OPTIMIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

EN LA SUBESTACIÓN DE SAN JOSÉ DE SUAITA

BRANDON SMITH MUNÉVAR LÓPEZ

ESTUDIANTE.

HECTOR JOSE TORRES JAIMES

RECTOR INSCOMERCIAL.

INSTITUTO INTEGRADO DE ENSEÑANZA MEDIA

COMERCIAL “SAN JOSÉ”
PROYECTO SERVICIOS SOCIALES
GRADO UNDÉCIMO
2024

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 TABLA DE CONTENIDOS:

1. INTRODUCCIÓN--------------------------------------------------------------------------------------pág. 3

2. OBJETIVOS---------------------------------------------------------------------------------------------pág. 4

3. OBJETIVO GENERAL--------------------------------------------------------------------------------pág. 4

4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS------------------------------------------------------------------------- pág. 4

5. JUSTIFICACIÓN--------------------------------------------------------------------------------------- pág.

6. MARCO REFERENCIAL---------------------------------------------------------------------------- pág. 6

7. MARCO TEÓRICO------------------------------------------------------------------------------------ pág. 7

8. MARCO CONCEPTUAL----------------------------------------------------------------------------- pág. 8

9. MARCO LEGAL----------------------------------------------------------------------------------- pág. 9-10

10. METODOLOGÍA------------------------------------------------------------------------------------- pág. 11

11. PLAN DE TRABAJO-------------------------------------------------------------------------------- pág. 12

12. CRONOGRAMA DE TRABAJO------------------------------------------------------------------- pág. 13

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 INTRODUCCIÓN

En la actualidad, la eficiente organización y gestión de documentos son elementos fundamentales en

diversos ámbitos de la sociedad. Uno de los sectores donde esta labor adquiere una relevancia vital es en

las subestaciones de policía. Estos espacios donde están encargados en la administración de la justicia y

el mantenimiento del orden público. Sin embargo, a menudo se enfrentan a desafíos significativos en la

organización, almacenamiento y acceso a los documentos pertinentes a las investigaciones, casos legales

y procedimientos administrativos.

El presente proyecto se centra en abordar esta problemática específica mediante la implementación de

un sistema integral de gestión de documentos en una subestación de policía. Este proyecto no solo busca

optimizar la eficiencia operativa de la estación, sino que también busca fomentar el desarrollo social a

través de la participación de horas sociales que exige la institución educativa.

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 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Implementar un sistema integral de gestión de documentos en una subestación de policía para mejorar la

eficiencia en la organización, almacenamiento y acceso a la información relevante. Esto se logrará

mediante la digitalización de documentos físicos, la creación de una estructura de archivos electrónicos.

OBJETIVO ESPECIFICO

 Reducir tiempos de búsqueda de información

 Minimizar algún trabajo específico que tenga el personal de policía

 Orden respectivo de la documentación de los años 2005-2024

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 JUSTIFICACIÓN

Surge como respuesta a la necesidad de mejorar la eficiencia operativa y la capacidad de respuesta de las

autoridades policiales ante las demandas de la comunidad. La acumulación de documentos físicos, la

falta de un sistema de archivo adecuado y la dificultad para acceder a la información relevante han

generado obstáculos significativos en la gestión cotidiana de la subestación.

Este proyecto se propone implementar un sistema integral de gestión de documentos que incluya la

digitalización, clasificación y organización de los archivos existentes, así como la creación de un

protocolo para la gestión continua de la documentación entrante.

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 MARCO REFERENCIAL

La organización de archivos en una subestación de policía es de suma importancia para garantizar la

eficiencia en la gestión de información. Los archivos suelen estar compuestos por documentos

relacionados con casos, informes policiales, evidencia, registros de detenciones, entre otros. Es

fundamental mantener un sistema de archivo claro y organizado, con etiquetas claras y categorías bien

definidas para facilitar la búsqueda y recuperación de la información cuando sea necesario. Además, es

crucial seguir los protocolos establecidos para el manejo y la custodia de evidencia para garantizar la

integridad de los archivos en caso de ser utilizados como prueba en procesos legales.

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 MARCO TEORICO

Destaca la importancia de un enfoque sistemático y tecnológicamente avanzado para la organización de

documentos en el contexto policial, subrayando la necesidad de proteger la información mientras se

garantiza su accesibilidad y utilidad operativa.

 GESTIÓN DOCUMENTAL: Aplicación de principios y prácticas para la creación,

clasificación, mantenimiento, y disposición de documentos, asegurando su accesibilidad e

integridad.

 TECNOLOGÍA Y DIGITALIZACIÓN: Implementación de Sistemas de Gestión Documental

Electrónica para mejorar la eficiencia en el almacenamiento, búsqueda y recuperación de

documentos, facilitando también su conservación a largo plazo.

 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: Mantenimiento de la confidencialidad, integridad y

disponibilidad de los documentos, aplicando medidas de seguridad como el control de acceso y

la encriptación de datos.

 CUMPLIMIENTO NORMATIVO Y LEGAL: Aseguramiento del cumplimiento de leyes y

regulaciones pertinentes a la gestión de documentos y protección de datos, integrando

consideraciones éticas y de responsabilidad en el manejo de información sensible.

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 MARCO CONCEPTUAL

Se necesita abarcar la clasificación y categorización efectiva de la información, el mantenimiento de una

cadena de custodia sólida para la evidencia, la implementación de medidas de seguridad y

confidencialidad, la gestión adecuada del ciclo de vida de los archivos y el uso de tecnología y sistemas

de gestión documental. Estos elementos son fundamentales para garantizar la eficacia, integridad y

seguridad en el manejo de la información en el contexto policial.

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 MARCO LEGAL

La prestación del servicio social obligatorio está enmarcada en su parte legal bajo las siguientes normas:

LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012: Esta ley establece disposiciones generales para la protección de

datos personales en Colombia, lo cual es relevante para la gestión de archivos que contienen

información personal.

LEY 594 DE 2000 - LEY GENERAL DE ARCHIVOS: Esta ley establece las disposiciones generales

para la gestión documental en Colombia, incluyendo la organización, conservación y disposición de

archivos en entidades públicas, como las subestaciones de policía.

NORMAS INTERNACIONALES DE GESTIÓN DE CALIDAD: Aunque no son normativas

específicas, las normas internacionales como ISO 9001 (gestión de calidad) e ISO 27001 (seguridad de

la información) pueden ser referencias importantes para establecer buenas prácticas en la organización

de archivos.

LEY GENERAL DE EDUCACIÓN, LEY 115 DE 1994, concibe el servicio social estudiantil

obligatorio como componente curricular exigido para la formación integral del estudiante en los distintos

niveles y ciclos de la educación formal y así construir un programa que contribuya a la construcción de

su identidad cultural, nacional y local, permitiendo el desarrollo del proceso educativo de los educandos

no solo en el establecimiento educativo sino también en el contexto familiar, en el ambiente y en la

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sociedad. En el artículo 30, en el numeral F, dice que el fomento de la conciencia y la participación

responsables del educando en acciones cívicas y de servicio social. En el artículo 97, se establece que

los estudiantes de educación media prestarán un servicio social obligatorio durante los dos grados de

estudios, de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional. En el artículo 204- Literal

A, establece que la educación ambiental es un elemento principal para la prestación del servicio social

obligatorio, y el aprovechamiento del tiempo libre, teniendo en cuenta que “La educación en el ambiente

es aquella que se practica en los espacios pedagógicos diferentes a los familiares y escolares mediante la

utilización del tiempo libre de los educandos, y uno de los objetivos es enseñar la utilización

constructiva del tiempo libre para el perfeccionamiento personal y el servicio a la comunidad”.

DECTETO 1860 DE 1994, en su artículo 39 dice que el servicio social que prestan los estudiantes de

la educación media tiene el propósito principal de integrarse a la comunidad para contribuir a su

mejoramiento social, cultural y económico, colaborando en los proyectos y trabajos que lleva a cabo y

desarrollar valores de solidaridad y conocimiento del educando respecto a su entorno social. En el

artículo 59, dice que los establecimientos educativos según su propio proyecto educativo institucional,

adelantarán actividades dirigidas a la comunidad educativa y a la vecindad, en las horas que diariamente

queden disponibles después de cumplir la jornada escolar. Se dará prelación a las siguientes actividades:

proyectos de trabajo con la comunidad dentro del servicio social estudiantil.

RESOLUCIÖN 4210 DE1996, establece reglas generales para la organización y el funcionamiento del

servicio social estudiantil obligatorio.

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 METODOLOGÍA
PARTICIPANTES

El Servicio Social Estudiantil Obligatorio en la Institución Educativa “Instituto Integrado de Enseñanza

Media Comercial “San José” hace parte del Currículo y por ende del Proyecto Educativo Institucional

del establecimiento y lo realizarán los estudiantes de grado 11°

DURACIÓN

El proyecto, tendrá una intensidad mínima de ciento veinte horas (120) horas de

prestación del Servicio Social Estudiantil Obligatorio en un proyecto pedagógico,

durante el tiempo de formación en el grado 11º de la educación media. Esta

intensidad se cumplirá de manera adicional al tiempo prescrito para las actividades

pedagógicas y para las actividades lúdicas, culturales, deportivas y sociales de

contenido educativo.

ALCANCES

En consideración al carácter obligatorio del Servicio Social Estudiantil, para que se

considere culminado el proceso formativo de los estudiantes de la educación media,

se deberá atender de manera efectiva las actividades de los respectivos proyectos

pedagógicos, cumplir con la intensidad horaria definida para ellos en el

correspondiente Proyecto Educativo Institucional y haber obtenido los logros

determinados en el mismo. Lo anterior es requisito indispensable para la obtención del

título de bachiller.

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PLAN DE TRABAJO

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 CRONOGRAMA DE TRABAJO

FECHA ACTIVIDAD RESPONSABLE RECURSOS

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