las sanciones del caso, de acuerdo con lo estipulado en el contrato. 408-23 Control de calidad El jefe de fiscalizacin, fiscalizadores y ms personal comprometido en estas labores velarn por el estricto cumplimiento de las especificaciones tcnicas respectivas. De presentarse desviaciones que sobrepasen los lmites de variacin establecidos, tomar las acciones necesarias para corregirlas de manera inmediata. El fiscalizador que detecte algn problema de calidad en el rea a su cargo, deber sealarlo en el libro de obra, para que sea corregido por el contratista, de ser posible en forma inmediata y si no lo es, para que ste someta a su consideracin la solucin propuesta. El personal de fiscalizacin, velar por la ejecucin de la obra, de conformidad con las especificaciones y dentro del rango de variacin permitido en stas. De ninguna manera aceptarn rubros no acordes a las especificaciones que puedan perjudicar la calidad definida en la etapa de diseo. Controlar la calidad de todos los rubros y de toda la obra es la misin ms importante de fiscalizacin, especialmente en aquellas partes de la obra conocidas como esenciales, que tienen que ver con la seguridad posterior de la obra.
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De presentarse problemas de calidad, los fiscalizadores tomarn las acciones necesarias para corregir el problema tan pronto como sea posible. En aquellos casos donde no sea posible corregir el trabajo, la nica opcin es el derrocamiento de la parte mal realizada y su reconstruccin a costa del contratista. Si la obra se ejecuta por administracin directa, personal de la entidad a cargo de estas labores, tomar las acciones pertinentes para resolver la situacin, actuando dentro de sus potestades y guindose por los principios de eficiencia, eficacia y economa. Si la obra se ejecuta por contrato, deber advertirlo inmediatamente al contratista por medio del libro de obra y comunicacin escrita, lo cual bastar para que ste acate sus instrucciones. Si el contratista no atiende las instrucciones, el fiscalizador aplicar las sanciones indicadas en el contrato. 408-24 Control financiero de la obra El jefe de fiscalizacin evaluar en forma mensual, el avance financiero de la obra en relacin con lo programado. De existir discrepancias, analizar su origen y tomar las acciones necesarias para corregir la situacin. Asimismo, llevar el control del presupuesto asignado a la obra, de manera que en cualquier momento, pueda conocer con certeza el saldo de la asignacin presupuestaria disponible. El jefe de fiscalizacin controlar el avance financiero, realizando como mnimo una evaluacin mensual para verificar si la obra se desarrolla segn lo previsto. Los cortes para determinar el avance fsico se efectan tambin mensualmente y dado que el avance financiero debe corresponder a un determinado avance fsico, se har coincidir las fechas de corte. El resultado de la evaluacin servir para determinar si el monto acumulado de los gastos, corresponde al avance fsico que deba haberse alcanzado a esa fecha; de no ser as, se estudiarn las causas y se tomarn las acciones correctivas necesarias. En cuanto al control de la asignacin presupuestaria, el jefe de fiscalizacin deber conocer el monto disponible conforme se van cancelando las obligaciones contradas, pues del saldo dependen las acciones que pueda tomar cuando requiera acelerar el ritmo de trabajo, sobre todo si no existe la posibilidad de disponer de ms recursos financieros. Aun cuando sea factible la consecucin de nuevos recursos, el control de la asignacin presupuestaria permitir iniciar oportunamente los trmites requeridos para obtenerlos, lo cual asegura el desarrollo normal del proyecto, desde el punto de vista financiero. El jefe de fiscalizacin evaluar el cumplimiento de los plazos para los pagos de planillas, de encontrar demoras injustificadas comunicar el particular a los niveles jerrquicos superiores 408-25 Incidencia de la lluvia Cuando las caractersticas climticas de la zona o la estacin durante la cual se efecte la construccin y la etapa en que se encuentre el proceso constructivo lo ameriten, la entidad ejecutora de la obra deber tomar las previsiones del caso para llevar un registro detallado
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de la incidencia de la lluvia en el desarrollo de los trabajos en el sitio, conforme se presente esa situacin. Si las labores se suspenden a causa de la lluvia, se har constar en el libro de obra o en un registro la fecha en la cual se present esa condicin, cules trabajos se suspendieron, a qu hora y por cunto tiempo, en qu medida fueron afectados y se expondrn las razones por las cuales no se pudo continuar. Las anotaciones sern ratificadas por la firma del fiscalizador encargado de llevar este control, as como por la del profesional representante del contratista. Los datos as recabados se emplearn, en conjunto con el programa de ejecucin, para determinar la prrroga de plazo que se autorizar por este concepto. La informacin presentada por los contratistas con datos de la precipitacin pluvial de estaciones meteorolgicas cercanas al sitio de construccin o notas de prensa no podr ser considerada como respaldo para solicitar prrrogas por atrasos a causa de la lluvia, ya que no constituyen un criterio suficiente sobre el cual pueda fundamentarse la decisin de otorgar o no la prrroga solicitada, pues no necesariamente reflejan la situacin del sitio de la obra y no brindan informacin sobre el tiempo de paralizacin de los trabajos por ese motivo, ni en qu medida stos se vieron afectados. El registro de control de lluvia evitar los conflictos en torno a este tema, pues conjuga los aspectos que normalmente influyen al tomar la decisin de prorrogar o no el plazo. De este modo se da mayor importancia a los efectos de la lluvia sobre los trabajos y no a la lluvia en s, ubica los sucesos en el tiempo, con fecha y hora y en forma inmediata, se concilia a las partes que eventualmente podran tener desavenencias, hacindolos ratificar lo acontecido, mediante la suscripcin de la informacin consignada en el registro de control. En algunos proyectos, los contratistas ya consideran una suspensin forzosa de los trabajos de construccin por la marcada estacin invernal, en tales casos, no cabe la ampliacin del plazo por la incidencia de la lluvia. 408-26 Medicin de la Obra Ejecutada La administracin cancelar las planillas por avance de obra u otorgar desembolsos, slo si cuenta con los respectivos documentos de respaldo, aprobados por las servidoras y servidores autorizados. Para tal efecto, el ltimo da del mes en revisin, se concluirn las mediciones y clculos de la obra ejecutada durante ese perodo. El formato y contenido de los documentos de respaldo sern definidos por la administracin en forma reglamentaria, en las condiciones generales, las especificaciones o bien en la reunin de pre construccin, en conjunto con el contratista o el fiscalizador, segn sea el caso; como mnimo deber incluirse en esa documentacin, un listado de los captulos, rubros o actividades y sub actividades del programa de ejecucin, donde se especifique la cantidad de obra ejecutada durante el mes en revisin y la obra por ejecutar, adems de las mediciones y clculos que dieron origen a los datos suministrados. Tanto el contratista como el fiscalizador realizarn sus propias mediciones, cuyos resultados se cotejarn al verificar en conjunto la obra efectivamente realizada. El contratista deber
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entregar su estimacin al fiscalizador hasta la fecha de corte, en el plazo indicado en las condiciones generales o en el contrato o lo convenido en la reunin de pre construccin y adjuntar los documentos de respaldo correspondientes; el fiscalizador por su parte, efectuar la revisin en el plazo convenido o estipulado. Cuando la obra se ejecute por administracin directa, se proceder de manera similar a la citada y se cumplirn tambin los plazos especificados para la presentacin de las solicitudes de desembolso y su revisin. El pago o desembolso por obra realizada se har cuando se tenga la seguridad de que se est pagando realmente lo construido luego de haber efectuado la medicin de la cantidad de obra ejecutada. Es necesario contar con documentos de respaldo, que se incluyan en las planillas por avance de obra que consignen las mediciones realizadas, as como los clculos efectuados para determinar las cantidades de obra que no se pueden obtener por simple medicin. Estos documentos son de utilidad para la administracin, controles internos o externos, pues se facilita cotejar los datos de planillas con la realidad de la obra. Cuanto ms refleje el programa de ejecucin las actividades o procedimientos para construir las obras, tanto ms fcil ser efectuar la medicin de lo realizado para ambas partes y llevar el control del avance de los mismos. 408-27 Prrrogas de plazo Se concedern prrrogas de plazo cuando por razones no imputables al contratista se produzcan atrasos en actividades crticas o en actividades cuya holgura total sea sobrepasada, tornndolas crticas. El constructor deber interponer la solicitud de prrroga de conformidad con las disposiciones contractuales despus de conocer el hecho que demorar la ejecucin y en cuanto tenga la informacin suficiente, aportar la documentacin probatoria necesaria para que la administracin pueda resolver el reclamo. La entidad o administracin designar, reglamentariamente, al servidor que cuenta con las atribuciones para ampliar los plazos o modificar los programas. Adicionalmente, el servidor responsable de la administracin, tendr el plazo previsto contractualmente o reglamentariamente para resolver el reclamo interpuesto, para lo cual llevar a cabo los estudios o investigaciones necesarios. El aumento del plazo de la construccin procede cuando se presentan atrasos por caso fortuito o fuerza mayor que afecte el progreso de la obra. En el primer caso, el atraso puede ser causado en situaciones, como: robos del equipo utilizado, destruccin vandlica de las obras, cierres de carreteras o cualquier acto realizado por personas o animales que causen daos a la obra o afecten su desarrollo normal. En el caso de fuerza mayor, el atraso puede darse por inundaciones, terremotos, huracanes, etc., es decir por fenmenos naturales. Adicionalmente son motivo de ampliaciones las siguientes causas, comprobadas:
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Falta de materiales de construccin o equipos a incorporar en el mercado nacional o internacional. Perodos de lluvia que perjudiquen el avance de las obras conforme lo sealado en la Norma de Control Interno 600-25 Cambios, trabajos extraordinarios o ampliaciones de la obra que requieran aumento de plazo.
Incumplimiento de la administracin en suministrar: Los planos de diseo indispensables para iniciar o continuar la construccin. Los terrenos necesarios para ejecutar las obras. Existencia de impedimentos legales o de otra ndole que dificulten la realizacin de los trabajos. Orden escrita de la administracin de parar o disminuir el ritmo de avance de la obra. Incumplimiento de la administracin en el pago de acuerdo con las clusulas del contrato.
Para determinar los das de prrroga que se concedern por las causas mencionadas anteriormente, el jefe de fiscalizacin o fiscalizador examinar la incidencia de los atrasos en la ruta crtica; as, nicamente se otorgar prrroga por el nmero de das que aumente el plazo original, a raz del atraso. Tambin puede prorrogarse el plazo cuando se agota la holgura total de una actividad que, por su posicin dentro del programa, se torna crtica e incrementa consecuentemente el plazo original; en este caso, se conceden tantos das como haya sido afectado el plazo. El contratista comunicar oportunamente al jefe de fiscalizacin, los hechos que van a provocar demoras en la construccin, as como sus causas, pues esto permite a ambas partes tomar las previsiones para controlar y cuantificar el atraso en las actividades afectadas. Tal comunicacin ser fundamentada, de conformidad con las disposiciones reglamentarias al respecto. La documentacin probatoria a las solicitudes de prrroga, deber reunir las siguientes caractersticas: ser pertinente, es decir, debe pertenecer al proyecto en cuestin; ser confiable, lo cual implica estar exenta de errores y adems, que los datos suministrados correspondan a la realidad de la obra y luego, ser clara y concisa, con lo cual evita la posibilidad de interpretar de diferente manera una misma informacin y facilitar la revisin de los documentos, gracias a la brevedad y precisin de su contenido. 408-28 Planos de registro Todas las modificaciones que se realicen en la obra deben incorporarse en los planos finales de construccin, con el fin de reflejar fielmente cmo se construy y su localizacin exacta.
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Segn lo seale el contrato, la fiscalizacin o el contratista, deben elaborar los planos de registro que incorporen las modificaciones realizadas durante la construccin, con el fin de que reflejen las caractersticas de las obras realmente construidas, as como su localizacin exacta. Esta prctica redundar en beneficios para la administracin o entidad, pues facilitar las tareas de mantenimiento y reparaciones, as como el diseo de posteriores remodelaciones, ampliaciones, rehabilitaciones, reconstrucciones, etc. Los planos finales son indispensables cuando se tienen que disear remodelaciones o ampliaciones de las obras, pues los elementos nuevos deben integrarse a los existentes o stos deben readecuarse para soportar las cargas adicionales. 408-29 Recepcin de las obras Se llevarn a cabo dos tipos de recepcin: una provisional que se efectuar 15 das despus de que el contratista de la obra haya notificado por escrito la finalizacin de las obras de construccin y otra definitiva que no podr realizarse en un plazo menor a seis meses despus de la fecha de la recepcin provisional. En ambos casos, se elaborar un acta de recepcin, donde se indicar cmo se desarroll el proceso constructivo y la condicin en que se recibe la obra; para la recepcin provisional se indicar al menos, si sta se recibe a satisfaccin o con observaciones, en cuyo caso se sealarn las causas de ello, para que el constructor proceda a corregir los problemas. Las actas sealarn como mnimo lo siguiente: Los antecedentes contractuales de la obra. Condiciones generales de ejecucin, condiciones operativas. La calidad y cantidad de las obras ejecutadas. Liquidacin econmica que incluye el monto cancelado y el que falta por cancelar por concepto de avance de obra, reajuste de precios, obras extraordinarias y cualquier otro rubro contemplado, si la recepcin es provisional. Si sta es definitiva, las cuentas deben estar finiquitadas y no se admite reclamos pendientes de las partes. Liquidacin de plazos que incluye el plazo empleado en la ejecucin, incluyendo prrrogas. Se establecern las sanciones a las que hubiere lugar. Si las obras se reciben a satisfaccin o con observaciones, y en este ltimo caso, las razones para que sea as.
Cuando la obra se realice por administracin directa, las recepciones provisional y definitiva sern realizadas por una comisin de representantes de los futuros usuarios, en presencia del administrador de la obra y su equipo; cuando se ejecute por contrato, actuarn en la recepcin el contratista y los integrantes de la comisin designada por la mxima autoridad de la entidad contratista, integrada por el administrador del contrato y un tcnico que no haya intervenido en el proceso de ejecucin del mismo.
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El hecho de que la obra sea recibida a satisfaccin en el acto de recepcin oficial, no exime al constructor de su responsabilidad por vicios ocultos, si stos afloran durante los diez aos posteriores a la fecha de la recepcin definitiva. El constructor o contratista deber a comunicar por escrito, al jefe de fiscalizacin, la finalizacin de las obras a su cargo, para que proceda a su recepcin. Esta comunicacin formaliza la fecha de trmino de las obras y constituye una constancia de que este hecho fue oportuna y debidamente comunicado a la administracin. En forma previa a la recepcin del proyecto se efectuar una revisin de las obras a fin de consignar sus resultados en el acta de recepcin, especialmente si se detecta algn problema, en cuyo caso, ste deber sealarse al constructor para su correccin inmediata, o para que asuma las responsabilidades correspondientes. Durante la revisin de las obras para su recepcin, sea provisional o definitiva y hasta la suscripcin del acta correspondiente, deben estar presentes las partes interesadas en el proceso. Si la ejecucin se realiz por administracin directa, los representantes de los futuros usuarios recibirn la obra de parte del administrador de la obra previa revisin de sta, y al finalizar, los participantes suscribirn el acta elaborada, con las salvedades que consideren pertinentes. Si la obra se ejecut por contrato, el Jefe de fiscalizacin y fiscalizadores actuarn suministrando toda la informacin necesaria a la comisin de recepcin integrada por profesionales designados por la mxima autoridad. Los resultados se consignarn en el acta, la cual suscribir, haciendo las salvedades que estimen pertinentes. La recepcin provisional se efectuar para probar la obra en condiciones de servicio de manera que la entidad verifique su adecuada operacin o funcionamiento y, a la vez, dar oportunidad al constructor de corregir, en los seis meses comprendidos entre la recepcin provisional y la definitiva, los defectos detectados durante la revisin; dicho plazo se considera suficiente, pues si el constructor comunic formalmente la finalizacin de las obras fue porque consider que haba cumplido con lo especificado y con la totalidad de los trabajos. La recepcin definitiva por su parte, constituye el cierre oficial de la etapa de construccin y la terminacin del contrato, de manera que no deben quedar reclamos pendientes y cualquier reparacin que se hubiere hecho constar en el acta de recepcin provisional, en ese momento debe estar terminada. Se establecer una definicin clara del alcance de la labor de mantenimiento que deber efectuar el constructor durante el perodo comprendido entre la recepcin provisional y la definitiva, tema que, deber constar en las especificaciones tcnicas, considerando el mantenimiento como un rubro o actividad del contrato. Adems, deber definirse la forma en la cual ser pagado el servicio. No obstante se haya realizado la recepcin definitiva de la obra a satisfaccin, si durante los diez primeros aos de funcionamiento surgen o se manifiestan problemas que no pudieron detectarse durante o inmediatamente despus de la construccin, el Constructor debe responder por ello, segn las leyes vigentes en relacin con la responsabilidad por vicios ocultos.
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408-30 Documentos para operacin y mantenimiento El diseo definitivo ser remitido a las unidades de operacin y mantenimiento para que conozcan el proyecto y efecten las recomendaciones que estimen del caso. Cuando finalice la construccin de la obra, se enviar a las mismas unidades que operarn o brindarn servicio de mantenimiento, los planos finales con todas las modificaciones efectuadas al diseo original para que planifiquen y programen su trabajo y preparen el presupuesto requerido para llevarlo a cabo. Ser tarea de los departamentos de operacin y mantenimiento adems, elaborar los respectivos manuales. En caso de que los usuarios no tengan experiencia o capacitacin para elaborar tales manuales, los encargados del diseo sern los responsables de producirlos. Las unidades encargadas de efectuar la operacin o el mantenimiento de las obras construidas, deben elaborar sus respectivos planes, programas y presupuestos de trabajo, de modo que aseguren el logro de los objetivos concebidos durante la etapa de preinversin. Para que esto sea posible, se considerarn los estudios del diseo definitivo que les permitan disponer de la necesaria informacin para que la operacin de las obras se efecte en el nivel previsto para producir los beneficios esperados. Tambin se requerirn los planos finales que muestren las modificaciones incorporadas a la obra, pues stas debern considerarse para ajustar los planes, programas y presupuestos elaborados. 408-31 Operacin Los planes y programas de operacin deben elaborarse para que la obra funcione de manera ptima, partiendo de la certificacin de que se tienen todos los recursos e insumos necesarios para ello. La administracin debe asegurar al menos un funcionamiento adecuado o aceptable de la obra. Para efectuar la programacin de la operacin de una obra deben considerarse:
El tipo y la calidad del bien o servicio que se desea brindar. El comportamiento del mercado en que se colocar el bien o servicio. Las caractersticas de las obras mediante las cuales se presta el servicio o se produce el bien. La experiencia de la institucin o de otras instituciones en obras similares: este aspecto ayudar mucho cuando es la primera vez que la entidad realiza una obra semejante, porque proporciona informacin prctica sobre el funcionamiento real de una obra afn a la que se va a poner en operacin. Los recursos necesarios: con base en los aspectos anteriores se definir la cantidad de equipos, maquinaria, personal e insumos necesarios para la operacin de la obra, as
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como las caractersticas que stos deben reunir. Cuando el sistema es complejo se capacitar a los futuros operarios, antes de que la obra o proyecto comience a funcionar, de manera que no se afecte el rendimiento. Los factores externos que inciden en la operacin de la obra, como: las labores de mantenimiento programadas, las variaciones y el incremento del trfico, el presupuesto dispuesto por la entidad para la operacin de la obra, etc.
408-32 Mantenimiento Las entidades prestarn el servicio de mantenimiento a los bienes y obras pblicas a su cargo, con el fin de que stas operen en forma ptima durante su vida til y puedan obtenerse los beneficios esperados, de acuerdo con los estudios de pre inversin. Cuando existan restricciones presupuestarias, se efectuarn los ajustes correspondientes para que la obra opere en un nivel aceptable y esta situacin se comunicar a las autoridades de la entidad, para que tomen las medidas correctivas pertinentes. Se impulsarn dos tipos de mantenimiento: el preventivo, cuya funcin es evitar o prever los daos que interrumpan el servicio o la produccin de bienes, disminuyan el rendimiento esperado o su calidad y el correctivo, aplicado para corregir la falla o dao, cuando ya se haya presentado. El servicio de mantenimiento, preventivo y correctivo, de las obras pblicas es esencial para asegurar su durabilidad y la obtencin de los beneficios esperados durante la vida til de stas. El mantenimiento preventivo y el correctivo son complementarios, deben existir juntos y aplicarse en el momento oportuno, el primero rutinariamente y el segundo, cada vez que surja una emergencia. Para elaborar el plan y programa de trabajo que permitan el funcionamiento ptimo de la obra, se asignar un presupuesto adecuado al mantenimiento, principalmente al preventivo; si esto no es posible por razones presupuestarias, se informar sobre esta situacin a las autoridades de la entidad para que tomen las medidas correctivas y se pueda volver a alcanzar el nivel ptimo, tan pronto como sea posible. Para efectuar el planeamiento, la programacin y el presupuesto del mantenimiento preventivo, se considerarn los siguientes aspectos:
Caractersticas de los elementos que componen la obra. Experiencia con proyectos similares. Determinacin de los recursos necesarios que debe apoyarse en la informacin recabada en los puntos anteriores y en los rendimientos esperados, tanto del personal, como de los materiales, equipos, maquinaria y herramientas. Se determinar el tipo y cantidad de personal requerido; los materiales, repuestos, equipos, maquinaria y herramienta necesarios; el transporte para movilizarlos, etc.
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Factores externos a la unidad de mantenimiento como el presupuesto disponible de la institucin; el sistema de suministros empleado, el tiempo promedio para la compra de los materiales o repuestos, la disponibilidad de materiales, repuestos, equipos, maquinaria y herramientas adecuados en el mercado; etc. Para la planificacin del mantenimiento correctivo, se establecern las posibles emergencias y las acciones inmediatas por tomar cuando stas se presenten, as como asegurar el suministro de los recursos para poder atenderlas oportunamente. La capacidad de respuesta de la unidad de servicio de mantenimiento debe ser proporcional a la importancia de la falla, en trminos de la incidencia que sta tenga en la prestacin del servicio o la produccin del bien. Para llevar a cabo esta labor, el personal a cargo de la planificacin deber conocer la obra y sus partes, as como la forma en que opera, adems de tener vasta experiencia en su mantenimiento o en el de obras similares.
El mantenimiento correctivo, aun cuando se aplica para atender daos imprevisibles o emergencias, debe planificarse recurriendo a la previsin de la ocurrencia de posibles fallas.
408-33 Evaluacin ex-post Durante la etapa de operacin se efectuarn evaluaciones peridicas del funcionamiento de la obra, esto es, comparar los ingresos y costos reales con los ingresos y costos previstos en los estudios de pre inversin. Para ello los perodos comprendidos entre una evaluacin y otra, debern coincidir con los perodos escogidos en los estudios para medir los beneficios del proyecto. Las evaluaciones posteriores cierran el ciclo del proyecto, pues los resultados obtenidos permiten retroalimentar la informacin necesaria para nuevos proyectos. La evaluacin es una herramienta de control que debe estar presente durante todo el ciclo de vida del proyecto, en la etapa de operacin es an ms importante, pues permite saber si se estn obteniendo los beneficios esperados y cules factores han influido en el xito alcanzado o en caso de no ser as, analizar la causa de las desviaciones presentadas y tomar las medidas correctivas que coadyuven a lograr lo planeado. Por otra parte, la evaluacin ex-post permite conocer si las variables empleadas en los estudios eran acertadas, si deben ajustarse o cambiarse para futuros proyectos, y fundamentalmente, ayudar a no cometer los mismos errores; en este sentido, constituye una verdadera fuente de retroalimentacin, pues, la simple experiencia no basta. Se identificarn los diversos factores de xito y se explicar su influencia en los resultados. Adems se evaluar el servicio de mantenimiento brindado para corregir los problemas suscitados, mejorar los rendimientos de trabajo y disminuir su costo y hacer ms eficiente el servicio.
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Tipo de Documento: MANUAL Nombre del Documento: FISCALIZACIN Elaborado por Revisado por: GT/GCG GT/GCG 409 GESTIN AMBIENTAL 409-01 Medio Ambiente
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Es el sistema global constituido por elementos naturales y artificiales, fsicos, qumicos o biolgicos, socioculturales y sus interacciones, en permanente modificacin por la naturaleza o la accin humana, que rige la existencia y desarrollo de la vida en sus diversas manifestaciones. Cualquier espacio de interaccin y sus consecuencias, entre la sociedad (elementos sociales, recursos humanos) y la Naturaleza (elementos o recursos naturales). A su vez, el medio ambiente est formado por el ambiente fsico o natural y el ambiente humano. El primero constituido por la naturaleza y sus recursos naturales: clima, suelo, agua, flora (vegetacin forestal, pastos naturales, especies vegetales silvestres), fauna (marina y continental, invertebrados y especies silvestres en general), minerales (metlicos y no metlicos), energa (renovable y no renovable) y residuos. El ambiente humano comprende a los seres vivos y a sus actividades, los cuales tienen como punto de partida el aprovechamiento de los recursos naturales. Las actividades se consideran a la ejecucin de todo tipo de infraestructura (edificaciones, construcciones de diversa ndole, maquinaria y equipos) y en general a todo lo que sea fruto de la ingeniera de la humanidad (ciencia y tecnologa). Comprende tambin el comportamiento de los seres humanos para con sus semejantes y la naturaleza, incluyendo aspectos positivos (creatividad, preservacin del ambiente) y negativos (destruccin contaminacin ambiental). 409-02 Organizacin de la unidad ambiental Las entidades y organismos del sector pblico que manejen proyectos de inversin deben contar con una unidad de gestin ambiental conformada con especialistas en varias disciplinas, con conocimientos ambientales en el rea de su respectiva competencia, que aseguren la prevencin de daos, afectaciones y riesgos ambientales y el control ambiental en todas las fases de los proyectos, programas y actividades. Debiendo encargarse de regular y estandarizar aspectos ambientales a nivel institucional; as como la debida coordinacin en los procesos de participacin ciudadana en proyectos y/o programas que planee ejecutar la entidad. La unidad de gestin ambiental se ubicar dentro de la estructura orgnica de la entidad en un nivel de direccin, con vnculo directo a las unidades ejecutoras de proyectos, debiendo apoyar a la alta direccin en la toma de decisiones, relativas a gestin ambiental de la entidad, planeacin y ejecucin de proyectos y obras que necesariamente ocasionan impactos ambientales en la construccin. Asesorar en la formulacin de polticas y programas internos y la observancia del marco jurdico ambiental vigente.
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La mxima autoridad de la entidad aprobar los procedimientos que permita organizar la unidad de gestin ambiental y asignar los recursos humanos calificados y necesarios. Los funcionarios de la Unidad de Gestin Ambiental cumplirn las funciones, deberes y obligaciones especficas, propias de su jerarqua y de acuerdo con lo que disponga el orgnico funcional de la entidad. La unidad de gestin ambiental manejar los estudios ambientales que se realizarn previas a la ejecucin, durante la ejecucin y en el abandono de un proyecto. De acuerdo a la legislacin vigente, los estudios que son exigibles en el desarrollo de un proyecto son: los Estudios de Impacto Ambiental, EIA, que se elaboran previo al inicio de un proyecto; la Auditora Ambiental, AA, que se realiza durante la construccin de un proyecto y el Plan de Manejo Ambiental, PMA, que se realiza en cualquier fase del proyecto. 409-03 Gestin ambiental en proyectos de obra pblica Los responsables de la unidad de gestin ambiental debern aplicar las normas contenidas en el Texto Unificado de Legislacin Ambiental Secundaria, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. La unidad llevar adelante la gestin ambiental en todas las fases de un proyecto. El director de la unidad participar en las reuniones tcnicas y legales, a fin de emitir sus puntos de vista y evaluar la sustentabilidad ambiental de los programas y proyectos, cuyas opiniones sern determinantes para la toma de decisiones. Participar en forma paralela en los estudios y diseos definitivos del proyecto, para definir variantes en proyectos lineales cuando stas sean necesarias para evitar afectaciones a ecosistemas o zonas frgiles; o, para posibilitar el cambio de sitio de emplazamiento si se trata de una obra de edificacin o de otra naturaleza; para la elaboracin de especificaciones tcnicas ambientales de prevencin y mitigacin de impactos ambientales que debern formar parte del contrato. Ser el interlocutor en los mecanismos de participacin ciudadana, esto es, en las consultas y audiencias pblicas, en lo relacionado al impacto ambiental que generar el proyecto en su ejecucin y cuando entre en operacin. Tambin participar en los procesos de contratacin de consultora, para la realizacin de los trminos de referencia para la ejecucin de los estudios de impacto ambiental y planes de manejo ambiental, los cuales despus de su revisin y no objecin, sern puestos en conocimiento de la autoridad ambiental responsable, para su aprobacin. Se responsabilizar del proceso de licenciamiento ambiental, cuyo trmite, obligatoriamente ser previo al inicio
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de construccin del proyecto. Si fuere del caso y de contar con el personal adecuado, podr la misma unidad preparar los trminos de referencia, previo el trmite correspondiente. En el proceso constructivo realizar el monitoreo ambiental mediante la medicin de las emisiones, el control de los efluentes; identificacin de sustancias contaminantes en concentraciones y permanencia superiores o inferiores a las establecidas en la legislacin vigente; reconocimiento de daos ambientales, considerados como la prdida, disminucin, detrimento o menoscabo significativo de las condiciones preexistentes en el medio ambiente o uno de sus componentes; admisin de daos sociales ocasionados a la salud humana, al paisaje y a los bienes pblicos o privados; as como, controlar el cumplimiento de los planes de manejo ambiental y de las especificaciones tcnicas ambientales. Debiendo presentar informes peridicos a la mxima autoridad, para de ser el caso, se tomen los correctivos necesarios inmediatos. 409-04 Gestin ambiental en proyectos de saneamiento ambiental Los proyectos de saneamiento ambiental que desarrollar la entidad, debern ser vigilados y tomar partida la unidad de gestin en todo el proceso, esto es, en las fases de planeacin, factibilidad, licenciamiento ambiental, aprobacin, contratacin, ejecucin, operacin y mantenimiento; debiendo exigir las disposiciones y prohibiciones de la Norma Tcnica de Calidad Ambiental para el Manejo y Disposicin Final de Desechos Slidos no Peligrosos, tambin la Norma Tcnica para Desechos Peligrosos, y las Normas Tcnicas de Calidad Ambiental, aplicables dependiendo del proyecto, comprendidas en el Libro VI del Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. Son proyectos de saneamiento ambiental, aquellos que se ejecutan para sanear las condiciones de vida de los habitantes y evitar la contaminacin del medio ambiente, comprendidos, entre otros, sistemas de alcantarillado; agua potable; recoleccin, transporte, disposicin y manejo de desechos slidos; recoleccin, transporte y operacin de desechos peligrosos. Aseo urbano, es la limpieza de la ciudad, libre de desechos slidos producidos por sus habitantes. Desechos slidos, comprenden los desperdicios, cenizas, elementos del barrido de calles, desechos industriales, de establecimientos hospitalarios no contaminantes, plazas de mercado, ferias populares, playas, escombros, entre otros. Desecho peligroso, es todo aquel desecho, que por sus caractersticas corrosivas, txicas, venenosas, reactivas, explosivas, inflamables, biolgicas, infecciosas, irritantes, de
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patogenicidad, carcinognicas representan un peligro para los seres vivos, el equilibrio ecolgico o el ambiente. 409-05 Gestin ambiental en la preservacin del patrimonio natural En el mbito de competencia de la entidad pblica, la unidad de gestin ambiental, velar por prevenir daos ambientales, proteger, investigar, recuperar, restaurar el patrimonio natural, comprendido en: ecosistemas frgiles, parques nacionales, reservas ecolgicas, refugios de vida silvestre, reservas biolgicas, reservas de produccin y fauna, reas nacionales de recreacin, turismo de reas naturales, a fin de preservar los recursos naturales y la biodiversidad, aplicando las normas comprendidas en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. La unidad de gestin ambiental en el mbito de las facultades de la entidad, dentro de su alcance deber propender al mantenimiento de la diversidad biolgica mediante un desarrollo y una gestin sostenibles de hbitats naturales y sus zonas circundantes de valor y el control del consumo y comercio de especies silvestres. Patrimonio natural, son todos los animales, plantas, territorio y conjunto de estos tres grupos que signifiquen valores universales en cuanto a la proteccin y conservacin de especies animales y vegetales en peligro de desaparicin o paisajes integrales en peligro de destruccin o transformacin. Patrimonio natural, comprende las formaciones fsicas, biolgicas y geolgicas excepcionales, hbitat de especies y animales amenazadas y zonas que tengan valor cientfico, de conservacin o esttico. 409-06 Gestin ambiental en el cumplimiento de tratados internacionales para conservar el medio ambiente En el mbito de competencia, las entidades pblicas responsables, a travs de las unidades de gestin, emprendern las acciones que sean necesarias a fin de dar cumplimiento con los objetivos y compromisos establecidos en los tratados internacionales. La gestin debe contribuir a la conservacin y uso sostenible de los recursos naturales y culturales del pas; y, a mejorar las condiciones de vida de los habitantes; aplicando, en lo pertinente, las normas tcnicas y disposiciones constantes en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. Tratados internacionales, son aquellos convenios que se comprometen a cumplir 2 o ms pases, a fin de conservar el medio ambiente.
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409-07 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, agua La unidad de gestin deber precautelar, prevenir, proteger la contaminacin del recurso agua, controlando los lmites permisibles, exigiendo el cumplimiento de las disposiciones y prohibiciones de la Norma Tcnica de Calidad Ambiental de Descarga de Efluentes, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental La polucin del agua se produce por la construccin de obras inconsultas, inapropiadas, por efluentes industriales, por obras municipales de alcantarillado que no cuentan con plantas de tratamiento y en general por acciones humanas, aspecto que afecta al hombre, animales y plantas e implica un grave problema ambiental. La unidad de gestin ambiental en su mbito de accin, deber impedir la sobreexplotacin permanente de los recursos hdricos para mantener un equilibrio entre la demanda de agua y su disponibilidad; integrar los criterios de conservacin de recursos y uso sostenible en lo agrario, en la ordenacin de los usos del suelo y en la industria; mantener una alta calidad ecolgica del agua, en la que la diversidad biolgica corresponda, en lo posible, a un estado no perturbado de un agua determinada; reducir los vertidos de todas las substancias que por su persistencia txica o bioacumulacin puedan tener un impacto ambiental negativo en las aguas superficiales, marinas o subterrneas. Agua, es la fuente misma de la vida. Agua costera, es el agua adyacente a la tierra firme Agua marina, es la de los mares y se distingue por su elevada salinidad Aguas residuales, son las de composicin variada provenientes de las descargas de usos municipales, industriales, comerciales, servicios agrcolas, pecuarios, domsticos y de cualquier otro uso que hayan sufrido degradacin en su calidad original. Aguas pluviales, son aquellas que provienen de lluvias, nieve y granizo. Aguas de estuarios, son las correspondientes a los tramos de ros que se hallan bajo la influencia de las mareas. Agua subterrnea, es el agua del subsuelo que se encuentra en la zona de saturacin (Se sita debajo del nivel fretico) Aguas superficiales, son aquellas que fluyen o se almacenan en la superficie del terreno. 409-08 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, aire
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La unidad de gestin, en su accionar y en el mbito de su competencia, propender a preservar la salud de las personas, la calidad del aire ambiente, el bienestar de los ecosistemas y del ambiente en general, controlando los lmites mximos permisibles de contaminantes en el aire, como las emisiones al aire de fuentes fijas de combustin, exigiendo las disposiciones y prohibiciones de la Norma Tcnica de Calidad del Aire Ambiente, como la Norma de Emisiones al Aire desde Fuentes Fijas de Combustin, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. Las entidades y organismos del sector pblico, de acuerdo a sus facultades, por medio de las unidades de gestin, en relacin al clima, debern propender a que los seres humanos no contaminen el aire con gases txicos, pues la contaminacin atmosfrica es uno de los problemas ambientales y de salud humana ms tpicos de las ciudades, a fin de evitar el incremento del agujero de la capa de ozono, el efecto invernadero, causante del calentamiento de la tierra y de la modificacin del clima. La actividad industrial genera la lluvia cida, y se engloba dentro de las amenazas del medio areo Aire, denominado aire ambiente, es cualquier porcin no confinada de la atmsfera y se define como mezcla gaseosa, cuya composicin normal es de por lo menos 20% de oxgeno, 77% de nitrgeno y proporciones variables de gases inertes y vapor de agua en relacin volumtrica. 409-09 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, suelo La unidad de gestin, en su accionar y en el mbito de su competencia, propender a controlar las prcticas inadecuadas, como el manejo del agua de riego, el sobre pastoreo, la eliminacin o tala de rboles o arbustos que se desarrollan en suelos con pendientes pronunciadas o en los taludes de los ros. La gestin debe propender a evitar la ocurrencia de procesos erosivos, que complementado con el uso inapropiado de los suelos, da lugar a la desertizacin o desertificacin; controlar los lmites mximos permisibles de contaminantes en el suelo, previniendo y reduciendo la generacin de residuos slidos municipales, industriales, comerciales y de servicios, incorporando tcnicas apropiadas y procedimientos para su minimizacin reuso y reciclaje; exigir la utilizacin de sistemas de agricultura que no degraden ni generen contaminacin o desequilibrio del rea geogrfica con el uso racional de plaguicidas, fertilizantes y sustancias txicas; exigir el cumplimiento de las disposiciones y prohibiciones de la Norma de Calidad Ambiental del Recurso Suelo, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. Suelo, se le concibe como el medio natural donde se desarrollan las plantas 409-10 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, flora y fauna
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La unidad de gestin deber evitar la tala de bosques, proceso de deforestacin que ocasiona: degradacin, prdida de biodiversidad y los cambios climticos, aplicando las Normas Tcnicas contenidas en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. La flora y fauna, son todos los organismos vivientes que se desarrollan en la biosfera. 409-11 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, minerales La unidad de gestin en el mbito de su competencia, controlar el manejo, la explotacin, el uso irracional y la eliminacin de los residuos de las minas, al amparo de las Normas Tcnicas contenidas en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. Minerales, se clasifican en metlicos y no metlicos, y constituyen los cuerpos inorgnicos naturales de composicin qumica y estructura cristalina definidas 409-12 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, energa En cuanto a los residuos, la unidad de gestin analizar las dificultades que genera su eliminacin que necesariamente produce contaminacin; controlar, entre otros, la disposicin final de los residuos txicos y peligrosos y los vertidos incontrolados, que afectan las aguas, el suelo, la vegetacin y al hombre; aplicando las Normas Tcnicas contenidas en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. Energa, es el recurso que se encuentra asociado al movimiento, conjuntamente con la materia, forma el cosmos. La unidad de gestin ambiental, evaluar las manifestaciones de la energa, pues se la define nicamente en funcin de sus efectos, como la capacidad de efectuar un trabajo. En el ambiente interesa fundamentalmente la manera de cmo la luz se relaciona con el conjunto de seres vivos y de cmo la energa es transformada dentro de esos seres.
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ANEXO 3: FORMATOS (en archivos computacionales adjuntos)
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MANUAL DE FISCALIZACIN / MN-CNEL-CORP-GT-01

CNEL - CORPORACIN NACIONAL DE ELECTRICIDAD

GERENCIA TCNICA 2011 - AGOSTO

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REAL ACADEMIA DE LA LENGUA ESPAOLA, Vigsima segunda edicin.

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6. METODOLOGA CONCEPTUAL SISTEMA DE INSPECCIN DE OBRAS

OBJETIVOS DEL ESQUEMA DE INSPECCIN DE OBRAS

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CARACTERSTICAS DEL SISTEMA DE INSPECCIN DE OBRAS

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PREMISAS BSICAS DEL SISTEMA DE INSPECCIN DE OBRAS

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ANLISIS METODOLGICO DEL SISTEMA DE INSPECCIN DE OBRAS

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COSTOS ASPECTOS LEGALES CANTIDAD DE OBRA

CALIDAD DE EJECUCIN AUTOCONTROL Y GESTIN CONTRACTUAL LABORAT. DE ENSAYOS PARA MATERIALES

QUIN Y CMO SE CONTROLA?

CONTROL, GESTIN, ADMINISTRACIN INSPECCIN SELECTIVA AUTOCONTROL SANITARIOS

MUNICIPALES MEDIO AMBIENTE

CON QU Y CUNDO SE CONTROLA?

HERRAMIENTAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

PLANES PROGRAMAS PROTOTIPOS

HERRAMIENTAS CONTROL TCNICO CALIDAD

QU? QUIN? CMO? CUNDO?

Fig.6.1. ESQUEMA DE ANLISIS SISTMICO

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ELEMENTOS PARA CONTROL ADMINISTRATIVO DURANTE LA CONSTRUCCIN

ELEMENTOS PARA CONTROL TCNICO

Fig.6.2. ESTRUCTURA PARA EL CONTROL TCNICO- ADMINISTRATIVO DE LA INSPECCIN DE LA OBRA

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Y aquellas herramientas para el control de materiales (insumos) son:

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6.2. FISCALIZACIN - CARACTERSTICAS PRINCIPALES 6.2.1. LA FUNCIN SEGN LOS REGLAMENTOS

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ESQUEMA ORGANIZACIONAL PARA LA FISCALIZACIN DE CONTRATOS

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