ADMIN - LOZA-METODOLOGÍA 5s-2do Avance

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR PRIVADO “FEDERICO VILLARREAL-CHINCHA”
“AÑO DEL BICENTENARIO, DE LA CONSOLIDACIÓN DE NUESTRA

INDEPENDENCIA, Y DE LA CONMEMORACIÓN DE LAS HEROICAS BATALLAS
DE JUNÍN Y AYACUCHO”
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR PRIVADO

“FEDERICO VILLARREAL-CHINCHA”
PROGRAMA DE ESTUDIO: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PROYECTO DE APLICACIÓN DE INVESTIGACIÓN

“METODOLOGÍA 5S Y SU INFLUENCIA EN GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA
INSTITUCIÓN EDUCATIVA 22253, DEL DISTRITO DE GROCIO PRADO,
PROVINCIA DE CHINCHA”
PARA OPTAR EL GRADO ACADÉMICO DE BACHILLER TÉCNICO:

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PRESENTADO POR:
LOZA MITMA, Cyntia Fiorela
CHINCHA- PERU
2024
1
INDICE
DEDICATORIA.....................................................................................................................4
INTRODUCCIÓN..................................................................................................................5
CAPÍTULO I: EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN.................................................6
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:................................................................6
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA:....................................................................8
1.2.1. PROBLEMA GENERAL:....................................................................................8
1.2.2. PROBLEMA ESPECÍFICO:................................................................................8
1.3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN:...............................................................8
1.3.1. OBJETIVO GENERAL:......................................................................................8
1.3.2. OBJETIVO ESPECÍFICO:...................................................................................8
1.4. JUSTIFICACIÓN DEL ESTUDIO:.........................................................................9
1.5. LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIÓN:......................................................10
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO................................................................................11
2.1 ANTECEDENTES DEL ESTUDIO......................................................................11
2.1.1 INTERNACIONALES...........................................................................................11
2.1.2 NACIONALES......................................................................................................12
2.1.3 LOCALES:.............................................................................................................15
2.2 BASES TEÓRICAS...............................................................................................16
2.2.1 METODOLOGÍA DE LAS 5 S.............................................................................16

2.2.2 SEIRI (clasificar, seleccionar):...............................................................................18
2.2.3 SEITON (ordenar, organizar):................................................................................21
2.2.4 SEISO (limpiar):.....................................................................................................23
2.2.5 SEIKETSU (estandarizar):.....................................................................................25
2.2.6 SHITSUKE (disciplina o mejora continua):..........................................................29
2.2.7 GESTIÓN DOCUMENTAL..................................................................................32
2
2.2.8 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO....................................................................35

2.2.9 IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL:.......................................40
2.2.10 PROCESOS ARCHIVÍSTICOS:........................................................................40
2.3 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS.............................................................................42
CAPÍTULO III: HIPÓTESIS Y VARIABLE..................................................................45
3.1 HIPÓTESIS............................................................................................................45
3.1.1 HIPÓTESIS GENERAL:.......................................................................................45

3.1.2 HIPÓTESIS ESPECÍFICA:...................................................................................45
3.2 VARIABLES..........................................................................................................45
3.2.1 DEFINICIÓN CONCEPTUAL DE LA VARIABLE............................................45

3.2.2 DEFINICIÓN OPERACIONAL DE LA VARIABLE..........................................46
CAPÍTULO IV: METODOLOGÍA Y DISEÑO DEL PROYECTO.............................48
4.1 TIPO, NIVEL, MÉTODO Y DISEÑO DE INVESTIGACIÓN............................48
4.2 DESCRIPCIÓN DEL ÁMBITO DE LA INVESTIGACIÓN...............................49
4.3 POBLACIÓN Y MUESTRA.................................................................................51
4.4 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS.....52
4.5 PLAN DE RECOLECCIÓN Y PROCESAMIENTO DE DATOS.......................52
CAPÍTULO V: INVERSIÓN Y FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO..................59
5.1 PRESUPUESTO DE LA INVESTIGACIÓN........................................................59
5.2 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.................................................................59
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS..............................................................................60
3
DEDICATORIA
A Dios que siempre me guía
e ilumina. Y a mi querida
familia por ser el mayor reto
que tengo en la vida, por
lograr.
4
INTRODUCCIÓN
De forma general sabemos que los trámites documentarios en las diversas instituciones del
estado, en su mayoría son lentos debido a la deficiente gestión documental, que trae
consigo una pésima calidad de servicio al ciudadano, desde la recepción del documento
hasta su respuesta; debido a un error involuntario o por falta de capacitación. Además, en
ocasiones los documentos en ocasiones presentan irregularidades como: expediente
incompleto, documentos mal anexados, sin carga de salida; situaciones que dificultan y
retrasan el poder realizar una buena gestión documental.
En este trabajo de investigación se ha planteado utilizar la metodología 5s para mejorar la

gestión documental en la Institución Educativa 22253 del distrito de Grocio Prado,
provincia Chincha; debido a que, en la oficina de la dirección, se ha observado un
inadecuado manejo de la documentación recibida o remitida, generando diversas
situaciones incómodas que perjudican la imagen institucional.
Si bien conocemos que la metodología 5s es una herramienta que trata de establecer y

estandarizar una serie de rutinas de orden y limpieza en el ambiente de trabajo; donde se
busca mantener la calidad del entorno laboral en la organización. Y en combinación con la
gestión documental que es el conjunto de normas que se aplican para controlar de modo
eficiente y sistemático la recepción, organización y transferencia de documentos, selección
y disposición de documentos para su archivamiento o eliminación.
Para este trabajo de investigación se empleó el tipo de investigación aplicada; porque nos
indica que se aplican los conocimientos conseguidos durante el tiempo en la elaboración
del estudio; además esta investigación es de carácter cuantitativo, en la cual se recogió y
analizó datos cuantitativos sobre las variables.
5
CAPÍTULO I: EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:
En las últimas décadas del siglo XX las empresas públicas y
privadas experimentaron un proceso de cambios revolucionarios, pasando de
una situación de protección regulada a entornos abiertos altamente
competitivos. En este escenario es imprescindible desplegar nuevas técnicas
y procedimientos de mejora para logar una ventaja competitiva sostenida en
el tiempo. La Metodología 5S, aplicada por la empresa Toyota, es un éxito
mundial, que demuestra cómo podemos elevar los posibles estándares de
productividad. En Latinoamérica esta metodología es poco conocida; pero
con el pasar del tiempo, queda demostrado que los japoneses, siempre
tuvieron la razón; ya que Japón es un país altamente industrializado,
disfrutando una de las mejores economías del planeta y siendo altamente
competitivo. Frente a esta situación se observa que la metodología de las 5S
es una herramienta que se basa en la administración de calidad y está
orientada a aumentar la productividad dentro de un centro laboral. Vemos
ahora, que es prescindible para las empresas el anhelo de perdurar y ser
competitivas; para ello se necesita experimentar un mejoramiento continuo
de sus prácticas e involucrar a todo el personal que trabaja. Es por eso, que
las empresas integran en su planificación estratégica y operativa, objetivos
relacionados al mejoramiento continuo de la calidad y productividad, con la
finalidad de lograr altos niveles de competitividad en el mercado.
A nivel nacional Chang (2020) menciona que el Perú mediante la

Presidencia de Consejo de ministros en su Secretara de Control Pública
(SCP), pronunció el Esquema de Gestión Documental del estado (MGD) que
fue admitido mediante RS N°001 – 2017, PCM. Menciona requisitos de
proceso, para que se apliquen a las entidades del Poder Ejecutivo, Gobiernos
locales, Nacionales e instituciones autónomas, al finalizar el año 2018,
siendo que la SCP indica, que solo un total de 80 instituciones estatales han
implementado el proceso, lo cual origina en una pésima atención al
6
ciudadano (p.1). Sáenz (2017) señaló que la gestión documental debe ser
una técnica precisa, como la agregación de factores relacionados o
interrelacionados en una organización, para determinar políticas y objetivos,
y los procedimientos para su obtención. De manera similar, la gestión de
documentos debe ser un sistema de interconexión entre dichos documentos
ejecutados por varios enlaces entre organizaciones para lograr el propósito
establecido. Entonces, hay pocas instituciones a nivel nacional que, en el
marco de la mejora continua de sus procesos, como mecanismo para avanzar
hacia el logro de los objetivos institucionales, asumen el compromiso de
implementar, mantener y mejorar la gestión documental efectiva; mediante
el establecimiento de políticas y lineamientos de acuerdo a la normativa
legal vigente. A pesar que desde el año 2017 el gobierno peruano con la
Resolución de Secretaría de Gobierno N°001-2017-PCM/SEGDI, aprueba el
Modelo de Gestión Documental (MGD), donde establece objetivos y
lineamientos para una beneficiosa sistematización de la gestión documental
en entidades públicas. Pero, como todavía algunas instituciones presentan la
ausencia de personal capacitado y que a ello se sume la falta de equipos o
recursos indispensables, donde se continua con el sistema tradicional,
procedimientos y/o trámites ineficientes, que solo conllevan traspapelar
documentos, pérdida de tiempo o hasta en el caso extremo pérdidas
económicas.
Se ha observado que en la Institución educativa 22253-José Antonio

Encinas del distrito de Grocio Prado, provincia de Chincha; en el área
administrativa existe una deficiente gestión documentaria, esto debido a que
los directivos desconocen las técnicas o métodos propios para clasificar,
ordenar, registrar y/o encarpetar dichos expedientes como: matrículas,
informes, oficios, traslados, inventarios, balances, entre otros. Además, la
gestión documentaria es primordial en el uso administrativo; puesto que es
parte del proceso el uso, creación, mantenimiento, modificación y
7
eliminación de documentos. El manejo inadecuado de estos, perjudicaría el

funcionamiento de la escuela y de quienes a su vez estén a cargo.
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA:
1.2.1. PROBLEMA GENERAL:
¿De qué manera la metodología 5S influye en la gestión documental
en la Institución Educativa N°22253 – José Antonio Encinas, del distrito de
Grocio Prado, provincia de Chincha?
1.2.2. PROBLEMA ESPECÍFICO:

P.E.1. ¿De qué manera la clasificación y el orden de la metodología
5S influye en la gestión documental del ciclo de vida de los documentos en
la Institución Educativa N°22253 – José Antonio Encinas, del distrito de
P.E.2. ¿De qué manera la limpieza de la metodología 5S influye en

las funciones de la gestión documental en la Institución Educativa N°22253
– José Antonio Encinas, del distrito de Grocio Prado, provincia de Chincha?
P.E.3. ¿De qué manera el estandarizar y la disciplina de la

metodología 5S influye en las funciones de la gestión documental en la
Institución Educativa N°22253 – José Antonio Encinas, del distrito de
1.3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN:

1.3.1. OBJETIVO GENERAL:
Emplear la metodología 5S para mejorar la gestión documental en la
Grocio Prado, provincia de Chincha.
8
1.3.2. OBJETIVO ESPECÍFICO:

O.E.1. Emplear la clasificación y el orden de la metodología 5S en la
gestión documental del ciclo de vida de los documentos en Institución
Educativa N°22253 – José Antonio Encinas, del distrito de Grocio Prado,
provincia de Chincha.
O.E.2. Emplear la limpieza de la metodología 5S en las funciones de

la gestión documental en la Institución Educativa N°22253 – José Antonio
Encinas, del distrito de Grocio Prado, provincia de Chincha.
O.E.3. Emplear el estandarizar y la disciplina de la metodología 5s

en las funciones de la gestión documental en la Institución Educativa
N°22253 – José Antonio Encinas, del distrito de Grocio Prado, provincia de
Chincha.
1.4. JUSTIFICACIÓN DEL ESTUDIO:

Justificación teórica: El presente trabajo de investigación se
justifica en la aplicación de la metodología 5S, es una herramienta que se
aplica en todo el mundo con extraordinarios efectos por su sencillez y
efectividad. Su aplicación mejora los niveles de calidad, eliminación de
tiempos muertos y reducción de costos. Además, durante el estudio
preliminar en la Institución Educativa 22253, se pudo observar gran parte de
desconocimiento en herramientas de gestión documental. Para esta
investigación se aplicará cada proceso de la metodología de las 5S: Seiri
(Clasificar), Seiton (Ordenar), Seiso (Limpieza), Seiketsu (Estandarizar),
Shitsuke (Disciplina) y poder observar, analizar y evaluar los efectos en la
gestión documental.
Justificación práctica: La aplicación de la metodología 5S permitirá

tener un mejor desempeño en la gestión documental, con ello se estaría
beneficiando a cada uno de los actores educativos, permitiendo realizar de
9
manera efectiva la tramitación de la documentación respectiva. De esta

forma se ayudará a la Institución Educativa a llevar un adecuado control de
sus documentos e insumos utilizados en la oficina de la dirección, así
mismo, de todos los procesos a realizar y sobre todo al tomar decisiones
correctas, de tal manera que la cantidad de documentación recibida o emitida
mensualmente pueda ser gestionada en más del 40% del tiempo empleado.
Justificación metodológica: Esta investigación utilizará como punto

de estudio emplear la metodología 5S, que es una herramienta útil que se
aplica en todo el mundo con excelentes resultados por su sencillez y
efectividad. Donde su principal objetivo será eliminar aquellos obstáculos
que impiden un trabajo eficiente, así como mejorar el orden y la seguridad
en la gestión documental.
Justificación social: La propuesta de este estudio ofrece una

alternativa de solución para la comunidad educativa (directivos, personal
administrativo, docentes, auxiliares, padres de familia y entre otros). Donde
los primeros en asumir este compromiso son los directivos y docentes, que la
aplicación de este, será el ejemplo más claro de resultados a corto plazo.
Permitiendo la viabilidad de los documentos, que están en constante
funcionamiento, debido a la burocracia en el sector público.
1.5. LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIÓN:

Entre las limitaciones más resaltantes en el proceso de desarrollo de la
investigación tenemos: ser nuevo personal que labora en la institución educativa, el
área de investigación no cuenta con un personal capacitado en la administración de
documentos, debido a que esta labor la realizan los propios directivos. Y además la
falta de tiempo, debido a la carga burocrática en el sector público, en relación al área
pedagógica.
10
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO

1.1 ANTECEDENTES DEL ESTUDIO
1.1.1 INTERNACIONALES
Velasco & Acosta (2021) en su tesis titulada PROPUESTA DE
IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE LAS 5s PARA EL
ALMACÉN DE SEGUNDAS DE LA EMPRESA VECOL S.A. Bogotá,
Colombia; cuyo objetivo fue realizar una propuesta para implementar la
metodología de las 5s en el almacén de segundas de mantenimiento, como
base fundamental para el desarrollo de modelos de mejora continua en la
empresa Vecol S.A. Donde la metodología aplicada fue un tipo de
investigación descriptiva con enfoques cuantitativos asociados a la gestión
para la optimización del tiempo y la estimación del presupuesto de
implementación, además con enfoque cualitativo para evidenciar los
impactos visuales de la implementación. Como resultados obtenidos se dio a
partir de cinco perspectivas: de objetivos estratégicos, de impacto visual en
el almacén, de establecimiento de bases sólidas para la implementación de
los modelos de mejora continua en la empresa, de optimización de tiempo en
los procesos del área de mantenimiento y de cambio cultural en el personal.
Y se concluyó que la implementación de las 5s es una metodología de clase
mundial que aporta al cumplimiento del séptimo objetivo estratégico de
Vecol S.A. Además, es considerada como una base fundamental para la
implementación continua en cualquier tipo de organización.
Mosquera (2023) en su trabajo de investigación titulado MEJORA

EN EL ÁREA DE TRABAJO DE CENTRAL DE CUENTAS, A TRAVÉS
DE LA COMBINACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y LA METODOLOGÍA DE LAS 5S “ORDEN Y
11
LIMPIEZA” EN LA GOBERNACIÓN DE CÓRDOBA, cuyo objetivo es

implementar la metodología de las 5´S en combinación con la gestión
documental en central de cuentas, teniendo un enfoque de mejora continua
con base a la ejecución de los procesos y procedimientos en el área de
gestión financiera, para aumentar de manera significativa la productividad y
a su vez manteniendo unas óptimas condiciones en los puestos de trabajo.
Donde se utilizó la metodología de investigación con un enfoque mixto de
manera descriptiva, en donde se maneja el enfoque cualitativo que da a
conocer las evidencias de la implementación de la metodología a corto. a
mediano y largo plazo, y en el apartado del enfoque cuantitativo se tendrá en
cuenta la optimización del tiempo en el que los contratistas realizan sus
actividades. Por eso se obtuvo como conclusiones, que durante el desarrollo
de estas actividades se logró aplicar de forma adecuada los conocimientos
adquiridos durante la formación académica, enfocándose principalmente en
el área de conocimiento que tiene la directa relación con la seguridad
industrial. Cada una de las actividades que fueron desarrolladas en el tiempo
en que se realizaron las pasantías en la gobernación exactamente en
contabilidad me brindaron especialmente una experiencia en el ámbito
laboral, ya que logré plasmar de forma física el conocimiento con respecto a
la metodología implementada y funciones propuestas. forma adecuada los
conocimientos adquiridos durante la formación académica, enfocándose
principalmente en el área de conocimiento que tiene la directa relación con
la seguridad industrial. Cada una de las actividades que fueron desarrolladas
en el tiempo en que se realizaron las pasantías en la gobernación
exactamente en contabilidad me brindaron especialmente una experiencia en
el ámbito laboral, ya que logré plasmar de forma física el conocimiento con
respecto a la metodología implementada y funciones propuestas.
1.1.2 NACIONALES
García (2021) en su tesis titulada IMPLEMENTACIÓN 5S EN
GESTIÓN DOCUMENTAL PARA MEJORAR LA CALIDAD DE
12
SERVICIO DEL ARCHIVO PERIFÉRICO EN UNA ENTIDAD

PÚBLICA, LIMA, 2021. Asimismo, presenta como objetivo general aplicar
la metodología 5S en gestión documental para mejorar la Calidad de
Servicio del Archivo Periférico en una Entidad Pública, Lima, 2021. Para
ello, utilizó como metodología la investigación aplicada, nivel explicativo y
descriptivo con un enfoque cuantitativo, de diseño experimental porque se
implementó la herramienta de gestión de las 5S para lograr un mejor
rendimiento en la gestión documental y por ende mejorar la calidad en el
servicio brindado en el archivo periférico de una entidad pública. Se
concluyó que la implementación de las 5S en Gestión Documental mejora la
calidad de servicio del Archivo Periférico en una Entidad Pública,
evidenciando que la calidad de servicio se mejora, la variable dependiente
antes fue de 32,97% y posterior a la implementación de la metodología subió
a 86,76% donde se aceptó la hipótesis alterna o de investigación y se rechazó
la hipótesis nula.
Vargas Crisóstomo et al., (2021) en su artículo APLICACIÓN DE

LEAN MANUFACTURING (5s Y KAIZEN) PARA EL INCREMENTO
DE LA PRODUCTIVIDAD EN EL ÁREA DE PRODUCCIÓN DE
ADHESIVOS ACUOSOS DE UNA EMPRESA MANUFACTURERA, del
cual tiene como objetivo el mismo; así mismo la metodología aplicada para
el diagnóstico de las 5s se realizó mediante una evaluación de la situación
actual de las 5s en el área de producción de adhesivos acuosos con la ayuda
de un formato de check list para luego procesar los datos. Y para la
aplicación de las 5s consistió en seguir los lineamientos del “Manual de
Implementación de las 5s”, otorgado por el área de Mejora Continua.
Obteniendo como resultados del diagnóstico de 5s un promedio de 2.8 y los
resultados de la auditoría de 5s en lo meses del 2019, abril un puntaje de 4.0,
mayo 4.0, junio 4.5, julio 4.5. Así mismo se concluye que se realizó un
estudio de línea base o diagnóstico de 5s antes de la aplicación del Lean
Manufacturing, donde se obtuvo un valor inicial promedio de 2.8. Al
13
culminar la aplicación de las 5s, se obtuvo como resultado de auditoría el

valor promedio de 4.03 al reducir los tiempos innecesarios por búsqueda de
materiales y por transporte del personal, además de mejorar la organización
y la limpieza del área de producción de adhesivos acuosos.
Chafloque & Salsavilca (2020) en su tesis titulada METODOLOGÍA
5S Y SU INFLUENCIA EN LA PRODUCTIVIDAD DE UNA EMPRESA
TEXTIL, LIMA, 2020. Que tuvo por objetivo determinar la influencia de la
metodología 5s en la productividad de la empresa textil EROLMI E.I.R.L.
para el año 2020. Que utilizó como metodología tipo descriptivo-
correlacional, empleando un paradigma positivista y un enfoque cuantitativo.
En su resultado obtenido podemos mencionar que se puede verificar que los
tiempos de producción antes y después de la implementación, tienen una
significancia de 0.177 y 0.383, siendo este mayor al nivel de significancia ≥
0.05. Por lo tanto, los tiempos de producción antes y después de la
implementación presentan una distribución normal. Entonces se concluye
que la aplicación de la Metodología 5S cumple un papel fundamental para
que la mejora en los procesos tenga éxito. En gran medida se da porque la
aplicación busca crear un impacto significativo en el área de producción,
gracias al trabajo en equipo y disciplina en lo concerniente a: clasificación,
orden, limpieza, estandarización y disciplina. Por otro lado, podemos utilizar
esta aplicación para mejorar las demás áreas de la empresa.
Mendoza (2020) realizó una investigación sobre LA APLICACIÓN

DE LAS 5S PARA MEJORAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL
ÁREA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN ATU, LIMA, 2020, su objetivo
general fue la aplicación de la metodología 5S en la gestión documental, su
población estudiada fueron los datos analizados de 21 días de trabajo, aplicó
un instrumento de recopilación de datos para la variable 5S, realizó una
investigación de tipo aplicada, explicativa, cuantitativa, cuasi experimental,
obteniendo resultados cuantitativos, su resultado fue que el tiempo promedio
en gestión documental era de 60 minutos antes de las 5S y 20 minutos
14
después de la aplicación de la metodología, ahorrando 40 minutos, los

resultado en los indicadores de recepción , emisión y archivo mejoraron de
38% a 79%, concluyó que la metodología de las 5S mejora la gestión
documental en el área oficina de Administración – ATU, Lima, 2020.
1.1.3 LOCALES:
Huamán (2021) en su tesis titulado APLICACIONES WEB Y LA
GESTIÓN DOCUMENTARIA EN LA FACULTAD DE CIENCIAS
ECONÓMICAS Y NEGOCIOS INTERNACIONALES DE LA
UNIVERSIDAD NACIONAL SAN LUIS GONZAGA; que tiene por
objetivo determinar la existencia si existe alguna relación entre las
Aplicaciones Web y la Gestión Documentaria en la FACENI – UNICA).
Periodo 2016-2017. A lo cual la metodología utilizada fue una investigación
aplicada, cuyo método es deductivo-inductivo, de nivel descriptivo porque
de acuerdo a la naturaleza del estudio reúne esas características y se
establecerá las relaciones causales entre las variables de estudio, teniendo un
diseño no experimental de causa y efecto. Y los resultados obtenidos
podemos encontrar que, en lo referente al trámite documentario realizado en
mesa de partes de la facultad de ciencias económicas y negocios
internacionales de la UNICA, se deduce que el 65% manifiesta la deficiencia
debido a la demora de más de 15 días; un 12% menciona que es regular;
mientras que un 17% declara que es buena o aceptable la demora de 10 días.
Por ello se concluye que no existe modelos aplicativos web de usabilidad o
software que pueda almacenar la información que maneja los alumnos y ex
alumnos de la facultad de Ciencias Económicas y negocios internacionales,
por lo que se encuentra un tanto desfasada ante la tecnología actual y que el
tiempo promedio de los trámites en las diferentes oficinas es de 30 a más
días.
Marin & Peña (2021) en su tesis titulada APLICACIÓN DE UN

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN UNA EMPRESA
AGRÍCOLA DE LA PROVINCIA DE ICA; Teniendo como objetivo
15
implementar el sistema de Gestión documental para la solución de los

procesos en la empresa Agrícola Fundo Reyes SAC. Para lo cual se empleó
la metodología aplicada con el análisis y diseño de sistemas basada en MSF
((Microsoft Solution Frame Work). Teniendo como resultados esperados
producir un nuevo modelo eficaz de administración de documentos
garantizando la calidad, sostenibilidad, disponibilidad y continuidad de los
documentos. Y en su conclusión menciona que la fijación del plan de un
sistema de Administración Documental ha supuesto para Agrícola Fundo
Reyes SAC, representó un cambio importante, desde que se aplicó las
normativas para que el documento no sea un grupo de documentos
agrupados en directorios (digital) o en carpetas (papel), sino documentos
únicos que se conocen su ubicación, clasificación y orden.
1.2 BASES TEÓRICAS

En este trabajo de investigación se pueden determinar las siguientes
variables: metodología de las 5s y gestión documental, que a continuación se
detallarán para tener una idea más clara.
1.2.1 METODOLOGÍA DE LAS 5 S

Para Velasco & Acosta (2011) la metodología 5S es un método
japonés que surgió después de la segunda guerra mundial con el fin de
reestructurar la industria para incrementar la calidad y ofrecer al mercado
precios más competitivos. Clave fundamental para su gran éxito es que es un
método organizado que es fácil de entender y aplicar en cualquier
organización. Las 5’s es un pilar que permite edificar un proceso de mejora
continua. Garantiza el orden y control en cada una de las fases del proceso
en la empresa, asigna un lugar para cada elemento, aumenta la eficiencia e
incrementa las medidas de seguridad de la empresa.
Según Quispe (2021) la metodología 5s tiende a lograr un propósito
el cual es el mantenimiento de forma organizada, limpia y ordenada un
ambiente determinado, a la vez, permite tener un sentido de automotivación
16
para lograr otros resultados, dentro de la empresa, generalmente la mejora

del desempeño de la organización.
Para Caballero & Veliz (2020) indica que la metodología 5s es una
disciplina que permite influir en la productividad, además de la mejora de
trabajo, también se consigue la estandarización de los procedimientos
correspondientes a los hábitos de orden y limpieza. Esta metodología se basa
en cinco principios que se complementan, siendo la tres primeras s, base
para el complemento de las restantes 2s, puesto que no enfoca en la parte de
conocimientos, sino en el uso de hábitos y el comportamiento de las
personas.
En esa misma línea Socconini (2020), define a la metodología 5S
como un conjunto de etapas que contribuyen a la mejora de los ambientes de
trabajo de manera segura y ordenada. Precisa que la metodología 5S se
utiliza cuando es necesario aprovechar los tiempos utilizables al máximo,
con el objetivo de sumar producción y, por otro lado, también es provechoso
para activar sistemas nuevos dentro de las organizaciones o en sus diferentes
áreas.
La metodología 5s, según Gil & Lago (2019) es una forma de trabajo,
que permite tener beneficios sobre la gestión de actividades y el lugar de
trabajo, dentro de la empresa, puesto que permite la separación de objetivos
necesario, tener en las mejores condiciones el lugar de trabajo, mantener de
manera limpia el lugar y ambiente de trabajo, todo ello con la
estandarización de los procedimientos, además de generar la disciplina
respectiva.
Kaushik, et al., (2015) mencionan que: La metodología 5S crea un
entorno para estandarizar el trabajo y garantizar mejores condiciones de
trabajo, mejorar la calidad, centrarse en la eliminación de desechos,
garantizar la seguridad de los empleados, mantener limpios los lugares de
trabajo, mantener los estándares, asegurarse de que todos los sigan y hacer
de 5'S una cultura organizacional.
17
Según Barcia, H. (2013) menciona que: Las 5S se describe como una

metodología de mejora que se originó en Japón. Esta consiste en la
clasificación, el orden y limpieza del área, la estandarización de procesos y
la disciplina del personal, de modo que sean hábitos en las áreas de trabajo y
se logre una cultura de mejora laboral. Este método se puede desarrollar en
cualquier rubro y en todas las áreas de trabajo de una empresa.
Para Contreras & Zare (2019) nos describe cada S, según la propuesta de que
las 5S provienen de 5 palabras japonesas: SEIRI: Seleccionar, SEITON: Ordenar,
SEISO: Limpiar, SEIKETSU: Estandarizar, SHITSUKE: Disciplina. Que a
continuación se explica en la siguiente figura.
Figura 1: Dimensiones de la Metodología 5s
SHITSUKE SEIRI
(Disciplina) (Seleccionar)
SEIKETSU SEITON
(Estandarizar) (Ordenar)
SEISO
(Limpiar)
Fuente: Elaboración propia
18
1.2.2 SEIRI (clasificar, seleccionar):

Según Moran & Chávez (2022) Se refiere a que en todas las áreas del trabajo
se debe separar elementos innecesarios de los que son necesarios y posteriormente
descartar lo innecesario. 5S el primer paso es inspeccionar las zonas de trabajo y
eliminar los materiales que sean innecesarios para la realización del trabajo. Del
mismo modo, se deben analizar las actividades y eliminar las tareas que no
producen resultados. El propósito de la selección es retirar del ambiente de trabajo
todos los elementos innecesarios para las operaciones cotidianas, manteniendo así
cerca los elementos necesarios que facilitan la labor del trabajo ya que de esta
manera se eliminan obstáculos que pueden conllevar a paradas innecesarias de las
actividades del trabajo.
Para Zare (2022), en esta fase se inicia seleccionando lo necesario y
descartando lo innecesario. Para ello, se tiene que tener cuenta lo siguiente:
reconocimiento del área, definición de razones, identificación y evaluación de
objetos. Posteriormente, se tiene que determinar los materiales y objetos de trabajo
según su uso de la siguiente manera: constantemente (mantener cerca);
ocasionalmente (mantener un poco alejado); de vez en cuando (depósito o almacén
temporal); nunca (derivar a otra área, transferir o descartar). Que en la siguiente
figura está esquematizado.
Figura 2: Determinar el uso de los materiales y objetos
Nunca
De vez en cuando
Ocasionalmente
Constante
19
Por lo tanto, Velasco & Acosta (2021), consiste en determinar cuáles son
los elementos necesarios en el proceso, desechar aquellos que no lo son. Está
orientado al entorno físico. Se espera que mediante este proceso sea posible
identificar y eliminar obstáculos en los procesos y evitar interrupciones.
Proporciona beneficios tales como: Menor probabilidad de accidentes laborales,
se reducen movimientos innecesarios y se evita incurrir en gastos de tiempo
injustificados.
Según Navarro (2020), se trata de separar lo necesario de lo que no lo es,
además de inspeccionar el tráfico de elementos para erradicar obstáculos y
componentes innecesarios que generan desperdicios, exponiendo al operario a
posibles riesgos mecánicos y ergonómicos al laborar en un área llena de
obstáculos y elementos innecesarios por todo el lugar, generando el incremento
de tiempos y actividades no enfocadas al proceso de la línea. El principal
objetivo es enfocarse al correcto uso de los dispositivos, mecanismos,
herramientas, etc., los cuales están dentro del área de trabajo, para llevar un buen
orden se debe seleccionar siguiendo varias categorías. Para ello obsérvese, la
figura que continua.
Figura 3: Categorías del Seiri
20
Lo que ya no se
Lo que se utiliza de Lo que se debe dar
Lo que no se usa. requiere en el área
vez en cuando. mantenimiento
de trabajo.
Mientras que Navarro (2020) alude que el objetivo de la aplicación es

establecer y suprimir todo aquello que obstruye un correcto funcionamiento. Y
de esta forma se estaría eliminando desplazamientos inútiles del tiempo.
Por otro lado, Gil & Lago (2019) nos menciona que esta etapa considera
la separación de objetos innecesarios, para conservar solo los recursos que sean
necesarios con la actividad o tarea que se desea realizar, para evitar la duplicidad
de objetos dentro de un mismo espacio de trabajo, por lo que se debe de
considerar algunos criterios para su realización, los objetos que son necesarios
deben estar cuando se requiera usar, lo que trae algunos beneficios como: para
ello véase la siguiente figura.
Figura 4: Beneficios del Seiri
Recuperación de espacios, lo que puede generar mayores flujo y

disponibilidad de traslado en el ambiente laboral.
Tener un mejor control de los inventarios y estar al tanto del stock

de cada una de las existencias dentro de un almacén.
Lograr la eliminación de los errores y desperdicios, permitiendo

tener control sobre los objetos y bienes que no se requieran, o tiene
poca rotación.
21
Permite mejorar la seguridad y tener mayor percepción de bienestar
durante el espacio de trabajo.
1.2.3 SEITON (ordenar, organizar):

Según Moran & Chávez (2022), explica que Seiton es colocar lo necesario
en sitios accesibles, según la frecuencia y secuencia de uso, es decir, consiste en
establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios,
de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.
Mientras que Arroba (2022) plantea que se debe exponer en un lugar de fácil
acceso y que se puedan apreciar los componentes, no se debe tomar decisiones a la
ligera eso no garantiza efectividad, es necesario pensar y estudiar detenidamente
antes de decidir. Tiene relación con qué tanto se optimice el tiempo, encontrando
algo lo más rápido posible y a su vez regresarlo de manera sencilla a su lugar de
origen, una vez que se haya terminado de usar.
Del mismo modo Velasco & Acosta (2021), se refiere a Seiton como la
acción que implica encontrar un orden adecuado para cada elemento que compone
un proceso, además de ser fundamental el orden, para garantizar que no habrá
retrasos en la consecución de repuestos. Permite crear un lugar para cada elemento
debidamente señalizado, motivo por el cual será de conocimiento común para todos
los involucrados en el proceso. Mediante la frecuencia de uso se logra acordar su
ubicación acorde a que tantas veces en una operación se debe utilizar el elemento.
Se eliminan condiciones inseguras de funcionamiento en el proceso.
Mientras que Quispe (2021), nos menciona que la organización es la

búsqueda de ubicaciones adecuadas, con el fin de identificar de madera necesaria
los objetos dentro de un determinado lugar, por lo que obedece a un principio
elemental cada objeto tiene un determinado lugar y existe un lugar establecido para
cada uno de los objetos.
22
Figura 5: Beneficios del Seiton.
Menor control de stock de producción.
Facilita el transporte interno, control de prroducciòn y ejecución del

trabajo.
Menor tiempo en búsqueda de lo que falta.
Evita la compra innecesaria de materiales y de los daños a los productos

almacenados.
Aumenta el retorno del capital.
Aumenta la productividad de las máquinas y personas.
Mayor racionalización del trabajo, menor cansancio y mejor ambiente,

reduciendo el estrés y la fatiga mental.

Por otro lado, Salazar et al., (2020) nos dice que ordenar tiene como
propósito reducir los tiempos de búsqueda, reducir movimientos innecesarios dentro
del área de labores, evitar confusiones peligrosas, permitir la ubicación de
materiales, documentos de forma rápida; un ambiente ordenado da la impresión de
que todo marcha bien, que las cosas se hacen bien y por lo tanto el producto final es
de buena calidad; mejora el manejo de existencias y la coordinación para la
ejecución de las tareas.
Asimismo, Contreras & Zare (2019) explica que una vez eliminados los
materiales (y tareas) innecesarios, hay que ordenar lo que realmente se necesite para
trabajar. Cada herramienta, materia prima, debe tener un lugar asignado y único.
Haciendo esto se consigue evitar la pérdida o extravío de material y ahorra tiempo
muerto buscando cosas que utilizamos frecuentemente.
Según (Ipanaque, 2019), el proceso de ordenar, implica considerar la
ubicación y el establecimiento de lugares para cada material, bien o existencia,
23
dentro de un área correspondiente, siendo este lugar adecuado para su ubicación

rápida y eficiente, que permitan tener la efectividad en la localización y la entrega
del mismo, por lo tanto, evita la pérdida de la existencia, además de mejorar el
ambiente de la empresa.
Del mismo modo Lázaro & Elmer (2018) nos indica que el orden reside en
la organización de los objetos útiles y así no perder tiempo en tener que ubicarlos,
de esta manera el operador optimiza ese tiempo y lo utiliza dentro de la línea, más
no en buscar algún implemento que necesite dentro de ella por la falta de
organización.
1.2.4 SEISO (limpiar):

Para Velasco & Acosta (2021) Seiso, se basa en identificar el origen de la
suciedad y buscar la manera más óptima de eliminarlos. Se eliminan fuentes de
contaminación y se incrementa la vida útil de los equipos y mejora la percepción
visual del lugar de trabajo. Ayuda a encontrar con facilidad objetos o documentos,
economizando tiempo y movimiento. Facilita regresar a su lugar los elementos e
identificar cuando algo falta.
Mientras que Contreras & Zare, (2019), nos recomienda fijar tareas
periódicas para conseguir que las zonas queden despejadas y solamente con los
materiales necesarios, sin ningún otro tipo de material que pueda entorpecer las
actividades.
Asimismo, Méndez (2019) hace referencia que, en la dimensión de limpiar,
lo que se busca es conocer e identificar donde se está originando el desaseo y así
focalizar la manera más apropiada para ponerle fin a esa contaminación. Se debe
enfocar en velar por mejorar y precautelar los diferentes equipos, el ser humano es
muy visual y al estar en un área con desaseo, esto lo afectaría para lograr obtener un
correcto desarrollo en las tareas que sean distribuidas.
Del mismo modo Nava et al., (2019) indica que, la limpieza la debemos
hacerlo todos. Es importante que cada uno tenga asignada una pequeña zona de su
lugar de trabajo, que deberá tener siempre limpia bajo su responsabilidad. Si las
24
personas no asumen este compromiso la limpieza nunca será real. Y sus beneficios
se mencionan en la siguiente figura:
Figura 6: Beneficios del Seiso.
Reduce el riesgo de accidentes.
Mejora el bienestar fìsico y mental del trabajo.
Se incrementa la vida útil del equipo, al evitar su deterioro por

contaminación y suciedad.
Las averías se identifican con facilidad, cuando el equipo está en óptima

limpieza.
La limpieza conduce a un aumento significativo de la efectivdad global

del equipo.
Mayor productividad de personas, máquinas y materiales.
Evita pérdidas y daños materiales y productos.
Es fundamental para la imagen interna y externa de la empresa.

Mientras que Zubia et al., (2018) nos indica que la limpieza se logra
implementando acciones para evitar o disminuir la suciedad y hacer más seguro los
ambientes de trabajo no solo es ir a quitar polvo y limpiar, también implica
determinar las causas por las cuales no se mantiene limpia el área, de tal manera que
se pueda solucionar el problema de raíz, evitando que se repita la misma situación.
Y sobre la aplicación de la tercera S, Gil & Lago (2019) indica que se deben
de obedecer algunos criterios para su ejecución, como se explica en la siguiente
figura.
Figura 7: Criterios para la ejecución del Seiso.
Establecer rutinas de limpieza.
Monitoreo del ambiente limpio.

25
Involucrar al equipo de trabajo en las actividades de limpieza.

1.2.5 SEIKETSU (estandarizar):

Según Arroba (2022), el termino estandarizar se refiere a emplear una táctica
para adherir un procedimiento a tal punto de que el orden y la estructuración sean
componentes de suma importancia. Al hacer un énfasis en la estandarización nos
referimos a la elaboración del layout de planta general y por estación dentro del
espacio de trabajo, de esta manera le será mucho más fácil al operador identificar la
ubicación de cada elemento que conforma su área de trabajo y entender la manera
en la que debe permanecer dicha área. Para ello es necesario la visualización, es una
gestión continua de la estandarización que trata de eludir que decline el interés,
creando formas para proceder.
Según lo expresado por Suarez (2022), nombra que en el proceso de
estandarización dentro de la metodología 5s, indica que es el control que se tiene
sobre las anteriores “S” implementadas con anticipación, es decir juega un rol de
mantenimiento para las tres primeras s, siendo por ello una tarea algo laboriosa,
puesto que depende mucho del control visual que se debe tener sobre las actividades
y el lugar de trabajo, esto permite tener un compromiso con la empresa, puesto que
influye directamente en la productividad.
El proceso de estandarización dentro de la metodología 5s, según lo
expresado por Suarez (2022), es el control que se tiene sobre las anteriores “S”
implementadas con anticipación, es decir juega un rol de mantenimiento para las
tres primeras s, siendo por ello una tarea algo laboriosa, puesto que depende mucho
26
del control visual que se debe tener sobre las actividades y el lugar de trabajo, esto
permite tener un compromiso con la empresa, puesto que influye directamente en la
productividad.
En torno a la idea de Quispe (2021), sobre la estandarización, es un tema de
establecer procedimientos y estándares para inspección y limpieza, con el fin de
tener un sentido de autocontrol, con el fin de mantener la situación permanente,
además de reducir el incumplimiento de las mismas, esto con el apoyo del equipo de
trabajo, que deben se ejecutar, mantener y verificar el cumplimiento de las etapas
primarias, como la clasificación, orden y limpieza.
Según Velasco & Acosta (2021), se refiere a estandarizar como la intención
de mantener el grado de organización, orden y limpieza logrado en las 3 primeras
fases mediante la señalización, el uso de los manuales y seguimiento de
procedimientos. El diseño de normas de apoyo. Utilizar evidencia visual acerca de
cómo se deben mantener las áreas, los equipos y las herramientas. Utilizar moldes o
plantillas para conservar el orden. Consiste en estandarizar todo y dejar visibles los
estándares implementados.
En relación a la estandarización Quispe (2021) expresa que es un tema de
establecer procedimientos y estándares para inspección y limpieza, con el fin de
tener un sentido de autocontrol, con el fin de mantener la situación permanente,
además de reducir el incumplimiento de las mismas, esto con el apoyo del equipo de
trabajo, que deben se ejecutar, mantener y verificar el cumplimiento de las etapas
primarias, como la clasificación, orden y limpieza, esta etapa de estandarización
tiene sus propios beneficios, que a continuación se expresa en la siguiente figura.
Figura 8: Beneficios del Seiketsu.
Se guarda el conocimiento producido durante años de trabajo.
Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar impecable el

lugar de trabajo en forma permanente.
Sirve de soporte para la mejora de gestión y la identificación de

responsabilidades mayores, entorno al lugar de trabajo.
27
Permite generar un compromiso de trabajo más especifico, acorde al

trabajo que se debe de realizar.
Mientras que Zubia et al. (2018) nos menciona que estandarizar es el

mantenimiento de las condiciones conseguidas. Por lo tanto, se debe mantener los
uniformes limpios, aseo personal correcto y de las áreas de trabajo. Se sugiere el
desarrollo de normas de limpieza las cuales sean claras y específicas, también se
puede hacer un procedimiento en el cual sea visible para todos y explique de manera
clara cuáles son los lineamientos para mantener el área en orden y limpia.
Además, Nava et al., (2017) indica que Seiketsu envuelve ambos
significados: higiene y visualización. La higiene es el mantenimiento de la limpieza
y del orden. Quien exige y hace calidad, cuida mucho la apariencia. En un ambiente
limpio siempre habrá seguridad. Quien no cuida bien de sí mismo no puede hacer o
vender productos o servicios de calidad. Una técnica muy usada es el “visual
management”, o gestión visual. Esta técnica se ha mostrado como sumamente útil
en el proceso de mejora continua. Se usa en la producción, calidad, seguridad y
servicio al cliente. Consiste en grupo de responsables que realiza periódicamente
una serie de visitas a toda la empresa y detecta aquellos puntos que necesitan de
mejora. Una variación mejor y más moderna es el “colour management” o gestión
por colores. Ese mismo grupo en vez de tomar notas sobre la situación, coloca una
serie de tarjetas, rojas en aquellas zonas que necesitan mejorar y verdes en zonas
28
especialmente cuidadas. Normalmente las empresas que aplican estos códigos de

colores nunca tienen tarjetas rojas, porque en cuanto se coloca una, el trabajador
responsable de esa área soluciona rápidamente el problema para poder quitarla.
Véase la siguiente figura:
Figura 9: Significado del Seiketsu.
VISUAL COLOUR
MANAGEMENT MANAGEMENT
(Manejo visual) (Manejo de color)
- Limpieza - Tarjetas rojas

- Orden - Tarjetas verdes
1.2.6 SHITSUKE (disciplina o mejora continua):

Según Moran & Chávez (2022), se puede inferir que la metodología de las
5S es una herramienta sencilla, aplicable y con resultados evidentes a bajo costo,
genera una buena imagen hacia los clientes, así como un sano ambiente de trabajo,
promueve la productividad al contar con materiales, mobiliarios y equipos
necesarios, ordenados y limpios, además genera en los trabajadores la adopción de
la cultura de mejora continua.
La disciplina dentro de la metodología 5s para Suarez (2022), permite el
cumplimiento especifico de los procedimientos que se han establecido al inicio de la
implementación de la metodología 5s, trabaja en función del compromiso del
mantenimiento de cada una de las actividades que se han ejecutado, por lo tanto,
29
sirve de instrumentos para el control rutinario, inspección imprevista, control del

desempeño personal, dentro del ambiente de trabajo, este obedece a algunos
criterios como se presenta en la siguiente figura:
Figura 10: Criterios del Shitsuke.
El compromiso de las normas aplicables y de los diversos estándares

que se establecen en el lugar, todo con un solo propósito del
mantenimiento del lugar de forma organizada y limpia.
El cumplimiento de las normas, políticas y responsabilidades de

tiene cada integrante dentro de la organización relacionadas al
orden y limpieza del lugar de trabajo. .
La generación de hábitos que permitan el control y motivación para

la ejecución y cumplimiento de normas, políticas y
responsabilidades relacionadas al orden y la limpieza dentro del
entorno laboral. .
La mejora oportuna de los hábitos y el cumplimiento de los

objetivos de trabajo de la metodología 5s..
Según Velasco & Acosta (2021), nos dice que el Shitsuke promueve una
cultura de respeto sobre los estándares que la empresa ha establecido con el fin de
que los empleados, incentiva a todos los participantes del proceso a cumplir a
cabalidad las normas de la compañía.
Mientras que Díaz (2020), menciona que en la dimensión del Shitsuke se

debe llevar un seguimiento detallado de esta metodología, teniendo como principal
objetivo el renovar la calidad y productividad de la organización, al contar con un
área de labores sana, limpia y confortable, de tal manera que se pueda proteger la
armonía y mantener la seguridad del lugar donde se desempeña, esto permitirá
aumentar la confianza entre los individuos que conforman el equipo de trabajo, lo
30
que se verá reflejado en la creatividad, con todos estos adelantos se puede

simplificar en gran magnitud la misión y administración de la empresa, oficina o
lugar de trabajo.
Del mismo modo Contreras & Valderrama (2019), indica que la práctica de
las 5s es uno de los principales pasos para realizar una alteración significativa hacia
la mejora continua que tiene, generando impacto a un largo periodo de tiempo, para
instaurar esta herramienta de calidad se necesita compromiso de todos los
involucrados y que se comprometan a cumplir con la diciplina, es por ello que se
requiere que todos colaboren para lograr la mejora en la industria. Si se logra la
disciplina, se tendrá como resultado una constante mejoría que beneficia a la
organización gracias a la cooperación voluntaria de todos los involucrados.
En este sentido Contreras & Zare (2019), nos dice que para complementar
las 5S se debe asumir la filosofía de mejora continua, basada en el conocido ciclo
PHCA (Planificar -> Hacer -> Controlar -> Actuar) que indica “dado que nada es
perfecto, siempre queda margen para mejorar”. Se deben realizar periódicamente
evaluaciones del estado actual de cada proceso clave para encontrar posibles
deficiencias y proponer mejoras en las actividades para conseguir mejores
resultados. Véase la siguiente figura:
Figura 11: Ciclo del PCHA aplicando la dimensión del Shitsuke.
Planificar
Actuar Hacer
Controlar 31
En este sentido Zubia et al., (2018), nos menciona que en este proceso se
debe de evitar a toda costa que no se sigan los procedimientos ya establecidos en la
organización, con el fin de que la limpieza sea parte de la cultura de la empresa.
Según Nava et al., (2017) indica que Shitsuke (compromiso y disciplina).

Disciplina no significa que habrá unas personas pendientes de nosotros preparados
para castigarnos cuando lo consideren oportuno. Disciplina quiere decir voluntad de
hacer las cosas como se supone se deben hacer. Es el deseo de crear un entorno de
trabajo en base de buenos hábitos. Mediante el entrenamiento y la formación para
todos (¿Qué queremos hacer?) y la puesta en práctica de estos conceptos (¡Vamos
hacerlo!), es como se consigue romper con los malos hábitos pasados y poner en
práctica los buenos. En suma, se trata de la mejora alcanzada con las 4 S anteriores
se convierta en una rutina, en una práctica más de nuestros quehaceres. Es el
crecimiento a nivel humano y personal a nivel de autodisciplina y autosatisfacción.
1.2.7 GESTIÓN DOCUMENTAL
Según Espinoza (2023) concluye que la gestión documental es un
proceso determinante para el éxito de una empresa garantiza la preservación,
integridad y accesibilidad de los documentos corporativos, y actúa por la
mejorar la eficacia, eficiencia y productividad de los procesos
administrativos y de toma de decisiones.
Asimismo Fernández (2021), nos menciona que durante siglos la
gestión documental fue dominio exclusivo de administradores, archiveros
y bibliotecarios, quienes cifraban su empeño en la pulcritud de su
trabajo y sus herramientas eran manuales, así se apoyaban en libros de
registro, carpetas, archivadores, cajas y estanterías en las que se guardaban
32
los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en

soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer
referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de
información, mediante sistemas de codificación.
En este sentido Khayer et al. (2021), se refiere que el programa de
gestión documental se entiende como un conjunto de instrucciones dirigidas
a cada área de la organización y relacionadas con la correcta implementación
de las funciones de archivo que se realizan en cada departamento, de modo
tal que los documentos sean tratados y posicionados en la empresa de la
misma manera, lo que facilita la gestión de documentos dentro de la
organización.
Mientras que el Ministerio de Economía y Finanzas (2020) nos
menciona que la gestión documental es el conjunto de funciones sistemáticas
encargada de gestionar los documentos administrativos en la institución,
aplicando principios de racionalización, eficacia y economía. Engloba los
procesos de recepción, emisión, administración y custodia.
Del mismo modo Soria y Diaz (2020) definen a la gestión
documental como el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización,
permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo
que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos,
aplicando principios de racionalización y economía.
En este sentido Riera (2020) nombra que la gestión documental del
archivo con el tiempo ha ido adquiriendo mayor importancia no sólo para las
empresas del sector público sino también para el sector privado, es por ello
que se han ido creando empresas que por medio de programadores de
sistemas, han creado programas que facilitan organizar la información con la
que se cuenta, en muchos de los casos ya vienen listos, pero en muchos otros
se crean programas que se ajustan más a la realidad de cada empresa o
institución, ya que satisfacen al más mínimo los requerimientos como son el
33
acceso a los usuarios que por medio de un código de usuario y contraseña se

puede acceder a toda la información que haya sido agregada al sistema, la
administración de usuarios, por medio del cual se podrá controlar quienes
aún están permitidos de ingresar o incluso a eliminar las cuentas de quienes
ya no puedan acceder a la información con la que la entidad cuenta,
permitirá también actualizar las contraseñas; el ingreso de nuevos
documentos se encuentra sólo a cargo del área encargada, ya que son
documentos que han pasado por el proceso archivístico y cumple con los
requisitos para ya ser custodiados, puesto que son documentos originales y
con información importante de la que pueda tener necesidad de consulta,
como también la edición de los mismos que para cumplir con la formalidad
deben ser fedateados, finalmente se demuestra así que logikDocs permite
administrar de forma centralizada los documentos de la empresa Logikard ya
que con el programa implementado le permitió optimizar sus recursos y
cumplió con facilitar el uso de un ambiente web que asegura la
disponibilidad y accesibilidad a la gestión documental.
Según López (2019) nos menciona que la gestión documental es la
gestión de los medios de prueba establecidos en las actividades
organizacionales, con el objetivo de estandarización documental,
procedimientos simplificados, control, organización, servicio, valoración y
conservación de archivos, gestión de riesgos, etc.
Mas aún Cerrillo & Casadesus (2018) mencionan que la
administración de documentos tiene una llegada significativa al
mejoramiento de transparencia en gestión pública, como también indican la
integración de responsabilidades de legislación en transparencia vigente en
la vida útil de los documentos, para respaldar la entrada efectiva de los
ciudadanos a la información del estado desde la administración de los
sistemas de control de documentos.
De acuerdo a los últimos estándares emitidos por la Presidencia del
Consejo de Ministro (PCM, 2017) para la implementación del modelo de
gestión documental los siguientes procedimientos o procedimientos
34
conforman las dimensiones de la gestión documentarios: La dimensión

recepción documentaria, se refiere al conjunto de operaciones de
verificación y control que deben realizar las organizaciones para aceptar
documentos enviados por personas físicas o jurídicas, asimismo, la recepción
de documentos tanto electrónico como manual, debe establecer un punto de
recepción de documentos de acuerdo con el reglamento TUO de la Ley N°
27444; implementar una aplicación o sistema de gestión de documentos para
recibir documentos electrónicos; los documentos en papel deben ser
procesados digitalmente mediante programas informáticos y equipos de
captura de imágenes; establecer recibir documentos electrónicos o en papel;
verificar y revisar documentos al recibirlos; transferir documentos al área
apropiada; realizar actividades para obtener la confirmación de recibo
apropiada; determinar el mecanismo de tecnología de la información que
será utilizado por toda la entidad y considerar excepciones.
Según Gallo (2011) nos explica que la gestión de la documentación y
de la información de una organización tiene que ir orientada a las personas
que la utilizarán, sea proveedor, clientes o trabajador de la empresa. Las
empresas se mueven con gran cantidad de información y documentación.
Las bases de un buen funcionamiento son eficacia (enfocada al cliente) y
eficacia (dirigida al servicio), si eso falla quiere decir que se está dando un
mal servicio y los costes derivados son excesivos.
1.2.8 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Según Fernández (2021) menciona corresponde a las etapas por las que
sucesivamente pasan los documentos desde su producción o recepción en una
entidad pública, hasta la determinación de su destino final, que puede ser baja
documental o conservación permanente. Archivo de gestión, que se encarga de
todos los trámites que se den dentro de la institución ya que estos se encuentran en
constante movimiento además es conocido como archivos activos, el archivo central
se caracteriza por conservar documentos poco solicitados y que sin importar el
tiempo mantienen un valor importante y por ellos se da su utilidad, por último el
35
archivo histórico que es uno de los más importantes debido a su valor patrimonial y
sirve para realizar investigaciones de carácter cultural.
Para Villanueva (2012) menciona que la teoría del ciclo vital de los
documentos fue planteada en 1947, a raíz de los trabajos de la Comisión Hoover,
creada por el presidente Truman en ese año, precisamente por una comisión
estadounidense, al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que
poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos, no sólo
en su organización, sino también en la mayoría de las entidades, tanto públicas
como privadas alrededor del mundo.
Del mismo modo Villanueva (2012) nombra que el ciclo de vida de los
documentos es un concepto de la archivística moderna que se refiere a las distintas
etapas o edades por las cuales atraviesan los documentos, desde su producción en
un archivo de trámite, pasando por su conservación temporal o precaucional dentro
de un archivo de concentración, hasta conservarlo, eliminarlo o seleccionarlo para
una custodia definitiva dentro del archivo histórico. Ubicar los conceptos del ciclo
de vida de un documento para optimizar la organización de archivos, a partir del
estudio de la Teoría del ciclo vital de los documentos, que a continuación se muestra
en la siguiente figura.
Figura 12: Ciclo de vida de un documento
Fase activa
CICLO DE VIDA DE
UN DOCUMENTO
Fase inactiva Fase

(histórica) Semiactiva 36
Del mismo modo Villanueva (2012), se refiere al ciclo de vida de los

documentos como: las etapas, fases o edades por las cuales atraviesa un
documento, determinadas por los valores y usos que tiene en cada una de
ellas. Donde comenta que el ciclo vital del documento es un aporte teórico
que pasa a ser uno de los dos pilares sobre los que descansa la teoría
archivística, junto con el principio de procedencia y orden original. El
documento atraviesa, a lo largo de su existencia, por tres edades, conocidas
también como etapas o fases, determinadas por los valores y usos que tiene
en cada una. A cada etapa le corresponde un tratamiento especializado y la
conservación de los documentos en un archivo específico, que a
continuación se expresa en la siguiente figura.
Figura 13: Fases del documento
FASE ACTIVA
Los documentos se crean en diferentes
áreas de la organización, se resguardan
temporalmente después de su uso y luego
se transfieren al archivo de concentración.
37
FASE INACTIVA FASE SEMIACTIVA
Los expedientes se mantienen Los archivos se conservan temporalmente y
permanentemente disponibles para se consultan de manera ocasional; luego se
su consulta, debido a su valor seleccionan los expedientes con valores
 FASE ACTIVA (vigencia administrativa): Durante esta edad los

documentos tienen valores primarios para la institución. Estos
valores son los siguientes: valor administrativo (es la condición de
los documentos producidos o recibidos por una institución para
realizar sus funciones o actividades comunes, tales como oficios,
circulares, memorandos, etc.) valor jurídicos o legal (es la condición
de los documentos que permite certificar derechos u obligaciones de
la administración pública o de los ciudadanos, tales como demandas,
contratos, convenios, etc.) y valor fiscal o contable (es el atributo de
los documentos para comprobar el origen, distribución y uso de los
recursos financieros de una institución, tales como pólizas,
auditorías, cortes de caja, etc.). El uso del documento en esta etapa es
constante e inmediato; por eso, debe ser conservado cerca del usuario
“el creador del documento” en un archivo administrativo o de
trámite.
 FASE SEMIACTIVA: El documento conserva sus valores

primarios con los cuales fue creado (administrativo, jurídico o fiscal);
sin embargo, su uso es ocasional; por ello, hay que conservarlo
durante un plazo precautorio, en donde su conservación debe ser en
38
un archivo de concentración y no necesariamente estar cerca del

usuario.
 FASE INACTIVA O HISTÓRICA: El documento ha perdido sus

valores primarios para la institución, pero adquiere nuevos valores
secundarios (evidencial, testimonial, informativo). En esta última
etapa, los documentos han aprobado la valoración, pues se considera
que tienen valores suficientes para que sean conservados
permanentemente, adquiriendo un segundo valor, además del carácter
histórico, cultural y científico, por lo que su uso ya no es de tipo
institucional, sino social y, por lo tanto, su conservación debe ser
constante en el archivo histórico, en donde recibirá un tratamiento
especializado. Una vez que los documentos finalizan su fase
semiactiva pierden los valores primarios y secundarios, por lo cual
pueden ser eliminados de acuerdo a las normas que marque la propia
institución al respecto, previo análisis y valoración de los mismos. A
este proceso se le conoce con el nombre de depuración documental,
donde se explica en la siguiente tabla.
Tabla 1: Fases y tiempo de conservación del documento

Fases Archivos Valores Uso Tiempo de
conservación
Activa Trámite o Primario Institución Se considera el tiempo
administrativo - Administrativo frecuente que dura el trámite
- Legal o jurídico hasta que concluya el
- Fiscal o contable asunto.
Semiactiva Concentración Primario Institución Permanente en el
- Administrativo productora archivo, hasta cumplir
- Legal o jurídico su vigencia; se realiza
- Fiscal o contable el proceso de
39
valoración para
determinar su baja o
transferencia.
Inactiva Histórico Secundario Investigadores y Permanente
- Informativo público en general
- Testimoniales
- Evidenciales
Para Bustelo (1997) nos explica que la gestión de documentos se

concebía como el desarrollo de un sistema organizado para la creación,
almacenamiento y acceso a los documentos producidos en el contexto de una
determinada organización. En este contexto todos los documentos siguen un
ciclo vital que podría resumirse en las siguientes fases: creación, uso,
mantenimiento y eliminación/conservación. La intervención de especialistas
en la gestión documental se ha realizado sobre todo en las últimas etapas de
vida de los documentos, teniendo menos influencia en la etapa de creación,
como se explica en la siguiente figura.
Figura 14: Ciclo vital del documento
Eliminación/
Conservación
Mantenimiento
Uso
Creación

1.2.9 IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL:
Según Espinoza (2023), menciona el rol importante que desempeña la
gestión documental en las empresas:
 Permite control en el acceso a la información.
 Establece mecanismo de seguridad para la preservación y sostenibilidad de
la información.
40
 Se establece como un sistema que interactúa con los procesos de la

empresa interna y externamente.
 Su digitalización permite una mejora en la productividad, los
procedimientos de negocios y el ahorro de tiempo y espacios.
 Se trabaja bajo sistemas de normalización de archivos.
 Minimiza los riesgos legales.
 Se favorece la productividad, eficiencia y eficacia en las empresas.
 Se benefician los directivos y el personal en general al optimizarse los
sistemas y flujos de información y comunicación en las organizaciones y
empresas en general.
1.2.10 PROCESOS ARCHIVÍSTICOS:

Según la legislación archivística los procesos archivísticos son cinco. Y estos
procesos a su vez de pueden dar uno por uno o de igual manera en forma simultánea
y así lo puede realizar el archivo y su personal a cargo.
 La organización es un procedimiento archivístico donde se relaciona un
grupo de actividades dadas a ordenar y clasificar la documentación por tipo
de dirección de línea, por entidad, año y semestre.
 La elaboración de paquete es un proceso archivístico que consiste en
organizar los expedientes en cuatro paquetes por caja a transferirse,
siguiendo la normativa y lineamientos de la institución.
 La foliación es un proceso archivístico que consiste en enumerar cada folio
(hoja) de cada expediente a transferirse a otro nivel de archivo, esta acción
se realiza manualmente o mediante un foliador mecánico.
 La elaboración de inventario, etiqueta de paquete y caja es el proceso por el
cual se describe individualmente cada documento a transferirse, entre los
elementos de descripción más importantes se encuentran: unidad orgánica
que lo genera, serie documental y año respectivo y ubicación de caja y
paquete. Paralelamente a la elaboración del inventario general se realiza las
etiquetas de paquete y caja detallando su contenido respectivamente.
41
 El servicio es un proceso archivístico por el cual se atiende las solicitudes de

búsqueda de documentos en el archivo, en referencia a ley 27806 de
transparencia en atención al ciudadano.
Figura 15: Procesos archivísticos
Organización
ELaboración de
Servicio
paquetes
Inventario,
etiquetado del Foliación
paquete y caja
Fuente: Elaboración propia.
1.3 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

a) Almacenamiento: Es el proceso que tiene como fin supremo el mantener y
preservar la documentación e información, velando por su legitimidad,
integridad, fidelidad y disponibilidad en el lapso de tiempo que sea requerido, en
este proceso también se debe garantizar que la documentación e información se
conservan en un ambiente adecuado y seguro.
b) Clasificar: Acción de seleccionar los bienes o los objetos que no son necesarios
dentro del ambiente de trabajo. Identificación de una o varias categorías dentro
42
de las actividades de la organización y de los documentos que generan, así como

de agrupación de los mismos, en expedientes o series para facilitar la
descripción, control, relaciones y asignación del tipo de disposición y de las
condiciones de acceso. Es el procedimiento para identificar de forma inequívoca
con una o más categorías, a los documentos que se generan dentro del proceso de
la organización, así como el ordenamiento de los mismos, en expedientes o
grupos que faciliten su descripción, control, agrupación, acceso y destino final.
c) Disciplina: Se trata de mantener estándares de disciplina, lo que significa la
realización de auditorías y acciones correctivas para su hábito diario.
d) Disposición: es el proceso de seleccionar entre la destrucción física o archivo o
conservación permanente (asegurando la confidencialidad) o la transferencia a
otro sistema u organización, es decir, cumplido el tiempo de custodia o
almacenamiento establecido para un determinado documento o información, se
procede a su disposición prevista según los tiempos de almacenamiento, pero
para llevar a cabo esta actividad en la organización, el personal debe estar
entrenado y contar con procedimientos o lineamientos claros que indiquen como
realizar esta actividad, ya que el trabajador no debe asumir ninguna acción de
disposición, sin el visto bueno de personal autorizado y sin haber corroborado
que el documento o la información, ya no tiene validez para la entidad, que no
existen tareas o asuntos pendiente o investigaciones legales que requiera dicha
documentación como evidencia.
e) Estandarizar: Corresponde al cumplimiento total de las tres primeras S, y que
tengan sostenibilidad en forma permanente.
f) Estrategias: Actividades que permite el logro de objetivos, permiten el trabajo
en función del desempeño de la empresa.
g) Foliación: Es una tarea previa a cualquier empaste. Es la acción de numerar o
enumerar hojas. Mientras que folio, es asignar un número a cada documento para
que se identifique y diferencie de los otros documentos similares. Generalmente
aparece en la parte superior de una hoja de un documento. Esta numeración
individual recibe el nombre de foja u hoja.
43
h) Gestión de archivos: Conjunto de actividades destinadas a la preservación,

difusión y acceso a la documentación de un archivo de carácter administrativo o
histórico.
i) Gestión documental: Conjunto de actividades que permiten coordinar y
controlar los aspectos relacionados con la creación, recepción, organización,
almacenamiento, preservación, acceso y difusión de documentos.
j) Limpiar: Es el acto de limpieza. Quitar polvo, suciedad del área de trabajo e
instalaciones en la empresa.
k) Mejora continua: Herramienta que permite la mejora de un determinado
proceso, además afecta su forma de crecimiento dentro del tiempo, generalmente
afecta a los factores más importantes dentro de la empresa, está relacionado
generalmente con el ciclo repetitivo.
l) Método: Conjunto de actividades que se realizan para el cumplimiento de alguna
meta, en función de criterios y pasos establecidos, generalmente para la
obtención de resultados y solución de algunos problemas.
m)Metodología: Conjunto de actividades encaminadas al logro de objetivos,
generalmente consiste en etapas o pasos que se deben de ejecutar con el fin de
lograr un objetivo.
n) Organización: Conjunto de acciones que permite la ubicación de cada objeto
dentro del espacio del almacén que permite reducir el tiempo para localizar los
objetos. Los autores nos m nos mencionan que engloban reglas, funciones y
comportamientos, que deberán ser respetados por los miembros de la entidad,
teniendo como función principal disponer de los recursos como pueden ser
humanos, instrumentales y financieros. Tiene como dimensión división del
trabajo, asignación de deberes, delegar autoridad y responsabilidades y
asignación de recursos y su escala es ordinal.
o) Organización documental: Es el desarrollo de acciones orientados a
clasificarlos, ordenarlos y signar los documentos de las entidades, que contengan
información para el ejercicio de sus actividades. Tiene como indicadores
Clasificación de las series documentales, ordenar los documentos, empaquetado
de unidades de archivamiento y elaboración del inventario y como escala ordinal.
44
p) Registro: Es una manera de formalizar la incorporación de un documento en un

sistema de gestión de documento. Consiste en dejar evidencia de la generación o
ingreso de un documento en una organización, es decir, es el proceso de
formalización del documento, ya sea físico o digital, en el sistema de gestión
documental.
q) Selección y eliminación: Su aplicación correcta brindará garantía para cumplir
con la normativa de la seguridad en la información de los documentos. Tiene
como indicadores evaluación de series documentales de acuerdo a periodos de
retención, convocatoria al comité de evaluación de documentos, formato de
eliminación e inventario de eliminación de documentos y su escala ordinal.
r) Servicios archivísticos: El autor menciona que este proceso consiste en poner a
disposición del usuario toda documentación custodiada y que sea solicitada con
fines de información y sean solicitados formalmente. Tiene como indicadores
control de seguimiento, formato de requerimiento autorizado, tiempo de
atención, tiempo de vigencia del préstamo y como escala ordinal.
s) Transferencia documental: Es la acción de trasladar la documentación de un
nivel de archivo a otro al vencerse el periodo de retención. Tiene como
indicadores el reconocimiento de las series, ordenamiento documental según
criterio alfabético, numérico y cronológico y escalas ordinal.
CAPÍTULO III: HIPÓTESIS Y VARIABLE

1.4 HIPÓTESIS
1.4.1 HIPÓTESIS GENERAL:
La metodología 5S permitirá mejorar la gestión documental en la
45
1.4.2 HIPÓTESIS ESPECÍFICA:
H.E.1. La clasificación y el orden de la metodología 5S permite

mejorar en la gestión documental del ciclo de vida de los documentos en la
H.E.2. La limpieza de la metodología 5S permite mejorar en las

funciones de la gestión documental en la Institución Educativa N°22253 –
José Antonio Encinas, del distrito de Grocio Prado, provincia de Chincha.
H.E.3. El estandarizar y la disciplina de la metodología 5S permite

mejorar en las funciones de la gestión documental en la Institución
Educativa N°22253 – José Antonio Encinas, del distrito de Grocio Prado,
provincia de Chincha.
1.5 VARIABLES
1.5.1 DEFINICIÓN CONCEPTUAL DE LA VARIABLE
 Metodología 5s (Variable Independiente): Huamán (2021) menciona que
el método de las 5s, designa cada una de sus cinco etapas, es un
procedimiento de gestión japones que se basa en cinco simples principios:
Clasificación: Separar artículos u operaciones que no son necesarios.
Orden: Definir que artículos u operaciones son necesarios.
Limpieza: Eliminar el desaseo o descuido.
Estandarización: Identificar irregularidades.
Mantener la disciplina: Mejora continua.
 Gestión Documental (Variable Dependiente): Según Bendezú et

al., (2020) nos dice que la gestión documental es el manejo del ciclo
completo de los documentos en una organización, indistinto de su giro y
finalidad, comprende desde su generación o recepción hasta su disposición
46
final. Además, explica que los archivos explica que los archivos
(documentación, repositorios e institución) cobran vital importancia en la
implementación del Modelo de Gestión de Documentos – MGD;
considerando para ello, el ciclo de vida de los documentos en la institución
desde que se generan o reciben hasta su disposición final, la identificación de
las series documentales, la clasificación de la documentación por la
información contenida (secreto, confidencial o reservado) para los niveles de
acceso; así como, por tipología documental-procedencia para mantener su
integridad y esquematizar su fácil acceso o consulta.
1.5.2 DEFINICIÓN OPERACIONAL DE LA VARIABLE

Para la variable independiente, Metodología 5S podemos observar
las siguientes dimensiones e indicadores, como están en la siguiente tabla:
Tabla 2: Metodología 5S
VARIABLES DIMENSIONES INDICADORES
Metodología de las 5 Clasificar Distribuir las herramientas y
materiales
Sistema de archivar
Ordenar Señalización
Etiquetado
Limpiar Limpieza de los bienes y/o
equipos
Separación de desechos
Estandarizar Directivas y procedimientos
Método o guías
Disciplina Normas y/ o acuerdos
establecidos
Evaluación periódica
Para la variable dependiente, Gestión documental podemos observar
las siguientes dimensiones e indicadores, como están en la siguiente tabla:
VARIABLES DIMENSIONES INDICADORES

Gestión Documental Recepción de Lineamientos de recepción
documentos Observación de documentos
Digitalización de documentos
Emisión de documentos Derivar documentos al área
Derivar documentos al
especialista.
47
Evaluación y respuesta
Archivo de documentos Derivar firma
Registro de documento
Despacho de Distribución de documentos
documentos Respuesta del documento
Tabla 3: Gestión Documental
Fuente: Elaboración propia.
CAPÍTULO IV: METODOLOGÍA Y DISEÑO DEL PROYECTO
1.6 TIPO, NIVEL, MÉTODO Y DISEÑO DE INVESTIGACIÓN

- El tipo de investigación de acuerdo con el fin que se busca lograr fue la
investigación aplicada, según Murillo (2008), nos dice que la investigación aplicada
recibe el nombre de “investigación práctica o empírica”, que se caracteriza porque
busca la aplicación o utilización de los conocimientos adquiridos, a la vez que se
48
adquieren otros, después de implementar y sistematizar la práctica basada en

investigación. El uso del conocimiento y los resultados de investigación que da
como resultado una forma rigurosa, organizada y sistemática de conocer la realidad.
Así mismo, este tipo de investigación nos permitió verificar la influencia de la
aplicación de la metodología 5S en la gestión documental de la institución
educativa.
- El nivel de investigación empleado es de origen descriptivo, según Martínez

(2018) este tipo de investigación tiene como objetivo describir algunas
características fundamentales de conjuntos homogéneos de fenómenos, utiliza
criterios sistemáticos que permiten establecer la estructura o el comportamiento de
los fenómenos en estudio, proporcionando información sistemática y comparable
con la de otras fuentes. Igualmente, Arias (2012) menciona que la investigación
descriptiva consiste en la caracterización de un hecho, fenómeno, individuo o grupo,
con el fin de establecer su estructura o comportamiento. Los resultados de este tipo
de investigación se ubican en un nivel intermedio en cuanto a la profundidad de los
conocimientos se refiere. Por ende, se utilizará el siguiente diseño, como se indica la
figura:
M–O
Denotación:
M = Muestra de la población
O = La observación sobre la variable dependiente
- El método a utilizar en dicha investigación fue carácter mixto que, según
Ruiz et al., (2013) menciona al enfoque mixto como un proceso que recolecta,
analiza y vincula datos cuantitativos y cualitativos en un mismo estudio o una serie
de investigaciones para responder a un planteamiento. Así mismo, Hernández et al.,
(2003) sostiene que ambos enfoques resultan muy valiosos y han realizado notables
aportaciones al avance del conocimiento. Ninguno es intrínsecamente mejor que el
49
otro y cada uno sirve a una función específica para conocer un fenómeno, así como
conducir hacia la solución de los diversos problemas y cuestionamientos.
- El diseño de investigación es no experimental, ya que solo se observará la

situación de los indicadores la metodología 5S, con el fin de hacer la interpretación
correspondiente. Además, Hernández et al., (2010) indica que la investigación
experimental, consiste en estudios que se realizan sin la manipulación deliberada de
variables y en los que solo se observan los fenómenos en su ambiente natural para
después analizarlos.
1.7 DESCRIPCIÓN DEL ÁMBITO DE LA INVESTIGACIÓN

El presente proyecto de investigación se realizó en la Institución Educativa
N°22253 “José Antonio Encinas” ubicado en Calle San Juan N°245 del distrito de
Grocio Prado, provincia de Chincha, región Ica.
La institución educativa fue creada en el año 1905 como escuela de primer

grado de menores N° 5006, empezando a funcionar en la zona de Ñoco Bajo; en
1926 sus instalaciones se trasladaron a Toma el Carrizo y posteriormente en el año
1958, al caserío San Pedro.
En 1956 el Sr. Leónidas Castilla Talla, dona un terreno de 3383 m2 en la

calle San Juan, colocándose la primera piedra el 10 de setiembre del mismo año,
esta fecha es tan memorable que ha sido fijada como fecha del aniversario de la
escuela; es ahí donde se construyó una gran escuela, brindando educación a la
población grociopradina, para ese entonces tenían que ir a Chincha Alta para poder
estudiar su primaria completa.
El 10 de Setiembre de 1958 según R.M N°11784 se eleva la categoría de

escuela de segundo grado con el N° 569; donde se brinda educación sola para niñas
de transición hasta quinto año como se denominada en esa época. De ahí le viene
ese nombre de escuela de Mujeres, por el servicio que brindó exclusivamente para
mujeres.
50
En el año 1971 por disposición superior R.M N°0996 de fecha 30-03-71 se

aprueba su identificación como ESCUELA PRIMARIA DE MENORES
N°22253 /2do-MPC, cuyo número hasta la actualidad se mantiene; desde ese
momento se atiende a varones y mujeres convirtiéndose en escuela mixta.
En el 2006 por iniciativa de los docentes y PP.FF. se acuerda colocarle un

nombre a la institución: JOSÉ ANTONIO ENCINAS en homenaje al más grande
de los maestros peruanos visionario de la moderna educación peruana.
En el 2010 debido al pedido de muchas familias, se amplía la infraestructura

de la institución, creándose el nivel inicial, con las edades de 3, 4 y 5 años; pero, en
los tres años consecutivos de su inicio no se contaba con presupuesto del estado
para pagar a los docentes; por ello, el pago a los docentes fue asumido por la
municipalidad de Grocio Prado. En el año 2012 con R.D.R.Nº 1739, se autoriza la
ampliación del servicio educativo correspondiente al nivel inicial.
En el 2017 se ejecutó con el financiamiento del Banco de Crédito del Perú

(obra por impuesto) la reconstrucción de la moderna y amplia infraestructura,
brindando una enseñanza completa en el nivel inicial y primaria. Actualmente, se
cuenta con: 2 directivos, 27 profesores, 2 auxiliares, 2 personal de servicio y la
población escolar viene asciendo a más de 769 estudiantes. A continuación, véase el
siguiente gráfico para la ubicación de la institución.
Imagen 1: Ubicación de la IE 22253-José Antonio Encinas.
51
Fuente: Google Maps.
1.8 POBLACIÓN Y MUESTRA

Para Hernández & Mendoza (2018) definen que la población es el conjunto
de todos los casos que concuerda con una serie de especificaciones. Por ello, la
población para este proyecto de investigación estuvo conformada, por los
documentos que se manejan en la Institución Educativa.
Así mismo, Ramírez (1999) indica que la muestra censal es aquella donde
todas las unidades de investigación son consideradas como muestra. De allí, que la
población a estudiar se precisa como censal, debido a ser simultánea al universo y
población. Por lo tanto, en esta investigación la muestra es de carácter censal porque
la metodología 5S, se aplica solo a los documentos de la oficina de los directivos.
1.9 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS

Para Díaz (2010) la observación de campo es el recurso principal de la
observación descriptiva; se realiza en los lugares donde ocurren los hechos o
fenómenos investigados. Y la investigación social y educativa recurren en gran
medida a esta modalidad. En este sentido, la técnica utilizada para la recolección de
datos en esta investigación es la observación.
52
Según Castro (2019) una lista de verificación o checklist no es más que la

enumeración de una serie de ítems que aparecen agrupados con el fin de verificar su
cumplimiento y así alcanzar algún objetivo concreto. Por lo tanto, el instrumento
aplicado para esta investigación es el checklist; que será diseñado con indicadores
para la verificación de ambas variables, donde se tendrá como ítems, si y no. Esto
permitirá identificar y analizar como se está llevando a cabo la gestión documental
en la institución educativa.
1.10 PLAN DE RECOLECCIÓN Y PROCESAMIENTO DE DATOS

Se realizará el plan de recolección y procesamiento de datos con el siguiente
proceso de tratamiento estadístico:
a) Clasificación de Datos: Se seleccionará los datos en función al diseño de
investigación planteado.
b) Codificación de Datos: Luego de aplicar el checklist se realizará el
procesamiento estadístico para tener resultados y presentarlos.
c) Tabulación de Datos: Esta parte se realizará según las escalas de puntuación de
las variables en estudio y se organizará la información en frecuencias porcentuales,
por lo general.
d) Análisis e Interpretación de Datos: Se estará elaborando las tablas y gráficos
estadísticos, para luego proceder a analizarlos e interpretarlos.
PROCESAMIENTO DE DATOS
Para el procesamiento de los datos como se mencionó anteriormente, se utilizó el
programa Excel, el cual permite representar la información a través de tablas y
gráficos, a fin de ser interpretados posteriormente.
RESULTADOS
De acuerdo al OE1: Emplear la clasificación y el orden de la metodología 5S en la
gestión documental del ciclo de vida de los documentos en Institución Educativa
N°22253 – José Antonio Encinas, del distrito de Grocio Prado, provincia de
Chincha. Se realizó las siguientes especificaciones de acuerdo al proyecto de
investigación.
53
El día 01 de abril del 2024 se realizó una visita inopinada a las oficinas de los
directivos, en la cual se revisó la parte documental, aplicando el instrumento de la
lista de verificación o checklist,
Se observaron documentos y materiales apilados en el escritorio,

archivadores fuera del estante, tampoco existe ningún tipo de distintivo o
clasificación en los archivadores (plan de trabajo, informes, documentos internos,
documentos externos, etc.), había varios materiales al costado del monitor de la
computadora. También no se puede encontrar con facilidad algunos documentos y
otros han sido extraviados.
Imagen 2: Estantes y escritorios en la oficina de los directivos, antes de la metodología 5S.
Fuente: Imagen propia Fuente: Imagen propia
De acuerdo al OE2: Emplear la limpieza de la metodología 5S en las funciones de

la gestión documental en la Institución Educativa N°22253 – José Antonio Encinas,
del distrito de Grocio Prado, provincia de Chincha.
54
El mismo día 01 de abril del 2024 se continuó con la visita inopinada a las oficinas
de los directivos, en la cual se revisó la parte documental, aplicando el instrumento
de la lista de verificación o checklist, donde se pudo observar que los pisos se
encuentran limpios; pero los archivadores que están dentro de los estantes contienen
polvo; por ello, se infiere que la limpieza no habitual en esas zonas. Por otro, lado
cuando se recepciona algún documento no se cuenta con un libro o cuaderno de
cargo, solo se recibe y es colocado en el escritorio o en un folder simple; es por ello
que se evidencia el escritorio lleno de documentación; tampoco se emplea algún
formato definido o establecido para los documentos que se emiten con frecuencia, a
causa de esto, es la demora en la gestión documental.
Imagen 2: Mobiliario y equipos en la oficina de los directivos.
Fuente: Imagen propia
Fuente: Imagen propia
De acuerdo al OE3: Emplear el estandarizar y la disciplina de la metodología 5s en

las funciones de la gestión documental en la Institución Educativa N°22253 – José
Antonio Encinas, del distrito de Grocio Prado, provincia de Chincha.
55
El mismo día 01 de abril del 2024 se continuó con la visita inopinada a las oficinas
de los directivos, en la cual se revisó la parte documental, aplicando el instrumento
de la lista de verificación o checklist, donde se pudo observar que los documentos o
archivadores no son devueltos de inmediato, por ello se observan varios espacios
vacíos en el estante y que además una vez que son utilizados, no son requeridos, a
menos que se necesite algún documento de dicho archivador; tampoco se observa
que exista un control adecuado del mantenimiento del ambiente, ya que se puede
ver documentos y archivadores fuera del espacio designado; además, no se cuenta
con un cuaderno o registro de entrada y/o salida de la documentación, es por ello,
que se deduce que estandarizar y la disciplina no se aplica en la gestión documental
en la Institución Educativa.
Imagen 3: Escritorio de la oficina de los directivos.
Fuente: Imagen propia Fuente: Imagen propia
56
CAPÍTULO V: INVERSIÓN Y FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO

1.11 PRESUPUESTO DE LA INVESTIGACIÓN
COSTO
RUBRO DETALLE CANTIDAD
TOTAL
Cuaderno de registro 1 6
Archivadores 5 60
Cartulinas 2 5
Materiales Paquete de Hojas bond 1 14
Cinta adhesiva 2 2
Vinifan 2 12
Folder 2 10
TOTAL DE LA INVERSIÓN S/109
1.12 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Febrero Marzo Abril Mayo
Actividades
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Problema de Investigación
Marco Teórico
Hipótesis y Variable
Primera Revisión
Metodología y Diseño del Proyecto
Inversión y Financiamiento del Proyecto
Segunda Revisión
conclusiones
Propuestas de Mejora
Referencias Bibliográficas
Anexos
Matriz de Consistencia
Tercera Revisión
Presentación de los empastados
Sustentación
57
CONCLUSIONES
58
PROPUESTA DE MEJORA
59
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65
ANEXO 1: MATRIZ DE CONSISTENCIA
PROBLEMAS OBJETIVOS HIPÓTESIS VARIABLES METODOLOGÍA

Hipótesis General: Tipo de investigación:
Objetivo General: La metodología 5S permitirá Aplicada
Emplear la metodología 5S para mejorar la gestión documental en la
Problema General:
mejorar la gestión documental en la Institución Educativa N°22253 –
¿De qué manera la metodología 5S Nivel de investigación:
Institución Educativa N°22253 – José Antonio Encinas, del distrito
influye en la gestión documental en la Variable Descriptivo
José Antonio Encinas, del distrito de Grocio Prado, provincia de
Institución Educativa N°22253 – José independiente: M-O
de Grocio Prado, provincia de Chincha.
Antonio Encinas, del distrito de Grocio Metodología 5S según M= Muestra
Chincha.
Prado, provincia de Chincha? Huamán (2021) es un O= La observación relevante
Hipótesis Específicas: procedimiento de sobre la variable
Objetivos Específicos: HE1: La clasificación y el orden de
Problemas Específicos: gestión japones que se independiente.
OE1: Emplear la clasificación y el la metodología 5S permite mejorar
PE1: ¿De qué manera la clasificación y basa en cinco simples
orden de la metodología 5S en la en la gestión documental del ciclo
el orden de la metodología 5S influye principios: clasificar, Método de investigación:
gestión documental del ciclo de de vida de los documentos en la
en la gestión documental del ciclo de ordenar, limpiar, Cuantitativo
vida de los documentos en Institución Educativa N°22253 –
vida de los documentos en la estandarizar, disciplina.
Institución José Antonio Encinas, del distrito
Institución Educativa N°22253 – José Diseño de investigación:
Educativa N°22253 – José Antonio de Grocio Prado, provincia de
Antonio Encinas, del distrito de Grocio No experimental
Encinas, del distrito de Grocio Chincha.
Prado, provincia de Chincha?
Prado, provincia de Chincha.
Población:
PE2: ¿De qué manera la limpieza de la HE2: La limpieza de la Variable dependiente: Los documentos que se
OE2: Emplear la limpieza de la metodología 5S permite mejorar en
metodología 5S influye en las Gestión Documental manejan en las oficinas de
metodología 5S en las funciones de las funciones de la gestión
funciones de la gestión documental en según Bendezú et al., los directivos de la IE.
la gestión documental en la documental en la Institución
la Institución Educativa N°22253 – (2020) es el manejo del
Institución Educativa N°22253 – Educativa N°22253 – José Antonio
José Antonio Encinas, del distrito de ciclo completo de los Muestra:
José Antonio Encinas, del distrito Encinas, del distrito de Grocio
Grocio Prado, provincia de Chincha? documentos en una La muestra es de carácter
de Grocio Prado, provincia de Prado, provincia de Chincha. organización, indistinto censal.
Chincha.
PE 3: ¿De qué manera el estandarizar y de su giro y finalidad,
la disciplina de la metodología 5S HE3: El estandarizar y la disciplina comprende desde su Técnica de recolección de
OE3: Emplear el estandarizar y la
influye en las funciones de la gestión de la metodología 5S permite generación o recepción datos:
disciplina de la metodología 5s en
documental en la Institución Educativa mejorar en las funciones de la hasta su disposición La observación
las funciones de la gestión
N°22253 – José Antonio Encinas, del gestión documental en la Institución final.
documental en la Institución
distrito de Grocio Prado, provincia de Educativa N°22253 – José Antonio Instrumento de recolección
Educativa N°22253 – José Antonio
Chincha? Encinas, del distrito de Grocio de datos:
Encinas, del distrito de Grocio
Prado, provincia de Chincha. La lista de verificación o
Prado, provincia de Chincha.
checklist
66
ANEXO 2: LISTA DE VERIFICACIÓN O CHECKLIST
METODOLOGÍA ITEMS
5S
INDICADORES
SI NO
Solo hay documentos, materiales o equipos necesarias en la zona de trabajo.
Todos los documentos, materiales o equipos se usan con regularidad.
CLASIFICAR Existe criterios claros como: planes de trabajos, documentos internos y
externos, entre otros; para determinar lo que es necesario y lo que no es
necesario.
Se tienen todos los documentos, materiales o equipos ordenados según su
asignación de espacio.
ORDENAR Se tienen los espacios para los documentos asignados correctamente.
Los documentos, materiales o equipos poseen un lugar claramente
identificado.
Los pisos están libres de basura.
LIMPIAR Los archivadores y equipos están limpios.
Limpiar es una actividad habitual (expurgo y depuración documentaria).
Se tienen establecidos procedimientos de trabajos claros y específicos.
ESTANDARIZAR Se cumple con las actividades planificadas de las 3S anteriores.
Se planean acciones de mejoramiento.
Los materiales, archivadores o equipos son devueltos inmediatamente a sus
respectivos lugares luego de su uso.
DISCIPLINA
Se tiene control del mantenimiento del ambiente.
Se toma acciones inmediatas cuando se encuentran condiciones anormales.
GESTIÓN ITEMS
DOCUMENTAL
INDICADORES
SI NO
Se codifica o rotula los documentos que se recepciona o incorpora a la
institución.
RECEPCIÓN DE Se emplea un formato para llevar control de los documentos que se crea o
DOCUMENTOS incorpora en la institución.
Se registra alguna descripción de los documentos.
Se revisa y verifica los documentos recibidos y sus anexos.
Se deriva los documentos al área respectiva.
Se genera documentos en formato digital
EMISIÓN DE
DOCUMENTOS Se establecen formatos para todos los tipos de documentos que gestiona la
institución.
Los documentos se emiten de acuerdo a los plazos establecidos
Se cuenta con un área para el almacenamiento de los documentos.
Se realiza un control periódico de las condiciones de almacenamiento de la
ARCHIVO DE
documentación.
DOCUMENTOS
Considera que el acceso a los archivos es eficaz.
Se determina el valor permanente o temporal de los documentos.
DESPACHO DE Se garantiza que los documentos han llegado a su destino.
DOCUMENTOS Se cuenta con registros de entrada y salida de la documentación.
67
68
69

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INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR PRIVADO “FEDERICO VILLARREAL-CHINCHA”

“AÑO DEL BICENTENARIO, DE LA CONSOLIDACIÓN DE NUESTRA

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR PRIVADO

PROGRAMA DE ESTUDIO: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PROYECTO DE APLICACIÓN DE INVESTIGACIÓN

PARA OPTAR EL GRADO ACADÉMICO DE BACHILLER TÉCNICO:

CAPÍTULO I: EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN.................................................6

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:................................................................6

1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA:....................................................................8

1.2.1. PROBLEMA GENERAL:....................................................................................8

1.2.2. PROBLEMA ESPECÍFICO:................................................................................8

1.3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN:...............................................................8

1.3.1. OBJETIVO GENERAL:......................................................................................8

1.3.2. OBJETIVO ESPECÍFICO:...................................................................................8

1.4. JUSTIFICACIÓN DEL ESTUDIO:.........................................................................9

1.5. LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIÓN:......................................................10

CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO................................................................................11

2.1 ANTECEDENTES DEL ESTUDIO......................................................................11

2.2.1 METODOLOGÍA DE LAS 5 S.............................................................................16

2.2.8 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO....................................................................35

CAPÍTULO III: HIPÓTESIS Y VARIABLE..................................................................45

3.1.1 HIPÓTESIS GENERAL:.......................................................................................45

3.2.1 DEFINICIÓN CONCEPTUAL DE LA VARIABLE............................................45

4.1 TIPO, NIVEL, MÉTODO Y DISEÑO DE INVESTIGACIÓN............................48

4.2 DESCRIPCIÓN DEL ÁMBITO DE LA INVESTIGACIÓN...............................49

4.3 POBLACIÓN Y MUESTRA.................................................................................51

4.4 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS.....52

4.5 PLAN DE RECOLECCIÓN Y PROCESAMIENTO DE DATOS.......................52

CAPÍTULO V: INVERSIÓN Y FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO..................59

5.1 PRESUPUESTO DE LA INVESTIGACIÓN........................................................59

5.2 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.................................................................59

En este trabajo de investigación se ha planteado utilizar la metodología 5s para mejorar la

Si bien conocemos que la metodología 5s es una herramienta que trata de establecer y

CAPÍTULO I: EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

A nivel nacional Chang (2020) menciona que el Perú mediante la

Se ha observado que en la Institución educativa 22253-José Antonio

eliminación de documentos. El manejo inadecuado de estos, perjudicaría el

1.2.2. PROBLEMA ESPECÍFICO:

P.E.2. ¿De qué manera la limpieza de la metodología 5S influye en

P.E.3. ¿De qué manera el estandarizar y la disciplina de la

1.3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN:

1.3.2. OBJETIVO ESPECÍFICO:

O.E.2. Emplear la limpieza de la metodología 5S en las funciones de

O.E.3. Emplear el estandarizar y la disciplina de la metodología 5s

1.4. JUSTIFICACIÓN DEL ESTUDIO:

Justificación práctica: La aplicación de la metodología 5S permitirá

manera efectiva la tramitación de la documentación respectiva. De esta

Justificación metodológica: Esta investigación utilizará como punto

Justificación social: La propuesta de este estudio ofrece una

1.5. LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIÓN:

CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO

Mosquera (2023) en su trabajo de investigación titulado MEJORA

LIMPIEZA” EN LA GOBERNACIÓN DE CÓRDOBA, cuyo objetivo es

SERVICIO DEL ARCHIVO PERIFÉRICO EN UNA ENTIDAD

Vargas Crisóstomo et al., (2021) en su artículo APLICACIÓN DE

culminar la aplicación de las 5s, se obtuvo como resultado de auditoría el

Mendoza (2020) realizó una investigación sobre LA APLICACIÓN

después de la aplicación de la metodología, ahorrando 40 minutos, los

Marin & Peña (2021) en su tesis titulada APLICACIÓN DE UN

implementar el sistema de Gestión documental para la solución de los

1.2 BASES TEÓRICAS

1.2.1 METODOLOGÍA DE LAS 5 S

para lograr otros resultados, dentro de la empresa, generalmente la mejora