G Rodrguez: Presentacin del grupo, tema y parte inicial

5.3. PAUTAS DE CONTROL INTERNO La tarea bsica de la administracin consiste en proporcionar a cada individuo un ambiente de decisin que asegure que su comportamiento responde a los propsitos y valores de la organizacin; para ello deber contar con polticas, programas, procedimientos y normas que le provean las premisas valorativas y fcticas en las que basar sus decisiones. En el nivel tcnico u operativo de la organizacin, las decisiones son repetitivas y, por lo tanto, programables mediante el establecimiento de sistemas administrativos, rutinas operativas o, simplemente, hbitos; en los niveles de conduccin, si consideramos slo las decisiones no programadas, recurriramos al criterio y la intuicin del ejecutivo. Pero no olvidemos que tambin los ejecutivos participan de procesos de decisin programada, mediante autorizaciones, firmas y tratamiento de excepciones. Si pasamos de esta consideracin general al concepto de control interno, veremos que, en el uso profesional corriente, se encuentra asociado con la especialidad contable y de auditora, pero necesariamente est integrado en el marco ms amplio de la administracin, ya que la contabilidad es una de las primeras metodologas aplicadas para la buena administracin de los negocios. Desde el punto de vista ms amplio de la administracin, utilizaremos la siguiente definicin de control interno: Sistema coordinado de reglas y procedimientos que sirven como marco de referencia a las decisiones atendiendo a los objetivos y valores de la organizacin y procurando obtener especficamente tres cosas: la eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la informacin y la proteccin del patrimonio. La eficiencia operativa, como vimos al referirnos a los requisitos del diseo, tal vez sea el objetivo ms amplio de los tres; si pensamos en la eficiencia en el sentido de elegir la alternativa que produzca el mejor resultado con una cantidad de recursos dados, no podramos disociarla de la informacin requerida para tomar la decisin y efectuar la medicin de los recursos a utilizar. Por otra parte, si no se protegen los bienes comprometidos en la operacin, se hace mal uso de los recursos y se pone en peligro la concrecin de dicha operacin.
Asociar Eficacia, Efectividad...

Briceo Mireya

Para la auditora, la confiabilidad de la informacin es la exactitud y la veracidad de los datos consignados en la contabilidad. Eso es cierto, pero tambin creemos necesario que la informacin cumpla adicionalmente con los requisitos de claridad, relevancia, pertinencia y oportunidad, sin olvidar la relacin que debe existir entre la utilidad que proporcione y el costo de obtenerla. Por ltimo, si nos referimos al objetivo de proteccin del patrimonio, en un sentido tradicional mencionaramos los fondos, las cuentas a cobrar, las mercaderas o los bienes de uso incluidos en las operaciones de la empresa. En un sentido amplio tendramos que disponer de procedimientos e informacin para resguardar otros activos, como por ejemplo: la clientela, el prestigio institucional, el conocimiento y la creatividad del personal, el knowhow tecnolgico y otros intangibles que no necesariamente se reflejan en la contabilidad financiera. LOS ELEMENTOS BSICOS Los sistemas de control interno estn relacionados con lo que Simon defina en El comportamiento administrativo como tcnicas tradicionales para la toma de decisiones. Al establecer niveles de autoridad y definir el contenido de los cargos, se fija la autoridad, funciones, responsabilidad y alcance del control. Adicionalmente, en la definicin de la estructura se establecer quienes son los responsables del diseo de la estructura y de la normalizacin de procedimientos (organizacin y sistemas) y tambin quines debern controlar que dichas especificaciones se cumplan (auditora interna). En materia de procedimientos estndar resulta clara la relevancia que tiene el diseo de los sistemas administrativos al especificar las prcticas y normas de aplicacin, incluyendo los soportes de informacin, archivos y registros a utilizar. En palabras del reconocido maestro William Leslie Chapman (1965, 59), la eficacia del control interno vigente en una empresa "depender en gran medida de dos factores, a saber: la propiedad del procedimiento establecido y su adecuada aplicacin".

Cunduri Karina

El tercer elemento a considerar es la capacidad del personal (preferimos hablar de capacidad en lugar de hbito). La gente constituye un elemento indispensable para dar sentido a las estructuras y los procedimientos, y se hace necesario que sea calificada y capaz de desempearse segn el diseo previsto. Por calificacin entendemos tanto la educacin formal previa, como el entrenamiento durante el ejercicio del cargo; tambin importan la experiencia en la tarea a desempear y ciertas condiciones personales, como la iniciativa y la disposicin para trabajar en equipo. Para asegurar la calidad requerida son necesarios procesos de seleccin, desarrollo y evaluacin apropiados. Sobre este elemento en particular, agrega Chapman: "Un control interno puede ser tericamente eficaz, segn se lo haya diseado en las instrucciones dadas por la empresa, pero por defectos en su aplicacin, ya sea por incapacidad o por negligencia del personal mismo, los resultados pueden ser contrarios a lo que se buscaba al disear los procedimientos. Es susceptible de producirse el caso inverso, vale decir, que a pesar de que los procedimientos de control establecidos por la empresa (...) no sean los ms adecuados, en la prctica se apliquen otros procedimientos ms eficaces al margen de las instrucciones mismas". NORMAS GENERALES Y PARTICULARES DE CI Dentro de las normas de control interno, podemos diferenciar ciertas pautas de carcter general, comunes a todos los procesos de la organizacin, y las propias de cada sistema en particular. Aqu comentaremos brevemente los requerimientos generales a tener en cuenta en el diseo de los sistemas administrativos. Separacin de funciones Asignacin de responsabilidades Niveles de autorizacin Seguridad en el manejo de activos Diseo de formularios, archivos y registros Control de formularios y comprobantes Integridad de la informacin

Michilena Jenny

Separacin de funciones: segn esta norma, una operacin se realiza con la intervencin de varios sectores, establece un control por oposicin de intereses y constituye uno de los pilares del sistema de control interno. Las funciones que se aconseja desagregar son las de decisin o autorizacin de la operacin, las de custodia fsica de los bienes comprendidos en la operacin y las de registro contable. Este precepto supone esfuerzos adicionales de coordinacin, y entra en crisis cuando se analiza la operatoria desde la visin de la reingeniera.

Asignacin de responsabilidades: las funciones de las distintas reas y puestos de la organizacin, as como sus atribuciones, deben estar claramente establecidas. De esa forma se evitan zonas de indefinicin que dan lugar a conflictos entre jurisdicciones y, lo que es peor, "zonas de nadie", es decir, funciones que no tienen responsable. A este fin contribuyen los manuales donde figuren las atribuciones del cargo y las normas y procedimientos que rigen cada operatoria en particular.

 Niveles de autorizacin: adems de una adecuada separacin de funciones, es fundamental que estas se asignen a personas que cuenten con la capacidad para llevarlas a cabo. En tal sentido, debe estar claramente establecido quin puede autorizar una operacin segn su tipo y monto; esto suele especificarse en el procedimiento que rige la operacin y, en menor medida, puede aparecer como un tem en la descripcin de cargos.

Paillacho Gabriela

Seguridad en el manejo de activos: para lograr este propsito se aplican distintos medios: la centralizacin del manejo en una sola persona o sector; el acortamiento de los pasos y traslados en los cuales los bienes puedan estar expuestos a deterioro, sustraccin, etc., y la documentacin de los traslados de donde surja de manera clara quin es el depositario. Asimismo, las normas deben establecer recaudos de seguridad para el depsito y custodia de bienes y la contratacin de seguros. Diseo de formularios, archivos y registros: los soportes de informacin tienen que ser diseados de modo tal que presenten toda la informacin necesaria de manera clara y precisa y tambin la constancia del responsable interviniente. Las mismas pautas deben aplicarse al diseo de los registros; adems, se les exigir a estos y a los archivos la pertinencia y la facilidad de acceso. Control de formularios y comprobantes: la prenumeracin de los formularios y comprobantes permite su identificacin precisa, dificulta la sustitucin de un ejemplar por otro, facilita el control de los emitidos y de los anulados. Dicha prenumeracin en algunos casos ser impresa (facturas, remitos, recibos,....) y en otros podr ser asignada automticamente por la computadora (comprobantes de uso interno); en este ltimo caso deber confirmarse la seguridad del sistema a fin de evitar repeticiones o adulteraciones y el control de entrega a los usuarios.

Snchez Mara

Integridad de la informacin: uno de los objetivos del establecimiento de un sistema de control interno es asegurar la confiabilidad de la informacin. En tal sentido, el primer paso, posible a partir de la utilizacin de la informtica, es la captura del dato de una sola vez; a travs de las bases de datos compartidas, cada sector puede obtener la informacin que necesita para realizar las operaciones y el control de gestin. La captura de datos una sola vez supone que se lleva a cabo en el momento en que son necesarios; adicionalmente se exigir que el registro sea oportuno y de acuerdo con disposiciones legales y principios contables. Este breve anlisis de algunas reglas generales de control interno a considerar en el diseo de los sistemas administrativos se completar con las normas particulares aplicables a los sistemas operativos, que sern tratados en el Captulo 6, y a los sistemas de planeamiento y control, que veremos en el Captulo 7. Para concluir este punto, debe tenerse en cuenta que la nocin de creacin de valor, ya analizada, y la visin de los procesos de negocios aportada por la reingeniera tienden a derribar las separaciones funcionales, a definir puestos de trabajo menos precisos y con mayor autonoma, y a eliminar papeles, intervenciones y controles; todo ello conmueve los principios bsicos del control interno. Por eso, las pautas de control interno debern ajustarse a las modalidades operativas que imponen a las empresas su contexto de negocios y los avances tecnolgicos. Los puntos de control interno a incorporar en el diseo tendrn que flexibilizarse de acuerdo con las nuevas realidades y redefinirse creativamente para cumplir con sus objetivos de resguardo y seguridad.