LA OFICINA

Es un lugar de trabajo donde los trabajadores cumplen las actividades asignadas para el logro de los
objetivos de una empresa.

En la oficina se cumple la delegación responsabilidades para proyectar y preparar registros,

correspondencia, logros, cambios y movimientos en los planes de trabajo, reglamentos, instructivos,
manejo de papelería e insumos, así como adiestramiento y capacitación de personal, etc.

Es en la oficina donde se guardan los archivos parroquiales, tales como los libros de Bautismo,
Matrimonios, Defunciones y otros documentos de la parroquia.

Trámites que se realizan en la oficina parroquial: Actas de Bautismo, Primera Comunión y Matrimonio.
Intenciones de misa.

Organización de la oficina parroquial

I Concilio Plenario Dominicano

Téngase en cuenta, también, lo siguiente:

Primero:

a) Deben estar al día y diligentemente cuidados los libros y archivos de las oficinas parroquiales. Éstos
pueden ser revisados por el obispo, o persona designada, en visitas especiales para estos fines.

Segundo:

b) Han de usar los libros y formularios comunes editados por las diócesis, como los del Bautismo,
Matrimonio, Defunciones, Dispensas, y otros.

Tercero:

c) Debe capacitarse y seleccionarse con cuidado el personal auxiliar de las oficinas parroquiales, sobre
todo al secretario/a parroquial, principalmente cuando llevan cuentas y preparan los depósitos
bancarios.

CONCILIO DE TRENTO

Los archivos parroquiales surgen oficialmente de las disposiciones tridentinas. Se hace obligatoria para
toda la Iglesia en la sesión XXIV de 1562.

El concilio insistió en la necesidad de que exista un libro encuadernado en pergamino en el que se

asienten los nombres de los bautizados, así como el día, mes y año de la celebración del bautismo,
nombres y apellidos de los padres.

REGISTROS EN LIBROS:

Regulaciones establecidas en el Código de Derecho Canónico

Canon 877 § 1. El párroco del lugar en que se celebra el bautismo debe anotar diligentemente y sin demora en el
libro de bautismo el nombre de los bautizados, haciendo mención del ministro, los padres, padrinos, testigos, si los
hubo, y el lugar y día en que se administró, indicando asimismo el día y lugar del nacimiento.

Canon 895 Deben inscribirse los nombres de los confirmados en el libro de confirmaciones de la Curia diocesana,
dejando constancia del ministro, de los padres y padrinos, y del lugar y día de la administración del sacramento…

ARCHIVO PARROQUIAL

Es un registro de personas y contiene datos sobre actos oficiales que se realizan en iglesias.

Se llama también libro parroquial lo cual diferencia entre libro de bautizados, libro de
matrimonios y libro de difuntos.

También existen listas de confirmaciones y registros de miembros de una parroquia, etc.

LIBROS PARROQUIALES

Contienen valor histórico, religioso y civil.

— Los libros de BAUTIZADOS son imprescindibles para el conocimiento de la demografía histórica.

— A lo largo de los años se nota una evolución en el asentamiento de las partidas bautismales, más
sencillas en los comienzos, van completándose y dándonos más datos en el correr del tiempo.

Canon 535: sobre los

LIBROS PARROQUIALES

C535. P1.

En cada parroquia se han de llevar los libros parroquiales, es decir,

de bautizados, de matrimonios y de difuntos, y aquellos otros prescritos por la Conferencia Episcopal o

por el Obispo diocesano;

cuide el párroco de que esos libros se anoten con exactitud y se guarden diligentemente.

P2. En el libro de bautizados se anotará también la confirmación, así como lo que

se refiere al estado canónico de los fieles por razón del matrimonio, quedando a

salvo lo que prescribe el can. 1133, por razón de la adopción, de la recepción del

orden sagrado, de la profesión perpetua emitida en un instituto religioso y del

cambio de rito; y esas anotaciones han de hacerse constar siempre en la partida del bautismo.

P3. Cada parroquia ha de tener su propio sello; los certificados que se

refieren al estado canónico de los fieles, así como también las demás actas que
puedan tener valor jurídico, deben llevar la firma del párroco o de su delegado, y el sello parroquial.

P4. En toda parroquia ha de haber una estantería o archivo,

donde se guarden los libros parroquiales, juntamente con las cartas de los Obispos

y otros documentos que deben conservarse por motivos de necesidad o de

utilidad; todo ello debe ser revisado por el Obispo diocesano o por su delegado en

tiempo de visita o en otra ocasión oportuna, y cuide el párroco de que no vaya a parar a manos extrañas.

LOS LIBROS DE MATRIMONIOS

Estos libros nos dan la fecha de la celebración del matrimonio, nombre estado, edad, naturaleza de los
contrayentes, así como el nombre, procedencia de sus padres, el nombre de los padrinos y testigos.

— Los libros de DIFUNTOS

— En estos libros encontramos la fecha del fallecimiento, nombre, el lugar de sepultura, padres, cónyuge
e hijos, en su caso, causa de fallecimiento, si recibió los últimos sacramentos en su postrera enfermedad.
Por ellos podemos saber el índice de mortalidad, mortalidad infantil, causas de esta mortalidad como
puede ser enfermedades, epidemias, catástrofes naturales.

De está forma, toda la documentación generada durante siglos por estas prácticas, ha producido una
acumulación de enormes cantidades de libros y legados que son la base fundamental del patrimonio
eclesiástico de cada parroquia.

Debido a la inexistencia, hasta hace escasamente dos siglos de los Registros Civiles, toda la información
personal, estadística, sociológica y genealógica de dichas entidades constituyen uno de los mayores
tesoros que ha generado y aún se mantienen bajo la administración de la Iglesia.

SECRETARIA/O PARROQUIAL

El párroco es el representante en todo de la parroquia y debe velar por todos los asuntos, incluidos los
administrativos. Sin embargo se auxilia de la secretaria/o parroquial.

SECRETARIA/O PARROQUIAL?

— Es la primera persona que atiende a los fieles que se presentan en la parroquia.

— Es el primer rostro visible de la comunidad parroquial.

— Es la puerta que los fieles encuentran abierta o cerrada.

— Su actitud es interpretada por muchos fieles, como el signo de una Iglesia que los acoge o rechaza.
Ser secretario/a
parroquial IMPLICA

Tener conciencia de que la labor encomendada es llevar a cabo un ministerio en la iglesia y por lo tanto
es un don de Dios que se asocia a una tarea.

La responsabilidad, eficacia y corrección con que se realice esta tarea confiada, redundará en frutos de
gracia y santidad en la comunidad parroquial.

En la secretaría parroquial se expresa de modo variado las ayudas de los fieles en la misión que el obispo
diocesano le ha encomendado al párroco.

El cuidado y la atención de los libros y archivos parroquiales.

Es el laico que actúa como secretario/a parroquial un ejemplo de los fieles que pueden ser consultados
por el obispo diocesano para la designación del Párroco en esa parroquia, siguiendo el canon 524.

La formación sacerdotal requiere cada vez más de un conocimiento de las tareas administrativas, pero
que en la práctica pastoral donde uno los aprende y actualiza.

Decimos también que, parte del apostolado de los seminaristas en las parroquias, es interiorizarse del
movimiento de una secretaría.

ACTIVIDADES A REALIZAR

—Prepara con mayor o menor minuciosidad los libros parroquiales.

—Prepara los expedientes matrimoniales y amonestaciones.
— Lleva la agenda.
— Anota intenciones.
— Demás que requiera el párroco.
— Lugar de Trabajo.

ACTITUDES

◄Cordialidad ◄ Orden
◄ Amabilidad ◄ Discreción
◄ Paciencia
◄ Apertura al diálogo ◄ Puntualidad
◄ Sobriedad ◄ Diligente
◄ Limpieza ◄ Responsabilidad
◄ Equilibrio emocional

Condiciones de lugar que debe tener el espacio donde desempeña su labor una secretaria

•Ordenado •Limpio •Iluminado •Seguro