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INDICE

1. INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………
……….2
2. ACTAS
ADMINISTRATIVAS……………………………………………………………...
……..4
3. AVISO…………………………………………………………………………………
..………7
4. CIRCULAR…………………………………………………………….
………………………11
5. CONTRATO DE EMPLEO………………………………………………….
………………….15
6. INFORMES…………………………………………………………………….
………………20
7. MEMORÁNDUM………………………………………………………….
…………………..25
8. NOTA ADMINISTRATIVA…………………………………………….
………………………..28
9. OFICIOS EXTERNOS………………………………………………….
………………………31
10. SOLICITUD DE
EMPLEO……………………………………………………………………..35
11. CONCLUSIÓN…………….
………………………………………………………………....40

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 INTRODUCCIÓN
Los documentos que se generan en la administración de recursos humanos poseen un valor
administrativo, a través de los cuales se deja constancia del desarrollo de una amplia
actividad determinada.
La carrera de Técnico en administración de Recursos Humanos se desarrolla como vertiente
de la carrera de Administración y ofrece las competencias profesionales que permiten al
estudiante elaborar y gestionar documentación administrativa referente a Recursos
Humanos.
Los oficios, el contrato de empleo, los informes, las notas administrativa, los circularles, el
memorándum, las actas administrativas, la solicitud de empleo y los avisos son algunos
documentos fáciles de realizar pero hoy en día muchos usuarios no saben redactar un
documento ya que cada uno tiene una distinta elaboración y un distinto uso administrativo.
En este manual se describirán , ¿que tipo de documento es?, sus ventajas y desventajas, su
utilidad, su estructura y un ejemplo explicito de como son, así mismo, se procura que las
personas que lean y utilicen está información, les garanticen un mayor conocimiento de
estos documentos administrativos.

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 Acta Administrativa
Las actas administrativas son documentos privados e internos de las empresas que sirven
para dar constancia de la actuación de un trabajador (en ocasiones por haber cometido una
falta),plasmado a veces el resultado de una investigación, y usualmente sirve para iniciar un
procedimiento sancionador o rescisorio del vínculo laboral.
Ventajas
La importancia de un acta administrativa es que se convierte en un documento con pruebas
legales en donde se fundamentan acciones negativas de los colaboradores dentro de la
empresa y qué representan una prueba lícita en las juntas de conciliación y arbitraje.
Desventajas
Como mencionamos anteriormente, las actas administrativas no tienen porqué significar
que existirá una sanción, sin embargo, algunas de las sanciones que un empleado puede
experimentar son:
• Suspensión de actividades de no más de 8 días,
• Deducciones de salario;
• Despido definitivo.
Estructura
El presente instructivo tiene por objeto, apoyarlos, en el levantamiento de actas internas en
las empresas, a fin de dejar constancia de la existencia de determinados actos u misiones
indebidas, en que hubiere(n) incurrido algún(os) trabajador(es), en el desempeño de sus
actividades laborales. A continuación mencionaremos algunos puntos importantes a
considerar:
1.- Como regla general y previo al levantamiento del acta administrativa, siempre es
recomendable que el o los empleados involucrados en hechos indebidos, llenen de su puño
y letra una reseña, de lo que según él o ellos aconteció en relación a las faltas imputadas; de
ser varios trabajadores los involucrados, cada uno deberá llenar dicha relatoría en forma
independiente y aislado de comunicación con el resto de los involucrados, y deberemos
asegurarnos que dicha reseña tenga la fecha, hora, lugar y modo como sucedieron los
hechos, ya que de ahí, se desprenderán los puntos a precisar en el acta administrativa que
posteriormente se elaborara.

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2.- Una vez obtenida(s) la(s) reseña(s) antes mencionada(s) de puño y letra de cada uno de
los involucrados, sin la presencia del involucrado, se procederá a llenar el acta
administrativa, sirviendo de base para ello, el modelo que posteriormente mencionaremos.
3.- El(las) acta(s) se deberá(n) levantar individualmente por cada uno de los involucrados, y
es muy importante que, en el texto de la relatoría de hechos, siempre quede muy claro las
circunstancias de tiempo, modo y lugar, en las que tuvieron lugar las conductas irregulares,
esto es, donde, cuando y como sucedieron tales conductas indebidas. Se insiste en que no es
necesario en dicha(s) acta(s), poner leyenda alguna que la empresa se reserva sus derechos
para sancionar o despedir al trabajador, por ser innecesario desde el punto de vista legal y
ser disuasivo, en muchos de los casos para que el trabajador la firme.
4.- Al final de la elaboración del acta, se deberá llamar a cada trabajador involucrado en
forma independiente, procurando empezar si son varios por el menos agresivo para concluir
en sentido opuesto, se le dejara ver el acta, se le invitara a que la firme y si se niega a ello,
no importara ya que se cuenta con el documento manuscrito por el mismo, que es más
importante que la propia acta, haciéndose en este caso constar al calce del acta, que el
trabajador se negó a firmar la misma.
5.- Con la relatoría y el acta administrativa, se deberá consultar al abogado especialista en
la materia laboral para obtener información de la sanción o rescisión que pudiere ser
aplicada.

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 ACTA ADMINISTRATIVA
Hago constar que el día FECHA, el trabajo NOMBRE DEL TRABAJADOR, quién
labora como PUESTO DEL TRABAJADOR, se presentó a trabajar a las HORAS DE
LLEGADA a las instalaciones de DIRECCIÓN DE TRABAJO .

Por lo cual se procede a levantar dicho trabajador un acta administrativa por retardo
laboral sin permiso del patrón o causa justificada ya que se vieron afectadas a las
actividades diarias de la compañía.
Relato de los hechos por el trabajador:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
___________________________________
Lugar y fecha

Atentamente
_______________________
REPRESANTANTE LEGAL DE LA EMPRESA

Enterado:
_______________________
TRABAJADOR
TESTIGO
TESTIGO
_______________________
_________________________
NOMBRE DEL TESTIGO 1. NOMBRE DEL
TESTIGO 2

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 Aviso
El aviso es un documento (generalmente con un texto breve y dirigido a un número
limitado de personas) que informa de un hecho a personas que puedan estar interesadas
para que actúen en consecuencia. El contenido está escrito como un artículo real que se
leería en un periódico. El aviso intenta advertir o comunicar una novedad, ya sea por vía
oral o escrita.
¿Qué es y para que sirve?
Un aviso es una comunicación o notificación que se utiliza para informar, advertir o dar un
aviso sobre algo específico. Puede ser utilizado en diferentes contextos, como publicidad,
seguridad, alertas ,entre otros.
Criterios de uso
Es necesario estructurar la información de forma clara y ordenada, y procurar expresarla de
manera concisa.
En caso de ser necesario, por el tipo de información transmitida, se hará uso de títulos
descriptivos del contenido de cada apartado, por lo que la estructura visual del documento
permita hacer una lectura rápida y localizar cómodamente la información que interese.
Cuando sea posible, a fin de reforzar la claridad expositiva, puede ser útil poner números,
letras de orden u otros recursos tipográficos que identifican las diversas partes de una
enunciación.
Ventajas
Comunicación efectiva: los avisos pueden transmitir información de manera rápida y
directa a gran cantidad de personas.
Prevención: los avisos pueden alertar sobre los peligros o proporcionar instrucciones para
evitar problemas.
Economía: son una forma relativamente económica de comunicar mensajes en
comparación con otras formas de publicidad.
Desventajas
Saturación: en algunos casos la sobrecarga de aviso puede llevar a la gente los ignoren o
no les presten atención.
Confusión: si los avisos no están bien redactados, pueden causar confusión o
malentendidos.

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 Ineficacia: si no se dirigen correctamente al público adecuado o no se diseñan de manera
efectiva, no los avisos no logran su objetivo.
Intrusivo: en algunos casos los avisos pueden ser percibidos como intrusivo o molesto por
parte de los receptores.
Tipos de aviso
Avisos particulares, avisos comerciales, avisos oficiales, avisos anónimos, avisos
publicitarios.
Expresiones frecuentes
Se comunica que…
Se pone en conocimiento de …
Con motivo de …
De acuerdo con …
Debido a …
Dado que …
Lamentamos comunicar que …
Lamentamos tener que informar que …
Las personas interesadas pueden dirigirse a …
Para más información …
El plazo de presentación de solicitudes finaliza el día …
Hay que presentar la siguiente documentación: …
Estructura – Esquema
CABECERA
Identificar adecuadamente el órgano o estructura que emite el aviso, utilizando el logotipo
institucional de la UGR versión vertical o el de la Universidad de Granada junto con el del
centro, en caso de ser emitido por un centro.

TÍTULO
Incluir la palabra “Aviso” junto con la unidad/servicio/centro que lo emite utilizando un
tipo de letra que destaque (en mayúscula, en negrita, en un cuerpo más grande, etc.).

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Debajo se hará constar el objeto del aviso (de licitación, de contratación laboral, de
adjudicación de contrato de obras, etc.), utilizando un tipo de letra que destaque en menor
grado que lo anterior
CUERPO
Este apartado contiene la información que se da a conocer (objetivos, características,
requisitos, horarios, lugares, plazos, etc.), así como las causas y las posibles soluciones
alternativas, en caso de que se trate de un hecho perjudicial para las personas afectadas.
FIRMA
Se utilizará preferiblemente la firma electrónica, debiendo dejar el modelo un espacio
reservado al efecto.
En caso de ser manuscrita, indicar el cargo de la persona/s que firman el documento, su
nombre y sus apellidos y, por último, la rúbrica.
Cuando sea pertinente, se hará constar la dirección exacta y el horario de atención al
público.
LUGAR Y FECHA
En caso de firma electrónica, no se debe incluir esta información en el documento
En caso de ser firma manuscrita: localidad y fecha: Día (en cifras), el mes (en letras) y el
año (con cuatro cifras).

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 Ciudad de México, a 2 de enero del 2023

AVISO

A: Gerencia de operaciones

Se detectó una falla en el suministro de energía eléctrica en el ala al norte de la fábrica, el

servicio será restaurado hasta las 3 pm

Gerencia de Recursos Humanos

Tecnología para el siglo XXI

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 Circular
La circulares son comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o
texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente. Son
escritos que se emplean para comunicar un mismo asunto a varias personas que le
competen la información que les desean transmitir. La reacción es sencilla y debe de
adecuarse al modelo de una carta.
Interno o externo
Los circulares puede ser tanto externos como internos, dependiendo el del contexto en el
que se utilicen. En términos generales, un circular es un documento que se distribuye a un
grupo específico de personas para informar sobre algún asunto por lo que puede ser emitido
tanto desde una organización hacia el exterior como una dentro de la misma organización.
Clases de:
Circular general o interna: se dirige a un grupo de específico de personas.
Circular externa o carta circular: está dirigida en forma personalizada.
Características
La circular tiene como objetivo fundamental, dar a conocer información de carácter
general. Se debe de tener en cuenta los siguientes aspectos:
• Tratar de un solo tema.
• Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía.
• Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
• Usar un tratamiento respetuoso y cortés.
• Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
• Distribuir el texto de acuerdo a su con su extensión.
Ventajas
Comunicación efectiva: la circulares son una forma eficaz de comunicar información
importante de manera rápida y uniforme a un grupo grande de personas.
Flexibilidad: pueden adaptarse fácilmente a diferentes formatos y estilos según las
necesidades de la organización.

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Economía: las circulares pueden ser una acción más económica.
Desventajas
Limitación en la retroalimentación: no facilita el diálogo o la retroalimentación
inmediata. Esto puede dificultar la resolución de todas o preguntas de los destinatarios.
Posible desinterés: la circulares pueden correr el riesgo de ser ignoradas o no recibir la
atención adecuada por parte de los destinatarios.
Posibles saturación de información: los empleados pueden sentirse abrumados y perder
interés en leerlas.
Vigencia
Vigencia temporal: las circulares que comunican eventos específicos, cambios temporales
en políticas o procedimientos, o fechas límite tienen una vigencia temporal. Si la fecha
límite ha expirado, la circular pierde su relevancia.
Vigencia permanente: algunas circulares establecen políticas, procedimientos o
información general que permanece valida a largo plazo, no tienen fecha de expiración
específica.
Estructura
Encabezado: se escribe la palabra circular, en mayúscula sostenido y centrada,
acompañada del consecutivo que le identifica, y si se requiere.
Identificación o membrete: contiene el nombre de la organización o logotipo.
Código: se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del encabezado. Lugar de
origen y fecha de elaboración.
Destinatario: a quién va dirigido.
Saludo: dirigido al destinatario o destinatarios del circular, pueden ser genérico o más
específico.
Cuerpo: contiene la información detallada que se desea comunicar.
Asunto: breve descripción del motivo o tema principal del circular.
Despedida: se escribe de una a dos interlineas libres del texto. Son las palabras de cierre
que pueden incluir agradecimientos, recordatorios o invitaciones adicionales.
Firma: quien emite el circular suele firmado al menos incluir su nombre y cargo dentro de
la organización para identificarlo.
Algunos circulares suelen hacer firmar al destinatario o los destinatarios para saber de qué
están enterados.
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La estructura puede variar dependiendo del estilo y las preferencias de la organización.

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 CIRCULAR NÚMERO 006-2021

Pachuca de soto ,Hidalgo,13 de septiembre de 2021

Al personal del tribunal del

Estado de Hidalgo

Estimados empleados:

Se hace de su conocimiento que, por ACUERDO del Pleno Tribunal Electoral del
Estado de Hidalgo, se aprobó la suspensión de actividades para el personal de este
Organismo, con motivo del festejo correspondiente al día 16 de septiembre del 2021.

Sin otro particular, aprovecho la ocasión para enviarles un cordial saludo y reitero su
respetables órdenes para cualquier comentario.

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 Contrato de empleo
Los contratos de trabajo son acuerdos bilaterales o multilaterales que procuran un buen
desarrollo dentro del mercado laboral, pues en estos se detallan las condiciones bajo las que
un colaborador realizará las tareas designadas en su área. De este, se derivan derechos y
deberes de las partes, volviéndolos así una prueba legal clave en caso de desacuerdos o
incumplimiento.
¿Qué es un contrato de empleo?
Documento con el cual se establece un marco legal que formaliza la prestación de un
trabajo personal a cambio de recibir un salario como retribución.
En términos generales, un contrato de trabajo es un documento legal que regula la relación
laboral entre el líder de la empresa y su colaborador, en donde este último se compromete a
desempeñar tareas específicas y a seguir las instrucciones del primero bajo ciertas
condiciones y a cambio de una retribución económica determinada.
Tipos de contratos de trabajo
La Ley Federal del Trabajo instituye también los cinco tipos de contratos de trabajo que
pueden celebrarse en el México:
1. Contrato laboral por tiempo determinado
Este tipo de contrato laboral se define por un tiempo determinado y explícito en el
documento. Se realiza bajo las siguientes circunstancias específicas:
Cuando se necesita reforzar el equipo de trabajo durante la época navideña, el inicio del
año escolar o la temporada de vacaciones de verano.
Para sustituir temporalmente a un colaborador durante una licencia médica o de
maternidad, vacaciones o incapacidad laboral. El contrato finaliza al término de la licencia.
Para realizar actividades necesarias solo durante un tiempo específico.
2. Contrato laboral por tiempo indeterminado
Son los más utilizados en México. En ellos se formaliza una relación laboral sin plazo
límite de duración y que excede los 180 días.
También admite implantar relaciones de capacitación inicial, es decir, un tiempo en el que
el colaborador preste sus servicios para adquirir conocimientos y habilidades necesarias
para desempeñar sus funciones.
3. Contrato laboral temporal

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Este tipo de contrato laboral sirve para regular las relaciones de trabajo que se realizan por
tiempo indeterminado, pero que contemplan tareas discontinuas. Es decir, cuando no se
trabaja todo el año, por ejemplo, los monitores vacacionales, los profesores de las
estaciones de esquí o el salvavidas de una alberca de un club vacacional.
4. Contrato para capacitación inicial
Se establece cuando es necesario que el colaborador adquiera algunas habilidades y
conocimientos necesarios para el desempeño de sus funciones.
Cuando se constituye una relación laboral bajo estos términos, el colaborador puede, por
ejemplo, acceder a programas de asesoramiento o tutoría para adquirir capacitación
específica y desarrollar las destrezas necesarias.
El contrato para capacitación inicial tiene una duración de 90 días máximo, pero puede
extenderse hasta 180 días en el caso de colaboradores de alto nivel o con conocimientos
profesionales especializados.
Si al término del periodo de entrenamiento el trabajador resulta apto, se modifica el
contrato por tiempo indeterminado automáticamente y continúa la relación laboral. En caso
contrario, el líder puede dar por concluida la relación de trabajo.
5. Contrato de periodo de prueba
Es un contrato provisorio, que sirve para constatar que el colaborador cuenta con los
conocimientos y habilidades necesarias para desarrollar su labor, antes de celebrar un
contrato por tiempo indeterminado.

Dependiendo del puesto a ocupar, este tipo de contrato de trabajo no puede superar los 30 o
180 días. Al concluir el periodo de prueba, si el colaborador no resulta apto para el cargo, el
líder puede dar por terminada la relación de trabajo.
Estructura
Identificación de las partes: Estos datos incluyen nombres, apellidos y número de
documento de identificación y dirección, tanto del empleado como del empleador.
Fecha de inicio y tiempo de duración del contrato: aunque sea un periodo previsible de
duración, el contrato debe mencionar estos datos explícitamente.
Domicilio de la empresa: es lugar donde el colaborador asistirá a desempeñar su labor.
Descripción del puesto de trabajo: describir, en términos generales, cuáles son las
principales obligaciones y funciones que corresponden al puesto de trabajo.

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Monto, tanto del salario inicial como de los complementos salariales: se debe
especificar tanto el monto del salario como el de otras compensaciones, si las hubiera,
como bonificación vacacional o bono de fin de año.
Horario: duración y distribución de la jornada laboral.
Beneficios: especificar los beneficios como, por ejemplo, duración de las vacaciones.
Plazos: periodo que tienen ambas partes para dar aviso y poder finalizar el contrato.
Convenio colectivo: en caso de que sea aplicable.

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 Contrato de trabajo
Conste por el presente documento, el contrato de trabajo sujeto a la modalidad del contrato
plazo fijo, que celebraba una parte del Sr. Erasmo Mariño Maucalle con DNI N° 31167665,
De Oficio Contratista De Obras De Construcción Civil, domicilio en la Av. Sol Naciente
S/N Distrito de San Jerónimo y provincia de Andahuaylas quién en adelante se denominará
como “El Empleador” y de la otra parte el Sr. Eliseo Corimanya Vargas con DNI
N°42981836, De estado civil Soltero, domicilio en la Av. Sol Naciente S/N, Distrito de San
Jerónimo y provincia de Andahuaylas, en adelante “El Trabajador”; en los términos y
condiciones siguientes:
PRIMERO: El Empleador es una persona, cuyo objetivo social es la contrata y la
ejecución de Construcciones de obras Civiles, por lo que requiere de un Obrero, que se
haga cargo del puesto de forma permanente, en las diferentes ejecuciones de construcción
civil que están a cargo El Empleador.
SEGUNDO: El Trabajador se obliga a prestar sus servicios al EMPLEADOR para
realizar los diversos trabajos de construcción civil, debiendo a someterse al cumplimiento
estricto de la labor para la cual ha sido contratado, bajo las directivas que emanen de sus
jefes o instructores.
TERCERO: La duración del contrato es de SEIS (6) MESES, indicándose la relación
laboral del día 01 de marzo del 2012 hasta el 31 de agosto del 2012 pudiendo ser renovado
al finalizar esta fecha.
CUARTO: En contraprestación a los servicios de EL TRABAJADOR, el Empleador se
obliga a pagar una remuneración mensual de S/1100.00 (MIL CIEN NUEVOS SOLES),
monto que se incrementará de acuerdo a la política de El EMPLEADOR . Igualmente se
obliga a facilitar EL TRABAJADOR los materiales necesarios para que se desarrolle sus
actividades y a otorgar los beneficios que por Ley, pactó o costumbre tuvieran los
trabajadores del centro de trabajo.
QUINTO: EL TRABAJADOR deberá prestar sus servicios en el siguiente horario: de
lunes a sábado (días), de 8:00 AM a 5:00 PM (horas), teniendo un refrigerio de 60 minutos,
que será tomado de 12:00 PM a 1:00 PM.
SEXTO: En todo lo no previsto por el presente contrato, se estará a las disposiciones
legales vigentes.
SEPTIMO: Para los efectos del presente contrato los comparecientes expresan su
conformidad con el contenido y el efecto del presente contrato y para su constancia y en fe
de lo cual firman por triplicado en ejemplares de idéntico valor y tenor.
Firmado en San Jerónimo a los 01 días del mes de marzo del 2012.
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___________________________
____________________________
Eliseo Corimanya Vargas Erasmo Mariño Maucalle
DNI N° 42981836 DNI N° 31167665
TRABAJADOR EMPLEADOR

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 Informe
Son escritos cuyo fin es hacer algo, generalmente se elevan de inferior a superior, en las
jerarquías administrativas, responden a las exigencias formales a establecidas para los
distintos casos.
¿Qué es un informe administrativo?
Un informe administrativo es un documento escrito que da a conocer o describe el estatus
en que se encuentra cualquier actividad, proyecto o estudio de naturaleza administrativa, ya
sea dentro del ámbito gubernamental o empresarial.
Lo pueden elaborar ciertos funcionarios o jefes de departamento de una compañía, y va
dirigido a los directores de alto nivel, sean estos directivos de empresas, gubernamentales,
ejecutivos, etc., como una base para lograr mejoras en la gestión.
Tipos de informes administrativos
Financieros: son útiles porque muestran si se está ganando o perdiendo dinero y cómo se
está gastando o ahorrando.
El estado de resultados brinda una sinopsis de la actividad comercial durante el período de
tiempo cubierto. Muestra cuántos ingresos se han obtenido, cuánto se gasta y cuánto queda
al final del día.
El balance general muestra cuánto posee y cuánto debe la empresa en un momento dado.
Brinda una descripción general de cómo se utilizó el dinero que se ganó o cuánto se pidió
prestado para cubrir las pérdidas.
El estado de flujo de efectivo muestra cómo se administra el dinero disponible a lo largo del
tiempo, cuánto se gasta en operaciones y cuánto se dedica al pago de deudas.
Marketing y ventas: muestra las fortalezas, debilidades y oportunidades relacionadas con
las diferentes líneas de productos y flujos de ingresos. Esta información es fundamental
para el equipo gerencial para tomar decisiones sobre dónde invertir los recursos de
marketing y operaciones.
Puede mostrar dónde son más exitosos los productos y en qué momentos del año se puede
crear un inventario adecuado para tener suficiente disponible. También indica cuándo se
puede aprovechar al máximo el presupuesto de marketing.
Operaciones: ayudan a ver dónde fluye el trabajo y dónde se pueden mejorar ineficiencias.
Muestra cuánto tiempo y materiales se dedican a fabricar cada producto y qué artículos

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generan más ingresos. Se pueden recopilar datos y crear estos informes sobre casi cualquier
aspecto del negocio
Las cifras sobre cuánto producen los empleados pueden ayudar a identificar los puntos
débiles en el proceso de fabricación y los trabajadores que no se desempeñan bien.
Recursos humanos: los costos laborales son un gasto significativo para muchas empresas.
Determinan dónde se está gastando la mayor parte del dinero, cuánto cuestan los beneficios
y cuál es la tasa de retención.
Datos que lleva un informe administrativo
Misión, visión y valores: estas declaraciones definen a la empresa y resumen la estrategia
al nivel más alto posible. Si los trabajadores de todas las áreas no conocen estas
declaraciones, posiblemente no tendrá éxito la estrategia. Se incluyen al comienzo del
informe para reforzar la estrategia general y la identidad.
Se establecen las metas y objetivos estratégicos: comenzando por definir lo que se desea
lograr, por qué se necesita escribir el informe y para quién va dirigido.
Vistas del cuadro de mando: un informe administrativo contiene toda la información que
el equipo gerencial necesita para tomar decisiones. Para facilitar esto, se debe incluir una
descripción general de alto nivel de la organización o departamento. La información de este
cuadro de mando debe organizarse en el orden en que se leerá.
Gráficos: todo informe administrativo debe incluir información sobre indicadores claves de
desempeño. Los gráficos son la forma más fácil de explicar el desempeño cuantitativo
como una fotografía. Si los gráficos tienen objetivos claros, son fáciles de leer y coherentes
en todo el informe, se tendrá un equipo gerencial feliz.
Descripciones de proyectos: es importante revisar los proyectos que impulsan la
estrategia. Por tanto, se deberá incluir un estatus general con toda la información crítica
adicional, como el porcentaje completado y el presupuesto gastado.
Estructura
Portada: es la primera página del informe, como una tarjeta de presentación por medio de
la cual el lector recibe una primera impresión. En esta parte se podría incluir: título del
informe, donde se debe decir con el menor número de palabras posible una clara indicación
del asunto que se trata. Fecha de elaboración y autor del informe.
Resumen: Resulta útil que los informes complejos y extensos tengan incluido un resumen
de su contenido, que se muestra justo después de la portada. Este texto debería ser tan
explicativo como sea posible, tomando en cuenta la naturaleza y contenido del documento
en referencia.

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Índice del contenido: sirve para que el lector pueda manejarse claramente por todo el
contenido del informe. Para elaborarlo se debe tener en cuenta en cuanto a su extensión que
solo ocupe una página de ser posible, para que se proyecte con una sola mirada la
presentación general de todo el conjunto.
Cuerpo principal:
Introducción
Es el primer capítulo del informe, donde se constituyen sus objetivos y alcance. Esta parte
no debería tener una excesiva extensión, para poder hojearla con facilidad.
Núcleo principal
Representa el corazón del informe. En un informe extenso, según el tema que se trate, se
divide en varias partes; denominándose capítulos a las divisiones principales, que a su vez
se dividen en secciones con sus subdivisiones correspondientes.
Conclusiones
Posee gran importancia esta parte final, ya que es donde se completa con mayor énfasis la
opinión del informante. Además, el lector precisa visualizar al final del informe todo el
conjunto de puntos que se han explorado.
Anexos
Se deberá incluir toda la documentación que aporte una información complementaria o que
haya servido de base para redactar el informe. Esta información consiste en estadísticas,
textos normativos, gráficos, etc.

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Ciudad de _______________, al ___ de ___________ de _____.
Empresa: ___________________ S.A de C.V

Informe administrativo de producción de ____________________________

Los ______________ realizados con la materia prima _____________________

Son creados con material de primera, con las siguientes características:
_________________________ y con _______________________.
Este producto tiene un costo total de $ ____________ (________ pesos por pieza),
El cual viene dado por aspectos tales como:
-Materia prima: _________________________.
-Fabricación.
-Empaque y distribución.
El costo de este producto posee una contribución de $ _______________ por tonelada de
producto en fábrica, aumentando en forma proporcional su costo en los intermediarios hasta
llegar a un costo final de $ _____________, que abarca los costos de fabricación, costo de
producción, pensiones y contribuciones, dejando finalmente para la empresa una ganancia
total de $ __________ por artículo.

Este costo ha venido variando en el transcurso de los últimos _______ meses, debido a la
variación en el costo del material ____________ y _______________.

Para este caso, se anexan gráficos que sirven para aclarar la variación de ganancias y costos
durante los últimos _________ meses.
Atentamente,
Nombre _____________________
Departamento: ___________________
Cargo: __________________

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 INFORME DE COMISIÓN

FECHA: Bogotá, 29 de marzo del 2008 - 03 – 04

ELABORADO POR: Andrés Arango Botero, Asesor de División
Financiera.
Elisa Serrano Vera, Profesional de División de
Contabilidad.

OBJETO: informar sobre las actividades desarrolladas en la visita realizada a la regional

Antioquia.
Se audito el departamento financiero y contable, son llevados con toda claridad.
El informe contable al 2007 lleva un súper avit debido a que unas acciones presupuestales
relacionadas con la contratación de los docentes no se ejecutaron.

CONCLUSIONES: se recomienda hacer los pagos en nómina electrónicamente y

conseguir software para la aplicación de contable.

LINA MARÍA ÁGUILA MARÍN SANDRA MARCELA

JURADO
Contador Auxiliar contable

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 Memorándum
El memorando (más popular a nivel interno de las organizaciones como el memo) es un
documento de carácter profesional usado con la intención de querer comunicar un aspecto
de la empresa de manera correcta y precisa, también conocido como el comunicado corto.
Un memorando comunica información a los miembros de una organización y generalmente
tiene una audiencia más grande.
Tipos de memorándum
Memorándum de solicitud, memorándum de informe, memorándum de confirmación y
memorándum de sugerencias.
Ventajas del memorándum
• Es muy breve con forma de comunicación sencilla.
• Se puede utilizar como referencia futura.
• Es económico.
• Es conveniente (brinda detalles al destinatario).
Desventajas del memorándum
•Son inapropiados para asuntos complejos.
•Tienen un uso externo limitado.
• Es un mecanismo decreciente.
• Es un documento más bien informal. En comparación con las memorias o notas necesitan
ser redactado de manera muy precisa.
El memorándum debe de ser fácil de entender, vigila errores gramaticales y la legibilidad
general, sirve como documentación dentro de una empresa.
Comúnmente los memos se asocian “ malas noticias” o en algunas ocasiones para informar
a los empleados de una empresa a una situación o novedad particular.
Cuando usar un memorándum
Si bien es cierto que, desde la introducción del correo electrónico, se ha reducido el uso de
los memorándum, muchas empresas los siguen utilizando de forma digital para destacar
aspectos importantes que involucran a departamentos y personas específicas.

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Su finalidad es que los empleados cuenten con información oficial que facilite su toma de
decisiones. Para saber cuándo usar un memorándum en lugar de un correo electrónico,
empieza por valorar qué necesitas comunicar: si se trata de una propuesta detallada, un
informe clave, una recomendación seria, una política nueva o una reunión extraordinaria.
Una vez que reconozcas si este formato es útil para lo que vas a difundir, redáctalo.
Recuerda que el uso de dispositivos móviles se ha convertido en una parte fundamental de
los trabajadores, por eso te recomendamos buscar que el memo sea fácil de descargar por
todos. Además, procura que sea accesible, incluso desde un smartphone, y que quienes lo
consulten no tengan que buscarlo en la bandeja de entrada de su correo electrónico.
Estructura
1. Fecha y lugar de emisión
La fecha es muy importante, ya que permite ubicar al documento en tiempo y forma.
2. Destinatario o destinatarios
En ocasiones, los memorandos van dirigidos a algunas personas en particular, ya sea jefes
de área, gerentes o proveedores. Por ello, es importante indicar a quiénes está dirigido el
mensaje para evitar cualquier tipo de confusión.
3. Tema del cual trata
Este elemento determina el lenguaje con el que vas a comunicar la información.
4. Mensaje
Es el cuerpo del documento. Procura ser claro, breve y directo, pues recuerda que la
intención es transmitir la información de la manera más rápida y efectiva.
5. Firma o sello de validez
Por último, este componente sirve para concluir de manera formal el comunicado, a través
de una firma o un sello que identifique a tu compañía.
Las partes de un memorándum pueden variar según la compañía y el formato que empleen.
Si es la primera vez que escribes uno, lo ideal es que utilices una plantilla de memorando.
Con ella, podrás facilitar tu proceso de escritura y beneficiarte de las ventajas de este
formato.

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TEXLA
MEMORÁNDUM
Para: Reynaldo Rodríguez
De: Director
Asunto: Respuesta de estudio de mercado
Fecha:16/09/2007
CC: Jefe de producción
Como refiere el asunto, les envío mis valoraciones. El estudio es concreto y creo que fue
realmente a nuestro público. Por tal motivo considero que debe ponerse en contacto con los
abastecedores y proceder a la firma del nuevo contrato.
Sin otro particular,
Luz Díaz Cuesta

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 Nota administrativa
Las notas de gestión administrativa, revelan el contexto de los aspectos económico-
Financieros más relevantes que influyen en las decisiones del período, y que fueron
considerados en la elaboración de los estados financieros, con la finalidad de tener una
mejor comprensión de los mismos y de las características particulares que los afectan o
pudieran afectar en períodos posteriores. Se usan para transmitir algún mensaje o
información a los empleados de la empresa. La nota es un tipo textual administrativo que
debe reunir las características de claridad, precisión, agilidad, persuasión y prudencia. Debe
abordar un solo tema. Cuando se desprenda la necesidad de tratar un tema distinto al que le
diera origen, por nota separada se iniciará el nuevo asunto.

Sus características
• Tienen carácter más personal y generan mayor proximidad en la interacción.

•No responden a un modelo único (van desde la información a la persuasión).

•Se trata de un tipo de texto con estilo conversacional y natural. Esto significa que no deben
usarse palabras rebuscadas, complicadas o ceremoniosas.

Las notas administrativas abarcan una cantidad de escritos dirigidos a autoridades de

diversos sectores, con el objetivo de pedir, comunicar algo, o realizar actos de cortesía
(agradecer, invitar, felicitar, condolerse , etc.) Están destinadas a ser leídos o interpretadas
por personas ajenas al destinatario y al ser archivadas en el expediente o carpetas.
Estructura
Puesto que su función es transmitir un acto decisorio, su estructura se limita a reproducir el
texto íntegro de la resolución, con las siguientes variantes.
Si se trata de una nota, el cuerpo del documento suele comenzar con un párrafo que
indique la fecha y la autoridad que ha adoptado la decisión, con una fórmula similar a la
siguiente:
Notificación y publicación: puesto que su función es transmitir un acto decisorio, su
estructura se limita a reproducir el texto íntegro de la resolución.
Encabezamiento, compuesto de los siguientes datos:
Lugar y fecha del documento.
Referencias administrativas tanto del órgano emisor como del receptor, en el caso de que se
conteste a otro oficio.
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Asunto concreto en que consiste el documento, expresado de forma sintética.
Emisor y receptor.
En la nota interior se escribirá al principio del documento el nombre y apellidos, así como
el cargo, tanto del emisor como del destinatario. En la firma bastará con la rúbrica. En el
oficio, por el contrario, el emisor aparece en la parte final del documento, con antefirma
(indicación del cargo), firma o rúbrica e identificación nominativa del firmante.

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 OTA ADMINISTRATIVA PACIENTE PROGRAMADO PARA CIRUGIA

PACIENTE: ROMELIOA REYES DE MARTINEZ

IDENTIFICACION: 27998588
ENTIDAD: ECOPETROL
REGIMEN: ESPECIAL
CARNE No: 02-20331-81 01

SE ADMISIONA PACIENTE PARA CIRUGIA PROGRAMADA , A SU INGRESO ME

PRESENTAN FOTOCOPIAS DE DOCUMENTOS: CEDULA DE CIUDADANIA +
CARNET + 4 ORDENES ORIGINALES Y COPIA CON LA SIGUIENTE
INFORMACION:
ECOPETROL
AUTORIZACION 1 N°:022033181
FECHA DE EXPEDICION: 10/10/11
LUGAR: HOSPITALIZADO POR PROGRAMACION
DESCRIPCION: PROTESIS TOTAL DE RODILLA

AUTORIZACION N° 2: 022033181
FECHA DE EXPEDICION: 10/10/2011
LUGAR: HOSPITALIZACION POR PROGRAMACION
DESCRIPCION: REEMPLAZO TOTAL DE RODILLA, 3 DIAS DE
HOSPITALIZACION

AUTORIZACION N° 3: 022033181
FECHA DE EXPEDICION: 10/10/2011
LUGAR: HOSPITALIZACION POR PROGRAMCION
DESCRIPCION: CUATRO UNIDADES DE GLOBULOS ROJOS

AUTORIZACION N°4: 17448

FECHA DE EXPEDICION: 13/12/2011
DESCRIPCION 1: INTERNACION EN SERVICIO COMPLEJIDAD MEDIANA,
HABITACION UNIPERSONAL
CODIGO DE SERVICIO: S11201
DESCRIPCION 2: DERECHO DE SALA EN PROCEDIMIENTOS ESPECIALIZADOS
SOD+
CODIGO DE SERVICIO: S22200

SE ENVIA PACIENTE AL TERCER PISO PARA PREPARACION DE

PROCEDIMIENTO EN COMPAÑÍA DE FAMILIARES CON EL CAMILLERO DE
TURNO. SE ENVIAN LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS. HOJA DE ADMISION +
AUTORIZACIONES DE PROCEDIMIENTOS + HOJA DE PRESENTACION+ COPIA
DE DOCUMENTOS Y BRAZALETE DE IDENTIFICACION .

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EL PACIENTE ES VALORADO POR LA DRA. MURCIA MEDICO GENERALN EN
TURNO.

Oficios externos
Según el destinatario o destinataria ,el oficio puede ser de dos tipos: internos ,cuando está
dirigido a otro organismo administrativo o externo ,cuando está dirigido a una persona
física o jurídica.
¿Para qué se utilizan?
La intención por parte de la organización es establecer un anuncio público sobre una
administrativo. En otras palabras, pretende comunicar el mismo a la administración a otras
personas físicas o jurídicas . (Un ejemplo es el oficio administrativo).
Estos documentos tienen la función de expresar alguna resolución dictamen acuerdos y
posiciones informes y órdenes.
Características principales del oficio
Frente a otras herramientas comunicacionales existentes en el ámbito de las organizaciones,
el oficio destaca gracias a los siguientes rasgos:
Amplia aplicación: Está extendido tanto en Administraciones Públicas u oficiales como en
el sector privado, por parte de compañías de todo tipo.
Validez: La emisión, por parte de una empresa o institución, de un oficio sirve para dejar
constancia de sus actos o de distintos procedimientos.
Tono y criterio: Este tipo de comunicaciones deben plantearse de modo asertivo, neutro y
formal, debido a su objetivo comunicacional.
Brevedad: No se trata de informes detallados que requieran de gran extensión. La
organización debe plantear los principales datos del proceso administrativo.
Estructura definida: Este tipo de comunicaciones cuenta con esquema básico empleado
frecuentemente.

Externo: La intención por parte de la organización es establecer un anuncio público sobre

un acto administrativo. En otras palabras, pretende comunicar el mismo a la Administración
o a otras personas físicas o jurídicas. Un ejemplo es el oficio administrativo.

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Estructura
Se realiza escribiendo una carta formal, dirigida a una entidad externa, como otra empresa,
organización institución. Esta carta debe incluir información Clara y precisa sobre el
motivo de la comunicación, así como los datos de contacto y alquiler otra información
relevante.
CABECERA
Identificar adecuadamente el órgano o estructura que emite el oficio, utilizando el logotipo
institucional de la UGR con gradación.
Respetar el Manual de identidad visual corporativa de la Universidad de Granada
Dejar la esquina superior derecha despejada para la colocación del sello de registro
IDENTIFICACIÓN DE LA PERSONA DESTINATARIA
Se debe identificar al destinatario o destinataria del oficio, haciendo constar su nombre,
apellidos, cargo (si lo tiene) y órgano/servicio/entidad.
En el caso de oficios de carácter interno, hay que dirigirlos al cargo del órgano
administrativo o directamente al órgano.
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
En este apartado se indicará el número de oficio (opcional) y el asunto del mismo o el
expediente administrativo de referencia.
FÓRMULA DEL SALUDO
Solo se utiliza para las comunicaciones oficiales externas, empleando el tratamiento de
Señor/ Señora.
CUERPO
Si la comunicación es breve, el cuerpo puede constar de un solo párrafo. En cambio, si es
larga, es conveniente estructurar la información en diversos párrafos y ordenarlos de
manera lógica: con una introducción donde se presenta el motivo del oficio, una
explicación de los hechos y una conclusión donde se formula una petición a la persona
destinataria o se sintetiza el motivo de la comunicación.

FÓRMULA DE DESPEDIDA

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No se utiliza para los oficios internos. En los externos tampoco se suele utilizar pero
cuando se hace suele ser formal, como por ejemplo “Atentamente”.
FIRMA
Se utilizará preferiblemente la firma electrónica, debiendo dejar el modelo un espacio
reservado al efecto.
En caso de ser manuscrita, indicar el cargo de la persona/s que firman el documento, su
nombre y sus apellidos y, por último, la rúbrica.
LUGAR Y FECHA
En caso de firma electrónica, no se debe incluir esta información en el documento.
Localidad y fecha: Día (en cifras), el mes (en letras) y el año (con cuatro cifras)

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 Oficio Externo
POZA RICA VER. a 08 de Septiembre de 2015
PEP. SPAN-APANC-OMOPIE-1324-2015

Sub dirección de producción. Región Norte.

Activo de Producción Aceite. Terciario del Golfo.
Edificio Administrativo Activo de Producción Aceite. Terciario del Golfo.
Tel.(782)8261000. Ext 333833. Interior de Campo sin
Puerta2 Col. Henadura C.P. 5070
Poza Rica Ver.

Ing. José Antonio Martínez Domínguez

Director de la carrera de TSU en mantenimiento área Industrial/ Universidad Tecnológica
de Xicotepec de Juárez. Puebla.

ASUNTO: Terminación de Estadías Profesionales.

Por este medio del presente hago constar que la C. Arady Nepomuceno Martínez, culminó
satisfactoriamente sus Estadías Profesionales desarrollando el proyecto “Plan de
Mantenimiento Preventivo a Equipo de Bombeo en las Instalaciones”, en el Grupo
Multidisciplinario de Operación de Pozos Instalaciones de Explotación adscrito al Activo
de Producción Aceite Terciario del Golfo, durante el período comprendido del 04 de mayo
al 04 de septiembre del 2015.

Sin más por el momento, aprovecho la ocasión para enviarle un cordial saludo.

Atentamente

Ing. Agustín Nicolás Morales

Jefe del Sector Norte.

C.C.P. Eduardo

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 Solicitud de empleo
Es un formulario a través de los cuales se presenta una candidatura para un puesto de
trabajo. La utilización de este formulario ofrece a los entrevistadores una manera de
conocer más a fondo a los candidatos. Es el documento por medio del cual un aspirante se
postula a un puesto de trabajo en una empresa. Puede prestarse en dos formas. Como un
formulario de postulación estándar suministrado por el departamento de recursos humanos
de la empresa, o como una carta de postulación.
Utilidad
Funciona como una carta de presentación donde el aspirante debe realizar una presentación
resumida sobre sus intereses, competencias, que se crean que se pueden ser interesantes
para el puesto de trabajo en cuestión.
Ventajas
Proporciona información estructurada: es una forma estructurada de obtener
información sobre los candidatos, los que les permite comparar fácilmente la respuesta y
tomar decisiones más informadas.
Ahorra tiempo: también puede ahorrar tiempo a los reclutadores, pueden revisar las
solicitudes de empleo y seleccionar solo a los candidatos más adecuados para la entrevista.
Evita la discriminación: al utilizar la misma plantilla para todos los candidatos, los
reclutadores no pueden hacer preguntas ilegales o discriminatorias.
Desventajas
Pueden ser impersonal: puede afectar negativamente a la experiencia del candidato ya que
puede sentir que no están siendo tratados como individuos.
Puede ser limitante: los candidatos pueden sentir que no tienen la oportunidad de destacar
sus habilidades o experiencias.
Puede ser engañosa: los candidatos pueden responder de manera deshonesta a las
preguntas, lo que puede llevar a una mala decisión de contratación por parte de reclutador.

Estructura

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Lo primero que podemos decir es que la estructura de una solicitud de empleo dependerá
del formato que se elija para su envío. Sea que se opte por un PDF, un Word o un Excel, es
muy importante saber cómo colocar la información a fin de aprovechar mejor las
posibilidades que este formato en sí mismo tiene para ofrecer.
A pesar de ello, en lo que respecta a la jerarquía de la información, hay un esquema que se
suele seguir y que puede funcionar correctamente para los distintos tipos de empleos. Este
es:
Información de la solicitud: se escribe al principio el cargo que se está solicitando, la
fecha de la solicitud y, en general, el sueldo deseado.
Datos personales: es la parte en la que se coloca toda la información relativa al solicitante,
desde su nombre y apellido hasta sus datos de contacto, fecha y lugar de nacimiento y otros
datos que se puedan considerar relevantes para el caso.
Documentación: siguiendo el punto anterior, se amplía información personal como puede
ser el número de seguro social, el pasaporte en caso de ser necesario, datos que puedan
requerirse de ser extranjero, entre otras cosas.
Estado de salud: es la parte en la que se llenan preguntas relacionadas al estado de salud
para evaluar que la persona sea adecuada para el puesto.
Datos familiares: especialmente si la persona tiene familia a cargo, esta información puede
ser requerida.
Escolaridad: finalmente, la parte de escolaridad suele ir hacia el final, colocando allí los
pasos que se han dado en la formación profesional.

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 Conocimientos
Que Idiomas Que funciones de oficina

Maquinas
e Oficina o taller que sepa Software que
Otras funciones que

Empleo Actual y

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 Conclusión
Un eficiente manual de documentos administrativos es fundamental para asegurar la coherencia,
transparencia y eficacia en los procesos organizativos. Facilita la comprensión de los
procedimientos, promueve la consistencia en la documentación y contribuye a un entorno
administrativo más eficiente y estructurado. La implementación de este manual brinda una guía
clara para el manejo de documentos, mejorando la gestión y la toma de decisiones en la entidad.

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