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UNIVERSIDAD AUTNOMA TOMS FRAS FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS INANCIERAS Y ADMNISTRATIVAS CARRERA DE AUDITORIA CONTADURIA PBLICA SEDE - TUPIZA

ELABORADO POR: Msc. Aud. Neil Alfaro Soliz

TUPIZA- BOLIVIA

PAG. 1

INTRODUCCIN CAPTULO I CONSIDERACIONES GENERALES 1.1 OBJETO DEL MANUAL. 1.2 DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 1.3 ALCANCE DEL MANUAL DE AUDIOTRIA INTERNA............................. 1.4 ENFOQUE GENERAL DE LA AUDITORIA INTERNA.......................... 1.5 NORMAS DE AUDIOTRIA A OBSERVAR EN AUDITORIA INTERNA... 1.6 TCNICAS APLICADAS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA........................... 1.7 PRCTICAS DE AUDITORIA.... 1.8 CONCEPCIN SISTEMTICA DE LA GESTIN PBLICA...... 1.9 CONCEPCIN SISTEMTICA DEL CONTROL INTERNO EN LA GESTIN PBLICA... 1.10 IDENTIFICACIN DE TRANSACCIONES CICLOS O PROCESOS MS IMPORTANTES.. 1.11 INDICADORES Y VAIABLES EN LA EVALUACIN DE LA GESTIN 1.12 ASPECTOS DE CONSIDERAR EN LA PROGRAMACIN DE AUDITORIA. 1.13 ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA EJECUCIN DE AUDITORIA... 1.14 EQUIPO DE TRABAJO MULTIDISCIPLINARIO... 1.15 PROCESO DE LA AUDIOTRIA CAPTULO II ETAPA DE PLANIFICACIN 2.1 OBJETO Y OBJETIVO DE LA UNIDAD DE AUDIOTRIA INTERNA 2.2 ETAPAS DE LA FASE DE PLANEAMIENTO... 2.3 CRITERIOS DE AUDITORIA.. 2.4 GUA DE PROCEDIMIENTOS DE LA FASE DE PLANIFICACIN.. CAPTULO III ETAPA DE EJECUCIN 3.1 OBJETIVOS....... 3.2 ACTIVIDADES.... 3.3 TCNICAS BSICAS.. 3.4 ENFOQUES DE LA AUDITORIA DE GESTIN...... 3.5 PRUEBAS SUSTANTIVAS.. 3.6 EL MUESTREO EN AUDITORIA... 3.7 UTILIZACIN DE INDICADORES EN AUDITORIA DE GESTIN.. 3.8 DESARROLLO DE DEFICIENCIAS DE AUDITORIA. 3.9 PAPELES DE TRABAJO.. 3.10 CARTA DE REPRESENTACIN.. 3.11 GUA DE PROCEDIMIENTOS DE LA FASE DE EJECUCIN. CAPTULO IV ETAPA DE CONCLUSIN Y SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES 4.1 METODOLOGA, ELABORACIN Y PRESENTACIN DEL INFORME. 4.2 GUA DE PROCEDIMIENTOS D ELA FASE DE CONCLUSIN... BIBLIOGRAFA...... ANEXOS..

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PRESENTACIN

La informacin que contiene el presente documento, se relaciona con variables referidas a los operativos de auditoria integrales, de los cuales se explican las definiciones, caractersticas, importancia, fases, entre otros, que direccionan hacia la calidad a la Unidad de Auditoria Interna (UAI) en las Entidades Pblicas de Bolivia, en la ejecucin de auditorias de gestin. El manual seala tambin, la secuencia lgica y cronolgica de una serie de actividades traducidas en procedimientos a seguir, as como establecer un mtodo estndar para ejecutar operativos de auditoria. El uso de este Manual, permitir mantener informado al personal de la Unidad de Auditoria Interna, porque en el mismo se concentran una serie de elementos tendientes a proporcionar un sistema de referencia; adems, de permitir poseer informacin, para planificar, ejecutar y comunicar los resultados de la ejecucin de auditorias. Considero, que el actual documento coadyuvar a incrementar la eficiencia de las unidades de Auditoria Interna de las Entidades del Sector Pblico de Bolivia, porque se convierte en gua de trabajo y adiestramiento del personal, estableciendo de manera clara, ordenada, secuencial, detallada y sencilla las actividades a realizar en los diferentes operativos de auditoria que la mencionada unidad programa en cada gestin. As mismo, se recomienda la adecuacin y actualizacin constantemente del documento de conformidad a las caractersticas de cada entidad y los cambios que se puedan presentar.

Por: Msc. Aud. Neil Alfaro Soliz


Email: contadorpublico5@hotmail.com

MANUAL DE AUDITORIA INTERNA PARA ENTIDADES PBLICAS INTRODUCCIN Existe una coincidencia de idea, que comparten los astrnomos y los auditores; el universo se expande, as como despus del big bang un universo de estrellas y planetas comenz y contina expandindose, de la misma forma el mundo del auditor interno es cada vez ms amplio. Los reguladores y las constantes presiones de los inversores para que se mejore el Gobierno Corporativo y los nuevos riesgos a los que se enfrentan las organizaciones, ampliaron drsticamente el alcance del trabajo del auditor, las grandes compaas han abordado la tarea de definir e implantar un modelo de control interno, en el caso de Latinoamrica, el elegido es el Modelo COSO, que cuenta con 5 elementos principales interrelacionados entre s. Uno de esos componentes es el llamado Monitoreo, cuyo objetivo principal es asegurar que el control interno contine operando efectivamente en el tiempo y la auditoria interna como funcin independiente dentro de las organizaciones, cumple un rol importante en el monitoreo al evaluar peridicamente los controles existentes y, como consecuencia, se ha visto ante el desafo de abordar reas que hasta el momento no haban sido parte de su universo. Del mismo modo, la entidades pblicas de Bolivia deben adecuarse a los nuevos cambios sociales, econmicos, culturales y polticos, los que estn relacionados con la implementacin de nuevas Leyes y polticas, la incorporacin de nuevas tecnologas de informacin y comunicacin para el desarrollo de sus actividades, la creciente competencia por los recursos econmicos, la rendicin de cuentas a la sociedad, las nuevas demandas sociales y econmicas, as como la importancia de estas, en el desarrollo de los pueblos. Consecuentemente, la demanda exigente de contar con entidades eficientes y de mayor calidad que sea capaz de responder a estos cambios, debe ser la prioridad de todos los Ejecutivos, que dirigen las instituciones pblicas; a travs de un funcionamiento eficiente de todas sus reas y unidades funcionales. Una de estas reas que juega un rol preponderante en las entidades del sector pblico, es la Auditoria Interna, que a travs de revisiones y evaluaciones, basado en fundamentos slidos y criterios de aptitud y aplicando estndares, tiene como objetivo fundamental mejorar el funcionamiento, buscando eficiencia, transparencia y responsabilidad ante la sociedad y sus integrantes. Sin lugar a duda, la auditoria interna se encuentra en una inmejorable posicin para ayudar a fortalecer y responder a los retos actuales del sector pblico, mediante evaluaciones objetivas e independientes de los sistemas de control interno, de administracin de riesgos y gobernabilidad, contribuyendo con la realizacin de operativos de auditoria que se encuentre en lnea con los objetivos estratgicos de la entidad y que coadyuve al cambio impulsado y adems asegurando que: Los riesgos se identifiquen y administren de manera apropiada. La interaccin con los diversos grupos se desarrolle de acuerdo con lo necesario. La informacin financiera, administrativa y operativa significativa sea precisa, confiable y oportuna. Las acciones de los funcionarios se desarrollen conforme a las polticas, las normas, los procedimientos y reglamentos y leyes aplicables.

Los recursos se adquieran de manera econmica, se utilicen en forma eficiente y se protejan adecuadamente. Se logren desarrollar los programas y planes y se alcancen los objetivos. Se fomente la calidad y mejora continua en el proceso de control de la organizacin. Se reconozcan y aborden en forma adecuada las cuestiones legales o reguladoras que impacten a la organizacin. Se incentive la adopcin de valores y principios ticos desde el convencimiento. De acuerdo al art. 13 de la Ley N 1178, el Sistema de Control Gubernamental est integrado por: a) Sistema de Control Interno, que comprende los instrumentos de control previo y posterior incorporados en el plan de organizacin y en los reglamentos y manuales de procedimientos de cada entidad, y la auditoria interna, y b) Sistema de Control Externo Posterior, que se aplica por medio de la auditoria externa de las operaciones ya ejecutadas. As mismo, el art. 3 de esta Ley establece el alcance a las instituciones pblicas bolivianas; consiguientemente, el control interno posterior en cumplimiento al art. 14 de la Ley N 1178 debe ser practicado por los responsables superiores, respecto de los resultados alcanzados por las operaciones bajo su directa competencia y por la Unidad de Auditoria Interna, a travs de la ejecucin de auditorias. El rol de la auditoria interna en el sector pblico es fundamental como parte del Sistema de Control Interno Posterior, porque al formar parte de la misma y es la que mejor conocimiento puede obtener en cuanto a sus fortalezas y debilidades y este conocimiento debe ser aprovechado para programar sus trabajos y enfocar sus esfuerzos, siempre con el nimo de lograr una mejora en la gestin, en aplicacin a las normas bsicas que emite la Contralora General del Estado y las normas bsicas de los sistemas de administracin; como resultado de sus actividades emite informes de auditoria, a travs de los cuales hace conocer a la mxima autoridad ejecutiva los resultados realizando las recomendaciones dirigidas a mejorar en: La eficiencia, captacin y uso de los recursos, y en las operaciones de la entidad. La confiabilidad de la informacin que se genere sobre la captacin y uso de los recursos pblicos y en las operaciones de la entidad. los procedimientos para que toda autoridad y ejecutivo rinda cuenta oportuna de los resultados de su gestin. La capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el manejo inadecuado de los recursos. La presente investigacin comprende la elaboracin de un Manual de Auditoria Interna para el sector pblico de Bolivia, el mismo pretende servir de parmetro y coadyuvar en la estructuracin y metodologa adecuada para otorgar un valor agregado a los resultados de la auditoria interna, adems que ayude, no solo en el cumplimiento regulatorio, sino tambin en la excelencia de las operaciones y la gestin integral, eliminando complejidades y redundancias que existen en torno a los controles y satisfacer al entorno. Es imperante la necesidad de que la auditoria interna, adapte sus actividades a las necesidades de la entidad para que sea un fuerte apoyo a la gestin y que utilice un enfoque basado en riesgos manteniendo una comunicacin abierta con la Mxima Autoridad Ejecutiva. La motivacin para realizar el presente documento, es consecuencia de dos aspectos fundamentales: a) el cumplimiento a las Normas de Auditoria Gubernamental el cual indica

que: la UAI debe contar con manuales de procedimientos de auditoria interna para el desarrollo de sus actividades y b) el hecho de que se considere este tiempo actual, como el momento ms importante en la historia de la profesin del auditor interno, debido a los cambios en el ambiente actual que afectan y afectarn el funcionamiento de los departamentos de Auditoria Interna. El contenido del Manual de Auditoria Interna comprende cuatro captulos, el primero se refiere a consideraciones generales en el cual se definen los aspectos en los que se fundamenta este instrumento metodolgico, as como las tcnicas y prcticas y el enfoque sistmico de las organizaciones. El segundo referido a la etapa de planificacin, en el cual se hacen narraciones a los aspectos a considerar para la planificacin de auditoria, los mecanismos para capturar y obtener los datos y la conformacin de los equipos de trabajo; el tercero referido a la etapa de ejecucin donde se cumplen los procedimientos definidos y cuarto referido a la etapa de conclusin y seguimiento de recomendaciones, donde se manifiesta la manera de confeccin del informe y seguimiento de las recomendaciones, donde se describen las actividades y tareas a realizar de manera metdica y los resultados al que pretende llegar cada fase. As mismo contiene anexos referidos a: cuestionarios de control interno; gua para elaborar indicadores de gestin; indicadores de gestin; gua de papeles de trabajo; al margen de los anexos mencionados, los auditores internos del sector pblico deben basar su trabajo en los siguientes documentos emitidos por la Contralora General del Estado: Gua de Auditoria para el Examen de Confiabilidad de Registros y Estados Financieros; Instructivo sobre la Declaracin de Autoridad y Responsabilidad de la UAI; Gua para el Control y Elaboracin del Informe de Actividades de las UAIs; Gua de Conformacin del Legajo Permanente de las UAI; Gua para la Elaboracin del Programa Operativo Anual de las UAI y Gua de Evaluacin de Control Interno. El resultado de esta investigacin, procura convertirse en un modelo a seguir por las instituciones del sector pblico boliviano y porque no de otras instituciones privadas de nuestro pas; por supuesto, realizando los ajustes correspondientes de acuerdo a sus caractersticas.

CAPTULO I CONSIDERACIONES GENERALES 1.1 OBJETO DEL MANUAL El objeto del presente Manual de Auditoria Interna es establecer una metodologa a travs del detalle de: actividades, procedimientos, cuestionarios y guas de trabajo para la ejecucin de las auditorias internas en forma separada, combinada o integral por las Unidades de Auditoria Interna del sector pblico boliviano, as como para fines de evaluacin del Sistema de Control Interno en cuanto a: la eficacia y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la informacin financiera y el cumplimiento de normas y Leyes aplicables; de todas las reas y unidades funcionales de las que componen. Es importante hacer mencin que la evaluacin se realizar en base al informe COSO1, que para la administracin pblica de nuestro pas fue difundido en los Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental. Todas las prcticas de auditoria interna se ejecutarn en funcin de las siguientes fases, las que sern de cumplimiento obligatorio: o o o o Planificacin Ejecucin Comunicacin de Resultados Seguimiento de la recomendaciones

Adems de mejorar la metodologa de trabajo de los auditores internos del sector pblico, el presente documento pretende: ser un mecanismo de capacitacin para el personal que se incorpora a la Unidad de Auditoria Interna e impulsar la calidad de los encargos de auditoria que se realicen, cuyo logro es condicionado por los elementos que se mencionan a continuacin: o o o o o o Definicin, comprensin y manejo de las Normas de Auditoria Gubernamental. Eficiente asignacin y administracin de los recursos para la prctica de las auditorias. Adecuada planificacin y programacin de las actividades. Capacitacin continua y permanente del personal de la Unidad de Auditoria Interna. Eficaz supervisin en la ejecucin. Soporte de los hallazgos, afirmaciones y conclusiones con evidencias suficientes, pertinentes y convincentes. o Revelacin de informes con caractersticas de: importancia de su contenido, utilidad, completo y suficiente, oportuno, objetivo, etc., sobre los resultados de la auditoria. o Apropiado seguimiento de las recomendaciones. 1.2 DOCUMENTOS DE REFERENCIA La formulacin del presente Manual se fundamenta en los siguientes documentos emitidos por diferentes instancias de la Administracin Pblica de nuestro pas: o Ley 1178 Ley de Administracin y Control Gubernamental o Normas de Auditoria Gubernamental (C.G.E)
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Siglas de palabras en Ingls Committee of Sponsoring Organizations (en espaol - Comit de Organizaciones Patrocinadoras)

o Manual de Normas de Auditoria Gubernamental (C.G.E) o Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental (C.G.E.) o Gua de uso de Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental (C.G.E.) o Gua de Evaluacin del Proceso de Control Interno (C.G.E.) o Gua de Auditoria para el Examen de Confiabilidad de los Registros y Estados Financieros (C.G.E.) o Gua para el Control y Elaboracin del Informe de Actividades de las Unidades de Auditoria Interna (C.G.E.) o Conformacin del Legajo Permanente de las Unidades de Auditoria Interna del Sector Pblico (C.G.E.) o Gua para la Elaboracin del Programa Operativo Anual de las Unidades de Auditoria Interna (C.G.E.) 1.3 ALCANCE DEL MANUAL DE AUDITORIA INTERNA El contenido de este Manual de Auditoria Interna de aplicacin obligatoria para las auditorias integrales que practique las Unidades de Auditoria Interna del sector pblico, la observancia de cada una de las actividades y tareas definidas en cada fase de la auditoria deber ser controlada por quien ejerza la supervisin de las actividades. Se recomienda la utilizacin de los papeles de trabajo y la confeccin de los legajos definidos en los procedimientos para confeccin de legajos y papeles de trabajo, con el objeto de facilitar el acceso a la informacin y propender a la unificacin de criterios de trabajo. Las tcnicas y prcticas detalladas en el anexo de este Manual son de uso recomendado pero no obligatorio, pudindose reemplazar por otras que persigan el mismo fin, resulta conveniente que la Autoridad superior de la organizacin auditada, tenga conocimiento del cuerpo del presente Manual con el objeto de informar sobre la metodologa de auditoria aplicada. El presente documento debe ser actualizado cuando los cambios de las normas as lo requieran o cuando existan propuestas que mejoren el mismo; para lo cual se someter a ronda de consulta entre los integrantes de la Unidad de Auditoria Interna, y Autoridades superiores de la institucin. 1.4 ENFOQUE GENERAL DE LA AUDITORIA INTERNA De conformidad las Normas de Auditoria Gubernamental, especficamente la Norma para el Ejercicio de la Auditoria Interna, se enfoca en las siguientes actividades: o La evaluacin de la eficacia de los sistemas de administracin y de las actividades de control incorporados a ellos, as como el grado de cumplimiento de las normas que regulan estos sistemas. o La evaluacin de la eficacia, eficiencia y economa de las operaciones, actividades, unidades organizacionales o programas respecto a indicadores estndares apropiados para la entidad. o La verificacin del cumplimiento del ordenamiento jurdico administrativo y otras normas legales aplicables y obligaciones contractuales de la entidad relacionadas con el objetivo del examen, informando, si corresponde, sobre los indicios de responsabilidad por la funcin pblica.

o El anlisis de los resultados de gestin, en funcin a las polticas definidas por los sistemas nacionales de planificacin e inversin pblica. o El seguimiento a la implantacin de las recomendaciones emitidas por la UAI y por las firmas privadas de auditoria, para determinar el grado de cumplimiento de las mismas. o La evaluacin de la informacin financiera para determinar: la confiabilidad de los registros y estados financieros de acuerdo con las Normas Bsicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada; si el control interno relacionado con la presentacin de la informacin financiera, ha sido diseado e implantado para lograr los objetivos de la entidad. Es importante aclarar que es atribucin de las autoridades superiores de las unidades acadmicas el establecimiento y mantenimiento de un adecuado sistema de control interno, que coadyuve al logro de los objetivos considerando2: o La eficacia y eficiencia de las operaciones: Se refieren al logro de los objetivos propuestos y la utilizacin ptima de los recursos manteniendo presente los objetivos de la organizacin. o La confiabilidad de la informacin financiera: Se refieren a la preparacin de estados financieros con base en informacin confiable. o El cumplimiento de leyes, reglamentos y polticas: Se refieren al cumplimiento de las leyes y normas a las que est sujeta la entidad. Se complementa para este fin: o El establecimiento de adecuados instrumentos para la proteccin de los activos. o La utilizacin de los recursos conforme a principios de eficacia, economa y eficiencia, procurando evitar su empleo en forma innecesaria o antieconmica o La vigilancia de los sistemas, programas y operaciones, a efectos de determinar si los productos y resultados estn en consonancia con las metas y objetivos establecidos. o Si los procesos y actividades se llevan a cabo en la forma prevista. o La minimizacin de la ocurrencia de errores y otras prcticas deshonestas, como los hechos irregulares o ilcitos. 1.4.1 Propsito de la Auditoria Interna El ejercicio de las unidades de Auditoria Interna del sector pblico boliviano; adems de los descritos en la normativa correspondiente, deben aportar al logro los siguientes propsitos: a) Incentivar la Medicin y Comparacin de Objetivos, Metas y Resultados: Es la accin de medir y comparar los logros alcanzados por la organizacin con relacin a las metas y objetivos previstos, y la capacidad de tomar decisiones correctivas que tiendan a aumentar los niveles de eficiencia, eficacia y calidad. b) Difundir la Planificacin Institucional: Promover entre las Unidades Acadmicas la necesidad de planificar sus actividades en funcin de las misiones conferidas y de formular sus presupuestos con el objeto de mejorar el grado de eficiencia en su ejecucin.

Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental

c) Promover el Control Interno Eficaz: Recomendar el diseo e implantacin de sistemas de control interno que promuevan el logro de los objetivos y metas institucionales, la deteccin oportuna de desvos, la agilidad en la toma de decisiones correctivas, la observancia del marco normativo vigente y el desaliento a la comisin de actos ilcitos o fraudulentos. d) Asegurar el Cumplimiento de la Normativa Vigente: Verificar que las acciones de la organizacin cumpla con el marco normativo aplicable a sus actividades y funciones, sean estas impuestas por los Entes Rectores, o en su defecto, dictadas por el Gobierno Central. e) Fomentar la Determinacin de Costos en la Operacin: Recomendar y sugerir el diseo e implantacin de sistemas que permitan la determinacin de los costos econmicos, sociales y ambientales derivados de la ejecucin de las polticas de la organizacin. f) Difundir la Utilizacin de Sistemas de Medicin de Desempeo y Toma de Decisiones (Cuadros de Mando Integral): Fomentar la implantacin de sistemas integrales de informacin que permitan la medicin del desempeo y sirvan de apoyo para la toma de decisiones. g) Promover la Cultura de la Rendicin de Cuentas: La utilizacin de sistemas integrales de informacin, incentivar la cultura de la responsabilidad en la gestin pblica y permitir cumplir con la obligacin de informar sobre el destino de los recursos pblicos. h) Incorporar a los Actores Sociales en el Proceso de Auditoria: Promover la participacin de los usuarios de los servicios, en la evaluacin de la gestin de la organizacin pblica, a travs de sistemas de captura de quejas y reclamos, relevamiento de encuestas, etc. 1.4.2 Orientacin y Objetivos La orientacin de toda prctica de las Unidades de Auditoria Interna del sector pblico, deben ser desarrollados resguardando los siguientes aspectos de los usuarios de la auditoria (entidades pblicas): a) Regularidad de la gestin: En la ejecucin de la auditoria se evaluar que la operacin del auditado se realice de conformidad a las leyes y reglamentos vigentes, siendo este uno de los objetivos de la fiscalizacin, asimismo el auditor debe programar sus actividades y el alcance de la auditoria de forma que sea posible detectar situaciones o transacciones susceptibles de encubrir actos ilcitos que pudieran alterar los resultados de la fiscalizacin. El aspecto de la regularidad debe contemplar adems la verificacin de la integridad y validez del presupuesto y de las cuentas pblicas, para lo cual es necesario examinar las cuentas presupuestarias del auditado con el objeto de asegurar que todas las operaciones han sido debidamente contradas, autorizadas, liquidadas y registradas, cumpliendo el ordenamiento jurdico administrativo y otras normas aplicables. b) Planificacin Estratgica del Auditado: En toda auditoria se realizar el relevamiento de la formulacin e implantacin de un plan estratgico por parte del auditado, el mencionado plan estratgico debiera contener como mnimo un anlisis F.O.D.A., la definicin de las reas y procesos clave del auditado, la definicin de un mecanismo de capacitacin permanente del personal, el diseo de un sistema de control de la calidad de los servicios

prestados y la definicin de un sistema de informacin gerencial que permita detectar desvos y promueva la rpida toma de decisiones correctivas. c) Clara Definicin de Metas y Objetivos del Auditado: Los objetivos y las metas definidas por el auditado deben guardar simetra con el marco jurdico que rige su accin, y originarse de un plan estratgico pre-definido, asimismo las metas y objetivos deben representar cualitativa y cuantitativamente las polticas formuladas para la organizacin. Tanto los objetivos del auditado como sus metas deben ser claramente socializados a los actores de la entidad pblica, definindose adems el o los responsables de su logro. d) Estructura de Produccin de Bienes y Servicios Proporcionados: Adems de definir sus objetivos y metas, es obligacin del auditado, formular su estructura de produccin, la cual debe corresponder a la apertura programtica de su presupuesto, de tal forma que un programa provea bienes o servicios finales y una actividad, bienes y servicios intermedios. e) Sistema de Control Interno del Auditado: El sistema de control interno, como instrumento, debe facilitar la medicin de los resultados obtenidos en el desempeo del auditado y el grado de cumplimiento de sus metas y objetivos, debe estar constituido por polticas y normas formalmente adoptadas, mtodos y procedimientos efectivamente implantados y recursos humanos, fsicos y financieros, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse a salvaguardar el patrimonio, a lograr las metas y a mejorar los resultados. El sistema de control interno es un instrumento de gestin que comprende el plan de la empresa, conjuntos y procedimientos adoptados para salvaguardar su patrimonio, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular las polticas y comprender el cumplimiento de las metas y objetivos programados. Algunas de sus herramientas son los organigramas, manuales de funciones, manuales o normas de procedimientos internos, matriz de autorizaciones, etc. Para asegurar la implantacin y el mantenimiento de un sistema eficiente de control interno es necesario que el auditado cuente con: Recursos tecnolgicos suficientes y asociados a sus procesos productivos sustantivos y de apoyo. Recursos humanos con aptitud, capacitacin, experiencia y grado de incentivo necesario para cumplir eficaz y eficientemente con las tareas delegadas. Lneas de responsabilidad claramente definidas y evaluables. Liderazgo y capacidad de gerenciamiento en los niveles directivos, que garantice la dinmica del auditado. Sistema de informacin que permita la permanente y sistemtica evaluacin preventiva de la ejecucin y la toma de decisiones correctivas oportunas. 1.4.3 Alcance de la Auditoria Interna a) Auditoria Integral o de Gestin Global: Comprende el examen o anlisis de la totalidad de la gestin de una entidad pblica, esto implica, todos los procesos que durante un perodo determinado hayan producido resultados mensurables y evaluables.

b) Seguimiento de las Recomendaciones: Es una prctica destinada a evaluar el grado de implantacin de las recomendaciones realizadas al auditado (reas y/o Unidades Funcionales) en informes de auditoria interna previos y describir: las causas que motivaron la falta de implantacin, y el efecto producido por las recomendaciones implantadas. 1.5 NORMAS DE AUDITORIA A OBSERVAR EN AUDITORIA INTERNA De conformidad a las Normas de Auditoria Gubernamental emitidos por la Contralora General del Estado (C.G.E.) se dividen en dos grupos, Generales y Especficas: 1.5.1 Normas Generales de Auditoria Gubernamental a) Competencia: El auditor gubernamental o grupo de auditores gubernamentales designados para realizar la auditoria deben tener individualmente y en conjunto, respectivamente, la capacidad tcnica, entrenamiento y experiencia necesarias para lograr los objetivos de auditoria. b) Independencia: En toda auditoria, los auditores gubernamentales deben estar libres de impedimentos que puedan comprometer su imparcialidad u objetividad. Adems deben mantener una actitud y apariencia de independencia. c) tica: En el ejercicio de sus funciones, el auditor gubernamental debe regirse a los principios ticos contenidos en el Cdigo de tica del auditor gubernamental emitido por la Contralora General del Estado. d) Diligencia profesional: Se debe ejercer el debido cuidado y diligencia profesional en la ejecucin del examen y preparacin del informe. e) Control de calidad: Las organizaciones de auditoria deben establecer polticas e implantar un sistema interno de control de calidad. Este sistema debe estar sujeto peridicamente a revisiones externas. f) Ordenamiento jurdico administrativo y otras normas legales aplicables, y obligaciones contractuales: El auditor gubernamental debe obtener una seguridad razonable sobre el cumplimiento del ordenamiento jurdico administrativo y otras normas legales aplicables, y obligaciones contractuales que resulten significativas para el logro de los objetivos de auditoria. g) Relevamiento de informacin: En funcin del tipo de auditoria, puede requerirse la realizacin de un relevamiento de informacin a efectos de establecer el grado de auditabilidad. h) Ejecucin: Cualquiera sea el objeto del examen y tipo de auditoria a ejecutarse, la misma debe ser planificada y supervisada; estar acompaada de evidencia; y sus resultados deben ser comunicados en forma escrita. La ejecucin del examen debe ceirse a la Norma de Auditoria Gubernamental especfica. i) Seguimiento: La Contralora General del Estado y las unidades de auditoria interna de las entidades pblicas deben verificar oportunamente el grado de implantacin de las recomendaciones contenidas en sus informes. Adems, las unidades de auditoria interna

deben verificar el cumplimiento del cronograma de implantacin de recomendaciones de las firmas privadas y profesionales independientes. 1.5.2 Normas de Auditoria Gubernamental Especficas Las normas especficas a ser observadas por los auditores de la Unidad de Auditoria Interna del sector pblico boliviano son las siguientes: a) Normas de Auditoria Financiera b) Normas de Auditoria Operacional c) Normas de Normas de Auditoria Ambiental d) Normas de Auditoria Especial e) Normas de Auditoria de Proyectos de Inversin Pblica f) Normas de Normas de Auditoria de Tecnologas de Informacin y Comunicacin g) Normas para el Ejercicio de la Auditoria Interna o Alcance de la auditoria interna; Los auditores internos deben desarrollar sus actividades dentro del alcance establecido en la Ley 1178 y sus decretos reglamentarios, los integrantes de la UAI no deben participar en ninguna operacin o actividad administrativa, ni examinar operaciones, actividades, unidades organizacionales, o programas en las que hayan estado involucrado. El titular de la UAI ser responsable de la planificacin, ejecucin y comunicacin de los resultados obtenidos en cumplimiento de sus actividades. o Declaracin de propsito, autoridad y responsabilidad; El titular de la Unidad de Auditoria Interna debe emitir anualmente una declaracin en la que se manifieste el propsito, autoridad y responsabilidad de la unidad, esta declaracin debe contar con el apoyo formal de la mxima autoridad ejecutiva de la entidad. Dicha declaracin debe ser emitida inmediatamente despus de la designacin del titular de la Unidad de Auditoria Interna o ante cada cambio de autoridad ejecutiva. La declaracin contiene como mnimo: a) La independencia de la Unidad de Auditoria Interna en la formulacin y ejecucin de sus actividades; b) Las actividades principales que realiza y los beneficios derivados de las actividades de la UAI; c) El apoyo que le brinda la mxima autoridad ejecutiva y la colaboracin que le debe prestar el personal de la entidad; d) El acceso irrestricto que tiene en cualquier momento, a toda informacin relacionada con los exmenes de auditoria y seguimientos que realiza, incluyendo los archivos correspondientes y e) La responsabilidad de la UAI por el desarrollo de sus actividades con imparcialidad y calidad profesional, y por la confidencialidad sobre la informacin obtenida. El titular de la Unidad de Auditoria Interna debe cerciorarse que la declaracin se difunda a todas las unidades operativas de la entidad. o Relaciones interpersonales; Los auditores internos deben poseer las aptitudes necesarias para relacionarse adecuadamente con el personal de la entidad, los requerimientos de

informacin y la comunicacin de resultados obtenidos por los auditores internos, en forma verbal o por escrito, deben evidenciar un trato respetuoso, sin comprometer su imparcialidad, evitando controversias que puedan desprestigiar la imagen de la UAI. o Planificacin estratgica y programacin de operaciones anual; El titular de la UAI debe programar las actividades anuales sobre la base de la planificacin estratgica de la Unidad, considerando los recursos humanos, materiales y financieros disponibles, la planificacin estratgica de las actividades de auditoria interna, tiene como propsito la evaluacin sistemtica del control interno en un plazo de 3 a 5 aos, procurando su fortalecimiento integral el cual se actualizar anualmente. La programacin de actividades de la UAI se prioriza en funcin al resultado del anlisis de los riesgos relacionados con cada una de ellas, el titular de la UAI ser responsable de la elaboracin tcnica de la planificacin estratgica y del programa de operaciones anual as como de su ejecucin, evaluacin y control. El titular de la UAI remitir a la Contralora General del Estado, para su evaluacin, el plan estratgico y el programa de operaciones anual antes del 30 de septiembre de cada ao, previo conocimiento y coordinacin con la mxima autoridad ejecutiva de la entidad, la coordinacin implica el compromiso de dicha autoridad de facilitar oportunamente los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades. El programa de operaciones anual incluir, bsicamente, los siguientes aspectos: a) objetivos de gestin de la UAI; b) actividades programadas y los objetivos especficos para cada una de ellas; c) fechas previstas de inicio y finalizacin para cada actividad, d) recursos humanos, materiales y financieros necesarios para la ejecucin de cada actividad y e) cronograma previsto para el cumplimiento de las actividades. El cumplimiento de las actividades incluidas en el programa de operaciones anual es evaluado semestral y anualmente por el titular de la UAI, debiendo comunicar sus resultados a la mxima autoridad y a la Contralora General del Estado hasta el 31 de julio (semestral) y hasta el 31 de enero (anual). o Planificacin, supervisin y evidencia de auditoria; La planificacin, supervisin y acumulacin de evidencias, debe realizarse conforme a las Normas de Auditoria Gubernamental correspondientes al tipo de auditoria respectivo, los auditores internos deben aplicar las Normas de Auditoria Financiera Gubernamental cuando ejecuten exmenes de confiabilidad de registros y estados financieros. Es importante que para la planificacin se tome debida cuenta de los resultados de auditorias previas practicadas por la Contralora General de la Repblica, ente tutor, firmas privadas de auditoria, as como la propia UAI. o Comunicacin de resultados; La comunicacin de resultados debe realizarse conforme a las Normas de Auditoria Gubernamental correspondientes al tipo de auditoria respectiva, inmediatamente concluida la auditoria, debe emitirse el o los informes de auditoria interna que expongan los resultados obtenidos; debiendo ser dirigidos a la mxima autoridad ejecutiva, sea colegiada o no, de la entidad pblica auditada, los informes de auditoria interna deben ser suscritos por el titular de la unidad y deben registrar la matrcula de la agrupacin profesional a la que pertenece. El titular de la UAI debe informar oportunamente en forma escrita al mximo ejecutivo sobre aquellos hallazgos que causen perjuicio grave a la entidad o se originen por desvos significativos al control interno de la

entidad, ser necesario que en el informe de auditoria se mencione la comunicacin anticipada identificando el medio utilizado para tal efecto. El informe del auditor interno sobre la confiabilidad de los registros y estados financieros se debe ajustar a la norma de auditoria financiera, todos los informes, en forma previa a su emisin, deben ser explicados a los responsables de las reas auditadas para que stos puedan emitir su opinin o aclaraciones a los resultados de las auditorias o seguimientos realizados, y a la mxima autoridad ejecutiva, como constancia se suscribir un acta de reunin. Todos los informes de auditoria y seguimientos deben incluir los comentarios de los servidores pblicos responsables de los sectores auditados con relacin a los resultados obtenidos por auditoria interna, excepto en aquellos informes en los que se exponen indicios de responsabilidad por la funcin pblica y opiniones sobre la razonabilidad y confiabilidad de los estados financieros. o Otras evaluaciones; Las evaluaciones que no se ajustan a los tipos de auditoria definidos en las Normas de Auditoria Gubernamental deben; sin embargo, sujetarse a las Normas Generales de Auditoria Gubernamental, los informes resultantes de estas evaluaciones incluirn: objeto, objetivos, alcance, metodologa, hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Los informes emitidos deben ser explicados al mximo ejecutivo al hacer entrega de los mismos, a tal fin, debe elaborarse un acta de entrega donde se mencione la explicacin del informe. 1.6 TCNICAS APLICADAS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Las tcnicas de auditoria se refieren a los mtodos usados por el auditor para recolectar evidencia necesaria y suficiente, con el objeto de formarse un juicio profesional y objetivo sobre la materia examinada. En general son utilizadas las siguientes tcnicas: 1.6.1 Verbales o Testimoniales Consisten en obtener informacin oral mediante averiguaciones o indagaciones dentro o fuera de la entidad, el auditor aplicar continuamente estas tcnicas, la evidencia obtenida a travs de estas tcnicas pocas veces es de confiar por s sola, lo que implica que debe ampliar y corroborar para revelar asuntos que ameriten mayor investigacin y documentacin. Las tcnicas verbales pueden cubrir una gran variedad de temas, tales como la interpretacin de algn procedimiento propio de la entidad, posibles puntos dbiles en la aplicacin de los procedimientos, prcticas de control interno u otras situaciones que el auditor considere relevantes para su trabajo, la evidencia obtenida, debe documentarse apropiadamente en papeles de trabajo preparados por el auditor. Entre estas tcnicas se describen los siguientes: a) Entrevista: Consiste en la averiguacin mediante la aplicacin de preguntas directas al personal de la entidad auditada o a terceros, cuyas actividades guarden relacin con las operaciones de esta. b) Encuestas y Cuestionarios: Es la aplicacin de preguntas, relacionadas con las operaciones realizadas por el ente auditado, para conocer la verdad de los hechos, situaciones u operaciones.

1.6.2 Documentales Consisten en obtener informacin escrita para soportar las afirmaciones, anlisis o estudios realizados por los auditores. Las tcnicas documentales pueden ser: a) Comprobacin: Consiste en verificar la evidencia que apoya o sustenta una operacin o transaccin, con el fin de corroborar su autoridad, legalidad, integridad, propiedad, veracidad mediante el examen de los documentos que las justifican. b) Confirmacin: Radica en corroborar la verdad, certeza o probabilidad de hechos, situaciones, sucesos u operaciones, mediante datos o informacin obtenidos de manera directa y por escrito de los funcionarios o terceros que participan o ejecutan las operaciones sujetas a verificacin. 1.6.3 Fsicas Consisten en verificar en forma directa y paralela, la manera como los responsables desarrollan y documentan los procesos o procedimientos, mediante los cuales la entidad auditada ejecuta las actividades objeto de control, esta tcnica permite tener una visin de la organizacin desde el ngulo que el auditor necesita, o sea, los procesos, las instalaciones fsicas, los movimientos diarios, la relacin con el entorno, etc., estas tcnicas comprenden: a) Inspeccin: Consiste en el reconocimiento mediante el examen fsico y ocular, de hechos, situaciones, operaciones, activos tangibles, transacciones y actividades, aplicando para ello otras tcnicas como son: indagacin, observacin, comparacin, rastreo, anlisis, tabulacin y comprobacin. b) Observacin: Consiste en la contemplacin a simple vista, que realiza el auditor durante la ejecucin de una actividad o proceso. c) Comparacin o confrontacin: Es cuando se fija la atencin en las operaciones realizadas por la entidad auditada y en los lineamientos normativos, tcnicos y prcticos establecidos, para descubrir sus relaciones e identificar sus diferencias y semejanzas. d) Revisin selectiva: Radica en el examen de ciertas caractersticas importantes, que debe cumplir una actividad, informes o documentos, seleccionndose as parte de las operaciones, que sern evaluadas o verificadas en la ejecucin de la auditoria. e) Rastreo: Es el seguimiento que se hace al proceso de una operacin, con el objetivo de conocer y evaluar su ejecucin. 1.6.4 Analticas Son aquellas desarrolladas por el propio auditor a travs de clculos, estimaciones, comparaciones, estudios de ndices y tendencias, investigacin de variaciones y operaciones no habituales. Los cuales se aplican de la siguiente manera: a) Anlisis: Consiste en la separacin de los elementos o partes que conforman una operacin, actividad, transaccin o proceso, con el propsito de establecer sus propiedades y conformidad con los criterios de orden normativo y tcnico, permite identificar y clasificar

para su posterior anlisis, todos los aspectos de mayor significacin y que en un momento dado pueden afectar la operatividad de la entidad auditada, como por ejemplo, el anlisis de relaciones, anlisis de tendencias, etc. b) Conciliacin: Consiste en confrontar informacin producida por diferentes unidades administrativas o instituciones, en relacin con una misma operacin o actividad, a efectos de hacerla coincidir, lo que permite determinar la validez, veracidad e idoneidad de los registros, informes y resultados objeto de examen. c) Clculo: Consiste en la verificacin de la exactitud aritmtica de las operaciones, contenidas en los documentos tales como informes, contratos, comprobantes y presupuestos. d) Tabulacin: Se realiza mediante la agrupacin de los resultados importantes, obtenidos en las reas y elementos analizados, para arribar o sustentar las conclusiones. 1.6.5 Informticas Esta tcnica es comnmente conocidas como Tcnicas de Auditoria Asistidas por Computador (TAAC), se refiere a las tcnicas de auditoria que contemplan herramientas informticas con el objetivo de realizar ms eficazmente, eficientemente y en menor tiempo pruebas de auditoria. 1.7 PRACTICAS DE AUDITORIA En general las prcticas de auditoria son procedimientos basados en destrezas desarrolladas por los auditores, cuyo uso continuado, sin alcanzar el rigor sistemtico de las tcnicas, han probado su eficacia y utilidad en la ejecucin de auditorias de gestin. Estas prcticas ms comunes son: a) Pruebas selectivas: Simplificacin de las labores de verificacin, evaluacin o medicin, mediante la seleccin de muestras que a juicio del auditor, sean representativas de todas las operaciones realizadas por la institucin, unidad administrativa, programa o actividad examinada. b) Deteccin de indicios: Seal derivada de determinados hechos constatables que le advierte al auditor la existencia de un rea crtica o problema, esta prctica lo orienta a hacer nfasis en el examen de determinados rubros. c) Intuicin: Reaccin rpida, ms factible en auditores con experiencia, ante la presencia de indicios que inducen a pensar en la posibilidad de existencia de fallas, deficiencias e irregularidades, tambin se aplica a la accin de desconfiar de alguna informacin, a la cual no se le otorga el crdito suficiente, el auditor no debe demostrar una actitud negativa, pero siempre debe exigir una prueba adecuado de lo examinado. d) Sntesis: prctica que consiste en la preparacin resumida de datos e informacin contenida en documentos legales, tcnicos, financieros y administrativos. El criterio del auditor determinar la combinacin de tcnicas y prcticas ms adecuadas para obtener la evidencia necesaria y suficiente para fundamentar sus opiniones y conclusiones, de tal forma que se garantice la objetividad, imparcialidad y profesionalidad de sus actividades.

1.8 CONCEPCIN SISTMICA DE LA GESTIN PBLICA Para lograr una apreciacin general del sistema de prestacin de servicios del sector pblico, es necesario tener presente el impacto generado por los servicios provistos a los usuarios, relacionndolos con los aspectos de planificacin asumidos en el organismo, como misin, visin, objetivos, metas y estrategias. En este orden el conocimiento global, preciso y detallado de la organizacin, programa, proyecto, actividad u operacin auditada, lo puede lograr el auditor mediante la aplicacin del esquema de anlisis sistmico, el que facilita una visin que abarca la organizacin conjugando los elementos del anlisis de insumo servicio con los de planificacin orientada a los objetivos y metas, resultando as ms til a los propsitos de la auditoria de gestin. En el siguiente esquema se advierte el enfoque sistmico de la administracin pblica en nuestro pas:
EFECTO - IMPACTO

METAS OBJETIVOS

USUARIOS SOCIEDAD - AMBIENTE

Los elementos que integran ese esquema de anlisis, se definen de la siguiente manera: 1.8.1 Sistemas de Administracin Pblica Boliviana Las cuatro funciones fundamentales de la administracin estn entrelazadas e interrelacionadas, a travs de la implementacin de los Sistemas de Administracin y Control Gubernamentales de la siguiente manera: para Planificar y Organizar; Sistema de Programacin de Operaciones (SPO), Sistema de Organizacin Administrativa (SOA) Sistema de Presupuesto (SP); para Ejecutar; Sistema de Administracin de Personal (SAP), Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (SABS), Sistema de Tesorera y Crdito Pblico (STCP) y Sistema de Contabilidad Integrada (SCI); para Controlar; Sistema de Control Gubernamental (SCG); todos estos relacionados ntimamente con los Sistemas Nacionales de Planificacin e Inversin Pblica. Lo que significa que la ejecucin de una funcin no concluye enteramente antes de que se inicie la siguiente; normalmente, no se llevan a cabo en una secuencia particular, sino como la situacin lo requiere. a) Objetivos: Fines o propsitos generales que la organizacin pretende alcanzar. b) Metas: Fines o propsitos especficos a alcanzar por la organizacin.

c) Proveedores: Sujetos que suministran los insumos requeridos para la prestacin de los servicios, observando el esquema de produccin de una organizacin, podremos individualizar proveedores externos e internos, as una actividad que produce bienes intermedios es un proveedor interno. d) Insumos: Conjunto de recursos, materiales, humanos y de informacin que requiere la organizacin para efectuar su proceso productivo, para garantizar el adecuado funcionamiento de los procesos, los insumos deben ser mensurables tanto cualitativa como cuantitativamente. e) Procesos: Serie de pasos, actividades o tareas, coordinadas y articuladas con una secuencia lgica, destinados a agregar valor a los insumos con el objeto de transformarlos en el servicio requerido, los procesos crticos de la organizacin, debern ser analizados para conocer la interrelacin entre los diversos centros de produccin sustantiva y de apoyo, desagregar las tareas y actividades e identificar los responsables. f) Productos: Bienes o servicios que resultan de utilizar los insumos y agregarle valor mediante los procesos, Los productos debern cumplir con las metas trazadas (en trminos cuantitativos y cualitativos), estar en relacin con los objetivos planeados y satisfacer a los sectores de la poblacin a donde van dirigidos. g) Usuarios y Clientes: Personas o sujetos a quienes va dirigido el producto final. h) Efectos: Grado o nivel de repercusin a corto plazo, originado por los productos en el usuario inmediato. i) Impacto: nivel de repercusin a mediano y largo plazo originado por los productos en el entorno econmico, social y ambiental. De lograrse los objetivos trazados, ejecutndose adecuadamente las funciones administrativas y en un marco de interrelacin permanente, el resultado deber ser una combinacin equilibrada e integrada de esfuerzos, llevados adelante por un grupo de trabajo bien formado y satisfecho. 1.9 CONCEPCIN SISTMICA DEL CONTROL INTERNO DE LA GESTIN PBLICA

La caracterstica fundamental de considerar al control interno como un proceso integrado implica que ste no tiene un fin en s mismo sino que constituye un medio, una metodologa sistmica, que procura con un grado de seguridad razonable, el logro de los objetivos institucionales. 1.9.1 La Gestin Objeto de Auditoria A los efectos de la aplicacin de este instrumento metodolgico se entender como gestin a las actividades, tareas y acciones consolidadas en programas, proyectos u operaciones, a cargo de la entidad pblica, dirigida a la produccin de servicios para cumplir una misin o satisfacer propsitos, metas u objetivos previamente determinados. Para que resulte efectiva la gestin debe tener liderazgo, en cada uno de los niveles de la gerencia, sea a nivel estratgico (establece polticas y planifica), tctico (implementa planes y establece prioridades) u

operativo (ejecuta las tareas), un liderazgo eficaz har que se cumplan las metas planeadas y que los servicios producidos o prestados se enmarquen en criterios de calidad, lleguen oportunamente a los usuarios o beneficiarios y se administren los recursos disponibles con economa y eficiencia. De manera general la gestin implica el ejercicio de las siguientes funciones: o o o o o o Planificacin. Organizacin. Direccin. Ejecucin. Control. Toma de decisiones correctivas o reajustes de la programacin.

1.9.2. Conceptualizacin del Control Interno El Control Interno es un proceso compuesto por una cadena de acciones extendida a todas las actividades inherentes a la gestin, integradas a los procesos bsicos de la misma e incorporadas a la infraestructura de la organizacin, bajo la responsabilidad de su consejo de administracin y su mximo ejecutivo, llevado a cabo por stos y por todo el personal de la misma, diseado con el objeto de limitar los riesgos internos y externos que afectan las actividades de la organizacin, proporcionando un grado de seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos de eficacia y eficiencia de las operaciones, de confiabilidad de la informacin financiera y de cumplimiento de las leyes, reglamentos y polticas, as como las iniciativas de calidad establecidas2. En la doctrina del control gubernamental se admite que el control interno comprende el proceso efectuado por la Mxima Autoridad Ejecutiva y el resto del personal, el cual est integrado a las actividades administrativas y operativas de la institucin, adems diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de los objetivos colectivos, que se pueden agrupar dentro de las siguientes categoras: o Eficacia y eficiencia de las operaciones o Fiabilidad de la informacin financiera o Cumplimiento de las leyes, reglamentos y polticas La caracterstica fundamental de considerar al control interno como un proceso integrado implica que ste no tiene un fin en s mismo sino que constituye un medio y una metodologa sistmica, bajo esta concepcin, se infiere a la necesidad de implantar el control interno, ms all de los requerimientos normativos, por la naturaleza del mismo; dicha naturaleza ha transformado al control interno en un complemento indispensable de los sistemas administrativos y operativos para alcanzar sus objetivos particulares. Por cierto, el control interno no debe ser considerado como una carga burocrtica y aadida, sino como un perfeccionamiento del accionar de las entidades a travs del aseguramiento de la calidad de sus actividades y operaciones. Es importante resaltar la participacin integral del personal de la entidad en el proceso de control interno, ningn funcionario est exento, cada entidad debe comprender esta necesidad y generar un compromiso corporativo en este sentido, adicionalmente, la participacin aludida se deriva de las correspondientes responsabilidades que cada funcionario asume frente al

control interno. Las responsabilidades son mayores a medida que se asciende en la escala jerrquica, por esta razn, al mximo ejecutivo de la entidad le corresponde la mxima responsabilidad sobre la implantacin y funcionamiento del control interno, como es de conocimiento general, dicha responsabilidad no se delega, no obstante, la delegacin de funciones dentro de una administracin, es la forma tradicional de responsabilizar a los niveles inferiores sobre los resultados de sus actos. El control interno por s mismo no garantiza el logro de los objetivos; no obstante su funcionamiento eficaz coadyuva a este logro, es decir, que puede suceder que no se alcance los objetivos pesar de contar con un control interno efectivo, lo cual se debe a que existen factores externos que afectan objetivos cuantitativos como la demanda de productos y servicios que estn fuera del control de la entidad y son de difcil anticipacin o previsin administrativa; por otra parte, existen tambin situaciones internas que imposibilitan el logro de cualquier categora de objetivos, como por ejemplo: los posibles errores humanos en las decisiones o en la aplicacin de los controles, el equilibrio de la relacin costo-beneficio que puede dejar algunos riesgos residuales sin controlar, asimismo, las irregularidades producidas por colusin o confabulacin entre funcionarios y el ejercicio indebido del poder pueden eludir los controles internos establecidos. En cuanto a la eficacia del control interno, se debe manifestar que este proceso continuo puede operar en forma diferente en tiempos diferentes, esto significa, que la eficacia del control interno, es una condicin particular en un momento determinado y se deriva de la calidad de su funcionamiento real comprobada mediante una evaluacin especfica. Cuando un sistema de control interno alcanza una calidad razonable, puede ser considerado "efectivo", Se dice que el control interno es efectivo cuando incluye las defensas necesarias para la proteccin de los riesgos conocidos o potenciales y, de esta manera, permite el logro de los objetivos institucionales porque acta en forma inmediata accionando preventiva o detectivamente a travs de la informacin transmitida por los medios de comunicacin adecuados. El proceso de control debe contar con un monitoreo constante para conocer oportunamente las deficiencias de su funcionamiento, detectar nuevos riesgos y procurar la minimizacin de los riesgos conocidos, asimismo, el control interno puede ser juzgado como efectivo si el rgano colegiado (si existiere) y su mximo ejecutivo tienen una seguridad razonable de los siguientes aspectos: o Se conoce el grado en que los objetivos y metas de las operaciones de la entidad estn siendo alcanzados (Objetivos de operacin). o Se elaboran estados financieros confiables a partir de la utilizacin de informacin confiable (Objetivos de informacin financiera). o Se estn respetando las leyes y los reglamentos aplicables (Objetivos de cumplimiento). 1.9.3 Principios de Control Interno Gubernamental2 Los principios son entendidos como razn o idea fundamental, consensuada y aceptada profesionalmente, para orientar la concepcin del proceso de control interno: a) Naturaleza del Control Interno: El control interno gubernamental constituye un proceso integrado a todos los procesos, tcnicos y administrativos, que conforman el accionar de

las organizaciones pblicas hacia el logro de sus objetivos especficos en concordancia con los planes generales de gobierno. b) Calidad del Control Interno: Los procesos de diseo, implantacin, funcionamiento y seguimiento del control interno de los entes pblicos deben ajustarse a y orientarse hacia el concepto de calidad. c) Responsabilidad: Es la obligacin y la actitud de todo servidor pblico, con independencia de su jerarqua dentro de una organizacin, de rendir cuentas por el destino de los recursos pblicos que le fueron confiados, del rendimiento de su gestin y de los resultados logrados, no slo por una responsabilidad conferida, resultante del cargo ocupado, sino por la responsabilidad social asumida y convenida al aceptar un cargo pblico, lo cual implica, ineludiblemente, brindar una total transparencia a los actos pblicos y sus efectos. d) Jerarqua de Controles: El control interno, por ser un proceso, se conforma por un encadenamiento de acciones particulares de los recursos humanos en todos los niveles de las organizaciones pblicas que, adems de sus interrelaciones funcionales, se articulan en una relacin de jerarqua en concordancia con dichos niveles. e) Criterio y Juicio Personal y Profesional: En toda organizacin pblica la existencia de un marco estratgico sistematizador y normativo de las decisiones y operaciones debe entenderse en un sentido positivo. Estos elementos no deben constituirse en interferencias para la dinmica del rendimiento, razn por la cual la aplicacin del criterio con base en el sentido comn y el juicio personal y profesional para la revisin permanente de las regulaciones, deben ser reconocidos cuando resulten necesarios para el logro de los objetivos institucionales, bajo el concepto de eficiencia. 1.9.4 Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental2 Las referidas normas se entienden como reglas que, sobre la base de los principios y con una vigencia temporal, establecen los aspectos a los que se debe ajustar el proceso de control interno el cual forma parte integrante del control gubernamental. En cuanto a las normas bsicas, tienen como fin, como reglas derivadas de cada una de las normas generales, contribuir al mejor entendimiento de estas ltimas y posibilitar el diseo, implantacin y funcionamiento del proceso de control interno en las organizaciones pblicas: a) Norma General de Ambiente de Control: El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son, por lo tanto, determinantes de las conductas y los procedimientos organizacionales. Comprende las siguientes normas bsicas: o o o o Filosofa de la Direccin Integridad y Valores ticos Competencia Profesional Atmsfera de Confianza

o o o o o

Administracin Estratgica Sistema Organizativo Asignacin de Autoridad y responsabilidad Polticas de Administracin de Personal Auditoria Interna y Comits de Control

b) Norma General de Evaluacin de Riesgos: El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las organizaciones. A travs de la investigacin y anlisis de los riesgos relevantes, tanto derivados de la situacin presente como del efecto de los cambios futuros que deben anticiparse por medio de sistemas de alertas tempranos, se identifica el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza y se evala la vulnerabilidad del sistema. Para ello, debe adquirirse un conocimiento prctico de la entidad y sus componentes, de manera de identificar los puntos dbiles y los riesgos internos y externos que pueden afectar las actividades de la organizacin. Contempla las siguientes normas bsicas: o Identificacin del Riesgo o Sistemas de Alertas Tempranos o Estimacin del Riesgo c) Norma General de Actividades de Control: El proceso de control interno involucra a todos los integrantes de una organizacin pblica y es responsabilidad indelegable de su direccin superior. Esto implica que existe una actividad primaria y general de control, a cargo de aquellos y bajo la conduccin de esta ltima, que consiste en el aseguramiento de la vigencia de los principios de control interno. Asimismo, comprende el monitoreo permanente del adecuado diseo, implantacin y mantenimiento de un ambiente de control efectivo, para la minimizacin de los riesgos que pueden afectar los objetivos institucionales, dentro de un marco de aseguramiento permanente de la calidad y como base para el ejercicio de la responsabilidad. Sus normas bsicas son: o o o o o o o o Controles clave Enfoque Sistmico de las Actividades de Control Aseguramiento de la Integridad Naturaleza Genrica de las Actividades de Control Aseguramiento de Objetivos Fuente de la Organizacin Medidores de Rendimiento Ambiente de Control de los Sistemas Informticos Procedimientos para Ejecutar Actividades de Control

d) Norma General de Informacin y Comunicacin: La informacin, generada internamente o captada del entorno, en las entidades gubernamentales debe ser comprendida por la direccin superior como el medio imprescindible para reducir la incertidumbre, a niveles que permitan la toma adecuada de decisiones que involucren las operaciones, la gestin y su control y la rendicin transparente de cuentas, asegurando la consistencia entre toda la informacin que se genera y circula en la organizacin y la interpretacin inequvoca por todos sus miembros. Las normas bsicas son:

o o o o

Funciones y Caractersticas de la Informacin El Sistema de Informacin Control de Tecnologa de Informacin Funciones o Caractersticas de los Canales de Comunicacin

f) Norma General de Supervisin: La supervisin se define como la revisin de un trabajo; sin


embargo, en el contexto de control presentado en estas normas debe entenderse con mayor amplitud. En tal sentido, constituye un proceso sistemtico y permanente de revisin de todas las actividades que desarrolla una organizacin, sean stas de gestin, de operacin o control, incluyendo entonces, como objeto e integrndose, a la vez, a las actividades de control. Las normas bsicas comprenden:

o La funcin de la supervisin y su relacin con la eficacia y eficiencia del control interno o El proceso de la supervisin o Caractersticas del supervisor o Auditorias del proceso de control interno g) Norma General de Calidad del Control Interno: Las organizaciones pblicas deben mantener
un nivel de excelencia y credibilidad elevado de sus procesos y productos / servicios, lo cual debe ser corroborado por los usuarios. Por ello, su plan estratgico debe considerar un sistema de gestin de la calidad, coordinada y eficiente, para todos sus productos o servicios. Sus normas bsicas

corresponden a: o Marco estratgico para la gestin de la calidad o Actividades de mejoramiento continuo Para mayor comprensin de cada uno de estos principios y normas, se debe examinar el documento de Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental emitido por la Contralora General del Estado. 1.10 IDENTIFICACIN DE TRANSACCIONES, CICLOS O PROCESOS MS IMPORTANTES En el proceso de comprensin de la estructura de control interno, el auditor debe evaluar los controles para cada ciclo de operaciones ms significativas, debe documentar los ciclos de transacciones ms importantes y las cuentas que las afectan y disear procedimientos de auditoria eficientes para los objetivos del examen, de tal manera que las cuentas ms importantes puedan agruparse dentro de ciclos, para facilitar su revisin. Como resultado de las entrevistas y otros procedimientos realizados por el auditor con el personal del ente auditado, el auditor debe determinar las cuentas y las clases de transacciones que proporcionan la mayor informacin de los estados financieros, los ciclos de transacciones ms importantes que se presentan en la contabilidad de la institucin son los siguientes:

N CICLO 1 Ingresos 2 3 4 Egresos Nminas Activo Fijo

SISTEMA CONTABLE/ CUENTAS Transferencias corrientes recibidas, Ingresos, Caja-bancos Existencias, Cuentas por pagar, Gastos diversos de gestin Caja-Bancos, Gastos de personal Inmuebles, maquinaria y equipo, Cuentas por pagar, Depreciacin acumulada

1.11 INDICADORES Y VARIABLES EN LA EVALUACIN DE LA GESTION El uso de indicadores en la auditoria, permite medir: o La eficiencia y economa en el manejo de los recursos. o Las cantidades, cualidades y caractersticas de los bienes producidos o de los servicios prestados (eficacia) o El grado de satisfaccin de las necesidades de los usuarios o beneficiarios (universo objetivo), (certeza) Todos estos aspectos deben ser evaluados y mensurados, considerando su relacin con la misin, los objetivos y las metas planteadas por la Institucin. Para evaluar la gestin mediante el uso de indicadores, sean estos predeterminados por el auditado o generados por el equipo de auditoria, es imprescindible un adecuado manejo de los siguientes conceptos: 1.11.1 Variable Representacin cuantitativa o cualitativa de una caracterstica, la cual presentar distintos valores segn el momento de observacin. Las variables deben ser expresadas con la unidad de medida apropiada a la respectiva caracterstica, como ejemplos se mencionan las siguientes caractersticas: o Estudiantes graduados en un ao. o rdenes de pago conformadas en el semestre. o Auditorias de gestin realizadas durante el ejercicio 1.11.2 Indicador Referencia numrica generada a partir de una o varias variables, que muestra aspectos del desempeo de la unidad auditada durante un perodo de tiempo dado. Esta referencia, al ser comparada con un valor estndar, interno (ejercicios anteriores) o externo (benchmarking) a la organizacin, podr indicar posibles desvos que debieran generar acciones correctivas por parte de la administracin. Ejemplos: o Total de pacientes atendidos por el servicio de traumatologa en el Hospital X. o Total de rdenes de pago por compra de papel, conformadas en el segundo semestre por la Facultad de........... o Total de auditorias realizadas en el ejercicio xxx con objeciones y recomendaciones sobre el sistema de control interno.

Al evaluar o elaborar un indicador es importante determinar si se dispone de informacin confiable y oportuna que permitan su comparacin con referencias histricas o de otras organizaciones similares. La identificacin de variables e indicadores en cada uno de los elementos que integran la visin sistmica de la organizacin facilita la medicin y evaluacin del desempeo de la gestin, tal como se expone en el siguiente esquema.
EFECTO - IMPACTO

EFICACIA

EFICIENCIA ECONOMA

METAS OBJETIVOS

CALIDAD IMPACTO EFECTIVIDAD


USUARIOS SOCIEDAD - AMBIENTE

Para la evaluacin se requiere el conocimiento e interpretacin de los parmetros que se describen a continuacin: 1.11.3 Economa Que es la habilidad de minimizar el costo unitario de los recursos empleados en la consecucin de objetivos, sin comprometer estos ltimos. En este sentido, un ndice de economa generalmente empleado es la relacin entre los resultados obtenidos y el costo de los mismos. Ejemplos: o Costo/cama de un hospital pblico en relacin con el costo/cama en un hospital privado. o Total de insumos utilizados en relacin al total de insumos adquiridos. 1.11.4 Eficacia Que es la capacidad que tiene un sistema de asegurar razonablemente la consecucin de objetivos. En trminos generales, el ndice de eficacia es la relacin entre los resultados logrados y el objetivo previsto. Ejemplo: o Total de jvenes capacitados en relacin a la cantidad de jvenes que se haba programado capacitar. 1.11.5 Eficiencia Que es la habilidad de alcanzar objetivos empleando la mnima cantidad de recursos posible (v.g. tiempo, humanos, materiales, financieros, etc.). En este sentido, un ndice de eficiencia

generalmente utilizado es la relacin entre los resultados obtenidos y la cantidad de recursos empleados. Ejemplo: o Total de horas hombre disponibles en relacin con el total de horas hombre utilizadas. o Total de insumos utilizados en relacin al total de insumos adquiridos. 1.11.6 Calidad Cantidad, grado y oportunidad en que el producto o servicio prestado satisface la necesidad del beneficiario. Ejemplos: o Cantidad de veces que se repavimenta un tramo de calle o carretera. o Cantidad de estudiantes aprobados en relacin a la cantidad de estudiantes que cursaron una materia. o Total de pacientes atendidos en consultorios externos en relacin a la cantidad de turnos entregados. 1.11.7 Impacto Repercusin a mediano o largo plazo, en el entorno social, econmico o ambiental, de los productos o servicios prestados. Ejemplo: o Disminucin de la tasa de repitencia en la materia X por efecto de la modificacin Z El indicador debe expresar caramente lo que se quiere medir u observar, incluyendo el alcance y las limitaciones, para la construccin del indicador el auditor deber colocar en el numerador las variables con datos relativos a insumos, procesos o productos, y en el denominador se colocarn las variables cronolgicas, fsicas o econmicas de comparacin. El anlisis combinado de diferentes conjuntos de datos (operativos y financieros) junto con la puesta en marcha de acciones correctivas, constituyen actividades de control, si esta informacin se utiliza slo como soporte a la toma de decisiones operacional, el anlisis de los indicadores de rendimiento acta, exclusivamente como un control relativo a las operaciones. Si por el contrario, tambin se lo utiliza para el seguimiento de resultados procedentes del sistema de administracin financiera, el anlisis de indicadores de rendimiento contribuye al control de dicha informacin. (ver anexo 2). 1.12 ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA PROGRAMACIN DE LA AUDITORIA En la programacin de toda actividad de auditoria se deben considerar los siguientes aspectos: o o o o o o o o Plan estratgico de la de la Unidad de Auditoria Interna de la entidad pblica. Requerimientos de la mxima autoridad de la entidad, Criterios prioritarios del jefe de la UAI de la entidad, Recomendaciones efectuadas por la CGE, ente tutor y/o firmas consultoras. Importancia relativa de la Unidad Acadmica o Dependencia a auditar Impacto del desempeo del auditado sobre la comunidad. Asignaciones presupuestarias del auditado. Factibilidad prctica de ejecucin, determinando recursos y tiempo de las tareas.

o El riesgo inherente generado por las caractersticas y naturaleza propias del organismo a auditar. o El riesgo de control respecto a las deficiencias del sistema de control interno del auditado. o El riesgo de deteccin derivados de las actividades y tareas de la ejecucin de la auditoria. o Informacin relativa al desempeo del organismo auditado. o Denuncias, informacin periodstica o investigaciones realizadas sobre el auditado. o Resultados de auditorias anteriores. o Intuicin del auditor 1.13 ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA En la aplicacin de la metodologa para la ejecucin de prcticas de auditoria el auditor debe tener en cuenta los siguientes aspectos: o Identificar las causas que pudieran estar originando un bajo rendimiento del auditado. o Recopilar evidencias suficientes que sustenten debidamente las recomendaciones a efectuar. o Verificar que la recomendacin sea aplicable e implantable por el auditado. o Comprobar la eficacia de los sistemas de informacin del auditado. o Verificar el cumplimiento de las funciones del auditado en relacin a las normas legales que le sean aplicables. o Verificar el eficaz cumplimiento de las actividades, conforme a lo planificado y programado. o Verificar la capacidad de gestin y la suficiencia del sistema de control interno del organismo auditado. o Determinar deficiencias y realizar recomendaciones razonables y oportunas. o Identificar la poblacin objetivo de los bienes o servicios provistos o prestados por el auditado. El equipo auditor podr utilizar las tcnicas y prcticas recomendadas en el presente Manual, o complementariamente utilizar mtodos, realizar estudios e investigaciones que no hubieran sido incorporadas. 1.14 EQUIPO DE TRABAJO MULTIDISCIPLINARIO. Para practicar una auditoria, segn los alcances y objetivos determinados, deben constituirse equipos de trabajo conformados por profesionales de diferentes reas como, la administracin, la informtica, la economa, la ingeniera, el derecho, la medicina, la educacin, etc. El equipo as constituido se denominar equipo multidisciplinario. Los responsables de seleccionar al personal que conformara el equipo mencionado debern considerar en dicha seleccin, la capacidad tcnica y experiencia de los funcionarios, de acuerdo con el tipo y complejidad de la gestin del organismo auditado. Se procurar que los integrantes del equipo multidisciplinario renan las siguientes condiciones: o Profesional universitario. o Domino de la metodologa a aplicar. o Habilidad numrica.

o o o o o o o

Capacidad para captar la integridad de los procesos. Habilidad para detectar posibles situaciones conflictivas. Habilidad para el anlisis y la sntesis. Aptitud para desenvolverse en condiciones de incertidumbre. Abierto a la participacin y al trabajo en grupos. Voluntad y dedicacin centrada en la resolucin de problemas. Capacidad para el manejo de dificultades.

En cuanto a la conformacin del equipo multidisciplinario se procurar que cada uno de sus integrantes cuente con las siguientes cualidades: a) Independencia de Criterio y Profesionalismo: Capacidad para emitir juicios y adoptar decisiones en cada una de las fases del proceso y discernir sobre la calidad de la evidencia obtenida. b) Disposicin para Realizar Auditoria de Gestin: La actitud del auditor debe estar orientada al trabajo conjunto de las partes involucradas. El auditor debe tener habilidad para conseguir apoyo, orientacin y cooperacin de aquellos integrantes del equipo que dominan otras disciplinas, para realizar una evaluacin eficiente. c) Habilidades y Experiencia en los Procesos bajo Examen: Capacidad para abreviar los tiempos de ejecucin y obtener resultados confiables y de calidad, as como para asumir posiciones e iniciativas que repercutan en la efectividad de la evaluacin. d) Utilizacin adecuada de los mtodos, tcnicas, prcticas y herramientas de auditoria: Con el fin de facilitar el trabajo, reducir los costos y aumentar la calidad del examen. Los integrantes del equipo multidisciplinario deben desarrollar las capacidades, habilidades y destrezas necesarias con el objeto de lograr la mayor calidad y efectividad en la ejecucin de auditorias. Por ello deben ser capacitados en las siguientes reas: o Planificacin estratgica, visin, misin, objetivos, metas, anlisis sistmico de la gestin. o Toma de decisiones, negociacin y trabajo en grupo. o Tcnicas de programacin de auditorias. o Aplicacin prctica de la metodologa de la auditoria de gestin. o Definicin y manejo de variables (indicadores) o Dominio conceptual de control interno. o Tcnicas de auditoria. o Tcnicas de entrevistas. o Tcnicas para la elaboracin de encuestas. o Elaboracin de informes. o Elaboracin de papeles de trabajo. o Constante sobre todas las fases de la auditoria, con el objeto de garantizar la calidad y eficacia de la auditoria. Especial nfasis deber ponerse en una amplia participacin de los funcionarios del organismo auditado, especialmente durante el proceso de relevamiento de la informacin, para ello, se debe promover la activa comunicacin entre los funcionarios de la Unidad de Auditoria

Interna con sus pares del ente auditado, con el fin de informar el objeto de la auditoria, en que consiste su ejecucin, la cantidad de auditores que compondrn el equipo y el tiempo aproximado de las tareas de campo. De tal forma que durante la primera entrevista entre el titular de la Unidad de Auditoria Interna con la Mxima Autoridad Ejecutiva del organismo auditado, se precisar acerca de: o o o o o Los propsitos de la auditoria. Los beneficios que pueden obtenerse de los resultados de la intervencin. La composicin del equipo de trabajo del auditor. El tiempo aproximado de las tareas de campo. La conveniencia de que el organismo auditado designe un responsable, para canalizar los requerimientos de informacin y facilitar su suministro. o El espacio fsico y la infraestructura que el auditado pondr a disposicin del equipo de auditores. o Las reas que pueden considerarse crticas por parte del auditor y del auditado, para fijar puntos de referencia de comprobacin posterior. 1.15 PROCESO DE LA AUDIOTRIA Las fases de la auditoria son el contenido ms importante del Manual de Auditoria Interna, porque en el se definen los objetivos a alcanzar en las auditorias a realizar, el alcance de los controles y exmenes, las actividades y tareas a ejecutar, el perfil tcnico del equipo de trabajo que tendr a cargo la labor, el nivel de supervisin de la auditoria para lograr una buena calidad tcnico profesional en los informes y el seguimiento de la implantacin de las recomendaciones, por parte del auditado. La auditoria interna evala fundamentalmente la aptitud del sistema de control implantado por el auditado para cumplir los objetivos y metas propuestas, con eficacia, eficiencia, economa y efectividad, observando el marco normativo y legal vigente y competente. Dichos objetivos y metas deben resultar consistentes con las polticas formuladas por el auditado, consecuentemente, atender a las necesidades de la comunidad a la que asiste. De acuerdo al perfil formulado, el mbito de control de la auditoria interna supera el solo anlisis de la suficiencia del control interno del auditado para salvaguardar los activos y cumplir el marco legal, implica adems, una evaluacin: o De la capacidad de liderazgo de la dirigencia, o Del sistema de incentivo y participacin del personal involucrado en la provisin y prestacin de los servicios, o De la satisfaccin manifestada por los usuarios y beneficiarios, y o Del impacto que su gestin tiene en el entorno de la sociedad. Cabe destacar que, as como en materia de auditoria financiera es posible la abstencin de opinin sobre la razonabilidad de un estado contable, en materia de auditoria de gestin esta posibilidad no existe. Siempre puede emitirse una opinin sobre la gestin y el resultado de la ejecucin de las operaciones de la institucin. De la misma forma, con diverso nivel de complejidad, siempre o casi siempre es posible realizar comparaciones entre los ratios del auditado y otras instituciones de similares caractersticas. El presente esquema resume las fases de una auditoria:

Aceptacin de trabajo y designacin auditores

Evaluacin del control interno

PLANIFICACIN

Evaluar y discutir deficiencias

Definir controles claves

Definir riesgos

Preparar programas de trabajo especficos

Realizar pruebas sustantivas y de cumplimiento

EJECUCIN

Evaluar y discutir deficiencias

Comprobar auditoria (supervisin)

Obtener evidencia suficiente y competente

Comunicar resultados

Evaluar y discutir excepciones

CONCLUSIN Y SEGUIMIENTO

Realizar el seguimiento

Discutir y preparar informe

Concluir y preparar dictamen

CAPTULO II ETAPA DE PLANIFICACIN El proceso de planeamiento es una actividad dinmica cuya definicin, etapas y pasos de ejecucin estn enunciados en las Normas de Auditoria Gubernamental de acurdo al tipo de auditoria a ejecutar, mismos que fueron emitidas por la Contralora General del Estado (CGE). El proceso de planeamiento permite al auditor identificar las reas crticas y los problemas potenciales del examen, evaluar el nivel de riesgo y programar la obtencin de la evidencia necesaria para informar sobre: la eficacia y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la informacin financiera y el cumplimiento de Leyes, Normas y regulaciones aplicables auditado. El auditor realiza el planeamiento para determinar de manera efectiva y eficiente la forma de obtener los datos necesarios e informar acerca del objeto de la auditoria. La naturaleza y alcance del planeamiento puede variar segn el tamao del ente, el volumen de sus operaciones, la experiencia del auditor y el conocimiento de las operaciones. La calidad de una auditoria radica en la experiencia y la especializacin del equipo de auditores que efecta el planeamiento; el mencionado planeamiento, permite identificar que debe hacerse durante la fase de ejecucin y confeccin del informe de una auditoria y quin y cundo deben ejecutar las tareas. La planificacin es un proceso dinmico que si bien se inicia al comienzo de la labor de auditoria, puede modificarse o continuarse sobre la marcha de las tareas, el mismo comienza con la obtencin de la informacin necesaria para definir la estrategia a emplear durante la ejecucin y culmina con la definicin detallada de las tareas a realizar en dicha etapa. Para proceder a la planificacin resulta imprescindible definir el alcance de la auditoria, este est referido a los procedimientos que son considerados necesarios para alcanzar el objetivo programado; Cuando se trata de una auditoria inicial el alcance debe ser ms amplio, por lo tanto el planeamiento debe prever esa condicin y en el caso de una auditoria recurrente, los papeles de trabajo y archivos anteriores facilitan el planeamiento del operativo a realizar. Si bien, la planificacin constituye el comienzo de la auditoria y representa la primera fase de sta, se encuentra presente como metodologa de trabajo en cada una de las fases siguientes, sistematizando y organizando su desarrollo, consecuentemente, lo ejecutan los auditores designados para el operativo, los que debern llevar a cabo las acciones descritas en las etapas que se detallan ms abajo. El planeamiento reviste especial importancia para el cumplimiento de los objetivos de la auditoria y permite lograr un adecuado equilibrio entre stos, el alcance del trabajo, el tiempo disponible para ejecutarlo y los recursos humanos y materiales que se afectarn. 2.1 OBJETO Y OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA El Programa Operativo Anual de la Unidad de Auditoria Interna de la del entidad pblica, define el objeto y objetivos bsicos de esta rea funcional de auditoria, adicionalmente establece una estimacin preliminar de tiempos y recursos a asignar a cada caso. En el momento de encarar el proceso de auditoria, el Titular de la Unidad de Auditoria Interna debe efectuar una precisin de los objetivos sobre la base de los lineamientos del Plan Operativo

Anual. Definidos el objeto y los objetivos de la auditoria, se deber establecer el mtodo de anlisis para abordar la evaluacin, la profundidad de la misma, los procedimientos a aplicar, los recursos necesarios, tanto humanos como tecnolgicos, el plazo de ejecucin y los dems aspectos del planeamiento a travs de las dos etapas que lo comprenden. 2.2 ETAPAS DE LA FASE DE PLANEAMIENTO El planeamiento en un examen de auditoria interna comprende dos etapas, Planeamiento Estratgico y Planeamiento Detallado. Los pasos que se desarrollan en este ttulo no corresponden a un orden estrictamente secuencial, ya que los mismos deben abordarse teniendo en cuenta la iteracin, recurrencia e interrelacin propias de un proceso dinmico de caractersticas sistmicas, por lo tanto, en algunos casos resultar conveniente abordar concomitantemente dos o ms pasos, e incluso, una vez cumplido uno de ellos, puede ser necesario volver al mismo durante la ejecucin de un paso posterior. 2.2.1 Planeamiento Estratgico Durante esta etapa y partiendo del objeto definido en el Plan Operativo Anual de la U.A.I. de la entidad pblica, se definir el enfoque de auditoria, procedindose a relevar aspectos del sistema de control interno, de los riesgos de auditoria y de la importancia relativa (significatividad) del auditado; a fin de elaborar el Memorndum de Planificacin de Auditoria. Para ello se desarrollarn los siguientes pasos: a) Relevamiento de Informacin: Conocimiento del rea y/o unidad funcional a auditar: Este paso del planeamiento estratgico se realiza con el objeto de efectuar un diagnstico primario sobre la entidad o el segmento objeto de auditoria, sus actividades, operaciones y aspectos generales del contexto en el que desempea su actividad. Este conocimiento comprende la seleccin, clasificacin y anlisis de datos obtenidos de diversas fuentes de informacin, como ser: o o o o o o Archivo permanente de la Unidad de Auditoria Interna. El propio organismo a auditar. Conocimiento directo mediante la realizacin de observaciones, entrevistas, etc. Medios electrnicos (redes internas y externas) Informacin pblica (medios de comunicacin, usuarios, etc.). Conocimiento directo mediante la realizacin de encuestas disponibles, etc.

El archivo permanente de la Unidad de Auditoria Interna, deber contar con la informacin institucional y de gestin bsica del universo de las operaciones de la entidad pblica sujetas al mbito de su competencia. As mismo se debe revelar aspectos bsicos de informacin como por ejemplo: o o o o o o Plan estratgico institucional Plan operativo anual Informes de evaluacin anual Memoria anual Organigrama Asignacin de responsabilidad

o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o

Delegacin de autoridad o grado de autonoma Manual de funciones Reglamento Interno o Manual de organizacin Cdigo de tica y conducta Plan general de carrera Naturaleza y caractersticas de los productos y/o servicios Productos y/o servicios intermedios o finales Proveedores Destinatarios y/o usuarios de los productos y/o servicios Insumos y fuentes Canales de distribucin Asignacin presupuestaria. Ejecucin presupuestaria Estados Financieros principales y complementarios. Informes sobre seguimiento de la gestin (destinatarios internos y externos). Informes anteriores de auditoria y de seguimiento de recomendaciones. Funcionarios responsables de la formulacin, aprobacin y distribucin de los informes. Operaciones o actividades crticas. Manuales de procedimiento. Fuentes de Financiamiento. Presupuesto (proyecto, crdito aprobado, ejecutado y disponible, modificaciones). Otras normas que afecten la libre disponibilidad del presupuesto aprobado. Grado de aceptacin por parte de los usuarios (a travs de diarios, denuncias, investigaciones, encuestas, otros). Procedimientos adoptados para medir e informar el desempeo.

El trabajo realizado por los auditores internos y auditores externos, pueden proveer informacin de utilidad para orientar la identificacin de problemas potenciales y apoyar efectivamente las tareas de planeamiento. Deber obtenerse informacin, como mnimo, sobre los siguientes aspectos: o o o o o Observaciones y recomendaciones incluidas en informes de auditorias anteriores. reas y procesos crticos examinados. Oportunidad en la implantacin de las medidas correctivas. Recomendaciones importantes pendientes de implantacin. Identificacin de reas o actividades importantes no auditadas o que no han recibido suficiente atencin en el pasado

Relevamiento del sistema de informacin y control interno: Los componentes definidos en el informe COSO, as como la conversin y complementacin de estos componentes en Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental para Bolivia, provee una estructura segn la cual el control interno gubernamental consta de seis normas generales relacionados entre s: ambiente de control, evaluacin de riesgos, actividades de control, informacin y comunicacin, supervisin y calidad.

o Ambiente de Control; El ambiente de control se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas de las personas con respecto al control de sus actividades, esta norma general refleja el espritu tico vigente en un ente respecto del comportamiento de los agentes, la responsabilidad con que encaran sus actividades y la importancia que le asignan al control interno. El ambiente de control es la base que sustenta las otras normas de control interno, dado que provee disciplina y estructura, dentro de l las personas conducen sus actividades y llevan a cabo sus responsabilidades de control. El auditor debe documentar la efectividad del ambiente de control, que refleja la actitud y compromiso de los ejecutivos de la organizacin respecto de la importancia que otorgan al sistema de control interno del; este aspecto se evidencia a travs del establecimiento de una atmsfera positiva tendiente a implementar y ejecutar las actividades y operaciones. Un ambiente de control interno fuerte permite al auditor depositar mayor confianza en los sistemas de control, seleccionar controles como fuentes de satisfaccin de auditoria y posiblemente reducir la cantidad de evidencia requerida para obtener la conclusin de que los controles seleccionados funcionan adecuadamente. El auditor necesita obtener una comprensin suficiente del ambiente de control para planear la auditoria, el ambiente de control engloba una serie de factores, que aunque todos son importantes, la medida en que cada uno ser considerado variar en funcin de la organizacin. Las normas especficas que conforman el contexto del ambiente de control son los siguientes: A. Integridad y valores ticos, los objetivos de un ente y la manera en que se consiguen estn basados en las distintas prioridades, juicios de valor y estilos de gestin, estas prioridades y juicios de valor, que se traducen en normas de comportamiento, reflejan la integridad de la direccin y su comportamiento con los valores ticos, la direccin superior debe transmitir a su personal su compromiso respecto de los controles internos y los valores ticos, generando un ambiente de respeto hacia el control interno y de motivacin hacia el personal. Los principios y valores ticos establecidos por la entidad pblica en su Cdigo de tica constituyen el sustento formal de la conducta funcionaria, dicho sustento debe estar fortalecido con el establecimiento de un Comit de tica y con la realizacin de distintos eventos que procuren la comprensin y aplicacin prctica del comportamiento tico. El proceso de control interno es diseado y ejecutado por los servidores pblicos; razn por la cual, se necesita una clara determinacin y concientizacin de las pautas ticas, la integridad y los valores ticos perfeccionan el proceso de control interno limitando la posibilidad de existencia de fraudes ocasionados por abusos de poder o confabulacin que las actividades de control no pueden prevenir. Los riesgos pueden ser: Reincidencia de actuaciones inversas al cdigo de tica de la entidad. Perfil negativo de la entidad creada por formas negativas de los servidores pblicos, respecto del pblico/usuario/beneficiario. Sucesos engaosos con colaboracin de los servidores pblicos de la entidad.

Abuso de autoridad que se propaga a travs de medidas ilegales e inversas al debido respeto por la dignidad de los servidores pblicos. Incumplimiento de objetivos por falta de ayuda segn las circunstancias. Rendicin de cuentas sin cumplir las caractersticas de integridad, confiabilidad y oportunidad. Por lo tanto, el relevamiento del proceso de control interno de la entidad pblica, consistir en indagar e identificar al menos lo siguiente: Inters de las mximas autoridades en cuanto a la integridad y los valores ticos. Compromiso de las autoridades relacionadas al Cdigo de tica de la entidad. Sucesos dolosos de los servidores pblicos relacionados con las operaciones. Ejecucin de sanciones por infracciones ticas.

B. Filosofa de direccin, la filosofa y estilo de la direccin influye en la manera en que se conduce las entidades pblicas, las mximas autoridades pueden estar dispuestas a incurrir en actividades de alto riesgo, a su vez reflejan su estilo de operaciones en la manera en como la institucin es manejada, informal o formalmente; consecuentemente, es necesario que la filosofa de la direccin sea favorable al proceso de control interno. Para ello, se requiere que la direccin cumpla y exija el cumplimiento de los controles con responsabilidad bajo un comportamiento tico en el marco del respeto por el personal, la legalidad y la transparencia de las operaciones, la filosofa de la direccin involucra no slo a las mximas autoridades de la entidad, sino tambin a las autoridades intermedias, estas filosofas y estilos de operacin pueden tener un impacto en la confiabilidad global de la informacin procesada por el Auditado. Los riesgos pueden ser: Incumplimiento de metas, objetivos, actividades, funciones, planes y programas. Paradigmas o maneras inversas a la tica. Perfiles bajos de las autoridades y deficiente desempeo. Perjuicio en la toma de decisiones por falta de informacin y coordinacin. Informacin financiera y operacional distorsionada. Pasividad por infraccin en plazos y controles. Inadecuado seguimiento de los objetivos y toma de decisiones inoportunos.

Por lo tanto, el relevamiento del proceso de control interno de la entidad pblica, consistir en indagar e identificar al menos lo siguiente: Direccin de la gestin de la entidad al cumplimiento de la misin y exigencia para el logro de los objetivos. Definicin de perspectivas serias de desempeo. Controles gerenciales. Enunciacin de polticas administrativas y operativas. C. Sistema organizativo, la estructura orgnica, formalizado en un organigrama, constituye el marco formal de autoridad y responsabilidad en el cual las actividades que se desarrollan en cumplimiento de los objetivos del organismo, son planeadas, efectuadas y controladas; consecuentemente, la estructura debe estar ajustada al resultado de la planificacin evitando burocratizar los procesos en procura de la

eficiencia operativa. La formalizacin de la estructura y los procesos que se desarrollan estarn formalizados en el Manual de Organizacin y Funciones, as como en el Manual de Procesos, del mismo modo, los Sistemas de Administracin deben estar formalizados mediante la emisin de los Reglamentos Especficos previstos en las normas bsicas vigentes. Entre los aspectos ms significativos a tener en cuenta a la hora de establecer la estructura orgnica correspondiente estn, la definicin de las reas claves de autoridad y responsabilidad y el establecimiento de vas adecuadas de comunicacin, lo importante es que su diseo se ajuste a las necesidades de la entidad. Esto es que proporcione el marco organizacional adecuado para llevar a cabo la estrategia diseada para alcanzar los objetivos fijados, lo apropiado de la estructura orgnica podr depender, por ejemplo, del tamao del ente y de la naturaleza de las actividades que desarrolla. Los riesgos relacionados con este factor son los siguientes: Falta de formalizacin de la estructura organizativa. Formalizacin parcial de la estructura organizativa. Estructura organizativa sobredimensionada o subdimensionada. Deficiente alcance del control. Inexistencia de Reglamentos Especficos. Procedimientos inconsistentes con las Normas Bsicas de los Sistemas de Administracin. Inexistencia de procesos operativos formales. Procedimientos inconsistentes con los objetivos de la entidad. Por lo tanto se debe indagar e identificar al menos lo siguiente: Equilibrio de la estructura organizativa para actividades operativas y administrativas. Flexibilidad de la estructura organizativa ante cambios estratgicos y del entorno. Segregacin de funciones incompatibles. Reglamentos Especficos, Manual de Organizacin y Funciones, Manual de Procesos, Manual de Puestos y Reglamento Interno. Procedimientos para los Sistemas Administrativos y Operativos. D. Asignacin de responsabilidades y niveles de autoridad, la asignacin de funciones y responsabilidades debe interpretarse como una desagregacin de los objetivos de las respectivas unidades organizacionales que a su vez, deben ser consistentes con los objetivos de la entidad y se formalizan mediante la Programacin Operativa Anual Individual (POAI) que en su conjunto constituye el Manual de Puestos. La POAI principalmente determinar los objetivos (resultados esperados) que cada servidor pblico debe cumplir y sobre los cuales se realiza la evaluacin del desempeo. Este aspecto del control interno incluye tanto la asignacin de responsabilidad y la delegacin de autoridad para las actividades de gestin como para el establecimiento de las relaciones de jerarqua y de las polticas de autorizacin. El ambiente de control se fortalece en la medida en que los miembros de un organismo conocen claramente sus deberes y responsabilidades, ello impulsa a usar la iniciativa

para enfrentar y solucionar problemas, actuando siempre dentro de los lmites de su autoridad, las lneas de autoridad que no estn definidas con claridad, disminuyen la responsabilidad de rendir cuenta y pueden conducir a debilidades en los controles. La delegacin de autoridad significa a menudo entregar el control central sobre determinadas decisiones a los niveles inferiores de la organizacin, a las personas que estn ms cerca de las operaciones diarias, es indispensable que todo miembro de la organizacin sepa cmo su tarea se relaciona con la de los dems y contribuye a la consecucin de los objetivos. Entre los riesgos se pueden mencionar los siguientes: Desconocimiento de las funciones, responsabilidades y los resultados de los servidores pblicos. Incorporacin de servidores pblicos en puestos no formalizados. Evaluaciones de desempeo inadecuadas. Incumplimiento de objetivos institucionales de gestin y especficos. Ineficacia de las funciones individuales. Desconocimiento de las necesidades de capacitacin especficas. Consecuentemente, se debe investigar e identificar como mnimo lo siguiente: Programacin Operativa Anual Individual. Delegacin formal de funciones individuales y nivel de autoridad. Personal suficiente para el desarrollo de las funciones de las unidades organizacionales. E. Administracin estratgica, la administracin estratgica comprende el encadenamiento de planes y programas de la entidad pblica, para el logro de sus objetivos de corto, mediano y largo plazo considerando como principal insumo para su elaboracin a su misin. Toda entidad pblica debe elaborar una planificacin estratgica en consistencia con el Plan Nacional de Desarrollo, considerando lo establecido en las Normas Bsicas del Sistema Nacional de Planificacin y las Normas Bsicas del Sistema Nacional de Inversin Pblica. Los riesgos son: Estrategias inconsistentes con la misin de la entidad pblica. Estrategias elaboradas sin considerar el Plan Nacional de Desarrollo, las Normas Bsicas del Sistema Nacional de Planificacin y las Normas Bsicas del Sistema Nacional de Inversin Pblica. Objetivos de gestin desvinculados con las estrategias. Objetivos de las unidades acadmicas inconsistentes con los objetivos de gestin de la entidad. Inconsistencia entre presupuesto y programacin operativa. Incumplimiento de estrategias y objetivos. Por lo tanto, se debe indagar e identificar como mnimo lo siguiente: Consistencia de las estrategias de la entidad pblica, con su misin. Objetivos de gestin desagregados de los objetivos estratgicos. Presupuestos consistentes con el Programa Operativo Anual. Programas Operativos Anuales por reas, unidades y programas. Objetivos de las reas y unidades consistentes con los objetivos de gestin.

Informacin sobre el cumplimiento de metas y objetivos por rea y unidad. Herramientas diseadas para el seguimiento peridico de las metas y objetivos. Ajuste de estrategias en trminos de programas, resultados, actividades por cambios significativos del entorno. Retroalimentacin para ajustar programas y estrategias segn el nivel de desempeo alcanzado. F. Competencia del Personal, la competencia profesional es un prerrequisito para las incorporaciones del personal que se debe evaluar oportunamente y perfeccionar mediante el entrenamiento y la capacitacin especfica, dicha capacitacin debe considerar los objetivos asignados a cada funcionario y el resultado de la evaluacin peridica de su desempeo. Los riesgos son los siguientes: Incorporacin de servidores pblicos cuya competencia profesional no sea consistente con el perfil requerido. Promocin de servidores pblicos sin las aptitudes y capacidades necesarias para las funciones a desempear. Consecuentemente, se debe investigar e identificar al menos lo siguiente: Experiencia en las funciones de los responsables jerrquicos de las reas y unidades organizacionales. Mecanismos para la induccin del personal incorporado. Procedimientos para evaluar la competencia profesional. Informes sobre la evaluacin de la competencia profesional. Competencia del personal consistente con las necesidades operativas y de supervisin de cada una de las unidades organizacionales. G. Polticas de administracin de personal, las Polticas de Administracin de Personal constituyen guas de accin de la entidad pblica, para regular las relaciones con los servidores pblicos dependientes considerando el marco normativo legal conformado por el Estatuto del Funcionario Pblico, las Normas Bsicas de Administracin de Personal y la Ley General del trabajo cuando corresponda. Estas polticas deben reconocer la importancia del principal recurso con que cuentan la entidad pblica, y la necesidad de demostrar el cuidado por el mismo mediante el respeto de sus derechos. Las prcticas aplicadas en el campo de los recursos humanos indican a los empleados los niveles de integridad, comportamiento tico y competencia que se espera de ellos, las polticas de personal incluyen los procedimientos de: seleccin, induccin, capacitacin, rotacin y promocin, as como las sanciones. Los riegos que se deben considerar son los siguientes: Decisiones inapropiadas sobre la administracin de personal ante la inexistencia de polticas adecuadas. Desconocimiento de los servidores pblicos sobre las polticas de la entidad para la administracin del personal. Por lo tanto, se debe e identificar al menos lo siguiente:

Polticas de personal consistentes con las normas vigentes. Difusin de las polticas de personal. Aplicacin de las polticas de personal establecidas. H. Auditoria interna, la auditoria interna debe depender jerrquicamente de la Mxima Autoridad Ejecutiva de la entidad pblica, dicha autoridad debe respetar la independencia del trabajo del auditor interno y brindarle todo el apoyo necesario para que esa caracterstica no sea vulnerada. El respeto por la auditoria interna comprende la asignacin de recursos necesarios y la implantacin de sus recomendaciones que fueran aceptadas. Los riesgos son los siguientes: Evaluaciones que no cubren las reas ms significativas y con mayores riesgos de la organizacin. Existencia de deficiencias por la falta de implantacin de las recomendaciones emitidas por la UAI. Falta de recursos humanos y tecnolgicos necesarios, como tambin, de un espacio fsico independiente y seguro para resguardar la documentacin de sus evaluaciones. Por lo tanto se debe investigar e identificar al menos lo siguiente: Declaraciones de Independencia de los auditores internos. Declaracin de Propsito, Autoridad y Responsabilidad de la UAI. Comunicaciones entre la Direccin Superior y la UAI. Evaluaciones de las reas y operaciones ms riesgosas de la entidad. Funciones formales e informales de la UAI. Manual de Procedimientos de la UAI. Exmenes sobre el cumplimiento de las leyes, normas, polticas, procedimientos, programas, proyectos y metas de la entidad. Planificacin estratgica y Programas operativos de la UAI. Competencia profesional del auditor interno. I. Atmsfera de confianza, la atmsfera de confianza o clima organizacional implica la necesidad del mantenimiento de un contrato informal o compromiso corporativo implcito entre la entidad pblica y los dependientes que procura evitar ineficacias e ineficiencias en el desempeo originados por problemas de comunicacin y actitudes de la direccin contrarias a las polticas de personal. La confianza mutua es el objetivo del compromiso corporativo y debe ser fomentada por la Direccin cumpliendo sus compromisos con los dependientes y; al mismo tiempo, stos deben cumplir con sus responsabilidades con la diligencia pretendida. El ambiente de control necesita de un clima organizacional de confianza mutua para que exista una relacin fluida entre todos los niveles organizacionales que favorezcan el ejercicio de los controles, la definicin de objetivos y la asignacin de responsabilidades, la productividad y la confianza son caractersticas directamente proporcionales del desempeo y las relaciones institucionales, es decir, sin confianza decae la motivacin y la dedicacin perjudicando el cumplimiento de objetivos. Los riesgos son los siguientes:

Incumplimiento de objetivos por problemas de comunicacin interna. Falta de colaboracin de los niveles inferiores. Restricciones de informacin significativa para el ejercicio y evaluacin de los controles. Desvinculacin de personal clave. Por lo tanto, se debe indagar e identificar principalmente la existencia de lo siguiente: Comunicacin sin barreras que impidan el acercamiento entre los distintos niveles organizativos. Acciones tendientes a la participacin de los niveles inferiores en la determinacin de objetivos y metas. Mecanismos que faciliten la retroalimentacin sobre las instrucciones impartidas. Rendiciones de cuenta. Propuestas o sugerencias de los niveles inferiores. o Evaluacin de Riesgos; La evaluacin de riesgos comprende la identificacin, anlisis y respuestas al riesgo, se deben identificar y analizar los riesgos con los posibles cambios en el entorno externo de la entidad pblica, e interno de las operaciones, por lo tanto, es indispensable el establecimiento de objetivos obteniendo con ello una base para la identificacin y el anlisis de los factores de riesgo que amenazan su cumplimiento. La evaluacin de riesgos debe ser una responsabilidad ineludible para todos los niveles organizacionales involucrados en el logro de sus objetivos. Los riesgos relacionados con este componente son los siguientes: Identificacin parcial de riesgos. Inexistencia de identificacin de riesgos. Identificacin inoportuna de riesgos. Anlisis inadecuado de riesgos. Desconocimiento de la direccin sobre los riesgos existentes identificados.

Consecuentemente, por lo menos se debe indagar e identificar al menos lo siguiente: Responsables de nivel adecuado para la identificacin y anlisis de los riesgos. Desagregacin de objetivos de gestin por unidad funcional para identificar los riesgos relacionados. Supervisin de la Direccin Superior sobre los procesos de identificacin y anlisis de riesgos. Identificacin y seguimiento de riesgos externos. Procedimientos idneos para la identificacin de riesgos internos. Informacin y difusin a la Direccin Superior sobre los riesgos identificados y analizados. Anlisis de los riesgos considerando la importancia relativa de los mismos y su frecuencia de ocurrencia. Costo-Beneficio de las respuestas al riesgo. Mapas de riesgos para la determinacin de prioridades de atencin.

o Actividades de Control; Son aquellos procedimientos y polticas que se adicionan al ambiente de control, establecidos por la administracin para proporcionar seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de la entidad pblica, las actividades de control se realizan en toda la organizacin, en todos los niveles y en todas las funciones, consecuentemente, los procedimientos de control estn integrados con el ambiente de control y con el sistema de informacin; por lo tanto, al obtener el auditor conocimiento sobre estos dos aspectos tambin obtendr, subsidiariamente, informacin sobre los procedimientos de control vigentes en la entidad. Se pueden destacar las siguientes actividades de control: 1) Anlisis efectuados por la direccin de la Unidad o Dependencia, los responsables de las diversas funciones o actividades revisan y analizan los informes sobre los resultados alcanzados, comparndolos con los presupuestos, las previsiones y los resultados de ejercicios anteriores, proporcionando una indicacin global de la forma como el personal, en los diversos niveles est cumpliendo con los objetivos de la organizacin, para as generar las acciones correctivas necesarios. 2) Indicadores de rendimiento, el anlisis combinado de diferentes conjuntos de datos (operativos y financieros) junto con la puesta en marcha de acciones correctivas, constituyen actividades de control, si esta informacin se utiliza slo como soporte a la toma de decisiones operacional, el anlisis de los indicadores de rendimiento acta, exclusivamente como un control relativo a las operaciones. Si por el contrario, dicha informacin tambin se utiliza para el seguimiento de resultados inesperados procedentes del sistema de informacin financiera, el anlisis de indicadores de rendimientos tambin contribuye al control relativo de la informacin financiera. 3) Autorizacin de operaciones, la autorizacin es el procedimiento que asegura que slo se realizan operaciones y transacciones que cuenten con la conformidad de la autoridad superior, la autorizacin de las transacciones puede ser general o especfica. La autorizacin general ocurre cuando la autoridad superior establece criterios para aceptacin de un determinado tipo de transacciones y las autorizaciones son especficas cuando las transacciones son autorizadas individualmente. 4) Registro oportuno y adecuado de las transacciones, las transacciones deben registrarse en el momento de su ocurrencia de manera inmediata y de forma adecuada para asegurar la obtencin de informacin confiable, asimismo deben estar claramente documentadas. 5) Acceso restringido a los activos, registros y documentos, el acceso a los activos, registros y documentos debe ser restringido, debiendo asignarse a un agente la responsabilidad por su custodia, asimismo debern contar con medidas de proteccin adecuadas como seguros, archivos adecuados, sistemas de alarmas, etc. Estos controles permiten proteger a los activos de prdidas o sustracciones y disminuyen las posibilidades de compras o gastos no autorizados. Se recomienda hacer en todos los casos, comparaciones entre los registros de contabilidad y los activos fsicos, la investigacin sobre la causa de cualquier discrepancia descubrir debilidades, bien sea en los procedimientos para custodiar los activos o en el mantenimiento de la contabilidad y de los registros relacionados.

f. Separacin segregacin - de funciones, las tareas relativas a la autorizacin, registro y control de transacciones y manejo de activos deben ser asignadas a personas diferentes, esta medida reduce el riesgo de errores e irregularidades y facilita, en caso de producirse, su deteccin. De conformidad a los Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental, en relacin a las actividades de control se deben considerar las siguientes categoras: A. Eficacia y eficiencia de las operaciones, las actividades de control relacionadas con la eficacia y eficiencia de las operaciones deben formar parte del Manual de Procesos de la entidad pblica, las actividades de control estn constituidas por acciones de diversa ndole a cargo de servidores pblicos de distinta jerarqua. En este sentido, integran este componente controles generales y controles directos alcanzando su aplicacin tanto a los niveles gerenciales como tambin, la supervisin y los niveles operativos. La eficacia de las operaciones comprende el grado de cumplimiento de una meta u objetivo, que puede estar expresado en trminos de cantidad, calidad, tiempo, etc. Es fundamental; por lo tanto, que la entidad cuente con objetivos predeterminados, con sistemas de informacin e instrumentos que permitan conocer en forma confiable y oportuna la situacin y desvos respecto a las metas proyectadas a un momento determinado, de no ser as difcilmente podr medirse la eficacia de las operaciones. Los riesgos son los siguientes: Incumplimiento de procedimientos aplicables. Falta de integridad de la informacin necesaria de las operaciones. Duplicidad de funciones. Coexistencia de procedimientos formales e informales para una misma operacin. Compras innecesarias de activos. Uso ineficiente o antieconmico de equipos. Ociosidad de equipos y / o infraestructura. Excesiva inmovilizacin de inventarios. Inadecuada evaluacin de desempeo y toma de decisiones ineficiente. Concentracin significativa de funciones.

Por lo tanto, como mnimo se debe investigar e identificar siguiente:

Esfuerzos duplicados de servidores pblicos o unidades organizacionales. Prcticas inapropiadas o que pueden considerarse despilfarros. Unidades, operaciones o tareas improductivas. Procedimientos inefectivos o de costos injustificables. Excesos o deficiencias en la cantidad de personal operativo y administrativo. Acumulacin excesiva o innecesaria de materiales, equipos u otros activos inmovilizados. Polticas y prcticas idneas para efectuar las adquisiciones de insumos y contrataciones.

Impedimentos o trabas originados en la falta de coordinacin con otras unidades de la entidad. Medidores e indicadores para la deteccin de desvos en la eficacia y eficiencia operativa. Controles gerenciales, independientes y de procesamiento aplicados por los diferentes niveles organizativos. Controles fsicos para asegurar la proteccin y conservacin de los activos y dems recursos de la entidad.
B. Confiabilidad de la informacin financiera, el objetivo de confiabilidad de la informacin financiera implica la preparacin y presentacin de estados financieros de acuerdo con principios de contabilidad integrada, para ello se requiere que existan controles para asegurar razonablemente que la informacin financiera est libre de errores e irregularidades significativas. El relevamiento de estas actividades de control tiene un doble propsito: 1) conocer cules son los controles sobre la informacin financiera que ha diseado la entidad para luego, evaluar la suficiencia y aplicacin de los mismos; 2) Determinar el riesgo de control para planear y programar un efectivo enfoque para la auditoria financiera. Los riesgos son los siguientes: Falta de registro de prdidas y robos de activos. Falta de registro de deterioros de los activos. Derechos y obligaciones no registrados. Prdida de documentacin de respaldo sobre los registros. Inexistencia de activos, derechos y obligaciones registrados. Registro de operaciones en perodos incorrectos. Registro de operaciones no autorizadas o aprobadas. Prdidas o alteraciones de informacin registrada. Registro errneo o inexacto de las operaciones. Revelacin errnea e incompleta de la informacin complementaria. Falta de consolidacin y agregacin de los estados financieros. Clasificacin y agrupacin incorrecta de la informacin incluida en los estados financieros.

Por lo tanto, se debe indagar e identificar al menos lo siguiente: Arqueos e inventarios peridicos y al cierre de gestin. Informes sobre el mantenimiento de la capacidad productiva de los activos. Informacin externa sobre los derechos y obligaciones de la entidad. Archivos de documentacin de respaldo de los registros. Aprobacin de operaciones previa a su registro. Cortes de documentacin para el registro de las operaciones en los perodos correspondientes. Correlatividad numrica de los comprobantes de registro. Documentacin sobre la recepcin y entrega de bienes y servicios. Acceso restringido a los registros de las operaciones. Informacin interna independiente para la comparacin con los datos registrados. Consistencia de la informacin complementaria con los estados financieros bsicos.

Consistencia del presupuesto aprobado para la entidad con los estados financieros elaborados. Aplicacin de los principios de contabilidad gubernamental integrada. Registro integral de las operaciones presupuestarias, financieras y patrimoniales de la entidad. En el marco de una auditoria financiera, el auditor deber realizar un relevamiento de todas las actividades de control contables que existen en los ciclos transaccionales y; sobre ellas, identificar las que renen caractersticas de controles clave a efectos de evaluar su funcionamiento. Los controles sobre la informacin financiera se relacionan con una diversidad de tareas contables para identificar, compilar, analizar, calcular, clasificar, registrar y reportar las transacciones, la identificacin integral de los controles contables existentes es una tarea particular que est influenciada por la estructura organizativa y el sistema contable, y adems, est relacionada con las operaciones especficas de cada entidad. Los controles clave son particulares para cada una de las operaciones que integran los ciclos transaccionales, el auditor deber identificar las actividades de control especficas de dichos ciclos para poder determinar con precisin el riesgo de control y el enfoque de la auditoria financiera. Vale decir, que el auditor complementar la identificacin de actividades de control que se incluyen en esta Manual en los cuestionarios para el subcomponente Confiabilidad de la Informacin Financiera; no obstante, los cuestionarios del Manual pueden ser utilizados por el auditor para evaluar el resto de los componentes del proceso de control interno y determinar su efecto sobre el funcionamiento de las actividades de control incluidas en los ciclos transaccionales. Asimismo, para una auditoria financiera es necesario que el auditor responda los cuestionarios del subcomponente Cumplimiento de Leyes y Normas relacionados con los sistemas financieros (Sistema de Presupuesto, Sistema de Contabilidad Integrada, Sistema de Tesorera y Sistema de Crdito Pblico). Al respecto, el Manual de Normas de Auditoria Gubernamental 216 establece que El auditor gubernamental tiene la obligacin de conocer el ordenamiento jurdico administrativo y otras normas legales aplicables al sujeto y objeto de la auditoria, para disear el examen de tal forma que le permita obtener seguridad suficiente acerca del cumplimiento del ordenamiento jurdico administrativo y otras normas legales aplicables, y obligaciones contractuales, que sean significativas para la consecucin de los objetivos del examen. Un control para ser considerado clave debe reunir tres caractersticas esenciales: 1) valida alguna o varias de las afirmaciones contenidas en los estados financieros, como ser: propiedad u ocurrencia, integridad, existencia, exactitud, valuacin y exposicin; 2) no se vulnera por el ambiente de control existente y 3) resulta eficiente la comprobacin de su funcionamiento. C. Cumplimiento de Leyes y Normas, la entidad pblica debe disear controles que aseguren razonablemente el logro del objetivo implcito del cumplimiento de disposiciones legales, estas disposiciones incluyen a las Normas Bsicas de los Sistemas de Administracin que la entidad pblica debe adaptar en sus reglamentos especficos. Tambin debern cumplir otras leyes relacionadas con las actividades

especficas que desarrolla la entidad, el evaluador centralizar su atencin en los controles incorporados a los Sistemas de Administracin, no obstante, este enfoque no es suficiente, por s solo, para establecer el nivel de cumplimiento de leyes y normas, es posible que las operaciones aparentemente cumplan con una Norma Bsica especfica y al mismo tiempo, constituyan un acto ilcito o irregularidad encubierta. En este sentido, el auditor deber obtener el conocimiento de las disposiciones que constituyen el marco legal especfico de la entidad y efectuar el relevamiento de los controles que la entidad haya diseado para asegurar el cumplimiento de las mismas, cabe recordar, que las actividades de control que se implanten y funcionen eficazmente no podrn evitar completamente el riesgo de actos fraudulentos; no obstante, los controles existentes procuran generar un efecto disuasorio para la ocurrencia de dichos actos. Le corresponde a los responsables de las operaciones identificar los riesgos relacionados con los incumplimientos y la informacin oportuna de los mismos para que se puedan definir las polticas y acciones correspondientes. La prevencin o deteccin de fraudes o actos ilcitos no es una caracterstica privativa de este objetivo, las actividades de control para este objetivo pretenden asegurar con garanta razonable el logro del cumplimiento de leyes y normas pero no necesariamente evitarn la ocurrencia de fraudes. Las actividades de control relacionadas con este objetivo se complementan con los controles que se hayan implantado para la eficacia y la eficiencia de las operaciones; stos ltimos deben procurar la deteccin de operaciones que pueden generan fraudes, por otra parte, los controles sobre la informacin financiera deben evitar o detectar el ocultamiento de estos hechos mediante documentacin fraudulenta. No obstante, la conducta tica promovida mediante un ambiente de control eficaz constituye una de las acciones ms significativas para que no se cometan hechos contrarios a las leyes vigentes. Los riesgos que afectan estas actividades de control se relacionan con los incumplimientos a las siguientes disposiciones legales y normas: Leyes y Decretos que determinan la misin y actividades de la entidad. Ley N 1178 de Administracin y Control Gubernamentales y su Reglamentacin. Normas Bsicas de los Sistemas de Administracin y Control Gubernamental. Normas Bsicas de los Sistemas Nacionales de Planificacin e Inversin Pblica. Directrices, Guas e Instructivos del rgano Rector de los Sistemas de Administracin. Leyes y regulaciones en materia de impuestos nacionales y municipales. Ordenamiento jurdico administrativo y otras normas legales y principios ambientales de carcter nacional, sectorial, departamental y municipal. Regulaciones en materia de inscripcin de bienes registrables. Ley N 2027 del Estatuto del Funcionario Pblico y su reglamentacin. Cdigos Civil y Penal y Decreto Ley N 14933 de Procedimiento Coactivo Fiscal. Ley N 3351 de Organizacin del Poder Ejecutivo y su reglamentacin. Otras leyes y disposiciones especficas aplicables a cada entidad.

Por lo tanto, el auditor debe indagar e identificar al menos lo siguiente:

Rendiciones de cuenta transparentes. Reglamento interno aprobado internamente y compatibilizado por el rgano Rector. Alcance de la legislacin impositiva, y otras normas vigentes aplicables de acuerdo a la naturaleza y actividades de la entidad. Disposicin de informacin financiera til, oportuna y confiable. Proteccin fsica de la documentacin de la entidad. Reglamentos especficos de los sistemas de administracin no aprobados internamente ni compatibilizados por el rgano rector. Consideracin de las directrices para la elaboracin de la programacin operativa anual y el presupuesto. Inscripcin de los activos reales correspondientes en los registros habilitados para tales efectos. Acciones implantadas para evitar y detectar delitos contra la funcin pblica. Capacidad administrativa dispuesta para impedir o identificar y comprobar daos econmicos al Estado. Consistencia de los programas operativos con la planificacin estratgica de la entidad, los planes generales de desarrollo correspondientes y las disposiciones vigentes sobre inversin pblica. o Informacin y Comunicacin; La direccin de las entidades pblicas deben contar con informacin relevante para la toma de decisiones, la informacin debe obtenerse, para ser til, en forma adecuada y oportuna. Desde el punto de vista de una auditoria integral, interesar al auditor obtener conocimiento de todos los sistemas de informacin que operan en la entidad, los controles que se implementen sobre los sistemas de informacin deben garantizar los siguientes objetivos: Que todas las transacciones se registran inmediatamente y por sus importes correctos, en las cuentas y en el perodo correspondiente. Que el ente perciba todos los ingresos que le corresponden. Que todas las transacciones estn debidamente autorizadas. Que todos los activos estn debidamente registrados y protegidos y se controla peridicamente su existencia fsica. Que todos los pasivos estn debidamente registrados y se efecten las provisiones correspondientes. Que todas las transacciones significativas, poco usuales y no recurrentes se identifiquen e informen a la direccin y se revelen, de ser apropiado, en los estados financieros; Que los errores e irregularidades cometidos al procesar la informacin sean detectados oportunamente. Que se protejan los archivos, registros contables y documentacin de respaldo contra destruccin, dao, uso indebido o robo. Se entiende que un ambiente de Sistema de Informacin Computadorizada (SIC) existe, cuando en el procesamiento de la informacin interviene un computador, cualquiera que sea sus especificaciones tcnicas, en la fase de planeamiento, el auditor (con la asistencia de los especialistas en SIC), debe determinar si los controles relativos al ambiente SIC son

efectivos y deberan ser considerados en la comprensin del control interno, el ambiente SIC incide en la efectividad del ambiente de control en general, dado que los controles en un sistema manual estn bajo la responsabilidad de distintos agentes, en cambio en un ambiente SIC pueden estar concentrados en una sola aplicacin planteando problemas de segregacin de funciones. Toda la informacin que se genere en las actividades de la entidad pblica, debe permitir a los servidores pblicos y empleados cumplir con sus obligaciones y responsabilidades, lo que implica que todo el personal debe recibir informacin adecuada de la direccin sobre sus responsabilidades frente al control y la forma en que las actividades individuales se relacionan con el trabajo de otros. La informacin, para actuar como un medio efectivo de control, requiere de las siguientes caractersticas: relevancia del contenido, oportunidad, actualizacin, exactitud y accesibilidad, lo que permite el desarrollo de la supervisin del proceso de control interno. Por otra parte, la entidad pblica debe disponer de una corriente fluida y oportuna de informacin relativa a los acontecimientos internos y externos para poder identificar los riesgos y adoptar las decisiones correspondientes, todos los sistemas deben producir reportes conteniendo informacin operacional, financiera y de cumplimiento para posibilitar conducir y controlar la entidad. Asimismo, deben existir medios para comunicar la informacin interna en diferentes sentidos y entre los diversos niveles organizacionales; tambin se deben implantar canales adecuados para recibir y transmitir la informacin externa necesaria. Los riesgos son los siguientes: Descoordinacin de las reas y unidades que las integran. Desconocimiento o desactualizacin en la informacin del entorno. Informacin parcializada o sesgada para el cumplimiento de objetivos. Errores en la informacin. Incumplimiento de las metas y objetivos por desinformacin. Deteccin limitada de posibles anomalas e irregularidades. Informacin emitida en un solo sentido sin retroalimentacin.

Por tanto, se debe indagar e identificar al menos lo siguiente: Proceso adecuado y oportuno de la informacin, as como su identificacin, captura y comunicacin. Requerimientos de la informacin interna y externa para la toma de decisiones por parte de la entidad. Periodicidad de la informacin. Toma de decisiones en base a la informacin emitida por la entidad. Medidas de seguridad de archivos y registros. Circulacin de la informacin en doble va. Claridad del personal sobre sus funciones y de la incidencia de su desempeo en la obtencin de los resultados esperados. Comunicacin de cambios de procedimientos. Mecanismos para recibir sugerencias de los usuarios. Comunicacin del personal sobre situaciones impropias o contrarias a la tica institucional que se hayan detectado.

o Supervisin; Resulta imprescindible realizar una supervisin de los sistemas de control interno, evaluando la calidad de su rendimiento, dicha supervisin se puede desarrollar bajo tres modalidades: durante la realizacin de las actividades diarias en los distintos niveles de la organizacin (on going); de manera separada por personal que no es el responsable directo de la ejecucin de las actividades (puntuales) y mediante la combinacin de las dos formas anteriores segn un plan de accin adecuado. La direccin debe instruir a los responsables de las reas y unidades organizacionales para llevar a cabo la revisin y evaluacin sistemtica de los componentes que forman parte del proceso de control, lo anterior no significa que se tengan que revisar todos los componentes y elementos, ni tampoco realizarlas al mismo tiempo, ello depender de las condiciones especficas de cada entidad; as como, de los distintos niveles de riesgos existentes y del grado de efectividad mostrado por los distintos componentes y elementos de control. La supervisin es necesaria porque el proceso de control interno est diseado para operar bajo determinadas circunstancias previstas oportunamente que estn afectadas ineludiblemente por condiciones externas e internas cambiantes; en este contexto, la supervisin representa el control del proceso de control interno y funciona como un detector de controles insuficientes, ineficaces o innecesarios procurando su mejoramiento continuo mediante la implantacin de las acciones correctivas a cargo de los niveles de direccin correspondientes. Los riesgos relacionados son los siguientes: Falta de directrices para la implantacin, desarrollo y evaluacin del proceso de control interno. Incumplimiento en las labores, prdida de bienes y recursos, incumplimiento de metas. Inexistencia de retroalimentacin y mejoramiento de los controles. Limitaciones en la toma de decisiones para mejorar los controles en sistemas y operaciones. Desconocimiento de la eficacia del proceso de control interno. Desatencin de la direccin sobre las deficiencias y recomendaciones de los auditores internos y externos. Por tanto, como mnimo se debe indagar e identificar lo siguiente: Importancia asignada por la direccin a las deficiencias de control informadas por las distintas instancias de supervisin. Errores, irregularidades, ineficacias e ineficiencias en las actividades desarrolladas por la entidad detectadas por los evaluadores. Informacin adecuada para la toma de decisiones sobre el mejoramiento del proceso de control interno. Cronogramas y cumplimiento sobre la implantacin de recomendaciones de auditoria interna y externa. Comunicacin de resultados de auditoria interna a la Contralora General del Estado y los rganos tutores. Naturaleza, alcance y oportunidad de los trabajos de auditoria interna.

El relevamiento del Sistema de Informacin y Control Interno, tambin permite la identificacin de los controles inexistentes; as como como, de los controles existentes que no estn diseados formalmente, lo que no implica, inexistencia de control la falta de diseo formal. Se considera diseo formal a los controles escritos e incorporados en los reglamentos especficos y en los manuales respectivos que hayan sido aprobados por la autoridad responsable de su implantacin; sin perjuicio de la compatibilizacin del instrumento organizacional, cuando corresponda. Los controles que se aplican sin estar diseados formalmente se consideran controles informales, pueden ser tan efectivos como los formales, en cuanto a los controles previstos en los cuestionarios (ver anexo 1) que no tengan diseo o no existan, el auditor deber indagar sobre la existencia de posibles controles complementarios o alternativos que pueden cumplir los mismos objetivos. Tanto los controles complementarios o alternativos como los informales debern ser identificados por el auditor, que mencionar en sus papeles de trabajo los siguientes aspectos: 1) Ejecutor, denominacin del puesto y responsabilidades, dependencia y supervisin ejercida. 2) Objeto de control, materia controlable (proceso, operacin, documento o bien controlado). 3) Accin de control, prctica para asegurar el cumplimiento de una caracterstica determinada. 4) Frecuencia de aplicacin, alcance del control (total o selectivo) y periodicidad. 5) Medio o instrumento de implantacin (para los controles complementarios), manual, reglamento o documento equivalente que lo formaliza. Limitaciones del Control Interno: El control interno puede ser efectivo para protegerse contra errores y fraudes y asegurar la confiabilidad de la informacin contable, sin embargo, es importante reconocer la existencia de limitaciones inherentes de control interno: 1) En el desempeo de los controles pueden cometerse errores como resultados de equvocos en instrucciones, errores de juicio, descuido, distraccin o fatiga. 2) Las actividades de control dependientes de la separacin de funciones pueden ser burladas por colusin entre empleados. 3) Los controles estn diseados, generalmente, para aplicar en transacciones habituales. 4) Podran no detectarse errores o irregularidades en el caso de transacciones no rutinarias. 5) La extensin de los controles adoptados por un ente tambin est limitada por consideraciones de costo. Consideracin del Control Interno por los Auditores: El conocimiento del control interno de la entidad pblica proporciona al auditor una base para planificar la auditoria y evaluar el riesgo de control; es necesario comprender el sistema de control interno, considerando los procedimientos de administracin financiera, de personal y de administracin de alumnos existentes en la entidad pblica o dependencia a auditar, a efectos de programar las pruebas sustantivas a llevar a cabo en la fase de ejecucin, as

como tambin permite al auditor evaluar el riesgo de control y de esta manera planificar la cantidad de pruebas de controles y pruebas sustantivas a aplicar. Mtodos de Evaluacin del Control Interno: Para documentar el conocimiento del sistema de informacin, contabilidad y control, existen diversas tcnicas, las ms comunes y utilizadas son las siguientes: o Descripciones Narrativas; Este mtodo descriptivo consiste, como su nombre lo indica, en describir las diferentes actividades de los departamentos, funcionarios y empleados de la entidad pblica, y los registros y documentacin que intervienen en el sistema, se indican las secuencias de cada operacin, las personas que participan, los informes que resultan de cada procesamiento, volcando todo en una descripcin simple sin la utilizacin de grficos. El auditor, debe detallar en papeles de trabajo, en forma ordenada y secuencial, las operaciones sujetas a relevamiento y mencionar los servidores pblicos responsables de las operaciones, como tambin, los ejecutores de las mismas. De ser necesario, la tcnica narrativa se puede complementar con la utilizacin de flujogramas o cursogramas para facilitar la interpretacin integral de los sistemas u operaciones. La ventaja de esta tcnica es que ofrece un informe completo con detalles de los procedimientos que no se perciben con otras tcnicas. o Cuestionarios; Consiste en usar como instrumento para la investigacin, cuestionarios previamente formulados que incluyen preguntas acerca de la forma en que se manejan las transacciones u operaciones; la manera en que fluyen las operaciones y los mecanismos de control de las operaciones, del anlisis de las respuestas, surgir si los sistemas implantados resultan suficientes y adecuados, lo cual condicionar las actividades a realizar en la etapa de ejecucin (ver anexo 1). La aplicacin correcta de los cuestionarios sobre control interno, consiste en una combinacin de entrevistas y observaciones. Los cuestionarios pueden ser confeccionados o diagramados con preguntas serradas, para obtener respuestas rpidas, de tal forma que se acepten como nica contestacin las alternativas si, no o no aplicable, la existencia de respuestas no, a priori indicara la posibilidad de eventuales fallas o ineficacias en los sistemas de control, estas respuestas generan normalmente recomendaciones a la entidad pblica sobre aspectos a mejorar o perfeccionar en los sistemas, las respuestas s, indicarn aquellos controles en los que se podra llegar a depositar confianza de auditoria. La ventaja de los cuestionarios se traduce en ser concisos, claros y evita prdidas de tiempo, adicionalmente, permiten que no se omitan aspectos importantes sujetos a evaluacin. o Flujogramas; El mtodo de flujogramas es aquel en el que la informacin relevada se expone por medio de cuadros o grficos, si el auditor disea un flujograma del sistema, ser preciso que visualice el flujo de la informacin y los documentos que se procesan, asimismo, el flujograma debe elaborarse usando smbolos estndar, de manera que quienes conozcan los smbolos puedan extraer informacin til relativa al sistema. Si el auditor usa un flujograma elaborado por la entidad, debe ser capaz de leerlo, interpretar

sus smbolos y sacar conclusiones tiles respecto al sistema representado por el flujograma. Para el desarrollo de los flujogramas o cursogramas se deben respetar ciertos parmetros de diagramacin que deben tener en cuenta los auditores, como ser: El diseo o diagramacin debe tratar de representar en forma coherente, ordenada y comprensible el proceso que se quiere graficar. No existen normas o estndares universales y por ello es importante que el auditor diagrame el proceso en la forma ms simple para evitar errores de interpretacin. No obstante, es conveniente uniformar criterios convencionales de elaboracin dentro la misma entidad pblica. Segn el tipo de proceso que se pretenda diagramar, los cursogramas adquieren distintas formas: 1) Procesos con una breve descripcin de las operaciones en el margen de las hojas utilizadas. 2) Procesos que incluyan los formularios y sus copias, y los registros utilizados. 3) Procesos que incluyan formularios, registros y adems, una breve descripcin de las operaciones. Cuando resulte necesario, por razones de mejor exposicin, se pueden hacer diagramas de subcircuitos (anteriores, intermedios o posteriores al circuito principal) y presentarse en hoja aparte. Sobre la base de este tipo de diagramacin existen las siguientes condiciones mnimas o requisitos a tener en cuenta por parte del auditor: Mantener una perfecta separacin entre las unidades o departamentos de una entidad. Dicha separacin debe manifestarse mediante un encolumnado vertical y presentar el fluir de la informacin o del desarrollo de las operaciones en forma horizontal y de izquierda a derecha. La secuencia de las tareas debe ser de arriba hacia abajo. Se debe efectuar la aclaracin de los smbolos aplicados, ya sea al pie de la hoja o en una hoja aparte. Representar, mediante la diagramacin, el desarrollo cronolgico de las operaciones en sentido descendente. Identificar en forma clara, sinttica y precisa las deficiencias o los puntos dbiles detectados. Cuando se usen leyendas explicativas, las mismas deben ser concisas y claras. Cuando se incluyan smbolos de formularios o registros, stos deben contener todas sus copias, su precisa distribucin y desglose. Las ventajas de la utilizacin de esta tcnica son las siguientes: Permite una visualizacin integral de la circulacin de la documentacin, su registro y archivo, como tambin, la separacin de funciones estructurada. Reduce considerablemente el tiempo de lectura para interpretar el proceso. Expresa en forma clara tanto la falta o ausencia de controles como la existencia de los mismos. Indica y resalta la existencia de trabajos innecesarios o superfluos, y duplicidad de informacin o tareas.

Indica cuando hay errores de informacin o escasez de la misma. No tiene errores semnticos como en las otras tcnicas. No puede asegurarse que cualquiera de los tres mtodos es completo o eficaz, en todos los casos, en algunos tal vez resulte ms aconsejable las utilizacin del mtodo de grficos, en otros puede ser conveniente usar el mtodo de cuestionarios o el descriptivo. Con frecuencia se usa una combinacin de los tres mtodos; es decir durante el relevamiento utilizar la recopilacin de antecedentes y la comprobacin de los mismos hacerla a travs, tanto de grficos o flujogramas, como de cuestionarios o descripciones narrativas. Evaluacin de los Riesgos de Auditoria: El riesgo es concebido como la probabilidad de que un evento o accin afecte adversamente el cumplimiento de los objetivos de la entidad y el tratamiento del mismo, constituyen el punto determinante para la decisin sobre qu procesos y reas sern objeto de evaluacin en profundidad, dicha evaluacin slo podr llevarse a cabo si el auditor ha comprendido apropiadamente los objetivos de la organizacin a auditar. Consecuentemente, podr juzgar lo apropiado de los riesgos que pueden impedir a la organizacin alcanzar los resultados esperados eficientemente. En funcin de la informacin obtenida el auditor, debe evaluar el riesgo de auditoria a efectos de establecer los procedimientos a aplicar para asegurar que el mismo se reduce a un nivel aceptablemente bajo. En general, la evaluacin de riesgos se realiza en dos niveles, a saber: 1) Evaluacin referida a la auditoria en su conjunto, en este nivel se identifica el riesgo global de que existan errores o irregularidades no detectados por los procedimientos de auditoria y que en definitiva lleven a emitir un informe de auditoria incorrecto. 2) Evaluacin de riesgo de auditoria especfico para cada componente en particular. o Riesgo de Auditoria; El riesgo de auditoria es aquel que puede causar la emisin de un informe de auditoria incorrecto por no haber detectado errores o irregularidades significativas que modificaran su opinin. El riesgo de auditoria tiene tres componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de deteccin, las dos primeras categoras de riesgo se encuentran fuera de control por parte del auditor y son propias de los sistemas y actividades del ente, en cambio, el riesgo de deteccin est directamente relacionado con las tareas del auditor. A. Riesgo inherente, es la posibilidad de que el saldo de una cuenta o una clase de transaccin haya sufrido distorsiones que puedan resultar significativas, estas distorsiones pueden producir efecto en una sola cuenta o acumularse con distorsiones de otros saldos o clases de transaccin. La causa se origina en la falta de implementacin de los correspondientes controles internos, algunos factores que determinan el riesgo inherente son: Naturaleza de las actividades del auditado y de las operaciones que realiza. Antecedentes de recomendaciones significativas de auditorias anteriores Naturaleza de transacciones, las mismas tienen una relacin directa con el riesgo de errores e irregularidades, por ejemplo son usualmente de mayor riesgo las que involucran juicios subjetivos. La situacin econmica financiera del auditado

La organizacin gerencial, los recursos humanos y los recursos materiales. La integridad de la direccin superior y la calidad de los recursos. B. Riesgo de control, es la posibilidad de que distorsiones que puedan resultar significativas, puedan producir errores de registracin y/o exposicin como consecuencia de no haber sido prevenidas o detectadas y corregidas oportunamente por los sistemas de procesamiento de datos y control interno. Los factores que determinan el riesgo de control estn presentes en los sistemas de procesamiento de datos y de control del auditado, la evaluacin del riesgo de control est ntimamente relacionada con el anlisis de estos sistemas, la existencia de puntos dbiles de control implicara, a priori, la existencia de factores que incrementan el riesgo de control y, viceversa, los puntos fuertes del sistema de control interno vigente en el ente son factores que reducen el nivel de este riesgo. C. Riesgo de deteccin, es el riesgo de que los procedimientos sustantivos aplicados por un auditor no detecten un error en el sistema de control interno o en un saldo de una cuenta o transaccin, que podra resultar de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones errneas en otros saldos o clases. Este riesgo se relaciona directamente con los procedimientos de auditoria a aplicar. La evaluacin del riesgo de control, junto con la del riesgo inherente, afecta la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar, para reducir el riesgo de deteccin a un nivel aceptablemente bajo; consecuentemente, el auditor debe considerar los niveles evaluados del riesgo inherente y del riesgo de control para planificar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar, con el objeto de reducir el riesgo de auditoria a un nivel razonable. o Niveles de Riesgo de Auditoria; El nivel de riesgo de auditoria para cada saldo de cuenta o clases de transacciones, puede medirse en cuatro grados posibles: riesgo, mnimo, riesgo bajo, riesgo medio y riesgo alto; la evaluacin es un proceso subjetivo y depende exclusivamente del criterio, capacidad y experiencia del auditor. Adems, es la base para la determinacin del enfoque de auditoria a aplicar, por lo tanto, debe ser un proceso cuidadoso, realizado por quienes posean la mayor capacidad y experiencia en el equipo de auditoria, a pesar que la evaluacin del riesgo tiene un alto grado de subjetividad, a continuacin se describen los diferentes grados: A. Riesgo mnimo, un nivel de riesgo mnimo estara conformado cuando en un componente poco significativo no existan factores de riesgo y donde la probabilidad de ocurrencia de errores o irregularidades sea remota. B Riesgo Bajo, cuando en un componente significativo existan factores de riesgo pero no demasiado importantes y la probabilidad de existencia de errores o irregularidades sea baja, improbable. C. Riesgo Medio, un componente claramente significativo, donde existan varios factores de riesgo y es posible que se presenten errores o irregularidades, es un riesgo medio.

D. Riesgo Alto, por ltimo un componente tendr un nivel de riesgo alto cuando sean claramente significativos, con varios factores de riesgo, algunos de ellos muy importantes y donde sea totalmente probable que existan errores o irregularidades. Por lo tanto, se tratan de medir tres elementos que, combinados, son las herramientas a utilizar en el proceso de evaluacin del nivel de riesgo: La significatividad del componente (saldos y transacciones) La existencia de factores de riesgo y su importancia relativa La probabilidad de ocurrencia de errores o irregularidades
NIVELES SIGNIFICATIVIDAD DE RIESGO FACTORES DE RIESGO PROBAB. OCURR. DE ERRORES

Mnimo Bajo Medio Alto

No significativo Significativo Muy significativo Muy significativo

No existen Existen algunos, no importantes Existen algunos Existen varios, y son importantes

Remota Improbable Posible Probable

Del cuadro anterior se deduce que: un nivel de riesgo mnimo estara conformado cuando en un componente poco significativo no existan factores de riesgo y donde la probabilidad de ocurrencia de errores o irregularidades sea remota; cuando en un componente significativo existan factores de riesgo pero no demasiado importantes y la probabilidad de existencia de errores o irregularidades sea baja improbable -, ese componente tendr una evaluacin de riesgo bajo. Un componente claramente significativo, donde existen varios factores de riesgo y es posible que se presenten errores o irregularidades, ser de un riesgo medio y por ltimo, un componente tendr un nivel de riesgo alto cuando sea claramente significativo, con varios factores de riesgo, algunos de ellos muy importantes y donde sea muy probable que existan errores o irregularidades. o Relacin Entre el Riesgo de Auditoria y el Enfoque de Auditoria; Del resultado obtenido de la evaluacin de los niveles de riesgo dependern la mayor profundidad de los procedimientos de auditoria a aplicar para obtener un informe satisfactorio, cuanto ms alto sea el nivel evaluado del riesgo inherente y de control, mayor es la evidencia que el auditor debe obtener en la aplicacin de sus procedimientos sustantivos. Cuando tales riesgos son evaluados en un nivel alto, el auditor necesita considerar si sus procedimientos sustantivos pueden o no proporcionarle evidencia suficiente para reducir el riesgo de deteccin, y por ende el riesgo de auditoria, a un nivel aceptablemente bajo. A. Efecto del riesgo inherente, El riesgo inherente afecta directamente a la cantidad de evidencia de auditoria necesaria para obtener la satisfaccin de auditoria suficiente para validar una afirmacin, cuanto mayor sea el nivel de riesgo de inherente, mayor ser la cantidad de evidencia de auditoria necesaria. Esta cantidad puede estar representada en el alcance de cada prueba en particular y en la cantidad de pruebas necesarias

B. Efecto en el Riesgo de control, El riesgo de control afecta a la calidad del procedimiento de auditoria a aplicar y en cierta medida tambin su alcance, el riesgo de control depende de la forma en que se presenta el sistema de controles del ente, es decir, si los controles vigentes son fuertes el riesgo de que existan errores no detectados por los sistemas es mnimo, pero, si los controles son dbiles, el riesgo de que existan errores o irregularidades ser alto, ya que los sistemas no estarn capacitados para detectar esos errores o irregularidades y la informacin que brinden no ser confiable. Consecuentemente, un riesgo de control bajo o mnimo involucra la existencia de controles fuertes, si los controles estn correctamente diseados, verificar que funcionen adecuadamente en la prctica brindar un elevado grado de satisfaccin de auditoria, es decir se puede depositar confianza en los controles diseados. Del nivel determinado de riesgo inherente (alto, moderado o bajo) y de control (alto, moderado o bajo) dependen la cantidad de satisfaccin de auditoria necesaria y la calidad de la misma. Definicin de los Niveles de Importancia Relativa (Significatividad): Se refiere a la magnitud o naturaleza de una cifra errnea (incluyendo una omisin de informacin financiera) individual o en combinacin con otros errores, que a la luz de las circunstancias que la rodean, hace probable que el juicio de una persona razonable que confiara en la informacin, fuera influido por la cifra errnea, o que su decisin sea afectada como resultado del error. La determinacin de la importancia relativa o significatividad por parte de los auditores gubernamentales, es un asunto de criterio profesional que depende de la percepcin del auditor sobre las necesidades de los usuarios relativas a la toma de decisiones. La evaluacin respecto de la importancia relativa de un asunto, operacin o grupo de operaciones desempean un papel importante en la decisin del auditor respecto de la seleccin de los procesos/materias y reas de la fiscalizacin, la naturaleza, alcance/extensin y perodo de anlisis y la seleccin de los procedimientos de auditoria a aplicar. El auditor gubernamental debe considerar la significatividad, principalmente, en los siguientes momentos: Al planificar el examen; Y al decidir los asuntos a revelar en el informe de auditoria. b) Diagnstico: Sobre la base de la evaluacin y anlisis anterior se procede a determinar las reas y procesos crticos a examinar durante la etapa de ejecucin, los criterios de auditoria que se aplicarn y los parmetros y/o indicadores que se utilizarn para medir el desempeo del Auditado. Determinar Procesos y reas Crticas: Con la evaluacin del sistema de control interno, el grado de suficiencia de los controles implantados por la entidad pblica para los puntos definidos como crticos, de acuerdo a la evaluacin de los riesgos y la importancia relativa, el auditor gubernamental seleccionar las reas o procesos que sern objeto de auditoria en profundidad. Otros factores adicionales a tener en cuenta para seleccionar los procesos, reas y procedimientos a aplicar son los siguientes:

1) Instrucciones recibidas por la Mxima Autoridad Ejecutiva, sobre reas o proyectos determinados. 2) reas de preocupacin particular identificadas en auditorias anteriores Fijar los Criterios de Auditoria: Los criterios son parmetros o estndares razonables para evaluar, en la fase de ejecucin: 1) El enfoque del sistema de control interno, 2) El desempeo, 3) El grado de cumplimiento de los objetivos establecidos, 4) El cumplimiento de la normativa aplicable, 5) El funcionamiento de los sistemas de informacin, comunicacin y controles gerenciales implantados y en operacin. Comprenden las normas de rendimiento y control sistemas de produccin y control interno - a travs de los cuales pueden ser evaluados los sistemas, as como el nivel de eficacia, eficiencia y economa de la gestin del auditado, generalmente, los criterios deben ser lo suficientemente amplios para permitir modos alternativos de satisfacerlos, pero lo suficientemente especficos para determinar su adhesin a ellos. Para que el criterio sea ms efectivo, deben ser aceptado por las partes involucradas en la auditoria, es decir por los auditores y por los funcionarios del auditado, estos parmetros deben establecerse para cada uno de los procesos auditados o lneas de auditoria, deben ser relevantes, confiables, neutrales, entendibles y completos; Los criterios de auditoria tienen diversas fuentes, entre ellas, cabe citar: Disposiciones y normas, Normas o estndares tcnico-profesionales, Opinin de expertos, Sentido comn, Buenas prcticas gerenciales y de administracin, Informacin de desempeo de programas, proyectos u organismos similares al auditado (en complejidad, tipo de riesgo y bienes o servicios a proveer y/o prestar)

Sin embargo la primera fuente de los criterios de auditoria deben ser los controles, normas, indicadores y metas establecidos por el propio auditado, en aquellos casos en que la organizacin ha adoptado sus propios parmetros para evaluar su gestin, estos debern formar parte de la evaluacin practicada por el auditor y de resultar ellos aceptables se constituirn en criterios de la auditoria. En caso que la entidad no haya definido sus propios parmetros de medicin el auditor identificar los mismos. Informe del Diagnstico: El auditor debe confeccionar un informe con los resultados obtenidos en la etapa del Planeamiento Estratgico, este informe constituye uno de los elementos ms importantes del proceso de planeamiento de la auditoria, es elaborado por el supervisor y aprobado por el Jefe de la Unidad de Auditoria. Cualquier modificacin debe seguir el mismo procedimiento, por lo tanto, el Informe de Diagnstico debe contener, entre otros, los siguientes aspectos: 1) Trminos de referencia, antes de iniciar cualquier examen deben estar debidamente definidos los objetivos, el tipo y cantidad de informes a emitir, las revisiones adicionales a

ser aplicadas y el alcance de la revisin a efectuarse, as como las responsabilidades que el equipo de auditoria asume. 2) Comprensin de las actividades, el equipo de auditoria necesita disponer del nivel de conocimientos necesarios sobre el giro o actividad y sector econmico y social de la entidad a ser auditada, as como el ordenamiento jurdico administrativo y otras normas legales aplicables, y obligaciones contractuales que le son aplicables, de tal forma que le permita identificar los hechos, operaciones y prcticas que a su criterio pueden tener un efecto significativo sobre la informacin auditada. 3) Anlisis de planificacin, se deben aplicar un conjunto de tcnicas, como pruebas de razonabilidad, anlisis de tendencias, comparaciones, ratios, indicadores y otros, sobre la informacin a ser auditada, con la finalidad de identificar: Los objetivos crticos de auditoria Variaciones patrimoniales y presupuestarias Las reas y unidades organizacionales Las operaciones y actividades ms significativas y los cambios en las polticas contables y operativas

4) Importancia relativa, la determinacin de la importancia relativa o significatividad implica el juzgamiento de montos (cantidad) y naturaleza (calidad) de las eventuales distorsiones que presentan las operaciones de la entidad pblica. 5) Objetivos crticos de auditoria, son aquellas operaciones, actividades o reas sobre las que el auditor gubernamental pondr mayor nfasis. 6) Historial de auditoria, debe obtenerse conocimiento de los trabajos de auditoria realizados durante aos anteriores por unidades de auditoria interna, firmas privadas, auditores independientes, y la Contralora General del Estado, con el propsito de identificar potenciales reas de riesgo para los objetivos de la auditoria. 7) Control interno, debe evaluarse el control interno relevante a los fines del examen. 8) Comentarios sobre riesgos de auditoria, a los efectos de establecer el alcance de los procedimientos de auditoria, el auditor gubernamental debe determinar los riesgos de auditoria: Comentarios sobre riesgo inherente Comentarios sobre riesgo de control Comentarios sobre riesgo de deteccin 9) Muestreo, para la obtencin de las evidencias de auditoria, el auditor debe utilizar, en lo posible, mtodos de muestreo estadstico. 2.2.2 Planeamiento Detallado En esta etapa se seleccionarn los procedimientos, se estimarn los recursos humanos necesarios y el tiempo requerido para la ejecucin del operativo de auditoria.

Procedimientos: La descripcin de los procedimientos de control y sustantivos de auditoria, que sern necesario aplicar, en cada una de las reas, sectores o procesos que se haya decidido auditar en el planeamiento estratgico. Recursos: El equipo de auditoria de gestin estar integrado con recursos humanos con capacitacin profesional multidisciplinaria para que sus especialidades y oportunidades de accin se correlacionen con las necesidades y objetivos de la entidad en la cual se est llevando a cabo la investigacin. La composicin del equipo de trabajo depender del grado de complejidad, magnitud y volumen de las actividades a desarrollar. Tiempos: Deber realizarse una estimacin de las horas previstas para la realizacin de la auditoria con discriminacin de actividad, tarea y recurso humano. La estimacin debe definirse durante la planificacin y sealarse para cada miembro del equipo y para cada componente del trabajo. Programas: Se debe definir la naturaleza, la extensin y la oportunidad de los procedimientos necesarios para obtener evidencia competente y suficiente que respalde la opinin del auditor gubernamental. En este documento se resumirn las decisiones ms importantes relativas a la estrategia adoptada para el desarrollo de la ejecucin de la auditoria, tiene como propsito adems organizar, conducir y controlar los esfuerzos de la auditoria para lograr el mejor uso de los recursos. 2.3. CRITERIOS DE AUDITORIA. Los criterios de evaluacin (deben ser) con los que se ejecutarn todos los operativos de auditoria a las diversas reas y/o unidades funcionales de la entidad pblica. Son, para las diversas reas, sectores y componentes, los siguientes; 2.3.1 Criterios Sobre Administracin El criterio tcnico que se adoptar en materia de la administracin en la entidad, es lo dispuesto en la Ley 1178 de Administracin y Control Gubernamental y sus respectivos Decretos Supremos que hacen referencia a las Normas Bsicas de los Sistemas de: Presupuestos, Programa Operativo Anual, Organizacin Administrativa, Administracin de Personal, Administracin de Bienes y Servicios, Contabilidad Integrada, Tesorera y Crdito Pblico, as como los Sistemas Nacionales de Planificacin e Inversin Pblica. Tambin se tomarn como criterios, la Ley Financial y las Directrices Presupuestarias emitidas por el Gobierno Central. Los reglamentos especficos que la entidad pblica debe elaborar para los sistemas que estn en el grupo de planificacin, organizacin, ejecucin y control interno de las operaciones, de conformidad al art. 27 de la Ley 1178, tambin son parte fundamental en la administracin de la entidad pblica, as como las normativas emitidas por la Contralora General del Estado facultadas por el art. 23 de la Ley 1178. Para los criterios sobre rendicin de cuentas, se adoptar lo referente a la Responsabilidad por la Funcin Pblica establecido en el captulo V de la ley 1178, el DS 23318-A, su modificatorio DS 26237 y la Ley 04 Marcelo Quiroga Santa Cruz.

2.3.2 Criterios para Evaluar el Sistema de Control Interno La incorporacin de la auditoria de gestin en las evaluaciones del sistema de control interno que se realicen en el marco de las Normas de Auditoria Gubernamental (NAG), obliga a la entidad pblica a definir un criterio para que el auditado est en conocimiento de los parmetros de comparacin a que se lo somete, dicho criterio se adjunta como anexo al presente Manual. Considerando que las NAG, incorporan dentro de las caractersticas propias de cada auditoria, la evaluacin de la gestin, y teniendo presente la interrelacin que existe entre la eficacia, eficiencia, economa y efectividad de la misma con el sistema de control interno; se adopta el enfoque COSO, definido como Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental, como nico criterio de evaluacin de la estructura de control interno a implantar en la entidad pblica. En este caso, todas las reas y/o unidades funcionales debern definir, disear e implementar su sistema de control interno en Observancia a la estructura de los Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental. 2.3.3 Comunicacin al Auditado Sobre los Criterios de Evaluacin En todo operativo de auditoria integral que planifique y ejecute la UAI debe tener la precaucin de informar previo al comienzo de la etapa de ejecucin, los criterios con que ser evaluado el control interno y la gestin del auditado. 2.4. GUA DE PROCEDIMIENTOS DE LA FASE DE PLANIFICACIN 2.4.1. Objetivos Obtener conocimiento general de la gestin del ente a auditar. Conocer la realidad de contexto del sector, rea, proyecto o programa por auditar. Detectar los procesos crticos de la organizacin. Elaborar el programa de trabajo de la fase de ejecucin.

2.4.2. Actividades Bsqueda y anlisis sistmico de la informacin Visualizar el contexto general del sector, rea, proyecto o programa donde se desenvuelve el organismo a auditar, realizando entre otras actividades, entrevistas con las autoridades del ente, requerir opinin de especialistas o expertos, visitas a otros entes relacionados y obtener a travs de otros medios, informacin complementaria. Obtener disposiciones legales y normativas relativas al ente; estatutos, memorias anuales, estados financieros, formulacin y ejecucin presupuestaria, manual de funciones, organigramas, planes estratgicos y operativos, listado de detalle por categora y dependencia de revista de los recursos humanos, informes de auditoria interna, informes de auditorias externa anteriores, etc. Elaborar un listado con los bienes, o servicios finales provistos o prestados por la entidad pblica.

Elaborar la estructura de produccin (bienes intermedios y finales, clientes y proveedores internos) de los bienes o servicios crticos y/o ms representativos de las funciones del organismo auditado. Tomar conocimiento acerca de los indicadores de gestin manejados por el auditado, as como otros pertenecientes a organizaciones nacionales o extranjeras previamente seleccionadas por la similitud con el auditado. Si el organismo a auditar no contara con indicadores, el equipo de auditoria deber confeccionarlos. Anlisis del presupuesto del ente, que permita tener una visin general en cuanto a los recursos que tiene disponibles para cumplir con sus funciones y determinar si el total de los programas, proyectos, actividades y tareas que ejecuta estn claramente definidas en su apertura programtica. Evaluar los planes estratgicos y planes de accin del Organismo, con el objeto de verificar si estn orientados al cumplimiento de su misin sustantiva prestar servicios o producir bienes de manera suficiente y oportuna contando con los recursos necesarios para cumplir con los objetivos propuestos. Comparar los planes estratgicos con las finalidades de la entidad segn el marco normativo, y que estos guarden relacin con las polticas formuladas por el Gobierno Central. Verificar que los planes y programas operativos se correspondan con la misin del auditado y si se disearon planes de accin para los distintos objetivos que la conforman. Verificar que los planes son coherentes, lgicos y factibles de cumplir. Revisar el fundamento de los programas operativos (estudios, proyectos, etc.) y su correspondencia con el presupuesto, tanto financiero como fsico - paramtrico. Verificar que los programas de ingresos financieros se correspondan con los programas operativos. Elaborar el informe de la fase de planeamiento, segn el contenido descripto. Disear el programa de trabajo especfico para la fase de ejecucin. 2.4.3 Resultados Visin sistmica del ente auditado, respecto al cumplimiento de sus polticas, planes y programas. Mayor y mejor comunicacin interinstitucional, tendiente a lograr apoyo de las autoridades del ente. Conocimiento del nivel de cumplimiento de la misin del organismo. Indicadores y estndares aplicables para medir y evaluar la gestin y calificacin de la gestin del auditado. Pistas de auditoria susceptibles de evaluacin durante la fase de ejecucin. Diagnstico de la organizacin. Programa de trabajo especfico para la fase de ejecucin. Actualizacin de los archivos permanentes. Informe de la fase de planificacin. Nota: en esta fase la evaluacin se deber realizar sobre aspectos relevantes del organismo a auditar, sin considerar aquellos que no tendrn influencia en los resultados esperados.

CAPTULO III ETAPA DE EJECUCIN El objetivo de esta fase est orientado a la obtencin de evidencias y a la formulacin de observaciones con sus respectivas recomendaciones, soluciones y alternativas sobre las reas y los procesos auditados, aprobados en el plan de auditoria y bajo la metodologa del programa operativo, esto se logra mediante la ejecucin de pruebas bajo la aplicacin de diversas tcnicas y herramientas, todas las herramientas utilizadas deben permitir la obtencin de evidencias suficientes, competentes y pertinentes que demuestren la relevancia de los criterios identificados en la fase anterior. En este sentido, y como fuera anticipado en la fase de planificacin, toda accin de la auditoria debe ser controlada a travs de programas de trabajo, en los cuales se definen por anticipado las tareas que deben efectuarse durante el curso de la auditoria y se sustentan en los objetivos incluidos en el plan de auditoria y en la informacin disponible sobre las actividades y operaciones de la entidad pblica. No obstante, algunas veces, como consecuencia de cambios producidos en el desarrollo de la auditoria, y atendiendo a que se trata de un proceso lgico y flexible, los procedimientos definidos pueden resultar insuficientes o innecesarios para alcanzar los objetivos establecidos, siendo necesario incorporar aspectos adicionales que modifiquen el alcance o naturaleza de la planificacin original. Durante el proceso de ejecucin, el auditor debe brinda a los funcionarios del auditado, la oportunidad de efectuar comentarios y aclaraciones en forma escrita sobre las observaciones identificadas antes de presentar el informe de auditoria, estos comentarios y observaciones deben incluirse en el informe en forma apropiada y objetiva. Respecto de las observaciones, que surjan como resultado de la comparacin entre la condicin y criterio, el auditor debe identificar las causas que las generan y efectos inmediatos o mediatos, as como su estimacin cuantitativa econmica y financiera, segn corresponda incluyendo los impactos reales y potenciales. Esta informacin contribuye de forma efectiva a orientar a los funcionarios responsables sobre las medidas correctivas a implantar para evitar su reiteracin, mejorar la gestin y lograr sus objetivos. 3.1. OBJETIVOS Consiste en la obtencin de evidencias suficientes, pertinentes y competentes, bajo los procedimientos y prcticas definidos en el programa de auditoria aprobado, en la evaluacin, el equipo de auditoria deber tener particularmente en cuenta que: 1) El criterio segn el cual se evala la gestin del Auditado y su sistema de control interno debe partir de la hiptesis del ptimo desempeo esperado, y de los atributos funcionales que debe tener ese desempeo, esto es, de los trminos de cumplimiento normativo, eficacia, eficiencia, economa e impacto dentro de los cuales debe desenvolverse la gestin (el denominado (debe ser). 2) La naturaleza, caractersticas, y situacin particular del auditado (estructura organizativa, grado de sistematizacin, complejidad funcional y cultura) pueden influenciar en su grado de desempeo, es importante destacar, que en la estructuracin de los instrumentos de relevamiento de informacin (cuestionarios, entrevistas, entre otros), deben estar implcitos elementos de comprobacin y verificacin efectivos, cuyo desarrollo facilite la selectividad en la aplicacin de las pruebas de auditoria que se consideren necesarias. Los auditores se

plantearn las interrogantes que consideren necesarios para establecer y verificar, el grado de adecuacin de la gestin evaluada y la suficiencia del sistema de control interno en operacin, con la formulacin hipottica acerca del (deber ser) del desempeo organizativo a que se refiere. 3.2. ACTIVIDADES Para evaluar la efectividad del sistema de control interno y examinar los resultados de la gestin, especialmente en reas y procesos crticos, se debe recopilar evidencia suficiente, convincente y pertinente, debidamente documentada, que permita: Emitir una opinin sobre la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de control interno en operacin. Medir el desempeo del rea o proceso objeto de anlisis. Detectar los desvos de acuerdo con los parmetros y criterios establecidos en la fase anterior. Determinar los efectos e impactos que stas producen en los resultados de la gestin evaluada. Identificar posibles relaciones causa-efecto. En auditoria de gestin, el estudio de las reas o procesos crticos permite centrarse en las causas directas de los desvos en el cumplimiento de las metas y objetivos de la organizacin, as como en las fallas y deficiencias en el manejo eficiente y econmico de los recursos y en la calidad e impacto de los servicios provistos. El auditor, en sus papeles de trabajo, debe registrar los resultados del anlisis de la gestin de las reas y procesos crticos auditadas y de la evaluacin del sistema de control interno, el supervisor de la auditoria, por su parte, debe formular orientaciones en relacin con los parmetros y criterios que deben prevalecer para medir el desempeo de la unidad auditada y la evaluacin de su sistema de control interno. 3.2.1. Tcnicas y Procedimientos de Auditoria 1) Las tcnicas de auditoria se refieren a los mtodos usados por el auditor para recolectar evidencias suficientes y competentes, con el fin de formarse un juicio profesional sobre la materia examinada; los ejemplos incluyen, entre otras, la revisin de la documentacin, entrevistas, cuestionarios, anlisis de datos y la observacin fsica. Obtener la informacin exacta y rpida es quizs la parte ms importante de una auditoria, conseguir evidencias suficientes y apropiadas es crucial en la fase de ejecucin y determinante de la credibilidad de los informes de auditoria, es responsabilidad del auditor clarificar los objetivos, el criterio y la auditabilidad de las reas crticas al preparar la fase de planeamiento; una estrategia de la fase de ejecucin bien definida ser mucho ms eficaz y pertinente que una que no haya planificado la recoleccin de los datos y su tcnica de anlisis. 2) Los procedimientos de auditoria son el conjunto de tcnicas aplicadas por el auditor en forma secuencial; desarrolladas para comprender la actividad o el rea objeto del examen; para recopilar la evidencia de auditoria para respaldar una observacin o hallazgo; para confirmar o discutir un hallazgo, observacin o recomendacin con la administracin. 3) Considerando que los procedimientos de auditoria constituyen el conjunto de tcnicas de investigacin que el auditor aplica a la informacin sujeta a revisin, mediante las cuales

obtiene evidencia para sustentar su opinin profesional; las tcnicas constituyen un detalle del procedimiento. El auditor gubernamental utiliza para realizar su trabajo un conjunto de herramientas, que se denominan tcnicas de auditoria, dado que procedimiento significa mtodo de ejecutar alguna cosa, la aplicacin de las distintas tcnicas de auditoria para aplicarlas al estudio particular de una cuenta u operacin se denomina procedimiento de auditoria; respecto de los procedimientos, es conveniente determinar los procedimientos de auditoria, en el sentido de decidir qu tcnica o tcnicas de auditoria deberan formar parte, con carcter general, de un procedimiento de auditoria. Ello es as porque el auditor, generalmente, no puede obtener la evidencia necesaria y suficiente mediante la aplicacin de un solo procedimiento de auditoria, sino que debe examinar los hechos que se le presentan mediante la aplicacin simultnea o sucesiva de varios procedimientos de auditoria. Por ltimo, cuando se aplican o ejecutan los procedimientos de auditoria, se dice que se est realizando una prueba de auditoria, por ello, resumiendo las definiciones expuestas, podemos sealar que los procedimientos de auditoria son un conjunto de tcnicas y que la puesta en prctica de dichos procedimientos constituyen o se materializan en pruebas de auditoria. 3.2.2 Evidencia El auditor deber obtener evidencia que sea competente y suficiente mediante la aplicacin de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar su opinin sobre el objeto de auditoria. La evidencia es la certeza manifiesta y perceptible sobre un hecho especfico, que nadie pueda racionalmente dudar de ella; consecuentemente, en la auditoria la evidencia es toda la documentacin elaborada u obtenida por el auditor durante el proceso de la auditoria que respalda sus conclusiones y opiniones. El auditor debe conseguir una calidad y volumen suficiente de evidencia para satisfacer el propsito de la auditoria, es decir, el auditor gubernamental fundamentar su opinin profesional con base en el resultado de la aplicacin de los procedimientos de auditoria, revisar y decidir si la evidencia y la informacin obtenida, posee las caractersticas de competencia y suficiencia. Caractersticas de la Evidencia: En el entendido de que el auditor gubernamental debe obtener la evidencia necesaria que se ajuste a la naturaleza y objetivos del examen, de tal forma que permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones respecto al auditado, se deben considerar las siguientes caractersticas: A. Competente, el concepto de competencia de la evidencia hace referencia al carcter cualitativo de la misma. La evidencia es competente si es vlida y relevante, por lo que el auditor gubernamental deber evaluar cuidadosamente, si existen razones para dudar de estas cualidades, para cumplir con esta caracterstica, se debe agotar los procedimientos necesarios para obtener la evidencia disponible en todas las fuentes. El concepto de evidencia relevante se refiere a su pertinencia y razonabilidad; es decir, si las informaciones utilizadas estn exclusivamente relacionadas con los hechos examinados y las conclusiones tienen una relacin lgica y concreta con respecto a la informacin examinada. La evidencia vlida significa que las pruebas en que se sustente la misma sean confiables, la confiabilidad de la evidencia se refiere slo a los procedimientos de

auditoria escogidos, no puede mejorarse la confiabilidad de la evidencia escogiendo una muestra ms grande o una poblacin diferente, slo puede mejorarse escogiendo procedimientos de auditoria que contengan mayor calidad. Para determinar la confiabilidad de la evidencia se debe tomar en cuenta lo siguiente: La evidencia obtenida de fuentes independientes y externas a la organizacin de la entidad auditada es ms fidedigna que la obtenida dentro de la propia entidad. Cuando la evidencia se obtiene de la propia entidad es ms fidedigna en el caso de que exista un sistema eficaz de control interno que all donde los controles son dbiles o inexistentes. La evidencia obtenida a travs del examen fsico, mediante inspeccin u observacin, es preferible a la obtenida indirectamente. La evidencia documental es preferible a la evidencia oral. Los documentos originales proporcionan una evidencia ms adecuada que las copias. La evidencia testimonial obtenida en condiciones de libre inspeccin es ms vlida que la conseguida en condiciones comprometidas (por ejemplo, all donde la persona puede ser intimidada). La evidencia testimonial obtenida de una persona no sesgada o que tiene un conocimiento completo sobre el rea es ms adecuada que la de alguien con sesgos o con conocimientos parciales. El auditor puede tener mayor seguridad cuando la evidencia de auditoria obtenida de diversas fuentes, o de naturaleza diferente, es concordante; en estas circunstancias, puede tener una seguridad mucho mayor que la que atribuye a las partidas individuales por si solas, por el contrario, cuando la evidencia de auditoria derivada de una fuente no es concordante con la obtenida a partir de otra fuente, puede ser preciso aplicar procedimientos adicionales a fin de resolver la discrepancia. El auditor deber ser cuidadoso al obtener la evidencia y ser objetivo en su evaluacin. Al seleccionar los procedimientos encaminados a obtener la evidencia, debe reconocer la posibilidad de que la informacin financiera est incorrecta en sus aspectos importantes, deber existir una relacin racional entre el costo de la obtencin de la evidencia con la utilidad de la informacin recabada; no obstante, la dificultad y costos involucrados en la comprobacin de una partida en particular no constituye, por si misma, una base vlida para omitir un procedimiento. B. Suficiente, El trmino suficiente hace referencia a la cantidad de la evidencia obtenida, es decir, contar con un nmero suficiente de elementos de prueba que permitan mantener las constataciones y recomendaciones de los auditores, la evidencia ser suficiente cuando por los resultados de la aplicacin de una o varias pruebas, el auditor gubernamental adquiere certeza razonable de que los hechos revelados, estn satisfactoriamente comprobados. Una evidencia suficiente debe permitir a terceras personas seleccionar la cantidad de evidencia necesaria en funcin de procedimientos de muestreo y atendiendo a su buen criterio y juicio profesional. El juicio del auditor, con respecto a lo que constituye una cantidad suficiente de evidencia, se ve afectado por factores tales como:

1) El grado de riesgo de que existan errores o irregularidades, este riesgo se ve influido por: La naturaleza del hecho o transaccin. La eficacia del control interno. La naturaleza de la actividad. La situacin financiera patrimonial de la entidad. Situaciones especiales que pueden influir en la gestin. 2) La importancia relativa del hecho o partida analizada en relacin con el conjunto de la informacin. 3) La experiencia adquirida en auditorias anteriores. 4) Los resultados obtenidos a travs de los procedimientos de auditoria utilizados, incluyendo fraudes, errores o ineficacias que hayan podido ser descubiertos. 4) La calidad de la informacin disponible. 5) La confianza que merecen la direccin de la entidad y sus empleados. La evidencia de auditoria queda documentada en los papeles de trabajo, los mismos que son organizados en un archivo completo y detallado del trabajo efectuado y de las conclusiones alcanzadas en el que se incluyen todos los papeles de trabajo. Fuentes de la Evidencia: La evidencia puede ser obtenida de diversas fuentes: de los sistemas de informacin del auditado, de la documentacin respaldatoria de las transacciones, del personal de las reas y unidades funcionales, de deudores, proveedores y otros terceros relacionados con la entidad pblica, eegn el tipo de informacin que proporciona, la evidencia puede ser de control o sustantiva: A. Evidencia de control, proporcionan seguridad, mediante la confirmacin de que los controles en los cuales puede confiar el auditor existen y han operado efectivamente durante el perodo examinado, sirve a la evaluacin del sistema de control interno del Auditado. B. Evidencias sustantiva, proporcionan satisfaccin con respecto de las afirmaciones del sistema de informacin (administracin financiera, administracin de personal, compras y/o administracin de estudiantes). Sirva tanto a la evaluacin del sistema de control interno como al anlisis de la gestin del auditado. Tipos de Evidencia: Los principales tipos de evidencia son los siguientes: A. Verbales o testimoniales, es la informacin obtenida de fuentes externas, como, proveedores, bancos, abogados, o especialistas, las formas ms usuales de obtener este tipo de evidencia son las siguientes: 1) Confirmaciones o circularizaciones: se utilizan en la auditoria financiera de una diversidad de cuentas, incluido efectivo, cuentas y documentos por cobrar, cuentas a pagar, existencia de bienes en poder de terceros, etc. Para asegurar la confiabilidad del proceso, los auditores deben disear cuidadosamente las solicitudes de confirmacin para buscar la informacin apropiada e inducir y facilitar al receptor su respuesta.

2) Informes de especialistas: son requeridos para la realizacin de labores tcnicas cuando se requiera de especialistas calificados, el auditor debe evaluar el riesgo de que la objetividad del especialista se debilite en caso de estar relacionado con el auditado. En este caso el auditor debe contratar un especialista independiente. 3) Declaraciones y representaciones orales y escritas del personal del auditado: son las respuestas que obtiene el auditor a las preguntas que se realizan a los empleados de todos los niveles de la organizacin. Estas declaraciones pueden ser tiles para revelar situaciones que requieran investigacin o para corroborar otras formas de evidencia. 4) Carta de representacin: en la misma: Se resumen las declaraciones ms importantes que hizo la Direccin Superior del auditado o el representante de la Autoridad Superior, durante la ejecucin de la auditoria, y Se reconoce por parte del Auditado, que no existen hechos o circunstancias relevantes que pudieran afectar la veracidad de la informacin que surge de los sistemas de administracin financiera, de alumnos y de administracin de personal. Esta manifestacin de la Autoridad Superior no sustituye a otras evidencias de auditoria que estn o debieran estar disponibles para el auditor. B. Documentales, es la informacin obtenida de la revisin de documentos tales como comprobantes de pago, facturas, contratos, cheques, Resoluciones, etc., la confiabilidad del documento depende de la forma como fue creado y su propia naturaleza. Los auditores deben considerar si el documento puede ser falsificado fcilmente o creado en su totalidad por un empleado deshonesto, segn el origen de la evidencia documental puede considerarse la siguiente clasificacin, en cuanto a su mayor o menor grado de confiabilidad: 1) Creada fuera del ente y transmitida directamente a los auditores: ejemplo, respuestas a circularizaciones o extractos bancarios solicitados al efecto. 2) Creada fuera del ente y en posesin de ste: ejemplo, facturas de proveedores, documentos por cobrar, etc. 3) Creada por el ente y en poder de ste: ejemplo, facturas de ventas, notas de crdito, rdenes de compra. 4) Documentos electrnicos: alguna de la documentacin mencionada que no est disponible en forma impresa pero s en medios electrnicos, por ejemplo, un mensaje electrnico puede reemplazar a la tradicional orden de compra. Para determinar el grado de confianza que puede tenerse de estos documentos electrnicos, los auditores obtendrn conocimientos sobre los controles en el sistema computarizado. C. Fsicas, esta forma de evidencia es obtenida mediante la visualizacin de los activos tangibles (efectivo, stocks, bienes de uso, etc.), esta evidencia no proporciona informacin sobre la propiedad o valuacin del activo y tampoco permite determinar la calidad y condicin bienes. En resumen el examen fsico o la observacin proporcionan evidencia sobre la existencia de ciertos activos, pero generalmente necesita ser complementado por

otro tipo de evidencia para determinar la propiedad, la valoracin apropiada y la condicin de estos activos. D. Analticas, se obtiene mediante el clculo y comparacin de ratios, comparacin de cifras de presupuesto y de ejecucin presupuestaria; del ejercicio con las de ejercicios anteriores, comparacin de valores reales con cantidades presupuestadas, anlisis de composicin porcentual, etc. El auditor aplica procedimientos analticos en la etapa de planificacin para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria a aplicar, puede asimismo considerar necesario aplicarlos como pruebas sustantivas para obtener evidencia sobre una o ms cuestiones, esta evidencia proporciona una base de respaldo para una inferencia respecto a la razonabilidad de una partida especfica, identificando movimientos anormales, falta de uniformidad en la aplicacin de los principios contables, correlaciones anormales, errores de imputacin de cuentas, etc. F. Informticas, esta evidencia se obtiene a travs de la revisin en los soportes electrnicos e informticos, as como los elementos lgicos, programas y aplicaciones utilizados en los procedimientos de la entidad. G. Registros contables: Los registros de contabilidad constituyen una evidencia valiosa en s misma, la confiabilidad de esta evidencia est relacionada con el control interno que cubre su preparacin, si el sistema de registracin es computadorizado, se deben verificar los controles pertinentes. 3.2.3 Procedimientos de Auditoria El auditor obtiene evidencia aplicando procedimientos de auditoria, sobre la base de la informacin obtenida en la fase de Planificacin, el auditor gubernamental determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar para que los mismos sean efectivos y optimizar la cantidad y calidad de la evidencia obtenida. Los procedimientos de auditoria pueden dividirse segn la evidencia que brindan, en procedimientos de cumplimiento y sustantivos, en la prctica puede resultar difcil realizar esta distincin ya que muchos cumplen un doble propsito; es decir, que los procedimientos que proporcionan evidencia de control tambin pueden proporcionar evidencia sustantiva y viceversa. Procedimientos de Cumplimiento: Proporcionan evidencia de que los controles claves existen y que son aplicados en forma efectiva, entre los procedimientos que pueden utilizarse para obtener evidencia control se encuentran los siguientes: 1) Inspeccin de documentacin del sistema de control planeamiento estratgico y tctico, organigramas, manuales de misiones y funciones, manuales de procedimientos, cursogramas de procesos, manuales de confeccin de formularios, matrices de autorizacin, planes de carrera, sistemas de evaluacin del personal, plan de capacitacin, cdigos de tica, etc. 2) Prueba de reconstruccin de transacciones 3) Observacin de determinados controles 4) Tcnicas de datos de prueba (en sistemas computarizados) 5) Pruebas de penetracin sobre las bases de datos (en sistemas computarizados)

Procedimientos Sustantivos: Proporcionan evidencia directa sobre la validez de las transacciones y los datos que proporciona el sistema de informacin, registros contables, estados financieros y presupuestarios. Entre los procedimientos que pueden utilizarse para obtener evidencia sustantiva se encuentran los siguientes: 1) Indagaciones a funcionarios y personal del ente. 2) Aplicacin de procedimientos analticos. 3) Verificacin de documentos y registros contables y presupuestarios. 4) Observacin fsica. 5) Obtencin de confirmaciones de terceros ajenos al ente. 3.3. TCNICAS BSICAS 3.3.1. Para Evaluar el sistema de Control Interno Tcnicas de Transacciones Las tcnicas bsicas ms utilizadas al realizar pruebas de transacciones y saldos son las siguientes: Inspeccin de la Documentacin del Sistema: La revisin de la documentacin de los sistemas del ente incluye el examen de manuales de operacin, cursogramas y descripciones de tareas. Generalmente estos elementos describen los sistemas establecidos por la gerencia pero no proporcionan evidencia de que los controles sean realmente aplicados en forma uniforme. Pruebas de Reconstruccin: Implica la observacin y seguimiento de unas pocas transacciones, confirmando con los empleados del ente las funciones de procesamiento realizadas y los controles aplicados, este procedimiento ayuda a comprender el flujo de datos dentro de los sistemas, los mtodos que se utilizan para procesar dichos datos y los controles vigentes. Adicionalmente permite identificar los cambios que se hayan producido, o al contrario, validar la permanencia del sistema sin modificaciones, las pruebas de reconstruccin proporcionan moderada satisfaccin de auditoria con respecto a la existencia de los controles y las funciones de procesamiento vigentes. Observaciones de Determinados Controles: Proporcionan evidencia de que los controles existen, estn en vigencia y operan de la forma esperada. Se requiere, a su vez, tener la satisfaccin adicional que los controles han operado en forma continua durante el perodo. Tcnicas de Datos de Prueba: Implica el ingreso de transacciones de prueba ficticia en los sistemas computarizados del ente y la comparacin de los resultados con los resultados predeterminados. Son desarrolladas para obtener evidencia acerca de la operacin efectiva de los controles y funciones de procesamiento. Indagaciones a Funcionarios y Personal del Ente: Consiste en obtener informacin importante, oralmente o por escrito, se pueden realizar indagaciones para obtener o actualizar conocimientos o recibir explicaciones de los funcionarios sobre temas contables y de auditoria. Generalmente este procedimiento requiere algn tipo de corroboracin mediante la aplicacin de otra tcnica.

Procedimientos Analticos: Implican el estudio y la evaluacin de la informacin financiera utilizando comparaciones con otros datos relevantes, se utilizan comnmente para examinar y comparar informacin financiera y no financiera relevante del perodo bajo anlisis, incluyendo presupuestos y datos reales. Tambin se realizan comparaciones similares que analizan la relacin de la informacin seleccionada con ejercicios anteriores; si las relaciones esperadas se mantienen, stas proporcionan la evidencia de que la informacin contable, financiera y presupuestaria representan los hechos transaccionales subyacentes; si las relaciones esperadas no se manifiestan, se deber realizar una mayor investigacin para resolver la discrepancia. Verificacin de los Documentos de Respaldo y Otros Registros Contables: Consiste en obtener y examinar la concordancia entre los registros contables y la documentacin de respaldo, generalmente se hacen sobre las partidas que componen un determinado saldo en la informacin financiera. La evidencia de auditoria que se obtiene es altamente confiable. Observacin Fsica: Consiste en la inspeccin o recuento de activos tangibles y la comparacin de los resultados con los registros contables y financieros del ente, proporcionan por lo general, la evidencia ms directa sobre la existencia (veracidad) calidad y condicin (valuacin) de dichos activos. La observacin generalmente proporciona evidencia altamente confiable referida al momento en que se lleva a cabo, pero no proporciona evidencia referida a otros momentos. Confirmaciones Externas: Consiste en obtener una manifestacin de un hecho o una opinin de parte de un tercero independiente al ente pero involucrado con las operaciones del mismo, la obtencin de este tipo de confirmacin es una forma muy satisfactoria y eficiente de obtener evidencia ya que es de esperar que el informante sea imparcial. Comprobaciones Matemticas: Esto puede incluir operaciones como suma (comprobar el total de una columna vertical de cifras), suma horizontal (comprobar el total de una fila horizontal de cifras) y prolongar o extender (recalcular mediante multiplicacin).
PRINCIPALES PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA APLICABLES A LA OBTENCION DE EVIDENCIA DE AUDITORIA EVIDENCIA / PROCEDIMIENTO EJEMPLO EVIDENCIA DOCUMENTAL: Inspeccin de la documentacin del sistema: leer o revisar un documento o registro. Pruebas de reconstruccin: establecer la totalidad del procesamiento de una transaccin siguiendo el trayecto de una transaccin hasta el final, a travs de los registros de contabilidad. Inspeccin de los documentos de respaldo y otros registros contables: establecer la existencia de transacciones registradas con documentos de soporte. EVIDENCIA TETIMONIAL: Indagaciones al personal de la empresa: preguntas dirigidas al personal apropiado del ente auditado. Confirmaciones externas: obtener y evaluar una Leer los manuales de procedimientos Comparar transacciones de compra registradas en el diario de compras con evidencia de soporte, facturas, cheques pagados e informes de recibo. Verificar las facturas de compra de un proveedor.

Preguntar al nivel Gerencial del auditado sobre la separacin o divisin de funciones para las transacciones en efectivo.

respuesta de un deudor, acreedor u otra parte, en respuesta a una solicitud de informacin sobre una cuenta particular la que afecta los estados financieros. EVIDENCIA ANALTICA: Procedimientos analticos: evaluaciones de informacin financiera hechas por un estudio de relaciones esperadas entre informacin financiera y no financiera. EVIDENCIA FSICA: Observacin fsica: ver la evidencia fsica de un activo. CLCULOS: Comprobaciones matemticas: Se repite la actividad que hizo el cliente para verificar el clculo.

Confirmacin de las cuentas por cobrar.

Comparacin de las razones financieras durante el perodo bajo auditoria con aquellas de perodos anteriores.

Examen fsico de bienes de uso. Arqueo de fondos. Recalcular el gasto de depreciacin. Recalcular una retencin de impuestos.

3.3.2 Para Evaluar el Sistema de Control Interno Pruebas de Controles Se denominan pruebas de controles a los procedimientos que realizan los auditores para obtener seguridad de control, mediante la confirmacin de que los controles en que se confa, han operado efectiva y continuamente durante el perodo de la auditoria, cuando las pruebas de controles proporcionan evidencia de que el control interno est operando efectivamente permite a los auditores fijar el riesgo de control en un nivel mnimo y reducir la cantidad de pruebas sustantivas. Las pruebas de controles incluyen generalmente: Indagaciones al Personal del Organismo Auditado: Consiste en mantener entrevistas con el personal que lleva a cabo actividades de control, se realizan generalmente mediante la formulacin de cuestionarios para recabar informacin sobre qu hacen los empleados y cmo lo hacen. Este tipo de evidencia debe ser, generalmente, corroborada mediante la aplicacin de otro procedimiento que proporcione mayor confiabilidad. Inspeccin de Documentos e Informes: Consiste en verificar los documentos de respaldo de las operaciones y los registros, esta prueba permite verificar la existencia de controles como firma de documentos, autorizacin, cancelacin de comprobantes pagados, correcta confeccin de los mismos, etc. Observacin de la Aplicacin de los Controles: Esta prueba implica observar la realizacin, por parte del auditado, de una actividad de control, tal como la toma de un inventario fsico o de un arqueo de valores. Repetir los Controles: Implica que el auditor efecte la actividad de control que llev a cabo el auditado a efectos de verificar si se realiz correctamente, el tipo de prueba a aplicar depender de la naturaleza del control a ser probado, segn el tipo de evidencia que provea cada uno. Cuando las pruebas de control, proporcionan evidencia de que el sistema de control interno est operando efectivamente, permite a los auditores determinar que el sistema es efectivo y disminuir la cantidad de pruebas sustantivas para verificar la integridad, exactitud y confiabilidad del sistema de informacin del auditado; por el contrario, si el riesgo de control fuera superior al planificado podr decidir aumentar dichas pruebas.

3.3.3. Pruebas de Control de Cumplimiento del Ordenamiento Jurdico Administrativo y Otras Normas Aplicables En la ejecucin de la auditoria gubernamental debe evaluarse el cumplimiento de las Leyes, decretos, reglamentos y resoluciones aplicables cuando sea necesario para los objetivos de la auditoria, las disposiciones legales o reglamentarias de carcter presupuestal y la evaluacin de la efectividad de controles de cumplimiento afectan la naturaleza y alcance de la prueba de cumplimiento. Se denomina acto ilegal a una infraccin al marco normativo aplicable al auditado; la determinacin sobre si un acto es ilegal, es un aspecto que puede encontrarse fuera de la competencia tcnica de un profesional contable. El entendimiento, experiencia y entrenamiento del auditor sobre la organizacin auditada, puede proporcionar una base para reconocer la existencia de actos que pueden ser ilegales, la calificacin de ilegal de un acto especfico, ser efectuada por los auditores abogados de la entidad pblica. Procedimientos de Revisin: Como se anticipara en la etapa de Planeamiento, el auditor gubernamental debe identificar el marco normativo que es aplicable al auditado (en reas de compras y contrataciones, personal, cajas chicas y fondos rotatorio, administracin financiera, actos administrativos, etc.) y evaluar los controles implantados para su cumplimiento. Para identificar los casos de incumplimiento, el auditor aplicar, entre otros, los siguientes procedimientos: 1) Averiguar al responsable del rea o sector a auditar, si la entidad est cumpliendo con el marco normativo identificado. 2) El auditor obtiene evidencia de un posible incumplimiento; para lo cual deber comprender la naturaleza del acto y las circunstancias en las que ha ocurrido y contar adems con informacin suficiente para evaluar el posible efecto sobre el patrimonio de la entidad pblica. 3) El auditor considera que el incumplimiento es intencional y de importancia relativa; el auditor deber comunicar el resultado sin demora informando a la Mxima Autoridad Ejecutiva del Auditado. Los incumplimientos al Ordenamiento Jurdico Administrativo y a Otras Normas Aplicables, por lo general repercute en Responsabilidad por la Funcin Pblica, por lo que el auditor deber realizar el o los informes de responsabilidad correspondiente. 3.3.4. Procedimientos para Evaluar la Gestin de la Entidad Pblica En las tablas siguientes se presentan; como esquema 1 las tcnicas de evidencia ms comunes en auditoria de gestin, su definicin y cuando se la utiliza y como esquema 2, las tcnicas de anlisis de la informacin.
ESQUEMA 1 TCNICAS DE OBTENCIN DE EVIDENCIAS Concepto Momento de utilizacin Es el examen de dos tipos de documentos. El En la fase de ejecucin, para un primer tipo consiste en informes de investigacin mejor desarrollo de la auditoria y general, e informacin correspondiente al tema actualizacin del conocimiento del respectivo del programa de auditoria. El segundo auditor en un tema en particular tipo es de estudios especficos en el rea, incluyendo auditorias o evaluaciones anteriores.

Tcnicas Bsquedas de Informacin en Bases de Datos

Revisando Programas /Bases de Datos y Archivos de las entidades

Benchmarking

Encuestas

Entrevistas

Es la revisin del tipo de datos o informacin que recopilan los auditores y la misma sirve para: ellos mismos. En ciertas circunstancias, utilizando tal informacin puede: Incrementar el conocimiento del auditor sobre la entidad Reducir el costo de la auditoria Reducir la cantidad de tiempo para completar la auditoria; Incrementar la credibilidad de observaciones de la auditoria; y Generar ideas para la mejora de la Entidad pblica Benchmarking es el proceso continuo de comparar y medir la eficiencia y eficacia de recomendaciones que posean caractersticas similares. El benchmarking es un proceso de medicin de los mtodos, los procesos, los procedimientos, productos, y servicios en aqullas organizaciones que de forma consistente son distinguidas en las misma categora del auditado. El objetivo es identificar y comprender las mejores prcticas y una mejor prctica es, simplemente, la mejor manera de ejecutar un proceso. Son utilizadas para recoger informacin detallada y especfica de un grupo de personas u recomendaciones. Es til cuando se necesita cuantificar las opiniones de un gran nmero de individuos sobre un problema especfico. En la mayora de los casos, el cuestionario es administrado por un grupo de personas que fueron recomendaciones seleccionadas para representar a una gran poblacin de individuos. Los resultados del estudio son interpretados como representativos del total de la poblacin. Una entrevista es una sesin de preguntas y respuestas para obtener la recomendacin especfica. Por el contrario, la entrevista, tiene objetivos especficos, y por lo menos se debe preparar con recomendacin una lnea de preguntas.

Para ayudar a comprender la gestin del auditado, en los casos de acceso a los datos existentes. Para formular la muestra de un ejemplo de observaciones en el universo muestral. Para preparar el caso de un problema potencialmente importante Completar o confirmar datos de las entrevistas y otras fuentes.

Para estimular una revisin objetiva de procesos crticos, prcticas y sistemas Para desarrollar un criterio e identificar diferentes maneras de operar Para estimular la mejora continua en la entidad auditada Para obtener datos objetivos y evidencias de auditoria crebles Para mostrar ms pertinencia en las recomendaciones de la auditoria Para recopilar un nmero importante de informacin de un gran nmero de individuos Para identificar la frecuencia general de un evento dado. Para evaluar la satisfaccin del pblico destinatario de los servicios.

Grupos de Referencia

Un grupo de referencia es una tcnica grupal cualitativa que puede servir para una variada gama de propsitos en una auditoria. Son tiles particularmente para problemas en el examen que son esencialmente de naturaleza cualitativa y que no se investigan fcilmente a travs de metodologas de auditorias tradicionales. El propsito del grupo de referencia es generalmente investigar actitudes y creencias, percepciones, problemas o buscar las causas y las soluciones. Se

En la fase de planeamiento, para obtener informacin cuantitativa que ayude a comprender a la entidad auditada y a identificar problemas potenciales En la fase de ejecucin para obtener evidencia nica o especfica que relacione los objetivos de la auditoria, confirme los hechos y ayude a desarrollar las recomendaciones En la fase de planeamiento, para definir y desarrollar problemas en forma ms completa o pruebas, cuestionarios u otras herramientas de comunicacin para el examen. En la fase de ejecucin, para recolectar informacin cuantitativa y obtener una mejor comprensin de las causas y potenciales soluciones a problemas identificados

Opinin Especialista

utilizan grupos de referencia en los casos del estmulo/exposicin, y verificacin/validacin. Los expertos son personas que tienen habilidades o conocimientos en campos especficos. Podran tener el conocimiento especial de una entidad o su negocio, un tema en particular, o una tcnica de investigacin especial. Tiene sentido utilizar estos resultados antes de repetir el mismo trabajo. Pero, algunas veces puede ser dificultoso: conocer la existencia de estudios y hallazgos anteriores no es una tarea simple. Y a menudo cuando son localizados, su metodologa o alcance puede hacerlos impropios como evidencia.

Revisin y utilizacin de auditorias anteriores o efectuadas por otros rganos de Control

En los casos de necesidad de opinin tcnica y profesional por un tema determinado. Cuando nicamente una disciplina profesional es calificada para juzgar un criterio encontrado. En el planeamiento de la auditoria, para identificar o chequear observaciones significativas En la fase de ejecucin, para sustentar el problema.

Tcnicas Modelos de Programas Lgicos

Evaluacin Utilizando Indicadores

Anlisis de Sensibilidad

ESQUEMA 2 TCNICAS DE ANLISIS DE INFORMACIN Concepto Momento de utilizacin Es una representacin grfica de la razn de ser En la fase de la planificacin, ayuda a de una organizacin. Es una tcnica muy til para comprender a la unidad auditada y a la orientacin de los resultados de la auditoria identificar los resultados de los porque le dan una particular atencin a los programas que la integran y las rendimientos y a los resultados (los impactos y operaciones que los producen. efectos). Su propsito es comparar una cantidad con otra. Para determinar la significatividad de Tales indicadores incluyen partes comparadas con un hecho un todo, dos, tems comparados o cambios en un Para comparar valores reales con tem comparado con un estado original. valores esperados. Para ubicar un hallazgo en su contexto. Para observar un cambio en el tiempo. Para apuntar el grado de criterio encontrado. El anlisis de sensibilidad de datos cualitativos es Ayuda a identificar los objetivos del una aproximacin sistmica de recopilacin y programa: para hacer esto el auditor organizacin de informacin en un formato puede reunir informacin de los estandarizado. Permite arribar a un anlisis antecedentes histricos y legales del general y a conclusiones y observaciones programa. generales. Despus de formular el problema en un Para describir las actividades del modelo matemtico, ste puede ser sometido a un programa: el anlisis de sensibilidad anlisis de sensibilidad puede ser utilizado para proporcionar una descripcin objetiva de las actividades del programa analizando la documentacin departamental Para determinar resultados positivos o negativos del programa: el anlisis de sensibilidad puede ser utilizado para sintetizar informes de evaluacin, informes de auditoria, valoraciones independientes de actuacin del programa. De acuerdo a conclusiones realizadas por varios estudios, puede proporcionar una poderosa valoracin de los impactos y efectos de un programa dado.

Diagrama De Procesos

Los diagramas de flujo son como modelos. Tienen distintas formas y medidas, dependiendo del propsito y el nivel de detalle que se necesite. Tpicamente, el auditor toma informacin de las entrevistas, la observacin ocular, o la existencia de documentacin y crea un grfico utilizando smbolos que representan varios puntos de decisin o actividades a ser analizadas. Un flujograma es un diagrama grfico de la definicin, anlisis o solucin de un problema en el cual se utilizan smbolos para representar operaciones, flujos de datos, etc.

Para obtener una comprensin de cmo trabaja una organizacin o un sistema, particularmente cuando el objeto de la auditoria involucra muchos departamentos, unidades, o pasos complicados.

3.4. ENFOQUES EN LA AUDITORIA DE GESTIN 3.4.1. Enfoque de Eficacia Este enfoque evala los resultados o beneficios logrados y determina si las reas y unidades funcionales de la entidad pblica, logran las metas previstas e identifican los problemas que requieren corregirse para mejorar su eficacia. Algunos aspectos a considerar en una auditoria con enfoque de eficacia son los siguientes: Si los objetivos del auditado estn establecidos en forma clara y precisa. Que todos los objetivos del auditado sean materia de auto evaluacin por parte del mismo. Razonabilidad de los procedimientos para la auto - evaluacin de la eficacia en cuanto a su realizacin y costo. Retroalimentacin de la planificacin anual del auditado. La evaluacin de la eficacia de los programas o actividades del auditado, tiene relacin directa con la evaluacin de la eficiencia y economa y el impacto de los mismos, esto es un aspecto a considerar durante la fase de planeamiento de la auditoria, en vista que el auditado puede alcanzar sus objetivos y metas en un perodo determinado, a pesar de incurrir en despilfarros o falta de economa en la aplicacin de los recursos; o tambin, la misma entidad podra obtener niveles adecuados de eficiencia y economa en sus operaciones, sin que por ello logre sus objetivos y metas planeados. El auditor deber considerar si la organizacin adopt los siguientes criterios de auto evaluacin peridica de su gestin: Establecer los mecanismos de planeamiento, direccin e informe para la auto evaluacin de resultados. Disear procedimientos para asegurar la auto - evaluacin sistemtica y el reporte adecuado sobre la eficacia de cada actividad o programa que integra al auditado. Asegurar que la auto - evaluacin e informe sobre la eficacia de cada actividad o programa sea administrado en observancia de la eficacia, eficiencia y economa e impacto. Los objetivos de los programas o actividades del auditado, deben ser especificados de la forma ms precisa posible. Los procedimientos de auto - evaluacin de la eficacia e informe deben justificar su costo.

Los procedimientos de auto - evaluacin deben ser diseados de manera que sean posibles de ejecutar. La informacin proporcionada por la auto - evaluacin de eficacia debe ser lo suficientemente confiable que pueda utilizarse para la toma de decisiones. Los reportes de auto - evaluacin de eficacia y su anlisis deben ser peridicos en su emisin, completos en su contenido y soportados por documentacin apropiada. La comunicacin a cada responsable de las actividades o programas, sobre el resultado de la auto evaluacin, debe ser rpida y consistente. La aplicacin de los criterios antes mencionados puede determinar la identificacin de hallazgos que deben ser comunicados como observaciones en el informe de auditoria. Objetivos de la Auditoria de Gestin con Enfoque de Eficacia: Los objetivos que persigue la auditoria con enfoque de eficacia son: 1) Determinar el grado en que se estn logrando los resultados (financieros y fsicos) previstos en el presupuesto aprobado por la normativa aplicable. 2) El grado de eficacia de la gestin durante el perodo analizado. 3) Si el programa logr la efectividad planificada. Criterios de Evaluacin: Cuando los criterios de efectividad estn soportados en un sistema de informacin sobre el desempeo, el auditor gubernamental debe examinar la forma en que fue planeada su utilizacin, la validez y confiabilidad de tal criterio, la exactitud de los datos que proporciona y la propiedad de las normas establecidas para evaluar el desempeo. Los criterios que se fijan para la evaluacin del desempeo de todas las reas y unidades funcionales de la entidad, son los expuestos en el punto 2.3 del captulo correspondiente al Planeamiento de la auditoria, del presente Manual. Gestin del Sistema de Evaluacin de la Eficacia: Durante la auditoria deben examinarse los procedimientos para organizar y administrar las actividades de evaluacin e informacin sobre la eficacia de las actividades o programas que compone el auditado, dicha evaluacin incluye el anlisis de los controles internos del sistema, tanto en las etapas de planeamiento, formulacin, recopilacin, anlisis y presentacin de la informacin, sobre la ejecucin del programa o actividad. La informacin proporcionada por las evaluaciones de desempeo son una fuente que debe ser considerada por la Autoridad Superior del auditado, al tomar decisiones o disear polticas especficas. El rol del auditor en este campo es determinar si los reportes de evaluacin del desempeo han sido informados a los funcionarios responsables y, si stos los han considerado al momento de tomar decisiones. Gestin que Comprende una Evaluacin de Eficacia: Una auditoria de gestin, con enfoque en la eficacia de los programas que componen la organizacin del auditado, puede incluir aspectos tales como: Objetivos y metas del auditado o aquellos recin creados o en ejecucin, para establecer si stos son apropiados, convenientes o pertinentes. Beneficios que debe lograr las actividades o programas.

Factores que estn impidiendo obtener resultados satisfactorios. Cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables al auditado. Sistema de control gerencial implementado por para evaluar la eficacia, elaborar reportes y monitorear su ejecucin. Alternativas adoptadas por la administracin para la ejecucin de actividades a un menor costo. Los trabajos relacionados con la auditoria con enfoque de eficacia se orientan en funcin de dos perspectivas: los resultados alcanzados y los controles y procedimientos de auto evaluacin de resultados que tiene implantado cada programa o actividad. Cuando el enfoque es determinado sobre los resultados del programa, la evaluacin de eficacia debe iniciarse identificando su importancia, esto debe permitir examinar la calidad de las evaluaciones realizadas por su administracin y arribar a juicios preliminares sobre su eficacia; sin embargo, las causas de los problemas de evaluacin, generalmente, sern asociados a los controles gerenciales y procedimientos con que se realiza la evaluacin de resultados. Cuando el enfoque son los controles de los procedimientos de auto evaluacin, el auditor debe focalizar su atencin en la organizacin y los criterios para conducir y evaluar sus actividades, as como la forma en que son administradas las actividades en base a los criterios de eficacia, eficiencia, economa e impacto. 3.4.2. Enfoque de Eficiencia y Economa La auditoria de gestin con enfoque en la eficiencia y economa, tiene el propsito de determinar si la entidad pblica, utiliza sus recursos financieros, humanos y materiales de manera eficiente y econmica; por esta razn, el auditor debe detectar las causas de cualquier prctica ineficiente o anti-econmica, incluyendo deficiencias en los sistemas de informacin gerencial, procedimientos administrativos o estructura organizacional. Existen diversas definiciones de eficiencia y economa, pero para fines del presente Manual, se utilizan los siguientes significados. Eficiencia: La eficiencia est referida a la relacin existente entre los bienes o servicios producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin, en comparacin con un estndar de desempeo establecido; en la auditoria de gestin, dar consideracin apropiada a la eficiencia significa maximizar las salidas (Outputs) generadas por cualquier tipo de ingreso (inputs) o, producir un nivel dado de salidas a menor costo. Este aspecto puede ser fcilmente apreciado en programas que involucran la produccin o generacin de algn bien o servicio en forma repetitiva, por ejemplo, el nmero de documentos ingresados a un sistema de trmite documentario. En el grfico siguiente se ilustra la relacin existente entre entradas y salidas:
INTERNO

BIENES Y/O SERVICIOS

CANTIDAD CALIDAD

USUARIOS
EXTERNO O

La comprensin del significado de la eficiencia, es necesaria para entender el sentido de los trminos: entradas/salidas, productividad, cantidad y calidad y nivel del servicio. Las entradas representan, principalmente, los recursos, sean stos financieros, materiales, fsicos o de informacin, humanos, tecnolgicos, los cuales son utilizados para producir salidas y consecuentemente las salidas pueden comprender bienes o servicios producidos para atender la demanda del pblico, adems son definidos en trminos de cantidad y calidad que se relacionan con el nivel de servicio brindado. La productividad se refiere al monto aceptable de bienes o servicios producidos (salidas) y los recursos utilizados (entradas) para producirlos. Generalmente, la productividad puede expresarse en forma de relacin, costo o tiempo por unidad de salida producida, las normas relativas al nivel de servicio a alcanzar pueden estar definidos por las polticas, regulaciones u otras disposiciones y, en algunos casos, tales normas pueden incidir en la calidad, as como en el costo del servicio. La eficiencia por su naturaleza es un concepto relativo, por lo tanto, es posible medirla comparando la productividad obtenida con un estndar o norma establecida; la cantidad o calidad de las salidas y el nivel de servicio brindado, pueden tambin ser comparadas contra los estndares de desempeo, con el propsito de determinar si fueron ocasionados algunos cambios en la eficiencia. Consecuentemente, la eficiencia es incrementada cuando se produce con calidad un nmero mayor de salidas con menores recursos de entrada, o cuando con el mismo monto de salidas son producidas con menos recursos, la eficiencia es un componente importante dentro de la auditoria de gestin; por ello el auditor debe incluirla en las evaluaciones relacionadas con la efectividad y economa. Debido a que la eficiencia tiene relacin con las entradas y salidas de recursos y, la economa cautela la obtencin de recursos en cantidad y calidad apropiada y al menor costo, puede afirmarse que entre ambos conceptos existe un factor de vinculacin; existe igualmente una ntima vinculacin entre la eficiencia y eficacia, por cuanto la primera constituye un factor para determinar el menor costo posible o la mejor manera para lograr los objetivos y metas establecidos.
ECONOMA
ENTRADAS Personal, Financieros, Tecnolgicos, Materiales, Fsicos, De Informacin, Energticos

EFICIENCIA
PROGRAMA
Bienes y Servicios entregados Ingresos Cobrados Funciones regulatorias

EFICACIA
SALIDAS RESULTADOS

Bienes Servicios Ingresos Normas

Logro de Objetivos, y metas o beneficios Satisfaccin del Pblico

En el anterior esquema se resumen las interrelaciones entre la eficiencia y economa. Economa: La economa est relacionada con los trminos y condiciones bajo los cuales se adquieren los insumos, obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y, al menor costo posible. Si no se toman en cuenta estos factores, podra resultar en bienes o servicios a costos mayores, de menor calidad u obtenidos a destiempo.

Objetivos de la Auditoria de Gestin con Enfoque de Eficiencia y Economa: Una auditoria que comprenda la eficiencia y economa de las actividades y programas tiene como objetivos: Determinar si el auditado, adquieren, protegen y utilizan los recursos de manera eficiente y econmica. Establecer las causas de ineficiencias o prcticas anti-econmicas. Determinar si la entidad ha cumplido con las leyes y reglamentos aplicables en materia de eficiencia y economa. Establecer la razonabilidad de los controles internos para mantener la eficiencia y calidad del servicio a un nivel satisfactorio. Determinar la confiabilidad de los procedimientos establecidos para medir y reportar su rendimiento. Identificar los esfuerzos para mejorar la eficiencia y los resultados alcanzados por el auditado. Mtodos de Medicin de Eficiencia: La eficiencia de una operacin puede expresarse como un porcentaje del estndar de desempeo con relacin a la informacin actual, un ndice que representa la relacin salida/entrada (productividad), puede ser expresado de diferentes formas para determinar el nivel de eficiencia. Como ejemplo se cita el siguiente caso: si se asume que una actividad encargada de dar clases sobre una determinada asignatura tiene un estndar de desempeo de 25 alumnos por perodo lectivo, y el dato de rendimiento actual es de 35 alumnos por perodo: Nmero actual de alumnos 35 ------------------------------------------ X 100 = 140% (Eficiencia) Nmero de alumnos previsto 25 Medicin de Insumos y Productos: Los insumos pueden ser medidos en trminos de trabajo realizado, material o recursos financieros utilizados; los recursos relativos a recursos humanos pueden medirse en trminos de tiempo o dinero (remuneracin/horashombre); los recursos materiales o financieros generalmente, se miden en dinero. Para que los productos puedan ser medidos, se requiere separarlos unos de otros y tener caractersticas uniformes; los productos de un proceso repetitivo como la emisin de rdenes de compra satisfacen este criterio. Calidad y Nivel del Servicio: La eficiencia de una operacin se encuentra influenciada por la cantidad y calidad de los bienes y servicios producidos y la calidad y el nivel de los servicios que se ofrecen. Cualquier cambio en la cantidad y calidad puede ser difcil de interpretar, el mejoramiento de un ndice de eficiencia, puede resultar a expensas de la calidad o el nivel de servicios. Estndares de Eficiencia: Los estndares de desempeo se utilizan con distintos propsitos en los sistemas de informacin y control para:

Demostrar los resultados alcanzados, comparando la informacin de ejecucin con los estndares. Efectuar anlisis costo/beneficio, proporcionando informacin para comparar mtodos y procedimientos actuales y propuestos. Producir el intercambio de decisiones entre eficiencia y el nivel de servicio. Diferentes clases de estndares pueden ser utilizados para comparar niveles razonables de eficiencia: 1) Estndares de ingeniera, son desarrollados a travs de tcnicas de medicin. Proveen una base confiable para medir y estimar niveles de eficiencia. 2) Estndares histricos: ratios de productividad, representan la eficiencia obtenida en el pasado. Pueden ser utilizados como base para estimar niveles de eficiencia corrientes. 3) Comparaciones organizacionales (Benchmarking): comparaciones contra estndares basados en logros de otras entidades pblicas que realizan tareas similares y son consideradas lderes con los estndares generales aceptadas en la organizacin. 4) Utilizacin de la capacidad: La eficiencia del staff, equipo, y facilidades, etc., est influenciada por el alcance de los recursos que son utilizados productivamente en relacin al tiempo disponible de uso. La utilizacin es expresada como el porcentaje de la capacidad disponible que actualmente es utilizada. Ejemplos de actividades que los auditores gubernamentales pueden considerar como evidencia para tener en cuenta una debida administracin de eficiencia: Mantener revisiones peridicas para eliminar operaciones redundantes y intermediarios o salidas internas que no contribuyen a los egresos finales de la organizacin (por eje. superposicin de funciones administrativas, reportes sin utilidad, etc.) Utilizar herramientas de proyectos y presupuestos, para medir lo real versus lo planificado, en tiempo y recursos. Comparar el total y los componentes de los costos de las operaciones con costos en organizaciones similares. Reducir los niveles de control, incrementar la rapidez en la toma de decisiones y crear ms servicios compartidos. Racionalizar productos y servicios para mejorar las necesidades de clientes internos y externos, y discontinuar salidas que no son necesarias. Reducir costos operacionales. Mejorar la calidad y niveles de servicio de satisfaccin de la demanda sin incrementar los costos. Desarrollar sistemas de mejora y mtodos de trabajo, incluyendo el uso apropiado de tecnologa Mejorar la productividad del staff mediante la mejora de equipamiento, entrenamiento y desarrollo, mejora de condiciones laborales, incentivos, y reconocimiento de buena performance. Identificar nuevas oportunidades para aplicar las mejores prcticas basadas en comparaciones apropiadas con otras entidades pblicas.

Aspectos que Comprende la Evaluacin de Eficiencia y Economa: Cuando el enfoque de la auditoria de gestin se orienta a la eficiencia y economa puede examinarse, si el auditado: Tiene implementadas polticas razonables para efectuar la adquisicin de bienes o contratacin de servicios. Protege y conserva apropiadamente sus recursos. Evita la duplicidad de esfuerzos de su personal y el trabajo sin utilidad prctica. Utiliza procedimientos operativos eficientes. Dispone de controles gerenciales adecuados para medir su desempeo en trminos de eficiencia y economa y para informar sobre este asunto. Cumple las leyes y reglamentos que regulan la adquisicin, uso y proteccin de los recursos. Criterios Adicionales en Auditoria: Adems de los criterios fijados en el punto 2.3 del captulo correspondiente al Planeamiento de la auditoria, para todos los operativos de auditoria a realizar por la UAI de la entidad pblica, existen los siguientes criterios adicionales aplicables a la auditoria de gestin. Las medidas del desempeo deben ser apropiadas y exactas. El desempeo debe ser apropiado en comparacin con el estndar establecido; los informes debe adaptarse a las necesidades de la gerencia. La informacin del desempeo debe utilizarse para lograr mejoras en la productividad. Las medidas e informes sobre productividad deben mantenerse actualizados. 1) Las medidas del desempeo deben ser apropiadas y exactas, con este propsito los productos deben estar adecuadamente definidos y correctamente medidos, las definiciones y medidas deben modificarse para reflejar los cambios que se presenten en los resultados. Las caractersticas del producto, tales como calidad y nivel de servicios, deben especificarse con claridad y estar relacionados apropiadamente, as como cuando sea posible, los resultados de la produccin o rendimiento deben incluir indicadores de stas caractersticas. 2) Los informes deben adaptarse a las necesidades de la gerencia, los reportes que contengan informacin sobre indicadores de rendimiento o resultados deben presentarse en forma oportuna a la administracin, identificando los aspectos significativos. 3) La informacin sobre el desempeo debe utilizarse para lograr mejoras en la productividad, la informacin sobre el desempeo debe indicar si los objetivos fueron logrados y en qu aspectos se requiere correctivos; el aumento de la eficiencia debe ser identificado y evaluado en forma sistemtica, con el apoyo de tcnicas para la organizacin y medicin del trabajo. La informacin sobre el desempeo debe utilizarse para estimular a la administracin y empleados para incrementar su productividad; por lo tanto, la comunicacin de los niveles de desempeo esperados, pueden promover la presentacin de iniciativas como por ejemplo, revisar la calidad del ambiente de trabajo, cuyos resultados pueden ser tiles para mejorar la productividad en la entidad pblica.

4) Las medidas e informes sobre la productividad deben mantenerse actualizados, los procedimientos para la captura de informacin y anlisis de las rutinas del trabajo deben modificarse para corregir los defectos que se hubieran previamente identificado. 3.5. PRUEBAS SUSTANTIVAS Las pruebas sustantivas proporcionan evidencia directa sobre la validez de las transacciones y de los saldos de las cuentas de los estados financieros, cuando se est comprobando la efectividad del sistema de control interno del auditado o la verificacin de la exactitud de la informacin, cuando se est evaluando su gestin. Existen dos tipos generales de pruebas sustantivas: Procedimientos analticos sustantivos; y, Pruebas de detalles Para lograr una seguridad sustantiva suficiente, el auditor puede utilizar cualquiera de estas pruebas o una combinacin de ambas. El tipo de prueba a utilizar y la cantidad de confianza aplicada en cada tipo de procedimiento, quedan a criterio del auditor gubernamental y debe basarse en la efectividad y consideraciones de eficiencia. 3.5.1. Procedimientos Analticos Sustantivos Estos procedimientos consisten en comparar los saldos de las cuentas registradas con las expectativas del auditor; es decir, el auditor desarrolla una expectativa en que el monto registrado servir para el anlisis y conocimiento de las relaciones entre las cuentas y otros datos; este estimado se usa, desde luego, para establecer una conclusin sobre las cuentas de los Estados Financieros. Una premisa bsica sobre los procedimientos analticos es que las relaciones generales entre los datos de los Estados Financieros tengan una continuidad razonable, a menos que las condiciones del contexto cambien, lo que implica un cambio en la relacin. El examen de las cuentas en detalle y aplicacin de otros procedimientos de auditoria consiste en buscar detalles inusuales en los saldos de las cuentas, este procedimiento es una herramienta apropiada para investigar la causa de una fluctuacin significativa, pero no es considerada una prueba analtica sustantiva en s misma. El auditor gubernamental puede establecer independientemente el estimado de un saldo de cuenta que algunas veces es sometido a una prueba, estos clculos son considerados para realizar los procedimientos analticos sustantivos. Al hacer los clculos el auditor debe evaluar la confiabilidad de la informacin utilizada y seguir los pasos empleados al ejecutar los procedimientos analticos sustantivos. En general, el riesgo de emitir una conclusin incorrecta sobre el saldo de una cuenta es mayor para los procedimientos analticos sustantivos que para las pruebas de detalle. 3.5.2. Pruebas de Detalle Las pruebas de detalle son procedimientos que se aplican a puntos especficos seleccionados para el examen e incluyen: Confirmacin

Inspeccin fsica Verificacin de documentos de respaldo Clculo Revisin (combinacin de tcnicas de comparacin, clculo e inspeccin)

Las pruebas de detalle, generalmente, son utilizadas en combinacin para proveer la suficiente confianza acerca de una aseveracin. El alcance mnimo de la prueba en detalle a ser ejecutada, se basa en la evaluacin del riesgo combinado, as como tambin en la consideracin de la calidad y seguridad de los procedimientos analticos y sustantivos a aplicar; los factores a considerar para la aplicacin de las pruebas de detalle incluyen: 1) Naturaleza e importancia de la aseveracin objeto de la prueba, las aseveraciones significativas generalmente requieren de una evidencia de calidad superior en la auditoria que est solo disponible en las pruebas de detalle. 2) Naturaleza del riesgo combinado (inherente y de control), las pruebas sustantivas debern ser diseadas para auditar el tipo especfico y nivel de riesgo de cada aseveracin. 3) Disponibilidad de diferentes tipos de evidencia, emplear la evidencia que pueda ser fcilmente obtenida podra ser ms eficiente. Por ejemplo la disponibilidad de informacin sobre presupuestos autorizados iniciales y ejecucin del presupuesto, podra ayudar para ejecutar las pruebas de detalle. 4) Calidad de la evidencia, cuanto ms alta sea la calidad de la evidencia, ms grande ser el nivel de seguridad y confianza que el auditor pueda obtener. Al determinar los tipos de pruebas sustantivas a emplearse, la meta del auditor gubernamental debe ser elegir la combinacin de los procedimientos efectivos que son considerados los ms eficientes, combinando la dimensin de la muestra y su control, y las pruebas de suficiencia del sistema de control interno y de cumplimiento legal y normativo. El auditor debe ejercer su criterio al evaluar la efectividad de todos los procedimientos de auditoria; la profundidad de las pruebas sustantivas de detalle pueden disearse segn los siguientes tres niveles de riesgo combinado establecidos para una aseveracin:
NIVEL DE RIESGO / CONVINACIONES

BAJO
Los procedimientos de control en la entidad han estado operando en NIVEL DE forma efectiva durante SEGURIDAD DE el perodo material de examen, as como LAS PRUEBAS DE existe confianza en el DETALLE ambiente de control interno y sistema de contabilidad.

MODERADO
Los procedimientos de control en la entidad han estado ejecutndose en forma apropiada durante el perodo, habindose detectado algunas fallas en su funcionamiento, al igual que en su ambiente de control interno y/o sistema de contabilidad o ambos.

ALTO Los procedimientos de control no han estado funcionando en forma efectiva y continua durante todo el perodo bajo examen, o simplemente no existen; asimismo, no existe confianza en el ambiente de control y sistema de contabilidad.

La aplicacin prctica de los niveles de seguridad establecidos en la matriz del riesgo combinado, as como su graduacin, debe contemplar el criterio profesional del supervisor del operativo de auditoria. 3.5.3. Poblacin a Examinar Mtodos de Seleccin En el diseo de las pruebas sustantivas de detalle, debern tenerse en cuenta los objetivos de auditoria, en relacin a la informacin (financiera o real) proporcionada por el auditado. Las pruebas de detalle pueden ser aplicadas a: 1) Todas las partidas que comprendan la poblacin de informacin suministrada, una prueba sustantiva de detalle sobre todas las partidas que conforman la poblacin es generalmente ms apropiada para aquellas representadas por un pequeo nmero de partidas. 2) Una muestra representativa de las partidas de la poblacin, la prueba sustantiva de detalle sobre una muestra de partidas que conforman la poblacin es, generalmente, ms apropiada para las cuentas representadas por un gran nmero de partidas, especialmente si aquellas son relativamente homogneas o pueden ser estratificadas dentro de grupos relativamente homogneos. El auditor selecciona las partidas de una muestra de manera que sta y sus resultados tengan la expectativa de ser representativas de la poblacin, cada elemento de la poblacin debe tener una oportunidad para ser seleccionado y, los resultados de los procedimientos realizados deben poder ser proyectados a la poblacin total. 3) Una seleccin de partidas no representativas que tienen una o ms caractersticas relevantes, tales como aqullas que son significativas en monto, las pruebas sustantivas de detalle de una seleccin no representativa de partidas que tienen una o ms caractersticas importantes, pueden ser apropiadas para las poblaciones representadas por un gran nmero de partidas, de las cuales slo algunas tienen caractersticas relevantes. Mientras que el monto y el volumen es frecuentemente la caracterstica principal, otras formas podran incluir un monto inusual o una relacin con un perodo o evento en particular (tales como transacciones efectuadas antes o despus del fin del ao). Los resultados del muestreo no representativo aplicados a las partidas seleccionadas no puede ser proyectado a las partidas no examinadas, de acuerdo a esto, el auditor gubernamental debe aplicar el procedimiento analtico apropiado u otro procedimiento sustantivo a las partidas restantes, a menos que sean inmateriales en su totalidad. Para la seleccin de partidas de una cuenta puede adoptarse como criterios: la seleccin de partidas clave. 3.5.4. Seleccin de Partidas Clave Las partidas clave son aquellas que, basadas en el juicio profesional del auditor, experiencia y conocimiento sobre la entidad, aparentan ser extraordinarias, inesperadas o propensas a errores. Estas partidas pueden ser consideradas en base a diversos factores: Existencia de brechas en una secuencia numerada de antemano. Partidas que exceden o se encuentran por debajo de un valor determinado. Partidas que exceden una antigedad determinada o que muestran una caracterstica particular.

3.6. EL MUESTREO EN AUDITORIA 3.6.1. Aplicaciones en el Anlisis de las Transacciones Los procedimientos de auditoria que aplica el auditor para obtener evidencia sobre la cual sustentar su informe difcilmente puedan aplicarse sobre la totalidad de las transacciones; por ello el auditor gubernamental seleccionar algunas transacciones y cuentas a revisar, este conjunto de elementos se denomina muestra. Par una mejor ilustracin se considera las siguientes definiciones. Muestreo: El muestreo en auditoria es un proceso que consiste en seleccionar un grupo de elementos denominado muestra de un grupo mayor de elementos llamado universo, a efectos de aplicar procedimientos sobre la muestra para aplicar las conclusiones obtenidas a toda la poblacin. Universo: Es el conjunto total de datos del cual se selecciona una muestra sobre la que el auditor desea extraer conclusiones. Unidad de Muestreo: Representa a los elementos individuales que componen una poblacin. Estratificacin: Consiste en dividir el universo en subuniversos, cada uno de los cuales comprende un grupo de unidades de muestreo que presentan similares caractersticas. Riesgo de Muestreo: Es el riesgo de que la muestra no sea representativa del universo o poblacin de la cual se seleccion y, consecuentemente, el auditor llegue a conclusiones incorrectas sobre los resultados de su examen. El riesgo de muestreo puede presentarse de las siguientes dos maneras: 1) Rechazo incorrecto, es el riesgo de que el auditor gubernamental concluya que los controles no son confiables o que el saldo de una cuenta no es razonable, cuando en realidad s lo son. En este caso, la aplicacin de otras pruebas de auditoria permitir al auditor arribar a la conclusin correcta. 2) Aceptacin incorrecta, es el riesgo de que el auditor llegue a la conclusin de que puede confiar en los controles o que el saldo de una cuenta es razonable, cuando en realidad no lo son. El auditor deber considerar el riesgo de muestreo en el diseo del plan de muestreo, considerando los siguientes factores: Disear el plan de muestreo para obtener una muestra de tamao suficiente Utilizar un mtodo de seleccin que produzca una muestra representativa de la poblacin y que responda a los objetivos de la auditoria. Riesgo de no Muestreo: Se refiere a la obtencin de conclusiones errneas no originadas directamente por el muestreo. Pueden originarse en errores en la aplicacin de los procedimientos o en el no reconocimiento de los errores existentes en los documentos o transacciones examinados.

3.6.2 Universo y Unidad de Muestreo Luego de determinar el objetivo de la prueba, el auditor gubernamental debe definir el universo, es muy importante que el auditor se satisfaga de que el universo determinado y el universo sobre el que seleccion la muestra (marco) sea el mismo, si no resultaran equivalentes, el marco podra no incluir todos los elementos sobre los que se quiere obtener una conclusin. Para asegurarse de esta equivalencia entre universo determinado y marco, la muestra debe realizarse sobre informacin debidamente conciliada con la contabilidad o que posea algn tipo de control numrico (integridad de la informacin). La seleccin de la unidad de muestreo debe ser adecuada para el objetivo de la prueba; por ejemplo, si el auditor quiere probar que todos los ingresos hayan sido depositados no sera adecuado tomar una muestra de depsitos. Por el contrario la prueba deber consistir en la revisin de los depsitos con otra fuente que proporcione evidencia sobre los ingresos, como planillas de caja, recibos, etc. 3.6.3 Muestreo Estadstico y no Estadstico El muestreo es no estadstico cuando la muestra se obtiene aplicando el juicio profesional en lugar de hacerlo sobre la base de tcnicas estadsticas; el muestreo no estadstico no permite cuantificar el riesgo de muestreo, como consecuencia de esto el auditor podra seleccionar muestras ms grandes de las necesarias o por el contrario estar bajo un riesgo de muestreo alto sin advertirlo. En el muestreo estadstico el auditor puede medir y controlar el riesgo, definiendo el tamao de la muestra acorde al nivel de riesgo aceptado, el muestreo estadstico proporciona al auditor la ventaja de poder disear muestras eficientes; no obstante su uso demanda mayor capacitacin del personal de auditoria. Para elegir un mtodo de muestreo estadstico o no estadstico, el auditor deber considerar los objetivos del examen y la naturaleza del universo determinado, as como las ventajas y desventajas de cada mtodo. El mtodo estadstico le permite al auditor medir la incertidumbre derivada del muestreo; no obstante deber considerar el costo de aplicar el muestreo estadstico. El tamao de la muestra no debe ser un elemento para elegir el tipo de muestreo a aplicar. 3.6.4 Mtodos para Seleccionar las Muestras MUESTEREO ESTADSTICO O NO ESTADSTICO MUESTREO POR PROBALBILIDADES: Muestreo de nmeros al azar Muestreo sistemtico de probabilidades Muestreo por bloques MUESTREO NO ESTADSTICO MUESTREO BASADO EN EL CRITERIO: Muestreo por seleccin especfica Muestreo sistemtico de criterio

Muestreo por Probabilidades: Este mtodo puede utilizarse tanto en el muestreo estadstico como en el no estadstico; se caracteriza porque los elementos que conforman el universo tienen la misma probabilidad de ser elegidos. 1) Muestreo de nmeros al azar, es un proceso para seleccionar una muestra, en el cual todos los elementos de la poblacin y todas las combinaciones de elementos tienen la

misma oportunidad de ser incluidos en la muestra. Para llevar a cabo el muestreo de nmeros al azar el auditor debe realizar los siguientes pasos: Determinar el tamao de la muestra; generar suficientes nmeros al azar de una secuencia de nmeros que por lo menos sea igual al de las unidades que componen el universo. Seleccionar los nmeros al azar con unidades de muestreo especficas del universo. Dado que con este mtodo todos los elementos tienen la misma posibilidad de ser elegidos, el valor monetario de la muestra puede ser insuficiente para el auditor. En tal caso el universo puede estratificarse, para que la prueba slo incluya las partidas de mayor monto. 2) Muestreo sistemtico de probabilidades, consiste en la seleccin de una muestra en base a uno o ms intervalos uniformes de muestreo, el intervalo se determina dividiendo el universo en el nmero de elementos que se desea tenga la muestra; por ejemplo si el universo tiene 5000 elementos y se desea seleccionar una muestra de 50 unidades, el intervalo uniforme ser cada 100 elementos. El auditor selecciona el punto de partida inicial entre el elemento 1 y el 100 y cada 100 elementos selecciona las unidades que conformarn la muestra. A diferencia del muestreo de nmeros al azar, en el muestreo sistemtico, si bien todas las unidades tienen la misma probabilidad de ser elegidas, no ocurre lo mismo con las combinaciones de unidades del universo. Este tipo de seleccin slo debe utilizarse cuando se espera que los atributos de los elementos estn distribuidos al azar en universo. 3) Muestreo en bloques, es la seleccin al azar de grupos de unidades continuas. Por ejemplo, si la muestra que va a seleccionar el auditor es de 50 unidades, puede seleccionar 10 elementos y tomar los 4 siguientes de cada uno de ellos (5 en total). Muestreo Basado en el Criterio: En este tipo de muestreo la probabilidad de que cualquier partida quede incluida en la muestra no es conocida ni determinable. 1) Muestreo por seleccin especfica, se basa fundamentalmente en el criterio del auditor para identificar una muestra que sea representativa del universo; quien podr incluir en la muestra partidas con saldos grandes, medianos y pequeos, partidas de distinto tipo, etc. Este tipo de muestreo requiere del conocimiento del auditor sobre el universo a probar. 2) Muestreo sistemtico de criterio, este mtodo es similar al muestreo sistemtico de probabilidades, excepto que no es necesario, aunque si conveniente, elegir un punto de partida inicial. Otra forma es no utilizar un intervalo fijo; por ejemplo, si el universo con el que se trabaja es el detalle de partidas que figuran en un listado de registros, el auditor podra elegir la partida X de cada tantas hojas del listado. 3.6.5 El Muestreo Estadstico Los objetivos del muestreo de auditoria son: a) obtener evidencia del cumplimiento de los procedimientos de control establecidos y b) obtener evidencia directa sobre la veracidad de las

operaciones y de los saldos que se incluyen en los registros contables. En muchas aplicaciones de muestreo se obtendr evidencia de ambos; la evidencia conseguida de las pruebas en donde se use muestreo de auditoria se considera junto a la evidencia que se obtenga de otras fuentes, para llegar a una conclusin sobre el saldo de una cuenta o un tipo de operaciones; en trminos generales, el auditor gubernamental puede utilizar dos tipos bsicos de muestreo, el de atributos y el de variables. El Muestreo de Atributos: Se utiliza para estimar la tasa de ocurrencia (o no ocurrencia) de un evento o circunstancia determinada dentro de un universo, en trminos de auditoria, los atributos probados son generalmente procedimientos prescriptos por la gerencia para asegurar un nivel adecuado de control interno contable. Por su naturaleza, se espera que los procedimientos de control interno funcionen de la misma forma para operaciones de cualquier tamao a menos que, por definicin del sistema, se requiera procesar de otra manera operaciones de cierto tipo o tamao; en las pruebas de cumplimiento, la evidencia de un atributo o control, est presente o no lo est. Se debe considerar lo siguiente: 1) Determinacin del tamao de la muestra, para determinar el tamao de la muestra el auditor gubernamental debe: Determinar el riesgo razonable de seleccin incorrecta (desvo). Definir el porcentaje mximo aceptable de desvo en el universo. Determinar el porcentaje conservador de desvo esperado en el universo. Calcular el tamao de la muestra.

Para calcular el tamao de la muestra pueden utilizarse programas de computacin o clculos manuales de tcnicas basadas en tablas estadsticas. 2) Riesgo de aceptacin incorrecta (tasa de desvo tolerable), cuando se utiliza el muestreo para verificar si los controles clave funcionan segn lo previsto, se requiere un grado relativamente alto de seguridad; es decir, un riesgo relativamente bajo aceptacin incorrecta de que las conclusiones obtenidas sobre la muestra son aplicables al universo; la tasa de desvo tolerable es el porcentaje de error que est dispuesto a aceptar el auditor y que, si fuera superado, modificara el grado de confianza depositado en los controles. El error aceptable est relacionado con la importancia relativa determinada por el auditor en la etapa de planificacin, el auditor deber aplicar su juicio profesional para determinar el riesgo de aceptacin incorrecta. El nivel de riesgo aceptable determina el tamao de la muestra; generalmente, para seleccionar la muestra para probar los controles, los auditores determinan un riesgo relativamente bajo, el que se establece entre el 5% y el 10%. El estudio de procedimientos de auditoria del AICPA presenta la siguiente relacin entre el nivel planeado y evaluado de riesgo de control y la tasa de desvo tolerable:
NIVEL PLANEADO Y EVALUADO Y RIESGO DE TASA DE DESVIO TORELABLE: CONTROL: a) Bajo a) 2% - 7% b) Moderado b) 6% - 12% c) Ligeramente por debajo del alto c) 11% - 20% d) Alto d) Omitir prueba

3) Tasa de desvo esperada, es otro de los factores que afecta el tamao de la muestra, es la estimacin de los posibles errores que puede tener el universo; la tasa de desvo esperada no puede superar la tasa mxima aceptable. Si esto ocurriera el auditor no aplicar prueba de controles. Muestreo de Variables: El muestreo de variables se utiliza para estimar o probar una cantidad monetaria, este muestreo trata de contestar a la pregunta cunto ms que a con qu frecuencia, a la cual est dirigida el muestreo de atributos. La Principal utilidad del muestreo de variables es en las pruebas sustantivas, para determinar la razonabilidad de los saldos registrados; los mtodos ms comunes son los siguientes: 1) Muestreo proporcionado al tamao 2) Muestreo clsico de variables Proyeccin directa Estimacin por proporcin y por diferencia 3) Muestreo proporcionado al tamao, esta tcnica considera como unidad de muestreo a cada unidad monetaria (por ejemplo un peso, un dlar, etc.), la probabilidad de que cada unidad fsica sea incluida en la muestra es proporcional a su tamao, cuanto mayor es el valor monetario es mayor la probabilidad de ser seleccionada en la muestra. Est diseada fundamentalmente para probar posibles sobrevaluaciones de universos que contienen pocos errores, si una partida est subvaluada tiene menos unidades de muestreo y por lo tanto menos probabilidad de ser incluida en la muestra. 4) Muestreo clsico de variables, define a cada unidad fsica como una unidad de muestreo y estima el monto del universo calculando el porcentaje que representa el monto auditado de las partidas seleccionadas en la muestra, sobre el total de las partidas del universo. Este mtodo es ms eficiente cuando todas las partidas del universo son relativamente uniformes o se pueden estratificar en grupos de partidas uniformes. 3.6.6. Aplicacin del Muestreo en la Auditoria de Gestin Para la seleccin y determinacin del tamao de la muestra podrn utilizarse mtodos estadsticos descriptos con anterioridad, segn los objetivos y alcance de la actuacin y del universo total de las operaciones, el criterio a seguir depender asimismo de la evaluacin del control interno realizado. Excepcionalmente, en la seleccin de las muestras podrn utilizarse mtodos distintos a los estadsticos, que pueden estar basados en algn criterio o informacin, el cual deber expresar y justificar el auditor en sus papeles de trabajo, cuando se decida por esa opcin; en todo caso, dado que el auditor ha identificado las reas crticas, la seleccin debe considerar este aspecto, particularmente porque en algunas ocasiones el universo de operaciones puede estar referido en un alto porcentaje a algunas de esas reas, plantendose eventualmente su anlisis exhaustivo. 3.7. UTILIZACIN DE INDICADORES EN AUDITORIA DE GESTION Existen diferentes esquemas para diferenciar los tipos de indicadores y su utilizacin vara en funcin de los propsitos y naturaleza de los esquemas de evaluacin que se utilicen. Se deber contar con indicadores que midan la eficacia, eficiencia, calidad y economa, segn se intente evaluar el impacto de una accin, el grado de optimizacin de un resultado, la satisfaccin del usuario o la capacidad del auditado para movilizar sus recursos financieros

respectivamente. En la construccin de los parmetros se pueden utilizar datos primarios (medir y contar) o indicadores que relacionan dos datos (porcentajes, cocientes, razones), una vez elegidos los indicadores, se definen los objetivos contra los que se van a comparar, la periodicidad en que se realizarn las mediciones y cuando los desvos se convertirn en alertas, es decir, indicarn los niveles por encima o por debajo de los cuales el indicador es importante; con respecto a los requisitos que debe cumplir un indicador, se destacan: 1) Pertinencia, los indicadores deben referirse a los procesos de produccin esenciales del auditado, de modo que reflejen integralmente el grado de cumplimiento de los objetivos institucionales, y que su nmero no exceda la capacidad de anlisis de quienes lo van a usar. La pertinencia tiene que ver con medir lo correcto. 2) Independencia, deben responder a las actividades desarrolladas por la institucin. Debe medir principalmente lo que la institucin sea capaz de controlar. 3) Integracin, debe mostrar y mantener un equilibrio entre las dimensiones del desempeo: eficacia, eficiencia, calidad y economa. 4) Homogeneidad, para la construccin y medicin de un indicador siempre se debe usar el mismo parmetro o unidad de medida. 5) Costo razonable, la informacin que sirve de base para la elaboracin de los indicadores de gestin debe ser recolectada a costos razonables y con la garanta de la confiabilidad necesaria. 6) De carcter participativo, una forma de asegurar la legitimidad y reforzar el compromiso con las metas e indicadores resultantes es la construccin participativa del indicador. 7) Confiabilidad, se debe contar con datos suficientes y demostrables, lo cual implica generar indicadores que provienen de registros, estadsticas y sistemas de informacin disponibles. 8) Demostrativos, significa que los indicadores deben dar evidencias de muestras concretas de los cambios que se desean medir. 3.7.1. Conducta a Seguir Cuando el Auditado Dispone de Indicadores Razonables Una vez analizada la muestra y comparada con los criterios previamente definidos, se verificar si los indicadores de gestin que maneja la organizacin tienen conexin con la medicin o evaluacin de las reas crticas definidas, por lo tanto, es imprescindible analizar las variables que los componen, para establecer su pertinencia con la medicin de eficiencia, eficacia, economa, calidad, impacto u otro factor considerado por la organizacin auditada. Los informes de gestin que produzca la organizacin auditada sern particularmente considerados en la evaluacin, si renen los factores siguientes: Del anlisis de los indicadores se detecta que la data es confiable. La medicin se realiza peridica y oportunamente. Las variables estn referidas a los procesos sustantivos o medulares de la organizacin. Permiten la comparacin con estndares histricos propios, de organizaciones similares nacionales e internacionales, de aceptada aplicacin.

3.7.2. Conducta a Seguir Cuando no Existen Indicadores y si Existen no son Confiables Si el equipo auditor considera que los indicadores de la entidad pblica, no son fuente confiable de medicin y control, o si no posee indicadores, el auditor gubernamental, a los fines de su actividad, podr redisear o disear indicadores de gestin pertinentes, para lo cual, mediante el dominio de la tcnica del diseo, deber: Utilizar las variables factibles de medicin. Utilizar slo informacin confiable y pertinente. Concentrar su atencin en las reas sustantivas en estudio, midiendo en ellas los factores de economa, eficiencia, eficacia, calidad e impacto Comparar los indicadores resultantes, con los organismos nacionales e internacionales, o entidades afines con la misin u objeto del auditado. Aplicacin de la tcnica de Benchmarking. Otra comparacin viable es la relacin de los tiempos presupuestarios asignacin / devengado / mandado a pagar de aquellas partidas o programas que resulten significativos para el auditado. Resulta recomendable que los parmetros seleccionados sean consensuados con el auditado, no obstante ello, de no obtenerse acuerdo, y el equipo de auditoria est convencido de que resultan apropiados, debern explicitarse tal circunstancia en el informe. De corresponder la definicin por el equipo de auditoria, debern integrar dichos sistemas de medicin los siguientes componentes: 1) Indicadores de eficacia, eficiencia y economa, debern seleccionarse los indicadores que se consideren ms adecuados para el objetivo de la auditoria y la entidad de que se trate. 2) Normas de rendimiento, estos son los niveles de rendimiento deseados y/o esperados. Generalmente estn expresados en trminos cuantitativos, y estn ntimamente relacionados con los tipos de indicadores seleccionados para la medicin en cuestin. 3) Relevamiento de datos del rendimiento real, es el proceso de recolectar los datos necesarios resultantes de la ejecucin financiera y fsica del presupuesto, para alimentar el proceso de medicin. Si la organizacin posee indicadores que no se consideran confiables, ser necesario revisar con detenimiento las razones de esta circunstancia, a los efectos de: Explicar y justificar, en los resultados de la auditoria, las razones por las cuales no hubieren sido considerados los indicadores de gestin que el organismo ha establecido. Formular las recomendaciones a que haya lugar, especialmente de orden tcnico, en las que podra basar la entidad los ajustes y reorientaciones que considere pertinentes. Los indicadores generados con ocasin de la realizacin de una auditoria de gestin deben ser de carcter global y referencial, y no pretender a travs de ellos solucionar problemas de control interno de las organizaciones.

3.8. DESARROLLO DE DEFICENCIAS DE AUDITORIA Se denomina deficiencia de auditoria al resultado de la comparacin que se realiza entre un criterio y la situacin actual relevada durante el examen a una rea, actividad u operacin; es toda informacin que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestin de la entidad, programa o proyecto bajo examen que merecen ser comunicados en el informe. Sus elementos son: condicin, criterio, causa y efecto; los requisitos que debe reunir una deficiencia de auditoria son: Debe ser significativo. Basado en hechos y evidencias precisas documentadas en papeles de trabajo. Debe ser objetivo. Debe ser convincente para una persona que no ha participado en la auditoria.

3.8.1. Factores que Afectan el Desarrollo de Deficiencias Al definir que una deteccin se transformar en una deficiencia de auditoria, debe tenerse en cuenta lo siguiente: Estar referidos a asuntos significativos y que incluyen informacin suficiente y competente relacionada con la evaluacin efectuada a la gestin de la entidad examinada, as como respecto del uso de los recursos, en trminos de efectividad, eficiencia y economa. Incluir la informacin necesaria respecto a los antecedentes, a fin de facilitar su comprensin. Estar referidos a cualquier situacin deficiente que se determine como relevante para la aplicacin de procedimientos de auditoria. 3.8.2. Elementos de la Deficiencia de Auditoria Condicin: Comprende la situacin actual encontrada por el auditor al examinar una rea, actividad u transaccin, la condicin, entendida como lo que es, refleja la manera en que el criterio est siendo logrado. Es importante que la condicin haga referencia directa al criterio, en vista que su propsito es describir el comportamiento de la entidad auditada en el logro de las metas expresadas como criterios. La condicin puede adoptar tres formas: Los criterios no vienen logrndose en forma satisfactoria. Los criterios no se logran. Los criterios se estn logrando parcialmente. Las pruebas de auditoria deben ser suficientes como para evidenciar si es probable que la "condicin' vuelva a ocurrir, en tal caso, el auditor debe recomendar que el propio auditado adopte las acciones correctivas correspondientes para establecer la dimensin total de la deficiencia; despus de lo cual la labor de auditoria consistir en verificar en forma sucesiva si los esfuerzos desarrollados han corregido los errores y eliminado las deficiencias en forma apropiada. Los casos individuales que se refieren a un tipo de deficiencia especfica, en ocasiones pueden ser importantes en vista de su naturaleza, magnitud o riesgo potencial, como para requerir un tratamiento especial en el informe de auditoria; una condicin negativa detectada en un programa o actividad, que recin inicia

sus operaciones, puede no estar muy difundida, sin embargo, podra tener implicancias mayores si no se corrige oportunamente. Criterio: Comprende la norma con la cual el auditor mide la condicin (ver captulo de planeamiento de la auditoria), es tambin la meta que el auditado est tratando de alcanzar o representa la unidad de medida que permite la evaluacin de la condicin actual; igualmente, se denomina criterio a la norma de carcter legal-operativo o de control que regula el accionar del auditado. El programa de auditoria debe sealar los criterios que se van a utilizar, adems tiene la responsabilidad de seleccionar criterios que sean razonables, factibles y aplicables a las cuestiones sometidas a examen. Si alguno de los criterios fijados durante la fase de planeamiento ha sido reformulado, el auditor debe efectuar las coordinaciones del caso con la administracin de la entidad, antes de utilizarlo en el examen, en ciertos casos, el criterio puede no estar disponible y debe ser desarrollado por el auditor. Por ello, en ausencia de normas u otros criterios efectivos conque evaluar y comparar la condicin, el auditor puede considerar aspectos como efectuar, anlisis comparativo, uso de estadsticas o normas tcnicas apropiadas; u opinin de expertos independientes. La mayora de las deficiencias de auditoria son originadas como resultado de la comparacin de la condicin y el criterio, cuando el auditor identifica una diferencia entre los dos, ha dado el primer paso para el desarrollo de un hallazgo. Una deficiencia especfica denota la existencia de un problema y, resulta ser necesario para convencer al funcionario de la entidad auditada sobre la necesidad de adoptar una accin correctiva; el hecho de que no exista alguna diferencia entre "lo que es" y "lo que debe ser", muestra la presencia de una deficiencia positiva, en especial, cuando se evala e informa en torno a la eficacia de un programa o actividad. Efecto: Constituye el resultado adverso o potencial de la condicin encontrada, generalmente, representa la prdida en trminos monetarios originada por el incumplimiento en el logro de la meta; la identificacin del efecto es un factor importante al auditor, por cuanto le permite persuadir a la gerencia acerca de la necesidad de adoptar una accin correctiva oportuna para alcanzar el criterio o la meta. Cuando sea posible, el auditor debe incluir en cada observacin, su efecto cuantificado en dinero u otra unidad de medida, el efecto puede tener dos significados que guardan relacin con los objetivos de la auditoria, los que se describen en el siguiente esquema: RELACIN EFECTO Y OBJETIVOS DE AUDITORIA Cuando los objetivos de la auditoria incluyen la El efecto mide las identificacin de las consecuencias reales de una condicin consecuencias Cuando los objetivos de la auditoria comprenden la El efecto mide el impacto estimacin del impacto provocado en los beneficiarios de en la poblacin objetivo del auditado. Los efectos pueden tener las siguientes caractersticas: Uso antieconmico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o financieros Prdida de ingresos potenciales

Transgresin de la normativa aplicable a la entidad Gastos indebidos Control deficiente de actividades o recursos Informes financieros inexactos o sin significacin

Cuando el informe del auditor no incluye informacin sobre el efecto potencial de la observacin, el usuario del informe puede concluir que la aparente falta de preocupacin del auditor, determina que la observacin no sea realmente importante. Si el efecto de la observacin es insignificante, el auditor no debe incluir en el informe la observacin correspondiente. Causa: Representa la razn bsica (o las razones) por la cual ocurri la condicin, o tambin el motivo del incumplimiento del criterio o norma, la simple expresin en el informe de que el problema existe, porque alguien no cumpli apropiadamente con las normas, es insuficiente para convencer al usuario del informe. Su identificacin requiere de la habilidad y el buen juicio del auditor y, es indispensable para el desarrollo de una recomendacin constructiva que prevenga la recurrencia de la condicin; puesto que pueden surgir problemas debido a una serie de factores, la recomendacin ser ms persuasiva si el auditor puede demostrar y explicar con evidencia y razonamiento, la conexin entre los problemas y el factor o factores identificados como causa. En algunos casos, puede ser necesario que el auditor explique la forma en que aisl la causa o causas de otros factores posibles; esto no es un requisito para demostrar la existencia de una relacin causal, sino una condicin para que los argumentos planteados resulten razonables y convincentes. Dentro de las causas posibles identificadas pueden detallarse las siguientes: Inadecuada segregacin de funciones Normas internas inadecuadas, inexistentes u obsoletas Carencia de personal o de recursos financieros o materiales Indicios de irregularidades Insuficiente capacitacin de personal clave Falta de conocimiento de las normas Negligencia o descuido en el desarrollo de tareas Insuficiente supervisin del trabajo

3.8.3. Evaluacin de la Importancia de las Deficiencias Un aspecto a considerar es la evaluacin sobre si la situacin negativa detectada es un caso aislado o se observa con frecuencia; la importancia de una deficiencia es evaluada, generalmente, por su efecto. Los efectos, sean actuales o potenciales en el futuro, en la medida de lo posible, deben exponerse en trminos monetarios, fsicos o en nmero de transacciones y si fuera posible en trminos de impacto sobre la poblacin objetivo; el auditor, por ejemplo, debe identificar y explicar las razones por las cuales existe un desvo en el sistema de control interno, cuando se tiene una idea clara respecto de porqu sucedi el problema, puede ser ms fcil identificar la causa y prevenir su reiteracin en el futuro.

3.8.4. Comunicacin de Deficiencias de Auditoria Durante el proceso de la auditoria, el auditor Supervisor debe comunicar oportunamente las deficiencias al personal del auditado involucrado en los mismos, a fin de que presenten sus aclaraciones o comentarios en forma documentada, para su evaluacin y consideracin en el informe correspondiente. Tan pronto como sea elaborado una deficiencia de auditoria, el auditor debe comunicar a los funcionarios de la entidad examinada, con el objeto de: Obtener sus puntos de vista respecto a las deficiencias presentadas Facilitar la oportuna adopcin de acciones correctivas La discusin de las observaciones antes de elaborar el borrador del informe, debe dar como resultado documentos ms completos y menos susceptibles de ser refutados por parte del auditado. Es importante comentar las posibles soluciones o mejoras que el auditor considera apropiadas, para conocer la opinin del personal involucrado en los procesos. 3.8.5. Terminacin de la Fase de Ejecucin La comunicacin de los hallazgos y la evaluacin de las respuestas de la entidad significan que el auditor ha concluido la fase ejecucin y que ha acumulado en sus papeles de trabajo toda la evidencia necesaria para sustentar el trabajo efectuado y el producto final a elaborar, el informe de auditoria. Antes de retirarse de la entidad examinada o de culminar su trabajo, el auditor gubernamental debe asegurarse que ha cumplido todos los aspectos procedimentales prescritos por la normatividad vigente; entre ellos, deber prestar especial atencin a la obtencin de la carta de representacin y asegurarse que los archivos de papeles de trabajo de la auditoria estn completos. 3.9. PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo comprenden la totalidad de los documentos preparados o recibidos por los auditores, de manera que en conjunto constituyan un compendio de la informacin utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecucin de su trabajo, junto con las decisiones tomadas para llegar a formarse la opinin. Constituyen, por tanto, el nexo de unin entre el trabajo de campo y el informe de la auditoria; el propsito de los papeles de trabajo es ayudar en la planificacin y realizacin de la auditoria, en la supervisin y revisin de la misma y en suministrar evidencia del trabajo realizado, de tal modo que sirvan de soporte a las conclusiones, opiniones, comentarios y recomendaciones incluidos en el informe. 3.9.1. Objetivo y Caractersticas de los Papeles de Trabajo Las Normas de Auditoria Gubernamental (NAG). En el acpite referido a Evidencia, de cada una de las Normas especficas por tipo de auditoria, hacen referencia a la preparacin de los papeles de trabajo. Objetivo: Los papeles de trabajo ocupan una funcin excepcionalmente relevante en las auditorias del sector pblico, los mismos que puede ser requeridos por otras instancias a efecto de comprobar los hechos reportados en los informes de auditoria. Por tanto, la preparacin de los papeles de trabajo, principalmente, tienen tres propsitos: 1) Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de las conclusiones obtenidas.

2) Facilitar y servir como evidencia de la supervisin y revisin del trabajo de auditoria. 3) Servir como elemento de juicio para evaluar el desempeo tcnico de los auditores y que otros puedan revisar la calidad de la auditoria. Caractersticas: Los papeles de trabajo deben reunir las siguientes caractersticas de calidad: 1) Claros, de forma que no necesiten aclaraciones adicionales, que cualquiera pueda entender su finalidad, sus fuentes, la naturaleza y alcance del trabajo y las conclusiones alcanzadas por quien los prepar. 2) Completos y exactos, de manera que puedan documentar los hechos comprobados, los juicios y conclusiones y mostrar la naturaleza y alcance de la auditoria. 3) Relevantes y pertinentes, es decir, que solamente incluyan aquellos asuntos de importancia para el objetivo que se pretende alcanzar y deben proveer soporte suficiente y competente para la formacin de una opinin. 4) Objetivos, deben reflejar las actividades, operaciones y hechos como han sucedido, siguiendo el criterio de imparcialidad del auditor. 5) Ordenados, debe ser archivados bajo un sistema de ordenamiento que rena las siguientes caractersticas de: uniformes, coherentes y lgicos Normalizacin: La normalizacin y sistematizacin en el tratamiento de los papeles de trabajo, busca evitar tanto la reiteracin de datos innecesarios cuanto la exposicin de informacin confusa que dificulta su interpretacin y resulta, por lo tanto, una fuente potencial de errores. En la Gua de Papeles de Trabajo, se propone el diseo de los diferentes modelos de formularios a utilizar en el desarrollo de la auditoria (ver anexo3). Contenido Estructura Bsica: La estructura bsica de los papeles de trabajo elaborados por el auditor debe presentar un diseo homogneo e incluir los acpites que resulten bsicos en su integracin, para asegurar su uniformidad, entre los acpites generalmente incluidos en los papeles de trabajo se puede mencionar: 1) Encabezamiento, incluir el nombre de la entidad pblica, ejercicio econmico, tipo de auditoria y rea o componente especfico, objeto de la auditoria. 2) Referencias, cada papel de trabajo tendr su propia referencia, y deber indicar las hojas de trabajo relacionadas de acuerdo con un sistema de referencias cruzadas o correferencias que permita la revisin. 3) Fecha e identificacin de quin prepar el papel de trabajo, mediante rbrica de la persona que ha contribuido a su elaboracin, as como la fecha de realizacin. 4) Fecha e identificacin de quin supervis el trabajo, mediante iniciales de la persona que revis el trabajo realizado, como constancia de la supervisin efectuada. 5) Referencia al paso del programa de trabajo, a fin de conocer el objetivo de preparacin de la cdula. 6) El anlisis realizado, el mismo estar en funcin a la ejecucin de los procedimientos de auditoria a fin de cumplir con lo definido en los programas de trabajo. 7) Alcance del trabajo, relacionando el anlisis realizado con el total del rubro, cuenta u operacin, objeto del examen, indicando el tamao de las muestras y la forma de su obtencin.

8) Mtodo de muestreo, cuando sea aplicable ser necesario hacer referencia al mtodo de muestreo aplicado. 9) Fuente de la informacin obtenida, se sealar los registros contables o archivo en base al cual fue preparada la cdula, referencia a los documentos base y las personas que la facilitaron. 10) Explicacin de las marcas de auditoria utilizadas, en la parte inferior de la cdula se deber realizar una descripcin del significado de las marcas de auditoria utilizadas en la misma, en el caso de que sta explicacin se encuentre en otra cdula se har referencia a la misma. 11) Conclusiones, cuando corresponda, se realizar una exposicin sucinta de los resultados logrados con el trabajo, una vez finalizado. 12) Documentacin preparada o proporcionada por la entidad, en el caso de que la cdula haya sido confeccionada y proporcionada por la entidad, en sta se deber consignar las iniciales PPE (papel proporcionado por la entidad) y se registrar el trabajo realizado y las referencias y correferencias necesarias, a fin de establecer la utilidad de incluir estas cdulas como parte de los papeles de trabajo. Codificacin de los Papeles de Trabajo: Los papeles de trabajo debern estar codificados y referenciados de forma que la relacin entre ellos sea cruzada y facilite la identificacin como evidencia del trabajo de auditoria, en la codificacin de los papeles de trabajo se seguir un sistema alfanumrico, es importante destacar que la codificacin prevista se aplicar sobre todo el conjunto de papeles de trabajo. Consecuentemente, la referenciacin consiste en un sistema de codificacin utilizado para organizar y archivar los papeles de trabajo; que tiene como objetivo, facilitar la identificacin y el acceso a los papeles de trabajo para propsitos de: supervisin, revisin, consulta y demostracin del trabajo realizado. La referenciacin de los papeles de trabajo debe seguir las siguientes reglas: Las referencias deben ser escritas en un color diferente al utilizado en el resto del papel, usualmente en color rojo. Cuando se usa referenciacin alfanumrica se debe utilizar una misma letra para identificar los papeles de trabajo correspondientes a igual rubro, componente o ciclo de transacciones, asignando un nmero correlativo segn el orden de archivo de los papeles de trabajo: A-1, A-1.1, A-2, ..... Es conveniente usar subndices o quebrados para identificar papeles de trabajo que pertenecen a un mismo anlisis: A-1; A-1/1; A-2/3.1, .... Cuando se haya eliminado un papel de trabajo, debe explicarse en la hoja anterior o siguiente al papel de trabajo retirado que la referencia faltante no fue utilizada: A-1, A-1/1, A-1/3 (A-1/2 no fue utilizada). Las referencias cruzadas son utilizadas para indicar que una cifra o dato dentro de un papel de trabajo tiene relacin directa con igual o iguales cifras o datos que figuran en otros papeles de trabajo; tiene como objetivo, el de relacionar cifras o datos entre si y hacer un seguimiento al anlisis realizado, as mismo, la correferenciacin de los papeles de trabajo debe seguir las siguientes reglas:

Es conveniente escribir las correferencias en color diferente al utilizado en el resto del papel, usualmente en color rojo. Las correferencias deben ser escritas alrededor de cada partida o dato trabajado. Las correferencias solamente deben correferenciar cifras idnticas. La correferenciacin siempre utiliza dos referencias, una que va y otra que viene. La posicin de la referencia debe indicar la direccin en que va la misma: una correferencia que proviene de una cifra debe colocarse a la derecha o abajo de dicho importe (viene de....) y una correferencia que indique lo inverso debe colocarse a la izquierda o arriba del importe (va a....). Una cifra o dato no puede tener ms de dos correferencias (de donde viene y a donde va). 3.9.2. Criterios para Elaborar Papeles de Trabajo Algunos de los criterios que fundamentan la preparacin de los papeles de trabajo son los siguientes: Deben incluir todos los datos necesarios y pertinentes. Deben contener un enunciado conciso del trabajo ejecutado y su conexin con los hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones. Deben ser concisos, claros y completos. Los clculos deben ser exactos. Debe asegurarse que los datos usados y los clculos matemticos realizados sean correctos. Deben ser explcitos y contener y definir los smbolos, tildes o marcas que se utilicen. Con el propsito de uniformar la elaboracin de estos documentos en la entidad pblica, se hacen referencia a los papeles de trabajo tipo: Resmenes de Auditoria: Su propsito es extractar la esencia de la tarea realizada, durante la auditoria se acumula una gran cantidad de papeles de trabajo que contienen una variedad de informacin de diversas formas, tales como copias de reglamentos, leyes, entrevistas y otros utilizados durante el transcurso de la auditorias. A pesar de su pertinencia resulta de escaso valor si no se encuentra analizada y organizada de manera lgica que permita su atribucin al resultado de la auditoria. Notas del Auditor: incluyen distintos tipos de evaluaciones, ideas o recordatorios; tambin se utilizarn como notas los exmenes particulares o desarrollos en que luego fundar su informe o sus observaciones. En este sentido cabe recalcar que las notas deben ser explicativas y completas, pero no deben repetir datos que estn contenidos en otros papeles de trabajo. Extractos y Copias de Documentos: debern incorporarse como papeles de trabajo aquellos documentos que sean pertinentes al trabajo realizado. En aquellos casos en que no resultar de utilidad la totalidad del documento ser preferible incorporar un extracto o parte del mismo.

3.9.3. Revisin y Aprobacin de los Papeles de Trabajo Para lograr la mxima utilidad, eficiencia y garantizar la calidad de la auditoria, es necesaria una revisin completa de los papeles de trabajo, el Supervisor responsable de la auditoria debe revisar los papeles de trabajo elaborados por los miembros del equipo y poner sus iniciales en cada uno, en seal de aprobacin. Al revisarlos, el Supervisor deber determinar si la informacin resumida en ellos es suficiente, a su juicio, para cumplir con los objetivos del examen y llegar a conclusiones y opiniones bien fundadas, su importancia se basa en la necesidad de cerciorarse de que el informe cuente con evidencia clara, demostrable y objetiva en respaldo de las labores de auditoria. 3.9.4. Archivos de los Papeles de Trabajo Durante todo el proceso de la auditoria (Planificacin, ejecucin y comunicacin de resultados) se van generado papeles de papeles de trabajo con caractersticas especiales, considerando la etapa de la auditoria en la que se originaron, por lo que se hace necesario archivar los mismos, contemplando cada una de estas etapas, a estos archivos se los denomina Legajos de papeles de trabajo. Consecuentemente, los denominados Legajos constituyen agrupamientos preestablecidos que contemplan la diversa documentacin generada en el desarrollo de la auditoria, los papeles de trabajo se clasificarn para ser archivados en los siguientes legajos principales, cada uno de ellos con una numeracin independiente. Legajo Permanente: Durante la etapa de planificacin se debe obtener informacin relevante sobre las actividades de la entidad pblica, el objeto de la auditoria no puede ser examinado sin que se cuente con un conocimiento cabal de las actividades del auditado, en especial aquellas que tienen un impacto significativo en la informacin a examinar, gran parte de la informacin obtenida en esta etapa se archivar en un legajo de papeles de trabajo denominado, generalmente, Legajo permanente; este debe contener informacin y documentacin para consulta continua de los auditores, a fin de brindar datos tiles durante todas las etapas de la auditoria y en exmenes futuros. Ejemplos de informacin: Legislacin vinculada especficamente a la entidad Relaciones de tuicin y vinculacin institucional Estructura organizativa de la entidad Contratos con vigencia mayor a un ao Registros de propiedades inmuebles y de vehculos Normativa vigente para la ejecucin de las operaciones

De acuerdo a lo establecido en la Norma de Auditoria Gubernamental 217 Relevamiento de informacin, en ciertos casos se puede requerir la realizacin de un relevamiento de informacin a efectos de establecer el grado de auditabilidad o en la prctica tambin se lo utiliza para definir el tipo de auditoria a realizar, al ejecutar este trabajo de relevamiento, tambin se conforma este legajo permanente. En el caso de las UAI de las entidades pblicas ya cuentan con un legajo permanente, el mismo que debe ser actualizado en funcin a las modificaciones que se presenten tanto de la normativa legal como interna. Legajo de Programacin: Los papeles de trabajo relacionados con la planificacin del examen de auditoria se incluyen en un legajo denominado generalmente Legajo de

programacin. El objetivo de este legajo es documentar el proceso de planificacin de la auditoria, el contenido mnimo de este legajo es el siguiente: Memorndum de planificacin de auditoria Programas de trabajo Procedimientos de diagnstico y actividades previas a la planificacin* Correspondencia recibida y expedida

*En este acpite se archivar el anlisis de los riesgos inherentes y de control, anlisis de materialidad, evaluacin de los sistemas de control interno, revisiones analticas e informacin administrativa referida a la asignacin de personal y las horas programadas. El Legajo Corriente: Incluye toda la informacin y documentacin obtenida y/o preparada por el auditor durante el examen, en este legajo se documenta el cumplimiento de los procedimientos programados y la obtencin de evidencias suficientes y competentes que sustenten las conclusiones, opiniones, comentarios y recomendaciones incluidos en el informe de auditoria. El contenido de este legajo variar considerando el tipo de auditoria realizada, sin embargo de manera general en este legajo se puede archivar la siguiente documentacin: Conclusiones sobre el trabajo realizado Planilla de deficiencias o hallazgos Programas de trabajo Documentos de respaldo del anlisis realizado Detalle de funcionarios de la entidad auditada relacionados con las operaciones sujetas al examen Planillas de pendientes emergentes de la supervisin efectuada El Legajo Resumen: Incluye toda la informacin significativa relacionada con la emisin del informe de auditoria, resultante del examen realizado y la conclusin del trabajo, este legajo se lo conforma con el propsito de: Obtener una visin global sobre los resultados del trabajo, comprobar el cumplimiento de las Normas de Auditoria Gubernamental y conocer en forma sinttica los principales hallazgos y limitaciones presentadas durante la ejecucin del trabajo. El contenido mnimo de este legajo es el siguiente: Copia de los informes emitidos Certificacin sobre aclaracin de puntos pendientes Informes tcnicos (abogados, expertos, etc.) Resumen de asuntos importantes detectados en el trabajo, con la disposicin de su tratamiento por parte de los niveles superiores Carta de representacin o Certificacin de la entidad sobre la entrega de documentacin e informacin a la comisin de auditoria Actas de reuniones sostenidas con los funcionarios de la entidad Sugerencias para futuros exmenes Formularios de evaluacin del desempeo del personal Comentarios sobre el tiempo insumido y variaciones con relacin al presupuesto de horas asignado

Actas de devolucin de la documentacin Listado de verificacin de conclusin de la auditoria* *la U.A.I. de la entidad pblica, debe preparar un listado de verificacin a fin de comprobar que todo el trabajo se ha desarrollado cumpliendo con las Normas de Auditoria Gubernamental. 3.10. CARTA DE REPRESENTACIN El auditor debe obtener una carta de representacin del titular y/o de la Mxima Autoridad Ejecutiva del auditado, la carta de representacin es el documento mediante el cual el nivel competente de la entidad pblica reconoce haber puesto a disposicin del auditor toda la informacin requerida, as como cualquier hecho significativo ocurrido durante el perodo bajo examen; si se ha examinado varias reas de la entidad, debe solicitarse una carta de representacin por rea. Los auditores deben adoptar todas las providencias necesarias para asegurarse de la totalidad, propiedad y suficiencia de los archivos de papeles de trabajo, el retiro del equipo de auditoria debe ser coordinado con los niveles gerenciales pertinentes del auditado, con lo cual se dar por terminado el trabajo, el cual debe darse a conocer por escrito. 3.11. GUIA DE PROCEDIMIENTOS DE LA FASE DE EJECUCIN: EVALUACION DEL CONTROL INTERNO Y DE LOS RESULTADOS. 3.11.1 OBJETIVOS Determinar la capacidad de revisin o autocontrol de la gestin interna de la entidad pblica, rea, proyecto o programa auditado y su incidencia en el logro de objetivos y metas. Determinar si el ente, rea o programa auditado, satisfacen las necesidades de servicios o bienes para los que fueron creados. Verificar y evaluar que los resultados de la gestin del ente se corresponden con los objetivos y metas establecidas. Determinar las causas y efectos de los posibles desvos en el logro de sus objetivos y metas. Determinar los resultados de la gestin del organismo, la eficacia y eficiencia con que opera y el costo de los bienes y servicios que produce o presta. 3.11.2. Actividades Recopilar informacin especfica al control interno, sobre el rea objeto de estudio, tal como listados o reportes de ejecucin presupuestaria tanto fsica como financiera, datos de perodos anteriores al auditado a efecto de efectuar comparaciones, documentacin de respaldo de las registraciones presupuestarias y contables. Proceder a evaluar todo los sistemas que se consideran relevantes compras y contrataciones, personal, bienes de uso, sumarios, administracin, no solo en el aspecto del cumplimiento de los procedimientos administrativos, sino adems en la verificacin del funcionamiento del sistema de control interno. Verificar la suficiencia y razonabilidad del sistema de informacin para la toma de decisiones.

Verificar el cumplimiento de la normativa aplicable y vigente. Determinar los costos de los programas y proyectos evaluados, con el fin de comparar los recursos financieros asignados y ejecutados, satisfacerse de la adecuada aplicacin y su correspondencia con los resultados. Comparar estado de situacin evaluada con; a) el cumplimiento de los objetivos y metas planeados por el auditado y b) con los requerimientos o necesidades de la poblacin a la que asiste. En caso de desvos se identificar las causas y los efectos. Formular recomendaciones tendientes a mejorar la gestin del organismo y su sistema de control interno. Cabe destacar que las mismas deben ser razonablemente implantables por el ente. Definir, de comn acuerdo con la autoridad del organismo, los funcionarios responsables de implantar las recomendaciones formuladas. 3.11.3. Resultados Informacin sobre la capacidad de gestin del organismo auditado. Evaluacin del cumplimiento y de los resultados y decisiones del ente. Evaluacin de la suficiencia del sistema de control interno y la efectividad del sistema de informacin. Conocimiento del resultado de la gestin administrativa, la eficacia con que opera y el costo, eficiencia de los programas o proyectos evaluados. Identificacin de presuntos indicios de irregularidades y responsabilidades si las hubiere. Identificar las dependencias que debern implantar acciones correctivas.

CAPTULO IV ETAPA DE CONCLUSIN Y SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES 4.1. METODOLOGA, ELABORACIN Y PRESENTACIN DEL INFORME 4.1.1 Definicin El Informe Final del operativo de auditoria es el producto ltimo del auditor, por medio del cual expone sus observaciones, conclusiones y recomendaciones por escrito y que es remitido a la mxima autoridad de la organizacin. El mismo debe contener juicios fundamentados en las evidencias obtenidas a lo largo del examen con el objeto de brindar suficiente informacin acerca de los desvos o deficiencias ms importantes, as como recomendar mejoras en la conduccin de las actividades y ejecucin de las operaciones; este informe brinda una buena oportunidad para captar la atencin de los niveles de la entidad oblica y para mostrar los beneficios que le ofrece este tipo de examen; el informe cubre dos funciones bsicas: Comunica los resultados de la evaluacin del sistema de control interno, de la auditoria de gestin y del cumplimiento de la normativa vigente Persuade a la Direccin del Organismo para adoptar determinadas acciones y, cuando es necesario llama su atencin, respecto de algunos problemas que podran afectar adversamente sus actividades y operaciones Los objetivos del informe para cada auditoria deben estar definidos apropiadamente en la fase de planeamiento y su estructura general debiera responder a criterios uniformes, debe emitirse un informe de auditoria preliminar para ser examinado con el auditado, antes de elevar el informe definitivo al Rectorado. Durante el tratamiento del informe preliminar, el auditado tiene la posibilidad de efectuar descargos a las observaciones formuladas, los que sern incluidos en el informe definitivo en la medida que la UAI los considere tcnicamente pertinentes. 4.1.2. Caractersticas del Informe Final de Auditoria de Gestin La excelencia de la auditoria de gestin, se mide por la calidad de sus deficiencias, opiniones y recomendaciones, e indirectamente por la implantacin de estas ltimas y la generacin de las modificaciones en la conducta del auditado; resulta imprescindible que los informes se preparen con la prontitud necesaria para que la informacin de los problemas detectados y las recomendaciones lleguen con oportunidad al destinatario y le permitan actuar en consecuencia. Para alcanzar lo manifestado precedentemente es necesario que la elaboracin del informe de auditoria tome en cuenta determinadas caractersticas, con el objeto de mantener un suficiente nivel de calidad. Por lo tanto, se recomienda considerar las siguientes caractersticas: Importancia del Contenido: Los asuntos de los que trata el informe escrito deben tener suficiente importancia para justificar su inclusin y la atencin del usuario al que va dirigido. Deben evitarse los temas de una importancia relativa menor, para ello se deben considerar los conceptos de (deficiencias significativas) y (otras deficiencias a comunicar) que se desarrollan ms adelante.

Utilidad: Su propsito es generar una accin constructiva, ayudar al auditado a la implantacin de las mejoras que resulten necesarias. Completo y Suficiente: El informe debe dar cuenta de todos los aspectos comprendidos y resultantes de la labor de la evaluacin, brindando la informacin necesaria para una adecuada interpretacin de los temas tratados. Si bien el informe debe ser conciso, contendr los antecedentes suficientes sobre los objetivos y alcance del trabajo, la descripcin de las observaciones (considerando todos los atributos), como tambin, las recomendaciones, la opinin del auditado y la conclusin del auditor, teniendo en cuenta una perspectiva adecuada; el auditor debe partir del supuesto que el lector no tiene conocimiento de la materia analizada; por lo tanto, el informe explicar suficientemente los hechos o circunstancias, y expondr sus recomendaciones y conclusin con claridad. Oportunidad: Debe emitirse sin retraso, a fin de permitir una rpida accin correctiva, la oportunidad siempre es importante y ms an cuando el informe se refiere a temas tales de control interno cuya implantacin es necesaria para prevenir o detectar errores e irregularidades que perjudican al logro de los objetivos de la entidad. Objetividad: La objetividad se obtiene brindando informacin real y libre de distorsin; tanto las observaciones como las recomendaciones y la conclusin del auditor deben expresarse de forma imparcial, las deficiencias y la conclusin incluidas en el informe deben estar sustentadas por evidencia suficiente y competente, que conste en los papeles de trabajo. Se deben preparar informes que reflejen la realidad de la mejor manera posible, sin inducir a error, y enfaticen slo en aquello que necesita atencin; se debe evitar expresiones que tiendan a provocar una actitud de defensa u oposicin al contenido del informe; as mismo, la imparcialidad implica no realizar exageraciones y nfasis en incumplimientos o desempeos deficientes. Equidad: La equidad se refiere a la necesidad de ser justos e imparciales en las manifestaciones del informe, de manera que los destinatarios estn razonablemente seguros que el mismo es digno de crdito. Si en algunos de los trabajos no es posible llegar a efectuar toda la labor necesaria para verificar la correccin de la informacin brindada, se debe sealar la fuente que la origin e incluir la aclaracin necesaria. Argumentos Convincentes: Las deficiencias se presentarn de manera convincente, las recomendaciones y la opinin se debern inferir lgicamente de los hechos presentados; un informe con errores puede hacer cuestionable la validez de su contenido, los mismos deben ser suficientes para convencer a los lectores de la importancia de las observaciones, la conveniencia de aceptar las recomendaciones y la razonabilidad de la conclusin. El auditor debe estar preparado para dar pruebas concretas de todas y cada una de las manifestaciones contenidas en su informe. Claridad y Simplicidad: Los informes deben ser redactados de manera clara y con un ordenamiento lgico, estas caractersticas se relacionan directamente con la eficacia de la comunicacin; se debe partir del supuesto que los lectores no tienen conocimientos tcnicos sobre la materia. Cuando se utilicen trminos tcnicos se los debe definir

claramente procurando evitar malas interpretaciones, si se considera necesario, puede ser conveniente citar informacin de apoyo para que el destinatario pueda tener una referencia adicional sobre temas complejos. Concisin: Los informes completos y concisos cuentan con una probabilidad ms elevada de captar la atencin y generar acciones eficaces; los informes concisos se refieren concretamente a los hechos y evitan detalles innecesarios que desalientan o confunden al lector; en la redaccin del informe es conveniente considerar tambin, la posible duplicidad de las deficiencias detectadas, las cuales previo anlisis del auditor deben ser expuestas en el componente que considere ms relevante. Solamente cuando sea conveniente o necesario para la ampliar la informacin incluida en el cuerpo del informe, se incorporarn como anexos informacin complementaria, grficos u otras herramientas que se consideren apropiadas. Tono Constructivo: El contenido del informe debe buscar una reaccin de aceptacin a las recomendaciones y a la conclusin; por ende, debe ser de tipo constructivo; en este sentido, debe evitarse adjetivar y/o acentuar en demasa las deficiencias y presentarlas en una justa perspectiva. Asimismo, se debern mencionar, cuando sea el caso, los logros ms destacados observados en la entidad y las fortalezas de aquellas reas o situaciones que as lo demuestren. Por ltimo un informe de auditoria es la herramienta de comunicacin para convencer y persuadir a la administracin sobre la implantacin de acciones correctivas y muchos funcionarios sern ms receptivos si los auditores explican la forma en que sus sugerencias ayudarn a alcanzar los objetivos y metas. 4.1.3. Redaccin y Revisin del Informe Durante el transcurso de la auditoria, el supervisor revisar el trabajo de los auditores y se asegurar que los papeles de trabajo renan evidencias suficientes y competentes, que avalen las observaciones, conclusiones y recomendaciones, incluidas en el informe; por lo tanto, ser responsabilidad del supervisor que el informe revele todos los aspectos de inters, que contribuyan al objetivo fundamental de la auditoria. El auditor encargado (supervisor) confeccionar el Informe de Auditoria con los miembros del equipo que intervinieron en la ejecucin del operativo, finalmente, el informe se somete a consideracin del Jefe de la Unidad de Auditoria Interna de la entidad pblica, para su aprobacin, previa evaluacin tcnica y de calidad, de acuerdo al siguiente procedimiento: El Supervisor, para elaborar el informe, revisar los papeles de trabajo que respaldan las observaciones y hallazgos, comentar y discutir con el equipo auditor encargado del examen las situaciones que surjan como consecuencia de su revisin, relacionados con la documentacin que respalda los juicios emitidos. El Supervisor incluir en el informe todos los aspectos de inters que contribuyan al objetivo fundamental de la auditoria. El Jefe de la UAI, controlar que el planeamiento, ejecucin y los papeles de trabajo se hayan ejecutado y confeccionado de acuerdo con lo establecido en el presente Manual.

El Jefe de la UAI, controlar que las observaciones formuladas cuenten con el suficiente y pertinente respaldo documental. El Jefe de la UAI, controlar la pertinencia y factibilidad de implantacin de las recomendaciones efectuadas. El Jefe de la UAI, controlar la calidad tcnica del informe. Las situaciones que surjan, como consecuencia de la revisin del supervisor, sern discutidas entre ste y el Jefe de la U.A.I. de la entidad pblica, esto no slo se limita a la redaccin del informe, sino que abarca todos los aspectos relacionados con la documentacin, que respalda los juicios emitidos por el auditor. 4.1.4. Comunicacin del Informe Preliminar al Auditado El informe preliminar por escrito constituir la forma establecida por el Jefe de la UAI, para comunicar los resultados de la auditoria practicada a los funcionarios responsables del auditado. Esto permite: Poner en conocimiento de la Autoridad Superior del auditado los resultados de cada examen, previo a su remisin formal. Reducir el riesgo de interpretacin errnea de los resultados. Dar la oportunidad al auditado a emitir sus descargos respecto a las observaciones y hallazgos incluidos en el informe preliminar. Estos descargos sern menores en la medida que se hayan mantenido reuniones informativas con las Autoridades del auditado durante el transcurso de la ejecucin del operativo. Facilitar las acciones de seguimiento, para establecer si la entidad ha adoptado las correspondientes acciones correctivas, especialmente las referidas a auditorias anteriores. 4.1.5. Evaluacin e Incorporacin de los Comentarios del Auditado En el informe definitivo, al final de cada observacin, el auditor incluir brevemente los descargos, comentarios y aclaraciones que presente el auditado, como as tambin la opinin del auditor despus de evaluarlas. En el caso que los descargos de la entidad y la evidencia adoptada se consideren vlidos, el auditor deber modificar su informe; por el contrario, cuando el auditor opine que no lo son, ste deber exponer en el informe definitivo, las razones que motivan su no aceptacin. 4.1.6. Estructura y Contenido del Informe Ttulo: El informe definitivo debe ir precedido de una cartula y ttulo o encabezamiento y de un nmero que permita su identificacin; el ttulo debe aclarar el rea y/0 unidad funcinal auditada y el tipo de auditoria realizada (integral u operativo especfico). En caso de operativos especficos debe aclararse las reas, sectores o procedimientos evaluados. Destinatario y Encuadre Normativo: El informe debe especificar a quien o a quienes va dirigido y la causa de su ejecucin. Por Ej.: Si el operativo hubiera sido programado en el Plan Operativo Anual deber enunciar el N de la Res., por la que se aprob dicho planeamiento, si se efectu por un pedido expreso del Sr. Rector deber constar el nmero de nota respectivo.

Objeto: El objeto de toda las auditorias integrales ejecutadas por la UAI es; la evaluacin de la suficiencia y efectividad del sistema de control interno de la entidad pblica y sus dependencias, en funcin de la estructura de los Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno. La regularidad de sus actos. La evaluacin de su gestin respecto al logro de los objetivos y/o metas presupuestadas, considerando la, eficacia, eficiencia, economa y efectividad de sus actividades y tareas. Cabe destacar que, si el auditado tuviera definido programas o actividades en su apertura programtica, los objetos de la auditoria deberan repetirse para cada uno de los programas o actividades auditadas. Un objeto adicional de toda auditoria integral ser la verificacin de la implantacin de recomendaciones efectuadas en informes anteriores, en el caso de los operativos especficos se deber aclarar el objeto por el que fue solicitado el informe. Alcance: En la seccin se debe informar: que el examen se realiz de acuerdo con las Normas de Auditoria Gubernamental y el Manual de Procedimientos de Auditoria Interna de la entidad pblica. El perodo a auditar. Los circuitos y/o procesos auditados. Los criterios de evaluacin empleados durante la revisin (para el sistema de control interno y para cada uno de los procesos auditados). Los criterios de seleccin de muestras para cada uno de los circuitos auditados La descripcin pormenorizada de las muestras definidas por circuito, se debern incluir en un anexo especfico al informe. Limitaciones al Alance de Auditoria: En caso que el alcance de las tareas definidas en el planeamiento o en la ejecucin de la auditoria se haya visto limitado por cualquier factor, se deber dejar constancia de este hecho, indicando los detalles que correspondan. Asimismo, se deber informar las consecuencias puede que generar esta restriccin en la labor de auditoria (procedimientos y pruebas que no pudieron realizarse y, de ser el caso, la imposibilidad que ello genera en la emisin de conclusiones. De esta forma se limita la responsabilidad con respecto a aquellas circunstancias que no han podido ser sometidas a anlisis, como regla general se tratar de evitar la mayor cantidad de limitaciones posibles, para ello se recomienda: Insistencia en los requerimientos de informacin al auditado. Que los equipos de auditoria cuenten con expertos en todas las materias que sern sometidas a revisin. En muchos casos se confunden limitaciones con observaciones.

Aclaraciones Previas: A efectos de hacer ms sencilla la lectura del informe, se incluyen en este captulo aspectos que son de conocimiento del auditor o elementos que se tuvieron en cuenta para el desarrollo de las evaluaciones (por ej., una referencia a la gua de actividades desarrolladas en cada circuito o proceso) y que se entiende necesario resear, para dar paso a las conclusiones a las que se ha arribado. A fin de dar mayor precisin al alcance de la auditoria, tambin se hace mencin a aquellas circunstancias pasibles de merecer una investigacin o estudio posterior. Deficiencias, Consecuencias y Recomendaciones 1) Deficiencias: el auditor emitir sus juicios, de carcter profesional, basados en las observaciones formuladas, como resultado del examen, se evaluar el sistema de control interno, la gestin de la entidad, en lo que se refiere al logro de las metas y objetivos y a la apropiada utilizacin de los recursos de la entidad pblica, considerando criterios de eficacia, eficiencia y economa y la regularidad de los actos con la normativa vigente. Lo expuesto se incluir en el informe, bajo el rubro Deficiencias, preferentemente distribuidos por circuito, proceso o sector. Cuando corresponda, las deficiencias deben exponer si la responsabilidad incurrida por los agentes involucrados, es de naturaleza administrativa, ejecutivo, civil o penal; si se trata de esta ltima, se deber expresar en trminos de presuncin de delito y para ello el auditor debe requerir la correspondiente asesora legal. Cabe aclarar que cada deficiencia debe acompaarse con la correspondiente descripcin de los detalles del hecho u operacin examinada, este punto del informe es el ms extenso e informativo, debido a que constituye el mensaje fundamental que el auditor desea comunicar. Entre las observaciones ms comunes, pueden citarse: Carencia de estructuras orgnicas, manuales de misiones y funciones, manuales de procedimientos, etc. Falta de planificacin estratgica y tctica de las actividades. Falta de definicin de objetivos y de formulacin presupuestaria. Falta de definicin de metas. Carencia de comunicacin clara de las polticas institucionales del auditado (planes de personal, de capacitacin, de expansin, etc.) Falta de efectividad en el logro de objetivos y metas. Presencia de operaciones ineficientes. Evidencias sobre recursos desperdiciados. Incumplimiento de leyes, reglamentos o polticas internas. El informe de auditoria debe incluir solo comentarios sobre observaciones importantes, mediante un memorndum o documento equivalente, el Supervisor comunicar a los funcionarios responsables de la entidad aquellos asuntos de menor importancia. Los antecedentes y toda la informacin que permita una mejor apreciacin de las circunstancias que incidieron en los hechos observados, deben ser incluidos en Deficiencias. 2) Presentacin de deficiencias: en la presentacin de cada observacin se deber describir lo siguiente:

rea, circuito o procedimiento evaluado, considerando claramente el circuito, proceso o sector evaluado. Ej; Concesiones y/o permiso de uso, compras, etc. Ttulo del tema observado objetivo, debe indicar con claridad la naturaleza de las deficiencias encontradas e identificarlo con uno de los objetivos del informe. Condicin, deficiencia o irregularidad encontrada, es decir la situacin irregular, cuyo grado y/o frecuencia de desvo debe ser aclarada Criterio, debe detallar el parmetro usado por el auditor para medir o comparar las deficiencias; es decir, normas legales, operativas o de control. Causa, detalle de las razones por las cuales el auditor estima que ocurrieron las deficiencias. Efecto, efectuar una apropiada descripcin del efecto provocado por la deficiencia mencionada, para que la administracin aprecie la importancia de la deficiencia. Reiteracin, se deber aclarar si la deficiencia resulta de una reiteracin de otros informes de auditorias anteriores. Recomendacin, por cada observacin se deber efectuar una recomendacin de remediacin (medidas sugeridas). Comentarios del auditado descargos, los comentarios y/o aclaraciones presentados por los funcionarios responsables del auditado. Conclusiones: En este punto, el informe incluir un extracto de los aspectos ms relevantes de los comentarios y observaciones a las que ha arribado el auditor, de manera tal que, a travs de su lectura, los terceros puedan conocer los resultados obtenidos y, asimismo informarse sobre la suficiencia del ambiente de control imperante, la eficacia, eficiencia y economa de su gestin y la regularidad de los actos del auditado, con relacin a las operaciones u operatoria sujetas a auditoria. La redaccin debe contemplar, en forma conjunta, las observaciones individuales que fueron incluidas en el punto pertinente y se deben evitar las subjetividades, el resultado ser una visin global de los problemas existentes. 1) Seguimiento de implantacin a recomendaciones de informes anteriores, las recomendaciones de auditorias anteriores, que no se hayan puesto en prctica, tambin deben ser incluidas siempre que estn relacionadas con los objetivos de la auditoria actual, se controlar la integridad de las recomendaciones sin implantar, efectuadas en informes anteriores. Se detallarn por objetivo (control interno, gestin o regularidad) informando, en cada caso, el nmero del o de los informes de auditoria donde fue efectuada. Se la calificarn como, parcialmente implantada o no implantada; de ser posible en los casos de recomendaciones no implantadas, se efectuar un breve comentario de las causas que aduce el auditado. Opinin del Auditor: Se emitir en funcin de los procedimientos de auditoria ejecutados, el alcance del operativo y las limitaciones detalladas, se dividir en tres partes principales a saber: Opinin fundada en las observaciones o deficiencias del informe definitivo respecto a: 1) la suficiencia del sistema de control interno del auditado, 2) la eficacia, eficiencia, economa y regularidad en los acto, 3) el cumplimiento del

Ordenamiento Jurdico Administrativo y otras Normas aplicables, y 4) la efectividad del sistema de informacin, para asegurar la toma de decisiones. Recomendacin de iniciar actuaciones administrativas o judiciales ante la presencia de actos ilcitos o de fraude. Implantacin de las recomendaciones efectuadas en informes de auditoria anteriores. Firma, Matrcula Profesional, Lugar y Fecha de Emisin: El informe debe estar firmado por el auditor, se debe indicar el nmero de matrcula profesional, tanto nacional como departamental; se indicar lugar y fecha de emisin. La fecha pone de manifiesto que el auditor ha tenido en cuenta todos los acontecimientos acaecidos hasta la misma; Es decir que esta fecha debe coincidir con el ltimo da de las tareas de campo. Anexo de Informacin Relativa al Auditado: Resulta deseable incluir como anexo al informe del auditor, la informacin relevante que se ha tenido en cuenta durante el operativo de auditoria. Posicin financiera, econmica y presupuestaria, para brindar al lector referencia sobre la magnitud de fondos involucrados Otros apndices, para complementar o ampliar los datos contenidos en el Informe. 4.1.7. Resumen Ejecutivo La emisin del informe ejecutivo es deseable pero no imprescindible, el documento es una sntesis del informe final de auditoria, que tiene por objeto brindar un panorama rpido al destinatario del Informe de auditoria, acerca del examen practicado. Debe contener: Ttulo Objetivo Alcance Naturaleza del examen. Observaciones y conclusiones ms significativas. Recomendaciones ms importantes. Comentarios del auditado o acciones adoptadas. Asuntos de importancia pendientes de solucin.

4.1.8. Formas de impresin y Acciones Previas a la Remisin del Informe Definitivo Formas de Impresin: Los informes definitivos y los ejecutivos se imprimirn en hoja tamao carta, en prrafos con interlineado simple, con tipo de letra times new roman o arial tamao 12. Los mrgenes sern de 3cm izquierdo y 2.5cm (superior, inferior y derecha) y las hojas numeradas en el centro de la parte inferior. En todos los casos debern contar con ndice o tabla de contenido, incluida a continuacin de la cartula. Acciones Administrativas Previas a la Remisin del Informe: Previo a su remisin a la Autoridad Superior del auditado, el informe debe Ser archivado por nmero, en la carpeta INFORMES DEFINITIVOS / INFORMES 200X.

4.1.9. Remisin del Informe Definitivo Cumplidas todas las tareas de control de calidad y administrativas en cuanto a resguardo informtico, el informe se remitir a los destinatarios por medio de las notas de prctica haciendo mencin al nmero de informe remitido. Una copia impresa de cada informe debe archivarse en el file INFORMES EMITIDOS AO 200X 4.2. GUIA DE PROCEDIMIENTOS DE LA FASE CONCLUSIN 4.2.1 Objetivos Determinar la capacidad de revisin o autocontrol de la gestin interna de la organizacin, rea, proyecto o programa auditado y su incidencia en el logro de objetivos y metas. Determinar si el ente, rea o programa auditado, satisfacen las necesidades de servicios o bienes para los que fueron creados. Verificar y evaluar que los resultados de la gestin del ente se corresponden con los objetivos y metas establecidas. Determinar las causas y efectos de los posibles desvos en el logro de sus objetivos y metas. Determinar los resultados de la gestin del organismo, la eficacia y eficiencia con que opera y el costo de los bienes y servicios que produce o presta. Evaluar la regularidad de los actos del auditado. 4.2.2 Actividades Recopilar informacin especfica al control interno, sobre el o las reas, procesos o circuitos objeto de estudio, tal como listados o reportes de ejecucin presupuestaria, tanto fsica como financiera, datos de perodos anteriores al auditado a efecto de efectuar comparaciones, documentacin de respaldo de las registraciones presupuestarias y contables. Proceder a recopilar la informacin sobre observaciones surgidas durante la evaluacin de: compras y contrataciones, ingresos y egresos, incorporacin de bienes de uso, procedimientos para el otorgamiento de concesiones, pasantas y asistencia tcnica, procesos de aprobacin y ejecucin de proyectos, etc. Comparar estado de situacin evaluada con; a) el sistema de control interno que se estima adecuado a la complejidad y magnitud de las actividades del auditado, b) el cumplimiento de los objetivos y metas planeados por el auditado y c) el marco normativo vigente. En caso de desvos se identificar las causas y los efectos. Formular recomendaciones tendientes a mejorar el ambiente de control interno, el sistema de informacin para la toma de decisiones y la gestin del organismo. Cabe destacar que las mismas deben ser razonablemente implantables por el ente. Definir, de comn acuerdo con la autoridad del organismo, los funcionarios responsables de implantar las recomendaciones formuladas. 4.2.3 Resultados Informacin sobre la capacidad de gestin del organismo auditado (sistema de control y sistema de informacin).

Evaluacin del cumplimiento de los resultados del auditado. Conocimiento del resultado de la gestin administrativa, la eficacia con que opera y el costo eficiencia de los programas o proyectos evaluados. Identificacin de presuntos indicios de ilcitos, irregularidades y responsabilidades si las hubiere. Identificar los responsables que debern implantar acciones correctivas. 4.3. PROCEDIMIENTO DEL SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES. 4.3.1 Aspectos a Considerar en el Seguimiento El objetivo de toda auditoria integral, es lograr que las recomendaciones incluidas en el informe sean implantadas, esto dar como resultado mejoras en los niveles de eficacia, eficiencia y economa en la gestin del auditado y un fortalecimiento de su sistema de control interno. Con el propsito de evaluar en forma continua, metdica y detallada, se incorporarn en el Plan Operativo Anual las actividades de la UAI de la entidad pblica, proyectos que permitan el seguimiento de la implantacin de las recomendaciones formuladas, ello con independencia de los operativos especficos se sean requeridos por la Mxima Autoridad Ejecutiva. Para realizar un seguimiento eficaz de las recomendaciones la UAI programar los operativos de auditoria a las diferentes reas y unidades funcionales de la entidad pblica., en funcin de la evaluacin del sistema de control interno y el nivel de riesgo inherente que surja del anlisis de la informacin. 4.3.2. Objetivos y Oportunidad del Seguimiento de las Medidas Correctivas Los objetivos del seguimiento son: Verificar el grado de cumplimiento de las acciones correctivas sobre las recomendaciones u observaciones. Evaluar el impacto de la recomendacin implantada en la remediacin de la observacin que le dio origen. Promover la actividad de control a efectos de lograr una alta eficacia de la auditoria. Retroalimentar el proceso contino del control interno de la entidad. Constatar la efectividad de las decisiones adoptadas por la autoridad de la entidad para corregir los problemas sealados por el auditor. Adicionalmente, podr aprovecharse la oportunidad para efectuar una prueba global de ingresos y egresos del auditado al momento de efectuarse el seguimiento. 4.3.3. Plan Operativo de Seguimiento El planeamiento para la ejecucin del seguimiento de las recomendaciones deber contemplar e indicar, lo siguiente: El momento para efectuar el seguimiento y el perodo de tiempo que ha tenido el ente auditado para aplicar dichas acciones.

Objetivos y alcance del seguimiento, (debe priorizarse la verificacin de implantacin de aquellas recomendaciones que, a juicio del auditor, mayor impacto positivo producira en el sistema de control interno y/o en el grado de eficiencia en la gestin del auditado) Metodologa general de revisin que ser aplicada. Criterios que se aplicaron para efectuar la evaluacin. Tiempo necesario para llevar a cabo el operativo. Variables e indicadores de gestin que deben ser tomados en cuenta, para corroborar la mejora en la gestin del auditado como consecuencia de aquellas recomendaciones implantadas. 4.3.4. Ejecucin del Seguimiento de Recomendaciones Control de Implantacin de Recomendaciones: Se debe verificar, si los responsables directos han tomado conocimiento de las recomendaciones efectuadas en los informes de auditoria y si as fuera se comprobar, que se hubieren adoptado las correspondientes medidas correctivas. Caso contrario requerir a los responsables directos el o los motivos por los cuales no se han implantado. Verificacin: De acuerdo al resultado de la etapa anterior se ejecutarn las actividades necesarias para verificar la implantacin de las recomendaciones efectuadas y se evaluar la efectividad que la misma produjo en la remediacin de la observacin oportunamente efectuada. Cabe destacar que la verificacin debiera hacerse sobre el 100% de las recomendaciones efectuadas en los informes de auditoria anteriores, no obstante, si esto demandara mucho tiempo en el campo se priorizarn aquellas recomendaciones que mayor beneficio produzcan al control interno y a la gestin del auditado. 4.3.4. Prueba Global Es recomendable aprovechar la oportunidad de la verificacin sobre la implantacin de las recomendaciones para efectuar una prueba global de ingresos y egresos del auditado. 4.3.5 Informe de Seguimiento de Medidas Correctivas y Recomendaciones Una vez finalizada la ejecucin del seguimiento, se deber presentar un Informe que incluya: El grado de cumplimiento de las acciones correctivas. Los logros ms importantes obtenidos con las medidas adoptadas, a fin de que puedan servir de modelo para otras entidades. Las recomendaciones que no hayan sido implantadas, detallando por cada una de ellas. Las causas que aduce el auditado como justificacin de la falta de implantacin, en caso que la recomendacin estuviera parcialmente implantada, se har una lista de las acciones pendientes y se explicarn los motivos por los que no fueron cumplidas. El impacto conjunto que ocasiona la falta de su implementacin. Un detalle del plan de accin que deber ejecutar el Organismo auditado para regularizar la situacin relevada.

4.3.5 Estructura del Informe de Seguimiento de Recomendaciones Destinatario: Debe estar dirigido a la mxima Autoridad Ejecutiva de la entidad pblica. Objetivo del Examen: Verificar el grado de regularizacin, enmienda o subsanacin de las deficiencias que originaran las observaciones de informes anteriores y la implantacin de las recomendaciones efectuadas. Alcance del Examen: Debe dejarse constancia que el examen realizado implic verificar exclusivamente los aspectos relacionados con las deficiencias detectadas oportunamente, las cuales originaron las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes de auditoria. (se deber individualizar el informe a que se refiere). El mismo ha sido realizado de conformidad con las Normas de Auditoria Gubernamental, practicado los siguientes procedimientos enumerar los procedimientos). Deficiencia Detectada: Para cada deficiencia, (reproduccin de los aspectos significativos de la deficiencia detectada en ocasin del examen anterior). Recomendacin Realizada: Para cada deficiencia (reproduccin de la recomendacin) Situacin Actual: Para cada deficiencia, se hace referencia a la situacin actual en la que se encuentra la observacin. Opinin: Para cada deficiencia: implantada, parcialmente implantada o no implantada segn corresponda. Comentarios: Se expondr una breve explicacin de los motivos que sustentan la opinin. Nueva Recomendacin: (si corresponde) Opinin del Auditor: Se describir el porcentaje de observaciones remediadas a travs de la implantacin de las recomendaciones efectuadas por el auditado. Lugar y Fecha de Emisin del Informe: 4.4. GUA DE LA FASE DE SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES 4.4.1. Objetivos Contribuir al planeamiento de futuras auditorias. Planificar el seguimiento, para verificar el grado de cumplimiento del plan de accin correctiva, respecto a las recomendaciones efectuadas. Contribuir a mejorar el ambiente de control de la entidad pblica. 4.4.2. Actividades Planificar el operativo de seguimiento de las recomendaciones. Ejecutar la auditoria de seguimiento de las recomendaciones.

Elaborar el Informe sobre implantacin de las medidas correctivas, que debe contener la descripcin del estado de situacin relevado y el detalle de nuevas recomendaciones. Reunirse con la mxima autoridad de la entidad pblica para consensuar el estado de situacin relevado respecto a la implantacin de las recomendaciones. Elaborar el informe definitivo de seguimiento. Controlar la calidad definitiva. Actualizar el archivo permanente del auditado. 4.4.3. Resultados Programa de trabajo de la etapa de seguimiento, que comprenda, objetivos y alcance de la revisin. Conocer las acciones correctivas emprendidas por el auditado, para mejorar el grado de cumplimiento de sus objetivos y metas. Obtener el Informe de seguimiento. Mantener actualizado el archivo permanente. BIBLIOGRAFA: - Ley N 1178 de Administracin y Control Gubernamentales y sus Normas Bsicas - Reglamento para las atribuciones de la Contralora General de la Republica aprobado mediante Decreto Supremo N 23215 - Reglamento de la Responsabilidad por la Funcin Pblica. aprobado mediante Decreto Supremo N 23318-A - Manual de Normas de Auditoria Gubernamental (M/CE/10) - Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental (CI/08) - Gua para la aplicacin de los Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental (CI/10) - Control Interno (Informe COSO) Marco Integrado - Gestin de Riesgo Empresarial (ERM COSO) Marco Integrado. - Gua para la Implantacin del Control Interno (G/CE-021). - Gua de Evaluacin de Control Interno - MANUAL LATINOAMERICANO DE AUDITORIA PROFESIONAL EN EL SECTOR PBLICO. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras (ILACIF) - ACEVEDO Diofante, Sistema de indicadores de gestin, Ministerio de transporte y comunicaciones, Venezuela, 1996. - AMAT Joan: El control de gestin, una perspectiva de Direccin, Ediciones Gestin 2000, 1993 - CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA DE PER: Manual de Auditoria Gubernamental, Per, 1992. - GONZALEZ MALAXECHEVARIA Angel: Fundamentos de Administracin, financiamiento y control de gestin en el financiamiento internacional. Simposio Banco Mundial, 1995 - INTERVENCIN GENERAL DE LA ADMINISTRACIN DEL ESTADO (IGEA): Manual de auditoria operativa, Espaa 1996.

- AUDITORIA GENERAL DE CANADA: Manual de auditoria de efectividad, Canad 1997. - AUDITORIA GENERAL DE CANADA: Tcnicas y prcticas en auditorias de gestin, Canad, 1999. - 5to CONGRESO LATINOAMERICANO DE AUDIOTRIA Y CONTABILIDAD: Ciudad de Cochabamba Bolivia mayo de 2011 - APUNTES DE MAESTRA EN AUDIOTRIA Y CONTROL DE GESTIN: Universidad de la Habana Cuba Universidad Autnoma Toms Fras, gestin 2003-2005 - AA.VV. INDICADORES DE GESTIN PARA ENTIDADES PBLICAS AECA. Documento n 16. Madrid, enero de 2000. - TORRES L. LA AUDIOTRIA OPERATIVA UN INSTRUMENTO PARA LA MEJORA DE LA GESTIN PBLICA AECA monografas. Madrid, 2002.

ANEXOS

ANEXO 1: CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL


ENTIDAD: RESPONSABLE: ALCANCE: REA/UNIDAD: ENTREVISTADO: C O N D I C I O N A N T E S FECHA: SI NO N/A REF.P/T

I. Integridad y Valores ticos


1. Existe un Cdigo de tica aprobado por las instancias correspondientes de la Entidad? 2. El Cdigo de tica ha sido difundido mediante talleres o reuniones para explicar su contenido? 3. La direccin superior predica con el ejemplo sobre el comportamiento tico pretendido? 4. La direccin superior propicia una cultura organizacional con nfasis en la integridad y el comportamiento tico? 5. Se conocen vulneraciones a la tica funcionaria por parte de los ejecutivos de la entidad? 6. Existe una cultura de rendicin de cuentas con caractersticas de integridad, confiabilidad y oportunidad? 7. Los servidores pblicos prestan colaboracin para cumplir las exigencias excepcionales de la entidad relacionadas con el servicio a los usuarios? 8. Existe conocimiento de actos fraudulentos o contrarios a la tica que involucren a los servidores pblicos que ejecutan las operaciones? 9. La entidad ha exigido la aceptacin formal del Cdigo de tica por parte de todos los servidores pblicos sin distincin de jerarquas? 10. La entidad realiza induccin a los nuevos servidores pblicos en cuestiones ticas? 11. Se han eliminado las presiones para cumplir con objetivos de gestin que no hayan sido consensuados con los responsables de su cumplimiento? 12. La direccin superior ha propiciado la creacin de un Comit de tica para vigilar, difundir y tratar las cuestiones relacionados con la tica? 13. Existen mecanismos de proteccin al denunciante sobre el conocimiento de posibles violaciones de otros servidores pblicos? 14. Se investigan y documentan las posibles violaciones a la tica? 15. Existen quejas de los usuarios por actitudes soberbias de los servidores pblicos vinculados con los servicios que presta la entidad? 16. Se sancionan los comportamientos contrarios a la tica? 17. Los servidores pblicos conocen las consecuencias por vulneraciones al Cdigo de tica? 18. Se comunican al interior de la entidad las acciones disciplinarias que se toman sobre vulneraciones al Cdigo de tica?

II. Administracin Estratgica


1. Los objetivos estratgicos son consistentes con la misin de la entidad? 2. Los objetivos de gestin son consistentes con los objetivos estratgicos? 3. Las estrategias son consistentes con los planes generales de desarrollo aplicables, Plan Nacional de Desarrollo (PND)? 4. Las estrategias han sido elaboradas sobre la base de las normas bsicas del Sistema Nacional de Planificacin y el Sistema Nacional de Inversin Pblica? 5. El POA de la entidad surge de una compatibilizacin de los POA elaborados por las reas y unidades de la entidad? 6. Los objetivos de gestin de las reas y unidades son consistentes con

los objetivos de gestin institucionales? 7. Se han definido metas para poder medir el rendimiento de las unidades funcionales? 8. Se han definido indicadores de eficacia y eficiencia para poder realizar el seguimiento? 9. El presupuesto de la entidad constituye la expresin numrica de las operaciones programadas para cada una de las reas y unidades de la entidad? 10. Los servidores pblicos tienen acceso y conocen el contenido del Plan Estratgico de la entidad? 11. Los responsables de las reas y unidades conocen la importancia y contribucin de las operaciones a su cargo respecto del cumplimiento de las estrategias y de los objetivos institucionales? 12. Existen responsables determinados especficamente para el seguimiento peridico de las metas y objetivos de las distintas reas y unidades funcionales para el ajuste de los programas correspondientes? 13. Existe informacin peridica, oportuna y confiable sobre el cumplimiento de metas y objetivos por rea y unidad funcional para el seguimiento del POA? 14. Existe retroalimentacin para el ajuste oportuno de los programas sobre la base del nivel de desempeo alcanzado? 15. Existe informacin peridica, oportuna y confiable para el seguimiento del Plan Estratgico y el avance de las estrategias? 16. Existe informacin sobre cambios en el entorno que puedan afectar el cumplimiento de las estrategias? 17. Existen ajustes de las estrategias en funcin a los cambios significativos del entorno?

III. Organizacin Administrativa


1. El Manual de Organizacin y Funciones contiene el Organigrama que representa la estructura organizacional vigente? 2. El Manual de Organizacin y Funciones describe las funciones de todas las reas y unidades organizacionales de los niveles jerrquico superior y otras unidades? 3. La entidad ha identificado los usuarios y las necesidades de servicio? 4. La entidad ha identificado sus reas estratgicas a efectos de fortalecimiento para mejorar la calidad de los servicios vinculados con las mismas? 5. La entidad revisa y modifica la estructura organizacional de acuerdo con los cambios significativos en los objetivos o la experiencia de rendimientos insatisfactorios en gestiones anteriores? 6. Existe una adecuada dimensin de las reas y unidades administrativas en comparacin con las sustantivas para el cumplimiento de los objetivos de gestin? 7. Existen procedimientos operativos de aplicacin uniforme para la prestacin de servicios de la entidad? 8. Los procedimientos incorporan actividades de control? 9. Existen procedimientos administrativos para la implementacin de los sistemas de administracin? 10. Los procedimientos incorporan actividades de control? 11. Las reas y unidades administrativas y sustantivas cuentan con los reglamentos 12. Existen mecanismos formales para la revisin, actualizacin y perfeccionamiento de los procedimientos de acuerdo con las necesidades? 13. La entidad exige rendiciones de cuenta y ejerce controles peridicos sobre las actividades de las reas y unidades desconcentradas?

IV. Asignacin de Responsabilidades y Niveles de Autoridad


1. 2. 3. 4. 5. El contenido del manual de puestos incluye las POAI correspondientes? Existe un Reglamento Interno para el personal de la entidad? Se han elaborado POAI escritas para todos los servidores pblicos? La POAI describe adecuadamente las funciones especficas y continuas de cada puesto? La POAI determina la denominacin del puesto, la dependencia, la supervisin ejercida, la categora y la ubicacin dentro de la estructura organizacional? Se revisan las POAI cuando se modifica el POA de la gestin a efectos de sus posibles adecuaciones? Se ajustan las POAI al inicio de cada gestin? Los servidores pblicos que toman decisiones administrativas y operativas significativas tienen el nivel de autoridad correspondiente? Existe personal suficiente para el desarrollo de las funciones de cada una de las unidades organizacionales?

6. 7. 8. 9.

V. Filosofa de la Direccin
1. La direccin superior exige el cumplimiento de objetivos bajo criterios de eficacia y eficiencia en el marco legal que rige las actividades de la entidad? 2. Existe exigencia de la direccin superior para que se identifiquen y evalen los riesgos que puedan perjudicar el logro de objetivos? 3. La direccin superior es consciente de los riesgos presentes y potenciales que pueden afectar la eficacia y la eficiencia de su gestin? 4. Existen evidencias de un estilo participativo desarrollado por la direccin superior? 5. Existen evidencias del desarrollo de un estilo participativo por parte de los responsables jerrquicos ms importantes? 6. La direccin superior instruye la creacin de Comits para el tratamiento de problemas de gestin institucional? 7. Los Comits permiten tomar decisiones oportunas y consensuadas? 8. Existen polticas formales que constituyan guas de pensamiento para el desarrollo de las operaciones? 9. Existen evidencias que la direccin superior desarrolla controles sobre el POA y el presupuesto considerando el cumplimiento de objetivos? 10. La direccin superior exige informacin por excepcin para efectuar controles y tomar las acciones correctivas que resulten pertinentes? 11. Existen evidencias de la exigencia de la direccin superior para lograr confiabilidad y oportunidad respecto de la informacin financiera? 12. La direccin superior exige el cumplimiento de plazos para la presentacin de la informacin financiera por parte de la Unidad Contable? 13. La direccin superior exige el cumplimiento de plazos para la presentacin del informe de la Unidad de Auditoria Interna sobre la confiabilidad de los registros y estados financieros? 14. La direccin superior toma acciones oportunas procurando corregir las deficiencias del control interno? 15. La direccin superior exige el respeto de los controles internos establecidos y mantiene una actitud de no tolerancia sobre incumplimientos significativos? 16. La UAI depende jerrquicamente de la mxima autoridad ejecutiva? 17. La UAI dispone de los recursos suficientes para poder dar cumplimiento a su POA? 18. Los niveles inferiores perciben que la direccin superior acta con

justicia en sus decisiones respecto de la administracin de personal? 19. La direccin superior ha eliminado las desigualdades en el trato que perjudican al clima organizacional perjudicando el compromiso de los servidores pblicos con la entidad?

VI. Competencia del Personal


1. La mxima autoridad ejecutiva y sus asesores directos tienen formacin profesional y experiencia acorde con las operaciones principales que desarrolla la entidad? 2. Los responsables jerrquicos de las reas y unidades tienen experiencia en las operaciones que estn bajo su responsabilidad? 3. La entidad ha establecido los requisitos de competencia requeridos para los puestos clave o trabajos especficos que necesitan un alto nivel de desempeo profesional? 4. Las POAI determinan los requisitos personales y profesionales de cada puesto? 5. Existen procedimientos para evaluar especficamente la competencia profesional al momento de la incorporacin del funcionario a la entidad? 6. La entidad constituye Comits de Seleccin para evaluar objetivamente el nivel de competencia de los postulantes a los puestos vacantes? 7. Existe evidencia que demuestre que los servidores pblicos poseen los conocimientos y habilidades requeridos? 8. La evaluacin de desempeo provee informacin para mejorar el desempeo y tomar medidas correctivas? 9. Los programas de capacitacin estn fundamentados en las necesidades detectadas principalmente por los resultados de la evaluacin del desempeo?

VII. Polticas de Administracin de Personal


1. La entidad cuenta con polticas formalmente establecidas en el Reglamento Especfico del Sistema de Administracin de Personal o PEI? 2. Se actualizan las polticas de acuerdo con las circunstancias? 3. Se someten a un examen especialmente minucioso los historiales o currculum vitae que presentan cambios frecuentes de trabajo o perodos amplios de inactividad? 4. Se investiga si los candidatos han tenido procesos o si tienen procesos pendientes relacionados con responsabilidades por la funcin pblica? 5. Son transparentes los criterios para las promociones verticales en la entidad? 6. Se considera especficamente para las promociones que los candidatos no hayan tenido cuestionamientos o problemas vinculados con la tica? 7. Existe inters manifiesto y sincero de la entidad en mantener y capacitar a los servidores pblicos con buenos desempeos y comportamientos ticos? 8. Los servidores pblicos de todas las dependencias de la entidad conocen las polticas de administracin de personal definidas por la direccin superior? 9. La comunicacin de las polticas de administracin de personal forma parte del proceso de induccin de los nuevos servidores pblicos que se incorporan a la entidad? 10. Existe una aplicacin inequvoca, objetiva y oportuna de estas polticas? 11. Se ha determinado formalmente quin o quines deben aplicar las distintas polticas para el manejo del personal?

VIII. Auditoria Interna


1. La MAE ha emitido y difundido el documento de apoyo formal a la

UAI junto a la Declaracin Propsito Autoridad y Responsabilidad (PAR)?. 2. La UAI tiene acceso irrestricto a todas las reas, archivos e informacin sin restricciones? 3. Las unidades funcionales proporcionan oportunamente la informacin requerida? 4. La MAE de la entidad implanta las recomendaciones aceptadas en los tiempos comprometidos? 5. La UAI coordina con la MAE de la entidad previa a la elaboracin de su POA? 6. La UAI ejecuta las auditorias programadas sin que la MAE obstaculice su realizacin? 7. Los auditores internos han firmado la Declaracin de Independencia para la presente gestin? 8. Las auditorias cubren las reas ms significativas de la entidad; como tambin, aquellas que presenten un mayor nivel de riesgos? 9. Los hallazgos informados son analizados bajo la perspectiva de la responsabilidad por la funcin pblica a efectos de determinar los indicios correspondientes? 10. La UAI elabora y remite a la MAE, CGE sus informes de actividades en tiempo y forma? 11. La UAI cuenta con un manual de procedimientos de auditoria interna para el ejercicio de sus actividades? 12. El responsable de la UAI tiene el nivel de experiencia y competencia necesarias para el desempeo adecuado de sus funciones? 13. Los servidores pblicos de la UAI tienen la competencia necesaria para cubrir la diversidad y complejidad de las operaciones desarrolladas por la entidad?

IX. Atmsfera de Confianza


1. La entidad ha establecido y difundido una poltica de puertas abiertas? 2. Existen mecanismos para que los niveles inferiores puedan presentar propuestas o sugerencias? 3. Los servidores pblicos perciben que las propuestas o sugerencias son analizadas en los niveles correspondientes? 4. La direccin superior promueve e incentiva la proposicin de mejoras, y efecta reconocimientos a los servidores pblicos que las han sugerido? 5. Los emisores conocen si los mensajes han sido correctamente entendidos por los receptores antes de la ejecucin de las instrucciones correspondientes? 6. Se aplican reconocimientos psicosociales y/o econmicos que se merecen los servidores pblicos de acuerdo con las posibilidades de la entidad? 7. Se mejoran las condiciones de trabajo solicitadas fehacientemente por los servidores pblicos a la direccin superior? 8. Existen adecuados niveles de colaboracin por parte de los servidores pblicos para que la entidad alcance y mejore su eficiencia operativa? 9. Existen instancias de coordinacin para trabajos de competencia compartida entre reas y unidades?

COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL


ENTIDAD: RESPONSABLE: ALCANCE: REA/UNIDAD: ENTREVISTADO: C O N D I C I O N A N T E S FECHA: SI NO N/A REF.P/T

I. Identificacin de Eventos
1. Existe un Comit de Gestin de Riesgos y su funcionamiento est regulado formalmente? 2. Est integrado el Comit de Gestin de Riesgos por la MAE y los responsables jerrquicos de todas las unidades sustantivas y administrativas de la entidad? 3. El Comit de Gestin de Riesgos tiene asignadas, al menos, las siguientes funciones especficas?: - Proponer la poltica y la estrategia para la gestin de riesgos. - Procurar una cultura de riesgos incluyendo la capacitacin necesaria. - Establecer la poltica de riesgos para las unidades organizacionales. - Tomar decisiones sobre la respuesta a los riesgos. - Aprobar las metodologas aplicables para la identificacin y anlisis de riesgos. 4. Existe la Unidad de Gestin de Riesgos (UGR) u otra unidad encargada de coordinar la Gestin de Riesgos? 5. La UGR tiene asignadas, al menos, las siguientes funciones especficas?: - Disear y actualizar los procesos de gestin de riesgos. - Coordinar las actividades para la identificacin y anlisis de riesgos. - Determinar las caractersticas del proceso de respuesta al riesgo incluyendo los planes de contingencia. - Centralizar y compatibilizar la informacin de identificacin, anlisis y alternativas de tratamiento de los riesgos. - Preparar informes de riesgos para el Comit de Gestin de Riesgos y otros interesados (Directorio, Consejos de Administracin, etc.) 6. Se han interrelacionado los eventos a nivel entidad con las posibles unidades afectadas? 7. Se han identificado las relaciones de eventos entre las unidades organizacionales?

II. Anlisis de Riesgos


1. Existen criterios formales para definir la frecuencia de ocurrencia (FO) de los riesgos? 2. Existen criterios formales para definir la importancia relativa (IR) de los riesgos? 3. Se ha determinado una metodologa para establecer el nivel de riesgos considerando la combinacin de FO e IR? 4. Se ajusta el nivel de riesgos de acuerdo con la influencia de la correlacin de eventos?

III. Respuesta al Riesgo


1. Se ha elaborado una matriz de respuesta al riesgo estableciendo las alternativas aplicables de acuerdo con los niveles de riesgo determinados? 2. Se analizan las alternativas de respuesta considerando la estimacin de los costos y beneficios directos e indirectos?

3. Se conocen los controles que la entidad aplica en relacin a los riesgos identificados? 4. Se considera para la determinacin del riesgo residual si los controles aplicados estn diseados formalmente? 5. Se evala la efectividad de los controles aplicados para determinar el riesgo residual? 6. El mapa de riesgos presenta los riesgos por reas y Unidades? 7. Se priorizan los riesgos considerando su nivel en funcin del producto entre la importancia relativa y la frecuencia de ocurrencia? 8. Se establecen las propuestas de tratamiento que sern consideradas para la gestin de riesgos? 9. Se determinan las acciones y los responsables de su realizacin a efectos de la gestin de riesgos? 10. Se establece un cronograma para la implementacin de las acciones propuestas?

COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL


ENTIDAD: RESPONSABLE: ALCANCE: REA/UNIDAD: ENTREVISTADO: C O N D I C I O N A N T E S FECHA: SI NO N/A REF.P/T

I. Eficacia y Eficiencia de las Operaciones


1. La entidad ha realizado una revisin, anlisis y adecuacin o reingeniera de sus procesos a efectos de lograr una mayor eficiencia operativa eliminando procedimientos innecesarios y burocrticos? 2. Se ha analizado y regularizado la posible existencia de tareas improductivas que si no se realizaran no afectaran el cumplimiento de objetivos de la entidad? 3. Se ha analizado y regularizado la posible existencia de tareas duplicadas o tareas con objetivos similares realizadas por distintos niveles jerrquicos en una misma unidad organizacional? 4. Se ha analizado y regularizado la posible existencia de esfuerzos duplicados entre las diferentes unidades que participan en el desarrollo de un proceso o procedimiento? 5. Se ha analizado y regularizado la posible existencia de productos o servicios internos innecesarios o que se podra prescindir de ellos considerando las posibilidades de los recursos tecnolgicos disponibles? 6. Existe una coordinacin suficiente entre las unidades administrativas de apoyo y las unidades sustantivas procurando evitar ineficiencias que afectan el logro de objetivos? 7. Existe una coordinacin adecuada entre las unidades administrativas que participan en un mismo proceso para el cumplimiento de plazos y metas comprometidas? 8. Existe una coordinacin adecuada entre las unidades sustantivas para el cumplimiento de objetivos que requieren tareas y esfuerzos mancomunados? 9. Se ha analizado y regularizado, en la medida de las posibilidades, la existencia de excesos o defectos en la cantidad de personal operativo y administrativo a travs de mediciones del desempeo de las reas y unidades de la entidad? 10. Se ha analizado y regularizado, en la medida de las posibilidades, las necesidades de medios o herramientas adicionales para el cumplimiento efectivo de las funciones? 11. Existe acceso restringido a los Almacenes para que ingrese

exclusivamente el personal autorizado? 12. Existen instalaciones con proteccin adecuada contra siniestros? 13. Se han asignado formalmente a los responsables de la custodia de los activos consumibles y los activos fijos? 14. Los bienes consumibles ingresan y salen de almacenes con documentacin que autorice el movimiento de inventarios por los servidores pblicos de nivel adecuado previamente establecidos? 15. Existe un plan de mantenimiento preventivo sobre los activos fijos muebles e inmuebles? 16. Se han asignado formalmente a los responsables de la custodia de los activos financieros de la entidad? 17. Los activos financieros se custodian en cajas de seguridad con acceso restringido en instalaciones protegidas contra prdidas, robos, hurtos u otros siniestros? 18. La documentacin relacionada con las operaciones de las unidades sustantivas est resguardada en lugares fsicos protegidos y con acceso restringido? 19. La documentacin relacionada con el movimiento de los bienes esta resguardada en lugares fsicos protegidos y con acceso restringido? 20. La entidad ha designado al funcionario responsable de la custodia de la documentacin de sustento considerando la posible incompatibilidad de funciones? 21. Existen responsables de la custodia de la documentacin relacionada con las operaciones sustantivas? 22. Existen procedimientos para asegurar la confidencialidad de la informacin crtica o calificada de la entidad? 23. Existe la designacin de servidores pblicos con el nivel jerrquico adecuado para autorizar el inicio de las operaciones? 24. La autorizacin se realiza previa verificacin y conformidad con los antecedentes y condiciones previas que deben estar presentes en la documentacin? 25. Existe la designacin de servidores pblicos con el nivel jerrquico adecuado para aprobar el producto o servicio generado por las operaciones? 26. La aprobacin se realiza previa verificacin y conformidad con las especificaciones cumplidas? 27. Se verifica el cumplimiento de todas las etapas o tareas necesarias para las operaciones? 28. Se informan los desvos en las especificaciones para que se generen las acciones correctivas correspondientes? 29. Se verifica el cumplimiento de especificaciones de los productos finales e intermedios? 30. Se informan los desvos en las especificaciones para que se generen las acciones correctivas correspondientes (reejecuciones inmediatas o modificaciones en los procedimientos)? 31. Se verifica el cumplimiento de los cronogramas y tiempos de produccin? 32. Se informan los desvos en los tiempos incurridos para que se generen las acciones correctivas correspondientes? 33. Existe la designacin de los servidores pblicos que deben ejercer tareas de supervisin? 34. Se ha establecido la oportunidad y las caractersticas a verificar en la supervisin? 35. Se informa el resultado de la supervisin para que se tomen las acciones correctivas correspondientes? 36. Se corrigen oportunamente las deficiencias detectadas mediante la

supervisin? 37. Existen actividades de control desarrolladas por unidades independientes? 38. Se toman inventarios y arqueos fsicos peridicos y sorpresivos? 39. Se compara con registros y se determinan las diferencias existentes? 40. Se informa oportunamente para que se tomen las acciones correctivas correspondientes? 41. Los responsables superiores conocen las diferencias detectadas sobre las operaciones y los inventarios verificados? 42. Se corrigen oportunamente las deficiencias detectadas sobre las existencias y las operaciones que fueron verificadas mediante instancias independientes para mitigar impactos o consecuencias significativas? 43. Existen medidores e indicadores para la deteccin de desvos en la eficacia y en la eficiencia operativa? 44. Existen responsables designados para generar la informacin que permita evaluar los niveles reales de eficacia y eficiencia operativa? 45. Se ha definido la periodicidad de las evaluaciones de eficacia y eficiencia? 46. La direccin superior identifica o tiene conocimiento de los desvos y los niveles de eficacia y eficiencia de las operaciones ms significativas que contribuyen al cumplimiento de los objetivos? 47. Se identifican los tems de almacenes que por su naturaleza implican compras innecesarias de acuerdo con los objetivos operativos que ha definido la entidad a efectos de identificar las causas e implementar las acciones correctivas necesarias? 48. Se genera informacin sobre los niveles de rotacin normal para evitar volmenes de compras excesivos que generen problemas de ubicacin fsica, conservacin y/o la aplicacin ineficiente de recursos financieros en las adquisiciones? 49. Se realizan inventarios peridicos de activos fijos crticos para identificar las necesidades de mantenimiento y tomar las acciones correspondientes respecto de los activos que no estn en condiciones de utilizacin? 50. Se elaboran planes de adquisiciones y contrataciones consistentes con los consumos y los servicios que se necesitan para cumplir con los objetivos de gestin? 51. Se definen los niveles de stocks mnimos y puntos de pedido para iniciar el proceso de compras oportunamente?

II. Confiablidad de la Informacin Financiera


1. El sistema de contabilidad utilizado, integra informacin financiera, patrimonial y presupuestaria en un sistema nico, comn, oportuno y confiable evitando el doble registro de las operaciones? 2. Existe control por oposicin entre los servidores pblicos que registran y los que han autorizado las operaciones? 3. Existe control por oposicin entre los servidores pblicos que custodian la informacin procesada y los que la registran? 4. Existe control por oposicin entre los servidores pblicos que registran y el que autoriza dicho registro? 5. Se han determinado los responsables de la custodia de comprobantes y documentacin de sustento? 6. Los comprobantes y la documentacin estn archivados correlativamente? 7. Los archivos estn ubicados en instalaciones con acceso restringido protegidas contra posibles siniestros? 8. Se han determinado los responsables de la custodia de los registros? 9. Los registros estn ubicados en instalaciones con acceso restringido

protegidas contra posibles siniestros? 10. Los archivos informticos tienen acceso restringido exclusivamente a los servidores pblicos correspondientes segn las claves asignadas? 11. Existe copias de resguardo de los registros informticos con proteccin adecuada? 12. Los procedimientos determinan los responsables que deben autorizar el registro de las operaciones? 13. La autorizacin implica la verificacin de la existencia de documentacin de sustento correspondiente? 14. Se asegura la integridad del procesamiento de informacin mediante la verificacin de la correlacin numrica de los comprobantes? 15. Se efectan cruces de informacin de fuentes distintas para confirmar la integridad de los datos procesados? 16. Se realizan pruebas de corte de documentacin para comprobar que los registros incluyen todas las operaciones aplicables a un perodo determinado? 17. Se revisan los archivos de informacin pendiente de procesamiento para detectar problemas de integridad de los registros correspondientes a un perodo determinado? 18. Existen actividades de control para verificar que todo ingreso o retiro de bienes de almacenes y depsitos se pueda realizar solo si existen los documentos o los comprobantes autorizados que corresponden? 19. El Jefe de la Unidad de Contabilidad (UC) verifica la consistencia del presupuesto aprobado para la entidad con los estados de ejecucin presupuestaria elaborados? 20. El Jefe de la UC verifica que el ajuste por inflacin se haya realizado de conformidad con las normas vigentes? 21. El Jefe de la UC verifica la clasificacin de los activos y pasivos entre corrientes y no corrientes? 22. La Direccin Administrativa verifica que se hayan elaborado y emitido el conjunto de los estados financieros que corresponde a la naturaleza de la entidad? 23. La Unidad de Auditoria Interna examina la confiabilidad de los registros y estados financieros emitiendo los informes correspondientes? 24. El Jefe de la UC verifica que se registren los ajustes propuestos por la UAI en el perodo correspondiente? 25. La UC verifica que las existencias estn valuadas al cierre de gestin de acuerdo a valores de compra actualizados segn el criterio de valuacin adoptado? 26. La UC verifica que la valuacin de existencias no supere el valor recuperable? 27. La UC realiza, al menos al cierre de cada gestin, la toma de inventarios de activos realizables y activos fijos? 28. La UC identifica los activos no registrados, como tambin, bienes registrados inexistentes? 29. La UC identifica la valuacin de los bienes deteriorados o inutilizables? 30. La UC realiza peridica y sorpresivamente arqueos de fondos, como tambin, al cierre de cada gestin? 31. La UC realiza al cierre de cada gestin arqueos de las acciones telefnicas? 32. La UC analiza e investiga las causas de las diferencias entre las existencias fsicas y los registros a efectos de generar las acciones correctivas correspondientes? 33. La Unidad de Auditoria Interna participa en los arqueos y en la toma de inventarios para confirmar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para tales efectos?

34. La UC aplicando tcnicas de totales de lotes sobre los montos de los comprobantes y documentos u otros procedimientos para asegurar el proceso exacto de la informacin financiera? 35. La UC emite pedidos de confirmacin de saldos y compara las respuestas con los registros respecto a: - Entidades bancarias. - Acciones telefnicas. - Deudores y proveedores. 36. Los procedimientos determinan quines deben conciliar los saldos y qu saldos estn sujetos a conciliacin? 37. Los procedimientos establecen plazos y periodicidad de las conciliaciones de saldos? 38. La UC realiza las conciliaciones en los plazos establecidos? 39. La UC analiza e investiga las causas de las diferencias a efectos de generar las acciones correctivas correspondientes? 40. La UC registra los comprobantes inmediatamente de emitidos? 41. La UC emite oportunamente los estados financieros para la toma de decisiones? 42. La UC realiza pruebas de consistencia entre los estados financieros bsicos? 43. La UC realiza pruebas de consistencia entre los estados financieros bsicos y los complementarios? 44. La UC realiza pruebas de consistencia entre los estados financieros y los registros?

III. Cumplimiento de Leyes y Normas A. Sistema de Programacin de Operaciones


1. Existe control por oposicin entre los servidores pblicos que tienen las siguientes responsabilidades?: - Formulacin de objetivos. - Determinacin de las operaciones. - Compatibilizacin de los POA de las distintas reas funcionales. - Aprobacin de la elaboracin del POA. - Custodia de la documentacin utilizada y generada. 2. Existe control por oposicin entre los servidores pblicos que tienen las siguientes responsabilidades? - Verificacin y evaluacin de resultados parciales y finales de las operaciones programadas. - Aprobacin de las medidas correctivas. 3. Proteccin fsica de la documentacin utilizada para la elaboracin y el seguimiento del Programa de Operaciones Anual (POA). 4. Se ha determinado el responsable de la custodia de la documentacin relacionada con la elaboracin y el seguimiento del POA? 5. Los archivos presentan ndices y correlatividad que permitan una rpida individualizacin de la documentacin que contienen para su consulta? 6. El Reglamento Especfico del sistema de Programacin de Operaciones (RE-SPO) y el POA de la entidad cuentan con medidas de seguridad contra prdidas y alteraciones o modificaciones no autorizadas? 7. El RE-SPO ha sido compatibilizado por el rgano Rector del sistema? 8. Existe evidencia de comunicaciones y reuniones entre la Unidad de Planificacin y el resto de las reas y unidades para coordinar la elaboracin del POA? 9. La Unidad de Planificacin verifica el cumplimiento de los cronogramas para la elaboracin del POA y exige las regularizaciones correspondientes? 10. El Jefe de la Unidad de Planificacin verifica que el Diagnstico a nivel

institucional se haya realizado de acuerdo con las Directrices del rgano Rector e incluya el anlisis y la evaluacin de resultados alcanzados respecto de los programados y problemas principales de la gestin actual (1 semestre) y la anterior sobre la base de informacin estadstica de respaldo? 11. El Jefe de la Unidad de Planificacin verifica la determinacin y adecuacin de los indicadores cuantitativos y cualitativos que reflejen la situacin en la que se encuentra o de la que est partiendo la entidad? 12. El Jefe de la Unidad de Planificacin verifica que se haya elaborado el Anlisis de la Situacin Externa e Interna en consistencia los resultados del Diagnstico Institucional que requieren las Directrices vigentes considerando los siguientes aspectos establecidos por la Norma Bsica del SPO?: - Identificacin de Oportunidades y Amenazas para el Anlisis de Situacin Externa. - Identificacin de Fortalezas y Debilidades para el Anlisis de Situacin Interna considerando las Oportunidades y Amenazas previamente establecidas. 13. El Jefe de la Unidad de Planificacin evala el Anlisis de Situacin Externa e Interna y solicita las aclaraciones o correcciones necesarias? 14. La Direccin Superior de la entidad aprueba los resultados del Anlisis de Situacin que ser utilizado como un antecedente indispensable para la determinacin de los Objetivos de Gestin y la Gestin de Riesgos? 15. El Jefe de la Unidad de Planificacin realiza las siguientes verificaciones y solicita las aclaraciones y/o correcciones necesarias, cuando corresponda?: Consistencia o articulacin de los objetivos de gestin institucional de mediano plazo con las polticas, estrategias, programas y proyectos definidos en los planes generales, el PND. Consistencia o articulacin de la planificacin estratgica, Planificacin Institucional de Mediano Plazo (PIMP) con la Planificacin Territorial o Sectorial de mediano plazo que corresponda a la naturaleza de la entidad. Consistencia o articulacin de objetivos de gestin con: objetivos institucionales, objetivos y programas contenidos en el Plan Anual de Desarrollo Institucional, las polticas pblicas, los resultados del Diagnstico Institucional y los resultados del Anlisis de Situacin. Consistencia entre los objetivos de gestin anual institucionales y los objetivos especficos de las reas y unidades. Cuantificacin de los objetivos de Gestin procurando facilitar su medicin posterior. Determinacin de indicadores de eficacia y eficiencia adecuados y relacionados con los objetivos. 16. La Unidad de Planificacin realiza las siguientes verificaciones y solicita las aclaraciones y/o correcciones necesarias, cuando corresponda?: El ordenamiento lgico y secuencial de las operaciones respectos de cada objetivo de gestin. La siguiente informacin relacionada con cada operacin: establecimiento de metas, estimacin de tiempos para la ejecucin, determinacin de recursos humanos y materiales necesarios, identificacin de las unidades responsables e identificacin de las necesidades de contratacin de bienes y servicios. 17. La Unidad de Planificacin verifica y solicita las aclaraciones y/o correcciones necesarias sobre la compatibilizacin de los requerimientos

de recursos humanos y financieros; como tambin, de bienes y servicios entre los diferentes programas de operaciones? 18. La Unidad de Planificacin exige y verifica que las reas y Unidades hayan elaborado los cronogramas de requerimientos de recursos? 19. La Unidad de Planificacin verifica y solicita las aclaraciones y/o correcciones necesarias respecto de la articulacin del POA de las reas y unidades con el Presupuesto vinculando los Objetivos de Gestin o Especficos con las categoras programticas correspondientes? 20. La PIMP ha sido aprobada mediante resolucin interna expresa de la instancia resolutiva correspondiente? 21. El PADI ha sido aprobado mediante resolucin interna expresa de la instancia resolutiva correspondiente? 22. El POA y sus reformulaciones han sido oportunamente aprobados por la mxima instancia resolutiva facultada en la norma legal de creacin de la entidad? 23. El RE-SPO ha sido aprobado mediante resolucin interna expresa de la instancia resolutiva correspondiente? 24. Existe designacin de un responsable de la generacin de informacin sobre el desempeo logrado en cada rea o Unidad respecto de los objetivos de gestin? 25. La informacin para el seguimiento comprende resultados reales, bienes producidos y recursos y tiempos utilizados en cada una de las operaciones? 26. Se aprueba en las reas y Unidades la informacin generada por el seguimiento por cada Objetivo de Gestin Institucional o Especfico? 27. La Unidad de Planificacin informa a la MAE sobre la necesidad de reformulacin del POA, cuando corresponda, para que instruya las acciones que considere pertinentes? 28. La Unidad de Planificacin verifica que se hayan implementado las medidas correctivas decididas e instruidas por la MAE sobre la base del seguimiento y evaluacin a la ejecucin del POA? 29. El Jefe de la Unidad de Planificacin verifica la implementacin oportuna de las recomendaciones de la UAI? 30. La UAI realiza auditorias SAYCO para examinar la adecuacin de los procesos de programacin, y del seguimiento y evaluacin de la ejecucin del POA? 31. La UAI verifica el funcionamiento eficaz de las actividades de control relacionadas con el SPO? 32. La UAI verifica la existencia del RE-SPO debidamente aprobado y compatibilizado de acuerdo con las normas bsicas vigentes? 33. La UAI verifica la existencia de la Unidad de Planificacin como la unidad encargada especficamente de la aplicacin del SPO? 34. La UAI informa a la MAE los incumplimientos que haya detectado sobre el SPO para que se instruyan las acciones correctivas pertinentes? 35. La UAI realiza el seguimiento oportuno a las recomendaciones aceptadas por la MAE sobre el SPO?

B. Sistema de Organizacin Administrativa


1. Existe control por oposicin entre los servidores pblicos que tienen las siguientes responsabilidades?: Determinacin y anlisis organizacional. Determinacin del diseo organizacional. Elaboracin del plan de implantacin. Aprobacin de los productos anteriores. 2. Se ha determinado el responsable de la custodia de la documentacin relacionada con el SOA? 3. Los archivos estn ubicados en lugares protegidos bajo la

responsabilidad de la Unidad encargada del SOA y cuentan con acceso restringido? 4. Los archivos presentan ndices y correlatividad que permitan una rpida ubicacin de la documentacin que contienen para su consulta? 5. El Reglamento Especfico del Sistema de Organizacin Administrativa (RE-SOA), el MOF y el MP cuentan con medidas de seguridad contra prdidas y alteraciones o modificaciones no autorizadas? 6. El RE-SOA ha sido compatibilizado por el rgano Rector del sistema? 7. Se elaboran cronogramas que establezcan fechas para realizar los anlisis organizacionales y el alcance de los mismos? 8. Se verifica el cumplimiento de los cronogramas? 9. Los responsables de cada unidad aprueban los resultados del anlisis retrospectivo relacionado con su unidad y emite el informe correspondiente para a la Unidad encargada del SOA? 10. La Unidad encargada del SOA verifica el cumplimiento de las siguientes tareas por parte de las unidades funcionales correspondientes?: Identificacin de usuarios y sus necesidades. Determinacin de los productos y procesos desarrollados para satisfacer las necesidades de los usuarios. Descripcin de cambios internos y externos. 11. El Jefe de la Unidad Administrativa efecta una revisin de la informacin consolidada del anlisis retrospectivo y solicita las aclaraciones y/o correcciones necesarias? 12. El responsable de cada unidad organizacional aprueba el anlisis prospectivo y emite el informe correspondiente para la Unidad responsable del SOA? 13. La Unidad encargada del SOA analiza la adecuacin de los cambios propuestos, sus consecuencias y la posibilidad de implantarlos e informa para su aprobacin? 14. El responsable de la Unidad encargada del SOA verifica los resultados del anlisis organizacional y solicita las aclaraciones y/o correcciones necesarias? 15. Las reas o unidades organizacionales disponen de cronogramas para el diseo y elaboracin de los procesos? 16. Se verifica el cumplimiento de los cronogramas? 17. La Unidad encargada del SOA verifica que las unidades organizacionales hayan cumplido con la metodologa establecida por la entidad e incorpora los procesos y procedimientos al MP? 18. El Jefe de la Unidad Administrativa verifica que el contenido del MP comprenda al menos, la siguiente informacin?: Cartula. 36. ndice. 37. Prlogo y/o introduccin. 38. Enumeracin de los procesos. 39. Descripcin de los procesos. 40. Descripcin de las operaciones. 41. Descripcin de los procedimientos. 42. Diagramas de flujo. 43. Formularios y otras formas utilizadas. 19. Los responsables de las unidades aprueban los procedimientos diseados incluyendo las operaciones y las actividades de control necesarias? 20. La Unidad encargada del SOA verifica que la elaboracin de los procedimientos presente las siguientes caractersticas?: 44. Nombre del procedimiento. 45. Nombre de la operacin a la que pertenece.

46. Objetivo del procedimiento. 47. Descripcin del procedimiento. 48. Insumos que alimentan el procedimiento y sus especificaciones. 49. Unidad o cargo responsable del procedimiento. 50. Descripcin de los registros, formularios y otros impresos a utilizarse. 51. Resultados verificables del procedimiento. 52. Tiempo de ejecucin del procedimiento. 21. El Jefe de la Unidad encargada del SOA verifica los informes o la documentacin de sustento que evidencie el cumplimiento de las siguientes etapas para la elaboracin del MOF?: 53. Identificacin de los usuarios y las necesidades de servicio. 54. Identificacin de los servicios y/o bienes que satisfacen las necesidades. 55. Diseo de los procesos para la produccin de servicios y/o bienes. 56. Identificacin y conformacin de reas y unidades que llevarn a cabo las operaciones. 57. Determinacin del tipo y grado de autoridad de las unidades, y su ubicacin en los niveles jerrquicos. 58. Definicin de los canales y medios de comunicacin formal. 59. Determinacin de instancias de coordinacin interna. 60. Definicin de los tipos e instancias de relacin interinstitucional. 22. El Jefe de la Unidad Administrativa aprueba el organigrama de la entidad previa verificacin de que ste comprenda a todas las reas y unidades (categoras: sustantivas, administrativas y de asesoramiento) y que presente adecuadas relaciones de autoridad lineal y/o funcional? 23. El Jefe de la Unidad Administrativa verifica que el contenido del MOF comprenda al menos, la siguiente informacin?: 61. Organigrama. 62. Listado de las unidades organizacionales. 63. Descripcin de funciones sealando: nivel jerrquico, dependencia jerrquica, objetivo de la Unidad, el tipo de unidad organizacional, relaciones de coordinacin de la unidad, determinacin de las instancias de relacionamiento interinstitucional y unidades desconcentradas. 24. La Unidad encargada del SOA realiza verificaciones peridicas sobre el funcionamiento del Servicio al Usuario e instruyen las acciones correctivas pertinentes? 25. El responsable de la Unidad Administrativa verifica la implementacin oportuna de las recomendaciones de la UAI sobre el SOA? 26. El responsable de la Unidad Administrativa verifica que se haya elaborado el plan de implantacin del diseo o rediseo organizacional? 27. La MAE aprueba o rechaza el plan de implantacin elaborado por la unidad encargada del SOA verificando que se haya incorporado al menos, la siguiente informacin: 64. Objetivo y estrategia de implantacin. 65. Cronograma. 66. Recursos humanos, materiales y financieros necesarios para la implantacin. 67. Responsables de la implantacin. 68. Programa de difusin, orientacin, adiestramiento y/o capacitacin a responsables y servidores pblicos involucrados. 28. El MOF y sus modificaciones han sido aprobados por la mxima instancia resolutiva facultada en la norma legal de creacin de la entidad? 29. El MP y sus modificaciones han sido aprobados mediante resolucin

interna expresa de la instancia resolutiva correspondiente? 30. El RE-SOA ha sido aprobado mediante resolucin interna expresa de la instancia resolutiva correspondiente? 31. La creacin de comits, consejos o comisiones han sido aprobados por las instancias internas correspondientes? 32. La UAI realiza auditorias SAYCO para examinar la adecuacin de los procesos del SOA? 33. La UAI verifica el funcionamiento eficaz de los controles incorporados en el SOA? 34. La UAI verifica la existencia de un Reglamento Especfico para el SOA debidamente aprobado y compatibilizado de acuerdo con las normas bsicas vigentes? 35. La UAI verifica la existencia de la Unidad encargada especficamente de la aplicacin del SOA? 36. La UAI informa a la MAE los incumplimientos que haya detectado sobre el SOA para que se instruyan las acciones correctivas pertinentes? 37. La UAI realiza el seguimiento oportuno a las recomendaciones aceptadas por la MAE sobre el SOA?

C. Sistema de Presupuestos
1. Existe control por oposicin entre los servidores pblicos que tienen las siguientes responsabilidades?: 69. Determinacin y metodologa para la estimacin de los recursos; como tambin para la apropiacin de gastos. 70. Aprobacin del anteproyecto de presupuesto institucional (API). 2. Existe control por oposicin entre los servidores pblicos que tienen las responsabilidades de determinar los cronogramas para la utilizacin de recursos y aprobacin de los cronogramas. 3. Existe control por oposicin entre los servidores pblicos que tienen responsabilidades de ejecucin presupuestaria; seguimiento y evaluacin de la ejecucin presupuestaria, as como, aprobacin de los seguimientos y evaluaciones presupuestarias. 4. Se ha determinado el responsable de la custodia de la documentacin relacionada con el SP? 5. Los archivos estn ubicados en lugares protegidos bajo la responsabilidad de la Unidad de Presupuesto (UP) y cuentan con acceso restringido? 6. Los archivos presentan ndices y correlatividad que permitan una rpida individualizacin de la documentacin que contienen para su consulta? 7. El Reglamento Especfico del SP (RE-SP), el API y el presupuesto aprobado cuentan con medidas de seguridad contra prdidas y alteraciones o modificaciones no autorizadas? 8. El RE-SP ha sido compatibilizado por el rgano Rector del sistema? 9. El RE-SP ha sido aprobado por resolucin interna expresa de la instancia resolutiva correspondiente? 10. Se elaboran cronogramas consistentes los plazos establecidos por el rgano Rector para la elaboracin del API? 11. La Direccin Administrativa realiza la supervisin del cumplimiento de los cronogramas para la elaboracin del API? 12. Se detectan los incumplimientos a las fechas previstas y se aplican oportunamente las acciones correctivas? 13. El Jefe de la Unidad Financiera verifica que el presupuesto de recursos haya sido elaborado considerando los siguientes aspectos?: 13.1. Metodologa aplicada para estimar los recursos propios de acuerdo con el ejercicio de sus competencias institucionales y sustento en memorias de clculo por componente de ingreso considerando la ejecucin de recursos de la gestin anterior; y la ejecucin al 1 semestre y la

proyeccin al mes de diciembre de la gestin en la que se elabora el presupuesto. 13.2. Polticas presupuestarias y montos proporcionados oficialmente por el Ministerio de Hacienda para proyectar las transferencias corrientes y de capital provenientes de recursos del TGN. 13.3. Recursos para proyectos y programas especficos sustentados en convenios suscritos con los financiadores y con la debida aprobacin por norma legal. 13.4. Disponibilidades en caja y bancos al 31 de diciembre de la gestin anterior, as como las recuperaciones de otros activos financieros siempre que estn destinados a financiar gastos de capital, proyectos de inversin o servicio de la deuda (excepto SIN, ANB y Superintendencia Tributaria que pueden utilizar sus disponibilidades en caja y bancos para gastos corrientes). 13.5. Disponibilidades en caja y bancos provenientes de recursos externos siempre que se destinen a gastos de capital o proyectos de inversin. 13.6. Polticas institucionales para estimar los recursos propios de capital. 13.7. Adecuacin del endeudamiento a los lmites establecidos por la Ley 2042. 13.8. Utilizacin de los clasificadores presupuestarios vigentes. 13.9. Cumplimiento de las directrices vigentes para la formulacin presupuestaria. 14. El responsable Jefe de la Unidad Financiera verifica que el presupuesto de gastos considere los siguientes aspectos?: 14.1. Estructura programtica relacionada con la estructura programtica del PND (Plan Nacional de Desarrollo) sobre la base de programas especficos, programas de gestin administrativa, programas no inherentes a gastos administrativos ni a otros programas y proyectos de inversin. 14.2. El Plan Institucional de Mediano Plazo (PIMP) y el POA contemplando todas las operaciones que se estime devengar dentro de los techos presupuestarios comunicados por el Ministerio de Hacienda priorizando sobre la base del PADI (Plan Anual de Desarrollo Institucional) y el PND, en sus distintos niveles. 14.3. Los gastos corrientes y de inversin deben identificar el programa presupuestario, actividad, proyecto, partida de gasto, fuente de financiamiento, organismo financiador y el cdigo institucional segn los Clasificadores Presupuestarios vigentes. 14.4. El cumplimiento de la disposicin legal especfica que haya creado la entidad a efectos del destino de los recursos pblicos que administra. 14.5. Presupuesto de Gastos en Servicios Personales de acuerdo con las Directrices Presupuestarias vigentes. 14.6. Presupuesto de Gastos en Bienes y Servicios considerando lo establecido en las Directrices Presupuestarias vigentes. 14.7. Presupuesto de Gastos en Activos Reales de acuerdo con las Directrices Presupuestarias vigentes. 14.8. Presupuesto de Gastos en Deuda Pblica considerando lo establecido en las Directrices Presupuestarias vigentes y al artculo 35 de la Ley 2042. 14.9. Presupuesto de Gastos por Transferencias segn competencias asignadas por norma legal y convenios especficos de financiamiento. 14.10. Presupuesto de Inversin Pblica cumpliendo con las Normas Bsicas del Sistema Nacional de Inversin Pblica (NB-SNIP). 14.11. Equilibrio presupuestario considerando que los gastos no pueden exceder en ningn caso al importe de recursos estimados para la gestin.

14.12. Financiamiento de gastos corrientes exclusivamente con recursos corrientes no pudindose utilizar recursos destinados a programas o proyectos de inversin para financiar gastos administrativos. 15. La mxima autoridad de la entidad aprueba formalmente el API previa revisin de la Unidad encargada de Presupuesto (UP) haya cumplido con los controles previstos para la estimacin de los recursos y la apropiacin de los gastos de acuerdo con lo establecido en las Directrices y las Normas Bsicas vigentes? 16. El responsable de la Unidad Financiera verifica que se presente el API al rgano rector adjuntando la siguiente documentacin?: 71. Disposicin legal de aprobacin del presupuesto institucional por la instancia competente de la entidad. 72. Memorias de clculo de las estimaciones de recursos y programacin por partida de gasto. 73. Convenios o normativa legal que respalden los crditos y donaciones internas y externas. 74. Documentacin de respaldo de respaldo de todas las transferencias a recibir y otorgar. 75. Formularios del SISIN y del Sistema de Gerencia de Proyectos (SGP) para los proyectos de Inversin Pblica. 17. La UP verifica que la suma total de los gastos peridicos (mensuales) sea consistente con el presupuesto asignado a la unidad organizacional respectiva? 18. La UP comprueba que la distribucin o calendarizacin de los gastos haya considerado las prioridades previamente determinadas en el POA? 19. La UP comprueba que la totalidad de los CMD sea consistente con el presupuesto aprobado? 20. La UP identifica errores en la elaboracin de los CMD y los informa las unidades correspondientes para que realicen las correcciones pertinentes? 21. La Unidad Administrativa aprueba los CMD emitidos por las unidades administrativas que han programado las necesidades de recursos humanos, materiales y de servicios generales? 22. La UP verifica que la informacin de los cronogramas fsicos sea consistente con las metas peridicas incluidas en el POA? 23. La UP verifica que la informacin de los cronogramas fsicos sea consistente con los CMD que han elaborado cada una de las unidades administrativas? 24. El responsable de la Direccin Administrativa certifica los gastos verificando previamente los siguientes aspectos?: 76. Que existan saldos suficientes en las partidas de gastos correspondientes. 77. Que existan disponibilidades efectivas de recursos a efectos de no comprometer o devengar gastos cuando aquellas sean insuficientes. 78. Que el concepto del compromiso se relacione con la naturaleza de la partida imputada. 79. Que no se ejecuten gastos cuyas partidas no hayan sido comprometidas previamente o simultneamente de acuerdo con las caractersticas de la operacin. 25. El responsable de la UP verifica que los gastos devengados no pagados al cierre (recepcin total de los bienes o servicios) sean considerados en la Deuda Flotante (Fte. TGN) o dentro del grupo 66000 (Otras Fuentes o Recursos Especficos, segn corresponda) del ejercicio siguiente? 26. El responsable de la UP verifica que los gastos con registro de Preventivo y Compromiso no devengado que no correspondan a procesos de compra se reviertan al cierre de la gestin? 27. El responsable de la UP verifica que los procesos de compra y

contrataciones con C-31 en instancias de devengado-firmado (recepcin parcial de facturas), compromiso (rdenes de compra o contratos sin recepcin de facturas) o preventivo (procesos aprobados o adjudicados sin orden de compra o contrato) sean traspasados al ejercicio siguiente? 28. Actividades de control respecto de los recursos devengados y no percibidos al cierre de cada gestin. 29. El responsable de la UP verifica que se devenguen los recursos no percibidos exclusivamente cuando existan documentos que garanticen su percepcin (Administracin Central) o se registren como Recursos Devengados no Percibidos al cierre del ejercicio (entidades que no integran la Administracin Central)? 30. La Direccin Administrativa conforma o rechaza las modificaciones presupuestarias presentadas por las unidades administrativas y operativas previa verificacin por la UP del sustento tcnico y la adecuacin a lo establecido en las normas vigentes y particularmente, en el D.S. 27849? 31. La mxima instancia resolutiva legalmente facultada de la entidad o la MAE, si existe Resolucin expresa que delegue esta facultad, aprueba por Resolucin Administrativa especfica cada modificacin presupuestaria previa conformidad manifiesta de la Direccin Administrativa? 32. El responsable de la Unidad Financiera verifica que no se realice ninguna reasignacin, incremento o ejecucin presupuestaria de partidas hasta tanto no se hayan cumplido con todas las instancias de aprobacin y registro que correspondan segn leyes y normas vigentes? 33. La UP identifica los desvos en la ejecucin presupuestaria considerando informacin fidedigna peridica preparada a nivel agregado y por categora programtica? 34. El responsable de la Unidad Financiera verifica la consistencia entre la informacin de la ejecucin financiera con la informacin de la ejecucin fsica prevista en el POA que hayan proporcionado las distintas reas y unidades de la entidad previa aprobacin del responsable de su elaboracin? 35. La UP evala los desvos detectados en la evaluacin peridica del presupuesto durante la ejecucin del mismo y al cierre del ejercicio fiscal? 36. El responsable de la Unidad Financiera verifica que el informe sobre la evaluacin de la ejecucin del presupuesto haya considerado los resultados del seguimiento a la ejecucin fsica sobre los indicadores de eficacia y eficiencia incluidos en el POA? 37. La UP informa a la Direccin Administrativa para que se instruyan las acciones correctivas correspondientes sobre los desvos detectados en la ejecucin presupuestaria, y en su caso, generar modificaciones en el POA y/o en el presupuesto vigente? 38. La Direccin Administrativa enva mensualmente a la Direccin General de Contadura la informacin de la ejecucin presupuestaria dentro de los 10 das siguientes al mes de ejecucin? 39. La Direccin Administrativa enva la informacin de la ejecucin fsica y financiera de Inversin Pblica al Viceministerio de Inversin Pblica y Financiamiento Externo de acuerdo con las disposiciones legales vigentes? 40. La UAI realiza auditorias SAYCO para examinar la adecuacin de los procesos del SP relacionados con la formulacin del API, la coordinacin de la ejecucin presupuestaria y el seguimiento y evaluacin a la ejecucin presupuestaria? 41. La UAI verifica el funcionamiento eficaz de los controles incorporados en el SP?

42. La UAI verifica la existencia de un Reglamento Especfico para el SP aprobado y compatibilizado de acuerdo con las normas bsicas vigentes? 43. La UAI verifica la existencia de la UP como la unidad encargada especficamente de la aplicacin del SP? 44. La UAI examina que la aprobacin de las modificaciones presupuestarias haya sido previa a su ejecucin y una vez cumplidas todas las instancias correspondientes? 45. La UAI informa a la MAE los incumplimientos que haya detectado respecto al SP para que se instruyan las acciones correctivas pertinentes? 46. La UAI realiza el seguimiento oportuno a las recomendaciones aceptadas por la MAE sobre el SP?

D. Sistema de Administracin de Personal


1. Existe control por oposicin entre los servidores pblicos que tienen las siguientes responsabilidades?: - Formulacin del plan del personal. - Seleccin de personal. - Evaluacin de la confirmacin. - Eleccin del candidato. 2. Existe control por oposicin entre los servidores pblicos que tienen las siguientes responsabilidades?: - Custodia de formularios para la evaluacin del desempeo. - Registro de las evaluaciones del desempeo. 3. Existe control por oposicin entre los servidores pblicos que tienen las siguientes responsabilidades?: - Registro de servidores pblicos activos y pasivos. - Liquidacin de remuneraciones finales. - Aprobacin de las liquidaciones. 4. Existe control por oposicin entre los servidores pblicos que tienen las siguientes responsabilidades?: - Ejecucin de la capacitacin. - Evaluacin de la capacitacin y sus resultados. 5. Se ha determinado el responsable de la custodia de la documentacin relacionada con el SAP? 6. Los archivos fsicos y la base de datos de los servidores pblicos estn ubicados en lugares protegidos bajo la responsabilidad de la Unidad de Recursos Humanos (URH) y cuentan con acceso restringido? 7. Los archivos presentan ndices y correlatividad que permitan una rpida individualizacin de la documentacin que contienen para su consulta? 8. El registro de los servidores pblicos activos y pasivos cuentan con medidas de seguridad contra prdidas y modificaciones no autorizadas? 9. El Reglamento Especfico del Sistema de Administracin de Presupuesto (RE-SAP) ha sido compatibilizado por el rgano Rector del sistema? 10. El RE-SAP ha sido aprobado por resolucin interna expresa de la instancia resolutiva correspondiente? 11. El responsable de la URH ha establecido formularios especficos para evidenciar la clasificacin, valoracin y remuneracin de los puestos? 12. El responsable de la URH aprueba la clasificacin, valoracin y remuneracin de los puestos que haya realizado cada unidad organizacional previa verificacin de los siguientes aspectos?: - Que todas las unidades organizacionales hayan entregado a la URH el formulario correspondiente. - Que se hayan considerado integralmente los requerimientos de personal manifestados en el POA. - Que las remuneraciones de cada puesto sean consistentes con la escala salarial aprobada para la entidad.

- Que la valoracin de puestos se haya realizado de acuerdo con el mtodo aprobado por la URH. 13. Se han determinado los formularios prenumerados que se necesitan para evidenciar la cuantificacin de la demanda de personal a largo y corto plazo (Plan Anual de Incorporaciones)? 14. El responsable de la URH aprueba la cuantificacin de la demanda de personal previa verificacin de los siguientes aspectos?: - Consistencia de la cuantificacin de la demanda de personal a largo plazo con el PIMP. - Consistencia del plan anual de incorporaciones con el POA. 15. La URH ha realizado una comprobacin fsica del personal existente en la entidad a travs de un inventario de personal y se asegura su integridad mediante comparaciones con la planilla de sueldos? 16. El responsable de la URH verifica que el inventario de personal incluya un relevamiento de los datos personales de los PIMP (caractersticas personales, educativas, laborales y potencialidades para desempear los puestos que requiere la entidad) a efectos de analizar la oferta interna de personal? 17. La URH compara los datos del inventario de personal con las fichas o registros individuales a efectos de actualizar los datos correspondientes procurando que la informacin del personal sea consistente? 18. La URH actualiza mensualmente el inventario de personal para que sea consistente con la planilla de sueldos? 19. El Jefe de la URH aprueba el inventario de personal? 20. El Jefe de la URH verifica que exista la conformidad de los responsables de cada unidad organizacional a efectos de validar las caractersticas individuales del personal a su cargo? 21. El responsable de la URH verifica que se haya elaborado un Plan de Personal a partir de la comparacin de la cuantificacin de la demanda de personal en el largo plazo y el anlisis de la oferta de personal? 22. El responsable de la URH aprueba el Plan de Personal verificando, que considere los siguientes aspectos?: - Previsiones sobre posibles modificaciones de la estructura organizacional y puestos de trabajo. - Estrategias para la reasignacin o adecuacin de personal. - Estrategia de implantacin de la carrera administrativa y nuevas incorporaciones. - Estrategia de capacitacin institucional. 23. La URH provee el formato de POAI al responsable de cada unidad organizacional e instruye su cumplimiento? 24. La URH verifica que cada POAI se ajuste al inicio de cada gestin, integre todos los datos necesarios y sea consistente con el POA aprobado para la entidad? 25. La URH comprueba que exista una POAI para cada uno de los tems incluidos en la planilla presupuestaria aprobada para la entidad? 26. La URH detecta inconsistencias en sus verificaciones y comprobaciones e informa a los responsables de las unidades organizacionales para su correccin? 27. Los responsables de cada unidad organizacional aprueban las POAI? 28. El Jefe de la URH verifica que se remita el conjunto de las POAI aprobadas (Manual de Puestos) a la Superintendencia de Servicio Civil con fines de registro? 29. La URH autoriza el inicio del proceso de reclutamiento en consistencia con la oportunidad determinada en el Plan Anual de Incorporaciones (PAI) previa comprobacin de los siguientes aspectos?: - Que exista el tem correspondiente en la planilla presupuestaria de la

entidad. - Que la invitacin directa slo sea utilizada para incorporar servidores pblicos que cubran puestos del 1, 2 o 3 nivel de la estructura jerrquica. - Que las convocatorias externas tengan lugar slo cuando no existan postulantes o no calificara ninguno de los postulantes a las convocatorias internas. - Que los formatos utilizados para las convocatorias incluyan toda la informacin necesaria. 30. El Jefe de la URH verifica que la cobertura de los puestos se realice en un plazo mximo de 30 das desde que el puesto fue declarado como vacante? 31. . La Direccin Administrativa evala las causas de los incumplimientos relacionados con el PAI e instruye las acciones correspondientes? 32. El Jefe de la URH verifica que el informe del comit de seleccin haya sido puesto a disposicin de todos los postulantes como garanta de la transparencia del proceso? 33. La URH comprueba que la eleccin del postulante corresponda a uno de los candidatos que hayan Real el mayor puntaje? 34. La URH comprueba que la eleccin haya sido evidenciada fehacientemente mediante nota firmada por la autoridad facultada por la entidad para tales efectos? 35. La URH verifica que los nombramientos sean emitidos por las autoridades competentes correspondientes? 36. La URH verifica que se haya posesionado al servidor pblico nombrado por el responsable del rea o de la unidad funcional correspondiente? 37. La URH verifica que se haya dado de alta al servidor pblico desde el momento de su posesin? 38. La URH verifica que exista constancia escrita de induccin desarrollada por el jefe inmediato superior del personal nuevo? 39. El Jefe de la URH verifica que el proceso de induccin incluye la entrega de la POAI correspondiente al nuevo servidor pblico? 40. La URH verifica que dicha constancia escrita de la induccin realizada haya sido rubricada por el servidor pblico recin posesionado? 41. La URH realiza un seguimiento a las fechas de incorporacin para establecer el fin de los perodos probatorios de acuerdo con la categora y el nivel del puesto? 42. El responsable de la URH verifica que haya finalizado la relacin laboral de los servidores pblicos cuando la evaluacin de la confirmacin sea negativa? 43. El Jefe de la URH verifica que hayan sido restituidos a sus puestos anteriores los servidores pblicos cuya promocin no haya sido confirmada? 44. El responsable de la URH verifica que su unidad haya remitido a la Superintendencia de Servicio Civil los resultados de la evaluacin de confirmacin de los servidores pblicos de carrera para fines de registro? 45. La URH entrega a los responsables de las unidades organizacionales los formularios correspondientes para la evaluacin del desempeo de sus subordinados y verifica posteriormente la integridad de su utilizacin? 46. El responsable de la URH verifica que se hayan completado previamente los siguientes datos para poder identificar los servidores pblicos alcanzados por la evaluacin?: - N de tem. - Puesto. - Nombres y Apellidos del evaluado. - Nombres y Apellidos del evaluador.

- Perodo de la evaluacin. 47. El responsable de la URH verifica que los formularios para la evaluacin del desempeo incluyan factores consistentes con cada POAI; estandarizados por categora y unidad organizacional? 48. La URH verifica que los formularios para evaluar el desempeo hayan sido rubricados por el evaluador y el evaluado demostrando conformidad con el proceso llevado a cabo? 49. El responsable de cada unidad organizacional firma los formularios de desempeo previa verificacin que se haya considerado el nivel de cumplimiento sobre los resultados esperados e incluidos en las POAI? 50. La Direccin Administrativa verifica que se haya informado a la Superintendencia de Servicio Civil y a los servidores pblicos sobre las fechas de las evaluaciones del desempeo? 51. La Direccin Administrativa verifica que se haya informado a los servidores pblicos las caractersticas de la evaluacin del desempeo y sus consecuencias en forma previa a su ejecucin? 52. La Direccin Administrativa analiza las causas informadas por la URH en cuanto a la existencia de servidores pblicos no evaluados en las fechas previstas e instruye las acciones correspondientes? 53. La MAE verifica que el Comit de Evaluacin atienda oportunamente los reclamos y peticiones de los servidores pblicos evaluados? 54. El responsable de la URH verifica que se hayan tabulado todos los resultados en las evaluaciones e identifica las calificaciones que implican decisiones de posibles promociones o retiros? 55. La Direccin Administrativa instruye y verifica que los servidores pblicos con dos evaluaciones consecutivas en observacin sean retirados de la entidad comunicndoles la decisin por escrito con una anticipacin mnima de 15 das calendario? 56. La Direccin Administrativa instruye y verifica que se promocione horizontalmente aquellos servidores pblicos evaluados como excelentes pudiendo adems, dar lugar a incentivos psicosociales y a un incentivo monetario de acuerdo a la poltica y disponibilidad presupuestaria? 57. El responsable de la URH verifica la informacin relacionada con el personal para identificar las siguientes causales de retiro e informar a la Direccin Administrativa?: - Abandono de sus funciones por un perodo de tres das hbiles consecutivos o seis discontinuos, en un mes, injustificados. - Incompatibilidades establecidas en la Ley N 2027 y en el Reglamento Interno de la entidad. - Existencia de procesos disciplinarios por responsabilidad por la funcin pblica, proceso administrativo o proceso judicial con sentencia condenatoria ejecutoriada. - Jubilacin del servidor pblico. 58. La Direccin Administrativa instruye y verifica que se retire el servidor pblico relacionada con las causales de retiro establecidas en las Normas Bsicas de Administracin de Personal vigentes? 59. La URH verifica que los jefes inmediatos superiores hayan identificado, cuando corresponda, las necesidades de capacitacin sobre sus dependientes evaluados? 60. El responsable de la URH aprueba el programa de capacitacin previa verificacin de que se hayan incluido las siguientes necesidades?: - Identificadas en la evaluacin del desempeo. - Identificadas por la URH de acuerdo con las necesidades futuras determinadas en el plan de personal. - La URH compara peridicamente las necesidades de capacitacin con

las posibilidades presupuestarias. 61. La URH comprueba que los servidores pblicos hayan cumplido las horas mnimas de capacitacin anual? 62. El responsable de la URH comprueba que se haya organizado un archivo pasivo de servidores pblicos retirados con los antecedentes, causales y procedimientos efectuados para el retiro de los servidores pblicos? 63. El responsable de la URH verifica que el archivo activo contenga la cantidad de fichas personales que sea consistente con la cantidad de tems de la planilla de sueldos vigente? 64. La Direccin Administrativa exige y verifica que se actualicen los datos de los servidores pblicos segn las modificaciones generadas por los cambios en su identificacin y desempeo personal? 65. La Direccin Administrativa aprueba la informacin actualizada que la entidad debe entregar al SNAP en los plazos establecidos de acuerdo con la Plataforma de Informacin Mnima determinada por dicha institucin? 66. La UAI realiza auditorias SAYCO de los procesos del SAP? 67. La UAI verifica el funcionamiento eficaz de los controles incorporados en el SAP? 68. La UAI verifica la existencia de un Reglamento Especfico para el SAP aprobado y compatibilizado de acuerdo con las normas bsicas vigentes? 69. La UAI verifica la existencia de la URH como la unidad encargada especficamente de la aplicacin del SAP? 70. La MAE est informada de los incumplimientos que haya detectado la UAI sobre el SAP para que se instruyan las acciones correctivas pertinentes? 71. La UAI realiza el seguimiento oportuno a las recomendaciones aceptadas por la MAE sobre el SAP?

E. Sistema de Tesorera
1. Existe control por oposicin entre los servidores pblicos que tienen las siguientes responsabilidades?: - Recaudacin de recursos. - Registro contable - Custodia de recaudaciones y otros activos financieros. 2. La programacin del flujo financiero es elaborada por servidores pblicos que no realizan las siguientes tareas?: - Registro contable. - Custodia de recursos. - Recaudaciones. - Pagos. 3. Se ha determinado el responsable de la custodia de la documentacin relacionada con el ST? 4. Los archivos fsicos de los comprobantes que se emitan para recaudar y administrar los recursos; como tambin, de toda la documentacin respaldatoria de las operaciones de tesorera, estn ubicados en lugares protegidos bajo la responsabilidad de la Unidad de Tesorera (UT) y cuentan con acceso restringido? 5. Los activos financieros estn protegidos en cajas de seguridad con acceso restringido hasta su depsito posterior en las cuentas bancarias de la entidad? 6. Las cajas de seguridad estn ubicadas en instalaciones seguras protegidas contra siniestros bajo la responsabilidad de la UT? 7. El responsable de la custodia verifica que los comprobantes adjunten la documentacin respaldatoria y exista constancia de su procesamiento? 8. El responsable de la custodia entrega documentacin en prstamo con

identificacin del solicitante dejando constancia de ello, y exige la devolucin en tiempo y forma? 9. Los archivos presentan ndices y correlatividad que permitan una rpida individualizacin de la documentacin que contienen para su consulta? 10. El Reglamento Especfico del Sistema de Tesorera (RE-ST) y los registros de las operaciones de tesorera cuentan con medidas de seguridad contra prdidas y modificaciones no autorizadas? 11. El RE-ST ha sido compatibilizado por el rgano Rector del sistema? 12. El RE-ST ha sido aprobado por resolucin interna expresa de la instancia resolutiva correspondiente? 13. El responsable de la UT verifica que el personal bajo su dependencia haya identificado los recursos a recaudar, la frecuencia de su percepcin y el monto de los mismos considerando las estimaciones realizadas por la UP? 14. El responsable de la UT comprueba que el monto total de los recursos a recaudar sea consistente el monto estimado en el presupuesto por la UP? 15. El responsable de la Unidad Financiera verifica que las recaudaciones provenientes de transferencias y recuperacin de prstamos, crdito pblico se gestionen en las fechas previstas de acuerdo con el cronograma respectivo? 16. La UT dispone de informacin operativa confiable para comprobar que los servicios prestados por la entidad sean consistentes con los montos recaudados? 17. El responsable de la Unidad Financiera verifica que la entrega de bienes y la prestacin de servicios por la entidad haya generado los ingresos financieros correspondientes? 18. El responsable de la Unidad Financiera verifica que las recaudaciones sean consistentes con los tiempos de entrega de bienes y la prestacin de servicios sin que existan demoras injustificadas? 19. La UT identifica peridicamente (semanalmente) los desvos en las recaudaciones de acuerdo con los montos y las fechas previstas y los informa a la Direccin Administrativa para que instruya las acciones correctivas que se consideren necesarias? 20. La UT comprueba diariamente que el monto de las recaudaciones sea consistente con las planillas emitidas por los cajeros para tales efectos? 21. El responsable de la Unidad Financiera comprueba que las recaudaciones se hayan depositado ntegramente en las cuentas bancarias autorizadas hasta el prximo da hbil respecto del momento de la recaudacin? 22. El responsable de la Unidad Financiera exige y verifica la realizacin de acciones oportunas para la identificacin inmediata de acreditaciones cuya procedencia se desconoce? 23. El responsable de la UT verifica diariamente que se hayan emitido los comprobantes de ingreso correspondientes a las recaudaciones efectuadas? 24. El servidor pblico de la UT que emite los comprobantes de ingreso verifica la existencia de la documentacin necesaria para identificar origen, integridad y exactitud de los montos recaudados? 25. El servidor pblico que registra los ingresos verifica previamente que los comprobantes hayan sido rubricados por el responsable de su emisin? 26. La UT realiza conciliaciones peridicas de las recaudaciones comparando los montos registrados en las libretas bancarias con los resmenes bancarios? 27. La UT detecta las diferencias en las acreditaciones e informa al responsable de la UT para que se instruyan las acciones

correspondientes? 28. El responsable de la UT analiza las causas de los incumplimientos al cronograma de recaudaciones e informa a la Direccin Administrativa para que se instruyan las acciones correspondientes que mejoren la eficacia y eficiencia de las recaudaciones? 29. La Direccin Administrativa aprueba las modificaciones a los cronogramas de recaudaciones coordinando con la Unidad de Presupuesto y la Unidad de Planificacin por los efectos que se generan en el presupuesto y en el POA? 30. Actividades de control para asegurar una programacin adecuada de las recaudaciones. 31. El responsable de la Unidad Financiera aprueba el cronograma de recaudaciones para toda la gestin verificando previamente la razonabilidad de la distribucin sobre la base de los siguientes aspectos?: - Disposiciones legales. - Necesidades financieras de la entidad. - Actividades de produccin y prestacin de servicios que desarrolla la entidad. 32. La UT realiza el seguimiento a las rendiciones y verifica el cumplimiento de las fechas de las mismas comprobando los montos rendidos con la documentacin de respaldo correspondiente? 33. La UT verifica que la documentacin de respaldo de las rendiciones de cuenta incluya las aprobaciones correspondientes? 34. La UT verifica antes de su procesamiento que los pagos hayan sido aprobados por los niveles jerrquicos correspondientes? 35. La UT impide la realizacin de pagos sin documentacin de respaldo debidamente aprobada o con documentacin incompleta? 36. El Jefe de la UT aprueba la informacin sobre la disponibilidad de fondos y el nivel de liquidez que presenta la situacin financiera de la entidad previa verificacin de la confiabilidad de los datos considerados? 37. La UT comprueba que las cuotas trimestrales de compromisos propuestas por la UP sean consistentes con el volumen de recaudacin previsto? 38. El responsable de la Unidad Financiera aprueba la determinacin de las cuotas de devengamiento que utilizar o aplicar la UP previa verificacin de su consistencia con el volumen de ingresos devengados y con el nivel de produccin o prestacin de servicios? 39. El responsable de la Unidad Financiera verifica, antes de su aprobacin, que las cuotas de devengamiento atiendan principalmente las prioridades establecidas en el SPO? 40. El responsable de la Unidad Financiera aprueba la determinacin de las cuotas de pago considerando el volumen de las cuotas de devengamiento aprobadas, las condiciones de pago acordadas para las contrataciones devengadas y el flujo de ingresos proyectado? 41. El responsable de la Unidad Financiera verifica, antes de la aprobacin de las cuotas de pago, que su monto no supere el saldo de efectivo vigente al momento de su determinacin; como tambin, que existan las partidas presupuestarias relacionadas con los gastos y que se identifique la fuente de financiamiento correspondiente? 42. El responsable de la Unidad Financiera comprueba que peridicamente se realicen conciliaciones entre los resmenes bancarios y las libretas bancarias para verificar la adecuacin de los saldos en cada una de las cuentas abiertas por fuente de financiamiento? 17. Actividades de control independientes desarrolladas por la UAI. 43. La UAI realiza auditorias SAYCO para examinar la adecuacin de los procesos del ST relacionados con la recaudacin y la administracin de

recursos? 44. La UAI verifica el funcionamiento eficaz de los controles incorporados en el ST? 45. La UAI realiza arqueos sorpresivos y peridicos de fondos y valores para detectar posibles errores en la aplicacin de controles de procesamiento? 46. La UAI verifica la existencia de un Reglamento Especfico para el ST aprobado y compatibilizado de acuerdo con las normas bsicas vigentes? 47. La UAI verifica la existencia de la UT como la unidad encargada especficamente de la aplicacin del ST? 48. La MAE est informada de los incumplimientos que haya detectado la UAI para que se instruyan las acciones correctivas pertinentes? 49. La UAI realiza el seguimiento oportuno a las recomendaciones aceptadas por la MAE sobre el ST?

F. Sistema de Crdito Pblico


1. Existe control por oposicin entre el responsable de la Direccin Administrativa y los servidores pblicos que tienen las siguientes responsabilidades relacionadas con la deuda pblica?: - Inicio. - Negociacin. - Contratacin. - Utilizacin. - Registro. 2. Proteccin fsica de la documentacin utilizada y generada en los procesos de administracin de la deuda pblica. 3. Se ha determinado el responsable de la custodia de la documentacin relacionada con el SCP? 4. Los archivos fsicos de la documentacin presentada para el inicio de operaciones de crdito pblico; como tambin, para la contratacin de la deuda pblica, estn ubicados en lugares protegidos bajo la responsabilidad de la Unidad Tcnico Operativa (UTO) y cuentan con acceso restringido? 5. El responsable de la custodia entrega documentacin en prstamo con identificacin del solicitante dejando constancia de ello, y exige la devolucin en tiempo y forma? 6. Los archivos presentan ndices y correlatividad que permitan una rpida individualizacin de la documentacin que contienen para su consulta? 7. El Reglamento Especfico (RE-SCP) y los registros de las operaciones de las operaciones de crdito pblico cuentan con medidas de seguridad contra prdidas y modificaciones no autorizadas? 8. El RE-SCP ha sido compatibilizado por el rgano Rector del sistema? 9. El RE-SCP ha sido aprobado por resolucin interna expresa de la instancia resolutiva correspondiente? 10. La Direccin Administrativa (DA) aprueba la documentacin a ser presentada al Ministerio de Hacienda para solicitar el inicio de las operaciones de crdito pblico verificando previamente las siguientes caractersticas financieras?: - El servicio de la deuda de la gestin corriente (amortizaciones, intereses y comisiones) no podr exceder el 20% de los ingresos corrientes recurrentes de la gestin anterior. - El valor presente de la deuda total no podr exceder el 200% de los ingresos corrientes de la gestin anterior. 11. La DA aprueba la documentacin a ser presentada al Ministerio de Hacienda para solicitar el inicio de las operaciones de crdito pblico verificando previamente la exactitud e integridad de la siguiente informacin econmico-financiera?:

- Importe y perfil de la deuda ya contrada. - Importe y perfil de nuevas obligaciones a contraer. - Flujo de fondos proyectado para el perodo de duracin del endeudamiento. 12. La DA aprueba la documentacin tcnica a ser presentada al Ministerio de Hacienda previa verificacin de su exactitud sobre las caractersticas principales de las operaciones de crdito pblico que se solicita iniciar? 13. La MAE refrenda la documentacin que se presenta al Ministerio de Hacienda para el inicio de las operaciones de crdito pblico previa verificacin que la DA haya aprobado toda la informacin tcnica, econmica y financiera necesaria? 14. Actividades de control para asegurar que se lleve a cabo la negociacin real, una vez emitido el certificado de registro de la solicitud de inicio de operaciones de crdito pblico. 15. La DA realiza un seguimiento del proceso de concertacin entre el acreedor y el negociador de la entidad para determinar las condiciones financieras y legales del prstamo e informa a la MAE? 16. La MAE aprueba la informacin sobre el desarrollo de las negociaciones que la UTO debe proporcionar al Ministerio de Hacienda para registro, seguimiento y evaluacin? 17. La DA aprueba la siguiente documentacin que debe reunir la UTO a efectos de presentarla al Ministerio de Hacienda para la contratacin de la deuda?: - Certificado de registro de inicio de operaciones. - Tipo de deuda, especificando si se trata de deuda interna o externa; de largo o corto plazo. - Monto mximo de la operacin. - Condiciones financieras de la operacin. - Cuadro de amortizacin. - Destino del financiamiento. 18. La DA, en caso de contratacin de deuda pblica externa, efecta un seguimiento peridico para conocer la publicacin del Decreto Supremo que autoriza al Ministerio de Hacienda a suscribir el contrato de prstamo respectivo y la ley que aprueba dicho contrato? 19. La MAE exige informes peridicos a la DA sobre el avance del proceso e instruye a la UP para el registro presupuestario una vez concretada la contratacin de la deuda? 20. La MAE, en caso de contratacin de deuda pblica interna, confirma que el monto de dicha contratacin se encuentre dentro de lmites y condiciones de endeudamiento establecidos por las normas vigentes? 21. El Jefe de la UP verifica que slo se ejecuten gastos financiados con deuda pblica cuando existan los contratos y el correspondiente registro en el presupuesto de la gestin? 22. La DA verifica peridicamente que la UTO mantenga un registro actualizado y conciliado de las operaciones de crdito pblico? 23. La DA comprueba que la UTO conserve la siguiente documentacin sobre la deuda pblica contrada que debe ser consistente con la informacin incluida en los registros mencionados precedentemente?: - Contrato de prstamo entre el organismo financiador y la Repblica. - Convenio subsidiario, suscrito entre el Ministerio de Hacienda y las entidades de transferencia. - Contrato de financiamiento, suscrito entre la entidad de transferencia y la entidad ejecutora. - Otros que determine el Ministerio de Hacienda. 24. La DA comprueba peridicamente el cumplimiento de las condiciones financieras y contractuales para detectar posibles incumplimientos que

deben ser reportados inmediatamente al Ministerio de Hacienda por parte de la UTO? 25. La UAI realiza auditorias SAYCO para examinar la adecuacin de los procesos del SCP relacionados con la administracin de la deuda pblica? 26. La UAI verifica el funcionamiento eficaz de los controles incorporados en el SCP? 27. La UAI verifica la existencia de un Reglamento Especfico para el SCP aprobado y compatibilizado de acuerdo con las normas bsicas vigentes? 28. La UAI verifica la existencia de la UTO como la unidad encargada especficamente de la aplicacin del SCP? 29. La UAI verifica que la entidad presenta al Ministerio de Hacienda, al final de cada gestin; el estado actualizado de su deuda pblica debidamente auditado? 30. La UAI verifica que a UTO lleve un registro actualizado de las operaciones de crdito pblico y cruza dicha informacin con los saldos patrimoniales, cuando corresponda? 31. La UAI verifica que la UTO conserve los contratos y convenios relacionados con la deuda pblica? 32. La MAE est informada de los incumplimientos que haya detectado la UAI para que se instruyan las acciones correctivas pertinentes? 33. La UAI realiza el seguimiento oportuno a las recomendaciones aceptadas por la MAE sobre el SCP?

G. Sistema de Contabilidad Integrada


1. Existe control por oposicin entre los servidores pblicos que tienen las siguientes responsabilidades?: - Aprobacin de los comprobantes previamente al registro - Registro contable. - Custodia de registros, comprobantes y documentacin de respaldo. 2. Proteccin fsica de la documentacin utilizada y generada en el procesamiento y elaboracin de los registros y estados financieros. 3. Se ha determinado el responsable de la custodia de la documentacin relacionada con el SCI? 4. Los archivos fsicos de los comprobantes que las operaciones realizadas; como tambin, de toda la documentacin respaldatoria de las mismas, estn ubicados en lugares protegidos bajo la responsabilidad de la Unidad de Contabilidad (UC) y cuentan con acceso restringido? 5. El responsable de la custodia verifica que los comprobantes adjunten la documentacin respaldatoria y exista constancia de su procesamiento? 6. El responsable de la custodia entrega documentacin en prstamo con identificacin del solicitante dejando constancia de ello, y exige la devolucin en tiempo y forma? 7. Los archivos presentan ndices y correlatividad que permitan una rpida individualizacin de la documentacin que contienen para su consulta? 8. El Reglamento Especfico (RE-SCI) y los registros contables cuentan con medidas de seguridad contra prdidas y modificaciones no autorizadas? 9. El RE-SCI ha sido compatibilizado por el rgano Rector del sistema? 10. El RE-SCI ha sido aprobado por resolucin interna expresa de la instancia resolutiva correspondiente? 11. El Contador General aprueba (validacin) el registro de los comprobantes previa verificacin de la imputacin correcta de las cuentas correspondientes y la existenciade documentacin suficiente de respaldo de las siguientes operaciones?: 11.1. Todas las operaciones devengadas en el perodo considerando la documentacin de respaldo necesaria.

11.2. Activacin de los costos de Estudios e Investigaciones. 11.3. Activacin de los costos de supervisin de las inversiones en Bienes de Dominio Privado y Pblico hasta la conclusin de los mismos. 11.4. Clculo de depreciaciones y amortizaciones de los activos fijos e intangibles. 11.5. Fondos en avance entregados y rendidos. 11.6. Obligaciones de impuestos sobre la base de las declaraciones juradas correspondientes. 11.7. Ajuste por inflacin de los saldos activos y pasivos y no monetarios segn variacin de la UFV. 11.8. Ajuste de los saldos en moneda extranjera al tipo de cambio de cierre. 11.9. Valuacin de inventarios por el mtodo PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas) 12. La UC realiza conciliaciones peridicas (mensuales) por servidores pblicos independientes del registro sobre las siguientes cuentas?: - Bancos - Cuentas a cobrar - Cuentas a pagar - Inventarios o existencias - Activos fijos 13. La UC verifica informacin operativa para confirmar que todas las operaciones devengadas hayan sido registradas en el perodo correspondiente? 14. Los servidores pblicos que realizan las conciliaciones informan al Contador General para que se instruya las acciones correspondientes sobre las diferencias sujetas a posibles ajustes contables? 15. La UC ajusta oportunamente las diferencias o partidas conciliatorias evidenciadas y autorizadas por el Contador General? 16. El Contador General aprueba, previa verificacin de la documentacin de sustento, los ajustes contables relacionados con los siguientes aspectos: - Diferencias de inventario en Bienes de Dominio Privado. - Diferencias de inventario en las construcciones de Bienes de Dominio Pblico. - Diferencias de inventario en Almacenes. - Previsiones para regularizar los saldos de las cuentas de activos exigibles. 17. La Direccin Administrativa elabora un cronograma para la emisin de los estados financieros considerando los tiempos necesarios para la auditoria financiera? 18. La Direccin Administrativa verifica el cumplimiento de los plazos de emisin y entrega de la informacin a la UAI para la realizacin del examen sobre la confiabilidad de los registros y estados financieros? 19. La MAE de la entidad exige el cumplimiento del cronograma para la presentacin de los EEFF a la CGR y al Viceministerio de Presupuestos y Contadura con el informe del auditor interno en los plazos previstos por las leyes y normas vigentes? 20. El Contador General suscribe la emisin de la informacin financiera previa verificacin de la consistencia de los registros y estados financieros emitidos realizando las pruebas correspondientes? 21. El Contador General evidencia la verificacin de los siguientes aspectos antes de suscribir la informacin financiera y remitirla para la firma del responsable de la Unidad Financiera (UF) y de la MAE?2 21.1. Presentacin de estados financieros comparativos con la gestin anterior. 21.2. Presentacin de estados financieros agregados o consolidados con

todos los programas y proyectos de la entidad. 21.3. Inclusin de todas las notas a los estados financieros que se consideren necesarias. 21.4. Elaboracin de todos los registros obligatorios para la entidad. 21.5. Presentacin de todos los estados financieros bsicos y complementarios que correspondan a la naturaleza de la entidad. 21.6. Presentacin de activos y pasivos clasificados en corrientes y no corrientes, cuando corresponda. 21.7. Consistencia entre la ejecucin presupuestaria con el estado de resultados o de recursos y gastos. 21.8. Equilibrio en la Cuenta Ahorro-Inversin- Financiamiento. 21.9. Consistencia del saldo final del efectivo con el saldo patrimonial al cierre de gestin. 21.10. Consistencia del resultado del ejercicio expuesto en el estado de resultados con el considerado en el estado de evolucin del patrimonio neto. 22. El responsable de la UF suscribe la informacin financiera previa comprobacin de los controles aplicados por el Contador General para asegurar la consistencia e integridad de los registros y estados financieros emitidos? 23. La MAE firma los estados financieros verificando que previamente hayan firmado y aplicado los controles correspondientes el Contador General y el responsable de la UF? 24. La UAI realiza auditorias SAYCO para examinar la adecuacin de los procesos del SCI relacionados con el procesamiento de la informacin contable y la elaboracin de registros y estados financieros? 25. La UAI verifica que la entidad haya implantado un sistema de contabilidad que integre la informacin patrimonial, presupuestaria y financiera en un sistema nico? 26. La UAI verifica el funcionamiento eficaz de los controles incorporados en el SCI? 27. La UAI realiza arqueos sorpresivos y peridicos de fondos y valores para detectar posibles errores en la aplicacin de controles de procesamiento? 28. La UAI verifica la existencia de un Reglamento Especfico para el SCI aprobado y compatibilizado de acuerdo con las normas bsicas vigentes? 29. La UAI verifica la existencia de un manual de contabilidad, cuando corresponda, consistente con las normas bsicas de contabilidad vigentes? 30. La UAI verifica la existencia de la Unidad Contable (UC) como la unidad encargada especficamente de la aplicacin del SCI? 31. La UAI verifica que el Contador General de la entidad tiene formacin profesional; registro y autorizacin para el ejercicio de sus funciones contables? 32. La MAE est informada de los incumplimientos que haya detectado la UAI para que se instruyan las acciones correctivas pertinentes? 33. La UAI realiza el seguimiento oportuno a las recomendaciones aceptadas por la MAE sobre el SCI?

H. Sistema de Administracin de Bienes y Servicios


1. Existe control por oposicin entre los servidores pblicos que tienen las siguientes responsabilidades?: - MAE. - Responsable del Proceso de Contratacin en licitaciones pblicas (RPC). - Responsable del Proceso de Contratacin de Apoyo Nacional a la Produccin y Empleo (RPA).

- Responsable de la Unidad Administrativa. 2. Existe control por oposicin entre los servidores pblicos que tienen las siguientes responsabilidades?: - Responsable de la Unidad Administrativa. - Responsable de Almacenes. - Responsable de Activos Fijos. 3. Los servidores pblicos de la Comisin de Calificacin (CC) son distintos de los que participan en la Comisin de Recepcin? 4. Los archivos fsicos de la Unidad Administrativa (UA) cuentan con acceso restringido y estn ubicados en lugares protegidos para el resguardo de los comprobantes y documentos generados y utilizados en la contratacin de bienes y servicios, entre otros?: - Garantas recibidas en los procesos de contratacin de bienes, obras, servicios generales y de consultora. - Expedientes de los procesos de contrataciones bajo las siguientes modalidades en sus diferentes formas: Apoyo Nacional a la Produccin y Empleo, Licitacin Pblica, Contratacin por Excepcin, Contratacin por Emergencias y Otras Contrataciones con Objetos Especficos. 5. Se ha determinado el responsable de la custodia de la documentacin relacionada con los procesos de contrataciones en el marco de las normas bsicas del SABS? 6. El responsable de la custodia de archivos verifica que los comprobantes adjunten la documentacin respaldatoria correspondiente? 7. El responsable de la custodia de archivos entrega documentacin en prstamo con identificacin del solicitante dejando constancia de ello, y exige la devolucin en tiempo y forma? 8. Los archivos presentan ndices y correlatividad que permitan una rpida individualizacin de la documentacin que contienen para su consulta? 9. El Reglamento Especfico (RE-SABS) y los registros de la UA cuentan con medidas de seguridad contra prdidas y alteraciones? 10. El RE-SABS ha sido compatibilizado por el rgano Rector del sistema? 11. El RE-SABS ha sido aprobado por resolucin interna expresa de la instancia resolutiva correspondiente? 12. Se ha determinado el responsable de la custodia de los registros y de la documentacin relacionada con la administracin de almacenes? 13. Los archivos fsicos de Almacenes tienen acceso restringido y estn ubicados en lugares protegidos contra siniestros, bajo la responsabilidad de la Unidad Administrativa, para el resguardo de los registros; como tambin, de los comprobantes utilizados y de los documentos recibidos en la administracin de almacenes?: - Documento de recepcin oficial. - Nota de remisin. - Orden de compra. - Nota de adjudicacin. - Contrato. - Documento de convenio de donacin o transferencia. 14. El responsable de la custodia de archivos verifica que los comprobantes recibidos adjunten la documentacin de sustento correspondiente? 15. El responsable de la custodia de archivos entrega documentacin en prstamo con identificacin del solicitante dejando constancia de ello, y exige la devolucin en tiempo y forma? 16. Los archivos de la documentacin de ingresos y salidas de almacenes presentan ndices y correlatividad que permitan una rpida individualizacin de la documentacin que contienen para su consulta?

17. Los registros de almacenes y los procedimientos y/o instructivos para el manejo y disposicin de bienes cuentan con medidas de seguridad contra prdidas y modificaciones no autorizadas? 18. Se ha determinado el responsable de la custodia de los registros y de la documentacin recibida, utilizada y generada en la administracin de activos fijos muebles e inmuebles? 19. Los archivos fsicos de Activos Fijos cuentan con acceso restringido y estn ubicados en lugares protegidos contra siniestros, bajo la responsabilidad de la Unidad Administrativa, para el resguardo de los registros; como tambin, de los comprobantes utilizados y de los documentos recibidos en la administracin de activos fijos?: - Documento de recepcin oficial de bienes. - Registros de existencias de bienes de consumo. - Catlogos fsicos y/o informticos de los bienes de consumo. - Documentos que respaldan los registros sobre las entregas de bienes de consumo. - Constancia escrita de la entrega de bienes a los servidores pblicos en las que ellos expresen la conformidad de la recepcin mediante su firma. - Copia de la documentacin legal de los bienes muebles e inmuebles sujetos a registro de su derecho propietario. - Registros de existencias de activos fijos muebles. - Registros de existencias de activos fijos inmuebles. 20. El responsable de la custodia verifica que los comprobantes adjunten la documentacin de sustento correspondiente? 21. El responsable de la custodia entrega documentacin en prstamo con identificacin del solicitante dejando constancia de ello, y exige la devolucin en tiempo y forma? 22. Los archivos presentan ndices y correlatividad que permitan una rpida individualizacin de la documentacin que contienen para su consulta? 23. El responsable de la UA ha implantado medidas de seguridad y vigilancia de ingresos y salidas considerando el acceso restringido, como tambin, la ubicacin de los almacenes en lugares con proteccin adecuada robos, hurtos, incendios y otros siniestros? 24. Existe un slo Jefe de Almacenes responsable de su administracin? (si existieran subalmacenes, los responsables de stos responden ante el nico Jefe de Almacenes). 25. El responsable de Almacenes cuenta con los conocimientos necesarios en funcin de la complejidad y caractersticas tcnicas de los bienes que custodia? 26. El responsable de Almacenes verifica que los bienes a ingresar cuenten con la documentacin correspondiente para realizar el registro?: - Documento de recepcin oficial. - Nota de remisin. - Orden de compra. - Nota de adjudicacin. - Contrato. - Documento de convenio de donacin o transferencia. 27. El responsable de Almacenes verifica que los bienes a retirar cuenten con la documentacin correspondiente para el registro y entrega e impide retiros sin documentacin autorizada?: - Documento con la rbrica de la autoridad competente. 28. El responsable de la UA ha solicitado la contratacin de seguros contra siniestros para los almacenes? 29. El responsable de la UA realiza inspecciones de las instalaciones de los almacenes peridicamente para confirmar la aplicacin de las medidas de

seguridad y conservacin implantadas? 30. El responsable de la UA realiza inventarios peridicos para comprobar la exactitud de sus registros y el estado de conservacin de los bienes almacenados? 31. Se investigan las causas de las diferencias en los registros de los inventarios fsicos? 32. Se informa a la Direccin Administrativa y a la Unidad Contable, cuando corresponda, para que se instruyan las acciones correspondientes y se ajusten las diferencias de inventario? 33. La Unidad Contable realiza la toma de inventarios de almacenes al cierre de cada gestin con la participacin del responsable de la UA y la UAI? 34. El responsable de la UA ha implantado medidas de seguridad y vigilancia de ingresos y salidas considerando el acceso restringido, como tambin, la ubicacin de los depsitos en lugares con proteccin adecuada robos, hurtos, incendios y otros siniestros? 35. Los depsitos cuentan con acceso restringido y estn ubicados en lugares aptos que permitan una conservacin y proteccin adecuada de los bienes contra daos, robos, hurtos, mermas, prdidas, deterioros, incendios y otros siniestros? 36. La Unidad Administrativa ha determinado el responsable de la Unidad de Activos Fijos (UAF)? 37. El responsable de la UAF verifica que los bienes a ingresar cuenten con la documentacin correspondiente para el registro?: - Documento de recepcin oficial. - Nota de remisin. - Orden de compra. - Nota de adjudicacin. - Contrato. - Documento de convenio de donacin o transferencia. 38. El responsable de la UAF verifica que los bienes a retirar cuenten con la documentacin correspondiente para el registro y entrega e impide retiros sin documentacin autorizada?: - Documento u orden de entrega con la rbrica de la autoridad competente. 39. El responsable de la UAF pone en conocimiento por escrito a los servidores pblicos que reciben utilizan los bienes sobre las responsabilidades que asumen en cuanto al uso adecuado, custodia y mantenimiento de los bienes hasta el momento de su devolucin documentada fehacientemente? 40. El responsable de la UAF lleva un registro actualizado de los bienes entregados a los servidores pblicos de la entidad que permita la rpida identificacin del bien, el usuario y la dependencia de destino? 41. El responsable de la UAF pone en conocimiento de los usuarios, en forma escrita, de las fechas del mantenimiento preventivo que debe cumplirse para evitar reparaciones e interrupciones prolongadas en las prestaciones de dichos activos? 42. El responsable de la UAF pone en conocimiento de los usuarios, en forma escrita, de las prohibiciones que tienen los servidores pblicos en cuanto al uso de los bienes, considerando especialmente prohibidos los siguientes actos?: - Usar los bienes para beneficio particular o privado. - Permitir el uso para beneficio particular o privado. - Prestar o transferir el bien a otro empleado pblico. - Enajenar el bien por cuenta propia. - Daar o alterar las caractersticas fsicas o tcnicas activo fijo.

- Poner en riesgo el bien. - Ingresar bienes particulares sin autorizacin de la unidad o responsable de activos fijos. - Sacar bienes de la entidad sin autorizacin de la unidad o responsable de activos fijos. 43. La UAF coordina con la URH para la devolucin antes de su retiro de la entidad de los activos fijos asignados que fueran asignados los servidores pblicos? 44. El responsable de la UAF ha solicitado la contratacin de seguros para los activos fijos con valores significativos? 45. El responsable de la Unidad Administrativa realiza inspecciones de las instalaciones peridicamente para confirmar el funcionamiento adecuado de las medidas de seguridad y conservacin? 46. El responsable de la Unidad Administrativa realiza inventarios peridicos para comprobar la exactitud de los registros fsicos de los activos fijos? 47. Se investigan las causas de las diferencias respecto de los registros fsicos de activos fijos? 48. Se informa a la Direccin Administrativa y a la Unidad Contable, cuando corresponda, para que se instruyan las acciones correspondientes y se realicen los ajustes por las diferencias detectadas? 49. La Unidad Contable realiza la toma de inventarios de activos fijos al cierre de cada gestin con la participacin del responsable de la Unidad Administrativa y la UAI? 50. La UA realiza inspecciones peridicas para observar el mantenimiento de los inmuebles y de las instalaciones? 51. La UA coordina con los jefes de unidades el plan de mantenimiento preventivo para preservar la funcionalidad de las instalaciones? 52. El responsable de la UA ha implantado las siguientes medidas de salvaguarda?: - Solicitar la contratacin de seguros contra incendios, inundaciones, desastres naturales y los que la entidad considere pertinentes. - Establecer medidas de vigilancia y seguridad fsica de las instalaciones. - Establecer medidas de seguridad industrial, cuando corresponda. - Mantener saneada y resguardada la documentacin tcnico legal de los bienes inmuebles de la entidad. 53. Los requerimientos escritos son aprobados por el responsable del Unidad Solicitante (US) previa verificacin de los siguientes aspectos?: - La existencia de la partida presupuestaria ejecutable con saldo suficiente. - Los pedidos de servicios incluyen especificaciones tcnicas y los trminos de referencia correspondientes; como tambin, una justificacin del requerimiento en concordancia con el POA, el Programa Anual de Contrataciones (PAC), el presupuesto y el flujo de fondos aprobado. - Los pedidos de bienes deben justificarse considerando el nivel de existencias que presenta el inventario fsico actualizado de los tems requeridos. - Estimacin del precio referencial de cada contratacin, considerando como base a los precios de mercado, los costos estimados en los estudios de diseo final, y otras fuentes de informacin. 54. El responsable de la UA desarrolla las funciones a su cargo establecidas en DS 0181? 55. El responsable de la UA realiza el seguimiento al cumplimiento de los contratos sobre la base de la informacin elaborada por la UA de acuerdo con el DS. 0181?

56. La MAE realiza las siguientes verificaciones? 56.1. Procedencia de la Contratacin por Excepcin. 56.2. Inscripcin en el POA y la existencia de certificacin presupuestaria para iniciar el proceso. 56.3 Remisin de la informacin de los procesos de contratacin por excepcin a la CGE una vez suscrito el contrato. 57. El responsable del Proceso de Contratacin en Licitaciones Pblicas (RPC) desarrolla las funciones a su cargo establecidas en el DS 0181? 58. El responsable del Proceso de Contratacin de Apoyo Nacional a la Produccin y Empleo (RPA) desarrolla las funciones a su cargo establecidas en el DS 0181? 59. La UA realiza verificaciones peridicas sobre los registros de los bienes que se administran bajo su responsabilidad para confirmar su actualizacin permanente cruzando informacin de los ltimos movimientos? 60. La UA verifica que los registros permitan conocer la identificacin, clasificacin, codificacin y ubicacin de los bienes? 61. La UA confirma que los registros presenten informacin sobre el estado de conservacin y obsolescencia en que se encuentran los bienes? 62. La UA confirma que los bienes incluidos en los registros tengan la documentacin legal sobre su propiedad e inscripcin en los registros oficiales correspondientes? 63. La UA solicita informacin escrita a los jefes de unidad sobre los bienes sujetos a disposicin y comprueba el estado y las caractersticas de los bienes, analizando y justificando los siguientes aspectos para la emisin del anlisis de factibilidad legal y conveniencia administrativa? - La no utilizacin del bien. - Las condiciones actuales de los mismos. - Las posibilidades de utilizacin del bien en un corto, mediano o largo plazo. - Vida til, que identifica a los bienes que hayan cumplido el perodo de vida til estimado y su sustitucin sea recomendable. 64. La MAE aprueba el informe elaborado por la UA sobre la disposicin de bienes previa revisin y anlisis del informe anterior e instruye su inclusin en el POA de la entidad, particularmente verifica la documentacin de los siguientes aspectos?: - Tipo de bienes. - Anlisis de factibilidad legal y conveniencia administrativa. - Recomendacin de la modalidad a utilizarse. - Precio base de los bienes a disponer. - Documentacin de respaldo de los bienes a ser dispuestos. 65. La UA inicia el proceso de disposicin una vez que el POA de la entidad haya sido aprobado y que la MAE haya emitido la Resolucin sobre la Disposicin de Bienes? 66. La UA aprobar la baja de los bienes previa revisin de los informes de los responsables y de las actas de verificacin o de cualquier otra documentacin que pueda justificar suficientemente alguna de las siguientes causales?: - Disposicin definitiva de bienes. - Hurto, robo o prdida fortuita. - Mermas. - Vencimientos, descomposiciones, alteraciones o deterioros. - Inutilizacin. - Obsolescencia. - Desmantelamiento total o parcial de edificaciones, excepto el terreno que no ser dado de baja.

- Siniestros. 67. Existen controles independientes desarrollados por la Unidad Administrativa (UA) y la unidad contable sobre la administracin de almacenes? 68. Los ajustes en los registros de almacenes sobre las cantidades inventariadas son autorizados por el responsable de la UA previo anlisis de las justificaciones documentadas presentadas? 69. La unidad contable identifica las causas de los ajustes a efectos de la adecuada imputacin contable de las diferencias e informa a la MAE los posibles indicios de responsabilidad vinculados con las deficiencias en el manejo de los bienes? 70. La UA verifica peridicamente la ejecucin presupuestaria de las compras de materiales consumibles con los ingresos valorizados a almacenes a fin de detectar inconsistencias que pueden implicar diferencias de inventario no regularizadas en los registros? 71. La unidad contable realiza los inventarios de materiales al cierre de cada gestin con la participacin de la unidad de almacenes y la UAI? 72. Actividades de control independientes desarrollados por la Unidad Administrativa (UA) y la unidad contable sobre la administracin de activos fijos. 73. Los ajustes en los registros de activos fijos sobre las cantidades inventariadas son autorizados por el responsable de la UA previo anlisis de las justificaciones documentadas presentadas? 74. La unidad contable identifica las causas de los ajustes a efectos de la adecuada imputacin contable de las diferencias e informa a la MAE los posibles indicios de responsabilidad vinculados con el registro, uso, conservacin y mantenimiento de los bienes? 75. La UA verifica peridicamente la ejecucin presupuestaria de las compras de activos fijos con los ingresos valorizados de dichos activos a fin de detectar inconsistencias que pueden implicar diferencias de inventario no regularizadas en los registros? 76. La unidad contable realiza los inventarios de activos fijos al cierre de cada gestin con la participacin de la unidad de activos fijos y la UAI, considerando principalmente la significatividad de los bienes y dando nfasis a la identificacin de bienes en desuso y deteriorados? 77. Actividades de control independientes desarrolladas por la UAI sobre las contrataciones de bienes. 78. La UAI realiza auditorias SAYCO para examinar el cumplimiento de los procesos del SABS relacionados con la contratacin de bienes? 79. La UAI verifica el funcionamiento eficaz de los controles incorporados en los procesos para la contratacin de bienes, examinando particularmente los siguientes aspectos?: - Los motivos incluidos en las resoluciones correspondientes para justificar la realizacin de procesos de Contrataciones por Excepcin autorizados por la MAE. - La realizacin de procesos de contrataciones menores que evidencien un fraccionamiento de montos. - La evidencia de las adjudicaciones que deben ser consistentes con las mejores ofertas. - La iniciacin de procesos de contrataciones con imputacin a partidas presupuestarias correctas y con saldo suficiente. - La iniciacin de procesos de contrataciones previa autorizacin del Responsable del Proceso de Contratacin de Apoyo Nacional a la Produccin y Empleo (RPA) o Responsable del Proceso de Contratacin en Licitaciones Pblicas (RPC). 80. La UAI verifica la existencia del RE-SABS actualizado de acuerdo con

las normas bsicas vigentes, compatibilizado por rgano rector y aprobado por la MAE? 81. La UAI verifica la existencia de la Unidad Administrativa encargada especficamente de la aplicacin del SABS? 82. La MAE est informada de los incumplimientos que haya detectado la UAI para que se instruyan las acciones correctivas pertinentes? 83. La UAI realiza el seguimiento oportuno a las recomendaciones aceptadas por la MAE sobre los procesos de contrataciones establecidos en el SABS? 84. La UAI realiza auditorias SAYCO para examinar el cumplimiento de los procesos del SABS relacionados con el manejo y disposicin de bienes? 85. La UAI verifica el funcionamiento eficaz de los controles incorporados en los procesos diseados para el adecuado manejo y disposicin de bienes? 86. La UAI participa y verifica la adecuacin de los procedimientos de toma de inventarios al cierre de cada gestin? 87. La UAI realiza pruebas sobre los inventarios para comprobar la exactitud de los registros? 88. La UAI verifica la existencia del Manual de Manejo y Disposicin de Bienes y Servicios? 89. La UAI verifica que la Unidad Administrativa tenga bajo su dependencia a la unidad o responsable de almacenes y a la unidad o responsable de activos fijos con funciones especficamente asignadas en forma independiente y consistente con las normas vigentes? 90. La MAE est informada de los incumplimientos que haya detectado la UAI para que se instruyan las acciones correctivas pertinentes? 91. La UAI realiza el seguimiento oportuno a las recomendaciones aceptadas por la MAE sobre el manejo y disposicin de bienes?

COMPONENTE: INFORMACIN Y COMUNICACIN


ENTIDAD: RESPONSABLE: ALCANCE: REA/UNIDAD: ENTREVISTADO: C O N D I C I O N A N T E S FECHA: SI NO N/A REF.P/T

I. Informacin
1. Las funciones que deben desarrollar las reas y unidades estn determinadas con integridad en el Manual de Organizacin y Funciones? 2. Las reas y unidades administrativas cuentan con procedimientos consistentes con las Normas Bsicas de los Sistemas de Administracin para ejecutar sus operaciones bajo su responsabilidad? 3. Las reas y unidades sustantivas cuentan con un Manual de Procesos que regule los procedimientos para desarrollas las operaciones correspondientes? 4. Se han establecido formalmente las funciones especficas y continuas de los puestos, como tambin, los resultados que se esperan de cada uno de los servidores pblicos? 5. La entidad cuenta con un sistema de procesamiento de datos integrado y adaptado a las necesidades que permita la generacin de informacin exacta y oportuna para la toma de decisiones? 6. Existen servidores pblicos con la capacidad tcnica necesaria para procesar oportunamente la informacin financiera y controlar la exactitud de los registros? 7. Se emiten oportunamente informes sobre el seguimiento de la ejecucin

financiera del presupuesto? 8. Se genera informacin peridica confiable y oportuna sobre los principales activos y pasivos financieros de la entidad? 9. La entidad cuenta con un sistema de informacin operativa especfico sobre la prestacin de servicios y/o la produccin de bienes que permita la generacin de informacin confiable para la toma de decisiones? 10. Se generan informes operativos confiables y oportunos para el seguimiento a la ejecucin fsica de las operaciones y objetivos programados? 11. La direccin superior ha determinado las necesidades de informacin y la periodicidad de su emisin? 12. Se realizan reuniones peridicas entre la direccin superior y los responsables de las operaciones para informar el avance de la gestin y tomar decisiones oportunas? 13. Los sistemas operativos han sido diseados especficamente para la entidad con la cooperacin de los responsables de las operaciones y los usuarios de las aplicaciones? 14. Existen procesos de capacitacin con alcance a todos los involucrados sobre los nuevos sistemas de informacin diseados o las modificaciones a los sistemas vigentes? 15. Los sistemas de informacin operativa satisfacen las necesidades informacin para los responsables superiores? 16. La direccin superior est informada de las necesidades de nuevos desarrollos o mejora de los sistemas de informacin de la entidad? 17. Se destinan recursos suficientes para mejorar o desarrollar sistemas de informacin eficaces? 18. Existen procedimientos que establezcan la naturaleza, fuentes y periodicidad de la informacin necesaria? 19. La entidad ha determinado los responsables de obtener, transmitir y analizar esta informacin que permita monitorear el entorno? 20. Las sugerencias, quejas y otras informaciones son obtenidas y comunicadas a los servidores pblicos encargados de su anlisis y respuesta cuando sea pertinente? 21. La direccin superior tiene conocimiento de la informacin relevante que se obtiene de los usuarios? 22. La direccin superior realiza seguimiento a la implantacin de las decisiones que se tomen sobre las necesidades y el nivel de satisfaccin de los usuarios?

II. Comunicacin
1. Existen canales de comunicacin bidireccionales y suficientes para que los servidores pblicos conozcan la informacin relacionada con las tareas que deben realizar, los procedimientos y sus responsabilidades frente a los controles internos? 2. Los servidores pblicos conocen los objetivos de las actividades en la cuales participan y cmo sus tareas contribuyen a lograrlos? 3. Los servidores pblicos conocen cmo sus tareas afectan a, y son afectadas por, las tareas de otros servidores pblicos? 4. Se les comunica a los nuevos servidores pblicos la informacin relacionada con los procedimientos, reglamentos y controles especficos que deben aplicar? 5. Los servidores pblicos del Interior del pas conocen las polticas y procedimientos vigentes que se hayan determinado y aprobado centralmente? 6. Los servidores pblicos conocen los medios de comunicacin utilizables y el destinatario de la informacin sobre irregularidades detectadas en relacin con las operaciones de la entidad?

7. Se han establecido y difundido al interior de la entidad procedimientos eficaces para comunicar acciones impropias de los responsables jerrquicos a las instancias correspondientes? 8. La entidad ha establecido medios de comunicacin aptos para la comunicacin inmediata de informacin urgente a todos los servidores pblicos correspondientes? 9. Existe una comunicacin efectiva (fluida, suficiente y oportuna) entre todas las reas y unidades de la entidad para la realizacin de operaciones mancomunadas o que requieren esfuerzos compartidos para el logro de objetivos? 10. Existe una comunicacin efectiva entre los servidores pblicos que participan de una operacin determinada para facilitar la coordinacin y la realizacin eficiente de las tareas? 11. La entidad ha determinado canales y medios de comunicacin para coordinar actividades con los entidades tutoras? 12. La entidad ha establecido un sistema efectivo, seguro y eficiente para el registro de comunicaciones internas y externas (hojas de ruta)? 13. Las comunicaciones externas recibidas y emitidas por la entidad se registran en forma centralizada identificando al menos, referencia y fecha del documento, cantidad de hojas del documento, emisor, destinatario, fecha de recepcin e instrucciones pertinentes para el destinatario interno? 14. El sistema de registro permite un seguimiento de la informacin comunicada internamente a efectos de poder comprobar el cumplimiento en tiempo en forma de las instrucciones impartidas? 15. La entidad ha determinado los responsables del registro y el seguimiento de las comunicaciones internas?

COMPONENTE: SUPERVISIN ENTIDAD: REA/UNIDAD: RESPONSABLE: ENTREVISTADO: ALCANCE: FECHA: C O N D I C I O N A N T E S SI NO

N/A

REF.P/T

I. Supervisin Continua
1. La direccin superior realiza un seguimiento a las polticas y al cumplimiento de los objetivos de gestin en el marco de las estrategias de la entidad? 2. La direccin superior ha determinado los responsables de la generacin de la informacin necesaria que permita el seguimiento de los riesgos y el desvo al cumplimiento de objetivos de gestin y especficos? 3. La direccin superior instruye las acciones necesarias para perfeccionar los controles internos sobre la base del seguimiento realizado? 4. Se han determinado las responsabilidades de los supervisores de lnea respecto del alcance de sus funciones incluyendo la proposicin de mejoras sobre las deficiencias detectadas a efectos de implantar nuevos controles o perfeccionar la aplicacin de los controles existentes? 5. Los auditores internos y externos emiten informes sobre las deficiencias en los controles que detectan en el desarrollo de sus auditorias sobre los sistemas y las operaciones de la entidad? 6. Las recomendaciones de los auditores internos generan valor agregado procurando el perfeccionamiento de los controles? 7. Las recomendaciones de los auditores externos son tiles para mejorar la eficacia de los controles? 8. Se supervisan los puntos crticos de control (autorizacin, exactitud,

integridad, oportunidad y salvaguarda) sobre las operaciones administrativas a efectos de evaluar su aplicacin efectiva? 9. Existen unidades independientes de las operaciones administrativas que supervisen la efectividad de las actividades de control aplicadas sobre los activos financieros, los bienes consumibles y los activos fijos? 10. Los responsables de la supervisin comunican oportunamente las deficiencias detectadas en el funcionamiento de los componentes del control interno? 11. Los responsables superiores instruyen las acciones necesarias para mejorar el diseo de los controles o la efectividad de su aplicacin? 12. Se supervisan los puntos crticos de control (autorizacin, exactitud, integridad, oportunidad y medidas de seguridad) sobre las operaciones relacionadas con la prestacin de servicios y/o produccin de bienes a efectos de evaluar su aplicacin efectiva? 13. La actividad de supervisin se desarrolla con el alcance y la frecuencia necesaria para detectar deficiencias en la aplicacin de controles sobre las operaciones sustantivas de la entidad? 14. Los responsables de la supervisin comunican oportunamente las deficiencias detectadas en el funcionamiento de los componentes del control interno? 15. Los responsables superiores instruyen las acciones necesarias para mejorar el diseo de los controles o la efectividad de su aplicacin? 16. Se solicita informacin a proveedores, bancos y deudores para evaluar la efectividad del control interno de los saldos relacionados? 17. Se comunican a los responsables superiores las deficiencias detectadas en los controles sobre los saldos? 18. Se instruyen las acciones correspondientes para disear y perfeccionar el funcionamiento de los controles? 19. Existe evidencia de la comparacin peridica de los registros de existencias de dinero y otros bienes de la entidad con los activos fsicos? 20. Se comunican a los responsables superiores las deficiencias detectadas en los controles sobre las existencias de bienes? 21. Se instruyen las acciones correspondientes para perfeccionar el diseo y el funcionamiento de los controles? 22. Los supervisores comprueban la aplicacin efectiva de los controles por oposicin de intereses? 23. Se comunican las deficiencias a los responsables superiores sobre los controles por oposicin establecidos en la estructura organizacional? 24. Se instruyen las acciones correspondientes para perfeccionar el diseo y el funcionamiento de los controles por oposicin?

II. Supervisin Puntual


1. Los auditores internos o externos han realizado la auditoria para determinar el nivel de eficacia del Proceso de Control Interno en un momento determinado de acuerdo con lo establecido en la normatividad emitida por la CGE? 2. Las deficiencias detectadas son comunicadas mediante informes escritos para el conocimiento de la mxima autoridad ejecutiva de la entidad (MAE)? 3. Existen autoevaluaciones del Proceso de Control Interno cuyos resultados permitan perfeccionar el funcionamiento de los controles y mejorar el nivel de eficacia de dicho proceso? 4. Existen pronunciamientos escritos de la MAE sobre la aceptacin o rechazo de las recomendaciones? 5. Existen cronogramas para la implantacin de las recomendaciones? 6. La MAE monitorea y exige la implantacin oportuna de las recomendaciones?

7. Se implantan las recomendaciones adecuadamente en cumplimiento de las instrucciones de la MAE? 8. La UAI realiza seguimiento a las recomendaciones aceptadas incluidas en sus informes sobre el Proceso de Control Interno, como tambin, a las recomendaciones aceptadas que hayan emitido las Firmas Privadas de Auditoria? 9. La UAI informa a la MAE el resultado de los seguimientos a las recomendaciones sobre el nivel de implantacin de las mismas?

ANEXO II: INDICADORES DE GESTIN INTRODUCCION La medicin del desempeo es la base fundamental sobre la que la Administracin del Desempeo puede ser construida, actualmente, es una prioridad para todas las instituciones del sector pblico en los pases avanzados. Por tanto, para el Estado Boliviano la introduccin a esta tendencia de la Administracin moderna significa que las altas direcciones de las Entidades del Sector Pblico, deben desarrollar indicadores de desempeo y publicarlos para compararlos contra indicadores definidos de otras entidades del entorno privado y pblico. Es importante que esta inversin en medir el desempeo genere los beneficios esperados, desarrollando y empleando medidas efectivas de desempeo como un componente importante de la gestin operativa y estratgica, consecuentemente, generar buenos indicadores de desempeo. MEDICIN DE DESEMPEO El nfasis en la medicin del desempeo en el sector pblico trae el riesgo que los procesos se conviertan en un fin, por s mismos. Es importante no perder de vista los objetivos fundamentales de la medicin del desempeo: Mejora en la prestacin de servicios: La medicin del desempeo es una herramienta esencial para asegurar la mejora continua de los servicios que se presta. Mejora de los niveles de confiabilidad: Publicando los resultados e impactos logrados con los recursos pblicos utilizados, es ms fcil que la ciudadana confe en la administracin pblica, la medida de desempeo puede ayudar a que las organizaciones mejoren su rendimiento al identificar buenas prcticas y aprender de otros. La medida del desempeo ayuda a asegurar a las organizaciones a focalizarse en sus prioridades claves, y permite identificar a las reas con bajo desempeo. La medicin del desempeo puede ayudar a prestar servicios efectivos. 1. Lo que se mide, se hace. 2. Si no se mides el resultado, no se puede distinguir el xito del fracaso. 3. Si no se ve los logros, no se los puedes premiar. 4. Si no se premia los logros, probablemente se est premiando los fracasos. 5. Si no se ve el xito, no se puede aprender de l. 6. Si no se reconoce las fallas, no se las puede corregir. 7. Si se puede mostrar resultado, se puede ganar el apoyo de la ciudadana. Sin embargo, la identificacin de oportunidades para mejorar es slo el comienzo, la eleccin de indicadores de desempeo tendr un impacto mayor en el comportamiento de la organizacin, por lo que, es necesario identificar los procesos que tendrn un impacto positivo en el desempeo del sector pblico y seleccionar los indicadores que los reflejen adecuadamente. Se debe desarrollar procesos que aseguren una revisin objetiva del desempeo, y que permitan ser monitoreados para asegurar que se alcancen las metas programadas. Las entidades de la administracin pblica con mejor desempeo han demostrado la importancia de utilizar indicadores de gestin, para satisfacer las demandas de la poblacin, lo implica que cada Entidad del sector pblico debe establecer sus propios indicadores y metas; monitorearlos y hacerlos pblicos. Los Indicadores deben ser utilizados en diferentes sistemas de medicin de desempeo, gestin y administracin estratgica de servicios, el diseo de Indicadores debe sujetarse a los siguientes principios:

Claridad de propsito: Es importante entender quin utilizar la informacin, y cmo y para qu ser utilizada la misma, se debe identificar a los ciudadanos que tengan inters o necesidad de estar informados sobre el desempeo de la Entidad, y los indicadores deben estar diseados para ayudar a tomar mejores decisiones o a responder sus preguntas. Focalizadas: La informacin del desempeo debe estar centrada en las prioridades de la Entidad (sus principales objetivos y las necesidades de mejora identificadas), esto se debe complementar con informacin sobre actividades cotidianas. Se debe aprender cmo es que los Indicadores afectan el comportamiento organizacional, y, a partir de ello, comprometer al personal para el diseo y desarrollo de los Indicadores de Gestin. Alineacin: El sistema de medicin de desempeo debe estar alineado con los procesos de establecimiento de objetivos y revisin de desempeo, deben existir coincidencias entre los Indicadores de Desempeo utilizados por los Ejecutivos para objetivos estratgicos, y los Indicadores utilizados para monitorear el desempeo organizacional. Todos deben estar conscientes de la importancia de validar los Indicadores. Balance: El conjunto de indicadores debe proporcionar una fotografa real del desempeo organizacional, reflejando los principales aspectos, incluyendo los resultados y la perspectiva del usuario de los servicios. Este conjunto de indicadores debe reflejar el balance entre el costo de colectar data para el indicador y el valor de la informacin que se genera. Actualizacin peridica: Los Indicadores de Desempeo deben actualizarse para adecuarse a las circunstancias cambiantes del entorno, la informacin que se genere a travs de los indicadores debe ser consistente, de tal manera que nos permita monitorear los cambios en el desempeo a lo largo del tiempo, tomar ventaja de informacin nueva o mejorada, y reflejar las prioridades actuales. Indicadores de Desempeo sostenibles: Los Indicadores deben ser sostenibles para su propsito, la evaluacin independiente, interna o externa, ayuda a asegurar que los sistemas que producen la informacin son confiables. Una definicin cuidadosa y detallada es esencial; donde sea posible, la informacin generada debe ser utilizada para mejorar el desempeo diario. USUARIOS Y USOS DE INDICADORES DE GESTION Un sistema de Indicadores de Gestin puede tener una gama amplia de usuarios, que pueden emplear la informacin de diferentes maneras, estas necesidades diferentes deben ser reconocidas al disear Indicadores de Gestin. Los usuarios de esta informacin pueden ser: Usuarios de los servicios: directos (administrados, estudiantes, pacientes, etc.) e indirectos (parientes y amigos). Pblico en general, incluyendo grupos de inters y medios de comunicacin. Gobiernos Locales, Regionales y Central. Polticos. Auditores e inspectores. La propia organizacin. La informacin del desempeo no es un fin por s mismo, puede ser utilizada para: Medir el avance hacia el logro de objetivos y metas organizacionales: La entidad Pblica puede utilizar Indicadores de Gestin para monitorear el logro de objetivos institucionales, los indicadores deben permitir realizar seguimientos al logro de objetivos estratgicos, pero tambin orientarse al logro de objetivos operativos, y mejorar la gestin de actividades cotidianas.

Promover la confiabilidad de los servicios: La ciudadana y los polticos pueden usar los Indicadores de Gestin para medir la confiabilidad de la organizacin, la publicacin de los indicadores puede incrementar el conocimiento de los usuarios y la ciudadana sobre el nivel de los servicios que reciben, y si la Entidad est cumpliendo con sus metas. Comparar el desempeo para identificar oportunidades de mejora: Los indicadores de gestin pueden utilizarse para identificar oportunidades de mejora a travs de comparaciones con el desempeo de la propia organizacin a travs del tiempo, o entre diferentes unidades u organizaciones. En los aos recientes, se han incrementado las actividades de Benchmarking en el sector pblico. El Benchmarking busca compartir el entendimiento de cmo se desempean las organizaciones, identificar aquellos procesos que explican las diferencias en el desempeo, y donde y como se pueden hacer mejoras. Los indicadores de gestin se pueden usar en este proceso para identificar reas con buenos desempeos y reas con desempeos pobres, y para medir los efectos de las acciones. Promover la mejora de servicio al publicar los indicadores de gestin: Los indicadores de gestin se pueden utilizar para alentar la mejora del servicio al utilizar informacin comparativa que permita identificar si las organizaciones se estn desempeando bien o pobremente. DESARROLLO DE INDICADORES DE GESTION EFECTIVOS El dicho lo que se puede medir, se puede hacer ilustra la importancia que las cosas correctas sean medidas, y que las cosas inapropiadas sean dejadas de lado, si una organizacin no mide lo importante, terminar midiendo lo trivial; la seleccin de indicadores tiene un impacto vital en la operacin y direccin de la organizacin, y el conocimiento de los factores que influencian el comportamiento y el desempeo, se hace crucial. Una organizacin que asuma la tarea de desarrollar indicadores de gestin debe formularse estas dos preguntas: En qu temas deberan focalizarse los indicadores? y Qu aspectos deberan ser medidos? Focalizarse en los temas correctos: Los indicadores de gestin deben focalizarse en aspectos del servicio que son importantes para la organizacin, esto significa, que la organizacin debe saber qu est buscando lograr (sus objetivos estratgicos), y como lo lograr, tambin, la organizacin debe tener claro como determinar si est alcanzando sus objetivos. Los indicadores de gestin deben focalizarse en las acciones y servicios provistos que son importantes para la organizacin, esto significa que la organizacin debe establecer claramente que busca conseguir sus objetivos estratgicos y como los lograr; tambin, debe establecer como sabr si est logrando sus objetivos. Los indicadores de gestin deben focalizarse en las acciones y servicios provistos en cada nivel de la organizacin para lograr sus objetivos, los indicadores de la alta direccin se dirigirn a asuntos corporativos; los indicadores de los rganos de lnea se focalizarn en actividades operativas cotidianas. No se debe caer en el error de medir aquello que es fcilmente medible, en vez de medir aquello que debe ser medido. Focalizarse en las medidas correctas: Es importante desarrollar un conjunto balanceado de indicadores que reflejen todos los aspectos del servicio, lo ms comn es recurrir inicialmente a la informacin disponible, debe tenerse cuidado para identificar brechas existentes, existen diferentes formas de hacerlo. Las tres E`s: Una forma comn de desarrollar indicadores de gestin es emplear las tres dimensiones de: economa, eficiencia y efectividad. Las medidas bsicas al construir las tres Es son: 1. Costo: el dinero utilizado para adquirir recursos

2. Input: los recursos (humanos, materiales y tecnolgicos) empleados para proveer el servicio. 3. Output: el servicio proporcionado al usuario, por ejemplo, en trminos de tareas completadas. 4. Resultado: el impacto y valor real del servicio entregado. Economa: La adquisicin de recursos humanos y materiales de la calidad y cantidad apropiada al menor costo (personal, materiales, tecnologa). Un ejemplo, es el costo de comprar libros nuevos para una biblioteca pblica. Eficiencia: La produccin mxima de productos en base a una determinada cantidad de insumos o la utilizacin mnima de recursos para la cantidad y calidad requeridas del servicio prestado. Por ejemplo, el costo por visita a bibliotecas pblicas. Efectividad: lograr que la organizacin cumpla las demandas ciudadanas y lograr que un programa o actividad logre sus objetivos o metas. Un ejemplo es el porcentaje de usuarios de bibliotecas que encontraron el libro o la informacin que buscaban y que estuvieron satisfechos con el servicio; la efectividad se trata de asegurar que el servicio que est logrando lo que se diseado que haga. Un conjunto balanceado de indicadores puede ser diseado utilizando medidas de costo, tiempo y calidad: ejemplo: plazo promedio para atender una solicitud de acceso a informacin (Tiempo); costo promedio de la tramitacin de la solicitud (Costo); porcentaje de solicitudes de acceso a informacin atendidas dentro de los plazos legales (Calidad de servicio) y el costo refleja el lado financiero de las actividades de la organizacin, la calidad se refiere a los atributos del servicio y el nivel de satisfaccin que produce en el usuario; y el tiempo mide la capacidad de respuesta y la velocidad con que los servicios son prestados. No todos los ciudadanos encontrarn estas dimensiones igualmente importantes, pero, de manera conjunta, el costo, la calidad y el tiempo constituyen una forma simple y segura para monitorear la cobertura del servicio provisto por nuestra organizacin. La perspectiva del usuario del servicio: Cmo satisface la organizacin las expectativas y necesidades de sus usuarios? La perspectiva de la administracin interna: La identificacin y el monitoreo de los procesos clave por medio de los cuales los servicios de buena calidad y efectividad se proveen. La perspectiva del mejoramiento continuo: Es el aseguramiento del aprendizaje continuo y la mejora de procesos en los sistemas y el personal, y, consecuentemente, la mejora del servicio. La perspectiva financiera o la perspectiva del que tributa: Cmo se emplean los recursos de manera econmica y eficiente para lograr los objetivos de la organizacin? Adems de asegurar que los indicadores de gestin cubren estas perspectivas, es necesario que los indicadores sean apropiados, al considerar lo siguiente: 1. Objetivos de largo y mediano trmino. 2. Desempeo cualitativo y cuantitativo. 3. Aspectos estratgicos y operativos. 4. Proceso y resultado. 5. Percepcin del usuario. Otra forma de estructurar las mediciones de los diferentes aspectos de la gestin, es definir los Indicadores de Gestin: Objetivos estratgicos: Por qu existe el servicio y qu se busca alcanzar a travs de l?

Costo/eficiencia: Los recursos dispuestos para el servicio, y la eficiencia con la que se convierten en resultados/productos. Resultados del servicio: Cun bien est siendo prestado el servicio para alcanzar los objetivos estratgicos? Calidad: La calidad del servicio prestado y la percepcin de sus usuarios/beneficiarios. Acceso: La facilidad y equidad para acceder al servicio. TIPOS DE INDICADORES, CREACION DE MEDIDAS DE RESULTADOS Las medidas de los resultados son vitales para monitorear el logro de los objetivos del servicio, al haber determinado los objetivos, puede ser difcil establecer medidas adecuadas para cada caso, especialmente en reas complejas como servicios sociales y servicios de salud. El mtodo del efecto onda: Puede ayudar a identificar eslabones entre los objetivos y la medicin de los resultados de un determinado servicio, las mediciones de los resultados pueden ser difciles de construir, debido a que los resultados se pueden generan a largo plazo y pueden estar influenciados por varios factores; un determinado servicio podra ser comparado con una piedra que se lanza al agua, creando varias ondas a su alrededor, las ondas externas reflejan los objetivos menos medibles del servicio, y los crculos interiores los aspectos ms medibles del servicio. Este proceso puede ser utilizado de dos formas. Primero, se puede usar para desarrollar indicadores para los objetivos de un rea de servicio (movindose del crculo ms externo a los internos para conseguir niveles de ms y mejor medicin), en segundo lugar, el mtodo ayuda en situaciones en las que existe una medicin del resultado, pero en la que no est claramente establecida la conexin con los objetivos estratgicos (moverse del crculo interior hacia los exteriores). Las medidas de resultado medidas de efectividad dependen de una clara comprensin de lo que busca el servicio; los indicadores de economa y eficiencia, usualmente, se construyen fcilmente al analizar los costos y la informacin presupuestal; pero, para ver si el servicio es efectivo se debe retroceder al problema original y preguntarse si el problema ha sido resuelto o el beneficio ha llegado a quines deba llegar. Responder la pregunta, puede ser difcil y requerir encuestas o investigaciones detalladas, los impactos de los servicios pueden aparecer despus de mucho tiempo de prestado el mismo, tales como el impacto de los servicios sobre la calidad de vida; los beneficios completos de la educacin inicial no se presentan, sino, hasta mucho despus. En algunos casos, slo es posible monitorear el servicio a travs de medidas de proceso, tales como la proporcin de jvenes que reciben educacin superior de pre-grado, ya que esta variable puede ser medida en diferentes periodos, es as que los indicadores de proceso miden las actividades que nos guiarn a los resultados finales, para utilizar un substituto de esta clase hay que tener en consideracin las evidencias que el proceso y su resultado estn vinculados, o, por lo menos, que el proceso contribuye al resultado; eventualmente, se podran realizar investigaciones para evitar medidas de procesos que orienten a la organizacin a resultados incorrectos, uno de los ms recientes desarrollos en relacin a la medicin de resultados es la bsqueda de indicadores de costo efectividad, donde se buscan las relaciones entre los recursos y la efectividad o resultado; el diseo de tales medidas todava est en paales, y depender de la existencia de medidas de resultados confiables. La dimensin de la calidad: La calidad de los servicios pblicos, y la necesidad de mejorarlos, es un tema que preocupa a todos, por tal razn, los sistemas de medicin de desempeo deben incorporar la medicin de la calidad, existen varias definiciones de

calidad. Algunas de estas, se focalizan en el atributo del servicio, otras en determinar si el servicio satisface las expectativas del usuario, y un tercer grupo en una mezcla de ambos; proveer un servicio de calidad significa balancear los diferentes factores que tienen un impacto en la prestacin del servicio y sus costos, a continuacin describimos aspectos que deben ser considerados en un mapa de calidad: 1. Comunicacin: el mapa resalta la importancia de entender las prioridades y demandas de los usuarios, y administrar las expectativas por medio de comunicaciones con los usuarios del servicio, aconsejndoles sobre las mejores formas de aprovechar el servicio, como se proveer el servicio y cules son los estndares de prestacin del mismo. 2. Especificacin: responde a las preguntas sobre los estndares del servicio. Las especificaciones deben basarse en un adecuado balance de las necesidades de los usuarios con los objetivos de la organizacin, considerando las restricciones presupuestales. 3. Prestacin: los niveles de prestacin son confiables? 4. Gente y sistemas: el equipo est entrenado para prestar los servicios de manera efectiva, y estn respaldados por buenos sistemas? 5. Uso efectivo de recursos: se hace buen uso de los recursos? Diversos mtodos pueden utilizarse para medir la calidad de un servicio, como ser: indicadores cuantitativos, encuestas a usuarios, nmero de quejas o reclamos, medidas indirectas de la calidad, indicadores cualitativos (si/no), por ejemplo, checklists de procesos con buenas prcticas, y asesora profesional. Indicadores cuantitativos: pueden utilizarse en casos dirigidos a medir el atributo de calidad de servicio, un ejemplo es el porcentaje de trmites atendidos, los indicadores cuantitativos tambin pueden utilizarse para aspectos de confiabilidad o exactitud del servicio: por ejemplo, porcentaje de solicitudes atendidas oportunamente y el porcentaje de solicitudes atendidas extemporneamente miden la confiabilidad del servicio. Encuestas al usuario: Es importante determinar claramente el grupo objetivo y si la encuesta llega al indicado grupo, se debe considerar el tipo de encuesta a utilizar: demostrar la experiencia del usuario con el servicio, o slo determinar su satisfaccin con el servicio? Nmero de quejas o reclamos se puede utilizar como indicador de calidad, un nmero creciente de quejas relacionadas al servicio son un indicador valioso para determinar que existen problemas en el mismo; sin embargo, este tipo de indicador no es adecuado para comparar una organizacin con otra debido a las diferencias de expectativas sobre niveles de servicio. Un nmero reducido de quejas podra indicar que los usuarios han renunciado a reclamar debido a malas experiencias en el manejo de los reclamos o que el acceso al sistema de reclamos es complicado. Las medidas indirectas se utilizan cuando las medidas directas no existen o son muy difciles o muy costosos de coleccionar, si el costo y la accesibilidad son similares, las diferencias en la prestacin pueden generar una medida indirecta para la calidad relativa del servicio. Sin embargo, es importante emplear estas medidas indirectas con mucho criterio. Otra herramienta para determinar la calidad. Indicadores cualitativos (si/no): Este tipo de indicadores se pueden desarrollar utilizando una serie de preguntas si/no para describir la calidad del servicio; por ejemplo, la manera en la que se maneja el trmite documentario tiene un impacto en la percepcin de la calidad

del servicio. En este sentido, hay que preguntarse si se informa adecuadamente sobre la manera de presentar documentos, o si se tiene publicado el flujograma de tramitacin a travs de diferentes procedimientos, y si se monitorea el desempeo contra las metas preestablecidas, Asesora e inspeccin profesional: En otros casos, las expectativas de ciudadanos individuales pueden ser diferentes de las expectativas de la sociedad, porque existe un beneficio pblico que se genera a ese ciudadano individual, en estos casos, se dice, que las medidas objetivas del nivel de calidad correcto se deben establecer en base a opiniones expertas. El hecho de monitorear los servicios desde la perspectiva del usuario y desarrollar indicadores focalizados en el usuario nunca deben sobreestimarse, y la asesora profesional debe emplearse conjuntamente con los indicadores focalizados en el usuario. INDICADORES TRANSVERSALES Algunos procesos pueden ser influenciados significativamente por diversas variables, los indicadores que miden el desempeo colectivo de toda la organizacin se conocen como indicadores transversales; un indicador transversal bien elegido, aceptado por todos, y que puede ser influenciado por todos, puede tener un efecto poderoso en desarrollar el trabajo en equipo y lograr una mejor prestacin del servicio. En algunos casos, puede ser difcil determinar la influencia individual sobre el resultado final, por tal razn, toda la organizacin debe aceptar la responsabilidad para mejorar el desempeo. ESTABLECIENDO EL BALANCE CORRECTO Un solo indicador, raramente, provee informacin suficiente para tener un panorama comprensivo del desempeo de un rea; adems, presenta el riesgo de alterar el desempeo si los recursos se destinan mayormente a ciertas actividades porque estn siendo medidas. Un solo, o un nmero limitado de indicadores, puede proporcionar datos que orienten mal a la organizacin, las organizaciones deben balancear el nmero de indicadores contra el costo de generarlos, y el riesgo de alterar el desempeo o inducir a error a la gente; estos riesgos se pueden reducir al desarrollar indicadores de desempeo sostenibles en el tiempo. CRITERIOS PARA DISEAR INDICADORES DE DESEMPEO SOSTENIBLES Existe un nmero grande de caractersticas generales de indicadores que pueden ayudar a asegurar que los indicadores propuestos sern tiles y efectivos, hemos escogido los ejemplos que siguen para ilustrar dichas caractersticas. Sin embargo, es preciso acotar que, algunos de los ejemplos que muestran una buena prctica de una caracterstica especfica que est siendo medida, pueden presentar debilidades al contrastarse contra otras caractersticas. Importancia: Los indicadores deben ser importantes para la organizacin, una forma de ayudar a asegurar la importancia es relacionar los indicadores de desempeo con las metas y objetivos estratgicos de la organizacin o de un rea especfica; esto limitar, tambin, el riesgo de disear Indicadores de Gestin debido a que existe informacin disponible en lugar de constituirse en una necesidad para la organizacin. Los indicadores deben ser importantes para la gente que proporciona la informacin; el peligro es que, si la gente no considera que la informacin sea importante, no se tomarn la molestia de reunirla adecuadamente.

La importancia del Indicador de Gestin para el usuario, tambin, es relevante; pero, puede suceder que un mismo indicador no tenga la misma importancia para todos los usuarios debido a intereses u opiniones diferentes. Una posibilidad, es tener una reunin con ciudadanos para determinar la informacin de desempeo que les interesa, en funcin de sus necesidades respectivas. Definicin clara: Un Indicador de Gestin debe tener una definicin clara y entendible para asegurar una coleccin consistente y una comparacin adecuada, las descripciones vagas conducen a malas interpretaciones y confusiones; se debe tener cuidado para evitar hacer definiciones demasiado complejas que dificulten la coleccin de informacin. Las definiciones demasiado estrechas o demasiado amplias, tambin, pueden generar problemas: las definiciones demasiado estrechas pueden causar dificultades a las personas encargadas de enviar la informacin, mientras que las definiciones que son demasiado amplias, podran generar diferentes formas de determinar lo que est siendo medido; Parte de la informacin utilizada para calcular un Indicador de Gestin puede ya estar definido y ser compilado por otras reas. El uso de informacin existente puede ayudar a dar consistencia al indicador, se debe tener cuidado para evitar definiciones ambiguas, o cercanas a pero diferentes de-una informacin preexistente, que podra duplicar el esfuerzo generado para compilar informacin y conducir a error. Fcil de entender y usar: Es importante que los indicadores sean descritos de tal manera que el usuario de la informacin los entienda, aun cuando la definicin misma tenga que emplear terminologa tcnica, los indicadores focalizados en el pblico deben evitar trminos tcnicos o conceptos abstractos, tales como: cantidad equivalente a personal a tiempo completo en vez de cantidad de personal que sera ms entendible. Comparable: Los indicadores deben ser comparables sobre bases consistentes, tanto entre organizaciones, como a travs del tiempo, lo primero puede ser difcil de lograr debido a diferencias en la calidad de informacin, mtodos de coleccin de informacin, etc. y depender en que los encargados de juntar la informacin entiendan perfectamente las definiciones. El segundo caso, la comparacin a travs del tiempo, es ms fcil de lograr, debido a que muchas variables del proceso no cambiarn lentamente; pero tambin en este caso, la forma en la que la informacin es medida y juntada en una organizacin puede cambiar, si no es realizada por un rea especfica, un aspecto esencial de la comparacin de indicadores de gestin es la inclusin del contexto en el que se realiza la comparacin. Las circunstancias externas o internas pueden diferir a tal grado, que la comparacin no sea vlida, si los indicadores no son comparables directamente, una solucin posible podra ser la estandarizacin de la informacin: por ejemplo, los ratios numricos pueden emplearse para puntualizar diferencias de equipamiento entre las reas de la organizacin; sin embargo, para crear tales ratios se necesita informacin buena y detallada para el denominador. Una alternativa puede ser la desagregacin de informacin, separar los componentes que pueden ser comparados de aquellos que distorsionan el resultado. Verificable: Un indicador debe ser reunido y calculado de tal forma que la informacin y la data sean verificadas, el indicador debe permitir agregaciones y desagregaciones de la data para realizar reclculos, y debe contar con una descripcin de las tcnicas estadsticas y de muestreo empleadas; el indicador debe basarse en sistemas confiables de coleccin de data, y debe ser posible que los gerentes verifiquen la exactitud de la informacin y la consistencia de los mtodos empleados. Esto enfatiza la importancia de buenos controles internos de calidad en diferentes niveles de la organizacin, las revisiones externas, por ejemplo auditorias e inspecciones externas, deben complementar este proceso de control

interno; todos los indicadores deben contar con evidencia disponible, de preferencia documentaria, haciendo posible su verificacin, la evidencia documentaria puede agregar peso a los indicadores cualitativos (si/no), de otra manera habra poca evidencia. Costo efectivo: Otro criterio importante es balancear el costo de reunir informacin con su utilidad, cuando sea posible, un indicador debe basarse en informacin ya disponible y vinculada a actividades de coleccin de data; es probable, que lo primero que hace un gerente es establecer la relacin costo/beneficio para administrar su rea, esta es una forma de establecer un indicador costo/efectivo. Cuando se necesita un indicador nuevo, debe disearse el mecanismo para hacer que la coleccin de data no sea una carga pesada ni para la organizacin ni para los empleados, los indicadores obsoletos deben descartarse para mantener los costos de coleccin de data de un nivel mnimo. No ser ambiguos: Debe quedar claro si un incremento en el valor del indicador representa una mejora o un deterioro del servicio, un cambio en el indicador debe ser capaz de generar una interpretacin clara y no ambigua; los indicadores deben ser diseados y medidos de tal manera que un incremento en el indicador es posible, slo si hay una mejora en el servicio. Establecer una meta puede ayudar a reducir la ambigedad. Atribuible: Los ejecutivos deben estar en la capacidad de influenciar en el desempeo medido por el indicador (es decir, debe estar totalmente bajo su control o, por lo menos, influenciar significativamente en el desempeo), si este no es el caso, los incentivos para hacer esfuerzos para mejorar el desempeo disminuirn, y los indicadores de desempeo podran ser calificados como injustos y causaran desmoralizacin en el equipo. Los asuntos transversales pueden presentar problemas particulares, en los que existe la necesidad que los ejecutivos acepten responsabilidad conjunta por el desempeo. Sensible: Un indicador de gestin debe ser sensible al cambio; un indicador en el que los cambios en el desempeo vayan a ser demasiado pequeos para registrarlos, tendr un uso limitado, este puede ser el caso, particularmente, de los indicadores cualitativos (si/no), si en el camino de lograr un si no se lo consigue. Este problema se podra superar al utilizar un nmero de indicadores (si/no) de manera conjunta, para dar una idea del avance, o al convertir un indicador si/no en uno numrico, al preguntar qu proporcin de los procesos tiene el criterio si? Evitar incentivos perversos: Al construir un indicador de gestin, es importante considerar que comportamiento puede reforzar, los indicadores que puedan alentar actividades contra productivas deben ser evitados, de ser posible; ejemplos de esto son indicadores de gestin que alientan al staff a pasar los problemas a otras reas que no estn siendo medidas o a disponer de recursos desproporcionados para actividades que estn siendo medidas. Los indicadores de gestin no deben ser abiertos para una fcil manipulacin, y el uso de varios indicadores que se contrabalanceen mutuamente puede ser necesario para evitar el comportamiento descrito. Permitir la innovacin: La definicin de un indicador no debe frenar a una organizacin para desarrollar procesos innovadores o mtodos alternativos, sistemas o procedimientos para mejorar la prestacin del servicio; los indicadores de gestin, idealmente, deben permitir y alentar que dicha innovacin ocurra. Los indicadores focalizados en el resultado y en la satisfaccin del usuario es ms probable que logren esto, que aquellos que miden entradas o productos intermedios de los procesos existentes. Estadsticamente vlido: Los indicadores deben ser estadsticamente vlidos; los indicadores de gestin basados en pequeos nmeros de casos, probablemente, muestren fluctuaciones anuales substanciales. En estos casos, debe preguntarse si un indicador de

gestin es el mtodo adecuado para medir el desarrollo del desempeo o si medir un periodo ms largo es lo recomendable. Oportuno: El Indicador de Gestin debe basarse en data que est disponible durante un periodo de tiempo razonable, el periodo de tiempo depender del uso de la data. Alguna data se rene en base a criterios semanales o diarios, en la medida en la que sean necesarios para la administracin operativa del servicio, mientras que otra data est disponible una vez al ao para propsitos ms estratgicos y de largo alcance. Las organizaciones deben ser conscientes del riesgo de tomar decisiones en data desactualizada o que no es exacta actualmente. Determinando la importancia de los criterios: En la prctica, puede ser difcil encontrar un indicador de gestin que cumpla con todos los criterios de manera precisa, y, a menudo, ser necesario realizar ajustes; muchos indicadores de gestin slo sirven para medir uno o dos atributos. Esto, sin embargo, representa un punto de partida vlido si se realizan las correcciones correspondientes cuando se tenga mayor conocimiento del tema dentro del rea; entonces, lo que es crucial es la manera en la que el indicador es desarrollado en el contexto de su uso y usuarios. Control del nmero de indicadores: El reto al desarrollar Indicadores de Gestin es balancear el nmero de indicadores contra la habilidad global para describir el servicio, el nmero de indicadores depende del grupo objetivo y el contexto en cuestin; en algunos casos, en el que un ciudadano est interesado en varios servicios complejos o donde hay muchos ciudadanos diferentes, puede ser difcil mantener un nmero bajo de indicadores. Es importante que el grupo de indicadores se escoja cuidadosamente, ya que es fcil caer en la tentacin de producir muchos indicadores, al punto que se hace difcil focalizarse en el verdadero desempeo organizacional. Las organizaciones necesitan mantener un nmero total de indicadores que sea manejable, para no ser abrumados con informacin, la mayora de organizaciones pblicas proveen una variedad de servicios, aun cuando puede haber un nmero pequeo de indicadores para un servicio nico, la organizacin completa puede tener ms de cien indicadores; los expertos en el tema recomiendan trabajar con un grupo de 10 a 20 indicadores por gerente, el nmero depender de la posicin de esta persona, la complejidad del rea y el uso que se dar a los indicadores de gestin. Desarrollo de indicadores focalizados en la accin: Los sistemas de informacin de desempeo, a veces, acumulan indicadores innecesarios, en la creencia que sera bueno conocer, estos indicadores distraen la atencin de los aspectos importantes que ve el servicio, una pregunta importante que debe aplicarse a cada indicador es qu accin podra tomar el recipiente de la informacin en base a esta informacin?. Los indicadores en los que la respuesta a la pregunta sea ninguna accin, no deberan de incluirse en el grupo de indicadores, este criterio se refiere particularmente a la informacin en contexto. Solamente reportar indicadores importantes para el usuario: Algunas organizaciones incluyen todos sus indicadores en sus reportes de gestin, sin distinguir si es usado en un nivel operativo o estratgico, los indicadores deben focalizarse en las necesidades de informacin del usuario. Si los indicadores sugieren la existencia de problemas en la prestacin del servicio, los usuarios demandarn ms informacin, ms que recibirla rutinariamente. Uso de indicadores compuestos o ilustrativos: Algunos sistemas de informacin de desempeo utilizan una puntuacin desarrollada producto de agregar diversos indicadores y generar un indicador compuesto, las ventajas de estos indicadores es que pueden presentar

un panorama global del rea que provee el servicio, haciendo ms fcil la evaluacin del desempeo. Un aspecto importante al construir indicadores compuestos es decidir los pesos que corresponden a cada indicador en la frmula, asignar pesos a diferentes funciones puede ser difcil, y la interpretacin de indicadores compuestos puede ocultar las diferencias en el desempeo de las reas que se han puesto juntas. Un mtodo para desarrollar un indicador compuesto es identificar el aspecto ms importante del servicio y reportar un nico indicador para ilustrar el desempeo de una organizacin al prestar el servicio. El pensamiento tras esto es que, si la organizacin es buena en este aspecto del servicio, probablemente, sea buena en otros aspectos. Ajuste peridico de indicadores: Los servicios de la administracin pblica experimentan cambios continuos debidos a factores internos y externos o en respuesta a las demandas ciudadanas, es importante que los indicadores de gestin incorporen estos cambios, los cuales pueden ocurrir si las prioridades polticas cambian, la demanda de los servicios cambia, o el desarrollo tecnolgico as lo impone. Los cambios o el desarrollo de nuevos indicadores puede ser necesario, si se determina que los indicadores originalmente empleados generan informacin que ya no es til para la organizacin, o porque se tiene disponible nueva y mejor informacin. Las organizaciones tambin deben responder si los indicadores de gestin sugieren que no se estn alcanzando los objetivos, para lo cual debern desarrollar planes de accin que requerirn indicadores de desempeo para monitorear su implementacin, el sistema de medicin de desempeo no slo debe reportar indicadores de gestin, sino tambin incorporar un proceso de evaluacin y revisin para determinar si se est midiendo las cosas correctas de la manera correcta. Pero, los indicadores no deben ser ajustados frecuentemente, ya que las comparaciones a travs del tiempo se perderan. Establecimiento de metas: El establecimiento de metas puede ser un mtodo til para desafiar a una organizacin o un rea especfica, a hacer mejor las cosas, las metas pueden proveer una perspectiva de mirar hacia delante y considerar informacin no slo sobre el nivel de la actividad de un determinado servicio, sino tambin, si los objetivos se estn alcanzando. Las metas se pueden basar en: 1. Prioridades polticas 2. Prioridades de la ciudadana 3. Desempeo previo 4. Comparacin interna entre las reas de la organizacin. 5. Comparacin externa para identificar buenas prcticas (en el sector pblico o privado). Las metas pueden ser: 1. Metas permanentes, las que prometen el nivel del servicio a ser prestado todo el tiempo. 2. Porcentaje de metas logradas, que son compromisos para lograr un determinado nivel de desempeo contra un estndar. 3. Metas cualitativas, que son metas descriptivas sobre qu nivel de servicio puede esperar el usuario. 4. Metas sin restriccin de tiempo, constituyen una promesa de servicio para una determinada rea. 5. Metas nacionales, regionales o familiares, que se establecen para un rea demogrfica o de servicio.

Es importante que las metas sean realistas (que no constituyan listas de deseos) pero que, al mismo tiempo, sean desafiantes para la organizacin y sus miembros. Las metas, en otras palabras, deben ser: especficas, medibles, alcanzables, relevantes y oportunas. Errores comunes al establecer Indicadores de Gestin y como evitarlos Errores como evitarlos Los indicadores de gestin que miden la Focalizarse en los objetivos clave de la actividad en lugar del desempeo organizacin mantendr la atencin en las metas proveern data menos til y una esenciales. Desde estos objetivos clave, es sobrecarga de informacin. importante alinear los indicadores hacia los niveles ms operativos. El focalizarse en metas de corto plazo a El mtodo del Balanced Scorecard puede ayudar a expensas de objetivos de largo plazo es asegurar la inclusin de objetivos a corto y largo un riesgo, debido a la presin por un plazo. buen desempeo inmediato. La falta de conocimiento de las medidas Vale la pena invertir tiempo en desarrollar buenas de resultado pueden ocasionar que los medidas de resultado, aun cuando no es una tarea indicadores de gestin sean utilizados fcil. El efecto onda puede ser un mtodo til. Las pobremente. medidas de procesos asociados con buenos resultados se pueden utilizar en caso de no existir medidas de resultados. Demasiados indicadores financieros El Balanced Scorecard o un mtodo similar pueden comparados con los indicadores de utilizarse para establecer un balance adecuado. calidad pueden ocasionar un desempeo desequilibrado y descuidar reas esenciales. La manipulacin de data para mejorar Los indicadores perversos se pueden minimizar al el desempeo medido es un riesgo, establecer indicadores de gestin que se especialmente cuando el desempeo se contrabalanceen, verificando la data e publica, la propiedad sobre los involucrando al staff en la construccin de indicadores es dbil, o la recompensa o indicadores. el castigo del staff dependen de los indicadores. Peligro al especificar la data, porque Nuevamente, focalizando los indicadores en los puede ser interesante en lugar de objetivos clave del servicio o funcin, se puede necesaria. reducir el riesgo de acabar con indicadores de bonito saber en vez de necesario saber. Las organizaciones deben reconocer la posible necesidad de indicadores de contexto. Riesgo de medir procesos de trabajo Focalizarse en objetivos clave y generar un efecto que son fciles de medir en lugar de cascada hacia medidas ms operativas puede aquellos que tienen el mayor valor mejorar el conocimiento de los procesos que potencial, por ejemplo, trabajo de rutina generan mayor valor agregado en la organizacin. vs. Proyectos de investigacin. No dirigir los indicadores de gestin Anlisis de demandas ciudadanas, informacin hacia el grupo relevante de ciudadanos, clara y estrategias de comunicacin pueden ocasionar que se genere informacin mejorar el enfoque de los indicadores de gestin

que no se utilizar. No comparar actividades similares puede ocasionar sentimientos de injusticia y falta de confianza en los indicadores de desempeo. No entender las necesidades del usuario puede llevar a generar indicadores de gestin incorrectos y orientar los esfuerzos a reas equivocadas. No revisar el sistema en respuesta a cambios internos y externos puede ocasionar la utilizacin de un sistema desfasado que no mida cosas significantes y posiblemente llevando la organizacin a la direccin incorrecta.

hacia los ciudadanos, al entender sus necesidades. Se logra claridad de propsito. La calidad de la data debe ser alta y los principios para establecer comparaciones deben establecerse en consenso. Se puede afianzar la confianza para utilizar indicadores de gestin inteligentemente, al proponer preguntas en vez de conclusiones. Una vez ms, el anlisis de las necesidades de los ciudadanos se puede convertir en una herramienta importante. El ajuste regular de indicadores individuales y el establecimiento de nuevos indicadores debe incluirse en el sistema de evaluacin y revisin de la organizacin.

CONCLUSION Establecer una cartera de indicadores de gestin es una parte clave de un buen sistema de medicin de desempeo, la creacin de una fotografa balanceada del servicio y focalizarse en las prioridades de la organizacin no es una tarea fcil; asimismo, lograr la comprensin de los usuarios y de los usos de los indicadores de desempeo es un primer paso crucial en este proceso. Es necesario mejorarlo y refinarlo, en la medida que ganemos ms experiencia en el tema, es importante que los esfuerzos se orienten a la creacin de indicadores slidos y buenos, y que una opcin fcil, en relacin al desarrollo y eleccin de indicadores de gestin, no sea introducida de contrabando. Las organizaciones deben buscar formas alternativas de asegurar el buen desempeo en aquellos casos en los que es difcil desarrollar indicadores cuantificables; pero, al mismo tiempo, es importante empezar con el trabajo de desarrollar indicadores de gestin. El planeamiento y la preparacin, un staff experimentado y una administracin motivada son los insumos para la creacin de un grupo de indicadores de gestin fuerte y sostenible. MODELO DE INDICADORES DE GESTIN En el marco, de las mencionadas lneas de accin, se propone Indicadores de Gestin para la Unidad de Auditoria Interna de las entidades del sector pblico, dichos indicadores tienen como objetivo general: estimular el mejoramiento de la gestin pblica, a travs del seguimiento de los componentes inherentes a los mismos. Dentro de los objetivos especficos se encuentran: 1. Generacin de un sistema de indicadores para evaluar el desempeo de la gestin pblica, de manera que puedan mejorar el mismo y rendir cuentas a la sociedad, en el marco de la poltica estatal de eficiencia y transparencia. 2. Mejoramiento de los esquemas de planeacin y ejecucin de los procesos de gestin pblica de la institucin, a partir de los resultados del anlisis de efectividad en la consecucin de resultados. 3. Orientacin de procesos de mejoramiento a partir de la evaluacin del desempeo de la entidad en la consecucin de sus principales resultados misionales, en funcin de los

recursos disponibles (capacidad) y su referenciamiento comparativo con otras organizaciones en torno a la identificacin de mejores prcticas en gestin. 4. Constituirse en insumo de informacin para las polticas de las entidades del sector pblico, articulado con los dems mecanismos de seguimiento. La presente propuesta de Indicadores de Gestin considera la evaluacin de las relaciones de causalidad entre los insumos con los que cuentan las organizaciones del sector pblico, medidos a travs de un conjunto de indicadores que representan la capacidad total de la misma, y los productos y resultados que se obtienen a travs de la combinacin de estos insumos. Consecuentemente, la generacin de indicadores se basa en el anlisis del grado de optimizacin de los insumos o de la capacidad de la entidad en la produccin de los resultados y/o productos esperados, constituyndose as en medidas enfocado en la evaluacin de la gestin a partir de los conceptos de eficacia y eficiencia, la suma de estas dos mediciones permite obtener el nivel de calidad de la institucin. Todos los indicadores que se describen a continuacin sirven para evaluar la gestin de las entidades pblicas. INDICADOR 1. EFICIENCIA PRESUPUESTAL INGRESOS (EPI) Definicin: es el porcentaje del presupuesto de ingresos en relacin a los ingresos percibidos. Objetivo: determinar la eficiencia presupuestal en un periodo 2. EFICIENCIA PRESUPUESTAL EGRESOS (EPE) Definicin: es el porcentaje del presupuesto de egresos en relacin a los egresos ejecutados. Objetivo: determinar la eficiencia presupuestal en un periodo 3. EFICIENCIA PRESUPUESTAL GLOBAL (EPG) Definicin: es el porcentaje del indicador presupuestal de ingresos en relacin al indicador presupuestal de egresos. Objetivo: determinar la eficiencia presupuestal en un periodo 4. INGRESO POR HABITANTE (IPH) Definicin: es el porcentaje del total de los ingresos percibidos en relacin al nmero de habitantes. Objetivo: cuantificar el nivel de ingresos per-capita percibidos 5. RECAUDACIN IMPOSITIVA (RI) Definicin: es el porcentaje del total de ingresos por impuestos en relacin al nmero de habitantes. Objetivo: determinar la contribucin impositiva por habitante 6. EQUILIBRIO FINANCIERO (EF) Definicin: es el porcentaje del total de ingresos percibidos en relacin a los egresos ejecutados. Objetivo: comparar el nivel de ingreso total ejecutado y el gasto total ejecutado FRMULA EPI = ITP / IP x100 ITP= ingresos totales percibidos TD= ingresos presupuestados EPE = EE / EP x100 EE= egresos ejecutados EP= egresos presupuestados

EPG = EPI / EPE x100

IPH= ITP / NH x100 ITP= ingresos totales percibidos NH= nmero de habitantes RI= IPI / NH x100 IPI= ingresos por impuestos NH= nmero de habitantes EF= ITP / EE x100 ITP= ingresos totales percibidos EE= egresos ejecutados

7. INVERSIN EN INFRAESTRUCTURA (IEI) Definicin: es el porcentaje del total de inversin en IEI= GII / NH x100 infraestructura en relacin al nmero de habitantes. GII= gastos de inversin en Objetivo: medir la inversin de infraestructura por infraestructura habitante NH= nmero de habitantes 8. CAPACIDAD EN EJECUCIN DE PROYECTOS (CEP) CEP= TPE / TPF x100 Definicin: es el porcentaje del total de proyectos TPE= total proyectos ejecutados en relacin al nmero de proyectos formulados ejecutados en un periodo. TPF= total proyectos Objetivo: medir la capacidad de ejecucin de proyectos formulados 9. PARTICIPACIN CIUDADADNA (PC) Definicin: es el porcentaje del total de proyectos PC= TPC / TPE x100 concentrados en la poblacin en relacin al total de TPC= total de proyectos proyectos en ejecucin concentrados Objetivo: Analizar el nivel de concertacin de proyectos TPE= total de proyectos en con las organizaciones civiles ejecucin 10. COBERTURA CATASTRAL (CC) Definicin: es el porcentaje de la superficie registrada en CC= SR / ST x100 relacin a la superficie total SR= superficie registrada Objetivo: analizar la superficie registrada por catastro ST= superficie total A continuacin se describen otros indicadores que pueden ser adecuados, implementados o utilizados con facilidad en las instituciones del sector pblico boliviano, para lo cual se debe tomar en cuenta la caracterstica y naturaleza de sus actividades, as como del al servicio oferta a los usuarios; para mejor comprensin, dichos indicadores se agrupan en los siguientes conceptos: CONCEPTO INDICADORES 1. Gasto por personas atendidas 2. Nivel de cobertura (personas atendidas en relacin con el total de habitantes) 3. Gasto por habitante 4. Prstamos libros por habitante 5. Plazas disponibles por habitante 6. Gasto por visitante 7. Relacin entre visitantes y habitantes 8. Gasto por habitante 9. Gasto por habitante 10. Relacin entre habitantes y agentes policiales 11. Relacin entre habitantes y el personal total de polica 12. Gasto por habitante 13. Gasto por alumno 14. Ingresos matrcula por habitante 15. Ingresos matrcula por alumno

1. BIBLIOTECAS

2. SERVICIOS DEPORTIVOS 3. POLOICIA

4. GUARDERIAS

5. EDUCACIN OBLIGATORIA

5. EDUCACIN NO OBLIGATORIA

6. ATENCIN AL CIUDADANO

7. LIMPIEZA DE VIAS CAMINERAS

8. RECOGIDA DE RESDUOS SLIDOS URBANOS

9. ALUMBRADO

16. Gasto estndar obligatorio por habitante 17. Gasto complementario por habitante 18. Gasto total por habitante 19. Gasto total por aula 20. Gasto total por alumno 21. Gasto por habitante 22. Gasto por alumno 23. Ingresos matrcula por habitante 24. Ingresos matrcula por alumno 25. Gasto por habitante 26. Gasto por atenciones realizadas 27. Atenciones con relacin al personal de atencin directa 28. Atenciones (o usuarios) por cada 1.000 habitantes 29. Atenciones presenciales en relacin con el total de atenciones 30. Gasto por habitante 31. Gasto por kilmetros lineales 32. Kilmetros lineales por trabajador 33. Kilmetros lineales por mquina 34. Kilmetros lineales anuales limpiados en relacin con kilmetros totales anuales 35. Gasto por habitante 36. Gasto por kilogramo de residuos 37. Rendimiento contenedor por ao (capacidad en kilos que puede almacenar un contenedor) 38. Rendimiento por habitante (capacidad generadora de residuos) 39. Kilogramos reciclados con relacin a kilogramos de residuos recogidos 40. Gasto por habitante 41. Gasto por punto de luz (instalacin formada por una o ms focos)

ANEXO 3: GUA DE PAPELES DE TRABAJO INTRODUCCIN Las cdulas y documentos en que se deja evidencia de la labor realizada por el auditor reciben el nombre genrico de papeles de trabajo, su utilidad radica en la forma como se planeen, preparen, elaboren y conserven dichos documentos, as como en las facilidades que ofrezcan para efectuar las labores de supervisin. Los papeles de trabajo constituyen el sustento de los hallazgos, recomendaciones y opiniones contenidos en los Informes Finales de Auditoria que emite el Auditor Gubernamental, para el efecto se explica de manera clara y sencilla los requisitos mnimos que deben contener los papeles de trabajo a fin de atender con mayor eficiencia las funciones sustantivas a su cargo. Asimismo, se anexan formatos de cdulas de auditoria como ejemplo. PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo estn constituidos por la documentacin en la cual el auditor asienta la informacin obtenida en la revisin, as como por la que le fue proporcionada por el sujeto fiscalizado (fotocopias o copias certificadas), que en conjunto proporcionan la evidencia de los resultados obtenidos en la auditoria; segn el caso, dicha informacin estar contenida en medios fsicos y archivos electrnicos. Uno de los aspectos que distingue a la auditoria de cualquier otra forma de control es el hecho de crear precedente o dejar constancia de sus hallazgos por medio de la elaboracin y conservacin de los papeles de trabajo, ya que stos constituyen el sustento de la opinin que emite el auditor; su importancia se deriva de la informacin que puedan contener, de la interpretacin que de ella se realice; del grado de calidad con que se planeen, preparen, revisen y conserven dichos papeles; y de la accesibilidad que ofrezcan para ejercer la supervisin de las auditorias. El propsito de elaborar los papeles de trabajo es dejar evidencia de las auditorias realizadas; de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria aplicados; y de las conclusiones a que se lleg; asimismo, su objetivo es dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de auditoria y de que el trabajo se efectu de conformidad con las Normas de Auditoria Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado, de conformidad con el Manual respectivo; tambin deben hacer constar la supervisin y formulacin de informes. Con relacin a la fase de planeacin de la auditoria, en los papeles de trabajo se explicar la forma en que se seleccion al sujeto fiscalizado, el objetivo de la revisin, el alcance de la auditoria y el programa detallado de auditoria, as como los procedimientos por aplicar durante la etapa de ejecucin, con base en el estudio y evaluacin preliminar del sistema de control interno implantado por el auditado. CDULAS DE AUDITORIA 1. Concepto: Las cdulas de auditoria son documentos en los que se describen los procedimientos y tcnicas utilizadas durante la ejecucin de la auditoria, as como los resultados y conclusiones en que sustenta la opinin del auditor. 2. Tipos de Cdulas de Auditoria: Por su contenido, las cdulas de auditoria se clasifican de la siguiente manera: Cdulas sumarias o de resumen, en las cdulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del rubro (captulo, concepto o partida) o subfuncin sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, deducciones o asignaciones presupuestarias. Es conveniente que estas cdulas contengan los principales indicadores contables o estadsticos de la operacin, as como su comparacin con los estndares del perodo anterior, con el propsito de que se detecten desde ese momento desviaciones

importantes que requieran de explicacin, aclaracin o ampliacin de algn procedimiento de auditoria, antes de concluir la revisin. Cdula analtica, en las cdulas analticas, adems de incluirse la desagregacin o anlisis de un saldo, concepto, cifra, operacin o movimiento del rubro (captulo, concepto o partida) o subfuncin por revisar, mediante la aplicacin de uno o varios procedimientos de auditoria, se detallan la informacin con la que se cont, las pruebas realizadas y las observaciones formuladas. Es conveniente que la informacin y documentacin recabadas se clasifiquen de tal forma que permitan detectar fcilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y que en ellas se incluyan los comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida interpretacin. Las pruebas que se consignen en las cdulas analticas se refieren a las investigaciones que se consideren necesarias (sin perder de vista la optimizacin del tiempo y el esfuerzo respecto de las cargas de trabajo y dems obligaciones a cargo) para cumplir los objetivos establecidos en los programas de trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cdula sumaria. En las cdulas analticas se incluye, adems, el razonamiento de cifras especficas o la verificacin de algn clculo, que son tiles para reforzar el resultado de las pruebas especficas de detalle o de anlisis, su aplicacin parte de razonamientos de tipo financiero o estadstico; algunas aplicaciones se pueden referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad, determinacin del costo-beneficio o variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto autorizado, conciliaciones, etc. Asimismo, en las cdulas se incluyen las observaciones o irregularidades. Cdulas subanalticas, por medio de las cdulas subanalticas, se efecta la desagregacin, detalle o anlisis a profundidad de los datos contenidos en una cdula analtica, mediante la aplicacin de los mismos procedimientos utilizados o de otros complementarios, un ejemplo del uso de estas cdulas, consiste en el examen especfico de la cuenta de inversiones en valores, en el cual la cdula subanaltica sera aquella en que se mostraran los saldos mensuales de las cuentas de inversin de dicha cuenta. Cdulas maestras, una vez concluido el trabajo de auditoria, y de manera adicional a las cdulas en que se presenten las conclusiones, se deber integrar al inicio del legajo de los papeles de trabajo, un informe por resultado, en el que se expongan brevemente los antecedentes de ste y se resuman los procedimientos de auditoria aplicados y sus resultados, de tal manera que su simple lectura ofrezca un panorama completo del trabajo realizado y de las posibles acciones por emprender. 3. Estructura de las Cdulas de Auditoria: Las cdulas de auditoria muestran en su estructura tres partes claramente diferenciadas: encabezado, cuerpo, y pie o calce. Encabezado, en l se asientan el logotipo, las siglas de la entidad auditora, nombre y direccin, se ubicar en la parte superior de la cdula, as como los siguientes datos: a) Razn social o denominacin del auditado. b) ndice de la auditoria. c) Rubro (captulo, concepto o partida) o subfuncin auditado. d) Perodo o ejercicio sujeto a revisin. e) Clase o tipo de cdula. f) Descripcin de la informacin que se presenta en la cdula. g) Iniciales de quienes elaboraron, supervisaron o revisaron la cdula y su firma o rbrica, a fin de deslindar responsabilidades.

h) Fecha de elaboracin de la cdula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso de que, en el transcurso de la auditoria, se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en dicho documento. Cuerpo o contenido principal, es la parte ms importante de la cdula; en ella se asientan los resultados y la informacin obtenida por el auditor; su contenido puede referirse a lo siguiente: a) Cifras y conceptos sujetos a revisin. b) Datos informativos de los libros de contabilidad, auxiliar presupuestal o de los elementos de control establecidos del auditado. c) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas. d) Hechos e irregularidades detectados por prcticas omitidas o incumplimiento de los controles establecidos por el auditado. e) Conclusiones, debidamente fundamentadas, de los hechos e irregularidades detectados por prcticas omitidas o incumplimiento de los controles establecidos, as como determinacin del monto de dichos hechos e irregularidades. f) Marcas y cruces, en color rojo, los cuales permitan indicar en forma sintetizada las pruebas realizadas e identificarlas con otras cdulas que guarden relacin o complementen los procedimientos que en ella se consignen. Pie o calce, se ubica en la parte final de la cdula; en l se asientan principalmente los siguientes datos: a) Notas aclaratorias o complementarias, para hacer ms conciso o sencillo algn concepto asentado en el cuerpo de la cdula, con el fin de aclarar o ampliar informacin o sealar situaciones especiales que no signifiquen observaciones o irregularidades y fallas de control interno. b) Fuente de la que se tomaron los datos asentados en la cdula. c) Descripcin de las marcas de auditoria empleadas y su significado (si no se elabora una cdula especial para ello). d) Nmero de hojas que integran la cdula. 4. Caractersticas de las Cdulas: El diseo de una cdula se refiere bsicamente a su cuerpo o contenido principal, ya que los datos del encabezado son similares en todos los casos y los del pie o calce derivan de la ejecucin de las pruebas de auditoria, para el diseo de las cdulas, es preciso considerar las necesidades de la revisin, en funcin de los objetivos planteados y de las probables conclusiones a que se pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos prcticos para estructurar la informacin, su proceso y los resultados de los procedimientos aplicados. Con relacin a los objetivos establecidos para la elaboracin de los papeles de trabajo, a continuacin se describen las cualidades que debe reunir una cdula para cumplir su cometido: Que sea objetiva, es decir, que la informacin sea imparcial y suficientemente amplia para que el lector pueda formarse una opinin. Que sea de fcil lectura, por lo cual se integrar de manera lgica, clara y sencilla. Que est completa y detallada en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditoria realizado y sustente debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones. Que los cruces de las distintas cdulas (sumarias, analticas y subanalticas), se correlacionen fcilmente, de tal manera que contengan suficientes ndices y marcas que permitan al lector relacionar datos con facilidad.

Que sea pertinente, por lo cual slo deber contener la informacin necesaria para cumplir el objetivo propuesto. 5. Reglas para la Elaboracin de Cdulas de Auditoria: A efecto de que las cdulas que integran los papeles de trabajo renan las caractersticas enunciadas anteriormente y cumplan con su objetivo, en seguida se establecen de manera enunciativa, ms no limitativa, algunas reglas o principios para su diseo y elaboracin: Adoptar, segn el tipo de auditoria, auditado y rubro (captulo, concepto o partida) o subfuncin. Decidir si es necesaria su formulacin, en funcin del objetivo y procedimientos aplicados. Efectuar un diseo previo y elaborarlas preferentemente mediante computadora. Aprovechar los elementos documentales proporcionados por el sujeto fiscalizado. Anotar los datos en columnas. Asentar en la cdula los datos suficientes y necesarios, y tener cuidado de que estn completos. Ordenar y anotar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento de la informacin y a la misma conclusin que el auditor que elabor la cdula. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos contenidos en la cdula con los asentados en otras cdulas. Para efectos de correccin, en las cdulas elaboradas manualmente, las palabras o nmeros incorrectos se tacharn y los correctos se escribirn en la parte superior con la rbrica de quien elabor o supervis la cdula. Una vez elaborada una cdula en forma manual, sta no deber desecharse ni pasarse en limpio, por lo que se deber trabajar siempre con limpieza y precisin. Los datos y cifras de las cdulas que se elaboren manualmente, se escribirn con letra legible o de molde y con tinta negra. En caso de que las cdulas se elaboren mediante computadora, stas se debern imprimir, preferentemente en papel de color, para agilizar su localizacin e identificacin en los legajos. 6. Marcas de Auditoria: Las marcas de auditoria se debern escribir con color rojo y explicar su significado al pie o calce de las cdulas. El personal auditor creara marcas de auditoria de conformidad con el tipo de auditoria y rubro revisado. PAPELES DE TRABAJO EN MEDIOS ELECTRNICOS Los papeles de trabajo en medios electrnicos se refieren a informacin creada, transmitida, procesada, grabada o conservada electrnicamente que dan soporte a un informe de auditoria, a dicha informacin slo se puede tener acceso usando equipos y tecnologas idneas. En funcin de su naturaleza, y con el fin de asegurar la confiabilidad en dicha informacin, y en qu medida es viable para el desarrollo de las pruebas sustantivas de auditoria, se deber hacer nfasis en los procedimientos que conduzcan a verificar los siguientes aspectos: Autenticidad, en qu medida se puede confirmar la identidad de la persona o entidad que crea la informacin. Integridad, la cual consiste en asegurar que la informacin sea completa, exacta, Autorizacin, verificar que la informacin haya sido preparada, procesada, corregida, enviada, recibida, y consultada por personas facultadas para ello.
actualizada y vlida.

Admisin, cuidar en la medida de lo posible que la informacin que recopile la entidad

de fiscalizacin, no sea susceptible de ser rechazada por las personas involucradas en el intercambio de la misma, por motivos tales como que no se pueda probar su origen, recepcin o contenido.
A continuacin se proporciona una serie de formatos de papeles de trabajo:

Unidad de Auditoria Interna Direccin Telfono Lugar

Entidad Tipo de Auditoria rea o Cuenta Planilla ndice Periodo a Examinar CONTENIDO

Hecho por:.. Fecha:.. Revisado por:.. Fecha:..

REF. PAPEL DE TRABAJO

Unidad de Auditoria Interna Direccin Telfono Lugar

REF. P/T

Entidad Tipo de Auditoria rea o Cuenta Planilla de Controles Clave Periodo a Examinar DESCRIPCIN

Hecho por:.. Fecha:.. Revisado por:.. Fecha:..

REF. AL PROGRAMA DE AUDITORIA

Unidad de Auditoria Interna Direccin Telfono Lugar

REF. P/T

Entidad Tipo de Auditoria Hecho por:.. Fecha:.. rea o Cuenta Revisado por:.. Planilla de Puntos Dbiles Fecha:.. Periodo a Examinar DESCRIPCIN EFECTO SOBRE EL DISPOSICIN JEFE ENFOQUE DE AUD DE AUDITORIA

Unidad de Auditoria Interna Direccin Telfono Lugar

EF. P/T

Entidad Tipo de Auditoria Hecho por:.. Fecha:.. rea o Cuenta Planilla Resumen de Puntos Fuertes Revisado por:.. Fecha:.. Periodo a Examinar DESCRIPCIN DESCRIPCIN DISPOSICIN CONTROL PRUEVA DE JEFE DE CLAVE RRECORRIDO AUDITORIA SI NO

Unidad de Auditoria Interna Direccin Telfono Lugar

ACTIVIDAD

Entidad Tipo de Auditoria rea o Cuenta Planilla de Narracin Periodo a Examinar RESPONSABLE

Hecho por:.. Fecha:.. Revisado por:.. Fecha:..

NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

Unidad de Auditoria Interna Direccin Telfono Lugar

Entidad Tipo de Auditoria rea o Cuenta Flujograma Periodo a Examinar CARGO

Hecho por:.. Fecha:.. Revisado por:.. Fecha:..

PROCEDIMIENTO

REA/UNIDAD 1 REA/UNIDAD 2

ETC.

Unidad de Auditoria Interna Direccin Telfono Lugar

Entidad Tipo de Auditoria rea o Cuenta Programa de Trabajo Periodo a Examinar

Hecho por:.. Fecha:.. Revisado por:.. Fecha:..

N 1 2 2.1 2.2 2.3 . 3 3.1 3.2 3.3 3.3.1

DESCRIPCIN DEFINICIN (1) OBJETIVOS (2)

REF/PT HECHO FECHA REVISADO FECHA POR POR (4) (5) (2) (6) (6)

PROCEDIMIENTOS (3) Alcance Seleccin de la Muestra Trabajo a Desarrollar

1. Definicin: Se describe el rea o cuenta a examinar, de acuerdo a reglamentos especficos, manual de organizacin y funciones, etc. 2. Objetivos: Se describen los objetivos especficos que se espera alcanzar en la auditoria, para cada rea o cuenta definida en el memorando de planificacin. 3. Procedimientos: Comprende la seleccin de tcnicas y procedimientos necesarios para alcanzar los objetivos definidos: 3.1 Alcance: Se define el alcance del trabajo a desarrollar de acuerdo a la planificacin especfica. 3.2 Seleccin de la Muestra: De acuerdo al alcance definido, aqu se hace mencin del criterio seguido para la seleccin de la muestra, recomendndose se efecte en una cdula de trabajo por aparte, en la cual se incluye el criterio y clculos y fuentes de evidencia que se utilizaron para su seleccin y en el Programa hacer referencia de sta cdula. 3.3 Trabajo a Desarrollar: Se definen las tcnicas y procedimientos de auditoria a seguir para ejecutar el trabajo del rea o cuenta bajo examen. Se pueden utilizar las tcnicas de anlisis, inspeccin, confirmacin, clculo, revisin analtica, etc. 4. Ref. P/T: Se hace referencia a la cdula en donde se efectu la prueba, de acuerdo al paso indicado en el programa y la referencia se debe anotar en rojo. 5. Hecho por y Fecha: Se debe poner la firma del auditor y fecha de efectuada la prueba. 6. Revisado por y Fecha: El Supervisor debe poner su firma y fecha de revisado los papeles de trabajo.

Unidad de Auditoria Interna Direccin Telfono Lugar

Entidad Tipo de Auditoria rea o Cuenta Cronograma Periodo a Examinar


ENE. FEB. MAR ABR. MAY JUN. JUL.

Hecho por:.. Fecha:.. Revisado por:.. Fecha:..


AGO SEP. OCT. NOV. DIC.

ACTIVIDADES

Unidad de Auditoria Interna Direccin Telfono Lugar

Entidad Tipo de Auditoria rea o Cuenta Cronograma de Actividades y asignacin de personal Periodo a Examinar
PERSONAL ASIGNADO NOMBRE CARGO FECHAS DEL.. AL..

Hecho por:.. Fecha:.. Revisado por:.. Fecha:..


HRS. HOMBRE EST. REAL OBSERVACIONES

ACTIVIDADES

1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 1.3 1.4 2 2.1 2.2 2.3

2.4 2.5

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11

PLANIFICACION Familiarizacin Revisin Archivo Permanente Revisin Archivo Corriente Visita Preliminar Evaluacin Preliminar Control Interno Memorandum de Planificacin Programas de Auditoria EJECUCION DEL TRABAJO Evaluacin del Control Interno Proceso Presupuestario Evaluacin del Control Interno de los Fondos Evaluacin del Proceso Presupuestario, Financiero y Contable Evaluacin de la Administracin de los Fondos Evaluacin de la Eficiencia de las Funciones Sustantivas del Programa . . . . COMUNICACIN DE RESULTADOS Elaboracin 1er. Borrador del Informe Revisin 1er. Borrador del Informe Rev. y Aprobacin 1er. Borrador del Informe Discusin 1er Borrador del Informe Elaboracin 2o. Borrador del Informe Revisin 2o. Borrador del Informe Rev. y Aprobacin 2o. Borrador del Informe Elaboracin Informe Definitivo Revisin Informe Definitivo Aprobacin Informe Definitivo Firma y Presentacin Informe Definitivo

TOTALES

Unidad de Auditoria Interna Direccin Telfono Lugar

Entidad Tipo de Auditoria rea o Cuenta Estado Liquidacin de Presupuestos Ingresos y Egresos Periodo a Examinar
SALDO S/G LIBROS AJUSTES DEBE HABER

Hecho por:.. Fecha:.. Revisado por:.. Fecha:..


RECLASIFICACIN DEBE HABER SALDO S/G AUD

REF. P/T

CDIGO

DESCRIPCIN

Ingresos:

TOTAL INGRESOS Egresos:

TOTAL EGRESOS RESULTADO PRESUPUESTARIO

Unidad de Auditoria Interna Direccin Telfono Lugar

Entidad Tipo de Auditoria rea o Cuenta Sumaria Periodo a Examinar


CDICO DESCRIPCIN SALDO INICIAL REF. P/T SALDO FINAL AJUSTE

Hecho por:.. Fecha:.. Revisado por:.. Fecha:..


RECLASIFICACIN SALDO S/G AUD

TOTALES

Unidad de Auditoria Interna Direccin Telfono Lugar

Entidad Tipo de Auditoria rea o Cuenta Asientos de Ajuste Periodo a Examinar REF. P/T DESCRIPCIN PARCIALES

Hecho por:.. Fecha:.. Revisado por:.. Fecha:..

DEBE

HABER

Unidad de Auditoria Interna Direccin Telfono Lugar

Entidad Tipo de Auditoria rea o Cuenta Asientos de Reclasificacin Periodo a Examinar REF. P/T DESCRIPCIN PARCIALES

Hecho por:.. Fecha:.. Revisado por:.. Fecha:..

DEBE

HABER

Unidad de Auditoria Interna Direccin Telfono Lugar

Entidad Tipo de Auditoria rea o Cuenta Planilla de Deficiencias Periodo a Examinar

Hecho por:.. Fecha:.. Revisado por:.. Fecha:..

REF. P/T

DESCRIPCIN Condicin:

COMENTARIOS

CONCLUSIONES

Criterio:

Causa:

Efecto:

Recomendacin:

Disposicin Jefe de Auditoria:

Referencia Interno

Carta

de

Control

Unidad de Auditoria Interna Direccin Telfono Lugar

Entidad Tipo de Auditoria rea o Cuenta Planilla de Supervisin Periodo a Examinar

Hecho por:.. Fecha:.. Revisado por:.. Fecha:..

SUPERVISOR: REF. N D E S C R I P C I N P/T 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Unidad de Auditoria Interna Direccin Telfono Lugar

Entidad Tipo de Auditoria rea o Cuenta Registro de Recomendaciones Emitidas Periodo a Examinar

Hecho por:.. Fecha:.. Revisado por:.. Fecha:..

I. INFORMACIN GENERAL 1. Entidad: 2. rea/Unidad Administrativa: 3. Tipo de Auditoria: 4. Auditor Asignado: 5. Fecha de Entrega y Nmero del Informe: II. REGISTRO DE RECOMENDACIONES N RECOMENDACIN PLAZO

FECHA

RESPONSABLE

Unidad de Auditoria Interna Direccin Telfono Lugar

Entidad Tipo de Auditoria rea o Cuenta Resultado del seguimiento De recomendaciones Periodo a Examinar

Hecho por:.. Fecha:.. Revisado por:.. Fecha:..

I. INFORMACIN GENERAL 1. Entidad: 2. rea/Unidad Administrativa: 3. Nmero de Informe: 4. Auditor Asignado: 5. Fecha de Evaluacin: II. RESUMEN DE RECOMENDACIONES RECOMENDACIN N % EMITIDAS 1. Implantadas: 2. Parcialmente Implantadas: 3. No Implantadas: III. BENEFICIOS O RESULTADOS DE LO IMPLEMETADO RECOMENDACIN RESULTADO O BENEFICIO

IV. CAUSAS Y EFECTOS DE LAS RECOMENDACIONES IMCUMPLIDAS RECOMENDACIONES CAUSAS Y EFECTOS

Unidad de Auditoria Interna Direccin Telfono Lugar

Entidad Tipo de Auditoria rea o Cuenta Planilla Analtica Periodo a Examinar


CDIGO DESCRIPCIN SALDO INICIAL MOVIMIENTOS

Hecho por:.. Fecha:.. Revisado por:.. Fecha:..

DEBE HABER

SALDO FINAL

OBSERVACIONES

TOTALES OBJETIO:

CONCLUSIN:

Unidad de Auditoria Interna Direccin Telfono Lugar

Entidad Tipo de Auditoria rea o Cuenta Planilla Subanaltica Periodo a Examinar MES DESCRIPCIN SALDO MOVIMIENTOS INICIAL DEBE HABER

Hecho por:.. Fecha:.. Revisado por:.. Fecha:..

SALDO FINAL

OBSERVACIONES

TOTALES OBJETIO:

CONCLUSIN:

Unidad de Auditoria Interna Direccin Telfono Lugar

Entidad Tipo de Auditoria rea o Cuenta Planilla Comprobacin Cumplimiento de Controles


Periodo a Examinar N FECHA CONCEPTO IMPORTE Bs. 1 2

Hecho por:.. Fecha:.. Revisado por:.. Fecha:..

PROCEDIMIENTOS 3 4 5 6 7 8 9