SUZUKI INTEGRATION
SYSTEM
SIS es el sistema que integra toda la información
de la empresa de las áreas y/o departamentos
que tienen o no relación dentro del corporativo,
cada departamento tiene sus propios derechos y
accesos.
COBRANZA
Una de las actividades que realizamos dentro del sistema es la
revisión de los saldos de los dealers, esta información nos la
proporciona el departamento de Contabilidad/ Ctas por cobrar, en
forma de Excel mediante correo institucional, diariamente.
La manera de tener acceso a estos reportes es ingresando en la pestaña de cobranza, estados de
cuenta y finalmente saldos dealer
Posterior seleccionamos Dealer y buscamos el concesionario a verificar, podremos ver el detallado
de los saldos pendientes.
Estos saldos vencidos deben ser compartidos
diariamente al concesionario sin falta para dar
seguimiento a los pendientes de pago.
Los saldos vencidos presentan 3 estatus:
Estatus en blanco, concesionario tiene
pendiente por cargar comprobante de pago o
no tiene movimientos aun, estatus 1, indica
que el concesionario ya subió a sistema su
pago generado y esta pendiente de validar por
cuentas por cobrar, estatus 2 indica pago
validado y liberado.
HO-REN-SO
Es un formato interno de comunicación que se
utiliza para realizar un comunicado donde se
involucran 2 o más áreas de un tema en específico,
se da un contexto de lo sucedido para que quede
clara la situación.
El proceso en sistema es generar un
HO-REN-SO nuevo y se agrega a
todas las personas relacionadas con
la situación, se describe el contexto
bien explicado, si se tiene evidencias
fotográficas del tema también se
pueden agregar.
RINGI
Este es un formato interno en el cual
notificas una situación a realizar de
un tema en específico interno, se
utiliza para situaciones que van a
suceder con certeza.
El proceso para capturar un RINGI es
muy similar al del HO-REN-SO
BUSINESS TRIP
Es el formato interno para notificar
que estas fuera de la oficina por
trabajo, también funciona como una
solicitud de viáticos.
Los BTR deben estar autorizados
previo a realizar la actividad o el
viaje.
En caso de requerir auto, se debe
pedir previamente a RH que es quien
autoriza el préstamo de las unidades.
El proceso para solicitar hotel y avión es mediante recepción con Jessica Romero al
correo jessica_romero@suzuki.com.mx, en el correo se pide la compra de vuelo y
hospedaje previo a revisar cotizaciones al destino de viaje.
Los montos máximos permitidos para hospedaje son de:
• $2,500.00 por noche en hotel no turístico
• $3,000.00 por noche en hotel turístico
Cuando los BTR son vuelos, todo se debe tener autorizado desde una semana antes
de realizar el viaje.
Los gastos de alimentación quedan de la siguiente manera:
• Interior de la República $750.00 por día
• CDMX y zona metro $500.00 por día
• Extranjero $1,000.00 por día
En el caso específico de los boletos de avión … en caso de perder el vuelo, el asesor
debe comunicarse con su jefe inmediato o gerente para consultar si se regresa a la
oficina o reprograma el viaje, si el vuelo se perdió por responsabilidad del
representante, le será descontado el costo del vuelo de nómina.
Los gastos deben ser comprobados 5 días después haber regresado del viaje, un
gasto que no sea comprobado también se descontara de nómina.
REPORT EXPENSES
En este apartado se comprueban todos los gastos
generados durante el viaje mediante las facturas del
gasto hecho.
Los datos que debemos llenar son:
• Objetivo … lugar que se visito
• Nota … se redactan observaciones
• BTR a comprobar … se selecciona la
fecha del gasto, concepto y montos y
una descripción breve del gasto y se
selecciona agregar.
• Se da el detalle de los montos del
business trip.
• En detalles se agregan los
comprobantes de pago, todo lo
referente al gasto generado, esto se
hace una vez que de crea el registro
del gasto
BUDGET
En este apartado podemos solicitar el
monto en dinero para cubrir los
incentivos de oferta comercial, incentivo
de flotillas y descuento a proveedores.
Estos son los datos requeridos para el
llenado del registro, son los datos que
debemos capturar, en el apartado RINGI
debemos anotar el no. de boletín para
flotillas/descuento a proveedores.
Damos término y se genera un folio y con ese folio le podemos dar seguimiento a la
cadena de autorización empezando por el Sr. Macias.
Cuando está autorizado por toda la cadena, enviamos la autorización a Cony para que nos
indique la información complementaria que requiere para la liberación del pago del
incentivo.
Puede solicitar:
• Orden de compra
• Nota de crédito firmada por cliente
• Identificación empleado Santander
• Factura de la unidad
• Vo. Bo. De autorización de flotilla
Una vez que Cony recibe la información el concesionario procede a cargar su nota de
cargo y liberar el pago.
BUDGET CREADO
En files cargamos los archivos
necesarios para el Budget
Una vez que empiezan a autorizar, el nombre de la
persona quien autoriza cambia a fondo de color verde
Uno de los motivos por los cuales solicitamos un budget es una solicitud para presupuesto para
descuento a proveedor y ese proceso sería como sigue:
Este proceso para la solicitud de
presupuesto se genera debido a que a los
proveedores se les proporciona un
descuento del 4% sobre precio de lista,
mismo que se divide 2% Dealer y 2% SMM,
previa aceptación de dealer, en caso de
que el dealer que el proveedor eligió no
acepte, SMM selecciona un dealer de con
quien ya se haya trabajado el tema de
descuento y que este cercano al
proveedor (cliente final) a quien se le
entregara la unidad
ALTA DE USUARIO DEALER DE DCS EN SIS
Para realizar el proceso de alta de un nuevo usuario en el portal DCS, el Representante de ventas
debe tener con anticipación una solicitud para dar de alta a un usuario que venga directamente
del dealer.
Esta solicitud deben enviarla por correo electrónico y debe contener el formato de alta en Excel
con los datos del usuario que se va a agregar a la plataforma, así como se debe enviar el formato
escaneado y firmado por la persona con mayor jerarquía dentro del concesionario.
El proceso de alta lo generamos en plataforma SIS – Configuración – Usuarios – Nuevo Dealer
Una vez que ya estamos en la opción de nuevo Dealer, lo que sigue es capturar los datos del
usuario que se va a dar de alta de acuerdo con los datos que vienen en el formato y se procede a
agregar los roles (accesos) a los que va a tener derecho el usuario que vayan de acuerdo con las
actividades que realizará dentro de la plataforma.
Se crea un usuario con no menos de 7
caracteres (RUZAFER086) y una
contraseña alfanumérica que contenga
un símbolo, un número ($uzuki086) y
finalizamos el proceso presionando
guardar.
Verificamos que se haya creado
ingresando a plataforma DCS con el
usuario que se acaba de crear.
ACTUALIZAR INVENTARIO – REPORTE LOGISTICA
Por otro lado, para conocer el inventario que los dealers tienen al dia, debemos hacer un cruce
de varios archivos de excel para obtener un archivo como el siguiente
Este archivo nos da la vision detallada del inventario de los dealers y se trabaja de la siguiente
manera para tenerlo completo
Lo primero que debemos
hacer es entrar a plataforma
sis-visor-dcs-autos-
inventario ACTUAL
una vez que el inventario esta
abierto debemos descargarlo
en formato CVS
Abrimos el archivo de ASIGNACION AUTOS 2024, que nos
hace llegar Erandeni Aimee, así como el archivo
ASIGNACIONES AUTOS DICIEMBRE, y copiamos la
información del archivo de diciembre al archivo de
asignación de autos para tener un solo concentrado de
las asignaciones en lo que va del año y así obtendremos
los asignados a el día de hoy
Una vez que ya tenemos el archivo completo y el
inventario de SIS descargado, procedemos a darle
formato al archivo de inventario cambiando todos los
encabezados a mayúsculas y agregamos columnas REP
ORIGEN Y REP DESTINO
Abrimos el archivo LAY OUT´2024 para hacer cruce y
traer la información actual de rep origen y rep destino
tomando como base el ID del dealer
En la columna ESTATUS, todos los estatus cambian a
mayúscula y las celdas vacías cambian a estatus
ASIGNADO
Debemos tomar en cuenta que en los asignados los ID
destino y dealer destino deben ser iguales
Después cruzamos ESTATUS LOGISTICA, con archivo de
ASIGNACIONES AUTOS 2024 y traemos estatus
Cruzamos FECHA DE ARRIBO con archivo de
ASIGNACIONES AUTOS 2024 y traemos FECHA DE
ENTREGA
Ponemos en una celda la fecha del
día en curso y la restamos a los días
de arribo, al resultado de esa celda
la convertimos a número, quitamos
los ceros a la derecha y fijamos
celda ($_$) para poder copiar la
fórmula sin que nos genere ningún
error
Seleccionamos todas las celdas con datos presionamos
Ctrl+C, después presionamos ALT+O+V+V para convertir todo
el archivo solo a texto y damos formato de tabla
Finalmente, insertamos cuadros de SEGMENTACION DE
DATOS y seleccionamos
• DEALER ORIGEN
• REP ORIGEN (ocultamos columna)
• ESTATUS
• DEALER DESTINO
• REP DESTINO (ocultamos columna)
• AUTO
• ESTATUS LOGISTICA
Guardamos el archivo en formato excel
TABLA POR AUTO Y ESTATUS LOGISTICA
En la tabla por segmentación que
ya realizamos, seleccionamos toda
la tabla e insertamos una tabla
dinámica en otra pestaña en el
mismo archivo … insertamos
• AUTO en fila
• ESTATUS LOGISTICA en columna
• VIN en valores
• SEGMENTACION DE DATOS
1. Estatus
2. Dealer destino
3. Rep destino
La finalidad de esta tabla es tener
una visión más amplia de las
unidades que se tienen en
inventario para venta inmediata a
público
GRAFICA INVENTARIO DEALER
Con esta gráfica tendremos visión
del inventario que tiene el dealer
para entrega inmediata, detallado
por unidad, observaremos que es lo
que más tiene el Dealer para
invitarlo a que se enfoque en lo que
más tiene para que llegue a su
objetivo y nosotros en un análisis
propio podremos indicarle cuales
son las unidades que tienen más
tiempo en inventario para que se
les de prioridad de venta
PENTAHO USER CONSOLE
Es la interfaz que concentra todos los datos que registra el concesionario en la
plataforma Seekop
Seekop es la plataforma CRM
especializada en el sector automotriz,
tiene módulos y servicios que utilizan
los concesionarios para registrar lo
leads que se generan en cualquier
canal de contacto, puede ser calle,
piso, leads concesionario o directo de
SMM
Estas plataformas generan un enlace con una base de datos entre concesionario y
SMM.
Esta base de datos la podemos trabajar de tal modo que podemos obtener datos
para el análisis del desempeño de las concesionarias, el acceso a la plataforma es
de la siguiente manera.
Seleccionamos Create new y
posterior Análisis Report.
En el cuadro de diálogos que nos aparece, las
opciones que podemos usar para empezar a
realizar nuestros análisis son:
1. CuboAnalisisDiarioSUZUKI: Cubo Análisis
Score Distribution (opción 1)
2. ScoreSUZUKI:
CuboAnalisisScoreCoachingDistribuidor
(opción 2)
Una vez que ya estamos dentro
de la plataforma tenemos la
facultad de seleccionar varias
opciones que nos arrojaran
información que podremos
interpretar y de este modo
obtener mejores resultados
Toda esta información que obtenemos podemos descargarla en
un archivo Excel para que podamos manipularla y hacer cruces
para un mejor análisis por dealer.
¡GRACIAS!
