CIRCULAR NÚMERO 1 DE 2024

FECHA : Abril 11 de 2024

DE : Dirección General
Dirección Administrativa
Dirección Financiera
Fundación Bien Estar

PARA : Coordinadoras Generales y de UDS

Regional Casanare y Cundinamarca

ASUNTO : Protocolo ante Licencias e Incapacidades del Talento

Humano.

En forma atenta, y en cumplimiento a nuestras obligaciones contractuales, en especial

las relacionadas con garantizar el Talento Humano mínimo para la prestación del
servicio, la Fundación Bien Estar se permite emitir el siguiente procedimiento a seguir
ante una Licencia o Incapacidad de funcionarios con Contrato a Término Fijo:

a. Corresponde a la Coordinadora de la UDS en la cual se registra la novedad de

Licencia o Incapacidad:

i. Reportarla ante la Coordinación General.

ii. Recolectar los documentos soportes de la Novedad (Epicrisis, Incapacidad) y

enviarlos a la Coordinadora General.

b. Una vez se entera de la situación, la Coordinadora General procede con:

i. Informar la novedad a la Dirección Administrativa en forma INMEDIATA a su

ocurrencia (funbidireccionadtiva@gmail.com -
funbidireccionadtiva2021@gmail.com).

ii. Allegar en forma inmediata los documentos que soportan la

Incapacidad/Licencia a la mayor brevedad posible ante la Asistencia
Administrativa (Funbi.AreaAdmtiva2023@hotmail.com).

c. Desde la Dirección Administrativa:

i. Reportar formalmente la Novedad ante la Supervisión del Contrato.

ii. Determinar si por la duración de la Incapacidad/Licencia, se requiere

adelantar un proceso de convocatoria y preselección de hoja de vida para
reemplazo de la funcionaria ausente, procedimiento que se debe articular con
la Coordinadora General y/o la Coordinadora de UDS.

Transversal 28 # 40ª - 25 Barrio El Emporio e-mail: fundación.bienestar2013@gmail.com Tel: 6794770 Celular: 3107875768
 iii. Informar cuanto antes al área Financiera y determinar si se requiere
presentar propuesta financiera para reemplazo.

iv. Realizar el Registro de Novedades.

v. Dirigir el proceso de archivo documental y magnético de los soportes

de la Novedad con los Auxiliares Administrativos responsables de Hojas
de Vida.

d. Desde la Dirección Financiera:

i. Proyectar la propuesta de reinversión de inejecuciones para el pago del

reemplazo de la ausencia, en caso de que aplique.

ii. Recolectar los documentos soporte de la solicitud: Incapacidad y Hoja

de Vida del reemplazo.

iii. Enviar vía correo electrónico la Solicitud a la Supervisión y en físico al

Auxiliar Administrativo de territorio para que sea impresa y radicada
formalmente ante el ICBF.

iv. Representar a la Fundación ante la Supervisión en el Comité Técnico

Operativo en el cual se aprueba la propuesta presentada.

v. Proyectar los pagos de nómina de la funcionaria ausente y su

reemplazo de acuerdo al registro de la Novedad.

e. Desde la Asistencia Administrativa:

i. En los casos en que las incapacidades superen los 3 días, adelantar el

proceso de reclamación financiera ante la EPS/ARL respectiva.

ii. Realizar seguimiento al pago de la licencia/Incapacidad y en caso de

necesidad, reportar al área jurídica para adelantar las acciones a que
haya lugar en los casos de NO pago oportuno.

iii. Registrar el caso en el cuadro de control de Reporte y Pago de

Licencias e Incapacidades.

Mary Nelba Betancourt Velásquez

Representante Legal Fundación Bien Estar

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