Trabajo escrito de Título III. Registro Mercantil y Título IV.

De los Libros de
Comercio (Decreto 410 de 1971, Código de Comercio de Colombia).

Karen Yireely Rodríguez Enciso

Leidy Maryury Bernal Alvaran
Juan Pablo Reyes

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Administración De Empresas
Doc. Lucí Asneda Rincon Bernal

Villavicencio, Meta
 28 de febrero de 2024

Trabajo escrito de Título III. Registro Mercantil y Título IV. De los Libros de
Comercio (Decreto 410 de 1971, Código de Comercio de Colombia).

Karen Yireely Rodríguez Enciso

Leidy Maryury Bernal Alvaran
Juan Pablo Reyes

Docente. Lucí Asneda Rincon Bernal

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Villavicencio, 2024
 Introducción

La contabilidad y el registro meticuloso de las transacciones comerciales son

esenciales para asegurar la integridad y autenticidad de las actividades empresariales. En

este análisis, nos sumergiremos en los preceptos del Código de Comercio que abordan la

instauración de la contabilidad, los libros mercantiles y las responsabilidades de los

comerciantes en lo que respecta a la documentación contable.

En el marco normativo, se destaca la importancia de la elección de directores en las

cámaras de comercio, un proceso regido por disposiciones específicas. Según el artículo 81,

se establece que, salvo los representantes gubernamentales, los directores de estas entidades

son elegidos directamente por los comerciantes inscritos, siguiendo un sistema electoral

particular. Asimismo, cuando una cámara cuenta con un número significativo de

comerciantes inscritos, la elección de directores se realiza entre los afiliados que superen

cierto porcentaje del total inscrito.

Por otro lado, el artículo 82 detalla que la elección de directores en todas las

cámaras de comercio se lleva a cabo en asambleas regulares cada dos años, bajo la

supervisión gubernamental. Cualquier disputa relacionada con el proceso electoral es

dirimida por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Además, se establece en el artículo 83 que la junta directiva debe reunirse al menos

una vez al mes y tomar decisiones con el voto mayoritario de sus miembros. Por su parte, el

artículo 84 señala que el voto en las asambleas debe ser personal e intransferible, salvo para

las sociedades que emiten su voto a través de representantes legales.

 Desarrollo

El artículo 26 establece que el registro mercantil tiene como objetivo principal

llevar la matrícula de los comerciantes y establecimientos de comercio, así como la

inscripción de todos los actos, libros y documentos que la ley exija que sean registrados.

Además, se destaca que el registro mercantil es público, lo que significa que cualquier

persona tiene el derecho de examinar los libros y archivos donde se lleva el registro,

realizar anotaciones de los actos o asientos y obtener copias de los mismos.

En el artículo 27 se establece que el registro mercantil será llevado por las cámaras

de comercio, pero la Superintendencia de Industria y Comercio determinará los libros

necesarios, la forma de hacer las inscripciones y dará instrucciones para mejorar esta

institución.

El artículo 28 establece una lista de personas, actos y documentos que deben ser

inscritos en el registro mercantil. Entre ellos se encuentran las personas que ejercen

profesionalmente el comercio, los comisionistas, corredores, agentes y representantes de

firmas nacionales o extranjeras. También se deben inscribir las capitulaciones

matrimoniales y las liquidaciones de sociedades conyugales cuando uno o ambos cónyuges

sean comerciantes, las interdicciones judiciales contra comerciantes, las providencias que

prohíben a los comerciantes ejercer el comercio, entre otros.

 El artículo 29 establece las reglas para llevar el registro mercantil. Entre ellas se

encuentra que los actos y documentos deben ser inscritos en la cámara de comercio

correspondiente al lugar donde fueron celebrados u otorgados. Además, se debe hacer una

inscripción separada para cada materia, en forma de extracto que contenga la información

sustancial del acto o documento.

El artículo 30 establece que la inscripción en el registro mercantil se puede probar

mediante un certificado expedido por la cámara de comercio o mediante una inspección

judicial realizada en el registro mercantil.

El artículo 31 establece los plazos para solicitar la matrícula mercantil. En el caso

de las personas naturales que ejercen el comercio, la solicitud de matrícula debe realizarse

dentro del mes siguiente al inicio de las actividades comerciales. En el caso de las

sociedades, la solicitud debe ser presentada por el representante legal dentro del mes

siguiente a la fecha de la escritura pública de constitución o al permiso de funcionamiento.

El artículo 32 establece los requisitos que debe contener la solicitud de matrícula

mercantil, la cual debe incluir información detallada sobre el comerciante o establecimiento

de comercio, como el nombre, documento de identidad, nacionalidad, actividad comercial,

dirección, bienes raíces, inversiones, entre otros datos relevantes. Asimismo, en el caso de

un establecimiento de comercio, se deben proporcionar detalles como la denominación,

dirección, actividad principal, propietario, factor, entre otros.

 El artículo 33 establece que la matrícula mercantil debe renovarse anualmente

dentro de los tres primeros meses de cada año. Se exige que cualquier cambio en la

situación del comerciante o establecimiento de comercio se informe a la cámara de

comercio correspondiente para su actualización en el registro.

El artículo 34 establece el procedimiento de registro de las escrituras de

constitución de sociedades mercantiles. Estas escrituras se archivarán en la cámara de

comercio del domicilio principal de la sociedad. Además, se levantará un acta en un libro

especial que constará la entrega de la copia de la escritura, especificando el nombre, clase,

domicilio, número y fecha de la escritura. De la misma manera, este procedimiento se

aplica para el registro de actas que designen a los representantes legales, liquidadores y sus

suplentes.

En el artículo 35 se establece que las cámaras de comercio no podrán matricular a

un comerciante o establecimiento de comercio con el mismo nombre de otro ya inscrito, a

menos que este último sea cancelado por orden de una autoridad competente o por solicitud

de quien haya obtenido la matrícula. Sin embargo, en caso de homonimia de personas

naturales, se permite la inscripción siempre y cuando se utilice algún distintivo para evitar

la confusión.

El artículo 36 establece que las cámaras de comercio pueden exigir al comerciante

que solicite su matrícula que presente documentos que respalden los datos indicados en la
solicitud, como partidas de estado civil, certificados de bancos, balances autorizados por

contadores públicos, certificados de otras cámaras de comercio u otros medios fehacientes.

El artículo 37 se establece que la persona que ejerza el comercio profesionalmente

sin estar inscrita en el registro mercantil será sancionada con una multa de hasta diez mil

pesos, impuesta por la Superintendencia de Industria y Comercio. Esta misma sanción se

aplica cuando se omite la inscripción o matrícula de un establecimiento de comercio.

El artículo 38 establece que la falsedad en los datos suministrados al registro

mercantil será sancionada de acuerdo con el Código Penal, y la respectiva cámara de

comercio está obligada a presentar una denuncia ante el juez competente.

El artículo 39 establece el procedimiento para el registro de libros de comercio.

Estos libros deben ser firmados por el secretario de la cámara de comercio, quien emitirá

una constancia de registro con indicación de la fecha, folio, persona propietaria, uso y

número de hojas útiles que serán rubricadas por el funcionario. Además, se hará constar en

un libro especial el hecho del registro y los datos mencionados anteriormente.

El artículo 40 establece que todo documento sujeto a registro que no sea auténtico

ni reconocido por las partes debe ser presentado personalmente por los otorgantes al

secretario de la cámara correspondiente.

 El artículo 41 establece los requisitos para el registro de providencias judiciales y

administrativas. Estas providencias deben ser presentadas en copia autenticada y se

archivarán en el expediente respectivo. Además, se levantará un acta en un libro especial

que constará el cargo del funcionario que dictó la providencia, el objeto, clase y fecha de la

misma.

El artículo 42 establece que los documentos sujetos a registro y destinados a ser

devueltos al interesado se deben inscribir mediante copia de su texto en los libros

respectivos, ya sea en fotocopias u otros métodos que aseguren su conservación y

reproducción legible.

El artículo 43 establece que se abrirá un expediente a cada comerciante, sucursal o

establecimiento de comercio matriculado, en el cual se archivan por orden cronológico las

copias de los documentos registrados. Los archivos del registro mercantil pueden

conservarse por cualquier medio técnico adecuado que garantice su reproducción exacta,

siempre y cuando el presidente y el secretario de la cámara de comercio certifiquen su

exactitud.

El artículo 44 establece el procedimiento en caso de pérdida o destrucción de un

documento registrado. En estos casos, se puede suplir con un certificado emitido por la

cámara de comercio donde se haya inscrito, en el que se inserte el texto que se conserve.

Este documento suplido tiene el mismo valor probatorio que el original en cuanto a las
estipulaciones o hechos que consten en el certificado. Sin embargo, esta disposición no se

aplica a los libros registrados.

El artículo 45 establece que cada inscripción o certificación realizada en el registro

mercantil estará sujeta al pago de los emolumentos que determine la ley. Esta disposición

se refiere a los honorarios o tasas que se deben abonar por los servicios de inscripción o

certificación realizados por la cámara de comercio, y su monto será establecido por la

legislación correspondiente.

El artículo 46 trata sobre el régimen de transición en relación con los actos y

documentos registrados conforme a la legislación vigente al entrar en vigor el Código de

Comercio. Establece que dichos actos y documentos conservarán el valor que les otorgue la

ley vigente al momento de su registro. Sin embargo, en lo que respecta a los efectos

atribuidos al registro o a la omisión del mismo, se aplicarán las disposiciones contempladas

en el propio Código de Comercio. Esto significa que, aunque el valor sustantivo de los

actos y documentos registrados se mantendrá conforme a la legislación previa, las

consecuencias jurídicas derivadas de la inscripción estarán regidas por las disposiciones

contenidas en el nuevo Código.

El artículo 47 establece que las disposiciones contenidas en el capítulo al cual

pertenecen estos artículos se aplicarán exclusivamente al registro mercantil. Esta

disposición no afecta las inscripciones exigidas por leyes especiales, las cuales seguirán

rigiéndose por sus propias normativas. En resumen, este artículo delimita el ámbito de
aplicación del capítulo en cuestión, enfocándose únicamente en el registro mercantil sin

perjuicio de otras obligaciones de inscripción establecidas por leyes particulares.

TITULO IV.

DE LOS LIBROS DE COMERCIO

El artículo 48 establece que todo comerciante debe conformar su contabilidad,

libros, registros contables, inventarios y estados financieros de acuerdo con las

disposiciones del Código de Comercio y otras normas aplicables. Se permite el uso de

sistemas como la microfilmación para facilitar el archivo y la correspondencia, así como

otros procedimientos técnicos-contables que garanticen un registro claro, completo y

fidedigno de las operaciones individuales y el estado general de los negocios.

El artículo 49 define los libros de comercio como aquellos determinados por la ley

como obligatorios y los auxiliares necesarios para comprender completamente estos libros.

El artículo 50 establece que la contabilidad debe llevarse en idioma español,

utilizando el sistema de partida doble y en libros registrados, de manera que proporcione

una historia clara, completa y fidedigna de las actividades comerciales del comerciante, de

acuerdo con las regulaciones del gobierno.

 El artículo 51 establece que todos los comprobantes que respalden las transacciones

registradas en los libros y la correspondencia relacionada directamente con los negocios

formarán parte integral de la contabilidad.

El artículo 52 establece la obligación de que todo comerciante realice un inventario

y un balance general al inicio de sus actividades comerciales y al menos una vez al año,

para conocer claramente la situación de su patrimonio.

El artículo 53 establece que en los libros se registrarán cronológicamente las

operaciones comerciales y cualquier otra que pueda afectar el patrimonio del comerciante,

haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que respalden dichas operaciones.

Se explica que el comprobante de contabilidad es el documento que se debe elaborar antes

de registrar cualquier operación, y debe incluir información como el número, fecha, origen,

descripción y monto de la operación, así como las cuentas afectadas.

El artículo 54 establece la obligación del comerciante de mantener una copia fiel de

la correspondencia relacionada con los negocios, utilizando cualquier medio que garantice

la exactitud y duración de la copia. También se debe conservar la correspondencia recibida,

indicando la fecha de respuesta o la falta de respuesta.

El artículo 55 establece la obligación de conservar archivados y ordenados los

comprobantes de los asientos contables, de manera que se pueda verificar su exactitud en

cualquier momento.
 El artículo 56 establece que los libros pueden ser de hojas removibles o formarse

por series continuas de tarjetas, siempre y cuando estén numerados y se puedan archivar en

orden, autenticados según las regulaciones del gobierno.

El artículo 57 prohíbe alterar el orden o la fecha de las operaciones en los asientos

contables, dejar espacios que permitan adiciones o intercalaciones, hacer enmiendas o

correcciones en los asientos, borrar o tachar los asientos, y arrancar hojas, alterar su orden o

mutilar los libros. Se establecen sanciones por violar estas prohibiciones, incluyendo multas

y la pérdida de valor legal de los libros.

El artículo 58 establece las sanciones por violar las prohibiciones sobre los libros

de comercio, y establece la responsabilidad solidaria del propietario de los libros, el

contador y el revisor fiscal en caso de infracciones.

El artículo 59 del Código de Comercio establece que los libros y papeles de

contabilidad deben ser conservados al menos por diez años, contados desde el cierre de

aquel año o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Si después de este plazo

se desea destruir los libros, se debe garantizar su reproducción exacta y se debe presentar

un acta firmada por el secretario de la cámara de comercio donde fueron registrados los

libros, certificando la destrucción y la reproducción exacta de los mismos. Además, se debe

conservar la correspondencia entre los libros y los comprobantes de las cuentas, ya que

carecer de eficacia probatoria en caso de no existir correspondencia entre ambos.

 El artículo 60 establece que los libros y papeles contables deben conservarse por al

menos diez años desde su cierre o la última entrada. Después de este período, pueden ser

destruidos si se garantiza su reproducción exacta. Se debe verificar la precisión de la copia

ante la cámara de comercio y el secretario firmará un acta detallando los elementos

destruidos y el método de reproducción. Al expedir copias, se debe cumplir con las

formalidades mencionadas.