HISTORIAL DE REVISIONES

Fecha 28/06/2011 Versión 2.3.1 Descripción Ingreso al sistema: Inicialización de instituciones educativas. Procesamiento de notas: Encolamiento de proceso de boletas. Nómina de matrícula y sello de agua Control de Ejecución del procesamiento de notas. Se creó Estado En procesamiento. Mejoras en la impresión de boletas de notas. 18/08/2011 23/08/2011 26/08/2011 2.3.8 2.3.8 2.3.8 Opción de Rectificación de Solicitud de creación de talleres formatos oficiales. LA LA LA Autor LA

14/07/2011

2.3.4

LA

Configuración y previsualización de boletas de notas desde el mantenimiento de los datos de la IE. Inclusión de acceso al sistema mediante el portal. Indicación de la ayuda de soporte de usuario en el menú principal del sistema Solicitudes de traslado de matrícula Registro de asistencia con la alternativa de uso de hoja de cálculo. Registro de matrícula de estudiantes. Actualización de mecanismos de búsqueda. Actualización estudiantes por programa. Registro de apreciaciones de docentes. Se incluye la carga de Excel de las apreciaciones Acta consolidada de evaluación. Se incluyen las actas de recuperación y subsanación. Asistencia mensual de estudiantes a la IE.

01/09/2011 23/09/2011

2.3.9 2.4.1

LA HZ

26/09/2011

2.4.1

HZ

23/01/2012

2.5.9

Mantenimiento de secciones. Incluye conceptos de EBA. Matrícula de estudiantes. Registro de áreas a cargo. Registro de notas finales. Registro de asistencia. Emisión de Actas de Evaluación para EBA.

HZ

27/04/2012 16/05/2012

3.0 3.0

Actualización del Módulo de Estudiantes y Matrícula y nueva interfaz del menú de inicio de la nueva versión. Actualización de imágenes de las opciones del menú de acuerdo a la nueva versión del SIAGIE. 3. Revisión y actualización de todo el contenido del manual de usuario.

JC NG

Autor(es): LA HZ JC NG : Liz Álvarez : Hugo Zumaeta : José Castillón : Natalia García

Manual de usuario SIAGIE 3

2012

Índice

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37.

Introducción ............................................................................................................................ 6 Ingreso al Sistema .................................................................................................................. 9 Datos de la Institución Educativa ......................................................................................... 18 Año Escolar – periodo promocional ..................................................................................... 26 Fases .................................................................................................................................... 30 Períodos de Evaluación ........................................................................................................ 38 Registro de Ambientes ......................................................................................................... 34 Registro de Periféricos. ........................................................................................................ 36 Grados y Secciones ............................................................................................................. 48 Fechas Especiales IE ........................................................................................................... 49 Padrón Nacional del Personal .............................................................................................. 57 Registro del Personal de la IE .............................................................................................. 59 Administrar Roles ................................................................................................................. 69 Mantenimiento de usuarios .................................................................................................. 76 Asignación Accesos a Familiar............................................................................................. 78 Envío de mensajes ............................................................................................................... 77 Solicitud de creación de talleres ........................................................................................... 81 Programación de talleres ...................................................................................................... 87 Registro de estudiantes ........................................................................................................ 91 Matrícula de estudiantes .................................................................................................... 104 Nómina de Matrícula .......................................................................................................... 119 Registro de Nómina Adicional ............................................................................................ 125 Postergación de Evaluación ............................................................................................... 129 Carga de DNI desde Excel ................................................................................................. 131 Estudiantes por sección ..................................................................................................... 134 Padrón de Apoderados ....................................................................................................... 137 Cambio de Sección del Estudiante .................................................................................... 139 Traslado de Estudiantes ..................................................................................................... 143 Retiro de Estudiantes ......................................................................................................... 144 Gestión de Traslados Ingreso ............................................................................................ 146 Gestión de Traslados Salida .............................................................................................. 150 Proceso de generación de prematrícula ............................................................................ 152 Actualización de estudiantes por programa ....................................................................... 155 Talleres seleccionados por estudiante ............................................................................... 158 Asistencia Mensual a la IE ................................................................................................. 161 Registro de Notas Finales .................................................................................................. 167 Registro de Notas Genérico ............................................................................................... 175
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Manual de usuario SIAGIE 3 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50.

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Registro de Notas por Docente .......................................................................................... 183 Subir Notas desde Excel .................................................................................................... 188 Subir Notas desde Excel por Docente ............................................................................... 190 Registro de Apreciaciones de Docentes ............................................................................ 192 Procesar Notas ................................................................................................................... 197 Proceso Disgregado de Notas............................................................................................ 197 Impresión de Boletas de Información ................................................................................. 207 Acta consolidada de evaluación ......................................................................................... 211 Recuperación Subsanación................................................................................................ 217 Registro de Notas de recuperación y de áreas a cargo ..................................................... 218 Reporte Recuperación y Subsanación ............................................................................... 224 Emisión del ROD ................................................................................................................ 225 Rectificación de formatos oficiales ..................................................................................... 228

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1.

Introducción
a) OBJETIVO DEL SISTEMA El Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa – SIAGIE versión 3 (Sistema Web), ha sido desarrollado por la Oficina de Informática del Ministerio de Educación para ser utilizado por las Instituciones Educativas del ámbito nacional y en las instancias de gestión educativa local a nivel nacional. El SIAGIE, versión 3 es un software de apoyo para la gestión de la administración en las Instituciones Educativas. Es de fácil manejo y administración. Este sistema apoya los procesos administrativos, generando información base única de estudiantes a partir de los cuales se podrán generar Fichas Únicas de Matrícula, Listas de Estudiantes, Reportes de Inasistencias, Registros de Evaluación, Boletas de Notas, Actas de Evaluación Finales y de Recuperación. De similar manera, se podrá tener un registro del personal docente que labora en la Institución Educativa y que tendrá la responsabilidad de registrar las asignaturas a su cargo, el control de la infraestructura y los recursos con los que trabaja la Institución Educativa a través de la formación de Redes Educativas. b) ALCANCE DEL SISTEMA El sistema está diseñado para ser usado por el personal administrativo y docente de las instituciones educativas. También es usado en las instancias educativas regionales en modos de consulta y de gestión. El uso del sistema se extiende para los familiares de los estudiantes quienes podrán consultar el avance en la evaluación y la asistencia del estudiante y demás datos de importancia para el familiar. Las instancias de gestión educativa local podrán realizar funciones de consulta de la información contenida en las instituciones educativas así como también participar en procedimientos que requieran su aprobación o supervisión. c) DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA El sistema irá evolucionando incluyendo nuevas funcionalidades que van de la mano con la normatividad vigente. Actualmente, el sistema cuenta con los siguientes módulos: Administración IE Este módulo permite registrar la información general y configuraciones de la Institución Educativa para cada año escolar o periodo promocional, incluyendo el registro de personal de la IE. Estudiantes Este módulo permite la administración de información de los estudiantes dentro de una Institución Educativa en un año escolar o periodo promocional correspondiente. Incluye el registro de datos personales de los estudiantes, procesos de traslados, retiros, entre otros.
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Manual de usuario SIAGIE 3 Matrícula

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Este módulo comprende todo el proceso de matrícula de los estudiantes en la Institución Educativa correspondiente a un año escolar o periodo promocional desde el registro de la matrícula de estudiantes hasta la impresión y envío de Nóminas de Matrícula a la UGEL mediante el sistema para su aprobación. Asistencia Este módulo permite el registro de la asistencia diaria en la Institución Educativa de los estudiantes matriculados. Evaluación Este módulo comprende todo el proceso de evaluación de los estudiantes en la Institución Educativa correspondiente a un año escolar o periodo promocional desde el registro de las calificaciones por periodo de evaluación en la Fase Regular, hasta la impresión y envío de Actas consolidadas de Evaluación a la UGEL mediante el sistema para su aprobación. También incluye todo el proceso de evaluación de la Fase de Recuperación. El usuario no debe confundir los módulos con los roles. Un usuario del sistema puede tener un conjunto de opciones que le permiten desarrollar determinadas funciones en el sistema. Sin embargo el agrupamiento por módulos corresponde a un punto de vista más genérico. Por otro, desde el punto de vista de la institución educativa se tiene un agrupamiento en procesos de la siguiente manera:

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Adicionalmente, el sistema cuenta con las siguientes características: Ayuda Son ventanas diseñadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las funcionalidades del sistema, la cual podrán identificar por el símbolo (interrogación en color blanco y fondo azul) o (botón verde con texto blanco Ayuda) en estas ventanas también encontrarán videos interactivos que les guiará paso a paso como realizar las operaciones en el sistema. La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta opción abrirá la siguiente ventana. Tipo de Ayuda A

Para ver el contenido pulse sobre la opción que desea consultar.

Tipo de Ayuda B

Para ver el contenido pulse sobre la opción que desea consultar.

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2. Ingreso al Sistema
Se puede ingresar al sistema a través de la página web del Ministerio de Educación URL: http://www.minedu.gob.pe/, dando clic al icono SIAGIE.

Ingrese al SIAGIE.

.

Después le mostrará la siguiente ventana:

Ingrese a este link.

El usuario debe estar en permanente revisión del contenido de este portal.

Desde la comunidad SIAGIE MINEDU podrá acceder a soporte técnico las 24 horas del día.

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Al hacer clic en el link de SIAGIE, se muestra la siguiente ventana:

Al ingresar por primera vez, el usuario tendrá que registrar algunos datos como teléfono y correo electrónico. También tendrá que colocar un nuevo password mediante la siguiente ventana:

El sistema valida que exista al menos un teléfono y que ambos password coincidan.

NOTA: El sistema puede estar configurado para evitar que un usuario ingrese al mismo tiempo varias veces. Cuando esto sucede, se muestra un mensaje que indica el tiempo que debe pasar para que el usuario pueda intentar ingresar nuevamente:

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El asistente de configuración de Instituciones educativas. Para facilitar la configuración de la I.E a los usuarios, y solo por única vez, la primera ventana que mostrará el Sistema será la ventana del asistente de configuración inicial de Instituciones Educativas en donde se puede seleccionar los datos básicos de la I.E y de esta manera se podrá configurar rápidamente la Institución Educativa e iniciar el uso del sistema. Si todas las instituciones educativas a las que el usuario está asociado ya han sido inicializadas, entonces esta ventana no se visualizará y aparecerá la institución educativa por defecto.

Por defecto aparecen las instituciones educativas a las que el usuario está asociado.

Seleccione los turnos en el que funciona la IE.

Los datos ingresados en esta ventana son: Institución Educativa Corresponde a una colección de las instituciones educativas asociadas al usuario que son susceptibles de ser inicializadas. Turnos con los que cuenta la Institución Educativa. Al indicar un turno se solicita el ingreso del horario dentro del turno.

Turnos de la I.E

Nota: Use el turno Tarde cuando todo el turno se sitúa por la

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Año Académico periodo promocional)

tarde. Use el turno vespertino cuando el turno inicia por la tarde y termina entrada la noche. (o El año Académico que se desea inicializar.

Número de ambientes

Tipo de Periodo

Se trata de los años académicos vigentes para todas las instituciones educativas a nivel nacional. Seleccione el número de aulas con los que cuenta la Institución Educativa. El sistema creará las aulas 01, 02, 03, …., n, donde n es el número indicado en este campo. En esta pantalla, se tiene un máximo de veinte ambientes. Si posteriormente se desea agregar más ambientes, se podrá realizar a partir de la opción de Registro de ambientes. Tipo de periodo de evaluación

Grados y cantidades

Dependiendo de lo indicado en este campo, se creará: Anual: 01 periodo anual. Bimestral: 04 periodos bimestrales. Trimestral: 03 periodos trimestrales Seleccione los grados que funcionarán en la IE y se debe indicar el número de secciones por grado en la IE. El sistema creará las secciones con código 01, 02, etc, para cada grado de la IE.

En esta pantalla, se tiene un máximo de veintiséis secciones por cada grado de la IE. Si posteriormente se desea agregar más secciones, se podrá realizar mediante de la opción de Grados y secciones. NOTA: Cuando se trate de configurar a una institución educativa que pertenezca a la Educación Básica Alternativa, la ventana de configuración puede quedar con un aspecto similar a esta ventana:

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Note que aparece el periodo promocional.

Después de ingresar la información pulse el botón grabar, el estado estará en “Procesado”. Es optativo pulsar varias veces el botón Refrescar, con el fin de poder ver la culminación del proceso.

Después de pulsar el botón refrescar el estado cambiará a “Conforme”

En este punto, el usuario ha cambiado su IE por defecto a la IE que ha inicializado. Finalmente pulse el botón “Finalizar”.

La IE inicializada es tomada como la IE por defecto para el usuario, es decir las subsiguientes veces que ingrese el usuario, automáticamente ingresará a esta institución. La pantalla principal luce de la siguiente manera:

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Sector donde se muestran los mensajes del usuario que ha ingresado al sistema.

Datos de la institución educativa a la que está asociado el usuario.

Menú principal del sistema. Este menú se configura de acuerdo a los roles de cada usuario.

Opción de Cambiar Institución: Esta opción se usa cuando el usuario, que tiene acceso a diferentes instituciones educativas, desea trabajar con una I.E. diferente a la que se encuentra en el momento. La ventana es similar a la siguiente:
Mediante este campo es posible filtrar ya sea por nombre de sede o código modular a la institución educativa de nuestro interés.

Este check indica que se trata de la institución educativa por defecto. Es decir la que se muestra siempre que se ingrese al sistema. El usuario puede determinar que una nueva institución educativa aparezca por defecto.

Cabe señalar que solo aparecerán en la pantalla las distintas IE en las que el usuario tenga permisos de acceso.

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3. Datos de la Institución Educativa
La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Actualiz. datos IE -> Datos Institución.

Esta opción permite visualizar la información básica de la Institución Educativa, además permite complementar la información con los datos del director, teléfono, correo electrónico y dirección de página web, entre otros. También permite realizar la configuración del funcionamiento de la institución educativa.

Datos de la IE extraídos del padrón de ESCALE.

Esta opción constituye, la puerta de entrada para el uso del sistema. Esta opción no tiene un botón para Agregar, debido a que solo actualiza los datos de la institución educativa que está previamente registrada en la base de datos de ESCALE. Brindando así la
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seguridad de que solo las IE que están registradas en el Padrón, tengan acceso al sistema. Ya que los datos son extraídos de la base de datos de ESCALE, lo primero que se tiene que hacer es pulsar el botón Modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta manera la información quede registrada en la base de datos de SIAGIE, le mostrará la siguiente ventana, la cual tendrá que Aceptar.

En la pantalla se usan tres pestañas: Datos de la IE, Parámetros y Configuración por Año. A continuación se muestra el detalle de cada una de las opciones: a) MODIFICAR DATOS DE INSTITUCIÓN EDUCATIVA.Para modificar datos de la institución educativa se pulsa el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos para el nombre del director, teléfono, email y dirección web de la IE, entre otros. Para modificar los datos del director: Puede usar cualquiera de estas dos modalidades: “Buscar en el SUP” o “Buscar en el Personal”

Buscar personal en Sistema Único de Planillas

Búsqueda de personal en la base del sistema.

Coloque acá la imagen representativa de la institución educativa.

Los datos que se muestran y registran en este mantenimiento son:

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Manual de usuario SIAGIE 3 Datos de consulta (se obtienen del registro del Sistema ESCALE) Código Modular Anexo Nivel Nombre Gestión Departamento Provincia Distrito Dirección Centro Poblado Tipo IE Forma Cod. Local DRE UGEL Identificador de la Institución Educativa Anexo Nivel Educativo Nombre de la institución educativa Gestión de la Institución Educativa Departamento de institución educativa Provincia de institución educativa Distrito de institución educativa Dirección de institución educativa Nombre del Centro Poblado Tipo de Institución Educativa

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Forma de enseñanza (escolarizado, no escolarizado, etc) Código numeral asignado al local DRE a la cual pertenece la Institución Educativa UGEL a la cual pertenece la Institución Educativa

Resolución Detalle de la resolución que autoriza el funcionamiento de AUTORIZACION DE la institución educativa FUNCIONAMIENTO Fecha Res. Fecha de la resolución de autorización Turno Turno de enseñanza Días de la Semana Seleccione los días laborables de la I.E Laborales

Horas pedagógicas por Distribución de las horas pedagógicas por día día Genero Genero de la I.E

Característica Datos de Registro Director Teléfono Email Página Web

Modo de enseñanza establecido Nombre del director de la IE Número telefónico de la IE Cuenta de correo electronic Dirección de página web

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Buscar Personal en el SUP. Cuando se busca la información en el SUP (Sistema Único de Planillas), se muestra una ventana que pide el ingreso del DNI y el sistema devuelve los datos personales que corresponden:

2.

Buscar en el Personal. Cuando se busca la información en el personal de la Institución Educativa, se muestra una ventana donde es posible buscar el personal que previamente se ha registrado en la opción Registro de Personal.

También es posible buscar directamente un código modular del personal de la Institución Educativa, por ejemplo:

3.

Para modificar los datos del turno. Cuando pulse el botón de Turno se mostrará la siguiente ventana en donde puede ingresar el horario del turnos y la duración de las horas académicas como la duración de la hora libre.

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Ingrese el horario del turno. Seleccione uno o más turnos. Una Institución Educativa puede organizar sus actividades en uno o más turnos.

Ingrese la duración de la hora académica y de la hora libre (recreo).

La hora académica será importante posteriormente para obtener la cantidad de horas laborables en los listados de carga horaria. Las instituciones educativas que no hayan definido la duración (en minutos) de las horas académicas y la hora libre no podrán obtener listados correctos de carga horaria. 4. Para modificar las horas pedagógicas por día. En la opción de horas pedagógicas puede configurar las horas pedagógicas de funcionamiento de la institución educativa (por turno). Se realiza a través de una ventana similar a la siguiente:

Después de pulsar el botón Agregar se mostrará una ventana donde se tiene que seleccionar el tipo de hora, el mismo que puede ser académica o libre. Después tiene que ingresar desde y hasta qué hora será la duración la correspondiente hora. Si el usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas, entonces el sistema irá mostrando las mismas automáticamente sin la intervención del usuario, de lo contrario, el ingreso de las horas se hará libremente.

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Finalmente después de agregar las horas académicas y la hora libre quedará como la siguiente ventana:

Si el usuario elimina un registro de orden intermedio, entonces borrará los registros con número de orden superior. De esta manera el sistema asegura que no existan órdenes de horas vacías. 5. Días laborales por semana.- Permite indicar al sistema que en la IE se labora ciertos días de la semana. Esta información condiciona el registro de asistencia entre otras funcionalidades.

6.

Carga de la Imagen de la Institución Educativa.- Esta opción permite cargar la insignia, escudo o logotipo de la institución educativa al sistema. Se accede al pulsar el botón Cargar Foto, el logo debe tener un tamaño de 1.5 cm x 1.5 cm.

Ruta de la imagen. Muestra la ventana de dialogo. Carga la imagen al sistema, después de haber seleccionado el archivo correspondiente.

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Elija una imagen del ordenador o PC.

Pulse el botón Abrir para copiar la ruta de la imagen.

b)

Modificar Parámetros. Para modificar los parámetros de la institución educativa debe hacer clic en la pestaña Parámetros y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar un comportamiento especial del sistema en la IE.

Los valores de los parámetros son los siguientes: Límite Criterio de Evaluación Indica el valor máximo de criterios de evaluación Boleta de información. en las libretas de notas del estudiante a partir del cual el sistema empezará a reducir el tamaño de letra. Por defecto, el valor es 40. Si una IE emplea un total de criterios de evaluación mayor, se recomienda disminuir esta cifra para que el sistema empiece a reducir el tipo de letra en la libreta y de esta forma permitir que la libreta se emita en una cara de un papel tamaño A4. Por ejemplo: Así se visualiza con un valor de 40:
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Y esta es la misma boleta impresa con un valor de 45 en este parámetro:

Registrar/Imprimir apreciaciones del tutor

NOTA: Ante un cambio en este parámetro, el usuario debe volver a generar las boletas de información para que se vean los resultados. Esta opción indica si las apreciaciones del tutor se imprimen o no en la libreta de notas. El check indica que si se va a imprimir las apreciaciones del tutor en la libreta de notas. Si es que el check anterior fue desmarcado, automáticamente se activará el número de líneas que se reservará para las apreciaciones escritas del tutor.

Líneas en blanco para registro manual Permite indicarle al sistema si se va a imprimir o no el Orden de Mérito y el Promedio final en la libreta de notas (también llamada boleta de información).

Visualización de libretas de notas

datos

de Indica si en el formato impreso de la libreta se usa el tramado en escala de grises para los sectores correspondientes a los nombre de Áreas. Esto con el fin de dejar en libertad del usuario la apariencia

Fondo libreta
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de las libretas en lo referente al ahorro de tóner. c) Configuración por años. En esta pestaña, es posible configurar tanto los programas en los que está comprometida la institución educativa en un año lectivo determinado, así como también una configuración de las boletas de información (o también conocida como libreta de notas).

Fecha de cierre de nómina de Es la fecha en la que debe culminar el registro y matrícula emisión de la nómina de matrícula para el año académico (año escolar o periodo curricular) seleccionado. Tipo de registro de El usuario debe seleccionar una de dos opciones: - Registro de notas por periodo: La IE debe evaluaciones ingresar las notas de los estudiantes durante todos los periodos del año escolar. Use esta opción siempre que desee y esté en capacidad de registrar permanente las notas del estudiante en el sistema. - Registro de notas finales: El usuario solo registrará en el sistema las notas finales de sus estudiantes en el sistema. Característica Dependiendo del nivel educativo se podrá precisar la caraterística de la IE en el año escolar en cuestión.

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Manual de usuario SIAGIE 3 Taller seleccionable

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Indica que la IE funciona de tal manera que los estudiantes de cualquier grado pueden seleccionar los talleres disponibles.

Entre otras funcionalidades de registro, tenemos: Modificar Programas en la IE.- Para modificar los programas en la IE, clic en la pestaña correspondiente y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar los programas en la IE. Nota: El prerrequisito para que se pueda utilizar esta opción es haber definido al menos un año académico en la IE. Ya en la modificación, el usuario podrá seleccionar el año académico y uno o más programas en los que participa la IE en el año indicado. Haciendo clic en el botón de Seleccione programas, el usuario podrá seleccionar uno o varios programas.

Por defecto, aparecen marcados todos los programas. Al final, después de haber seleccionado el o los programas adecuados y pulsar el botón Grabar, se muestra una pantalla parecida a la siguiente:

El uso de esta información en el sistema tendrá lugar en la matrícula de estudiantes cuando a cada estudiante se le deba indicar si es que se ha asociado a un estudiante a un programa en particular. Boleta.- El sistema permite modificar parámetros posicionales para la impresión de la libreta de notas. La información contenida en la boleta de información es estándar y tiene el mismo formato en todas las instituciones educativas, lo que cambia es la

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Manual de usuario SIAGIE 3

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cantidad de periodos, áreas y criterios de evaluación, con lo que el formato una vez impreso será diferente.

Este botón permite generar una boleta de notas y luego de esperar aproximadamente 30 segundos, podrá ser visualizada.

Pulse este botón para visualizar la boleta generada con el botón anterior.

También es posible visualizar un modelo de cómo quedaría la boleta con los parámetros seleccionados. Para una mejor explicación se muestra gráficamente el modelo de boleta que se obtiene luego de generarla (botón Generar) y pulsar el botón Visualizar.

El Escudo Nacional puede cambiar de posición.

La insignia del colegio, también puede cambiar de posición.

Separador 2

Separador 1

Separador 3

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4. Año Escolar – periodo promocional
La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Config. Año escolar -> Año escolar - periodo.

Esta opción permite dar apertura al Año Académico dentro del sistema, indicando su estado y el período de inicio y fin de vigencia.
Registrar Académico. Año

Enlace modificar Año Académico. Eliminar registro. el

a.

Agregar Año Académico.- Para agregar un año académico debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Año Fecha Inicio Fecha Fin Estado Detalle descriptivo del año académico Fecha de inicio de año académico Fecha de fin de año académico Cuando se crea un Nuevo año académico en la IE, el estado que se le asigna es Inactivo. Vea en una sección posterior en esta opción cómo se activa un año académico.

Si se trata de una Institución Educativa de la modalidad EBA, la ventana se mostraría de la siguiente forma:

b.

Modificar Año Académico.- Para modificar el año académico ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios. Eliminar Año Académico.- Para eliminar el año académico ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). Especialidades.- Este link permite asociar una o más módulos de especialidades para que sean ofrecidas como parte de las áreas que así lo permitan como por ejemplo Educación para el Trabajo. El procedimiento es el siguiente: Al hace clic sobre el link aparece una ventana similar a la que se muestra a continuación:

c.

d.

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Al pulsar el botón Agregar se muestra una ventana con todas las opciones disponibles de combinación entre especialidades y módulos:

El usuario podrá seleccionar uno o varios módulos de especialidad y posteriormente presionar el botón Grabar. Posteriormente se deberá configurar el módulo de especialidad a nivel de grado académico dentro de la IE. e. Cambio de estado del año académico.- El control del estado del año académico es de suma importancia dentro del proceso general de la IE debido a que condiciona toda la operación del mismo. Los estados posibles de un año académico son: Inactivo: Implica que el año académico ha sido creado recientemente y que en el proceso de activación se puede inicializar con los datos que son copiados de un año académico anterior. Activo: Significa que un año académico ya está en condiciones de poder aceptar información. El proceso de activación consiste en hacer clic en el ícono del estado inactivo, entonces se mostrará el siguiente mensaje:

Hacer clic en año inactivo.

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Al aceptar, se mostrará la siguiente ventana que pregunta al usuario por cómo desea activar el año académico:

Al pulsar el botón SI, el sistema hará la copia de la información contenida en el año académico indicado en la ventana. Entre la información que copia se encuentra: las secciones, las áreas por grado en la IE, los docentes, etc. El detalle de la información copiada se aprecia en el informe, al cual se accede haciendo clic en el ícono de la columna Informe. El resultado sería parecido al siguiente.

Nota: El proceso puede demorar algunos segundos, es posible que sea necesario refrescar la página desde el explorador presionando la tecla F5. Cerrado: Significa que no se podrá realizar ninguna operación del sistema que corresponda a un año académico con este estado. Para cerrar un año académico se debe hacer clic sobre el ícono de un año académico abierto, en seguida se advertirá al usuario que va a proceder a cerrar un año académico.

Hacer clic en el año escolar activo abierto.

Nota: El cierre de un año académico es irreversible.
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Manual de usuario SIAGIE 3

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5. Fases
La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Config. Año escolar -> Fases.

Permite establecer el período de inicio y fin en el cual se llevará a cabo la fase o etapa a desarrollarse dentro de un año académico (por ejemplo: período regular, período de recuperación). El siguiente gráfico muestra la forma como se componen las fases dentro de un año académico.

Al ingresar se muestra una pantalla tal como la siguiente:
Registrar Fase.

Enlace Fase.

Modificar

Permite cambiar estado de la fase.

el

Elimina el registro.

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Manual de usuario SIAGIE 3 a.

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Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Listado de fases.

ESTADO Activo Inactivo

Al marcar la casilla se establece la asistencia a la fase.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Fase Fecha Desde Fecha Hasta Estado Permite Asistencia Identificador y descripción de la fase. Calendario fecha de fase desde Calendario fecha de fase hasta. Ambas fechas deben estar dentro de las fechas de año académico. Estado de registro Permite la asistencia en el rango de fecha indicado.

b.

Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “ID” para realizar los cambios. Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). Cambiar estado de Fases.- Esta opción permite cambiar el estado de una fase, desde Inactivo a Activo y de Activo a Cerrado. Esta función es de importancia para todos los procesos que se realizan mediante la opción “Procesar notas”. Mientras la fase se encuentre activa se podrá realizar procesamientos, una vez cerrada la fase no permitirá realizar procesos.

c.

d.

Una vez que la fase ha sido cerrada también se deshabilita el enlace de modificación
Enlace de modificar deshabilitado.

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6. Períodos de Evaluación
La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Config. Año escolar -> Periodos de evaluación.

Esta opción permite registrar los períodos de evaluación (por ejemplo: Primer Bimestre) para el tipo de periodo elegido (por ejemplo: Bimestral) y dentro de los cuales se desarrollará las actividades del Año Académico.

a.

Agregar Período por IE.- Para agregar el período por IE debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Tipo Período Listado de tipo periodo. Puede ser:

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Sin evaluar: Es el estado por defecto del período En evaluación: Implica que los usuarios del sistema pueden registrar las notas del periodo en cuestión. En procesamiento: Significa que ningún usuario puede registrar notas de evaluaciones. Evaluado: Significa que el procesamiento de notas del periodo ha concluido.

Finalmente, queda la siguiente ventana.

Enlace Modifica Período Evaluación.

El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin sean correlativas evitando que se registre una inconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana:

b.

Modificar Período por IE.- Para modificar el período por IE ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “ID” para realizar los cambios. Eliminar Período por IE.- Para eliminar el período por IE ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).

c.

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7. Registro de Ambientes
La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Config. Año escolar -> Registro de ambientes.

Esta opción permite registrar los datos del espacio físico utilizado como aula o salón de clases de la institución educativa.

a.

Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Luego pulse el botón Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Tipo de Ambiente Identificador del ambiente Tipo de área física

Descripción
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Descripción del ambiente

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Descripción detallada de la local físico Capacidad de aforo de estudiantes o persona en el ambiente. Medida del local en metros cuadrados. Condición del local físico del ambiente

Estado de bienes: carpetas, sillas, mesas y armarios. Bueno Número de bienes en óptimo estado Regular Número de bienes en regular estado Malo Número de bienes en mal estado Luego del registro de un ambiente se tiene la siguiente información.
Enlace Modifica Ambiente.

Eliminar el registro.

b.

Modificar Ambiente.- Para modificar un ambiente ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios. Eliminar Ambiente.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). Reporte de Datos de Ambiente.- Se obtiene al pulsar el botón Imprimir.

c.

d.

Descripción del reporte: Aula Ubicación Estado Cap Estado de carpetas Estado de sillas Estado de mesas Estado de mesas Es la descripción del aula. Ubicación física del aula. Estado del ambiente: Bueno, regular, malo. Capacidad de estudiantes Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Los estados pueden ser malo, regulares, buenos

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8. Grados y Secciones
La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Config. Año escolar -> Ciclos – Grados y secciones.

Esta opción permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la Institución Educativa para un año académico o periodo promocional en particular. Inicialmente se mostrará lo siguiente:

El dato de diseño curricular es muy importante porque tiene que ver con las áreas que un grado va a llevar en un año académico determinado. a. Agregar Grado por Año.- Para agregar un grado debe pulsar el botón Agregar y luego marcar las casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados que están disponibles para agregar. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

Lista de Grados disponibles.

Marcar la casilla de selección de registro.

Luego de grabar se tendría una ventana similar a la siguiente:

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El sistema reconoce que para el nivel educativo al que pertenece la IE y según el diseño curricular se van a asociar estas áreas curriculares obligatorias a cada grado.

Elimina registro.

el

1) Agregar áreas por grado. Una institución educativa puede haber definido áreas de tipo taller que son consideradas como específicas para todos los estudiantes de un grado de la institución educativa. Para agregar un taller primero debe pulsar el enlace “Número de Áreas”, entonces abrirá la siguiente ventana donde nos muestra la lista de las áreas potenciales de un determinado grado.

Configuración de Especialidad a un área de grado de la IE.

Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botón Agregar y luego de seleccionar uno o mas talleres para el grado pulse el botón Agregar de la última ventana.

Finalmente pulse Agregar. Seleccione los talleres que va agregar. Dado que los talleres que aparecen son áreas, debe haber un catálogo único de áreas que pueden ser talleres.

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En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la “X” y abrirá una ventana donde le pregunta si está seguro eliminar el registro y pulse aceptar.

Pulse sobre el aspa para eliminar el taller. Tener en cuenta que solo es posible eliminar los talleres.

Si el área o taller a ser eliminado tiene notas finales o parciales, serán eliminados. El sistema muestra el siguiente mensaje:

Para configurar las especialidades de un área dentro de un grado, si fuera necesario, se deberá hacer clic en el ícono , tras lo cual se presentará una ventana que solicita creación de una lista con los módulos de especialidad que tendrán lugar en el grado especificado.

Al presionar el botón Agregar, se muestra esta ventana.

Seleccione el módulo de especialidad y pulse el botón Grabar.

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2. Eliminar Grado por Año.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). El sistema no eliminará si es que existe información de secciones asociadas a un grado de la IE.

3. Número de Áreas por Grado.- Permite visualizar las áreas genéricas según el grado seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluación y el contenido silábico del área genérica. Se accede al elegir el enlace “Número de Areas”.

Números criterios evaluación.

de de

4. Criterios de Evaluación.- Permite agregar los criterios de evaluación al área genérica. Se accede al elegir el enlace “Número Criterios Evaluación” en el mantenimiento Número de Áreas por Año.

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Agrega Criterio de Evaluación. Elimina registro. el

5. Agregar Criterios de Evaluación.- Para agregar un criterio de evaluación debe pulsar el botón Agregar y luego marcar las casillas de criterio. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

6. Contenido Silábico.- Permite registrar el contenido silábico del área genérica. Se accede al elegir el enlace “Número de Sílabo” en el mantenimiento Número de Áreas por Año.

7. Agregar Contenido Silábico.- Para agregar una contenido silábico debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Año Código Diseño Código Nivel Código Grado Código Área Código Descripción Fecha Programada Identificador del año académico Identificador del diseño curricular Identificador del nivel educativo Identificador del grado Identificador de área generica Identificador del contenido silábico Descripción del contenido silábico Fecha de exposición programada.

8. Mostrar Lista de Secciones.- Al seleccionar el enlace “Número de Secciones” de un registro de grados, este se marcará en verde y mostrará en la parte inferior el listado de las secciones.

Link para modificar los datos de la sección.

Cantidad de estudiantes por sección.

b.

Agregar Secciones. 1) Agregar Secciones en la fase regular.- Para agregar una sección en la fase regular debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar

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Listado de Personal.

Listado de Aulas.

Al elegir el tutor mostrará la siguiente ventana en donde está la lista de personal de la Institución Educativa, pulse doble clic en el registro del personal.

Al elegir la sección mostrará la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulse doble clic en el registro del aula.

Los datos que se registran en esta ventana de mantenimiento son: Id Sección Descripción Tutor Identificador de sección Descripción de la sección Es el personal encargado o responsable de la sección. Previamente debe estar registrado como personal de la IE, pero si no se conoce el tutor al momento de crear la sección el registro puede continuar. Especifica el aula de uso más frecuente por la sección. Número de vacantes disponibles en la sección. Etapa en la cual se dispone el uso de la sección. En una fase de recuperación es posible crear secciones que agrupen a los estudiantes de diferentes secciones para que se recuperen en un área determinada. Cuando una sección ya cuenta con estudiantes matriculados no es posible modificar este dato. Área relacionada a la fase de recuperación. En

Aula Num. Vacantes Fase

Área Recuperación
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la fase de recuperación de la IE, se forman secciones que van a agrupar a los diferentes estudiantes que están recuperándose en un área en particular. Turno Es el turno en el que funcionará la sección. Sección posterior Cuando los estudiantes de una sección son promovidos al siguiente grado, este dato permite conocer a cuál área serán asignados por defecto. Por ejemplo: Los estudiantes del 4to G una vez promovidos estarán en 5to F. Esta última viene a ser la sección posterior. Cuando se trata de una institución educativa perteneciente a la modalidad de EBA: Periférico Es el local periférico asociado a una sección.

2)

Agregar Secciones en la fase recuperación.- Para agregar una sección en la fase recuperación debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar

Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana donde está la lista del personal de la Institución Educativa, pulse doble clic en el registro del personal.

Después elija la sección, mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulse doble clic en el registro del aula.

Al elegir el área de recuperación mostrara la siguiente ventana donde está la lista de áreas, seleccione el área que se dará la recuperación pulse pulsando doble clic en el registro del aula.
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Después de ingresar los datos solicitados por el Sistema mostrara la siguiente ventana

Después de verificar la información pulse grabar, mostrara la siguiente ventana en donde muestra la sección de recuperación, en esta sección estarán todos los estudiantes que recuperaran una determinada área

3)

Mostrar Horarios asignados a la Sección.- Al seleccionar el enlace “Num. Horas” de un registro, se muestra la Ventana de Horarios Asignados a la Sección.

Opción para modificar los horarios.

Elimina registro.

el

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4)

Asignar Horarios a la Sección.- Para agregar un horario a una sección debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Listado de Genéricas. Listado Docentes. de

Áreas

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Áreas Docentes Día Desde Hasta Área genérica impartida Docente responsable del dictado Día de la semana en que se dicta el área en la sección. Hora de inicio del dictado Hora de fin del dictado

Esta asignación del docente (que viene a ser un personal de la IE) va a ser utilizada posteriormente en el registro de notas por docente: el docente, cuando sea usuario del sistema, solo podrá registrar notas que correspondan al área y las secciones que tienen una asignación de este tipo. Listado por Estudiantes por Sección.- Al seleccionar el enlace “estudiantes” de un registro de sección, se muestra el listado de estudiantes de la misma. Para una sección regular: Se mostrará el listado de los estudiantes matriculados en la sección, de la siguiente manera:

Pulse aquí para ver la última boleta de notas como muestra la siguiente ventana.

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Después de pulsar la opción de boleta nos va mostrar el reporte de la misma como nos muestra la siguiente ventana

Para una sección de recuperación: Si la sección en cuestión pertenece a una sección de recuperación entonces el sistema mostrará una ventana similar a la siguiente:

Inicialmente no se mostrarán estudiantes en recuperación, sin embargo es posible ir agregando estudiantes mediante el botón Agregar. Al presionar este botón se muestra la siguiente ventana:

Por defecto se muestran todos los registros marcados para ser agregados.

Esta ventana muestra los estudiantes que el proceso de Promoción y Repitencia del año académico de la IE ha identificado como los que pasan a la fase de

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recuperación. Al presionar el botón Grabar, los registros seleccionados son incorporados a la sección. 5) Registro de Notas El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado de registrar las notas de una determinada área en una sección, el ícono del candado sirve para bloquear o desbloquear el registro de notas.

Pulse la opción y le mostrara la siguiente ventana.

En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo que se desea controlar.

Elige el periodo evaluación.

de

Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono del candado y viceversa.

Si el candado se encuentra cerrado no podrá realizar modificaciones de notas en el área.

Si el candado se encuentra abierto podrá realizar modificaciones de notas en el área.

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9. Registro de Periféricos.
Esta opción permite registrar los locales periféricos de una institución educativa del nivel EBA con el fin de conocer posteriormente la ubicación exacta de las secciones.

Registro Periféricos.

de

a.

Agregar Periférico.- Para agregar un nuevo periférico debe pulsar el botón Agregar y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Nombre Dirección Ubicación Identificador del periférico en la Institución educativa Es el nombre del periférico. Es la dirección en la que se encuentra el periférico. Es el distrito al que pertenece el periférico.

Luego del registro de un periférico se tiene la siguiente información.

Enlace Modifica Periférico.

Eliminar registro.

el

b.

Modificar Periférico.- Para modificar un periférico ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios. Eliminar Periférico.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo ). Reporte de Datos del Periférico.- Se obtiene al pulsar el botón Imprimir.

c.

d.

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10. Fechas Especiales IE
La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Fechas especiales.

Esta opción permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas o no laborables dentro del presente Año Académico para una IE. Aquí mismo se pueden identificar a las fechas de recuperación. Una fecha de recuperación permitirá registrar asistencia y programar evaluaciones en fechas que la IE tiene planificado no laborar, como puede ser un sábado o un domingo.
Agregar especial. fecha

a.

Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Descripción Tipo fecha Especial
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Identificador de la fecha especial, este número es autogenerado por el sistema. Descripción de la fecha especial Tipo de fecha especial

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Fecha Desde Fecha Hasta

Fecha no laborable significa que no se registrará asistencia a los estudiantes ni al personal docente. Es la fecha que marca el inicio de las fechas especiales. Es la fecha que marca el final de las fechas especiales.

El registro de las fechas especiales tiene relevancia en la programación de la asistencia a la Institución Educativa. Al grabar la ventana queda de esta manera:

Enlace Modificar fecha especial.

Eliminar registro.

el

b.

Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios. Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). Agregar Fecha Especiales Generales.- El sistema tiene registrado un conjunto de fechas especiales nacionales que permiten facilitar el registro de fechas especiales.

c.

d.

Por defecto aparecen marcadas todas las fechas especiales generales.

Al poner el botón Grabar, queda así el registro.

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11. Padrón Nacional del Personal
La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Registro de personal.

Esta opción permite registrar los datos de un personal para la institución educativa (docentes, administrativos, auxiliares, etc.), recopilando toda su información disponible en el sistema. Eliminar registro. Modificar datos del personal. Búsqueda por filtros.

Registrar nuevo personal.

Al pulsar Buscar abrirá la siguiente ventana donde nos muestra la opción de búsqueda por apellidos, nombre y código modular.

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Seleccione criterio búsqueda.

el de

1. - Nuevo Personal.- Para agregar un personal debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se habilita el formulario con los campos para registro del personal de la IE y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Listado de Ubigeo.

Calendario para elegir la fecha.

Seleccione el año escolar en curso.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Número Personal Tipo documento Identificador asignado por el sistema. Tipo y número de documento de identidad. Si después de haber registrado el tipo y número de documento, el sistema reconoce que ya existen alguna persona (estudiante, personal o familiar) con el mismo documento, entonces se mostrará un mensaje similar al siguiente:

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Es personal SUP

Sexo Apellido Paterno Apellido Materno Nombres País Nacimiento Fecha Nacimiento Número Colegiatura Lugar Nacimiento Nivel Instrucción Asociar año académico

Si se trata de la misma persona y si es confirmado, entonces los datos son precargados. Indica que si el personal siendo registrado está incluido en el SUP (Sistema Único de Planillas), entonces los datos son extraídos y no pueden ser modificados. Género masculino o femenino Apellido paterno del personal Apellido Materno del personal Nombre completo del personal País de origen de la persona Fecha de nacimiento (se incluye un calendario) Número de la colegiatura profesional del personal (es un dato opcional) Ubicación geográfica (Departamento, provincia, distrito) Nivel de instrucción de la persona Corresponde al año académico que el personal labora en la Institución Educativa que realiza el registro.

El registro del lugar de nacimiento El registro del lugar de nacimiento requiere una explicación particular, la misma que se extiende para cualquier punto en el manual que se refiera al registro de Departamento, provincia y distrito. Si el usuario conoce el código de ubigeo, lo podrá ingresar directamente, en caso contrario, recurrirá a la ayuda en donde se muestra una ventana similar a la siguiente:

Buscar texto ingresado.

Permite hacer búsquedas exactas al texto de detalle ingresado.

Selección el registro.

Listado Ubicación Geográfica
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¿Qué pasaría si el usuario desea ubicar algún distrito en el departamento de Ica? Si el usuario no indica que desea realizar una búsqueda específica, entonces el sistema le mostrará Huancavelica e Ica, entre otros más. Sin embargo, el usuario puede pedir una búsqueda específica con lo que se tiene el siguiente resultado:

Como puede observar solo se muestran cinco páginas para que el usuario pueda ubicar el distrito con mayor rápidez.

Asociar año académico. Esta asociación permite indicar que el personal que viene siendo registrado labora en un año académico determinado en la IE del usuario. Para realizar ello se seleccionará el (los) año(s) académico(s) que corresponda(n):

Seleccione los años académicos y luego pulse el botón agregar.

Finalmente, después de registrar todos los datos, el usuario debe pulsar el botón Grabar y se mostrará la siguiente ventana de confirmación.

2.- Buscar Personal.- Para buscar un personal de la IE, se tiene dos modalidades de búsqueda: búsqueda específica y búsqueda por filtros. a. Búsqueda Específica.- Permite ubicar un personal en el sistema al suministrarle algún dato específico como el código de personal, código modular ó tipo y número de documento. Luego de pulsar el botón Buscar,

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muestra los datos del personal consultado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Personal Código Modular Tipo de Documento Número de Documento Identificador asignado por el sistema Identificador de personal Documento de identidad Número de documento de identidad

b. Búsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botón Buscar. Permite ubicar un personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al personal se elige el enlace ubicado bajo la columna “código”, tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.

El botón Buscar nos mostrara la siguiente pantalla.

Al presionar este botón se muestran la ventana siguiente:

2. El botón Buscar nos mostrara todos los registros que coinciden con la palabra que ha ingresado.

1. Ingrese todo el apellido o nombre (parte de cualquiera de ellos) que el usuario requiere ubicar. Por ejemplo, el sistema mostrará, todos los registros que contengan la palabra rojas como parte del nombre, apellido paterno o materno.

3. Clic sobre el registro el cual abrirá la siguiente imagen.

Después de pulsar sobre el registro abrirá la siguiente ventana donde muestra los datos del personal que hemos estado buscando

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Muestra todos los datos de la persona que estaba buscando.

3.- Modificar Personal.- Para modificar los datos de un personal, utilice la Búsqueda Específica o por Filtros para ubicar el registro, seleccione el registro cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botón Modificar para realizar los cambios. Es posible que el sistema emita un mensaje similar al que se muestra a continuación (impidiendo la modificación). Ello significa que el registro del personal solo puede ser modificado por la IE en la que inicialmente se registró al personal.

Los datos que se pueden modificar son casi los mismos que se han detallado en el registro de nuevo personal Sin embargo, se puede ingresar también los datos de los documentos de identidad que puede tener el personal de la IE. Registro de documentos de identidad. El registro de personal se puede complementar los datos del documento de identidad al modificar el registro.

Agrega un nuevo documento.

Editar. Eliminar. Agrega documento.

Las opciones alternativas de editar, eliminar, actualizar y cancelar de un registro de documento, se muestran al posicionarse sobre el registro.
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Ficha Domicilio dentro de la ficha Registrar Estudios. También es posible, una vez grabado el registro del personal, modificar los datos de su domicilio.

Listado de Ubigeo.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Lugar Nacimiento Dirección Teléfono Tipo de servidor Condición Ubicación geográfica Dirección de la persona Número telefónico de la persona Tipo de servidor público Condición laboral

Cargo

Cargo del personal dentro de la institución educativa:

Nivel Magisterial

Nivel en el magisterio.

Tipo de Personal
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Tipo de contrato del personal.

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4.- Eliminar Personal.- Para eliminar un personal, utilice la Búsqueda Específica o por Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción.

Es posible que el sistema no permita la eliminación física del registro debido a que pueden existir registros relacionados (áreas asociadas, asistencia de personal, etc.). El mensaje es similar al siguiente:

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12. Registro del Personal de la IE
La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Asig. de personal.

En esta ventana nos muestra de forma paginada la relación del personal de la Institución Educativa (docentes, personal administrativo, etc.), así como también nos permite realizar búsquedas por filtros al personal existente y permite realizar el registro del personal que labora en la Institución Educativa en un año académico determinado. Note que es importante el año académico porque el personal que labora en un año académico suele ser diferente de un año para otro.

Estado Activo o No Activo. Código modular personal de la IE. del

Indica si el personal registrado tiene una cuenta de usuario.

Esta opción también permite la asignación de áreas curriculares que están bajo la responsabiliad de un personal de la IE.

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a)

Búsqueda de personal IE por filtros: Los filtros de búsqueda nos permiten ubicar fácilmente a un personal de IE y poder realizar alguna asignación o edición. Puede hacerse por apellidos y nombres así como por código modular.

Seleccionamos un filtro para buscar y digitamos la(s) palabra(s) a buscar.

b)

Agregar Personal por IE.- Para agregar personal dentro de la IE se debe pulsar el botón Agregar, ubicar al personal con los filtros y luego marcar la casilla de selección de personal. Para guardar los datos pulse el botón Grabar. Inicialmente se muestra la siguiente ventana: Filtros y criterios de Búsqueda:

Existen diferentes filtros por los cuales es posible obtener los datos del personal de la IE.

Es posible elegir algún criterio de filtro, como por ejemplo:

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Cada uno de estos criterios de filtro activa diferentes campos de búsqueda: Apellidos y nombres

Código modular

Tipo y número de documento

Ámbito de Búsqueda: El usuario puede intentar registrar en este punto a personal que pertenece a la IE o a personal externo a la IE, para ello se puede elegir el ámbito de búsqueda correspondiente: seleccionar “En esta IE” o la opción “En general”, respectivamente.

Esta opción muestra solo el personal que labora en la I.E.

Esta opción muestra todo el personal en general.

Marcar la casilla para agregar a la IE. y luego pulse grabar.

Después de seleccionar el personal de la institución educativa y pulsar el botón grabar nos mostrará la siguiente ventana.

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El estado del personal en el año es Inactivo por defecto. Para que el docente pueda ser un personal activo de la I.E se tiene que cambiar el estado pulsado el ícono y mostrara la siguiente ventana de confirmación a lo cual tiene que pulsar Aceptar.

Después de pulsa Aceptar el estado cambiará a Activo como se muestra en la siguiente ventana:

Cambio a estado Activo.

c)

Identificar a personal como responsable de matrícula.- Un personal de IE en un año determinado puede conformar el grupo de los responsables de matrícula de la institución educativa. Existe una columna con la etiqueta de Responsable matrícula. Al hacer clic con el mouse en cualquiera de los íconos de esta columna es posible cambiar el estado. Los estados son: Es responsable de matrícula No es responsable de matrícula Este campo es utilizado en el registro de las secciones de la institución educativa y permite que solo se visualicen los responsables de matrícula.

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En este punto se indica quién es el responsable de matrícula de la sección.

NOTA: Al hacer un cambio de responsable de matrícula no se afectan los registros de responsables de matrículas de la sección anteriormente atribuidos en el sistema. d) Modificar los datos del Personal por IE.- es posible modificar más datos asociados directamente con el personal de la IE. Para ello, es posible hacer clic sobre el código modular del personal, tras lo cual se muestra una ventana similar a la siguiente:

Hacer clic en este link y se podrá modificar los datos del personal de la IE.

Los datos que se pueden modificar son los siguientes: Cargo: El cargo de un personal de la institución educativa puede variar año a año. El sistema considera únicamente un solo cargo para el año. El cargo del personal de la institución educativa se visualiza en el formato impreso de la ficha de matrícula. Por ejemplo:

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Responsable de matrícula Estado

Identifica si el personal se asocia al grupo de responsables de matrícula. Es lo mismo que la identificación del personal como responsable de matrícula Corresponde al estado del personal de la IE en el año en curso.

e)

Eliminar Personal por IE.- Para eliminar un personal de la IE en el año ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). NOTA: Esta eliminación no borra el personal de la IE, únicamenteeliminar la Botón para hace constar que en el referido año académico el personal seleccionado no estará participando. asociación del docente a
la IE en el año académico en curso.

En el caso que el registro que va eliminar este relacionado con algún dato, el sistema mostrará la siguiente ventana de advertencia la cual no permitirá que se elimine el registro.

Estas relaciones o dependencias pueden ser las que se crean al asignar a una persona (docente, generalmente) a un área determinada para una sección. f) Asignar Personal de la IE por áreas.- Mediante esta opción es posible asociar un personal de la IE a un grupo de áreas con el objetivo que sea este personal quien posteriormente pueda registrar notas de evaluaciones. Para iniciar el registro deberá hacer clic en el número que indica la cantidad de áreas asociadas al personal.

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Para asignar áreas al personal se ingresa a este enlace. El cero indica que no tiene áreas asignadas.

Entonces, aparecerá la siguiente ventana, que muestra las áreas que el personal de la IE tiene asignado (inicialmente no tiene ningún área)

Al agregar áreas se muestra la siguiente ventana.

El sistema solicita los siguientes datos: Diseño Grado Area Estado Es el diseño curricular que agrupa el o las áreas que el personal va a asociarse. Es el grado de la IE asociado al personal de la IE. Es el área que será asociada al personal Es el estado de la asociación

El registro puede quedar de la siguiente manera:

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Cuando se graba el registro, se puede observar la asignación que el personal tiene para un área en un grado y se pueden ir agregando nuevas asociaciones. Finalmente se deberá indicar cuáles son las secciones que estarán a cargo por el docente.

Para asignar secciones al personal se ingresa a este enlace. El cero indica que no tiene secciones asignadas para el grado y área.

g)

Asignar Secciones al personal por áreas.- Una vez realizado el paso anterior, se podrá asociar un conjunto de secciones al docente en un área determinada. Este registro tiene el mismo resultado que la opción de Registro de Secciones en la opción de Grados y Secciones. Esta asignación permite indicar en el sistema a que secciones tiene acceso un docente en particular, de tal manera que cuando el docente sea un usuario del sistema, pueda solo acceder y actualizar a la información que le corresponda, principalmente con respecto al proceso de evaluación. Al pulsar el botón Agregar, se muestra la siguiente ventana:

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En esta ventana se registran los siguientes datos: Sección Día Es la sección donde el personal (docente) va a ser responsable del área. Viene a ser el día de la semana que serán las sesiones de clase.

Hora Desde Hasta

El botón permite obtener el listado de las horas pedagógicas definidas a nivel de toda la institución educativa Viene a ser la hora inicial en la que inicia la sesión de clases, en el formato hh:mm de 24 horas (por ejemplo 08:45, 20:30) Viene a ser la hora final en la que finaliza la sesión de clases.

h)

Imprimir el personal de la Institución Educativa.- Mediante el botón Imprimir, es posible obtener los siguientes listados del personal:

Ejemplos de estos listados se muestran a continuación: Listado de personal de la institución educativa:

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Listado de cumpleaños del personal de la institución educativa:

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13. Administrar Roles
La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Seguridad -> Administrar roles.

Este mantenimiento sirve para administrar los roles de los usuarios de una determinada Institución Educativa, podrá darle privilegios al usuario de acuerdo a su rol.

Al pulsar la opción de usuarios abrirá la ventana donde se encuentra la lista de usuarios de un determinado Rol.

Al hacer clic en el enlace de actualizar Privilegios abrirá la ventana donde mostrara la lista de privilegios las cuales se podrá modificar de cuerdo al requerimiento.

Al pulsar agregar se abrirá la siguiente ventana ingrese la información solicitada y pulse el botón grabar.

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Manual de usuario SIAGIE 3

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Los datos que se ingresan en este mantenimiento son: Id Rol Descripción El código el cual va identificar al Rol La descripción del Rol

Al pulsar en la opción de usuarios abre la siguiente ventana donde aparecen la relación de usuarios de un determinado rol

Al pulsar la opción de privilegio abrirá la siguiente ventana en donde puede escoger los privilegios del usuario con respecto al rol que tenga después de seleccionar los privilegios pulse guardar. El icono de la lupa tiene el privilegio solo de ver no se puede realizar ningún tipo de mantenimiento. El icono de lápiz tiene el privilegio de realizar mantenimiento

Seleccione el privilegio que tendrá el usuario de la IE.

Leyenda.

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14. Mantenimiento de usuarios
La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Seguridad -> Mantenimiento de usuarios.

Esta opción permite administrar a los usuarios de la I.E en donde se le asigna a un personal de la I.E un usuario y una clave para que pueda ingresar al sistema, así mismo se le asigna un rol determinado el cual tendrá privilegios

En el caso que quiera realizar alguna modificación pulse sobre el usuario.

Al pulsar la opción de agregar abre la siguiente ventana

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Manual de usuario SIAGIE 3 Los datos que se ingresan en este mantenimiento son: Personal I.E asociado

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Seleccione el personal que está asociado a la I.E. El sistema mostrará únicamente los usuarios que se encuentren activos en el año académico en curso. La siguiente pantalla muestra en un recuadro los usuarios que serían incluidos.

Login Usuario

Ingrese el login del usuario con el cual tendrá acceso al sistema. El sistema sugiere que el login sea el DNI del personal de la IE, si es que existiera. Contraseña Ingrese la contraseña para que ingrese al sistema. Confirmar contraseña Ingrese nuevamente la contraseña, debe coincidir a la contraseña ingresada en el campo anterior. Correo Electrónico Ingrese el correo electrónico del usuario. El sistema va a validar que el formato del correo sea válido. Cambiar password 1era SI: En el momento que ingrese el usuario se le presentará vez una ventana que solicite el cambio de password. NO: El usuario podrá entrar al sistema directamente Rol Escoja el rol dentro de la IE que le corresponde al usuario. El sistema va a validar que un personal de institución educativa tenga solo un usuario (login) en la institución educativa.

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15. Asignación Accesos a Familiar
La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Seguridad -> Asignación de accesos a familiar.

Esta opción permite asignar un usuario y una clave del sistema al familiar de un estudiante para que este pueda ingresar y de esta forma pueda ver información de notas y asistencia del estudiante a su cargo. Inicialmente, el usuario ingresa a la opción y se muestra una ventana similar a la siguiente:

Al agregar un nuevo usuario se muestra la siguiente ventana:

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Los datos que se ingresan en este mantenimiento son Código de familiar El código que identifica al familiar

Luego de la búsqueda se muestra la información actual del familiar. Apellidos y nombres Domicilio Centro de trabajo Teléfono Email Cuenta Usuario Usuario login Se muestran los apellidos y nombres del familiar Se muestran el domicilio Se muestra el centro de trabajo del familiar. Se muestra el teléfono del familiar Se muestra la cuenta de correo electrónico del familiar, Va indicar que está habilitado para ingresar al sistema Usuario con el cual va ingresar al sistema

Para la búsqueda de un familiar puede ingresar los apellidos y nombres o el DNI del familiar y después pulse el botón “Buscar”

Ingrese la información requerida y pulse buscar.

Doble clic para seleccionar al familiar.

Después de pulsar sobre el registro regresará a la ventana anterior donde se puede observar los datos del familiar, pulse el botón modificar para seleccionar los estudiantes asociados al familiar en la IE correspondiente.
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Pulse el botón modificar para que pueda realizar las modificaciones correspondientes.

Luego, se podrá marcar a los estudiantes que el familiar desea obtener información:

Después de pulsar modificar se va habilitar para que pueda seleccionar.

Después de darle grabar abrirá la siguiente ventana donde indica que la información se grabó correctamente. También muestra el usuario y la clave del familiar (usuario y clave serán el DNI del familiar) con los cuales podrá ingresar al sistema.

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Después pulse aceptar y mostrará la siguiente ventana.

Para consultar (o modificar) el usuario y sus asignaciones, se podrá acceder mediante el enlace correspondiente. En el caso que el usuario sea familiar de otro estudiante en otra I.E el sistema asociara directamente al estudiante sin la necesidad de asignarle usuario, clave como se muestra en la siguiente ventana.

Seleccionar al estudiante y pulse grabar.

Cuando el usuario ingrese al sistema con su usuario y clave observara una ventana en la cual muestra la información correspondiente de los estudiantes a los cuales está asociado.

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