El canciller y el

archivo diocesano

Pbro. Dr. Juan Carlos Casas García

 La Cancillería tiene como
principales funciones:

1. Organizar y custodiar todos los documentos y

actas concernientes a la diócesis y las parroquias
y entes canónicos.
Tiene un archivo propio, en que se guardan
documentos y escrituras particulares de cada
parroquia, sacerdote y departamento comisión;

2. Redactar y expedir las actas y documentos

referentes a decretos, disposiciones,
obligaciones y otros asuntos; dando así fe
pública de lo que se expresa o autentifica, de
manera que tengan efectos jurídicos;
3. Asentar por escrito en los libros oficiales de la
Curia diocesana todos los documentos
emanados de la misma Cancillería o provenientes
de otras instituciones oficiales.

4. Autentificación de documentos: cuando se

expide un documento en una parroquia de la
diócesis (fe de bautismo, fe de Confirmación,
expediente matrimonial), para que tenga validez
en otras diócesis se autentifica en la Cancillería.

5. El Canciller está llamado a velar por el Archivo

diocesano que incluye el Archivo corriente, el
Archivo de concentración y el Archivo histórico
según las normas del CIC y de la Santa Sede.
 1) Nombramientos de párrocos,
6. La Cancillería vicarios parroquiales (seculares
A. Decretos
prepara los o religiosos); de capellanes
para hospitales, escuelas…

3) Nombramientos de
2) Nombramientos de
los distintos miembros 4) Erección de casas
diáconos transitorios
del Tribunal religiosas
o permanentes
Eclesiástico

5) Erección de
congregaciones 7. Otros que indique
6) Comunicación de
religiosas de derecho el Código de
decretos a personas
diocesano y Derecho canónico y
asociaciones de
e instituciones
la normativa vigente
fieles
 1) Gestionar la revisión de los textos
B. Licencias: que requieren imprimatur y nihil
obstat

3) Las solicitudes de licencia para la

reserva del Santísimo Sacramento en
2) Las solicitudes de Licencias
un lugar adecuado, por ejemplo, en
ministeriales
el oratorio de un colegio o la casa de
una comunidad religiosa
 1) De vigencia de las
entidades canónicas
presentes en la diócesis:
c. Certificados: parroquias, institutos
religiosos, fundaciones,
asociaciones de fieles
2) De representante legal
de parroquias, institutos
religiosos, y entidades
canónicas

3) Legalización de certificados
de bautismo o de otro
sacramento administrados por
parroquias de la diócesis
4) Certificación y
acreditación de
sacerdotes que llegan a la
diócesis y aquellos que
requieran las distintas
entidades canónicas de la
arquidiócesis

D. Otras actividades
y documentación
2. Coordinación de
secretarios parroquiales
1. Informes para la Santa
de la arquidiócesis y
Sede
apoyo en su formación
pastoral y canónica

4. Colaboración con la
Economía diocesana en lo
5. Colaborar en la emisión de
3. Control y emisión de referente al cumplimiento de
licencias y dispensas para
credenciales para las obligaciones emanadas
matrimonios en reemplazo
sacerdotes y consagrados. de los decretos 329/2003 y
del Tribunal Eclesiástico
330/2003 para las parroquias
y entes canónicos

6. Recepción de intenciones
de Misa por parte de fieles y
7. Rectificación de actas
otras diócesis y encargarlas
a sacerdotes para su de los libros parroquiales
aplicación
 CAPÍTULO II
DE LA CURIA DIOCESANA (cc. 469-494)
Art. 2 DEL CANCILLER Y OTROS NOTARIOS, Y DE LOS ARCHIVOS
482 §1. En cada curia, debe haber un canciller, cuya principal función, a no ser que
el derecho particular establezca otra cosa, consiste en cuidar de que se redacten
las actas de la curia, se expidan y se custodien en el archivo de la misma.
§ 2. Cuando parezca necesario, puede nombrarse un ayudante del canciller,
llamado vicecanciller.
§ 3. El canciller y el vicecanciller son de propio derecho notarios y secretarios de la
curia.
483 § 1. Además del canciller, puede haber otros notarios, cuya escritura o firma
da fe pública, en lo que atañe ya a cualquier tipo de actos, ya únicamente para los
asuntos judiciales, o sólo para los actos referentes a una determinada causa o
asunto.
§ 2. El canciller y los notarios deben ser personas de buena fama y por encima de
toda sospecha; en las causas en las que pueda ponerse en juicio la buena fama de
un sacerdote, el notario debe ser sacerdote.
484 El oficio de los notarios consiste en:
1. redactar las actas y documentos referentes a decretos,
disposiciones, obligaciones y otros asuntos para los que se
requiera su intervención;
2. recoger fielmente por escrito todo lo realizado, y firmarlo,
indicando el lugar, día, mes y año;
3. mostrar a quien legítimamente los pida aquellas actas o
documentos contenidos en el registro, y autenticar sus copias
declarándolas conformes con el original.
485 El canciller y demás notarios pueden ser libremente removidos de su
oficio por el Obispo diocesano, pero no por el Administrador diocesano
sin el consentimiento del colegio de consultores.
486 § 1. Deben custodiarse con la mayor diligencia todos los
documentos que se refieran a la diócesis o a las parroquias.
§ 2. Se ha de establecer en cada curia, en lugar seguro, un archivo o
tabulario diocesano, en el que se conserven con orden manifiesto y
diligentemente guardados los documentos y escrituras correspondientes
a los asuntos diocesanos, tanto espirituales como temporales.
§ 3. Debe hacerse un inventario o índice de los documentos que se
guardan en el archivo, con un breve resumen del contenido de cada
escritura.
487 § 1 El archivo ha de estar cerrado, y sólo el Obispo y el canciller
deben tener la llave; a nadie se permite entrar en él sin permiso del
Obispo, o del Moderador de la curia junto con el canciller.
§ 2. Todos los interesados tienen derecho a recibir personalmente o por
medio de un procurador, copia auténtica, escrita o fotocopiada, de
aquellos documentos que siendo públicos por su naturaleza se refieran a
su estado personal.
488 No se permite sacar documentos del archivo, si no es por poco
tiempo y con el consentimiento del Obispo, o del Moderador de la curia
junto con el canciller.
489 § 1. Debe haber también en la curia diocesana un archivo secreto,
o al menos un armario o una caja dentro del archivo general, totalmente
cerrada con llave y que no pueda moverse del sitio, en donde se
conserven con suma cautela los documentos que han de ser
custodiados bajo secreto.
§ 2. Todos los años deben destruirse los documentos de aquellas
causas criminales en materia de costumbres cuyos reos hayan fallecido
ya, o que han sido resueltas con sentencia condenatoria diez años
antes, debiendo conservarse un breve resumen del hecho junto con el
texto de la sentencia definitiva.
490 § 1. La llave del archivo secreto la tiene solamente el Obispo.
§ 2. Mientras esté vacante la sede no se abrirá el archivo o armario
secreto, a no ser en caso de verdadera necesidad, por el Administrador
diocesano personalmente.
§ 3. No deben sacarse documentos del archivo o armario secreto.
491 § 1. Cuide el Obispo diocesano de que se conserven
diligentemente las actas y documentos contenidos en los archivos de
las iglesias catedralicias, de las colegiatas, de las parroquias y de las
demás iglesias de su territorio, y de que se hagan inventarios o
índices en doble ejemplar, uno de los cuales se guardará en el
archivo propio, y el otro en el archivo diocesano.
§ 2. Cuide también el Obispo diocesano de que haya en la diócesis
un archivo histórico, y de que en él se guarden con cuidado y se
ordenen de modo sistemático los documentos que tengan valor
histórico.
§ 3. Para examinar o sacar de su sitio las actas y documentos
aludidos en los §§ 1 y 2, deben observarse las normas establecidas
por el Obispo diocesano.
 INTRODUCCIÓN

- Los archivos proporcionan el material

básico para la historia, son unas de las
principales fuentes históricas y la Iglesia
católica tiene el deber de cuidar,
conservar, clasificar y difundir sus
archivos.
- En los archivos eclesiásticos se
conservan una gran cantidad de
documentos importantes para el
historiador eclesiástico, y para quien
pretenda hacer historia social,
económica, de las instituciones, de las
mentalidades, etc.
 - Tanto el archivista como el
investigador deben poseer las
herramientas teórico-prácticas
para hacer un buen uso de los
archivos.
- Es decir, conocimientos de los
procesos históricos e
institucionales, acerca de las
tendencias económicas, sociales
y culturales, es decir, todo el
entorno en que se desarrolla el
ser humano civilizado.
- La Iglesia ha tenido cuidado desde
los tiempos apostólicos de los
escritos que atestiguan su
presencia y actividad en el
mundo.
- Esta necesidad es esencial a su
organización e inherente a su
misma naturaleza y misión:
conservar la memoria histórica no
sólo para transmitirla a las nuevas
generaciones, sino para mantener
vivo un ligamen con sus orígenes y,
sobre todo, con su fundador.
Importancia de los archivos eclesiásticos

- Lugares de la memoria: recogen todos los

datos con los cuales se ha escrito la
articulada historia de las comunidades
eclesiales para ofrecer la posibilidad de una
adecuada valoración de lo que se ha hecho,
de los resultados obtenidos, de las aciertos
y de los errores.
- En los archivos eclesiásticos, como amaba
decir Pablo VI, «se conservan las huellas
del transitus Domini en la historia de los
hombres» (Alocución a los participantes en
el V Congreso de la Asociación Archivística
Eclesiástica, 26 septiembre de 1963).
- Pontificia Comisión para los Bienes
Culturales de la Iglesia, La función
pastoral de los Archivos Eclesiásticos
(2 febrero de 1997)
- «Lugares de la memoria de las
comunidades cristianas y factores de
cultura para la nueva evangelización».
- «Bienes culturales de primera
importancia, cuya peculiaridad consiste
en registrar el recorrido a lo largo de los
siglos de la Iglesia en las singulares
realidades que la conforman».
- La fe lleva a la acción (nivel
pastoral): los archivos, con su
patrimonio documental conocido y
comunicado, pueden ser instrumentos
útiles para una inteligente acción
pastoral, puesto que a través de la
memoria de los hechos se da
una mayor concreción de la Tradición.
- Para la Iglesia, los archivos son
garantía de supervivencia institucional
y agradecimiento de los fieles del
presente hacia quienes los
precedieron.
- El patrimonio archivístico
eclesiástico no es un bien que
deba permanecer oculto
celosamente en los anaqueles:
es necesario transmitirlo a
todos y utilizarlo.
- Pasados los plazos de
reserva, se convierte en
patrimonio archivístico
universal: «Los archivos, en
cuanto bienes culturales, con el
paso del tiempo adquieren una
dimensión universal,
transformándose en patrimonio
de toda la humanidad».
LOS ARCHIVOS. DEFINICIÓN
Etimología
El origen del término es incierto y no existe acuerdo
para establecer su procedencia. Sin embargo, se pueden
traer a colación tres propuestas:

1. La palabra se deriva de arx, arca, arcanum que

significa arca, casa, depósito donde se conservan los
documentos.

2. Otra opinión es la que hace derivar archivo de

arxaios, arcaico o antiguo relacionado con los
documentos antiguos y el lugar de su conservación.
Concepto
- “Los archivos son un conjunto de
documentos recibidos o elaborados
por una persona física o moral, pública
o privada y destinados por su
naturaleza a ser conservados por esa
misma persona”.

- “El conjunto de escritos producidos y

recibidos por una oficina de un
organismo para el ejercicio de sus
competencias concretas, conservados
por como instrumentos de continuidad
en la toma de decisiones, tramitación
de asuntos, defensa de derechos y
conocimiento de sus actividades”.
CONJUNTO
DOCUMENTOS (contenidos en cualquier soporte)

PRODUCIDOS (por una persona física o moral)

FRUTO DE UN PROCESO ADMINISTRATIVO

NATURAL (orgánicamente producidos)

DEBIDAMENTE CONSERVADOS (organizados y

en un lugar apropiado)
2. LOS DIVERSOS TIPOS DE ARCHIVOS
- Los conceptos fundamentales de la archivística valen
para todo archivo.
- Existen algunos elementos que no pueden aplicarse
de manera general, ya que son propios de cada clase
específica de archivo:
a) La existencia de la institución: activos y no activos
b) Las funciones de la institución (Teoría de las
tres edades de los documentos- Carlos Wifields, 1972):
• trámite,
• concentración
• histórico
c) La naturaleza de la institución:
• públicos
• privados
3. CONTENIDO DE LOS ARCHIVOS
- Desde diversos ángulos:
Aspecto físico: el material sobre el que se
escribe. El archivo puede contener papiros,
pergaminos, libros, tarjetas, hojas, fotografías, y
los nuevos soportes como los CDs, DVDs, USBs.

Aspecto archivístico: el material se agrupa con

base en los fondos, secciones y series.
Ej. libros de bautismos, correspondencia, libros
de censos, estudios, expedientes de personal,
etc.

Aspecto diplomático: documentos en el sentido

estricto: actas, escrituras, reales órdenes, bulas,
concordatos, oficios, decretos, circulares, etc.
4. PRINCIPIOS Y PARADIGMAS DE LA ARCHIVÍSTICA

- PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

- CICLO DE VIDA DOCUMENTAL

- CONCEPTO DE LA CONTINUIDAD DE LA
DOCUMENTACIÓN
 PRINCIPIO DE
PROCEDENCIA

- Natalis de Wailly, en 1841, siendo a la

sazón jefe de la sección administrativa de
los Archivos Departamentales, en el
Ministerio del Interior, elaboró la circular de
24 de abril.
- Allí se dio a la luz la noción de “fondo de
archivo”, entendiéndolo por “reunir los
documentos por fondos, es decir, reunir
todos los documentos que provienen de
un cuerpo, de un establecimiento, de una
familia o de un individuo, y arreglar estos
fondos con sujeción a un orden
determinado...
CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
VIDA ADMINISTRATIVA
➢Documentos activos, en curso, de tramitación
o gestión (Archivo de trámite, corriente, activo
o de circulación)

➢Documentos semiactivos, de menos uso en

cuanto a su gestión (Archivo de concentración
o intermedio)

➢Documentos no activos desde el punto de vista

administrativo (Archivo histórico)
VIDA CULTURAL O
CIENTÍFICA

• ARCHIVO HISTÓRICO
= LUGAR DEFINITIVO
•
Norma Internacional
para la Descripción
de Funciones
ISDF ​

Norma internacional para la descripción de funciones:​

https://www.ica.org/sites/default/files/CBPS_2007_Guideline
s_ISDF_First-edition_SP.pdf
 Los archivos de la Iglesia
- Desde sus inicios, el cristianismo se preocupó
por conservar la memoria de su misión
pastoral, y sus obras.
- Con este fin la Iglesia continuó la tradición
archivística de los pueblos antiguos, caldeos,
asirios, judíos, griegos, y el Imperio romano.
- Las Actas de los mártires y documentos más
antiguos fueron aumentando y conservándose
con cuidado.
- El interés de los sumos pontífices por la
conservación del patrimonio cultural
eclesiástico —y en este caso de los archivos—
fue patente.
- Desde el siglo IV por iniciativa de San
Dámaso el primer archivo eclesiástico se
albergó en la basílica de san Lorenzo in
Damaso, en Roma.
- Imitando la romana, la cancillería se
organizó en el siglo VI, y en tiempos de
Gregorio VII se formaron y redactaron los
registros, raíz y fundamento de la tradición
pontificia.
- Durante la Edad Media se suceden
algunos hitos de normativa archivística:
cánones de concilios provinciales,
recomendaciones, etc., tendientes a la
ordenación y conservación de los
documentos aun muy lejos de constituirse
un cuerpo de legislación canónica
específica.
- Con el Concilio de Trento inició una
verdadera política de archivos, en especial
de los parroquiales y los diocesanos,
aunque no trata directamente de ellos, sino
como consecuencia del funcionamiento y
prácticas de determinadas instituciones
eclesiásticas.
- Esta normativa será obligatoria en
España desde el 12 de julio de 1564, fecha
en que Felipe II decretó oficialmente la
ejecución de todo lo acordado en el
Tridentino.
- San Carlos Borromeo, arzobispo de Milán, trató
con detenimiento de los fondos documentales que
había que conservar, insistiendo en la
conveniencia de la redacción de inventarios, que
debería hacerse por triplicado.
- Continuación de esta importante labor fue la
llevada a cabo por el papa Sixto V en 1588.
Por la constitución Inmensa aeterni Dei
reglamentó la creación de archivos en los
diferentes dicasterios de la curia romana, y su
funcionamiento, dando como fruto más relevante
la publicación por la Cámara Apostólica de los
«Estatutos y reglamento de los archivos
eclesiásticos». Una verdadera doctrina de
organización y práctica archivísticas.
• Otro impulso importante l o dio Benedicto
XIII. En el año 1727 publicó la constitución
Máxima vigilantia, que incidió sobre todo en
los archivos diocesanos. Trató de la
obligatoriedad de llevar inventarios y
catálogos, por duplicado, y de la seguridad de
los archivos, entre otras normas a tener en
cuenta.
• En 1881 se abrió al público el Archivo
Secreto Vaticano, en consonancia con las
nuevas corrientes de considerar a los archivos
centros abiertos a la investigación histórica.
• A partir de entonces, sin descuidar la
conservación e integridad de estas fuentes
históricas, se impulsó la redacción de
instrumentos de trabajo encaminados a
facilitar su consulta.
- Un «reglamento para la custodia y uso de las
bibliotecas y archivos eclesiásticos»: 1902.
- El secretario de Estado y cardenal Merry del Val, en
1907, dirigió una circular a los obispos de Italia sobre la
conservación del patrimonio cultural de la Iglesia.
-El primer Código de derecho canónico, promulgado en
1917, en sus cánones 372-378 trata «de diversos
aspectos relacionados con los archivos eclesiásticos
en general, y con los episcopales o diocesanos en
particular.
• Regula tanto el personal debe atenderlos, a cuyo
frente estarán el canciller, y el notario, el régimen de
funcionamiento, condiciones que deben reunir los
locales, apertura al público, comunicación de los
documentos, reproducción de éstos, y otros muchos
aspectos.
- La Santa Sede se ha preocupado por el
patrimonio documental de la Iglesia.
- 1923: Pío XI creó la Escuela de Paleografía y
Diplomática del Vaticano, a la que años
después se agregó en su título la de
Archivística.
- Juan XXIII, en 29 de febrero de 1960 definió
como organismo la Pontificia Comisión para los
Archivos Eclesiásticos de Italia, incluyendo
instrucciones sobre su gobierno y
funcionamiento.
- El nuevo Código de derecho canónico de 1983
sólo se limitó a recoger las normas contenidas en
el Código de 1917.
 TÍTULO III
DE LA ORDENACIÓN INTERNA DE LAS IGLESIAS PARTICULARES (Cann. 460–572)

CAPÍTULO II
DE LA CURIA DIOCESANA (cc. 469-494)
Art. 2 DEL CANCILLER Y OTROS NOTARIOS, Y DE LOS ARCHIVOS
482 §1. En cada curia, debe haber un canciller, cuya principal función, a no ser que el
derecho particular establezca otra cosa, consiste en cuidar de que se redacten las actas
de la curia, se expidan y se custodien en el archivo de la misma.
§ 2. Cuando parezca necesario, puede nombrarse un ayudante del canciller, llamado
vicecanciller.
§ 3. El canciller y el vicecanciller son de propio derecho notarios y secretarios de la curia.
483 § 1.Además del canciller, puede haber otros notarios, cuya escritura o firma da fe
pública, en lo que atañe ya a cualquier tipo de actos, ya únicamente para los asuntos
judiciales, o sólo para los actos referentes a una determinada causa o asunto.
§ 2. El canciller y los notarios deben ser personas de buena fama y por encima de toda
sospecha; en las causas en las que pueda ponerse en juicio la buena fama de un sacerdote,
el notario debe ser sacerdote.
484 El oficio de los notarios consiste en:
1. redactar las actas y documentos referentes a decretos, disposiciones, obligaciones y otros
asuntos para los que se requiera su intervención;
2. recoger fielmente por escrito todo lo realizado, y firmarlo, indicando el lugar, día, mes y año;
3. mostrar a quien legítimamente los pida aquellas actas o documentos contenidos en el
registro, y autenticar sus copias declarándolas conformes con el original.
485 El canciller y demás notarios pueden ser libremente removidos de su oficio por el obispo
diocesano, pero no por el Administrador diocesano sin el consentimiento del colegio de
consultores.
486 § 1. Deben custodiarse con la mayor diligencia todos los documentos que se refieran
a la diócesis o a las parroquias.
§ 2. Se ha de establecer en cada curia, en lugar seguro, un archivo o tabulario diocesano,
en el que se conserven con orden manifiesto y diligentemente guardados los
documentos y escrituras correspondientes a los asuntos diocesanos, tanto espirituales como
temporales.
§ 3. Debe hacerse un inventario o índice de los documentos que se guardan en el archivo,
con un breve resumen del contenido de cada escritura.
487 § 1 El archivo ha de estar cerrado, y sólo el Obispo y el canciller deben tener la llave; a
nadie se permite entrar en él sin permiso del Obispo, o del Moderador de la curia junto con el
canciller.
§ 2.Todos los interesados tienen derecho a recibir personalmente o por medio de un
procurador, copia auténtica, escrita o fotocopiada, de aquellos documentos que siendo públicos
por su naturaleza se refieran a su estado personal.
488 No se permite sacar documentos del archivo, si no es por poco tiempo y con
el consentimiento del Obispo, o del Moderador de la curia junto con el canciller.
489 § 1.Debe haber también en la curia diocesana un archivo secreto, o al menos un
armario o una caja dentro del archivo general, totalmente cerrada con llave y que no
pueda moverse del sitio, en donde se conserven con suma cautela los documentos que
han de ser custodiados bajo secreto.
§ 2.Todos los años deben destruirse los documentos de aquellas causas criminales en
materia de costumbres cuyos reos hayan fallecido ya, o que han sido resueltas con
sentencia condenatoria diez años antes, debiendo conservarse un breve resumen del
hecho junto con el texto de la sentencia definitiva.
490 § 1. La llave del archivo secreto la tiene solamente el Obispo.
§ 2. Mientras esté vacante la sede no se abrirá el archivo o armario secreto, a no ser
en caso de verdadera necesidad, por el Administrador diocesano personalmente.
§ 3. No deben sacarse documentos del archivo o armario secreto.
491 § 1. Cuide el Obispo diocesano de que se conserven diligentemente las actas y
documentos contenidos en los archivos de las iglesias catedralicias, de las colegiatas, de
las parroquias y de las demás iglesias de su territorio, y de que se hagan inventarios o
índices en doble ejemplar, uno de los cuales se guardará en el archivo propio, y el otro
en el archivo diocesano.
§ 2. Cuide también el Obispo diocesano de que haya en la diócesis un archivo histórico,
y de que en él se guarden con cuidado y se ordenen de modo sistemático los
documentos que tengan valor histórico.
§ 3. Para examinar o sacar de su sitio las actas y documentos aludidos en los §§ 1 y 2,
deben observarse las normas establecidas por el Obispo diocesano.
- Actuaciones más recientes se
dieron durante el pontificado de
Juan Pablo II.
- Junio de 1988: el papa instituyó la
Pontificia Comisión para la
Conservación del Patrimonio
Artístico e Histórico, dentro de la
Congregación para el Clero, siendo
reformada más tarde
transformándose en la Pontificia
Comisión para los Bienes de la
Iglesia, con autonomía propia
- Constitución apostólica Pastor bonus,
de 28 de junio de 1988: J.P. II incidió en la
importancia de los fondos documentales.
- La Pontificia Comisión, a través de las
conferencias episcopales nacionales, ha
insistido repetidamente en el deseo del
Sumo Pontífice de que se preste gran
atención a la conservación y salvaguarda
de los bienes culturales de la Iglesia,
como testimonio de las tradiciones
cristianas e instrumentos privilegiados
de la nueva evangelización.
5.1. CLASIFICACIÓN DE LOS
ARCHIVOS ECLESIÁSTICOS

- Según la naturaleza de las

instituciones productoras, de
cuya historia, función y
actividades y su documentación es
la memoria fehaciente, puede
establecerse una clasificación
general, considerando su
pertenencia a la Iglesia secular, o a
la Iglesia regular.
- Los más importantes del clero secular
son los archivos catedralicios o
capitulares, los episcopales o
diocesanos y los parroquiales.
- A estos pueden añadirse los de la
Conferencia episcopal, de la
Nunciatura apostólica y de la Rota, y
los de algunos seminarios, colegios y
universidades.
- En la Iglesia regular se encuentran
los monásticos, los de otras órdenes
religiosas: mendicantes, de
enseñanza, de asistencia y caridad,
y de otras congregaciones e institutos.
- Otros archivos, que podrían
calificarse de menores, son los de
hospitales, cofradías, hermandades,
asociaciones piadosas y asistenciales,
como Acción Católica y Cáritas, y
otras semejantes nacidas en el seno
de la Iglesia, cuyos documentos son
de interés para la historia social.
- Los fondos eclesiásticos no
siempre se conservan en su
organismo de origen o en el
archivo adecuado.
- Es frecuente encontrar
confundidos, o reunidos en uno
solo el capitular y el episcopal; los
de antiguos monasterios en los
catedralicios, diocesanos y aún en
los parroquiales, así como
documentación parroquial más
antigua, que, según las nuevas
directrices, debe depositarse en el
archivo diocesano correspondiente.
- Desde los expolios y
nacionalizaciones del siglo XIX, gran
parte del patrimonio cultural de la
Iglesia se conserva en instituciones del
Estado, como archivos, bibliotecas y
museos.
- Los archivos estatales ponen a
disposición de los investigadores un
contingente considerable de fondos
documentales de esta procedencia, y
entonces su consulta es pública.
- La documentación, los archivos actuales
de la Iglesia son de propiedad privada,
son archivos privados, aunque se hallan
incursos en el patrimonio cultural e histórico
nacional.
- Son bienes culturales con un doble valor:
religioso e histórico. Como en toda clase
de archivos, sean éstos civiles o
eclesiásticos, siempre existen determinados
documentos cuya consulta es reservada y
aún prohibida.
- Para la historia eclesiástica deben tenerse
presentes ciertos fondos conservados en
archivos civiles, producidos por órganos del
Estado. Los más importantes se ofrecen al
investigador en el Archivo General de la
Nación, el Archivo General de Indias
(Sevilla), etc.
Archivos catedralicios o
capitulares
- A imitación de la curia romana, dentro de
las instituciones eclesiásticas los primeros
archivos que se formaron, junto con los
monásticos, fueron los capitulares, o
catedralicios.
- Desde los tiempos más antiguos, los
cabildos primero y los obispos después
empezaron a conservar su propia
documentación, particularmente la que
acreditaba privilegios, derechos, rentas y
propiedades, y toda aquella que iba
sucediéndose en el tiempo como
resultado de su misión y funcionamiento.
- En los archivos de las catedrales se
custodiaron durante siglos los documentos
episcopales.
- Hasta el Concilio de Trento, estaban
reunidos en un mismo archivo, el
catedralicio, los fondos procedentes del
cabildo, de la fábrica de la catedral, del
obispo, y de la incipiente curia episcopal o
diocesana. Ésta no había alcanzado aún
una organización burocrática suficiente
para conservar en ella sus propios
documentos.
- A lo largo de la historia, fue frecuente la
vacancia de las sedes, por lo que el
cabildo se hacía cargo del gobierno de las
diócesis y la documentación diocesana se
conservó en los archivos capitulares.
- La normativa del Concilio de
Trento hizo de los obispos
protagonistas de la reforma
de la Iglesia y artífices de la
organización sus curias.
- Nacen así, con
características propias, los
archivos diocesanos.
- A partir de este momento
van multiplicándose sus
fondos, que son de valor
primordial para la historia de
la Iglesia y de la sociedad.
- Los cabildos aparecen constituidos
en los primeros siglos de la Edad
Media, con la restauración o
creación de sedes episcopales
como una asamblea, como un
órgano de gobierno que auxilia al
obispo en su cometido.
- Sus componentes empezaron
haciendo vida en común bajo una
regla, o «canon», de aquí el nombre
de canónigos, vida comunitaria que
irían abandonando poco a poco,
hasta desaparecer, pero siempre
conservaron su calificativo y
condición de canónigos.
- Juntos formaban el capítulo, o
cabildo, integrado por el deán, el
arcediano, el chantre, el penitenciario,
el magistral y otras dignidades y resto
de personal beneficiado, pues era
característico su participación de
derechos y prebendas, cobrando
rentas de la mesa capitular, que
estaba separada de la «mensa», o
mesa del obispo.
- La mensa capitular estaba dividida en
tantas partes o prebendas cuantos eran
los componentes del cabildo.
- Para disfrutar de este beneficio los
canónigos tenían diferentes
obligaciones: trabajo, celebración de
funciones litúrgicas, asistencia al coro y
oficio divino, administración de
sacramentos y actividades de la misión
pastoral de la diócesis.
- También coadyuvaban en la
conservación y gestión de los bienes
muebles e inmuebles, que formaban la
mesa capitular.
- El capítulo de canónigos de las
catedrales fue siempre un organismo
indispensable para el obispo, era su
senado, que, poco a poco, fue
adquiriendo mayor importancia en
prerrogativas y derechos.
- Entre éstos: la elección de obispos y
el gobierno del obispado en sede
vacante, situación que a veces duraba
meses y hasta años.
- Estas instituciones de cabildo y catedral
dieron origen a un gran volumen de
documentos que pueden agruparse en
grandes secciones, constituidas por
series, las cuales, aun respondiendo a
un mismo cometido, reciben nombres
diferentes en uno u otro archivo.
- Los documentos fundacionales, los más
antiguos, suelen ser bulas, decretos, breves,
nombramientos y otros relativos a la erección
de la diócesis. Otros, reales, con privilegios y
donaciones concedidos por los soberanos y
personajes de la nobleza.
- Hay también documentos de gobierno como
los estatutos y constituciones del cabildo;
actas capitulares y documentación legislativa,
sobre sínodos y otras asambleas.
- En la secretaría, debido al gran número
de funciones a ella asignadas se
concentra una gran masa de fondos:
correspondencia con autoridades y
personas eclesiásticas y civiles -papas,
obispos, superiores de órdenes
religiosas, congregaciones, reyes, jefes
de Estado, jerarquías, personajes
notables y particulares-; con sus libros
registros de entrada y salida.
- La correspondencia recibida es original,
mientras que la emitida se conserva en
copias o minutas.
- Documentación sobre personal:
miembros del cabildo, concesiones de
prebendas, de oposición y obtención de
las mismas, de órdenes sagradas,
expedientes de limpieza de sangre, y
otros documentos familiares y
genealógicos, nombramientos,
autorizaciones, provisiones de
autoridades del cabildo, libros de entrada
de prebendados y racioneros, etc.
- Si se conserva en el capitular el archivo
episcopal, pueden también encontrarse
en secretaría las actas de visitas
pastorales y los boletines de la diócesis.
- Los bienes patrimoniales, las rentas y
los derechos de la mesa capitular debían
ser administrados, conservados y
controlados por el mayordomo y los
claveros.
- Esta función produjo una
documentación de carácter
administrativo y hacendístico
normalmente de mayor volumen en este
tipo de archivos. Su conjunto recibe el
nombre de mayordomía o mesa
capitular y comprende muchas y
variadas series
- Referentes a las ocupaciones
obligatorias de los canónigos son los
manuales de misas, de capellanías, de
aniversarios, procesiones, pitancerías.
- Sobre las propiedades del cabildo hay
libros como los antiguos cartularios, los
cabreos, tumbos y becerros, de
propiedades y rentas, de apeos y deslindes,
de censos y foros, etc.
- Dentro de la administración de la mesa
capitular está la Contaduría, que, como
indica su nombre, lleva la labor contable,
acompañada de gran cantidad de
documentos.
- Muchos tratan de las aportaciones de los
fieles al cabildo, y de aquellas con las que
éste debía contribuir al erario real, al
superior eclesiástico: libros de diezmos y
tazmías, de subsidio y excusado y de
tercias.
- Otros: libros de gastos, de granos, de
gallinas, de menudos, etc.
- La fábrica de la catedral tenía bienes
propios para su conservación y para el
culto. Su administración generó los
documentos que se agrupan bajo la
denominación de Fábrica, que, en
ciertas catedrales, gozó de personalidad
jurídica independiente.
- Libros protocolos, libros mayores y de
mayordomía, de heredades, de ingresos,
y gastos de receptoría, de conservación y
ornamentación del templo, y liturgia, de
nóminas y salarios, relaciones de objetos
e inventarios, etc. Contratos con
arquitectos y maestros de obras, nuevas
construcciones y reparaciones en la
catedral, con artistas para retablos,
esculturas, pinturas y tallas, rejeros,
organistas, y músicos, orfebres y
doradores, etc.
- Los canónigos asistían al coro y al oficio
divino y debían celebrar funciones religiosas y
litúrgicas, que iban acompañadas de
ceremonias y ritos.
- Esto dio origen a fondos específicos como
los llamados servicios de altar y coro, diarios
de ceremonias con su reglamentación,
calendarios y consuetas, que a menudo
contenían relaciones de pinturas imágenes y
objetos litúrgicos.
- A esta sección de liturgia podría agregarse
la de música. En muchas catedrales se
conserva un buen fondo musical con
partituras de canto llano y polifónico, libros
corales y cantorales, que suelen ir
ornamentados con bellas miniaturas, y
noticias sobre organistas y compositores
- La sección de justicia engloba
documentación de tipo jurídico y procesal,
producida en el transcurso de causas,
pleitos y procedimientos por conflictos del
cabildo con autoridades eclesiásticas o
civiles en la defensa de sus derechos
jurisdiccionales y económicos. Unas veces
sueltos, y otras encuadernados, existen
causas y pleitos, autos, alegatos, pruebas e
informaciones, representaciones y poderes,
sentencias y ejecutorias.
- Los litigios eclesiásticos más frecuentes
eran con el obispo por jurisdicción,
competencias y propiedades, también entre
los propios beneficiados; con órdenes
religiosas, hospitales, conventos y los
derivados de obras pías.
- En la sección de Varios se
concentran series y documentos
sueltos que difícilmente entrarían en
las secciones mencionadas.
- Son los archivos de instituciones
eclesiásticas extinguidas, como
monasterios, hospitales y cofradías,
que por una u otra circunstancia se
integraron en el archivo catedralicio.
Este es el lugar también de los fondos
de organismos existentes en la
catedral, pero que gozan de cierta
autonomía.
- También en Varios suelen incluirse los
documentos de familias y particulares,
generalmente ricos o nobles, que para
una mejor conservación fueron
entregados, bien por donación, o en
calidad de depósito.
- No es raro encontrar en ciertas
catedrales las colecciones de antiguos
pergaminos reales y eclesiásticos, de
disposiciones reales como los cedularios,
y de códices e incunables.
- Completan esta colección de Varios las
colecciones de planos, trazas, mapas y
dibujos, de sumo interés histórico.
 5.1.2. ARCHIVOS
EPISCOPALES O
DIOCESANOS

- Son los archivos de la autoridad

episcopal y de la curia diocesana,
en los cuales se conserva la
documentación referente a las
actividades especificas del obispado
y del gobierno de la diócesis.
- Hasta el Concilio de Trento lo más
común fue que el archivo de la
diócesis formara parte del
catedralicio.
- CIC de 1917: cada diócesis tenga su archivo
propio, y conserve sus documentos como
testimonio de su misión y actividades, en el
ámbito espiritual y material.
- La diócesis tiene unidad de gobierno, unidad
de régimen y unidad de santificación, o
de pastoral. Esta triple unidad debe quedar
reflejada en su archivo, que se organizará de
acuerdo con las directrices adoptadas por el
gobierno episcopal.
- El obispo, asistido por los presbíteros de la
curia, ejerce el gobierno pastoral, el judicial,
administrando justicia, y el de control y
conservación de los bienes patrimoniales y de
la mitra.
- Personas importantes y con dedicación
especial en estos cometidos son el vicario
general, el provisor o juez eclesiástico, el
canciller y el administrador o ecónomo general.
- El archivo está bajo la custodia del
canciller-secretario que tiene el deber
de conservar, ordenar y describir la
documentación.
- El Código de Derecho canónico no
dice cómo han de cumplirse estas
tareas.
- Corresponde a los sínodos
diocesanos la función de aconsejar o
dictaminar al respecto, cometido que
atañe igualmente a comisiones
especiales creadas con tal finalidad.
- La curia diocesana ha ido
adaptándose a las transformaciones
sufridas en sus estructuras.
- Hoy se tiende más a acentuar el
oficio pastoral.
- El Concilio Vaticano II dio a la
Iglesia actividades nuevas, que se
traducen en documentos nuevos,
procedentes, en gran parte, de las
comisiones episcopales y diocesanas,
fondos que hasta esa fecha eran
prácticamente inexistentes.
- Cada dimensión o comisión
tiene documentación propia, cuyo
destino final será el archivo
diocesano.
- Cada comisión de ámbito
nacional tiene como paralela una
delegación diocesana: de
pastoral, de educación, de
apostolado laical, etc. A su vez,
estas delegaciones diocesanas
sirven de lazo de unión con las
parroquias.
- Los archivos episcopales, o diocesanos,
son archivos vivos, que reciben
documentación a diario. Debido a este
aumento constante de volumen, se debe
distinguir entre fondo histórico y fondo
administrativo.
- En algunas diócesis son dos archivos
separados, siendo obligación del archivo
administrativo el hacer transferencias
periódicas al histórico.
- Existe un fondo o archivo secreto, cuya
llave tiene el obispo o el vicario. Este
archivo secreto sólo puede ser utilizado
por el obispo.
- Como sucede en los capitulares,
tampoco todos los archivos
diocesanos tienen una clasificación
uniforme; aunque ésta, aun con
nombre distinto, obedece a funciones
idénticas.
- Teniendo en cuenta las tres grandes,
ya señaladas, la masa documental
que se acumula en estos archivos,
podría agruparse en tres grupos:
gobierno, provisorato, y
administración general, a cada una
de las cuales irían los documentos
producidos y recibidos, como
resultado de sus múltiples
actividades.
- Documentación propia del obispo y del
ejercicio más directo de su autoridad:
bulas, breves, privilegios, decretos,
nombramientos, episcopologios, etc., y
los relativos a las propiedades, derechos,
y deberes de la mitra-sacramental,
correspondencia con la Santa Sede, con
la nunciatura apostólica, con la
Conferencia Episcopal, con las
autoridades civiles, y la particular del
prelado; concesiones de órdenes
sagradas, asuntos con las órdenes y
congregaciones religiosas, legislación civil
y eclesiástica, etc.
- La diócesis mantiene, asimismo,
correspondencia con entidades civiles y
eclesiásticas, tanto con Roma, nunciatura
otros obispados, parroquias, órdenes y
congregaciones religiosas, cofradías,
hermandades y otras instituciones de la
Iglesia y del Estado.
- Estos documentos pertenecen al fondo
de la vicaría.
- Junto al vicario está el notario
eclesiástico o canciller, que da fe en
cuestiones sobre expedientes
matrimoniales, dispensas, aprobación de
hermandades, cofradías, y
congregaciones, entre otras.
- El gobierno ordinario de la diócesis está
reservado a la cancillería. Por ella pasa todo lo
referente a personal: cabildo, párrocos,
capellanes, y clero secular y regular, en
general.
- Con registros y expedientes sobre órdenes
sagradas, concesiones de beneficios,
prebendas y congruas a los canónigos,
creación de nuevas parroquias, padrones
parroquiales, libros sacramentales,
expedientes matrimoniales, visitas pastorales y
ad limina, y otros asuntos relacionados con
patronatos, capellanías y obras pías,
hermandades y cofradías que proporcionan
una variada y rica documentación. A ésta se
une otra no menos interesante; sobre
movimientos apostólicos laicales, consejo
presbiteral, misiones, Cáritas y otras
fundaciones benéficas y asistenciales,
congregaciones y liturgia.
- En la Secretaría figuran
también los documentos
diocesanos de carácter
legislativo; los boletines, las
Acta Apostolicae Sedis, los
comunicados del obispados,
cartas pastorales de los
obispos, etc. junto a colecciones
de edictos, comunicados,
boletines oficiales de Estado, y
otros de interés para la diócesis
- El grupo documental titulado Provisorato o
tribunal eclesiástico está formado por
aquellos fondos que produce el ejercicio de
la jurisdicción y justicia episcopales. Hay
pleitos eclesiásticos civiles y administrativos
y causas criminales.
- Sobre personal de la Iglesia, como
secularizaciones y exclaustraciones, asilo e
inmunidad eclesiástica, adjudicaciones de
capellanías y beneficios, expedientes
matrimoniales, de anulación o separación,
matrimonios secretos o de conciencia y otros
procesos sobre asuntos diversos.
- Pueden incluirse en provisorato, aunque a
veces aparezcan en otras secciones, los
procesos de beatificación y canonización.
- Todo cuando se refiere a la administración
diocesana, es decir, de los bienes de la
diócesis, da origen a un voluminoso fondo,
denominado administración diocesana, de la
que es responsable el administrador o
ecónomo general.
- Los tipos documentales, como en todas las
secciones, son unas veces en forma de libros,
y otras como documentos sueltos, formando
legajos. tratan con preferencia de las rentas,
bienes y propiedades de la diócesis, de
parroquias, seminarios, colegios fundaciones
piadosas, fábrica de la catedral -las cuentas
que rinde a la autoridad episcopal- construcción
y reparación de templos, bienes muebles,
salarios del personal, limosnas ordinarias y
extraordinarias, limosnas de misas y su reparto,
adjudicaciones y subvenciones, etc.
- Una materia de gran importancia han
sido siempre los ingresos del obispado
por diezmos, expolios y vacantes, que
dan lugar a libros contables muy útiles
para el historiador.
- Los hay de ingresos y gastos, de
cargo y data, de diezmos, tazmías y
granos, de rentas y tributos, de
clavería, protocolos de la hacienda,
de bienes de capellanías y
patronatos, de cofradías, oratorios,
cementerios, títulos de propiedad e
inventarios, entre otros documentos
administrativos y contables.
- Los archivos diocesanos
conservan igualmente, los
duplicados de las partidas de
bautismos, matrimonios y
defunciones que tienen lugar en
las parroquias.
- Esto es así por el imperativo del
Código de Derecho canónico de
1917, que, a su vez, ordenó el
ingreso en el archivo diocesano
de los registros sacramentales y
otros documentos históricos
parroquiales
- Existen otros fondos sobre
limosnas y colectas destinadas a la
conservación de los Santos Lugares
de Jerusalén y otros sobre
administración de la Bula de la
Santa Cruzada, de organismos
pastorales, Acción Católica,
Movimiento Familiar Cristiano,
Cursillos de Cristiandad, Catequesis,
Misiones, Cáritas, vicarías de zona,
consejo presbiteral y otros.
 Formulario para diagnóstico de los archivos
eclesiásticos en México

https://docs.google.com/forms/d/1TqSBJKwPR6Q832PbOXHGP
98-j6nb3mQIDt9M6Y6oGDU/edit
Curso-taller de
archivos
eclesiásticos
Jornada nacional sobre archivos eclesiásticos

29 de agosto de 2023
11:00-13:30 hrs.
Vía zoom
Apéndice
Elementos de una circular:
- Lugar y fecha en que se redacta.
- Asunto de la circular. Sirve para identificar el tema del
mensaje.
- Destinatario. Por lo general el destinatario en este tipo
de documentos es un grupo de personas.
- Datos generales del destinatario. Si por alguna razón la
circular va personalizada, sólo se incluye el nombre.
- Mensaje. Un texto corto y directo.
- Nombre y firma del remitente. Nombre de la institución,
el nombre de la persona que envía la circular y su firma.
- Algunas instituciones catalogan las circulares de
acuerdo con su carácter de importancia. Es decir, si se
trata de un comunicado urgente, regular o cotidiano.