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Tipos y propsitos de las reuniones

Qu es una reunin? Una reunin es, simplemente, un grupo de gente que se junta con el fin de negociar. Las reuniones son slo un componente del motor que impulsa a los negocios. Sin embargo, muchas reuniones parecen sery generalmente lo sonuna prdida de tiempo. La personas que utilizan las reuniones de forma eficaz son una excepcin. El hecho de saber cundo reunirse y cmo puede hacer que las reuniones resulten eficaces y hasta divertidasahorrando a la vez dinero y esfuerzo. Qu quiere lograr? Existen diversos tipos bsicos de reuniones y cada uno enfocado a un propsito diferente. En una reunin para resolver un problema, los participantes primero definen el problema y luego proponen soluciones para solventarlo. Los participantes de este tipo de reunin deben ser capaces de reconocer el problema y tambin deben tener la energa y la pericia necesarias para encontrar una solucin. En una reunin para tomar decisiones, el grupo selecciona una solucin a implementar. Para tener xito, el grupo debe ponerse de acuerdo estipulando cul ser el proceso para la toma de decisiones: Las decisiones se tomarn por consenso, por voto mayoritario o nicamente ciertas personas podrn expresar sus opiniones? Otros tipos de reuniones se celebran con el fin de comunicarse, informar y expresar comentarios. La reunin de estado de un proyecto se realiza para mantener a todo el equipo al corriente sobre los desarrollos ms recientes del mismo. Obviamente, las reuniones pueden celebrarse con ms de un propsito. Las reuniones de personal, por ejemplo, generalmente sirven para proporcionar informacin actualizada y para solucionar problemas especficos. El propsito (sea uno o ms de uno) es el que determina cundo convocar una reunin. En general, convoque una reunin cuando:

necesite que todo el grupo proporcione informacin o consejos desee que el grupo participe en la toma de decisiones o en la solucin de un problema desee compartir informacin, un logro o una preocupacin con todo el grupo o cuando quiera comunicar a todos algo sobre una situacin en particular tenga un problema que requiera de las opiniones de los miembros de distintos grupos con diversas perspectivas u rdenes del da considere que debe aclarar a quin corresponde la responsabilidad sobre un problema, tema o rea considere que el grupo tiene una necesidad imperiosa de reunirse

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Es mejor NO llevar a cabo una reunin si

el tema es un asunto personal que sera aconsejable tratar de forma individual no tiene tiempo para prepararse se puede utilizar otro mtodo de comunicacin por ejemplo memorando, correo electrnico o llamada telefnica el tema ya ha sido decidido el tema no merece que se invierta el tiempo de todos el grupo est alterado y necesita un tiempo de aislamiento antes de poder tratar la fuente del conflicto o frustracin

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Cmo prepararse para una reunin

Comience su preparacin identificando los propsitos de la reunin. Es para informar, recabar ideas, solucionar un problema, determinar un plan de accin, aclarar roles y responsabilidades o alguna combinacin de estas posibilidades? Los objetivos especficos determinarn quines deben asistir y cmo se debe llevar a cabo la reunin. Incluya en la reunin a las personas que:

tomen las decisiones sobre los temas a tratar puedan aportar opiniones relevantes tengan un compromiso, responsabilidad o rol en los temas necesiten conocer la informacin que usted va a distribuir para poder realizar su trabajo se requieran para implementar las decisiones que se tomen

Incluya en la reunin nicamente a las personas necesarias para permitirle alcanzar sus objetivos y asegrese de que se encuentren representadas diversas perspectivas. Puede aumentar sus posibilidades de que los participantes clave asistan si:

los invita personalmente y programa la reunin para que se adecue a sus horarios les asigna un rol activo en la reunin o hace especial nfasis en los beneficios que generara su asistencia

Cunta gente debe invitar? Utilice la regla 8-18-1800:

Si debe solucionar un problema o tomar una decisin, no invite a ms de ocho personas. Ms de ocho personas pueden generar ms problemas que soluciones. Si desea generar ideas puede invitar hasta 18 personas; sin embargo, puede resultar difcil alcanzar consenso con esta cantidad de participantes. Si el propsito de la reunin es unir al grupo, cuantos ms participantes asistan, mejor. Convoque a 1.800 o ms.

En caso de grupos de ms de cuatro, incremente el nivel de estructura. Si desea que todos participen en el proceso, considere dividir las reuniones de muchas personas en subgrupos a cada uno de los cuales les asigna un tiempo concreto. Una vez que ha determinado los objetivos de la reunin y quines deben asistir, cree el orden del da, decida el lugar y la duracin y asigne roles y responsabilidades. Cree el orden del da Cuando sea posible, cree el orden del da antes de la reunin. Utilice la siguiente lista para crear su orden del da especfico:

el propsito de la reunin

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los resultados u objetivos deseados la fecha, hora y lugar de la reunin quin convoca la reunin el nombre del grupo que se rene o el nombre de los participantes los roles de los participantes lo que resulte inusual con respecto al formato normal los nombres y roles de cualquier participante ajeno al lugar los puntos del orden del da a tratar, conjuntamente con la persona responsable y el tiempo asignado la duracin de la reunin cualquier material complementario o preparacin

Incluya nicamente los temas de discusin que el grupo realmente puede tratar en el tiempo asignado. Como pauta general, considere que cada tema demandar por lo menos 30 minutos y en dos horas podr tratar cinco, pero recuerde que la asignacin de tiempo para sus temas especficos puede variar. Es preferible subestimar que sobreestimar la cantidad de temas que un grupo puede tratar en un cierto perodo. Tambin, trate de asignar una disposicin a los puntos del orden del da para conseguir que la reunin prospere adecuadamente.

Busque temas que se puedan acoplar. Separe los temas que comprendan el intercambio de informacin de los que tengan que ver con la solucin de un problema o la toma de decisiones. Comience con algunos temas sencillos y luego avance hacia los ms complejos o controvertidospero NO a expensas de evitar estos temas difciles. Trate de no quedarse sin tiempo para tratar los temas ms importantes. Durante las reuniones prolongadas, trate de que los temas ms difciles se discutan cuando los miembros estn en su momento ms lcido y creativo. Desglose los temas complejos en partes ms manejables.

Cunto debe durar una reunin? Eso depende de los propsitos de la reunin y de su orden del da. En general, una reunin comercial dura de 30 minutos a dos horassiempre, cuanto ms breve, mejor. Planifique el entorno y el lugar Los objetivos de la reunin tambin ayudan a determinar su entorno y ubicacin. Formlese las siguientes preguntas:

Qu tamao de sala y qu disposicin de asientos sera mejor para ayudarlo a lograr sus objetivos? Por ejemplo, si desea estimular el intercambio de opiniones e informacin sera til un entorno y una disposicin de asientos informal. Acomode las mesas de forma tal que los participantes se puedan ver. Utilice mesas redondas para no enfatizar jerarquas o mesas rectangulares para hacer hincapi en la estructura. Qu clase de equipos telfonos, proyectores, pizarras blancas, etc. necesitar? Asegrese de probar todos los equipos antes de la reunin, desde los tcnicos (ordenadores, pantallas de proyeccin) a los tradicionales (lapiceros, borradores).

Cuando se prepare para una reunin, asegrese de que estn

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cubiertos todos los roles y responsabilidades. Una persona puede cumplir diversos roles en una reunin. Los roles principales son:

Lder. Puede dirigir la reunin o no pero, en cualquier caso, aclara sus propsitos, objetivos, restricciones y mbito de autoridad. Es el responsable de realizar el seguimiento. Mediador. Gua al grupo en la discusin, hacia la solucin del problema y en las etapas del proceso de toma de decisiones de la reunin. Puede ser el responsable de la logstica previa y posterior a la reunin. Escribiente. Debe captar los puntos, las ideas y las decisiones clave que surgen de la reunin. Tambin puede redactar el acta o las notas posteriores a la reunin. Colaborador. Participa activamente ofreciendo ideas y ayudando a mantener el hilo de la discusin. Experto. Contribuye con su pericia en temas particulares segn se requiera. Si no es un miembro regular del equipo, el experto quizs no pueda participar en otros aspectos de la reunin.

Aclaraciones sobre los expertos: Defina cuidadosamente sus roles e infrmeles antes de la reunin de las opiniones que desea que expresen. Infrmeles sobre aquellos aspectos de la reunin en los que no pueden participar. Realice su tarea Qu tarea puede hacer antes de la reunin?

Recopile los documentos e informacin relevantes. Distribuya la informacin antes de que comience la reunin, especialmente si esto puede ayudarle a hacerla ms corta. Haga circular el orden del da que confeccion, incluida una declaracin de los propsitos y objetivos, una lista de los resultados esperados y una sugerencia del tiempo asignado a cada tema. Converse con los participantes sobre sus opiniones y objetivosdemustreles que est interesado en conocer sus ideas. Estimule a los participantes a realizar su tarea. Informe de que se va a realizar una reunin a su gerente u otros gerentes del nivel superior que tengan un inters particular en el resultado de la misma aunque no asistirn a ella.

Consulte Consejos para prepararse para una reunin.

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Cmo toman decisiones los grupos

Si el propsito de la reunin es tomar una decisin, asegrese de que todos en la sala tengan conocimiento de ello. El hecho de proporcionar informacin precisa a los participantes de forma anticipada garantizar que el grupo tome decisiones con fundamento. Asegrese tambin de que todos los participantes sepan cmo se tomar la decisin. Algunos grupos toman las decisiones segn el voto de la mayora. Otros requieren consenso: el acuerdo de todos los miembros de apoyar la decisin, an cuando no estn de acuerdo con la decisin en s. Hay otros grupos que permiten que el lder tome todas las decisiones. Cada uno de los enfoques presenta ventajas y desventajas. El voto mayoritario permite que se tome una decisin en un perodo ms breve y generalmente se considera el mtodo ms justo. Puede implicar que las personas deban adoptar una postura pblica, lo que las colocara en una situacin de triunfo/derrota. El consenso grupal significa tomar una decisin que todos comprenden, apoyan y ayudarn a implementar. Los miembros, de forma individual, pueden considerar que hay otras opciones mejores pero el consenso verdadero se establece cuando todos los miembros coinciden con un plan de accin en particular. En general, el consenso es ms difcil de alcanzary demanda ms tiempo. Sin embargo, resulta aconsejable en circunstancias en las que el cambio necesario requiere un entendimiento de todas las partes, cuando requiere la pericia de todo el grupo para ser programado o cuando el grupo mismo est muy versado en el arte de tomar decisiones consensuadas. En general, la gente apoya una decisin tomada por consenso. Pero el proceso requiere contar con otra posicin, una alternativa, en caso de que no se logre el consenso dentro de los lmites de tiempo. Por lo tanto, no resulta prctico utilizar estas decisiones consensuadas en casos de emergencia. Este mtodo tampoco funciona bien en situaciones en las que nicamente el lder debe responder del resultado. La decisin por parte del lder es muy efectiva cuando nicamente el lder debe responder del resultado o cuando hay muy poco tiempo para tomar la decisin sin que se produzca un efecto adverso y si todos los miembros comprenden que el lder est tomando la decisin y por qu la est tomando. Un ejemplo sera que el lder anunciase su decisin de cerrar una lnea de ensamblaje debido a una notificacin reciente sobre la contaminacin del producto. An as, es muy importante que todos los miembros sientan que sus opiniones han sido escuchadas. Cuando el tiempo permite realizar consultas a otras personas antes de tomar una decisin, el lder puede

solicitar opiniones en forma individualms til cuando la decisin requiere la opinin de pocas personas o cuando los intereses de los responsables estn representados por unos pocos; o convocar una reunin para solicitar opinionesrecomendable cuando la decisin es muy importante para muchos o cuando proporciona la oportunidad de crear sinergia, a ayudar al entendimiento comn o a formular el trabajo de base para la implementacin.

An cuando haya poco tiempo, trate de que todos los participantes expresen sus puntos de vista de modo tal que se sientan escuchados y parte del proceso de toma de decisiones.

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Cmo llevar a cabo una reunin

El hecho de seguir algunas pautas lo ayudar a evitar algunos de los problemas ms comunes que convierten las reuniones en pesadillas. A su vez, ganar notoriedad por sus habilidades para organizar reuniones.

Comience la reunin puntualmente. Comenzar nuevamente a medida que la gente llega slo recompensar su tardanza. Si los participantes no se conocen, concdales unos minutos para que se presenten. Realice una breve introduccin para asegurarse de que el grupo conozca el orden del da, los objetivos y los resultados deseados de la reuninluego realice los ajustes necesarios. Si el orden del da no se ha establecido con anterioridad, realcelo en ese mismo momento. Establezca o repase las reglas bsicaslas conductas y principios que los miembros del grupo acuerdan respetar para lograr una reunin constructiva.

Consulte Pasos para crear el orden del da en el momento Qu deben contemplar las reglas bsicas?

El compromiso de comenzar y finalizar puntualmente. El acuerdo sobre quin puede aportar ideas al orden del da. El acuerdo sobre cmo tomar las decisiones. Un lmite de tiempo para solucionar cada problema o tomar cada decisin. Obtenga la aprobacin del grupo antes de alargar el tiempo asignado a un tema en particular. Las aclaraciones sobre las restricciones que existen para cada temapor ejemplo, decisiones del nivel gerencial superior o restricciones de presupuesto o polticas que pueden limitar las opciones del grupo. La identificacin de la persona que tomar la decisin final sobre cada tema. Solicitar que todos estn abiertos a nuevas ideas y participen. El acuerdo sobre cmo manejar conflictos. El acuerdo sobre cmo continuar.

Las reglas bsicas, debidamente articuladas y acordadas, ayudan a fomentar la participacin. Lo mismo sucede con su forma de actuar como lder y mediador, creando un ambiente que estimule a la gente a realizar aportes y a seguir el hilo de la discusin. Cuando dirija una reunin, recuerde este consejo. Siga el orden del da Mantenga el curso de la reunin, no se desve hacia otros temas irrelevantes. Cuando se encuentre en medio de una discusin, mantenga el control del problema y del tiempo. Puede resumir el desarrollo de la reunin y sealar ciertos comentarios en un rotafolios. Cuando note un marcado inters en un tema en particular, observe y escuche a todos los que quieran participar. Responda a estas personas mediante el contacto visual o asintiendo con la cabeza o bien diga, "escuchemos primero a Susana, luego a Roberto y luego a Alicia". Mantenga al grupo en actividad indicando cundo estn llegando a un acuerdo, reconociendo todos sus logros y continuando con otro tema. Asegrese de que la gente participe

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Para garantizar que se escuchen todos los puntos de vista:

Solictele a alguien que acte como abogado del diablo. Inste a que se hagan comentarios sobre una discusin en particular: Qu ha quedado pendiente? Consulte a la gente que no ha participado. Especialmente en grupos grandes, divdalos en subgrupos y solicite a cada uno que presente un informe. No se apresure a votar o a tomar una decisin. Para asegurarse de que todos participen, quizs deba moverse por la sala solicitando comentarios de forma individual.

Todos los puntos de vista son valiosos pero no todos cuentan de la misma manera. Cundo debe hablar la persona que ocupa un cargo superior y cunto tiempo se le debe conceder? La respuesta depende de los objetivos de la reunin. Puede ser que para un gerente del nivel superior sea conveniente iniciar la reunin estableciendo los propsitos y objetivos. O, si resulta ms importante escuchar la opinin de todos y le preocupa que los miembros con posiciones inferiores se mantengan en silencio, puede solicitarle a la persona con un cargo superior que espere hasta que todos hayan hablado. Aunque solicite la opinin de todos, es importante que mantenga el curso de la reunin. Puede lograrlo haciendo lo siguiente:

realizando un resumen y repasndolo con frecuencia, utilizando el orden del da y las ideas que se hayan consignado en un rotafolios sealando transiciones entre un tema u objetivo del orden del da y el siguiente

Sea consciente de que usted es el lder La forma en que acta crea una atmsfera que determina si la gente se siente alentada a participar o prefiere permanecer en silencio. Recuerde lo siguiente:

Controle su propio nivel de participacin para asegurarse de que no est dominando la discusin. Posibilite que la gente ms callada o tmida pueda participarcontrole a quienes interrumpen y tratan de predominar. Sea positivo y mustrese alentador acerca de las cosas que dice la gente. Intervenga si un participante critica o ataca los aportes de otro de los miembros. Resalte las reas de acuerdo, reafirmando lo que el grupo tiene en comn y evitando que el grupo vuelva sobre temas que ya han sido resueltos. Anote los comentarios en un rotafolios. Puede utilizar esta informacin para confeccionar el acta de la reunin.

Consulte tambin Cmo hacer una presentacin: Conceptos bsicos.

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Temas relativos a la finalizacin

El hecho de saber cundo y cmo finalizar una reunin puede ayudarlo a impulsar a los miembros del equipo para que lleven a cabo el plan de accin acordado. Cundo finalizar la reunin Seales de advertencia de que quizs sea tiempo de concluir la reunin:

El grupo tiene problemas para cerrar el ltimo tema a tratar. La gente comienza a retirarse.

En general, ambas seales se dan cuando la reunin se prolonga ms de lo previsto. El siguiente consejo lo ayudar a evitar que las reuniones se prolonguen ms all de lo acordado y a ganarse la eterna gratitud de sus colegas.

Compromtase a finalizar a tiempo. Controle el tiempo o solictele a uno de los miembros del grupo que lo haga. De forma peridica, recurdele al grupo el tiempo restante y los puntos del orden del da que deben tratar. Priorice o posponga algunos temas si el tiempo no alcanza. Si para ciertos temas se necesita ms tiempo, solicite el consenso del grupo para prolongar la reunin o programe otra para continuar la discusin.

Recuerde, est bien finalizar una reunin antes de lo previsto. Si se han alcanzado todos los objetivos, la gente se encuentra impaciente o si surge un conflicto que nicamente una separacin puede apaciguar, sea inteligenteposiblemente sean seales para concluir la reunin. Cmo finalizar la reunin

Reafirme o resuma los logros alcanzados, los puntos o decisiones clave y explique de qu forma se los comunicar a los responsables. Explique lo que suceder a continuacin y reafirme la importancia del plan de accin y de la comunicacin. Enfatice la importancia de que todos aporten sus ideas y puntos de vista. Si corresponde, programe otra reunin. Solicite ayuda al grupo para evaluar la reunin y recabar ideas sobre las cosas a mejorar en la prxima reunin. Agradezca a todos su participacin.

Consulte Cmo finalizar una reunin.

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Cmo realizar el seguimiento despus de la reunin

En general, la tarea que se pasa por alto al dirigir una reunin es la de garantizar que se realicen las acciones acordadas una vez finalizada la reunin. Esto genera un inconveniente para los responsables que no asistieron a la reunin. El hecho de realizar un seguimiento exhaustivo y detallado puede generar que esta reunin y las siguientes sean un xito. Las reuniones que finalizan sin un plan de accin y comunicacin no tienen ningn futuro fuera de la sala de reunin. Cmo desarrollar un plan de accin y comunicacin El plan de accin y comunicacin proporciona un cierre y un sentido de logro a los participantes. Tambin pone en conocimiento de los responsables las decisiones clave y ayuda a garantizar que todos han recibido el mismo mensaje o la misma informacin. El plan de accin y comunicacin debe tener tres elementos: qu, quin y cundo.

Qu decisiones y resultados especficos surgieron de la reunin y qu tareas deben realizarse como resultado de la misma? Quin es el responsable de llevar a cabo estas tareas? Si los participantes de la reunin se comprometen voluntariamente a realizar acciones especficas, probablemente completen esas tareas. Cundo deben completarse esas tareas? El hecho de que los participantes sean realistas en cuanto al programa que se comprometen a cumplir ayuda a que las tareas efectivamente se realicen.

Despus de la reunin, complete el formulario del plan de accin y comunicacin y envelo conjuntamente con el memorando de seguimiento a todos los participantes de la reunin. Enve tambin el memorando a todas las personas que no han asistido a la reunin pero que deben estar informadas. Es ms probable que los planes de accin y comunicacin se lleven a cabo si se los considera responsabilidades, obligaciones o contratos reales. Qu debe incluirse en un memorando de seguimiento? El mejor memorando de seguimiento es el que se basa en los puntos anotados en el rotafolios o pizarra blanca y en las notas que usted o el escribiente tomaron durante la reunin. Debe formularse por escrito de manera que las personas que no asistieron pueden comprender lo que sucedi. Abarca

a los participantes los objetivos de la reunin los temas clave que se trataron las decisiones que se tomaron los pasos a seguir o el plan de accin la fecha de la prxima reunin o seguimiento el agradecimiento a todos los que han participado

El memorando de seguimiento sobre una reunin en la que se resolvi un problema tambin puede incluir:

la definicin del problema el mtodo de anlisis las alternativas los criterios para tomar una decisin la decisin lo que suceder luego los resultados esperados

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Es muy valioso realizar el seguimiento con la gente que no qued satisfecha de la reunin o bien que no aport mucho. Esto ayudar a obtener comentarios sobre la reunin y sus procesos o por lo menos ayudar a mejorar las relaciones en el lugar de trabajo. Tambin, comunquese con todos los que tengan alguna responsabilidad en el proceso de toma de decisiones. El memorando de seguimiento es una buena forma de mantenerlos informados. Cmo sabe si su reunin fue efectiva? Juzgue los resultados:

Asisti la gente adecuada? El grupo trabaj bien? La reunin logr sus objetivos?

Consulte Pasos para planificar, realizar y efectuar el seguimiento de una reunin.

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Reuniones virtuales
Las mejores reuniones son las que se realizan cara a cara. Cuando deban tratarse temas muy polmicos o cuando los temas sean de naturaleza emocional o puedan despertar la sensibilidad de alguno, las reuniones cara a cara son las nicas que darn buenos resultados. Sin embargo, la realidad del mundo de los negocios es que se realizan cada vez ms y ms reuniones, no alrededor de una mesa de conferencias sino a travs de medios tecnolgicos, lo que convierte a estas reuniones en virtuales. En general, se aplican las mismas reglas a estas reuniones virtuales que a las que se realizan cara a cara. No obstante, existen algunas diferencias que debe conocer: Videoconferencias Lo ms novedoso en la actualidad an resulta a veces "primitivo". Probablemente encuentre a las videoconferencias menos satisfactorias de lo que piensa que deberan ser. La falta de iluminacin y de un sonido de calidad pueden provocar la sensacin de apariencia de poco profesional. Hay que tener en cuenta esto pero, en cualquier caso, las videoconferencias permiten que los participantes se vean y resultan tiles en situaciones en que las partes ya se han reunido y han generado confianza mutuano deben utilizarse en reuniones iniciales. Las videoconferencias pueden resultar tiles y una forma de ahorrar tiempo para celebrar reuniones regulares con los miembros de un equipo que se encuentran a mucha distancia. Audioconferencias con soporte Internet Si tiene que conectarse con participantes que se encuentran en lugares distantes y necesita intercambiar algn material visual o informacin en tiempo real, una audioconferencia con soporte Internet puede ser una alternativa ms atractiva que la videoconferencia. Si tiene mucha informacin para intercambiar, asegrese de que todas las partes tengan conexiones a Internet de alta velocidad ya que de otro modo las demoras dejarn a algunos participantes fuera del ciclo. Pruebe las conexiones antes de la reunin y ofrezca una gua rpida a todos al comienzo de la llamada en caso de que algunos participantes no tengan experiencia con el software o con el sitio Web. Conferencia a travs de la Web Esta frase puede abarcar diversas posibilidades, desde compartir una diapositiva en un sitio Web a un video simultneo. En general, cuanta ms amplitud de banda se requiere y cuanto ms complicada sea la transmisin que se intente realizar, mayores sern las probabilidades de que las cosas no salgan bien. Pruebe la tecnologa con anticipacin y elija la conexin ms simple posible. Salas de chat en Internet y otras conexiones Web Muchas empresas estn experimentando con la mensajera instantnea y las salas de chat en Internet como formas de posibilitar que los equipos que se encuentran en distintos lugares se comuniquen instantneamente. Estos mtodos son ms aconsejables para charlas informales y preguntas rpidas, no para reuniones formales. El proceso de comunicacin en las salas de chat en Internet puede confundirse con "conversaciones" mecanografiadas que se solapan y no resulta muy til en entornos de negocios.

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Pasos para planificar, realizar y efectuar el seguimiento de una reunin.

Antes de la reunin 1. Asegrese de que la reunin sea necesaria. 2. Identifique y aclare el objetivo y proceso de la reunin. 3. Convoque a la gente adecuada. 4. Proporcione un orden del da con anticipacin. 5. Realice un sondeo de los participantes clave con anterioridad. 6. Preprese para la discusin y para las decisiones a tomar. Durante la reunin 7. Plantee el propsito y objetivo de la reunin. 8. Permita que todos opinen. 9. Realice el cierre de cada tema. 10. Finalice la reunin con un plan de accin y comunicacin. Luego de la reunin 11. Realice un seguimiento rpidamente con un memorando que contenga el acta. 12. Renase informalmente con aquellos a quienes no se los escuch en la reunin o que estn insatisfechos con el resultado. 13. Proporcione los recursos prometidos. 14. Acte segn sus decisiones.

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Pasos para discutir un problema

Cuando los participantes de la reunin se enfrentan con un problema, guelos a travs de las siguientes preguntas, en orden: 1. Cul es la percepcin de los miembros sobre el problema? Cunto tiempo hace que persiste? Qu sucede ahora? 2. Logre un acuerdo en la definicin del problema. 3. Cules creen que son las causas del problema? 4. Cules son las opciones para solucionarlo? Cules son los beneficios o consecuencias de cada opcin? Cules son las consecuencias si el problema no se resuelve? 5. Cmo seleccionaremos una opcin? Cules son los factores clave como tiempo, recursos, finanzas, valores y otros? 6. Logre un acuerdo sobre una opcin.

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Pasos para crear el orden del da en el momento

1. Solicite a los miembros del grupo que generen ideas sobre los temas que deben tratar, sin evaluarlos. 2. Cree su orden del da con los temas que surgieron de las ideas presentadas por el grupo. 3. Ajuste el orden del da segn corresponda.

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Cmo prepararse para una reunin

Convoque slo a las personas que deben asistir y pueden contribuir al logro de los objetivos de la reunin. Proporcione una estructura mayor cuando trate con grupos ms grandes. Seleccione el lugar apropiado para la reunin y confirme que estarn disponibles tanto la sala como el equipo que sea necesario. Prepare un orden del da. Una reunin sin un orden del da es como un jardn sin flores. Para un pequeo grupo de personas, planifique una reunin de negocios que dure entre 30 minutos y dos horasy siempre es mejor que subestime el nmero de cosas se pueden discutir y lograr en ese tiempo que sobrecargar la reunin. Intente que la reunin sea lo ms corta posible siempre que se alcancen los objetivos previstos. Recabe toda informacin o documentos relevantes que sean necesarios para la reunin.

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Cmo llevar a cabo una reunin

Comience y finalice puntualmente. Comience con lo ms fcil. El xito inicial generalmente fomenta xitos futuros. Deje los temas ms difciles para lo ltimo, pero asegrese de que quede tiempo suficiente para tratarlos. Actas: escriba todo! Solicite los comentarios de todos. Comprtese como un mediador: fomente la exposicin de opiniones por turnos y agradezca a las personas su contribucin y su disposicin para tratar temas difciles. Mantenga siempre orientados a los integrantes de una reunin informando de cules son las metas, en qu punto se encuentran y cules son las conclusiones.

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Consejos para tratar problemas de conducta

Participantes que llegan tarde Comience las reuniones puntualmente. Averige qu motivara a la persona que lleg tarde para que sea puntual. Encrguele un trabajo a la persona para realizar en la reunin. Despus de la reunin, y en privado, pregntele a la persona por qu lleg tarde.

Participantes que se retiran temprano Averige por qu la persona, generalmente, se retira temprano. Al comienzo de una reunin, pregunte si todos se pueden quedar hasta el horario de finalizacin asignado. En caso de que no puedan, considere la posibilidad de cambiar la duracin de la reunin.

Participantes que repiten un tema constantemente Seale su contribucin en el rotafolios. Hgales saber verbalmente que tienen en cuenta su preocupacin. Anote el tema en el orden del da para su futuro debate.

Participantes que ridiculizan o critican a otros Pida a los participantes que aporten las sugerencias o consejos que sean valiosos para el grupo. Pida al grupo que se ponga de acuerdo en no evaluar ningn tema hasta que se hayan expresado todas las ideas. Recuerde a quienes dudan sobre este acuerdo y asegreles que habr un periodo de evaluacin. A una persona que dice algo como "Eso es una tontera" o realiza gestos que implican juicios negativos, usted puede decirle "Un momento. Aqu son importantes las ideas de todos". Si insiste en este comportamiento, puede invitar a la persona a que se retire.

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Participantes que reaccionan no verbalmente de forma desconcertante Reconozca la conducta y pregnteles qu es lo que desean decir. Haga mencin de que dicho comportamiento es desconcertante. Explique de qu manera su comportamiento afecta tanto a usted como al grupo. Si insiste en su actitud, pdale que se controle.

Participantes que hacen otras cosas durante la reunin Realice una pregunta e incluya a estas personas al solicitar respuestas. Hable con ellos un rato. Haga referencia a las reglas bsicas al comenzar la reunin.

Murmullos Haga una pregunta para pedir concentracin como, por ejemplo "Podemos continuar con la reunin, por favor?" Pida a los participantes que estn murmurando si pueden compartir su conversacin con el grupo o bien dejarla para ms tarde. Dedique un momento a preguntarles qu es lo que sucede.

Unos pocos participantes dominan la conversacin Si se encuentra de pie, camine en direccin a ellos. Agradzcales sus opiniones y llame a alguien ms. Solicite al grupo que cambie los roles de forma tal de que hablen los que permanecan en silencio y se callen los que hablaron antes. En algn caso tal vez deba sealar que estn dominando la reunin. Como ltimo recurso, quiz deba pedirles que se retiren. Si su aporte o participacin es vital, intente obtenerlo despus de la reunin.

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19/01/2010

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Participantes que agreden a otros Si agreden a otros participantes, pregunte cul es el problema. Si no est relacionado con la reunin, pdales que lo solucionen luego. Utilice la informacin anotada en el rotafolios o la pizarra para reconcentrarse en el tema que se est debatiendo y registrar el origen de sus desacuerdos sobre el tema. Como ltimo recurso, tal vez deba pedirles que se retiren. Si su aporte o participacin es vital, intente obtenerlo despus de la reunin.

Participantes que completan las oraciones de otros Pdales que dejen a los dems hablar por s mismos. Verifique con los dems si quienes los interpretaron representaron de forma precisa lo que se dijo.

Participantes que actan como si lo supieran todo Reconozca sus conocimientos. Pdales que tengan paciencia y escuchen las ideas y puntos de vista de los dems.

Interrupciones A la persona que estaba hablando dgale algo como "Tmate tu tiempo, Arturo." A quien interrumpe, puede decirle "Deja que Alicia termine de hablar, por favor." Fuera de la reunin, sugiera a las personas que interrumpen con frecuencia que anoten sus pensamientos y esperen hasta que se produzca una pausa para expresarlas.

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Consejos para intervenir en momentos crticos

Efecto bumerndevuelva una pregunta a la persona que la formulpara enviar el mensaje de que el lder no es el nico encargado de responder todas las preguntas. Cuando algo no est funcionando, hgalo saberpregunte qu es lo que pasa, comprtalo con todos. Mantenga el debate correctamente encauzado, recordando a los participantes las reglas bsicas y los acuerdos previos. Retome la concentracin asegurndose de que todos estn trabajando sobre el mismo contenido, con el mismo proceso, al mismo tiempo. Cree un ambiente seguro para la participacin y creatividad respondiendo de forma neutral a la persona cuyas ideas no coincidan con las del grupo, legitimizando su contribucin de esta manera. Utilice el humor para aliviar tensionespero no haga chistes que excluyan a algunos de los participantes o que sean a expensas de otros.

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Cmo finalizar una reunin

Anote los prximos pasos o elabore un plan de accin y comunicacin para informar de los puntos clave y decisiones tomadas tanto a los asistentes como a los dems interesados. Finalice la reunin cuando se hayan alcanzado los objetivos, cuando no se progresa en el logro de los objetivos o bien cuando se termin el tiempo. Resuma lo que ocurri en la reunin: qu se logr. Garantice la realizacin de un seguimiento. Reafirme la importancia de compartir puntos de vista e ideas y el compromiso de hacer que la reunin resulte un xito. Agradezca a todos su disposicin para asistir a la reunin.

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Consejos para tomar notas en la reunin

Utilice un rotafolios o pizarra blanca para demostrar a los miembros del grupo que sus comentarios son valorados. Utilice un rotafolios o pizarra blanca para ayudarse a registrar los puntos y decisiones clave. Mantenga los comentarios anotados en un lugar visible durante toda la reunin. Anote todas las contribuciones realizadas durante una sesin de lluvia de ideas. Numere, marque con un crculo, asterisco o de cualquier otro modo las pginas a medida que el grupo evala, prioriza o toma decisiones sobre las ideas propuestas. Realice una lista aparte de los temas que deben tratarse una vez finalizada la reunin.

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