I. PLANEACIN DE LA AUDITORA - CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD Y SU ENTORNO DESCRIPCIN El conocimiento y entendimiento de la E.S.

E INES OCHOAPEREZ, se constituye en el primer paso de cualquier ejercicio de Planeacin de Auditora Interna. Es desarrollado por la oficina de Control interno o Unidad de Auditora Interna a partir del conocimiento de la organizacin, la compilacin y anlisis de informacin externa e interna relacionada con la Institucion. Para el entorno, la informacin se obtiene a travs de la observacin de las variables sociales, econmicas, financieras y polticas que rodean la E.S.E. Para el conocimiento interno, los datos se renen mediante el anlisis a los procesos de direccionamiento estratgico, organizacional y ejecucin de las operaciones. El compendio y anlisis de esta informacin les permite a la Oficina de Control Interno o Unidad de Auditora Interna adquirir o fortalecer el conocimiento y entendimiento de la entidad necesarios para tener una visin global de la organizacin y su entorno, comunicando ese entendimiento a otros, y obtener la habilidad necesaria para construir la base que permita elaborar el Plan Anual de Auditora Interna. REQUERIMIENTOS Legislacin vigente relativa a la E.S.E. Planes y Programas Modelo de Operacin Manual de Operacin Resultados generados por la Evaluacin Independiente del Sistema de Control Interno. RESPONSABLES Diseo y apoyo a la implementacin

1. IDENTIFICACIN. 1.1. Componente: Evaluacin Independiente 1.2. Pgina: 434 de 446

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- Grupo de Trabajo

- Oficina de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces - Comit de Coordinacin de Control Interno Implementacin - Oficina de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces Supervisin y seguimiento la implementacin - Comit de Coordinacin de Control Interno Mantenimiento y actualizacin permanente - Oficina de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces Operacin El diseo de los Planes de Auditora debe fundamentarse ante todo en el conocimiento profundo que de la Compaa debe tener el Jefe de la Oficina de Control Interno, Unidad de Auditora de Control Interno o quien haga sus veces. De all que esta Gua solo plantea los elementos bsicos que deben tenerse en cuenta en la elaboracin de los planes, los cuales deben ampliarse bajo la experticia tcnica del Jefe de la Oficina de Control Interno y su Comit de Trabajo. 1. Para obtener un conocimiento razonable de las variables externas que afectan la Compaa, el Grupo de Trabajo de la Oficina de Control Interno debe identificar las variables sociales, econmicas y polticas que influyen en el desarrollo de la organizacin, teniendo en cuenta bsicamente las variables enunciadas a continuacin, las cuales pueden afectar el cumplimiento de la funcin, misin y visin de la Compaa. Variables del entorno social. Variables del entorno econmico y financiero. Variables del entorno poltico. MANUAL DE CONTROL INTERNO 1. IDENTIFICACIN. S.A. E.S.P. 1.1. Componente: Evaluacin Independiente 1.2. Pgina: 435 de 446

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2. La oficina de Control Interno, Unidad de Auditora Interna o quien haga sus veces, puede adquirir mayor conocimiento interno de la Compaa a travs del anlisis e informacin suministrada por el Sistema de Control Interno. Para ello es necesario tener en cuenta los elementos de control que lo hacen efectivo. 3. Comprender y analizar la informacin necesaria sobre el entorno y los aspectos internos de la entidad, preparando y documentando un Informe General, con la siguiente informacin: Funcin Bsica. Identificacin de los principales grupos interesados en la Compaa: comunidades especficas, sectores sociales o econmicos, gobierno, proveedores, clientes o beneficiarios de la actividad, entidades financieras. Misin y Visin. Objetivos Institucionales. Estructura Organizacional. Planes y programas ms representativos. Fuentes de financiamiento, presupuesto en ejecucin. Modelo de Operacin. Descripcin breve de los Macroprocesos y procesos. Principales polticas de Administracin de Riesgos. Formas de informacin y comunicacin de sus resultados. Principales resultados de la Autoevaluacin. Principales resultados de la Evaluacin Independiente del Sistema de Control Interno. Principales resultados de Auditoria Interna. Planes de Mejoramiento en ejecucin. Logros institucionales ltimo ao. Problemas o dificultades enfrentados en el ltimo ao. reas o asuntos considerados de alto riesgo. Prioridades de la alta direccin en el cumplimiento de sus objetivos. Situacin actual resumen- del entorno social, econmico, financiero y poltico de la Compaa.

4. Elaborar un Documento con los aspectos ms significativos del anlisis realizado a la informacin detallada en el numeral 3, para lo cual se sugiere el Formato C63. MANUAL DE CONTROL INTERNO 1. IDENTIFICACIN. S.A. E.S.P. 1.1. Componente: Evaluacin Independiente 1.2. Pgina: 436 de 446

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5. Tener presente que el Documento de Anlisis General de la Compaa, NO es un Documento de evaluacin. 6. El Anlisis General de la Compaa, debe revisarse por lo menos una vez al ao por el grupo que conforma la Oficina de Control Interno, a fin de mantener su informacin actualizada. Este ejercicio normalmente se hace previo a la elaboracin del Plan Anual de Auditoria. II. PLANEACIN DE LA AUDITORA - ELABORACIN CRONOGRAMA Y PLAN ANUAL DE AUDITORA INTERNA DESCRIPCIN El Plan Anual de Auditora Interna, es el Documento de trabajo detallado que se constituye en la gua para la ejecucin de los programas de Auditora Interna a desarrollar, por la Oficina de Control Interno, Unidad de Auditoria Interna o quien haga sus veces, quien desarrolla las funciones de elaboracin, ejecucin, evaluacin y seguimiento del Plan Anual de Auditora. El Comit de Coordinacin de Control Interno o quien haga sus veces, es responsable de su aprobacin. Las eventuales modificaciones significativas que se realicen durante el ejercicio, debern ser conocidas y aprobadas por este Comit. REQUERIMIENTOS Documento de Anlisis General de la Entidad Planes y Programas Proyectos Informes anteriores de la Oficina de Control Interno o Unidad de Auditoria Interna Informes resultantes de la Autoevaluacin del Control Informes anteriores de organismos de Control Fiscal Planes de mejoramiento Normas de Auditora Interna Generalmente Aceptadas Plan General de Contabilidad Pblica Disposiciones del Gobierno Nacional y rganos de control a las cuales se encuentra sujeta la entidad. MANUAL DE CONTROL INTERNO 1. IDENTIFICACIN. S.A. E.S.P. 1.1. Componente: Evaluacin Independiente 1.2. Pgina: 437 de 446

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RESPONSABLES Diseo y apoyo a la implementacin - Grupo de Trabajo - Oficina de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces - Comit de Coordinacin de Control Interno Implementacin - Oficina de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces Supervisin y seguimiento la implementacin - Comit de Coordinacin de Control Interno Mantenimiento y actualizacin permanente - Oficina de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces Operacin Para la elaboracin del Plan Anual de Auditora Interna, se recomienda: IDENTIFICACIN DE PROCESOS, ACTIVIDADES O REAS CRTICAS 1. Conformar el Grupo de Trabajo para la elaboracin del Plan Anual de Auditora Interna, el cual estar compuesto por funcionarios que integran la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. 2. Nombrar un funcionario del Comit encargado de la coordinacin de tareas necesarias para la adecuada elaboracin y comunicacin del Plan, para lo cual se organizarn reuniones internas puntuales con otros miembros de la Unidad de Control Interno, buscando consenso y compromiso. MANUAL DE CONTROL INTERNO 1. IDENTIFICACIN. S.A. E.S.P. 1.1. Componente: Evaluacin Independiente 1.2. Pgina: 438 de 446

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3. Tomar como referencia el informe de Anlisis General de la Compaa con su ltima actualizacin, socializndolo entre todos los miembros del Comit y la Oficina de Control Interno o Unidad de Auditora. De sta forma se garantiza que se posee el suficiente conocimiento y entendimiento de la Entidad y de su entorno. 4. Revisar los informes relacionados con las evaluaciones realizadas al Sistema de Control Interno, de los Procesos de Autoevaluacin a la Gestin, y las evaluaciones ejecutadas por los organismos externos de control, en el ltimo ao. 5. Diligenciar el Formato C64, Anlisis de Procesos, Actividades o reas Crticas de la Entidad, donde se rene la informacin del anlisis realizado en los puntos anteriores de esta Gua. 6. Consignar en la columna (1) Proceso, Subproceso, Actividad o rea Crtica, el nombre de cualquiera de estas divisiones que una vez realizado el anlisis a la informacin recopilada en los pasos anteriores, considere el Comit como relevante y necesaria para auditar y que constituyan un proceso crtico para la Compaa. 7. Registrar en la columna (2) el nivel de riesgo, segn el anlisis y su criterio referenciado para cada proceso, subproceso, actividad o rea: alto, medio o bajo. COMPROMISOS DE AUDITORA INTERNA 9. Seleccionar los Procesos, Actividades o reas Crticas de la Entidad que deben generar los Compromisos de Auditora Interna en el periodo correspondiente, teniendo en cuenta su nivel de riesgo, disponibilidad de recursos y tiempo. 10. Diligenciar para los procesos, actividades o reas crticas seleccionadas, el Formato C65, Elaboracin del Plan de Trabajo, as: En la columna (1) Nombre del rea a examinar. MANUAL DE CONTROL INTERNO 1. IDENTIFICACIN. S.A. E.S.P. 1.1. Componente: Evaluacin Independiente 1.2. Pgina: 439 de 446

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 En la columna (2) Macroproceso /Proceso, nombre del Macroproceso o proceso relacionada con el Compromiso de Auditora en anlisis que le corresponda. En la columna (3) Objetivo de la Auditora Interna, consignando el objetivo de Auditora para el compromiso analizado, que refleje por lo menos el resultado de la evaluacin de riesgos. En la columna (4) Recurso, coloque el recurso humano, (Nombre del auditor(es), duracin en das calendario y presupuesto). En la columna (5) Periodo de Ejecucin, indique la fecha de iniciacin y terminacin. Por ltimo indique el Mecanismo de supervisin en la columna (6) ELABORACIN DEL CRONOGRAMA DEL PLAN ANUAL DE AUDITORA INTERNA Con base en la informacin obtenida para definir los compromisos de Auditora, se prepara el Cronograma del Plan de Auditora, estableciendo el nivel de esfuerzo que realizar la Oficina de Control Interno o Unidad de Auditoria para cumplir con sus objetivos y responsabilidades. 10. Desarrollar el Formato C66, Cronograma de Auditora Interna, con el cual puede controlar la ejecucin del Plan Anual y de los compromisos y actividades programadas, comparndolas con los compromisos y actividades ejecutadas. Para ello: En la fila (1) Fecha de Actualizacin, consignar la fecha en que se elabora el Cronograma. El nombre del responsable (s) de su elaboracin se debe indicar en la fila (2) Responsable. En la columna (3) Compromiso, indicar el nombre del proceso, subproceso, actividad o rea crtica que va a ser auditada, segn el Plan de Auditora Interna. En la Columna (4) Responsable, colocar nombre del responsable (s) de la ejecucin de la Auditora Interna. En la Columna (5) Perodo de Ejecucin, indicar el tiempo programado y el tiempo utilizado, con base en el perodo de ejecucin (cuando inicia y cuando termina). MANUAL DE CONTROL INTERNO 1. IDENTIFICACIN. S.A. E.S.P. 1.1. Componente: Evaluacin Independiente 1.2. Pgina: 440 de 446

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 Las columnas de la Casilla (6) Meses del ao objeto de la Planeacin, se encuentran los meses del ao objeto de la planeacin divididos en 4 semanas por mes, sombrear las casillas que correspondan al perodo de ejecucin de la Auditora Interna. La ltima columna establece el estado actual en porcentaje entre el tiempo programado y el tiempo ejecutado. Consignar en la Columna (7) Porcentaje, el porcentaje de ejecucin en el momento de revisin del Cronograma respecto al tiempo total estimado. ELABORACIN DEL DOCUMENTO PLAN ANUAL DE AUDITORA 11. Incorporar toda la informacin desarrollada en el Formato C67, Plan Anual de Auditora Interna, para ello: En la Casilla (1) Presentacin, consignar aquellas observaciones iniciales que considera relevantes para comenzar a exponer el Plan. En la Casilla (2) Objetivos, consignar lo que pretende lograr con la ejecucin del Plan. En la Casilla (3) Metodologa, consignar brevemente, de forma clara y entendible la metodologa utilizada para elaborar el Plan. En la Columna (4) Compromisos liste los procesos, subprocesos, reas o dependencias seleccionados para el examen de Auditora Interna. En la Columna (5) objetivo, consignar para cada compromiso su respectivo objetivo en la ejecucin de la Auditora Interna. En la Columna (6) Justificacin, describir brevemente para cada uno de los compromisos la razn por la cual fueron seleccionados para ser objetos de auditora. En la Columna (7) Recursos definir los recursos humanos, fsicos y financieros requeridos para realizar la Auditora Interna. En la Columna (8) Tiempo Estimado, definir el tiempo establecido para realizar la Auditora Interna. En la Casilla (9) Limitaciones, establecer las limitaciones al alcance del Plan Anual de Auditora 12. Presentar el Plan Anual de Auditora Interna a la mxima autoridad de la Entidad y al Comit de Coordinacin de Control Interno, para lograr su apoyo y compromiso mediante su aprobacin. MANUAL DE CONTROL INTERNO 1. IDENTIFICACIN. S.A. E.S.P. 1.1. Componente: Evaluacin Independiente 1.2. Pgina: 441 de 446

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13. Se recomienda elaborar un Cronograma para el Plan Anual de Auditora, para ello utilice el Formato C66, Cronograma de Auditora Interna, como referencia. ELEMENTOS COMPLEMENTARIOS AL PLAN DE AUDITORA INTERNA

Definir

aquellas actividades de monitoreo permanente, teniendo en cuenta informacin que se deriva de la Evaluacin Independiente del Sistema de Control Interno y los indicadores de Gestin, de Resultados, de Riesgo y Desempeo generados en la Autoevaluacin de Gestin. una evaluacin de perodo Intermedio del Control Interno, para establecer el nivel de Mejoramiento del Sistema. reuniones peridicas para monitorear y evaluar el Plan Anual de Auditora Interna.

Realizar Realizar

MANUAL DE CONTROL INTERNO

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1. IDENTIFICACIN. S.A. E.S.P. 1.1. Componente: Evaluacin Independiente 1.2. Pgina: 442 de 446 Versin: 1.0

FORMATOS DE AUDITORA INTERNA

SISTEMA DE CONTROL INTERNO MAPA DE RIESGOS FINANZAS Y ADMINISTRACIN COMPAA DE SERVICIOS PUBLICOS DE SOGAMOSO S.A. E.S.P.

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Componente: EVALUACIN INDEPENDIENTE Elemento: AUDITORA INTERNA Formato: Documento Anlisis General de la Compaa. No.: C62 SITUACIN ORGANIZACIONAL SITUACIN DEL CONTROL INTERNO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Funcin Bsica: Misin y Visin: Objetivos Institucionales: Estructura Organizacional: Acciones de Mejoramiento: Planes y programas ms representativos: Fuentes de financiamiento, presupuesto en ejecucin: Modelo de operacin: Descripcin breve del modelo de operacin: Principales polticas de Administracin de Riesgos: 2. 3. 4. 5. Mecanismos de Comunicacin Pblica: Logros: Obstculos: Prioridades de objetivos:
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SITUACIN DE GESTIN 1. Resultados de Autoevaluacin (ultimo periodo):

1.

Resultados de autoevaluacin: Fortalezas: Debilidades:

Hallazgos: Recomendaciones:

2.

Resultados de la Evaluacin Independiente del Control Interno: Fortalezas: Debilidades: Acciones de Mejoramiento:

SISTEMA DE CONTROL INTERNO MAPA DE RIESGOS FINANZAS Y ADMINISTRACIN COMPAA DE SERVICIOS PUBLICOS DE SOGAMOSO S.A. E.S.P.

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Componente: EVALUACIN INDEPENDIENTE Elemento: AUDITORA INTERNA Formato: Informe Anlisis de Procesos, Actividades o reas Criticas de la Compaa. No.: C63 PROCESO, ACTIVIDAD O REA CRITICA ALTO

NIVEL DE RIESGO MEDIO

BAJO

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Componente: EVALUACIN INDEPENDIENTE Elemento: AUDITORA INTERNA Formato: Informe Anlisis de Procesos, Actividades o reas Criticas de la Compaa. No. C64
(3) Nomb re del Comp romis oo Activi dad de Audit ora a ejecut ar (4) Nomb re del respo nsabl e (s) de su ejecu cin (5) Periodo de ejecucin 6) Meses del Ao Objeto de de la Planeacin

ENERO 1 2 3
Tiem po Progr amad o Tie mp o Utili zad o

FEBRERO 1 2 3

MARZO 1 2 3

ABRIL 1 2

MAYO 1 2

JUNIO 1 2

JULIO 1 2

AGOSTO 1 2 3

SEPTIEMBRE 1 2 3 4

OCTUBRE 1 2 3

NOVIEMBRE 1 2 3 4

DICIEMBRE 1 2 3 4

(7) PORC ENTAJ E

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Componente: EVALUACIN INDEPENDIENTE Elemento: AUDITORA INTERNA Formato: Plan Anual de Auditora Interna. No.: C65 (1) Presentacin (2) Objetivos (3) Metodologa (6) Justificacin (7) Recursos

(4) Compromisos o Actividades de Auditora.

(5) Objetivo

(8) Tiempo Estimado Iniciacin Terminacin

(10) Limitaciones

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