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16. Envío de mensajes
La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Envío de mensajes.

Es posible intercambiar mensajes con otros usuarios, Instituciones Educativas, Instancias de Gestión educativa local, etc. desde el SIAGIE. Para ello puede ingresar a la opción de Envío de Mensajes tras lo cual se mostrará una pantalla similar a la siguiente:

a.

Agregar mensaje.- Para crear un nuevo mensaje, hacer clic al botón Agregar y se muestra al usuario una ventana similar a la siguiente:

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Manual de usuario SIAGIE 3 Los datos que se registran en los mensajes creados son: ID Mensaje Asunto Mensaje Adjunto Ubicación

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Identificador del mensaje. Es un breve resumen del contenido del mensaje. Es el cuerpo del mensaje. Es posible incluir texto formateado Es posible agregar al mensaje un archivo adjunto que previamente existe almacenado. Permite al usuario configurar la ubicación del mensaje en la ventana del destinatario. Las opciones disponibles son: Aquí Área de trabajo: El mensaje será visualizado en el se muestra el aviso de la presencia del área de trabajo del destinatario.
mensaje.

Persistencia

Destinatarios

Splash: El mensaje será visualizado cada vez que el usuario destinatario ingrese al sistema. Es posible configurar también el tiempo que el usuario desea que el mensaje sea visto por los usuarios destinatarios. Este valor depende del contenido y de la importancia del mensaje. Los valores posibles son: Una sola vez: El mensaje se mostrará una sola vez. Hasta desactivar: El mensaje se mostrará hasta que el destinatario indique la desactivación. Es la lista de los destinatarios a quienes deseamos que se remita el mensaje que estamos creando. Para ello es posible seleccionar a un conjunto de contactos dentro del sistema. Para incluir a los destinatarios se debe pulsar el botón Buscar Destinatarios

Búsqueda de destinatarios. Al pulsar el botón de búsqueda de destinatarios, el SIAGIE mostrará la ventana que permite la inclusión de los usuarios del sistema a quienes se desea remitir el mensaje que viene siendo creado. En ese momento se mostrará una ventana similar a la siguiente:

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Note que es posible definir un alcance diferente para cada mensaje.

Los campos de esta ventana son los siguientes: Alcance Identifica el grupo de usuarios a quienes se le va a enviar el mensaje. Puede ser: Individual: Significa que el mensaje será enviado a un destinatario (usuario del sistema específico). Los otros: (IE, UGEL, DRE, OFICINA, CEM, OFICINA INSTITUCIONAL): Significa que el mensaje será enviado a todos los usuarios de una de estas dependencias. Es un criterio de búsqueda que permite filtrar ya sea por código o nombre. Es una cadena de caracteres que permite filtrar

Criterio Dato

Por ejemplo, un nuevo mensaje puede tener la siguiente forma:

Note que es posible modificar el formato del mensaje a través de este grupo de herramientas.

Cuando la elaboración de un mensaje ha culminado, entonces el usuario procede a grabarlo y posteriormente a enviarlo. Cuando se pulsa el botón de Sólo grabar es posible modificar el mensaje posteriormente. En cambio, si se pulsa el botón de Grabar y enviar, entonces el

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Use este ícono para enviar el mensaje.

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mensaje es enviado inmediatamente. Luego de pulsar alguno de estos dos botones, se muestra el mensaje en la lista inicial de mensajes emitidos.

Mientras el mensaje no sea enviado puede ser eliminado. Pulsando el ícono realiza el envío del mensaje luego de confirmar la siguiente ventana:

se

Una vez enviado el mensaje, el sistema muestra una ventana similar a la siguiente:

b.

Visualizar mensajes: Cuando un usuario ingresa al sistema, en la parte superior derecha del área de trabajo se le muestra un aviso de la presencia de mensaje, siempre y cuando el mensaje se haya configurado con la Ubicación para áreas de trabajo. Un mensaje pendiente significa que no ha sido leído. El mensaje completo es similar al siguiente:

Esta es la lista de mensajes pendientes de lectura.

Para visualizar el contenido del mensaje, es necesario dar clic sobre el mismo. Entonces, la ventana se mostrará de la siguiente manera:

Haciendo clic acá se va a poder descargar el archivo adjunto.

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17. Solicitud de creación de talleres
Los talleres son cursos impartidos en las instituciones educativas durante un año académico a todas las secciones de un grado como un complemento muy importante en el proceso de enseñanza impartido. Cada institución educativa puede solicitar la creación de talleres a través del sistema SIAGIE los talleres que considere necesarios. Con la intención de uniformizar los nombres y criterios se necesita una aprobación de la solicitud del taller por parte de la instancia educativa correspondiente a la IE. Para definir un taller se requiere la siguiente información: El nombre del taller. Los criterios de evaluación del taller. Los grados a los que está dirigido el taller.

Ante la creación de un taller, la institución educativa debe saber que el taller solicitado, una vez aprobado, será puesto a disposición de todas las instituciones educativas a nivel nacional para que pueda ser utilizado en estas últimas o lo tomen como base para creación de nuevos talleres. Esta opción permite gestionar las solicitudes de creación de taller, llevando un control de las solicitudes realizadas y haciendo participar en el procedimiento a la instancia de gestión educativa local, quien visa y aprueba la creación del taller. Solicitud de creación del taller Al ingresar a esta opción, inicialmente no se muestra información alguna. Si ya existieran datos, el usuario procederá a buscar las solicitudes de creación de talleres generados por la institución educativa en el año académico en curso.

Inicialmente visualizan registradas.

no se solicitudes

a. Registrar la solicitud de creación de talleres. Al hacer clic al botón Nuevo, aparece una ventana que permite registrar una nueva solicitud de creación de taller, similar a la siguiente ventana:

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Los datos que se solicitan son: N° de Solicitud Rectificación Fecha de solicitud Doc. referencia de Es un número autogenerado por el sistema. Es correlativo a la IE durante un año académico. Es la fecha que se ha generado la solicitud oficialmente. Es un breve descriptivo o documento de referencia que justifica la creación del taller en la institución educativa. Es recomendable que ante los documentos que se hacen referencia deba existir alguno que mencione que no existen talleres registrados en el sistema similares al que se desea incorporar. Es el diseño curricular vigente en el año académico en curso. Es un sustento para la creación del taller. Si no se indica (es decir, el valor es Ninguno) entonces se está manifestando que el taller que se está solicitando no tiene ninguno similar previamente registrado en el sistema. Si el usuario indica algún taller, significa que el taller siendo solicitado difiere solo en los criterios de evaluación. Esto se hace con el fin de mantener la uniformidad del nombre. Solo es posible ingresar el nombre del taller cuando no se ha indicado un taller base. Son los grados del nivel académico a los que se ofrecerá el taller. Se recomienda que se activen todos los grados, de esta manera, las instituciones educativas que deseen aplicar este taller podrán determinar los grados que corresponda.

Diseño curricular Detalle Taller base

Nuevo taller Grados

Al hacer clic en el botón Grabar se tiene que se ha almacenado una nueva solicitud y el estado inicial de la misma es Generada. En los siguientes pasos se indicará el proceso de gestión de esta solicitud. El resultado puede ser similar al siguiente:

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Es posible eliminar una solicitud generada antes de ser remitida.

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Use este botón para mostrar (+) u ocultar (-) el detalle de la solicitud.

Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Generada, entonces puede eliminarse en cualquier momento, por lo que el ícono de eliminación está activo: Para seguir modificando los datos de la solicitud debe hacer clic al botón Modificar. b. Registro de criterios de evaluación El siguiente paso es ir registrando los criterios de evaluación que serán agregados desde la parte inferior del formulario, para ello debe habilitarse el botón Habilitar Registro de Asignatura.. Es importante indicar que los criterios de evaluación que se determinen en una solicitud aplicarán para todos los grados previamente seleccionados. Entonces, la ventana queda de la siguiente manera:

Este sector de la ventana queda como desactivada.

Este sector de la ventana queda como activada.

Para agregar un nuevo criterio de evaluación se debe hacer clic en el botón Crear criterio, con lo que se muestra la ventana siguiente:

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Luego de presionar el botón Confirmar, los valores que se van ingresando aparecerán en la lista del formulario de la solicitud.

Cuando el registro de los criterios haya culminado deberá presionar el botón Grabar, tras lo cual se ha obtenido una solicitud similar a la siguiente:

c. Registro de solicitud de creación de talleres con taller base. Para el caso en que se tome un taller base, entonces ello significa que los criterios que se registren para este nuevo taller pueden ser obtenidos del primero. Por ejemplo, el siguiente formulario tiene un taller base.

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Cuando se ha seleccionado un taller base, entonces es posible seleccionar alguno de sus criterios de evaluación (de acuerdo al grado).

Para agregar criterios de evaluación a la solicitud con taller base asociado, se puede realizar de las siguientes maneras o en una combinación de ellas:  Asociando uno o más criterios de evaluación del taller base: Para ello es necesario elegir el grado y luego presionar el botón Agregar existente. Aparecerá entonces la siguiente ventana:

Cuando se hayan seleccionado los criterios de evaluación requeridos, entonces se mostrará la ventana principal de esta forma:
El dato de la procedencia se refiere al código de criterio de evaluación original en el taller base.

Ingresando uno a uno los criterios de evaluación, como si se tratara de una solicitud sin taller base, lo cual ya fue descrito en este mismo acápite algunas líneas arriba.

d. Remitir solicitud de creación de talleres. Para remitir una solicitud, debe pulsarse el botón Remitir, tras lo cual aparece la siguiente ventana:

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Una vez que se confirma la remisión, la solicitud no puede ser modificada por el usuario y el control de la misma pasa a manos del responsable de la instancia de gestión educativa local, para su revisión y correspondiente aprobación. e. Tratamiento de las solicitudes de creación de talleres aprobadas. Una vez aprobada la solicitud, recién es posible manejar el registro de notas en el taller aprobado en la institución educativa y es posible ingresar notas, procesarlas, emitir las boletas, etc. Cuando una solicitud es aprobada no puede ser modificada y ahora se puede utilizar el taller como parte de las áreas impartidas:

Si se consulta las áreas asociadas a grados y secciones, tiene que aparece el taller solicitado

Note que ya aparece el taller solicitado. Puede ser eliminado

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18. Programación de talleres
Esta opción permite registrar los talleres de la institución educativa en un año escolar. Estos talleres tienen la característica de ser electivos por los estudiantes, es decir, un estudiante puede seleccionar uno o más de los talleres ofertados por la institución educativa. Para el sistema, los talleres electivos tienen un tratamiento similar que los talleres convencionales, con la diferencia que los estudiantes seleccionan el taller al que desean asistir. La programación de talleres tiene las siguientes características: a. Están asociados a un taller previamente seleccionado para un grado de estudios en la institución educativa. Estudiantes de diferentes secciones en un mismo grado pueden llevar un mismo taller.

b. La institución educativa debe estar preparada para funcionar con talleres electivos, para ello se debe ingresar a la opción de Datos generales de la Institución Educativa:

Esta I.E. se maneja con talleres seleccionables.

Regresando a la opción de Programación de Talleres, al ingresar a esta opción el sistema muestra la lista de los talleres que se han registrado en la institución educativa para el año escolar en curso. Por ejemplo:

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Solo es posible eliminar una programación de taller siempre que no existan estudiantes asociados.

Agregar una nueva programación de taller. Al agregar un taller se solicita el registro de los siguientes datos en el formulario:

El detalle de los campos a ser registrados se muestra a continuación. ID Diseño curricular Nivel educativo Grado Taller Es el identificador de la programación de taller. Es un número correlativo en todo el año escolar. Indica el diseño curricular activo para la I.E. Indica el nivel educativo de la I.E. Se debe ingresar el grado a donde está dirigido el taller. Viene a ser un área definida como selectiva y que se ha configurado para el grado previamente registrado. Es el aula de la institución educativa donde se dictará el taller.

Aula

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Manual de usuario SIAGIE 3 Texto Periodos Es el texto de detalle del contenido del taller. Es un dato referencial. Aquí se indican los periodos en los que son dictados los talleres en el año académico. Los periodo pueden no ser consecutivos y el estudiante debe asistir y ser calificado por periodos (siempre y cuando la institución educativa ingrese calificaciones por periodos). El sistema validará que al menos un periodo quede marcado, de esta manera el sistema se asegura que los estudiantes que llevan el taller tengan sus notas para el periodo. También al desmarcar un periodo, el sistema verifica que no existan notas registradas, de lo contrario se muestra un mensaje:

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El botón Grabar graba todos la información del formulario, incluyendo los periodos que programados por taller electivo.

Marcando este check se marca y desmarca los periodos del año en la IE.

Estos son los periodos de la IE en el año escolar.

Siempre debe existir al menos un taller.

Modificar una programación de taller Haciendo clic sobre el ID del listado del taller, es posible modificar los datos de la programación del taller.

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Tenga en cuenta que al desmarcar un periodo para una programación de taller, el sistema valida si existen notas asociadas a los estudiantes que están llevando dicho taller en el periodo siendo desmarcado. Listar las programaciones de taller Pulsando el botón Imprimir se muestra el reporte de todos los talleres programados y los estudiantes matriculados.

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19.

Registro de estudiantes
La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Registro de estudiantes.

Esta opción permite realizar el registro de estudiantes para la IE del usuario. La ventana principal se muestra de la siguiente manera:
Datos de la institución educativa.

Permite regresar siempre a la opción de identificar al estudiante.

Se indica el año escolar con el que se está trabajando.

Indicadores secuencia.

de

Botón que permite avanzar a la siguiente actividad.

Los indicadores de secuencia muestran la secuencia de pasos que el usuario debe completar para registrar un estudiante. Algunos de estos pasos son opcionales y pueden actualizarse en cualquier momento. Este indicador tiene las siguientes características:

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Accede a la sección de búsqueda de estudiantes.

Este es el grupo de información de la matrícula que es solicitada.

Formularios de registro de información asociada al estudiante.

Los semáforos tienen diferentes colores. El significado de los mismos es como sigue: Color Rojo Verde Amarillo Significado No es posible ingresar al formulario. El ingreso de datos está completo. Es posible ingresar al formulario. El ingreso de datos no está completo. Es posible ingresar al formulario.

a. Estudiante > Identificar Es el primer formulario que se muestra al ingresar a esta opción y permite identificar y ubicar un estudiante ya sea por el código de estudiante, documento de identidad o apellidos y nombres.

Al ingresar el Código del Estudiante y hacer clic al botón Siguiente, el sistema validará si el estudiante está registrado en el SIAGIE, si es así mostrará el siguiente mensaje:

De lo contrario, presentará el siguiente mensaje:

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b. Estudiante > Principal Mediante este formulario muestra y permite registrar los datos principales del estudiante.

Los datos que se registran en este formulario son los siguientes: Código Estudiante Posee apellidos Identificador único del estudiante dentro del sistema educativo nacional. Se refiere a si el estudiante tiene (o no tiene) los apellidos paterno y/o materno. Apellido paterno del estudiante. Tenga en cuenta que para efecto de los formatos oficiales lo que se ingrese en este campo será presentado en letras mayúsculas. Esto aplica también para el apellido materno. Apellido materno del estudiante. Nombre completo del estudiante. Tenga en cuenta que para efectos de la presentación de los formatos oficiales (por ejemplo nómina de matrícula) la presentación de este campo es siempre: La primera letra con mayúscula y las siguientes con minúsculas. Sin embargo como excepción a esta regla y solo en la presentación de los formatos oficiales se considera que los nombres que lleven las palabra compuestas “del” y “de los” serán presentados tal como se encuentra registrado en el sistema. Por ejemplo: María Del Carmen, María del Carmen, Flor De Los Angeles, Flor de los Ángeles, etc. Género masculino (Hombre) o femenino (Mujer) Condición del estudiante:

Apellido Paterno

Apellido Materno Nombres

Sexo Estado Civil

Cargar imagen (del Imagen del estudiante. Debe pesar menos de 500 Kb. y ser de los estudiante) formatos .jpg, .bmp.
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Hacer clic en el botón Cargar Foto y aparecerá una solicitud de ingreso de la ubicación del archivo donde se encuentra la fotografía del estudiante (ruta imagen):

Pulsando el botón Examinar, el usuario debe ubicar el archivo en alguna carpeta de su estación de trabajo, luego al pulsar el botón Grabar, se muestra la foto del estudiante. Datos de nacimiento Fecha Nacimiento País Nacimiento Ubigeo INEI Fecha de nacimiento País de origen del estudiante Código de ubicación geográfica del distrito de nacimiento del Instituto Nacional de Estadística e Informática. Se activa siempre y cuando el país de nacimiento es Perú. Código de ubicación geográfica del distrito de nacimiento del Registro Nacional de Identidad y Estado Civil. Mediante esta opción es posible buscar una ubicación geográfica por departamento, provincia o distrito. El usuario tendrá que ingresar el nombre del lugar donde nació el estudiante y presionar el botón “Buscar Ubigeo”, luego seleccionar un registro indicando clic en el icono “Check”. Luego se actualizan tanto el Ubigeo INEI y RENIEC respectivamente, así como también se muestra el nombre del departamento, provincia y distrito.

Reniec

Otros datos Lengua maternal Segunda lengua

Lengua por parte de madre (seleccionar de la lista). Segunda lengua que domina (seleccionar de la lista).

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Una vez finalizado el registro de los datos del presente formulario, hacer clic en el botón Grabar, se mostrará un mensaje de confirmación al usuario similar al siguiente:

Luego de confirmar, los datos del presente formulario quedarán grabados en el sistema. Luego deberá indicar el botón Siguiente para pasar al formulario “Domicilio”. Si el estudiante ya fue registrado previamente, puede hacer clic en el botón Modificar para que el sistema le permita la actualización de los datos. Luego hacer clic en botón Grabar para guardar los cambios. c. Estudiante > Domicilio Mediante este formulario se ingresan o modifican los datos de los diferentes domicilios del estudiante durante su paso por el sistema educativo.

Los datos que se registran en este formulario son: Año Dirección Lugar Teléfono Lugar Residencia Año desde cuando el estudiante ocupa la residencia que es registrada. Detalle de la dirección del domicilio del estudiante. Es un dato obligatorio Lugar de domicilio (o referencia) Teléfono de domicilio Ubicación geográfica del domicilio del estudiante. Utilizar el mismo procedimiento para el registro del ubigeo descrito en el formulario principal

Una vez registrados estos datos, se debe pulsar el botón Grabar con lo que se va a ir actualizando la lista que aparece en la parte inferior del formulario. Así:

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Esta es la lista que se va actualizando. Es posible modificar o eliminar el registro, usando los íconos respectivamente.

d. Estudiante > Laboral Mediante este formulario se ingresan los datos de las diferentes actividades laborales del estudiante durante su paso por el sistema educativo.

Los datos que se registran en este formulario son: Año Edad Año de inicio de labores. Edad correspondiente al año de labores. El sistema valida que la edad corresponda al año registrado antes y en caso de incongruencia arroja el siguiente mensaje:

Tipo Actividad

Seleccione de la lista el tipo de actividad laboral que realiza el estudiante. Descripción del trabajo Detalle del trabajo o las labores realizadas Horas Semanales de Número de horas semanales que labora el estudiante. trabajo Una vez registrados los datos, se debe pulsar el botón Grabar con lo que se va a ir actualizando la lista que aparece en la parte inferior del formulario. Así:

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Esta es la lista que se va actualizando. Es posible visualizar, editar o eliminar el registro, usando los íconos respectivamente.

e. Estudiante > Datos Complementarios Mediante este formulario se registran los datos complementarios del estudiante tales como documentos de identidad y otros datos de interés principalmente para la ficha de matrícula. Este formulario está divido en dos secciones: “Documento” y “Otros Datos”.

Sección “Documentos”: En esta sección se ingresan los documentos personales del estudiante, tales como: Documento Nacional de Identidad, Carnet de Extranjería, etc.

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Luego de seleccionar el tipo de documento y digitar el número de documento deberá seleccionar el botón Grabar. En seguida el sistema actualizará la lista de documentos. Esta lista nos permitirá realizar acciones de mantenimiento (edición y eliminación )a los registros. Sección “Otros Datos”: En esta sección se registran otros datos del estudiante que serán mostrados en la ficha de la matrícula, tales como: lengua materna, segunda lengua, número de hermanos, lugar que ocupa, religión, etc. Para esto deberá hacer clic al botón Modificar.

Los datos que se registran en este formulario son: Otros datos (del estudiante) Nro. Hermanos Lugar que ocupa Religión

Número de hermanos del estudiante. Orden que ocupa entre los hermanos. Religión que profesa.

Tipo de Discapacidad

Tipo de discapacidad que tiene el estudiante

Parto

Modo de nacimiento del estudiante

Obs. del Parto

Detalles del modo de nacimiento.

Luego de ingresar los otros datos deberá hacer clic en el botón Grabar.

f.

Salud > Controles

Mediante este formulario se registran los datos correspondientes a la información de la salud del estudiante que puede ser útil para su proceso educativo.

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Para registrar un control de salud debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botón Grabar. Para editar o eliminar un registro de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado.

Los datos que se registran en este formulario son:
Fecha Control Fecha de la toma de información realizada. Tipo de control realizado.

Resultado Observaciones

Resultado de la consulta realizada. Detalle u observaciones adicionales.

g. Salud > Estado Continuando con la información acerca de la salud del estudiante, mediante este formulario se ingresan datos correspondientes a la información del estado de salud del. Este formulario está divido en dos secciones: “Datos del Estado de Salud” y “Alergias, Experiencias Traumáticas y Tipo de Sangre”.

Sección “Datos del Estado de Salud”: En esta sección se ingresan las vacunas y enfermedades que a tenido el estudiante durante su vida.
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Para registrar un estado de salud debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botón Grabar. Para editar o eliminar un registro de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado. Sección “Alergias, Experiencias Traumáticas y Tipo de Sangre”: En esta sección se ingresan las alergias, experiencias traumáticas y el tipo de sangre del estudiante que serán mostrados en la ficha de la matrícula. Para esto deberá indicar el botón Modificar, luego el sistema habilitará los atributos para su respectivo registro.

Los datos que se registran en este formulario son:
Alergias, Experiencias Traumáticas y Tipo de Sangre Alergias Detalle de las alergias que puede sufrir Experiencia traumática Accidente o caso acontecido Tipo de Sangre Tipo de sangre del estudiante

Una vez ingresados estos campos, se debe indicar el botón Grabar. h. Salud > Actividad Continuando con la información acerca de la salud del estudiante, mediante este formulario se ingresan datos correspondientes a la evolución de la actividad psicomotriz y lenguaje del estudiante:

Para registrar una actividad debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botón Grabar.

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Manual de usuario SIAGIE 3 Para editar o eliminar un registro de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado. Los datos que se registran en este formulario son: Edad Actividad

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Es la edad del estudiante (expresada en años y meses) en la que se dio la actividad. Es un evento de importancia en la actividad psicomotriz o de lenguaje del estudiante.

Aspecto

Dependiendo de la actividad registrada en el campo anterior, se determina cuál es el aspecto asociado automáticamente.

i.

Familia > Información

Este es el formulario en donde se realiza el registro de los familiares del estudiante. El procedimiento es similar a los anteriores: se van ingresando uno a uno y luego, al grabar, se muestra la lista de estudiantes en la parte inferior. Para asociar el apoderado al momento de la matrícula, es necesario haber registrado al familiar en este formulario. Para registrar un familiar debe ingresar los datos y luego indicar el botón Grabar. Para editar o eliminar un familiar de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado.

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Manual de usuario SIAGIE 3 Los datos que se registran en este formulario son: Datos principales Parentesco

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Relación del familiar con el estudiante

Documento

Tipo y número de documento

Si el documento ingresado ya existe registrado en el sistema, entonces se muestra un mensaje similar al siguiente:

Posee apellidos

En caso que el usuario confirme y continúe, entonces los datos de la persona serán automáticamente cargados. Condiciona el ingreso de los datos de apellidos de los familiares de los estudiantes. Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar Estado de existencia del familiar Indicador si el familiar vive con el estudiante Género masculino o femenino Estado civil del familiar

Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Vive? Vive con estudiante Sexo Estado Civil

Datos del nacimiento del familiar Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento País Nacimiento País de nacimiento del familiar. Note que si elige Perú se va a activar la búsqueda del Ubigeo. Ubigeo Lugar de nacimiento del familiar expresado ya sea en el código de INEI o de Reniec. Se va a activar siempre y cuando se elija el país de nacimiento a Perú. Otros datos del familiar Domicilio Dirección de vivienda del familiar Teléfono Número telefónico del familiar Celular Número de teléfono móvil del familiar Grado Instrucción Grado alcanzado.

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Manual de usuario SIAGIE 3 Ocupación Centro de trabajo Email Cargo o tarea que realiza el familiar Centro de labores del familiar Correo electrónico del familiar.

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Durante la etapa de registro se realiza una serie de validaciones que permiten mantener la consistencia de la información contenida en el sistema, por ejemplo: El estudiante no puede tener más de un padre o madre. Un familiar no debe estar asociado más de una vez a un mismo estudiante. Si al ingresar los nombres y apellidos de un familiar, el sistema detecta la persona existe en la base de datos, el sistema solicitará la confirmación si se está intentando asociar el estudiante con una persona que ya existe o se trata de una homonimia.

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20. Matrícula de estudiantes
La secuencia de ingreso es la siguiente: Matrícula -> Matrícula -> Matrícula individual.

Esta opción permite realizar el registro y también la matrícula de un estudiante. La ventana principal se muestra de la siguiente manera:
Datos de la institución educativa.

Permite regresar siempre a la opción de identificar al estudiante.

Indicadores secuencia.

de

Año escolar con el que se está trabajando.

Botón que permite avanzar a la siguiente actividad

Note que lo indicadores de secuencia muestran las mismas opciones del punto Registro de Estudiantes y adicionalmente muestra tres pestañas:

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Manual de usuario SIAGIE 3 a. Matrícula > Matricular

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Este formulario permite registrar la matrícula del estudiante, para el año académico y la IE que tiene seleccionado el usuario, el cual se puede visualizar en la parte superior de la ventana.

En este formulario todos son datos obligatorios a excepción del registro de observaciones.

Para esto deberá hacer clic el botón Modificar, luego el sistema le permitirá actualizar los registros. Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes: Datos de matrícula Situación matrícula

Ingresante

El estudiante ingresa a estudiar en la IE al primer grado del nivel. El estudiante ha sido promovido desde el grado anterior. El estudiante no ha sido promovido, es decir ha repetido el grado. El estudiante ha regresado a estudiar el mismo grado en un diferente año escolar (para EBR) El estudiante ha regresado a estudiar el mismo grado en un

Promovido

Repite

Reentrante

Reingresante

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diferente año escolar (para EBA) Estado Grado Muestra el estado de la matrícula del estudiante para el año escolar o periodo promocional. Es el grado al que se ha matriculado un estudiante. Si la matrícula es Ingresante, entonces solo se permitirá el registro del primer grado. Si es promovido, entonces no se permitirá el primer grado del nivel. Es la fecha que el estudiante se ha matriculado. Esta fecha se usa también al momento de asociar resoluciones a las matrículas. Esta fecha puede ser diferente a la del sistema. El sistema internamente guarda la fecha en la que se crea un registro de matrícula. Es cualquiera de las secciones que se han registrado en el sistema.

Fecha de matrícula:

Sección Condición de Matricula

Datos del apoderado Apoderado Parentesco Vive? Vive con el estudiante Trabaja

De los familiares de estudiante que se han registrado se podrá elegir un apoderado para el año escolar seleccionado. Se muestra el tipo de relación familiar del apoderado con el estudiante. Estado de existencia del apoderado. Indicador si el apoderado vive con el estudiante Si el estudiante trabaja se habilitará la opción horas semanales en la cual se tiene que poner las horas correspondientes al trabajo y la condición de trabajo en la cual se tiene que elegir una de las dos opciones

Datos laborales del estudiante

Condición Laboral

Horas semanales

Si el estudiante trabaja, entonces se debe indicar la cantidad de horas semanales. Datos de procedencia del estudiante Tipo Procedencia Misma IE Otra IE El estudiante procede de la misma IE para esta matrícula. El estudiante procede de una IE diferente a la de la matrícula. El estudiante no proviene de ninguna IE.

Su casa I.E Procedencia

Nombre de la Institución Educativa. Se activa siempre que la IE de procedencia del estudiante matriculado sea “Otra IE”. Para buscar una institución educativa en particular por nombre, se puede hacer clic en el ícono Buscar tras lo cual se muestra una ventana similar a la siguiente:

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Ingresando los criterios de búsqueda de interés se muestra la información de esta manera:

Observación

También podrá digitar directamente el código modular de la IE con el anexo en lugar hacer clic en el ícono Buscar. Se ingresa un texto asociado a la matrícula.

Al pulsar el botón Grabar, se mostrará al usuario un mensaje de confirmación para que se proceda a la grabación de los datos registrados.

En el caso que el estudiante ya se encuentre matriculado en el mismo año académico (aunque puede ser en otra IE), se mostrará la siguiente ventana indicando la I.E, el código de matrícula, año, grado y sección como se muestra en la siguiente ventana.

Anular Matrícula La anulación de la matrícula solo será posible si es que el registro de matrícula está en el estado de “Pre-Matricula” o “En proceso” y además no exista ninguna información relacionada al registro. Una vez ubicado el registro pulse el botón “Anular Matrícula”, tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción.

Una vez anulada la matrícula no podrá modificarla. Para eliminar físicamente la matrícula deberá realizarse a través de la opción “Estudiantes por Sección”. Tratamiento de los controles de edad en la matrícula.
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En el tema de la matrícula, el sistema cuenta con validaciones para permitir (o impedir) la matrícula de estudiantes en algunos grados en función a las directivas emitidas por el Ministerio de Educación. Este mecanismo de validación funciona a través de tres parámetros: Fecha límite de edad permitida. El estudiante que hasta esta fecha no ha cumplido la edad permitida para matricularse en el grado correspondiente, entonces no podrá se matriculado en dicho grado. Fecha de flexibilidad de edad permitida. Alternativamente y a manera de ampliar la posibilidad de matrícula de los estudiantes, esta fecha permite la matrícula del estudiante que cumple la edad permitida antes de esta fecha, siempre y cuando presente la información que sustente la matrícula. Edad permitida. Es la edad que se toma como base para las validaciones. En función de estos parámetros, el sistema realiza las siguientes validaciones   Caso 1: Si el estudiante cumple la edad permitida después de la fecha límite entonces se acepta la matrícula del estudiante. Caso 2: Si el estudiante cumple la edad permitida después de la fecha límite pero antes de la fecha de flexibilidad, entonces se acepta la matrícula siempre y cuando se presente la información que sustente. Caso 3: Si el estudiante cumple la edad permitida antes de la fecha límite y antes de la fecha de flexibilidad, entonces no se acepta la matrícula.

Estas validaciones se han colocado en tres opciones desde donde se puede matricular estudiantes en el sistema. Estas opciones son:  La opción de matrícula de estudiantes. La opción de prematrícula de estudiantes. La opción de nómina básica de estudiantes. Opción de matrícula de estudiantes. Para el caso 2, el sistema muestra la siguiente pantalla que viene acompañada de un check de validación en el cual el usuario debe indicar si el apoderado del estudiante presenta el código de estudiante y la constancia de estudios.

Para el caso 3 y en caso que el usuario del sistema no haya confirmado el registro de matrícula según la pantalla anterior, el sistema muestra el mensaje que indica que el estudiante no puede ser matriculado, por ejemplo:

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Manual de usuario SIAGIE 3 b. Matrícula > Exonerar

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Este es el formulario en donde se actualiza la información de las exoneraciones del estudiante, las áreas a cargo y programas sociales del estudiante para el año escolar seleccionado. Para tener acceso a esta opción previamente debe haber registrado la matrícula para el año académico actual. Este formulario cuenta con tres secciones: “Áreas Exoneradas”, “Áreas a Cargo” y “Programas Sociales”. Sección “Áreas Exoneradas” En esta sección podrá registrar las áreas exoneradas del estudiante para el año académico. Para registrar un área exonerada debe ingresar los datos y luego indicar el botón Grabar. Para editar o eliminar un área exonerada de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado.

Los datos que se registran en este formulario son: Diseño Curricular Área Diseño curricular nacional o plan de estudios Área genérica. No todas las áreas pueden ser exonerables. Solo se despliegan las áreas que pueden ser exonerables, como por ejemplo Religión. Documento que autoriza la exoneración del estudiante. Calendario de fecha de exoneración Comentario u observación referidas a la exoneración.

Resolución Fecha Observaciones

Sección “Áreas a Cargo” Esta sección permite registrar las áreas a cargo, siempre y cuando se trate de una matrícula que no tiene situación de Ingresante (dado que se trata de un grado que recién inicia dentro del nivel académico, no existe un grado previo). También es posible que según corresponda puede haber más de un área a cargo para un estudiante en un año académico o periodo promocional (por ejemplo si la IE pertenece a EBA, que tiene más de uno).
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En la siguiente ventana se podrá ingresar la información correspondiente a las áreas a cargo que el estudiante tiene de matrículas anteriores.

Para registrar un área a cargo debe ingresar los datos y luego indicar el botón Grabar. Para editar o eliminar un área a cargo de la lista, debe indicar las acciones respectivamente, en el registro seleccionado. Los datos que se ingresan en esta ventana son: Año Institución Educativa Diseño curricular Grado Año al que corresponde al área a cargo. Es la IE de procedencia en donde el estudiante ha cursado el área que lleva como cargo. Es la estructura curricular Es el grado al que corresponde el área a cargo. Debe ingresarse un área precedente del grado de matrícula. Es el área del diseño curricular que el estudiante lleva como cargo.

Área

Sección “Programas Sociales” Esta sección permite registrar los programas sociales en los que está participando o inscrito el estudiante para el año académico actual. El sistema lista los programas sociales que tiene asignada la IE. Para asignar uno o más de los programas sociales mostrados, deberá marcar el check, luego indicar el botón Grabar. Para quitar la asignación de un programa social, simplemente deberá desarmar el check y a continuación indicar el botón Grabar.

c. Matrícula > Imprimir Este es el formulario final del proceso de matrícula de un estudiante, permite imprimir la constancia de matrícula y la ficha única de matrícula.

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Si escoge la primera opción “Constancia de Matrícula Estudiante” y luego indica el botón Imprimir, el sistema mostrará una ventana con una imagen en formato PDF de la constancia de matrícula.

Si selecciona la opción “Ficha Única de matrícula” y luego indica el botón Imprimir, el sistema mostrará una ventana con una imagen en formato PDF de la Ficha Única de Matrícula del estudiante.

En el caso que seleccione la opción de reverso y pulsar “Ficha de Matricula” mostrará la siguiente ventana.

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21. Nómina de Matrícula
La secuencia de ingreso es la siguiente: Matrícula -> Nómina -> Generación y envío.

Esta opción permite generar los formatos oficiales de Nómina de Matrícula y/o Nominas Adicionales de las secciones de la institución educativa. También permite remitir los formatos oficiales para su correspondiente aprobación en la UGEL/DRE a la que está adscrita la IE. Emisión del formato impreso de la nómina de matrícula. Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana:
Primero tiene que seleccionar el grado.

Seleccione la sección.

Elección del formato: Nomina de Matricula. Nomina Adicional.

Debe seleccionar el grado, sección y el formato a generar. Automáticamente, en la parte derecha de la ventana, se mostrarán los datos de Responsable de la matrícula, R.D institucional, fecha de aprobación, según sea el caso. Tal como se muestra en la siguiente pantalla
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2012

Estos datos se pueden actualizar en el registro de la sección, para el caso de nominas de matricula o en el registro de la resolución IE, para caso de Nominas Adicionales.

Pulse el botón Generar Nómina.

Para el caso de Nominas de matrícula, pulse el botón “Generar Nómina” para que muestre la imagen en PDF de la Nómina de Matricula. En el caso de Nominas de matrícula adicionales, antes de generar la nomina debe elegir la resolución asociada al grado y sección.

Debe indicar la resolución asociada al grado y sección

Luego de pulsar el botón de “Generar Nomina”, la imagen de la cara anterior es como sigue:

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Sello de agua que indica que la nómina no es aún definitiva.

La imagen de la cara posterior, es similar a la siguiente:

Se puede notar que se muestra un sello de agua que dice Borrador en una posición diagonal que indica que el formato no es definitivo. NOTA: En caso que la sección no contenga estudiantes matriculados, se mostrará un mensaje similar al siguiente:

Remisión del formato de la nómina de matrícula. Dentro del proceso de Tratamiento de Formatos Oficiales del sistema nos encontramos en el paso n° 02, tal como lo muestra este diagrama:

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Una vez que se ha culminado exitosamente con la nómina de matrícula con la información registrada en el sistema, para remitir el usuario deberá marcar el check de Generar nómina oficial final.

Luego de pulsar el botón de Generar Nómina aparecerá una ventana de advertencia y confirmación similar a la siguiente:

Tal como lo advierte en esta ventana, tras la aceptación se genera un formato PDF de la nómina de matrícula y se muestra la nómina en pantalla sin el sello de agua.

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Note que cuando la nómina de matrícula es la oficial final, ya no se muestra el sello de agua.

No es posible volver a generar el formato de nómina de la sección en curso ya que la caja de check Generar nómina oficial final queda bloqueada. Al seleccionar una sección, es posible saber si es que se ha generado la nómina oficial correspondiente, Por ejemplo:

En este sector aparecen los formatos oficiales correspondientes a la sección.

Es posible eliminar el registro siempre y cuando no sea aprobado o rechazado.

Todos los formatos generados pueden ser agrupados en una colección de envío para remitirlos a la UGEL u otro órgano de gestión que corresponda. Para agrupar formatos se debe pulsar el botón Envío de nóminas a IGEL, con lo que aparece una ventana como la siguiente:

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2012

Note que es posible armar un envío con formatos de nóminas de secciones de diferentes grados.

Es posible también ingresar un documento de referencia que puede ser el número de oficio de la IE con la que se envían los formatos.

Al presionar el botón Confirmar se indica al sistema que las nóminas de las secciones seleccionadas serán incluidas en el envío que se está preparando. Note que si requiere incluir nuevas nóminas es necesario volver a generar un nuevo envío. Es en este punto en donde se genera la información de resumen que será utilizada en el Censo Escolar del año correspondiente. Aunque no es recomendable, es posible remitir en varios paquetes todos los formatos oficiales de la IE. Luego de confirmar esta ventana, los formatos han sido remitidos a la UGEL y se ha generado un paquete de envío.
Este es el número de envío.

Impresión del formato de envío. Finalmente, es posible también imprimir el formato de envío, con el fin de obtener un listado rápido de las nóminas que se vienen generando. Este formato puede ser usado como cargo en la entrega de los formatos oficiales a la IGEL. Para proceder a la impresión se debe pulsar el botón Listar paquetes, de esta manera:

Luego de seleccionar el envío y pulsar el ícono, es posible obtener el listado mencionado:

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22. Registro de Nómina Adicional
La secuencia de ingreso es la siguiente: Matrícula -> Nómina -> Nómina adicional.

Esta opción permite registrar las resoluciones que la institución educativa va generando para sus matrículas adicionales. Al ingresar a esta opción el sistema muestra una página con el listado de las resoluciones registradas.

Al agregar una nueva resolución aparece la siguiente ventana para registrar los datos de la resolución.

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Manual de usuario SIAGIE 3 Los datos que se registran en esta ventana son: Id resolución Tipo resolución No está disponible para ingreso por el usuario. Dependiendo del tipo de resolución se activará la finalidad. El tipo de resolución identifica el alcance que tiene las resoluciones siendo registradas.

2012

Finalidad

Por ejemplo para una resolución jefatural se activan estas finalidades.

N° resolución Fecha de aprobación Responsable Fecha de inicio

Fecha de fin Descripción Texto resolución

Indique el número de resolución Es la fecha en la que se aprobó la resolución Es el personal de la IE que se hace responsable de la resolución. Es una fecha de control que permite agrupar los registros de interés de la resolución, según la finalidad de la resolución. Por ejemplo, si se trata de una resolución con la finalidad de matrícula adicional, entonces esta fecha corresponderá al inicio del rango para agrupar las matrículas. Al igual que el campo anterior, corresponde al rango final de agrupación. Es una descripción breve o resumida de la resolución. Es el texto de la resolución

Al grabar la resolución, automáticamente se actualiza la lista de resoluciones.

Mientras la resolución esté como registrada, podrá ser eliminada.

Note el ícono siguiente . Indica que la resolución tiene una finalidad que obliga al usuario a trabajar con la información contenida en el sistema.

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2012

En este caso se trata de una resolución de matrícula, por lo tanto se solicita el registro de las matrículas asociadas. Al pulsar en este ícono se muestra la siguiente ventana:

Al presionar el botón Agregar, se muestran las matrículas nuevas que se encuentren en el rango de fechas de control y por defecto aparece marcado el check para ser agregadas.

En el caso que se desee ir agregando matrículas de acuerdo a un criterio de agrupación en especial, podrá ir filtrando seleccionando la opción Filtrar, lo cual permitirá seleccionar ya sea, grados secciones o estudiantes.

Si selecciona el filtro por grados

Si selecciona el filtro por secciones

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Manual de usuario SIAGIE 3 Si selecciona el filtro por estudiantes. Se puede buscar por apellidos y nombres o por código de estudiante:

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Al presionar el botón Grabar, se confirma a las matrículas de estudiantes y son cargados a la resolución, apareciendo de la siguiente manera:

Fíjese en la leyenda, el engranaje más oscuro significa que la resolución se encuentra en el estado de registrado.

Procesar una resolución cuya finalidad es de matrícula implica que todas las matrículas asociadas son confirmadas y la resolución no podrá ser modificada. Para procesar una resolución usted debe hacer clic sobre el ícono del engranaje, el sistema le pedirá confirmar la acción.

Luego de esperar unos segundos, se emite un mensaje de culminación del proceso

La resolución pasa al estado de procesado y ya no podrá ser eliminada ya que desaparece el ícono de eliminación.

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23. Postergación de Evaluación
La secuencia de ingreso es la siguiente: Evaluación -> Postergación -> Postergación de evaluación.

Esta opción permite registrar la información de los estudiantes que no podrán rendir sus evaluaciones en las fechas y horas programadas. Los estudiantes podrán rendir posteriormente los exámenes

Después de pulsar la opción de Agregar abrirá la siguiente ventana donde podrá ingresar la información solicitada por el sistema.

Los datos que se registran en este mantenimiento son:

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Manual de usuario SIAGIE 3 Código de Postergación Grado Sección Nombre de Estudiante Motivo Código generado por el sistema Grado que cursa el Estudiante Sección que cursa el Estudiante Apellidos y Nombres del Estudiante

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Motivo por el cual el Estudiante no podrá dar el examen Observaciones Resolución de la Postergación Fecha que se realiza la postergación

Observaciones Resolución Postergación Fecha de Postergación

Pulse el siguiente icono siguiente ventana:

para que pueda realizar la búsqueda del estudiante, abrirá la

Ingrese información del estudiante y pulse buscar.

Después de encontrar el estudiante, pulse doble clic.

Después de ingresar toda la información solicitada por el sistema pulse grabar y le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra los datos del estudiante

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24. Carga de DNI desde Excel
La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Carga DNI desde XLS.

Esta opción permite realizar el registro DNI de los estudiantes matriculados en un año académico en forma masiva. Inicialmente se mostrará lo siguiente:

a)

Se descarga la plantilla con la opción Generar plantilla Excel. Entonces se va a descargar un archivo Excel.

El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta únicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el nombre del mismo que la información allí contenida actualizará los datos correctamente.

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Manual de usuario SIAGIE 3 El nombre del archivo tiene esta estructura: Posiciones Del 1 al 9 Descripción Identifica que se trata de un archivo de carga de DNI Es el código modular, el anexo de la institución educativa y un separador Es un separador y un número de control Es la extensión del archivo Ejemplo CargaDNI_

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Del 10 al 18

03254640_

Del 19 al 24 Del 25 al 28

_34378 .xls

Por ejemplo, al pulsar el botón Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita el registro de la ruta.

Se puede indicar cualquier otra ruta y el usuario puede optar por crear subdirectorios por grados, por ejemplo.

b)

Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente: La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general de la sección así como también las listas correspondientes que controlarán el registro de los estudiantes. Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada.

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2012

La segunda hoja denominada EstudiantesDNI, se muestra el listado de todos los estudiantes de la Institución Educativa.

Columna donde se deben registrar los DNI actualizados de los estudiantes.

Columna donde se muestra los DNI actuales de los estudiantes.

c)

Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá cargar la información al sistema mediante el botón de Carga Nómina de Excel.

d)

Concluida la operación el sistema mostrará una lista de las operaciones de carga de DNIs previamente realizadas. La ventana es similar a la siguiente:
Si existieran problemas, el sistema muestra el mensaje de error.

e)

También es posible ver el informe de lo acontecido en el proceso de carga.

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25. Estudiantes por sección
La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Est. por sección.

Esta opción permite ver el listado de los estudiantes matriculados por sección, también permite ordenar la lista de estudiantes de forma automática o manual.

Secciones del grado.

Esta opción tiene las siguientes funcionalidades: a. Orden Automático Al presionar el botón “Orden Automático” la lista de estudiantes se ordenará automáticamente por orden alfabético” como se muestra en la siguiente ventana.

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Pulse Orden Automático.

b.

Orden Manual Esta opción permite ordenar la lista de estudiantes de acuerdo a criterios que vea por conveniente el docente.

Se podrá cambiar el orden de la lista, cambiando el orden de los números.

En la siguiente ventana se puede observar que los números de orden ya están cambiados

El usuario puede cambiar la numeración.

Después de cambiar manualmente la numeración se procede a pulsar el botón “Grabar”, obteniéndose el siguiente resultado.

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En la opción “Orden Manual” si usted repite el mismo número en el momento de grabar le saldrá la siguiente ventana de advertencia.

En la opción “Orden Manual” si usted ingresa un número de orden que excede al total de estudiantes existentes, en el momento de pulsar grabar le saldrá la siguiente ventana de advertencia.

c.

Cambio de estado de la matrícula de estudiantes. Los cambios de estado de la matrícula de estudiantes se realizan mediante esta pantalla. Los estados posibles son: Pre matrícula En proceso Definitiva Anulada La matrícula del estudiante procede del proceso de promoción del año académico anterior. La matrícula es libre y no proviene del proceso de promoción del año académico anterior. La matricula no puede ser modificada La matrícula fue anulada y no tiene validez. El usuario podrá eliminar toda la información del estudiante, pues se activa el botón de eliminación

Los cambios de estado posibles son los siguientes: Pre matrícula Pre matrícula En proceso Definitiva Anulada No No No Si En proceso No No Si Si Definitiva Si Si No Si Anulada Si Si Si No

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26. Padrón de Apoderados
La secuencia de ingreso es la siguiente: Administración IE -> Padrón de apod. x sec.

Esta opción permite ver la relación de los apoderados de los estudiantes de una sección pudiendo tener filtros por grado, diseño curricular, sección o grupo.

Los datos que se seleccionan en esta ventana son: Grado Diseño Curricular Grupo Sección El grado del cual quiere saber la lista de apoderados Escoger el diseño curricular El grupo del cual quiere saber la lista de apoderados La sección del cual quiere saber la lista de apoderados

Después de seleccionar todos los campos se mostrará la relación de todos los apoderados que cumplen con los criterios seleccionados.

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27. Cambio de Sección del Estudiante
La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Cambio de sección.

Esta opción permite cambiar de sección a un estudiante dentro de un mismo grado en el transcurso del año académico o periodo promocional y dentro de una misma institución educativa. Este traslado realiza el movimiento de toda la información asociada del estudiante desde su sección origen al destino, tales como: asistencia, notas, libretas, principalmente. Pulse agregar para que pueda ingresar la información correspondiente del estudiante del cual se va realizar el cambio de sección.

a.

Agregar.- Para agregar una nuevo cambio de sección hacer clic en el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos hacer clic en el botón Grabar.

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Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda por el estudiante.

Los datos que se muestran / registran son: Código de matricula Grado Sección Nombre de estudiante Fecha de cambio Nueva sección Observaciones Identificador único de matrícula del educando Grado del estudiante. Sección del estudiante Muestra el apellido paterno, apellido materno y nombre del estudiante Fecha que va ser realizado el traslado. Esta fecha debe estar dentro del año académico en curso. Es la sección de destino a donde será trasladado el estudiante. Observaciones que crea pertinente referidas al cambio de sección del estudiante.

El registro, puede quedar de esta forma:

Luego debe presionar el botón Grabar y se agregará a la lista de la pantalla principal de la opción.

Al pulsar este ícono se podrá proceder al cambio de sección.

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2012

Hasta este momento, el cambio de sección del estudiante no se ha efectuado aún. Para lograrlo se debe pulsar el ícono del disco, tras lo cual se muestra el siguiente mensaje:

Puede refrescar la página para poder ver el estado del proceso.

Al presionar refrescar se puede apreciar el estado del proceso.

Al ser confirmado, se realiza el cambio y se impide la modificación y eliminación del registro.

b. Reporte de cambios de sección.- Se obtiene al pulsar el botón Imprimir.

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Descripción del reporte: Código de estudiante Estudiante Estado Fecha Observación Resolución Sección Destino Sección Origen Código de identificación del estudiante. Apellidos y nombres del estudiante Procesado, Registrado. Fecha de registro del cambio de sección Motivo del cambio de sección. Numero de resolución del cambio de sección. Sección Destino del cambio. Sección Origen

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28. Traslado de Estudiantes
La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Traslado estudiantes.

Esta opción lista los traslados registrados en el sistema para la IE del usuario del año académico actual. El usuario deberá seleccionar un tipo de traslado y a continuación hacer clic al botón “Listar Estudiante”.

Luego de seleccionar el tipo y listar se mostrará la siguiente ventana:

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29. Retiro de Estudiantes
La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Retiro estudiantes.

Esta opción permite el registro de los estudiantes retirados de la Institución Educativa durante un año académico. Para agregar a los estudiantes que serán retirados de la Institución Educativa hacer clic en el botón Agregar

Con lo cual se mostrará la siguiente ventana

Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda por el estudiante.

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Manual de usuario SIAGIE 3 Los datos que se registran en este mantenimiento son: Nombre de estudiante Código de retiro Resolución de retiro Fecha retiro Motivo retiro

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Apellido paterno, Apellido materno, nombre del estudiante Identificador asignado por el sistema Número de la resolución de traslado. Fecha que va ser realizado el traslado. Motivo por el cual se está retirando el estudiante.

Observaciones

Observaciones que crea pertinente referidas al retiro del estudiante.

Después de agregar a los estudiantes que son retirados la ventana queda como sigue, en el caso que desee modificar algún dato pulse sobre el código de cada registro

Pulse el enlace para modificar la información.

Note que luego del registro de Retiro Estudiante, el sistema en la opción de Registro de la Asistencia impide el registro de información de asistencia y muestra de color rojo los días que le corresponden, tal como se muestra a continuación:
Note que el sistema reconoce al estudiante como retirado (ver el color rojo de la leyenda).

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30. Gestión de Traslados Ingreso
La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Gestión de traslados -> Ingreso.

Esta opción permite registrar las constancias de vacantes de los estudiantes que ingresarán a nuestra IE. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes con constancia de vacante:

Al hacer clic al botón Agregar, aparece la siguiente ventana:

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Manual de usuario SIAGIE 3 Los datos que se solicitan son: Tipo Traslado

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IE Origen Año Origen Nombre de estudiante Año Destino Grado Texto IE

1 Por cambio de nivel: En este caso el estudiante debe haber culminado un grado promoción. 2 Por cambio de año: En este caso el estudiante ha finalizado un grado y desea cambiarse de IE para llevar el grado siguiente correspondiente al mismo nivel. 3 En el mismo año: En este caso el estudiante cuenta con matrícula en un año escolar y desea cambiarse de IE en el mismo año. Institución educativa de donde proviene el estudiante. Se muestra los años escolares posibles a elegir según el tipo de traslado y año lectivo. Apellidos y nombres del estudiante Se muestra los años escolares posibles a elegir según el tipo de traslado y año lectivo. Se carga el grado según el tipo traslado y la última matrícula del estudiante. Texto referencial u observación.

El registro quedaría de esta manera:

Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda de la I.E a la cual se le va trasladar al estudiante.

Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda del estudiante.

El usuario puede buscar la IE a donde el estudiante será trasladado en la ventana de ayuda siguiente:

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2012

En este campo se ingresa el nombre de la IE Código Modular.

Las IIEE posibles de traslado a buscar dependerá del tipo de traslado.

Se puede filtrar para que se muestren las IIEE que pertenecen a un departamento en especial.

Finalmente el registro del traslado se visualiza en la ventana principal de esta opción:

Note que luego del registro de la constancia de vacante del estudiante, muestra el estado que indica que esta registrado y pendiente de aprobación o liberación de la matrícula la cual deberá realizarse por la IE Origen. Así mismo la constancia de vacante puede ser impreso dando clic en:

Una vez que la IE Origen apruebe o libere la matrícula del estudiante el estado se mostrará como sigue:

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2012

Luego que haya sido aprobada la IE podrá matricular al estudiante haciendo clic en el botón . Aparecerá una ventana modal que le permitirá elegir la Sección y el Apoderado, luego clic en matricular.

Luego de ello nos muestra una ventana de confirmación:

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31. Gestión de Traslados Salida
La secuencia de ingreso es la siguiente: Estudiantes -> Gestión de traslados -> Salida.

Esta opción permite visualizar y aprobar/liberar los traslados de los estudiantes que se van a otra IE. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes con constancia de vacante:

Note que los registros de la constancia de vacante de los estudiantes, muestra el estado que indica que esta registrado y pendiente de aprobación/liberación de la matricula. Al dar clic en el botón nos mostrará la siguiente ventana:

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En la cual se muestra los datos de la constancia de vacante y se puede aprobar o rechazar el registro de traslado.

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32. Proceso de generación de prematrícula
La secuencia de ingreso es la siguiente: Matrícula -> Matrícula -> Matrícula automática (prematrícula).

Este proceso consiste en la preparar la información de los estudiantes que han salido como aprobados y desaprobados en el año académico en curso, para que puedan ser matriculados en el siguiente año académico. Se tienen dos procesos de prematrícula: Fase Regular y Fase de Recuperación. Como requisitos básicos para que se pueda ejecutar este proceso se tiene: Requisito 01: Todos los periodos de la fase Regular deben estar en el estado de Evaluado.

Los estados deben estar en el estado Evaluado.

Cuando el estado se encuentra en evaluado recién se activan el botón

Requisito 02: El año académico siguiente al año en curso en la IE debe existir. Asegúrese de ello, de lo contrario, el sistema le mostrará un mensaje similar al siguiente y no podrá realizar este proceso:

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Requisito 03: Al menos debe existir una sección para cada grado a donde serán promovidos los estudiantes. Estas secciones deben estar configuradas en el año previo como Sección Posterior. Requisito 04: El año académico subsiguiente debe estar creado y activo, de lo contrario el proceso no será completado y se mostrará el siguiente mensaje:

Ya en la ejecución misma del proceso, al presionar el botón, se muestra el siguiente mensaje:

Luego de ejecutado el proceso se mostrará un mensaje con estado: Errores / Conforme

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El informe dependiendo de la fase se mostrará: FASE REGULAR FASE DE RECUPERACION:

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2012

33. Actualización de estudiantes por programa
Esta opción permite realizar la actualización de estudiantes por programa que la Institución Educativa tenga asociada. Esta opción es útil cuando se desea realizar una rápida identificación en el sistema de los estudiantes asociados

La actualización de los estudiantes matriculados en un año académico en particular es de forma masiva. Inicialmente se mostrará lo siguiente:

a)

Se descarga la plantilla con la opción Generar plantilla Excel. Entonces se va a descargar un archivo Excel.

El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta únicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el nombre del mismo que la información allí contenida actualizará los datos correctamente. El nombre del archivo tiene esta estructura: Posiciones Del 1 al 22 Descripción Identifica que se trata de un archivo de carga de DNI Es el código modular, el anexo de la institución educativa. Es el código del Ejemplo EstudiantesPorPrograma_

Del 23 al 31

03254640

Del 32 al 35
147 Oficina de Informática - MINEDU

001_

Manual de usuario SIAGIE 3 programa social y un separador Es un numero aleatorio Es la extensión del archivo

2012

Del 36 al 40 Del 41 al 45

16091 .xls

Por ejemplo, al pulsar el botón Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita el registro de la ruta

Se puede indicar cualquier otra ruta y el usuario puede optar por crear subdirectorios por grados, por ejemplo.

b)

Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente: La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general así como también las listas correspondientes que controlarán el registro de los estudiantes. Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada.

La segunda hoja denominada EstudiantesPorPrograma, se muestra el listado de todos los estudiantes de la Institución Educativa.

Columna donde se debe indicar si el estudiante pertenece al programa.

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Manual de usuario SIAGIE 3 c)

2012

Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá cargar la información al sistema mediante el botón de Carga Nómina de Excel.

d)

Concluida la operación el sistema mostrará una ventana de confirmación:

Para comprobar la actualización puede revisarse desde la ventana de Matricula de estudiantes, pestaña de “Otros datos”.

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34. Talleres seleccionados por estudiante
Mediante esta opción las instituciones educativas que trabajan con talleres electivos podrán registrar los talleres que cada estudiante ha seleccionado para llevar durante el año escolar. Previamente, en el proceso de matrícula propio de la IE o durante el año escolar, cada estudiante o apoderado ha debido indicar el taller de su preferencia. Nota: Si la institución educativa no opera en la modalidad de talleres electivos, entonces se le mostrará un mensaje que le impide el ingreso a esta opción. Para configurar la funcionalidad de talleres electivos, recuerde que ello se configura en la opción de datos de la institución educativa. Al ingresar a esta opción, la ventana muestra una pantalla similar a la que se muestra a continuación:

Luego de la selección del grado y la sección:

En las filas se puede apreciar los estudiantes de la sección.

En las columnas se muestran las programaciones de talleres.

Para asignar los talleres a cada estudiante, solo se hace clic en la celda que corresponde a la intersección estudiante – taller. Para desasignar, se debe hacer otra vez clic sobre la misma celda. Si el estudiante ya tiene alguna nota final o por periodo registrada en el sistema, éste mostrará el mensaje de advertencia correspondiente.

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Oficina de Informática - MINEDU

Manual de usuario SIAGIE 3

2012

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