Modulo Auditoria – Zeus Hotel

ZEUS

AUDITORIA
Manual de usuario

ZEUS TECNOLOGIA S.A.

Centro Cial. Bocagrande Local 203
PBX: 6655515
Cartagena de Indias - Colombia
___________________
Carrera 16 # 79-76 Oficina 501
Tele Fax: 6181248 – 6097000
Bogotá - Colombia

Sistema de Administración Hotelera 1

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Tabla de Contenido
1. ENTRANDO A AUDITORÍA................................................................8
1.1 . CONTROL DE VERSIONES...............................................................9
2. MENÚ AUDITORÍA.........................................................................11
2.1 . PINTER SETUP..............................................................................11
2.2 . HUÉSPEDES QUE NO SALIERON...................................................12
2.3 . RESERVAS UTILIZADAS PARCIALMENTE.......................................13
2.4 . INCONSISTENCIAS........................................................................14
2.5 . DATOS INCOMPLETOS DEL CHECK IN...........................................19
2.6 . RESERVAS NO SHOWS..................................................................21
2.7 . ACTUALIZACIÓN ESTADÍA Y/O TARIFA.........................................23
2.8 . CONSULTA DE HABITACIONES Y/O FOLIOS..................................23
2.9 . CONSULTA DE REGISTROS............................................................23
2.10 . HUÉSPEDES GENÉRICOS............................................................25
2.11 . CAMBIAR TARIFAS DE REGISTROS.............................................26
2.12 . CAMBIO TARIFAS / TEMPORADA..............................................26
2.13 . CAMBIO DE PLAN......................................................................28
2.14 . AUDITORIA DE FOLIOS..............................................................28
2.15 . AUDITOR SALDO DE HUÉSPEDES EN CASA................................32
2.16 . FACTURAS Y REMISIONES.........................................................36
2.16.1 . CONSECUTIVOS DE FACTURA REPETIDOS...........................36
2.16.2 . CONSULTAR........................................................................37
2.16.3 . ANULACIÓN DE FACTURAS.................................................39
2.16.4 . ANULACIÓN DE FACTURAS GENERADAS HOY....................42
2.16.5 . DEVOLUCIÓN DE FACTURAS...............................................42
2.16.6 . REACTIVACIÓN DE FACTURAS ANULADAS..........................44
2.16.7 . ACTUALIZAR FACTURAS PAGADAS.....................................45
2.16.8 . ANULACIÓN DE REMISIONES..............................................47
2.16.9 . FACTURACIÓN DE REMISIONES..........................................49
2.16.9.1 . ACERCA DE LAS FORMAS DE PAGO.............................................49
2.16.9.2 . OPCIONES DE LA VENTANA DE FACTURACIÓN DE REMISIONES. 51
2.16.10 . NOTAS CRÉDITO/DÉBITO....................................................53
2.16.10.1 . PRECONDICIONES.....................................................................62
2.16.10.2 . POSCONDICIONES.....................................................................63
2.16.11 . ANULACIÓN DE NOTAS CRÉDITOS/DÉBITO........................64
2.16.12 . ANULACIÓN DE RETENCIONES...........................................66
2.16.1 . FACTURACIÓN MASIVA DE REMISIONES............................67
2.17 . ACTUALIZAR SEGEMENTACIÓN.................................................70
2.18 . FOLIOS SUSPENDIDOS...............................................................72
2.19 . CAMBIO DE DOCUMENTO........................................................73
2.20 . APERTURA DE EVENTOS VARIOS...............................................74
2.21 . PRESUPUESTO INFORME GERENCIA.........................................74
2.22 . DESBLOQUEO MASIVO DE HABITACIONES...............................75
2.23 . TAREAS PROGRAMADAS/ PROGRAMAR TAREAS......................77

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2.24 . TAREAS PROGRAMADAS/ EJECUTAR TAREAS...........................80

2.24.1 . COMPLETAR DATOS...........................................................80
2.24.2 . VALIDAR TAREAS................................................................81
2.24.1 . DESACTIVAR TAREAS..........................................................81
2.24.1 . EJECUTAR TAREAS..............................................................82
2.25 . CRÍTICA DE CAJA.......................................................................82
3. MENÚ CARGOS.............................................................................85
3.1 . CARGOS A FOLIOS........................................................................85
3.1.1 . PARA INGRESAR UN NUEVO CARGO.....................................87
3.1.2 . PARA BORRAR UN CARGO.....................................................89
3.1.3 . PARA IMPRIMIR UN SOPORTE DE UN CARGO.......................92
3.1.4 . PARA CONSULTAR LOS CARGOS SIN IMPORTAR SU ESTADO 92
3.1.5 . PARA EMITIR EL ESTADO DE CUENTA DEL FOLIO...................93
3.1.6 . CARGAR CATEGORÍAS FISCALES.............................................93
3.1.7 . OPCIONES DE VALIDACIÓN DE LA COMANDA.......................94
3.1.8 . CARGOS CON CONTRATO Y TERCERO....................................96
3.2 . GENERACIÓN DE CARGOS GENERAL............................................97
3.2.1 . FORMATO EN COLUMNA....................................................101
3.3 . GENERACIÓN DE CARGOS X HABITACIÓN..................................103
3.4 . APLICACIÓN GENERAL DE CARGOS............................................103
3.4.1 . QUE HACER SI EL PROCESO FALLA.......................................108
3.5 . TRANSFERENCIA ENTRE FOLIOS.................................................109
3.6 . TRANSFERENCIA ENTRE CUENTAS M/E......................................112
3.7 . ACTUALIZACIÓN EN FOLIOS CERRADOS.....................................114
3.7.1 . ABONOS O PAGOS A FOLIOS CHECK-OUT............................115
3.7.2 . CARGO A CUENTA POR COBRAR CON CONTROL DE CUPO DE
CRÉDITO 117
3.7.3 . PARA EMITIR UNA FACTURA...............................................117
4. MENÚ CONSULTAS E INFORMES..................................................118
4.1 . CHECK-IN DESPUÉS DE APLICAR CARGOS...................................118
4.2 . UPGRADES DE HABITACIONES...................................................119
4.3 . LISTADO GENERAL DE CARGOS..................................................120
4.4 . RESUMEN DE CARGOS...............................................................123
4.5 . LISTADO DE CARGOS TRANSFERIDOS.........................................127
4.6 . AJUSTES REALIZADOS.................................................................128
4.7 . DEPÓSITOS / DEPÓSITOS VIGENTES...........................................130
4.8 . DEPÓSITOS / HABITACIONES SIN DEPÓSITOS APLICADOS.........132
4.9 . DEPÓSITOS / MOVIMIENTO DE DEPÓSITOS...............................132
4.10 . SALDO HUÉSPEDES EN CASA...................................................133
4.11 . SALDO DE FOLIOS...................................................................138
4.12 . CONTROL DE LIMITES DE CRÉDITO.........................................140
4.13 . LOG DE TRANSACCIONES........................................................141
4.14 . LLAMADAS POR TIPO DE EXTENSIÓN.....................................144
4.15 . LLAMADAS POR RANGO DE FECHA.........................................145
4.16 . COMPROBANTE CONTABLE....................................................146
4.16.1 . GENERACIÓN DE COMPROBANTE CONTABLE..................146
4.16.1.1 . VERIFICAR PLAZAS, BANCOS DE CHEQUES Y TARJETAS.............147

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4.16.1.2 . GENERAR MOVIMIENTO CONTABLE.........................................148

4.16.1.3 . CREAR TERCEROS......................................................................156
4.16.1.4 . EXPORTAR INFORMACIÓN A CONTABILIDAD............................157
4.16.1.5 . PARÁMETROS DE LA INTERFAZ CONTABLE...............................157
4.16.1.6 . RECLASIFICACIÓN DE TERCEROS...............................................160
4.16.1.7 . COMO GENERAR LOS MOVIMIENTOS PARA RECLASIFICAR......161
4.16.1.8 . COMO HABILITAR LA ESTRUCTURA ESPECIAL PARA NIIF..........163
4.16.1 . CONSULTA COMPROBANTE CONTABLE............................165
4.16.2 . INFORME CONTABLE / CUENTA.......................................167
4.16.1 . CUENTAS DE CARGOS.......................................................168
4.16.1 . CUPO DE CRÉDITO EN CONTABILIDAD.............................169
4.17 . OCUPACIÓN POR TIPO DE HABITACIÓN..................................170
4.18 . PRECUENTAS...........................................................................171
4.19 . CUADRE DE CAJA....................................................................174
4.20 . CONSULTA DE FOLIOS.............................................................177
4.21 . VOUCHERS/REPORTE DE VOUCHERS......................................177
4.22 . VOUCHERS / VOUCHERS (DETALLE).......................................178
4.23 . VOUCHERS HABITACIONES CHECK-IN.....................................179
4.24 . VOUCHERS GENERADOS MANUALMENTE..............................180
4.25 . LISTADO DE BONOS................................................................181
4.26 . FACTURAS / REMISIONES........................................................181
4.26.1 . FACTURAS POR PAGAR.....................................................181
4.26.2 . LISTADO DE FACTURAS.....................................................183
4.26.2.1 . REIMPRIMIR FACTURA ANULADA.............................................188
4.26.1 . FOLIOS CHECK-OUT SIN FACTURA....................................189
4.26.1 . REPORTES ESPECIALES X Y Z.............................................191
4.26.2 . LISTADO DE REMISIONES.................................................191
4.26.1 . LISTADO NOTAS CRÉDITO/DÉBITO...................................193
4.27 . ABONOS REALIZADOS.............................................................195
4.28 . LISTADO DE PAGOS POR FORMA DE PAGO.............................196
4.29 . COMPROBANTE DE INFORME DIARIO....................................199
4.30 . CARGOS EN CLASE CONTRARIA...............................................203
4.31 . CARGOS A FOLIOS CERRADOS.................................................204
4.32 . BLOQUEO DE HABITACIONES COMUNICADAS........................205
4.33 . RESERVAS/FOLIOS CON IMPUESTOS EXCLUIDOS....................206
4.34 . TRASUNTO DE ENTRADAS Y SALIDAS......................................207
4.35 . CRÍTICAS DE CAJA...................................................................208
4.36 . HABITACIONES LIMPIAS SIN APLICAR CARGOS.......................209
4.37 . CARGOS POR DEPENDENCIA...................................................210
4.38 . AUDITORÍA DE FACTURAS POR CUENTA DE INGRESO............212
4.39 . FOLIOS POR FECHA.................................................................215
5. MENÚ ESTADÍSTICAS...................................................................216
5.1 . ESTADÍSTICAS DE OCUPACIÓN...................................................216
5.2 . ESTADÍSTICAS HABITACIONES-CONSUMOS...............................218
5.3 . ESTADÍSTICAS DE HUÉSPEDES....................................................218
5.3.1 . HUÉSPEDES ESTADÍA...........................................................219
5.3.2 . HUÉSPEDES POR MOTIVO DE VIAJE.....................................219
5.3.3 . HUÉSPEDES POR CIUDAD ORIGEN.......................................221

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5.3.4 . HUÉSPEDES POR AGENCIA...................................................224

5.3.5 . HUÉSPEDES POR OFICINA....................................................226
5.3.1 . HUÉSPEDES POR AGENCIA...................................................228
5.3.1 . HUÉSPEDES POR EMPRESA..................................................230
5.3.1 . HUÉSPEDES POR OFICIO......................................................233
5.3.2 . HUÉSPEDES POR CLASE.......................................................236
5.3.3 . CLIENTES POR PROGRAMA..................................................238
5.3.4 . HUÉSPEDES POR AGENCIAS.................................................240
5.3.5 . HUÉSPEDES POR EVENTOS..................................................241
5.3.6 . VISITAS POR RANGO DE FECHAS.........................................242
5.3.1 . OCUPACIÓN DE HUÉSPEDES................................................244
5.4 . ESTADÍSTICAS DE OFICINA.........................................................246
5.4.1 . HUÉSPEDES POR OFICINA - AGENCIAS.................................246
5.4.2 . HUÉSPEDES POR OFICINA - EMPRESAS................................248
5.4.1 . HUÉSPEDES POR OFICINA – DURACIÓN...............................249
5.4.2 . HUÉSPEDES POR OFICINA – PLANES....................................250
5.4.3 . VENTAS DE EMPRESAS POR RANGOS..................................252
5.4.4 . VENTAS DE EJECUTIVA POR EMPRESA.................................254
5.4.5 . VENTAS DE EJECUTIVA POR AGENCIA.................................256
5.4.1 . VENTAS DE EJECUTIVA........................................................258
5.5 . ESTADISTICAS DE HABITACIONES...............................................259
5.5.1 . INFORME FINAL DE HABITACIONES.....................................259
5.5.2 . INFORME NOCTURNO DE HABITACIONES...........................262
5.5.3 . INFORME NOCTURNO DE HABITACIONES HISTÓRICO.........265
5.5.4 . DESCUENTOS DE HABITACIONES POR OFICINA...................266
5.5.5 . HISTÓRICO DE CARGOS GENERADOS...................................267
5.5.6 . CONSULTA INTEGRAL..........................................................268
5.5.7 . HABITCIONES DAY USE........................................................271
5.6 . ESTADÍSTICAS DE PLANES..........................................................271
5.6.1 . HUÉSPEDES POR PLANES Y AGENCIAS.................................271
5.6.2 . HUÉSPEDES POR PLANES Y OFICINAS..................................273
5.6.3 . HUÉSPEDES POR PLANES Y CIUDAD ORIGEN.......................274
5.6.4 . HUÉSPEDES POR PLANES Y CIUDAD ORIGEN+PLAN.............276
5.6.5 . HUÉSPEDES POR PLANES.....................................................279
5.6.6 . HUÉSPEDES POR PLANES Y EMPRESAS................................281
5.6.7 . HUÉSPEDES POR PLANES Y TEMPORADAS...........................282
5.6.8 . HUÉSPEDES POR PLANES Y DEPENDE DE/ SUBDEPENDENCIA
284
5.7 . REVISAR ESTADÍSTICAS..............................................................285
5.7.1 . CARGOS QUE SUMAN EN LAS ESTADÍSTICAS.......................287
5.8 . INFORME GLOBAL DE GERENCIA...............................................288
5.8.1 . EXCLUIR CARGOS DE LAS VENTAS TOTALES.........................293
5.8.1 . PRESUPUESTO.....................................................................294
5.9 . ESTADÍSTICA DE EMPRESA/SEGMENTACIÓN/CIUDAD...............294
5.10 . COMPARATIVOS.....................................................................296
5.10.1 . MESES - AGENCIAS...........................................................296
5.10.2 . MESES – PLANES..............................................................297
5.10.3 . MESES – CIUDAD..............................................................297
5.10.4 . MESES – OFICINAS............................................................298
Sistema de Administración Hotelera 5
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5.10.5 . MESES – EMPRESAS.........................................................299

5.10.6 . MESES – AEROLÍNEAS.......................................................300
5.10.7 . MESES – VENTAS POR CARGO..........................................301
5.10.8 . MESES – MEDIOS DE PAGO..............................................302
5.10.9 . MESES – CLASE DE HUÉSPEDES........................................302
5.11 . POR COMPLEJOS.....................................................................303
5.11.1 . RESUMEN DE CARGOS POR COMPLEJOS..........................303
5.11.2 . FORECAST POR COMPLEJO...............................................304
5.11.2.1 . FORECAST VALORIZADO...........................................................306
5.11.3 . ESTADÍSTICAS DE OCUPACIÓN POR COMPLEJO...............307
5.11.4 . PROMEDIO DE INGRESOS.................................................308
5.11.5 . VENTAS GLOBALES...........................................................309
5.11.6 . PROMEDIO DE OCUPACIÓN.............................................312
5.11.7 . UTILIZACIÓN DE HABITACIONES.......................................313
5.12 . ESTADÍSTICAS DE SEGMENTACION.........................................316
5.12.1 . HUÉSPEDES POR SEGMENTACIÓN Y AGENCIAS................316
5.12.2 . HUÉSPEDES POR SEGMENTACIÓN Y CIUDADES................318
5.12.3 . HUÉSPEDES POR SEGMENTACIÓN Y OFICINAS.................319
5.12.4 . HUÉSPEDES POR SEGMENTACIÓN Y EMPRESAS...............320
5.12.5 . INFORME DE VENTAS.......................................................322
5.12.6 . HABITACIONES POR SEGMENTO......................................324
5.13 . CARGOS, PAGOS Y SALDOS.....................................................326
5.14 . REPORTE DIARIO.....................................................................327
5.15 . MOVIMIENTO CUENTA HUÉSPED...........................................328
5.16 . ESTADÍSTICAS DE RESERVAS/CONSULTA INTEGRAL................330
5.17 . PERNOCTES.............................................................................332
5.18 . ESTADÍSTICA POR EMPRESA...................................................335
5.19 . ESTADÍSTICAS DE EVENTOS.....................................................336
5.19.1 . CLIENTES EVENTOS POR CLASE........................................337
5.20 . ESTADÍSTICA DETALLADA DE VENTAS.....................................338

Sistema de Administración Hotelera 6

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INTRODUCCIÓN

¿Qué es Auditoria?

Todos los procesos y transacciones realizadas en un hotel

durante el día convergen, al final de este, en otra serie
de procesos que tienen como finalidad realizar una
revisión exhaustiva que permita corregir los posibles
errores o inconsistencias que se hayan podido presentar.
Para estas labores de revisión ZEUS cuenta con el
módulo de Auditoria, el cual posee las herramientas
necesarias para una revisión rápida y precisa de los
datos.

Otra función de este módulo, pero no menos importante,

es la generación de los cargos correspondientes al
desglose de los planes de los huéspedes y su posterior
aplicación a cada habitación de forma automática.

La generación de estadísticas también corresponde a

este módulo el cual cuenta además con un número
amplio de reportes para su consulta.

Sistema de Administración Hotelera 7

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1 . ENTRANDO A AUDITORÍA
Después de seleccionar el icono de Auditoria, ya sea
desde el menú Inicio de Windows (Start en la versión
en inglés) o desde un acceso directo el escritorio de
Windows, aparece la ventana de Inicio de sesión.

Presione
Nombre del
para entrar
Usuario con el
al sistema.
que desea
ingresar
Presione
Clave o
para salir
Contraseña del
del sistema
usuario
Figura 1 Inicio de sesión

Después de indicar Usuario y Clave, se despliega la

ventana principal.

Los
Usuarios y
sus Claves
son
creados
desde el

Sistema de Administración Hotelera 8

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 2 Ventana principal de Auditoria

En el margen derecho encontramos varios botones,

divididos en grupos así:

Grupo Imag Detalle

en
Botones El primer botón de esta sección
de Acceso permite bloquear la pantalla, de
a Otros tal forma que solo podremos
Módulos volver a usar el sistema si
de Zeus ingresamos nuestra clave. Los
Hotel demás botones nos dan acceso a
cualquier módulo, el cual se abre
de forma automática con el
usuario y clave que hayamos
definido
Botones Los botones de esta sección nos
de Acceso agilizan el acceso a las opciones
a las del menú. Su propósito es el
principale mismo del menú: acceder a las
s opciones del sistema, por lo que
Opciones cuentan con las mimas
del restricciones, con la agilidad que
módulo da el acceso con un solo clic.

Botón Especialmente cuando estamos

para conectados a servidores remotos
reconecta es posible que la estación pierda
rse al conexión con el servidor. Este
servidor botón nos permite reintentar la
en caso de conexión y así evitar que
una tengamos que salir y volver a
desconexi entrar al sistema
ón

A continuación, detallaremos los menús y cada una de

sus opciones.

Sistema de Administración Hotelera 9

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1.1 . CONTROL DE VERSIONES

Para el correcto funcionamiento del sistema, es
necesario garantizar que las versiones de los
programas instalados en las estaciones
(ejecutables), sean compatibles con la base de
datos.

Debido a esto, el sistema realiza una validación

cuando intentamos ingresar. Si existe diferencias en
la versión, se puede presentar una de dos
situaciones:

1. Si se tiene una versión de ejecutable que no

corresponda a la versión de la base de datos
se mostrará la siguiente ventana:

2. Si lo que no corresponde es la versión del

service pack del ejecutable con la versión de
la base se mostrará el siguiente mensaje:

El sistema no le permitirá ingresar hasta que

unifique las versiones del ejecutable con la
base de datos.

Sistema de Administración Hotelera 10

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

2 . MENÚ AUDITORÍA
La primera de las tareas de una auditoria, es la revisión
del estado actual del hotel. En este menú encontramos
un grupo de opciones con las que podemos efectuar
dicha labor.

Figura 3 Menú Auditoria

2.1 . PINTER SETUP

Permite indicar con que impresora, de las conectadas al
sistema, deseamos imprimir los reportes del sistema.

Figura 4 Printer Setup (Configuración de Impresora)

Sistema de Administración Hotelera 11

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Otra forma de indicar la impresora que desea usar, es al

momento de imprimir los reportes como veremos más
adelante.

2.2 . HUÉSPEDES QUE NO SALIERON

Al final de la jornada el proceso de auditoría verifica
información de las habitaciones del hotel, entre esos
datos es importante verificar cuales huéspedes, que se
esperaba salieran para la fecha actual, no han salido.
Este proceso también es realizado por el área de
recepción una vez pasa la hora de Check-out. En
cualquier caso el objetivo es verificar porque no salieron
los huéspedes, si es posible hacer una alargue de estadía
y bajo que condiciones se haría, verificar como las
reservas que llegan se vería afectadas por esta situación
y tomar las acciones y correctivos adecuados.

Esta opción despliega un informe que detalla los

huéspedes cuya fecha de salida está definida para hoy y
aún no han hecho Check-out. Para emitirlo solo debemos
presionar el botón imprimir de la barra de herramientas.

Figura 5 Informe de Huéspedes que no Salieron

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe

generado:

Sistema de Administración Hotelera 12

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2.3 . RESERVAS UTILIZADAS PARCIALMENTE

Cuando reservamos habitaciones podemos agregar a
cada Línea de la reserva una o varias habitaciones, de
hecho podemos agregar varias Líneas a una misma
reserva. Cuando arriba el huésped al hotel se realiza el
proceso de registro de dichas reservas de forma
individual, es decir una habitación a la vez; es por tanto
posible que alguna de las habitaciones de la reserva no
sean registradas, y es de aquí donde se desprende al
concepto de reservas utilizadas parcialmente.

Esta opción detalla las reservas que llegan hoy y no se

utilizaron en su totalidad, generando inicialmente una
consulta y, si queremos, un informe.

Figura 6 Reservas Utilizadas Parcialmente

Para generar la consulta debemos presionar el botón

Listar de la barra de herramientas. Posteriormente
podremos imprimir usando el botón Imprimir de la
misma barra. La siguiente imagen muestra un ejemplo
del informe generado:

Sistema de Administración Hotelera 13

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2.4 . INCONSISTENCIAS
Dentro de las diferentes labores y procedimientos
realizados por los usuarios de Zeus Front, es posible
encontrar información ingresada de forma errada o
incompleta, también procesos que no han sido
ejecutados o que no han terminado, y en general
situaciones que el sistema requiere que sean resueltas
para que pueda llevarse a cabo el cierre del día. Estas
situaciones se conocen en Zeus Front como
inconsistencias.

Una vez seleccionada esta opción el sistema realiza una

búsqueda y despliega los datos de las inconsistencias
encontradas. Estas inconsistencias se dividen en dos
grandes grupos principales:

 Avisos o advertencias: Representados por la letra

“W” Indica que se ha ejecutado un proceso que es
importante auditar. El cual No detiene el proceso
de generación, aplicación de cargos y cierre.

 Errores: Representados por la letra “E” Indica

que existen datos errados o incompletos. La
generación, aplicación de cargos y el cierre del
día no podrán llevarse a cabo hasta que no se
tomen las acciones correspondientes.

Sistema de Administración Hotelera 14

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Figura 7 Consulta de Inconsistencias

Siempre hagamos clic sobre una fila de la lista de

inconsistencias el sistema mostrará una descripción de la
misma y una posible solución o forma de verificarla. La
siguiente tabla muestra detalles de las más importantes:

 Avisos o advertencias (W)

Inconsisten Motivo
cia Se presenta cuando el número de huéspedes
registrados en una habitación es diferente a la
# DE clase de habitación seleccionada. Por ejemplo,
PERSONAS registrar dos personas en una habitación triple
CHECKIN NO
COINCIDEN
o bien tres personas en una habitación doble.
CON CLASE DE
HAB Recomendación: Diríjase a la opción registro
de huéspedes del módulo recepción y seleccione
la clase de habitación correcta.

Desde el módulo de Ama de llaves se ha

reportado un número de personas diferentes a
las que se encuentran registradas.
# DE PERS
CHECK-IN <> Recomendación: Verifique que la información
AMA DE suministrada por Ama de llaves sea correcta. En
LLAVES
caso afirmativo, tome los correctivos del caso
(dar check-out a las personas mal chequeadas o
hacer check-in a quienes faltan por ser
registradas.)

Sistema de Administración Hotelera 15

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Se ha asignado un tipo de habitación mayor a la

reservada.
UPGRADE DE
HABITACIONES
Recomendación: Tome atenta nota de la tarifa
que se le está cobrando a la habitación

Se hizo un cargo desde pos a Front pero no se

registró en el folio correspondiente.
CUENTAS DE
POS NO
REGISTRADAS Recomendación: De acuerdo al número de
EN FRONT Cuenta de Pos, verifique si está correctamente
cargada en el folio, en caso que no proceda a
anular la cuenta y volverla a cargar de nuevo.

Se anulo la factura y el pago de un folio cerrado

y dejando el saldo vivo.
FOLIO
CERRADO CON
SALDO** Recomendación: Diríjase a la opción de
Actualización de Folios cerrados y verifique la
información.

Se presenta cuando en un registro generado

para una reserva, se ha agregado una
habitación Walk-in.

HABITACION Recomendación: Diríjase a la ventana de

REGISTRADA registro de huéspedes y verifique que la reserva
POR FUERA DE haya sido usada y que el walk-in realmente
LA RESERVA
corresponde a otra habitación. Suele suceder
que por error se ingresa la reserva y en lugar de
seleccionar la línea reservada el usuario ingresa
una habitación Wlak-in, quedando viva la
reserva.

 Errores (E)

Inconsisten Motivo
cia No se ha definido la tasa de cambio del dólar
para la fecha actual.
NO HAY TIPO
DE CAMBIO Solución: Desde el módulo parámetros/Tasa de
cambio ingrese la tasa de cambio
correspondiente.

# DE El número de adultos, niños y adicionales

PERSONAS
indicados en el registro de huéspedes es
CHECKIN NO
COINCIDEN diferente a las personas check-in.
CON

Sistema de Administración Hotelera 16

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Solución: dependiendo de la situación podría:

1. Corregir, desde el registro de huéspedes, los
valores indicados para Adultos, Niños y
ACOMPAÑANT
ES
Adicionales.

2. Hacer check out o agregar los acompañantes

que sobren o falten en el registro.

La estadía de la habitación no se puede alargar

puesto que existe un bloqueo programado para
la habitación.

Solución: De acuerdo a la situación podría:

PROLONGACIO
N ESTADIA 1. Desbloquear la habitación los días
CON HAB necesarios.
BLOQUEADA

2. No prolongar la estadía y hacer check-out

a la habitación.

3. Cambiar los huéspedes a una habitación

no bloqueada.

Se le hizo check-in a la habitación con un plan si

desglose.
PLAN SIN
PAQUETE Solución: Desde el módulo de recepción,
DEFINIDO cambiar el plan de la habitación o bien, desde el
módulo de parámetros, ingresarle el paquete el
plan.

Existen habitaciones a las cuales se les hizo

Check-in con un plan que exige cambio de tarifa
TARIFAS CON cuando se pasa de una temporada a otra.
CAMBIO
TEMPORADA Solución: Seleccione la opción Cambio Tarifas
Temporadas del menú Auditoría y haga los
cambios pertinentes.

En alguno(s) de los puntos de venta existe una o

varias cuentas que no han sido canceladas.
CUENTAS
ABIERTAS EN
Solución: Desde el módulo de
POS Posadmin/Especiales/Cuentas Abiertas Verifique
los ambientes con esta característica.
Posteriormente proceda a cancelar o Anular las
cuentas.

PORCENTAJE Se hizo check-in a huéspedes que comparten

NO ES IGUAL A
tarifa y no se asignaron correctamente los
100%

Sistema de Administración Hotelera 17

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

porcentajes.

Solución: Diríjase al registro de la habitación y

verifique los porcentajes asignados al titular y al
subtitular de la habitación.

Se hizo check-in a un titular que comparte tarifa

y no se registró el respectivo titular.

Solución: Diríjase al registro de la habitación y

verifique si en el TAB de acompañantes está
registrado el Huésped como subtitular.
COMPARTE SIN
SUBTITULARES 1. Si no está, proceda a registrarlo

2. Si está registrado pero como

acompañante y no como subtitular, use la
opción Cambio de
Titular/subtitular/Acompañante del
módulo de recepción para cambiar el tipo
de huésped.

Existen Folios Check-in con Factura ó Remisión

Generada

Solución: Dependiendo del caso puede:

1. Anular la factura generada por la opción

Anulación de Facturas del Menú de
Auditoria
FOLIO CHECK
IN NO DEBE
TENER
2. Anular la Remisión generada por la
FACTURA ó opción Anulación de Remisiones del
REMISION Menú de Auditoria

3. Confirmar el Check-out al Folio

Importante: Cuando se realiza una factura a la

cuenta maestra de un folio la cual corresponde a
un proceso de facturación anticipada, está
inconsistencia no se genera, dado que el folio
podrá permanecer check-in.

HABITACION Se registró una habitación en complimentary o

CON PLAN
uso de casa y tiene valor en la tarifa
COMPLIMENTA
RY O HOUSE
USE CON Solución: Dependiendo del caso usted puede
TARIFA
DIFERENTE A 0
1. Cambiar el valor de la Tarifa a cero (0)

Sistema de Administración Hotelera 18

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

2. Cambiar el Plan de la Habitación

Existe un folio Suspendido al cual no se le

FOLIO EN pueden hacer cargos
ESTADO
SUSPENDIDO Solución: Diríjase a la opción de Suspensión de
Folios y Active el folio.

Existe un folio de eventos registrado al que no se

le ha asignado una clase de folio.

Solución: Estas inconsistencias se pueden

corregir dependiendo del caso, si el folio esta
check-in y es de eventos ó de grupos, lo pueden
hacer por el link de FOLIO que se encuentra en
la ventana de apertura de eventos y de grupos.

Para cualquier caso se puede hacer por medio de

FOLIO DE las nuevas opciones de Asignar Clase de Folio
EVENTOS SIN que se encuentran en el módulo de recepción y
CLASE DE Zeus folios.
FOLIO
DEFINIDA
o Recepción\Proceso\Asignar Clase de
Folio

o Zeus folios\Folios\Asignaciones
Especiales\Asignar Clase de Folio

Nota: Esta inconsistencia no siempre está activa,

el usuario puede activarla si desea que se
aplique la restricción. Para activarla debe
cambiarse el parámetro de inconsistencia por
clase de folio de los parámetros de hotel.

FOLIO DE Existe un folio de eventos registrado al que no se

HABITACION
le ha asignado una clase de folio.
SIN CLASE DE
FOLIO
DEFINIDA Solución: Estas inconsistencias se pueden
corregir desde la ventana Asignar Clase de Folio
del menú Proceso del módulo Recepción

Nota: Esta inconsistencia no siempre está activa,

el usuario puede activarla si desea que se
aplique la restricción. Para activarla debe
cambiarse el parámetro de inconsistencia por

Sistema de Administración Hotelera 19

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

clase de folio de los parámetros de hotel.

Se presenta cando hay habitaciones con

habitaciones comunicadas registradas que tiene
programada salida para hoy y no han salido,
ALARGUE DE
ESTADÍA CON (Habitaciones que debían salir pero se quedaron
BLOQUEOS y tienen habitaciones bloqueadas por
POR comunicadas)
HABITACION
COMUNICADA
Solución: Desde la opción de Actualización
Estadía/Tarifa, del módulo recepción, haga el
cambio de estadía de la habitación.

Existen Habitaciones que se les registro otras

como comunicadas, pero las fechas de bloqueo
EL BLOQUEO
DE LAS
de estas últimas no es igual a la fecha de entrada
COMUNICADAS y salida de la habitación principal.
NO COINCIDEN
CON LA Solución: Desde la opción Registro de
ESTADÍA DE LA
HABITACIÓN Huéspedes, utilice el botón de habitaciones
comunicadas, quite las habitaciones
comunicadas y asígnelas nuevamente.

Se han programado tareas a las habitaciones

registradas que aún no se han ejecutado.
HAY TAREAS
PROGRAMADA Solución: en el menú Auditoria/Tareas
S PENDIENTES Programadas/Ejecución de tareas debemos
POR EJECUTAR
ejecutar o desactivar las tareas pendientes. Ver
2.24 . TAREAS PROGRAMADAS/ EJECUTAR
TAREAS

Esta inconsistencia se presente cuando un folio

se le ha aplicado retenciones automáticas y aún
permanece check-in. En este caso es necesario
FOLIO
hacer check-out al folio o bien anulara las auto-
CHECKIN CON retenciones generadas.
AUTORRETENC
IONES CREE Importante: Cuando se realiza una auto-
APLICADAS
retención a la cuenta maestra de un folio la cual
corresponde a un proceso de facturación
anticipada, está inconsistencia no se genera,
dado que el folio podrá permanecer check-in.

En el módulo de recepción también se encuentra la

opción Inconsistencias, permitiendo así que cada
Sistema de Administración Hotelera 20
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

recepcionista pueda dejar su turno libre de errores y con

las aclaraciones pertinentes en los casos de procesos
especiales realizados por este.

2.5 . DATOS INCOMPLETOS DEL CHECK IN

Durante el proceso de registro de huéspedes existe un
número importante de campos que el recepcionista debe
ingresar, desde datos básicos como el nombre e
identificación del cliente, hasta datos adicionales como
su procedencia y nacionalidad. Algunos de estos campos
no son de carácter obligatorio o lo pueden ser según
parámetros globales del sistema.

Figura 8 Informe de Huéspedes con Datos Incompletos en el Check-in

Es posible definir si deseamos ver los huéspedes que

actualmente están Check-in o aquellos que fueron
registrados en una fecha indicada. Para establecer estas
características debemos seleccionar entre las casillas
“Huéspedes Check-in” y “Huéspedes Registrados en esta
Fecha”. Para este último caso debemos adicionalmente
especificar la fecha que deseamos consultar.

Desde esta opción podemos verificar cuales son aquellos

huéspedes que han sido registrados y tienen campos que
no fueron diligenciados durante el proceso de registro.

Si deseamos verificar todos los campos que internamente

tiene definido el sistema como verificables, solo debemos
presionar el botón Imprimir de la barra de herramientas,
luego de haber seleccionado las opciones antes descritas.

Otra opción que tenemos es especificar cuales son los

campos que nos interesa que el sistema valide y nos
informe si no están diligenciados. En este caso debemos
marcar la casilla “Datos Seleccionados”. Si no hemos
configurado los campos que deseamos validar, debemos
Sistema de Administración Hotelera 21
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

iniciar por definirlos presionando el botón “Seleccionar

Datos” de la barra de herramientas, el cual solo se activa
si marcamos la casilla “Datos Seleccionados”. Cuando
presionamos este botón el sistema nos despliega una
nueva ventana:

En esta ventana debemos agregar los datos, para ellos

nos ubicamos en el campo “Datos Seleccionados” e
ingresamos el código correspondiente y presionar el
botón Guardar ubicada junto a la cuadrícula; si
desconocemos el código podemos usar el botón de ayuda
(o la tecla F4) para que el sistema muestre la lista de
campos disponibles:

Luego de agregar los campos que queremos verificar

podemos salir de la ventana para seleccionar datos y
presionar el botón Imprimir de la barra de herramientas.
Sistema de Administración Hotelera 22
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe

generado, donde el sistema muestra información general
del huésped y una lista de los campos no diligenciados
(resaltados en la imagen):

2.6 . RESERVAS NO SHOWS

Una reserva No Show es aquella que se esperaba que
llegara y no llegó. Para establecer que no llego es
necesario hacer el cierre, es en ese momento que el
sistema asigna el estado de reserva No Show. Esta
consulta despliega por tanto una lista de todas dichas
reservas para el día actual. De este listado se pueden
derivar diferentes decisiones tal y como veremos a
continuación.

Figura 9 Reservas No Shows

Sistema de Administración Hotelera 23

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Las tres últimas columnas del listado permiten indicar

cuál será la acción a tomar con las reservas:

 La primera columna indica que se debe cancelar

la línea de la reserva que se encuentra no show,
para seleccionarla presione clic.

 La segunda columna se selecciona si desea

actualizar la fecha de entrada de la reserva, la
cual pasará a ser igual a la fecha de llegada actual
más uno.

 La tercera columna permite indicar de manera

informativa si se debe cobrar o no el No Show.

Si desea cobrar la reserva se recomienda abrir un folio

de eventos varios, hacer el cargo por el concepto que
corresponda y utilizar la opción de aplicación de
depósitos a folios para hacer efectiva la garantía. Para
más detalles sobres estas opciones consulte los manuales
de los módulos Recepción y Reservas respectivamente.

Para marcar cualquiera de las columnas debe hacer clic

sobre la deseada, mientras que para quitar la marca
debe presionar la tecla Suprimir. Después de seleccionar
las respectivas opciones debe presionar el botón guardar
de la barra de herramientas para hacer efectivos los
cambios.

Cancelación de Reservas

Cuando seleccionamos la columna que indica al sistema

que debe cancelar la reserva, y presionamos el botón
Guardar, el sistema realiza la cancelación utilizando
como motivo de cancelación el que se ha establecido en
el parámetro global “Motivo Default al Cancelar
Reservas No Show”. Sin embargo si este parámetro no
está definido el sistema utilizará el motivo definido en
otro parámetro: “Motivo Default al Cancelar Reservas
con Corte”. Ambos parámetros pueden ser modificados
desde el menú “Proceso/Definición de Parámetros-Hotel”
del módulo Parámetros de Zeus Front.

Gracias a estos parámetros podemos usar el informe

“Reservas por Fecha” y buscar las reservas canceladas
Sistema de Administración Hotelera 24
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

por el motivo especificado, con lo que obtendremos un

informe de las reservas canceladas automáticamente por
esta opción. Para más detalles de este informe consulte
el manual del módulo Reservas de Zeus Front.

2.7 . ACTUALIZACIÓN ESTADÍA Y/O TARIFA

La ventana desplegada por esta opción brinda la
posibilidad de realizar cambios a la estadía (alargue o
acorte) o a la tarifa de la habitación. Además despliega
información general de la habitación tal como sus cargos
y el log de transacciones.

Para más detalles de esta opción consulte el manual del

módulo Recepción.

2.8 . CONSULTA DE HABITACIONES Y/O FOLIOS

Reúne en una sola ventana la información más
importante de una habitación o un folio específico que
esta check-in. Esta consulta presenta, además de una
información global, 6 secciones que permite conocer los
datos de los Acompañantes, Cargos, Llamadas, Log,
Vouchers Detallados, Vouchers General.

Para más detalles de esta opción consulte el manual del

módulo Recepción.

2.9 . CONSULTA DE REGISTROS

Siempre que registramos una habitación se genera un
número de registro asociado, de hecho con un mismo
número de registro puede registrarse varias
habitaciones, como es el caso de los grupos y las
reservas de varias habitaciones. Esta opción despliega
una ventana con información general de un número
registro especificado.

Sistema de Administración Hotelera 25

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 10 Consulta de Habitaciones y Folios

Para consultar solo debemos ingresar el número de un

registro que se encuentre Check-in y presionar la tecla
tabulador. El sistema desplegará los datos generales del
registro y una lista de todas las habitaciones registradas
con el detalle del número de la habitación, su tipo, el
huésped titular, etc.

Figura 11 Consulta de Registros de Habitación

Si no conoce el número del registro puede utilizar el

botón de ayuda para localizarlo.

Sistema de Administración Hotelera 26

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

2.10 . HUÉSPEDES GENÉRICOS

En el proceso de reserva de habitaciones Zeus exige el
ingreso del número de documento de identificación, sin
embargo este es un dato con el que la persona
encargada de ingresar las reservas no siempre cuenta.
Para estas situaciones el sistema provee la posibilidad de
generar un número de documento temporal de forma
automática conocido como Cédula Genérica, el cual
consta de un número consecutivo de 15 caracteres que
inicia con la letra “G”.

Por defecto Zeus Hoteles no permite hacer cierre

mientras existan huéspedes registrados que tengan una
cédula genérica asociada, de hecho se genera una
inconsistencia tipo “E”, aunque paramétricamente se
puede cambiar esta directiva.

Esta opción del menú Auditoria emite un listado con los

huéspedes que se encuentran registrados en el hotel con
cédulas genéricas; nos permite especificar si se
despliegan todos los huéspedes o solo aquellos que se
encuentran check-in.

Las cédulas
genéricas son
asignadas
automáticament
Figura 12 Huéspedes Genéricos e por el sistema
en el módulo de
reservas a
aquellos
huéspedes de los
El proceso que debe seguir el auditor luego de verificar que se
los huéspedes con cédula genérica es asignar el número
y tipo de documento real usando la opción Cambio de
Documento.

Para emitir el listado seleccione la opción deseada y

presione el botón Imprimir. Luego indique la forma de
salida. La siguiente imagen muestra un ejemplo del
informe generado:

Sistema de Administración Hotelera 27

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

2.11 . CAMBIAR TARIFAS DE REGISTROS

Bajo un mismo número de registro pueden registrarse
varias habitaciones, situación que normalmente se
presenta cuando registramos grupos o varias
habitaciones de una misma reserva. Mediante esta
opción podemos realizar un cambio de tarifa a las
habitaciones ingresadas bajo un mismo número de
registro. La diferencia con otras opciones de cambio de
tarifa está en la facilidad de hacer el cambio a varias
habitaciones sin tener ingresar al registro de cada una.

Figura 13 Tarifas de Registros

Para cambiar la tarifa del registro

1. Ingrese el número del registro

2. En la lista de habitaciones mostrada, ubíquese en la

columna Valor y digite la nueva tarifa de la
habitación. Repita este paso para cada habitación

3. Presione el botón Guardar.

Sistema de Administración Hotelera 28

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

2.12 . CAMBIO TARIFAS / TEMPORADA

ZEUS brinda la posibilidad de definir diferentes
temporadas en el año, de igual manera permite indicar a
los planes y a las reservas si al cambiar de temporada
debe cambiar el valor de la tarifa de habitación. Por otra
parte durante el proceso de creación de tarifas se debe
establecer una fecha de vigencia de la misma.

Cuando la tarifa asociada al plan de una habitación que

está check-in tiene fecha inicial hoy, se considera que
hay un cambio de trifa por temporada y por tanto es
mostrada en esta ventana.

Podemos
utilizar los
botones
“Selecciona
r Todo” o
“Quitar
Selección a
Todo” para
mayor
Figura 14 Cambio de Tarifa por Cambio de Temporada

El sistema no permite hacer cierre con habitaciones que

tengan una nueva tarifa disponible y que no se les haya
indicado si se mantiene o se cambia, por lo tanto genera
a inconsistencia “TARIFAS CON CAMBIO TEMPORADA”, la cual
desaparece de la lista tan pronto seguimos los pasos
especificados a continuación.

El sistema sugiere la nueva tarifa con base en el valor

registrado en el plan, aunque si lo desea podrá escribir el
valor de la tarifa que desea ingresar

Para actualizar las tarifas

1. Haga clic en el campo Marca para indicar que se

cambiará la tarifa.

Sistema de Administración Hotelera 29

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

2. En la columna “Nueva Tarifa” digite los nuevos

valores para cada habitación si desea cambiarlo. En
este campo se muestra la tarifa actualmente vigente
en el Plan.

3. Presione el botón Grabar de la barra de

herramientas.

Si no va haber cambios en los valores debemos omitir el

paso 2.

2.13 . CAMBIO DE PLAN

Los planes definen los cargos y tarifas que se cobran por
los servicios incluidos en la estadía del huésped. Esta
opción nos permite asignar un nuevo plan a una
habitación o un folio de eventos varios Check-in.

Figura 15 Cambio de Plan

Para realizar el cambio de plan debemos ingresar el

número de la habitación, el nuevo plan y presionar el
botón Guardar.

Para más detalles sobre esta opción consulte el manual

del módulo Recepción.

Sistema de Administración Hotelera 30

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

2.14 . AUDITORIA DE FOLIOS

La ventana desplegada por esta opción nos detalla toda
la información de los cargos realizados a un folio, visto
desde diferentes ángulos. Su objetivo es darnos una
“radiografía” que nos permita analizar los cargos
realizados y auditarlos para verificar que son
consistentes.

Podemos auditar folios de eventos y de habitaciones,

estén o no Check-in con solo indicar su número. Sin
embargo antes de entrar en detalles sobre este proceso
debemos conocer algunas generalidades.

Cuando ingresamos el número de folio el sistema llena

información general del mismo, con datos de fecha de
llegada y salida y, si es el caso, información sobre la
habitación asociada. Luego encontramos 5 pestañas
relacionadas todas con los cargo realizados, la primera
de ellas detalla los cargos.

Si ingresamos un número de habitación el sistema

mostrará el folio asociado solo si la habitación se
encuentra check-in, de otra forma indicará que no hay
datos seleccionados.

Sistema de Administración Hotelera 31

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 16 Auditoria de Folios

El primer concepto que debemos tener respecto a los

folios es que manejan valores detallados y valores
acumulados, conocidos como Detalle y Cabecera
respectivamente. En esta pestaña el sistema muestra en
la sección “Datos de la Cabecera” el tipo de folio (H:
habitación, E: Evento, G: Grupo), el estado (31:Check-in,
32:Check-out), si está bloqueado o no y los valores
acumulados de movimientos débitos y créditos del folio
así como el saldo actual (débitos - créditos).

En la sección Detalle, encontramos la lista de cargos

realizados ordenados por fecha, con información
detallada registro a registro y los totales de movimientos
débitos y créditos del folio así como el saldo (débitos -
créditos). Una parte de la auditoría consiste en
corroborar que los saldos del detalle y la cabecera son
iguales, de hecho si hay diferencias el sistema resalta los
saldos en color rojo.

La siguiente pestaña nos muestra nuevamente los

cargos, en esta oportunidad, separados en dos grupos
que contienen los movimientos de naturaleza débito y
crédito respectivamente. Al igual que la pestaña general
esta nos da la opción de filtrar los cargos realizados a las
cuentas Maestra o Extra del folio o bien ver todos los
cargos seleccionando la opción Ambas.

Sistema de Administración Hotelera 32

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

La pestaña “Cargos por Fecha”, nos muestra valores

acumulados por día. El acumulado es el resultado de la
diferencia entre los débitos y los créditos. Cuando los
créditos son mayores el valor se despliega como
negativo. El sistema detalla valor, impuesto y el total del
día. La columna Contab, nos indica si es un cargo de POS
o no.

Los impuestos de Zeus se manejan de forma detallada

(cargo a cargo) y acumulada mediante un cargo
totalizado por cuenta y por fecha. La pestaña “Cargo de
IVA” no muestra los dos valores. En la cuadrícula “Valor
IVA Cargo de IVA” nos muestra el total de IVA cargado
para cada día; el sistema llega a este valor luego de
sumar todos los cargos de IVA del folio. La cuadrícula
“Valor IVA Columna de IVA” también nos muestra los
totales de IVA para cada día pero en este caso llega al
resultado sumando el IVA de cada registro.

Sistema de Administración Hotelera 33

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Desde luego los valores de IVA para cada fecha deben

ser iguales en ambas cuadrículas, una valor diferente
denota un descuadre.

La última pestaña de la auditoría de folios muestra una

cuadrícula con los valores acumulados de cada cargo por
fecha, incluidos los cargos de impuesto.

En todas las pestañas encontramos la casilla “No

Refrescar”, con la cual podemos indicar al sistema que
no vuelva a consultar la información. La actualización
normalmente ocurre cuando hacemos clic sobre
cualquiera de las pestañas. Esta funcionalidad es
practica cuando estamos trabajando remotamente y
tenemos muchos datos en el folio.

Ante la posibilidad de un descuadre del folio, ya sea en

los saldos o en los acumulados de impuestos, el sistema
cuenta con un botón para realizar el recálculo. Con solo
presionar el botón “Recalcular Folio” de la barra de

Sistema de Administración Hotelera 34

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

herramientas el sistema revisara los valores y hará las

verificaciones y actualizaciones necesarias para generar
los acumulados correctos de acuerdo a los movimientos.

2.15 . AUDITOR SALDO DE HUÉSPEDES EN CASA

La generación de movimiento contable, permite preparar
y enviar los asientos al ERP del hotel. Una de las cuentas
afectadas por este proceso es la de huéspedes en casa, la
cual básicamente mantiene los saldos por pagar de
dichos huéspedes.

Esta cuenta está subdividida internamente manteniendo

saldo por cada folio, esta subdivisión se hace a través de
Auxiliares Abiertos.

Esta opción nos permite realizar una comparación de los

movimientos generados en Hoteles y POS para la cuenta
de saldo huéspedes en casa, contra los registrados en
Zeus Contabilidad.

Figura 17 Auditor saldo de Huéspedes en Casa

La comparación se realiza para una fecha específica.

Además, tenemos opciones de filtro para realizar una
validación más específica.

Sistema de Administración Hotelera 35

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Nota: el auditor está disponible desde la versión 9

revisión 5 de Zeus Contabilidad. Si tiene una versión
inferior, el sistema le notificará.

No podrá ingresar al auditor.

Los siguientes son los campos disponibles como criterios

para la consulta:

FECHA A EVALUAR: Especifica la fecha hasta la cual se

realizará la comparación contra Zeus Contabilidad, se
deberá tener en cuenta que se compararán los
movimientos contabilizados de FRONT por lo cual no es
recomendable comparar con fechas superiores a la
máxima fecha de contabilización ya que esto generará
diferencias.

FOLIO: indique un número de folio específico a

consultar.

MOSTRAR SOLO FOLIOS CON DIFERENCIA: Omitirá

en la consulta los folios que no presenten diferencias
contra contabilidad.

INCLUIR FOLIOS CON SALDO EN CERO: Mostrará en

la consulta solo los folios que tengan saldo en cero, cabe
resaltar que estos folios serán omitidos de la consulta si
no presentan diferencia contra contabilidad.

Para realizar la consulta indique los criterios deseados y

presione el botón “Ejecutar” de la barra de
herramientas. El sistema mostrará una comparación
entre el saldo que tienen los folios en Zeus Front contra
su correspondiente Auxiliar Abierto en Zeus
Contabilidad. La siguiente imagen nos muestra un
ejemplo:

Sistema de Administración Hotelera 36

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Aquellos folios que presentan diferencia en valores, o

que no existen en la contabilidad, son resaltados en color
amarillo. Debajo de la cuadrícula, podemos observar
totales que nos informan sobre la cantidad de folios con
diferencia, así como la diferencia en dinero.

Podemos obtener el detalle de los movimientos

relacionados con cada folio, para ello debemos hacer
doble clic sobre el registro que deseamos consultar. El
sistema desplegará una nueva ventana con el detalle:

Nota: El sistema solo mostrará el detalle de los

movimientos cuando el parámetro global “Reclasificación
Detallada Fuente de Contabilización” tenga el valor ‘S’.

Sistema de Administración Hotelera 37

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 18 Detalle Movimientos Auditor de Saldo Huéspedes en Casa

La ventana nos permite realizar dos análisis, cada uno de

ellos en una pestaña:

 MOVIMIENTOS Vs CONTABILIZACIÓN: realiza

una comparación ente los valores del folio y los
registrados en Zeus Contabilidad,
independientemente si se ha generado o no
movimiento contable.

 MOVIMIENTOS COBTABLES: Realiza una

comparación entre los movimientos contables
generados en Zeus Front y los que reposan en la
contabilidad. La siguiente imagen muestra un
ejemplo:

Sistema de Administración Hotelera 38

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Informes del Auditor y Detalle

Tanto desde la ventana principal del Auditor, como desde

la ventana del detalle de movimientos se pueden emitir
informes. En ambos casos contamos con un botón
“Imprimir” en la barra de herramientas.

Cuando presionamos este botón desde la ventana del

auditor, el sistema despliega un informe con los mismos
datos consultados, la siguiente imagen muestra un
ejemplo:

Cuando presionamos el botón “Imprimir” para los

movimientos, el sistema nos da la posibilidad de imprimir
los datos de cada una de las pestañas:

Seleccione la opción preferida. La siguiente imagen

muestra un ejemplo del informe generado:

Sistema de Administración Hotelera 39

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 19 Folios Vs Contabilización

Figura 20 Contabilización Vs Contabilidad

2.16 . FACTURAS Y REMISIONES

2.16.1 . CONSECUTIVOS DE FACTURA REPETIDOS

Un número de factura normalmente es único y a medida
que se reciben nuevas resoluciones o permisos de
facturación por parte de los entes gubernamentales
correspondientes, se asignan nuevos consecutivos que
regularmente continúan la numeración de la resolución
anterior.

Sistema de Administración Hotelera 40

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

A pesar de lo anterior existen algunos casos en que un

consecutivo puede estar generado para varios folios, esto
puede ocurrir como resultado de las asignaciones que se
realizan respecto a los consecutivos de facturación.

Esta situación nos puede llevar a que al ingresar un

número de factura, el sistema despliegue los datos de un
folio diferente al esperado, debido a que por defecto el
sistema carga el primer registro encontrado de varios
que cumplen el criterio de búsqueda. En estos casos
Zeus provee opciones de búsqueda especiales que
permiten ubicar el registro adecuado.

En caso de presentarse un caso en que varios folios

presenten el mismo número de factura, puede utilizar la
ayuda del campo factura para buscar el registro deseado,
el sistema cargará en la ventana exactamente el registro
seleccionado y el folio correspondiente, resolviendo así la
posible ambigüedad. Esta opción de búsqueda está
disponibles en ventanas como la Reversión de Facturas,
Devolución de Facturas, Consulta de Facturas,
Reactivación de Facturas y el Listado de Facturas

2.16.2 . CONSULTAR
Utilice esta opción cuando requiera conocer información
general de las facturas que tiene actualmente un folio o
bien conocer a que folio está asociada una factura, tenga
en cuenta que para consultar por el número de la factura
deberá conocer el documento de facturación asociado.
Sistema de Administración Hotelera 41
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 21 Consulta de Facturas de un Folio

Para realizar la consulta por folio

1. Seleccione el Documento de Facturación que

desea consultar

2. En el campo Folio digite el número de folio que

desea consultar y presione la tecla Tabulador.
Puede utilizar el botón de la ayuda (o la tecla F4])
para ubicar el número por nombre o habitación.

3. En la sección “Facturas Actuales del Folio” podrá

verificar que cuentas han sido facturadas. Utilice
la lista desplegable Cuenta para seleccionar la
cuenta que desea consultar; siempre que
seleccione una cuenta el sistema mostrará el
número de factura asociada.

Para realizar la consulta por factura

1. Seleccione el Documento de Facturación que

desea consultar

2. En el campo Factura digite el número de factura

que desea consultar y presione la tecla Tabulador.
Puede utilizar el botón de la ayuda (o la tecla F4])
para ubicar el número.

El sistema mostrará el número de folio asociado a

la factura indicada.

En la sección “Facturas Actuales del Folio” podrá

verificar que cuentas han sido facturadas. Utilice
la lista desplegable Cuenta para consultar las
otras cuentas; siempre que seleccione una cuenta

Sistema de Administración Hotelera 42

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

el sistema mostrará el número de factura

asociada.

2.16.3 . ANULACIÓN DE FACTURAS

Un folio en Zeus puede tener hasta 5 facturas o similares
generadas, una por cada cuenta disponible. Esta opción
permite anular cualquier documento de facturación
generado a un folio de habitación o de eventos varios.

Cuando anulamos una factura no estamos anulando sus

cargos, todos los cargos que se encuentran en el folio se
mantienen intactos. Por su lado los pagos, salvo una
excepción, también se mantiene en el folio, el sistema no
reversa pagos de contados, tarjetas y similares al realizar
la anulación. En términos generales una anulación de
factura solo revierte el documento como tal.

La excepción que existe para los pagos son los pagos tipo
cuenta por cobrar (CXC), estos pagos podrían ser
revertidos de forma automática por el sistema si así se ha
definido. Es recomendable que al anular una factura
también se anule la CXC, de hecho en los parámetros de
Hotel se tiene definido este valor por defecto. La razón
por la que se recomienda mantener este parámetro en
“S” es por el efecto contable que la anulación tiene:

Zeus genera una transacción contable de una CXC

gracias al pago como tal, el registro de la factura por
sí solo no tiene un efecto contables no hay un pago. A
cada pago CXC se le asocia los datos de la factura y se
contabiliza. Cuando anulamos una factura lo que el
sistema hace por defecto es aplicar la anulación con
una transacción contraria, que genera otro cargo igual
al original pero débito. Como son precisamente los
cargos los que afectan la contabilidad, este cargo
contrario del pago CXC es el que finalmente se
reflejará en Zeus Contabilidad como una anulación. De
esto podemos inferir claramente que de no haber una
anulación del pago tampoco habrá una transacción
contable que anule la factura.

Sistema de Administración Hotelera 43

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 22 Anulación de Facturas

La primera sección de la ventana nos permite localizar el

folio o la factura y consultar las facturas que tiene
generadas, tal y como se explica en el inciso 2.16 .
FACTURAS Y REMISIONES. En la parte inferior
encontramos dos campos para ingresar el porque de la
anulación y la cuenta que deseamos anular.

Importante: Por defecto el sistema permite anular

cualquier factura que se haya generado en cualquier
fecha sin importar si es de meses o años anteriores, sin
embargo es posible cambiar una directiva que nos
permita definir cuantos meses hacia atrás es posible
anular facturas.

El parámetro de Hotel con el nombre “Meses Permite

Anular”, recibe un número para indicar un tope o cero
para especificar que no hay restricción.

Sistema de Administración Hotelera 44

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Para Anular una factura u Documento de

facturación

1. Digite el número de folio o localícelo con el botón

ayuda, podrá ubicar el número de folio por
número de habitación, nombre del cliente y
número de acción de socio entre otros.
2. Indique el motivo de la anulación
3. En la sección “Elija la factura que Desea Anular”,
seleccione la cuenta que contiene la factura a
anular.
4. Presione el botón “Anular factura” de la barra de
herramientas.
5. Confirme la anulación de la factura.

Importante: Si se han aplicado auto-retenciones, el

sistema automáticamente anula los cargos de auto
retención aplicados. El sistema le pedirá
confirmación si desea anular la factura y sus
Auto-Retenciones.

Sistema de Administración Hotelera 45

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Nota: No es posible anular una factura si se le ha

generado una Nota Crédito. Si intenta anular una
factura con esta condición, el sistema le notificará que
no se puede realizar dicho proceso.

Facturas con Auto-retenciones

Si intenta anular una factura que tenga auto-
retenciones aplicadas el sistema le informará de esto
al solicitar la confirmación de la anulación:

En Caso de que el sistema por algún motivo no puedo

anular las auto retención, le informara por medio de un
mensaje pero continuara con el proceso de anulación de
la factura.

En estos casos debemos hacer la anulación manual de

dichos cargos ya que el sistema controla que después
de haber aplicado cualquier retención no se pueda
agregar ningún cargo al menos de que anulen dichas
retenciones. Ver 2.16.12 . ANULACIÓN DE
RETENCIONES

Anulación e Interfaz con Facturación Electrónica

Si existe una interfaz activa con un sistema de

facturación electrónica la anulación puede tener varios
comportamientos según cada legislación. Algunas no
permiten la anulación, solo notas, otras lo permiten bajo
ciertas condiciones, por ejemplo, si aún no ha sido
enviada al ente de control de impuestos.

Sistema de Administración Hotelera 46

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Cuando alguna de las condiciones se dé, le sistema

informará en caso de estar a la espera de que se cumplan
las condiciones esperadas:

Si el proceso no puede llevarse a cabo porque no es

posible anular la factura electrónica, el sistema lo
informará mediante un mensaje y no realizará la
anulación en Zeus Hoteles:

En casos como Facture (PL-Colab) en Colombia, la DIAN

no permite un proceso de anulación como tal, en su lugar
se hace es una nota crédito por el valor completo de la
factura. Igual sucede con FreeRisk y la SRI de Ecuador.

2.16.4 . ANULACIÓN DE FACTURAS GENERADAS HOY

Esta opción permite anular las facturas generadas a un
folio de habitación o de eventos varios, solo si la fecha de
generación es igual a la de corte. El proceso que sigue es
exactamente igual al indicado en el inciso 2.16.3 .
ANULACIÓN DE FACTURAS.

El propósito por la que existe una opción separada para

las facturas generadas el mismo día es el control de
acceso, es decir, poder asignar permisos separados a los
perfiles de forma que no todos puedan anular cualquier
factura.

Sistema de Administración Hotelera 47

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

2.16.5 . DEVOLUCIÓN DE FACTURAS

Antes de entrar en detalles sobre el proceso de
devolución de facturas hablemos de la anulación. El
proceso de anulación de facturas consiste, en términos
generales, en cambiar el estado del documento de
facturación generado, este proceso se realizar sin afectar
los cargos del folio. Para más detalles sobre el proceso
de anulación consulte el inciso 2.16.3 . ANULACIÓN DE
FACTURAS

La devolución de facturas no solo anula la factura

generada, además realiza cargos en naturaleza contraria
a los cargos original con el fin de que haya una
afectación contable. De alguna forma el sistema nos evita
realizar un proceso manual de anular la factura y revertir
uno a uno los cargos del folio.

1 6

Figura 23 Devolución de Facturas

Para realizar los cargos en naturaleza contraria el

sistema requiere de un folio en el que realizarlos, es por
ello que nos brinda las opciones:

a. Cargar a Nuevo Folio: el sistema creará un folio

nuevo con los datos que indiquemos en la sección
“Información Personal”

b. Cargar al Folio Actual: el sistema hará todos los

cargos contrarios en el mismo folio en el que se
Sistema de Administración Hotelera 48
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

realizaron los cargos originales y del cual estamos

anulando la factura.

c. Cargar al Folio Indicado: el sistema hará todos los

cargos contrarios en el folio indicado en el campo
Folio, el cual debió ser creado anteriormente,
estar Check-in y sin factura ni bloqueos:

Es recomendable marcar la casilla “Suspender Folio al

Finalizar”, para que el folio origen no pueda ser afectado
posteriormente.

Antes generar la devolución es posible mirar la factura

actual del folio utilizando el botón de facturación de la
barra de herramientas.

Para Realizar la Devolución:

1. Seleccione el Documento de Facturación

generado al folio

2. Indique el número del folio que contiene la factura

3. Seleccione la cuenta que fue facturada. El sistema

mostrará el número de factura asociado

4. Indique el motivo por el cual desea realizar la

devolución

5. Especifique a que folio desea realizar el cargo

entre las tres opciones antes mencionadas, e
indique información adicional según el caso (datos
personales o número de folio).

6. Presione el botón “Devolución de Factura” de la

barra de herramientas.

El sistema realizará el proceso e informará una vez haya

finalizado. De igual forma emitirá mensajes en caso de

Sistema de Administración Hotelera 49

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

no ser posible realizar la devolución. El resultado del

proceso de devolución será la factura anulada y los
cargos contrarios generados. Debemos tener en cuenta
que los pagos son devueltos en el folio original y jamás
generan movimientos en los nuevos folios si se ha
indicado un folio destino diferente. Tampoco se generan
nuevos cargo en otros folios de los depósitos o los Paid-
out generados por devolución de dinero.

2.16.6 . REACTIVACIÓN DE FACTURAS ANULADAS

Luego de anulada una factura es posible que nos
encontremos con una anulación realizada de forma
incorrecta, quizás porque hayamos anulado el número de
factura incorrecto o una situación similar. Para estos
casos el sistema nos da una posibilidad de deshacer esa
situación y dejar la factura en su estado original.

Para poder reactivar una factura se deben cumplir varios

requisitos, todos relacionados con el folio. Luego de
anulada la factura:

 El folio no se le deben hacer realizados

movimientos de ningún tipo (hacer, transferir o
revertir cargos o pagos)

 No se debió generar otra factura al folio

Figura 24 Reactivación de Facturas Anuladas

Para Reactivar una Factura

1. Indique el Documento de Facturación generado

Sistema de Administración Hotelera 50

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

2. Indique el número de factura que desea reactivar

3. Presione el botón “Reactivar Factura” de la barra

de herramientas

4. Confirme la Reactivación de la Factura.

Antes de iniciar la reactivación el sistema suspende el

folio para que no sea modificado, si no puede
suspenderlo emitirá un mensaje y cancelará el proceso.
Al finalizar la reactivación eliminará la suspensión.

2.16.7 . ACTUALIZAR FACTURAS PAGADAS

Las cuentas por cobrar (CXC) generadas desde Zeus
Hoteles y enviadas a Zeus Contabilidad, siguen un
proceso contable de cartera, todo este proceso se lleva
independiente en el sistema contable con respecto al
hotelero, quiere decir ello que normalmente no se tiene
información en Zeus Hoteles sobre si se ha o no pagado
la factura. Gracias a esta opción es posible sincronizar
esta información, de tal forma que Zeus Hoteles pueda
establecer y guardar información en cuanto al pago de la
factura en contabilidad. En esta opción puede incluso
realizar el mismo proceso para las facturas CXC hechas
desde los puntos de venta.

Sistema de Administración Hotelera 51

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

4 6
1

2
3

Figura 25 Actualizar Facturas Pagadas

La lista desplegable “Documentos de Facturación” nos

permite indicar cuales de los documentos que generan
un número de factura o comprobante fiscal se desea
consultar; solo es posible consultar un documento de
facturación al tiempo. Es importante tener en cuenta que
para esta lista no aplica la restricción de documento por
estación, por tanto el sistema mostrará todos los
documentos de facturación disponibles.

Para actualizar las facturas

1. Seleccione el tipo de documento de facturación
que desea validar.
2. Especifique un rango de fechas en que se desea
visualizar la información de las facturas CXC
generadas.
3. Indique si desea ver también las facturas de POS
marcando la casilla Incluir facturas de POS.
4. Presione el botón Refrescar. Este proceso
mostrara en la cuadricula todas las facturas que
sean CXC generadas en ese rango de fechas.
En este momento el sistema mostrará la
cuadrícula todas las facturas generadas en el
rango de fecha indicado.

Sistema de Administración Hotelera 52

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5. Es posible que no desee actualizar todas las

facturas, por tanto el sistema le da la opción de
seleccionar de la cuadrícula, cuales quiere
actualizar desde la contabilidad. Si se desea
seleccionar todas, basta con hacer clic al título de
la columna (Sel).
6. Haga clic en el botón Guardar. El sistema hará
verificaciones por cada una de las facturas que
estén seleccionadas y las que ya se han pagado se
actualizan y al final se quitaran de la cuadricula.

Para generar un informe de facturas por pagar

i. Seleccione el tipo de documento de facturación
que desea validar.
ii. Especifique un rango de fechas en que se desea
visualizar la información de las facturas CXC
generadas.
iii. Indique si desea ver también las facturas de POS
marcando la casilla Incluir facturas de POS.
iv. Presione el botón Refrescar. Este proceso
mostrara en la cuadricula todas las facturas que
sean CXC generadas en ese rango de fechas.
a. En este momento el sistema mostrará la
cuadrícula todas las facturas generadas en
el rango de fecha indicado.
v. Presione el botón Imprimir de la barra de
herramientas.

Para consultar facturas pagadas ver en este manual:

4.26.1 . FACTURAS POR PAGAR.

Sistema de Administración Hotelera 53

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

2.16.8 . ANULACIÓN DE REMISIONES

Por diferentes razones administrativas las fechas de
recepción de facturas de nuestros clientes varía. Por
ejemplo podemos encontrar clientes que solo reciben
facturas hasta el 20 o 25 de cada mes, en consecuencia si
se tenemos un huésped que hace Check-out el 27 del
mes, debemos esperar hasta el próximo mes para
facturar. Es aquí donde entran a operar las remisiones.

Zeus cuenta todas las opciones para el control y

generación de las remisiones a empresas, agencias y
particulares, por ejemplo nos avisará si es momento de
generar una remisión, y nos permitirá facturarla el mes
siguiente cuando sea una fecha adecuada. Podemos
generar remisiones para folios de habitaciones, grupos y
eventos varios, y en todos los casos contamos con las
mismas funcionalidades.

No estamos exentos de situaciones particulares que nos

obligue a anular una remisión, esta opción nos realizar
este proceso en cualquier remisión que aún no haya sido
facturada.

Figura 26 Anulación de Remisiones

Cuando entramos a la ventana el sistema no nos muestra

ningún dato, podemos presionar el botón Mostrar de la
barra de herramientas para que el sistema nos muestre

Sistema de Administración Hotelera 54

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

todas las remisiones pendientes por facturar. También

contamos con opciones para filtrar la información:

 Podemos indicar un folio para buscar solo las

remisiones correspondientes

 Podemos especificar un rango de fechas para que

el sistema nos muestre las remisiones generadas
en el rango especificado.

Siempre debemos presionar el botón Mostrar para

aplicar los filtros indicados.

Para Anular una Remisión

1. En cuadrícula Remisiones, seleccione la

Remisión que desee anular presionando doble
clic. Una vez seleccionada el sistema mostrará
los datos en la sección “Datos de la Remisión”.

2. Indique el motivo de la anulación

3. Presione el botón “Anular Remisión” de la barra

de herramientas

4. Confirme la anulación de la Remisión.

2.16.9 . FACTURACIÓN DE REMISIONES

Por diferentes razones administrativas las fechas de
recepción de facturas de nuestros clientes varía. Por
ejemplo podemos encontrar clientes que solo reciben
facturas hasta el 20 o 25 de cada mes, en consecuencia si
se tenemos un huésped que hace Check-out el 27 del
mes, debemos esperar hasta el próximo mes para
facturar. Es aquí donde entran a operar las remisiones.

Las remisiones se generan durante el proceso de

facturación una vez presentada la situación antes
mencionada. Una vez se haya llegado el nuevo mes
podremos enviar las facturas a nuestro cliente, siguiendo

Sistema de Administración Hotelera 55

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

el ejemplo anterior podemos esperar al 1° del mes

siguiente y facturar las remisiones.

Figura 27 Facturar una Remisión

2.16.9.1 . ACERCA DE LAS FORMAS DE PAGO

Antes de entrar en detalles sobre el proceso de

facturación de remisiones es importante hablar de las
formas de pago, finalmente cuando facturamos una
remisiones debemos registrar el pago asociado el cual
normalmente corresponde a una cuenta por cobrar
(CXC)

DATOS SEGÚN LA FORMA DE PAGO: Cada forma de

pago requiere información complementaria, es decir, los
datos son variables según la forma de pago, detallemos
cada caso:

CONTADOS:

Tarjeta

 CLASE DE TARJETA: la tarjetas creadas por el

usuario, seleccione la correspondiente

 TARJETA NRO: número de la tarjeta que está

ingresando. Si en el maestro se definió un
Sistema de Administración Hotelera 56
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

prefijo, debe ingresar los primeros número

iguales a los indicados en el maestro, de lo
contrario se emitirá un mensaje de error al
guardar.

 AUTORIZACIÓN: número de autorización

asignado a la transacción

 VOUCHER #: número de voucher o documento

respaldo del pago

 VCTO

Cheque

 BANCO: máximo 3 caracteres correspondiente

al código del banco al que pertenece el cheque

 PLAZA: hasta 3 caracteres correspondientes al

código de la ciudad a la que pertenece el
cheque

 CUENTA CORRIENTE: número de cuenta

corriente del cheque

 CHEQUE: número del cheque

Efectivo

En este caso el sistema no solicita información

adicional

PAGOS CXC

El registro de pagos por cobrar implica que una

agencia, empresa o particular tiene crédito
habilitado.

Voucher

Sistema de Administración Hotelera 57

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

 AGENCIA: código de la agencia a la cual se

le hará la cuenta por cobrar.
La forma de
 #VOUCHER: número de voucher emitido Pago SOCIO,
por la agencia. solo está
disponible
cuando existe
Empresa una interfaz
activa y
configurada
Solo debe indicar el código de la empresa a la con Zeus
que desea hacer la cuenta por cobrar

Particular

Número y tipo de identificación del cliente al

que desea hacer la Cuenta por cobrar

Socio

Número de acción y socio (secuencia)

Su comportamiento finalmente es igual al de la

forma de pago Particular.

Para los pagos CXC existe la posibilidad de indica

una restricción al usuario, en dicho caso el sistema
muestra un mensaje indicando la restricción.

2.16.9.2 . OPCIONES DE LA VENTANA DE

FACTURACIÓN DE REMISIONES

Cuando entramos a la ventana el sistema no nos muestra

ningún dato, podemos presionar el botón Mostrar de la
barra de herramientas para que el sistema nos muestre
todas las remisiones pendientes por facturar. También
contamos con opciones para filtrar la información:

 Podemos indicar un folio para buscar solo las

remisiones correspondientes

 Podemos especificar un rango de fechas para que

el sistema nos muestre las remisiones generadas
en el rango especificado.

Sistema de Administración Hotelera 58

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Siempre debemos presionar el botón Mostrar para

aplicar los filtros indicados.

Para Facturar una Remisión

1. En cuadrícula Remisiones, seleccione la

Remisión que desee facturar presionando doble
clic. Una vez seleccionada el sistema mostrará
los datos en la sección “Datos de la Remisión”.

2. Presione el botón “Facturación” de la barra de

herramientas

3. Confirme la facturación de la Remisión.

4. Se mostrara la ventana de pagos a folios Check-

Out, por defecto el sistema traerá los datos de
cliente a quien se generó la remisión, pero podrá
cambiarlos. Los pasos a seguir son:

4.
3
4.
1
4.
2

4.1. Seleccione la cuenta a pagar

4.2. Si desea cambiar los datos del pago,

seleccione la forma de pago. Ingrese los

Sistema de Administración Hotelera 59

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

datos adicionales según la forma de

pago seleccionada.

4.3. Presione el botón Grabar de la barra

de herramientas.

Al finalizar este proceso y cerrar la ventana, se

activara automáticamente la ventana de
Facturación para generar la factura, tal como
se realiza en el momento del Check out.

Para detalles sobre la ventana de

facturación y generación de remisiones
consulte el manual del módulo Recepción.

Durante el registro del pago de la remisión el sistema

podría generar un número de recibo de caja o no, según
como se haya parametrizado. El parámetro “Recibos de
Caja Desde el Check out establece que si se debe
generar, el sistema de forma automática creará un nuevo
consecutivo cada que se registre un pago con Efectivo,
Tarjeta o Cheque, de otra forma el número de recibo no
será generado.

2.16.10 . NOTAS CRÉDITO/DÉBITO

Cuando se presenta la necesidad de realizar ajustes a
una factura emitida el sistema provee varias opciones
para realizarlos: podría anular la factura, hacer los
ajustes y generarla nuevamente. La otra opción es
realizar una nota con lo cual evita la anulación de la
factura.

La generación de notas tiene un objetivo especialmente

contable, es decir, su principal afectación se verá al
transferir el movimiento contable generado a la
contabilidad.

A continuación detallaremos el proceso que se debe

seguir y las condiciones a tener en cuenta para realizar
una nota a una factura.

Sistema de Administración Hotelera 60

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 28 Nota Crédito/Débito

En la ventana encontramos 5 secciones distribuidas así:

La primera sección donde definimos el documento de

facturación que se verá afectado y la nota que vamos a
realizar. Por ejemplo podemos tomar como documento
“Factura” y como nota seleccionar “Nota Crédito”.

Este último campo define como serán registrados los

cargos en la nota, es decir, la naturaleza de los cargos la
define el tipo de nota seleccionada. Si se hace una nota
crédito todos los cargos se causan con naturaleza
crédito. Si se selecciona nota débito todos los cargos se
causarán con naturaleza débito.

Esto quiere decir que sin importar de qué manera están

causados los cargos en el folio origen (el folio de la
factura) los cargos serán aplicados según la naturaleza
de la nota.

Sistema de Administración Hotelera 61

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Datos De La Nota Contable: Nos permite cargar una

nota existente o iniciar el ingreso de una nueva nota.

ID. Consecutivo que se le genera a la nota contable.

Si ingresamos un número asociado a una nota en
este campo el sistema mostrará sus datos; puede
utilizar el botón ayuda para buscar un consecutivo
existente. Para generar una nota nueva el valor de
este campo debe ser un cero.

FACTURA. Número de la factura a la cual se

aplicará la nota. Toda nota está relacionada
obligatoriamente con una única factura, esta
relación permitirá auditar las notas e informar
adecuadamente al sistema contable para que afecte
la factura correspondiente.

DB/CR: Especifica si hará una nota crédito o débito.

Una nota solo puede ser de un tipo, de acuerdo a
ellos registrará las transacciones y generará el
movimiento para el sistema contable.

El Documento de Facturación seleccionado puede

tener preestablecido la naturaleza de la nota, en
cuyo caso será asignada de forma automática y no
podrá ser modificada; el campo se mostrará de solo
lectura.

Por ejemplo, si al Documento de Facturación se le

definió como nota contable crédito, este campo
quedará de solo lectura y cambiará de forma
automática a “Crédito”.

OBSERVACIÓN. Utilice este campo para ingresar

cualquier aclaración o justificación que desee hacer
visible en el documento generado por la nota
contable.

Los siguientes campos son de solo lectura y buscan

dar información adicional:

NOTA CONTABLE: número de nota generado

según la resolución asociada al documento para las
notas contables.

EVENTO. Código del evento vario creado para

registrar la nota.
Sistema de Administración Hotelera 62
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

FOLIO DEL EVENTO. Número de folio asociado al

evento vario creado para la nota.

USUARIO. Usuario que registró la nota contable.

Datos del Folio Facturado:

En esta sección de la ventana encontramos información

el número de folio al cual le fue generada la factura, la
identificación, el nombre, el número de teléfono y la
dirección del cliente, y el número de comprobante fiscal
(NCF) si se está manejando esta figura.

Cargos Facturados

En esta sección encontraremos todos los cargos que

fueron registrados en el folio, con datos como la fecha, el
cargo, la descripción o detalle del servicio cargado, y los
valores que fueron cargados.

Toda transacción realizada en la nota partirá de esta

sección, pues el sistema solo permitirá registrar cargos
que hayan sido cargados en la factura que se verá
afectada.

La subsección “Valores Totales” muestra totalizados el

valor de la factura y de la nota, tanto en moneda local
como en dólares. El título de la moneda colocar se
mostrará conforme a los parámetros, por ejemplo: Pesos,
Soles, etc.

En esta sección encontramos botones que nos permiten

ver los cargos de dos formas diferentes. El botón
“Detallada” muestra uno a uno los cargos registrados. El
botón “Condesada” suma los valores de los cargos con el
mismo código para mostrar una única línea por cada
cargo.

Debajo de la grilla se muestran dos campos con el valor

total de la factura y el valor total de la nota.

Cargos de la Nota Contable

Sistema de Administración Hotelera 63

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

A medida que agreguemos cargos a la nota se verán

reflejados en la cuadrícula de esta sección, donde
además podremos seleccionar registros para eliminarlos
y hacer correcciones a la nota antes de guardar.

Debajo de la cuadrícula encontramos los campos del

cargo que agregaremos a la nota. Además del valor se
muestra el primer impuesto (IVA, IGV, ITBIS según el
país), el segundo impuesto también según el país y el
total.

Puede notarse que solo el campo “Valor del Ajuste”

puede ser modificado, en él ingresaremos el valor que
deseamos ajustar a la factura y el sistema aplicará el
cálculo de los impuestos con basados en los valores
originales del cargo registrado en la factura.

Los botones de acción permiten:

 Agregar a la nota un cargo de los que tiene la

factura original.
 Agregar un cargo que no fue incluido en la factura
original. Solo aplicar para notas débitos.
 Eliminar un cargo de los que se ha agregado.

Cambio de Apariencia

Si el parámetro global de Hotel “Generar Notas

Crédito/Débito Totales” tiene el valor S, la apariencia de
esta sección cambia y no mostrará campos para los
detalles de los cargos, ya que estos no pueden ser
modificados. La siguiente imagen muestra cómo queda
esta sección en dicho caso:

Sistema de Administración Hotelera 64

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Facturación Electrónica

Si el Zeus Hotel está configurado para la generación de

facturas electrónicas, las notas creadas son enviadas al
sistema facturador para su procesamiento, de tal manera
que las notas débito/crédito son procesadas bajo las
mismas condiciones que las facturas.

Es importante tener en cuenta que en algunas

legislaciones no es válido el registro de notas parciales a
la factura, es decir, solo son válidas notas por el total de
la factura. En caso de no se válidas las parciales,
debemos asegurarnos que el parámetro global de Hotel
“Generar Notas Crédito/Débito Totales” tenga el valor S.

Para algunos facturadores electrónicos, se envía la nota

respetando la forma como se emitió la factura, Es decir,
en dólares o en moneda local.

Para hacer una Nota

Los pasos para hacer una nota son muy sencillos, a

continuación detallaremos cada uno de ellos:

1. Presione el botón Adicionar de la barra de

herramientas. El sistema limpiará todos los
campos y colocará el número cero en el ID.

2. Ingrese el número de la factura para la que

generará la nota. Puede usar el botón de ayuda
para localizarla si desconoce el número. Note que
el sistema muestra todos los cargos de la factura
en la sección “Cargos Facturados”

3. Especifique si generará una nota Débito o Crédito

usando la lista del campo DB/CR

4. En el campo Observación ingrese el detalle del

porque es necesario generar la nota.

5. Registre los cargos de la nota, para ello repita los

siguientes pasos para cada cargo que desee
ajustar:

Importante: esta sección solo estará disponible si

se ha configurado el sistema para procesar notas
parciales.
Sistema de Administración Hotelera 65
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

a. En la cuadrícula “Cargos Facturados”

presione doble clic sobre el cargo que
desea ajustar. Note que el sistema carga los
datos de dicho cargo en los campos
ubicados bajo la cuadrícula de la sección
“Cargos de la Nota Contable”:

b. En el campo “Valor del Ajuste” digite el

valor que ajustará al cargo seleccionado.

c. Presione el botón “Pasar a la Lista”. Note

que el cargo pasa a la cuadrícula de la
sección “Cargos de la Nota Contable”.

6. Agregue otros cargos a la nota débito, adicionales

a los que tuvo la factura original. Si lo requiere
podrá agregar nuevos cargos que no fueron
registrados en la factura, para ello:

a. Presione el botón “Adicionar” ubicado

debajo de la cuadrícula “Cargos de la Nota
Contable”.

b. Ingrese el código del cargo en el campo

“Cargo”. El sistema le mostrará la
descripción.

c. Registre el valor del ajuste que desea

realizar.

d. Presione el botón “Pasar a la Lista”. Note

que el cargo pasa a la cuadrícula de la
sección “Cargos de la Nota Contable”.

7. Presione el botón Guardar de la barra de

herramientas.

8. Confirme la creación de la nota.

Sistema de Administración Hotelera 66

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

En este momento el sistema creará un folio y

registrará todos los cargos indicados dejando un
saldo pendiente.

Nota: El nuevo folio generado toma información

del folio original, incluyendo información general
del cliente y datos adicionales como la
segmentación asociada.

9. Registre una forma de pago para el folio asociado

a la nota. Este registro permitirá que el saldo de la
nota sea cero y que los débitos y créditos sumen
cero.

Para realizar un pago

a. En la ventana desplegada seleccione la

cuenta a la que hará el abono usando el
campo Clase.

b. Digite los datos del pago (moneda, forma de

pago, valor a pagar, etc.). Recuerde que
cada forma de pago solicita los datos que
requiere.

c. Presione el botón Grabar de la barra de

herramientas.

d. Confirme el pago.

Sistema de Administración Hotelera 67

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Tenga en cuenta que no podrá abandonar la

ventana de pagos hasta que no haya generado el
documento de soporte que finalmente es la nota
contable como tal. Si intenta salir si hacer el pago
el sistema emitirá un mensaje indicándole que no
ha generado la nota:

10.Luego de registrar el pago y dejar en cero el saldo

de la nota, procedemos a generar el documento de
soporte. Para ello presionamos el botón “Nota
Crédito/Débito” de la barra de herramientas.

Si tiene integración con factura electrónica, es

posible, según el facturador electrónico integrado,
que se despliegue una ventana emergente que le
informa sobre el progreso de la generación del
documento. En este caso, solo podrá imprimir la
factura cuando este proceso termine:

Cuando se haya generado la factura electrónica con

estado “Ok”, se mostrará el nombre de la impresora
en la que saldrá la factura y podrá presionar el botón
“Imprimir” de la ventana emergente:

La siguiente imagen muestra un ejemplo del

documento generado:

Sistema de Administración Hotelera 68

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Nota: la presentación de la nota crédito está definida

por el parámetro global del sistema “Tipo Factura por
Defecto”, lo cual establece si es Global, Detallada, Plan
Global o Resumida.

Crear más de una nota

El sistema siempre le notificará la existencia de otras

notas contables cuando intente crear más de una. Le
dará la opción de continuar o no la creación de otra nota:

El sistema le da la oportunidad de continuar pero si ya

esa factura tiene una nota contable por el valor total de
la factura, restringe este proceso siempre y cuando se
vaya hacer una nota con la misma naturaleza de la que
ya tiene. En dicho caso también le notificará:

Sistema de Administración Hotelera 69

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Variaciones de las notas crédito

El formato de la nota crédito es variable, normalmente

ajustada a la necesidad del cliente, no solo en el formato,
también en la forma como se despliega la información.
Por ejemplo en algunas legislaciones los cargos por
Paidout y Propina son desplegados en secciones
especiales del reporte. La siguiente imagen muestra un
ejemplo para la propina:

Restricciones

El sistema restringe la creación de la nota si los cargos

que se agregan no son de la misma naturaleza. Es decir
solo se puede hacer una nota crédito o débito si todos los
cargos agregados son de una misma naturaleza.

En el siguiente ejemplo se muestra la restricción

generada por el sistema cuando se intenta agregar
cargos de diferente naturaleza a la cuadrícula “Cargos
de la Nota Contable”:

Sistema de Administración Hotelera 70

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

2.16.10.1 . PRECONDICIONES

Las siguientes condiciones se deben tener en cuenta

para poder generar Nota Crédito/Débito:

 Las notas contables solo son de una naturaleza. Es

decir o son Créditos o son Débitos de acuerdo al
caso.

 Los cargos sujetos de ajustes son todos aquellos

que no afecten caja, es decir no es posible ajustar
cargos de pagos, depósitos o paidout.

 Ninguno de los cargos registrados tienen

afectación sobre los cargos originales, estos
últimos se mantienen tal y como fueron
registrados. De igual forma la factura original no
se ve afectada.

 No hay restricciones sobre las facturas por haber

generado notas crédito/débito, es decir, luego de
generada una nota a una factura, esta última
podrá ser manipulada de la misma forma como
aquellas que no tienen notas crédito/débito
generadas. Es importante por tanto tener
precauciones para anular estas facturas o hacer
múltiples notas sobre los mismos valores.

 Debe existir un documento de facturación creado

para las notas crédito/débito el cual le tiene que
definir cuál será el formato a utilizar para los
folios de eventos. Para detalles sobre la creación

Sistema de Administración Hotelera 71

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

de Documentos de Facturación consulte el manual

del módulo Parámetros.

 Se debe asignar a una resolución el documento de

facturación “Notas Créditos/Débitos”

2.16.10.2 . POSCONDICIONES

Luego de aplicar el proceso de generación de la Nota

Crédito/Débito, las siguientes serán las situaciones o
resultados:

 El sistema crea un folio de eventos varios, al cual

se le causaran los cargos, se le registraran los
pago, se le generará un el documento de
facturación que se haya parametrizado para las
notas y se le hará check-out.

 El nuevo folio quedará suspendido de manera

general. Esto con el fin de que no se le pueda
posteriormente hacer ningún tipo de movimiento
usando opciones como actualización de folios
cerrados, cargos, transferencias, etc.

 Al subir los movimientos a contabilidad los cargos

causados al folio generado en los ajuste no subirán
con su número de folio sino con el número de folio
asociado. Esto con el fin de que en contabilidad
quede cuadrado los auxiliares.

 La información de la nota que es enviada a las

impresoras fiscales se registran con los datos del
folio y factura original. Es decir que a pesar que
esos cargos fueron causados a un nuevo folio de
eventos varios, cuando se genera la nota se envía
a la impresora fiscal los datos de la factura
original (Folio, Habitación, Número NCF, etc.).

Sistema de Administración Hotelera 72

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

2.16.11 . ANULACIÓN DE NOTAS CRÉDITOS/DÉBITO

Desde esta opción podemos anular las notas realizadas
desde la opción 2.16.10 . NOTAS CRÉDITO/DÉBITO.
Como resultado se realizan todos los ajustes pertinentes
al folio y la nota cambia al estado “ANULADA”.

Figura 29 Anulación de Notas Crédito y Débito

Para anular una Nota

1. En el campo ID ingrese el número de la nota

contable que desea anular. Si desconoce dicho
número haga clic en el botón Ayuda de la barra de
herramientas o presione la tecla F4, el sistema le
proveerá varias opciones para ubicar la nota,
como el número de folio y factura.

2. Ingrese la razón que justifica la anulación en el

campo “Motivo de la Anulación”. Este es un
campo requerido, de no ingresarlo recibirá un
mensaje solicitándolo al intentar guardar:

3. Presione el botón Anular de la barra de

herramientas.

4. Confirme la anulación de la nota:

Sistema de Administración Hotelera 73

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Si está activo el suceso de autorización para notas

Crédito/Débito, el sistema solicitará que se autorice la
anulación:

Para realizar la autorización ingrese una observación, así

como su fórmula de autorización, usuario y contraseña.

Al finalizar el sistema le informará el resultado del

proceso:

POSCONDICIONES

 El estado de la nota cambiará a "ANULADA".

 El sistema desliga la nota contable del folio de
Evento creado. Adicionalmente el folio que se le
generó para este evento se le quita la suspensión.
 Se anula el documento que se generó con ese
documento de facturación.
 Se ajusta masivamente todos los cargos del folio.
 Los pagos que se hayan hecho el mismo día se
borran, mientras que aquellos de días anteriores
se ajustan.

2.16.12 . ANULACIÓN DE RETENCIONES

Las retenciones son mecanismos para el recaudo de
impuestos asociados con la facturación de bienes y
servicios. Durante la facturación de los folios se
Sistema de Administración Hotelera 74
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

aplican las retenciones o auto-retenciones según sea el

caso (recordemos que esto depende básicamente de si
la empresa es o no auto-retenedora.

Aunque el proceso de anulación de facturas, anula de

forma automática las auto-retenciones, es posible que
tenga la necesidad de generar una reversión manual.
Esta opción presenta las herramientas necesarias para
realizar dicho proceso.

Al ingresar a esta opción el sistema muestra una

nueva ventana con las opciones necesarias para la
reversión. Cuenta con botones de selección para
indicar si se desea ver retenciones, auto-retenciones o
ambas. Debemos seleccionar una de las opciones para
realizar la anulación debido a que son procesos
diferentes y anulaciones diferentes, para ello
contamos con sección “Tipo de Cargo” que nos
permite anular una Retención, Auto-Retención
(estándar), Auto-Retención CREE (Especial. El nombre
CREE puede variar de acuerdo a los parámetros)

Recuerde que el sistema controla que después de

haber aplicado cualquier retención no se pueda
agregar ningún cargo al menos de que anulen dichas
retenciones.

4
1

2
3

Figura 30 Anulación de Auto-retenciones

Sistema de Administración Hotelera 75

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Para ejecutar este proceso se debe hacer los

siguientes pasos:

1. Definir cuál es la habitación o folio al cual se le

van anular las retenciones y/o Auto-Retenciones.
2. Definir qué tipo de cargo desea anular
(Retenciones, Auto-Retenciones o Ambas).
3. Seleccionar la cuenta de la cual se desea hacer
la anulación (Maestra, Extra, Extra 2, Extra 3,
Extra 4).
4. Dar clic en el botón Anular.

Nota: cuando el cargo es de días anteriores el sistema

aplica un cargo contrario para realizar el ajuste, sin
embargo, cuando es del mismo día realiza un borrado
del cargo.

2.16.1 . FACTURACIÓN MASIVA DE REMISIONES

Desde las opciones de check-out de eventos, check-out
de habitaciones y actualización a folios cerrados, es
posible generar remisiones, en lugar de facturas, a los
clientes que así lo requieren.

Las remisiones posteriormente pasan a ser facturadas.

Este proceso se puede realizar desde la opción 2.16.9 .
FACTURACIÓN DE REMISIONES. En esta opción cada
remisión se factura independientemente.

Para aquellos escenarios donde se necesita procesar

varias remisiones al tiempo; masivamente, el sistema nos
provee otra opción. A continuación, miraremos en detalle
cómo realizar facturaciones masivas de remisiones.

Empecemos por conocer la ventana, para posteriormente

mirar el proceso como tal:

Sistema de Administración Hotelera 76

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 31 Facturación Masiva de Remisiones

Características relacionadas con las facturas que se

generaran

Empecemos por ver todos los campos relacionados con la

forma como se generará y verá la factura.

La primera sección de la ventana nos permite indicar

cual Documento de Facturación vamos a generar a partir
de las remisiones que facturaremos. Además, podremos
indicar si se imprimirán o no las facturas generadas, de
acuerdo a si está marcada o no la casilla “Imprimir
Factura”.

En la sección “Opciones Especiales de Salida” se

selecciona cuál de las 5 presentaciones disponibles para
la factura se utilizará: Detallada, Global, Plan Global,
Condensada y Agrupada. Adicionalmente se puede
definir otras características:

 Se mostrará el resumen de impuestos en las

facturas generadas o no
 Se mostrará el resumen de cargos o no
 Se detallarán los consumos de los cargos
realizados desde POS o no

Sistema de Administración Hotelera 77

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

 Se mostrará la factura en pesos o en dólares

En la sección “Salida” puede indicar a que impresora se

enviarán las facturas que se generen; seleccione en el
campo Nombre la impresiona que usará.

Si no desea enviar a una impresora, en su lugar puede

indicar que se generarán archivos .PDF. Si selecciona
esta opción, asegúrese de indicar en el campo “Ruta del
Pdf” la carpeta en la cual quedarán los archivos
generados.

Seleccionar las remisiones que se facturaran

Luego de haber especificado las características de las

facturas que serán generadas, podremos proceder a
seleccionar las remisiones que facturaremos.

Para seleccionar las remisiones contamos con una

cuadrícula de la sección Remisiones, que muestra cada
una de las remisiones disponibles para facturar. Cuando
la cantidad de registros de esta cuadrícula es grande, los
filtros son de gran ayuda.

La sección “Filtrar por”, nos permite aplicar filtros por

número de folio y por rango de fechas. En el primer caso
se desplegarán todas las remisiones del folio indicado; en
el segundo, las remisiones generadas en el rango de
fechas indicado.

Siempre que hagamos clic sobre un registro de la

cuadrícula Remisiones, se desplegarán sus datos
generales en la sección “Datos de la Remisión” ubicada
debajo de la cuadrícula. Es una sección de carácter
informativo.

Facturar las Remisiones

1. Seleccione el Tipo de Documento que generará.

2. Indique las opciones de salida para las remisiones.

Sistema de Administración Hotelera 78

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

3. Utilice la casilla de la columna Sel para marcar

cuales remisiones de la cuadrícula serán
facturadas.

4. Presione el botón Facturar de la barra de

herramientas.

5. Continúe con los pasos del proceso de pagos de la

facturación estándar de remisiones.

2.17 . ACTUALIZAR SEGEMENTACIÓN

En Zeus Hotel se conoce como segmentación a la
combinación de los conceptos de Segmento y
Subsegmento, los cuales en esencia nos permiten dividir
o segmentar el mercado para analizarlo mejor. Existen
varios informes que generan información agrupada y
separada por estos conceptos.

Durante el registro de los huéspedes es posible que no se

ingrese el segmento y subsegmento al que pertenece el
cliente (en la medida de que no se haya parametrizado el
sistema para que estos datos sean obligatorios) o bien es
posible que hayamos asignado un segmento incorrecto.
En cualquier caso, esta opción nos permite modificar o
asignar la información de segmento y sub-segmento de
las habitaciones registradas en una fecha específica, lo
cual garantiza que las estadísticas se acumulen en forma
correcta.

Se recomienda que la revisión y actualización de la

segmentación se realice antes del cierre, esto nos
garantiza una acumulación de estadísticas limpia.
Podemos de hecho realizar el cambio posteriormente,
pero realizar dichos cambios implica el recalculo de
estadísticas el cual se realiza con base en los datos
actuales de la habitación.

Sistema de Administración Hotelera 79

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 32 Actualización de Mercadeo (segmento + subsegmento)

Para consultar las habitaciones registradas en una fecha

digitamos la fecha a consultar y presionamos el botón
contiguo Refrescar. El sistema llenará la cuadrícula con
los datos de las habitaciones y resaltará en color amarillo
aquellas que no tienen mercadeo definido.

Para cambiar/asignar el segmento y/o el subsegmento de

una habitación debemos seleccionar de las columnas
correspondientes el código que deseamos asignar. La
lista desplegable nos muestra todos los disponibles.

En esta lista desplegable podemos identificar con

facilidad aquellos segmentos que actualmente se
encuentran definidos como inactivos actualmente, tanto
para el segmento como para el subsegmento:

El sistema no permitirá asignar un código inactivo, si

intenta asignar un segmento inactivo se emitirá un
mensaje indicándolo:

Sistema de Administración Hotelera 80

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

De igual forma si intenta asignar un subsegmento

inactivo

Luego de hacer los cambios requeridos debemos

presionar el botón Guardar de la barra de herramientas.

Importante: Las habitaciones registradas bajo una

reserva de grupo pueden presentar una situación
particular según el valor del parámetro global “Forma en
que Almacena Estadísticas de Habitaciones de Grupo”.
Si se ha definido en los parámetros globales de Hotel
(Ver manual del módulo Parámetros) que las estadísticas
de segmentación del grupo se acumulan de acuerdo al
mercadeo asignado al grupo, cualquier cambio que
realice a las habitaciones desde esta ventana no
generará cambio alguno en las estadísticas.

Filtros por Diferencias en la Segmentación

Empecemos por recodar que el sistema nos permite a

nivel de parámetros establecer segmentación por defecto
a nivel de Plan, Empresa y Agencia, gracias a esta
funcionalidad el sistema es capaz de asignar
automáticamente el segmento durante la reserva o el
registro de los huéspedes.

Desde esta ventana podemos conocer cuáles de las

habitaciones registradas presentan un segmento
diferente al establecido en los parámetros del sistema
como valores por defecto, para ello contamos con la
sección “Segmentación diferente a:” en la parte superior
de la ventana. En esta sección encontramos las casillas
Plan, Empresa, y Agencia, de las cuales podemos marcar
una o varias.

Para que el sistema evalúe las diferencias debemos

marcar las casillas deseadas y presionar el botón

Sistema de Administración Hotelera 81

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Refrescar de la barra de herramientas, en ese momento

el sistema buscará todos los registros que cumplan con el
criterio indicado y los mostrará en la cuadrícula. Por
ejemplo si marcamos la casilla Plan y presionamos
Refrescar, el sistema mostrará todos los registros cuya
segmentación actual sea diferente a la segmentación
definida en el maestro de planes para el plan que tiene
asignada cada habitación.

El sistema cuenta con tres columnas donde nos muestra

cual es el plan asignado al Plan, la Empresa y la Agencia,
de esta forma podemos corroborar la diferencia:

Generar informe con datos de la consulta

El botón Imprimir de la barra de herramientas genera un

informe con todas aquellas habitaciones que no tienen
segmentación asignada. La siguiente imagen muestra un
ejemplo del informe generado.

2.18 . FOLIOS SUSPENDIDOS

Desde el módulo auditoría podemos suspender folios, con
lo que logramos bloquear parcial o totalmente el registro
de cargos en el mismo. Esta opción nos muestra un
informe con todos los folios en estado suspendido que se
encuentren Check-in, con el objetivo de verificar si se
debe quitar la suspensión para no tener inconsistencias
en el cierre.
Sistema de Administración Hotelera 82
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 33 Informe de Folios Suspendidos

Para emitir el informe solo debemos presionar el botón

Imprimir de la barra de herramientas. La siguiente
imagen muestra un ejemplo del informe:

2.19 . CAMBIO DE DOCUMENTO

Permite cambiar el tipo y/o número de documento de
cualquier cliente registrado en la base de datos del hotel.
Tiene especial aplicación para el cambio de documentos
de aquellos huéspedes registrados con cédulas genéricas
(ver 2.10 . HUÉSPEDES GENÉRICOS).

Figura 34 Cambio de Documentos

En términos generales debemos indicar los datos

actuales del cliente, sus nuevos datos y presionar el

Sistema de Administración Hotelera 83

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

botón Guardar. Para más detalles sobre esta opción

consulte el manual del módulo Recepción.

2.20 . APERTURA DE EVENTOS VARIOS

Zeus Hoteles maneja 3 tipos de folios (Habitación,
Grupos y Eventos Varios), esta opción nos permite abrir,
consultar y modificar folios de Eventos Varios.

Figura 35 Apertura de Folios de Eventos Varios

Para más detalles sobre esta opción consulte el manual

del módulo Recepción.

2.21 . PRESUPUESTO INFORME GERENCIA

Existe en el módulo Auditoria de Zeus Hoteles un
informe que presenta información de toda la operación
del hotel un reporte, se encuentra en el menú de
estadísticas con el nombre Informe Global de Gerencia.
Este informe tiene entre sus funcionalidades la
posibilidad de sacar un comparativo entre lo cumplido y
lo presupuestado de muchas de los ítems que maneja. En

Sistema de Administración Hotelera 84

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

esta opción puede ingresar el presupuesto que se usa

como base para dicho comparativo.

Figura 36 Presupuesto del Informe Global de Gerencia

El presupuesto se ingresa anualmente, en 12 columnas

correspondientes a cada mes del año. Para mostrar los
datos de un año, ingrese el año y presione el botón
Mostrar

Una vez tenemos los datos del año en la cuadrícula

podremos modificarlos, para ellos nos ubicamos en la
columna del mes correspondiente al concepto que
queremos modificar, ingresamos el valor presupuestado
para cada mes y presionamos Guardar.

2.22 . DESBLOQUEO MASIVO DE HABITACIONES

En Zeus Hoteles existen básicamente 3 tipos de bloqueos
(administrativos, reserva y mantenimiento), los cuales se
realizan desde diferentes opciones. Mediante el uso de
esta opción se puede realizar desbloqueo de cualquier
habitación sin importar el tipo de bloqueo realizado.

La lista mostrada despliega todas las habitaciones que

tienen bloqueos definidos, de cualquiera de los tres tipos.
En la cuadrícula están los datos del bloqueo, tales como
el número de la habitación, la reserva si es un bloqueo de
este tipo, la fecha inicial, final del bloqueo, etc.

Sistema de Administración Hotelera 85

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 37 Desbloqueo Masivo de Habitaciones

En la figura puede apreciar varios ejemplos de bloqueos,

los tres primero ejemplos corresponde respectivamente a
bloqueo de reserva, administrativo y por mantenimiento.

La ventana le permite aplicar varios filtros, el primero de

ellos es el número de una reserva, sigue el filtro para un
número de habitación y finalmente los filtros por estado
de recepción y de ama de llaves.

Para aplicar los filtros, debe seleccionar o ingresar los

filtros deseados y presionar el botón Mostrar de la barra
de herramientas, para quitarlos cambie las selecciones o
borre la información ingresada y presione nuevamente el
botón Mostrar.

Podemos consultar el detalle de una habitación

bloqueada; notará que el sistema muestra en la columna
Estado un link para todas aquellas habitaciones que
presentas bloqueo, al presionar el enlace Bloqueada el
sistema desplegará una nueva ventana detallado la
información relacionada con el bloqueo.

Sistema de Administración Hotelera 86

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Para realizar un desbloqueo

1. Seleccione las habitaciones que desea

desbloquear, marcando la casilla ubicada al lado
derecho de cada habitación en la cuadrícula
(columna Sel)

2. Presione el botón Grabar

3. Responda SI a la confirmación que le solicitará el

sistema

2.23 . TAREAS PROGRAMADAS/ PROGRAMAR TAREAS

Brinda la posibilidad de programar tareas que serán
ejecutadas durante la estadía del huésped. Inicialmente
esta opción permite programar cambios de plan y en
futuras versiones encontraremos nuevas tareas como el
cambio de tarifa.

La programación de cambio de plan permite indicar

desde la reserva que la habitación sufrirá un cambio de
plan durante su estadía, proceso que será indicado por el

Sistema de Administración Hotelera 87

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

sistema en la auditoria, en cuyo momento se procederá

con la complementación de los datos faltantes y la
ejecución de la misma.

Una vez se ha presionado clic sobre el botón de

programación de tareas en la ventana de reservas y en la
medida que la reserva este vigente y en fechas validas, el
sistema despliega la ventana de programación asignando
automáticamente el número de la reserva y la línea
seleccionada.

Utilice el botón Refrescar para mostrar las tareas

programadas por fecha.

1 5

Figura 38 Tareas Programadas.

El campo Estado indica si esta Activa o Inactiva,

mientras que el campo Ejecución revela si esta Por
Ejecutar, Ejecutada Satisfactoriamente u Omitida por el
Usuario

Para programar el cambio de Plan

1. Presione el Botón Nuevo

2. En el campo Tareas Programadas para el Día,

indique la fecha en la que ocurrirá el cambio de
plan

Sistema de Administración Hotelera 88

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

3. Podemos programar cambio de plan para una

reserva, una habitación, o un folio de eventos, de
acuerdo a ello procedemos con una de dos
opciones:

a. Indicar el código de la reserva. El número

de la habitación no se llena pues solo al
hacer check-in se definirá y entonces se
asignara antes de ser ejecutada.

b. Indicar el número de la habitación.

Debemos especificar una habitación
registrada.

c. Indicar el número de folio de un folio

abierto.

4. Indique el Código de Plan que desea asignar en el

campo Plan. Si el plan maneja voucher para
control de consumos (voucher electrónico)
bebemos especificar el número de voucher
asociado.

En caso de indicar un código de plan incorrecto el

sistema le notificará:

5. Presione el botón Grabar de la barra de

herramientas.

Una vez ejecutados estos pasos el sistema incluirá en la

cuadricula, el registro correspondiente al cambio de Normalmente
plan. en la
cuadricula de
las tareas
Varias Habitaciones en el registro o reserva programadas
solo se
muestran las
Recordemos que todo proceso de cambio de plan se tareas Activas,
realiza sobre el registro completo, y que un registro cambie el
puede contener varias habitaciones registradas. Si campo Filtrar,
deseamos cambiar el plan a una habitación registrada
junto con otras bajo un mismo número de registro y el
plan exige indica número de voucher, el sistema nos
requerirá ingresar el número de cada uno usando la

Sistema de Administración Hotelera 89

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

cuadrícula de la sección “Nuevos Datos”. Igual situación

se presenta si es una reserva de varias líneas.

Solo debemos ubicarnos en la columna “Voucher” de la

cuadrícula y colocar el número para cada habitación.

Para modificar el registro ingresado

1. Presione doble clic sobre el registro que desea

modificar

2. Realice los cambios correspondientes. Por defecto

las tareas se guardan con el estado Activa, pero
pueden ser desactivadas para que no sean
ejecutadas. Si no desea que la tarea se ejecute
cambie el registro y en lugar de Activa seleccione
Inactiva.

3. Presione el botón Guardar

2.24 . TAREAS PROGRAMADAS/ EJECUTAR TAREAS

La programación de las tareas se da varios días u horas
antes de que suceda el proceso de aplicación de cargos y
cierre, el cual se da al final de la jornada y es ejecutado
por el auditor de turno. Antes de realizar el cierre una de
las responsabilidades que tiene el auditor es ejecutar las
tareas programadas que tenga pendiente, de hecho si no
lo hace el sistema arrojará inconsistencias:

Sistema de Administración Hotelera 90

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

El proceso de ejecución de tareas puede variar según el

tipo de tarea programada, incluso podemos definir si la
tarea se ejecutará o no.

Cuando ingresamos a la ventana el sistema nos despliega

la lista de tareas programadas para la fecha actual que
están pendientes por ejecutar:

Figura 39 Ejecutar Tareas Programadas

Debemos tener en cuenta varias cosas antes de poder

ejecuta las tareas pendientes, son situaciones que se nos
podrían presentar, a continuación detallamos cada una
de ellas:

2.24.1 . COMPLETAR DATOS

Cuando las tareas son programadas desde la reserva hay
una parte de la información con la que no se cuenta al
momento de programar, por ejemplo la reserva puede no
tener el número de habitación en que se registrará, la
cual es indispensable para el cambio de plan. Esta
ventana nos provee un botón para complementar de
forma automática dichos datos. El primer paso que
debemos ejecutar cuando tenemos tareas es presionar el
botón ”Completar Datos” de la barra de herramientas. Al
presionar el sistema agregará toda información faltante y
nos dejará todo listo para continuar el proceso.

Sistema de Administración Hotelera 91

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

2.24.2 . VALIDAR TAREAS

Antes de ejecutar las tareas podemos ejecutar el proceso
de validación para verificar que las tareas cuentan con
toda la información requerida para su ejecución. Al
presionar el botón Validar de la barra de herramientas el
sistema lleva a la pestaña “Ejecución de Programación”
donde nos muestra un informe del estado de las tareas.

Entre las inconsistencias resultantes podemos encontrar

tareas con habitaciones que no están registradas, con
cambio a planes inválidos, que no cambian nada porque
se programa el mismo plan que ya tiene la habitación.

Si no se presenta inconsistencias el sistema mostrará

igualmente un informe reportándolo:

2.24.1 . DESACTIVAR TAREAS

Podemos encontrar diversas situaciones por las cuales
una tarea no deba ser ejecutada, por lo que es necesario
desactivarlas para que el sistema no las valide ni las
haga efectivas. La opción de Programación de Tareas nos
permite realizar este proceso:

Sistema de Administración Hotelera 92

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

1. Presionamos doble clic sobre la tarea programada

que queremos desactivar

2. Cambiamos el estado a Inactiva

3. Presionamos el botón Guardar

2.24.1 . EJECUTAR TAREAS

En la barra de herramientas encontramos el botón
“Ejecutar Tareas”, el cual realiza inicialmente una
validación y, de no encontrar inconsistencias, arranca el
proceso de ejecución. Este proceso es totalmente
automático y finaliza con un informe que muestra el
resultado de las tareas ejecutadas:

Este informe nos detalla cada tarea ejecutada y el

resultado de dicha ejecución, incluso en caso de no
haberse podido llevar a cabo. Las tareas ejecutadas
cambian al estado ES (Ejecutada Satisfactoriamente).

Sistema de Administración Hotelera 93

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

2.25 . CRÍTICA DE CAJA

El objetivo principal de esta opción es detectar y dar
manejo a los dineros faltantes y sobrantes que se
generan con el cruce del valor físico del dinero recogido
a los cajeros, contra el valor que arroje la consulta del
cuadre de caja respectivo.

Figura 40 Crítica de Caja (Faltantes y Sobrantes)

En la ventana se podrá registrar de manera simultánea

los faltantes/sobrantes de POS y de Hotel.

El primer paso del proceso consiste en desplegar la lista

de los pagos recibidos, para ello se dispone de dos
opciones: la fecha deseada y las casillas de verificación
(POS y Front). Luego de indicar estos datos se presiona
el botón de Consultar. En este instante el sistema
desplegará los dineros recibidos por cada Caja/Ambiente.

Para seleccionar los registros que desea conciliar o

registrarle los valores reales recibidos, se debe marcar la
casilla de selección correspondiente al elemento de la
lista que se va a modificar; una vez que se tiene marcado
se puede entonces digitar un valor en la columna Valor
Recibido. De manera automática, cuando se hace el
cambio del valor, se actualizará la columna Diferencia y
la columna Tipo. Los tipos de diferencia pueden ser
Faltante, Sobrante o Ninguno.

Sistema de Administración Hotelera 94

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Si uno de los valores seleccionados se desmarca,

entonces al momento de grabar los registros no se
tendrá en cuenta.

Si se están grabando registros asociados a turnos de POS

para el día actual, y se intenta graba algún registro que
corresponda a un turno que aún no haya culminado
(según la hora actual), se pedirá confirmación al usuario
para grabar.

Si no se responde afirmativamente a la confirmación,

entonces no se grabará ningún registro. Sin embargo los
datos seleccionados no se perderán.

Modificar Datos

Se puede realizar la acción de cambiar un valor que se

haya registrado para un cuadre de caja. Para esto se
debe simplemente marcar la casilla de selección del
elemento correspondiente y se edita la columna
correspondiente al Valor Recibido. El proceso de
guardado es el mismo que para el caso de un registro
nuevo.

Eliminar Registros

Para eliminar un registro en caso de que se haya

cometido una equivocación, se debe marcar la casilla del
elemento y luego se edita el valor recibido colocándolo
en 0. De esta manera se elimina el registro.

Si está habilitada la autorización para revertir registros

en la crítica de caja, el sistema le solicitará una
autorización:

Sistema de Administración Hotelera 95

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Para autorizar la reversión se debe ingresar Usuario,

Clave de Usuario, Clave de Autorización y la observación
del por qué se está realizando este proceso.

El sistema le notificará si la autorización es válida, y en

dicho caso permitirá eliminar el valor registrado.

Cuadres de Caja con valor Negativo

Se puede presentar el caso aislado de que se haga la

consulta de los cuadres de caja y den valores negativos,
sobre todo en el caso de los cuadres de Hoteles.

Para estos casos, se ha establecido una validación

especial que permite que se muestre el valor del cuadre
de caja con color de fuente Rojo, así como la columna de
Valor Recibido. Adicional a esto, a pesar de que se
marque la casilla de selección correspondiente a ese
elemento, no se habilitará el campo para digitar el valor
Recibido

3 . MENÚ CARGOS
En este menú se encuentra las opciones principales del
proceso de auditoría. Consisten en herramientas que
permiten manipular los cargos, entre las cuales están la
Generación de Cargos General, la Generación de Cargos
por Habitación y la Aplicación General de Cargos.

Sistema de Administración Hotelera 96

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

3.1 . CARGOS A FOLIOS

Mediante la opción de cargo a folios es posible registrar
o borrar los consumos realizados por un huésped así
como también hacer consulta de estos o emitir un estado
de cuenta del folio. Esta opción solo aplica a folios
Check-in, para folios Check-out utilice la opción
Actualización de Folios Cerrados.

3 4

Figura 41 Cargos a Folios Check in

Es importante tener en cuenta que no todos los cargos

registrados en el sistema son realizados desde la ventana
de cargos a folios, algunos de ellos son hechos por la
aplicación automática de cargos, otros son reportados
por otros módulos de Zeus Front como Zeus POS y Zeus

Sistema de Administración Hotelera 97

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Teléfonos, y otros son realizados desde otras opciones de

Zeus Hotel como es el caso de los pagos.

Para ver los cargos registrados en el folio, presione el

botón “Lista de Cargos” de la barra de herramientas, la
ventana cambiará para mostrar los cargos:

El listado incluye todos los movimientos vigentes del

folio. Algunos movimientos pueden presentar prefijos
especiales, por ejemplo, si vienen transferidos inician por
“T:”, si proceden de un cargo de POS externo se marca
como “(FE)-”, un pago anulado se marca como “A:”, los
cargos del plan muestran el nombre del cargo seguido
por el nombre del huésped, por ejemplo “CENA: Pedro
Perez”.

3.1.1 . PARA INGRESAR UN NUEVO CARGO

1. Indique el número de la habitación o del folio.

a. Es posible que la habitación tenga más de

un folio asociado, en dicho caso el sistema
mostrará una lista de los folios junto al
número de habitación, debemos por tanto
seleccionar cuál de los folios deseamos
afectar.

2. Presione el botón Adicionar.

3. Ingrese los datos del cargo que está realizando:

Sistema de Administración Hotelera 98
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

a. CÓDIGO CARGO. digite el cargo o bien

utilice el botón ayuda para buscar el
código.

b. COMANDA. Ingrese el número de la

comanda o documento relacionado
(opcional)

c. TIPO. Solo es solicitado si el cargo se

parametrizó como cargo de alimentación.
Seleccione el tipo adecuado

d. MONEDA. En caso que desea digitar el

valor en dólares para que el sistema realice
la conversión a la moneda local, seleccione
el botón Dólares

e. VALOR. Indique el costo del cargo, puede

digitar el valor incluyendo o no impuesto,
depende de la forma como haya
parametrizado el cargo. Si al definir el
cargo indicó el valor, este campo aparecerá
diligenciado con el valor parametrizado.

Por defecto el sistema no permite registrar

un cargo con valor cero, sin embargo, es
posible hacer cargos con esta característica
en condiciones especiales. En primera
medida el valor del parámetro global de
hotel “Permitir Causar y Aplicar Cargos con
Valores en Ceros”, debe ser cambiado a
“S”.

f. D/C. Naturaleza del cargo, por defecto el

sistema muestra la naturaleza definida al
cargo en los parámetros. Si cambia la
naturaleza el sistema le solicitará una
autorización, observaremos más adelante
como autorizar.

g. CUENTA. Seleccione si el cargo será

realizado en la cuenta maestra o extra del
folio.

h. CANT. Este campo habilita la posibilidad de

manejar cantidades para los cargos. Provee
una lista de valores para seleccionar, por
Sistema de Administración Hotelera 99
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

defecto aparece marcada la opción

“Cantidad libre” que es un valor fijo. Los
otros valores son variables propias del
sistema que ayudan al calcular la cantidad,
en estos casos el usuario no indica la
cantidad, en su lugar el sistema la calcula.
El total a cargar será el resultado de la
multiplicación del valor por la cantidad:

i. Cantidad Libre: el usuario indica la

cantidad a cargar

ii. Número de adultos en casa: indica

que la cantidad a cargar depende del
número de Adultos que estén en casa
(Check-in).

iii. Número de niños en casa: indica que

la cantidad a cargar depende del
número de Niños que estén en casa
(Check-in).

iv. Número de adultos + niños en casa:

indica que la cantidad a cargar
depende del número de Adultos +
Niños que estén en casa (Check-in).

v. Número de adicionales en casa:

indica que la cantidad a cargar
depende del número de Adicionales
que estén en casa (Check-in).

vi. Capacidad de personas del tipo de

habitación: indica que la cantidad a
cargar depende de la Capacidad
Total De Persona que tiene el tipo de
habitación indicada.

vii. Faltantes para la Capacidad del tipo

de habitación: indica que la cantidad
a cargar depende del Faltante, es
decir número de personas que haga
falta para completar la capacidad
total de persona que tiene el tipo de
habitación.

Sistema de Administración Hotelera 100

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

i. OBSERVACIONES. Si lo considera
necesario, podrá hacer anotaciones o
aclaraciones al sobre el cargo que realiza

4. Presione el botón Grabar.

Para consultar los cargos realizados al folio presione el

botón “Lista de Cargos” de la barra de herramientas.

Restricciones Al Registro De Cargos

Si el plan asociado al folio está definido como un plan
House-Use o Complimentary, la ventana de cargos a
folios no permitirá hacer cargos marcados como cargos
de alojamiento.

3.1.2 . PARA BORRAR UN CARGO

A. Presione el botón Lista de cargos

B. Haga clic sobre la línea del cargo que desea

borrar

C. Presione el botón Borrar

D. En el área inferior de la pantalla se pide la

autorización para el borrado. Digite los datos para Las formulas
cada campo: de
autorización
se crean en el
a. Autoriza: usuario que autoriza el borrado. módulo
PARÁMETRO
S de ZEUS
b. Clave: contraseña del usuario.

c. Formula: número de autorización del día.

d. Observaciones: motivo del borrado /

comentarios.

E. Al terminar de digitar la observación y presionar

la tecla TAB ZEUS le pedirá la confirmación del

Sistema de Administración Hotelera 101

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

borrado, al confirmar, el cargo desaparece del

listado.

3 1

Figura 42 Lista de Cargos

Figura 43 Autorización del borrado

Importante: tenga en cuenta que solo puede borrar

cargos el mismo día en que estos se realizan, si desea
eliminar un cargo de días anteriores tendrá que realizar
el mismo cargo con igual valor pero de naturaleza
contraria, es decir, si el día 19 de Julio realizamos un
cargo de Teléfono por $ 10.000.oo, Debito a la cuenta
Maestra y el día siguiente lo queremos borrar, debemos
realizar el mismo cargo de Teléfono por $ 10.000.oo,
pero con naturaleza Crédito a la cuenta Maestra. Si no
realiza este procedimiento no podrá borrar el cargo.

Sistema de Administración Hotelera 102

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Para realizar un cargo de naturaleza contraria

3 1

Figura 44 Cargo de naturaleza contraria

5
4

1. Presione el botón Lista de cargos

2. Haga clic sobre la línea del cargo al que desea

hacer el cargo contrario

3. Presione el botón Cargo Naturaleza Contraria

4. En el área inferior de la pantalla se pide la

autorización para el cargo. Digite los datos para
cada campo:

a. Autoriza: usuario que autoriza el borrado.

b. Clave: contraseña del usuario.

c. Formula: número de autorización del día.

Sistema de Administración Hotelera 103

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

d. Observaciones: motivo del borrado /

comentarios.

5. Presione el botón Grabar

3.1.3 . PARA IMPRIMIR UN SOPORTE DE UN CARGO

Cada cargo realizado en el sistema tiene un número
único que lo diferencia de los demás, y desde luego la
información asociado como el valor, los impuestos
generados, la comanda y las observaciones realizadas. El
sistema permite imprimir un documento de cada cargo
con esta información.

3 1

Figura 45 Impresión de un documento de Soporte

3.1.4 . PARA CONSULTAR LOS CARGOS SIN IMPORTAR SU ESTADO

Normalmente acostumbramos a ver en el folio todos
aquellos cargos que en estos momentos están afectando
la cuenta del huésped. La lista de estos cargos la
podemos ver usando el botón “Lista de Cargos” o el de
“Estado de Cuenta”. Otros cargos que en algún momento
pudimos observar pero que posteriormente borramos o
transferimos a otros folios no se pueden observar bajo
condiciones normales, sin embargo debemos tener en
cuenta que Zeus Hoteles nunca elimina realmente los

Sistema de Administración Hotelera 104

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

cargos cuando se borran o transfieren, solo cambia su

estado.

Gracias a este manejo de estados podemos siempre ver,

además de los cargos activos, aquellos que ya no lo
están. Para ello podemos presionar el botón “Lista de
Cargos Total”, el cual muestra una lista de cargos muy
similar a la de los activos pero con información sobre el
estado, indicando cuáles han sido borrados (Estado = B)
o transferidos (Estado = T).

Figura 46 Lista de Cargos Total

3.1.5 . PARA EMITIR EL ESTADO DE CUENTA DEL FOLIO

Antes de emitir una factura es posible conocer el estado
de cuenta de un folio en cualquier momento y mirar un
formato muy similar al de la factura sin generarla. El
botón Estado de Cuenta despliega un reporte con los
cargos del folio seleccionado. Para detalles de cómo
emitir un estado de cuenta consulte el manual del
módulo Recepción

3.1.6 . CARGAR CATEGORÍAS FISCALES

Durante el proceso de check-out de habitaciones y folios
el sistema nos brinda la opción de cargar de forma

Sistema de Administración Hotelera 105

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

automática los diferentes cargos asociados a la

categorías fiscal de cliente, sin embargo el botón
“Cargar Categorías Fiscales” de la barra de
herramientas nos brinda esta misma opción desde la
ventana de cargos a folios. Al presionar el botón el
sistema nos despliega una nueva ventana:

Figura 47 Cargos Según Categoría Fiscal

Esta ventana nos brinda las opciones para cargar a

cualquiera de las cuentas disponibles en el folio, desde
luego el cargo finalmente debe corresponder a la factura
que generaremos. No podemos olvidar tampoco que
hacer cargos de este tipo implica que el folio queda
bloqueado y no podrá agregarse ningún cargo adicional.

Para realizar el cargo debemos seleccionar la o las

casillas de acuerdo al cargo que necesitemos realizar.
Recordemos que al seleccionar Todas las casillas de las
cuentas Maestras y Extras se bloquean, de igual forma si
seleccionamos la Maestra o alguna de las Extras, el
sistema no nos dejará seleccionar Todas.

Luego de seleccionada la casilla debemos especificar si

la categoría está basada en una Empresa, Agencia u
Otro. Seleccionamos el código correspondiente y
presionamos el botón Aplicar de la barra de
herramientas.

Sistema de Administración Hotelera 106

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Para más detalles del proceso de aplicación de

categorías fiscales consultar el proceso de Check-out de
huéspedes del manual del módulo Recepción.

3.1.7 . OPCIONES DE VALIDACIÓN DE LA COMANDA

En condiciones normales la comanda es un campo de
ingreso libre y no validado, sin embargo esta condición
puede cambiar. Si bien es una opción configurable, va a
requerir de la asesoría de un consultor de Zeus
Tecnología. Se detalla esta opción con un ejemplo que le
permite entender el alcance de la validación de la
comanda.

En este ejemplo observamos como en lugar de solicitar

un número de comanda, se parametrizó el sistema para
solicitar un centro de costo y validar su existencia.
Observemos como el cambio en los parámetros de los
cargos le indica la opción de cargos que un código
específico solicita centro de costo y como la ventana
cambia sus características:

Si se define validación el sistema informará el resultado

de este o permite continuar el cargo al folio

Es posible incluso asociar opciones de ayuda para el

campo de tal forma que el usuario no requiere conocer
los valores de memoria:

Sistema de Administración Hotelera 107

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Finalmente puede definirse como obligatorio el campo,

de tal forma que no pueda dejarlo en blanco:

Finalmente los datos registrados en el campo serán

almacenados en la comanda y mostrados en los informes
como comanda, la ventaja radica en que puede lograr
que la comanda sea un valor válido y de uno de los
maestros del sistema. Los Consultores Zeus pueden
ayudarle a generar varios tipos de configuraciones,
dentro de los alcances del sistema, para el uso de esta
opción.

3.1.8 . CARGOS CON CONTRATO Y TERCERO

En la configuración de los cargos realizada en el maestro
del mismo nombre, se puede establecer si solicitarán
datos adicionales para número de contrato y de tercero.

Cuando esta configuración es definida, dichos datos son

solicitados como parte de la información requerida para
incluir un cargo. En la parte inferior de la ventana se
muestran los campos “Contrato” y “Tercero” donde se
podrá ingresar libremente los datos correspondientes.

Sistema de Administración Hotelera 108

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Los campos se deben diligenciar de forma obligatoria, o

en su defecto será necesario autorizar el registro con
estos datos vacíos. Si al guardar los datos no han sido
diligenciados, se notificará y se dará la opción de
autorizar el registro en blanco:

Si presiona el botón “Cancelar”, no se realizará el cargo.

Si por el contrario presiona el botón “Autorizar”, el
sistema mostrará la ventana de autorizaciones:

Para autorizar el cargue sin datos de contrato y/o

tercero, indique la observación que justifica esta omisión
de datos, ingrese la Formula para el día, y finalmente los
datos de usuario y contraseña de quien autoriza.

Sistema de Administración Hotelera 109

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Al presionar el botón “Guardar”, el sistema le indicará si

fue o no autorizado.

Tenga en cuenta que estos datos serán procesados

posteriormente durante la generación de movimiento
contable. Específicamente la descripción de la
transacción el número de contrato y/o tercero.

Por otro lado, al realizar transferencias de los cargos por

cualquiera de las opciones disponibles, no modificará
estos datos, se mantendrán relacionados al cargo.

3.2 . GENERACIÓN DE CARGOS GENERAL

Siempre que registramos una habitación asignamos un
plan, a su vez cada plan está conformado por un conjunto
de cargos con sus tarifas, el cual se conoce como
paquete.

Dentro de este grupo de cargos existen incluso

subgrupos conocidos como cargos deducibles, los cuales
son separados y generados de forma independiente en el
proceso de generación de cargos, según como hayan sido
configurados.

Aquellos cargso sujetos a multi-tarifa, se les asociará el

valor que aplique según las condiciones actuales, y desde
luego, de la configuración del cargo.

Finalmente, el plan y su paquete conforman el grupo de

cargos que serán aplicados cada noche a la cuenta de los
huéspedes registrados en habitaciones y los clientes
asociados a folios de eventos varios.

Tarifas en otra moneda

La tarifa de las habitaciones puede ser dada en moneda

local o en la segunda moneda (dólares). En caso de haber
registrado una habitación en dólares, la generación de
cargos aplicará la tasa que corresponda para el cálculo
Sistema de Administración Hotelera 110
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

del valor en moneda local, el cual será finalmente

cargado al folio de la habitación.

El parámetro Global de Hotel “Tasa utilizada por defecto

en la aplicación de cargos”, nos permite establecer cual
tasa se usará para el paso a moneda local. Podrá indicar
por ejemplo si desea tomar la tasa de la reserva o la tasa
del día en que hizo check-in la habitación.

Otros Cargos

Además de los cargos asociados a los planes existen los

cargos automáticos fuera del plan, que son básicamente
cargos adicionales que definimos desde la reserva o el
registro para que sean cargados diariamente.

Así cómo es posible agregar cargos adicionales al plan, el

sistema permite excluir cargos del plan para que no sean
aplicados para una habitación en particular. Por tanto a
pesar de que una habitación esté asociada a un plan, uno
o varios cargos del paquete podrían no ser aplicados si se
excluyen desde la ventana de registro de huéspedes.

Tomando como toda esta información de cargos asociada

a cada uno de los huéspedes, la generación de cargos
general elabora la lista de cargos que se deben aplicar a
cada una de las habitaciones y les define el valor a
cargar de acuerdo a la estructura de tarifas establecida.
Con esta información el auditor puede verificar que los
valores que serán cobrados son los correctos.

Para que se el sistema calcule dichos valores debemos

seleccionar el botón Generar de la lista de opciones
desplegada:

Una vez seleccionada la opción el sistema realizará el

proceso y al finalizar nos dará la opción de imprimirlo,
incluso para las habitaciones de un complejo específico.
Para ver el informe con la lista de cargos generados

Sistema de Administración Hotelera 111

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

debemos presionar el botón Imprimir de la barra de

herramientas.

Figura 48 Impresión de los Cargos Generados

El informe despliega un título con el número de la

habitación, su tipo y acomodación, así como la cantidad
de adultos, niños y el plan asociado:

Debajo de cada uno de estos grupos se detalla la

información relacionada con los cargos que serán
aplicados al folio durante la aplicación de los cargos:

Sistema de Administración Hotelera 112

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Por cada grupo se muestra el total a cargar.

El proceso de auditoría nocturna debe asegurar que los

cargos generados corresponden a la configuración del
plan. Es posible que en la generación se encuentren
cargos que no hacen parte del plan, estos son resultados
de la definición de cargos adicionales fuera del plan que
se pueden configurar para cada habitación.

En la configuración del plan podemos encontrar un sin

número de condiciones que cambian la forma como son
generados los cargos, esto tiene que ver adicionalmente
con la particularidad de algunos cargos:

 El Cargo de habitación es quizás uno de los más

particulares, principalmente porque su valor no se
saca directamente del precio de venta definido en
el paquete. Normalmente el valor lo encontramos
en cada habitación, definido como tarifa para la
habitación, los niños y los adicionales.

 Los cargos definidos como multi-tarifa, entre los

que puede estar incluso el de habitación, tampoco
toman su valor del paquete, en su lugar existe una
estructura tarifaria que puede estar compuesta
por varias variables. En este caso el valor es
tomado cada día acorde a dicha tarifa.

 Un caso particular de la multi-tarifa es la multi-

tarifa por clase de huésped. Normalmente este
valor es tomado de la clase asociada a cada
huésped, sin embargo la clase de huésped que el
sistema usa para generar los cargos puede ser
diferente a la asignada al huésped en el registro.
El parámetro global de Hotel “Liquidar con la
Clase del Titular de la Reserva” indica si los
valores de la multi-tarifa se tomarán con la clase
asociada al titular o la clase asociada a cada
huésped.

Sistema de Administración Hotelera 113

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

La generación de cargos se puede realizar tantas veces

como el auditor necesite, en la medida que haga ajustes
a las habitaciones o planes y hasta que llegue al
resultado esperado. Además de permitir generar los
cargos, también puede imprimirlos en caso de que hayan
sido generados y solo necesite tener un soporte físico.

El paso a seguir luego de verificar todos los cargos

generados es realizar la aplicación de cargos, la cual
veremos más adelante.

Si intenta generar cargos mientras se ejecuta el proceso

de Aplicación de Cargos o después de una falla en este,
el sistema le informará. Debe haber terminado la
aplicación antes de poder generar de nuevo:

Nota: por defecto el reporte de cargos generados no

muestra los valores en dólares, sin embargo, es posible
usar un reporte de usuario para incluirlos y mostrara
esta información que está disponible en los datos
generados:

3.2.1 . FORMATO EN COLUMNA

El formato en columna es otra forma de ver la misma
información antes descrita, al marcar esta casilla
estamos indicando al sistema que debe generar otro
formato para presentar los cargos generados. En otras
palabras es básicamente otra presentación de la misma
información.

Sistema de Administración Hotelera 114

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

La presentación del informe en columnas depende en

gran medida de una configuración previa en la cual se
especifica que columnas debe incluir. Para cada columna
puede especificarse que cargos serán detallados, con la
posibilidad de agregar hasta 6 columnas. Los cargos por
fuera de esta especificación son sumados en una última
columna llamada “Otros Cargos”

Para empezar debemos hacer clic en el botón “Mostrar

Cargos”

Esta acción desplegara una nueva ventana donde

debemos agregar los cargos a incluir como columnas del
informe. Basta con indicar el código y presionar el botón
guardar para agregar o el de eliminar para borrarlos.

Cargos especiales como los impuestos no son

desplegados en esta ventana, dado que no corresponden
a cargos que se listan en el informe.

Al finalizar el proceso podrá salir de la ventana de

selección de cargos y presionar el botón imprimir para

Sistema de Administración Hotelera 115

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

ver los resultados. La siguiente imagen muestra un

ejemplo del formato en columnas:

Al final del informe se muestra un resumen con los

totales de los cargos:

3.3 . GENERACIÓN DE CARGOS X HABITACIÓN

Utilice esta opción si desea generar los cargos de una
habitación específica en lugar de todas las habitaciones
registradas.

La generación de cargos por habitación realiza el mismo

proceso que la generación general de cargos, con la
diferencia de que por ser solo a una habitación el
proceso es más rápido, puede entonces usar esta opción
para regenerar los cargos de una habitación a la que le
ha hecho cambios y evitar una generación global.

Sistema de Administración Hotelera 116

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 49 Generación de Cargos a una Habitación

Para generar los cargos

1. Digite el número de la habitación

2. Presione el botón Generar de la barra de

herramientas.

3.4 . APLICACIÓN GENERAL DE CARGOS

El paso a seguir después de haber generados los cargos,
es la aplicación de los mismos.
Este es uno de los procesos más importantes de Zeus
Hoteles, entre otras tareas genera las estadísticas,
ejecuta el cambio de fecha y desde luego aplica los
cargos a las habitaciones.
Antes de aplicar cargos todas las inconsistencias deben
estar resueltas, de otra forma el sistema no permitirá la
aplicación. Emitirá un mensaje indicando que tiene
Errores en Auditoría:

Todos los usuarios deben estar fuera del sistema

antes de ejecutar esta opción. Realizar la aplicación
Sistema de Administración Hotelera 117
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

de cargos con usuarios registrados puede conllevar a

situaciones no controladas y en por tanto consecuencias
inesperadas en la información. En especial aquellos
usuarios que hacen cargos a los folios, como es el caso
Zeus Hoteles, Zeus Teléfonos o Zeus POS, etc.
Precisamente por lo importante de está situación el
sistema muestra la lista de usuario conectados antes de
iniciar la aplicación:

Si decidimos continuar el proceso podemos presionar el

botón Salir y el sistema nos pedirá la confirmación:

Los usuarios deben permanecer fuera del sistema

hasta que el cierre haya terminado, lo que implica
que ningún proceso diferente del cierre se debe
estar ejecutando.

Aplique cargos una vez este seguro que todo está

correcto, puesto que este proceso puede no ser
reversible
Este proceso es totalmente automático y consiste en 14
pasos:

 Aplicación de Cargos de Habitación

 Rotación Saldos de folios
 Prolongación de Estadías
 Acumulación de Estadísticas
 Prolongación Bloqueos

Sistema de Administración Hotelera 118

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

 Cancelación de Reservas
 Cambio de Fecha
 Prolongando Tasas de cambio
 Cambiando estados de Habitación y Vouchers
 Actualizando Disponibilidad
 Procesando Formas de Pago
 Prolongación Autorizaciones
 Aplicando Bloqueos Programados
 Procesos Después del Cierre

Figura 50 Aplicación de los Cargos Generados

Para iniciar la aplicación de cargos presione el botón

Guardar o bien el botón Siguiente. El sistema iniciará la
aplicación en el cual ZEUS irá mostrando el avance
colocando marcas a cada uno de los pasos.

Sistema de Administración Hotelera 119

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 51 Ventana del proceso de Aplicar los Cargos

Algunos de estos pasos principales tienes pasos más

detallados que también son mostrados a medida que se
van ejecutando, como es el caso de la acumulación de
estadísticas:

Una vez terminados todos los procesos de la aplicación,

el sistema le notificará:

Sistema de Administración Hotelera 120

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Presione el botón “Aceptar”, el sistema mostrará un

informe con los resultados:

Puede utilizar el botón “Imprimir Informe Auditoría”

para contar con un registro impreso de este resumen del
proceso.

Nota: procesos especiales como “Archivos de

Integración” se ehecutan si existe una interfaz activa con
Zeus Zollink. Este proceso generará la información
necesaria para que pueda ser integrada en la base de
datos centralizada de la cadena. Un parámetro global de
Sistema de Administración Hotelera 121
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Hotel define si esta integración automática se da o no.

Consulte con su distribuidor autorizado para más
información sobre Zollink.

3.4.1 . QUE HACER SI EL PROCESO FALLA

Es posible que la aplicación general de cargos pueda
fallar y que uno o varios procesos no se ejecuten, esto
ocurre principalmente por problemas de comunicación
entre la estación y el servidor.

Salvo el primer proceso (Aplicación Cargos) el sistema

puede seguir realizando tareas a pesar que alguna haya
fallado. Las recomendaciones cuando falla este proceso
son:

1. Si falla la aplicación de cargos: El sistema está en

la capacidad de detectar el punto de la falla y
retomar por donde iba. En todo caso es
importante tener precauciones:

i. Realice una copia de seguridad

ii. Verifique los cargos que se

realizaron

iii. Ejecute nuevamente la aplicación

general de cargos

2. Si fallan uno o algunos procesos diferentes a la

Aplicación de Cargos: comuníquelo
inmediatamente a su soporte de primera mano,
quien podrá analizar la situación y definir si
llama al soporte de segunda mano (Zeus
Tecnología). En última instancia si no puede
comunicarse deje que el sistema continúe y
asegúrese dejar el reporte para que sea
comunicado tan pronto sea posible y se realice
una revisión.

3. A partir de uno de un punto, todos los demás

proceso fallaron: si durante la ejecución de las
tareas el sistema falla y luego todos los pasos
siguientes también fallaron, comuníquelo
inmediatamente a su soporte de primera mano,
quien podrá analizar la situación y definir si
Sistema de Administración Hotelera 122
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

llama al soporte de segunda mano (Zeus

Tecnología). En última instancia si no puede
comunicarse ejecute nuevamente el proceso de
aplicación de cargos, el sistema está en la
capacidad de detectar el punto de la falla y
retomar por donde iba, y asegúrese dejar el
reporte para que sea comunicado tan pronto sea
posible y se realice una revisión.

Importante: En todo caso una falla en la aplicación

de cargos puede tener consecuencias inesperadas y
por tanto siempre debe ser revisada por personal
especializado.

3.5 . TRANSFERENCIA ENTRE FOLIOS

Eventualmente se puede presentar la necesidad de
trasladar cargos de un folio a otro, la opción
transferencia entre folios nos brinda esta versatilidad,
permitiéndonos realizar tantos traslados como sean
necesarios.

Figura 52 Transferencia entre Folios

Sistema de Administración Hotelera 123

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Se puede trasladar cualquiera de los cargos o su

totalidad utilizando los botones de traslado. También es
posible filtrar un cargo específico para hacer más fácil la
transferencia. Para ello debe indicar el cargo a filtrar en
el campo Cargo y presionar la tecla Tabulador.

El proceso de transferencias puede realizarse en doble

vía, gracias a los botones de traslado y con la cantidad
ítem deseados según la selección que se haga, por ello a
continuación se explica y las funciones de cada uno de
los botones de traslado y la forma de hacer las
selecciones.

Funciones de los botones de traslado

Traslada todos los cargos desde el folio superior al

inferior.

Traslada los cargos seleccionados desde el folio

superior al inferior.

Traslada todos los cargos desde el folio inferior al

superior.

Traslada los cargos seleccionados desde el folio

inferior al superior

Sistema de Administración Hotelera 124

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5
1

4
2

Figura 53 Transferencia de Cargos Seleccionados

Como seleccionar ítem específicos

Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos

seleccionados, primero se deben seleccionar presionando
Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean
trasladar.

De igual forma para quitar la selección a un cargo se

debe presionar nuevamente clic sobre él. Note que al
presionar doble clic cambia de color; cuando está en
blanco significa que no está seleccionado.

Para trasladar un grupo específico de cargos

1. Indique el primer folio para realizar la

transferencia.

2. Indique el segundo folio para realizar la

transferencia.

3. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos

que desea trasladar

4. Presione el botón de traslado de cargos

seleccionados que aplique.

5. Presione el botón Guardar.

Sistema de Administración Hotelera 125
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Para trasladar todos los cargos de un folio a otro

1. Indique el primer folio para realizar la

transferencia.

2. Indique el segundo folio para realizar la

transferencia.

3. En este caso el paso 3 para la selección no es

necesario, precisamente porque se desean
trasladar todos los cargos y para tal efecto hay un
botón especial

4. Presione un de los botones de traslado de todos

los cargos, según la dirección en que desee
trasladar

5. Presione el botón Guardar.

El sistema realizará el traslado y un recalculo de los

impuestos de forma automática. Tenga en cuenta que los
impuestos no pueden ser trasladados de forma
independiente.

Uso de los Filtros

En ambos folios tenemos la posibilidad de aplicar un

filtro que nos permita ver solo aquellos cargos que nos
interese transferir. A lado de cada cuadrícula existe una
estructura similar para la aplicación de estos filtros.

 La primera característica que

1 notamos es la posibilidad de
seleccionar entre 4 filtros
2 diferentes: Filtro por cargo,
por clase, por Naturaleza
(débito/crédito) y por número
de tiquete
3
 Frente a cada una de estas
características tendrá la
opción de indica que desea
filtrar

Sistema de Administración Hotelera 126

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Para aplicar un filtro

1. Selección la casilla del tipo de filtro que desea

aplicar

2. Indique en la casilla correspondiente el filtro, ya

sea el código de cargo, la clase o la naturaleza

3. Presione el botón Aplicar

El filtro aplicado de refleja en la cuadrícula. Podrá

identificar que columnas tienen aplicado un filtro
porque el color del título cambia:

Para quitar el filtro

1. Desactive las casillas seleccionadas

2. Presione el botón Aplicar

3.6 . TRANSFERENCIA ENTRE CUENTAS M/E

Primero que todo recordemos que todo folio se
encuentra subdividido en dos cuentas, una Maestra y
una Extra, y que a cada una de esas cuentas le podemos
hacer cargos y emitir una factura independiente.

Con esta opción, tenemos la posibilidad de transferir

cargos entre estas cuentas, ya sea de la Maestra a la
Extra o viceversa.

El proceso de transferencias puede realizarse en doble

vía, gracias a los botones de traslado, además se puede
trasladar la cantidad ítem deseados según la selección
que se realice.

Sistema de Administración Hotelera 127

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Es posible Filtrar un cargo específico colocando en el

campo Cargo el código del cargo que se desea filtrar.
Este filtro se verá aplicado tanto para la cuenta Maestra
como para la Extra.

A continuación se explica y las funciones de cada uno de

los botones de traslado y la forma de hacer las
selecciones.

Figura 54 Transferencia entre las cuentas Maestra y Extra de un Folio

Como seleccionar ítem específicos?

Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos

seleccionados, primero se deben seleccionar presionando
Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean
trasladar.

Funciones de los botones de traslado

Traslada todos los cargos desde la cuenta Maestra

a la Extra.

Sistema de Administración Hotelera 128

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Traslada los cargos seleccionados desde la

Maestra a la Extra.

Traslada todos los cargos desde la Extra a la

Maestra.

Traslada los cargos seleccionados desde la Extra a

la Maestra.

Para trasladar un grupo específico de cargos

1. Indique el folio en el que desea realizar el traslado

2. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos

que desea trasladar

3. Presione el botón de traslado de cargos

seleccionados que aplique.

4. Presione el botón Guardar.

Para trasladar todos los cargos de un folio a otro

1. Indique el folio en el que desea realizar el

traslado.

2. En este caso el paso 2 para la selección no es

necesario, precisamente porque se desean
trasladar todos los cargos y para tal efecto hay un
botón especial

3. Presione un de los botones de traslado de todos

los cargos, según la dirección en que desee
trasladar

4. Presione el botón Guardar.

Sistema de Administración Hotelera 129

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

3.7 . ACTUALIZACIÓN EN FOLIOS CERRADOS

Cuando se hace check out a un folio este se cierra
automáticamente, con el fin de que no se sigan haciendo
movimientos. Sin embargo esta opción permite realizar
movimientos estos folios, tales como cargos, borrado de
cargos y abonos.

Cuando se ingresa a esta opción, se debe indicar un

número de habitación o un folio en particular. Cuando se
ingresa un número de habitación, el sistema muestra en
la lista desplegable frente a este, una lista con todos los
folios que han estado en la habitación seleccionada, esto
con el fin de elegir el deseado, aunque podrá de hecho
indicar el folio directamente o buscarlo con la ayuda.

Esta ventana cuenta con todas las funcionalidades de la

ventana de cargo a folios más unas tareas adicionales
que veremos a continuación.

Figura 55 Actualización en Folios Cerrados

Entraremos a observar las opciones adicionales con las

que cuenta esta ventana, las demás funcionalidades
como cargos y borrado de cargos las puede consultar en
la sección de cargos a folios en este manual.

Sistema de Administración Hotelera 130

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

3.7.1 . ABONOS O PAGOS A FOLIOS CHECK-OUT

Es común encontrarse con la necesidad de registrar un
abono a un folio cerrado, ya sea porque fue necesario
borrar el pago inicial y registrarlo nuevamente con otra
forma de pago o porque hubo cambios en los consumos.

Es importante tener en cuenta que los movimientos

realizados a los folios check-out deben hacerse de tal
forma que dejen el saldo en cero, de lo contrario este
folio aparecerá con saldo pendiente.

1
5

Figura 56 Pagos a Folios Cerrados

Para realizar el pago

1. En la ventana de folios cerrados seleccione la

habitación y el folio al que hará el pago

2. Presione el botón Abono de la barra de

herramientas.

3. En la ventana desplegada seleccione la cuenta a la

que hará el abono (Maestra o Extra).

4. Digite los datos del pago (moneda, forma de pago,

valor a pagar, etc.)

5. Presione el botón Grabar de la barra de

herramientas.
Sistema de Administración Hotelera 131
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

6. Confirme el pago.

Pagos CXC: El registro de pagos por cobrar (Voucher,

Empresa, Particular) implica que una agencia, empresa o
particular tiene crédito habilitado. Para los pagos CXC
existe la posibilidad de indica una restricción al usuario,
en dicho caso el sistema muestra un mensaje indicando
la restricción.

Para más detalles sobre los procesos de pago, consulte

Error: Reference source not foundError: Reference
source not found y Error: Reference source not
foundError: Reference source not found

3.7.2 . CARGO A CUENTA POR COBRAR CON CONTROL DE CUPO DE

CRÉDITO
Es posible parametrizar el sistema para que verifique el
cupo que el cliente tiene en Zeus ® Contabilidad. En
caso de hacer un pago CXC y no tener cupo disponible,
se informará y se dará la opción de autorizar el pago.

El sistema lanzará entonces la ventana de autorizaciones

para que esta sea ingresada, si sale de la ventana sin
autorizar el pago no será registrado.

Para autorizar

Sistema de Administración Hotelera 132

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

1. Ingrese en el campo observación una

justificación sobre el motivo por el que se
autoriza

2. Ingrese en el campo formula, la fórmula del

día registrada para el suceso de cupo de
crédito

3. Ingrese su usuario y su contraseña

4. Presione el botón Guardar

Si todos los datos están correctos el sistema

registrará el pago.

3.7.3 . PARA EMITIR UNA FACTURA

Al presionar el botón Facturación de la barra de
herramientas el sistema despliega la ventana de
facturación donde debemos seleccionar las opciones
según nuestra necesidad y presionar el botón Facturar.

Consulte el proceso de generación del manual del

módulo Recepción en la sección Check-out de
Huéspedes.

4 . MENÚ CONSULTAS E INFORMES

En este menú se encuentra un importante grupo de
opciones para emitir informes y realizar consultas
relacionadas con el proceso de auditoría del sistema
hotelero, así como información contable, de ingresos,
pagos y otra serie de movimientos presentados en el
sistema.

4.1 . CHECK-IN DESPUÉS DE APLICAR CARGOS

La aplicación de cargos realizada en la auditoría
nocturna, carga el desglose del plan a todas las
habitaciones Check-in en ese momento, de acuerdo al
plan con que se registró.

Sistema de Administración Hotelera 133

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Si se realiza el registro de una nueva habitación después

de la aplicación y se quiere que los cargos de la noche a
la que se acaba de hacer aplicación se extienda a la
habitación que hizo Check-in, se deben generar los
cargos de la nueva habitación y realizar una nueva
aplicación. Este proceso se realiza mediante la opción
Check-in Después de Aplicar Cargos, la cual detalla las
habitaciones que fueron chequeadas después de la
aplicación de cargos y permite realizar una generación
de cargos y una aplicación de los mismos.

Figura 57 Cargos a Habitaciones Check-in Después de Aplicar Cargos

Tan pronto se ingresa a esta ventana, se muestra la lista

de habitaciones Check-in después de la aplicación.

Para generar y aplicar cargos

Sistema de Administración Hotelera 134

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

1. En la lista de habitaciones, haga clic sobre la

columna Sel en la fila correspondiente a la
habitación que quiere generarle los cargos.

2. Presione el botón Guardar para aplicar los cargos.

3. Confirme si está seguro de aplicar los cargos a la

habitación

4.2 . UPGRADES DE HABITACIONES

Genera un informe con las habitaciones que durante el
proceso de Check-in se les generó un Upgrade, el
reporte muestra el tipo y valor de la habitación cobrada
al igual que de la asignada.

Figura 58 Informe de Habitaciones con Upgrades

Apariencia del reporte

Sistema de Administración Hotelera 135

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

4.3 . LISTADO GENERAL DE CARGOS

Genera un informe con el detalle de los cargos que
afectaron los folios en un rango de fecha indicado;
adicionalmente permite filtrar la información por los
siguientes conceptos:

a. Cargo a Listar: Digite el código de cargo o

ubíquelo desde la ayuda del cual desea ver la
información.

Listar Cargos Especiales: Por defectos los cargos

especiales como pagos y aplicaciones de depósitos
no son detallados en el informe, si desea incluir
estos cargos especiales debe seleccionar la casilla

Excluir Cargos: Marcando esta casilla podrá

definir específicamente que cargos desea ver
seleccionando de una lista los elegidos. Luego de
marcar la casilla podrá establecer los cargos a
incluir haciendo clic en el botón “Seleccionar
Cargos” de la barra de herramientas, el cual
desplegará una nueva ventana. Marque los cargos
que desea incluir, el sistema los recordará la
próxima vez que emita el informe:

b. Complejo: Permite seleccionar un complejo

especifico.

c. Origen de Cargos: Seleccione si desea incluir los

cargos que fueron reportados desde POS,
directamente por la opción de cargos a folios y
teléfonos o por ambos.

Sistema de Administración Hotelera 136

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

d. Folio a Listar: Digite el código del Folio o ubíquelo

desde la ayuda del que desea visualizar la
información.

e. Usuario: Digite el código de usuario o ubíquelo

desde la ayuda del que desea visualizar la
información

f. Ordenado por: Permite seleccionar el orden de

cómo se desea visualizar la información, existen
las opciones de Habitación, Usuario, Folio o
Comanda

g. No mostrar transferencias: Omiten del listado los

cargos que fueron producto de una transferencia

h. Permite seleccionar 3 formas de agrupar la

información existen las siguientes opciones

i. Omite del listado los cargos configurados como

segundo impuesto (Aplica para países diferentes
de Colombia )

j. Varía la presentación del informe para mostrar la

información desde otras perspectivas. Las dos
casillas de esta sección son mutuamente
excluyentes.

Sistema de Administración Hotelera 137

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

a b

d e

f g

i
j

Figura 59 Listado de Cargos Generados

Apariencia del informe estándar

Apariencia del reporte de ingresos

Sistema de Administración Hotelera 138

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Apariencia del reporte especial:

4.4 . RESUMEN DE CARGOS

Mientras el informe general de cargos detalla los cargos
realizados a un folio, el resumen de cargos presenta
totales por cada uno de los conceptos cargados. Estos
totales se agrupan en dos grandes bloques,
correspondientes a cargos realizados desde el punto de
venta (POS) y desde otras opciones de cargos a folios
ofrecidos por los módulos de Zeus Front. Para cada
concepto se muestran valor base, impuestos y totales.

Lo primero que debemos especificar para el informe es el

rango de fechas que deseamos consultar. Este informe
genera su información a partir de los movimientos, luego
podemos incluso seleccionar la fecha de hoy para
consultar los cargos hechos hasta el momento.

Sistema de Administración Hotelera 139

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Luego debemos seleccionar la cuenta que queremos

consultar, por defecto el sistema incluye Ambas cuentas
(Maestra y Extra) pero podemos seleccionar solo una de
ellas seleccionado las opciones Maestra o Extra.

Ahora podemos presionar el botón Imprimir de la barra

de herramientas y mirar el informe generado.

Figura 60 Resumen de Cargos

Esta ventana sin embargo tiene varias opciones que

afectan la presentación del informe, las cuales
miraremos a continuación:

Mostrar Registro de Impuesto: entre los cargos

realizados a un folio se encuentran los de impuestos, los
cuales son generados de forma automática por el
sistema. Por defecto este informe muestra una fila con
dicho cargo relacionado y su valor (aunque este no suma
en el total). Si quitamos la marca a esta casilla dicho
registro no se muestra.

Vale aclarar que si el valor del cargo de impuesto es

correcto, el total de la columna debe coincidir con el total
del cargo.
Sistema de Administración Hotelera 140
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Evaluar por Fecha de Contabilización: nos permite ver el

informe de acuerdo a cuando serán contabilizados e
incluye los registros de los depósitos aplicados y los
pagos realizados. Por defecto la fecha de cargue y
contabilización es la misma, sin embargo procesos como
las transferencias generan movimientos contables
adicionales.

Resumido Entre Fechas: Cuando emitimos el informe en

un rango de fechas el sistema muestra un resumen por
día, totalizando para cada día los valores por cargo; al
marcar esta casilla el sistema acumula y muestra un solo
gran total por cada cargo en el rango especificado.

Especial para Contabilización: Genera un informe con

características diferentes al estándar. Para este caso se
muestra la cuenta contable asociada al cargo y los
valores a cargas a cada cuenta según los cargos
realizados:

Evaluar Transferencias: incluye los movimientos

generados por transferencias de cargos entre folios los
cuales normalmente son omitidos. Por defecto el sistema
realiza la emisión del informe con base el los cargos
activos actualmente en los folios, al marcar esta casilla
se está incluyendo la suma de valores transferidos lo cual
me permite ver el informe tal y como se genero antes de
que se presentaran las transferencias. Esta opción es
especialmente útil cuando volvemos a generar un
informe de días anteriores que tenemos impreso y tiene
variaciones en valores, lo cual se presenta al transferir
cargos.
Sistema de Administración Hotelera 141
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

No Mostrar Cargo de Impuesto: funciona de forma

similar a la casilla “Mostrar Registro de Impuesto:”, con
la diferencia que quita los dos cargos de impuesto del
sistema y no solo el principal.

Reporte Especial: muestra otra presentación del informe

relacionado los cargos realizados y las CXC generadas en
el rango de fecha indicado.

Excluir Cargos: Marcando esta casilla podrá definir

específicamente que cargos desea ver seleccionando de
una lista los elegidos. Luego de marcar la casilla podrá
establecer los cargos a incluir haciendo clic en el botón
“Seleccionar Cargos” de la barra de herramientas, el
cual desplegará una nueva ventana. Marque los cargos
que desea incluir, el sistema los recordará la próxima vez
que emita el informe:

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe

generado:

Sistema de Administración Hotelera 142

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Los montos de cada cargo se detallan mostrando el valor

sin impuesto y dos columnas adicionales con el monto
para los impuestos disponibles, estos a su vez se
muestran en 2 grupos así:

Front: Valores cargados desde cargo a folios,

teléfonos y otros módulos de Zeus Front

POS: Valores cargados a través de POS Touch, Guest

Service o sistemas que usen el punto de venta de
Zeus como programa para el reporte de consumos.

4.5 . LISTADO DE CARGOS TRANSFERIDOS

Aunque un cargo originalmente se aplica a un folio,
posteriormente puede pasar a folios diferentes de forma
total o parcial, este paso de un folio a otro se conoce
como transferencias de cargos. Existen varios tipos de
transferencias, esta opción genera un informe con los
cargos que han sido transferidos usando las opciones de
transferencias entre folios y transferencias múltiples.

Sistema de Administración Hotelera 143

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 61 Listado de Cargos Transferidos

Para emitir el informe basta con especificar un rango de

fechas y presionar el botón Imprimir de la barra de
herramientas.

Podemos aplicar filtros por un cargo específico o un

número de folio, si no los indicamos el sistema listará
todos los cargos, de igual manera aplica para el folio,
mientras que si indica un cargo y un folio, solo se
mostraran el cargo y el folio especificado.

La casilla “Origen de las Transferencias” agrega a cada

registro del informe el detalle del número de folio del
cual se originó la transferencia.

Apariencia del reporte

4.6 . AJUSTES REALIZADOS

Al crear un cargo desde el módulo de Parámetros se le
puede indicar varias características que lo definen.
Dentro de estas existen dos que dan origen al reporte
Sistema de Administración Hotelera 144
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

emitido por esta opción; una es el campo Ajuste y la otra

el campo Naturaleza (Débito o Crédito), de tal forma
que siempre que realizamos un cargo que está marcado
como Ajuste o lo registramos en una naturaleza contraría
a la establecida al crearlo, el sistema considera que se ha
realizado un cargo de ajuste. También son considerados
ajustes los borrados de cargos y las devoluciones de
pagos.

a b
c
d e

f g

h
i

Figura 62 Informe de Cargos de Ajuste

Esta opción permite consultar los cargos de ajuste que

afectaron los folios en un rango de fecha indicado,
adicionalmente permite filtrar la información por los
siguientes conceptos:

a. Cargo a Listar: Digite el código de cargo o

ubíquelo desde la ayuda del cual desea ver la
información.

Listar Cargos Especiales: Por defectos los cargos

especiales como pagos y aplicaciones de depósitos
no son detallados en el informe, si desea incluir
estos cargos especiales debe seleccionar la casilla

Excluir Cargos: Marcando esta casilla podrá

definir específicamente que cargos desea ver
seleccionando de una lista los elegidos. Luego de
marcar la casilla podrá establecer los cargos a
incluir haciendo clic en el botón “Seleccionar
Cargos” de la barra de herramientas, el cual
desplegará una nueva ventana. Marque los cargos

Sistema de Administración Hotelera 145

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

que desea incluir, el sistema los recordará la

próxima vez que emita el informe:

b. Complejo: Permite seleccionar un complejo

especifico.

c. Origen de Cargos: Seleccione si desea incluir los

cargos que fueron reportados desde POS,
directamente por la opción de cargos a folios y
teléfonos o por ambos.

d. Folio a Listar: Digite el código del Folio o ubíquelo

desde la ayuda del que desea visualizar la
información.

e. Usuario: Digite el código de usuario o ubíquelo

desde la ayuda del que desea visualizar la
información

f. Ordenado por: Permite seleccionar el orden de

cómo se desea visualizar la información, existen
las opciones de Habitación, Usuario, Folio ó
Comanda

g. No mostrar transferencias: Omiten del listado los

cargos que fueron producto de una transferencia

h. Permite seleccionar 3 formas de agrupar la

información existen las siguientes opciones

Sistema de Administración Hotelera 146

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

i. Opciones de Filtro adicionales para no incluir

algunos ajustes:

 No mostrar ajustes: Muestra los cargos realizados

a un folio y que tienen la característica Ajuste
seleccionado o bien aquellos cargos que se han
hecho por una naturaleza diferente a la definida
en la ventana de cargos del módulo de
parámetros.

 No mostrar Borrados: Muestra los cargos

realizados a un folio y borrados en la misma fecha
de su realización.

 No mostrar devoluciones: Muestra las

devoluciones de pago, realizadas desde la opción
de devolución de abonos y pagos del módulo de
recepción.

El reporte emitido desde esta ventana

Para emitir el reporte

Sistema de Administración Hotelera 147

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

1. Indique el rango de fechas

2. Seleccione los filtros o en su defecto el orden

3. Presione el botón imprimir

4.7 . DEPÓSITOS / DEPÓSITOS VIGENTES

Genera un informe con información actual o histórica de
los depósitos según su vigencia. Por defecto el informe
detalla aquellos depósitos realizados a reservas que aún
no han sido aplicados (vigentes), sin embargo pude
marcar la casilla “Vigencia Histórica” e indicar una fecha
anterior, para que el sistema muestre los depósitos que
estaban vigentes para un día anterior.

Figura 63 Informe de depósitos vigentes

En la ventana pude indicar si desea ver los depósitos de

un complejo específico o de todos. Mara indicar un
complejo específico, quite la marca de la casilla “Todos”
y seleccione un complejo de la lista.

Posteriormente debe indicar un rango de fechas, que

corresponde a la fecha de la llegada de las reservas que
desea incluir.

El informe permite varios criterios para organizar la

información, seleccione como desea organizar los datos.

Finalmente especifique si desea conoce la vigencia actual

o la futura.

Sistema de Administración Hotelera 148

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Para emitir el listado elija las opciones deseadas y

presione el botón Imprimir. La siguiente imagen muestra
un ejemplo del informe:

Podemos observar en el informe los valores recibidos con

el detalle que los valores en dólares y en moneda local.

4.8 . DEPÓSITOS / HABITACIONES SIN DEPÓSITOS

APLICADOS
Genera un informe detallando las habitaciones que están
Check-in y no se les ha aplicado el depósito de la reserva
relacionada.

Para emitir el listado presione el botón Imprimir. La

siguiente imagen muestra un ejemplo del informe:

4.9 . DEPÓSITOS / MOVIMIENTO DE DEPÓSITOS

Recordemos que en Zeus se le llama depósito a los
dineros que los huéspedes dejan como garantía de las

Sistema de Administración Hotelera 149

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

reservas, estos anticipos pueden tener por varios

estados: Vigente, Aplicado, Devuelto y Revertido.

Esta opción despliega un informe con los datos de los

depósitos que presentaron movimientos en una fecha
especificada.

Figura 64 Movimiento de Depósitos por Fecha

El listado separa en secciones de acuerdo al estado, cada

una de ellas totalizadas. Para emitir el listado, presione
el botón Imprimir de la barra de herramientas. La
siguiente imagen muestra un ejemplo del informe
generado el cual muestra al final un resumen de los
movimientos:

Este informe incluye tanto recibos de depósitos de

eventos varios como de reservas, por tanto si desea
realizar verificaciones contra el informe “Depósitos de
Eventos por Fecha”, debe tener en cuenta marcar la
casilla “Incluir Depósitos de Reserva” de esta última
opción.

Sistema de Administración Hotelera 150

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

4.10 . SALDO HUÉSPEDES EN CASA

Los cargos, tanto débitos como créditos, realizados a los
folios cambian continuamente el valor de la cuenta del
huésped. Comúnmente con el paso de los días de estadía
los clientes acumulan sus consumos y con ello el saldo
por pagar al hotel. Desde esta opción es posible verificar
el saldo de las cuentas de los huéspedes, el cual se
conoce como Saldo Huéspedes en Casa.

Figura 65 Informe de Huéspedes con Saldo

La verificación de los saldos puede realizarse desde

perspectivas diferentes:

1. Del Día: genera el saldo final luego del cierre

del día, está opción me permite incluso
consultar los saldos a la fecha actual.

En esta sección además podemos marcar

opciones adicionales que cambian la
presentación del informe. Estas opciones son
mutuamente excluyentes:

A. Detallado: Muestra para cada folio los

movimientos que lo afectaron detallados
uno a uno.

Sistema de Administración Hotelera 151

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

B. Resumido: Muestra para cada folio los

movimientos que lo afectaron
acumulado por concepto

C. Ver Mvto Posterior: muestra el saldo del

folio al día que se especificó y los
movimientos realizados en los días
posteriores hasta la fecha actual.
Adicionalmente presenta información de
las facturas actuales del folio con sus
valores.

D. Trasunto: detalla los movimientos que

afectaron los saldos en varias columnas,
cada uno de ellas mostrando un
concepto diferente como son los de
alojamiento, Seguro hotelero, Minibar,
AyB, etc. Cuando seleccionarnos esta
opción el sistema activa el botón
“Mostrar Cargos” de la barra de
herramientas el cual nos permite
establecer dos columnas adicionales que
queramos incluir en el informe. En la
ventana desplegada debemos especificar
el código del cargo y presionar el botón
Guardar.

2. Día Anteriores: Consulta los saldos antes de la

rotación de saldos (El proceso de auditoría
nocturna, más exactamente la aplicación general de
cargos, realiza entre otras tareas la rotación de los
saldos de los folios, la cual coloca los movimientos
débitos y créditos en cero para el inicio del nuevo
día.).
Sistema de Administración Hotelera 152
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

La casilla Por Clase de Folio, indica al sistema

que al emitir el informe debe agrupar los folios
según la clase que tenga asociada.

3. Proyección de Acuerdo al Plan: indica al sistema que

debe calcular cual sería el saldo de huéspedes de
aplicarse todos los cargos a las habitaciones y
eventos que se encuentran registrados.

4. Saldo Actual: En este caso no seleccionamos

ninguna de las casillas de las secciones principales
antes mencionadas, lo que nos genera el informe
estándar.

La ventana además nos ofrece la posibilidad de ordenar

los datos por diferentes conceptos (Habitación y Folio).

Los saldos pueden ser o no agrupados y filtrados por

complejo, para ello la ventana nos provee opciones de
agrupación y filtro por este concepto.

Los siguientes son ejemplos de las diferentes

presentaciones del informe:

Listar Saldo Por Folio (Del Día)

Note que para aquellos huéspedes que no tiene una

empresa asociada el sistema coloca en lugar de la
empresa el texto “Particular”.

Trasunto

Sistema de Administración Hotelera 153

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Marcar esta casilla implica el cambio de la apariencia del

informe y de la forma como se muestra la información.
En este caso el sistema agrupa la información para folios
Check-in y Check-out, los datos relacionados para estos
últimos se despliegan para los que hicieron Check-Out el
día anterior a la fecha del informe (tengan o no saldo). La
información se agrupa para cada complejo.

Una de las características del informe en modo trasunto

es la posibilidad de definir según la necesidad del
usuario, que cargos se muestran en 2 de las columnas
del informe. Podemos utilizar el botón Mostrar Cargos de
la barra de herramientas para agregar hasta 2 cargos
que se desee desplegar en el informe, los demás cargos
serán acumulados en la columna “Otros Cargos” del
informe

La columna “Créditos” acumula el total de formas de

pago CXC de los folios Check-out.

La siguiente imagen despliega un ejemplo del informe sin

columnas adicionales configuradas. Note que después de
la columna A&B se despliegan dos columnas sin título y
con valor cero:

Informe estándar (agrupa Folios de Habitación y de

eventos)

Sistema de Administración Hotelera 154

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Movimientos Posteriores a la Fecha (del Día):

Saldos Para Revisión Resumido y Detallado

Resu
mido

Detal
lado

Restar impuesto (IVA) de planes SPFS

Sistema de Administración Hotelera 155

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Una de las características de Zeus Hoteles incluye la

posibilidad de establecer un modelo de trabajo que
incluye planes que generan bonos para Futuros
Servicios. Estos planes especiales permiten indicar al
sistema la generación de transacciones especiales para
los consumos de plan que incluyen vouchers y que no
fueron consumidos en los puntos de venta.

Mediante la activación de la casilla “Restar IVA de Planes

S.P.F.S”, el sistema emite el informe de saldos
incluyendo todos los planes, pero resta en cada valor de
los movimientos el monto que corresponde al impuesto
primario (IVA en Colombia).

La casilla “Excluir Folios con Saldo Cero” está disponible

solo cuando marcamos la opción “Listar Saldo por Folio
(Revisión)”. Permite mostrar el informe sin desplegar
aquellos folios cuyo Saldo es igual a cero.

4.11 . SALDO DE FOLIOS

La consulta de los saldos de los folios puede ser
generada desde dos perspectivas diferentes usando esta
opción. Por un lado puede consultar todos los folios que
actualmente presenta saldo, en cuyo caso debemos
Sistema de Administración Hotelera 156
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

marcar la opción “Folios con Saldos Pendientes”. Por

otra parte está la posibilidad de consultar los saldos
históricos de los folios, en cuyo caso marcamos la opción
“Movimientos de Saldos de Todos los Folios”.

Figura 66 Saldo de Folios

La consulta de saldos históricos es mucho más amplia en

cuanto a opciones disponibles, y en la misma medida es
un proceso más complejo que puede tomar algunos
minutos en ser procesado. Entre las opciones disponibles
tenemos:

No Mostrar Folios Con Movimientos En Ceros. Marque

esta casilla para que el sistema no muestre en el informe
generado aquellos folios que no presentan cargos
registrados

No Mostrar Folios Con Saldo Actual En Ceros. No

incluye en el informe los folios cuya suma de cargos de
cero. Normalmente los folios para hacer check-out
quedan con saldo en cero.

Evaluar Con Fecha De Contabilización. El sistema

muestra los saldos basado en la fecha en que fue
contabilizado el movimiento, indiferente a cuando fue
cargado.

Agrupar Independiente Habitaciones En Casa. En el

informe se genera un grupo para las habitaciones Check-
in y otro para las check-out.

Seleccionar Directamente Del Movimiento. Al marcar

esta casilla el sistema No tomará la información de los

Sistema de Administración Hotelera 157

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

acumulados históricos generados en el cierre, en su

lugar tomará cada movimiento de los folios para
construir el informe. Este proceso puede tomar varios
minutos de acuerdo al número de folios y transacciones
registradas. Se recomienda hacerlo durante periodos
de poco movimiento.

Incluir La Generación De Cargos De Hoy. Da al informe

la capacidad de mostrar un pronóstico, dado que a la
información registrada en los folios agrega lo que se
espera cargar en durante el proceso de aplicación de
cargos.

Para emitir el informe, seleccione la opciones deseadas y

presione el botón Imprimir. La siguiente es una imagen
ejemplo del informe de saldos pendientes:

Los códigos 31 y 32 indican si el folio está Check-in o

check-out respectivamente.

Sistema de Administración Hotelera 158

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

4.12 . CONTROL DE LIMITES DE CRÉDITO

Cuando registramos un huésped desde el módulo
Recepción tenemos la posibilidad de indicar un código de
límite de crédito, de hecho el sistema puede asignar de
forma automática un límite predeterminado. Cada código
de límite de crédito está relacionado con un valor que
representa el máximo monto de endeudamiento o saldo
que el cliente puede llegar a tener.

Este monto no es restrictivo, es decir, el sistema nos

permite registrar más cargos a la cuenta del huésped
aun habiendo superado el límite asignado. El verdadero
objetivo de los límites de crédito es servir como una
herramienta para que los procesos de auditoría nocturna
y de ingresos puedan identificar aquellos huéspedes a
quienes se les debe requerir abonos a su cuenta.

Esta opción genera un informe con todos aquellos

huéspedes que han superado el límite de crédito
asignado. Podemos evaluar el límite por la cuenta
Maestra o Extra de los folios, o bien por la suma de las
dos en cuyo caso debemos marcar la casilla Ambas.

Figura 67 Informe de Control de Límites de Créditos

Para generar el informe solo debemos presionar el botón

Imprimir de la barra de herramientas.

4.13 . LOG DE TRANSACCIONES

El concepto básico de un log de transacciones es aquel
que la define como aquel repositorio donde todos los
cambios realizados por los usuarios son registrados. En
Zeus este concepto se mantiene y es aplicado a un gran
número de operaciones del sistema, es especial los
procesos más importantes.

Sistema de Administración Hotelera 159

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Las transacciones son categorizadas mediante el uso de

Operaciones, las cuales son códigos que identifican de
forma única cada transacción. Cuando un usuario realiza
un proceso sujeto a este modelo el sistema deja una
huella que permite conocer quién y cuándo hizo el
cambio e incluso cuales son los datos que fueron
cambiados. Entre los cambios que el sistema controla
están los de agregar, modificar y borrar datos.

Cuando se almacena información en el LOG el sistema

siempre guarda la fecha real en que se realizó el cambio,
refiriéndonos a fecha real como la fecha y hora que tiene
registrada el servidor en el que está instalada la base de
datos de Zeus. En consecuencia siempre que
consultemos las transacciones debemos indicar el rango
de fechas, basados en esta fecha y no en la fecha de
corte de Zeus.

Figura 68 Informe del Log de Transacciones

Además de especificar el rango de fechas que deseamos

consultar, es necesario indicar una de las opciones
disponibles para la consulta. Por defecto el sistema
marca la opción “Todas las Transacciones”, lo que
implica que con solo presionar el botón Imprimir de la
barra de herramientas el sistema mostrará el informe
con los cambios realizados, sin embargo podemos ser
más específicos y seleccionar una opción en particular
para, por ejemplo, consultar solo los procesos de alargue
de estadía que se dieron para habitaciones Check-in o
Check-out, o todas las sobreventas generadas.

La opción “Mostrar una Transacción Específica”, nos

permite ser aún más específicos en la búsqueda que
estamos realizando. Cuando seleccionamos esta opción
Sistema de Administración Hotelera 160
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

el sistema nos habilita el campo contiguo (Transacción)

en el que podemos ingresar el código de una operación.
También nos habilita el campo Grupo (agrupaciones de
operaciones) en la sección “Filtrar Por”. Si
desconocemos el código podemos presionar el botón
Ayuda de la barra de herramientas y buscarlo. En la
ayuda podremos ver los códigos de las operaciones y del
os grupos, según corresponda, y sus descripciones.

Luego de indicar una operación y presionar el botón

Imprimir el sistema solo nos mostrará las transacciones
de la operación indicada.

De manera similar se comporta la opción “Transacción

de Entrada y Salida de Zeus” con la cual podemos
consultar que usarios entraron y/o salieron a los módulos
del sistema. En este caso particular debemos tener en
cuenta que solo obtendremos resultados si se le ha
habilitado al sistema la generación de Log para ingreso y
salida de usuarios.

Finalmente podemos aplicar filtros para mostrar las

operaciones realizadas por un usuario específico y/o un
número de habitación. También podemos agrupar la
información por Grupo o por Operación.

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe

generado:

Sistema de Administración Hotelera 161

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Transacciones de Cambios de Tarifa y/o Planes. Esta

opción mostrará de una manera agrupada todos los
cambios de tarifa y/o de planes que sufrieron las
habitaciones que actualmente estén registradas en el
hotel. De cada habitación se mostrará los cambios que
sufrió en el rango de fechas seleccionado agrupados por
la operación, es decir, por cambio de tarifa y por cambio
de plan:

4.14 . LLAMADAS POR TIPO DE EXTENSIÓN

ZEUS cuenta con un módulo adicional de tarificación
telefónica que le permite mantener un control
automático de las llamadas realizadas en el hotel. Si se
cuenta con este módulo, podemos emitir un informe con
las llamadas realizadas en un rango de fechas para un
tipo de extensión específica.

Sistema de Administración Hotelera 162

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Para que este informe pueda ser emitido, la estación

desde donde está generando el informe debe estar
debidamente configurada para conectarse a la base de
datos de Zeus Teléfonos.

Figura 69 Llamadas por Tipo de Extensión

Además del rango de fechas y el tipo de extensión

tenemos la posibilidad de habilitar otras opciones para
que: (1) No se incluyan las llamadas realizadas a
teléfonos locales, (2) solo se muestren en el informe
aquellas llamadas que están pendientes por cargar y (3)
no se incluyan las llamadas cuyo valor a cargar es igual a
cero.

Para emitir el informe debemos indicar las opciones

deseadas y presionar el botón Imprimir de la barra de
herramientas. La siguiente imagen muestra un ejemplo
del informe generado:

Importante: la información desplegada en este reporte,

es consultada en primera instancia, desde la base de
datos de Zeus Teléfonos, a la que se accede gracias a un
ODBC creado en la estación que emite el informe y que
apunta a dicha base de datos. En caso que la conexión no
se pueda dar por esta vía, el sistema consultará la
información de la base de datos de Zeus Hoteles, por
tanto, en dicho caso los datos mostrados cambiarán, ya
que no todas las llamadas son cargadas folios, como es el
caso de las administrativas.

Sistema de Administración Hotelera 163

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

4.15 . LLAMADAS POR RANGO DE FECHA

ZEUS cuenta con un módulo adicional de tarificación
telefónica que le permite mantener un control
automático de las llamadas realizadas en el hotel. Si se
cuenta con este módulo, podemos emitir un informe con
las llamadas realizadas en un rango de fechas indicado.

Para que este informe pueda ser emitido, la estación

desde donde está generando el informe debe estar
debidamente configurada para conectarse a la base de
datos de Zeus Teléfonos.

Figura 70 Llamadas en un Rango de Fechas

Además del rango de fechas, es posible especificar un

número de extensión como filtro para el informe, de igual
forma contamos la posibilidad de habilitar otras opciones
para que: (1) No se incluyan las llamadas realizadas a
teléfonos locales, (2) solo se muestren en el informe
aquellas llamadas que están pendientes por cargar y (3)
no se incluyan las llamadas cuyo valor a cargar es igual a
cero.

Para emitir el informe debemos indicar las opciones

deseadas y presionar el botón Imprimir de la barra de
herramientas. La siguiente imagen muestra un ejemplo
del informe generado:

Sistema de Administración Hotelera 164

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Importante: la información desplegada en este reporte,

es consultada en primera instancia, desde la base de
datos de Zeus Teléfonos, a la que se accede gracias a un
ODBC creado en la estación que emite el informe y que
apunta a dicha base de datos. En caso que la conexión no
se pueda dar por esta vía, el sistema consultará la
información de la base de datos de Zeus Hoteles, por
tanto, en dicho caso los datos mostrados cambiarán, ya
que no todas las llamadas son cargadas folios, como es el
caso de las administrativas.

4.16 . COMPROBANTE CONTABLE

Las opciones de este menú incluyen opciones ejecutar los
procesos de generación de movimiento para sistemas
contables, así como para consultar dicha información.

Aunque Zeus Hoteles tiene interfaz con otros sistemas

contables, este manual detalla los aspectos de la interfaz
con Zeus Contabilidad.

4.16.1 . GENERACIÓN DE COMPROBANTE CONTABLE

Todas las operaciones realizadas durante el día, pueden
ser condensadas en un movimiento contable. ZEUS
cuenta con un módulo de contabilidad que interfaz con
ZEUS hoteles y permite llevar control de esos
movimientos.

Las cuentas contables afectadas dependen de los

parámetros dados a la aplicación. Recordemos que al
momento de definir cargos desde el módulo de
Sistema de Administración Hotelera 165
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Parámetros, podemos indicar que cuentas contables

afecta.

Una vez generada la contabilización y mediante el botón

“Generar Archivos” podemos convertir el movimiento
contable en archivos, los que el módulo ZEUS
Contabilidad toma y automáticamente registra. De esta
manera se mantienen actualizados los registros
contables del proceso hotelero.

Figura 71 Generación e Impresión del Comprobante Contable

Aunque Zeus Hoteles no solo cuenta con interfaz para

Zeus Contabilidad, en términos generales los pasos que
se deben seguir para realizar la interfaz es similar.

Los pasos a seguir para la generación son: (1) Verificar

Plazas y Bancos de Cheques, (2) Generar Movimiento
Contable, (3) Crear Terceros y (4) Exportar Información
a Contabilidad. A continuación detallamos cada uno de
ellos.

4.16.1.1 . VERIFICAR PLAZAS, BANCOS DE

CHEQUES Y TARJETAS

El registro de las formas de pago Tarjeta y Cheque del

sistema durante los procesos de abonos y pagos de
cuentas requieren el diligenciamiento de datos
específicos. Algunos de estos datos no son obligatorios y

Sistema de Administración Hotelera 166

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

otros son susceptibles a errores de digitación. Esta

opción nos permite verificarlos y eventualmente corregir
o agregar información faltante.

Figura 72 Modificar Plazas Bancos y Tarjetas

Para los cheques podemos modificar el banco la plaza y

el número del cheque, para las tarjetas solo el número de
la tarjeta.

Para cambiar los datos

1. Seleccione los registros a modificar seleccionado

la casilla correspondiente de la columna
Modificar.

2. Ingrese los nuevos datos en la columna

correspondiente.

3. Presione el Botón Guardar de la barra de

herramientas

4.16.1.2 . GENERAR MOVIMIENTO CONTABLE

La generación de movimiento crea el comprobante

contable con todos los valores registrados a folios y
reservas. El informe resultante debe ser verificado para
constatar la información generada.

1. Ingrese la fecha a generar.

2. Si tenemos configurado el modelo para múltiples

contabilidades de acuerdo al complejo, seleccione
cuál de ellas desea generar.
Sistema de Administración Hotelera 167
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

3. Presione el botón “Generar Movimiento Contable”

y confirme la generación del movimiento.

4. Una vez el sistema termine la generación de

movimiento preguntará si deseamos ver el Log del
Comprobante contable. Este Log nos muestra las
inconsistencias que se hayan podido presentar
durante la generación, podemos encontrar
cuentas contables no asignadas, números de
documentos inválidos y otras inconsistencias que
deben ser corregidas.

Luego de presionar el botón Si, el sistema nos

dará la opción de ver el informe de forma
detallada o resumida. Se recomienda generarlo
detallado. Si no existe ninguna novedad, el
sistema lo indicara a través del mensaje “No Hay
Inconsistencias”, en caso contrario, es decir que
se indiquen observaciones para corregir, el
sistema mostrará el informe, la siguiente imagen
muestra un ejemplo:

a. Cuenta Indefinida para el Cargo

Esta inconsistencia se presenta cuando el cargo

no tiene asignada cuenta contable. Para
solucionarla se debe colocar la cuenta contable en
el cargo por el módulo de Parámetros / Menú
Parámetros / Opción Cargos. También puede estar
definida a nivel de cargo de plan.

Sistema de Administración Hotelera 168

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

b. Cuenta de Saldo Huéspedes en Casa

Inexistente

Esta inconsistencia se presenta cuando la cuenta

de Huéspedes en casa no existe. Para solucionarla
se debe colocar la cuenta contable de huéspedes
en casa en el parámetro por el módulo Parámetros
/ Procesos Especiales/ Modificar Parámetros de
hotel.

c. Nit del Huésped Invalido

Esta inconsistencia se presenta cuando el NIT del

huésped no es correcto por 2 razones: (1) Está con
cédula genérica ó (2) Es un extranjero y lo crearon
como Cédula de Ciudadanía. Para solucionar se
debe colocar el NIT correcto o el tipo de
documento correcto por Recepción / Recepción/
Cambio de documentos.

d. NIT Empresa Invalido

Esta inconsistencia se presenta cuando la empresa

no tiene asignado NIT. Para solucionar se debe
colocar el NIT correcto el módulo de Parámetros /
Parámetros / Empresas

e. NIT invalido en el Pago. Particular

Esta inconsistencia se presenta cuando el número

de identificación de un cliente particular está mal.
Para solucionar se debe colocar el número
correcto en el módulo de Parámetros / Parámetros
/ Huéspedes o Clientes

f. Cuenta Indefinida para Particular

Sistema de Administración Hotelera 169

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Esta inconsistencia se presenta cuando el número

de cuenta de un cliente particular está mal. Para
solucionar se debe colocar el número correcto en
el módulo de Parámetros / Parámetros /
Huéspedes o Clientes

g. NIT Inválido en Pago. Empresa

Esta inconsistencia se presenta cuando el número

de identificación de una empresa está mal, puesto
que le pudieron haber ingresado más o menos
caracteres de los requeridos, Para solucionar se
debe colocar el número correcto en el módulo de
Parámetros / Parámetros / Empresas

h. Cuenta Indefinida para Empresa

Esta inconsistencia se presenta cuando la empresa

no tiene asignada Cuenta Contable. Para
solucionar se debe colocar la cuenta contable en
el módulo de Parámetros / Parámetros / Empresas

i. NIT Inválido. Agencia

Esta inconsistencia se presenta cuando la Agencia

no tiene asignada NIT. Para solucionar se debe
colocar el NIT correcto el módulo de Parámetros /
Parámetros / Agencias

j. Cuenta Indefinida para Agencia

Esta inconsistencia se presenta cuando la Agencia

no tiene asignada Cuenta Contable. Para
solucionar se debe colocar la cuenta contable en
el módulo de Parámetros / Parámetros / Agencias

Sistema de Administración Hotelera 170

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

k. Cuenta Indefinida para la Caja

Esta inconsistencia se presenta cuando la Caja no

tiene asignada Cuenta Contable. Para solucionar
se debe colocar la cuenta contable en el módulo
de Parámetros / Parámetros / Cajas

l. Cuenta Indefinida para la Tarjeta

Esta inconsistencia se presenta cuando la o las

Tarjeta de crédito no tiene asignada Cuenta
Contable

Para solucionar se debe colocar la cuenta

contable en el módulo de Parámetros / Parámetros
/ Tarjetas

m. Cuenta Indefinida para cargo de Paid-out

Esta inconsistencia se presenta cuando el cargo

de Paid-out no tiene asignado cuenta contable.
Para solucionar esta inconsistencia se debe
colocar la cuenta contable en el cargo por el
módulo de parámetros / Parámetros / Cargos

5. Luego de dar la opción de listar el Log el sistema

nos brinda la posibilidad de consultar el
comprobante generado, para ello nos presenta
varias opciones, todas muestran las cuentas
contables y los valores, pero presentan la
información de diferente forma. Primero
seleccionamos el tipo de informe:

Sistema de Administración Hotelera 171

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Posteriormente debemos indicar si deseamos

verlo de forma detallada o resumida:

Las siguientes imágenes muestran ejemplos de los

informes generados:

Por Cuenta/ Detallado:

Por Cuenta / Resumido:

Estándar / Detallado:

Sistema de Administración Hotelera 172

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Informes generados para modelo de normas

internacionales (NIIF)

Si hemos configurado el sistema para el manejo de

contabilidades NIIF + Local, la impresión de los informes
presenta una diferencia respecto al estándar. En este
caso al imprimir el informe de movimiento nos
preguntará si deseamos imprimir Local o NIIF:

Según la opción seleccionada el sistema generará un

informe detallado del movimiento:

Sistema de Administración Hotelera 173

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Verificación del movimiento usando la consulta en

pantalla

Una vez el movimiento contable ha sido generado y está

listo para revisión podemos consultarlo directamente
desde la ventana de generación:

Esta sección nos muestra dos cuadrículas, la primera de

ellas con información general del movimiento y la
segunda con el detalle del mismo. Adicionalmente nos da
la posibilidad de ordenar los datos hasta por tres
conceptos diferentes y la de aplicar filtros por diversos
conceptos. Luego de seleccionar un orden y/o ingresar
un filtro debemos presionar el botón Actualizar de la
barra de herramientas. La siguiente imagen muestra un
ejemplo:

Antes de continuar con el proceso es muy importante

que se revise la información que va a ser trasladada al
módulo de Contabilidad, esta revisión consiste en
confrontar el Comprobante Contable contra algunos
informes de Zeus como el Resumen de Cargos y el
Listado de Pagos por Forma de Pago.

Sistema de Administración Hotelera 174

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Recordemos que la contrapartida de los ingresos, pagos

e impuestos es la cuenta de huéspedes en casa, y para el
caso de los depósitos el movimiento sucede entre la
cuenta de la caja y la cuenta del cargo de depósitos.

Para las formas de pago CXC se deben tener en cuenta

alguna variaciones que según los parámetros globales se
pueden dar. En el caso particular de los socios por
ejemplo, el sistema puede enviar como tercero el cliente
asociado al socio que pago, o el titular de la cuenta.
También se puede definir si el cliente se crea en
contabilidad con la identificación del Socio o con el
Número de la Acción.

Otra información relacionada con los pagos CXC es el

tipo de factura requerido por Zeus Contabilidad. Tenga
en cuenta que el tipo enviado está definido en el maestro
de documentos de facturación en el campo “Tipo
Factura” y corresponde a los creados en el sistema
contable.

Sistema de Administración Hotelera 175

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

4.16.1.3 . CREAR TERCEROS

Muchas de las cuentas contables requieren entre sus

datos un número de identificación correspondiente al
cliente que hizo la transacción; esté cliente se le conoce
en Zeus como Tercero.

A los hoteles y eventos llegan continuamente nuevos

clientes, por tanto la mayoría de ellos no están creados
en la contabilidad, pero una vez registran movimientos
en el sistema van a ser requeridos y en esa misma
medida deben ser creados con todos sus datos.

Los datos más importantes de los terceros existen en

Zeus Front, lo que nos permite crearlos en la base de
datos del sistema contable si tener que re digitar toda la
información, sin embargo si es necesario que sea
verificada antes de crearla, en la medida que dicha
información tiene implicaciones tributarias y de informes
ante los entes gubernamentales. Desde esta opción
podemos ver la lista de terceros que no existe en
contabilidad, cambiar datos que no sean correctos o
complementarlos y crearlos en línea.

Una vez presionamos el botón “Crear Terceros” de la

barra de herramientas el sistema despliega una nueva
ventana con la lista de terceros que no existen en el
sistema contable de Zeus. Podemos cambiar datos como
nombres y apellidos, dirección y teléfono.

Una vez verificados y, dado el caso, corregidos los datos,

marcamos la casilla de la columna Crear para todos los
terceros que deban ser enviados a Zeus Contabilidad y
presionamos el botón Guardar de la barra de
herramientas.

Sistema de Administración Hotelera 176

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

La Creación de Terceros al crear los terceros en Zeus

Contabilidad envía, además de la información general del
cliente, datos como la división política, el código
equivalente de país que se estipularon en los maestros de
ciudades y países.

Todos los terceros seleccionados serán creados y

quitados de la lista.

4.16.1.4 . EXPORTAR INFORMACIÓN A

CONTABILIDAD

Todas las operaciones realizadas en los módulos de Front

durante el día, pueden ser condensadas en un
movimiento contable. ZEUS cuenta con un módulo de
contabilidad que tiene interfaz con ZEUS hoteles y
permite llevar control de esos movimientos.

Las cuentas contables afectadas dependen de los

parámetros dados a la aplicación. Recordemos que
existen procesos previos a la generación que deben ser
evaluados con el criterio del caso.

Para generar archivos con movimientos hacia Zeus

Contabilidad

1. Genere el movimiento contable y asegúrese que

está libre de inconsistencias.

2. Presione el botón “Generar Archivos”

3. Confirme que desea realizar la transferencia. Este

proceso puede tardar varios segundos.

4. Una vez terminado deberá ir a Zeus Contabilidad

para realizar la recepción del movimiento

Una vez exportados los movimientos debemos ingresas a

Zeus Contabilidad y seleccionar la opción de Importación
de Movimiento Externo, para verificar y aplicar el
comprobante.

Sistema de Administración Hotelera 177

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

4.16.1.5 . PARÁMETROS DE LA INTERFAZ CONTABLE

Existe un grupo importante de parámetros que impactan

la interfaz contable de Zeus, incluso llegando a cambiar
el comportamiento del sistema lo que al final lleva a
cambios importantes en la información generada.

Además de la parametrización que se debe realizar para

cada cargo, forma de pago, empresa, agencia y cliente,
en cuento a las cuentas contables de ingresos,
impuestos, caja o cartera que serán afectadas, en los
parámetros de Hotel y especiales, existe otro grupo de
parámetros a tener en cuenta, la siguiente tabla hace
referencia a los parámetros más importantes:

Parámetr Descripción
o

Referenci En la generación de movimiento contable

a y el sistema envía normalmente el número
Factura de la tarjeta como número de factura a la
en pagos contabilidad, y como número de
TC autorización un ID único

Gracias a este parámetro, puede indicar

al sistema que envíe otros valores, se
puede indicar el valor “S” al sistema para
que envíe como factura el número de
autorización ingresado al registrar la
tarjeta y como referencia el número de la
tarjeta.

Esta necesidad se presenta debido a la

forma como Zeus Contabilidad permite
realizar las consignaciones, pues en este
proceso suma los registros cuando hay
más de un pago con la misma tarjeta.
Esta situación dificulta identificar cada
pago y conciliar las consignaciones.

Al colocar la autorización (que siempre es

variable) como número de factura, no se
acumularan los pagos y por tanto se
puede conciliar fácilmente al realizar las
consignaciones.
Sistema de Administración Hotelera 178
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Referenci Indica se enviará como referencia el

a Pagos número de folio en los pagos Cuentas por
CXC Cobrar
Hotel

Origen de Indica si el número de la cuenta contable

las se seleccionará directamente del cargo
Cuentas en el maestro de cargos o del asignado al
Contables paquete del plan.

Contabiliz Especifica el tercero que por defecto se

ar NIT enviará en los movimientos en la
Ingreso causación diaria. El sistema puede enviar
el NIT(Número de Identificación
Tributaria) de la empresa o el número de
documento del cliente. Por defecto los
cargos realizados a las cuentas maestras
toman el NIT y los de la extra la
identificación del cliente.

Ruta de En este parámetro debe estar definida la

Base de ruta completa de la base de datos de
Datos de Zeus Contabilidad cuando el sistema
Contabili hotelero tiene la interfaz nativa activa. El
dad formato para indicar la ruta sigue el
formato (“[Nombre_Servidor_Vinculado].
[Nombre_Base_DatosContabilidad]”),
aunque si el servidor es el mismo que el
de Zeus Hoteles puede omitirse el
nombre del servidor

Contabiliz Establece si el sistema realizará un

ación del cálculo diario de la auto-retención
CREE por conocida como CREE. Este impuesto que
causación se configura desde el módulo Zeus
Parámetros, puede ser calculado también
durante la facturación, sin embargo si
cambiamos este parámetro y colocamos
como valor “S” ya no será calculado
durante la facturación y en su lugar se
hará al generar movimiento contable.

Determin Especifica si al generar el movimiento

ar si se contable de las cuentas por cobrar
envía en registradas en los folios de eventos varios
el campo para particulares, el sistema debe enviar

Sistema de Administración Hotelera 179

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Descritra o no el nombre del tercero.

el nombre
del E

Contabiliz Define si al contabilizar los pagos cuentas

ar Prefijo por cobrar el sistema debe enviar en el
de campo voucher el prefijo de la resolución
Resolució con la que se facturó. Los posibles
n en el valores son S y N
Campo
Voucher

Contabiliz Establece si se envía la identificación del

ar NIT de tercero para los pagos de contado, es
Tercero decir, Tarjeta, Efectivo y Cheque
en Pagos (Cuando el parámetro se encuentra en N
de se envía 0).
Contado

Contabiliz Le indica al sistema si, para los depósitos

ar solo registrados, se debe contabilizar tanto el
Aplicació depósito como la aplicación, o solo la
n de aplicación.
Depósitos
El valor N indica que procesará ambos
movimientos. El valor S indica que no
contabilizará el anticipo, solo su
aplicación.

Si espera que no sea contabilizado

ninguno de los dos movimientos,
asegúrese de colocar en el campo
“Cuenta Contable” del cargo de depósito,
la palabra NO

Guardar Especifica si al generar movimiento

Prefijo contable, el sistema debe enviar el
más prefijo concatenado al número de la
Número factura, separados por un guion.
de
Factura al Esta configuración puede ser necesaria
Contabiliz según la necesidad de cada empresa o
ar ente de impuestos local.

Guardar Especifica si al generar el movimiento

Prefijo contable, se debe enviar o no el prefijo

Sistema de Administración Hotelera 180

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

mas de la resolución junto con el número de

Numero la factura, en el campo de número de
de factura de la contabilidad.
Factura al
Contabiliz
ar

Cliente Establece su al contabilizar los cargos de

Para un folio relacionado con un socio, se
Contab usará como tercero la identificación del
Pago socio (campo D.I del maestro de socios),
Socio o el tercero relacionado (campo Tercero
del maestro de socios).

4.16.1.6 . RECLASIFICACIÓN DE TERCEROS

Dado que la contabilización de los ingresos e impuestos

registrados en el sistema de realiza diariamente, se nos
pueden presentar diferencias en el momento de la
facturación. Se presenta que los ingresos se registran a
nombre del cliente o una empresa X pero al final de la
estadía el cliente informa que debe ser facturado a una
empresa Y. Esta situación obliga a que se realicen los
ajustes correspondientes para que los movimientos
queden correctamente registrados en la contabilidad y se
reflejen bajo la empresa que pagó la factura.

El proceso de reclasificación de terceros se basa en los

movimientos contables que ya han sido subidos a la
contabilidad y en las facturas del día que se está
reclasificando. El sistema verifica las facturas del día y
los confronta con los movimientos contables, de haber
diferencia entre los documentos de causación de ingreso
y de facturación, genera los movimientos contables
necesarios.

Por ejemplo, si para el día 1º se cargó a la cuenta del

cliente identificado con el número 73641757, un servicio
por $10.000 de ingreso y $1.600 de IVA, al generar el
movimiento contable el resultado será
Cuenta Tercero Crédito Débito

Sistema de Administración Hotelera 181

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

41050501 73641757 10.000

24010501 73641757 1.600
13050501 16.000

Si al facturar los servicios se cambia el documento para

la factura y se genera al cliente 800275252, la
reclasificación generará el siguiente movimiento
Cuenta Tercero Crédito Débito
41050501 73641757 10.000
24010501 73641757 1.600
41050501 800275252 10.000
24010501 800275252 1.600

Estos movimientos no varían el ingreso o los impuestos,

pues su suma es cero, pero si garantiza que los valores
queden reflejados al tercero correcto.

Importante: Para reclasificar los ingresos generados

para un día dado lo primero tener en cuenta es que
dicha fecha debe estar al día en cuanto a movimientos
contables, es decir, que deben haber generado y subido a
Zeus Contabilidad los movimientos contables de Hoteles
y POS. Es igualmente importante que no haya espacios
por generar, en otras palabras que todos los días hasta la
fecha que está reclasificando estén generados y
contabilizados.

Para que las opciones de reclasificación estén

disponibles es necesario indicar la fuente de
reclasificación. Esta fuente debe ser diferente a la fuente
para el comprobante estándar, de lo contrario habrá
serios inconvenientes. Indique la fuente para reclasificar
desde los parámetros especiales en el módulo
parámetros.

Reclasificación de Transacciones de POS con

tercero Asociado
Por defecto el sistema reclasifica todos los cargos
generados al folio, sin embargo puede existir una
excepción para cargos de POS.

Empecemos por recordar que en POS Admin, en el

maestro de productos, donde realizamos la definición la
configuración de los mismos, el sistema permite asignar
Sistema de Administración Hotelera 182
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

un número de identificación de un tercero, de tal forma

que cualquier movimiento contable realizado con dicho
producto enviará por defecto el tercero definido.

Por defecto la reclasificación de terceros cambia todos

los números de identificación de los ingresos registrados,
incluso aquellos que desde POS se reportaron con un
tercero fijo, si deseamos que el sistema respete el
parámetro asociado al producto y no cambie la
identificación predeterminada, debemos modificar el
parámetro global especial “Reclasificar Productos de
Terceros”, que por defecto tiene el valor N y cambiarlo
por el valor S.

Para mayor información sobre los parámetros

Especiales, consulte el manual del módulo Zeus
Parámetros.

4.16.1.7 . COMO GENERAR LOS MOVIMIENTOS PARA

RECLASIFICAR

La reclasificación sigue los mismos pasos del

comprobante de contable estándar; básicamente se
genera movimiento, se revisan terceros y se transfiere a
contabilidad. Para esta tarea existe un botón en la
ventana de Comprobante contable del módulo de
auditoría

Cuando este botón se presiona el sistema despliega las

opciones disponibles:

Generar: crea el comprobante de reclasificación del día

seleccionado
Exportar: envía los movimientos a contabilidad

Sistema de Administración Hotelera 183

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Informe: Muestra el comprobante de reclasificación en

un reporte
Terceros: permite crear los terceros en contabilidad

Si no existen movimientos para el día seleccionado, el

sistema le notificará una vez seleccionada la opción:

Nota: tenga en cuenta que si ha parametrizado el

sistema para generar la integración del movimiento
contable usando el Archivo Plano Especial en lugar de la
integración en línea, los botones disponibles para la
reclasificación cambiarán de tal forma que se ocultaran
aquellos que no aplican para la integración
desconectada. La siguiente imagen muestra el cambio:

El proceso que se sigue es:

1. Generar el movimiento de la reclasificación
2. Utilizando el informe de la reclasificación realizar
la verificación del comprobante. Este proceso
consiste en verificar que se haya generado las
transacciones para todos los folios facturados en
la fecha dada cuyo número de documento sea
diferente al utilizado para registrar el ingreso.
3. Utilizar la opción de creación de terceros
4. Exportar el movimiento a contabilidad

Desde Zeus Contabilidad la importación del movimiento

no varía respecto al proceso usado para importar el
comprobante estándar, solo debe asegurarse de indicar
la fuente adecuada, es decir la de reclasificación, en
lugar de la del movimiento estándar.

Sistema de Administración Hotelera 184

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

4.16.1.8 . COMO HABILITAR LA ESTRUCTURA

ESPECIAL PARA NIIF

Para que el proceso de generación de movimiento

contable incluya las transacciones adicionales necesarias
para NIIF es necesario realizar algunas configuraciones
particulares.

La primera de ellas consiste en habilitar a través de los

parámetros globales del sistema (Parámetros de Hotel),
el uso de NIIF. Debemos localizar el parámetro “Utiliza
NIIF” y cambiar su valor a S.

Otro parámetro que encontramos en esta misma

ventana es “Moneda NIIF”, en el cual indicamos el
código de la moneda que se usará para generar los
movimientos.

Sistema de Administración Hotelera 185

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

El siguiente parámetro indica el código de la cuenta

contable que se verá afectada por los ajustes realizados a
raíz de la conversión entre las monedas de los
movimientos. En este caso usamos el parámetro “CTA
AJUSTE NIIF”:

Nota: La tasa de cambio para NIIF debe ser indicada en

la opción “Tasas de Cambio” del módulo Parámetros de
Zeus Hotel.

Luego de ingresar estos parámetros y haber asignado las

cuentas contables equivalentes para cada cargo, podrá
realzar la generación del movimiento siguiendo los
mismos pasos usados para la generación de movimiento
estándar.

El nuevo movimiento incluirá transacciones para la

contabilidad tradicional y la contabilidad NIIF,
requeridas durante el proceso de paso definitivo a NIIF.

4.16.1 . CONSULTA COMPROBANTE CONTABLE

Esta opción despliega básicamente la misma ventana
usada para la generación del comprobante pero con las
restricciones necesarias para que solo estén disponibles
las opciones de consulta.
Sistema de Administración Hotelera 186
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 73 Consulta de Comprobante Contable

En esta ventana debemos ingresar la fecha que

deseamos consultar y presionar el botón Refrescar de la
barra de herramientas, la cual nos trae la información
correspondiente.

Si el movimiento contable ha sido generado podemos

consultarlo directamente desde la ventana:

Esta sección nos muestra dos cuadrículas, la primera de

ellas con información general del movimiento y la
segunda con el detalle del mismo. Adicionalmente nos da
la posibilidad de ordenar los datos hasta por tres
conceptos diferentes y la de aplicar filtros por diversos
conceptos. Luego de seleccionar un orden y/o ingresar
un filtro debemos presionar el botón Actualizar de la
barra de herramientas. La siguiente imagen muestra un
ejemplo:

Sistema de Administración Hotelera 187

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Usando el botón Imprimir el sistema nos brinda la

posibilidad de consultar el comprobante generado, para
ello nos presenta varias opciones, todas muestran las
cuentas contables y los valores, pero presentan la
información de diferente forma. Primero seleccionamos
el tipo de informe:

Posteriormente debemos indicar si deseamos

verlo de forma detallada o resumida:

Las siguientes imágenes muestran ejemplos de los

informes generados:

Por Cuenta/ Detallado:

Sistema de Administración Hotelera 188

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Por Cuenta / Resumido:

Estándar / Detallado:

4.16.2 . INFORME CONTABLE / CUENTA

Genera un informe con los movimientos generados en el
rango de fechas indicado. Las características del informe
corresponden al movimiento Por Cuenta/Detallado de la
generación de movimiento contable.

Una característica particular de esta opción es la de

poder filtrar un número de cuenta contable. Al ingresarla
el sistema solo mostrará los movimientos generados a la
cuenta indicada, si no tiene movimiento el informe no se
despliega.

Sistema de Administración Hotelera 189

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 74 Impresión de Movimiento Contable

Para imprimir el listado

1. Indique el rango de fechas

2. Digite la cuenta contable

3. Presione el botón Imprimir

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe

filtrado:

4.16.1 . CUENTAS DE CARGOS

Esta opción nos permite actualizar la información de las
cuentas contables asociadas a los cargos del sistema en
uno de sus modelos de prametrización. Para más detalles
de la parametrización consulte el manual del módulo
Parámetros.

Sistema de Administración Hotelera 190

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 75 Actualizar Datos Contables

4.16.1 . CUPO DE CRÉDITO EN CONTABILIDAD

Esta ventana muestra información en línea respecto a los
valores de cupo de crédito, deuda y saldo disponible de
un cliente especificado. La consulta es realizada en Zeus
Contabilidad, por lo tanto, debe tener una interfaz activa
con este módulo.

Adicionalmente a las transacciones de Zeus Contabilidad

la ventana muestra en el campo “Deuda sin Contabilizar”
el valor de las CXC que aun no han sido registradas
contablemente pero que igualmente afectan el saldo del
cliente.

Figura 76 Cupo de Crédito en Contabilidad

Para realizar la consulta

1. Haga clic en el campo Cliente

2. Ingrese el código del cliente. si no lo conoce

puede utilizar el botón ayuda (F4) para
ubicarlo.

3. Presione el botón Actualizar

Sistema de Administración Hotelera 191

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

4.17 . OCUPACIÓN POR TIPO DE HABITACIÓN

En Zeus Hoteles las habitaciones están categorizadas por
tipo, esto implica que necesariamente cada habitación
está asociada a un tipo. Por otra parte, cuando se realiza
una Reserva o un Check-in es necesario especificar el
tipo de habitación que estamos vendiendo, aunque
finalmente es posible vender un tipo y registrar al
huésped en una habitación de un tipo diferente.

Mediante esta opción obtenemos un informe que detalla,

para cada tipo de habitación, el comportamiento de su
ocupación e índice de alojamiento
(#Personas/Habitaciones del Tipo), así como los valores
de habitación y tarifa promedio generados.

Figura 77 Informe de Ocupación por Tipo de Habitación

La ventana nos exige la especificación del rango de

fechas que deseamos consultar. El informe puede
generar por cada día o un gran total por todo el rango,
en este último caso debemos marcar la casilla “Agrupar
en Rango de Fecha).

Las habitaciones pueden registrarse en planes tipo

cortesía, por tanto el sistema nos permite excluir de la
consulta los planes “House Use” y “Complementary”.

Como comentamos anteriormente, es posible vender un

tipo y registrar al huésped en una habitación de un tipo
diferente, esto nos genera una necesidad y es la de poder
ver el informe según el tipo vendido o según el tipo
propio de la habitación. Para definir este

Sistema de Administración Hotelera 192

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

comportamiento marcamos o desmarcamos la casilla

“Utilizando el Tipo Como Fue Vendida la Habitación”

Los cargos de habitación realizados a folios de eventos

varios no son normalmente incluidos en este informe,
debido a que en estos casos no se registra un tipo de
habitación, sin embargo para efectos de auditoria entre
informes podría ser necesario incluirlos. Marcando la
casilla “Incluir Cargos de Folios de Evento” podremos
observar en el informe registros con el texto “**Eventos
Varios” en la columna del tipo de habitación.

Para emitir el listado, especifique el rango de fechas, las

opciones requeridas y presione el botón Imprimir de la
barra de herramientas. La siguiente imagen muestra un
ejemplo del informe generado.

Para claridad vale la pena resaltar que:

 Índice de alojamiento= # Noche PAX/# Noches

Hab)

 % x Tipo= #Noches Hab/Total Tipo

 % Total Hab = Total Tipo / Total de Habitaciones

Hotel

 Cuando marcamos la casilla “Agrupar en Rango

de Fechas” la columna Total/Tipo solo tiene en
cuenta las Habitaciones activas por cada Tipo de
habitación

4.18 . PRECUENTAS
En algunos hoteles se mantiene la política de informa a
los clientes sobre su estado de cuenta; el objetivo es que

Sistema de Administración Hotelera 193

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

puedan, además de conocerlo, estar preparados para un

proceso de check-out más rápido. Esta opción nos provee
múltiples posibilidades para emitir estados de cuenta de
forma masiva.

Figura 78 Pre-cuentas de Habitaciones

Como filtro adicional podemos sacar las pre-cuentas de

todas las habitaciones o solo las de un complejo
específico. En este último caso debemos quitar la marca
de la casilla “Todos los Complejos” y seleccionar de la
lista el complejo requerido.

Los estados de cuenta se emiten basados en los folios,

por ello el sistema nos permite filtrar por tipo de folio,
entre los tres que provee: folios de Habitación, Eventos
Varios y Grupo

El informe se puede emitir bajo dos modalidades: (1)

para los huéspedes que salen en una fecha específica y
(2) para todos los huéspedes que están Check-in.

Una vez indicadas esta opciones presionamos el botón

Actualizar de la barra de herramientas para que el

Sistema de Administración Hotelera 194

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

sistema llene la lista de folios que cumplen con los

criterios indicados.

La cuadrícula Folios nos permite seleccionar los folios a

los que emitiremos estado de cuenta, para ello marcamos
la casilla ubicada en la primera columna de cada
registro.

En las opciones de salida debemos empezar por

seleccionar cuál de las cuentas del folio vamos a emitirle
estado de cuenta, posteriormente especificamos cuál de
las presentaciones disponibles deseamos usar para el
estado de cuenta (Detallada, Global, Plan Global,
Condensada, Agrupada).

En esta misma sección encontramos opciones que

modifican los datos que pueden mostrarse en el estado
de cuenta.

Nota: para más información sobre las “Opciones

especiales de salida” consulte la sección correspondiente
a la emisión de la factura en el manual del módulo
Recepción.

Finalmente encontramos las opciones de salida, donde

podemos establecer si los estados de cuenta serán
enviados a una impresora -en cuyo caso debemos
seleccionar de la lista Nombre-, o si se generaran
archivos PDF –en cuyo caso debemos indicar la carpeta
en la que serán almacenados.

Para imprimir las pre-cuentas

1. Seleccione el complejo deseado.

2. Indique la fecha de salida si quiere emitir las

precuentas de los huéspedes a salir. Si lo que
desea son las precuentas de todos los huéspedes
del hotel, seleccione la casilla “Todos los
huéspedes Check-in”.

3. Presione el botón Actualizar de la barra de

herramientas

4. Establezca cuales folios desea emitir estado de

cuenta

Sistema de Administración Hotelera 195

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5. Especifique las Opciones Especiales de salida

6. Indique si desea enviar a la impresora o archivos

PDF

7. Presione el botón Imprimir de la barra de

herramientas

Nota: Las pre-cuentas generadas en formato PDF se

generan con un nombre de archivo relacionado al folio
y/o habitación relacionada, como se puede apreciar en la
siguiente imagen:

Importante: Aunque el informe puede ser emitido por

pantalla, tenga en cuenta que al hacerlo el sistema
mostrará de forma independiente cada estado de cuenta,
es decir, mostrará el primer informe para la primera
habitación, al cerrar este mostrará el segundo y así
sucesivamente. Al generarlo a la impresora se
imprimirán todos sin hacer preguntas adicionales.

4.19 . CUADRE DE CAJA

Esta opción de menú permite generar el listado de todas
las transacciones realizadas por una caja en particular y
para una fecha específica. Si no indica una caja el
sistema emitirá el cuadre de todas las cajas.

Sistema de Administración Hotelera 196

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 79 Cuadre de Caja

Presenta 4 diferentes formatos:

Estándar: usado para que el cajero de recepción pueda

cuadrar su caja, muestra los valores recibidos en varias
columnas según la forma de pago, detallando cada una
de las transacciones realizadas por folio. Muestra
separados los valores recibidos en cada moneda

Estándar (Global): también puede ser usado para que

el cajero de recepción pueda cuadrar su caja, muestra
los valores recibidos en varias columnas según la forma
de pago, con la diferencia que este no detalla cada
transacción, si no que muestra el total. Muestra
separados los valores recibidos en cada moneda

Avanzado: permite seleccionar 5 diferentes tipos de

transacciones que puede incluir en el informe, por
defecto todas quedan activas.

 Devoluciones: incluye o no devoluciones en el

informe
 Huéspedes: incluye o no pagos recibidos para
huéspedes
 Eventos: incluye o no pagos recibidos para
eventos varios
 Depósitos: incluye o no depósitos recibidos para
reservas
 Paidout: incluye o no movimientos de paidout

Sistema de Administración Hotelera 197

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

En el formato avanzado puede definir si las

devoluciones de depósito aparecen agrupadas como
paidout, para ello marque la casilla Mostrar
devoluciones de depósitos como paidout

Cada una de ellas es agrupada y detallada, al final se

muestra un resumen del movimiento realizado.

Estilo Planilla: puede seleccionar los mismos tipos de

transacciones establecidas para el formato avanzado. Su
principal diferencia con el avanzado es su presentación,
para este caso el sistema no agrupa los registros del
cuadre de caja, en su lugar se muestran los valores en
columnas.

Como datos necesarios, debe proveerse la fecha, cuenta

(filtrar solo los pagos a las cuentas seleccionadas) y el
complejo (filtrar solo los pagos recibidos para
habitaciones o eventos del complejo seleccionado).

Para emitir el Cuadre de caja

1. Ingrese la fecha de la que desea el cuadre

2. Si desea filtrar una caja, indique el código de la

caja, o déjela en blanco para que se muestren
todas las cajas.

3. Seleccione cual de los tres formatos desea emitir

4. Seleccione la cuenta que quiere filtrar, tomando la

opción Todas, se muestran todos los movimientos
(de las cuentas maestra y extras).

5. Si desea filtrar un complejo selecciónelo y quiete

la casilla del campo Todos los Complejos, de lo
contrario deje este último marcado.

6. Presione el botón Imprimir.

7. Seleccione la forma de salida.

Recuerde que para el sistema hotelero, las cuentas por

cobrar se consideran formas de pago, en la medida que
con esta se deja la cuenta en ceros, aunque de hecho el

Sistema de Administración Hotelera 198

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

cliente aún deba la cuenta, sin embargo ya es un control

que no corresponde al módulo hotelero si no al contable.

Ejemplos de los informes:

Sistema de Administración Hotelera 199

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

4.20 . CONSULTA DE FOLIOS

Despliega información general acerca de un folio
indicado. Los datos generales visualizados en esta
ventana, pueden ser impresos mediante el botón
Imprimir de la barra de herramientas.

Figura 80 Consulta de Folios

Otra de las tareas que se pueden realizar desde esta

opción, es la impresión del estado de cuenta. Para emitir
este informe debe presionar el botón Estado de Cuenta
de la barra de herramienta.

Para detalles sobre el proceso de emisión del estado de

cuenta consulte el manual del módulo Recepción.

4.21 . VOUCHERS/REPORTE DE VOUCHERS

Para Zeus Hoteles los vouchers son medios electrónicos
de control de cargos incluidos en el paquete del plan,
como es el caso de la alimentación. Asociado a un grupo
de cargos se tiene un número de voucher, el cual pudo
haber sido asignado de forma automática por el sistema
o manualmente por el usuario.

Usando esta opción podemos generar un informe con el

detalle de los vouchers y sus estados en un rango de
fechas indicado.

Para generar el informe debemos seleccionar el estado

que queremos consultar, o marcar la casilla Todos para
indicar que queremos ver todos los vouchers sin
importar su estado.

Sistema de Administración Hotelera 200

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Adicional a las opciones mencionadas el sistema provee

la posibilidad de filtrar para consultar los vouchers de
una habitación o un número de vouchers específico
ingresando los datos en el campo correspondiente.

Figura 81 Reporte de Vouchers

Los estados de los vouchers tienen unos códigos

estándar asociados: Sin utilizar (31), Check-Out(32),
Utilizados(35), Cancelados(39), Cambio de Plan(38),
Cambio de Estadía(37). Los vouchers de estados 32, 38 y
37, son vouchers que no fueron consumidos y el sistema
los deja como no disponibles porque se el huésped hizo
check-out, cambio de plan o acorto su estadía
respectivamente.

Para emitir el informe, seleccione las opciones deseadas

y presione el botón Imprimir de la barra de
herramientas. La siguiente imagen muestra un ejemplo
del informe generado.

Sistema de Administración Hotelera 201

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

4.22 . VOUCHERS / VOUCHERS (DETALLE)

En el proceso de generación de vouchers que sucede en
el Check-in, el sistema asigna a cada voucher una fecha
en la que estará disponible. Esta opción genera un
informe con los vouchers que no han sido utilizados y
cuya fecha coincida con la indicada.

Figura 82 Listado de Vouchers Detallado

Para emitir el listado, presione el botón Imprimir de la

barra de herramientas. La siguiente imagen muestra un
ejemplo del informe generado.

4.23 . VOUCHERS HABITACIONES CHECK-IN

En el proceso de creación de los códigos de los vouchers
se deben asignar códigos especiales para los Lista el
total de los vouchers de Desayuno y Menú (Cena)
generados y utilizados para cada una de las habitaciones
que se encuentran Check-in.

Sistema de Administración Hotelera 202

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 83 Informe Acumulado de Vouchers de Dsayuno y Cena

Para emitir el listado, presione el botón Imprimir de la

barra de herramientas. La siguiente imagen muestra un
ejemplo del informe generado.

4.24 . VOUCHERS GENERADOS MANUALMENTE

Lista los vouchers generados de forma manual desde la
opción Cargar Vouchers Adicionales del menú Recepción
(Sub Menú Vouchers) del módulo Recepción.

El listado se emite con base al rango de fechas indicado.

Figura 84 Informe de Vouchers Generados Manualmente

Para emitir el listado, indique el rango de fechas

presione el botón Imprimir de la barra de herramientas.
La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe
generado.

Sistema de Administración Hotelera 203

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

4.25 . LISTADO DE BONOS

Iniciemos por recordar que existe un modelo especial del
sistema que permite generar a los huéspedes bonos por
consumos no realizados los cuales pueden redimir
posteriormente. Los bonos se generan a aquellos planes
que así lo indiquen y corresponden a la suma de los
vouchers no consumidos de las habitaciones registradas
bajo dichos planes.

Esta opción del menú emite un informe con el estado de

dichos bonos en un rango de fecha. Podemos filtrar por
estado del bono, seleccionando uno específico o la opción
Todos que lista los bonos sin importar su estado.

Figura 85 Informe de Bonos Según Estado

Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y

presione el botón Imprimir de la barra de herramientas.

Sistema de Administración Hotelera 204

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

4.26 . FACTURAS / REMISIONES

Las opciones desplegadas en este sub menú
corresponden a consultas e informes relacionadas con
las facturas y remisiones generados o anulados en el
sistema.

4.26.1 . FACTURAS POR PAGAR

Recodemos que las facturas generadas como cuentas por
cobrar en Zeus Hoteles afectan a través de la interfaz
contable a Zeus® Contabilidad, es este último sistema el
que toma el control de la cartera y permite registrar los
pagos y hacer seguimiento a la misma.

Por otra parte desde la opción 2.16.7 . ACTUALIZAR

FACTURAS PAGADAS del módulo Auditoría es posible
actualizar información en Zeus Hoteles de las facturas
que en Zeus Contabilidad recibieron pago. Gracias a este
proceso el sistema puede generar un informe de aquellas
facturas que a la fecha no han sido canceladas.

Figura 86 Informe de Facturas por Pagar

Debido que Zeus permite generar diferentes documentos

de facturación, lo cual es exclusivo de algunas
legislaciones, la ventana nos da la posibilidad de filtrar la
información de un documento en particular o ver todos
los documentos de facturación. Es importante tener en
cuenta que para esta lista no aplica la restricción de
documento de facturación por estación, por tanto el
sistema mostrará todos los documentos de facturación
disponibles.

Sistema de Administración Hotelera 205

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Otro filtro que podemos aplicar es por el tipo de factura,

para ello ofrece una lista donde podemos seleccionar la
cuenta que fue facturada marcando la casilla
correspondiente.

Finalmente podemos consultar una factura específica

ingresando su número.

Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y

presione el botón Imprimir de la barra de herramientas.
La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe
generado.

4.26.2 . LISTADO DE FACTURAS

Lista las facturas y demás documentos de facturación
generados en un rango de fechas específico. Dado que
estas facturas pueden haber sido emitidas de cualquiera
de la cuentas de los folios, es posible indicar si se quiere
listar las facturas emitidas para las cuentas Maestra,
Extras, Extras Adicionales o Todas.

Sistema de Administración Hotelera 206

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 87 Listado de Facturas Generadas

La lista desplegable “Documentos de Facturación” nos

permite indicar cuales de los documentos que generan
un número de factura o comprobante fiscal se desean
consultar. Es importante tener en cuenta, que para esta
lista no aplica la restricción de documento por estación,
por tanto, el sistema mostrará todos los documentos de
facturación disponibles.

Es posible seleccionar uno o varios documentos para

listar. Por defecto a la lista permite seleccionar solo uno,
sin embargo, el botón contiguo nos despliega una nueva
ventana donde podemos marcar varios documentos:

Sistema de Administración Hotelera 207

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Si ha seleccionado varios documentos el sistema lo indica

colocando un recuadro rojo al botón y por medio de un
texto emergente nos dice que documentos tenemos
seleccionados:

El filtro por estado nos permite indicar si deseamos ver

en el informe las facturas que han sido generadas y están
activas (Utilizadas) y/o las Anuladas. Para este efecto
debemos marcar las casillas correspondientes.

La sección “Filtrar por” proporciona la posibilidad de

incluir en el informe solo las facturas generadas a un
cliente o a un socio específico. Cuando filtramos por
cliente debemos ingresar su número de documento; si
filtramos por Socio debemos indicar el número de la
acción y seleccionar en el campo Secuencia, cuál de los
socios vamos a filtrar.

La presentación del informe y los datos que despliega

pueden variar de acuerdo a un grupo de opciones
Especiales, que podemos activar:

 Detalle de % de Impuesto: incluye en el informe

un resumen con los valores de impuesto generado
por cada porcentaje registrado en las ventas.

 Listado Detallado: incluye información adicional

como el número de identificación a quien se le
facturo, su dirección, la propina cargada, entre
otros.

 Listado Detallado x FPago: Muestra información

general de la factura y por cada registro los
detalles de las formas de pagos registradas.

 Detallado – Pagos Resumido: además de la

información detallada sobre la factura muestra
dos columnas que separan los pagos en 2 grandes
grupos: los contados y las CXC.

 Incluir facturas de POS. Al marcar esta casilla el

sistema incluirá dentro del informe de facturas,

Sistema de Administración Hotelera 208

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

aquellas generadas en todos los ambientes del

punto de venta.

Provee dos presentaciones. EL sistema le

permitirá seleccionar cual generar al presionar el
botón de impresión:

Tenga en cuenta que antes de usar esta opción

debe hacer realizado una configuración adicional
para indicar al sistema que información incluirá,
una vez marcada la opción el sistema muestra un
nuevo botón en la barra de herramientas. Este
botón (“Definir Conceptos”) despliega dos
opciones para seleccionar.

El objetivo de las opciones es poder clasificar los

Cargos y/o los Productos del POS en dos grandes
grupos o conceptos (Bien o Servicio). Al
seleccionar una de las opciones el sistema
desplegará una nueva ventana:

Sistema de Administración Hotelera 209

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

En esta ventana encontramos dos campos, una

para indicar el cargo y otro para definir si es un
Bien o un Servicio. Debemos agregar uno a uno
los datos y presionar el botón Guardar.

De la misma forma se ingresan los productos del

POS cuando seleccionamos el botón “Definición
de Conceptos de Productos”.

Cada una de estas opciones muestra información

relacionadas con las facturas con diferentes
presentaciones, y activan o desactivan algunas opciones
de la ventana según la necesidad.

Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y

presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
Las siguientes imágenes muestran ejemplos de los
informes generados.

Informe Estándar sin Opciones adicionales:

Nota: Los campos Serie Fiscal y Nota Fiscal

corresponden al número de la impresora fiscal, y la nota
generada (si existe).

Detalle de porcentaje de impuesto:

Sistema de Administración Hotelera 210

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Listado detallado por Forma de Pago

Detallado con Pagos Resumidos

Incluir facturas de POS consolidado

Incluir facturas de POS Detallado

Sistema de Administración Hotelera 211

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Nota: tenga en cuenta que al generar los informes y

tomar como forma de salida “Excel” el sistema podría
incluir información no desplegada en el formato para
imprimir, Por ejemplo, si marca opciones Especiales
como el “Detalle de %de Impuesto” o “Listado
Detallado”, el sistema incluirá las columnas Numero de
la reserva, Agencia, y Usuario de la reserva en el archivo
para Ms Excel.

4.26.2.1 . REIMPRIMIR FACTURA ANULADA

Otra funcionalidad relacionada con las facturas a la que

podemos acceder desde esta ventana es la de reimprimir
una factura anulada. Esta reimpresión emite la factura
exactamente igual a como estuvo antes de ser anulada.
Para reimprimir debe digitar en el campo “Número de la
Factura”, de la sección Reimprimir factura Anulada,
el número de factura generada y presionar el botón
Imprimir de la barra de herramientas.

Sistema de Administración Hotelera 212

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Si el número de la factura ingresado no existe, el sistema

le informará, de lo contrario mostrará el número de folio
correspondiente. Si desconoce el número de la factura
puede utilizar el botón ayuda de la barra de
herramientas (o presionar la tecla F4), para ubicarlo.

Al presionar el botón Imprimir el sistema desplegará la

ventana estándar para impresión de facturas:

Nota: Para detalles de cómo usar la ventana de

facturación ver el manual del módulo Recepción.

Al presionar el botón “Imprimir Factura” el sistema

emitirá la factura utilizando el formato de factura vigente
actualmente y con una marca de agua que indica que
está anulada. La siguiente imagen muestra un ejemplo
de la factura impresa:
Sistema de Administración Hotelera 213
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

4.26.1 . FOLIOS CHECK-OUT SIN FACTURA

Solo existen dos situaciones por las cuales un folio pueda
estar check-out y no tener una factura generada: (1) no
tenía cargos que facturar al hacer el check-out, (2) la
factura fue anulada luego de hacer el Check-out.

Esta opción nos genera un informe detallando los folios

que a pesar de estar Check-out no tiene factura generada
en por lo menos una de las cuentas, una situación que no
es común y que se debe auditar continuamente. Se
recomienda suspender cualquier folio Check-out sin
factura para evitar que se registren cargos en ellos.

Figura 88 Informe de Folios Check-out sin Factura Generada

Debemos especificar el rango de fechas que deseamos

consultar, correspondiente a las fechas en que los folios
fueron abiertos.

Sistema de Administración Hotelera 214

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

El sistema puede verificar si el folio debería tener

factura, para ello verifica que haya cargos que facturar,
para esto debemos marcar la casilla “Evaluar si debe
Tener Factura”.

Las opciones de filtro Habitación, Eventos y Folio nos

permiten incluir en el informe solo los folios de los tipos
seleccionados. El informe agrupa los folios por cada tipo.

Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y

presione el botón Imprimir de la barra de herramientas.
La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe
generado:

El sistema muestra los números de las facturas en los

casos de folios que han sido facturados en algunas
cuentas. En la columna cuenta nos indica la cuenta que
está pendiente por facturar.

4.26.1 . REPORTES ESPECIALES X Y Z

Los informes X y Z son requeridos por legislaciones de
algunos países como Panamá, y deben ser entregados
con una periodicidad establecida por entes de control de
impuestos.

En algunos casos incluso pueden generar restricciones

de movimientos para las cajas que registran las
transacciones.

Figura 89 Especiales - Reporte X y Z

Sistema de Administración Hotelera 215

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Otra característica de estos informes, es que pueden

estar integrados para ser impresos en impresoras
fiscales. En dicho caso el sistema enviará a estas
impresoras, a través de componentes especializados, la
información requerida.

El parámetro global de Hotel “Utilización de Impresoras

Fiscales”, establece si existe una integración con estos
dispositivos y Zeus Front.

El informe Z muestra información de los pagos,

consumos y descuentos aplicados en el día.

Si está integrado a impresoras fiscales y estas no están

disponibles al momento de imprimir, el sistema le
notificará.

4.26.2 . LISTADO DE REMISIONES

Lista las remisiones generadas en un rango de fechas
específico. Dado que estas remisiones pueden haber sido
emitidas de cualquiera de las cuentas de los folios, es
posible indicar si se quiere listar las remisiones emitidas
para las cuentas Maestra, Extras o Todas.

Sistema de Administración Hotelera 216

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 90 Listado de Remisiones Generadas

El filtro por Estado nos permite indicar si deseamos ver

en el informe las remisiones que han sido facturadas,
están pendientes por facturar, se encuentra en proceso
de facturación o se han anulado. Para este efecto
debemos marcar las casillas correspondientes.

La sección “Filtrar por” proporciona la posibilidad de

incluir en el informe solo las facturas generadas a un
cliente o a un socio específico. Cuando filtramos por
cliente debemos ingresar su número de documento; si
filtramos por Socio debemos indicar el número de la
acción y seleccionar en el campo Secuencia, cuál de los
socios vamos a filtrar.

Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y

presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
Las siguientes imágenes muestran ejemplos de los
informes generados.

Sistema de Administración Hotelera 217

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Otra opción que nos brinda esta ventana es la de

reimprimir una remisión. En el campo “Número de
Remisión” debemos indicar la remisión que deseamos
facturar y presionar el botón “Imprimir Remisión” de la
barra de herramientas. El sistema despliega la ventana
para impresión de remisiones donde podemos
seleccionar la presentación (Detallada, Global, Agrupada,
etc.) y la forma de salida (Pantalla, Impresora, etc.).

Para imprimir la remisión presionamos el botón

Remisión de la barra de herramientas.

4.26.1 . LISTADO NOTAS CRÉDITO/DÉBITO

Las notas permiten ajustar facturas sin modificar
directamente la factura original realizada al folio. Desde
esta opción podemos generar un informe con las notas
creadas en un rango de fechas específico con varias
opciones de filtros disponibles.

Sistema de Administración Hotelera 218

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 91 Listado de Notas Crédito/Débito

Para empezar debemos seleccionar cuál de los tipos de

documento “Nota Contable” deseamos filtrar. Para ello
seleccionemos de la lista desplegable un registro.

Es posible seleccionar varios documentos para listar. Por

defecto a la lista permite seleccionar solo uno, sin
embargo, el botón contiguo nos despliega una nueva
ventana donde podemos marcar varios documentos:

Si ha seleccionado varios documentos el sistema lo indica

colocando un recuadro rojo al botón y por medio de un
texto emergente nos dice que documentos tenemos
seleccionados:

Posteriormente ingresamos el rango de fechas que

deseamos consultar. Rango de fechas en que se generó
la nota.
Sistema de Administración Hotelera 219
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Otros de los filtros que el sistema nos son:

NATURALEZA: Las notas son de dos tipos débito y

crédito, con esta lista podemos indicar cuál de ellas
queremos incluir en el informe.

FILTRAR POR: esta lista nos despliega varias opciones

adicionales de filtro, que nos permite filtrar por un
número de factura, de folio, de ID (de la nota) o por un
código de usuario (quien creo la nota). Luego de
seleccionar uno de los criterios de la lista debemos usar
el campo Código para digitar el valor que será filtrado,
en el ingresaremos por tanto una factura, folio, ID o
usuario.

ESTADO: Seleccionamos la casilla correspondientes para

definir si deseamos ver las notas Utilizadas, las Anuladas,
o ambas.

Luego de indicar los datos para el filtro debemos

presionar el botón Imprimir de la barra de herramientas.
La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe
generado por esta opción:

4.27 . ABONOS REALIZADOS

Despliega un informe con el detalle de los abonos
realizados en un rango de fechas. Recordemos que
normalmente los abonos difieren de los pagos porque
estos últimos no generan un recibo y solo se pueden
registrar desde las ventanas de check-out. El informe
puede además sacarse para un complejo específico o
para todos los complejos.

Sistema de Administración Hotelera 220

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 92 Listado de Abonos Realizados

Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y

presione el botón Imprimir de la barra de herramientas.
La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe
generado:

Podemos observar que el informe muestra el valor del

abono tanto en moneda local como si equivalente en
dólares en el detalle.

En el resumen también apreciamos como el sistema

detalla el valor total recibido en moneda local, así como
dos columnas que muestran los valores recibidos en
moneda local y en dólares.

4.28 . LISTADO DE PAGOS POR FORMA DE PAGO

Esta opción de menú “Consultas e Informes”, muestra un
informe con los pagos recibidos en un rango de fechas.
Estos pagos se pueden filtrar según una forma de pago
específica, e igualmente es posible indicar un complejo
como filtro adicional.
Sistema de Administración Hotelera 221
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 93 Listado de Pagos por Forma de Pago

La lista desplegable “Documento de Facturación”, nos

permite filtrar las formas de pago relacionadas con un
documento en particular. Es posible seleccionar solo una
para aplicar el filtro tomándola de la lista, o bien usar el
botón contiguo a la lista para seleccionar varios, en dicho
caso se desplegará una ventana emergente que le
permite seleccionar varios documentos:

Usando las casillas junto a cada forma de pago, podemos

incluir en el informe solo aquellas formas de pago
requeridas, o en su defecto señalar la casilla “Todas”
para no aplicar filtro por forma de pago.

Si seleccionamos solo una de las casillas, el sistema le

permitirá aplicar un filtro adicional utilizando el campo
“Filtrar por”. Este campo adaptará su comportamiento
según la opción seleccionada, es decir, si marcamos la

Sistema de Administración Hotelera 222

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

casilla Empresas, podremos indicar un código de

empresa, si marcamos Particulares podremos indicar la
identificación de un huésped, si seleccionamos Socio la
acción, y así con cada caso, de tal forma que podremos
aplicar un filtro aún más específico.

Por otra parte, existe la opción de aplicar un filtro por

caja, lo que nos permitirá ver los pagos recibidos por un
usuario específico.

El informe se presenta en formato detallado de forma

predeterminada, o en formado resumido si marca la
casilla “Mostrar Formato Resumido”.

Por defecto el sistema no muestra los pagos que hayan

sido devueltos, ni aquellos que fueron transferidos, si
deseamos incluir estos registros en el informe, debemos
marcar las opciones “Mostrar Devoluciones” y “Mostrar
Transferencias”.

Los depósitos solo son incluidos en el informe si

marcamos la casilla “Incluir Depósitos”, de lo contrario
solo se mostrarán los pagos recibidos desde las opciones
de check-out y desde la opción de abonos y pagos del
recepción.

Finalmente contamos con una lista desplegable que nos

permite ordenar el informe por varios criterios,
seleccionando de la lista “Ordenar por” el orden que
desea en el informe.

Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y

presione el botón “Imprimir” de la barra de
herramientas. La siguiente imagen muestra un ejemplo
de un informe filtrado por forma de pago socio:

Sistema de Administración Hotelera 223

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Los pagos recibidos en dólares se despliegan muestran

con su correspondiente valor en moneda local. Los
valores en dólares de las notas créditos también se
muestran negativos.

Cuando un registro corresponde a una nota crédito o

débito, se muestra el número del documento afectado
por la nota.

La siguiente imagen muestra otro ejemplo del informe,

generado para varios documentos de facturación.

Al final del informe se muestra un resumen por forma de

pago:

Sistema de Administración Hotelera 224

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

4.29 . COMPROBANTE DE INFORME DIARIO

Despliega un informe con datos de la facturación
generada en una fecha indicada, relacionando los valores
facturados, formas de pagos, cantidad de factura
generadas, cantidad de anuladas y otros datos de la
facturación.

Figura 94 Listado Comprobante de Informe Diario

La casilla “Incluir Resumen de Impuestos”, agrega

información al final del informe, con totales de impuestos
facturados por cada porcentaje.

En la sección “Filtros”, podemos especificar un código de

Sede, Estación de facturación y/o Número de Resolución,
de tal forma que solo se incluyan en la factura aquellas
que coincidan con dichos códigos.

Para emitir el informe

1. Indique la fecha deseada

2. Seleccione las opciones y filtros según su

necesidad

3. Presione el botón Imprimir de la barra de

herramientas.
Sistema de Administración Hotelera 225
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Filtro Múltiple

La sección “Filtros” ofrece una característica adicional

que permite indicar varios códigos de filtro para un
mismo campo, por ejemplo, podría requerir filtro para
varias sedes.

Para ello encontramos a la derecha de cada campo de

filtro el botón de selección múltiple. Cuando hacemos clic
en este botón el sistema despliega una ventana
emergente, con la lista de los códigos disponibles para
filtrar:

Usando la casilla de la primera columna, podemos

seleccionar varios códigos y confirmar la selección. Al
retornar a la ventana anterior el sistema mostrará en el
campo correspondiente el texto “*Selección Múltiple”
para indicarnos que hemos seleccionado esta opción.

Para quitar la selección, debemos usar el mismo botón.

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe

generado:

Sistema de Administración Hotelera 226

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

En el informe se aprecian tres bloques principales.

1. Datos generales sobre la facturación: Detalla el

rango de facturas generadas, su valor e impuesto
total. Igualmente muestra el total de facturas
generadas y anuladas para la fecha.

En esta sección el número de las facturas

generadas puede mostrarse o no con ceros a la
izquierda, por defecto el sistema muestra ceros a
la izquierda del número de la factura, tantos
como sea necesario para que su longitud sea
igual al último número de factura aprobado;
quiere decir que si la facturación se aprueba del
número 1 al 20000, la primera factura mostrada
será 00001.

Este comportamiento puede cambiarse, para que

en lugar de 00001 se imprima solo 1. Podemos
usar el parámetro “'Visualizar ceros a la
izquierda de un Nro de factura” y cambiar su
valor a N para que no sean mostrados. El valor
por defecto de este parámetro es S.

El parámetro que define este comportamiento

podemos modificarlo desde la “Definición de
Parámetros de Hotel”, en el módulo Parámetros,
menú “Procesos”.

Sistema de Administración Hotelera 227

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

2. La sección de ingresos muestra uno a uno los

servicios prestados detallando Impuesto, base de
impuesto, total impuesto y total facturado. El
detalle de impuesto incluye el segundo impuesto
que aplica en algunos países.

3. Finalmente detalla los pagos recibidos por cada

forma de pago. En este caso partículas si existen
pagos en diferentes monedas indicará el valor en
moneda local y en la moneda en que fue recibido.
Todos los pagos no usados también serán
desplegados con valor cero.

Si existe más de un documento de facturación el sistema

mostrará un grupo con las mismas condiciones antes
descritas por cada documento. La siguiente imagen
muestra un ejemplo:

Un Cargo que esté definido para cargar impuestos,

puede finalmente se cargado sin él en casos

Sistema de Administración Hotelera 228

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

excepcionales de exclusiones particulares a folios, esto

puede llevar a que el cargo aparezca como exento en
este informe aunque es su parametrización esté definido
que debe cargarlo. Por la misma razón podemos
encontrar más de un registro por el mismo concepto,
donde muestra como exento y con un porcentaje de
impuesto:

Casos Especiales: Propina y Paidout

Los cargos de propina y paidout son tratados de forma

especial en este informe. Por un lado un Paidout no tiene
impuesto, no lo maneja en ningún caso ya que se refiere
a salida de dinero de la caja por préstamo o devolución y
no se ve afectado por los impuestos. Caso similar sucede
con la propina, está no es un cargo que pueda
catalogarse como una venta, es más un dinero para un
tercero; un escenario diferentes es cuando se cobra
impuesto por la Propina, lo que en algunas legislaciones
se da.

En estas situaciones especiales donde cargos que no son

Gravados, Exentos ni Excluidos pero aún asi afectan la
factura, el sistema los despliega en el informe y la
columna del impuesto que corresponda el porcentaje de
impuesto se muestra vacío:

Sistema de Administración Hotelera 229

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

4.30 . CARGOS EN CLASE CONTRARIA

Cuando se definimos un cargo en el módulo Parámetros,
siempre debemos indicar cuál es la cuenta en la que
cargará por defecto (Maestra o Extra). Este valor por
defecto es asumido por el sistema siempre que
intentamos hacer un cargo manual y es usado para los
cargos automáticos.

Por ejemplo es común encontrar que los cargos de

Minibar por defecto son asignados a la cuenta extra,
pero eventualmente podemos cargarlos o transferirlo a la
maestra. Este informe detalla los cargos realizados en
una clase contraria a la definida como cuenta por
defecto.

Figura 95 Informe de Cargos en Clase Contraría

Para emitir el listado, seleccione la fecha deseada y

presione el botón Imprimir de la barra de herramientas.
La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe
generado:

Sistema de Administración Hotelera 230

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

4.31 . CARGOS A FOLIOS CERRADOS

Los folios se cierran de forma automática en los procesos
de Check-out de huéspedes, grupos y eventos varios. Un
folio cerrado solo permite registrar cargos desde
opciones especiales y siempre que no tenga factura o
remisión generada ni una suspensión activa.

Esta opción nos permite hacer seguimiento a los cargos

realizados luego de cerrar un folio, los cuales no deben
ser comunes y por tanto requieren de auditorías que
garanticen un buen uso.

Figura 96 Informe de Cargos a Folios Cerrados

Para emitir el informe debemos ingresar el rango de

fechas que deseamos consultar, correspondiente a la
fecha en que fue registrado el cargo. De forma opcional
podemos indicar un número de folio para que se muestre
solo los cargos realizados al folio indicado.

Para emitir el listado, seleccione la fecha deseada y

presione el botón Imprimir de la barra de herramientas.
La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe
generado:

Sistema de Administración Hotelera 231

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

4.32 . BLOQUEO DE HABITACIONES COMUNICADAS

Durante el proceso de registro, los huéspedes pueden
requerir más de una habitación en la cual alojar a todas
las personas que acompañan al titular y que estas se
comuniquen. Finalmente tenderemos una sola cuenta y
varias habitaciones asociadas a ella. Para realizar este
proceso contamos con la opción de hacer Check-in en
una habitación y bloquear las habitaciones contiguas.
Esta opción permite generar un informe de todos los
bloqueos generados al registrar habitaciones
comunicadas. El informe puede ser emitido en un rango
de fechas y aplicar diferentes filtros:

Figura 97 Informe: Bloqueo de Habitaciones Comunicadas

VIGENTES. Le permite especificar si desea consultar

todos los bloqueos o aquellos que están actualmente
aplicados.

HABITACIÓN. Indique un número de habitación en este

campo para que el informe filtre y solo muestre los
bloqueos de la habitación especificada.

Para emitir el listado, seleccione la fecha deseada y

demás datos, y presione el botón Imprimir de la barra de
herramientas.

El siguiente es un ejemplo del informe generado:

Sistema de Administración Hotelera 232

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

El campo solución indica si el bloqueo está o no activo.

4.33 . RESERVAS/FOLIOS CON IMPUESTOS EXCLUIDOS

Desde la reserva, el registro de huéspedes o después de
hacer Check-In es posible definir que los cargos (fuera
del plan) reportados a un folio están excluidos del cargo
de impuestos. Esta opción genera un informe con los
folios o las reservas que fueron excluidos de impuestos
en un rango de fechas indicado.

Figura 98 Informe de Reservas y Folios Excluidos del Cobro de Impuestos

En primera instancia debemos indicar el rango de fechas

a consultar, este rango de fechas corresponde a la fecha
en que fue registrada la exclusión. Luego debemos
seleccionar si deseamos consultar las reservas o los
folios, marcando la opción correspondiente, y finalmente
podemos indicar un orden para la consulta.

En el caso particular del informe de los Folios, el sistema

agrupa por tipo de folio, separando los de Eventos,
Habitación y Grupos.

Sistema de Administración Hotelera 233

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y

presione el botón Imprimir de la barra de herramientas.
El siguiente es un ejemplo del informe generado:

4.34 . TRASUNTO DE ENTRADAS Y SALIDAS

Este informe presenta resumen de los movimientos de
las habitaciones y los huéspedes. Este resumen muestra
5 líneas de información básica, cada una con el detalle de
las personas y las habitaciones separadas por aquellas
que generaron venta y las que se dieron por cortesía
(House Use y Complimentary):

Figura 99 Trasunto de Entradas y Salidas

Para emitir el listado, seleccione la fecha deseada y

demás datos, y presione el botón imprimir de la barra de
herramientas. El siguiente es un ejemplo del informe
generado:

Sistema de Administración Hotelera 234

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

 Ayer: Como durmió el hotel

 Check-In : Check-in del día
 Check-Out : Check-out del día
 Hoy: Registrados el momento en que se emite el
informe
 Reservas: Reservas vigentes hasta el momento

4.35 . CRÍTICAS DE CAJA

Desde esta opción podemos imprimir los registros
generados por los procesos de recogida de dinero, los
cuales detallan los montos sobrantes y faltantes
registrados al recoger el dinero a los cajeros.

La ventana requiere la especificación de un rango de

fechas, correspondiente a la fecha en que fue registrada
la crítica. Una vez especificado podemos incluir filtros
por varios conceptos.

Figura 100 Informe Crítica de Caja

El primero de los filtros que podemos especificar

corresponde a la fuente desde donde se hizo el reporte.
Sistema de Administración Hotelera 235
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Dado que se pueden registrar críticas desde el sistema

hotelero y el punto de venta, contamos con dos casillas
(Front y POS) para seleccionar cuales deseamos incluir).

Otras dos casillas disponibles son las de Sobrantes y

Faltantes, las cuales marcamos según nuestra necesidad
para que sean mostrados en el informes los registros por
dinero que faltó o sobró durante el proceso de recogida
de dinero.

Si marcamos la casilla Revertidos el sistema incluirá en

el informe aquellos registros que luego de ser
registrados, se le cambio su valor a cero, lo que equivale
a revertirlos.

Los siguientes campos nos permiten filtrar la

información para que se muestren los datos de una Caja
(Hoteles), Ambiente (POS), Usuario o Turno (POS)
específico.

El informe puede agrupar información hasta en tres

niveles diferentes, cada uno de ellos con sus
correspondientes subtotales. Debemos seleccionar los
conceptos en la sección Agrupar.

Para emitir el listado, seleccione la fecha deseada y

demás datos, y presione el botón imprimir de la barra de
herramientas. El siguiente es un ejemplo del informe
generado:

4.36 . HABITACIONES LIMPIAS SIN APLICAR CARGOS

Con este informe podemos verificar que habitaciones se
les hizo limpieza en la fecha indicada pero en la noche
anterior no tuvo cargos en el proceso de aplicación de
Sistema de Administración Hotelera 236
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

cargos de la auditoría. El objetivo es detectar posibles

omisiones en el cobro de la noche de alojamiento,
partiendo de que si hemos hecho limpieza es porque
estuvo ocupada.

Figura 101 Habitaciones Limpias sin Aplicación de Cargos

Contamos con la opción de aplicar un filtro por complejo

de tal forma que solo se incluya en el informe las
habitaciones del complejo seleccionado. Para aplicar el
filtro quitamos la marca de la casilla “Todos Los
Complejos” y seleccionamos el complejo deseado de la
lista desplegable.

Para generar el informe indique la fecha que desea

consultar, cambie el filtro si lo requiere y presione el
botón “Imprimir” de la barra de herramientas.

4.37 . CARGOS POR DEPENDENCIA

Genera un informe con datos de los cargos registrados
en un rango de fechas específico, con el detalle de la
cantidad y los valores causados. La ventana desplegada
provee la posibilidad de filtrar por diferentes criterios,

Sistema de Administración Hotelera 237

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

entre ellos la dependencia desde la que fue cargado, así

como la de agrupar el reporte por diferentes conceptos.

Los cargos son asociados a las dependencias gracias a la

estación desde donde se realizó el cargo, en otras
palabras cada PC o estación del sistema está relacionada
o asignada a una dependencia del hotel, y es de esta
forma como el sistema puede emitir el informe por
dependencias.

Figura 102 Cargos por Dependencias

Además del rango de fechas que debemos indicar para la

consulta (el cual corresponde al rango de fechas en que
fue realizado el cargo), podemos indicar hasta dos filtros
por varios conceptos, para ello contamos con dos listas
que nos permite elegir igual número de filtros con las
opciones: Dependencia, Estación de facturación, Usuario
y Cargo. Luego de seleccionar uno de los filtros,
debemos indicar en el campo contiguo el código a filtrar.

La sección Agrupar nos ofrece hasta tres criterios de

agrupación para el reporte que se generará, entre las
opciones tenemos Dependencias, Estaciones, Usuarios y
Fecha.

La casilla “No Incluir las Transferencias” nos permite

definir si deseamos o no que los cargos transferidos sean
tenidos en cuenta en el informe. Al dejarlo marcado el
sistema generará el informe sin tener en cuenta las
transferencias realizadas.

Para Generar el Informe

1. Indique un rango de fechas

Sistema de Administración Hotelera 238

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

2. Especifique, si lo requiere, los criterios para filtrar

y ordenar la información
3. Presione el botón Imprimir de la barra de
herramientas

Excluir Cargos
Por defecto el informe incluye todos los cargos
registrados en el sistema, sin embargo, es posible
establecer cuales cargos no serán incluidos en el
informe. Para habilitar esta posibilidad seleccionamos el
botón “Excluir Cargos” de la barra de herramientas el
cual despliega con todos los cargos definidos en el
sistema; lo siguiente que debemos hacer es marcar los
cargos a excluir y hacer clic en el botón “Guardar” dela
nueva ventana:

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe generado:

Sistema de Administración Hotelera 239

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

4.38 . AUDITORÍA DE FACTURAS POR CUENTA DE

INGRESO
Este informe nos permite conocer por cada factura, el
detalle de los cargos facturados en un rango de fechas,
las cuentas de ingreso afectadas y la forma como fue
pagada.

Dentro de las funcionalidades disponibles para la

administración de folios, está la de transferir cargos
entre folios, los cuales son facturados finalmente en el
folio al que fueron transferidos. Este informe detalla el
folio donde originalmente fue realizado el cargo, y el final
donde fueron facturados.

Sistema de Administración Hotelera 240

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 103 Auditor de Facturas

Datos solicitados

DOCUMENTO DE FACTURACIÓN: utilice esta opción

para filtrar el tipo de documento que desea mostrar en el
informe. Si desea ver varios tipos de documento, utilice
el botón de selección contiguo a este campo para
seleccionar. Al presionarlo el sistema le mostrará una
ventana emergente donde podría marcar los documentos
que desea incluir en la consulta:

FECHAS: indique el rango de fechas que desea

consultar, respecto a la fecha de emisión de la factura.

CUENTA: En esta sección encuentra la lista de las

cuentas disponibles en un folio, y para las cuales es
posible generar facturas. Seleccione cuales cuentas
facturadas deben ser incluidas en el informe.

FILTRAR: ofrece una lista de opciones de filtro

adicionales, como cliente y número de factura. Para
aplicar un filtro seleccione el criterio de la lista, el
sistema solicitará los campos según el criterio elegido.
Por ejemplo, si selecciona “Cliente” el sistema solicitará
el número y tipo de documento.
Sistema de Administración Hotelera 241
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

EXCLUSIÓN DE CARGOS

Usando el botón “Excluir” de la barra de herramientas,

es posible definir que cargos no deben ser tenidos en
cuenta para mostrar en el informe. Al presionar este
botón el sistema despliega una ventana emergente,
donde podemos seleccionar aquellos cargos que serán
excluidos al generar el informe.

Lo siguiente que debemos hacer es marcar los cargos a

excluir y hacer clic en el botón “Guardar” dela nueva
ventana:

Para Generar el Informe

1. Indique un rango de fechas
2. Especifique todos los criterios para filtrar que
considere necesario, según los campos arriba
explicados
3. Presione el botón Imprimir de la barra de
herramientas

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe

generado:

Sistema de Administración Hotelera 242

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Descripción de los campos.

 Apertura: corresponde a la fecha en la que se abrió el folio.

 Año Apert: año en que se abrió el folio.
 Cuenta: cuenta de ingreso asociada al cargo.
 Nombre c: nombre de la cuenta contable de ingreso.
 Nit: NIT del cliente al cual se le facturó.
 Nombre: nombre del cliente al cual se le facturó.
 Valor: valor correspondiente a cargo.
 Folio Origen: folio donde originalmente se dio el cargo
 Folio Destino: folio final donde se facturo el cargo.
 Estado: es para saber si el folio está abierto o cerrado (31 o 32).
 Factura: número de la factura.
 Clase: cuenta facturada (maestra-extra-ambas).
 Ejecutivo: nombre del ejecutivo, inicialmente va en blanco.
 Forma de Pago: formas de pago de la factura.

4.39 . FOLIOS POR FECHA

Esta opción nos permite sacar un informe de todos los
folios del sistema, sin importar que sean folios de grupo,
habitación o eventos varios.

Diversos filtros facilitan la búsqueda de información, la

cual finalmente puede ser consultada por pantalla o
generada en un informe.

Sistema de Administración Hotelera 243

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 104 Informe de Folios por Fecha

Para consultar los folios debemos indicar un rango de

fechas, que aplica como filtro principal de la búsqueda,
dicho rango puede evaluar la información por fecha de
apertura o por fecha de cierre del evento, es decir, el
sistema buscará aquello folios abiertos o cerrados en el
rango de fecha indicado.

La sección “Tipo de Folio” le permite marcar si desea

incluir en la consulta los folios de eventos, habitación o
grupos. Puede marcar todas las casillas o por lo menos
una de ellas.

Si dentro de la búsqueda incluyó los folios de eventos,

podrá establecer otro filtro con la lista desplegable “Tipo
de Folios de Evento” donde podrá seleccionar entre los
tipos disponibles: folios de anticipos, folios clonados,
folios de solicitudes, folios de recibió de caja.

La sección “Filtros” ofrece un número más amplios de

criterios adicionales para filtrar los datos. Deberá
seleccionar de la lista “Filtrar por” un criterio y de
acuerdo el, indicar un valor para el campo “Código”.

La información desplegada en el informe se puede

mostrar agrupada por diferentes opciones, para ello
podrá seleccionar en el campo “Agrupar por” el concepto
Sistema de Administración Hotelera 244
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

por el cual desea que se muestre agrupada la

información.

Para generar el informe, seleccione los filtros que desea

aplicar y presione el botón “Imprimir” de la barra de
herramientas. La siguiente imagen muestra un ejemplo
del informe generado:

5 . MENÚ ESTADÍSTICAS
Las opciones desplegadas en este menú están
principalmente orientadas a datos históricos de
huéspedes, habitaciones, ingresos entre otros. La gran
mayoría de las opciones disponibles permiten emitir
informes desde diferentes perspectivas y con una gama
importante de posibilidades para analizar la información
producida durante la operación del hotel. De la misma
forma encontrará consultas orientadas en el mismo
sentido.

5.1 . ESTADÍSTICAS DE OCUPACIÓN

Genera un informe comparativo entre dos años,
relacionando el número de habitaciones ocupadas y su
correspondiente porcentaje de ocupación, dado un rango
de fechas.
Sistema de Administración Hotelera 245
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Este comparativo detalla día a día del rango de fechas

especificado, confrontando los valores a para el día, la
semana, el mes y el año. Esta comparación incluye los
acumulados hasta el día que se está evaluando.

Figura 105 Estadística de Ocupación

Podemos excluir de la consulta los planes tipo cortesía

(House Use y Complimentary), para que los valores
muestren solo aquellos planes que generan valores de
venta de alojamiento para el hotel.

Encontramos para cada fecha 2 renglones que muestran

los acumulados para el año actual y para el año anterior
respectivamente. Notará que se muestra una columna
con la diferencia del % de ocupación entre los dos
valores (% ocupación año actual - % ocupación año
anterior)

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe

generado. Para generar el informe ingrese los datos
solicitados y presione el botón Imprimir de la barra de
herramientas.

Sistema de Administración Hotelera 246

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.2 . ESTADÍSTICAS HABITACIONES-CONSUMOS

Genera un informe comparativo entre dos años,
relacionando el número de habitaciones ocupadas y los
correspondientes valores cargados por concepto de
alojamiento y otros consumos, dado un rango de fechas.

Este comparativo detalla día a día del rango de fechas

especificado, confrontando los valores a para el día, la
semana, el mes y el año. Esta comparación incluye los
acumulados hasta el día que se está evaluando.

Figura 106 Estadística de Ocupación

Encontramos para cada fecha dos renglones que

muestran los acumulados para el año actual y para el año
anterior respectivamente.

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe

generado. Para generar el informe ingrese los datos
solicitados y presione el botón Imprimir de la barra de
herramientas.

Sistema de Administración Hotelera 247

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.3 . ESTADÍSTICAS DE HUÉSPEDES

Todas las opciones disponibles en este sub menú están
relacionadas con los huéspedes registrados en el hotel,
así como los huéspedes registrados en eventos varios.
Podrá consultar información de forma detallada y global
en diferentes escenarios.

5.3.1 . HUÉSPEDES ESTADÍA

Genera un informe que muestra el número de personas
registradas de acuerdo al número de días que
pernoctaron en el hotel. Adicionalmente muestra un
resumen del número personas dentro de unos rangos
predefinidos por el sistema correspondiente al número
de noches registradas.

Figura 107 Huéspedes por Estadía

Para genera el informe debemos indicar el rango de

fechas que deseamos consultar y presionar el botón
Imprimir de la barra de herramientas. La siguiente
imagen muestra un ejemplo del informe:

Sistema de Administración Hotelera 248

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.3.2 . HUÉSPEDES POR MOTIVO DE VIAJE

Cuando se registra un huésped podemos especificar el
motivo por el cual llega al hotel. Estos motivos a su vez
son definidos por el usuario mediante los parámetros del
sistema. Este informe nos permite conocer información
estadística de noches y huéspedes registrados para cada
motivo de viaje en un rango de fechas.

Figura 108 Estadísticas de Huéspedes por Motivo de Viaje

Además del rango de fechas de llegada, tenemos la

opción del filtrar los planes cortesía (House Use y
Complimentary), así como los planes de Eventos Varios.
Para ello marcamos las casillas correspondientes de la
sección “Excluyendo Planes”.

Sistema de Administración Hotelera 249

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Para genera el informe debemos indicar el rango de

fechas que deseamos consultar, así como los filtros
requeridos y presionar el botón Imprimir de la barra de
herramientas. La siguiente imagen muestra un ejemplo
del informe:

El informe por defecto incluye todos los huéspedes si

excepción, pero podemos especificar que solo incluya los
relacionados con empresas específicas. Para ello
contamos con el botón “Seleccionar Empresas” de la
barra de herramientas, el cual despliega una nueva
ventana:

En esta ventana quitamos la marca a aquellas empresas

que no queremos incluir en el informe y presionamos el
botón Guardar. El sistema no incluirá estas empresas
hasta que defina lo contrario.

Importante: tenga en cuenta que las empresas

seleccionadas en esta opción afectan otras opciones de
las estadísticas de huéspedes, por tanto, al marginarlas

Sistema de Administración Hotelera 250

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

de este informe estará haciéndolo también en los demás

informes de estadísticas de huéspedes.

5.3.3 . HUÉSPEDES POR CIUDAD ORIGEN

Cuando se registra es obligatorio indica la ciudad de
procedencia u origen. Este informe nos permite conocer
información estadística de noches y huéspedes
registrados para cada ciudad, agrupado por país y
complejo.

Figura 109 Estadísticas de Huéspedes por Ciudad Origen

Además del rango de fechas de llegada, tenemos la

opción del filtrar los planes cortesía (House Use y
Complimentary), así como los planes de Eventos Varios.
Para ello marcamos las casillas correspondientes de la
sección “Excluyendo Planes”.

El informe por defecto se genera agrupado por complejo,

para cambiar esta característica y generar un informe de
todo el hotel, marque la casilla “No Agrupar Complejos”

Podemos consultar los datos sin generar el informe

presionando el botón Mostar de la barra de
herramientas. Para genera el informe debemos indicar el
rango de fechas que deseamos consultar, así como los
filtros requeridos y presionar el botón Imprimir de la

Sistema de Administración Hotelera 251

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

barra de herramientas. La siguiente imagen muestra un

ejemplo del informe:

La casilla “Estadística por Demanda”, nos permite

generar una variación del informe. En esta presentación
el sistema no genera agrupaciones para nacionales y
extranjeros, en su lugar lo cuenta en forma de columna,
agregando además detalles sobre si llego por vía aérea o
marítima. La siguiente imagen muestra un ejemplo del
informe:

Sistema de Administración Hotelera 252

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

El informe por defecto incluye todos los huéspedes si

excepción, pero podemos especificar que solo incluya los
relacionados con empresas específicas. Para ello
contamos con el botón “Seleccionar Empresas” de la
barra de herramientas, el cual despliega una nueva
ventana:

En esta ventana quitamos la marca a aquellas empresas

que no queremos incluir en el informe y presionamos el
botón Guardar. El sistema no incluirá estas empresas
hasta que defina lo contrario.

Importante: tenga en cuenta que las empresas

seleccionadas en esta opción afectan otras opciones de
las estadísticas de huéspedes, por tanto al marginarlas
de este informe estará haciéndolo también en los demás
informes de estadísticas de huéspedes.

5.3.4 . HUÉSPEDES POR AGENCIA

Las habitaciones registradas en el hotel están asociadas
a una agencia, ya sea una externa o una agencia-oficina
(ventas directas del hotel). Este informe nos permite
consultar información estadística de noches y huéspedes
registrados para cada agencia.

Sistema de Administración Hotelera 253

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 110 Estadísticas de Huéspedes por Agencia

Además del rango de fechas de llegada, tenemos la

opción del filtrar los planes cortesía (House Use y
Complimentary), así como los planes de Eventos Varios.
Para ello marcamos las casillas correspondientes de la
sección “Excluyendo Planes”.

Como mencionamos anteriormente una habitación puede

estar registrada por agencia o por agencia-oficina, el
sistema nos permite seleccionar cuales deseamos incluir,
para ello marcamos la opción Agencia, Oficinas o Ambas.

En el caso de las habitaciones registradas bajo tarifa en

dólares, debemos establecer cual tasa deseamos que el
sistema utilice para calcular el valor en moneda local.
Seleccione la opción “Tasa Histórica” o “Tasa del Día”,
para que el sistema calcule el valor de acuerdo a la tasa
del día en que estuvo registrada la habitación, o la tasa
del día actual respectivamente.

Finalmente podemos aplicar un filtro por Clase de

Agencia, seleccionando la clase que deseamos filtrar de
la lista. Esta lista despliega tanto agencias minoristas
como mayoristas.

El informe por defecto se genera agrupado por complejo,

para cambiar esta característica y generar un informe de
todo el hotel, marque la casilla “No Agrupar Complejos”

Podemos consultar los datos sin generar el informe

presionando el botón Mostar de la barra de
herramientas. Para genera el informe debemos indicar el
Sistema de Administración Hotelera 254
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

rango de fechas que deseamos consultar, así como los

filtros requeridos y presionar el botón Imprimir de la
barra de herramientas. La siguiente imagen muestra un
ejemplo del informe:

El informe por defecto incluye todos los huéspedes si

excepción, pero podemos especificar que solo incluya los
relacionados con empresas específicas. Para ello
contamos con el botón “Seleccionar Empresas” de la
barra de herramientas, el cual despliega una nueva
ventana:

En esta ventana quitamos la marca a aquellas empresas

que no queremos incluir en el informe y presionamos el
botón Guardar. El sistema no incluirá estas empresas
hasta que defina lo contrario.

Importante: tenga en cuenta que las empresas

seleccionadas en esta opción afectan otras opciones de
las estadísticas de huéspedes, por tanto al marginarlas
de este informe estará haciéndolo también en los demás
informes de estadísticas de huéspedes.

Sistema de Administración Hotelera 255

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.3.5 . HUÉSPEDES POR OFICINA

Un hotel puede definir más una oficina para atención al
público, a su vez las habitaciones registradas en el hotel
están asociadas a una oficina, la cual se define desde la
reserva. Este informe nos permite consultar información
estadística de noches y huéspedes registrados para cada
oficina del hotel.

Figura 111 Estadísticas de Huéspedes por Oficina

Además del rango de fechas de llegada, tenemos la

opción del filtrar los planes cortesía (House Use y
Complimentary), así como los planes de Eventos Varios.
Para ello marcamos las casillas correspondientes de la
sección “Excluyendo Planes”.

Podemos consultar los datos sin generar el informe

presionando el botón Mostar de la barra de
herramientas. Para genera el informe debemos indicar el
rango de fechas que deseamos consultar, así como los
filtros requeridos y presionar el botón Imprimir de la
barra de herramientas. La siguiente imagen muestra un
ejemplo del informe:

Sistema de Administración Hotelera 256

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Estadística por Usuario

Los usuarios del sistema tienen definido por defecto una

oficina, por tanto es posible tener información por cada
usuario sobre las reservas que finalmente hicieron
check-in. Si marcamos la casilla “Por Usuario” el sistema
nos ofrecerá dos posibles informes, uno totalizado y otro
con el detalle de las reservas.

Las siguientes imágenes muestran ejemplos de los

informes generados:

Informe totalizado (Sin marcar la casilla “Detallar

Reservas”)

Informe totalizado (Marcando la casilla “Detallar

Reservas”)

Sistema de Administración Hotelera 257

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

El informe por defecto incluye todos los huéspedes si

excepción, pero podemos especificar que solo incluya los
relacionados con empresas específicas. Para ello
contamos con el botón “Seleccionar Empresas” de la
barra de herramientas, el cual despliega una nueva
ventana:

En esta ventana quitamos la marca a aquellas empresas

que no queremos incluir en el informe y presionamos el
botón Guardar. El sistema no incluirá estas empresas
hasta que defina lo contrario.

Importante: tenga en cuenta que las empresas

seleccionadas en esta opción afectan otras opciones de
las estadísticas de huéspedes, por tanto al marginarlas
de este informe estará haciéndolo también en los demás
informes de estadísticas de huéspedes.

Sistema de Administración Hotelera 258

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.3.1 . HUÉSPEDES POR AGENCIA

Las habitaciones registradas en el hotel están asociadas
a una agencia, ya sea una externa o una agencia-oficina
(ventas directas del hotel). Este informe nos permite
consultar información estadística de noches y huéspedes
registrados para cada agencia.

Figura 112 Estadísticas de Huéspedes por Agencia

Además del rango de fechas de llegada, tenemos la

opción del filtrar los planes cortesía (House Use y
Complimentary), así como los planes de Eventos Varios.
Para ello marcamos las casillas correspondientes de la
sección “Excluyendo Planes”.

Como mencionamos anteriormente una habitación puede

estar registrada por agencia o por agencia-oficina, el
sistema nos permite seleccionar cuales deseamos incluir,
para ello marcamos la opción Agencia, Oficinas o Ambas.

En el caso de las habitaciones registradas bajo tarifa en

dólares, debemos establecer cual tasa deseamos que el
sistema utilice para calcular el valor en moneda local.
Seleccione la opción “Tasa Histórica” o “Tasa del Día”,
para que el sistema calcule el valor de acuerdo a la tasa
del día en que estuvo registrada la habitación, o la tasa
del día actual respectivamente.

Sistema de Administración Hotelera 259

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Finalmente podemos aplicar un filtro por Clase de

Agencia, seleccionando la clase que deseamos filtrar de
la lista.

El informe por defecto se genera agrupado por complejo,

para cambiar esta característica y generar un informe de
todo el hotel, marque la casilla “No Agrupar Complejos”

Podemos consultar los datos sin generar el informe

presionando el botón Mostar de la barra de
herramientas. Para genera el informe debemos indicar el
rango de fechas que deseamos consultar, así como los
filtros requeridos y presionar el botón Imprimir de la
barra de herramientas. La siguiente imagen muestra un
ejemplo del informe:

El informe por defecto incluye todos los huéspedes si

excepción, pero podemos especificar que solo incluya los
relacionados con empresas específicas. Para ello
contamos con el botón “Seleccionar Empresas” de la
barra de herramientas, el cual despliega una nueva
ventana:

Sistema de Administración Hotelera 260

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

En esta ventana quitamos la marca a aquellas empresas

que no queremos incluir en el informe y presionamos el
botón Guardar. El sistema no incluirá estas empresas
hasta que defina lo contrario.

Importante: tenga en cuenta que las empresas

seleccionadas en esta opción afectan otras opciones de
las estadísticas de huéspedes, por tanto al marginarlas
de este informe estará haciéndolo también en los demás
informes de estadísticas de huéspedes.

5.3.1 . HUÉSPEDES POR EMPRESA

Durante el check-in de los huéspedes el sistema solicita
la empresa en la que labora o que lo remite al hotel (este
campo puede o no ser obligatorio según los parámetros
globales). Este informe nos permite consultar
información estadística de noches y huéspedes
registrados para cada empresa en un rango de fechas.

Figura 113 Estadísticas de Huéspedes por Empresa

Además del rango de fechas de llegada, tenemos la

opción del filtrar los planes cortesía (House Use y
Complimentary), así como los planes de Eventos Varios.

Sistema de Administración Hotelera 261

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Para ello marcamos las casillas correspondientes de la

sección “Excluyendo Planes”.

Podemos consultar los datos sin generar el informe

presionando el botón Mostar de la barra de
herramientas. Para genera el informe debemos indicar el
rango de fechas que deseamos consultar, así como los
filtros requeridos y presionar el botón Imprimir de la
barra de herramientas. La siguiente imagen muestra un
ejemplo del informe:

Estadística Detallada

La casilla “Detallado” nos muestra información adicional;

para cada una de las empresas detalla los huéspedes
titulares registrados:

Sistema de Administración Hotelera 262

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

El informe por defecto incluye todos los huéspedes si

excepción, pero podemos especificar que solo incluya los
relacionados con empresas específicas. Para ello
contamos con el botón “Seleccionar Empresas” de la
barra de herramientas, el cual despliega una nueva
ventana:

En esta ventana quitamos la marca a aquellas empresas

que no queremos incluir en el informe y presionamos el
botón Guardar. El sistema no incluirá estas empresas
hasta que defina lo contrario.

Sistema de Administración Hotelera 263

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Importante: tenga en cuenta que las empresas

seleccionadas en esta opción afectan otras opciones de
las estadísticas de huéspedes, por tanto al marginarlas
de este informe estará haciéndolo también en los demás
informes de estadísticas de huéspedes.

5.3.1 . HUÉSPEDES POR OFICIO

Durante la reserva y el check-in de los huéspedes el
sistema nos permite establecer el oficio o profesión de
los huéspedes. Este informe nos permite consultar
información estadística de huéspedes y estadías (número
de veces que ha hecho check-in) por cada uno de los
oficios registrados.

Figura 114 Estadísticas de Huéspedes por Oficio

Además del rango de fechas de llegada, tenemos la

opción del filtrar los planes cortesía (House Use y
Complimentary), así como los planes de Eventos Varios.
Para ello marcamos las casillas correspondientes de la
sección “Excluyendo Planes”.

Podemos consultar los datos sin generar el informe

presionando el botón Mostar de la barra de
herramientas. Para genera el informe debemos indicar el
rango de fechas que deseamos consultar, así como los
filtros requeridos y presionar el botón Imprimir de la
barra de herramientas. La siguiente imagen muestra un
ejemplo del informe:

Sistema de Administración Hotelera 264

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Estadística por Demanda

La casilla “Estadística por Demanda”, nos permite

generar una variación del informe. En esta podemos
relacionar los oficios y el Motivo de Viaje registrado, de
tal forma que podemos conocer cuales es el Motivo de
Viaje que atrae al huésped de acuerdo a su oficio.

Los oficios son definidos por el usuario, por tanto pueden

existir tantos como el usuario requiera. El informe nos
permite consultar los 4 más representativos para el
hotel, para ellos debemos establecerlos usando el botón
“Incluir Motivos de Viaje”, el cual nos despliega una
nueva ventana:

Para incluir los motivos de viaje más representativos

debemos ingresar su código en el campo “Motivo de
Viaje” y presionar el botón Guardar.
Sistema de Administración Hotelera 265
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Podemos eliminar un registro seleccionándolo en la

cuadricula y presionado el botón Eliminar.

Habiendo establecido los motivos preferidos, podemos

salir de esta ventana y presionar el botón Imprimir. La
siguiente imagen muestra un ejemplo del informe:

Los motivos de viaje restantes serán sumados en la

columna Otros.

Informe Detallado

Otro informe que nos ofrece esta opción es el detallado.

Cuando seleccionamos esta presentación el sistema nos
muestra cada una de las habitaciones registradas con el
detalle de las habitaciones y las estadías. En esta
presentación puede establecer mediante el campo Orden
si desea ordenar el informe por número de registro,
habitación u oficio:

Sistema de Administración Hotelera 266

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Excluir Empresas

El informe por defecto incluye todos los huéspedes si

excepción, pero podemos especificar que solo incluya los
relacionados con empresas específicas. Para ello
contamos con el botón “Seleccionar Empresas” de la
barra de herramientas, el cual despliega una nueva
ventana:

En esta ventana quitamos la marca a aquellas empresas

que no queremos incluir en el informe y presionamos el
botón Guardar. El sistema no incluirá estas empresas
hasta que defina lo contrario.

Importante: tenga en cuenta que las empresas

seleccionadas en esta opción afectan otras opciones de
las estadísticas de huéspedes, por tanto al marginarlas
de este informe estará haciéndolo también en los demás
informes de estadísticas de huéspedes.

5.3.2 . HUÉSPEDES POR CLASE

Durante el registro y parametrización de los huéspedes
es posible asociar una clase de huésped a cada cliente
registrado. Estas clases son a su vez originadas en un
maestro que el usuario codifica a su gusto. Esta opción
nos permite tener información histórica por clase de
Sistema de Administración Hotelera 267
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

huésped, de los huéspedes registrados en un rango de

fecha.

Figura 115 Estadístico por Clase de Huésped

Para emitir el informe

1. Ingrese un rango de fechas. Tenga en

cuenta que el rango hace referencia las
fechas en que estuvieron registrados los
huéspedes.

2. Selecciones los filtros deseados.

i. Puede indicar si desea consultar

todos los complejos o desmarcar esta
casilla para que se filtre el complejo
seleccionado en la lista

ii. En el campo Clase De Huésped

indique un código si desea que solo
se muestre una clase específica

iii. En el campo Plan indique un código

si desea que solo se muestre un plan
específico

3. Defina como debe agruparse el informe.

Tiene hasta tres opciones de agrupación
para seleccionar.

4. Defina si desea que al final del informe se

muestre el resumen de planes y/o el

Sistema de Administración Hotelera 268

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

resumen de impuesto, marcando o

desmarcando las casillas correspondientes

5. Haga clic en el botón Imprimir de la barra

de herramientas.

El siguiente es ejemplo de la apariencia del informe.

Figura 116 Informe por Clase de huésped agrupado por complejo, fecha y Plan
e incluyendo resumen de cargos y resumen de planes

5.3.3 . CLIENTES POR PROGRAMA

Muestra en un rango de fechas, un informe con los
huéspedes que llegaron al hotel de acuerdo al programa
de fidelización. El reporte se puede ver detallado o
global; Para el global muestra noches, consumos,
personas, tarifa promedio y estadías, mientras que para
el detallado muestra cada cliente registrado, dando la
opción de aplicar cuando es titular o acompañante.

Sistema de Administración Hotelera 269

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 117 Estadísticas de Huéspedes por Programa

Para emitir el informe

1. Ingrese un rango de fechas. Tenga en

cuenta que el rango hace referencia las
fechas en que estuvieron registrados los
clientes.

2. Indique un código de programa si desea ver

la estadística de un programa específico, o
deje el campo en blanco para que se
muestren todos los programas.

3. Defina como debe agruparse el informe:

Global o detallado.

4. En caso de seleccionar Detallado, el

sistema le permite especificar si desea ver
información del huésped cuando se registró
como titular y/o acompañante.

5. Haga clic en el botón Imprimir de la barra

de herramientas.

El siguiente es ejemplo de la apariencia del informe

global.

Sistema de Administración Hotelera 270

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

El siguiente es ejemplo de la apariencia del informe

detallado.

5.3.4 . HUÉSPEDES POR AGENCIAS

Permite generar una consulta o un informe de los
huéspedes registrados en un rango de fecha por cada
agencia. Al generar cualquiera de las dos opciones el
sistema desplegara información respecto al número de
noches y a los ingresos generados por el concepto de
habitación y otros cargos, en el rango de fechas indicado.

Sistema de Administración Hotelera 271

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 118 Huéspedes por Agencia

Entre las opciones disponibles de la ventana está la de

filtrar las agencias oficina. Si desea consultar solo las
agencias oficina marque la casilla Oficinas, si lo que
espera es ver todas excepto las de oficina marque la
casilla Agencia. Para ver todo marque la casilla Ambas.

Puede excluir de la consulta los planes cortesía, es decir

uso de casa y comply, para ello marque las casillas
correspondientes.

Para las habitaciones cuyo valor de tarifa fue definido en

dólares, puede estableces si la conversión a la moneda
local se debe hacer utilizando la tasa de cambio del día
en que estuvo registrado o la de la fecha actual.

Finalmente podrá filtrar la información de las agencias

para que solo se desplieguen datos para una clase de
agencia o para todas las clases. Seleccione de la lista una
clase de agencia específica si desea aplicar el filtro. Por
defecto el sistema trae seleccionada la opción Todas, lo
que implica que no se aplica filtro alguno. Esta lista
despliega tanto agencias minoristas como mayoristas.

Para emitir el informe

1. Especifique el rango de fechas que desea

consultar

2. Selecciones las opciones que desee aplicar

Sistema de Administración Hotelera 272
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

3. Presione el botón Imprimir de la barra de

herramientas.

4. Especifique la forma de salida según su necesidad

5.3.5 . HUÉSPEDES POR EVENTOS

Cuando se registra un huésped podemos especificar el a
cuál de los eventos del hotel asistirá. Estos eventos a su
vez son definidos por el usuario mediante los parámetros
del sistema. Este informe nos permite conocer
información estadística de noches y huéspedes
registrados para cada Evento del Hotel en un rango de
fechas.

Figura 119 Estadísticas de Huéspedes por Evento del Hotel

Además del rango de fechas de llegada, tenemos la

opción del filtrar los planes cortesía (House Use y
Complimentary), así como los planes de Eventos Varios.
Para ello marcamos las casillas correspondientes de la
sección “Exclur Planes”.

En el campo Evento podemos indicar un código para que

se muestren las estadísticas del código de evento
indicado.

Para genera el informe debemos indicar el rango de

fechas que deseamos consultar, así como los filtros
requeridos y presionar el botón Imprimir de la barra de
herramientas. La siguiente imagen muestra un ejemplo
del informe:

Sistema de Administración Hotelera 273

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.3.6 . VISITAS POR RANGO DE FECHAS

Despliega un informe con datos estadísticos respecto a
las visitas realizadas por los clientes en un rango de
fecha especificado. Puede establecer diferentes filtros y
opciones para consultar la información, las siguientes
son las opciones disponibles:

Tipo de Cliente. Los clientes en Zeus al registrarse

pueden hacerlo de diferentes formas, por ejemplo como
titular de la habitación o como acompañante. Para cada
una de dichas situaciones Zeus almacena información
estadística, podrá por tanto indicar que información
desea observar, por ejemplo si quiere ver solo datos de
cuando el cliente vino como titular, asegúrese de marcar
la casilla Titular, y desmarcar las demás.

Filtrar Por. Ofrece 2 opciones de filtro para el informe.

Las opciones de filtro se muestran dentro de una lista
desplegable donde podrá seleccionar el tipo de filtro que
puede aplicar, seleccionando opciones como: Ciudad,
Empresa, Oficio, Clase de huésped, entre otros. Luego de
seleccionar el tipo de filtro de la lista, indique el código
que desea filtrar. Por ejemplo puede seleccionar de la
lista el tipo ciudad, y en el campo contiguo indicar un
código de ciudad que desee consultar. De la misma
forma se aplica el segundo filtro.

Agrupar Por. Utilice esta opción para cambiar la

presentación de la información. Cuando cambia la forma
en que se agrupa la información, puede observar los
datos desde diferentes ángulos. Puede seleccionar hasta
tres formas de agrupar, el primero es el grupo más
externo y los siguientes son anidados. Por ejemplo podrá

Sistema de Administración Hotelera 274

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

agrupar por Empresa y clase de huésped, de esta forma

puede conocer de una empresa, cada una de las clases
de huéspedes que visitan el hotel. Tenga en cuenta que
cada grupo tiene totales de valores de consumos.

Estadístico Según el Número de Check-in’s:

Muestra información acumulada de los clientes,
especificando el número de veces que se ha registrado,
conocido en Zeus como estadías, en otras palabras cada
check-in es una estadía.

Figura 120 Visitas Por Rango de Fechas

Ejemplo del informe de visitas detallado:

Sistema de Administración Hotelera 275

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Ejemplo del informe según número de check-in’s

Nota: para esta presentación del informe hay que tener

en cuenta que la información adicional que se muestra
de cada cliente como son Segmento, Procedencia,
Empresa, Motivo de Viaje, Oficio, es el último check-in
registrado.

5.3.1 . OCUPACIÓN DE HUÉSPEDES

Desde esta opción es posible generar un informe con la
información de los huéspedes registrados en un rango de

Sistema de Administración Hotelera 276

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

fechas, totalizados por segmentos, y separados por

planes tipo cortesía (Complimentary y House Use).

Figura 121 Ocupación de Huéspedes

Para emitir el informe debemos ingresar el rango de

fechas que deseamos consultar, y opcionalmente
podremos indicar si deseamos el informe separado por
tipo de habitación.

La información se presenta para 4 Segmentos preferidos.

Si se presentan movimientos en otros segmentos el
sistema lo muestra en una columna llamada Otros. Para
especificar cuáles son los 4 complejos que deseamos ver
en detalle debemos usar el botón “Incluir Segmentos” de
la barra de herramientas, el cual nos despliega una
nueva ventana:

En esta ventana debemos indicar el código del segmento

en el campo Segmentos y presionar el botón Guardar
ubicado a la derecha de la cuadrícula. También podemos
seleccionar un segmento de la cuadrícula y presionar el
botón Eliminar para quitarlo de la lista de segmentos
preferidos.

Al presionar el botín Imprimir el sistema generará un

informe similar al mostrado en la siguiente imagen, en
Sistema de Administración Hotelera 277
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

este caso sin marcar la casilla “Ocupación por Tipo de

Habitación”:

Si marcamos la casilla “Ocupación por Tipo de

Habitación”, la apariencia del informe cambia para
mostrarnos un análisis teniendo en cuenta la capacidad
de la habitación Vs las personas hospedadas. Este
análisis se realiza incluyendo las habitaciones
bloqueadas (CB) y sin ellas (SB):

5.4 . ESTADÍSTICAS DE OFICINA

Las opciones disponibles en este sub menú están
relacionadas con la producción generada por los
huéspedes y habitaciones registradas, visto desde las
oficinas y combinadas con diferentes perspectivas.

Sistema de Administración Hotelera 278

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.4.1 . HUÉSPEDES POR OFICINA - AGENCIAS

La consulta y el informe que pueden ser emitidos desde
esta opción detallan información sobre número noches y
valores de ingresos recibidos por huéspedes según la
oficina que los generó y la agencia que vendió. El
informe permite aplicar filtros por oficina y por clase de
agencia.

El informe separa cada oficina en una nueva hoja para

efectos de una revisión más adecuada.

Figura 122 Huéspedes por Oficina-Agencias

La ventana permite mostrar información sobre todas las

oficinas o de una en particular. Por defecto la opción
Todas junto al campo Oficina, está marcada, pero puede
quitar la marca y seleccionar de la lista desplegable una
oficina en particular, para que el sistema aplique el filtro
y solo muestre la indicada.

Podrá filtrar la información de las agencias para que solo

se desplieguen datos para una clase de agencia o para
todas las clases. Seleccione de la lista una clase de
agencia específica si desea aplicar el filtro. Por defecto el
sistema trae seleccionada la opción Todas, lo que implica
que no se aplica filtro alguno. Esta lista despliega tanto
agencias minoristas como mayoristas.

La casilla Agrupar Por Agencia Mayorista Relacionada a

la Reserva, le permite aplicar una agrupación adicional
Sistema de Administración Hotelera 279
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

al informe, de tal forma que podrá observar las ventas de

cada agencia junto con la mayorista a la que estuvo
relacionada.

En esta ventana tiene tres opciones para la consulta o el

informe, puede decidir si los valores desplegados en el
informe corresponderán a las ventas de habitación, a las
ventas de otros consumos o ambos.

Para emitir el informe

1. Especifique el rango de fechas que desea

consultar

2. Selecciones las opciones que desee aplicar

3. Presione el botón Imprimir de la barra de

herramientas.

4. Especifique la forma de salida según su necesidad

El siguiente es un ejemplo del informe por pantalla, en

este caso se observa el valor de habitación en la última
columna.

5.4.2 . HUÉSPEDES POR OFICINA - EMPRESAS

La consulta y el informe que pueden ser emitidos desde
esta opción detallan información sobre número noches y
valores de ingresos recibidos por huéspedes según la
oficina que los generó y la empresa asociada a este. El
informe permite aplicar filtros por oficina.

Sistema de Administración Hotelera 280

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

El informe separa cada oficina en una nueva hoja para

efectos de una revisión más adecuada.

Figura 123 Huéspedes por Oficina-Empresas

La ventana permite mostrar información sobre todas las

oficinas o de una en particular. Por defecto la opción
Todas junto al campo Oficina, está marcada, pero puede
quitar la marca y seleccionar de la lista desplegable una
oficina en particular, para que el sistema aplique el filtro
y solo muestre la indicada.

En esta ventana tiene tres opciones para la consulta o el

informe, puede decidir si los valores desplegados en el
informe corresponderán a las ventas de habitación, a las
ventas de otros consumos o a ambos.

Para emitir el informe

1. Especifique el rango de fechas que desea

consultar

2. Selecciones las opciones que desee aplicar

3. Presione el botón Imprimir de la barra de

herramientas.

4. Especifique la forma de salida según su necesidad

El siguiente es un ejemplo del informe por pantalla:

Sistema de Administración Hotelera 281

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.4.1 . HUÉSPEDES POR OFICINA – DURACIÓN

Cuando nos referimos a “Duración” en este informe
estamos hablando del largo de la estadía de los
huéspedes establecidos en unos rangos predefinidos en
el sistema. El informe muestra para cada oficina el
detalle desde 0 a N días, y al final el resumen en los
rangos prestablecidos.

Figura 124 Huéspedes por Oficina y Duración

La ventana permite mostrar información sobre todas las

oficinas o de una en particular. Por defecto la opción
Todas junto al campo Oficina, está marcada, pero puede
quitar la marca y seleccionar de la lista desplegable una
oficina en particular, para que el sistema aplique el filtro
y solo muestre la indicada.

Para emitir el informe

1. Especifique el rango de fechas que desea

consultar

2. Selecciones las opciones que desee aplicar

3. Presione el botón Imprimir de la barra de

herramientas.

Sistema de Administración Hotelera 282

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

4. Especifique la forma de salida según su necesidad

El siguiente es un ejemplo del informe por pantalla:

5.4.2 . HUÉSPEDES POR OFICINA – PLANES

La consulta y el informe que pueden ser emitidos desde
esta opción detallan información sobre número noches y
valores de ingresos recibidos por huéspedes según la
oficina que los generó y el plan en que fueron
registrados. El informe permite aplicar filtros por oficina.

El informe separa cada oficina en una nueva hoja para

efectos de una revisión más adecuada.

Sistema de Administración Hotelera 283

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 125 Huéspedes por Oficina-Planes

La ventana permite mostrar información sobre todas las

oficinas o de una en particular. Por defecto la opción
Todas junto al campo Oficina, está marcada, pero puede
quitar la marca y seleccionar de la lista desplegable una
oficina en particular, para que el sistema aplique el filtro
y solo muestre la indicada.

En esta ventana tiene tres opciones para la consulta o el

informe, puede decidir si los valores desplegados en el
informe corresponderán a las ventas de habitación, a las
ventas de otros consumos o a ambos.

Para emitir el informe

1. Especifique el rango de fechas que desea

consultar

2. Selecciones las opciones que desee aplicar

3. Presione el botón Imprimir de la barra de

herramientas.

4. Especifique la forma de salida según su necesidad

El siguiente es un ejemplo del informe por pantalla:

Sistema de Administración Hotelera 284

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.4.3 . VENTAS DE EMPRESAS POR RANGOS

Desde esta opción podemos generar un informe con el
detalle de las ventas generadas por las empresas en un
rango de fechas y agrupado por la oficina que registro
las reservas asociadas. La información mostrada es
agrupada de acuerdo a rangos de noches o valores de
venta establecidos por el usuario.

Figura 126 Ventas de Empresas por Rangos

La ventana permite mostrar información sobre todas las

oficinas o de una en particular. Por defecto la opción
Todas junto al campo Oficina, está marcada, pero puede
quitar la marca y seleccionar de la lista desplegable una
oficina en particular, para que el sistema aplique el filtro
y solo muestre la indicada.

En esta ventana tiene tres opciones para la consulta o el

informe, puede decidir si los valores desplegados en el
informe corresponderán a las ventas de habitación, a las
ventas de otros consumos o ambos.

Sistema de Administración Hotelera 285

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Podemos ingresar la definición de los rangos para

establecer número de noches o valores de ventas de
habitación.

Para definir que valores queremos cambiar debemos

marcar la casilla correspondiente en la sección “Validar
Rangos Por”. Posteriormente en la cuadrícula podremos
ingresar o modificar los rangos. Para modificar un rango
debemos escribir el nuevo valor, mientras que para
agregar nuevos registro solo es necesario presionar la
flecha hacia abajo del teclado, a medida que lo hacemos
el sistema ingresa valores en ceros. Siempre estará
disponible una final con valores en ceros, mientras que
los valores en ceros sobrantes serán eliminados de forma
automática por el sistema. Los rangos ingresados son
almacenados al emitir el informe, de tal forma que al
ingresar de nuevo al sistema encontraremos los últimos
rangos utilizados.

Para emitir el informe

1. Especifique el rango de fechas que desea

consultar

2. Selecciones las opciones que desee aplicar

3. Presione el botón Imprimir de la barra de

herramientas.

4. Especifique la forma de salida según su necesidad

El siguiente es un ejemplo del informe por pantalla:

Sistema de Administración Hotelera 286

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Podemos seleccionar la casilla Resumido, en cuyo caso el

sistema no mostrará información de las empresas, solo
los totales por oficina:

5.4.4 . VENTAS DE EJECUTIVA POR EMPRESA

Cada una de las empresas creadas en el sistema
podemos asociarle la ejecutiva de ventas que el hotel ha
asignado, en la medida que transcurre los días el sistema
mantiene acumulados de las ventas realizadas por la
ejecutiva relacionada a cada empresa. Este informe nos
muestra los valores históricos acumulados por venta de
Habitación, Consumos o la suma de ellos, mientras que
nos ofrece varias opciones de presentación y filtro.

Sistema de Administración Hotelera 287

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 127 Ventas de Empresa por Ejecutiva

Es requerido que se ingrese un rango de fechas,

correspondiente a los días que el sistema evaluará para
calcular los valores acumulados.

La ventana permite mostrar información sobre todas las

oficinas o de una en particular. Por defecto la opción
Todas junto al campo Oficina, está marcada, pero puede
quitar la marca y seleccionar de la lista desplegable una
oficina en particular, para que el sistema aplique el filtro
y solo muestre la indicada.

En esta ventana tiene tres opciones para la consulta o el

informe, puede decidir si los valores desplegados en el
informe corresponderán a las ventas de habitación, a las
ventas de otros consumos o a ambos.

Para emitir el informe

1. Especifique el rango de fechas que desea

consultar

2. Selecciones las opciones que desee aplicar

3. Presione el botón Imprimir de la barra de

herramientas.

4. Especifique la forma de salida según su necesidad

Sistema de Administración Hotelera 288

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

La presentaciones que ofrece el sistema dependen se las

casillas Acumulado, “Listado Detallado” y “Separar
Empresas sin Ejecutiva”. Si no marcamos ninguna de
ellas el sistema genera un informe para cada oficina y
dentro de esta por cada ejecutiva con el detalle de las
empresas y los valores correspondientes:

Si marcamos la casilla Acumulado, el sistema activará

automáticamente “Separar Empresas sin Ejecutiva” y
generará un informe muy similar al anterior generando
totales resumidos por empresa en caso de haber varios
registros.

El informe detallado genera tres grupos de información

por oficina, ejecutiva y empresa, y el detalla por cada
huésped titular registrado en el rango de fechas:

Sistema de Administración Hotelera 289

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.4.5 . VENTAS DE EJECUTIVA POR AGENCIA

Cada una de las agencias creadas en el sistema podemos
asociarle la ejecutiva de ventas que el hotel le haya
asignado, en la medida que transcurre los días el sistema
mantiene acumulados de las ventas realizadas por
agencia así como la ejecutiva relacionada. Este informe
nos muestra los valores históricos acumulados por venta
de Habitación, Consumos o la suma de ellos, mientras
que nos ofrece varias opciones de presentación y filtro.

Sistema de Administración Hotelera 290

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 128 Ventas de Empresa por Ejecutiva

Es requerido que se ingrese un rango de fechas,

correspondiente a los días que el sistema evaluará para
calcular los valores acumulados.

La ventana permite mostrar información sobre todas las

oficinas o de una en particular. Por defecto la opción
Todas junto al campo Oficina, está marcada, pero puede
quitar la marca y seleccionar de la lista desplegable una
oficina en particular, para que el sistema aplique el filtro
y solo muestre la indicada.

En esta ventana tiene tres opciones para la consulta o el

informe, puede decidir si los valores desplegados en el
informe corresponderán a las ventas de habitación, a las
ventas de otros consumos o a ambos.

Para emitir el informe

1. Especifique el rango de fechas que desea

consultar

2. Selecciones las opciones que desee aplicar

3. Presione el botón Imprimir de la barra de

herramientas.

4. Especifique la forma de salida según su necesidad

Sistema de Administración Hotelera 291

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

La presentaciones que ofrece el sistema dependen se las

casillas Acumulado, “Listado Detallado” y “Separar
Empresas sin Ejecutiva”. Si no marcamos ninguna de
ellas el sistema genera un informe para cada oficina y
dentro de esta por cada ejecutiva con el detalle de las
agencias y los valores correspondientes:

Si marcamos la casilla Acumulado, el sistema activará

automáticamente “Separar Empresas sin Ejecutiva” y
generará un informe muy similar al anterior generando
totales resumidos por agencia en caso de haber varios
registros.

El informe detallado genera tres grupos de información

por oficina, ejecutiva y empresa, y el detalla por cada
huésped titular registrado en el rango de fechas:

Sistema de Administración Hotelera 292

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.4.1 . VENTAS DE EJECUTIVA

Las ejecutivas creadas en el sistema pueden estar
asociadas tanto a una empresa como a una agencia. Esta
opción genera un reporte estadístico agrupado por
oficina y detallado por cada ejecutiva. Para cada
ejecutiva se muestra el valor de las ventas que
ingresaron, teniendo en cuenta que cuando un registro
una venta realizada coincidan en la empresa y agencia
de una misma ejecutiva, el sistema mostrará solo la venta
de la empresa asociada a la ejecutiva y no la de la
agencia.

Por otro lado en los casos en que la reserva que originó

la venta no tenga asociada una empresa, el sistema
colocará la ejecutivo asociada a la agencia.

Figura 129 Ventas por Ejecutiva

Es requerido que se ingrese un rango de fechas,

correspondiente a los días que el sistema evaluará para
calcular los valores acumulados.

La ventana permite mostrar información sobre todas las

oficinas o de una en particular. Por defecto la opción
Todas junto al campo Oficina, está marcada, pero puede
quitar la marca y seleccionar de la lista desplegable una
oficina en particular, para que el sistema aplique el filtro
y solo muestre la indicada.

Sistema de Administración Hotelera 293

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

En esta ventana tiene tres opciones para la consulta o el

informe, puede decidir si los valores desplegados en el
informe corresponderán a las ventas de habitación, a las
ventas de otros consumos o a ambos.

Para emitir el informe

1. Especifique el rango de fechas que desea

consultar

2. Selecciones las opciones que desee aplicar

3. Presione el botón Imprimir de la barra de

herramientas.

4. Especifique la forma de salida según su necesidad

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe

generado:

5.5 . ESTADISTICAS DE HABITACIONES

Todas las opciones disponibles en este sub menú están
relacionadas con las habitaciones registradas en el hotel
e información sobre noches y valores cargados por
concepto de alojamiento. Podrá consultar información de
forma detallada y global y en diferentes escenarios.

Sistema de Administración Hotelera 294

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.5.1 . INFORME FINAL DE HABITACIONES

Este informe puede ser emitido en cualquier momento,
aunque es usado especialmente durante el proceso de
auditoría, específicamente luego de la aplicación de
cargos. Incluye información respecto a los valores
cargados por cada plan, así como cantidades, del día y
acumulados del mes, de personas y noches.

Figura 130 Informe final de habitaciones

Para generar el informe debemos empezar por

diligenciar el campo “Fecha del informe”. Indique en
este campo la fecha que desea consultar.

Puede incluir en el informe los valores generados por

planes asociados a folios de eventos varios,
específicamente los cargos de habitación que se le
hicieron manualmente a folios de eventos que no tienen
plan asociado, marcando la casilla “Excluyendo Folios de
Eventos Sin Planes”. En este caso las columnas
desplegadas son las mismas generadas para las
habitaciones.

Si tiene estructurada la segmentación de planes, podrá

indicar al sistema que el informe debe salir por
segmento. Al marcar la casilla “Incluyendo
Segmentación”, el sistema agrupará los planes según la
segmentación de mercado asociada a las habitaciones
registradas que generaron las estadísticas, esta
segmentación mostrará información de segmento y
subsegmento.

La casilla “Agrupar por Segmento” modifica la forma

como se agrupan los datos según la segmentación de

Sistema de Administración Hotelera 295

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

mercado. Al marcar esta casilla el informe se generará

agrupado solo por el segmento, es decir, no se muestra
ni se agrupa la información por subsegmento de
mercado.

La casilla “Excluyendo Folios de Eventos” emite el

informe sin tener en cuenta los cargos realizados a folios
de eventos varios. Cuando no marcamos esta casilla el
sistema incluye todos los folios y los de eventos los
agrupa colocándole “**Even”.

La casilla “Excluyendo Folios de Grupos” emite el

informe sin tener en cuenta los cargos realizados a folios
de grupos. Cuando marcamos esta casilla el sistema no
muestra el resumen de grupos que normalmente
despliega bajo el detalle “**GRUP”.

Podemos establecer si deseamos mostrar la información

del segmento del informe por segmento de plan
marcando la casilla “Mostrar Segmento Asociado al
Plan”. Recordemos que en el maestro de planes es
posible asociar al plan una segmentación por defecto.

Finalmente podrá especificar si desea información de un

complejo específico o todos los complejos. Para aplicar el
filtro por complejo debemos asegurarnos de quitar la
marca a la casilla “Todos los complejos” y seleccionar de
la lista el complejo a filtrar.

La siguiente imagen muestra un ejemplo de un informe

final:

Sistema de Administración Hotelera 296

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

El siguiente es otro ejemplo incluyendo segmentación de

mercado (segmento y subsegmento):

Nota: Una forma de auditar los valores de segmentación

del informe final de habitaciones es confrontarlo contra
el Informe Global de Gerencia en su presentación
Avanzada. En esta presentación es posible establecer
una agrupación por segmento que redundará en datos
totalizados por cada uno de ellos en las de habitaciones,
huéspedes y ventas de habitación.

Otra forma es comparando con el Listado General De

Cargos, siempre y cuando active la casilla “Incluyendo
Segmentación”, o bien sin seleccionar ninguna casilla.
Adicionalmente en la ventana del listado de cargos debe
excluir todos los cargos que no sean de alojamiento.

Sistema de Administración Hotelera 297

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Consideraciones

Si emite el informe sin activar la casilla “Excluyendo

Folios de Eventos Sin Planes”, el sistema agrupará todos
los folios de eventos bajo el código de plan “**Even”:

Si emite el informe activando la casilla “Incluyendo

Segmentación”, el sistema por cada segmentación
agrupará todos los folios de eventos con el plan “**Even”.

Si emite el informe activando la casilla “Excluyendo

Folios de Eventos Sin Planes”, el sistema solo mostrará
los folios de eventos varios que tengan asociado un plan
(mostrando exactamente cuál), y excluye los cargos
alojamiento hechos a folios que no tienen plan asociado:

5.5.2 . INFORME NOCTURNO DE HABITACIONES

Existe un valor específico a cobrar para el alojamiento,
los adicionales y los niños que normalmente son
verificados por el auditor cada noche. Este informe tiene
como objetivo ser una herramienta útil de verificación de
dichos valores. Este informe solo aplica para las
habitaciones registradas en el momento su emisión.

Sistema de Administración Hotelera 298

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 131 Informe Nocturno de Habitaciones

En la ventana podrá seleccionar opciones que permiten

agregar información adicional. El primero de ellos es la
casilla “Mostrar resumen de huéspedes”. Al marcar esta
casilla el sistema agregará al final del informe una
sección donde se muestran datos por categoría y clase de
huéspedes, así como por tipo de habitación. Siempre que
marque esta casilla el sistema marcará por defecto la
casilla “Mostrar valores por defecto para la clase y
categoría de huésped”. Al marcar esta opción el sistema
asignara valores por defecto a los huéspedes que no
hayan tenido especificado la categoría y/o la clase. Solo
podrá activarla si marco la opción “Mostrar resumen de
huéspedes”.

Finalmente podrá aplicar un filtro por complejo o bien

incluir todos los complejos dejando marcada la casilla
“Todos los complejos”.

Para emitir el informe seleccionamos las opciones

deseadas según la necesidad y presionamos el botón
“Imprimir”. La siguiente imagen muestra un ejemplo del
informe y el resumen, note que por defecto hay
información de las habitaciones check-in y las Day Use
(check-in y check-out hoy)

Sistema de Administración Hotelera 299

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Así como hay definidos valores para la habitación, los

adicionales y los niños, todo plan cuenta con un conjunto
de cargos que lo conforman llamado paquete, que
incluyen todos los servicios (adicionales al alojamiento)
incluidos para el huésped registrado. Marcando la casilla
“Informe especial con liquidación del plan” obtendrá una
versión diferente del informe que incluye los valores
totales a cobrar de acuerdo a todo el paquete del plan, el
cual se conoce como Liquidación.

Este informe especial despliega las siguientes columnas

• Nombre de la tarifa que tiene el plan.

• Promedio de Liquidación del plan (solo adultos)
para ese día.
• Promedio de Liquidación del plan (solo niños) para
ese día.

Sistema de Administración Hotelera 300

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

• Liquidación del plan por esa noche

• Nombre Empresa de donde viene
• Voucher de la agencia
• Número de recibos de abonos que hizo en el día.
• Cuantía de esos abono.

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe

generado:

5.5.3 . INFORME NOCTURNO DE HABITACIONES HISTÓRICO

La información desplegada por esta opción es similar a la
que vemos en el informe nocturno de habitaciones, la
principal diferencia es que corresponde a una consulta
de día anteriores; específicamente muestra datos de las
habitaciones que durmieron ocupadas para la fecha
indicada.

Figura 132 Informe Nocturno de Habitaciones Histórico

Sistema de Administración Hotelera 301

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Para emitir el informe especifique la fecha que desea

consultar, defina si desea excluir del informe los planes
de tipo House Use y Complimentary, y presione el botón
“imprimir” de la barra de herramientas.

Las características del informe son las mismas del

Informe nocturno de habitaciones, sin la opción de ver
los resúmenes.

5.5.4 . DESCUENTOS DE HABITACIONES POR OFICINA

Dentro de los planes disponibles que el hotel ofrece a sus
huéspedes siempre debe existir uno con tarifa plena,
también conocido como plan Rack. Este plan tiene
asignada una tarifa sin descuento que es el referente que
usa este informe para generarse. Cuando generamos el
informe de descuentos en habitación el sistema realiza
un análisis para comparar la tarifa a la que fue vendida
una habitación contra la tarifa del plan rack y arrojarnos
un informe en el que nos muestra el coeficiente de
reducción generado por la diferencia, la cual se evalúa
como un descuento de la tarifa dada a la rack.

Figura 133 Descuento en Habitación por Oficina

Para generar el informe es necesario indicar un rango de

fechas, el cual el sistema usará para buscar las
habitaciones vendidas en dicho rango. Además nos da la
opción de incluir todas las oficinas o, quitando la marca
en la casilla Todas, ver el informe para una oficina en
particular.

Sistema de Administración Hotelera 302

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

La evaluación de los rangos de descuentos se realiza a

partir de una tabla que debemos alimentar. Esta tabla la
podemos ver en la imagen con el título Intervalo, y nos
solicita un rango inicial y final, correspondientes a los
rangos de descuentos que deseamos incluir en el
informe. Por cada uno de los rangos especificados el
sistema genera una sección en los informes.

Para ingresar los rangos debemos hacer clic en la

columna correspondiente e ingresar el valor, a medida
que presionamos la tecla flecha abajo el sistema
agregará nuevas filas para incluir nuevos rangos.

El informe tiene 2 presentaciones, uno en el que detalla

cada uno de las habitaciones y otro que solo muestra
totales por cada rango de descuento definido. Para emitir
este último debemos marcar la casilla Resumido.

Para emitir el informe especifique la información

solicitada y presione el botón “imprimir” de la barra de
herramientas. Las siguientes imágenes muestran los
informes Detallado y Resumido.

Informe Resumido:

Sistema de Administración Hotelera 303

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.5.5 . HISTÓRICO DE CARGOS GENERADOS

La generación de cargos es un proceso que se realiza
diariamente como parte del proceso de cierre.
Generamos cargos para que el sistema prepare todo lo
que cargará a los folios de los huéspedes y que hace
parte de los planes.

Esta opción nos permite consultar la última generación

general de cargos realizada para una fecha específica y
con ellos poder verificar que debió ser cargado a los
folios.

Para generar el informe debemos especificar una fecha y

opcionalmente podemos filtrar los cargos generados para
las habitaciones de un complejo específico.

Figura 134 Histórico de Cargos Generados

Para emitir el informe especifique la información

solicitada y presione el botón Imprimir de la barra de
herramientas. El sistema genera el mismo informe de la
generación de cargos, para más información ver 3.2 .
GENERACIÓN DE CARGOS GENERAL
Sistema de Administración Hotelera 304
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.5.6 . CONSULTA INTEGRAL

Esta consulta, que además genera un informe y una
gráfica, nos permite verificar los movimientos de las
habitaciones vendidas desde diferentes perspectivas y
conceptos, mostrándonos 12 meses contados a partir de
la fecha indicada.

Adicionalmente podemos definir si deseamos o no incluir

planes tipo cortesía en la consulta, para ello podemos
marcar o desmarcar la casilla “No Incluir Planes House
Use y Complimentary”.

Figura 135 Consulta Integral de Habitaciones

Para lograr diferentes perspectivas en la consulta

podemos cambiar el valor del campo “Filtrar Por”, el
cual nos brinda varias opciones de consulta, tales como
empresas, agencias, segmentos, plan, etc. En la medida
que cambiemos el filtro la información desplegada
cambiará, en la siguiente imagen se muestra el análisis
por Tipo de Habitación:

Sistema de Administración Hotelera 305

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Dado que el número de registros traídos por la consulta

puede llegar a ser extenso, el sistema nos provee el
campo Buscar, el cual nos permite filtrar por un código
según el filtro que estamos usando.

Los títulos de las columnas muestran los nombres de los

meses que detallan el valor que hayamos indicado. Estos
valores pueden ser: Venta de habitaciones y/o consumos,
cantidad de adultos y/o niños, y cantidad de habitaciones.
Para definir que valores mostrar debemos cambiar el
campo Visualizar.

Al consultar las habitaciones el sistema puede o no

incluir las habitaciones que llegaron con reserva, para
definirlo usamos la lista Reservadas, donde podemos
indicar si deseamos incluir reservadas y/o No reservadas.

Para generar el informe debemos presionar el botón

Imprimir luego de haber seleccionado las opciones de la
ventana. La siguiente imagen muestra un ejemplo del
informe generado:

Podemos ver la gráfica de uno de los registros de la

consulta, para ver la gráfica primero debemos hacer clic
sobre el registro que deseamos consultar y
posteriormente presionamos el botón Graficar de la
barra de herramientas.

Sistema de Administración Hotelera 306

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Podemos cambiar entre 3 presentaciones disponibles

para los gráficos.

5.5.7 . HABITCIONES DAY USE

Un Day Use se genera cuando una habitación llega y sale
el mismo día, es decir, el huésped no pernocta en el
hotel. Este informe nos muestra una lista de las
habitaciones que tuvieron esta característica en rango de
fechas.

Sistema de Administración Hotelera 307

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 136 Habitaciones Day Use

Para generar el informe debemos presionar el botón

Imprimir luego de haber seleccionado las opciones de la
ventana. La siguiente imagen muestra un ejemplo del
informe generado:

5.6 . ESTADÍSTICAS DE PLANES

Las opciones disponibles en este sub menú están
relacionadas con la producción generada por los
huéspedes y habitaciones registradas, visto desde los
planes y combinados con diferentes perspectivas.

5.6.1 . HUÉSPEDES POR PLANES Y AGENCIAS

La consulta y el informe que pueden ser emitidos desde
esta opción detallan información sobre número noches y
valores de ingresos recibidos por huéspedes según el
plan que se le asigno y la agencia que vendió. El informe
permite aplicar filtros por plan y por clase de agencia.

Sistema de Administración Hotelera 308

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 137 Huéspedes por Planes-Agencias

La ventana permite mostrar información sobre todas los

planes o de uno en particular. Por defecto la opción
Todos los Planes, está marcada, pero puede quitar la
marca y seleccionar de la lista desplegable un plan en
particular, para que el sistema aplique el filtro y solo
muestre el indicado.

Podrá filtrar la información de las agencias para que solo

se desplieguen datos para una clase de agencia o para
todas las clases. Seleccione de la lista una clase de
agencia específica si desea aplicar el filtro. Por defecto el
sistema trae seleccionada la opción Todas, lo que implica
que no se aplica filtro alguno.

Si marca la casilla Agrupado, está indicándole al sistema

que el informe debe salir agrupado según el valor del
campo Depende De, del maestro de planes.

En esta ventana tiene tres opciones para la consulta o el

informe, puede decidir si los valores desplegados en el
informe corresponderán a las ventas de habitación, a las
ventas de otros consumos o a ambos.

Para emitir el informe

Sistema de Administración Hotelera 309

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

1. Especifique el rango de fechas que desea

consultar

2. Selecciones las opciones que desee aplicar

3. Presione el botón Imprimir de la barra de

herramientas.

4. Especifique la forma de salida según su necesidad

El siguiente es un ejemplo del informe por pantalla, en

este caso so observa el valor de habitación en la última
columna.

5.6.2 . HUÉSPEDES POR PLANES Y OFICINAS

La consulta y el informe que pueden ser emitidos desde
esta opción detallan información sobre número noches y
valores de ingresos recibidos por huéspedes según el
plan que se le asigno y la oficina que vendió.

Sistema de Administración Hotelera 310

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 138 Huéspedes por Planes-Oficinas

La ventana permite mostrar información sobre todas los

planes o de uno en particular. Por defecto la opción
Todos los Planes, está marcada, pero puede quitar la
marca y seleccionar de la lista desplegable un plan en
particular, para que el sistema aplique el filtro y solo
muestre el indicado.

Si marca la casilla Agrupado, está indicándole al sistema

que el informe debe salir agrupado según el valor del
campo “Depende De”, del maestro de planes.

En esta ventana tiene tres opciones para la consulta o el

informe, puede decidir si los valores desplegados en el
informe corresponderán a las ventas de habitación, a las
ventas de otros consumos o a ambos.

La casilla “Excluir planes de eventos” le indica al sistema

que no debe mostrar en el informe los valores
acumulados generados por ventas de planes asociados a
folios de eventos varios.

Para emitir el informe

1. Especifique el rango de fechas que desea

consultar

Sistema de Administración Hotelera 311

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

2. Selecciones las opciones que desee aplicar

3. Presione el botón Imprimir de la barra de

herramientas.

4. Especifique la forma de salida según su necesidad

El siguiente es un ejemplo del informe por pantalla, en

este caso so observa el valor de habitación en la última
columna.

5.6.3 . HUÉSPEDES POR PLANES Y CIUDAD ORIGEN

La consulta y el informe que pueden ser emitidos desde
esta opción detallan información sobre número noches y
valores de ingresos recibidos por huéspedes según el
plan que se le asigno y la ciudad asignada al huésped
que estuvo registrado.

Sistema de Administración Hotelera 312

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 139 Huéspedes por Planes-Ciudades

La ventana permite mostrar información sobre todas los

planes o de uno en particular. Por defecto la opción
Todos los Planes, está marcada, pero puede quitar la
marca y seleccionar de la lista desplegable un plan en
particular, para que el sistema aplique el filtro y solo
muestre el indicado.

Si marca la casilla Agrupado, está indicándole al sistema

que el informe debe salir agrupado según el valor del
campo Depende De, del maestro de planes.

En esta ventana tiene tres opciones para la consulta o el

informe, puede decidir si los valores desplegados en el
informe corresponderán a las ventas de habitación, a las
ventas de otros consumos o a ambos.

La casilla “Excluir planes de eventos” le indica al sistema

que no debe mostrar en el informe los valores
acumulados generados por ventas de planes asociados a
folios de eventos varios.

Para emitir el informe

1. Especifique el rango de fechas que desea

consultar

2. Selecciones las opciones que desee aplicar

Sistema de Administración Hotelera 313
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

3. Presione el botón Imprimir de la barra de

herramientas.

4. Especifique la forma de salida según su necesidad

El siguiente es un ejemplo del informe por pantalla, en

este caso so observa el valor de habitación en la última
columna.

5.6.4 . HUÉSPEDES POR PLANES Y CIUDAD ORIGEN+PLAN

La consulta y el informe que pueden ser emitidos desde
esta opción detallan información sobre número noches y
valores de ingresos recibidos por huéspedes según el
plan que se le asigno y la ciudad asignada al huésped
que estuvo registrado. La diferencia respecto al informe
“Planes y Ciudad Origen” es la forma como despliegan
los datos, ya que para cada ciudad se relacionan los
planes vendidos.

Sistema de Administración Hotelera 314

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 140 Huéspedes por Ciudades-Planes

La ventana permite mostrar información sobre todas los

planes o de uno en particular. Por defecto la opción
Todos los Planes, está marcada, pero puede quitar la
marca y seleccionar de la lista desplegable un plan en
particular, para que el sistema aplique el filtro y solo
muestre el indicado.

Si marca la casilla Agrupado, está indicándole al sistema

que el informe debe salir agrupado según el valor del
campo Depende De, del maestro de planes.

En esta ventana tiene tres opciones para la consulta o el

informe, puede decidir si los valores desplegados en el
informe corresponderán a las ventas de habitación, a las
ventas de otros consumos o a ambos.

La casilla “Excluir planes de eventos” le indica al sistema

que no debe mostrar en el informe los valores
acumulados generados por ventas de planes asociados a
folios de eventos varios.

La sección “Filtrar por Planes” nos brinda dos opciones:

(1) filtrar por un plan específico indicando su código en
el campo Código, y (2) filtrar por varios planes, para lo
que nos ofrece el botón “Selección Múltiple” ubicado
junto a la descripción del campo Código. Cuando
presionamos este botón el sistema nos despliega una
Sistema de Administración Hotelera 315
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

nueva ventana, en la que podremos seleccionar los

planes que deseamos incluir en el reporte:

Para seleccionar los planes marcamos la casilla ubicada

junto a cada uno de los que deseamos filtrar y
presionamos el botón Aceptar de la barra de
herramientas. Cuando se ha hecho una selección
múltiple el sistema lo advierte en la ventana principal:

Para emitir el informe

1. Especifique el rango de fechas que desea

consultar

2. Selecciones las opciones que desee aplicar

3. Presione el botón Imprimir de la barra de

herramientas.

4. Especifique la forma de salida según su necesidad

El siguiente es un ejemplo del informe por pantalla, en

este caso so observa el valor de habitación en la última
columna.

Sistema de Administración Hotelera 316

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.6.5 . HUÉSPEDES POR PLANES

La consulta y el informe que pueden ser emitidos desde
esta opción detallan información sobre número noches y
valores de ingresos recibidos por huéspedes según el
plan que se le asigno.

La ventana permite mostrar información sobre todas los

planes o de uno en particular. Por defecto la opción
Todos los Planes, está marcada, pero puede quitar la
marca y seleccionar de la lista desplegable un plan en
particular, para que el sistema aplique el filtro y solo
muestre el indicado.

Si marca la casilla Agrupado, está indicándole al sistema

que el informe debe salir agrupado según el valor del
campo Depende De, del maestro de planes.

Sistema de Administración Hotelera 317

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 141 Huéspedes por Planes

En esta ventana tiene tres opciones para la consulta o el

informe, puede decidir si los valores desplegados en el
informe corresponderán a las ventas de habitación, a las
ventas de otros consumos o a ambos.

La casilla “Excluir planes de eventos” le indica al sistema

que no debe mostrar en el informe los valores
acumulados generados por ventas de planes asociados a
folios de eventos varios.

Para emitir el informe

1. Especifique el rango de fechas que desea

consultar

2. Selecciones las opciones que desee aplicar

3. Presione el botón Imprimir de la barra de

herramientas.

4. Especifique la forma de salida según su necesidad

Sistema de Administración Hotelera 318

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

El siguiente es un ejemplo del informe por pantalla, en

este caso so observa el valor de habitación en la última
columna.

5.6.6 . HUÉSPEDES POR PLANES Y EMPRESAS

La consulta y el informe que pueden ser emitidos desde
esta opción detallan información sobre número noches y
valores de ingresos recibidos por huéspedes según el
plan que se le asigno y la empresa asociada al titular
registrado.

Figura 142 Huéspedes por Planes-Empresas

La ventana permite mostrar información sobre todas los

planes o de uno en particular. Por defecto la opción

Sistema de Administración Hotelera 319

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Todos los Planes, está marcada, pero puede quitar la

marca y seleccionar de la lista desplegable un plan en
particular, para que el sistema aplique el filtro y solo
muestre el indicado.

Si marca la casilla Agrupado, está indicándole al sistema

que el informe debe salir agrupado según el valor del
campo Depende De, del maestro de planes.

En esta ventana tiene tres opciones para la consulta o el

informe, puede decidir si los valores desplegados en el
informe corresponderán a las ventas de habitación, a las
ventas de otros consumos o a ambos.

La casilla “Excluir planes de eventos” le indica al sistema

que no debe mostrar en el informe los valores
acumulados generados por ventas de planes asociados a
folios de eventos varios.

Para emitir el informe

1. Especifique el rango de fechas que desea

consultar

2. Selecciones las opciones que desee aplicar

3. Presione el botón Imprimir de la barra de

herramientas.

4. Especifique la forma de salida según su necesidad

El siguiente es un ejemplo del informe por pantalla, en

este caso so observa el valor de habitación en la última
columna.

Sistema de Administración Hotelera 320

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.6.7 . HUÉSPEDES POR PLANES Y TEMPORADAS

La consulta y el informe que pueden ser emitidos desde
esta opción detallan información sobre número noches y
valores de ingresos recibidos por huéspedes según el
plan que se le asigno y la temporada en que fue vendido.

Figura 143 Huéspedes por Planes-Agencias

Sistema de Administración Hotelera 321

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

La ventana permite mostrar información sobre todas los

planes o de uno en particular. Por defecto la opción
Todos los Planes, está marcada, pero puede quitar la
marca y seleccionar de la lista desplegable un plan en
particular, para que el sistema aplique el filtro y solo
muestre el indicado.

Si marca la casilla Agrupado, está indicándole al sistema

que el informe debe salir agrupado según el valor del
campo Depende De, del maestro de planes.

En esta ventana tiene tres opciones para la consulta o el

informe, puede decidir si los valores desplegados en el
informe corresponderán a las ventas de habitación, a las
ventas de otros consumos o a ambos.

La casilla “Excluir planes de eventos” le indica al sistema

que no debe mostrar en el informe los valores
acumulados generados por ventas de planes asociados a
folios de eventos varios.

Las temporadas pueden ser evaluadas con base en las

temporadas estándares que se clasifican en Alta y Baja, o
de acuerdo a las temporadas especiales, las cuales son
definidas por el usuario, para este último caso debemos
marcar la casilla “Temporadas Especiales”

Para emitir el informe

1. Especifique el rango de fechas que desea

consultar

2. Selecciones las opciones que desee aplicar

3. Presione el botón Imprimir de la barra de

herramientas.

4. Especifique la forma de salida según su necesidad

5.6.8 . HUÉSPEDES POR PLANES Y DEPENDE DE/

SUBDEPENDENCIA
La consulta y el informe que pueden ser emitidos desde
esta opción detallan información sobre número noches y

Sistema de Administración Hotelera 322

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

valores de ingresos recibidos por huéspedes según el

plan que se le asigno al huésped. Adicionalmente se
genera un grupo de acuerdo a los campos “Depende de”
y Subdependencia del maestro de planes.

Figura 144 Huéspedes por Planes-Depende de-Subsegmento

La ventana permite mostrar información sobre todas los

planes o de uno en particular. Por defecto la opción
Todos los Planes, está marcada, pero puede quitar la
marca y seleccionar de la lista desplegable un plan en
particular, para que el sistema aplique el filtro y solo
muestre el indicado.

Si marca la casilla Agrupado, está indicándole al sistema

que el informe debe salir agrupado según el valor del
campo Depende De, del maestro de planes.

En esta ventana tiene tres opciones para la consulta o el

informe, puede decidir si los valores desplegados en el
informe corresponderán a las ventas de habitación, a las
ventas de otros consumos o a ambos.

La casilla “Excluir planes de eventos” le indica al sistema

que no debe mostrar en el informe los valores
acumulados generados por ventas de planes asociados a
folios de eventos varios.

Para emitir el informe

Sistema de Administración Hotelera 323

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

1. Especifique el rango de fechas que desea

consultar

2. Selecciones las opciones que desee aplicar

3. Presione el botón Imprimir de la barra de

herramientas.

4. Especifique la forma de salida según su necesidad

El siguiente es un ejemplo del informe por pantalla, en

este caso so observa el valor de habitación en la última
columna.

5.7 . REVISAR ESTADÍSTICAS

A pesar de los proceso de revisión llevados a cabo
durante las auditorías realizada a los diferentes procesos
y la información que esta genera, siempre existe la
posibilidad de que haya información mal ingresada al
sistema, la cual es acumulada y mostrada finalmente en
los diferentes informes estadísticos de este.

Esta opción nos brinda la posibilidad de hacer cambios

sobre datos estadísticos acumulados y que se han
detectado como incorrectos. Podemos cambiar los
códigos de Oficina, Empresa, Grupo, Agencia, Ciudad y
Motivo de Viaje con los que se acumularon los datos

Sistema de Administración Hotelera 324

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

sobre, cantidad de habitaciones % ocupación, ventas de

alojamiento, ventas de otros consumos, y otros datos
almacenados durante el cierre diario.

Siempre es preferible realiza auditorías previas antes

que hacer correcciones futuras, por lo que se
recomienda usar esta opción solo si es estrictamente
necesario y, en caso de presentarse la necesidad, usarlo
teniendo en cuenta que los acumulados se realizan
usando los datos de como estaba el cliente el último día
que estuvo hospedado respecto a la fecha que estamos
recalculando.

Para generar el informe debemos empezar por indicar el

rango de fecha que deseamos consultar. Opcionalmente
podemos aplicar un filtro por uno de los conceptos
disponibles. Para aplicar el filtro seleccionamos el
concepto y colocamos el código correspondiente en el
campo código.

Habiendo definido el rango de fechas y el filtro (si

aplica), presionamos el botón “Mostrar Datos” de la
barra de herramientas. Notará que el sistema llenará la
cuadrícula con los datos correspondientes.

Figura 145 Revisar Estadísticas

Sistema de Administración Hotelera 325

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Ahora el sistema esta mostrándonos un registro por cada

dato almacenado en las estadísticas del sistema, cada
uno de ellos relacionado con un identificador (ID).
Debemos presionar doble clic sobre el identificador del
registro para mirar el detalle de sus datos y poder
modificarlos:

En este momento podemos hacer cambios a cualquiera

de los campos especificados. Luego de hacer los cambios
debemos presionar el botón Guardar de la barra de
herramientas, el sistema realizará automáticamente un
recálculo de estadísticas con los nuevos valores. Tenga
en cuenta que este proceso puede tomar varios
segundos de acuerdo al número de datos que sea
necesario recalcular.

Otras Opciones

Esta ventana nos provee otras opciones para conocer

más detalles del registro que deseo cambiar. Si
presionamos doble clic sobre la columna Nombre de
cualquiera de los registros, el sistema despliega la
ventana “Visitas de Huéspedes”. Para más detalles sobre
el funcionamiento de esta ventana consulte el manual del
módulo Recepción.

5.7.1 . CARGOS QUE SUMAN EN LAS ESTADÍSTICAS

Empecemos por precisar la información que el sistema
acumula en cuanto a valores de ventas; básicamente se
guardan dos valores: las ventas de habitación y la de
otros consumos, los cuales son mostrados en los
diferentes informes del sistema. Ahora tengamos en
cuenta que en algunos hoteles no todos los cargos
realizados a las habitaciones son considerados como
Sistema de Administración Hotelera 326
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

venta, esto nos conlleva a la necesidad de poder

especificar cuales cargos deben ser tenidos en cuenta
por el sistema para acumular las estadísticas de venta de
otros consumos.

En la barra de herramientas encontramos el botón

“Cargos Excluidos”, el cual nos despliega una nueva
ventana en la cual podemos seleccionar cuales cargos no
se deben acumular.

Luego de marcar los que No queremos que sean

acumulados debemos presionar el botón Guardar y
salimos del sistema. A partir el próximo cierre el sistema
tendrá en cuenta la nueva configuración.

5.8 . INFORME GLOBAL DE GERENCIA

Este informe reúne una cantidad importante de
información, indicadores y valores respecto a los
movimientos del hotel y los puntos de ventas. El informe
se detalla en diferentes secciones que abarcan datos
sobres los huéspedes, las habitaciones y las ventas del
hotel.

El informe global se presenta en tres presentaciones

básicas con información similar. Debe indicar una fecha
especificada y definir qué secciones desea incluir en el

Sistema de Administración Hotelera 327

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

informe. Además incluye no solo información del sistema

hotelero, si no del POS y el sistema de parqueadero.

En todas sus presentaciones el informe detalla valores

por día, mes y año, con referencia al año actual y al
anterior.

Figura 146 Informe Global de Gerencia

Observemos las diferentes opciones del informe:

Presentación: el informe puede ser presentado en tres

formatos distintos: formato estándar, formato avanzado y
formato resumido. La diferencia básica entre estos es la
cantidad de información suministrada. Para emitir el
formato estándar asegúrese de no marcar las casillas
“Informe Avanzado” e “Informe Resumido”, para emitir
cualquiera de las otras dos presentaciones seleccione la
casilla correspondiente. Tenga en cuenta que según la
opción seleccionada tendrá más o menos opciones
disponibles para incluir en el informe, por ejemplo la
presentación resumida no permite seleccionar más
opciones, mientas que versión más completa es la
avanzada.

Información por complejo: por defecto la información

acumulada por el sistema no incluye el complejo, por

Sistema de Administración Hotelera 328

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

tanto la posibilidad de filtrar por complejo depende de la

forma como esté almacenándose la información. Si la
información no está establecida para almacenarse por
complejo esta sección estará deshabilitada, de lo
contrario podrá filtrar por complejo o mostrarlos todos.
Para cambiar a la estructura por complejo comuníquese
con Zeus Tecnología S.A.

Secciones disponibles: la presentación del informe de

gerencia separa la información en diferentes secciones,
cada uno con un título específico. Puede seleccionar
cuales de estas será mostradas en el informe, marcando
la casilla correspondiente. La casilla “Mes/Año
Promedio” corresponde más a una definición respecto a
cómo serán mostrados los valores de estas columnas del
informe; marque esta casilla para que los valores de
estas columnas sean promediados en lugar de
acumulados. Por su parte la posibilidad de incluir valores
del sistema de parqueadero solo está disponible si cuenta
con la interfaz con Zeus Parqueadero.

La casilla “Agrupar Segmentación de Eventos” está

disponible solo para el informe avanzado. Esta casilla
permite determinar si se quiere agrupar la segmentación
de evento, o detallar de acuerdo al segmento del
asociado al Evento Vario creado. Si marcamos la casilla,
las ventas de evento se mostrarán bajo el rubro “Ev* Ev*
Eventos Varios”, de otra forma se mostrará sumado a la
segmentación correspondiente sin ningún detalles sobre
el origen en un Evento Vario.

Incluir cajas: si el hotel cuenta con puntos de venta

administrados con Zeus POS Touch, puede definir en
esta sección cuál de ellos se consideran puntos para AyB
y cuáles no. Aquellos ambientes seleccionados serán
incluidos como ventas de AyB y separados en el informe
para un análisis particular, los demás puntos será
incluidos aparte.

La casilla “Plan Rack en Tarifa Rack” define la forma

como será calculada la Tarifa Rack que se despliega en el
informe. El cálculo de la Tarifa Rack tiene en cuenta
todas las habitaciones que durmieron en el hotel y las
habitaciones Day Use de ese mismo día. Si esta casilla
está marcada realizará los cálculos como si todas estas
habitaciones se hubiesen registrado en el Plan Rack si
descuento, mientras que si no está marcada tomará
Sistema de Administración Hotelera 329
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

como valor el asociado al plan definido en el registro de

cada habitación también sin descuento.

El valor de la Tarifa Rack y la Tarifa Promedio por

Habitación permiten calcular el índice “Porcentaje de
Reducción”.

Para emitir el informe seleccione las características

deseadas y presione el botón Imprimir.

NOTA: Tener en cuenta la Formula del Gross Revpar es

Ventas Totales/ Total de Habitaciones Disponibles para la
Venta y estas Ventas Totales no tiene en cuenta los
Cargos que se excluyen desde el Informe Global de
Gerencia.

La información de las ventas de habitaciones

relacionadas con eventos puede ser separada en una
sección especial. Por defecto estas ventas (Ev* Eventos
Varios) se muestran en la sección “Ventas Front /
Habitaciones”, sin embargo marcando la casilla “Separar
Habitaciones de Eventos” hacemos que sucedan 2 cosas:

1. La sección “Ventas Front / Habitaciones” cambia

su nombre a “Ventas de Habitaciones”.

Sistema de Administración Hotelera 330

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

2. Aparece una nueva sección con el nombre “Ventas

de Habitaciones Eventos”.

Incluir ventas de POS en Gross Revpar

Es posible incluir las ventas generadas desde los puntos

de venta en el Gross Revpar mediante un parámetro
global de Hotel, el cual por defecto está configurado para
que no sean incluidas dichas ventas.

Para incluir las ventas de POS ubique el parámetro

“Incluir ventas de POS en Gross Revpar” y cambie su
valor a S. Recordemos que los parámetros globales se
modifican desde el módulo Parámetros, menú Procesos.

Configurar Acumulado de la columna Mes Anterior

El valor desplegado en la columna “Mes Anterior” de

este informe puede ser configurado para presentar su
valor bajo dos condiciones diferentes.

De acuerdo a un parámetro global podemos indicar si

este valor mostrará el acumulado del mes completo o
solo hasta el día que se indica en el informe. En los
parámetros globales de Zeus Hotel encontramos el
parámetro “Acumulado mes Ant IGG mes completo o
hasta día Generado”, cuyos posibles valores son:

 M: se mostrará el acumulado del mes completo

para la columna “Mes Anterior”.

 D: el acumulado se hará basado en el día indicado

para el informe, por ejemplo si estamos emitiendo
el informe para el 20 del mes de junio, el
acumulado del mes anterior se hará hasta el 20
del mes de mayo.

Sistema de Administración Hotelera 331

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Para mayor información sobre los parámetros globales

consulte el manual del módulo Parámetros de Zeus
Hotel.

Sobre los movimientos del POS

Las transacciones registradas en el Punto de Venta

tienen varias secciones especializadas en el informe
global de gerencia. Entre ellas tenemos:

 Una sección de ventas brutas (no incluyen

vouchers), con su total.
 Una sección especial para las transacciones
registradas con vouchers, con su total y la
diferencia respecto a las ventas brutas.
 Una sección con el resumen de personas
atendidas en el POS
 Una sección con las ventas promedio

Comparar con un día específico del año anterior

Por defecto la comparación que realiza el informe de

gerencia con un día del año anterior se realiza con el
mismo seleccionado para el año actual, es decir, si

Sistema de Administración Hotelera 332

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

selecciona 31 de julio de 2016, la comparación se

realizará con 31 de Julio de 2015.

La casilla “Comparar con Día Año Anterior” permite

especificar el día con el que se desea hacer esta
comparación. Una vez marcada esta casilla utilice el
campo fecha contiguo para indicar la fecha con la que
desea hacer la comparación.

En el informe se le notificará la fecha que ha

seleccionado:

5.8.1 . EXCLUIR CARGOS DE LAS VENTAS TOTALES

Puede establecer que cargos para el hotel son ventas y
cuáles no, de tal forma que la sección de ventas totales
despliegue la información adecuada a sus necesidades.
Para establecer cuales cargos No son venta, haga clic en
el botón “” de la barra de herramientas, el cual
desplegará una nueva ventana.

Marque en esta ventana cuál de los cargos no se

consideran venta y presione el botón guardar. En la

Sistema de Administración Hotelera 333

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

siguiente emisión del informe estos cargos no serán

sumados en la sección de ventas totales.

5.8.1 . PRESUPUESTO
Recordemos que desde el módulo Parámetros de Zeus
hotel es posible establecer un presupuesto mensual para
cada una de las variables del informe de gerencia
avanzado. En la barra de herramientas encontramos el
botón “Presupuesto”, el cual permite emitir un informe
comparativo de lo cumplido y lo presupuestado para el
mes y el año actual, respecto al mismo mes del año
anterior y el año anterior.

Para emitir este informe seleccione la fecha y presione el

botón “Presupuesto”, tenga en cuenta que en este caso
no aplican las secciones y demás características de la
ventana..

5.9 . ESTADÍSTICA DE
EMPRESA/SEGMENTACIÓN/CIUDAD
El informe generado por esta opción detalla las personas
alojadas en un rango de fechas, agrupadas por las
empresas bajo las que fueron registradas.

Sistema de Administración Hotelera 334

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 147 Estadísticas Empresa/Segmentación/Ciudad

Provee varias opciones de filtro, entre ellos los de

Empresa, Ciudad, Segmento y Subsegmento los cuales al
ser activados marcando la casilla contigua, solicitan el
código del correspondiente que se desea filtrar:

El informe puede incluir todos los huéspedes o solo

aquellos registrados como titulares de la habitación, para
lo que dispone de la casilla “Solo Titulares”

Si marcamos la casilla “Mostrar Datos Adicionales” el

sistema agregará el número de la habitación y la reserva
asociada.

Para generar el informe especifique las opciones

requeridas y presione el botón Imprimir de la barra de
herramientas. La siguiente imagen muestra un ejemplo
del informe generado.

Sistema de Administración Hotelera 335

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.10 . COMPARATIVOS
Los informes comparativos despliegan información del
año seleccionado y el año inmediatamente anterior,
desglosado mes por mes. Gracias a estos informes puede
analizar la tendencia o variaciones generadas en la fecha
seleccionada.

5.10.1 . MESES - AGENCIAS

Emite un informe agrupado por agencia, donde compara
el número de habitaciones check-in por cada mes del año
seleccionado, contra el mismo mes del año anterior.

Figura 148 Estadísticas por Meses y Comparativo Año Anterior por Agencias

Entre las opciones disponibles de la ventana está la

opción de mostrar una todos los registros seleccionado la
casilla “Todas las Agencias”. Podemos desmarcar esta
casilla y seleccionar una agencia de la lista para que solo
sea mostrada la información de la agencia seleccionada.

Finalmente podrá filtrar la información de las agencias

para que solo se desplieguen datos para una clase de
agencia o para todas las clases. Seleccione de la lista una
clase de agencia específica si desea aplicar el filtro. Por
defecto el sistema trae seleccionada la opción Todas, lo
que implica que no se aplica filtro alguno. Esta lista
despliega tanto agencias minoristas como mayoristas.

Para generar el informe especifique las opciones

requeridas y presione el botón Imprimir de la barra de
herramientas. La siguiente imagen muestra un ejemplo
del informe generado.

Sistema de Administración Hotelera 336

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.10.2 . MESES – PLANES

Emite un informe agrupado por plan, donde compara el
número de habitaciones check-in por cada mes del año
seleccionado, contra el mismo mes del año anterior.

Figura 149 Estadísticas por Meses y Comparativo Año Anterior por Planes

Entre las opciones disponibles de la ventana está la

opción de mostrar una todos los registros seleccionado la
casilla “Todas los Planes”. Podemos desmarcar esta
casilla y seleccionar un plan de la lista para que solo sea
mostrada la información del plan seleccionado.

Para generar el informe especifique las opciones

requeridas y presione el botón Imprimir de la barra de
herramientas. La siguiente imagen muestra un ejemplo
del informe generado.

Sistema de Administración Hotelera 337

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.10.3 . MESES – CIUDAD

Emite un informe agrupado por ciudad, donde compara
el número de habitaciones check-in por cada mes del año
seleccionado, contra el mismo mes del año anterior.

Figura 150 Estadísticas por Meses y Comparativo Año Anterior por Ciudades

Entre las opciones disponibles de la ventana está la

opción de mostrar una todos los registros seleccionado la
casilla “Todas las Ciudades”. Podemos desmarcar esta
casilla y seleccionar una ciudad de la lista para que solo
sea mostrada la información de la ciudad seleccionada.

Para generar el informe especifique las opciones

requeridas y presione el botón Imprimir de la barra de
herramientas. La siguiente imagen muestra un ejemplo
del informe generado.

Sistema de Administración Hotelera 338

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.10.4 . MESES – OFICINAS

Emite un informe agrupado por oficina, donde compara
el número de habitaciones check-in por cada mes del año
seleccionado, contra el mismo mes del año anterior.

Figura 151 Estadísticas por Meses y Comparativo Año Anterior por Oficinas

Entre las opciones disponibles de la ventana está la

opción de mostrar una todos los registros seleccionado la
casilla “Todas las Oficinas”. Podemos desmarcar esta
casilla y seleccionar una oficina de la lista para que solo
sea mostrada la información de la oficina seleccionada.

Para generar el informe especifique las opciones

requeridas y presione el botón Imprimir de la barra de
herramientas. La siguiente imagen muestra un ejemplo
del informe generado.

Sistema de Administración Hotelera 339

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.10.5 . MESES – EMPRESAS

Emite un informe agrupado por empresa, donde compara
el número de habitaciones check-in por cada mes del año
seleccionado, contra el mismo mes del año anterior.

Figura 152 Estadísticas por Meses y Comparativo Año Anterior por Empresas

Entre las opciones disponibles de la ventana está la

opción de mostrar una todos los registros seleccionado la
casilla “Todas las Empresas”. Podemos desmarcar esta
casilla y seleccionar una empresa de la lista para que
solo sea mostrada la información de la empresa
seleccionada.

Para generar el informe especifique las opciones

requeridas y presione el botón Imprimir de la barra de
herramientas. La siguiente imagen muestra un ejemplo
del informe generado.

5.10.6 . MESES – AEROLÍNEAS

Emite un informe agrupado por aerolínea, donde
compara el número de habitaciones check-in o el número
de estadías generadas por cada mes del año
seleccionado, contra el mismo mes del año anterior.

Sistema de Administración Hotelera 340

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Recordemos que el sistema cuenta una estadía por cada

habitación que se registra.

Figura 153 Estadísticas por Meses y Comparativo Año Anterior por aerolíneas

Entre las opciones disponibles de la ventana está la

opción de mostrar una todos los registros seleccionado la
casilla “Todas las aerolíneas”. Podemos desmarcar esta
casilla y seleccionar una aerolínea de la lista para que
solo sea mostrada la información de la aerolínea
seleccionada.

La casilla “Mostrar Estadías (Checkin)” incluye en el

informe la cantidad de check-in realizados en el rango
indicado, también conocidas como estadías.

El campo “Estadísticas por Personas”, permite generar

un informe con detalle de las personas que llegaron al
hotel para las aerolíneas seleccionadas a lo largo de un
año especificado y su respectivo año anterior.

Para generar el informe especifique las opciones

requeridas y presione el botón Imprimir de la barra de
herramientas. La siguiente imagen muestra un ejemplo
del informe generado.

Figura 154 Estadística Comparativa de Habitaciones por Aerolínea

Otro modelo de informe generado por esta opción:

Sistema de Administración Hotelera 341

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 155 Estadística Comparativa de Personas por Aerolínea

5.10.7 . MESES – VENTAS POR CARGO

Emite un informe agrupado por cargo, donde compara el
total de cargos registrados por cada mes del año
seleccionado, contra el mismo mes del año anterior.

Figura 156 Estadísticas por Meses y Comparativo Año Anterior por aerolíneas

Entre las opciones disponibles de la ventana está la

opción de mostrar una todos los registros seleccionado la
casilla “Todas los Cargos”. Podemos desmarcar esta
casilla y seleccionar un cargo de la lista para que solo
sea mostrada la información del cargo seleccionado.

Para generar el informe especifique las opciones

requeridas y presione el botón Imprimir de la barra de
herramientas. La siguiente imagen muestra un ejemplo
del informe generado.

Sistema de Administración Hotelera 342

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.10.8 . MESES – MEDIOS DE PAGO

Emite un informe agrupado por forma de pago, donde
detalla el monto total recibido por cada forma de pago
para todos los meses de un año especificado.

Figura 157 Estadísticas por Meses y Comparativo Año Anterior por aerolíneas

Para generar el informe especifique las opciones

requeridas y presione el botón Imprimir de la barra de
herramientas. La siguiente imagen muestra un ejemplo
del informe generado.

5.10.9 . MESES – CLASE DE HUÉSPEDES

Emite un informe agrupado por clase de huésped que
despliega información comparativa respecto al número
de personas que durmieron en habitaciones por cada
clase de huésped o de las que asistieron a eventos. El
análisis comparativo se realiza por cada mes del año
seleccionado y el año anterior.

Sistema de Administración Hotelera 343

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 158 Estadísticas por Meses y Comparativo Año Anterior

Para generar el informe especifique las opciones

requeridas y presione el botón Imprimir de la barra de
herramientas. La siguiente imagen muestra un ejemplo
del informe generado.

5.11 . POR COMPLEJOS

Las opciones agrupadas en este sub menú nos brindan
opciones especiales para generar informes que clasifican
información del hotel según los complejos hoteleros.
Aunque progresivamente el sistema ha venido
incorporando en todos sus informes la posibilidad de
emitir información bajo estas condiciones.

5.11.1 . RESUMEN DE CARGOS POR COMPLEJOS

Muestra el valor total cargado por cada código de cargo
en el rango de fechas especificado. En su presentación
por defecto la información se agrupa por dos criterios,
primero por el complejo al que pertenece el folio donde
fue marcado y luego por cada fecha.

Sistema de Administración Hotelera 344

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 159 Resumen de Cargos por Complejo

Para emitir el informe debemos especificar un rango de

fechas, establecer si deseamos consultar los cargos
realizados a la cuenta maestra y/o extra y seleccionar un
complejo o incluirlos todos seleccionando la casilla
“Todos los Complejos”.

Existe la posibilidad de filtrar un único cargo, para ello

debemos ingresar el código del cargo que deseamos
consultar en la casilla Cargo. Recordemos que si
desconocemos el código del cargo podemos usar el botón
Ayuda de la barra de herramientas para ubicarlo.

Además de la presentación estándar existe una

presentación que muestra por cada complejo una
columna en el informe correspondiente al valor cargado
por cada concepto, para ello debemos marcar la casilla
“Vista Horizontal”. Esta vista puede mostrar hasta 3
complejos al tiempo.

Para generar el informe especifique las opciones

requeridas y presione el botón Imprimir de la barra de
herramientas. La siguiente imagen muestra un ejemplo
del informe generado.

Sistema de Administración Hotelera 345

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Nota: este informe no incluye los depósitos aplicados en

la lista de los cargos.

5.11.2 . FORECAST POR COMPLEJO

Muestra el estimado de ocupación y disponibilidad del
hotel con base a las reservas y los registros realizados,
por cada uno de los complejos.

Figura 160 Informe de disponibilidad por complejo

El forecast por complejo detalla cada complejo de forma

independiente o todos en el mismo informe según sea su
elección, en este último caso serían similares a emitir el
forecast estándar.

Por defecto el sistema siempre realiza el cálculo del

forecast desde la fecha actual, por ende no es posible
modifica la fecha inicial. Puede indicar hasta que día
desea consultar, cambiado la fecha final.

En caso de que fecha final implique un rango muy amplio

de consulta, puede cambiar desde que fecha desea ver la
consulta, en otras palabras, puede ver la disponibilidad
que se dará dentro de 12 meses y solo mostrar en el
informe los últimos 30 días en lugar de mostrar los 12
meses consultados.

Sistema de Administración Hotelera 346

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Además puede indicar un complejo específico o hacer

una impresión todos los complejos.

Por defecto el forecast no incluye las habitaciones

bloqueadas para el cálculo de la disponibilidad, pero
pueden ser incluidas habilitando la casilla Incluir Habs.
Bloqueadas, así como decidir si se descuentan o no las
habitaciones House Use y Complimentary. (No Aplica
para forecast valorizado)

La opción Vista Horizontal, muestra todos los complejos

resumidos en un solo bloque, mostrando menos detalles
por cada uno de ellos pero permitiendo observar de
forma global el estado de los mismos. (No Aplica para
forecast valorizado)

Después de seleccionar las opciones deseadas debe

presionar el botón Imprimir para emitir el informe.

Figura 161 Forecast por Complejo Vista Horizontal

5.11.2.1 . FORECAST VALORIZADO

Una funcionalidad adicional con que cuenta esta ventana

es la del forecast valorizado, este muestra el valor de la
venta de habitación proyectado según la ocupación
esperada para cada complejo. Dando la opción de excluir
habitaciones registradas en planes Complimentary o
House Use.

Sistema de Administración Hotelera 347

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

La siguiente imagen muestra un ejemplo para un hotel

de 3 complejos.

El forecast valorizado puede ser o no detallado, la

versión detallada muestra uno los registros y permite
aplicar filtros por plan, agencias y segmento.

La siguiente imagen muestra un ejemplo de la

presentación del informe:

Sistema de Administración Hotelera 348

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.11.3 . ESTADÍSTICAS DE OCUPACIÓN POR COMPLEJO

Genera un informe comparativo entre dos años,
relacionando el número de habitaciones ocupadas y su
correspondiente porcentaje de ocupación, dado un rango
de fechas.

Figura 162 Estadística de Ocupación por Complejo

El informe puede mostrar hasta tres complejos al tiempo,

cada uno de ellos en área vertical del informe.

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe

generado. Para generar el informe ingrese el rango de
fechas y presione el botón Imprimir de la barra de
herramientas.

Sistema de Administración Hotelera 349

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.11.4 . PROMEDIO DE INGRESOS

Despliega información sobre el promedio de ingresos
recibidos por el hotel por huésped o por habitación
registrada en un rango de fechas. El análisis se realiza
para cada complejo y hasta un máximo de 4 complejos al
tiempo; se despliega una fila por cada mes del rango
indicado, y columnas para confrontar con el mismo mes
del año anterior y la diferencia generada.

Figura 163 Promedio de Ingresos por Complejo

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe

generado. Para generar el informe ingrese el rango de
fechas y presione el botón Imprimir de la barra de
herramientas.

5.11.5 . VENTAS GLOBALES

El informe generado por esta opción muestra cada uno
de los cargos que registraron movimientos en el rango de
fechas indicado, con el respectivo valor total cargado.
Los valores son separados en tres conceptos de acuerdo
a como fue registrado, correspondientes a cargos de
alimentos, bebidas y otros.

Sistema de Administración Hotelera 350

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 164 Ventas Globales

El informe requiere que se le indique un rango de fechas

en el que serán sumandos los valores cargados y el
complejo que deseamos filtrar (podemos incluirlos todos
marcando la casilla “Todos los Complejos”).

Otros parámetros de la ventana que son obligatorios es

el que indica el origen del cargo, se requiere marcar la
casilla Front o POS, para que el sistema muestre los
cargos que han sido aplicados al folio por sistemas
diferentes a punto de venta y por el POS mismos
respectivamente. Si no marcamos ninguna casilla el
sistema marcará de forma predeterminada la primera
casilla. Para identificar que cargos fueron reportados por
POS y cuales desde otro módulo, el informe mostrará
junto a cada cargo el origen entre paréntesis, mostrando
“(Front)” o “(POS)” según corresponda.

Otras casillas definen que información incluye el informe,

así:

FILTRAR AJUSTES. Indica si los cargos tipo Ajuste que

se han realizado debe o no ser mostrados.

INCLUIR REVERSIONES (POS). Indica si los cargos

revertidos desde POS deben ser mostrados en el informe.

INCLUIR ATENCIONES. Define si las cuentas creadas

para consumos de Atenciones en POS deben ser
sumadas en el informe.

INCLUIR FUNCIONARIOS. Define si las cuentas creadas

para consumos de Funcionarios en POS deben ser
sumadas en el informe.

Sistema de Administración Hotelera 351

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

INCLUIR PROPINAS POS. Establece si la propina

recaudada en el punto de venta será o no incluida en el
informe. Esta casilla solo estará disponible si está activa
la casilla POS.

DETALLADO POR FECHAS. Especifica si se debe

mostrar acumulados separados por cada fecha del rango
indicado.

PROCESAR CONSUMOS DE VOUCHERS. Recordemos

que los vouchers son sistema electrónicos de control de
consumos, los cuales están asociados principalmente a
consumos de AyB de los planes. Un huésped usa
vouchers en la medida que consume y en esa misma
medida el sistema va marcando su uso. Esta casilla
indica al sistema si debe o no tener en cuenta dichos
consumos, de tal forma que el informe incluirá como
venta solo los vouchers consumidos.

INFORME EN COLUMNAS. Cambia la apariencia del

informe para generar una presentación que separa las
ventas de Front y POS en columnas, detallando además
valores de impuestos.

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe

generado. Para generar el informe seleccione las
opciones requeridas y presione el botón Imprimir de la
barra de herramientas.

Informe en columnas

Sistema de Administración Hotelera 352

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Definir Cargos que Son Venta

No todos los cargos creados en el sistema son

considerados venta, en esta medida debemos indicarle al
sistema cuales no los son para que sean excluidos del
informe y nos genere un total acorde con nuestras
necesidades. Para este efecto contamos con el botón
“Cargos Excluidos” de la barra de herramientas, el cual
despliega una ventana con el listado de todos los cargos
creados en el sistema, aquí debemos marcar aquellos
que No queremos incluir en el informe y presionar el
botón Guardar.

Auditoría Contra otros informes de Hoteles

Sistema de Administración Hotelera 353

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Una característica particular del informe de “Ventas

Globales por Complejo” es la de poder incluir tanto
ventas cargadas a folios como aquellas hechas
directamente en POS Touch que no fueron cargadas a un
folio.

La gran mayoría de los informes del módulo Auditoría

reflejan ventas realizadas a habitaciones y eventos
varios, lo que implica que las ventas de directas del POS
no son incluidas, es por esto que es importante tenerlo
en cuenta al momento de comparar este informe con
otros similares.

Por ejemplo el informe “Resumen de Cargos” muestra

exclusivamente cargos realizados a los folios, en
consecuencia solo podríamos auditar y comparar los
totales mostrados por el “Resumen de Cargos” con el de
“Ventas Globales por Complejo” si:

1. El hotel no tiene puntos de venta y por tanto solo

realiza cargos a folios.

2. Todas las cuentas realizadas en el punto de venta

fueron cargadas a un folio.

De otra forma sería necesario establecer claramente

cuales ventas son directas del POS para poder comparar
valores. Este detalle se puede obtener gracias al módulo
POS Admin.

5.11.6 . PROMEDIO DE OCUPACIÓN

Despliega información sobre el total de habitaciones
ocupadas, desocupadas o el promedio de doble
ocupación del hotel. El análisis se realiza para cada
complejo y hasta un máximo de 4 complejos al tiempo; se
despliega una fila por cada mes del rango indicado, y
columnas para confrontar con el mismo mes del año
anterior y la diferencia generada.

En este informe el complejo utilizado para generar el

informe es el asociado al tipo de habitación propio de
cada habitación y no al tipo como fue vendida.

Sistema de Administración Hotelera 354

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Figura 165 Promedio de Ocupación

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe

generado. Para generar el informe seleccione las
opciones requeridas y presione el botón Imprimir de la
barra de herramientas.

5.11.7 . UTILIZACIÓN DE HABITACIONES

Esta opción genera varios informes, unos detallando,
para cada una de las habitaciones del hotel, los
huéspedes que han estado registrados, con sus fechas de
entrada y salida, así como los valores de venta por
conceptos de alojamiento y otros consumos. Otros con
información de los cargos registrados.

La primera opción que debemos seleccionar en la

ventana se refiere a lo que deseamos consultar. Si
queremos mirar todas las habitaciones usadas
seleccionamos la casilla “Todas las Utilizaciones”,
mientras que al seleccionar la opción “Utilización en
Tipos Diferentes” el sistema muestra todas las
habitaciones que fueron vendidas con un tipo diferente al
tipo de habitación correspondiente al número de
habitación. Esto se presenta por los updgrade y
downgrade generados.

Sistema de Administración Hotelera 355

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 166 Utilización de Habitaciones

Como segundo dato obligatorio está el rango de fechas

que deseamos evaluar, el sistema consultará todas las
habitaciones que se ocuparon en dicho rango.

Ahora debemos seleccionar entre dos opciones de

consulta: General y “Detallado por Días”, cada una de las
cuales habilita diferentes opciones:

General

1. Nos da la opción de definir como será mostrado el

informe, hay tres presentaciones diferentes:

 Detallado: Muestra cada habitación con los

datos de los titulares y los acompañantes

 Resumido: Muestra cada habitación solo con

los datos de los titulares

 Súper resumido: Muestra los totales por

habitación sin detalle de huéspedes

2. Nos provee la posibilidad de aplicar filtros por

habitación o por tipo.

 Para no aplicar un filtro seleccionamos la

casilla “Todas las Habitaciones”

Sistema de Administración Hotelera 356

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

 Para filtrar un número de habitación específico

seleccionamos la casilla Habitación e
indicamos un número de habitación en el
campo contiguo

 Para filtrar un tipo de habitación marcamos la

casilla “Tipo de Habitación” y posteriormente
seleccionamos de la cuadrícula los tipos que
deseamos consultar.

3. Provee la posibilidad de consultar las habitaciones

con el tipo asignado o el tipo en que fue vendida
marcando la casilla “Utilizando el Tipo Como Fue
Vendida la Habitación”

Detallado por Días

1. Nos provee varios filtros

 Por el número de registro con que se hizo

check-in a la habitación

 Por un número de habitación específico

 Por un código de cargo específico. Esta opción

solo se habilita al marcar la casilla “Detallar
Cargos”

2. Dispone de dos opciones adicionales relacionadas

con los cargos. Al marcar la casilla “Detallar
Cargos” el sistema genera otro informe con los
cargos registrados en el rango de fechas indicado.
Adicionalmente es posible indicar si se incluyen
los cargos especiales (como paidout, pagos, etc.)
en la lista de cargos

3. Nos ofrece la posibilidad de agrupar los datos

hasta por tres conceptos. Esta agrupación permite
consultar los cargos con mayor facilidad.

Sistema de Administración Hotelera 357

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe

generado. Para generar el informe seleccione las
opciones requeridas y presione el botón Imprimir de la
barra de herramientas.

Ejemplo del formato General agrupado:

5.12 . ESTADÍSTICAS DE SEGMENTACION

Las opciones disponibles en este sub menú están
relacionadas con los segmentos y sub-segmentos
asociados a los huéspedes y habitaciones registradas,
vista desde diferentes perspectivas.

5.12.1 . HUÉSPEDES POR SEGMENTACIÓN Y AGENCIAS

La consulta y el informe que pueden ser emitidos desde
esta opción detallan información sobre número noches y
Sistema de Administración Hotelera 358
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

valores de ingresos recibidos por huéspedes según su

segmento y la agencia que vendió. El informe permite
aplicar filtros por agencias, y como resultado muestra
por cada agencia los valores correspondientes en el
rango de fechas indicado.

Figura 167 Huéspedes por Segmentación y Agencias

La ventana permite mostrar información sobre todas las

agencias o de una en particular. Por defecto la opción
“Todas las Agencias” está marcada, pero puede quitar la
marca y seleccionar de la lista desplegable una agencia
en particular, para que el sistema aplique el filtro y solo
muestre la indicada. Esta lista despliega tanto agencias
minoristas como mayoristas.

La casilla “Excluir Planes de Eventos” establece si se

desea o no incluir en el informe las ventas generadas por
concepto de cargos de alojamiento asociados a planes de
folios de eventos varios.

Finalmente podrá filtrar la información de las agencias

para que solo se desplieguen datos para una clase de
agencia o para todas las clases. Seleccione de la lista una
clase de agencia específica si desea aplicar el filtro. Por
defecto el sistema trae seleccionada la opción Todas, lo
que implica que no se aplica filtro alguno.

Para emitir el informe

Sistema de Administración Hotelera 359
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

1. Especifique el rango de fechas que desea

consultar

2. Selecciones las opciones que desee aplicar

3. Presione el botón Imprimir de la barra de

herramientas.

4. Especifique la forma de salida según su necesidad

El siguiente es un ejemplo del informe por pantalla

5.12.2 . HUÉSPEDES POR SEGMENTACIÓN Y CIUDADES

Permite generar una consulta y un informe detallando
información sobre número noches y valores de ingresos
recibidos por huéspedes según su segmento y ciudad de
procedencia.

Sistema de Administración Hotelera 360

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 168 Huéspedes por Segmentación y Ciudades

La ventana permite mostrar información sobre todas las

ciudades o de una en particular. Por defecto la opción
“Todas las Ciudades” está marcada, pero puede quitar la
marca y seleccionar de la lista desplegable una ciudad en
particular para que el sistema aplique el filtro.

Puede generar 2 informes desde esta opción, le primero

de ellos muestra por cada segmento las ciudades,
mientras el segundo muestra por cada ciudad los
segmentos. Esta variación se presenta al marcar o
desmarcar la casilla “Ordenado por Segmentación”.

La casilla “Excluir Planes de Eventos” establece si se

desea o no incluir en el informe las ventas generadas por
concepto de cargos de alojamiento asociados a planes de
folios de eventos varios.

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe

generado. Para generar el informe seleccione las
opciones requeridas y presione el botón Imprimir de la
barra de herramientas.

Sistema de Administración Hotelera 361

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.12.3 . HUÉSPEDES POR SEGMENTACIÓN Y OFICINAS

Permite generar una consulta y un informe detallando
información sobre número noches, personas y valores de
ingresos recibidos por cada oficina y segmento.

Figura 169 Huéspedes por Segmentación y Oficinas

La ventana permite mostrar información sobre todas las

oficinas o de una en particular. Por defecto la opción
“Todas las Oficinas” está marcada, pero puede quitar la
marca y seleccionar de la lista desplegable una oficina en
particular para que el sistema aplique el filtro.

Sistema de Administración Hotelera 362

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Puede generar 2 informes desde esta opción, le primero

de ellos muestra por cada segmento las oficinas,
mientras el segundo muestra por cada oficina los
segmentos. Esta variación se presenta al marcar o
desmarcar la casilla “Ordenado por Segmentación”.

La casilla “Excluir Planes de Eventos” establece si se

desea o no incluir en el informe las ventas generadas por
concepto de cargos de alojamiento asociados a planes de
folios de eventos varios.

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe

generado. Para generar el informe seleccione las
opciones requeridas y presione el botón Imprimir de la
barra de herramientas.

5.12.4 . HUÉSPEDES POR SEGMENTACIÓN Y EMPRESAS

Permite generar una consulta y un informe detallando
información sobre número noches, personas y valores de
ingresos recibidos por cada empresa y segmento.

Sistema de Administración Hotelera 363

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 170 Huéspedes por Segmentación y Empresas

La ventana permite mostrar información sobre todas las

empresas o de una en particular. Por defecto la opción
“Todas las Empresas” está marcada, pero puede quitar la
marca y seleccionar de la lista desplegable una empresa
en particular para que el sistema aplique el filtro.

Puede generar 2 informes desde esta opción, le primero

de ellos muestra por cada segmento las empresas,
mientras el segundo muestra por cada empresa los
segmentos. Esta variación se presenta al marcar o
desmarcar la casilla “Ordenado por Segmentación”.

La casilla “Excluir Planes de Eventos” establece si se

desea o no incluir en el informe las ventas generadas por
concepto de cargos de alojamiento asociados a planes de
folios de eventos varios.

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe

generado. Para generar el informe seleccione las
opciones requeridas y presione el botón Imprimir de la
barra de herramientas.

Sistema de Administración Hotelera 364

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5.12.5 . INFORME DE VENTAS

Esta opción genera varios informes en los que nos
muestra información sobre las ventas generadas por
cada segmento en un rango de fechas específico.

Figura 171 Ventas por Segmento

El informe puede ser emitido en dos presentaciones

básicas: Vertical y Horizontal, esta última con opciones
para “Análisis de Venta” y “Acumulado del Mes”.

El informe por defecto no incluirá las ventas realizadas a

eventos varios con plan asociado. Marcando la casilla
“Incluir Planes de Eventos”, podemos indicar al sistema
que debe tener en cuenta estos registros y mostrarlos en
el informe.

Sistema de Administración Hotelera 365

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Adicionalmente podemos definir si deseamos o no incluir

planes tipo cortesía en la consulta, para ello podemos
marcar o desmarcar las casillas: “Incluir Planes
Complimentary” e “Incluir Planes House Use”.

Las siguientes imágenes muestran ejemplos de los

informes generados. Para generar un informe seleccione
las opciones requeridas y presione el botón Imprimir de
la barra de herramientas.

En su presentación Vertical el informe nos muestra para

cada código de segmento y sub segmento, los valores
presupuestados y de venta, así como el porcentaje de
variación del cumplido Vs el presupuestado. La
comparación se realiza por tres grandes conceptos:
Venta de Habitación, Noches Vendidas y Tarifa
Promedio.

Por otra parte la presentación horizontal nos provee 3

presentaciones básicas. La primera de ellas despliega
para cada segmento/subsegmento, los valores de venta,
noches y tarifa promedio; presupuestadas, real y
cumplido.

Sistema de Administración Hotelera 366

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Marcando las opciones “Análisis de Venta” y

“Acumulado del Mes”, generamos otros informes que nos
muestran por cada tipo de habitación los valores de
venta y tarifa promedio separados en 2 grandes
secciones.

La información se presenta para 4 Segmentos preferido.

Si se presentan movimientos en otros segmentos el
sistema lo muestra en una columna llamada Otros. Para
especificar cuáles son los 4 complejos que deseamos ver
en detalle debemos usar el botón “Incluir Segmentos” de
la barra de herramientas, el cual nos despliega una
nueva ventana:

Sistema de Administración Hotelera 367

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

En esta ventana debemos indicar el código del segmento

en el campo Segmentos y presionar el botón Guardar
ubicado a la derecha de la cuadrícula. También podemos
seleccionar un segmento de la cuadrícula y presionar el
botón Eliminar para quitarlo de la lista de segmentos
preferidos.

5.12.6 . HABITACIONES POR SEGMENTO

Genera un informe con las habitaciones vendidas por
cada tipo de habitación, indicando además el número
pax, la venta y el promedio de esa venta. Este informe se
podrá filtrar por complejo, segmento y/o tipo de
habitación.

Figura 172 Habitaciones por Segmento

Sistema de Administración Hotelera 368

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Para generar el informe debemos especificar un rango

de fechas, con el cual el sistema evaluará que
habitaciones estuvieron registradas en el rango.

Adicionalmente podemos definir si deseamos o no incluir

planes tipo cortesía en la consulta, para ello podemos
marcar o desmarcar las casillas: “Excluir Planes
Complimentary” y “Excluir Planes House Use”.

Podemos aplicar filtros por Complejo, Segmento y Tipo

de Habitación. Para aplicar el filtro debemos quitar la
marca de la casilla Todos correspondientes y seleccionar
de la lista el registro que deseamos filtrar según sea el
caso. Cuando este seleccionado un complejo especifico,
solo se mostraran los tipos de habitaciones que
pertenecen a dicho complejo.

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe

generado. Para generar el informe seleccione las
opciones requeridas y presione el botón Imprimir de la
barra de herramientas.

5.13 . CARGOS, PAGOS Y SALDOS

Los folios (cuentas abiertas a los huéspedes y clientes)
reciben todos los movimientos de servicios, productos,
abonos y pagos registrados, esto valores son mostrado
por este informe de 3 columnas principales que

Sistema de Administración Hotelera 369

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

muestran los valores cargados por cargos de alojamiento

(Total Hab.), los cargados por cualquier concepto
diferente de cargos de alojamiento (Otros Consumos), y
los abonos y pagos resumidos en una sola columna
llamada pagos. La diferencia entre la suma de las dos
primeras columnas y la última nos muestra el saldo que
el cliente tiene pendiente con el hotel.

Este saldo puede ser evaluado en fecha anteriores, el

sistema puede mostrar los movimientos y el saldo por
pagar por cada folio en una fecha especificada.

Figura 173 Informe de Cargos, Pagos y Saldos

Podemos marcar la casilla “Evaluar con Fecha de

Contabilización”, para que el sistema acumule los valores
según la fecha en los movimientos fueron generados
para contabilidad en lugar de la fecha que tiene
registrado el cargo.

Para generar el informe especifique las opciones

requeridas y presione el botón Imprimir de la barra de
herramientas. La siguiente imagen muestra un ejemplo
del informe generado.

El informe genera 2 grupos para mostrar la información,

el primero de ellos incluye todos los folios de eventos

Sistema de Administración Hotelera 370

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

varios, mientras el segundo los folios de las habitaciones.

Para cada grupo hay un total de movimientos.

5.14 . REPORTE DIARIO

Este informe nos muestra el estado del hotel para la
fecha actual en cuanto a movimientos de habitaciones y
ocupación. El informe muestra dos grupos en los que
relaciona (1) los movimientos de entradas y salida de
habitaciones y reserva para el día actual (fecha de Zeus
Hotel), y (2) la proyección de ocupación que se espera
tener con base en las entradas y salidas esperadas.

Figura 174 Informe Reporte Diario

Para generar el informe solo debemos presionar el botón

Imprimir de la barra de herramientas. La siguiente
imagen muestra un ejemplo del informe generado.

Sistema de Administración Hotelera 371

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 175 Informe Reporte Diario

Nota: Las habitaciones que han sido definidas como

inactivas en el maestro y que a su vez están bloqueadas
como administrativas o mantenimiento, no se incluyen en
este informe. Recordemos que para dejar fuera una
habitación de servicio se debe inactivar y bloquear.

5.15 . MOVIMIENTO CUENTA HUÉSPED

Los cargos realizados a los folios cambian continuamente
los valores adeudados por los clientes, los cuales son
controlados por el sistema bajo un concepto conocido
como la cuenta huésped. Al final de cada día se genera
un nuevo saldo pendiente que se ve afectados por los
débitos y créditos registrados para llegar a un nuevo
saldo. Este informe genera información de los
movimientos y saldos que afectan la cuenta huésped.

Sistema de Administración Hotelera 372

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 176 Movimiento Cuenta Huésped

Para generar el informe solo debemos presionar el botón

Imprimir de la barra de herramientas. La siguiente
imagen muestra un ejemplo del informe generado.

Existen 2 casillas que modifican la presentación y

comportamiento del informe. La casilla “Mostrar Valores
en Ceros” muestra todos los cargos parametrizados en el
sistema aunque no hayan sido cargados a los folios.

Por otra parte la casilla “Incluir La Generación de

Cargos de Hoy”, que solo se activa si estamos generando
movimiento para la fecha actual, incluye en los
movimientos todos los cargos generados para la
Sistema de Administración Hotelera 373
 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

aplicación de cargos de la auditoría, en otras palabras

cuando marcamos esta casilla estamos haciendo una
proyección de lo que será el nuevo saldo de la cuenta
huésped cuando sean aplicados los cargos generados de
acuerdo a los planes. Es recomendable generar cargos
antes de generar este informe, de forma tal que
aseguremos que tenemos los últimos valores generados,
ver 3.2 . GENERACIÓN DE CARGOS GENERAL.

5.16 . ESTADÍSTICAS DE RESERVAS/CONSULTA

INTEGRAL
Esta consulta, que además genera un informe y una
gráfica, nos permite verificar los movimientos de las
reservas desde diferentes perspectivas y conceptos. La
consulta para 12 meses contados a partir de la fecha
indicada.

Adicionalmente podemos definir si deseamos o no incluir

planes tipo cortesía en la consulta, para ello podemos
marcar o desmarcar la casilla “No Incluir Planes House
Use y Complimentary”.

Figura 177 Consulta Integral de Reservas

Para lograr diferentes perspectivas en la consulta

podemos cambiar el valor del campo “Filtrar Por”, el
cual nos brinda varias opciones de consulta, tales como
empresas, agencias, segmentos, plan, etc. En la medida

Sistema de Administración Hotelera 374

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

que cambiemos el filtro la información desplegada

cambiará, en la siguiente imagen se muestra el análisis
por Aerolínea:

Dado que el número de registros traídos por la consulta

puede llegar a ser extenso, el sistema nos provee el
campo Buscar, el cual nos permite filtrar por un código
según el filtro que estamos usando.

Los títulos de las columnas muestran los nombres de los

meses que detallan el valor que hayamos indicado. Estos
valores pueden ser: el número de reservas realizadas, la
cantidad de personas, habitaciones, reservas no show,
canceladas y utilizadas. Para definir que valores mostrar
debemos cambiar el campo Visualizar.

Para generar el informe debemos presionar el botón

Imprimir luego de haber seleccionado las opciones de la
ventana. La siguiente imagen muestra un ejemplo del
informe generado:

Podemos ver la gráfica de uno de los registros de la

consulta, para ver la gráfica primero debemos hacer clic
sobre el registro que deseamos consultar y
posteriormente presionamos el botón Graficar de la
barra de herramientas.

Sistema de Administración Hotelera 375

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Podemos cambiar entre 3 presentaciones disponibles

para los gráficos.

5.17 . PERNOCTES
Genera una consulta detallada y un informe resumido
con las noches que durmió y/o dormirá un huésped en el
hotel. La información desplegada por el sistema muestra
además de las noches, el número de personas y los datos
generales del titular y la estadía.

Sistema de Administración Hotelera 376

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 178 Pernoctes

Importante: a partir de la versión 11.0 de Zeus Hoteles

esta consulta no incluye las habitaciones dayuse.

Es necesario especificar una fecha inicial para la

consulta así como el detalle de la información que
deseamos incluir, para ello diligenciamos los campos
“Fecha Inicial”, “Fecha Final” y seleccionamos por lo
menos una casilla de la sección Información.

En la sección Información esta sección establecemos si

deseamos incluir en la consulta información estadística
correspondiente a huéspedes check-out, información de
los huéspedes que están check-in y finalmente sobre las
reservas vigentes (por llegar). Luego de esto podemos
presionar el botón Ejecutar de la barra de herramientas
para que sea desplegada la información resultante.

Además de los datos iniciales correspondientes a

información general del titular, la reserva, el folio, la
habitación, las fechas de llegada y salida, la tarifa a
cobrar, etcétera, el sistema muestra una columna por
cada día de estadía, iniciando por la fecha indicada. El
título de la columna corresponde al mes y día que inicia
la consulta, de tal forma que para el 20 de octubre el
título de la columna es 1020. La cantidad mostrada
puede ser el número de noches acumulado, adultos,
niños, adultos + niños, Adicionales y Pax (adultos +

Sistema de Administración Hotelera 377

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

niños + Adicionales), para ellos debemos cambiar el

valor del campo “Visualizar por”:

También despliega dos columnas con las noches,

permitiéndonos conocer los días que el huésped pernoctó
o pernoctará en el hotel, una columna (Total Noches),
para ver el total de noches que tiene la estadía y otra
columna (Noches), para ver las noches que hay desde el
día en que se saca el informe hasta la fecha final de la
estadía:

Otras columnas adicionales que se muestran son: Sub-

Total, Niños, Adultos, Adicionales, Tarifa Dólares,
Registro.

Al final de los registros se muestra un total por cada

columna.

Opciones adicionales

La ventana nos ofrece varias opciones adicionales que

nos permite cambiar la información desplegada.
Observemos sus características:

Sistema de Administración Hotelera 378

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

ORDENAR POR: Por defecto el sistema ordena por la

fecha de check-in (llegada), pero podemos seleccionar
otra opción en esta lista.

FILTRAR POR: nos provee filtros para mirar información

de una agencia, una empresa o una persona en
particular. Una vez seleccionado el filtro debemos indicar
el código correspondiente en el campo Código contiguo a
este campo.

INCLUYE LISTA DE ESPERA. Si estamos consultando

reservas podemos marcar esta casilla para indicar al
sistema que las reservas en lista de espera también
deben ser tenidas en cuentas y mostradas.

INCLUIR HOUSE USE: incluye en la consulta las

habitaciones asociadas a planes definidos como House
Use

INCLUIR COMPLIMENTARY: incluye en la consulta las

habitaciones asociadas a planes definidos como
Complimentary.

Informe

El informe genera solo información resumida de los

pernoctes, el detalle de las columnas por cada día no se
imprime. Para generar el informe debemos presionar el
botón Imprimir luego de haber seleccionado las opciones
de la ventana. La siguiente imagen muestra un ejemplo
del informe generado:

Nota: la generación del informe en formato Excel

incluye columnas adicionales. El sistema incluirá cada
uno de los días en forma de columnas, de la misma forma

Sistema de Administración Hotelera 379

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

como se muestra en la cuadrícula incluida en la ventana

del informe.

5.18 . ESTADÍSTICA POR EMPRESA

Despliega un informe con los valores de ventas, número
de habitaciones y personas generados por las empresas
para la fecha indicada, así como acumulados a la fecha
para el mes y año correspondientes.

Adicionalmente podemos definir si deseamos o no incluir

planes tipo cortesía en la consulta, para ello podemos
marcar o desmarcar las casillas “House Use” y
Complimentary.

Figura 179 Estadísticas por Empresas

Para generar el informe debemos presionar el botón

Imprimir luego de haber seleccionado las opciones de la
ventana. La siguiente imagen muestra un ejemplo del
informe generado el cual incluye un resumen por
segmento al final:

Sistema de Administración Hotelera 380

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Podemos definir cuales empresas deseamos ver en el

informe, recordemos que este cambio tiene efecto en las
opciones que consultan ventas por empresas de todo el
menú de estadísticas. Para realizar esta selección
debemos presionar el botón “Seleccionar Empresas” de
la barra de herramientas, el cual nos desplegará una
nueva ventana

Solo debemos marcar las empresas que deseamos incluir

y presionar el botón Guardar.

5.19 . ESTADÍSTICAS DE EVENTOS

Todas las opciones disponibles en este sub menú están
relacionadas con los eventos varios del hotel. Podrá
consultar información de forma detallada y global y en
diferentes escenarios.

5.19.1 . CLIENTES EVENTOS POR CLASE

Durante el registro y parametrización de los huéspedes
es posible asociar una clase de huésped a cada cliente
registrado. Estas clases son a su vez originadas en un
maestro que el usuario codifica a su gusto. Esta opción
nos permite tener información histórica por clase de
huésped, de los clientes registrados en un rango de fecha
en folios de eventos varios del recepción.

Sistema de Administración Hotelera 381

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 180 Estadísticas de Clientes de Eventos por Clase

Para emitir el informe

1. Ingrese un rango de fechas. Tenga en

cuenta que el rango hace referencia las
fechas en que estuvieron registrados los
clientes.

2. Selecciones los filtros deseados.

i. Puede indicar si desea consultar

todos los complejos o desmarcar esta
casilla para que se filtre el complejo
seleccionado en la lista

ii. En el campo Clase De Huésped

indique un código si desea que solo
se muestre una clase específica

iii. En el campo Plan indique un código

si desea que solo se muestre un plan
específico

3. Defina como debe agruparse el informe.

Tiene hasta tres opciones de agrupación
para seleccionar.

4. Defina si desea que al final del informe se

muestre el resumen de planes y/o el
resumen de impuesto, marcando o
desmarcando las casillas correspondientes

Sistema de Administración Hotelera 382

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

5. Haga clic en el botón Imprimir de la barra

de herramientas.

El siguiente es ejemplo de la apariencia del informe.

Figura 181 Informe por Clase de huésped agrupado por complejo y fecha e
incluyendo resumen de cargos

5.20 . ESTADÍSTICA DETALLADA DE VENTAS

Desde esta opción podemos emitir un informe que nos
permita conocer el detalle de la venta realizada a las
empresas y ejecutivas a nivel de cargos, incluso
incluyendo las ventas de las cuentas fueron abierta a la
empresa y que fueron pagadas de contados, así como las
ventas de contado hechas en POS y que fueron cargadas
al NIT de la empresa.

Sistema de Administración Hotelera 383

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

Figura 182 Estadística Detallada de Ventas

Opciones disponibles

Fechas: debe indicar un rango de fechas a evaluar, el

sistema buscará todos los cargos que se presentaron en
dicho rango. Para esta evaluación Zeus puede buscar el
cargo basado en la fecha con el que fue reportado al
sistema o basado en la fecha en que debe contabilizarse.

Transferencias: es posible indicarle al sistema si debe o

no procesar las transferencias. El que sean o no incluidas
cambiar el resultado final, ya que los cargos se hacen
inicialmente a un folio y al ser transferidas pasan a otro,
este cambio de folio puede resultar en un cambio de
cliente. Por defecto el sistema acumula las estadísticas
con base en el folio donde fue cargado el servicio.

Filtros: en esencia se cuentan con tres filtros, con los que

puede establecer si muestra uno o todos los complejos y
si desea mostrar información de una empresa o un
ejecutivo específico.

Agrupaciones: cuenta con 4 opciones de filtro que puede

combinar hasta en tres grupos. Seleccione entre las
opciones disponibles: Tipo De Folio y/o Complejo y/o
Empresa y/o Ejecutiva.

Tipo de Folio: Zeus Hoteles cuenta con tres tipos de folio

diferentes, a todos ellos se puede hacer cargos y a todos
se les puede asociar una empresa. Seleccione las casillas

Sistema de Administración Hotelera 384

 Modulo Auditoria – Zeus Hotel

correspondientes de acuerdo a la información que desee

incluir en el informe.

Ventas de Contado de POS. Las estadísticas relacionadas

en Zeus Hoteles tienen origen principalmente en los
folios, pues toda habitación, grupo o evento registrado
necesita uno para registrar sus cargos. Es posible sin
embargo que una empresa haga consumos directamente
en los puntos de venta sin usar un folio, es decir, abre la
cuenta al folio pero finalmente paga en efectivo y por
tanto no se refleja en el folio. Gracias a esta casilla podrá
incluir en el informe todos los consumos cargados a la
empresa en POS y que fueron pagados de contado.

Para emitir el informe

1. Seleccione el rango de fechas

2. Active las casillas y aplique los filtros requeridos

3. Presione el botón Imprimir de la barra de

herramientas.

El siguiente es un ejemplo del informe emitido por esta

opción del sistema:

Sistema de Administración Hotelera 385