CONTROL DE NO CONFORMIDADES BIBLIOTECA

Causa N Fecha Ref. Reclamacin (Descripcin) No Conformidad (Descripcin) Detectada por Solucin ACCIN CORRECTIVA Descripcin Fecha ACCIN PREVENTIVA ACCIN DE MEJORA Implantacin Verificacin Descripcin Imputable a: Responsable Fecha Mtodo Responsable Fecha

rev. 01 18-11-2009

Cierre Fecha Cierre

Evolucin

2009-11

PDI no puede acceder a travs de wam

Insuficiente configuracin Cambios en los wam rangos de IPs

M. Carmen Prez Arco

Configuracin de IPs en el wam

Configuracin de todas las IPs de la UJA en el WAM / Controlar los cambios de IP 2009-11 que se produzcan en el ao / Consensuar los avisos de cambios con el SCI

Sonia Bellver Moreira

Los PDI ya pueden 2009-11 acceder a las bases de datos

Sonia Bellver Moreira

2009-12

Cerrada

2009-12

2009 12 2009-12

Egresados acceden a travs de WAM

No est limitado el acceso a este tipo de usuarios

Error en la configuracin de los tipos de usuarios

M. Carmen Prez Arco

Limitar los accesos al WAM para los egresados

2010 01 2010-01

Revisar todos los p permisos de acceso p por tipo de usuario

Sonia Bellver Moreira

2010 01 2010-01

Comprobacin con usuario de prueba de que el acceso est cerrado

Sonia Bellver Moreira

2010 01 2010-01

Cerrada

2010 02 2010-02

2010-01

No hay politica de prstamo para profesores jubilados

Estan incluidos como usuarios de la BUJA, pero no definidos en Millennium, se les presta como tipo "otros"

Insuficiente configuracin de los tipos de usuarios

Pedro Contreras

Crear una poltica expresa en Millennium para este tipo de usuarios

2010-01

Contrastar los tipos de usuarios del reglamento con los de Millennium

Lina Vico Montvez

Parametrizar el tipo de Lina Vico 2010-02 usuario prof. Jubilado Montvez en Millennium

2010-04

Cerrada

2010-04

2010-03

Problemas con el IVA en la compra de material bibliogrfico

No se tiene claro que IVA intracomunitario se debe Dificultad en la Silvia declarar. No se tiene interpretacin de Snchezclaro si pagar IVA de la norma Palencia materiales destinados a investigacin

Constitucin de un grupo de mejora asuntos econmicosbiblioteca

Declarar un 16% de IVA intracomunitario de todas las facturas de proveedores de la Unin Europea / Aplicar el 2010-03 porcentaje de deduccin comn a la docencia e investigacin a los centros de gasto de Biblioteca y de Hemeroteca. Se ha abierto un caso con Telefnica para revisar las lneas de comunicaciones Jan-Sevilla / Se ha 2010-03 eliminado de la infraestructura de red un dispositivo de Gestin de Ancho de Banda Revisin de los criterios de evaluacin establecidos en la Instruccin Tcnica BIBLIT.29. edicin 02 de la 2010-04 Instruccin Tcnica BIBLIT.29 aprobada en Junta Tcnica de 23 de abril de 2010 Reunin Seccin Normalizacin y Proceso Tcnico, Personal Tcnico 2010 05 Especialista y Direccin de 2010-05 Biblioteca para redefinir lo que debe de contabilizarse como incidencia

Servicio de Asuntos 2010-04 Econmicos UJA

Acta de Grupo de Mejora

Sebastin Jarillo

2010-04

Cerrada

2010-04

2010-03

PDI tiene problemas en el acceso a los recursos electrnicos

Dificultad en el acceso a recursos electrnicos y en la descarga de documentos

Problemas en la red

M. Carmen Prez Arco

Constitucin de un grupo de mejora biblioteca-informtica

Servicio de Informtica

2010-04

Pruebas en distintos recursos

Trinidad Alonso

2010-04

Cerrada

2010-04

2010-04

El indicador BIBL-I.09, porcentaje de materiales que llegan a La evaluacin de Biblioteca en tiempo proveedores no ha dado previsto desde su los resultados esperados. pedido, se encuentra por debajo del valor lmite

Los criterios de evaluacin Sebastin establecidos y su Jarillo ponderacin no eran adecuados.

Revisin de la Instruccin Tcnica BIBL-IT.29 evaluacin de proveedores por parte de la Seccin de Adquisiciones Bibliogrficas y aprobacin en Junta Tcnica.

Silvia SnchePalencia

Revisin del indicador BIBL-I.09 en los Silvia Snche2010-04 meses de mayo a Palencia diciembre. In dicador 2010: 90%

2011-01

Cerrada

2011-01

Redefinir lo que debe contabilizarse como incidencia e informar a todos los agentes implicados. El indicador BIBL-I.12, nmero de das en que se producen incidencias en las listas de etiquetas o tejuelos, se encuentra por debajo del valor lmite

Lina Vico Montvez

Revisin del indicador BIBL-I.12 en los Lina Vivo meses de mayo a y 2010 05 2010-05 diciembre. El indicador Montvez contina por debajo del valor lmite

2011 01 2011-01

2010-05

Son demasiados los das que surgen incidencias en las listas de etiquetas o tejuelos

No se tiene claro lo que debe Sebastin contabilizarse Jarillo como incidencia

Objetivo BUJA 2011-7. Revisin y actualizacin de los indicadores del Mapa de procesos y establecimiento de una metodologa para la definicin de los valores lmite y Objetivo BUJA

Cerrada Actualizacin del indicador BIBL-I.12, a porcentaje de monografas en las que se producen incidencias en el etiquetado o tejuelo

2011-04

2011

Junta Tcnica

2011-04

Actualizacin del proceso

Sebastin Jarillo

2011-04

CONTROL DE NO CONFORMIDADES BIBLIOTECA

Causa N Fecha Ref. Reclamacin (Descripcin) No Conformidad (Descripcin) Detectada por Solucin ACCIN CORRECTIVA Descripcin Fecha ACCIN PREVENTIVA ACCIN DE MEJORA Implantacin Verificacin Descripcin Imputable a: Responsable Fecha Mtodo Responsable Fecha La Seccin de Adquisiciones Bibliogrficas elaborar Plan elaborado por la Seccin un plan para, de una 2010-09 de Adquisiciones manera proactiva, Bibliogrficas potenciar la adquisicin de monografas en formato papel Sebastin Jarillo Objetivo BUJA 2011-7. 2011 7 Revisin y actualizacin de los indicadores del Mapa de procesos y establecimiento de una metodologa para la definicin de los valores lmite y Objetivo BUJA Objetivo BUJA 2011-7. Revisin y actualizacin de los indicadores del Mapa de procesos y establecimiento de una metodologa para la definicin de los valores lmite y Objetivo BUJA

rev. 01 18-11-2009

Cierre Fecha Cierre

Evolucin

Silvia SnchePalencia

2010 06 2010-06

El indicador BIBL-I.04, nmero de monografias adquiridas en formato papel / nmero de usuarios potenciales, se encuentra por debajo del valor lmite

Revisin del indicador BIBL-I.04 en 2010. El Silvia Snche2010-10 indicador contina por Palencia debajo del valor lmite

2011-01

La solicitud de adquisicin de monografas en formato papel por parte de los Departamentos ha bajado considerablemente

Falta de informacin de novedades editoriales o de estado de disponibilidad presupuestaria.

Cerrada

2011 04 2011-04

2011

Actualizacin del indicador BIBL-I.04, a nmero total de monografas en papel / nmero de usuarios potenciales

Junta Tcnica

2011-04

Actualizacin del proceso

Sebastin Jarillo

2011-04

2010-06

El indicador BIBL-I.18, nmero de prstamos interbibliotecarios, obtencin de documentos / nmero de investigadores (PDI + 3er ciclo), se encuentra por debajo del valor lmite.

El PDI cada vez solicita menos documentos en prstamo interbibliotecario

La coleccin de la BUJA es suficiente para sus trabajos de investigacin.

Sebastin Jarillo

2011

Actualizacin del indicador BIBL-I.18, a porcentaje de respuestas positivas (prstamo interbibliotecario)

Junta Tcnica

2011-04

Actualizacin del proceso

Sebastin Jarillo

2011-04

Cerrada

2011-04

10

2010-06

El indicador BIBL-I.21, nmero de usuarios que reciben formacin / nmero de usuarios potenciales, se encuentra muy por debajo del valor lmite, fijado en 10%.

No todos los usuarios conocen Los usuarios que estos cursos o participan en los cursos Sebastin piensan que no de alfabetizacin Jarillo son informacional son pocos. verdaderamente tiles.

Desarrollo del Programa de Alfabetizacin informacional de la Biblioteca de la Universidad de Jan.

Desarrollo del programa a travs de los Decanos, 2010-12 Directores de Escuela Universitaria y Tutores de titulacin.

Sebastin Jarillo

Revisin del indicador BIBL-I.21 en 2010. El 2010-10 Sebastin Jarillo indicador contina por debajo del valor lmite

2011-01

Objetivo BUJA 2011-7. Revisin y actualizacin de los indicadores del Mapa de procesos y establecimiento de una metodologa para la definicin de los valores lmite y Objetivo BUJA La Direccin de la Biblioteca elaborar informe donde se dar traslado de estas sugerencias al Vicerrectorado de Infraestructuras y Equipamiento,

Cerrada Actualizacin de los valores lmite y objetivo del indicador BIBL-I.21, nmero de usuarios que reciben formacin / nmero de usuarios potenciales

2011-04

2011

Junta Tcnica

2011-04

Actualizacin del proceso

Sebastin Jarillo

2011-04

11

2010-06

Existe un alto nmero de sugerencias relativas a la climatizacin.

Hace demasiado calor o demasiado fro en las instalaciones de Biblioteca.

Mala regulacin del sistema de climatizacin.

Sebastin Jarillo

Enviar al Vicerrectorado de Infraestructuras y Equipamiento informe donde 2010-06 se d traslado de las sugerencias recibidas en Biblioteca relativas a climatizacin,

Sebastin Jarillo

Informe enviado por 2011-03 correo electrnico a Unidad Tcnica

Sebastin Jarillo

2011-03

Cerrada

2011-03

12

2010-06

Se han solicitado libros en prstamo interbibliotecario que aparecen disponibles en catlogo pero no se encuentran

La informacin de disponibilidad de documentos que aparece en catlogo no es correcta o los libros no estn en su sitio

No se han detectado prdidas de Mar Lpez documentos o existen libros mal ordenados

Revisar de manera peridica el orden de los fondos tanto en libre acceso como en depsito

Reparto de signaturas entre 2011-06 el PTE y revisin de orden en libre acceso y depsito.

Lina Vico Montvez

Comprobacin aleatoria de libre acceso y depsito

Lina Vico Montvez

2011-12

Cerrada

2011-12

CONTROL DE NO CONFORMIDADES BIBLIOTECA

Causa N Fecha Ref. Reclamacin (Descripcin) No Conformidad (Descripcin) Detectada por Solucin ACCIN CORRECTIVA Descripcin Fecha ACCIN PREVENTIVA ACCIN DE MEJORA Implantacin Verificacin Descripcin Imputable a: Responsable Fecha Mtodo Responsable Fecha

rev. 01 18-11-2009

Cierre Fecha Cierre

Evolucin

13

2010-06

La informacin que se da en la web relativa a la consulta de La informacin en la web proyectos fin de carrera no est actualizada. no coincide con lo establecido en la BIBL.IT-13 En la BIBL.IT-15 consulta de documentos no disponibles en libre acceso, no aparece el fondo de la Sala Juan Montiel

No se ha tenido conciencia de los cambios que Mar Lpez supona la aprobacin de la BIBL.IT-13

Actualizar la pgina web en su apartado: Espacio pblico de trabajo de la Biblioteca

Actualizacin de la pgina: 2011-02 http://www.ujaen.es/serv/bibli o/salas.html#pfc

Sonia Bellver

2011-03 Revisin de la pgina

Trinidad Alonso

2011-03

Cerrada

2011-03

14

2010-07

En el momento que se hizo la IT no exista el fondo Juan Montiel

Cuando se constituye el fondo Juan Montiel no se actualiza la BIBL.IT-15

Antonia Quesada

Objetivo BUJA 2011-8. Revisin y actualizacin de las instrucciones tcnicas de la BUJA

2011

Revisar la BIBL.IT-15 consulta de documentos no disponibles en libre acceso

Lina Vico Montvez

IT aprobada en Junta 2011-06 Tcnica de 17-062011

Sebastin Jarillo

2011-06

Cerrada

2011-06

15

2010-08

El test con cdigo de barras 1235879 est dado de alta como prestable.

Los test de psicologa slo seran prestables con Descuido a la autorizacin del hora de dar de Departamento de alta el ejemplar. Psicologa.

Luisa Raya

Modificacin de prestable por prestable con autorizacin

2010-08

Modificacin de prestable por prestable con autorizaci

Lina Vico Montvez

2010-08 Revisin del ejemplar

Lina Vico Montvez

2010-08

Cerrada

2010-08

16

2010-10

El programa UXXI acadmico no Dificultad en la Seccin No se puede consultar si est instalado en de Publicaciones Mara Teresa los ordenadores los usuarios estn Peridicas para dar de Caniego matriculados de la Seccin de alta a nuevos usuarios Publicaciones Peridicas

Instalar el programa Instalar el programa UXXI UXXI acadmico en los acadmico en los ordenadores de la 2010-11 ordenadores de la Seccin de Seccin de Publicaciones Peridicas Publicaciones pc_110007 y pc_110009 Peridicas

Lina Vico Montvez

2010-11

Comprbacin de instalacin y correcto funcionamiento

Lina Vico Montvez

2010-11

Cerrada

2010-11

17

2010-11

El formulario "Consulta de fondo no disponible en libre acceso" es nico, es decir, sirve tanto para libros como para publicaciones peridicas

Los libros se identifican con el cdigo de barras y las publicaciones peridicas no tienen. Las revistas no disponibles en libre acceso se identifican con el n de registro, ao, volumen y nmero

Objetivo BUJA 2011-8. Este aspecto no Revisin y se tuvo en cuenta M. Jose Nieto actualizacin de las al elaborar la instrucciones tcnicas BIBL.IT-15 de la BUJA

2011

Revisar la BIBL.IT-15 consulta de documentos no disponibles en libre acceso

Lina Vico Montvez

IT aprobada en Junta 2011-06 Tcnica de 17-062011

Sebastin Jarillo

2011-06

Cerrada

2011-06

18

2011-02

La evaluacin de proveedores no da resultados que se ajusten a la percepcin de servicio

No se tienen en cuenta las circunstancias que dan lugar al retraso en los envos

No se refleja en la BIBL.IT-29 evaluacin de proveedores

Silvia SnchezPalencia

Objetivo BUJA 2011-8. Revisin y actualizacin de las instrucciones tcnicas de la BUJA Aumentar el nmero de cuestionarios de satisfaccin utilizados para analizar la percepcin de los usuarios, con idea de ahondar en las conclusiones no slo de carcter global, sino particularizando a cada servicio individualmente

2011

Revisar la BIBL.IT-29 evaluacin de proveedores

Silvia SnchezPalencia

IT aprobada en Junta 2011-04 Tcnica de 29-042011

Silvia SnchezPalencia

2011-04

Cerrada

2011-04

19

2011-03

El cuestionario de satisfaccin utilizados para analizar la percepcin de los distintos usuarios slo contiene cuestiones de carcter global del Servicio

El cuestionario usado para analizar la percepcin de los usuarios es el modelo establecido por la UJA para todos los Servicos

El cuestionario modelo no se ha adaptado a las caractersticas particulares de la Biblioteca y los servicios que ofrece

Equipo auditor. Informe 01 Fase II - julio de 2010

Consensuar en Junta Tcnica una bateria de cuestiones de 2011-06 inters particulares de Biblioteca

Sebastin Jarillo

2011-07

Acta de Junta Tcnica Sebastin Jarillo de 21 de julio de 2011

2011-07

Cerrada

2011-07

CONTROL DE NO CONFORMIDADES BIBLIOTECA

Causa N Fecha Ref. Reclamacin (Descripcin) No Conformidad (Descripcin) Detectada por Solucin ACCIN CORRECTIVA Descripcin Fecha ACCIN PREVENTIVA ACCIN DE MEJORA Implantacin Verificacin Descripcin Imputable a: Responsable Fecha Mtodo Responsable Fecha

rev. 01 18-11-2009

Cierre Fecha Cierre

Evolucin

20

2011-03

No existe conformidad de los Departamentos con la adquisicin de los recursos solicitados con antelacin a la confirmacin de los pedidos, en aquellos casos en los que haya modificacin del importe de adquisicin con respecto a lo comprometido en la cuenta de gasto

No se ha formalizado la necesidad de que el Departamento de su conformidad a la modificacin del precio

No se detalla este aspecto en la BIBL IT.06 Compra de material bibliogrfico no seriado

Equipo auditor. Informe 01 Fase II - julio de 2010

Asegurarse de la conformidad de los Departamentos con la adquisicin de los recursos solicitados con antelacin a la confirmacin de los pedidos, en aquellos casos en los que haya modificacin del importe de adquisicin con respecto a lo comprometido en la cuenta de gasto.

Modificacin de la BIBL IT 06 2011-06 Compra de material bibliogrfico no seriado

Silvia SnchezPalencia

2011-03 Acta Junta Tcnica

Sebastin Jarillo

2011-03

Cerrada

2011-03

21

2011-03

Segn la normativa de prstamo de porttiles, el prstamo se har por un perodo mximo de dos horas diarias y esto no hay manera de controlarlo

Al establecerse la normativa no se tuvo en cuenta este aspecto en Millennium

Millennium no permite limitar el lmite de prstamos de porttiles al da

Pedro Contreras; Juan Domnguez; Antonia Quesada

Objetivo BUJA 2011-1. Adaptar las normas de prstamo a las nuevas necesidades de los usuarios

Modificacin de la Normativa 2011-06 de Prstamo de Ordenadores Porttiles

Trinidad Alonso

2011-11 Acta Junta Tcnica

Sebastin Jarillo

2011-11

Cerrada

2011-11

22

2011-04

En la franja horaria 14:00 a 15:00 Millennium no permite entrar a nuevos usuarios.

Hay un nmero Estn ocupadas todas las elevado de licencias Millennium licencias contratadas. ocupadas sin necesidad.

Joaqun Fernndez Snchez

Concienciar al personal sobre la necesidad de Informe enviado a la lista de hacer un uso correcto 2011-04 distribucin de Biblioteca. de las licencias Millennium.

Trinidad Alonso

2011-04

Monitorizacin de licencias

Trinidad Alonso

2011-04

Cerrada

2011-09

23

2011-05

No est formalizado el tratamiento de duplicados de publicaciones peridicas en ningn documento.

No existe un IT que detalle este tratamiento

Objetivo BUJA 2011-8. La BIBL IT.14 no M. Teresa Revisin y desarrolla este Caniego y M. actualizacin de las aspecto Jos Nieto instrucciones tcnicas de la BUJA

Modificacin de la BIBL IT 14 2011-12 Tratamiento tcnico de publicaciones seriadas

M. Carmen Prez 2011-12 Acta Junta Tcnica Arco

Sebastin Jarillo

2011-12

Cerrada

2011-12

24

2011-09

En la web de biblioteca El horario en los meses no se indica el horario de julio y septiembre de septiembre varia.

Las fechas de finalizacin de exmenes

Una estudiante

Concretar el apartado horario de la web de Biblioteca

2011-09

Modificar el apartado horario de la web de Biblioteca

Trinidad Alonso

2011-09 Web

Sebastin Jarillo

2011-09

Cerrada

2011-09

25

2011-12

En varias ocasiones se han encontrado CD con cdigo de barras dentro de libros cuando Problema en el tejuelado Descuidos deberan haber estado en la estanteras de materiales especiales No se sabe si los egresados tienen La informacin no est derecho a hacer uso de clara en la web de la los recursos BUJA electrnicos desde casa El indicador BIBL-I.08 nmero de monografas seleccionadas / nmero de monografas adquiridas est por debajo del valor lmite establecido

Mara Baena

Comprobar si cada documento viene acompaado de materiales especiales

2012-01

Envo de correo a Comunicacin interna

Lina Vico Montvez

2012-01

Correo a Sebastin Jarillo Comunicacin interna

2012-01

Cerrada

2012-01

26

2012-02

La informacin no Aurora est claramente Libana expresada

Corregir la redaccin en la web de la BUJA

2012-03

Nueva redaccin

Trinidad Alonso

2012-03

Web

Sebastin Jarillo

2012-03

Cerrada

2012-02

27

2012-02

Un gran nmero de documentos de bibliografa recomendada estn agotados y fuera de mercado

El PDI no cuenta Silvia con informacin Snchezactualizada al Palencia respecto

informar al PDI indicndoles que el libro que haban solicitado en su bibliografa 2012-03 recomendada no se ha podido adquirir por encontrarse agotado en el editor

Correos electrnicos al PDI

Silvia SnchezPalencia

2012-03

Revisin del indicador Sebastin Jarillo

2013-02

Abierta

CONTROL DE NO CONFORMIDADES BIBLIOTECA

Causa N Fecha Ref. Reclamacin (Descripcin) No Conformidad (Descripcin) Detectada por Solucin ACCIN CORRECTIVA Descripcin Fecha ACCIN PREVENTIVA ACCIN DE MEJORA Implantacin Verificacin Descripcin Imputable a: Responsable Fecha Mtodo Responsable Fecha

rev. 01 18-11-2009

Cierre Fecha Cierre

Evolucin

28

2012-05

El indicador BIBL-I.23 nmero de publicaciones peridicas seleccionadas / nmero de publicaciones peridicas adquiridas est por debajo del valor lmite establecido

Un gran nmero solicitud de adquisicin de No se dispone de M. Carmen publicaciones peridicas presupuesto Prez Arco no se puede atender

Replantearse la formulacin del indicador una vez se 2012-12 ha modificaco la BIBLIT.30 y est en proyecto el PGDC

M. Carmen Prez 2012-12 Arco

Revisin del indicador Sebastin Jarillo

2013-02

Abierta