El pronstico de ventas es una estimacin de las ventas futuras (ya sea en trminos fsicos o monetarios) de uno o varios productos

(generalmente todos) para un periodo de tiempo determinado.

Realizar el pronstico de ventas nos permite elaborar el presupuesto de ventas y, a partir de ste, elaborar los dems presupuestos, tales como el de produccin, el de compra de insumos o mercadera, el de requerimiento de personal, el de flujo de efectivo, etc.

En otras palabras, hacer el pronstico de ventas nos permite saber cuntos productos vamos a producir, cunto necesitamos de insumos o mercadera, cunto personal vamos a requerir, cunto vamos a requerir de inversin, etc., y, de ese modo, lograr una gestin ms eficiente del negocio, permitindonos planificar, coordinar y controlar actividades y recursos.

Asimismo, el pronstico de ventas nos permite conocer las utilidades de un proyecto (al restarle los futuros egresos a las futuras ventas), y, de ese modo, conocer la viabilidad del proyecto; razn por la cual el pronstico de ventas suele ser uno de los aspectos ms importantes de un plan de negocios.

La forma ms comn de elaborar el pronstico de ventas, consiste en tener en cuenta las ventas histricas y analizar la tendencia, por ejemplo, si las ventas de mes antepasado fueron de US$1 000, las de el mes pasaron fueron de US$1 100, y las de este mes fueron de US$1 210, lo ms probable es que las ventas del prximo mes tambin tengan tambin un incremento del 10%, es decir, que sean de US$1 331.

Al usar este mtodo, tambin podemos tener en cuenta otros factores como, por ejemplo, la temporada, por ejemplo, si el prximo mes es un mes festivo en donde aumenta el consumo en general, entonces podramos pronosticar que las ventas para el prximo mes no aumenten en un 10%, sino en un 20%, es decir, no sean de US$1 331, sino de US$1 452.

El problema surge cuando no contamos con datos histricos, por ejemplo, cuando vamos a empezar un nuevo negocio, o lanzar un nuevo producto; en estos casos, para hallar el pronstico de ventas debemos utilizar otros mtodos.

Mtodos para realizar el pronstico de ventas

Veamos a continuacin cules son los principales mtodos que podemos usar para realizar el pronstico de ventas:

Datos histricos El primer mtodo es el que vimos anteriormente, consiste en tomar como referencia las ventas pasadas y analizar la tendencia, por ejemplo, si en los meses pasados hemos tenido un aumento del 5% en las ventas, podramos pronosticar que para el prximo mes las ventas tambin tengan un aumento del 5%.

Al usar este mtodo, podemos tener en cuenta otros mtodos o factores, por ejemplo, si para el siguiente mes vamos a aumentar nuestra inversin en publicidad, en vez de pronosticar un aumento del 5%, podramos pronosticar un aumento del 10%.

Para usar este mtodo, debemos contar con un negocio en marcha; para nuevos negocios o productos, sigamos viendo los dems mtodos.

Tendencias del mercado Este mtodo consiste en tomar como referencia a estadsticas o ndices del sector o del mercado, analizar las tendencias y, en base a ellas, proyectar o pronosticar nuestras ventas.

Por ejemplo, podemos tomar como referencia el ndice de precios al consumidor, la tasa de crecimiento del sector, la tasa de crecimiento poblacional, el ingreso per cpita, etc.

Por ejemplo, si la tasa promedio anual de crecimiento poblacional de nuestro mercado objetivo es de 4%, podramos pronosticar que nuestras ventas cada ao tambin tengan un crecimiento del 4%.

Ventas potenciales del sector o mercado Este mtodo consiste en hallar primero las ventas potenciales del sector o mercado (las mximas ventas que se podran dar), y luego, en base a dicha informacin, determinar nuestro pronstico de ventas.

Por ejemplo, si a travs de publicaciones externas o estudios de mercado, hemos hallado que las ventas potenciales de nuestro mercado ascienden a US$100 000, y teniendo en cuenta nuestra inversin, nuestra capacidad de produccin, y la opinin de expertos, decidimos captar un 10% de dichas ventas potenciales, por lo que nuestro pronstico de ventas para el prximo mes o ao sera de US$10 000.

Ventas de la competencia Este mtodo consiste en calcular las ventas de la competencia, y tomar stas como referencia para pronosticar las nuestras.

Para calcular las ventas de la competencia, podemos visitar sus locales, entrevistar a sus clientes, interrogar a personas que trabajen o hayan trabajado en sta, etc.

Por ejemplo, a travs de la tcnica de observacin y de la entrevista calculamos que negocios similares al nuestro reciben en promedio la visita de 50 clientes al da, los cuales gastan en promedio un monto de US$40, por lo que tienen en promedio ventas diarias de US$200, lo que corresponde a un promedio de ventas mensuales de US$6 000; monto que tomaremos como referencia para determinar nuestro pronstico de ventas.

Encuestas Este mtodo consiste en obtener informacin a travs de encuestas en donde las preguntas estaran relacionadas con la intencin de compra, la frecuencia de compra y el gasto promedio.

Por ejemplo, si nuestro mercado objetivo est conformado por 100 000 personas, y a travs de las encuestas concluimos que el 10% estara dispuesto a probar nuestro producto, que el promedio de

consumo es de 3 productos al mes, y el precio promedio a pagar por productos similares es de US$4, podramos pronosticar que nuestras ventas mensuales seran de US$120 000.

Pruebas de mercado Este mtodo consiste en realizar una prueba piloto en donde se ofrezca el nuevo producto en determinadas zonas con el fin de evaluar la respuesta del consumidor y, en base a ello, pronosticar las ventas.

Por ejemplo, colocamos un pequeo puesto de venta en donde ofrecemos el nuevo producto, medimos las compras realizadas en el da y, en base a ello, pronosticamos las ventas que podramos obtener al contar con varios puntos de ventas.

Juicios personales Este mtodo consiste en pronosticar nuestras ventas basndonos en nuestra experiencia, sentido comn y buen juicio.

Por ejemplo, para pronosticar las ventas de nuestro nuevo negocio, tomamos como referencia las ventas de otros negocios en donde hemos estado anteriormente.

Para usar este mtodo, tambin podemos solicitar la opinin de otras personas, por ejemplo, la de nuestros propios trabajadores (sobre todo los vendedores), la de expertos en el tema, o la de personas que tengan experiencia en el negocio, por ejemplo, personas que hayan tenido el mismo tipo de negocio, o que trabajen o hayan trabajado en la competencia.

Cmo hacer el pronstico de ventas

Para hacer el pronstico de las ventas, no se necesitan elaboradas tcnicas estadsticas ni complejas frmulas matemticas, hacer el pronstico de ventas, es ms que todo, una cuestin de experiencia, creatividad, sentido comn y conjeturas razonables.

Para hallarlo, lo recomendable es combinar los mtodos descritos anteriormente, pero, a la vez, tener en cuenta otros factores tales como:

Capacidad del negocio: aspectos limitativos del negocio, tales como la inversin, la capacidad de produccin, la capacidad de abastecimiento, el tamao del negocio, el esfuerzo de marketing, etc. Por ejemplo, puede que exista una demanda insatisfecha para nuestros productos, pero si nuestra inversin y capacidad slo nos permite ofrecer una determinada cantidad de productos, entonces solamente dicha cantidad conformara nuestro pronstico de ventas. O, por ejemplo, si para el prximo mes decidimos aumentar nuestra inversin en publicidad, debemos suponer que nuestras ventas tambin aumentarn. Temporadas: pocas o estaciones que se presenten durante el ao. Debemos tener en cuenta que hay productos que se demandan durante todo el ao (tienen una demanda continua), hay otros que slo son demandados en determinadas pocas del ao (por ejemplo, las ropas de bao en el verano), y hay otros que tienen una demanda irregular, es decir, que su demanda suele aumentar o bajar en determinadas pocas (por ejemplo, la demanda de los juguetes la cual aumenta en navidad). Aspiraciones de ventas: y, finalmente, debemos tener en cuenta nuestras aspiraciones de ventas, es decir, tener en cuenta cunto es lo que quisiramos vender, o cules quisiramos que sean nuestros objetivos de ventas. Pero siempre teniendo en cuenta otros factores, sobre todo, los factores limitativos del negocio.

Como apunte final debemos sealar que no importa el mtodo o los mtodos utilizados para realizar el pronstico de ventas, siempre ser complicado obtener un pronstico exacto, por lo que nuestro objetivo no debe ser el contar con una cifra exacta, sino aspirar al mayor aproximado posible.

Pronosticos de ventas
Pronstico de Ventas - Mtodos Cuantitativos para Pronosticar (I)
Los mtodos cuantitativos para pronosticar, ampliamente utilizados por las empresas, son mtodos matemticos de anlisis de informacin. En general, estos mtodos son utilizados para pronosticar las ventas, basndose en la informacin histrica, ya sea de la propia empresa o del mercado en general. La eleccin del mtodo a utilizar es fundamental a los fines de obtener un resultado razonable que muestre un futuro factible de ser cumplido.

En general pueden encontrarse estos mtodos en cualquier bibliografa referida al tema, razn por la cual nos abocaremos a explicar cmo utilizar dos de los mtodos ms comunmente usados en las empresas: Mtodo de los Promedios Mviles y el Estudio de la Tendencia. Estudio de la Tendencia: Basndonos en la informacin de cmo han venido evolucionando las ventas durante los ltimos aos, podemos llegar a estimar el volumen de ventas del prximo perodo. Considerando dicha evolucin en el largo plazo, sta est representada por una recta, razn por la cual deberemos trabajar con la ecuacin de la recta y los mnimos cuadrados para encontrar los distintos coeficientes: ordenada al origen y pendiente: Ecuacin de la recta: y = a + bx Sin entrar en demostraciones matemticas, si aplicramos el mtodo de los mnimos cuadrados llegaramos a las frmulas que finalmente necesitamos: a = y / n siendo: y = Ventas de perodos anteriores n = Nmero de perodos X = Coeficiente Vayamos a un ejemplo prctico: Cantidad de aos a considerar impar Supongamos una empresa con informacin desde el ao 1994 a 2004, queriendo conocer cul sera la tendencia para el 2005. En el cuadro siguiente puede verse cmo se armara la tabla para calcular los totales en base a los cuales calcularemos a y b. El coeficiente X, dado que la cantidad de aos a analizar n es impar (n = 11), se obtiene de la siguiente forma: 0 para el ao que se encuentra exactamente a la mitad, en este caso ao 6, es decir, 1999 Para cada ao anterior se resta 1 (uno) y para cada posterior se suma 1 (uno) b = Xy / X2

Perodo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Ao

1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Totales

Ventas (y) U$S x 1000 408 701 803 929 230 1,100 1,160 965 1,050 1,118 720 9,184

Xy

x2

-5 -4 -3 -2 -1 0 1 2 3 4 5 0

-2,040 -2,804 -2,409 -1,858 -230 0 1,160 1,930 3,150 4,472 3,600 4,971

25 16 9 4 1 0 1 4 9 16 25 110

En funcin de las frmulas mencionadas obtendremos. a = 9,184 / 11 = 834.90 835

b = 4,971 / 110 = 45.19 45 En el ao 2005, es decir para y = 6 (coeficiente que le correspondera al ao 2005), las ventas seran: Y = 835 + 45 x 6 = 1,106 Esto mismo puede ser analizado grficamente:

Es muy importante decidir cuntos aos considerar para realizar esta operatoria pues la tendencia puede no ser la misma. Tal sera el caso si se analizaran slo los ltimos tres aos:

Como puede observarse, manteniendo los mismos datos se obtendr un resultado totalmente distinto. El analista ser el responsable de decidir la cantidad de perodos a considerar en funcin no slo de las ventas en s sino de todas las variables que han tenido influencia en las variaciones de las ventas ao a ao (perodos de recesin, hiperinflacin, cambio de regulaciones, desregulacin de mercados, devaluaciones, etc.). Vayamos a otro ejemplo prctico: Cantidad de aos a considerar par Supongamos una empresa con informacin desde el ao 1995 a 2004, queriendo conocer cul sera la tendencia para el 2005. En el cuadro siguiente puede verse cmo se armara la tabla para calcular los totales en base a los cuales calcularemos a y b. El coeficiente X, dado que la cantidad de aos a analizar n es par (n = 10) se obtiene de la siguiente forma: En este caso no existe un ao medio. El ao que corresponde al total de aos dividido dos (2), llevar coeficiente 1 mientras que el que le sigue llevar coeficiente 1. El resto de los aos, hacia atrs y hacia adelante, llevarn el coeficiente menos dos o mas dos, segn corresponda.

Perodo

Ao

1 2

1995 1996

Ventas (y) U$S x 1000 701 803

xy

x2

-9 -7

-6,309 -5,621

81 49

3 4 5 6 7 8 9 10

1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Totales

929 230 1,100 1,160 965 1,050 1,118 720

-5 -3 -1 1 3 5 7 9

-4,645 -690 -1,100 1,160 2,895 5,250 7,826 6,480

25 9 1 1 9 25 49 81

8,776

5,246

330

a = 9,882 / 11 = 877.6 877 b = 5,246 / 330 = 15.90 16 En el ao 2005, es decir para y = 11 (coeficiente que le correspondera al ao 2005), las ventas seran: Y = 988 + 16 x 11 = 1,052 Esto mismo puede ser analizado grficamente:

Como se mencionara anteriormente, siempre se debe contrastar el resultado de esta proyeccin con la realidad de la empresa y los posibles factores, tanto internos como externos, que pueden influir en el desarrollo y operatoria de la misma. Si bien toda estimacin no deja de ser justamente una estimacin, la empresa tendr un excelente dato para planificar sus acciones futuras.

Pronstico de Ventas - Mtodos Cuantitativos para Pronosticar (II)

Se ha visto en el documento "Pronstico de Ventas - Mtodos Cuantitativos para Pronosticar (I)" la forma en que se puede calcular la tendencia de ventas de un determinado perodo en funcin de las ventas histricas. Ahora bien, existen casos en que debido a grandes variaciones de ventas entre perodos el resultado que se obtiene al proyectar no es lo suficientemente confiable para el analista. Este es el caso en que debido a situaciones poltico-econmicas o devaluaciones o cambios en la poltica de comercializacin, generan grandes oscilaciones de las ventas en distintos

perodos. Obviamente es el analista quien deber conocer los motivos de tales variaciones y, adems del nmero fro resultado de una frmula matemtica, tendr que evaluar los distintos motivos que llevaron a las mismas. Es en esos casos en que se debera, de alguna manera, "suavizar los altibajos" para obtener un resultado ms ajustado. Para ello es que se utiliza el Mtodo de los Promedios Mviles, con cuyos resultados se podr proyectar de acuerdo al documento "Pronstico de Ventas Mtodos Cuantitativos para Pronosticar (I)". Tambin en este caso tomaremos como punto de partida la informacin histrica de las ventas durante un nmero dado de perodos. Analicemos una evolucin de ventas como la siguiente: Ventas U$S x 1000 735 540 820 2.130 1.240 3.000 1.900 990 440 670 1.450 1.698 1.300 547 2.100 2.400

Ao 1989 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004

Como podr observarse en el grfico siguiente, la evolucin de las ventas ha sido ampliamente oscilante entre los distintos perodos:

A los datos mencionados, aplicaremos el mtodo de los Promedios Mviles para suavizar la curva. Para calcular los promedios mviles, tomaremos las ventas de cada ao, le sumaremos las ventas del ao anterior y del posterior y calcularemos su promedio, es decir, dividiremos por tres (3). As obtendremos la siguiente tabla: Ventas U$S x 1000 735 200 Total Mvil 1.755 Promedio Mvil (y) 585

Ao 1989 1990

1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004

820 2.130 950 3.290 1.900 990 320 670 1.450 1.698 1.300 547 2.100 2.400

3.150 3.900 6.370 6.140 6.180 3.210 1.980 2.440 3.818 4.448 3.545 3.947 5.047

1.050 1.300 2.123 2.047 2.060 1.070 660 813 1.273 1.483 1.182 1.316 1.682

Como se puede observar en el siguiente grfico, la curva se ha suavizado, es decir, las oscilaciones entre perodos son menores. Ahora s, sobre los Promedios Mviles, podremos aplicar el anlisis de tendencia. El siguiente grfico muestra la diferencia de las tendencias calculadas sobre los valores originales y sobre los Promedios Mviles: Este mtodo presenta una desventaja cual es la de que siempre va un perodo detrs de los datos ms recientes, pero a la vista de las diferencias que presentan las proyecciones con y sin suavizar la curva debe ser tenido en cuenta parar determinar qu valor de proyeccin se considerar.