Código: EPN-GA-CDPCP-001

Escuela Politécnica Nacional Versión: 002

Elaborado: 12/05/2021
Dirección Administrativa Vigencia: 12/05/2023

MATRIZ DE CONTROL DE DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN

OBJETO DE CONTRATACIÓN: CÓDIGO DEL PROCESO: CATE-EPN-009-2023

Adquisición de Cartuchos, Tóners y Tintas para impresoras ubicadas en las diferentes
Unidades Académicas y Administrativas de la Escuela Politécnica Nacional
TIPO CONTRATACIÓN: CATÁLOGO ELECTRÓNICO ORDEN DE COMPRA NRO. CE-20230002391255

DOCUMENTOS HABILITANTES - ETAPA PRECONTRACTUAL

NO
Nro. DETALLE DE DOCUMENTOS APLICA OBSERVACIONES
APLICA

1 Informe de Viabilidad. X
2 Certificación de no existencia de bienes. X
Certificación de constancia en el Plan de Capacitación, emitido por el
3 X
Director de Talento Humano.
Informe Técnico de Capacitación del evento, suscrito por el Director de
Talento Humano o su delegado en el que conste el proveedor escogido
4 para el evento de acuerdo al listado aprobado y publicado en la página X
web del Ministerio del Trabajo, el mismo que deberá considerar primero a
las instituciones públicas.
5 Autorización de Consejo Politécnico para adquisición de software. X
Memorando emitido por el Director de Planificación, en el cual se indica si
las actividades a contratar están relacionadas a la investigación científica
6 X
responsable (Para contrataciones de régimen especial de educación
superior).

Aval de Infraestructura emitido y suscrito por el Director de Planificación

(en el caso de maquinaria y/o equipos, con características especiales o
7 X
específicas que requieren un espacio especial o determinado, para
contrataciones de régimen especial de educación superior).

Estudio de mercado (incluye proformas, y certificado de proveedor único

8 X
en caso que amerite, apostillado o notarizado).
9 TDRs y/o Especificaciones Técnicas. X
10 Certificado de catálogo electrónico. X
Memorando emitido por el área requirente solicitando la Certificación
11 X
POA.
12 Certificación POA. X
Memorando emitido por el área requirente solicitando autorización de
13 X
inicio del proceso de contratación.
Memorando emitido por la Dirección Administrativa, solicitando la
14 X
Certificación Presupuestaria dirigido al Director/a Financiero.
Certificación presupuestaria, emitida y suscrita por el Director/a
15 X
Financiero.
16 Reforma al PAC. X
17 Certificado del Plan Anual de Contratación. X
18 Pliegos de contratación. X
19 Resolución de inicio del proceso. X
Memorando de notificación para conformación de Comisión Técnica o
20 X
delegado del proceso.
Acta de preguntas, respuestas y aclaraciones (Acta de audiencia de
21 X
preguntas en el caso de Régimen Especial).
22 Ofertas suscritas por el representante legal o su delegado. X
23 Acta de apertura de ofertas. X
24 Acta de convalidación de errores. X
25 Convalidación de erorres suscritas por los oferentes. X
26 Acta de calificación. X

27 Acta de negociación o informe de resultados de la puja (de ser el caso). X

 Recomendación de adjudicación dirigido a la Máxima Autoridad o su
28 Delegado, suscrito por los miembros de la Comisión Técnica, delegados o X
los designados.
29 Resolución de adjudicación. X
Notificación de adjudicación al oferente que incluya la solicitud de
30 X
documentos habilitantes para la suscripción del contrato.

31 Declaración de inhabilidades suscrita por el oferente. X

Copia de RUP, RUC, certificado bancario, cédula y papeleta de votación
32 del representante legal adjudicado (personas naturales y jurídicas), X
desglose de precios unitarios del bien o servicio.
Copia del nombramiento del representante legal (personas jurídicas) o de
33 X
su delegado con la respectiva autorización.
34 Garantía Técnica por parte del proveedor. X
35 Póliza de fiel cumplimiento del contrato. X
36 Póliza de buen uso del anticipo. X
Copia de los documentos habilitantes de la Escuela Politécnica Nacional
37 (acción de personal de la máxima autoridad o su delegado, resolución de X
delegación).
Contrato debidamente suscrito por la máxima autoridad o su delgado, y el
38 X
contratista.
Memorando de Notificación de Administrador de Contrato y designación
39 X
de Técnico para la Comisión de Recepción del bien o servicio.

DOCUMENTOS HABILITANTES - ETAPA CONTRACTUAL

NO
Nro. DETALLE DE DOCUMENTOS APLICA OBSERVACIONES
APLICA

Memorando de solicitud de pago anticipo, suscrito por el Administrador

1 X
del Contrato, dirigido a la Máxima Autoridad o su Delegado.

Memorando de solicitud de pago del anticipo, suscrito por el Director

2 Administrativo, remitiendo el expediente original como respaldo de esta X
solicitud ante la Dirección Financiera.
Memorando del Administrador del Contrato dirigido a la Dirección
3 Administrativa solicitando la designación del funcionario de bienes para la X
constatación física.
Memorando del Director Administrativo o del Responsable de la Unidad
4 de Bienes, designando al funcionario de bienes para la constatación X
física.
Acta de Entrega - Recepción parcial y/o definitiva de bienes y/o servicios
5 X
debidamente legalizada por la partes.

6 Informe de conformidad por parte del Administrador de Contrato. X

7 Informe técnico de recepción debidamente suscrito. X
8 Garantía Técnica emitida al momento de recepción del bien o servicio. X
9 Factura vigente. X
10 Cualquier documentación referida en el contrato. X
Memorando de solicitud de pago, suscrito por el Administrador de
11 X
Contrato, dirigido al Director/a Administrativo.

12 Memorando de solicitud de ingreso a inventario de la institución. X

Acta de entrega - recepción del ingreso a inventario (en el caso de

13 X
bienes), y comprobante de ingreso y egreso (en el caso de suministros).

Solicitud de pago emitida y suscrita por el Director/a Administrativo al

14 X
Director/a Financiero.

ELABORADO POR: Christian Sánchez Rosas

SERVIDOR DE COMPRAS PÚBLICAS