Conferencias

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1. Introducción

La clasificación de eventos en diferentes tipologías en vez de arrojar luz nos confunde más.
Ejemplo de ello: los congresos, los seminarios, las convenciones y las conferencias. A pesar
de ser eventos en donde lo fundamental es el contenido expuesto, cada uno de ellos posee
unas características propias que nos obligan a personalizar el proceso de planificación. A
primera vista podemos decir que:

- Un congreso1 tiene una duración mínima de dos días, con una noche de pernocta, y
ha de congregar al menos a cincuenta personas. Tiene carácter internacional y se
celebra anualmente (aunque hay casos en que la periodicidad puede alargarse
hasta a cuatro años). Al finalizar, se entrega un certificado de asistencia a los
participantes.
- Los seminarios2 están formados por una reunión o serie de reuniones de expertos
en diferentes materias, pero a los que les une un interés común. El objetivo de un
seminario es formativo, es decir, los participantes han de haber mejorado sus
habilidades al finalizar el seminario.
- Las convenciones son eventos corporativos en los que la dirección de una compañía
reúne a sus empleados para transmitir directrices, objetivos o planes de acción. No
tienen una duración determinada, pueden durar desde media jornada hasta dos o
tres días.

Tampoco hay que confundir conferencia con cumbre o asamblea de carácter institucional e
internacional o conferencia de prensa, para convocar a medios y exponer una noticia
relevante. Con estas aclaraciones, ya estamos listos para definir y planificar la organización
de una conferencia.

1 Según Spain Convention Bureau

2 Según la IAPCO (International Association of Professional Congress Organisers)

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2. ¿Qué es una conferencia?

Una conferencia es, según el Spain Convention Bureau, una reunión de acceso restringido,
especializada y de naturaleza técnica y académica, con vocación pública o privada, y que
permite la participación de los invitados mediante un diálogo con los especialistas.

Una conferencia se caracteriza por:

- Ser un evento de duración breve, ya que no suele durar más de una hora.
- Tiene un objetivo concreto: aborda un tema específico que se indica en la
invitación.
- Es un evento de acceso restringido: sólo se accede mediante invitación, inscripción
o hasta completar el aforo del espacio en que se celebra.
- No suele acoger a grandes cantidades de público, ya que se celebra en espacios de
capacidad limitada para crear una atmósfera cercana e intelectual.
- Generalmente, sólo cuenta con uno o dos expertos en la materia. No se trata de
una mesa redonda ni de un foro de debate, sino que es una exposición sobre un
tema específico.

3. Objetivos de comunicación

El objetivo principal es la exposición, disertación y difusión sobre un tema de carácter

cultural o científico ante un auditorio interesado en la materia.

El anfitrión que decide celebrar una conferencia tiene además en mente otro objetivo de
comunicación tanto o más importante que el anterior: proyectar una imagen positiva de su
institución, bien sea como mecenas de la sociedad, bien como un agente implicado en el
desarrollo de la comunidad o simplemente como impulsor del conocimiento y la cultura.
Así pues, y de la mano de estos objetivos, hay que tener en cuenta algunos aspectos
importantes en la planificación de una conferencia: la localización, el público objetivo, el
conferenciante y los patrocinadores.

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Fuente: EIP elaboración propia

Buscar una localización adecuada para una conferencia es complicado ya que no todas las
ciudades cuentan con espacios céntricos y bien comunicados, con un escenario elevado y
visible desde todos lo ángulos, con medios técnicos que nos ahorren gastos y a poder ser
que, o bien esté relacionado con el tema a tratar, o transmita los valores que se van a
exponer. Conseguir todo esto en un mismo espacio suele ser complejo. Las grandes
ciudades cuentan con más opciones. Las sedes de fundaciones suelen contar con auditorios
muy adecuados para ello. Sin embargo, las ciudades más pequeñas acuden a los centros
culturales de los ayuntamientos y a sus instalaciones para organizar las conferencias.

La selección de la localización está muy relacionada con nuestro público objetivo. Hemos
de pensar a quién nos dirigimos y facilitarles en la medida de lo posible el acceso a nuestra
conferencia. En relación con el análisis del público, destaca otro aspecto: la hora de la
conferencia. Detectemos qué tipo de obligaciones profesionales pueden tener nuestros
asistentes, para de esa forma fijar el horario de nuestra conferencia. Otro aspecto a tener
en cuenta al analizar nuestro público es el grado de tecnicismo que podemos ofrecerles.

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Una conferencia siempre tiene que adaptarse al público, por eso conviene conocerle bien
para así acordar con el conferenciante el tono.

El estudio del público objetivo nos lleva al tercer punto que debes contemplar: el perfil del
conferenciante. Pensemos que no todas las conferencias pueden ser igual de profundas.
Cuando organizamos un ciclo de conferencias, lo ideal es manejar el nivel de superficialidad
o intensidad de los temas tratados para que todos los públicos, con independencia de su
formación, tengan cabida en una o en otra sesión. En el caso de una única sesión, conviene
reunirse con anterioridad con el conferenciante elegido para ver si puede adaptar sus
contenidos a la audiencia.

Los conferenciantes profesionales suelen tener sus propios materiales de apoyo, sus videos
y sus presentaciones, si es que las usan en sus ponencias. En caso de que no cuenten con
ello, hemos de ofrecerle ayuda en la generación de estos. Es muy importarte en la reunión
previa, determinar qué necesidades tiene para facilitárselas. Estas necesidades han de
contemplar:

- Aspectos logísticos de traslado y alojamiento (si fuera necesario).

- Desde donde va a impartir la conferencia: desde la mesa presidencial o desde el
atril.
- Envío del material con antelación para pruebas técnicas previas. En caso de que el
conferenciante nos lo haga llegar el mismo día, determinaremos una hora límite
que nos permita comprobar que no hay ningún problema con la presentación y/o
los vídeos.
- Si va a querer conectar su propio ordenador en la mesa o atril para tener previsto el
cableado necesario.
- Micrófono requerido: de diadema, solapa o de mesa.
- Cómo organizar el turno de preguntas al finalizar la ponencia.
- Limitaciones de difusión de imágenes en la conferencia.

El último punto que hemos de cuidar en una conferencia es el de los patrocinadores. Si en

cualquier evento, un patrocinador es especialmente delicado por la presencia de su marca,

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en una conferencia lo es más, ya que no sólo se asocia su marca al anfitrión, también al

conferenciante. Ambos, patrocinador y conferenciante han de conocer de su existencia, ya
que pueden surgir incompatibilidades profesionales.

4. Escaleta tipo de una conferencia

Una conferencia es un evento breve donde lo fundamental es el contenido. Precisamente

por eso parece que el anfitrión debería controlarlo al 100%. Sin embargo, no siempre es
fácil conocer todo el contenido de las ponencias de nuestros conferenciantes. Lo más
conveniente es reunirse previamente con él para compartir una serie de puntos que el
anfitrión considera importantes. Esta escaleta tipo recrea los momentos sin entrar en los
contenidos:

Fuente: EIP elaboración propia

Momento 0. Envío de invitaciones

Como ya hemos comentado, una conferencia suele tener acceso limitado, bien por
invitación, bien por el aforo del espacio.

Si vamos a enviar invitaciones, debemos tener previsto que este tipo de invitaciones tiene
una estructura un tanto especial ya que debe contemplar obligatoriamente los siguientes
elementos:

- Anfitrión.

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- Motivo de la conferencia.
- Título de la conferencia y ponente. En algunos casos, se aportan un par de líneas
como presentación, incluso una foto del ponente.
- Día, hora y lugar.
- Datos de confirmación.
- Nota informativa en la que se indica la necesidad de llevar la invitación.

En los últimos años, las invitaciones digitales han cobrado especial relevancia por motivos
de sostenibilidad y, no vamos a engañarnos, de presupuesto. Si estamos organizando una
conferencia en la que hay que aportar la invitación en el punto de acceso y ésta ha sido
enviada por correo electrónico, siempre podemos incluir un código QR personalizado que
permite al asistente mostrarlo en la entrada desde su propio dispositivo.

Ejemplo de invitación a una conferencia. Fuente: Madrid Comunica. http://www.madridcomunica.com/?p=12012

Momento 1. Recepción del conferenciante y check in de los invitados

Es fundamental citar al conferenciante con tiempo suficiente como para probar audio y
sonido, así como su presentación o vídeos si es que contara con ellos. Esto nos obliga a
tener prevista una sala de oradores en la que pueda descansar, repasar su conferencia si lo
necesitara y conocer a los demás participantes en el evento. Esta sala ha de contar con

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conexión a internet (si fuera posible), un pequeño espacio de trabajo con una impresora y
un catering permanente sencillo (frutas, bebidas frías, agua, café, infusiones y pastas).

Conviene que este espacio esté lo más cerca posible de la sala en la que se va a celebrar la
conferencia. En cualquier caso, es importante que se cronometre el tiempo que se tarda en
hacer el recorrido para que la regiduría y el responsable de protocolo puedan organizar la
salida a escena del conferenciante y los demás participantes.

En el check in de los asistentes a una conferencia hay que tener muy presente que:

- Los encargados de atender la mesa de check in tienen que tener listados

actualizados con los asistentes de forma que se agilice la entrada. Para ello, en
ocasiones se cuenta con nuevas tecnologías como los citados lectores de códigos
QR.
- En el mostrador o mesa de check in, en ocasiones, si el conferenciante lo pide,
puede requerir al invitado la firma con el compromiso de no difusión de imágenes
tomadas durante la conferencia. Igualmente, si la conferencia se va a grabar para
luego su posterior difusión, hay que informar a los asistentes para evitar problemas
de derechos de imagen.

Momento 2. Copa de bienvenida

En algunos casos se sirve una copa de bienvenida, aunque también puede ofrecerse un
vino al cierre, depende de la estructura del evento. Últimamente, en algunos sectores, se
ha puesto muy de moda que las conferencias pierdan la sobriedad que las caracteriza y
acerquen al ponente al público. Para eso, lo que se hace es que la disposición en la sala es
mucho más informal, pasando de un montaje en teatro a un montaje cabaret o incluso lo
que llamamos “montaje Starbucks”, en el que se intercalan diferentes mesas auxiliares y
sofás, sillones y sillas, rompiendo la barrera entre el ponente y el público y favoreciendo el
turno de preguntas posterior. En este último caso, suele servirse la bebida desde el inicio
de la conferencia.

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Momento 3. Presentación de la conferencia

Con todo el público en la sala, da comienzo nuestra conferencia y el primer paso es: ¿quién
presenta?

No debemos olvidar que siempre abre la conferencia el anfitrión. Él es el encargado de dar

la bienvenida y de agradecer la presencia de las autoridades, si las hubiera, y del
conferenciante. Tras él, el presentador tomará la palabra e introducirá al conferenciante.
Este momento de presentación conviene que sea breve, pero a la vez interesante, ya que
es el paso previo al momento central del evento.

Momento 4. La conferencia

Hemos llegado al punto en el que trataremos la escenografía de una conferencia, que

aunque suele ser sencilla hay que contemplar algunos aspectos.

En primer lugar, veamos la disposición de los participantes: tradicionalmente las

conferencias se celebran en formato mesa presidencial. La ubicación de los participantes
en ese caso debe responder a los sistemas básicos de ordenación que ya conocemos
(cartesiano, de reloj, etc.). Siempre que la conferencia se desarrolle en una mesa, conviene
diseñar y producir carteles de sobremesa con el nombre y el cargo de cada uno de los
participantes. En este tipo de formato, los participantes y el conferenciante pueden
intervenir desde la misma mesa, siempre que se cuente con microfonía de mesa. En
algunos casos, el conferenciante prefiere abandonar la mesa y dirigirse a un atril para llevar
a cabo su ponencia y después vuelve a la mesa para el turno de preguntas.

Cobran cada vez más sentido y relevancia las conferencias en las que el conferenciante se
integra con total normalidad entre los invitados. En ese caso, recomendamos un micro
inalámbrico, ya sea de solapa o diadema, para de esta forma permitirle más movilidad.

El momento de exposición del conferenciante no debería exceder los cuarenta y cinco

minutos de duración para atraer la atención del público. En algunos casos, se abre la
participación del público durante toda la conferencia. Es habitual contar con un hashtag del
evento que invite a los asistentes a participar. Cuando esto sucede, una buena idea es

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generar un tweetdeck, una ventana en la que proyectamos los comentarios que incluyen
nuestro hashtag.

Momento 5. Preguntas del público

La recta final de una conferencia siempre es el momento de participación del público. Esta
participación puede hacerse de dos maneras diferentes:

1. A mano alzada y atendido por un auxiliar que hace entrega de un micrófono de

mano. En este formato, tenemos que estudiar la viabilidad y accesibilidad de
nuestro auxiliar para llegar al público que quiera participar y valorar si se necesita
más de uno. En ese caso, hay que delimitar el campo de acción de cada uno y
marcar con el director técnico qué micro se utilizará en cada zona para que no haya
problemas de audio.
2. Mediante nuevas tecnologías. Algunas plataformas, aplicaciones o webs permiten a
los invitados enviar sus preguntas a medida que se va desarrollando la conferencia.
Esto tiene la ventaja de la inmediatez: no hay que esperar al final de la sesión para
hacer las preguntas y permite seguir el hilo del discurso. Además, algunos de estos
sistemas permiten almacenar las preguntas, de modo que el anfitrión las puede
archivar a posteriori.

5. Trucos para que tu conferencia sea un éxito

1. Entrega a tu conferenciante el “kit del ponente” en el que debes incluir aspectos

básicos de la puesta en escena, una plantilla de Power Point o similar para que siga
la identidad corporativa de tu evento, breve información técnica, aspectos logísticos
y un contacto con alguien de la organización para atenderle ante cualquier duda.
2. Reserva un espacio para incluir un pequeño corner o stand con material del
conferenciante. Así podrá exponer desde libros a material de merchandising, si se
considerara oportuno. En esta zona, siempre puedes dejar espacio a los
patrocinadores.

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3. Al finalizar el evento, agradece al conferenciante su presencia. Lo habitual es

hacerle entrega de un recuerdo de la sesión (nunca en público, mejor en privado al
finalizar el evento). Un buen detalle, además, es enviarle por email un resumen de
la encuesta de satisfacción, si es que la ha habido, para así hacerle partícipe del
éxito del evento.
4. Confía en tu conferenciante: es un profesional de la comunicación quien,
explicándole bien quién es su audiencia y qué objetivos tiene el anfitrión, sabrá
darle el tono y el enfoque deseado.

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