PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO DE LOS PLANES DE MEJORA DE LAS UNIDADES EVALUADAS EN LA UMU

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INDICE 1. OBJETO 2. MBITO DE APLICACIN 3. RESPONSABILIDADES 4. DEFINICIONES 5. DOCUMENTACIN DE REFERENCIA. 6. DESARROLLO 7. FORMATOS 8. REGISTROS ANEXOS

Nmero 00

RESUMEN DE REVISIONES Fecha Modificaciones 10/05/2006 Edicin Inicial

Elaborado/Revisado por:

Aprobado por:

Fdo: Francisca Martnez Faura Fecha: 10 de Mayo de 2006

Fdo: Antonio Lpez Cabanes Fecha: 10 de Mayo de 2006

Jefa Servicio Unidad para la Calidad Delegado del Rector para la Calidad

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1. OBJETO Este documento tiene por objeto establecer el mtodo para realizar el seguimiento de los Planes de Mejora de las distintas unidades (Centros, Titulaciones, Departamentos, Grupos de Investigacin, Servicios Universitarios, Institutos Universitarios, etc.) que han llevado a cabo su evaluacin dentro de alguno de los planes institucionales en los que la UMU ha estado implicada, para analizar el grado de cumplimiento del mismo y las posibles dificultades detectadas en su desarrollo. Los resultados del seguimiento deben ser analizados, comparndolos con las reas de mejora detectadas en la evaluacin con el fin de conocer si se estn consiguiendo las mejoras previstas y, en su caso, redefinir las actuaciones necesarias, manteniendo as un proceso de mejora continua, sistemtica y consistente.

2. MBITO DE APLICACIN Este documento se pone a disposicin de todas las unidades evaluadas que lo deseen para que lo apliquen o lo adapten a sus particularidades. En cualquier caso ser el que utilice la Unidad para la Calidad para sus actuaciones de formacin y asesoramiento a las unidades que lo deseen.

3. RESPONSABILIDADES responsable Decano, Director, Jefe Unidad evaluada Comit de Calidad Responsable accin de mejora funciones - Constituir y presidir el Comit de Calidad - Animar la participacin del personal en las acciones de mejora - Realizar el seguimiento del Plan de Mejora e informar del mismo - Guiar la implantacin de la accin de mejora correspondiente - Dar cuenta del desarrollo de la misma al Comit de Calidad - Llevar adelante las actividades correspondientes a la accin de mejora para la que ha sido creado - Apoyo tcnico al Comit de Calidad (pudiendo formar parte del mismo) y a los Grupos de Mejora - Valoracin de las acciones de mejora realizadas para informar a su Direccin

Grupo de Mejora Unidad para la Calidad

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Unidad evaluada: Toda Titulacin, Centro, Servicio Universitario, Instituto Universitario, Departamento, Grupo de Investigacin o Escuela Profesional que haya seguido un proceso de evaluacin aceptado por la Universidad de Murcia. Plan de Mejora: Conjunto de actuaciones, con indicacin de etapas o acciones, responsables, fechas previstas, recursos necesarios y mtodo o indicadores de seguimiento, resultante de un diagnstico estructurado de una unidad, en el que se han detectado debilidades y fortalezas de la misma, cuyo objetivo es la mejora continua de la unidad. rea de mejora: Todas las debilidades diagnosticadas en la evaluacin, as como alguna otra situacin cuya mejora se recoge en el Plan de Mejora. Accin de mejora: Actuacin o conjunto de actuaciones con las que se prev resolver una de las reas de mejora incluidas en el Plan de Mejora.

5. DOCUMENTACIN DE REFERENCIA. - Informes de evaluacin (interna y externa, si procede). - Plan de Mejora de la unidad evaluada (si no est incluido en el documento anterior). - Documento de solicitud de apoyo, desde el Rectorado, a la realizacin de planes de mejora.

6. DESARROLLO 6.1. PROCESO. Para que cualquier unidad evaluada pueda desarrollar todas las oportunidades derivadas del proceso de mejora, es necesario entender la calidad como uno de sus objetivos estratgicos, lo que implica un compromiso continuo tanto por parte del Equipo de Direccin como de todo el personal que la componen, as como un apoyo decidido desde el Equipo de Gobierno de la UMU. El logro de mejoras efectivas requiere implicar a todo el personal en una actitud hacia la mejora continua, ya que con frecuencia, el mayor obstculo es la propia cultura de la organizacin. La unidad evaluada debe decidir los cambios que necesita hacer, cmo realizarlos y dnde concentrar sus esfuerzos. El proceso de seguimiento se inicia, despus de la elaboracin del Plan de Mejora (Formato F01) derivado de la evaluacin, con las siguientes acciones: 1. Constitucin de un Comit de Calidad de la unidad evaluada (Formato F02), que ser el rgano responsable de realizar el seguimiento de la implantacin y ejecucin de las acciones contenidas en el Plan de Mejora, para lo que podr generar Grupos

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de Mejora especficos. Se encargar adems de coordinar a los responsables de cada una de las acciones de mejora. 2. Informacin, por parte del Comit de Calidad, a todo el personal de la unidad evaluada de las acciones de mejora proyectadas, del plazo de su implantacin, medicin de resultados y revisin si procede. 3. Realizacin de reuniones peridicas del Comit de Calidad para el estudio de la evolucin de las acciones implantadas y la toma de decisiones sobre las mismas. La periodicidad de las reuniones las establecer el propio Comit. 4. Anlisis de los resultados de la aplicacin del Plan de Mejoras, por medio de: Valoracin de las acciones que se han realizado Consideracin del nivel de cumplimiento del Plan, por medio de indicadores cuantitativos y cualitativos, as como un anlisis de las incidencias que se hayan presentado. Anlisis de las circunstancias que justifican, en su caso, la no realizacin de acciones programadas o de aquellas que se han llevado a cabo no estando programadas, y la forma en la que se han desarrollado. Valoracin del nivel de satisfaccin de los diferentes agentes destinatarios de las mejoras, tanto por lo que respecta al proceso de ejecucin, como a los resultados de las acciones llevadas a cabo. 6.2. FUNCIONES DEL COMIT DE CALIDAD. Las funciones que se plantean en este punto, completan las indicadas en el punto 3 (Responsabilidades) del presente procedimiento, y pueden ser tenidas en cuenta en la elaboracin de Reglamentos de Rgimen Interno de cada unidad. El Comit de Calidad de la unidad evaluada tendr, principalmente, las siguientes funciones: Funciones institucionales: - Reforzar y valorar los esfuerzos de la institucin y la unidad evaluada. - Reforzar la visin del seguimiento orientado a la mejora de la unidad. - Presionar sobre el compromiso institucional con la mejora continua. - Valorar la adecuacin del Plan de Mejoras con la evaluacin inicial de la unidad. - Aportar valor aadido sobre las estrategias de actuacin de la unidad. Funciones organizativas - Dar informacin a los agentes implicados en la Titulacin o Servicio sobre la puesta en marcha y seguimiento del Plan de Mejoras. - Detectar los problemas para la implantacin de acciones concretas. - Priorizar las acciones y establecer canales de comunicacin adecuados con los responsables de llevar a cabo las mismas.

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- Planificar y asignar tareas y ejercer el control peridico en la realizacin de las mismas. - Elaborar las herramientas adecuadas que midan los resultados de las acciones aplicadas a las debilidades detectadas en la evaluacin. 6.3. INFORME DE RESULTADOS El Comit de Calidad de la unidad evaluada elaborar un informe que contenga los aspectos referidos en el punto 4 del apartado 6.1 (Proceso), aadiendo una relacin de puntos fuertes y dbiles del proceso de seguimiento del Plan de Mejora realizado, as como las indicaciones que estimen oportunas para el rediseo del Plan de Mejora para los prximos aos, o bien la elaboracin completa del plan futuro. Este informe deber contener, adems, por cada una de las acciones llevadas a cabo: Equipo humano implicado en la accin Resultados obtenidos, haciendo mencin al grado de cumplimiento de los objetivos propuestos (indicadores) Actuaciones desarrolladas Valoracin de la experiencia (mejora que ha supuesto en el conjunto de la unidad evaluada) Breve memoria econmica Este informe, para cuya elaboracin puede seguirse el Formato F03, estar a disposicin de la Comisin de Calidad del Consejo de Gobierno o del Claustro, segn se determine, enviando copia del mismo a la Unidad para la Calidad. 6.4. UNIDAD PARA LA CALIDAD. La Unidad para la Calidad colaborar con las unidades que lleven adelante su Plan de Mejora, a lo largo de todo el proceso, aportando informacin, desarrollo de herramientas especficas, elaboracin de encuestas, entrevistas, as como cualquier otro tipo de apoyo o asesoramiento que requiera el Comit de Calidad. 6.5. INDICACIN FINAL. Sera conveniente establecer un sistema de reconocimiento, grupal y/o individual, para las personas que voluntariamente se integren en los Comits de Calidad o Grupos de Mejora, con el fin de estimular la participacin del personal en estas estructuras.

7. FORMATOS F01 Estructura del Plan de Mejora F02 Constitucin del Comit de Calidad F03 Ficha identificativa de la accin de mejora

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8. REGISTROS El Comit de Calidad ser responsable de archivar la documentacin que crea conveniente, de la generada a lo largo del Plan de Mejora. La Unidad para la Calidad, generar un registro para el seguimiento del Plan de Mejora de cada unidad que se evale, en el que incorporar los informes de seguimiento que realice tanto ella misma, como el correspondiente Comit de Calidad.

ANEXOS Se incluyen como anexos a este procedimiento, los formatos relacionados con el mismo e indicados en el punto 7 (Formatos) anterior, identificados por su cdigo correspondiente.

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ESTRUCTURA DEL PLAN DE MEJORA DATOS PARA LA IDENTIFICACIN DE LA UNIDAD EVALUADA

Acciones de mejora (priorizadas)

Tareas a desarrollar

Responsables de la realizacin

Fechas de inicio y final

Recursos necesarios

Indicador de seguimiento

Por la unidad correspondiente:

(fecha y firma del presidente del Comit de Calidad)

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CONSTITUCIN DEL COMIT DE CALIDAD Por decisin de .. , se constituye el Comit de Calidad de ....................................................(indicar nombre de la unidad), con la siguiente composicin: Presidente: Vocales:

Secretario: Las funciones del Comit estn indicadas en .., y se resumen como sigue:

Murcia, a de ...de 200..

Fd El Secretario del Comit de Calidad

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FICHA-INFORME DE LA ACCIN DE MEJORA

DATOS DE IDENTIFICACIN rea de Mejora Unidad evaluada mbito de aplicacin Fecha de inicio Responsable (Presidente Comit de Calidad) PLAN DE ACCIN Objetivos e indicadores

Docencia Nombre y Apellidos Cargo Acadmico Telfono

Investigacin Fecha de finalizacin

Servicios

e-mail

Equipo de trabajo

Resultados cuantitativos y cualitativos esperados

Despliegue (actuaciones, recursos, temporalizacin)

Destinatarios de la accin de mejora

EVALUACIN DE LA ACCIN DE MEJORA

Valoracin de las actuaciones realizadas Nivel de cumplimiento del Plan Anlisis de causas Satisfaccin de los destinatarios de la accin Valoracin global de la accin (fortalezas y debilidades) Breve memoria econmica Sugerencias para el desarrollo de nuevas acciones de mejora