NIVELES DE PROTECCIÓN
Hay tres tipos de protección: protección a nivel de archivo, protección a nivel de
hoja de trabajo y protección a nivel de libro de trabajo.
#1. Nivel de archivo
Si toma esta medida, evitará que personas no autorizadas abran o alteren
archivos.
• Acceso seguro a archivos: Debe proteger con contraseña el archivo de
Excel para abrirlo.
• Crear una contraseña para abrir o modificar un archivo: Los archivos se
pueden ver sin contraseña, pero deben estar protegidos con
contraseña para que no se puedan editar.
• Marcar como final: Esto evita que otros usuarios realicen más
modificaciones.
• Restricciones de acceso: Documentar permisos en el Sistema de Gestión
de Derechos de Información (IRM) de la empresa.
• Firmas digitales: A firma digital respaldado por un certificado ayuda a probar
la identidad.
#2. Nivel del libro de trabajo
Una contraseña puede evitar que otros usuarios agreguen, muevan, eliminen,
oculten y cambien el nombre de las hojas de trabajo en el libro.
#3. Nivel de la hoja de trabajo
Con esta función, puede restringir el acceso a los datos dentro de las hojas de
trabajo para que ninguno de los datos esenciales de su hoja de trabajo se vea
afectado.
una contraseña. Guarda tu contraseña en el campo designado para que la
recuerdes.
Paso 1: Abre tu archivo de Excel
• Comienza abriendo el archivo de Excel que deseas proteger con
contraseña. Una vez abierto, sigue los siguientes pasos:
Paso 2: Navega a las Opciones de Seguridad
• Haz clic en la pestaña «Archivo» en la parte superior izquierda.
• Selecciona «Información» en el menú de la izquierda.
Luego, elige «Proteger libro» y, en el menú desplegable, «Cifrar con
contraseña».
Paso 3: Establece tu Contraseña
• Una ventana emergente aparecerá, pidiéndote que ingreses una
contraseña. Aquí es donde debes elegir una contraseña segura.
Asegúrate de seguir estas pautas:
• Usa una combinación de letras mayúsculas y minúsculas.
• Incluye números y caracteres especiales.
• Evita usar contraseñas obvias como «123456» o «password».
Paso 4: Confirma tu Contraseña
• Una vez que hayas ingresado tu contraseña, Excel te pedirá que
la confirmes. Asegúrate de escribirla exactamente igual para
evitar problemas de acceso posteriormente.
Paso 5: Guarda tu Archivo
• Una vez que hayas establecido tu contraseña, haz clic
en «Aceptar» y guarda el archivo. A partir de ahora, cada vez que
intentes abrirlo, Excel te pedirá la contraseña antes de permitirte
el acceso
Paso 6 – Si no tiene la contraseña para recuperar el archivo de Excel, perderá
el acceso a la hoja de cálculo protegida.
Paso 7 – Debe ingresar su contraseña nuevamente para confirmar lo que
ingresó anteriormente.
• Haga clic en el botón «Aceptar» en la parte inferior para solicitar la
protección con contraseña.
El siguiente paso es ingresar la contraseña nuevamente y hacer clic en Aceptar.
A partir de entonces, deberá ingresar la contraseña cada vez que abra el libro.
Este método muestra cómo proteger con contraseña un archivo de Excel usando
la pestaña Información.
Método 2: usar la pestaña Revisar
Este método puede proteger su hoja con contraseña si desea hacerlo
rápidamente. Cuando esté encriptando su hoja de trabajo, asegúrese de seguir
los pasos.
Paso 1 – Haga clic en la hoja de trabajo que desea proteger con contraseña o
cree un nuevo libro de trabajo en blanco.
Paso 2 – Haga clic en la pestaña del menú Revisar y luego haga clic en la opción
Proteger.
Paso 3 – Haga clic en la opción Proteger hoja en la sección Proteger.
Paso 4 – Aparece el cuadro de diálogo Proteger hoja. Ingrese su contraseña y
marque la casilla Proteger celdas y hojas de trabajo bloqueadas.
Paso 5 – Verá dos casillas de verificación de forma predeterminada: Seleccionar
celdas bloqueadas y Seleccionar celdas desbloqueadas. Puede proteger filas y
columnas seleccionando Insertar columnas e Insertar filas.
Paso 6 – Asegúrese de marcar las casillas correctas para proteger su hoja. Una
vez que haya terminado, haga clic en Aceptar.
Cómo proteger el Libro
Debe utilizar la protección a nivel de libro de trabajo si no desea que otros
usuarios editen hojas de trabajo en su libro de trabajo.
Suponga que su libro de trabajo contiene varias hojas de trabajo, cada una de
las cuales se refiere a un individuo o departamento en particular. En ese caso,
puede restringir el acceso a las hojas de trabajo en el libro de trabajo.
Puede seguir los siguientes pasos:
Paso 1 – Abra un libro de trabajo.
Paso 2 – Puede proteger un libro de trabajo en Excel haciendo clic en la pestaña
Revisar.
Si el usuario selecciona Windows, la ventana del libro de trabajo no se puede
cambiar de tamaño, cerrar, mover ni ocultar ni mostrar.
Paso 3 – Por favor, introduzca su contraseña.
Si un libro de trabajo no está protegido con contraseña, cualquiera puede
cambiar la información o desprotegerla.
Paso 4 – Haga clic en Aceptar para confirmar su contraseña.
Tips adicionales
Debe proteger sus hojas de cálculo de Excel con una contraseña, pero hay varios
pasos adicionales que puede seguir para garantizar que los datos permanezcan
seguros:
Establezca parámetros alrededor de las secciones de su hoja de trabajo
que no se pueden cambiar ni editar. Esto ayudará a garantizar la
consistencia de los datos. Debe tener especial cuidado si su hoja de
cálculo está vinculada a otra hoja de cálculo que se basa en fórmulas y
datos actualizados.
Mantenga un administrador de contraseñas y cambie sus contraseñas con
frecuencia. Una empresa debe actualizar las contraseñas de inmediato
cuando cambia el acceso del personal a los archivos para garantizar que
solo los empleados actuales tengan acceso y puedan ver los archivos.
Asegúrese de que los niveles de permiso de «ver» y «editar» estén
establecidos de acuerdo con quién puede hacer cambios y quién solo
puede ver el documento. Por ejemplo, si comparte archivos solo como
referencia, «ver» es la opción correcta, ya que la persona o el equipo no
necesitarán cambiar los datos.
Conclusiones
Proteger sus hojas de cálculo de Excel con contraseñas es un método de
protección de datos simple y efectivo. Puede prevenir ataques maliciosos y
accesos no autorizados y proteger sus datos.
Contraseñas seguras y medidas de seguridad como autenticación de dos
factores puede proteger los datos comerciales confidenciales y prevenir las
filtraciones de datos.
