PLANIFICACION , GESTION Y
CONTROL DE PROYECTOS.
¡COMENZAMOS!
INFO IMPORTANTE: TODAS
LAS CLASES QUEDAN GRABADAS
DURANTE EL CURSO
Curso: PLANIFICACION, GESTION Y CONTROL
PROYECTOS INDUSTRIALES
Docente: Gabriel O. Gribaudo
DEFINICION:
METODOLOGÍA A APLICAR, PROCEDIMIENTOS,
HERRAMIENTAS, CONCEPTOS, INDICADORES Y
METODOS DE CONTROL para la apropiada
PLANIFICACIÓN, GESTIÓN Y CONTROL de un proyecto
nuevo u obra por ejecutarse
Curso: PLANIFICACION, GESTION Y CONTROL DE
PROYECTOS INDUSTRIALES
Docente: Gabriel O. Gribaudo
Dirigido y Pensado para :
JEFES DE OBRA,
PLANIFICADORES DE PROYECTOS,
SOBRESTANTES , CONTROLADORES,
COORDINADORES DE OBRAS, etc.
que participan en la planificación de obras y el control de
avances de la misma en el día a día.
Curso: PLANIFICACION, GESTION Y CONTROL
PROYECTOS INDUSTRIALES
Docente: Gabriel O. Gribaudo
PREAMBULO de FUNDAMENTACION:
Es muy importante, previo a la ejecución y construcción de cualquier proyecto industrial u obra,
considerar dentro de la JEFATURA DE OBRA , crear una PLANIFICACIÓN que nos permita tener a
consideración de modo pormenorizado todos los ítems que va a involucrar la inversión, conociendo al
detalle todos los elementos, herramientas, plazos, recursos humanos, etc con los que vamos a
disponer, para permitir conocer cuales serán los elementos que debemos involucrar y tener en cuenta,
en esta etapa del proyecto para garantizar buenos resultados finales.-
Una vez definidas las pautas, lineamientos y comenzadas las tareas propias de la obra, se
deberá realizar de modo diario una GESTION del tipo administrativo, técnico para evaluar y analizar ,
PERIODICAMENTE los correctos avances de tareas y trabajos planeados.-
(Supervisores-Sobrestantes)
Este método de CONTROL periódico, contemplará un análisis en campo detallado y con la
información levantada en campo se crearán una seria de indicadores de gestión que permitirán
evaluar al proyecto de modo integral y periódico, pudiendo realizar los correctivos necesarios en el
debido tiempo y no cuando ya sea tarde (Supervisores –Sobrestantes)
Curso: PLANIFICACION, CONTROL Y GESTION
PROYECTOS INDUSTRIALES
Docente: Gabriel O. Gribaudo
Se ha visto, en términos prácticos, que logrando obtener todos estos datos en campo
(indicadores que nos van a guiar), vamos a poder ser más eficientes en la gestión y control
para la cual nos contrataron y vamos a lograr optimizar costos y tiempos, que de eso se trata al
final esta relación contractual.
“UNA OBRA POCO PLANIFICADA O PROGRAMADA ,MAL GESTIONADA (desde campo) Y
POCO CONTROLADA NO LLEGA A UN FINAL FELIZ”. –
Este es el motivo por lo cual es tan importante tener claro estos conceptos primarios:
1- PARA QUE PLANIFICAMOS? PARA QUE PROGRAMAMOS?
2- PARA QUE GESTIONAMOS UN PROYECTO?
3- PARA QUE CONTROLAMOS LOS AVANCES?
CUIDAR LOS COSTOS Y EL TIEMPO ASIGNADO EN TODO MOMENTO PARA LOGRAR LA
EJECUCIÓN DEL PROYECTO DENTRO DE LOS LINEAMIENTOS INDICADOS POR EL CLIENTE
• DEFINIR CONCEPTOS DE PLANIFICACION,
CONTROL Y GESTION DE PROYECTOS
INDUSTRIALES POR GESTARSE Y
OBJETIVO DE LA CLASE
EJECUTARSE.
• INDICAR RESPONSABLES DE LAS TAREAS
• DEFINIR ALCANCES UTILES.
Organigrama de una Dirección de Obra:
Planificación, Gestión y Control a cargo de
Jefe de Obra (quien puede delegar o no)
OBJETIVOS A ALCANZAR POR EL JEFE DE OBRA O PROYECTO:
1. DETERMINAR QUE VA A CONTEMPLAR
-Conocer los detalles mayores y menores que involucran el proyecto como obra para una
planificación detallista y pormenorizada
-Conocer los alcances finales del proyecto terminado, teniendo claro cual es el objetivo
final.- La planificación debe tener un comienzo y un final , siguiendo un derrotero técnico
prolijo y ordenado.
-Conocer de antemano y desde el inicio quien y como lo van a gestionar a este proyecto
para que los resultados sean realistas y positivos.-
-Determinar un control del proyecto eficiente, con indicadores reales, útiles, duros, de
campo, actualizados y mejorables.- ( No es necesario tener demasiada información, si es
necesario y obligatorio contar con la información tal que nos permita gestionar bien).-
Demasiados indicadores por ahí entorpecen la gestión y el control.
-Conocer desde muy temprano, las interferencias de gremio que se van a
producir o pudieran producir, para plantear de un modo ordenado un cronograma
de actividades /tareas puntuales que atienda estas interferencias, para evitar
perdidas de tiempo y eficiencia en la ejecución de las mismas sin afectar a los
distintos gremios.
-Conocer en detalle los recursos disponibles para la ejecución de la obra. –
-Conocer la cantidad de Horas/Hombres disponibles por ítems y tareas, pudiendo
de antemano, al conocer este total, gestar métodos de trabajo que puedan
eficientizar la labor, ahorrando gastos, disminuyendo costos y achicando
cronograma de obra. -
Capacitación:PLANIFICACION, CONTROL Y GESTION
PROYECTOS INDUSTRIALES
Docente: Gabriel O. Gribaudo
Clase 1.
*PLANIFICACION DEL PROYECTO
*ALCANCES UTILES
● IMPORTANTE SABER:
Distintas fases de un Proyecto para que sea Ejecutivo.-
Cuidar en todo momento respetar el listado enunciado abajo.- Orden y control
1-1- LA ORGANIZACIÓN
¿POR QUÉ ORGANIZAMOS?
Parece algo completamente natural y obvio, a la vez que intrínseco en las personas.
Sin organización no podemos subsistir ordenadamente.-
En el caso de una construcción o proyecto, como muy bien saben, habrá que realizar muchas más
labores
Todas esas labores deben estar perfectamente coordinadas para llegar a un buen fin, las labores
parciales se deben ejecutar correctamente y de manera correlativa.
De modo que no es posible pensar en instalar un techo cuando ni siquiera hemos realizado las
fundaciones del edificio.- ( las tareas deberán ser prolijamente listadas)
Por estos motivos, como ya indicaba , es necesario organizar, planificar, programar , gestionar (en
campo) y controlar el proyecto.-
En un proyecto hay que llevar un control de gastos, tiempos, equipos humanos, materiales, etc.
Debemos organizar y controlar nuestra obra para conseguir el mayor beneficio dinerario o rentabilidad para
la empresa o Administración a la que pertenecemos.-
Por tanto hay que considerar las labores de organización y control de obras desde un punto de vista integral
y también debemos ser detallistas para no olvidar ninguna tarea por ejecutar.- Debemos ser meticulosos en
el gestionar.-
Los tres aspectos esenciales para lograr una adecuada integración de los sectores intervinientes en una
Obra son:
1) Una metodología de trabajo simple , capaz de gestionar y controlar el proyecto;
2) Uso de tecnologías y métodos de gestión que apoyan esta metodología y
3) La creación de una cultura de trabajo que sea eficiente gestionando.- Dicha forma de trabajo debe ser
implementada por todos los participantes a cargo de gestionar y controlar el proyecto.-
1-2:NECESIDAD DE PLANIFICAR Y PROGRAMAR LOS PROYECTOS
Sin dudas que todo Proyecto debe ser objeto de un proceso previo de planificación antes de abordar su
ejecución.
Es necesario conocer una fecha de inicio de actividades y una fecha de final de obra.-
Conocer cuanto tiempo va a llevar cada ítem en su proceso constructivo.- Tener claro cuales son los
ítems propios del proyecto.-
Saber listar detalladamente cada uno de los trabajos, por especialidad y conociendo los tiempos
mencionados arriba, poder programar la obra en un lapso de tiempo acotado.-
Actualmente se dispone de técnicas avanzadas e instrumentos poderosos (programas enlatados) que
nos permiten la obtención de un modo operativos altamente fiables, pero como todo, hay que ver que es
adaptable y útil a nuestro proyecto.(muchas veces hay programas muy complejos que confunden y no
ayudan).
Por ello, PRIMERO : Planificar y listar tareas – SEGUNDO: Programar tiempos.- Luego un proceso de
optimización de los tiempos estimados, ver de crear un proceso de gestión de los tiempos los mas
refinado posible.-
Es indispensable una planificación inicial, integral, detallada y muy pensada para tener en cuenta todos
los aspectos a considerar del proyecto , estableciendo cotas de tiempos de ejecución reales, y ajustadas
a lo solicitado por el cliente.-
La utilidad o no de cualquiera de los sistemas de programación o planificación es siempre en
función de la agilidad con que pueda responder al cambio en la situación inicial planteada,
reprogramando para poder reflejar y acomodarse a lo que está sucediendo en la realidad.
El programa tiene que ser una herramienta viva, y que se vaya adaptando perfectamente a la
progresión del proyecto y a las variaciones que se van introduciendo en el mismo.
Los problemas típicos del modelo tradicional de la gestión integral de proyectos, desde su fase
inicial de diseño hasta su ejecución, son:
1- Escasa formación y experiencia en los nuevos sistemas de gestión y planificación de obras.
2- Control de calidad ineficaz basado en métodos estadísticos que están lejos de garantizar el cien por
cien de la calidad.
3- Escaso rigor en el cumplimiento de las medidas de seguridad. (No se cuida este aspecto )
4- Errores y omisiones en proyectos. (Listar menos ítems que los que hay que tener en cuenta)
5- Falta de interés en la formación y capacitación de los trabajadores.
6-Falta de coordinación entre los actores intervinientes en las diferentes etapas del proyecto.
7- Falta de transparencia y comunicación entre las partes interesadas y
8- Baja productividad en la obra en si.- ( Mano de obra no específica)
Las principales consecuencias de todo eso son bien conocidas:
Ejecución de obras fuera de plazo, sobrecostos, reclamos derivados de la escasa calidad, excesivo
número de accidentes laborales y, en general, incertidumbre y variabilidad con respecto a las
condiciones iniciales del contrato.
Las razones históricas de esta disfuncionalidad son muchas, entre ellas, la multiplicidad de participantes
con intereses en conflicto, una cultura organizacional incompatible entre los miembros del equipo de
proyecto y el acceso limitado a la información oportuna, en el momento preciso.
El objetivo de todos los actores en la industria de la construcción debería ser una mejor, más rápida y
más eficaz gestión integral del proyecto.-
• La evolución tecnológica (software) El software que disponemos hoy para desarrollar, planificar y
llevar a cabo un proyecto es capaz de gestionar una amplia y enorme gama de datos
complejos.-(Project-Microsoft, Primavera P6-Oracle, Project Plan 365, etc)
Los profesionales jóvenes están entrando con nuevas habilidades, son conocedores de la tecnología y
se sienten cómodos con el uso de las mismas.-
. con el correcto uso de las mismas, que sean útiles y practicas).- Algunas veces mucha
(Ojo
herramienta tecnológica no sirve para indicarnos correctivos sino que solo brindan toneladas de
información no útil.
1-3:PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN
Son dos conceptos completamente distintos y que se confunden con frecuencia. Conviene que
queden aclarados desde el primer momento.
1-Planificar es analizar y listar las tareas individuales de un proyecto.-
2-Por el contrario, programar es establecer un calendario de tareas.
La planificación se ocupa del análisis de las actividades que se deben desarrollar para la
realización de un proyecto y su orden relativo de ejecución.
La planificación sirve para expresar, gráficamente, el orden en que las operaciones
deberán desarrollarse para conseguir la culminación total del proyecto. (100%).
Esta red refleja las posibilidades de ejecución más favorables sin más limitaciones que las técnicas.-
De otra parte, en la programación quedan expresadas las tareas en forma de calendario de
trabajos. El programa se obtiene a partir de la planificación previa, mediante un proceso en el
que se articulan las restricciones técnicas establecidas en la planificación y determinadas
prioridades.
Igualmente, en la fase de programación se tiene en cuenta la posible existencia de
Imponderables de tipo climatológico de carácter estacional, condiciones laborales, paros,huegas,etc.
Hoy en día la obtención de un programa de trabajos basado en una planificación se hace
mayoritariamente, aplicando un sistema de cálculo, conocido como Método del Camino Crítico.
El proceso de cálculo se hace siempre con un ordenador, lo que equivale a decir que el programa lo hace
la máquina, pero la planificación previa tiene que ser establecida por el [Link] IMPORTANTE !!
En resumen y simplificando; en la planificación se plantean los datos del problema, y en la programación
se resuelve este problema y se obtienen los resultados.
Con la intensificación de la competencia en el mercado, las empresas se han dado cuenta de que es
imprescindible invertir en los procesos de gestión y control, ya que sin estos sistemas de dirección se pierden
de vista los principales indicadores: el tiempo, el costo, la rentabilidad, la devolución de la inversión, la caja
diaria de obra,etc.
La información rápida es un recurso que vale oro. En este contexto, los procesos de planificación y control
pasan a desempeñar un papel principal, ya que tienen un fuerte impacto en el rendimiento de la producción.
Teniendo esa información actualizada periódicamente, se podrá gestionar y planificar eficientemente, siendo
veloces a la hora de aplicar correctivos .
DISTINTAS FORMAS DE
ESTIMAR LOS PROYECTOS
1⃣ 𝗝𝘂𝗶𝗰𝗶𝗼 𝗱𝗲 𝗲𝘅𝗽𝗲𝗿𝘁𝗼𝘀: CONTAR CON PROFESIONALES CON EXPERIENCIA ESPECÍFICA EN
PROYECTOS SIMILARES PUEDE MARCAR LA DIFERENCIA AL PREVER DURACIONES MÁS
PRECISAS. ¡NUNCA SUBESTIMES EL PODER DEL CONOCIMIENTO COLECTIVO!
2⃣ 𝗘𝘀𝘁𝗶𝗺𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻 𝗮𝗻𝗮́𝗹𝗼𝗴𝗮: APRENDER DEL PASADO ES CLAVE. UTILIZAR PROYECTOS PREVIOS
SIMILARES COMO REFERENCIA AYUDA A AHORRAR TIEMPO, AUNQUE ES IMPORTANTE
ASEGURARSE DE QUE LAS CONDICIONES SEAN COMPARABLES.
3⃣ 𝗘𝘀𝘁𝗶𝗺𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻 𝗽𝗮𝗿𝗮𝗺𝗲́𝘁𝗿𝗶𝗰𝗮: ¿MODELOS MATEMÁTICOS Y DATOS HISTÓRICOS? SÍ, SON TUS
ALIADOS. ESTE ENFOQUE PERMITE PROYECTAR DURACIONES BASADAS EN FACTORES
CUANTIFICABLES COMO LA CANTIDAD DE TRABAJO O RECURSOS NECESARIOS.
4⃣ 𝗘𝘀𝘁𝗶𝗺𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻 𝘁𝗿𝗶𝗮𝗻𝗴𝘂𝗹𝗮𝗿: COMBINAR LAS ESTIMACIONES OPTIMISTA, PESIMISTA Y MÁS
PROBABLE PERMITE CALCULAR UNA DURACIÓN ESPERADA QUE INTEGRA LAS
INCERTIDUMBRES DEL PROYECTO. ¡UNA TÉCNICA CLÁSICA, PERO EFECTIVA!
5⃣ 𝗕𝗮𝘀𝗲𝘀 𝗱𝗲 𝗱𝗮𝘁𝗼𝘀: CONTAR CON UN BANCO DE INFORMACIÓN HISTÓRICA CONFIABLE PUEDE
CONVERTIRTE EN UN EXPERTO AL MOMENTO DE ESTIMAR. SIN EMBARGO, RECUERDA QUE
LAS BASES DE DATOS SON UN PUNTO DE PARTIDA, NO RECETAS INFALIBLES.
Un descanso
¡10 MINUTOS Y VOLVEMOS!
ALCANCES UTILES
• 2-1:Quien debería planificar un proyecto por ejecutar?
• El denominado Jefe de Obra (de Proyecto) o su Superintendente son los responsables
del proyecto.
• (Quienes recibieron las directivas y necesidades puntuales del cliente).
• Crear un grupo de una o dos personas con conocimientos técnicos y experiencias previas
, que dentro del organigrama de JEFATURA DE OBRA, van a ser los responsables de :
PLANIFICAR TODAS LAS TAREAS QUE COMPRENDE EL PROYECTO
• ESTIMAR TIEMPOS PARA PODER COTIZAR CORRECTAMENTE y CONOCER
PLAZOS Y COSTOS FINALES, REALES.
• REALIZAR LOS SEGUIMIENTOS EN CAMPO DE LOS AVANCES que será tarea de
los supervisores velar por que se respeten los lineamientos planificados dentro del
programa de tareas ( Cronograma de obra oficial).-
• Indicar los correctivos a aplicar de los desvíos que se produzcan. (gestión y control)
• 2-2:Participes necesarios en la cotización-presupuestación.
• El Dpto. de Cotizaciones, Comerciales o los Vendedores del proyectos son actores muy importantes
quienes establecerán los costos reales , los plazos reales y los costos de financiamiento del
proyecto.-
• También deben participar en esta etapa colaborando con los planificadores, todo el Dpto. de
Ingeniería , ejecutando la ingeniería preliminar para que a continuación se puedan confeccionar los
pliegos en sus dos etapas, a saber:
• PLIEGOS DE ESPECIFICACIONES GENERALES.
• PLIEGO DE ESPECIFICACIONES PARTICULARES.
• Participante indispensables: Jefe de Obra o Proyecto y Superintendente +Ingeniería
• Participantes importantes: Sobrestante ( perfil administrativo-tecnico), Seguridad e higiene,
Supervisores, Especialistas.-
• Dpto. compras de materiales , consumibles, servicios externos , etc.
• Dpto. de Legales.-
• 2-3: Análisis en detalle de todos los aspectos técnicos que
abarcan el proyecto en su etapa de planificación y
organización.-
• Acá debemos tener en cuenta la disponibilidad de toda la INGENIERIA DE DETALLE
p/ejecución que lamentablemente no siempre la tenemos disponible en esta primera etapa de
Planificación.-
• Planos preliminares del proyecto.-Anteproyecto.- Información inicial.
• Planos de proyecto en su ultima revisión los APTOS PARA COTIZAR ( o CONSTRUIR).
• Memorias y cálculos realizados durante la etapa de cotización o presupuestación.-
• Estimaciones de materiales y mano de obra por cada ítem para tener claro que se cotizo y que
modo constructivo se pensó aplicar.-
• Los cálculos de suministros de horas equipos y herramientas.-
• Las estimaciones de jornales caídos.
• Las estimaciones que horas extras.-
• Las estimaciones de imponderables.-
• 2-4: Alcances y limites de suministros del proyecto.
• Simplemente por una cuestión presupuestaria y de costos y beneficios o rentabilidad
programada, siempre debemos tener claro, perfectamente claro, cuales son los alcances
del proyecto ( hasta donde llega o abarca) y cuales son nuestros límites de suministros.-
• En el caso que se produjeran cambios, programados o no, primero que nada hay que
notificarlos a la Dirección de Obra, luego comunicarlos al personal a cargo de la
Supervisión, previo paso por una solicitud al Dto. de Comerciales de la re cotización o
presupuesto por mayores costos de ejecución.- Esto es primordial respetarlo dentro de la
gestión de obra, porque ante cualquier cambio o solicitud por parte del cliente de ejecutar
algo extra o algo fuera de lo cotizado, se le pedirá la ORDEN DE COMPRA
COMPLEMENTARIA que contemplara los costos de este agregado o adicional.-
• Para que sea claro QUE GESTIONAR Y QUE CONTROLAR durante el transcurso de la
obra, tenemos primordialmente tener claro que abarca y que no contempla el proyecto en
si.-
IMPORTANTE A DESTACAR:
• SIN PLANIFICACION Y POSTERIOR PROGRAMACIÓN LA OBRA VA A ARRANCAR
MAL.-
• ES NECESARIO QUE QUIEN PLANIFIQUE TENGA EXPERIENCIA DE AÑOS EN ESTA
TAREA.-
• DEBE SER DETALLISTA Y METICULOSO.-
• CONSIDERAR TODOS LOS ITEMS TECNICOS DEL PROCESO CONSTRUCTIVO.
• TENER EN CUENTA TODOS LOS AGENTES QUE AFECTARÁN LOS AVANCES DE
OBRA.
• POSEER LA CAPACIDAD DE CONSIDERAR LOS IMPREVISTOS Y NO
PONDERADOS.
• LA TAREA DE PLANIFICACIÓN ES FUNDAMENTAL. ( Y la idoneidad de quien haga el
trabajo)
A TENER EN CUENTA:
• PERSONAL QUE PLANIFIQUE Y PROGRAME LA OBRA DEBE SER CAPAZ
(Técnicamente y también tener mucha experiencia anterior)
• LOS TIEMPOS DE PLANIFICACIÓN SON LARGOS Y LOS PRIMEROS
RESULTADOS SON CORREGIBLES.- ( Hacer uso del pensamiento critico y
de las mejoras continuas que podrían ser aplicables).
• El Cronograma Oficial Acordado NO SE DEBE MODIFICAR.-
• LA ETAPA DE PROGRAMACIÓN DEBE SER ASISTIDA POR
SUPERVISORES DE LAS DISTINTAS ESPECIALIDADES.- (Consensuar
¿DUDAS?
¿PREGUNTAS?
Resumen de lo visto
en clase hoy:
-PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS
-PERSONAS-RESPONSABILIDADES
-ALCANCES ÚTILES
