Trabajo mediante la WEB

Manual del participante

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 Esta obra fue elaborada por el Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de
Hidalgo, con la colaboración del personal de la Dirección Académica.

© Instituto de Capacitación para el Trabajo

del Estado de Hidalgo 2024
Circuito Exhacienda de la Concepción Lote 17 Edificio “C” San Juan Tillcuautla, Municipio de
San Agustín Tlaxiaca Hgo.
C.P. 42060

Registro en trámite

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 INSTITUTO DE CAPACITACIÓN PARA EL TRABAJO
DEL ESTADO DE HIDALGO

Tema 3. Hojas de Cálculo (Sheets)

Objetivo de la tema:

El participante creará hojas de cálculo, para ingresar datos, formulas y funciones, a través
de Sheets.

3.1 Crear hoja de cálculo, asignar nombre

Ubicados en nuestro DRIVE procedemos a dar CLIC en NUEVO de manera que podemos
elegir la creación de nuestro documento (Universidad Nacional De Cajamarca, 2020).

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NOTA: El uso de las herramientas de formato y manejo del contenido de la hoja de cálculo
es muy parecido al manejo de los documentos en Excel.

Estando en la hoja de cálculo creada, debemos ubicarnos en la barra de título y dar CLIC
en ella de manera que ingresamos el nombre a asignarle al documento.

NOTA: todos los cambios que realicemos se guardarán automáticamente, ya sean en el

nombre de la hoja de cálculo o en su contenido.
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Si lo que se desea es cambiar el nombre de la hoja de cálculo podemos hacerlo de la
siguiente forma:

3.1.1 Seleccionar celdas, filas o columnas

Para seleccionar un rango de celdas es necesario ubicarse en la primera celda y sin soltar
el mouse arrastrarlo hasta la última que se desea seleccionar. Las celdas seleccionadas
quedarán sombreadas de color azul. En caso de tener que marcar más de un rango de
celdas o rangos discontinuos, seleccionar el primer bloque, luego manteniendo presionada
la tecla CTRL seleccionar el segundo rango.

Un rango de celdas es un grupo conformado por un conjunto de celdas y se representa con

las direcciones de las celdas correspondientes a dos vértices opuestos del rectángulo que
ocupa (Universidad Nacional De Cajamarca, 2020).
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En ambos casos solo basta con seleccionar las cabeceras, es decir en el número si
queremos seleccionar filas o en las letras si queremos seleccionar columnas, como
corresponda.

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3.1.2 Modificar tamaño de filas y columnas

COLUMNAS: En el caso de las COLUMNAS solo podremos modificar el ancho, por lo tanto,
procedemos a ubicarnos en el borde derecho de la columna a modificar, dar doble CLIC y
sin soltar arrastrar expandiendo hasta el tamaño deseado y soltar.

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FILAS: En el caso de las FILAS solo podremos modificar la altura, por lo tanto, procedemos
a ubicarnos en el borde inferior de la fila a modificar, dar doble CLIC y sin soltar arrastrar
expandiendo hasta el tamaño deseado y soltar (Universidad Nacional De Cajamarca, 2020).

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3.1.3 Insertar fila o columna

Para ambos casos el proceso es el mismo, lo primero que debemos hacer es seleccionar
la fila o columna en relación a la selección damos clic en INSERTAR y seleccionamos la
herramienta que necesitamos.

3.1.4 Agregar nueva hoja, cambiar nombre, cambiar color, eliminar, mover

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Cambiar nombre: Para cambiar el nombre de la hoja presionar la flecha del costado o
presionar clic derecho en cualquier parte de la pestaña, de cualquier forma, se desplegará
un menú con varias opciones donde seleccionaremos la opción cambiar nombre
(Universidad Nacional De Cajamarca, 2020).

Cambiar color: Para cambiar el color de la hoja presionar la flecha del costado o presionar
clic derecho en cualquier parte de la pestaña, de cualquier forma, se desplegará un menú
con varias opciones donde seleccionaremos la opción cambiar color.

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Eliminar hoja: Si por el contrario lo que necesitamos es ELIMINAR una hoja de trabajo
innecesaria, podemos realizar lo siguiente:

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Mover hoja: Tenemos la opción de organizar las horas de trabajo en el orden que sea
necesario solo debemos dar doble clic en la hoja que necesitamos y la arrastramos a la
nueva ubicación.

3.1.5 Ingresar información, formato de las celdas, texto, número, etc.

Ingresar información: Dentro del área de trabajo de una hoja de cálculo podemos ingresar
tres tipos de datos.

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Formato de las celdas

Texto: Los formatos que podemos aplicar a los datos textuales ingresados son los
siguientes, todos los podemos encontrar en la barra de herramientas y siempre debemos
seleccionar la celda a la que le asignaremos formato.

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Número: Los formatos que podemos aplicar a los datos numéricos ingresados son los
siguientes, todos los podemos encontrar en la barra de herramientas y siempre debemos
seleccionar la celda a la que le asignaremos formato (Universidad Nacional De Cajamarca,
2020).

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A través de esta herramienta podemos personalizar los formatos de los datos ingresados.

3.1.6 Ingresar fórmulas, funciones

Si lo que necesitamos es trabajar con fórmulas el manejo de la información, el proceso es

el mismo que podemos a ver manejado con anterioridad. La hoja de cálculo nos permite
utilizar las fórmulas conocidas y más utilizadas en el EXCEL de manera que siempre nos
presentará una lista de sugerencia de fórmulas como también las indicaciones de la
información que se necesita ingresar a la misma.

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3.2 Insertar: Gráfico, imagen, dibujo

Si contamos con una tabla y queremos obtener una representación gráfica de la misma
procedemos a insertar un gráfico.

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Insertar imagen

Puedes agregar imágenes de menos de 50 MB en formato .png, .jpg o .gif. Sigue las
pautas de uso de imágenes. El formato de archivo SVG no es compatible.

1. En la computadora, abre una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google.

2. Haz clic en la celda donde quieras agregar una imagen.
3. Haz clic en Insertar y, luego, Imagen.
4. Selecciona dónde colocar la imagen: dentro de una celda o sobre las celdas. Las
celdas que contengan una imagen no pueden incluir también texto.
5. Elige una imagen o toma una instantánea.
6. Haz clic en Abrir o Seleccionar.

Insertar dibujo

1. En tu computadora, abre un documento.

2. En la parte superior izquierda, haz clic en Insertar Dibujo. Nuevo.
3. Inserta formas, líneas o texto con las herramientas de edición.
4. Nos envía a una sección de dibujo parecida a PAINT, se guarda y envía a la hoja

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3.3 Datos: Ordenar, filtros, validación de datos

Es posible ordenar los datos de las celdas de sheets, lo que tenemos que hacer es
seleccionar las celdas que queremos ordenar y posteriormente elegir uno o más criterios
para ordenar el contenido de las celdas.

Hay dos opciones para ordenar, por hoja o por rango.

Ordena una hoja completa

 En la parte superior, haz clic con el botón derecho en la letra de la columna que
deseas ordenar.
 Haz clic en Ordenar hoja de la A a la Z o Ordenar hoja de la Z a la A.

Cuando se elige por hoja tomará la primera columna de la izquierda, y considerará toda la
hoja, sin considerar los encabezados, pudiendo quedar la información como la siguiente
imagen.

Es decir, consideró los encabezados como si fueran parte de las filas a ordenar. Por el
contrario, cuando elegimos ordenar por rango, ordena de acuerdo a una columna en
particular.

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Para evitarlo, se realiza lo siguiente:

 Si la hoja incluye una fila de encabezados, inmoviliza la primera fila.

 Haz clic en Datos y luego Ordenar rango y luego Opciones avanzadas de orden de
rangos.
 Si las columnas tienen títulos, haz clic en Los datos incluyen una fila de encabezado.
 Selecciona la columna que deseas ordenar primero y elige un tipo de ordenamiento.
 Para agregar otra regla de ordenamiento, haz clic en Agregar otra columna de
ordenación.
 Haz clic en Ordenar.

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Cuando se quiere ordenar por más de un criterio, se ocupan las opciones avanzadas de
orden por rangos. En esta parte se despliega una ventana, donde podemos elegir varias
columnas para ordenar y considerara los encabezados.

Cómo ordenar por color

 En la computadora, abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.

 Selecciona un rango de celdas.
 Haz clic en Datos y luego Crear un filtro.
 Para ver las opciones de filtro, ve a la esquina superior del rango y haz clic en Filtrar
Filtro.
 Ordenar por color: Elige el texto o color de relleno con el que deseas ordenar o filtrar.
Las celdas del color que elijas para ordenar se moverán a la parte superior del rango.
Puedes ordenar por colores de formato condicional, pero no por colores alternativos.
 Para desactivar el filtro, haz clic en Datos y luego Quitar filtro.

Filtros

Importante: Si agregas un filtro, cualquier persona que tenga acceso a la hoja de cálculo
también lo verá. Las personas que tengan permiso para editar la hoja de cálculo podrán
modificar el filtro (Cómo filtrar gráficos y tablas con controles de filtro) (s/f, Google.com).

 En tu computadora, abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.

 Para crear un filtro, selecciona una opción.
 Selecciona un rango de celdas y, luego, haz clic en Datos y, luego, Crear un filtro.
 Haz clic con el botón derecho en una celda o en un rango de celdas y, luego, haz
clic en Crear un filtro.

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  Para ver las opciones de filtro, ve a la parte superior del rango y haz clic en Filtrar
Lista de filtros.
 Filtrar por condición: Elige o escribe tus propias condiciones.
 Filtrar por valores: Para ocultar datos, desmarca la casilla junto a los datos y haz clic
en Aceptar.
 Para crear un filtro y filtrar por valor de celda, haz clic con el botón derecho en una
celda y, luego, en Filtrar por valor de celda.
 Buscar: Para buscar datos, escribe en el cuadro de búsqueda.
 Filtrar por color: Elige el texto o color de relleno con el que deseas filtrar. Puedes
filtrar por colores de formato condicional, pero no por colores alternativos.
 Para quitar el filtro, selecciona una opción:
 Haz clic en Datos y, luego, Quitar filtro.
 Haz clic con el botón derecho en cualquier celda y, luego, en Quitar filtro.

Una vez que filtres los elementos, en la parte inferior derecha, los usuarios podrán ver la
cantidad de filas que se muestran del total de filas en la tabla.

Cómo crear, guardar, borrar o compartir una vista de filtro

Importante: Si solo tienes permiso para ver una hoja de cálculo, puedes crear una vista de
filtro temporal que solo tú puedas usar. No se guardará la vista de filtro.

En una computadora, puedes filtrar datos para que solo se apliquen a tu vista de la hoja de
cálculo. Los cambios en la vista de filtro se guardan automáticamente.

 En la computadora, abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.

 Haz clic en Datos y luego Vistas de filtro y luego Crear nueva vista de filtro.
 Ordena y filtra los datos.
 Para cerrar la vista de filtro, haz clic en Cerrar en la esquina superior derecha.
 Se guardará automáticamente la vista de filtro.
 Para borrar o duplicar una vista de filtro, en la esquina superior derecha, haz clic en
Opciones Configuración y luego Borrar o Duplicar.

Para quitar todos los filtros, ve a cada vista de filtro y haz clic en Opciones Configuración y,
luego, Eliminar.

Nota: No puedes cambiar el orden de las vistas de filtro.

Validación de datos:

Se puede ayudar a los usuarios a ingresar información precisa y apropiada en sus hojas de
cálculo con la función de validación de datos de Hojas de Cálculo de Google. La validación
de datos restringe el tipo de información que se puede ingresar en una celda y puede
proporcionar al usuario instrucciones para ingresar información en una celda (Validación de
Datos) (s/f, CustomGuide Training).

 Crear una Regla de Validación

1. Seleccionar una celda o rango de celdas.

2. Hacer clic en Datos en el menú.
3. Seleccionar Validación de datos.

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 4. Hacer clic en la flecha de la lista Criterios

o Desde esta lista, podemos elegir crear una lista de valores para
seleccionar, o requerir números, texto o fechas. También se puede crear
una fórmula para validar datos, o crear una casilla de verificación.
o
5. Seleccionar un criterio.

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 6. Configurar las opciones del criterio seleccionado.

o Aquí podemos seleccionar si se requiere que los números estén en un

rango o no, o sean menores que, mayores que o iguales a un número.

7. Elegir cómo manejar los datos inválidos.

8. (Opcional) Agregar texto de ayuda de validación.

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 9. Hacer clic en Guardar.

Si introducimos un valor fuera de ese rango, aparecerá un marcador de error en esa celda.
Pasar el cursor del ratón sobre él mostrará el mensaje de error que creamos.
Editar o Eliminar Validación de Datos

También se puede editar cualquier regla de validación de datos que se haya creado, o
eliminarla por completo.

1. Seleccionar la celda o rango de celdas que contiene la validación de datos.

2. Hacer clic en Datos en el menú.
3. Seleccionar Validación de datos.

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 4. Editar o eliminar la validación existente.

La regla de validación de datos se actualiza o elimina.

3.4 Herramientas: Ortografía, autocompletar

En el menú de herramientas, tenemos entre otras la herramienta de ortografía y

autocompletar.

En el primer caso, para activar la ortografía de la hoja de cálculo, nos vamos al menú de
herramientas y elegimos corrector ortográfico, para que nos corrija la ortografía de nuestra
hoja de cálculo.

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La opción de autocompletar, nos sirve para completar los siguientes aspectos:
autocompletar las frases dentro de las celdas, te pueden sugerir alguna fórmula, te corrige
la fórmula o te sugiere algunas funciones con nombre.

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 Actividades para reforzar el tema

a) Hojas de Cálculo (Sheets).

I. Instrucciones: Sin consultar tus apuntes contesta brevemente las siguientes

preguntas y posteriormente compara tus respuestas con la información del manual.

1. Indica los pasos a seguir para crear una hoja de cálculo sheets de Google
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2. Explica de qué manera puedes cambiar el alto de filas y ancho de columnas

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3. ¿Si quisieras que se capturaran solo calificaciones entre 5 y 10, con valores
enteros, que tendrías que hacer?
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CONCLUSIONES:

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