Grupo Cargo Nivel Ocupacional
REPARTO Asistente Administrativo Auxiliar
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ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Asistente Administrativo Auxiliar
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ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Asistente Administrativo Auxiliar
ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Asistente Administrativo Auxiliar
ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Asistente Administrativo Auxiliar
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SOPORTE TECNOLOGICO Técnico en sistemas Técnico
SOPORTE TECNOLOGICO Técnico en sistemas Técnico
SOPORTE TECNOLOGICO Técnico en sistemas Técnico
SOPORTE TECNOLOGICO Técnico en sistemas Técnico
SOPORTE TECNOLOGICO Técnico en sistemas Técnico
SOPORTE TECNOLOGICO Técnico en sistemas Técnico
SOPORTE TECNOLOGICO Técnico en sistemas Técnico
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ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Asistente Administrativo Auxiliar
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ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Asistente Administrativo Auxiliar
ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Asistente Administrativo Auxiliar
ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Asistente Administrativo Auxiliar
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NOTIFICACIONES Asistente Administrativo Auxiliar
NOTIFICACIONES Asistente Administrativo Auxiliar
NOTIFICACIONES Asistente Administrativo Auxiliar
NOTIFICACIONES Asistente Administrativo Auxiliar
NOTIFICACIONES Asistente Administrativo Auxiliar
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COORDINADOR Profesional universitario Profesional
COORDINADOR Profesional universitario Profesional
COORDINADOR Profesional universitario Profesional
COORDINADOR Profesional universitario Profesional
COORDINADOR Profesional universitario Profesional
COORDINADOR Profesional universitario Profesional
COORDINADOR Profesional universitario Profesional
COORDINADOR Profesional universitario Profesional
COORDINADOR Profesional universitario Profesional
COORDINADOR Profesional universitario Profesional
COORDINADOR Profesional universitario Profesional
COORDINADOR Profesional universitario Profesional
COORDINADOR Profesional universitario Profesional
COORDINADOR Profesional universitario Profesional
Descripción
Actividad Validada Entregable
validada
prestar servicios administrativos, reportes que se sacan del
Brindar atención al público y
realizar el reparto, atender al reparto de demanda 1 por
elaborar reportes
publico y elaborar reportes juzgado y uno al dr
realizar el cargue de demandas en cargar las demandas en el
acta de reparto
SAMAI sistema SAMAi
hacer la distribucion de las
repartir demandas a los juzgados
demandas a los jugdaos acta de reparto
del 11 al 15 en el sistema SARJ
correspondientes del 11 al 15
revisar y tramitar informacion del
revisar el correo institucional,
correo
para dartle tramite a la reporte
ofiserjadm@cendoj.ramajudicial.g
informacion que llega en el dia
ov.co
con la informacion recolectada
elaborar informe mensual de en el mes, se procede a informe entregado
memoriales SAMAI realizar el informe mensual mensualmente el dr
que se requiere
tramitar memoriales en el
elaborar listado en excel
aplicativo SAMAI, atender al
donde se registran se genera acta de
publico, elaborar reportes, realizar
demandante, radicado, fecha, compensación que se envía
exclusiones de reparto, desarrollar
nombre y correo y motivo de al juzgado que la solicita
gestion documental con las tablas
devolucion
de retencion documental (TRD)
atender al publico que se
documentos firmados de
atender al publico acreca a la oficina y responder
recibo
sus solicitudes
responder a los
requerimientos y las
atender los requerimientos y
solicitudes que llegan procesos recibidos y
solicitudes por parte de los
presencial y virtualmente a la escaneados
juzgados
oficina por parte de los
juzgados
revisar las resoluciones por parte
revisar en el sistema las
del tribunal, donde se le otorgan
resoluciones con las que se le carpeta en el correo de
permisos al juez o su respectiva
otorgan los permisos de parte nombbre exclusion de
incapacidad para asi poderlo
del tribunal a los jueces y reparto-archivo exclusiones
excluir del reparto e ingresar al
hacer len el sistema ADMIN la de reparto
sistema ADMIN para desactivar o
exclusion de los repartos
activar el reparto
revisar el archivo y hacer el
rotular las caratulas y poner la del respectivo cambio de las
carpeta az donde se
nuevo formato del archivo en las caratulas con el nuevo
visualiza la caratula anterior
tablas de gestion documental formato, a los archivos de
y ingresa la nueva
anteriores al año 2009 gestion documental anteriores
al año 2009
revisar en el sitema SARJ los
sacar reportes del sistema SARJ
reportes realizados en el mes, informe en excel que se
realizados durante el mes a los 15
y llevar el control de que es lo remite al jefe en los
juzgados, donde se individualiza
que esta recibiendo cada primeros 5 dias del mes
que recibe cada juzgado por grupo
juzgado
reportar y realizar en el sitema al
realizar finalizando la jornada carpeta en correo
finalizar el dia los informes de
los informes de memoriales ofiserjadm@sendo.ramajudicial
memoriales tramitados a los 16 .gov.co
tramitados a los 16 juzgados
juzgados
Prestar soporte tecnologico a los
asignar las salas presencial
juzgados y oficina de apoyo en la
cuando sean requeridasy
realizacion de audiencias y en el grabaciones audiencias
prestar soporte a las
uso de las plataformas correctas
audiencias presenciales y
tecnologicas asignadas por la rama
virtuales
judicial
respuestas a correos dando
revisar el funcionamiento de los inspeccionar que los equipos
diagnostico y de ser
equipos de computo de los se encuentren funcionando
necesario, se escala a la
juzgados y las salas de audicencia correctamente
mesa de ayuda
hacer los envios a los
realizar el cambio de ponentes de pantallazo de plataforma
diferentes despachos y realizar
los procesos provenientes del samai con sus respectivos
el cambio de ponentes de los
Tribunal para con jueces y hacer cambio y correo
procesos que llegan del
envios entre despachos electronicos
tribunal
solucionar los inconvenietes
que se presentan con los
desbloquear los usuarios en el usuarios al usar el dominio y correo electronico/
dominio este es bloqueado. whatsapp
Desbloquear su usuario y
cambiar la clave
hacer capacitaciones virtuales
Capacitar y realizar
y presenciales a los juzgados,
acompañamiento a los juzgados de video de la capacitacion
para el uso de nuevas
nuevas plataformas
plataformas
identificar, seleccionar,
programar y ejecutar las copias de archivos de base
realizar las copias de seguridad de
las bases de datos copias de seguridad a la de datos que se almacenan
base de datos para su en disco extraible
perfecta custodia
Crear nuevos usuarios en
Crear nuevos usuarios en SAMAI y
SAMAI y dar soporte a otras
dar soporte a otras ciudades: San usuarios creados en samai
ciudades: San Gil y
Gil y Barrancabermeja
Barrancabermeja
realizar reportes que se
solicitan por parte de los
Generar los reportes solicitados
despachos, cargar las
por los despacho, las estadisticas
estadisticas en la base de
de la Base de Datos y los
datos y dar respuesta a los reportes en excell y word
requerimientos que llegan a la
requerimientos que llegan dia
oficina de servicios de juzgados y la
a dia a la oficina de los
direccion Ejecutiva y abogados
juzgados y la direccion
ejecutiva y de abogados
Acopiar el archivo, desarchivo y reportar los memoriales OSJA carpeta archivo reporte
gestion documental de los juzgados 1 - 5 memoriales
se genera acta de
realizar las compensaciones realizar las compensaciones
compensacion que se envia
requeridas requeridas
al juzgado que la solicita
hacer el escaneo de los
llevar el control de DeSarchivos- formato en excel que se
procesos y llevar un control de
escaneo de procesos alimenta a diario
desarchivo
dirigirme a los juzgados y
hacer entrega de los expedientes a correo electronico sea a
hacer entrega de los
los diferentes juzgados usuario o juzgado
expedientes requeridos
Atender a los usuarios que se
presentan en la oficina
recepcionando las solicitudes,
Apoyar la ventanilla-atender al asesorando a la persona que atencion ventanilla virtual
publico que llega a la oficina se acerca y realizar un de samai y presencial
seguimiento para asegurar su
correcta gestión y respuesta
en los tiempos estipulados.
Trazabilidad en el correo
revisar y tramitar los correos revisar y tramitar los correos
electronico
Llevar los procesos en fisico al oficio que llega en fisico
tribunal desde los despachos traido del juzgado, se hace
Notificar y registrar
administrativos a segunda firmar, se escanea y se
instancia y tribunal registra en samai
documento que se baja del
Escanear y registrar las notificacion Escanear y registrar las despacho, se hace firmnar al
en SAMAI notificacion en SAMAI notificanco, se escanea y se
registra en samai.
Escanear y recibir los procesos Escanear y recibir los procesos
fisicos y hacer despacho a la fisicos y hacer despacho a la planilla de certificacion
oficina 472 oficina 472
registro en correo
reportar los memoriales
apoyar el reporte de memoriales electronico
Online y apoyar las solicitudes
Online y correo electronico ofiserjadmbuc@sendoj.ram
requeridas en el correo
ajudicial.gov.co
prestar apoyo en la ventanilla un dia a la semana prestar
Apoyar con la atencion al publico
con la atencion del publico atencion al publico
Realizar el reporte de memoriales Realizar el reporte de reporte a correo electronico
CORREO ELECTRONICO/SAMAI
OSJA memoriales OSJA de cada juzgado
Dirigir, controlar e impartir Dar instrucciones necesarias al
instrucciones al personal de la personal de la oficina, asi actas y correos electronicos
oficina, asi como utilizar los como utilizar los mecanismos a los correos institucionales
diferentes mecanismos legales al legales para el buen de cada servidor
alcance funcionamiento de la misma
Apoyar en los terminos del Apoyar en los terminos del
informes sobre el reparto,
presente acuerdo y los asuntos de presente acuerdo y los asuntos
correo electronico,
insole administrativo jurisdiccional, de insole administrativo
reuniones con juez
a los despachos judiciales de su jurisdiccional, a los despachos
coordinador, actas
sede. judiciales de su sede.
Distribuir a los asistentes
Distribuir a los asistentes
administrativos para que
administrativos para que cumplan por el sistema samai se
cumplan con las funciones
con las funciones relativas, valida la notificacion
relativas, notificaciones,
notificaciones, reparto, archivo y efectuada por el asistente
reparto, archivo y
correspondencia
correspondencia
Comunicar a la Direccion
Comunicar a la Direccion Ejecutiva
Ejecutiva Seccional las notificaciones realizadas
Seccional las situaciones
situaciones administrativas de con sus rrspectivas
administrativas de los funcionarios
los funcionarios adscritos a la observaciones y formatos
adscritos a la oficina, como :
oficina, como : Calificacion, de calificacion
Calificacion, permisos, actas
permisos, actas
Atender las peticiones de los Atender las peticiones de los
respuesta a las
jueces de los despachos judiciales jueces de los despachos
peticiones/escrito de
(derechos de peticion externos e judiciales (derechos de
respuesta enviado por
internos; comision disciplina peticion externos e internos;
correo electronico
judicial) comision disciplina judicial)
cuadro en excel para
Revisar y Validar las
Revisar y Validar las conciliaciones depositos judiciales y
conciliaciones remitidas por CORREO ELECTRONICO - EXCELL
remitidas por los despachos observaciones a los
los despachos
juzgados por correo
supervisar el proceso de supervisar el proceso de
constancia en el aplicativo
desarchivo cumpliendodo los desarchivo cumpliendodo los
samai
tiempos de respuesta tiempos de respuesta
monitorear diariamente el sugerencias a travez de
monitorear diariamente el reparto
reparto y memoriales correo electronico a los
y memoriales realizados de
realizados de acuerdo a las diferentes asistentes y
acuerdo a las directrices
directrices juzgados
velar por la aplicación del acuerdo velar por la aplicación del
supervisar el envio de la
sobre arancel judicial y colaborar acuerdo sobre arancel judicial
evidencia
con el recaudo y colaborar con el recaudo
hacer la apropiada custodia
custodiar el inventario general de
del inventario no tecnologico formato de inventario
elementos no tecnológicos
que tenemos en la oficina
apoyar al director ejecutivo
apoyar al director ejecutivo con el instrumento control
con el control a preventivas y
control a preventivas y correctivas preventivo y correctivo de CORREO ELECTRONICO-WORD
correctivas y compañamiento
y compañamiento a las versiones equipos e infraestructura
a las versiones
Elaborar informes cada
rendir informes semestrales a la semestre, que detallen la
informe en archivo pdf
dirección ejecutiva sobre la oficina gestión y el desempeño de la
oficina
apoyar al director ejecutivo como apoyar al director ejecutivo
representante en la propiedad como representante en la acta de reunion de
horizontal donde funciona la propiedad horizontal donde coopropiedad
oficina funciona la oficina
Actuar como representante
del empleado ante el Comité
de Convivencia de la Rama
representar al empleado ante el acta de comité de
Judicial, asegurando que sus
comité de convivencia de la rama convivencia y correos ACTAS- CORREO ELECTRONICO
derechos e inquietudes sean
judicial electronicos
escuchados y atendidos. Este
papel implica presentar y
defender sus intereses
NUMERO DE
Aplicativo o Tiempo Mínimo En
VECES QUE SE Tiempo
Herramienta Minutos y en
REALIZA EN EL Promedio
utilizada horas
MES
CONSULTAS EXE 20 0.0333333333333333 0.041666666667
SAMAI 400 0.2 0.241666666667
SARJ-SAMAI 360 0.116666666666667 0.141666666667
EXE 20 0.05 0.108333333333
EXCELL 1 0.666666666666667 0.833333333333
SAMAI/ SARJ 80 0.133333333333333 0.166666666667
SAMAI 100 0.05 0.066666666667
SAMAI-WHATSAPP 40 0.133333333333333 0.166666666667
SARJ/ADMIN 80 0.0666666666666667 0.1
SAMAI 4 0.05 0.066666666667
SARJ 1 0.583333333333333 0.625
SAMAI 240 0.0333333333333333 0.05
PLATAFORMA DE
AGENDAMIENTO/CORREO 300 0.0333333333333333 0.05
ELECTRONICO-ONE DRIVE
WINDOWS-OFFICE 12 0.0833333333333333 0.125
SAMAI 120 0.05 0.066666666667
SERVIDOR DE DOMINIO 24 0.0333333333333333 0.05
TEAMS 2 0.166666666666667 0.208333333333
SARJ-BASE DE DATOS
8 0.133333333333333 0.183333333333
ESCRITURAL
SAMAI- CORREO
20 0.0833333333333333 0.166666666667
ELECTRONICO
SAMAI-WORD-EXCELL 30 0.25 0.5
SAMAI 200 0.0333333333333333 0.05
SARJ 12 0.025 0.025
EXCEL 60 0.416666666666667 0.220833333333
CORREO ELECTRONICO 60 0.025 0.025
SAMAI- PRESENCIAL 20 0.0333333333333333 0.041666666667
CORREO ELECTRONICO 20 0.333333333333333 0.179166666667
SAMAI 12 0.25 0.333333333333
SAMAI 40 0.0333333333333333 0.041666666667
CORREO 472 40 0.333333333333333 0.5
CORREO ELECTRONICO 200 0.0166666666666667 0.025
PRESENCIAL-VENTANILLA 36 0.025 0.0375
CORREO ELECTRONICO/SAMAI 100 0.0333333333333333 0.05
TEAMS/GRUPO WHATSAPP 8 0.025 0.033333333333
CORREO ELECTRONICO,
1 0.025 0.033333333333
ACTAS, OFFICE
SAMAI/ACTAS 4 0.5 0.583333333333
CORREO ELECTRONICO 3 0.0833333333333333 0.875
CORREO ELECTRONICO 12 0.0666666666666667 0.091666666667
CORREO ELECTRONICO - EXCELL 24 0.05 0.066666666667
SAMAI 60 0.0166666666666667 0.025
CORREO ELECTRONICO 20 0.333333333333333 0.416666666667
CORREO ELECTRONICO 4 0.833333333333333 0.916666666667
CORREO ELECTRONICO 1 0.0666666666666667 0.083333333333
CORREO ELECTRONICO-WORD 2 0.833333333333333 0.916666666667
WORD 0.166666666666667 2 3
ACTAS 0.333333333333333 1 1.5
ACTAS- CORREO ELECTRONICO 2 1.5 2
TIEMPO POR
Tiempo CADA
Máximo PROCEDIMIENTO
tiempo por numero
en EN HORAS minu
de veces en horas
minutos (TIEMPO
y horas ESTANDAR)
0.05 0.0445833333333333 0.892
53.500
0.2833333333 0.258583333333333 103.433
6206.000
0.1666666667 0.151583333333333 54.570
3274.200
0.1666666667 0.115916666666667 2.318
139.100
1 0.891666666666667 0.892
53.500
0.2 0.178333333333333 14.267
856.000
0.0833333333 0.0713333333333333 7.133
428.000
0.2 0.178333333333333 7.133
428.000
0.1333333333 0.107 8.560
513.600
0.0833333333 0.0713333333333333 0.285
17.120
0.6666666667 0.66875 0.669
40.125
0.0666666667 0.0535 12.840
770.400
0.0666666667 0.0535 16.050
963.000
0.1666666667 0.13375 1.605
96.300
0.0833333333 0.0713333333333333 8.560
513.600
0.0666666667 0.0535 1.284
77.040
0.25 0.222916666666667 0.446
26.750
0.2333333333 0.196166666666667 1.569
94.160
0.25 0.178333333333333 3.567
214.000
0.75 0.535 16.050
963.000
0.0666666667 0.0535 10.700
642.000
0.025 0.02675 0.321
19.260
0.025 0.236291666666667 14.178
850.650
0.025 0.02675 1.605
96.300
0.05 0.0445833333333333 0.892
53.500
0.025 0.191708333333333 3.834
230.050
0.4166666667 0.356666666666667 4.280
256.800
0.05 0.0445833333333333 1.783
107.000
0.6666666667 0.535 21.400
1284.000
0.0333333333 0.02675 5.350
321.000
0.05 0.040125 1.445
86.670
0.0666666667 0.0535 5.350
321.000
0.0416666667 0.0356666666666667 0.285
17.120
0.0416666667 0.0356666666666667 0.036
2.140
0.6666666667 0.624166666666667 2.497
149.800
1.6666666667 0.93625 2.809
168.525
0.1166666667 0.0980833333333333 1.177
70.620
0.0833333333 0.0713333333333333 1.712
102.720
0.0333333333 0.02675 1.605
96.300
0.5 0.445833333333333 8.917
535.000
1 0.980833333333333 3.923
235.400
0.1 0.0891666666666667 0.089
5.350
1 0.980833333333333 1.962
117.700
4 3.21 0.535
32.100
2 2 0.667
40.000
2.5 2.14 4.280
256.800
