FORMATO ACTA DE EMPALME

DEPENDENCIA O TEMA: Almacén

SECRETARIO O LÍDER DEL PROCESO: YANEIRA RIOS CONTRERAS

FECHA EMPALME: 18 DE NOVIEMBRE DE 2019

LUGAR: Oficina Almacén

1. DATOS GENERALES:

a. Nombre del servidor responsable que entrega: Yaneira Rios Contreras

b. Cargo: Almacenista General

c. Dependencia: Almacén

d. Tema de entrega: 18 de Noviembre de 2019

e. Ciudad y fecha de suscripción: 18 de Noviembre de 2019

Lista de nivel directivo de la dependencia tema: informes presentados, inventario de sistemas de

información, bases de datos, información contenida, usos de las dependencias, Necesidades por
parte de Almacén, Procesos y Procedimientos, parque automotor, Relación de predios

f. Nombre del delegado del mandatario electo que recibe: José Gabriel Peña

g. Nombre Oficina de Control Interno para la dependencia - tema (cuando haya): N/A

h. (Sería interesante que estuviera un representante del Concejo Territorial de Planeación o un

ciudadano de alguna instancia de participación relacionada con el sector). (N.A)
2. ASUNTOS CONSIDERADOS EN LA SESIÓN DE EMPALME

En esta acta se hace constar que la dependencia Almacén realizó el proceso de empalme con el
ciudadano José Gabriel Peña, identificado con C.C No. 91.074.128 de San Gil, designado por el
Alcalde electo para este proceso. En dicha sesión se informó y entregó información sobre los
siguientes aspectos:

Aspectos estratégicos: la relación de los asuntos de extrema urgencia (solución en menos de dos
semanas de iniciado el nuevo gobierno) y urgencia moderada (solución en menos de un mes de
iniciado el nuevo gobierno) que requieren una atención prioritaria por el nuevo directivo en
ejercicio; procesos de gestión adelantados que no se lograron culminar y juntas o instancias a las
que deba asistir en los primeros días de 2020, entre otros.
Aspectos técnicos misionales: logros en su gestión con especial énfasis en los resultados del plan
de desarrollo, esto debe ser a partir del informe de gestión elaborado por su dependencia; gestión
realizada en materia de proyectos estratégicos, en caso de que existan e informe del cumplimiento
de las disposiciones legales a su cargo y procesos legales en curso.

La oficina de Almacén General, en función y ejecución de la labor misional que es recibir,

almacenar, velar y custodiar todos los bienes muebles que adquiera la administración municipal
para el normal funcionamiento de todas las dependencias del municipio de san gil, y cumpliendo
con el manual de funciones, la normatividad establecida para el manejo de almacenes del sector
público y estableciendo una unidad de criterio para proteger todos los bienes de propiedad del
municipio en este informe describimos de manera clara y concisa, las actividades desarrollas
durante el periodo 2016-2019.

En el presente informe se observa de manera descriptiva, el cumplimiento de los objetivos

trazados por la almacenista general, en el marco del desarrollo de los ejes temáticos principales de
la dependencia, como son los procesos contractuales supervisados por la oficina de Almacén
General, bienes muebles, levantamiento físico de inventarios (donde se puede verificar sus
movimientos y entradas de bienes nuevos), bienes de consumo, planeación y certificación del Plan
Anual de Adquisiciones.
OBJETIVO: vigilar el buen uso de los bienes mueble e inmuebles del municipio controlando el
suministro de los elementos, insumos, equipos y materiales de trabajo de las dependencias de la
Alcaldía Municipal.

Aspectos administrativos: presentación de la dependencia respecto de su organización,

responsabilidades, recursos y manuales, usuarios y claves de acceso a los sistemas de información
o aplicativos que se manejan en la dependencia y listado de informes que la dependencia/ tema
debe rendir a entidades de control y de otra índole con sus respectivas fechas; Existencia y
ubicación de las bases de datos y aplicativos informáticos, archivo impreso y biblioteca, archivo
magnético e inventario, como preparación de la entrega física de la dependencia.

Inventario de sistemas de información bases de datos

Denominación Descripción Tipo
de la base de de al
datos/ sistema información
de información, interno Externo
componente
Sistema de Cargue X
inventarios GD mensual de la
compra de
bien3s
devolutivos,
movimientos
del bien
Sistema de Cargue de X
información y compra de
de gestión de bienes
activos siga inmuebles
u/o
movimientos
Módulo de X
correspondencia
Correo x x
institucional