TEMA 20

Microsoft 365. Comunicación y colaboración Teams. Entorno de trabajo. Crear equipos y canales.
Calendario. Eventos. Notificaciones. Aplicaciones en chat.
Microsoft 365. Correo electrónico Outlook. Conceptos elementales: creación de mensajes;

Microsoft 365

Office 365 es ahora Microsoft 365

Microsoft 365 está diseñado para ayudarte a mejorar la productividad con las aplicaciones innovadoras
de Office, servicios inteligentes en la nube y seguridad de primer nivel.

Microsoft 365 es una suite de servicios en la nube que combina Office 365 con las soluciones de
Enterprise Mobility, Security y Windows Enterprise en una única solución.

Microsoft 365 es nuestra plataforma de productividad con tecnología de nube. Con una suscripción a
Microsoft 365, puedes obtener:

● Microsoft Word: Un procesador de texto para la creación y edición de documentos.

● Microsoft Excel: Una hoja de cálculo que permite realizar análisis y gestionar datos de manera
efectiva.
● Microsoft PowerPoint: Una herramienta para crear presentaciones visuales y atractivas.

● Microsoft Outlook: Una aplicación de correo electrónico y gestión de calendario.

● Microsoft Teams: Una plataforma de colaboración en línea que incluye mensajería instantánea,
videollamadas y espacios de trabajo compartidos.
● Microsoft OneDrive: Un servicio de almacenamiento en la nube que permite a los usuarios
guardar, compartir y acceder a sus archivos desde cualquier lugar.
● Microsoft SharePoint: Una plataforma para la creación de sitios web colaborativos y la gestión
de contenido.
● Microsoft OneNote: Una aplicación para tomar notas y organizar la información de manera
digital.
● Microsoft Access: Una herramienta de gestión de bases de datos.

▪ La posibilidad de instalarlo en equipos PC, Mac, tabletas y teléfonos.

▪ 1 TB de almacenamiento en la nube de OneDrive.

 ▪ Actualizaciones de características que no están disponibles en ningún otro lugar.

COMUNICACIÓN Y COLABORACIÓN TEAMS.

Microsoft Teams es quizá una de las herramientas de colaboración para grupos de trabajo más populares de la
actualidad. Se trata de una plataforma pensada para mejorar la comunicación, la interacción y la
productividad entre miembros de una división o equipo. Pero, para sacarle el máximo partido, es necesario
saber cómo funciona Microsoft Teams y para que podemos utilizarlo .

Microsoft Teams es un servicio totalmente nuevo, creado para la nube desde cero, aprovechando Azure y
otras innovaciones de servicio de Microsoft. Fecha del lanzamiento inicial: 2017

Microsoft Teams se basa en grupos de Microsoft 365, Microsoft Graph y con la misma seguridad, cumplimiento
y capacidad de administración de nivel empresarial que el resto de Office 365. Teams aprovecha las
identidades almacenadas en Microsoft Entra ID. Estos servicios se entregan desde centros de datos de
Microsoft y son accesibles para los usuarios en una amplia gama de dispositivos desde dentro de una
red corporativa o a través de Internet.

Microsoft Teams es el centro de trabajo en equipo en Microsoft 365. El servicio Teams permite:
- mensajería instantánea,
- audio y videollamadas,
- reuniones en línea enriquecidas,
- experiencias móviles y amplias funcionalidades de conferencia web.
Además, Teams proporciona características de extensibilidad y colaboración de archivos y datos, y se
integra con Microsoft 365 y otras aplicaciones de Microsoft y asociados.

ENTORNO DE TRABAJO

En Microsoft Teams, los equipos son grupos de contactos que se reúnen por cuestiones de trabajo,
proyectos o intereses comunes.

Teams se compone de dos tipos de canales: estándar (disponible y visible para todos) y privado
(conversaciones privadas centradas con un público específico). Cada canal se basa en un tema como
"Eventos de equipo", el nombre de un departamento, o solo por diversión. Los canales son los lugares
donde se organizan reuniones, se mantienen conversaciones y se trabaja colaborativamente en
archivos.

Las pestañas de la parte superior de cada canal se vinculan a sus archivos, aplicaciones y servicios favoritos.

Agregar una pestaña

Seleccione el signo Más que hay junto a las pestañas.

Agregue Planner, por ejemplo, para crear un panel de proyectos que le permita llevar un registro de las tareas
del equipo.
Anclar y desanclar un canal

Si tiene una gran número de canales, ancle los más importantes para que sean más fácil de encontrar.

▪ Para anclar un canal, elija uno para anclar y, a continuación, seleccione Más opciones
> Anclar .
▪ Para desanclar un canal, elija uno para desanclar y, después, seleccione Más opciones
> Desanclar y ver qué más puede hacer.

¿Cómo saber si alguien está conectado en Teams?

Si alguien está actualmente disponible en Teams, verá un círculo verde con una marca de verificación
junto a su imagen de perfil.
Para ver quién está conectado a un equipo en este momento, vaya al nombre del equipo y haga clic
en Más opciones > Administrar equipo > Miembros. Todos los usuarios que estén conectados en
este momento tienen el círculo verde con una marca de verificación junto a su nombre.

CREAR EQUIPOS Y CANALES

Los equipos y canales permiten compartir ideas, organizar información y ayudar a reunir a todo el
equipo a través de Microsoft Teams:

▪ Equipo: un amplio grupo de personas que trabajan juntos para hacer algo, por ejemplo, una
iniciativa de empresa importante, proyectos especializados o simplemente por diversión.
▪ Canal: se trata de un área específica dentro de un equipo grande, por ejemplo, un canal de diseño,
marketing o presupuesto para apoyar el objetivo de un equipo, donde se pueden mantener
conversaciones centradas en dicho objetivo.

El canal se usa para publicar anuncios, mantener reuniones, compartir actualizaciones y buscar
archivos e información.
Explore estas sugerencias para que los equipos y canales funcionen bien:

1. Crear un equipo y, a continuación, crear canales.

2. Agregar detalles y decidir entre estos tipos de canales:
▪ Estándar: cualquier persona del equipo puede ver este canal.

▪ Privado: solo las personas invitadas pueden verlo y acceder a él.

3. Entrar en un canal, crear una publicación, elegir un tipo de publicación y darle formato.
4. Agregar una @mención para llamar la atención de alguien o de todos.
5. Intentar insertar una imagen o un archivo para aumentar la participación entre las personas y,
luego, realizar la publicación.
6. Si alguien comparte un archivo, se podrá encontrar en la pestaña Archivos de un canal

CALENDARIO
Administrar el calendario en Microsoft Teams
Organice y planee su programación de trabajo de forma eficaz administrando el calendario de Teams.
Manténgase al día con RSVPing a reuniones y eventos y eligiendo una vista de calendario que le
convenga.
Confirmar asistencia a una reunión
Informe a los organizadores de la reunión de si asistirá o no a las reuniones con RSVPing con
antelación.
Para confirmar la asistencia a una reunión:
Seleccione Calendario en Teams.
Haga doble clic en la reunión a la que desea dar la RSVP.
Nota: En Mac, haga clic con el botón derecho en la reunión de su calendario a RSVP. Si desea confirmar
la asistencia con un mensaje, seleccione la reunión para expandirla.
Seleccione RSVP.
Si la reunión es periódica, seleccione:
Responda a la repetición solo de RSVP a la reunión individual que seleccionó.
Responda a una serie para aplicar su respuesta de RSVP a la reunión seleccionada y a todas las
reuniones futuras de la serie.
Elija las preferencias de notificación del organizador.
Elija su respuesta RSVP. Cuando RSVP, la reunión permanecerá en el calendario si acepta la invitación o
desaparece si la rechaza.
Notificar al organizador
De forma predeterminada, cuando reciba la respuesta, el organizador recibirá una notificación por
correo electrónico.
Para RSVP sin notificar al organizador:
Seleccione Calendario en Teams.
Haga doble clic en la reunión a la que desea dar la RSVP.
Seleccione RSVP.
Seleccione Responder a repetición o Responder a la serie.
Desactive el botón de alternancia Notificar al organizador .
Agregue un mensaje opcional en el campo Escribir un correo electrónico (opcional ).
Seleccione su respuesta RSVP: Aceptar, Provisional o Rechazar.
Cambiar la vista del calendario
De forma predeterminada, el calendario de Teams mostrará su semana laboral.
Seleccione Semana laboral en la parte superior derecha del calendario para ver el menú desplegable
de diferentes vistas.
Día le ofrece una vista de agenda centrada en un día a la vez.
Semana laboral muestra de lunes a viernes.
Semana muestra toda la semana.
Agenda muestra una lista desplazable de las próximas reuniones en orden cronológico.
Ver fechas diferentes
En la esquina superior izquierda encontrará el mes y el año.

Para cambiar la vista de calendario a cualquier fecha (anterior o posterior), seleccione el mes.
Para desplazarse por día o semana (según la vista de calendario), seleccione las flechas derecha e
izquierda situadas junto al mes.
Seleccione Hoy para volver a la fecha actual.

EVENTOS
Los eventos de Teams en directo son una extensión de las reuniones de Teams, que permiten producir
eventos para grandes audiencias en línea con más control sobre el vídeo, las interacciones de los
asistentes y la creación de informes.
Hay varias maneras de reunirse en Microsoft Teams:
️Seminarios web
️reuniones
️Ayuntamientos
Puede administrar cuál de sus usuarios puede crear reuniones, seminarios web y ayuntamientos
mediante las directivas de reuniones y eventos. Por ejemplo, es posible que quiera permitir que todos
los usuarios creen reuniones, pero solo los usuarios de marketing puedan crear seminarios web y solo
los ejecutivos puedan crear ayuntamientos. Todos los invitados pueden asistir a estos tipos de
reuniones, pero solo los que especifique pueden crearlos.
REUNIIONES
Las reuniones en Teams incluyen audio, vídeo y pantalla compartida para un máximo de 1000 personas
y una experiencia de streaming de solo lectura para los participantes de más de 1000. Los participantes
no necesitan ser miembros de una organización (ni tener una cuenta de Teams) para unirse a una
reunión de Teams. Pueden unirse directamente desde la invitación del calendario a través del vínculo
Unirse a la reunión o llamar a través de audio si esta opción está disponible.
Además de las reuniones programadas periódicamente, los usuarios pueden crear reuniones de canal.
Con las reuniones del canal, todos los miembros de un equipo pueden ver una reunión, unirse a la
reunión y usar el chat de la reunión.
SEMINARIOS WEB
Los seminarios web son reuniones estructuradas en las que los moderadores y participantes tienen
roles claramente definidos. Una diferencia clave entre los seminarios web y las reuniones de Teams es
que los seminarios web admiten una sólida administración del registro, un sitio de registro y eventos
personalizable y opciones de reunión predeterminadas orientadas a eventos.
LOS AYUNTAMIENTOS
Los ayuntamientos son generalmente los más adecuados para situaciones en las que un número
limitado de moderadores están presentando a un gran grupo de asistentes y no se necesita una
interacción directa a través del chat o la conversación de voz. Para estos formatos de evento, los
asistentes no usan sus cámaras y micrófonos, sino que usan Q&A para interactuar con los
moderadores y organizadores.

NOTIFICACIONES
Administrar notificaciones en Microsoft Teams
Windows Mac iOS Android
Para personalizar las notificaciones, pulse su imagen de perfil en la parte superior izquierda de la
aplicación móvil y, después, seleccione Notificaciones.
Hay tres formas de recibir notificaciones
- La fuente de actividades
La encontrará en la esquina superior izquierda de Teams. Aquí le informaremos de lo que ocurre en sus
equipos y canales.
- Luego está el chat
Aquí es donde se producen las conversaciones de grupo e individuales. Si recibe varios mensajes,
llevaremos la cuenta por usted.
- Notificaciones de escritorio ("banners")
En Windows, estos se mostrarán en la esquina inferior derecha de la pantalla y, luego, se desplazarán
hasta el Centro de actividades.

En Mac OS, estos se muestran en la esquina superior derecha de la pantalla y, a continuación, se

mueven al Centro de control.
También puede decidir si las notificaciones de escritorio muestran una vista previa del mensaje o no.
Ve a Configuración y más > Configuración > Notificaciones y actividad > Mostrar > y
selecciona Mostrar vistas previas de mensajes y contenido en notificaciones.
Puede activar o desactivar los sonidos de notificación
Para elegir si se reproduce un sonido con notificaciones y llamadas nuevas, selecciona Configuración y
más y, a continuación, Configuración > Notificaciones y actividad > Sonido.
Active o desactive las casillas situadas junto a las opciones de sonido y elija los sonidos de notificación
que prefiera en los menús desplegables.

APLICACIONES EN CHAT
Las aplicaciones de chat de grupo como Microsoft Teams permiten a los usuarios sacar
provecho, a su vez, de numerosas aplicaciones, todo ello sin salir del chat de grupo. Algunas de
las aplicaciones más populares y útiles te permiten hacer lo siguiente:

● Crea una tarea y compártela con miembros de tu equipo.

● Envía una aprobación dentro de la conversación.

● Demuestra a los miembros del equipo cuánto los valoras con la aplicación Elogio.

● Haz un sondeo con Polly u otra aplicación de sondeos para obtener valiosos comentarios.

● Inicia una inspiradora sesión de lluvia de ideas con una aplicación de pizarra digital colaborativa.

● Recopila datos sólidos y toma decisiones informadas con Microsoft Forms.

 ● Realiza un seguimiento de un proyecto de principio a fin con Microsoft Project.

● Busca los datos más relevantes para tu equipo y comparte informes con Microsoft Power BI para
Teams.
● Recuerda tareas importantes, cumpleaños y otros eventos e hitos notables con la aplicación
Remind.
● Trabaja en archivos con tu grupo directamente en el chat con la colaboración en archivos.

● Programa reuniones directamente desde el chat de grupo.

as aplicaciones de videocharla de Teams cuentan con una variedad de herramientas para

mejorar la experiencia del usuario y optimizar la comunicación y la colaboración. Las
herramientas comunes de videocharla incluyen:

● Pantalla compartida: muestra objetos visuales a tu equipo o grupo para ayudar a transmitir
información.
● Chat interactivo: permite a los participantes hacer preguntas, agregar comentarios o conectarse
uno a uno durante la videollamada.
● Grabación: concéntrate en la llamada, no en tomar notas. Distribuye la grabación después de la
llamada y haz un seguimiento de las acciones con las partes relevantes.
● Servicios de transcripción: haz que la llamada sea accesible después de que se produzca. Las
transcripciones permiten a los usuarios localizar rápidamente información clave con solo buscarla.
● Subtítulos en directo: asegúrate de que la llamada sea accesible para todo el equipo. Las
herramientas de subtítulos en directo con IA ofrecen subtítulos escritos durante la llamada.
● Sondeos en directo: tantea el ambiente de la sala enviando sondeos y cuestionarios durante el
transcurso de la llamada o reunión. Obtendrás comentarios al momento y podrás presentarle los
resultados al grupo en tiempo real.
● Transmite vídeos pregrabados: las aplicaciones como Microsoft Stream pueden facilitar eventos
de vídeo, como reuniones de empresas, de ayuntamientos o presentaciones, y se pueden incorporar en
videollamadas en directo.
Servicios adicionales
Salas de Microsoft Teams

Salas de Teams convierte cualquier espacio de reunión en un espacio de colaboración inclusivo y fácil de usar
donde todos tienen un lugar en la mesa, independientemente de dónde se sitúen.

Citas virtuales

La aplicación Citas virtuales proporciona un centro central para todas las necesidades de citas virtuales en
Microsoft Teams. La aplicación permite una experiencia de un extremo a otro sin problemas para las
interacciones de negocio a cliente, integrando programaciones de Bookings, análisis y opciones de
administración, todo en un solo lugar.

Puede programar, ver y administrar citas virtuales, obtener actualizaciones de estado en tiempo real en una
vista de cola, enviar recordatorios de citas, ver análisis e informes para obtener información sobre la actividad
de citas virtuales y configurar los valores de calendario, personal y página de reserva.

Con cualquier licencia de Microsoft 365, puede usar las funcionalidades básicas de Citas virtuales para
programar y unirse a reuniones de negocio a cliente. Por ejemplo, puede programar citas en el calendario de
Bookings y los asistentes externos pueden unirse a través de un explorador sin tener que descargar
Teams. Teams Premium desbloquea las funcionalidades avanzadas de citas virtuales que su organización puede
usar para administrar y personalizar la experiencia. Estos incluyen una vista en cola de citas programadas y a
petición, notificaciones de texto SMS, salas de espera personalizadas y análisis.

Los usuarios pueden encontrar la aplicación Citas virtuales en la tienda de aplicaciones de Teams, o bien puede
compartir el vínculo de instalación para ayudarles a encontrarla. Puede usar una directiva de configuración de
aplicaciones para anclar la aplicación para su organización o los usuarios pueden anclar la aplicación por sí
mismos

Microsoft Teams Essentials: Microsoft Teams Essentials es una suscripción independiente de Teams
que proporciona una solución todo en uno con reuniones, chat y colaboración para pequeñas
empresas.

Microsoft Teams no está disponible como servicio independiente.

● Eventos en directo: Esta oferta en Office 365 reemplaza a la difusión de reunión Skype retirada.
Las funcionalidades de eventos en directo están disponibles para los planes de licencias, tal y
como se detalla en el servicio Stream. Revise los detalles de licencias de Microsoft Stream aquí.
Se puede acceder al servicio Live Events a través de Stream, Viva Engage o Microsoft Teams.
Para más información sobre las funcionalidades de eventos en directo, consulte Eventos en
directo en Microsoft 365 en Viva Engage, Microsoft Teams y Microsoft Stream.
● Características de voz en la nube: Para las audioconferencias, su organización debe comprar y
asignar una licencia de audioconferencia a cada usuario que vaya a configurar reuniones de
acceso telefónico local. Para las características de Teams que requieren planes de llamada, cada
usuario necesita un sistema telefónico y un plan de llamadas nacional o nacional e
internacional. Para más información, consulte Licencias de complementos de Microsoft Teams.
 ● Para obtener instrucciones detalladas sobre la implementación de características del producto,
consulte la documentación del administrador de Microsoft Teams. Esta descripción del servicio
detalla las diferencias clave entre los servicios proporcionados en las distintas instalaciones en
la nube.
● Las funcionalidades principales de Microsoft Teams no difieren entre las suscripciones. La
disponibilidad de las funcionalidades de cumplimiento depende del nivel de suscripción. Para
más información, consulte Seguridad y cumplimiento en Microsoft Teams

Explore cómo Teams puede ayudarle a usted y a sus compañeros a reunirse independientemente de
dónde se encuentre:

● Chat : envíe un mensaje a alguien o a un grupo para hablar de trabajo, proyectos o simplemente
por diversión.

● Teams: cree un equipo y canales para reunir a personas y trabajar en espacios enfocados con
conversaciones y archivos.

● Calendario : conecte con las personas antes, durante y después de una reunión para que sea fácil
encontrar la preparación y el seguimiento. Este calendario de Teams se sincroniza con el de
Outlook.

● Aplicaciones : busca aplicaciones que te resultarán familiares y explora otras nuevas para
simplificar, personalizar y administrar tu forma de trabajar.

Recomendaciones

● Póngase al día de todos los mensajes no leídos, @mentions, respuestas y mucho más en
Actividad.

● Usa el cuadro de búsqueda para buscar y filtrar elementos específicos o personas, realizar
acciones rápidas e iniciar aplicaciones.
¿Qué es Microsoft Teams?
Microsoft Teams es una plataforma para la comunicación y colaboración entre personas de un
mismo equipo, empresa u organización. Es una aplicación de mensajería que permite realizar
reuniones virtuales, chatear, compartir archivos, y mucho más.
Abre puertas a la colaboración y a la comunicación sincronizada para todos los miembros de un mismo
equipo en tiempo real.
Esta plataforma abre puertas a la colaboración y a la comunicación sincronizada para todos los
miembros de un mismo equipo en tiempo real a través del chat instantáneo, aportando flexibilidad a los
trabajadores y facilitando el trabajo en equipo. Se trata de una aplicación gratuita, que puede
utilizarse en cualquier dispositivo independientemente del lugar en el que se encuentre el usuario,
facilitando así la movilidad y flexibilidad de los trabajadores.
Aunque se trata de una aplicación gratuita, también existe una versión de pago, la cual permite
registrar un mayor número de usuarios y aumenta la capacidad de almacenamiento.
En principio Microsoft Teams se orientó al ámbito empresarial, y aunque ahora siguen siendo las
empresas las principales usuarias de Microsoft Teams, se ha extendido a otros sectores como la
educación.
Además, se integra con muchas aplicaciones. Las principales son las que componen la suite de
ofimática Office 365 de Microsoft y también con otras aplicaciones de terceros.

¿Cómo funciona Microsoft Teams?

Microsoft Teams es una herramienta de colaboración que basa su uso en un sistema de chat, con el
que los participantes en distintos espacios pueden comunicarse entre ellos. En este sistema de chat
podemos encontrar diferentes equipos y canales, cuyos miembros se comunican a través del chat y
realizan videoconferencias, llamadas o incluso comparten archivos. Pero, vamos a explicar su
funcionamiento y funcionalidades más en detalle:

Dispositivos
Microsoft Teams puede utilizarse desde un ordenador con sistema operativo Windows, MacOS o
Linux. Pero no solo desde estos equipos; también se puede utilizar desde tablets o smartphones con
sistema operativo Android o iOS.
En todos los casos será necesario descargar e instalar para ello el programa o la aplicación
correspondiente. Para ordenador puedes descargarlo en esta página, que detectará automáticamente el
sistema operativo del equipo. En el caso de utilizar un dispositivo móvil, puedes encontrarla en la
tienda de apps oficial para sistemas con iOS (Apple Store) o con Android (Google Play). En cualquier
caso, la app se instalará con facilidad. Eso sí, para poder acceder a Teams tendrás que crear antes una
cuenta gratuita de usuario de la plataforma.

Equipos de trabajo
En el núcleo de cómo funciona Microsoft Teams está la creación de espacios privados. A ellos solo
pueden acceder quienes estén autorizados para ello. Generalmente, quien crea el espacio es quien los
añade. De esta manera, todos los miembros de un equipo de trabajo podrán utilizar uno o varios de
estos espacios para interactuar, comunicarse y colaborar.
En este espacio, los equipos pueden organizarse como crean conveniente, de manera independiente
del resto de usuarios de Microsoft Teams de la empresa.

Canales
Dentro de los espacios privados para cada equipo de trabajo, sus miembros pueden poner en marcha
canales para trabajar en tareas concretas dentro de ese equipo. Esto es, cada espacio puede tener una
conversación y línea de trabajo principal, y otras subordinadas para distintos grupos dentro del equipo,
asociadas a él.
En el contexto de cómo funciona Microsoft Teams, el mecanismo de comunicación y colaboración de
los canales es muy sencillo. Este es muy similar a cómo funciona un grupo de una aplicación de
mensajería. Así, permite que quienes estén trabajando en una tarea concreta puedan organizarse, crear
documentos colaborativos y desarrollarlos de forma independiente al resto del espacio, sin saturarlo
con mensajes. Las conversaciones que se mantienen en ellos están en un único hilo, de manera que
sean accesibles a los que tienen acceso al canal. Cuando hay mensajes nuevos, quienes forman parte del
canal reciben notificaciones de las novedades.

Llamadas
Desde Microsoft Teams también se pueden realizar llamadas entre miembros de un equipo o
participantes en un canal. Estas llamadas pueden ser solo de audio, como si estuvieses hablando por
teléfono con otra persona, o también de vídeo. Tanto las llamadas de voz como las de audio se
pueden iniciar cuando se desee, o programarlas para que se celebren en un momento acordado por los
participantes en ella.
Además, existen soluciones de comunicación empresarial como Cloudya, el sistema de telefonía en la
nube de NFON, que se integran perfectamente con Microsoft Teams para realizar llamadas, como
NFON Integración con Microsoft Teams. Esta solución está pensada para las empresas que quieren
trabajar de forma flexible y remota. Permite que los empleados se conecten, se comuniquen y
colaboren rápidamente con sus equipos tanto si están en movimiento como en la oficina o en casa.

Videoconferencias
Al igual que la plataforma permite realizar llamadas entre dos miembros de un equipo, también permite
realizar videoconferencias de manera grupal. Estas se pueden realizar de forma espontánea o bien
programarlas. En cualquier caso, hay que elegir quienes participarán en ellas tras seleccionar la
opción correspondiente. Una opción perfecta para mantener reuniones entre los miembros de un
equipo.
Existen soluciones externas que se integran perfectamente con Microsoft Teams para realizar llamadas,
como NFON integración con Microsoft Teams.

Chat de Microsoft Teams

Para abrir un chat no es necesario salir de un canal. Se pueden abrir tanto desde ellos, como desde el
espacio en el que se han generado el o los canales. Puede abrirse un chat entre dos personas o para
hablar en un grupo, y en él se pueden utilizar emojis, Gifs y stickers, compartir archivos o conversar.
Iniciar un chat es tan sencillo como seleccionar la opción ‘Nuevo chat’, que aparece en la lista de
chats en curso. Concretamente, sobre todos los que estén funcionando. Para acceder a esta lista solo
hay que abrirla en el canal o espacio donde se desee abrir un chat, y elegir participantes.

Compartir archivos
Compartir archivos en Microsoft Teams es bastante sencillo. Basta con elegir la opción ‘Compartir
archivo’ en el cuadro de texto en el que se escriben los mensajes, y después hacer clic sobre el que te
interese compartir. Casi al instante, el resto de los miembros del equipo o canal con los que charles
podrán verlo y trabajar con él.

¿Quieres saber más sobre el funcionamiento de Microsoft

Teams?
En Internet puedes encontrar todo tipo de información sobre cómo funciona Microsoft Teams. Pero
sin duda, la fuente más fiable es la propia web de Microsoft. A continuación, tienes algunos de los más
destacados:

Soporte técnico
El soporte técnico de Microsoft específico para Microsoft Teams se encarga de resolver las dudas
que puedas tener sobre su funcionamiento. Además, en su página hay ya una selección de dudas y
preguntas frecuentes contestadas.

Webcast mensual
El webcast mensual de Microsoft para Teams permite, a quienes lo necesiten, recibir formación por
parte de un instructor especializado de un tema concreto. Los distintos vídeos de formación, en
inglés, están disponibles en el canal de Microsoft Teams Training.

Blog de Teams
El blog de Microsoft Teams, disponible únicamente en inglés, contiene artículos que tratan sobre las
novedades de la plataforma. Además, también muestran trucos, consejos y atajos para facilitar su
uso. Entre sus artículos también hay ejemplos de cómo se utiliza Teams en distintas empresas.

Cursos
Microsoft pone a disposición de los usuarios de Teams diversos cursos para aprender cómo funciona
Microsoft Teams. Los hay de todos los niveles, y se imparten online por parte de un instructor
experto.
Ya ves que trabajar en equipo puede ser más sencillo de lo que parece. Y, además de las opciones
que hemos visto, Microsoft Teams permite ampliar sus funciones mediante la integración con otros
programas y herramientas. Entre ellas está NFON Integración con Microsoft Teams, que permite
hacer y recibir llamadas desde Microsoft Teams, tanto entre miembros de la empresa que estén
utilizando Teams como a otras personas ajenas a ella. De esta forma Cloudya se integra en Teams, lo
que aumenta sus capacidades de comunicación y aumenta el valor de la solución cloud.

Características
Las características más importantes de Microsoft Teams son las siguientes:

● Equipos: la organización en Equipos permite realizar conversaciones y compartir documentos con un

determinado grupo de personas. Los Equipos en Microsoft Teams son grupos que funcionan de forma
similar a como lo hacen en WhatsApp y se puede pertenecer a más de uno a la vez.18

● Canales: son secciones específicas dentro de un equipo para realizar conversaciones organizadas de un
tema o proyecto en concreto. Los canales pueden estar abiertos a todos los miembros del equipo de
una manera pública, o pueden ser privados, con un acceso limitado a un pequeño grupo de personas. 19

● Llamadas: permite hacer llamadas o videoconferencias con personas de la misma institución, mantener
conversaciones privadas con una persona en particular y reuniones con hasta 100 personas a la vez.20
Las reuniones pueden ser grabadas para que los usuarios que no hayan podido asistir puedan
visualizarlas posteriormente. Además, permite invitar a reuniones mediante otras aplicaciones como
Microsoft Outlook o mediante un enlace directo.21 También se puede compartir con los asistentes el
escritorio completo, ventanas web específicas, presentaciones o una pizarra digital.20

● Calendario: con un funcionamiento similar a otros calendarios como el Google Calendar. Con esta
función se pueden ver y programar reuniones, así como tener la agenda organizada por días, semanas o
meses.22

● Archivos: se pueden compartir archivos para que el resto de personas del equipo o canal puedan ver o
descargar los archivos utilizados dentro de la institución.22

● Almacenamiento en la nube: cada equipo de trabajo puede almacenar sus documentos en la nube
mediante Microsoft SharePoint.22
 ● Acceso de invitados y acceso externo: para la comunicación y colaboración con personas fuera de la
institución. Ofrece dos tipos de acceso, el externo, que permite la búsqueda, contacto y comunicación
con usuarios de otras organizaciones, y el de invitado, que permite dar acceso a personas que no son de
la misma institución para unirse a un equipo.23

¿Qué es Microsoft Outlook?

Outlook es un gestor de información personal desarrollado por Microsoft, disponible como parte de la
suite Microsoft 365 (antes Office 365).
Microsoft Outlook puede ser utilizado como aplicación independiente para trabajar día y noche o con
Microsoft Exchange Server para dar servicios a múltiples usuarios dentro de una organización, tales
como buzones compartidos, calendarios comunes, etc.

Teniendo en cuenta que Outlook suele ser utilizado por la mayoría de los usuarios para enviar y recibir
correos electrónicos, hay varias funciones básicas que muchas personas dejan pasar. Si has empezado
a usar Outlook y quieres conocer cuáles son esas funciones (las más básicas), deberías echarle un
vistazo a la siguiente lista de puntos:
 ● Permite enviar y recibir emails.
● Dispone un apartado desde el que se puede administrar cualquier calendario.
● Función que permite realizar un seguimiento de tareas.
● Pueden programarse correos electrónicos.
● Se pueden crear reuniones, tareas y eventos.
● Cualquier usuario puede compartir un calendario para mejorar el trabajo en equipo.
● Es posible gestionar y asignar tareas a otros usuarios.
● Dispone de carpetas en las que se pueden almacenar archivos, correos y tareas.
● Se pueden añadir contactos en segundos.
● Pueden mencionarse a otros usuarios utilizando el clásico “@”.
● Es posible integrar Outlook con otras aplicaciones (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
● Se pueden crear firmas y personalizar los correos con diseños únicos.

¿Cómo funciona o cuáles son las características de Outlook?

Outlook le permite enviar y recibir mensajes de correo electrónico, administrar su calendario, almacenar
nombres y números de los contactos y realizar un seguimiento de sus tareas.

1. Direcciones de correo personalizadas

Las cuentas empresariales o corporativas del correo Microsoft 365, Outlook, son claves para brindarle
personalización a sus mensajes. De esta forma evita que los correos terminen en la bandeja de spam o
sean difíciles de identificar.

2. Movilidad

La filosofía Bring Your Own Device (BYOD) ha motivado un esquema laboral multiplataforma,
desde revisar la bandeja del correo electrónico en una cafetería hasta responder a los mensajes
importantes desde la tablet mientras está en casa. Una solución personalizada que se adapta a cualquier
momento y dispositivo.

3. Orden
Con una solución inteligente como el correo Microsoft 365 (antes Office 365) sus equipos pueden
organizar mejor su bandeja de entrada, así como marcar las conversaciones más importantes y tener
a mano los mensajes claves para no invertir más tiempo en búsquedas de emails.

4. Cero filtraciones y pérdidas de datos

Con sus cuentas de correo electrónico corporativo usted, como coordinador del área de TI de su
empresa, tiene la confianza de respaldar los datos, pues gracias a opciones personalizadas es posible
recibir notificaciones cuando haya riesgo de filtración de información confidencial o sensible como
números de tarjetas de créditos y estrategias.

5. Escalabilidad en el almacenamiento

Con Outlook, usted evita las quejas por parte de sus colaboradores por la poca capacidad de
almacenamiento del correo gratuito, las opciones productivas le permiten escalar los costos de acuerdo
con sus necesidades de almacenamiento. Además con este correo, el directorio e historial de
conversaciones importantes, se mantienen en crecimiento constante.

6. Integración con otras herramientas de colaboración

No pierda de vista la comunicación entre sus equipos e integre los archivos con otras herramientas de
Microsoft 365 como: OneDrive y Microsoft Teams, lo que promueve un entorno colaborativo claro
mientras los trabajadores tienen reuniones o videoconferencias.

7. Facilidad para migrar

Migrar a una solución eficiente, debe ser un proceso paulatino y amigable. Con el acompañamiento de
un partner de Microsoft, podrá reducir hasta en un 30 % el tiempo dedicado a implementar la nueva
solución.

¿Cuáles son las ventajas de Outlook?

Esto es lo que puede lograr a través de su correo Outlook:

1. Unifique sus cuentas de correo electrónico

Si en su empresa, sus equipos tienen múltiples cuentas de correo electrónico personales o

corporativas alojadas en Outlook, Yahoo y Gmail, con Microsoft Outlook puede unificarlas en una
sola bandeja de entrada, para evitar muchas ventanas o aplicaciones abiertas en los dispositivos.

2. Mejore el control de reuniones y conversaciones

Los colaboradores pueden mejorar su disponibilidad al programar reuniones y sesiones de trabajo.

Estas funcionalidades le ayudarán a ahorrar tiempo intentando contactar al resto de su equipo. Los
canales de comunicación de Outlook como: audios, videos y chats de grupo le servirán de soporte
cuando requiera el respaldo de sus proyectos.
3. Programe conversaciones importantes

Aquí vale la pena mencionar el hilo de conversaciones imprescindibles para las historias de equipo. Con
Outlook, sus colaboradores pueden programar cuándo desean ver mensajes claves, así, no se dejan de
lado las conversaciones decisivas para su empresa.

4. Envíe documentos de forma sencilla

Outlook facilita el anexo de documentos. Sus equipos podrán enviar documentos de manera rápida y
sin tener que abrir tantas carpetas, ya que la herramienta registra cuáles son los archivos que se han
elaborado recientemente. También se sincroniza fácilmente con OneDrive, la plataforma de
almacenamiento de Microsoft, y las demás que existen, tales como, Drive y Dropbox.

5. Utilice respuestas automáticas

La funcionalidad de respuestas automáticas serán de ayuda para cuando sus colaboradores estén de
vacaciones o en fines de semanas, porque el contacto con partners, clientes o compañeros de trabajo
seguirá siendo efectiva. El mensaje se puede crear en dependencia del asunto; por ejemplo, un
colaborador puede aclarar que volverá de vacaciones en una semana.
Es posible que vea al correo electrónico como una simple herramienta de envío de mensajes. Sin
embargo, hay muchas funcionalidades que su equipo puede aprovechar.

Correo
El correo electrónico le conecta con personas dentro y fuera de su organización. Puede agregar una
firma electrónica y datos adjuntos a sus mensajes de correo electrónico.

Crear un nuevo mensaje de correo electrónico

1. Desde cualquier carpeta de correo (como la Bandeja de entrada), elija Nuevo correo
electrónico.

Método abreviado de teclado: Para crear un mensaje de correo, presione Ctrl+Mayús+M.

2. Cuando haya terminado de redactar el correo electrónico, elija Enviar.
Para obtener más información, consulte Crear un mensaje de correo electrónico.

Agregar una firma de correo electrónico a los mensajes

Cree firmas personalizadas que aparezcan en la parte inferior de los mensajes. Las firmas pueden incluir
texto, imágenes, su Tarjeta de presentación electrónica, un logotipo o incluso una imagen de su firma
manuscrita.
Crear una firma
1. En un mensaje nuevo, elija Firma >Firmas.

2. En la pestaña Firma de correo electrónico , elija Nuevo.

3. Escriba un nombre y, después, elija Aceptar.
4. En Elegir firma predeterminada, haga lo siguiente:
o En la lista Cuenta de correo electrónico , elija una cuenta de correo electrónico para
asociarla con la firma.
o En la lista Mensajes nuevos, elija la firma que desee agregar automáticamente a todos
los nuevos mensajes de correo. Si no quiere firmar automáticamente los mensajes de
correo electrónico, puede ignorar esta opción, ya que (ninguna) es el valor
predeterminado.
o En la lista Respuestas o reenvíos, elija la firma que desee agregar automáticamente al
responder o reenviar mensajes. En caso contrario, acepte la opción predeterminada
(ninguna).
5. En Editar firma, escriba la firma y, después, elija Aceptar.
Agregar una firma
● En un mensaje nuevo, elija Firma y, después, elija la firma que desee.

Para obtener más información, consulte Crear y agregar una firma de mensaje de correo electrónico.

Reenviar o responder o un mensaje de correo electrónico

1. En la cinta de opciones o en el panel de lectura, elija Responder, Responder a todos o

Reenviar
 2. En los cuadrosPara, CC o CCO, siga uno de estos procedimientos:
o Para agregar un destinatario, haga clic en el cuadro correspondiente y escriba el nombre
del destinatario.
o Para quitar un destinatario, haga clic en el cuadro correspondiente, elija el nombre del
destinatario y, a continuación, presione Suprimir.
Para obtener más información, consulte Responder o reenviar un mensaje de correo electrónico.

Agregar datos adjuntos a un mensaje de correo electrónico

Para compartir un archivo, puede adjuntarlo al mensaje. También puede adjuntar otros elementos
Outlook, como mensajes, contactos o tareas.
1. Cree un mensaje nuevo o elija uno existente y elija Responder, Responder a todos o Reenviar.
2. En la ventana del mensaje, elija Mensaje > Adjuntar archivo.

Para obtener más información, consulte Adjuntar un archivo, mensaje, contacto o tarea a un mensaje de
correo electrónico.

Abrir o guardar datos adjuntos en un mensaje de correo electrónico

Puede abrir datos adjuntos desde el panel de lectura o desde un mensaje abierto. Después de abrir y ver
el dato adjunto, puede guardarlo. Si un mensaje contiene más de un dato adjunto, puede guardarlo como
un grupo o de uno en uno.
Abrir datos adjuntos
Según la versión de Outlook esté usando, es posible que haya varias opciones disponibles para abrir los
datos adjuntos.

● Haga doble clic en los datos adjuntos.

Para obtener más información, consulte Abrir datos adjuntos.

Guardar datos adjuntos
1. Elija los datos adjuntos en el panel de lectura o en el mensaje abierto.
2. En la pestaña Datos adjuntos , en el grupo Acciones , elija Guardar como. También puede
hacer clic con el botón derecho en los datos adjuntos y, a continuación, elegir Guardar como.
Programar una reunión

En Outlook, una reunión incluye a otras personas y puede incluir recursos como salas de conferencias.
Obtendrá las respuestas a la solicitud de reunión en la Bandeja de entrada.

● En una carpeta de Calendario , elija Nueva reunión.

Método abreviado de teclado: Para crear una nueva solicitud de reunión desde cualquier carpeta de
Outlook, presione Ctrl+Mayús+Q.
Para obtener más información, consulte Programar una reunión con otras personas.

Establecer un aviso

Los avisos aparecen en una ventana de alerta para que no se pierda una fecha límite importante. Puede
establecer o quitar avisos para casi cualquier cosa de Outlook, incluidos mensajes de correo electrónico,
citas y contactos.
Para citas o reuniones
● Abra una Cita o Reunión y, a continuación, en el cuadro de lista Aviso , elija la cantidad de
tiempo antes de la cita o reunión en la que desea que aparezca el aviso. Para desactivar un aviso,
elija Ninguno.
Para mensajes de correo electrónico, contactos y tareas
● Elija Seguimiento > Agregar aviso.

Sugerencia: Puede marcar rápidamente mensajes de correo electrónico como tareas pendientes
mediante los avisos. Estos avisos hacen que el mensaje aparezca en la lista de To-Do y en la carpeta
Tareas, pero no agrega automáticamente un aviso. Haga clic con el botón secundario en la marca de la
lista de mensajes para agregar un aviso. O bien, si tiene el mensaje abierto, elija Seguimiento >
Agregar aviso.

Contactos
Contactos es el nombre del cubo para aquellas personas (y empresas) que forman sus contactos
empresariales y personales. La persona que agregue como contacto es completamente discrecional y las
únicas restricciones que pueden aplicarse en cuanto a quién puede o no puede agregar son las
limitaciones que usted o su empresa imponen. Su empresa, por ejemplo, podría tener reglas sobre la
correspondencia con determinadas direcciones de correo electrónico externas.

Crear un contacto

Un contacto puede ser tan sencillo como un nombre y direcciones de correo electrónico, o puede incluir,
por ejemplo, detalles como direcciones postales, varios números de teléfono, una imagen y cumpleaños.
Encontrará los contactos en la opción Contactos en la barra de métodos abreviados de la esquina inferior
izquierda de la ventana Outlook.

● En Contactos, elija Nuevo contacto.

Método abreviado de teclado: Para crear un contacto desde cualquier carpeta de Outlook,
presione Ctrl+Mayús+C.
Para obtener más información, consulte Crear o agregar un contacto.

Obtener una lista de los contactos de la libreta de direcciones de Outlook

Guardar una copia de los contactos en la libreta de direcciones es una buena práctica. En Outlook 2016,
puede descargar un archivo de valores separados por comas (.csv) en el dispositivo y abrirlo en Excel.
1. Abra Outlook, elija Archivo > Abrir & Exportar > Importar o exportar.

2. En el Asistente para importar y exportar, elija Exportar a un archivo > Siguiente.

3. Elija Valores separados por comas y, a continuación, en la página Exportar a un archivo ,
elija Contactos como la carpeta desde la que exportar para su cuenta.

Importante: Antes de continuar, asegúrese de que la carpeta Contactos que elija está adjunta a
su cuenta de correo electrónico. Esto es especialmente importante si está realizando estos pasos
desde el equipo de otra persona.
4. Elija Siguiente > Examinar y, después, vaya a la ubicación donde desea almacenar el archivo
de valores separados por comas (.csv).
5. Escriba un nombre de archivo y, después, elija Aceptar > Siguiente.
 6. Elija Finalizar para iniciar el proceso de exportación.
Nota: Outlook no muestra un mensaje cuando se completa el proceso de exportación.
Abrir el archivo de .csv de contactos
El archivo de valores separados por comas (.csv) de los contactos exportados normalmente se abre en
Excel.
1. Vaya a la ubicación donde guardó el archivo .csv y ábralo.
2. Confirme que los contactos aparecen en el archivo.

Nota: Es posible que haya celdas vacías. Es normal.

3. Cierre el archivo sin realizar cambios para evitar posibles problemas al importar el archivo en un
dispositivo diferente que tenga la misma versión de Outlook o un servicio de correo electrónico
diferente.

Tareas
Crear una tarea

Muchas personas guardan listas de tareas pendientes, ya sea en papel, en una hoja de cálculo o con una
combinación de papel y métodos electrónicos. En Outlook, puede combinar varias listas en una, obtener
avisos y realizar el seguimiento del progreso de las tareas.
1. Abra Outlook y, en la pestaña Inicio , en el grupo Nuevo , elija Nuevos elementos.
2. Elija Tarea, rellene el formulario de tareas según sea necesario y, después, elija Guardar &
Cerrar.
Método abreviado de teclado: Para crear una nueva tarea, presione Ctrl+Mayús+K.
Para obtener más información, consulte Crear tareas y tareas pendientes.

Asignar una tarea

1. Elija en la barra de acceso rápido o Tareas en la barra de navegación.

2. Siga uno de estos procedimientos:

o Elija en la cinta de opciones o presione Ctrl+Mayús+K para crear una tarea.

o
 o Abra una tarea existente.
3. Elija Asignar tarea.

4. En el formulario de tareas, haga lo siguiente:

o En el cuadro Para , escriba un nombre o una dirección de correo electrónico.
o Agregue un Asunto, elija una Fecha de inicio y una Fecha de vencimiento, y
establezca Estado y Prioridad según sea necesario.

o Acepte o desactive la selección predeterminada de las dos casillas: Mantenga una copia
actualizada de esta tarea en mi lista de tareas y Enviarme un informe de estado
cuando se complete esta tarea.
o Si es necesario, escriba un mensaje en el bloque de contenido debajo de las casillas.
5. Si quiere que la tarea se repita, elija Periodicidad en la cinta de opciones, seleccione las
opciones que desee en el cuadro de diálogo Repetir tarea y, después, elija Aceptar.
Nota: Si asigna una tarea periódica, una copia de la tarea permanece en la lista de tareas, pero
nunca se actualiza. Si activa la casilla Enviarme un informe de estado cuando se complete
esta tarea , recibirá informes de estado por cada repetición completada de la tarea.
6. Elija Enviar.
Sugerencia: Outlook puede realizar un seguimiento del progreso de una tarea asignada a una persona.
Si quiere que varias personas trabajen en una tarea, divida la tarea en partes más pequeñas o asigne cada
tarea individualmente. Por ejemplo, para realizar un seguimiento de un informe que deben escribir tres
redactores, cree tres tareas independientes y asigne cada tarea individual al escritor adecuado.
Aceptar o rechazar una tarea asignada
Cuando se crea y se le asigna una tarea, esta aparece en la Bandeja de entrada.
 ● En el panel de lectura, elija Aceptar o Rechazar.

o
Abra la tarea, elija Aceptar o Rechazar en la cinta de opciones y, independientemente de la
opción que elija, seleccione Editar la respuesta antes de enviar o Enviar la respuesta ahora
y, después, elija Aceptar.
Nota: Las tareas aceptadas aparecen en la lista de tareas Outlook.
Si abre una tarea, puede Responder, Responder a todos o Reenviar a la persona que le asignó la tarea a
usted y a otros usuarios según corresponda. También puede incluir un comentario en el bloque de
mensajes.

Ver una tarea

1. Abra Outlook y, en la barra de acceso rápido, elija .

2. En la lista tareas pendientes o tareas , haga doble clic en un elemento para ver el formulario
completo.
Puede cambiar la forma de ver las tareas en cualquier momento.

● En la pestaña Inicio , en el grupo Vista actual , elija una vista diferente.

.
Imprimir una tarea

Puede elegir cómo ver las tareas y, a continuación, en función de lo que decida imprimir, en qué formato
(estilo de tabla o estilo Memo) se imprime la tarea. Por ejemplo, si selecciona una única tarea para
imprimir, la única configuración de impresión disponible es Estilo Memo. Pero si elige una lista como
lista de To-Do, también se ofrece un formato de impresión estilo de tabla.

1. Elija en la barra de acceso rápido.

2. Elija una sola tarea en una de sus carpetas (Lista de tareas pendientes o Lista de tareas ) o elija
una carpeta.
3. Elija Archivo > Imprimir y seleccione el formato (si está disponible) en Configuración.

Imprimir un mensaje de correo electrónico, un contacto o un

elemento de calendario
En Outlook, puede imprimir elementos como mensajes de correo electrónico, contactos, elementos de
calendario o vistas más grandes, como calendarios, libretas de direcciones o listas de contenido de
carpetas de correo.
1. Elija un elemento o carpeta de Outlook que desea imprimir.
2. Elija Archivo > Imprimir.
¿Dónde está la libreta de direcciones de Outlook?

En la pestaña Archivo, haga clic en Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. En el

cuadro de diálogo Configuración de la cuenta, en la pestaña Libretas de direcciones , haga clic en
Nuevo. Nota: Se muestran las libretas de direcciones existentes.